JP7139915B2 - 通信システム、通信方法、管理装置 - Google Patents

通信システム、通信方法、管理装置 Download PDF

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Description

本発明は、通信システム、通信方法、及び、管理装置に関する。
複数の情報処理端末が情報処理装置と通信するシステムでは、管理者が各情報処理端末にプログラムをインストールしたり、プログラムの設定を行ったりする場合がある。管理者の作業負荷を低減するため、情報処理端末を管理できる管理装置が複数の情報処理端末にプログラムをインストールするプッシュ型のサービスが知られている(例えば、特許文献1参照。)。特許文献1には、ネットワーク上の範囲を限定し、その限定した範囲に適用されるプリンタを管理するクライアント装置に対し、一括してプリンタドライバをインストールする情報処理方法が開示されている。
しかしながら、従来の技術では、管理装置に情報処理端末を登録する作業が煩雑であるという問題があった。すなわち、プログラムがインストールされた情報処理端末に管理者が種々の設定を行う場合、まず、情報処理端末を管理装置に登録するなどの作業が必要となる場合があるが、従来の技術では情報処理端末を管理装置に登録する作業について考慮されていない。
本発明は、上記課題に鑑み、情報処理端末を管理装置に登録することが容易な通信システムを提供することを目的とする。
上記課題に鑑み、本発明は、双方向通信手段を介して通信する情報処理端末と管理手段を有する通信システムであって、前記情報処理端末にインストールされるアプリケーションは、前記アプリケーションがインストールされたことを契機に、前記管理手段が前記情報処理端末と通信するための通信情報を前記管理手段に送信する登録手段、を有し、前記管理手段は、前記情報処理端末から受信した前記通信情報を前記双方向通信手段に登録する登録受付手段、を有し、前記登録受付手段は、接続情報を生成して前記情報処理端末に送信し、前記登録手段は前記通信情報と前記接続情報を前記双方向通信手段に送信し、前記双方向通信手段が、前記通信情報と前記接続情報を認証し、認証が成功した場合、前記情報処理端末と前記管理手段とを双方向で接続することを特徴とする通信システムを提供する。
情報処理端末を管理装置に登録することが容易な通信システムを提供することができる。
リソース予約システムの全体的な動作の概略を説明する図の一例である。 会議室端末の動作の概略を説明する図の一例である。 リソース予約システムの一例のシステム構成図である。 会議管理サーバの一例のハードウェア構成図である。 会議室端末の一例のハードウェア構成図である。 予約管理サーバ、チャットサーバ、会議管理サーバ、及び、登録端末の機能をブロック状に示す一例の機能ブロック図である。 端末装置及び会議室端末の機能をブロック状に示す一例の機能ブロック図である。 会議室端末にインストールされるバックエンドアプリ、端末アプリ及び電子黒板アプリの関係を模式的に示す図である。 会議室端末にインストールされたバックエンドアプリが会議室端末と会議室端末にインストールされているアプリを管理装置に登録する手順を示す一例のシーケンス図である。 管理者が管理装置を会議室端末と通信させて、会議室端末に設定情報を設定する手順を示す一例のシーケンス図である。 会議室端末の検索結果を表示する遠隔設定画面の一例を示す図である。 jobsボタンが押下され、設定を送信するメニューが表示された遠隔設定画面の一例である。 登録端末が会議管理サーバと通信して表示させる設定画面の一例である。 会議室端末の一例の機能ブロック図である(実施例2)。 会議室端末にインストールされた総合アプリが会議室端末と会議室端末にインストールされているアプリを管理装置に登録する手順を示す一例のシーケンス図である(実施例2)。 会議管理サーバが会議室端末に処理を要求する手順の概略を説明する図である。 バックエンドアプリと会議管理サーバが双方向通信装置を介して接続する手順を示す一例のシーケンス図である。 会議管理サーバが記憶する会議室IDとデバイスIDの対応テーブルの一例である。 ダイレクトメソッドという方法で、会議管理サーバが端末アプリに命令を実行させる手順を示す一例のシーケンス図である。 デバイスツインという方法で、会議管理サーバが端末アプリに設定情報を送信する手順を示す一例のシーケンス図である。
以下、本発明を実施するための形態の一例として、リソース予約システム及びリソース予約システムが行う通信方法について図面を用いて説明する。
<リソース予約システムの概略>
始めに図1を用いて予約システムの概略を説明する。図1はリソース予約システム100の全体的な動作の概略を説明する図の一例である。
A.予約者は自分の端末装置60を操作して予約管理サーバ20と通信し、会議室を予約する。予約管理サーバ20は汎用のクラウドサービス(Office365、G Suite(いずれも登録商標)等)であるが、予約者が所属する企業などの組織が有する会議室が登録されている。
B.会議管理サーバ30は会議室の予約状態に基づいてリソース予約システム100の全体を制御するサーバである。会議管理サーバ30は適宜、予約管理サーバ20と通信して予約情報を取得するので、予約管理サーバ20と予約情報を同期している。
C.リソース予約システム100を利用する組織側の管理者等は会議管理サーバ30に対し、ユーザの登録、及び、各種の設定を行うことができる。ユーザの登録とは、リソース予約システム100の利用者個人を特定するIDやメールアドレス等を、会議管理サーバ30に登録することである。例として、チャットサーバ10(slack、Line、Microsoft Teams(いずれも登録商標)等)を使った各種の通知の対象となるユーザを登録することをいう。また、通知は会議管理サーバ30としてメッセージを送信するボットを介して行われるためチャットサーバが提供するボットも登録される。ボットとは、各ユーザが所持する、スマートフォン等の端末内の各チャットアプリケーション(チャットシステムの端末アプリ)上で、リソース予約システムや会議管理サーバの代理人として、各種通知や入力の受付等のインターフェースをユーザに提供するためのプログラムである。ボットはチャットサーバ10上のプログラムであり、仮想的なチャットの相手として、ユーザ(リソース予約システムの利用者)とコミュニケーションを行いながら、通知や入力受付、各種案内等を行う。例として、リソース予約システムから、予約情報のリマインダーをユーザへ通知する、また、そのリマインダーに対する会議参加や不参加等のユーザの入力をチャットとして受け付ける等、システムの窓口となる。各種の設定は、会議室端末90の登録、リマインドのタイミングの設定などである。
D.会議管理サーバ30は予約情報における会議の開始時刻の一定時間前になると、予約者に会議の開催をリマインドする。これにより、会議室の空予約を抑制する。また、会議管理サーバ30は必要に応じてユーザに招待コード(グループへの招待)を通知する。会議の予約者はリマインドを受信することで会議室にチェックインするための情報(会議識別情報)を端末装置60に保存する。チェックインとは、ユーザが会議室の使用を開始するチェックインの指示入力、及び、チェックインの指示に応じて会議管理サーバ30がチェックインを示す情報を受け取り、所定の会議室の使用開始を示す開始フラグを立てる処理を行うことである。
E.各会議室6には会議室端末90が配置されており、定期的にこの会議室で行う会議の予約情報を会議室端末90がダウンロードしている。会議室端末90は当日や直近の会議の予定などを表示して会議の参加者に予定を確認させることができる。会議の開始時刻の少し前になると会議室の予約者は会議室6に赴いてチェックインする。例えば、会議識別情報を会議室端末90に入力する、又は、端末装置60を会議室端末90にかざす(会議識別情報を読み取らせる、通信させる、会議室端末90の端末アプリ90aが表示するチェックインボタン(使用開始ボタン)を利用者が押下するなど)。
F.会議室端末90はチェックイン要求を会議管理サーバ30に送信するので、会議識別情報で認証できれば、チェックインできた旨の応答を会議管理サーバ30から受信する。会議室端末90は(会議中)使用中である旨を表示する。会議の開始時刻に対し決まった時刻までにチェックインを知らせる使用開始通知が確認できない場合、会議管理サーバ30は会議室6の予約をキャンセル(会議室が所定時間利用開始されない場合に予約情報の取り消しを行うこと)して、予約情報に含まれるステータスとしてキャンセル済みを会議室端末90に送信する。この場合、会議室端末90は空室である旨を表示するので、任意のユーザが会議室6を使用できる。
G.会議室端末90は、会議管理サーバ30からの要求により電子機器70を制御する。例えば、会議開始時刻に電源をONし、会議終了時刻に電源をOFFする。こうすることで、会議の参加者による電子機器70の操作時の利便性を向上できる。
H.電子機器70が例えばテレビ会議の機能を有する場合、他拠点4の電子機器(テレビ会議端末70x等)と通信して、他拠点と会議を開催できる。なお、アプリが動作するPC70yも電子機器70と通信できる。予約情報には予め他拠点4を示す宛先情報(宛先の通信ID)が含まれており、電子機器70は自動でテレビ会議端末70x及びPC70yと通信できる。
I.予約者が会議を終了する際、会議室端末90のボタンを押下してチェックアウトするので、会議室端末90は次の予約状況を表示する。これにより、任意のユーザが会議室の予約状況を把握できる。
J.また、ネットワーク上に管理装置110(管理手段の一例)と双方向通信装置130(双方向通信手段の一例)が配置されている。管理装置110は双方向通信装置130を介して会議室端末90と通信可能に接続されている。双方向通信装置130は管理装置110からの通信を会議室端末90に中継し、会議室端末90からの通信を管理装置110に中継する通信装置である。管理者は登録端末50から管理装置110に接続し、会議室端末90から種々の設定を受信し、会議室端末90に対し種々の設定を送信できる。また、管理装置110は会議管理サーバ30とも通信可能に接続されており、会議管理サーバ30から会議室端末90に接続することも可能になる。
<動作の概略>
図2は、本実施形態の会議室端末90の動作の概略を説明する図の一例である。本実施形態では、会議室端末90にバックエンドアプリ90bがインストールされたことを契機に、バックエンドアプリ90bが管理装置110、管理装置110が双方向通信装置130を介してバックエンドアプリ90bと通信するための通信情報(後述するデバイスID)を送信することが特徴の1つとなっている。管理装置110はバックエンドアプリ90bを認証するための接続IDをバックエンドアプリ90bに送信する。管理装置は通信情報を双方向通信装置130に登録する。
バックエンドアプリ90bと管理装置110は双方向通信装置130を介して双方向に通信することが可能である。また、バックエンドアプリ90bは、会議室端末90が会議室端末90としての機能を発揮するための端末アプリ90aと、会議室端末90内で通信するアプリである。したがって、バックエンドアプリ90bは端末アプリ90aと管理装置110の双方向通信を中継する役割を果たすので、管理装置110から端末アプリ90aを操作することが可能になる。また、会議管理サーバ30から端末アプリ90aを操作することも可能になる。
<用語について>
通信システムは、管理装置が双方向通信装置を介して会議室端末90と双方向に通信するシステムである。本実施形態ではリソース予約システムとして説明される。
契機とは、きっかけ又はトリガーをいう。本実施形態では、アプリのインストールに応じて、自動的に会議室端末90が登録を開始する。
通信情報は、管理装置が情報処理端末と通信するため情報であり、本実施形態ではデバイスIDという用語で説明される。更にその他の情報を含んでもよい。
<システム構成例>
図3は、リソース予約システム100の一例のシステム構成図である。リソース予約システム100は、主に社外ネットワークN2と社内ネットワークN1に分けることができる。社内ネットワークN1はファイアウォール73の内側のネットワーク(オンプレミス)をいい、社外ネットワークN2は不特定多数の通信が伝送されるインターネット等のネットワークである。
社外ネットワークN2には、予約管理サーバ20、会議管理サーバ30、1つ以上のチャットサーバ10、及び、管理装置110と通信する双方向通信装置130が接続されており、各サーバは必要に応じて通信することができる。社外ネットワークN2に会議の参加者が操作する端末装置60が必要に応じて接続されてよい。
予約管理サーバ20は、一般的なサーバOSなどが搭載された1台以上の情報処理装置(コンピュータシステム)によって実現される。予約管理サーバ20が提供する設備の予約に関するシステムを予約管理システムという。予約管理サーバ20はカレンダーシステムを有しており、各種の予定を管理するWebアプリを提供する。具体的には、例えば以下のような機能を有している。
・予定の登録を受け付け、予約者が任意に確認できる
・予定の30分前など、設定した日時に電子メールで通知する
・一人が複数のカレンダー(仕事用、家庭用など)で予定を管理できる
・同じグループの人とカレンダーを共有する
予約管理サーバ20はユーザをアカウントで管理する。アカウントとはユーザがサービスを利用する権利のことである。多くのシステムではユーザはアカウントを使用してシステムにログインする。このため、アカウントはシステムがユーザを一意に特定する機能(識別情報の機能)を有している。本実施形態では、予め登録しておいたアカウント(ドメイン)の予約情報を予約管理サーバ20が会議管理サーバ30に送信する。あるいは、予約管理サーバ20のアカウントを指定して会議管理サーバ30が予約情報を要求することで、会議管理サーバ30が会議室6の予約情報を予約管理サーバ20から取得できる。なお、アカウントは例えば電子メール、ID、電話番号など、ユーザを一意に識別できる情報であればよい。
本実施形態で予定として管理されるのは会議室6の予約であるが、予約管理サーバ20は会議室6に限られず各種の予定を管理できる。会議室6の他、各種の電子機器のレンタル、駐車場の予約など、レンタルオフィス、レンタルスタジオ、レンタルサイクル、レンタカー、ホテル等の宿泊施設、催し物会場・ロッカーなどの貸しスペースなど、各種の設備の予約に利用できる。
なお、予約管理サーバ20や、予約管理サーバ20を含む予約管理システムとしては、G Suite(登録商標)、Office365(登録商標)等が知られているが、本実施形態で説明する機能を有する予約管理システムであればよい。
また、本実施形態では、社内ネットワークN1の会議室6に関する情報が予約管理サーバ20に予め登録されている。すなわち、リソース予約システム100を利用する企業の社内ネットワークにある各会議室6の会議室名、会議室ID、予約可能時間、各会議室6の定員、及び、予約単位等に応じて予約管理サーバ20のWebアプリがカスタマイズされている。したがって、リソース予約システム100を利用する企業の会議室6と予約情報が結びつけられる。
チャットサーバ10は、一般的なサーバOSなどが搭載された1台以上の情報処理装置(コンピュータシステム)によって実現できる。チャットサーバ10が提供する複数のユーザにおけるテキスト、音声、映像などの情報のリアルタイムな共有システムをチャットシステムという。チャットサーバ10は端末装置60に会議室6の予約に関する情報を通知する。本実施形態では運営主体が異なる複数のチャットサーバ10が含まれてよい。
共有される情報には画像や音声等もありテキストに限られないが、本実施形態では説明の便宜上、通知には主にテキストが用いられるとして説明している。例えば、チャットシステムは、グループ間の音声通話機能を提供してよい。音声通話は1対1でも1対N(≧2)でもよい。したがって、本実施形態でチャットシステムが会議室6の予約に関する情報を通知する際は、テキストの表示の他、音声メッセージの出力でもよい。なお、チャットシステムとしてはLINE(登録商標。以下、省略する。)、slack(登録商標)、Microsoft Teams(登録商標。以下、省略する。)等が知られているが、ボット(事前に決められている処理を実行するプログラム)から1又は複数のユーザに対して通知が可能なチャットシステムであればよい。
チャットサーバ10も同様にアカウント(予約管理サーバ20のアカウントとは異なる)でユーザを管理するが、原則的に会議管理サーバ30はチャットサーバ10のアカウントを意識する必要はない。しかし、会議管理サーバ30はチャットサーバ10の任意のアカウントを指定して通知することができる。
会議管理サーバ30は、一般的なサーバOSなどが搭載された1台以上の情報処理装置(コンピュータシステム)によって実現できる。会議管理サーバ30は社外ネットワークN2に関する処理として、予約管理サーバ20から会議室6の予約情報を取得し、予約情報に設定されている参加予定者を取得し、設定されているタイミングで参加予定者と対応付けられたチャットサーバ10のグループ(又は予約者など個別の者)に通知を送信する。また、社内ネットワークN1に関する処理として、会議室6へのチェックイン及びチェックアウトを管理したり、予約管理サーバ20から取得した会議室6の予約情報に基づいて電子機器70の電源等を制御したりする。
管理装置110は、会議室端末90への種々の設定を管理者から受け付けるWebアプリを登録端末50に提供する情報処理装置である。いわゆるWebサーバとして会議室端末90の種々の設定を受け付ける画面情報を生成し、登録端末50に送信する。
また、双方向通信装置130はクラウド上の情報処理装置とファイアウォール内の情報処理装置(オンプレミスの情報処理装置)との双方向の通信サービスを提供する情報処理装置である。双方向通信装置130により、管理装置110又は会議管理サーバ30がファイアウォールの内側の会議室端末90と通信できる。なお、双方向通信装置130として例えばAzure IoT Hub(登録商標)が知られているが、双方向通信装置130はその他のものでもよい。
社内ネットワークN1には会議室6、参加予定者の作業場所101、及び、管理者の作業場所102などがあり、参加予定者は各地から社内ネットワークN1を介して社外ネットワークN2にアクセスできる。社内ネットワークN1は例えばLAN(Local Area Network)である。会議室6、参加予定者の作業場所101、及び、管理者の作業場所102は同じ企業内のLANであるとは限らない。
会議室6には会議室端末90、及び電子機器70が配置されている。会議室端末90と電子機器70は小規模なLAN又は専用線で通信することができる。電子機器は会議室端末90を経由することなく社内ネットワークN1及び社外ネットワークN2に接続できる。会議室端末90と電子機器70は無線又は有線のいずれで通信してもよい。なお、社内ネットワークN1はファイアウォール73の内側にあるため、社外ネットワークN2から社内ネットワークN1への直接の通信は困難になっている。
会議室端末90は、会議室6を利用する予約者等の会議の参加者が操作する情報処理端末である。会議室端末90は会議室6の机の上に配置されていたり、会議室6の入り口に配置されたりしている。1つの会議室6に会議室端末90が複数、配置されていてもよい。会議室端末90は、一般的なOSなどが搭載された1台以上の情報処理装置(コンピュータシステム)によって実現できる。
会議室端末90は会議管理サーバ30に会議室IDを送信し、当日の会議室6の予約情報などを表示する。また、定期的に予約情報を要求し変更があった予約情報を取得する。また、電子機器70の電源ON、OFF等の制御情報を会議管理サーバ30から取得する。これにより、会議室端末90は電子機器70の電源をON及びOFFする。
また、会議室端末90はチェックイン、チェックアウトなどのための待ち受け画面を表示し、チェックイン又はチェックアウトを会議管理サーバ30に知らせるために会議管理サーバ30と通信する。チェックインの際、会議室端末90は予約者から入力された会議識別情報と予め保持する会議室IDを会議管理サーバ30に送信するので、会議管理サーバ30は会議識別情報と会議室IDにより、会議室6を予約した予約者が予約した会議室6を使用することを確認できる。
電子機器70は会議室6で使用され得る各種のオフィス機器である。例えば、電子黒板、複合機、プロジェクタ、デジタルサイネージ、デジタルカメラ等である。電子黒板とは、タッチパネル付大型ディスプレイを有しユーザが指示した盤面の座標を検出し座標を接続してストロークを表示する。この他、接続されたPCの映像を表示したり、他拠点の電子黒板と通信してストロークを同期したりすることができる。なお、電子黒板は、電子情報ボード、電子ホワイトボードと呼ばれる場合もある。
複合機は、コピー機、スキャナ、プリンタ、ファクス送受信などの機能を有し、会議中の資料の印刷や資料のコピー、資料の電子化、資料の送信などに利用される。プロジェクタは画像を投影する装置である。例えば、端末装置60がディスプレイに表示する映像をスクリーン等に投影することで参加者の間で共有することを可能にする。デジタルサイネージは大型のディスプレイであり任意の静止画又は動画を表示するために使用される。デジタルカメラは紙の資料や電子黒板に表示された資料を各参加者が撮像して保存するために使用される。
参加予定者の作業場所101には社内ネットワークN1に接続することができる端末装置60が配置されている。端末装置60は有線で通信しても無線で通信してもよい。端末装置60は参加予定者(予約者を含む)が会議室を予約する際に使用される情報処理装置であるが、会議室に持ち込むことも想定されている。参加予定者が携帯する情報処理装置である。
端末装置60は、一般的なOSなどが搭載された1台以上の情報処理装置(コンピュータシステム)によって実現できる。端末装置60は、例えば、スマートフォン、タブレット端末、PC(Personal Computer)、PDA(Personal Digital Assistant)、ウェアラブルPC(サングラス型、腕時計型など)などである。ただし、通信機能を有しブラウザソフトウェア、又は、チャットサーバ10若しくは予約管理サーバ20に専用のアプリケーションソフトウェアが動作すればよい。例えば、カーナビ、ゲーム機、テレビ受像器なども端末装置60となりうる。
端末装置60ではチャットサーバ10に専用のアプリケーションソフトウェア(以下、チャットアプリという)が動作し、更に、リソース予約システム100に専用のアプリケーションソフトウェア(以下、会議アプリという)が動作する。ただし、これらはブラウザソフトウェアで代用されてよい。
管理者の作業場所102には社内ネットワークN1に接続することができる登録端末50が配置されている。登録端末50は有線で通信しても無線で通信してもよい。登録端末50は管理者が会議管理サーバ30に各種の設定を行うための端末である。
登録端末50も端末装置60と同様の情報処理装置でよい。ただし、主に会議管理サーバ30に管理者が設定するために使用されるので、チャットアプリや会議アプリはなくてよい。登録端末50は主にブラウザソフトウェアで会議管理サーバ30と通信し、Webページを表示する。
<ハードウェア構成>
<<会議管理サーバのハードウェア構成>>
図4は、会議管理サーバ30の一例のハードウェア構成図である。会議管理サーバ30の概略的なハードウェア構成図の一例である。会議管理サーバ30は、CPU201と、CPU201が使用するデータの高速アクセスを可能とするメモリ202とを備える。CPU201及びメモリ202は、システム・バス203を介して、会議管理サーバ30の他のデバイス又はドライバ、例えば、グラフィクス・ドライバ204及びネットワーク・ドライバ(NIC)205へと接続されている。
グラフィクス・ドライバ204は、バスを介してLCD(表示装置、ディスプレイの一例)206に接続されて、CPU201による処理結果をモニタする。また、ネットワーク・ドライバ205は、トランスポート層レベル及び物理層レベルで会議管理サーバ30を社外ネットワークN2へと接続して、他の機器とのセッションを確立させている。
システム・バス203には、更にI/Oバス・ブリッジ207が接続されている。I/Oバス・ブリッジ207の下流側には、PCIなどのI/Oバス208を介して、IDE、ATA、ATAP80I、シリアルATA、SCSI、USBなどにより、HDD(ハードディスクドライブ)209などの記憶装置が接続されている。HDD209は会議管理サーバ30の全体を制御するプログラム209pを記憶している。HDD209はSSD(Solid State Drive)でもよい。プログラム209pは記憶媒体に記憶された状態で配布されてもよいし、プログラム配信用のサーバから配信されてもよい。
また、I/Oバス208には、USBなどのバスを介して、キーボード及びマウス(ポインティング・デバイスと呼ばれる)などの入力装置210が接続され、システム管理者などのオペレータによる入力及び指令を受け付けている。
なお、図示した会議管理サーバ30のハードウェア構成は、会議管理サーバ30が備えていることが好ましいハード的な要素を示す。
予約管理サーバ20、チャットサーバ10、登録端末50、端末装置60、管理装置110,及び、双方向通信装置130のハードウェア構成図は、会議管理サーバ30と同様であるか、又は、異なるとしても本実施形態のリソース予約システム100の説明の上で支障はないものとする。また、会議管理サーバ30、予約管理サーバ20、及び、チャットサーバ10はクラウドコンピューティングに対応するため、これらのハードウェア構成は負荷に応じてハード的なリソースが動的に接続・切断されることで構成されてよい。なお、クラウドコンピューティングとは、特定ハードウェア資源が意識されずにネットワーク上のリソースが利用される利用形態をいう。
<<会議室端末>>
図5は会議室端末90の一例のハードウェア構成図である。なお、図5の会議室端末90はタブレット装置が想定されている。会議室端末90は、CPU601、ROM602、RAM603、EEPROM604、CMOSセンサ605、加速度・方位センサ606、メディアドライブ608を備えている。
CPU601は会議室端末90の全体の動作を制御する。ROM602は基本入出力プログラムを記憶している。RAM603はCPU601のワークエリアとして使用される。EEPROM604はCPU601の制御にしたがってデータの読み出し又は書き込みを行う。CMOSセンサ605は、CPU601の制御にしたがって被写体を撮像し画像データを得る。加速度・方位センサ606は地磁気を検知する電子磁気コンパスやジャイロコンパス、加速度センサ等である。
メディアドライブ608は、フラッシュメモリ等のメディア607に対するデータの読み出し又は書き込み(記憶)を制御する。メディアドライブ608は、既に記録されていたデータが読み出され又は新たにデータが書き込まれて記憶するメディア607を着脱自在な構成となっている。
なお、EEPROM604には、CPU601が実行するプログラム604pが記憶されている。プログラム604pは実施形態における各種処理を実行するためのアプリケーションソフトウェアやOS等である。プログラム604pはメディア607などに記憶された状態で配布されてもよいし、プログラム配信用のサーバから配信されてもよい。
また、CMOSセンサ605は光を電荷に変換して被写体の画像を電子化する電荷結合素子である。CMOSセンサ605は被写体を撮像することができるのであれば、例えばCCD(Charge Coupled Device)センサであってもよい。CMOSセンサ605はバーコードや二次元バーコードを読み取ることができる。
更に、会議室端末90は、RFタグリーダ/ライタ622、アンテナI/F623、及び、振動アクチュエータ624を備える。RFタグリーダ/ライタ622は例えばNFC(Near Field Communication)などの規格にしたがって通信する。
振動アクチュエータ624は、会議室端末90を振動させるモータである。例えば、会議の終了時刻が迫ると会議室端末90が振動することで参加者にその旨を知らせることができる。
更に、会議室端末90は音声入力部609、音声出力部610、アンテナ611、通信部612、無線LAN通信部613、近距離無線通信用アンテナ614、近距離無線通信部615、ディスプレイ616、タッチパネル617及びバスライン619を備える。
音声入力部609は音声を音声信号に変換する。音声出力部610は音声信号を音声に変換する。通信部612はアンテナ611を利用して無線通信信号により最寄りの基地局装置と通信を行う。無線LAN通信部613はIEEE802.11規格に準拠する無線LAN通信を行う。
近距離無線通信部615は近距離無線通信用アンテナ614を利用して例えばBluetooth(登録商標)、又は、Bluetooth Low Energy(登録商標)の通信規格にしたがった通信装置である。
ディスプレイ616は、被写体の画像や各種アイコン等を表示する液晶や有機EL等である。タッチパネル617は、ディスプレイ616上に載せられ、感圧式又は静電式のパネルによって構成され、指やタッチペン等によるタッチによってディスプレイ616上におけるタッチ位置を検出する。バスライン619は上記各部を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。
また、会議室端末90は専用の電池618を備え、電池618又は商用電源のいずれによっても駆動され得る。なお、音声入力部609は音声を入力するマイクが含まれる。音声出力部610は音声を出力するスピーカが含まれている。
<機能について>
図6は、予約管理サーバ20、チャットサーバ10、会議管理サーバ30、及び、登録端末50の機能をブロック状に示す一例の機能ブロック図である。
<<予約管理サーバ>>
予約管理サーバ20は、通信部21、及び、予約情報管理部22を有する。予約管理サーバ20が有するこれら各機能部は、図4に示された各構成要素のいずれかが、HDD209からメモリ202に展開されたプログラム209pに従ったCPU201からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。
通信部21は、会議管理サーバ30及び端末装置60と各種の情報を送受信する。通信部21は予約設定画面の画面情報を端末装置60に送信し、端末装置60から予約の設定を受信する。また、予約情報を会議管理サーバ30に送信する。
予約情報管理部22は、予約情報を受け付ける一般的なWebサーバ(Webアプリ)であり、更に、ユーザが登録した予約情報を管理する。予約情報管理部22は予約情報が登録(又は変更)されると予約者のアカウントを会議管理サーバ30に通知して、会議管理サーバ30からのアカウントを指定した要求に応じて通信部21を介して予約情報を会議管理サーバ30に送信する。要求がなくても変更があった予約情報を会議管理サーバ30に送信してもよい。予約管理サーバ20に予約者が会議室6を予約する方法としては一般的なWebアプリが使用されるものとする。
予約管理サーバ20は記憶部29を有している。記憶部29は図4のメモリ202及びHDD209等により実現される。記憶部29には予約情報DB291(Data Base)が記憶されている。
Figure 0007139915000001
表1は予約情報DB291に記憶されている予約情報の一例を示す。予約情報は会議室6の予約状況を管理するための情報である。予約情報には、予約IDに対応付けて予約者アカウント、会議名、会議室ID、開始時刻、終了時刻、及び、参加予定者アカウントの各項目が登録されている。予約IDは予約情報の1レコードを識別する識別情報である。IDはIdentificationの略であり識別子や識別情報という意味である。IDは複数の対象から、ある特定の対象を一意的に区別するために用いられる名称、符号、文字列、数値又はこれらのうち1つ以上の組み合わせをいう。予約ID以外のIDについても同様である。予約者アカウントは会議室6を予約した参加予定者のアカウントである。会議名は参加予定者が任意に付与した会議の名称である。会議室IDは社内ネットワークにある会議室6を識別する識別情報である。開始時刻は会議室6が予約された時間帯の始期(会議が開始される時刻)であり、終了時刻は会議室6が予約された時間帯の終期(会議が終わる時刻)である。参加予定者アカウントは会議に参加する予定の参加予定者のアカウントである。なお、表1のアカウントはいずれも予約管理サーバ20が発行したアカウントである。
<<チャットサーバ>>
チャットサーバ10は、通信部11、及び、テキスト処理部12を有する。チャットサーバ10が有するこれら各機能部は、図4に示された各構成カテゴリのいずれかが、HDD209からメモリ202に展開されたプログラム209pに従ったCPU201からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。
通信部11は、会議管理サーバ30と各種の情報を送受信する。本実施形態では会議管理サーバ30から会議室の予約に関する情報、ボットを識別する情報(例えばトークンなど)、及び、通知先のグループを特定する情報を受信する。このボットを識別する情報は、会議管理サーバ30のボットを作成した際に予めチャットサーバ10からボットの識別情報として通知されている。更に、予約者などの個人のアカウントが指定される場合もある。また、通信部11は参加予定者が会議室の予約に関する情報を既読した旨、又は、表示された会議室の予約に関する情報に対する参加予定者の応答を会議管理サーバ30に送信する。
テキスト処理部12は、会議管理サーバ30から通知されたボットを識別する情報及び通知先のグループを特定する情報に基づき、ボットが発言する情報として、グループに属する参加予定者に会議室6の予約に関する情報を送信する。通知は参加予定者の数だけ行われる場合と、予約者又は通知先ユーザのみに行われる場合がある。
テキスト処理部12はいわゆるプッシュ通知を行うことができる。プッシュ通知には各OSが提供する公知の仕組みを利用するものとする。
また、チャットサーバ10は記憶部19を有している。記憶部19は図4のメモリ202及びHDD209等により実現される。記憶部19にはグループ情報DB191が記憶されている。
Figure 0007139915000002
表2はグループ情報DB191に記憶されているグループ情報の一例を示す。グループ情報は同じグループに属するメンバのアカウントが登録された情報である。グループ情報には、ワークスペースとチャンネルに対応付けて、メンバアカウント1~n(表2ではn=4)、及び、ボットアカウントが登録されている。
ワークスペースは企業や部署などの組織を識別するための識別情報である。本実施形態では複数のメンバがワークスペース(例えばA社)に所属している。ワークスペースは例えばURLであるが、一意性があればよい。更にワークスペースはチャットの目的等に応じた複数のチャンネルを有する。チャンネルは例えば、製品A用のグループ、製品B用のグループ等、共通する情報が交換されるメンバの集まりである。チャンネルにはワークスペースに所属するメンバのうちいずれかのメンバが所属している。つまり、通知先はワークスペースとチャンネルによって特定される。ただし、通知先の特定方法はチャットシステムによって異なるため、グループを一意に特定できる識別情報が存在すれば、その情報のみでも良いし、3つ以上の情報によって特定されてもよい。
チャンネルは一意性が保証されている。メンバアカウント1~nはチャンネルのメンバのアカウントであり、このアカウントはチャットサーバ10により発行されたものである。本実施形態では、会議室6の予約に関する情報を通知するためのメンバとしてボットが登録される。ボットはいわば会議管理サーバ30の代理人又は架空のメンバということができる。ボットの発言(テキスト)がメンバアカウント1~nの端末装置60に送信される。
ワークスペースとチャンネルは、会議管理サーバ30によって管理され、参加者が属するグループを識別するための情報になる。
<<会議管理サーバ>>
会議管理サーバ30は、通信部31、情報対応付部32、予約情報取得部33、通知判断部34、制御情報生成部35、制御情報応答部36、会議情報通知部37、チェックイン管理部38、デバイス通信部39、及び、予約情報送信部41を有する。会議管理サーバ30が有するこれら各機能部は、図4に示された各構成カテゴリのいずれかが、HDD209からメモリ202に展開されたプログラム209pに従ったCPU201からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラム209pは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。
通信部31は、予約管理サーバ20、チャットサーバ10、登録端末50、及び、端末装置60と各種の情報を送受信する。通信部31は送信部31aと受信部31bを有している。受信部31bは予約管理サーバ20から予約情報を受信し、会議室端末90から予約情報の要求を受信する。また、受信部31bは会議室端末90からチェックイン要求を受信する。また、受信部31bは管理者が操作する登録端末50からチャットシステムのグループとアカウントの対応付けを受け付ける。送信部31aはチャットサーバ10に会議室の予約に関する情報を送信し、会議室端末90に予約情報を送信する。また、通信部31は双方向通信装置130と双方向通信を行う。
情報対応付部32は、主に事前の登録作業に関する処理を行う。すなわち、管理者が操作する登録端末50等からドメインの登録を受けつけ顧客ドメインDB495に登録し、登録端末50等から送信されたチャットシステムのワークスペース及びチャンネルと予約管理サーバ20のアカウントを対応付けて対応付情報DB491に登録する。
予約情報取得部33は、リソース予約システム100を利用する顧客のアカウントを指定して予約管理サーバ20から予約情報を取得して会議管理情報として会議管理情報DB493に登録する。予約管理サーバ20から通知された登録又は更新された予約情報のアカウントを指定してもよいし、任意のアカウントを指定してもよい。予約管理サーバ20の予約情報の少なくとも一部の予約情報が会議管理情報DB493に記憶される。予約情報取得部33は、予約管理サーバ20が保持する予約情報のうち現在から所定期間未来の予約情報を取得する。所定期間はどのくらい先の会議まで会議室6の予約に関する情報を通知するかによって定まる。
通知判断部34は、会議管理情報の中に通知する条件を満たす開始時刻の予約があるか否かを判断する。例えば、通知設定DB496を参照し、予約の開始時刻から逆算して設定された日時になると通知すると判断する。あるいは、予約情報取得部33が予約情報を予約管理サーバ20から取得した時点で、通知判断部34が予約に関する情報を通知するタスクを生成してキューに登録してもよい。キューに保存されたタスクは実行時刻(リマインドする時刻)が到来すると実行される。
なお、例えばリマインダー用のボット、予約受付用のボット等、役割ごとにボットが分けられている場合、処理に応じてボットを特定する。
会議情報通知部37は、通知判断部34が通知すると判断すると、ボットを識別する情報(例えばslackではトークン)及び通知先のグループを特定する情報を指定して会議室6の予約に関する情報を通知することをチャットサーバ10に要求する。なお、通知は何回に分けて行われるが、そのうちの少なくとも1回の通知に会議識別情報を含める。会議識別情報は、予約された会議室6を予約した時間帯に参加者が使用する権利を有することを会議管理サーバ30が確認するための情報である。会議情報通知部37は、少なくとも最終的な通知の前に会議識別情報を生成する。なお、会議識別情報は会議識別情報DB494に登録される。
制御情報生成部35は、会議管理情報を参照して電子機器70の制御情報を生成し、制御情報を制御情報DB497に登録する。例えば、会議の開始時刻の数分前になると電子機器70の電源をONする制御情報を生成し、チェックアウトを検出すると電子機器70の電源をOFFする制御情報を生成する。制御情報は制御情報DB497に記憶される。
制御情報応答部36は、会議室6の会議室端末90から制御情報があるかどうかの問い合わせを受け付け、制御情報DB497を参照し、会議室6に対応する制御情報を会議室端末90に送信する。
チェックイン管理部38は、会議室へのチェックイン・チェックアウトを管理する。また、主にチェックイン・チェックアウトに伴う会議のステータスを会議管理情報DB493に登録する。チェックインは、予約IDで特定される会議の開始時刻の5~10分前になると認められる。そして、会議室端末90が送信する会議室IDと会議識別情報の組が会議識別情報DB494に登録されている場合にチェックインを許可する。
デバイス通信部39は、デバイス情報を管理装置110から取得して、双方向通信装置130を介して会議室端末90と通信する。デバイス情報について詳細は後述する。
予約情報送信部41は、会議室端末90からの要求に対し、会議管理情報DB493に記憶されている予約情報(会議管理情報)を送信する。予約情報送信部41はJSON形式、XML形式、CVS(Comma-Separated Values)形式などで送信すればよい。予約情報は繰り返し送信されるので容量が少ない形式が有利である。
また、会議管理サーバ30は記憶部49を有している。記憶部49は図4のメモリ202及びHDD209等により実現される。記憶部49には、対応付情報DB491、会議管理情報DB493、会議識別情報DB494、顧客ドメインDB495、通知設定DB496、制御情報DB497、及び、会議室設定情報DB498が記憶されている。
Figure 0007139915000003
表3は対応付情報DB491に記憶されている対応付情報の一例を示す。対応付情報は予約管理システムのアカウントとチャットシステムのグループを対応付ける情報である。対応付情報は、ワークスペース、チャンネル及びメンバアカウント1~n(表ではn=4)の各項目を有する。ワークスペースとチャンネルは上記のとおりである。メンバアカウント1~nには予約管理サーバ20が発行した各参加者のアカウントが登録される。また、表3に示すようにチャットシステムのアカウントが登録されてよい。グループに対して通知を行うためには予約管理サーバ20に対して会議を予約したユーザの予約管理サーバ20のアカウントと通知先のグループ及びチャンネルを特定するための情報(本実施形態ではワークスペースとチャンネル名)があればよく、必ずしもグループに所属するすべてのメンバのアカウントが登録されている必要はない。ただし、個人ユーザ宛に通知する場合、それぞれのチャットシステムのアカウント情報が必要なため、表3のように登録されていてもよい。
Figure 0007139915000004
表4は会議管理サーバ30の会議管理情報DB493が記憶する会議管理情報の一例を示す。会議管理情報DB493には予約情報が記憶されるので、表4では表1の予約情報DB291との相違を説明する。表4の会議管理情報は予約者の表記名、予約者の所属名、参加者の表記名、参加者の所属名、及び、ステータスの項目を有する。予約者の表記名は予約者の氏名などである。予約者の所属名は予約者が所属する部署名である。参加者の表記名は参加者の氏名などである。参加者の所属名は参加者が所属する部署名である。会議管理サーバ30ではアカウントと表記名、所属名などを対応付けたユーザ情報を保持しているか利用可能なので、アカウントが分かればこれらも判明する。なお、予約管理サーバ20から送信される時点で予約者の表記名、予約者の所属名、参加者の表記名、参加者の所属名が含まれていてもよい。
ステータスは、予約の状況を意味する。例えば、会議室6の予約に関する情報の通知済み、利用確定、チェックイン済み、チェックアウト、又は、キャンセル(取り消し)等の状況が登録される。
Figure 0007139915000005
表5は会議識別情報DB494に記憶されている会議識別情報管理情報の一例を示す。会議識別情報管理情報は会議室6の予約ごとに会議識別情報を管理する情報である。会議識別情報管理情報は、予約ID、会議室ID、及び、会議識別情報の各項目を有する。これらについてはステータスを除き予約情報と同じであり(予約管理サーバ20から受信した予約情報)、既出であるため説明は省略する。なお、予約IDが登録されているのは、同じ会議室6の予約を識別するためである。
Figure 0007139915000006
表6は顧客ドメインDB495に記憶されている顧客ドメイン情報の一例を示す。顧客ドメイン情報は顧客のドメインと顧客の管理者のアカウントを管理する情報である。顧客ドメイン情報には顧客のドメイン名と顧客の管理者アカウントが対応付けて登録されている。表6の顧客のドメインは予約管理サーバ20が発行したアカウント(メールアドレス)のドメインである。また、管理者アカウントは、顧客の管理者(代表する)のアカウントである。なお、表6のアカウントは予約管理サーバ20が発行したものである。
Figure 0007139915000007
表7は通知設定DB496に記憶されている通知設定情報の一例を示す。通知設定情報は顧客ごとに通知に関する設定を保持する。通知設定情報には、顧客ドメイン名と通知設定が対応付けて登録されている。通知設定には、会議の開始時刻のどのくらい前に、会議室6の予約に関する情報を通知するかのタイミングが設定されている。あるいは決まった日時が設定されていてもよい。また、タイミングは1つである必要はなく、1つの顧客に複数回の通知設定が登録されていてもよい。
Figure 0007139915000008
表8は制御情報DB497に記憶されている制御情報の一例を示す。制御情報は会議室6の電子機器70を制御するための情報である。制御情報は、会議室ID、及び、制御内容の各項目を有する。制御内容は、電子機器70の具体的な制御方法である。会議管理サーバ30は電子機器70ごとに詳細な制御内容を設定できる。また、制御する時刻が登録されないのは、社外ネットワークの会議管理サーバ30から会議室端末90に送信することが困難であり、会議室端末90が会議管理サーバ30にアクセスし、この時、制御情報が生成されていれば制御内容を送信するからである。
Figure 0007139915000009
表9は、会議室設定情報DB498に記憶されている会議室設定情報の一例を示す。会議室設定情報は会議室ごとの設定に関する情報である。会議室設定情報は、顧客IDに対応付けて、会議室名称、会議室ID、会議室端末90の状態、認証キー、管理開始フラグ、及び、登録できる会議室端末90の数の各項目を有する。
・会議室名称は会議の参加者が認識している会議室の一般的な名称であり、例えば会議室の入り口に提示されているものをいう。
・会議室IDは上記のように会議室を一意に識別する識別情報である。簡易的には、会議室IDは予約管理サーバ20と共通とすることができる。また、変換テーブルを設けることで、予約管理サーバ20と別に管理者が設定することもできる。
・会議室端末90の状態は会議室端末90の初期設定が終了したか、通信が可能か等を示す。
接続中:一定期間内に通信が確認できている状態
セットアップ前:初期設定の前
接続断:一定期間以上、通信がない状態
・認証キーは会議管理サーバ30が会議室端末90を認証するための認証情報となる。初期設定により認証キーが会議室端末90に送信される。認証キーは総当たり方式で特定できない程度に長い桁数の数字、アルファベット、記号などの組み合わせである。認証キーは会議管理サーバ30が決定しても管理者が決定してもよい。
・管理開始フラグは、会議室端末90の初期設定が終わった後に、会議室の管理を会議管理サーバ30が開始するか否かを示すフラグ(True:開始する False:開始しない)である。管理開始フラグがあることで、初期設定が完了してから会議室端末90の配置までのタイムラグで生じる不都合を抑制できる。詳細は後述される。
・登録できる会議室端末90の数は、1つの会議室に対応付けられることができる会議室端末90の数である。会議室端末90は1つの会議室に1つあれば支障がないが、会議室端末90に異常が生じた場合、修理する間の会議室へのチェックインが困難になる。このため、管理者が複数の会議室端末90を1つの会議室に対応付けたい場合がある。したがって、認証キーが外部に漏れても、端末IDが一致してかつその数が決まっているので、予約情報が外部に漏れることなどを抑制できる。初期値は1でもよいし複数でもよい。
会議室名称、会議室IDは予め決まっているか、管理者が設定できる。予約管理サーバ20から送信されたものを使用してよい。会議室端末90の状態の初期状態(提供者の設定直後)はセットアップ前であるが、通信の状況によって遷移する。認証キーは初期設定時に例えば会議管理サーバ30が採番して設定する。管理開始フラグは後述する設定画面などから管理者が設定する。登録できる会議室端末90の数は同様に管理者が設定できる。登録できる会議室端末90の数は1以上である場合が多い。1に設定された場合、1つの会議室に登録できる会議室端末90は1つのみになる。
<<登録端末>>
登録端末50は、通信部51、操作受付部52、及び、表示制御部53を有する。登録端末50が有するこれら各機能部は、図4に示された各構成要素のいずれかが、HDD209からメモリ202に展開されたプログラム209pに従ったCPU201からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラム209pは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。
登録端末50は、会議管理サーバ30が提供するWebページを介して管理者が会議室に関する各種の設定を行うための端末である。この設定の1つに初期設定がある。また、登録端末50は管理装置110が提供するWebページを介して管理者が会議室端末90に各種の設定を行うための端末でもある。登録端末50が有する通信部51、操作受付部52、及び、表示制御部53の機能は端末装置60と同様であり、詳細は端末装置60と共に説明する。
<<端末装置>>
図7は、端末装置60、会議室端末90、及び、管理装置110の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。電子機器70の機能については必要に応じて説明する。
端末装置60は、通信部61a、操作受付部61b、表示制御部61c、チャット通信部62、テキスト表示部63、アプリ通信部64、サーバ通信部65、表示制御部66、アプリ通信部67、及び、端末通信部68を有する。端末装置60が有するこれら各機能部は、図4に示された各構成カテゴリのいずれかが、HDD209からメモリ202に展開されたプログラム209pに従ったCPU201からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラム209pは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。端末装置60ではチャットアプリ60aと会議アプリ60bが動作しているので、プログラム209pにはチャットアプリ60aと会議アプリ60bが含まれる。
通信部61aは、会議管理サーバ30及び予約管理サーバ20と各種の情報を送受信する。通信部61aは、図4のCPU201がプログラム209pを実行しネットワーク・ドライバ205を制御すること等により実現される。
操作受付部61bは、端末装置60に対する参加者の各種の操作を受け付ける。操作受付部61bは、図4のCPU201がプログラム209pを実行し入力装置210を制御すること等により実現される。
表示制御部61cは各種の画面の画面情報を解釈してLCD206に表示する。操作受付部61bと表示制御部61cは例えばブラウザの機能を有し、Webアプリを実行できる。例えば、予約管理サーバ20から受信した予約設定画面を表示し、操作受付部61bは予約者が設定する予約情報を受け付ける。
チャットアプリ60aのチャット通信部62は、チャットサーバ10と各種の情報の送受信を行う。本実施形態ではチャットサーバ10から会議室6の予約に関する情報を受信し、既読であること、会議室6が利用される又はキャンセルされるか、等をチャットサーバ10に通知する。チャット通信部62は、図4のCPU201がプログラム209pを実行しネットワーク・ドライバ205を制御すること等により実現される。
チャットアプリ60aのテキスト表示部63は、チャットサーバ10から送信されたテキスト(会議室6の予約に関する情報)を表示する。例えば、発言元はボットでありボットが入力したかのようにテキストを表示する。テキスト表示部63は、図4のCPU201がチャットアプリ60aを実行すること等により実現される。
チャットアプリ60aのアプリ通信部64は、会議アプリ60bを呼び出すと共に会議識別情報を会議アプリ60bに送信する。チャットサーバ10は、会議室6の予約に関する情報を通知する際、会議アプリ60bを識別する情報を端末装置60に送信しているので、チャットアプリ60aはOSに対し会議アプリ60bを指定し会議識別情報の通知を依頼する。OSは会議アプリ60bを起動することができる。アプリ通信部64は、図4のCPU201がチャットアプリ60aを実行すること等により実現される。
会議アプリ60bのサーバ通信部65は会議管理サーバ30と通信する。会議識別情報を含む2次元コードを会議管理サーバ30から取得することなどを行う。サーバ通信部65は図4のCPU201が会議アプリ60bを実行すること等により実現される。2次元コードはチェックイン時の認証に使用される。認証用の数桁の数字でもよい。
会議アプリ60bの表示制御部66は、会議識別情報が含まれる2次元コード等をLCD206に表示する。表示制御部66は、図4のCPU201が会議アプリ60bを実行しグラフィクス・ドライバを制御すること等により実現される。
会議アプリ60bのアプリ通信部67は、OSを介して、チャットアプリ60aから各種の情報(会議室6の予約に関する情報に含まれる会議識別情報等)を取得する。アプリ通信部67は、図4のCPU201が会議アプリ60bを実行すること等により実現される。
端末通信部68は、会議室端末90と通信し会議識別情報等を送信する。端末通信部68は、Bluetooth(登録商標)などの近距離無線通信で会議室端末90の存在を検出し、会議室端末90を検出すると会議識別情報を送信する。また、会議室端末90に対し2次元コードを表示する機能を提供する。端末通信部68は、図4のCPU201が会議アプリ60bを実行すること等により実現される。
<<会議室端末>>
会議室端末90には端末アプリ90a、バックエンドアプリ90b、及び、電子黒板アプリ90cがインストールされる。それぞれ図示するような機能を有している。なお、電子黒板アプリ90cは会議室端末90への手書き入力を可能にするアプリである。
会議室端末90は端末アプリ90aの機能として、サーバ通信部91、端末装置通信部92、操作受付部93、表示制御部94、端末内通信部95、電子機器通信部96、及び、予約情報要求部97を有する。会議室端末90が有するこれら各機能部は、図5に示された各構成のいずれかが、EEPROM604からRAM603に展開されたプログラム604pに従ったCPU601からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラム604pは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。
サーバ通信部91は、サーバURL993を宛先にして会議管理サーバ30と通信する。会議室端末90は社内ネットワークに存在するため会議管理サーバ30から会議室端末90と通信することは困難である(双方向通信装置を使わない場合)。このため、サーバ通信部91はポーリング(定期的に会議管理サーバ30と通信する)やWebSocketなどの通信技術で会議管理サーバ30と通信する。サーバ通信部91はHTTPなどの通信プロトコルで通信すればよく、通信プロトコルは特に制限しない。
本実施形態のサーバ通信部91は予約情報を受信し、チェックイン時に、端末装置通信部92が端末装置60から受信した会議識別情報又は手で入力された会議識別情報を会議管理サーバ30に送信する。また、サーバ通信部91は会議管理サーバ30から制御情報を受信する。また、サーバ通信部91は双方向通信装置130を介して管理装置110と双方向通信することができる。
端末装置通信部92は端末装置60と通信する。本実施形態では会議識別情報等を受信する。会議識別情報が手で入力される場合、端末装置通信部92はなくてもよい場合がある。端末装置通信部92は、図5のCPU601がプログラム604pを実行し近距離無線通信部615又はRFタグリーダ/ライタ622を制御すること等により実現される。
端末内通信部95は会議室端末90内の他のアプリ(電子黒板アプリ90c、バックエンドアプリ90b)と通信する。通信には適宜OSの機能を利用してよい。
電子機器通信部96は、電子機器70と通信する。本実施形態ではサーバ通信部91が受信した制御情報を電子機器70に送信する。電子機器通信部96は、図5のCPU601がプログラム604pを実行し無線LAN通信部613を制御すること等により実現される。
表示制御部94はディスプレイ616に端末アプリ90aが生成する画面を表示する。この画面はチェックイン、チェックアウトなどが可能な待ち受け画面である。本実施形態の表示制御部94は、予約情報に非公開設定が対応付けられているか否かを判断し、非公開設定が対応付けられている場合、非公開設定が指示する非公開対象項目を非表示にし、又は、固定表記にする。
操作受付部93は会議室端末90に対する各種の操作を受け付ける。例えば、チェックイン、会議識別情報の手による入力を受け付けたり、チェックアウトを受け付けたりする。
予約情報要求部97は、予約情報を取得する定期的なタイミングになるとサーバ通信部91を介して記憶部99に記憶されているサーバURL993を宛先にして会議室ID991及び認証キー992を繰り返し会議管理サーバ30に送信する。この応答として、予約情報要求部97はサーバ通信部91を介して予約情報を取得する。予約情報は変更があった場合にだけ取得すればよい。タイミングは数秒~数分ごとの周期である。周期が短い方が早期に予約情報を更新できるが、通信負荷も高くなるため、両者を考量して決定される。本実施形態では例えば30秒とする。また、サーバ通信部91を介して少なくとも当日の会議室6の会議管理情報(予約情報)等を受信できる。
また、会議室端末90は記憶部99を有している。記憶部99は図5のROM602及びEEPROM604等により実現される。記憶部99には会議室ID991、認証キー992、サーバURL993、会議室名称994、端末ID995、管理者パスワード996、及び、電子機器70のIPアドレス997が記憶されている。これらは、会議室端末90(端末アプリ90a)に設定されている設定情報の一部又は全体である。また、会議室ID991、認証キー992及びサーバURL993は会議管理サーバ30との通信に必要な情報である。
端末ID995は会議室端末90の識別情報である。端末IDは1つの会議室で決まった数以上の会議室端末90が会議管理サーバ30に接続することを抑制するため、会議管理サーバ30が会議室端末90を識別するために使用される。端末IDは例えば端末アプリ90aのUUID(Universally Unique Identifier)、MACアドレスなど、一意性があればよい。UUIDは特定の管理がなくても全世界で2つ以上のアイテムが同じ値を持つことがない一意な識別子である。管理者パスワード996は端末アプリ90aのインストール時又は初回の起動時に管理者が設定する。電子機器70のIPアドレス997は必要に応じて管理者が設定する。
また、会議室端末90はバックエンドアプリ90bの機能として、双方向通信部81、デバイス登録部82、端末内通信部83、アプリ登録部84、及び、通信部85を有している。
双方向通信部81は、双方向通信装置130を介して管理装置110又は会議管理サーバ30と双方向通信を行う。デバイス登録部82は、バックエンドアプリ90bが会議室端末90にインストールされたことを契機に、管理装置110と双方向通信装置130へのデバイス情報の登録を行う。端末内通信部83は端末アプリ90a側の端末内通信部95と双方向に通信する。アプリ登録部84は会議室端末90にインストールされているアプリに関する情報(アプリID、アプリ名、バージョンなど)を管理装置110に登録する。通信部85はネットワークN1に接続して、双方向通信装置130を介さずに他の装置と通信する。
<<管理装置>>
管理装置110は、双方向通信部111、登録受付部112、処理受付部113、設定取得部114、設定更新部115、及び、通信部116を有している。管理装置110が有するこれら各機能部は、図4に示された各構成カテゴリのいずれかが、HDD209からメモリ202に展開されたプログラム209pに従ったCPU201からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。
双方向通信部111は、双方向通信装置130を介して会議室端末90と双方向通信を行う。登録受付部112は、バックエンドアプリ90bからのデバイス情報とアプリに関する情報の登録要求を受付、デバイス情報DB121又は接続情報DB122に登録する。
処理受付部113は、後述する遠隔設定画面の画面情報を生成し、通信部116を介して登録端末50に送信する。画面情報は、HTML、CSS(Cascade Style Sheet)、及びJavaScript(登録商標)等により作成される。JavaScript(登録商標)によりブラウザ上で動作するWebアプリの一画面として設定画面が提供される。
設定取得部114は、会議管理サーバ30又は管理者(登録端末)からの要求があると、双方向通信装置130を介して、会議室端末90の設定情報を取得する。設定更新部115は、会議管理サーバ30又は管理者(登録端末)からの要求があると、双方向通信装置130を介して、会議室端末90の設定情報を更新する。通信部116はネットワークN2に接続して、双方向通信装置130を介さずに他の装置と通信する。
また、管理装置110は記憶部120を有している。記憶部120は図4のメモリ202及びHDD209等により実現される。記憶部120には、デバイス情報DB121、及び、接続情報DB122が記憶されている。
Figure 0007139915000010
表10は、デバイス情報DB121に記憶されているデバイス情報を模式的に示す。デバイス情報は各レコードに付された連番を有し、更に、デバイスIDにMACアドレス、インストール済みアプリID、及び、アプリバージョンが対応付けられている。デバイスIDは会議室端末90(又はバックエンドアプリ90b)を識別又は特定するための情報である。MACアドレスはネットワーク上で、各ノード(会議室端末90)を識別するために設定されているLANカードなどのネットワーク機器のハードウェアに一意に割り当てられる物理アドレスである。インストール済みアプリIDは会議室端末90にインストールされているアプリ(端末アプリ90a、バックエンドアプリ90b、電子黒板アプリ90c等)を識別又は特定するための識別情報である。アプリバージョンはインストールされている各アプリのバージョンである。
デバイス情報のうち、デバイスID、又は、デバイスID及びアプリIDは、管理装置110が会議室端末90と通信するための通信情報である。これに次述の接続ID(接続情報の一例)を含めてもよい。デバイスIDは本実施形態では通信情報となる。
Figure 0007139915000011
表11は、接続情報DB122に記憶されている接続情報を模式的に示す。接続情報は各レコードに付された連番を有し、更に、デバイスIDに対応付けて、接続IDと接続状態が対応付けられている。接続IDは、管理装置110が会議室端末90と通信する権限を有するかどうかを双方向通信装置130が判断するための情報である。このような情報をアクセストークンという場合ある。接続状態には、会議室端末90との通信がどのような状態か(接続中、接続断)が登録される。接続IDは、管理装置110が会議室端末90と通信するための通信情報となる場合がある。
<バックエンドアプリ、端末アプリ、電子黒板アプリの関係>
図8は、会議室端末90にインストールされるバックエンドアプリ90b、端末アプリ90a及び電子黒板アプリ90cの関係を模式的に示す。バックエンドアプリ90bは他のアプリと端末内部で通信することができるアプリである。例えば、Andoroid(登録商標)というOSではインテント通信という機能が知られている。
例えば、チェックインの受付などのイベントを端末アプリ90aが検知して、バックエンドアプリ90bに通知すると、バックエンドアプリ90bがイベントに対応付けられている電子黒板アプリ90cに対して起動(ON)などを要求する。このように、バックエンドアプリ90bを使用することで、会議室端末90にインストールされた端末アプリ90aと電子黒板アプリ90cが連携することができる。
また、会議室端末90内で通信できることを利用して、バックエンドアプリ90bはアプリの死活を監視して停止した場合には再起動することができる。また、バックエンドアプリ90bは双方向通信装置130と接続されているので、管理装置110からの遠隔操作を受け付けることができる。例えば、管理装置110は双方向通信を利用してバックエンドアプリ90bと通信し、各アプリの設定を更新することができる。また、バックエンドアプリ90bはアプリの配信サイトにアクセスし、新しいバージョンの端末アプリ90aがあれば、新しいバージョンの端末アプリ90aをダウンロードして更新することができる。
更に、会議室端末90にインストールされたバックエンドアプリ90bは会議室端末90と会議室端末90にインストールされているアプリを自動で(管理者がインストールさえすれば)管理装置110に登録することができる。
なお、端末アプリ90aは例えば、会議室利用者の会議室使用開始(チェックイン)を待ち受けて使用開始を会議管理サーバ30に通知する機能や、会議管理サーバ30から送信される会議情報を表示する機能を有し、主に実際の会議の開始前(チェックイン受け付け時)や終了後に会議室端末90に表示されている。また、電子黒板アプリ90cは手書き入力機能や遠隔地との手書きでの共同編集機能等を有し(手書きアプリケーションの一例)、会議中(会議開始後)等に表示され、利用者に利用される(受付アプリケーションの一例)。その他のアプリとしては、会議中の音声を録音する録音アプリケーションや、音声のテキスト化による議事録自動作成アプリケーション、個人ストレージ等のデータを取得し会議で共有するデータ共有アプリケーション等の、会議中に利用するアプリがあってもよい。
録音アプリケーション、議事録自動作成アプリケーション及びデータ共有アプリケーションを総称して情報収集アプリケーションという。情報収集アプリケーションは会議室の利用の開始後に会議中の情報を収集する。なお、受付アプリケーションと情報収集アプリケーションは会議アプリケーションの一例である。
更に、バックエンドアプリ90bはインストール後の双方向通信の仲介機能や、各アプリへの(に対する)設定実行・動作制御、各アプリからの状態取得に加え、会議室端末90のホーム画面(基本画面・初期画面)を構成するホームアプリの機能を有する。そのためバックエンドアプリ90bは、会議室端末90内で、端末アプリ90aやその他のアプリが動作し外部連携するベースとなって、フレームワークやミドルウェアとして機能する。
会議アプリケーションに対する設定として、バックエンドアプリ90bは例えば、会議室の使用開始受付までは、端末アプリ90aを会議室端末90に最前面で表示させ、会議室の使用開始の受付後には、情報収集アプリケーションを会議室端末90に最前面で表示させる。
また、バックエンドアプリは他のアプリケーションの制御として、他のアプリケーションの起動及び停止、又は状態情報を収集することができる。
<会議室端末の自動登録>
まず、図9を用いて会議室端末90の自動登録の手順について説明する。図9は、会議室端末90にインストールされたバックエンドアプリ90bが会議室端末90と会議室端末90にインストールされているアプリを管理装置110に登録する手順を示す一例のシーケンス図である。
S1:まず、CE(カスタマーエンジニア)は会議室端末90のOSを操作して、ネットワーク設定を行う。つまり、SSID(Service Set Identifier)やSSIDのパスワード等を設定する。
S2:次に、CEはバックエンドアプリ90bをアプリ配信サイトからダウンロードして会議室端末90にインストールする。なお設定やインストールの操作はシステムのユーザや端末所有者・管理者が行ってもよい。
S3,S4:インストールが完了する。インストールが完了したバックエンドアプリ90bは自動的に起動する。あるいは、CEが起動してもよい。
S5:インストールを契機にして、バックエンドアプリ90bのデバイス登録部82は会議室端末90の管理装置110への自動登録を開始する。また、デバイス登録部82はインストール済みのアプリをOSなどから検出しておく。デバイス登録部82は重複しないデバイスIDを生成する。デバイスIDは管理装置110が生成してもよい。
S6:デバイス登録部82はデバイスIDを指定して管理装置110にデバイスIDの登録を要求する。管理装置110はデバイスIDを受信すると登録し、OKを返す。
S7:管理装置110の双方向通信部111はデバイスIDを双方向通信装置130に送信する。双方向通信装置130はデバイスのエントリ情報を管理装置110に送信する。エントリ情報はデバイスを登録するための情報である。
S8:管理装置110の双方向通信部111はエントリ情報を受信し、登録受付部112はエントリ情報で接続IDを生成する。
S9:管理装置110の登録受付部112は双方向通信部111を介して接続IDをバックエンドアプリ90bに送信する。
S10:バックエンドアプリ90bの双方向通信部81は接続IDを受信し、デバイス登録部82が接続IDとデバイスIDを双方向通信装置130に送信する。なお、接続IDにデバイスIDを特定する情報が含まれている場合、デバイスIDは送信しなくてよい。このような処理により、バックエンドアプリ90b、管理装置110及び双方向通信装置130がデバイスIDと接続IDを保持できる。
S11:デバイス情報の登録が完了すると、バックエンドアプリ90bの双方向通信部81は接続IDを使って管理装置110との双方向通信を開始する(接続する)。
S12:バックエンドアプリ90bの双方向通信部81は、管理装置110のURL、接続ID及びデバイスIDを指定して、双方向通信装置130に対し、管理装置110との接続を要求する。その後、アプリが強制終了等されるまで、双方向通信部81はバックエンドアプリ90bと双方向通信装置130との通信を維持する。なお、バックエンドアプリ90bの終了時は、自動で再起動してデバイスIDの生成及び接続IDの取得から再度行う。
S13:双方向通信装置130は接続ID及びデバイスIDの組み合わせを認証して、認証が成功した場合、管理装置110のURLに接続する。
S14:管理装置110の双方向通信部111はデバイスIDを受信し、接続情報DB122のデバイスIDに対応付けられた接続状態を「接続中」に更新する。以上により、会議室端末90と管理装置110が双方向通信装置130を介して接続された。
バックエンドアプリ90bと双方向通信装置130の接続中、双方向通信装置130は会議室端末90の特定のポート(例えば443)を使い、バックエンドアプリ90bとWebSocketによるHTTPS通信を行う。これによりファイアウォールを超えた通信ができる。なおHTTPSなどのプロトコルは、管理者が双方向通信装置130内のSDKライブラリを使って指定できる。
バックエンドアプリ90bと双方向通信装置130の接続中は、バックエンドアプリ90bもサーバとして動作する。したがって、双方向通信装置130からの要求に応じて、設定や制御を行う。
続いて、図10は、管理者が管理装置110を会議室端末90と通信させて、会議室端末90に設定情報を設定する手順を示す一例のシーケンス図である。
S21:CEは端末アプリ90aを会議室端末90にインストールする。
S22:端末アプリ90aは、OSの仕組みによりインストールされたことをOSに通知する。
S23:OSはブロードキャストという、インストールされた端末アプリ90aを他の全てのアプリに通知する仕組みで、バックエンドアプリ90bに端末アプリ90aのアプリ情報を通知する。
S24:バックエンドアプリ90bは端末アプリ90aのアプリ情報をOSから受け取り、アプリ登録部84がアプリ情報とデバイスIDを指定して、通信部85を介して、デバイス情報更新要求を管理装置110に送信する。このアプリ情報にはアプリIDとバージョンが含まれている。
S25:管理装置110の通信部116はデバイス情報更新要求を受信し、登録受付部112がデバイス情報DB121のデバイスIDに対応付けてアプリ情報(アプリIDとバージョン)を追加する。
S26~S30:CEが電子黒板アプリ90cをインストールした場合の処理はステップS21~S25と同様になる。
S31:次に、管理者が登録端末50を操作して管理装置110と通信させ、まず、ログインする。ログイン方法は公知のものでよい。なお、管理者とCEは同じ人で構わない。
S32:管理者は登録端末50に遠隔設定画面を表示させる。処理受付部113は遠隔設定画面の画面情報を生成して登録端末50に送信する。登録端末50の操作受付部52はデバイスIDとアプリIDの入力を受け付ける。アプリIDは検索できるので、デバイスIDのみが入力されてもよい。また、会議室端末90の設定情報を取得する操作を受け付ける。登録端末50の通信部51はデバイスIDとアプリIDを管理装置110に送信する。
S33:管理装置110の通信部116はデバイスIDとアプリIDを受信する。処理受付部113はデバイスIDで接続情報DB122を検索する。これにより、デバイスIDに対応付けられた接続IDを特定できる。
S34:管理装置110の設定取得部114は双方向通信部111を介して、アプリID、接続ID及びデバイスIDを指定して双方向通信装置130と接続する。双方向通信装置130は接続IDとデバイスIDの組み合わせが登録されているかを認証する。認証が成功すると、設定取得部114はデバイスID、端末アプリ90aを意味するアプリID及びメソッド(Load)を指定して、双方向通信装置130に接続要求する。メソッド(Load)はアプリIDのアプリの設定を読み出す命令である。
S35:双方向通信装置130はデバイスIDで指定される会議室端末90のバックエンドアプリ90bに、アプリIDを指定してメソッド(Load)を送信する。なお、この時、json,xmlなどのデータのフォーマットを要求できる。
S36:バックエンドアプリ90bの双方向通信部81はアプリIDとメソッド(Load)を受信し、端末内通信部83がアプリIDで指定される端末アプリ90aに設定情報を要求する。これにより、端末内通信部83は記憶部99に記憶される情報など、端末アプリ90aが有する設定情報を端末アプリ90aから取得できる。現在の設定情報は、バックエンドアプリ90b及び双方向通信装置130を介して管理装置110に送信される。管理装置110の双方向通信部111は設定取得部114を受信する。処理受付部113は現在の設定情報を表示する遠隔設定画面の画面情報を生成して、登録端末50に送信する。管理者は現在の設定情報を確認できる。
S37:次に、管理者が会議室端末90に新たに設定情報を設定する処理を説明する。管理者は登録端末50が表示した遠隔設定画面にデバイスIDとアプリIDを入力する。このデバイスIDは、設定情報を設定したい会議室端末90のデバイスIDである。また、新たな設定情報を設定することもできるし、ステップS28で取得した設定情報を使用してもよい。登録端末50の操作受付部52はデバイスID、アプリID及び設定情報の入力を受け付ける。アプリIDは検索できるので、デバイスIDのみでもよい。また、会議室端末90の設定情報を更新する操作を受け付ける。登録端末50の通信部51はデバイスID、アプリID及び設定情報を管理装置110に送信する。
S38:管理装置110の通信部116はデバイスID、アプリID及び設定情報を受信する。処理受付部113はデバイスIDで接続情報DB122を検索する。これにより、デバイスIDに対応付けられた接続IDを特定できる。
S39:管理装置110の設定更新部115は双方向通信部111を介して、アプリID、設定情報、接続ID及びデバイスIDを指定して双方向通信装置130と接続する。双方向通信装置130は接続IDとデバイスIDの組み合わせが登録されているかを認証する。認証が成功すると、設定更新部115は双方向通信部111を介して、デバイスID、端末アプリ90aを意味するアプリID及びメソッド(Save)を指定して、双方向通信装置130に接続要求する。メソッド(Save)はアプリIDのアプリに設定情報を設定する命令であるので、設定情報も送信される。
S40:双方向通信装置130はデバイスIDで指定される会議室端末90のバックエンドアプリ90bに、アプリIDを指定してメソッド(Save)と設定情報を送信する。
S41:バックエンドアプリ90bの双方向通信部81はアプリID、メソッド(Save)及び設定情報を受信し、端末内通信部83がアプリIDで指定される端末アプリ90aに設定情報の更新を要求する。これにより、端末アプリ90aの端末内通信部95は記憶部99に記憶される情報など、端末アプリ90aが有する設定情報を更新(上書き)する。また、端末内通信部95は更新後の設定情報を取得する。更新後の設定情報は、バックエンドアプリ90b及び双方向通信装置130を介して管理装置110に送信される。管理装置110の処理受付部113は更新後の設定情報を表示する遠隔設定画面の画面情報を生成して、登録端末50に送信する。管理者は更新後の設定情報を確認できる。
<画面例>
図11、図12を用いて、図10の処理で登録端末50が表示する遠隔設定画面550について説明する。図11は会議室端末90の検索結果を表示する遠隔設定画面550の一例を示す。図11の遠隔設定画面550には、検索に適合したデバイス名の一覧554が表示されている。
遠隔設定画面550は、jobsボタン551、Deleteボタン552、及び、New deviceボタン553を有している。jobsボタン551は会議室端末90に設定を送信するメニューを開くボタンであり、Deleteボタン552は登録されている会議室端末90のうち選択された会議室端末90を消去するボタンであり、New deviceボタン553は新たに会議室端末90を登録するためのボタンである。
図12は、jobsボタン551が押下され、設定を送信するメニューが表示された遠隔設定画面の一例である。図12のメニュー561では、ジョブの種類欄562の各ジョブに対応づけてラジオボタン563が表示されており、図12ではReconfigureが選択されている。Reconfigureは設定変更を意味している。メニュー561には設定情報を受け付ける設定情報受付欄564があり、設定情報受付欄564の設定情報を会議室端末90に送信することができる。
管理者はデバイス名の一覧554から設定情報を送信する会議室端末90を選択する。これにより、メニュー561にはデバイス名の一覧で選択された会議室端末90の数565が表示される。管理者が実行ボタンを押下すると、操作受付部52が押下を受け付け、登録端末50の通信部51は設定情報受付欄564の設定情報を管理装置110と双方向通信装置130を介して会議室端末90に送信する。
設定情報受付欄564の設定情報は、管理者が入力できる他、会議室端末90から取得した(Loadした)ものでもよい。したがって、管理者は、簡単な操作で同じ設定情報を有する会議室端末90を作成できる。
<会議室端末の故障した場合や置き換える場合>
会議室端末90が故障した場合又は置き換える場合、CEが新しい会議室端末90を会議室がある顧客側に持ち込み、図9で説明したインストールと管理装置110への登録を行う。
次に、CEは管理者に連絡する。管理者は新設する会議室端末90を図10で説明した処理で有効化する。つまり、登録端末50が故障している会議室端末90から設定情報を取得できる場合、新設する会議室端末90に同じ設定情報を設定する。故障した会議室端末90から設定情報を取得することが困難な場合、管理者が手動で設定情報を設定して会議室端末90に設定する。なお、会議室端末90の設定情報は会議管理サーバ30で管理されており、管理者は後述する管理画面で確認したり保存したりできる。
また、故障した古い会議室端末90を管理者が無効化する。無効化とは、会議管理サーバ30と会議室端末90が通信しなくなるようにすればよい。例えば、管理者は、遠隔設定画面550から記憶部99に記憶された会議室IDを削除する。あるいは、認証キー、サーバURLなど通信に必要な情報を削除してもよい。
<会議管理サーバにおける設定情報の管理>
会議管理サーバ30では各会議室端末90の設定情報を管理しており、管理者はブラウザで会議室端末90に設定すべき設定情報を参照したり、ダウンロードしたりすることができる。
図13は、登録端末50が会議管理サーバ30と通信して表示させる設定画面501の一例である。設定画面501には、チェックマーク欄502、会議室名称欄503、会議室ID欄504、会議室端末90の接続状態欄505、運用グループ欄506、画像コード欄507、登録できる端末の数欄508の各カラムが表示される。カラムの内容は、運用グループを除き、表9の会議室設定情報DB498に記憶されて情報である。運用グループは、会議室の運用ポリシーを定めるグループである。会議室には、一般社員が使用する会議室、役員が使用する会議室、応接室、研修室、などがあり、グループによって運用ポリシーを変えたい場合がある。例えば、一般会議室では会議開始時刻を自動キャンセルのタイミングとしてよいが、応接室では来客者が遅れる可能性を考慮して自動キャンセルのタイミングを遅らせたい場合などである。また、リマインドのタイミングを研修室(研修の準備のため早めたい)と一般会議室で異ならせたい場合がある。
チェックマーク欄502は表9の会議室設定情報DB498において管理開始フラグに対応する。チェックマーク欄502は会議室の管理の開始を要求する旨の設定を受け付ける受付ボタンである。チェック有りがTrue、なしがFalseである。
画像コード欄507は管理者の押下を受け付けることが可能であり、管理者が任意の会議室の画像コード欄507を押下すると、登録端末50の操作受付部52が押下を受け付け、登録端末50が画像コード(例えばQRコード(登録商標))を会議管理サーバ30に要求する。これにより、記憶部99に記憶される(ことになる)、会議室ID、認証キー、サーバURL、及び、会議室名称が含まれる画像コードを通信部51が受信できる。新しい会議室端末90が画像コードを撮像することで、通信に必要な情報を記憶部99に記憶し、会議管理サーバ30との通信を開始できる。
管理者は端末の数欄508に登録できる端末の数を任意に設定できる。ただし、最低1つの会議室端末90が会議室に配置されることが好ましいので、設定画面501は0(ゼロ)を受け付けないことが好ましい。端末の数欄508は1つの会議室で登録可能な上限の会議室端末90の数の入力(設定)を受け付ける。
<まとめ>
したがって、本実施形態のリソース予約システム100では、リソース予約システムの利用者や管理者(もしくは会議室端末90の所有者)が、アプリケーション(例:バックエンドアプリ)を会議室端末90にインストールするだけで、アプリケーションとサーバ間の接続設定等の準備作業を簡単に行える。また、インストール後は管理者等が管理装置110からアプリケーション等を介して会議室端末90の他のアプリケーションを遠隔で制御・設定できるので、個々の他のアプリケーションに対する個別設定作業を容易化でき、例えば会議室情報端末が故障したりして使えなくなった場合には、他のアプリケーションの設定を遠隔から復旧できユーザの作業負荷を低減できる。更に、個々の他のアプリケーションに対する最新の設定を遠隔から行える環境を構築できるので、リソース予約システム100のユーザが個々の設定を行うことなく常に最新のサービスを提供することができる。
実施例1では、バックエンドアプリ90b、端末アプリ90a及び電子黒板アプリ90cが別々のアプリとして会議室端末90にインストールされていたが、本実施例では、バックエンドアプリ90b、端末アプリ90a、及び、電子黒板アプリ90cが1つのアプリとして会議室端末90にインストールされている場合を説明する。このアプリを総合アプリと称する。
図14は、本実施例の会議室端末90の一例の機能ブロック図を示す。図14では主に図7との相違を説明する。図14の会議室端末90には総合アプリ90dがインストールされている。総合アプリ90dは、アプリ間の通信が不要なので端末内通信部83、95がなくなっている。また、サーバ通信部91を利用できるので通信部85も不要になる。
<会議室端末の自動登録>
図15は、会議室端末90にインストールされた総合アプリ90dが会議室端末90と会議室端末90にインストールされているアプリを管理装置110に登録する手順を示す一例のシーケンス図である。図9のバックエンドアプリ90bの処理を総合アプリ90dが行うだけであり全体的な流れは図9と同じである。
S51:まず、CE(カスタマーエンジニア)は会議室端末90のOSを操作して、ネットワーク設定を行う。つまり、SSIDやSSIDのパスワード等を設定する。
S52:次に、CEは総合アプリ90dをアプリ配信サイトからダウンロードして会議室端末90にインストールする。なお設定やインストールの操作はシステムのユーザや端末所有者・管理者が行ってもよい。
S53,S54:インストールが完了する。インストールが完了したバックエンドアプリ90bは自動的に起動する。あるいは、CEが起動してもよい。
S55:インストールを契機にして総合アプリ90dのデバイス登録部82は会議室端末90の管理装置110への自動登録を開始する。また、デバイス登録部82はインストール済みのアプリをOSなどから検出しておく。デバイス登録部82は重複しないデバイスIDを生成する。デバイスIDは管理装置110が生成してもよい。
S56:デバイス登録部82はデバイスIDを指定して双方向通信装置130に登録を要求する。双方向通信装置130はデバイスIDを受信すると登録し、OKを返す。
S57~S60:図9のステップS7~S10と同様の処理が行われる。
S61:デバイス情報の登録が完了すると、総合アプリ90dの双方向通信部81が双方向通信を開始する。
S62:総合アプリ90dの双方向通信部81は、管理装置110のURL、接続ID及びデバイスIDを指定して、双方向通信装置130に対し、管理装置110との接続を要求する。
S63:双方向通信装置130は接続ID及びデバイスIDの組み合わせを認証して、認証が成功した場合、管理装置110のURLに接続する。
S64:管理装置110の双方向通信部111はデバイスIDを受信し、接続情報DB122のデバイスIDに対応付けられた接続状態を「接続中」に更新する。以上で、管理装置110と会議室端末90(総合アプリ90d)が接続された。
管理者が管理装置110から総合アプリ90dに設定情報を設定する手順は実施例1の図10と同様でよい。このように、会議室端末90に総合アプリ90dにバックエンドアプリ90bが組み込まれていても、管理者が遠隔操作で会議室端末90を切り替えることなどが可能になる。
本実施例では、実施例1又は2の構成に基づいて、会議管理サーバ30が双方向通信装置130を使って会議室端末90のアプリを操作する処理について説明する。なお、以下では、実施例1の構成に基づいて説明するが、実施例2の構成でも同様に処理できる。
図16は、会議管理サーバ30が会議室端末90に処理を要求する手順の概略を説明する図である。クラウド上の会議管理サーバ30がオンプレミスの会議室端末90に情報を送信することはファイアウォールがあるために困難であったが、会議管理サーバ30がリアルタイムに会議室端末90に情報を送信したい場合は少なくない。本実施形態では、双方向通信装置130を利用して、会議管理サーバ30がリアルタイムに会議室端末90に情報を送信できる。
例えば、会議管理サーバ30の負荷が増大した場合、会議室端末90の予約情報の要求の頻度を小さくしたい。会議管理サーバ30は、会議室端末90が予約情報を要求する間隔の変更要求を双方向通信装置130に送信する。双方向通信装置130はバックエンドアプリ90bを介して端末アプリ90aに間隔変更要求を送信するので、端末アプリ90aが予約情報を要求する間隔を変更できる。
<接続手順>
図17は、バックエンドアプリ90bと会議管理サーバ30が双方向通信装置130を介して接続する手順を示す一例のシーケンス図である。
S71:会議管理サーバ30のデバイス通信部39は、管理装置110にデバイス情報を要求する。デバイス情報は会議管理サーバ30が会議室端末90と通信するための情報であり、デバイス情報DB121に記憶されている情報をいう。図17の処理では少なくともデバイスIDを取得する。接続情報も取得してよい。
S72:デバイス通信部39は通信プロトコルと接続処理を指示してサービスクライアントを生成し、サービスクライアントがデバイスIDを指定して双方向通信装置130に接続を要求する。デバイス情報DB121に記憶されているデバイスIDであれば指定できる。
S73:バックエンドアプリ90bの双方向通信部81も同様に、通信プロトコルと接続処理を指示してデバイスクライアントを生成し、デバイスクライアントがデバイスIDを指定して双方向通信装置130に接続を要求する。
双方向通信装置130はデバイスIDで会議管理サーバ30とバックエンドアプリ90bを対応付けることで、バックエンドアプリ90bと会議管理サーバ30が双方向通信装置130を介して接続する。なお、デバイスIDだけでなく接続IDを使用して、双方向通信装置130がデバイスIDと接続IDの組み合わせを認証してから接続することで、セキュリティを向上できる。
会議管理サーバ30と会議室端末90が双方向通信装置130と接続されたので、会議管理サーバ30は会議室端末90から会議室IDを取得できる。通信時にはデバイスIDが指定されるので、会議管理サーバ30は会議室IDとデバイスIDを対応付けて記憶することができる。
図18は会議管理サーバ30が記憶する会議室IDとデバイスIDの対応テーブルの一例である。対応テーブルではデバイスIDに会議室IDが対応付けられている。対応テーブルは記憶部49に記憶される(対応情報の一例)。会議管理サーバ30は設定を確認したり変更したりしたい会議室があると会議室IDで対応テーブルを検索し、デバイスIDを特定できる。これにより、会議管理サーバ30はデバイスIDを指定して双方向通信装置130を介して任意の会議室に配置されている会議室端末90と通信できる。
<命令実行手順>
図19は、ダイレクトメソッドという方法で、会議管理サーバ30が端末アプリ90aに命令を実行させる手順を示す一例のシーケンス図である。ダイレクトメソッドは、接続中である場合に、サーバ側から会議室端末90のアプリ側のメソッドを呼び出して何らかの処理をさせる仕組みをいう。例えば、会議管理サーバ30(あるいは管理装置110)から双方向通信装置130経由で、バックエンドアプリ90bに各アプリの起動・停止・機能実行・前面表示や画面遷移等の、制御をさせる場合に使用される。
S81:バックエンドアプリ90bの双方向通信部81はダイレクトメソッド購読を双方向通信装置130に送信する。ダイレクトメソッド購読によりダイレクトメソッドを受け容れることをバックエンドアプリ90bが双方向通信装置130に通知する。
S82:会議管理サーバ30のデバイス通信部39はデバイスIDとメソッド名を指定して、メソッドコールを双方向通信装置130に送信する。このデバイスIDは、図18の対応テーブルにおいて、会議管理サーバ30が通信したい会議室に対応付けられた会議室端末90(バックエンドアプリ90b)のデバイスIDである。なお、アプリを指定する場合はアプリIDも送信する。
S83:双方向通信装置130はメソッドコールを受信して、デバイスIDで特定されるバックエンドアプリ90bにメソッド実行を要求する。デバイスIDだけでなく接続IDも会議管理サーバ30から受信して認証するとよい。
S84:バックエンドアプリ90bはOSのブロードキャストで端末アプリ90aにメソッドの実行を要求する。
S85:端末アプリ90aはメソッド要求を受信して、指定されたメソッドを実行する。レスポンス(OK、NG)がバックエンドアプリ90b、及び、双方向通信装置130を介して会議管理サーバ30に送信される。
図20は、デバイスツインという方法で、会議管理サーバ30が端末アプリ90aに設定情報を送信する手順を示す一例のシーケンス図である。デバイスツインは、設定を会議室端末90のアプリに反映させたり、会議室端末90のアプリから何らかの状態をサーバーが取得したりする仕組みである。例えば、会議管理サーバ30(あるいは管理装置110)から双方向通信装置130経由でバックエンドアプリ90bに、各アプリの表示優先度の指定等の各種設定を行ったり、起動停止等の状態取得をさせたりする場合に使用される。
デバイスツインは、必要なプロパティ、及び、報告されるプロパティを有している。必要なプロパティとは、会議室端末90の構成や状態を同期するために、報告されるプロパティと共に使用される。本実施形態では設定情報を格納するために使用される。報告されるプロパティは、会議室端末90の構成や状態を同期するために、必要なプロパティと共に使用される。本実施形態では設定情報を更新するために使用される。
S91:バックエンドアプリ90bの双方向通信部81はデバイスツイン開始を双方向通信装置130に送信する。デバイスツイン開始は、必要なプロパティ、及び、報告されるプロパティを登録することをいう。
S92:バックエンドアプリ90bの双方向通信部81はデバイスツイン購読を双方向通信装置130に送信する。デバイスツイン購読は、デバイスツインを受け取ることを通知することをいう。
S93:会議管理サーバ30のデバイス通信部39はデバイスIDを指定して、デバイスツインを双方向通信装置130から取得する。これにより、デバイスツインが有する、必要なプロパティ(更新前の設定情報)と報告されるプロパティ(変更要求の対象の設定情報)が取得される。指定されるデバイスIDは、図18の対応テーブルにおいて、会議管理サーバ30が通信したい会議室に対応付けられた会議室端末90(バックエンドアプリ90b)のデバイスIDである。なお、アプリを指定する場合はアプリIDも送信する。
S94:会議管理サーバ30のデバイス通信部39はデバイスIDと変更要求の対象の設定情報を指定してデバイスツインの更新を双方向通信装置130に要求する。デバイスIDだけでなく接続IDも会議管理サーバ30から受信して認証するとよい。
S95:双方向通信装置130は変更要求の対象の設定情報を指定してデバイスツインの更新を、デバイスIDで指定されたバックエンドアプリ90bに要求する。
S96:バックエンドアプリ90bの双方向通信部81は、デバイスツインの更新要求を受信し、バックエンドアプリ90bはOSのブロードキャストで端末アプリ90aに設定情報を送信する。
S97:端末アプリ90aは設定情報を受信して、設定情報を設定する。レスポンス(OK、NG)がバックエンドアプリ90b、及び、双方向通信装置130を介して会議管理サーバ30に送信される。
<まとめ>
以上説明したように、本実施例の会議管理サーバ30はクラウド側から、会議室端末90に処理を実行させたり、設定情報を送信したりできる。
<その他の適用例>
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。
また、本実施形態では、会議管理サーバ30、管理装置110及び双方向通信装置130がクラウドにあると説明したが、会議管理サーバ30、管理装置110及び双方向通信装置130がオンプレミスに配置されていてもよい。
また、会議管理サーバ30は複数、存在してもよいし、会議管理サーバ30の機能が複数のサーバに分散されていてもよい。また、予約管理サーバ20と会議管理サーバ30が一体でもよい。
また、本実施形態のリソース予約システム100はWebサービスとも称することができる。Webサービスとはインターネット関連技術を応用して提供される各種のサービスである。例えば、会議室貸し出しサービス、各種のレンタルサービスが挙げられる。Webサービスを利用するシステムを利用システムという。
また、以上の実施例で示した図6,図7などの構成例は、リソース予約システム100の処理の理解を容易にするために、主な機能に応じて分割したものである。しかし、各処理単位の分割の仕方や名称によって本願発明が制限されることはない。リソース予約システム100は、処理内容に応じて更に多くの処理単位に分割することもできる。また、1つの処理単位が更に多くの処理を含むように分割することもできる。
上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたASIC(Application Specific Integrated Circuit)、DSP(digital signal processor)、FPGA(field programmable gate array)や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。
なお、デバイス登録部82は登録手段の一例であり、登録受付部112は登録受付手段の一例であり、処理受付部113は処理受付手段の一例であり、通信部116は送信手段の一例であり、通信部51は受信手段の一例であり、表示制御部53は表示制御手段の一例であり、アプリ登録部84はアプリ登録手段の一例である。
10 チャットサーバ
20 予約管理サーバ
30 会議管理サーバ
60 端末装置
70 電子機器
90 会議室端末
110 管理装置
130 双方向通信装置
特開2004‐171513号公報

Claims (15)

  1. 双方向通信手段を介して通信する情報処理端末と管理手段を有する通信システムであって、
    前記情報処理端末にインストールされるアプリケーションは、
    前記アプリケーションがインストールされたことを契機に、前記管理手段が前記情報処理端末と通信するための通信情報を前記管理手段に送信する登録手段、を有し、
    前記管理手段は、
    前記情報処理端末から受信した前記通信情報を前記双方向通信手段に登録する登録受付手段、を有し、
    前記登録受付手段は、接続情報を生成して前記情報処理端末に送信し、
    前記登録手段は前記通信情報と前記接続情報を前記双方向通信手段に送信し、
    前記双方向通信手段が、前記通信情報と前記接続情報を認証し、認証が成功した場合、前記情報処理端末と前記管理手段とを双方向で接続することを特徴とする通信システム。
  2. 前記登録手段は、前記情報処理端末にインストールされているアプリケーションに関する情報を前記管理手段に送信し、
    前記登録受付手段は、前記アプリケーションに関する情報を前記情報処理端末と対応付けて登録し、
    前記管理手段は、
    前記アプリケーションに関する情報を指定して前記双方向通信手段を介して前記情報処理端末と通信することを特徴とする請求項1に記載の通信システム。
  3. 前記管理手段は、
    前記アプリケーションに関する情報を指定して前記双方向通信手段を介して、前記アプリケーションが有する設定情報の要求を前記情報処理端末に送信し、
    前記双方向通信手段を介して、前記アプリケーションが有する設定情報を前記情報処理端末から受信することを特徴とする請求項2に記載の通信システム。
  4. 前記管理手段は、
    前記アプリケーションに関する情報を指定して前記双方向通信手段を介して前記設定情報を前記情報処理端末に送信し、アプリケーションに設定されている前記設定情報の更新を前記情報処理端末に要求することを特徴とする請求項3に記載の通信システム。
  5. 前記管理手段は、
    前記設定情報を表示し、前記情報処理端末が有する前記設定情報に対する操作を受け付ける遠隔設定画面の画面情報を生成する処理受付手段と、
    前記画面情報をユーザが操作する端末装置に送信する送信手段と、を有し、
    前記端末装置は、前記画面情報を受信する受信手段と、
    前記受信手段が受信した前記画面情報に基づいて前記遠隔設定画面をディスプレイに表示する表示制御手段と、を有することを特徴とする請求項3又は4に記載の通信システム。
  6. 前記情報処理端末は、
    前記情報処理端末にアプリケーションがインストールされるたびに、インストールされた前記アプリケーションに関する情報を前記管理手段に送信するアプリ登録手段を有し、
    前記登録受付手段は、前記情報処理端末から送信された前記アプリケーションに関する情報を前記情報処理端末と対応付けて登録することを特徴とする請求項2~5のいずれか1項に記載の通信システム。
  7. 前記情報処理端末とネットワークを介して通信する情報処理装置を有し、
    前記情報処理装置において前記情報処理端末は予約の対象となるリソースと対応付けられており、
    前記情報処理装置は、前記管理手段から前記情報処理端末ごとの前記通信情報を取得し、
    前記通信情報を用いて前記双方向通信手段を介して前記情報処理端末と接続することで、前記情報処理端末が記憶するリソースの識別情報を取得し、
    前記情報処理端末ごとの前記通信情報と前記リソースの識別情報を対応付けた対応情報を作成することを特徴とする請求項1~6のいずれか1項に記載の通信システム。
  8. 前記情報処理装置は、
    前記双方向通信手段を介して、前記対応情報において前記リソースの識別情報に対応付けられた前記情報処理端末ごとの前記通信情報を用いて、
    前記情報処理端末に命令の実行を要求するか、又は、前記情報処理端末が記憶する設定情報の更新を要求することを特徴とする請求項7に記載の通信システム。
  9. 前記登録手段は、アプリケーションがインストールされたことを契機に、前記通信情報の1つとして前記情報処理端末を識別する識別情報を生成し、前記識別情報を前記管理手段に送信し、
    前記管理手段の前記登録受付手段は、前記識別情報を前記双方向通信手段に送信することを特徴とする請求項1に記載の通信システム。
  10. 前記情報処理端末は、会議室ごとに配置される会議室端末であり、
    前記アプリケーションは、
    前記会議室端末にインストールされると共に、
    ユーザが操作する端末装置に前記管理手段が提供する、前記情報処理端末が記憶する設定情報に対する操作を受け付ける遠隔設定画面における入力に応じて、前記双方向通信手段を介して、前記会議室端末にインストールされる他のアプリケーションに対する設定又は制御を受け付けて実行し、
    前記他のアプリケーションは、前記会議室端末で用いられる会議アプリケーションを含むことを特徴とする、請求項5~9のいずれか1項に記載の通信システム。
  11. 前記会議アプリケーションは、
    会議室の使用開始を受け付ける受付アプリケーションと、
    会議室の利用の開始後に会議中の情報を収集する情報収集アプリケーションと、を含み、
    前記情報収集アプリケーションは、手書きアプリケーション又は録音アプリケーションを含むことを特徴とする、請求項10に記載の通信システム。
  12. 前記設定は、前記他のアプリケーションの表示に関する設定を含み、
    前記表示に関する設定は、会議室の使用開始受付までは、前記受付アプリケーションを会議室端末の最前面に表示させ、会議室の使用開始の受付後には、前記情報収集アプリケーションを最前面に表示する、請求項11に記載の通信システム。
  13. 前記制御は、前記他のアプリケーションの起動及び停止、又は、状態情報の収集である、請求項10~12のいずれか1項に記載の通信システム。
  14. 双方向通信手段を介して通信する情報処理端末と管理手段を有する通信システムが行う通信方法であって、
    前記情報処理端末にインストールされるアプリケーションは、
    前記アプリケーションがインストールされたことを契機に、前記管理手段が前記情報処理端末と通信するための通信情報を前記管理手段に送信するステップを有し、
    前記管理手段は、
    前記情報処理端末から受信した前記通信情報を前記双方向通信手段に登録するステップと、
    接続情報を生成して前記情報処理端末に送信するステップと、を有し、
    前記アプリケーションは前記通信情報と前記接続情報を前記双方向通信手段に送信し、
    前記双方向通信手段が、前記通信情報と前記接続情報を認証し、認証が成功した場合、前記情報処理端末と前記管理手段とを双方向で接続することを特徴とする通信方法。
  15. 双方向通信手段を介して、情報処理端末にインストールされるアプリケーションがインストールされたことを契機に管理装置が情報処理端末と通信するための通信情報を前記管理装置に送信する登録手段を有する情報処理端末と通信する管理装置であって、
    前記情報処理端末から受信した前記通信情報を前記双方向通信手段に登録する登録受付手段、を有し、
    前記登録受付手段は、接続情報を生成して前記情報処理端末に送信し、
    前記登録手段は前記通信情報と前記接続情報を前記双方向通信手段に送信し、
    前記双方向通信手段が、前記通信情報と前記接続情報を認証し、認証が成功した場合、前記情報処理端末と前記管理装置とを双方向で接続することを特徴とする管理装置。
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