JP2021177359A - 予約システム、プログラム、端末装置、利用開始方法 - Google Patents

Abstract

【課題】リソースの利用を開始するために認証のための情報を入力することが不要な予約システムを提供する。【解決手段】予約システムは、予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、会議管理サーバ３０及び登録端末５０を備える。会議管理サーバ３０は、リソースに関する情報をチャットサーバ１０に送信する情報通知部３７を有する。チャットサーバ１０は、通信部１１と、リソースの利用開始を要求する利用開始要求部１８と、を有する。会議管理サーバ３０は、リソースの利用開始を許可する利用管理部３８を有する。【選択図】図６

Description

本発明は、予約システム、プログラム、端末装置、及び、利用開始方法に関する。

ユーザが会議等を行うためのスケジュールの登録や、会議室等のリソースの予約を受け付ける予約システムが知られている。予約システムに登録されるスケジュールや予約を予約イベントという。ユーザは端末装置を情報処理装置と通信させ、端末装置を操作することで予約イベントを登録できる。

一方、予約イベントの登録に際しては複数のユーザのスケジュールをすりあわせる必要があるため、最適な会議のスケジュールの決定を支援する技術が知られている（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１には、会議の開催条件等に応じて会議室の空き状況を検索し、会議開催の候補日時をユーザへメールで送信し、ユーザからのスケジュール調整依頼や調整依頼に対する返答の要求を解釈して、会議開催の日時を調整するシステムが開示されている。

しかしながら、従来の技術では、ユーザがリソースの利用を開始するために認証のための情報を入力する必要があるという問題があった。認証のための情報は、リソースの予約により予約の開始時刻になる前にユーザに配布される。認証のための情報は、ユーザがリソースを使用する権限があることを示す情報である。しかし、利用を開始する際に認証のための情報を、ユーザがメール等から探して入力しなければならなかった。

本発明は、上記課題に鑑み、リソースの利用を開始するために認証のための情報を入力することが不要な予約システムを提供することを目的とする。

上記課題に鑑み、本発明は、リソースの予約を管理する第二の情報処理装置と、端末装置と通信する第一の情報処理装置とを有する予約システムであって、
前記第二の情報処理装置は、前記リソースに関する情報を前記第一の情報処理装置に送信する情報通知部を有し、
前記第一の情報処理装置は、前記第二の情報処理装置から前記リソースに関する情報を受信した場合、利用開始の表示部品を表示する旨を前記端末装置に送信する第一の通信部と、前記端末装置で表示された利用開始の表示部品の押下により送信された利用開始の旨を受信した場合、前記リソースの利用開始を前記第二の情報処理装置に要求する利用開始要求部と、を有し、前記第二の情報処理装置は、前記リソースの利用開始を受け付けることを特徴とする。

リソースの利用を開始するために認証のための情報をユーザが入力することが不要な予約システムを提供することができる。

会議室の利用開始に関する処理の概略について説明する図である。 予約システムの全体的な動作の概略を説明する図の一例である。 予約システムのシステム構成図の一例である。 コンピュータシステムの一例のハードウェア構成図である。 会議室端末、端末装置の一例のハードウェア構成図である。 予約管理サーバ、チャットサーバ、会議管理サーバ、及び、登録端末の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。 端末装置及び会議室端末の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。 ユーザスケジュールＤＢに記憶されているユーザスケジュールを模式的に示す図である。 チャットサーバがチャットアプリと通信する流れを模式的に示す図である。 チャットボットを利用した予約イベントの登録方法と会議室の利用開始を説明するシーケンス図の一例である（その１）。 チャットボットを利用した予約イベントの登録方法と会議室の利用開始を説明するシーケンス図の一例である（その２）。 チャットボットを利用した予約イベントの登録方法と会議室の利用開始を説明するシーケンス図の一例である（その３）。 本実施形態において、チャットボットを利用した予約イベントの登録方法と会議室の利用開始を説明するシーケンス図の一例である（その１）。 本実施形態において、チャットボットを利用した予約イベントの登録方法と会議室の利用開始を説明するシーケンス図の一例である（その２）。 本実施形態において、チャットボットを利用した予約イベントの登録方法と会議室の利用開始を説明するシーケンス図の一例である（その３）。 主催者がチャットアプリを起動後、会議などの予約用のチャットボットを選択した後にチャットページに表示されるメッセージの一例を示す図である。 会議日程調整ボタンが押下されたが未ログインの場合に表示されるメッセージの一例を示す図である。 ログイン後に会議日程調整ボタンが押下された場合、又は、会議日程調整ボタンが押下された後にログインした場合に表示されるメッセージの一例を示す図である。 会議のスケジュール調整においてチャットページに表示されるメッセージを示す図である。 会議のスケジュール調整においてチャットページに表示されるメッセージを示す図である。 会議のスケジュール調整においてチャットページに表示されるメッセージを示す図である。 会議のスケジュール調整においてチャットページに表示されるメッセージを示す図である。 会議のスケジュール調整においてチャットページに表示されるメッセージを示す図である。 会議のスケジュール調整においてチャットページに表示されるメッセージを示す図である。 チャットボットを利用した会議室の利用開始方法を説明するシーケンス図の一例である。

以下、本発明を実施するための形態の一例として、予約システム及び利用開始方法について図面を用いて説明する。

＜チェックイン手順＞
まず、図１を参照して、会議室の利用開始に関する処理の概略について説明する。図１（ａ）はスケジュール調整手順の比較例であり、図１（ｂ）は本実施形態のスケジュール調整手順である。比較例について説明する。

(1)スケジュールを調整するユーザ（以下、主催者という）は、会議に参加する他のユーザ（以下、招集者という）の予定を確認して予定の候補を決定する。しかし、招集者全員の予定を確認して予定の候補を決定するのは容易でない。

(2)また、主催者が予定の候補を招集者にメールなどで提示した後、調整の進捗を確認する作業は負荷が高い。

(3)予定の候補から１つの予定について同意が得られた後、主催者が各招集者の予定を登録する作業は負荷が高い。

(4)また、同意が得られた予定で空いている会議室を主催者が探して予約することも容易でなかった。

次に、本実施形態について説明する。本実施形態ではチャットボットが予約管理サーバと連携して、秘書のようにスケジュールの調整を支援することができる。

(1)主催者は、会議に参加するユーザをチャットボットに通知する。チャットボットは、ユーザのスケジュールを確認して予定の候補を決定する。会議室を使用する会議と使用しない会議があるが、会議室を使用する場合は会議室の空き状況も考慮する。

(2)主催者は、チャットボットか提案する予定の候補から複数の予定の候補を選択し、チャットボットに通知する。

(3)チャットボットは複数の予定の候補を招集者に提示し、適宜、調整の進捗を確認する。チャットボットは複数の予定の候補を仮予約する。

(4)各ユーザから希望する予定が送信されると、チャットボットは多数決などで１つの予定を決定する。また、チャットボットは決定した予定以外の仮予約した予定を削除する（スケジュールを開放する）。

(5)チャットボットは決定した予定を主催者と招集者に送信する。また、チャットボットは予約の開始時刻の所定時間前になると主催者及び招集者に会議識別情報を送信する。この会議識別情報には入室用のボタンが表示されており、主催者又は招集者が入室用のボタンを押下すると会議識別情報がチャットボットに送信される。チャットボットは会議室の予約を管理する会議管理サーバに会議識別情報を送信するので、主催者又は招集者が会議室にチェックインできる。

このように、本実施形態の予約システムは、予約の開始時刻の所定時間前になると主催者及び招集者に会議識別情報が送信され、主催者又は招集者が入室用のボタンを押下すると会議室にチェックインできる。したがって、主催者又は招集者は認証のための情報を入力する必要がない。

＜予約システムの全体的な動作＞
図２を用いて予約システム１００の概略を説明する。図２は予約システム１００の全体的な動作の概略を説明する図の一例である。

Ａ．予約者は自分の端末装置６０を操作してチャットボットを利用して、予約管理サーバ２０と通信し、会議室を予約する。チャットボットを使用しない予約も可能である。会議室を使用しないリモート会議など、会議室を予約しない場合もある。予約管理サーバ２０は汎用のクラウドサービス（Office365、G Suite（いずれも登録商標）等）であるが、予約者が所属する企業などの組織が有する会議室が登録されている。

Ｂ．会議管理サーバ３０は会議室の予約状況に基づいて予約システム１００の全体を制御するサーバである。会議管理サーバ３０は適宜、予約管理サーバ２０と通信して予約情報を取得するので、予約管理サーバ２０と予約情報を同期している。

Ｃ．予約システム１００又は組織側の管理者は会議管理サーバ３０に対し、ユーザの登録、及び、各種の設定を行うことができる。ユーザの登録とは、チャットサーバ１０（slack、Line、Microsoft Teams（いずれも登録商標）等）を使った各種の通知の対象となるユーザを登録することをいう。また、通知は会議管理サーバ３０としてメッセージを送信するチャットボットを介して行われるためチャットサーバが提供するチャットボットも登録される。各種の設定は、会議室端末９０の登録（後述する初期設定）、リマインドのタイミングの設定などである。

Ｄ．会議管理サーバ３０は予約情報における会議の開始時刻の一定時間前になると、予約者に会議の開催をリマインドする。これにより、会議室の空予約を抑制する。また、会議管理サーバ３０は必要に応じてユーザに招待コードを通知する。会議の予約者はリマインドを受信することで会議室にチェックインするための情報（会議識別情報）を端末装置６０に保存する。チェックインとは会議室の利用の開始を会議管理サーバ３０に通知し、許可を得ることである。

Ｅ１．各会議室６の周囲には会議室端末９０が配置されており、定期的にこの会議室で行う会議の予約情報を会議室端末９０がダウンロードしている。会議室端末９０は当日や直近の会議の予定などを表示して会議の参加者に予定を確認させることができる。会議の開始時刻の少し前になると会議室の予約者は会議室６に赴いてチェックインする。例えば、会議識別情報（認証のための情報）を会議室端末９０に入力する、又は、端末装置６０を会議識別情報にかざす（会議識別情報を読み取らせる、通信させるなど）。

Ｅ２．もう１つのチェックイン方法として、端末装置６０をユーザが操作する方法がある。ユーザは端末装置６０に会議識別情報が送信された際に表示される入室ボタンを押下する。

Ｆ．Ｅ１の場合、会議室端末９０はチェックイン要求を会議管理サーバ３０に送信するので、会議識別情報で認証できれば、チェックインできた旨の応答を会議管理サーバ３０から受信する。Ｅ２の場合、会議識別情報は会議室ＩＤと共にチャットサーバ１０を経由して会議管理サーバ３０に送信される。会議識別情報による認証後は同じ処理になる。

会議室端末９０は（会議中）利用中である旨を表示する。会議の開始時刻に対し決まった時刻までにチェックインを知らせる利用開始通知を確認できない場合、会議管理サーバ３０は会議室６の予約を自動キャンセル（会議室が開始時刻から所定時間経過しても利用開始されない場合に予約情報の取り消しを行うこと）して、予約情報に含まれるステータスとしてキャンセル済みを会議室端末９０に送信する。この場合、会議室端末９０は空室である旨を表示するので、任意のユーザが会議室６を利用できる。

Ｇ．会議室端末９０は、会議管理サーバ３０からの要求により電子機器７０を制御する。例えば、会議開始時刻に電源をＯＮし、会議終了時刻に電源をＯＦＦする。こうすることで、会議の参加者による電子機器７０の操作時の利便性を向上できる。

Ｈ．電子機器７０が例えばテレビ会議の機能を有する場合、別の拠点４の電子機器（テレビ会議端末７０ｘ等）と通信して、他拠点と会議を開催できる。なお、アプリが動作するＰＣ７０ｙも電子機器７０と通信できる。予約情報には予め他拠点を示す宛先情報（宛先の通信ＩＤ）が含まれており、電子機器７０は自動でテレビ会議端末７０ｘ及びＰＣ７０ｙと通信できる。

Ｉ．予約者が会議を終了する際、会議室端末９０のボタンを押下してチェックアウトするので、会議室端末９０は次の予約状況を表示する。これにより、任意のユーザが会議室の予約状況を把握できる。チェックアウトとは会議室の利用の終了を会議管理サーバ３０に通知することである。

＜用語について＞
リソースとはある組織等が保有・貸借・管理している資源をいう。組織のリソースとしては、例えば、会議室、及び、備品、装置、人（グループ）、社用車、自転車、駐車場や駐輪場、フリーアドレスやデスク、ブース等の場所、遠隔会議システム、印刷サービスや仕組みなどもリソースとなりうる。リソースのうち移動しにくいものを設備という。本実施形態では説明の便宜上、リソースの一例として会議室という用語を使用する。なおこの他にも、組織外のリソースの例として、各種の電子機器、駐車場、レンタルオフィス、レンタルスタジオ等の場所、レンタルサイクル、レンタカー（シェアリングカー）、ホテル等の宿泊施設、催し物会場・ロッカーなどの貸しスペースや空間など、各種の設備の予約に利用できる。

予約者は会議室を予約した者であり、本実施形態では主催者でもある。参加者は会議への参加者である。参加者には主催者と招集者が含まれる。総称して会議室を利用する者を単にユーザという。

予約とは、リソースを使用することを予め約束することである。予約情報とは予約に関する情報である。予約することで定まる行事や行動を予定という。したがって、予約を予定と称してもよい。予定を日程という場合がある。

また、スケジュールとは時間的な枠組みを意味し、時間割、時刻表、など予定が登録されるベースを言う。ただし、スケジュールと予定の使い分けは日本語で曖昧な部分もあり、適切な意味は文脈で判断されてよい。

仮予約とは、通常の予約と同じである。つまり、予約管理サーバ２０は予約と仮予約を区別しない。本実施形態では、後に予約が削除される可能性があるため、仮予約という用語を使用している。

ボットとは、自動化されたタスクを実行するアプリケーション（プログラム）である。ユーザがテキストや音声を入力すると内容を解析してタスクに応じた情報を提示する。また、ユーザが入力したテキストや音声を受け付け、タスクを実行する。

＜システム構成例＞
図３は、予約システム１００のシステム構成図の一例である。予約システム１００は、主に社外ネットワークＮ２と社内ネットワークＮ１に分けることができる。社内ネットワークＮ１はファイアウォール１０５の内側のネットワークをいい、社外ネットワークＮ２は不特定多数の通信が伝送されるインターネット等のネットワークである。

社外ネットワークＮ２には、予約管理サーバ２０、会議管理サーバ３０、及び１つ以上のチャットサーバ１０が接続されており、各サーバは必要に応じて通信することができる。社外ネットワークＮ２に会議の参加者が操作する端末装置６０が必要に応じて接続されてよい。

予約管理サーバ２０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（第三の情報処理装置の一例）によって実現される。予約管理サーバ２０が提供する設備の予約に関するシステムを予約管理システムという。予約管理サーバ２０はカレンダーシステムを有しており、各種の予定を管理するＷｅｂアプリを提供する。具体的には、例えば以下のような機能を有している。
・予定の登録を受け付け、いつでもどこからでも予約者が確認できる
・予定の30分前など、設定した日時に電子メールで通知する
・一人が複数のカレンダー（仕事用、家庭用など）で予定を管理できる
・同じグループの人とカレンダーを共有する
予約管理サーバ２０はユーザをアカウントで管理する。アカウントとはユーザがサービスを利用する権利のことである。多くのシステムではユーザはアカウントを使用してシステムにログインする。このため、アカウントはシステムがユーザを一意に特定する機能（識別情報の機能）を有している。本実施形態では、予め登録しておいたアカウント（ドメイン）の予約情報を予約管理サーバ２０が会議管理サーバ３０に送信する。あるいは、予約管理サーバ２０のアカウントを指定して会議管理サーバ３０が予約情報を要求することで、会議管理サーバ３０が会議室６の予約情報を予約管理サーバ２０から取得できる。なお、アカウントは例えば電子メール、ＩＤ、電話番号など、ユーザを一意に識別できる情報であればよい。

本実施形態で予定として管理されるのは会議室６の予約であるが、予約管理サーバ２０は会議室６に限られず各種の予定を管理できる。会議室６の他、各種の電子機器のレンタル、駐車場の予約など、レンタルオフィス、レンタルスタジオ、レンタルサイクル、レンタカー、ホテル等の宿泊施設、催し物会場・ロッカーなどの貸しスペースなど、各種の設備の予約に利用できる。

なお、予約管理システムとしては、G Suite（登録商標）、Office365（登録商標）等が知られているが、本実施形態で説明する機能を有する予約管理システムであればよい。

また、本実施形態では、社内ネットワークＮ１の会議室６に関する情報が予約管理サーバ２０に予め登録されている。すなわち、予約システム１００を利用する企業の社内ネットワークにある各会議室６の会議室名、会議室ＩＤ、予約可能時間、各会議室６の定員、及び、予約単位等に応じて予約管理サーバ２０のＷｅｂアプリがカスタマイズされている。したがって、予約システム１００を利用する企業の会議室６と予約情報が結びつけられる。

チャットサーバ１０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。チャットサーバ１０が提供する複数のユーザにおけるテキスト、音声、映像などの情報のリアルタイムな共有システムをチャットシステムという。チャットサーバ１０は端末装置６０に会議室６の予約に関する情報を通知する。本実施形態では運営主体が異なる複数のチャットサーバ１０が含まれてよい。

共有される情報には画像や音声等もありテキストに限られないが、本実施形態では説明の便宜上、通知には主にテキストが用いられるとして説明している。例えば、チャットシステムは、グループ間の音声通話機能を提供してよい。音声通話は１対１でも１対Ｎ（≧２）でもよい。したがって、本実施形態でチャットシステムが会議室６の予約に関する情報を通知する際は、テキストの表示の他、音声メッセージの出力でもよい。なお、チャットシステムとしてはＬＩＮＥ（登録商標。以下、省略する。）、slack、Microsoft Teams（登録商標。以下、省略する。）等が知られているが、チャットボット（事前に決められている処理を実行するプログラム）から１又は複数のユーザに対して通知が可能なチャットシステムであればよい。

チャットサーバ１０も同様にアカウントでユーザを管理するが、原則的に会議管理サーバ３０はチャットサーバ１０のアカウントを意識する必要はない。しかし、会議管理サーバ３０はチャットサーバ１０の任意のアカウントを指定して通知することができる。

会議管理サーバ３０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（第二の情報処理装置の一例）によって実現できる。会議管理サーバ３０は社外ネットワークＮ２に関する処理として、予約管理サーバ２０から会議室６の予約情報を取得し、予約情報に設定されている参加予定者を取得し、設定されているタイミングで参加予定者と対応付けられたチャットサーバ１０のグループ（又は予約者など個別の者）に通知を送信する。また、社内ネットワークＮ１に関する処理として、会議室６へのチェックイン及びチェックアウトを管理したり、予約管理サーバ２０から取得した会議室６の予約情報に基づいて電子機器７０の電源等を制御したりする。

社内ネットワークＮ１には会議室６、参加予定者の作業場所１０１、及び、管理者の作業場所１０２などがあり、参加予定者は各地から社内ネットワークＮ１を介して社外ネットワークＮ２にアクセスできる。社内ネットワークＮ１は例えばＬＡＮ（Local Area Network）である。会議室６、参加予定者の作業場所１０１、及び、管理者の作業場所１０２は同じ企業内のＬＡＮであるとは限らない。

会議室６には会議室端末９０、及び電子機器７０が配置されている。会議室端末９０と電子機器７０は小規模なＬＡＮ又は専用線で通信することができる。電子機器は会議室端末９０を経由することなく社内ネットワークＮ１及び社外ネットワークＮ２に接続できる。会議室端末９０と電子機器７０は無線又は有線のいずれで通信してもよい。なお、社内ネットワークＮ１はファイアウォール１０５の内側にあるため、社外ネットワークＮ２から社内ネットワークＮ１への直接の通信は困難になっている。

会議室端末９０は、会議室６を利用する予約者等の会議の参加者が操作する情報処理端末である。会議室の利用を受け付ける受付端末となる。会議室端末９０は会議室６の机の上に配置されていたり、会議室６の入り口に配置されたり、リソースの周囲（一定距離内）に配置されている。１つの会議室６に会議室端末９０が複数、配置されていてもよい。会議室端末９０は、一般的なＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。

会議室端末９０は会議管理サーバ３０に会議室ＩＤを送信し、当日の会議室６の予約情報などを表示する。また、電子機器７０の電源ＯＮ、ＯＦＦ等の制御情報を会議管理サーバ３０から取得する。これにより、会議室端末９０は電子機器７０の電源をＯＮ及びＯＦＦする。

また、会議室端末９０はチェックイン、チェックアウトなどのための待ち受け画面を表示し、チェックイン又はチェックアウトを会議管理サーバ３０に知らせるために会議管理サーバ３０と通信する。チェックインの際、会議室端末９０は予約者から入力された会議識別情報と予め保持する会議室ＩＤを会議管理サーバ３０に送信するので、会議管理サーバ３０は会議識別情報と会議室ＩＤにより、会議室６を予約した予約者が予約した会議室６を利用することを確認できる。

電子機器７０は会議室６で使用され得る各種のオフィス機器である。例えば、電子黒板、複合機、プロジェクタ、デジタルサイネージ、デジタルカメラ等である。電子黒板とは、タッチパネル付大型ディスプレイを有しユーザが指示した盤面の座標を検出し座標を接続してストロークを表示する。この他、接続されたＰＣの映像を表示したり、他拠点の電子黒板と通信してストロークを同期したりすることができる。なお、電子黒板は、電子情報ボード、電子ホワイトボードと呼ばれる場合もある。

複合機は、コピー機、スキャナ、プリンタ、ファクス送受信などの機能を有し、会議中の資料の印刷や資料のコピー、資料の電子化、資料の送信などに利用される。プロジェクタは画像を投影する装置である。例えば、端末装置６０がディスプレイに表示する映像をスクリーン等に投影することで参加者の間で共有することを可能にする。デジタルサイネージは大型のディスプレイであり任意の静止画又は動画を表示するために使用される。デジタルカメラは紙の資料や電子黒板に表示された資料を各参加者が撮像して保存するために使用される。

参加予定者の作業場所１０１には社内ネットワークＮ１に接続することができる端末装置６０が配置されている。端末装置６０は有線で通信しても無線で通信してもよい。端末装置６０は参加予定者（予約者を含む）が会議室を予約する際に使用される情報処理装置であるが、会議室に持ち込むことも想定されている。参加予定者が携帯する情報処理装置である。

端末装置６０は、一般的なＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。端末装置６０は、例えば、スマートフォン、タブレット端末、ＰＣ(Personal Computer)、ＰＤＡ(Personal Digital Assistant)、ウェアラブルＰＣ（サングラス型、腕時計型など）などである。ただし、通信機能を有しブラウザソフトウェア、又は、チャットサーバ１０若しくは予約管理サーバ２０に専用のアプリケーションソフトウェアが動作すればよい。例えば、カーナビ、ゲーム機、テレビ受像器なども端末装置６０となりうる。

端末装置６０ではチャットサーバ１０に専用のアプリケーションソフトウェア（以下、チャットアプリという）が動作し、更に、予約システム１００に専用のアプリケーションソフトウェア（以下、会議アプリという）が動作する。ただし、これらはブラウザソフトウェアで代用されてよい。

管理者の作業場所１０２には社内ネットワークＮ１に接続することができる登録端末５０が配置されている。登録端末５０は有線で通信しても無線で通信してもよい。登録端末５０は管理者が会議室端末９０に初期設定するための表示端末である。

登録端末５０も端末装置６０と同様の情報処理装置でよい。ただし、主に会議管理サーバ３０に管理者が設定するために使用されるので、チャットアプリや会議アプリはなくてよい。登録端末５０は主にブラウザソフトウェアで会議管理サーバ３０と通信し、Ｗｅｂページを表示する。

＜ハードウェア構成＞
<<会議管理サーバ、予約管理サーバ、チャットサーバ、登録端末のハードウェア構成>>
会議管理サーバ３０、予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、及び、登録端末５０は、例えば図４に示すハードウェア構成のコンピュータシステムにより実現される。図４は本実施形態に係るコンピュータシステム３００の一例のハードウェア構成図である。

図４に示されているように、コンピュータシステム３００は、コンピュータによって構築されており、ＣＰＵ２０１、ＲＯＭ２０２、ＲＡＭ２０３、ＨＤ２０４、ＨＤＤ(Hard Disk Drive)コントローラ２０５、ディスプレイ２０６、外部機器接続Ｉ／Ｆ２０８(Interface)、ネットワークＩ／Ｆ２０９、バスライン２１０、キーボード２１１、ポインティングデバイス２１２、ＤＶＤ−ＲＷ(Digital Versatile Disk Rewritable)ドライブ２１４、メディアＩ／Ｆ２１６を備えている。

これらのうち、ＣＰＵ２０１は、コンピュータシステム３００全体の動作を制御する。ＲＯＭ２０２は、ＩＰＬ等のＣＰＵ２０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１のワークエリアとして使用される。ＨＤ２０４は、プログラム等の各種データを記憶する。ＨＤＤコントローラ２０５は、ＣＰＵ２０１の制御にしたがってＨＤ２０４に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。ディスプレイ２０６は、カーソル、メニュー、ウィンドウ、文字、又は画像などの各種情報を表示する。外部機器接続Ｉ／Ｆ２０８は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。この場合の外部機器は、例えば、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)メモリやプリンタ等である。ネットワークＩ／Ｆ２０９は、通信ネットワークＮを利用してデータ通信をするためのインターフェースである。バスライン２１０は、図４に示されているＣＰＵ２０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

また、キーボード２１１は、文字、数値、各種指示などの入力のための複数のキーを備えた入力手段の一種である。ポインティングデバイス２１２は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動などを行う入力手段の一種である。ＤＶＤ−ＲＷドライブ２１４は、着脱可能な記録媒体の一例としてのＤＶＤ−ＲＷ５１３に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。なお、ＤＶＤ−ＲＷに限らず、ＤＶＤ−Ｒ等であってもよい。メディアＩ／Ｆ２１６は、フラッシュメモリ等の記録メディア５１５に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。

<<会議室端末、端末装置>>
図５は会議室端末９０、端末装置６０の一例のハードウェア構成図である。なお、図５の会議室端末９０又は端末装置６０はタブレット装置又はスマートフォンが想定されている。

会議室端末９０又は端末装置６０は、ＣＰＵ７０１、ＲＯＭ７０２、ＲＡＭ７０３、ＥＥＰＲＯＭ７０４、ＣＭＯＳセンサ７０５、撮像素子Ｉ／Ｆ７０６、加速度・方位センサ７０７、メディアＩ／Ｆ７０９、ＧＰＳ受信部７１１を備えている。

これらのうち、ＣＰＵ７０１は、会議室端末９０又は端末装置６０は全体の動作を制御する。ＲＯＭ７０２は、ＣＰＵ７０１やＩＰＬ等のＣＰＵ７０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ７０３は、ＣＰＵ７０１のワークエリアとして使用される。ＥＥＰＲＯＭ７０４は、ＣＰＵ７０１の制御にしたがって、アプリ等の各種データの読み出し又は書き込みを行う。ＣＭＯＳ(Complementary Metal Oxide Semiconductor)センサ７０５は、ＣＰＵ７０１の制御にしたがって被写体（主に自画像）を撮像して画像データを得る内蔵型の撮像手段の一種である。なお、ＣＭＯＳセンサではなく、ＣＣＤ(Charge Coupled Device)センサ等の撮像手段であってもよい。撮像素子Ｉ／Ｆ７０６は、ＣＭＯＳセンサ７０５の駆動を制御する回路である。加速度・方位センサ７０７は、地磁気を検知する電子磁気コンパスやジャイロコンパス、加速度センサ等の各種センサである。メディアＩ／Ｆ７０９は、フラッシュメモリ等の記録メディア７０８に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。ＧＰＳ受信部７１１は、ＧＰＳ衛星からＧＰＳ信号を受信する。

また、会議室端末９０又は端末装置６０は、遠距離通信回路７１２、ＣＭＯＳセンサ７１３、撮像素子Ｉ／Ｆ７１４、マイク７１５、スピーカ７１６、音入出力Ｉ／Ｆ７１７、ディスプレイ７１８、外部機器接続Ｉ／Ｆ(Interface)７１９、近距離通信回路７２０、近距離通信回路７２０のアンテナ７２０ａ、及びタッチパネル７２１を備えている。

これらのうち、遠距離通信回路７１２は、通信ネットワークを介して、他の機器と通信する回路である。ＣＭＯＳセンサ７１３は、ＣＰＵ７０１の制御にしたがって被写体を撮像して画像データを得る内蔵型の撮像手段の一種である。撮像素子Ｉ／Ｆ７１４は、ＣＭＯＳセンサ７１３の駆動を制御する回路である。マイク７１５は、音を電気信号に変える内蔵型の回路である。スピーカ７１６は、電気信号を物理振動に変えて音楽や音声などの音を生み出す内蔵型の回路である。音入出力Ｉ／Ｆ７１７は、ＣＰＵ７０１の制御にしたがってマイク７１５及びスピーカ７１６との間で音信号の入出力を処理する回路である。ディスプレイ７１８は、被写体の画像や各種アイコン等を表示する液晶や有機ＥＬ(Electro Luminescence)などの表示手段の一種である。外部機器接続Ｉ／Ｆ７１９は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。近距離通信回路７２０は、ＮＦＣ(Near Field Communication)やＢｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）等の通信回路である。タッチパネル７２１は、利用者がディスプレイ７１８を押下することで、会議室端末９０を操作する入力手段の一種である。

また、会議室端末９０又は端末装置６０は、バスライン７１０を備えている。バスライン７１０は、図５に示されているＣＰＵ７０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

＜機能について＞
図６は、予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、会議管理サーバ３０、及び、登録端末５０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。

<<予約管理サーバ>>
予約管理サーバ２０は、通信部２１、予約情報管理部２２、認証部２３、及び、メール処理部２４を有する。予約管理サーバ２０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤ２０４からＲＡＭ２０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。

通信部２１は、会議管理サーバ３０及び端末装置６０と各種の情報を送受信する。予約の受け付けにおいて、通信部２１は端末装置６０から予約を受け付ける場合と、チャットボットから予約を受け付ける場合がある。端末装置６０から予約を受け付ける場合、通信部２１は予約設定画面の画面情報を端末装置６０に送信し、端末装置６０から認証要求や予約の設定を受信する。また、予約情報を会議管理サーバ３０に送信する。

予約情報管理部２２は、ユーザが登録した予約情報を管理する。予約情報管理部２２は会議管理サーバ３０から要求された会議室６の予約情報を予約情報ＤＢ２９１から読み出して、通信部２１を介して会議管理サーバ３０に送信する。あるいは、予約情報が登録（又は変更）されると要求がなくても予約情報を会議管理サーバ３０に送信する。予約管理サーバ２０に予約者が会議室６を予約する方法としては一般的なＷｅｂアプリが使用されるものとする。

認証部２３は認証情報ＤＢ２９２に記憶されている認証情報（例えば、ユーザＩＤとパスワード）に基づいてユーザを認証する。ＩＣカードや生体認証情報で認証してもよい。

メール処理部２４は、ユーザのアカウントに含まれるメールアドレスを使用して、メールサーバを介してユーザに電子メールを送信する。また、ユーザ宛のメールを受信し、ユーザからの要求に対しメールを提供する。メール処理部２４が送信メールサーバ及び受信メールサーバの機能を有していてもよい。

予約管理サーバ２０は記憶部２９を有している。記憶部２９は図４のＲＡＭ２０３及びＨＤ２０４等により実現される。記憶部２９には予約情報ＤＢ２９１（Data Base）、認証情報ＤＢ２９２、及び、ユーザスケジュールＤＢ２９３が記憶されている。

表１は予約情報ＤＢ２９１に記憶されている予約情報の一例を示す。予約情報は会議室６の予約状況を管理するための情報である。予約情報には、予約ＩＤに対応付けて予約者アカウント、会議名、会議室ＩＤ、開始時刻、終了時刻、及び、参加予定者アカウントの各項目が登録されている。予約ＩＤは予約情報の１レコードを識別する識別情報である。ＩＤはIdentificationの略であり識別子や識別情報という意味である。ＩＤは複数の対象から、ある特定の対象を一意的に区別するために用いられる名称、符号、文字列、数値又はこれらのうち１つ以上の組み合わせをいう。予約ＩＤ以外のＩＤについても同様である。予約者アカウントは会議室６を予約した参加予定者のアカウントである。会議名は参加予定者が予め付与されている会議の名称である。会議室ＩＤは社内ネットワークにある会議室６を識別する識別情報である。開始時刻は会議室６が予約された時間帯の始期（会議が開始される時刻）であり、終了時刻は会議室６が予約された時間帯の終期（会議が終わる時刻）である。参加予定者アカウントは会議に参加する予定の参加予定者のアカウントである。なお、表１のアカウントはいずれも予約管理サーバ２０が発行したアカウントである。参加予定者のアカウントと参加予定者アカウントはいずれもユーザ（会議への参加者）を識別するユーザＩＤとなる。

表２は認証情報ＤＢ２９２に記憶されている認証情報の一例を示す。認証情報はユーザ（予約者や参加者）が予約管理サーバ２０にログインするための情報である。ログイン情報は、ユーザＩＤ、及び、パスワードの各項目を有する。認証が成功するとユーザＩＤが正しいものであると見なされるが、このユーザＩＤは予約者又は参加者のアカウントと同じものなので、会議管理サーバ３０はユーザＩＤによりこのユーザが予約者である予約情報又は参加者である予約情報を特定できる。

図８はユーザスケジュールＤＢ２９３に記憶されているユーザスケジュールを模式的に示す。ユーザスケジュールはユーザごとのスケジュールである。例えば、カレンダー上の日付に開始時刻と終了時刻、及び、どのような予定が入っているかが登録されている。

<<チャットサーバ>>
チャットサーバ１０は、通信部１１、テキスト処理部１２、認証部１３、連携部１４、予約受付部１５、予約調整部１６、削除部１７、及び、利用開始要求部１８を有する。チャットサーバ１０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＨＤ２０４からＲＡＭ２０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。

通信部１１は、端末装置６０、予約管理サーバ２０及び会議管理サーバ３０と各種の情報を送受信する（第一の通信部の一例）。端末装置６０から予約イベントの登録に必要な情報を受信する。この予約イベントの登録に必要な情報を予約管理サーバ２０に送信する。また、会議管理サーバ３０から会議室の予約に関する情報、チャットボットを識別する情報（後述するトークンなど）、及び、通知先のグループを特定する情報を受信する。このチャットボットを識別する情報は、会議管理サーバ３０のチャットボットを作成した際に予めチャットサーバ１０からチャットボットの識別情報として通知されている。更に、予約者などの個人のアカウントが指定される場合もある。また、通信部１１は参加予定者が会議室の予約に関する情報を既読した旨、又は、表示された会議室の予約に関する情報に対する参加予定者の応答を会議管理サーバ３０に送信する。

テキスト処理部１２は、会議管理サーバ３０から通知されたチャットボットを識別する情報及び通知先のグループを特定する情報に基づき、チャットボットが発言する情報として、グループに属する参加予定者に会議室６の予約に関する情報を送信する。したがって、通知は参加予定者の数だけ行われる場合と、予約者又は通知先ユーザのみに行われる場合がある。また、特定の通知先にのみ会議室６の予約に関する情報を送信する。

テキスト処理部１２はいわゆるプッシュ通知を行うことができる。仕組みとしては、例えば以下のようなものがある。チャットアプリ６０ａはプッシュ通知用のＩＤ（トークン）を、ＯＳ（Operating System）のメーカが運営するサーバから受け取る。このサーバではトークンとデバイス（端末装置６０）を紐付けておく。チャットアプリ６０ａはトークンとチャットアプリ６０ａのアカウントをチャットサーバ１０に登録しておく。チャットサーバ１０がプッシュ通知を行う場合、チャットアプリ６０ａのアカウントを特定するので紐付いたトークンを特定できる。チャットシステムはトークンを指定して通知内容をＯＳのメーカが運営するサーバに送信する。このサーバはトークンに紐付いたデバイス（端末装置６０）に対しプッシュ通知する。

認証部１３は認証情報ＤＢ１９２に記憶されている認証情報（例えば、ユーザＩＤとパスワード）に基づいてユーザを認証する。ＩＣカードや生体認証情報で認証してもよい。なお、認証はＯＡＵＴＨなどの外部認証を使用してもよい。

連携部１４は、予約管理サーバ２０と通信する。例えば、ユーザのスケジュールや会議室の予約情報を予約管理サーバ２０から取得したり、空きスケジュールを取得したりする。また、予約イベントを登録したり、予約イベントを削除したりする。

予約受付部１５は、端末装置６０のチャットアプリ６０ａと通信して、予約イベントの登録に必要な情報（例えば、会議の日時、メンバー、会議室の有無など）を端末装置６０に要求し、また、端末装置６０から予約イベントの登録に必要な情報を受信する。

予約調整部１６は、ユーザのスケジュールや会議室の予約情報、及び、予約イベントの登録に必要な情報に基づいて、予約イベントを作成する。また、連携部１４を介して作成した予約イベントを予約管理サーバ２０に登録する（仮予約する）。

削除部１７は、連携部１４を介して、予約調整部１６が登録した仮予約のスケジュールを削除する。

利用開始要求部１８は、端末装置６０から会議識別情報と会議室ＩＤを指定して利用開始の要求を受信した場合、会議管理サーバ３０に利用開始要求を送信する。

また、チャットサーバ１０は記憶部１９を有している。記憶部１９は図４のＲＡＭ２０３及びＨＤ２０４等により実現される。記憶部１９にはグループ情報ＤＢ１９１、及び、認証情報ＤＢ１９２が記憶されている。

表３はグループ情報ＤＢ１９１に記憶されているグループ情報の一例を示す。グループ情報は同じグループに属するメンバーのアカウントが登録された情報である。グループ情報には、ワークスペースとチャンネルに対応付けて、メンバーカウント１〜ｎ（表３ではｎ＝４）、及び、ボットアカウントが登録されている。

ワークスペースは企業や部署などの組織を識別するための識別情報である。本実施形態では複数のメンバーがワークスペース（例えばＡ社）に所属している。ワークスペースは例えばＵＲＬであるが、一意性があればよい。更にワークスペースはチャットの目的等に応じた複数のチャンネルを有する。チャンネルは例えば、製品Ａ用のグループ、製品Ｂ用のグループ等、共通する情報が交換されるメンバーの集まりである。チャンネルにはワークスペースに所属するメンバーのうちいずれかのメンバーが所属している。つまり、通知先はワークスペースとチャンネルによって特定される。ただし、通知先の特定方法はチャットシステムによって異なるため、グループを一意に特定できる識別情報が存在すれば、その情報のみでも良いし、３つ以上の情報によって特定されてもよい。

チャンネルは一意性が保証されている。メンバーカウント１〜ｎはチャンネルのメンバーのアカウントであり、このアカウントはチャットサーバ１０により発行されたものである。本実施形態では、会議室６の予約に関する情報を通知するためのメンバーとしてチャットボットが登録される。チャットボットはいわば会議管理サーバ３０の代理人又は架空のメンバーということができる。チャットボットの発言（テキスト）がメンバーカウント１〜ｎの端末装置６０に送信される。

ワークスペースとチャンネルは、会議管理サーバ３０によって管理され、参加者が属するグループを識別するための情報になる。

表４は認証情報ＤＢ１９２に記憶されている認証情報の一例を示す。認証情報はユーザ（予約者や参加者）がチャットサーバ１０にログインするための情報である。ログイン情報は、ユーザＩＤ、及び、パスワードの各項目を有する。認証が成功するとユーザＩＤが正しいものであると見なされる。このユーザＩＤはチャットサーバ１０に固有の情報である場合と、会議管理サーバ３０のユーザＩＤと共通の場合がある。表４は前者の例である。

<<会議管理サーバ>>
会議管理サーバ３０は、通信部３１、情報対応付部３２、予約情報取得部３３、通知判断部３４、制御情報生成部３５、制御情報応答部３６、情報通知部３７、利用管理部３８、認証キー検証部４１、管理制御部４２、及び、予約情報送信部４４、を有する。会議管理サーバ３０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＨＤ２０４からＲＡＭ２０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

通信部３１は、予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、登録端末５０、及び、端末装置６０と各種の情報を送受信する。通信部３１は送信部３１ａと受信部３１ｂを有している。受信部３１ｂは予約管理サーバ２０から予約情報を受信し、会議室端末９０から予約情報の要求を受信する。また、受信部３１ｂは会議室端末９０からチェックイン要求・チェックアウト要求を受信する。また、受信部３１ｂは管理者が操作する登録端末５０からチャットシステムのグループとアカウントの対応付けを受け付ける。送信部３１ａはチャットサーバ１０に会議室の予約に関する情報を送信し、会議室端末９０に予約情報を送信する。

情報対応付部３２は、主に事前の登録作業に関する処理を行う。すなわち、管理者が操作する登録端末５０等からドメインの登録を受けつけ顧客ドメインＤＢ４９５に登録し、登録端末５０等から送信されたチャットシステムのワークスペース及びチャンネルと予約管理サーバ２０のアカウントを対応付けて対応付情報ＤＢ４９１に登録する。

予約情報取得部３３は、予約システム１００を利用する顧客のドメインを指定して（又はアカウントを指定してもよい）予約管理サーバ２０から予約情報を取得して会議管理情報として会議管理情報ＤＢ４９３に登録する。あるいは変更があった予約情報を受信する。したがって、予約管理サーバ２０の予約情報の少なくとも一部の予約情報が会議管理情報ＤＢ４９３に記憶される。予約情報取得部３３は、予約管理サーバ２０が保持する予約情報のうち現在から所定期間未来の予約情報を取得する。所定期間はどのくらい先の会議まで会議室６の予約に関する情報を通知するかによって定まる。

通知判断部３４は、会議管理情報の中に通知する条件を満たす開始時刻の予約があるか否かを判断する。例えば、通知設定ＤＢ４９６を参照し、予約の開始時刻から逆算して設定された日時になると通知すると判断する。本実施形態では開始時刻の直前（例えば１０分等）に通知するとよい。なお、例えばリマインダー用のチャットボット、予約受付用のチャットボット等、役割ごとにチャットボットが分けられている場合、処理に応じてボットを特定する。

情報通知部３７は、通知判断部３４が通知すると判断すると、チャットボットを識別する情報（例えばslackではトークン）及び通知先のグループを特定する情報を指定して会議室６の予約に関する情報を通知することをチャットサーバ１０に要求する。予約情報に登録された会議の参加者が通知先のグループになる場合もある。また、チャットボットは予約の受付やリマインドを行う予約システム用のチャットボットでよい。

なお、通知は何回に分けて行われるが、そのうちの少なくとも１回の通知に会議識別情報を含める。また、開始時刻の直前（例えば１０分等）に通知する会議室６の予約に関する情報には会議識別情報を含めるとよい。会議識別情報は、予約された会議室６を予約した時間帯に参加者が利用する権限を有することを会議管理サーバ３０が確認するための情報である。情報通知部３７は、少なくとも最終的な通知の前に会議識別情報を生成する。なお、会議識別情報は会議識別情報ＤＢ４９４に登録される。

制御情報生成部３５は、会議管理情報を参照して電子機器７０の制御情報を生成し、制御情報を制御情報ＤＢ４９７に登録する。例えば、会議の開始時刻の数分前になると電子機器７０の電源をＯＮする制御情報を生成し、チェックアウトを検出すると電子機器７０の電源をＯＦＦする制御情報を生成する。制御情報は制御情報ＤＢ４９７に記憶される。

制御情報応答部３６は、会議室６の会議室端末９０又は端末装置６０から制御情報があるかどうかの問い合わせを受け付け、制御情報ＤＢ４９７を参照し、会議室６に対応する制御情報を会議室端末９０又は端末装置６０に送信する。

利用管理部３８は、会議室へのチェックイン（利用開始）・チェックアウト（利用終了）を管理する。また、主にチェックイン・チェックアウトに伴う会議のステータスを会議管理情報ＤＢ４９３に登録する。チェックインは、予約ＩＤで特定される会議の開始時刻の５〜１０分前になると認められる。これにより、ステータスが「チェックイン待ち」になる。チェックイン待ちになると、会議室端末９０が送信する会議室ＩＤと会議識別情報、又は、端末装置６０がチャットサーバ１０経由で送信する会議室ＩＤと会議識別情報の組が会議識別情報ＤＢ４９４に登録されている場合にチェックインを許可する。なお、利用管理部３８は、決まった時刻までにチェックインを許可しないと予約をキャンセルする。

認証キー検証部４１は会議室端末９０から送信される認証キーが、会議室設定情報ＤＢ４９８に登録されているものと一致するかどうかにより、会議室端末９０を認証する。したがって、正しい認証キーを有する会議室端末９０しか予約情報を取得できない。

管理制御部４２は会議室ごとに、会議室設定情報ＤＢ４９８に登録されている管理開始フラグがTrueか否かを確認する。管理開始フラグは会議室の管理を開始してよいか否かを示すフラグである。

予約情報送信部４４は、会議室端末９０からの要求に対し、会議管理情報ＤＢ４９３に記憶されている予約情報（会議管理情報）を送信する。ただし、認証キーによる認証が成功し、管理開始フラグがTrueに設定されている必要がある。予約情報送信部４４はＪＳＯＮ形式、ＸＭＬ形式、ＣＶＳ（Comma−Separated Values）形式などで送信すればよい。予約情報は繰り返し送信されるので容量が少ない形式が有利である。

また、会議管理サーバ３０は記憶部４９を有している。記憶部４９は図４のＲＡＭ２０３及びＨＤ２０４等により実現される。記憶部４９には、対応付情報ＤＢ４９１、会議管理情報ＤＢ４９３、会議識別情報ＤＢ４９４、顧客ドメインＤＢ４９５、通知設定ＤＢ４９６、制御情報ＤＢ４９７、及び、会議室設定情報ＤＢ４９８が記憶されている。

表５は対応付情報ＤＢ４９１に記憶されている対応付情報の一例を示す。対応付情報は予約管理システムのアカウントとチャットシステムのグループを対応付ける情報である。対応付情報は、ワークスペース、チャンネル及びメンバーカウント１〜ｎ（表ではｎ＝４）の各項目を有する。ワークスペースとチャンネルは上記のとおりである。メンバーカウント１〜ｎには予約管理サーバ２０が発行した各参加者のアカウントが登録される。また、表５に示すようにチャットシステムのアカウントが登録されてよい。グループに対して通知を行うためには予約管理サーバ２０に対して会議を予約したユーザの予約管理サーバ２０のアカウントと通知先のグループ及びチャンネルを特定するための情報（本実施形態ではワークスペースとチャンネル名）があればよく、必ずしもグループに所属するすべてのメンバーのアカウントが登録されている必要はない。ただし、個人ユーザ宛に通知する場合、それぞれのチャットシステムのアカウント情報が必要なため、表５のように登録されていてもよい。

また、表５はチャットサーバ１０と予約管理サーバ２０とでユーザＩＤなどのアカウントが異なる場合を示している。チャットサーバ１０と予約管理サーバ２０の運営元が同じなどの理由でアカウントが同じ場合、表５がなくてもよい場合がある。

表６は会議管理サーバ３０の会議管理情報ＤＢ４９３が記憶する会議管理情報の一例を示す。会議管理情報ＤＢ４９３には予約情報が記憶されるので、表６では表１の予約情報ＤＢ２９１との相違を説明する。表６の会議管理情報はステータスの項目を有する。ステータスは、予約の状況を意味する。例えば、会議室６の予約に関する情報の通知済み、利用確定、チェックイン待ち、チェックイン済み、チェックアウト済み、又は、キャンセル（取り消し）等の状況が登録される。

表７は会議識別情報ＤＢ４９４に記憶されている会議識別情報管理情報の一例を示す。会議識別情報管理情報は会議室６の予約ごとに会議識別情報を管理する情報である。会議識別情報管理情報は、予約ＩＤ、会議室ＩＤ、及び、会議識別情報の各項目を有する。これらについてはステータスを除き予約情報と同じであり（予約管理サーバ２０から受信した予約情報）、既出であるため説明は省略する。なお、予約ＩＤが登録されているのは、同じ会議室６の予約を識別するためである。

表８は顧客ドメインＤＢ４９５に記憶されている顧客ドメイン情報の一例を示す。顧客ドメイン情報は顧客のドメインと顧客の管理者のアカウントを管理する情報である。顧客ドメイン情報には顧客のドメイン名と顧客の管理者アカウントが対応付けて登録されている。表８の顧客のドメインは予約管理サーバ２０が発行したアカウント（メールアドレス）のドメインである。また、管理者アカウントは、顧客の管理者（代表する）のアカウントである。なお、表８のアカウントは予約管理サーバ２０が発行したものである。

表９は通知設定ＤＢ４９６に記憶されている通知設定情報の一例を示す。通知設定情報は顧客ごとに通知に関する設定を保持する。通知設定情報には、顧客ドメイン名と通知設定が対応付けて登録されている。通知設定には、会議の開始時刻のどのくらい前に、会議室６の予約に関する情報を通知するかのタイミングが設定されている。あるいは決まった日時が設定されていてもよい。また、タイミングは１つである必要はなく、１つの顧客に複数回の通知設定が登録されていてもよい。

表１０は制御情報ＤＢ４９７に記憶されている制御情報の一例を示す。制御情報は会議室６の電子機器７０を制御するための情報である。制御情報は、会議室ＩＤ、及び、制御内容の各項目を有する。制御内容は、電子機器７０の具体的な制御方法である。会議管理サーバ３０は電子機器７０ごとに詳細な制御内容を設定できる。また、制御する時刻が登録されないのは、社外ネットワークの会議管理サーバ３０から会議室端末９０又は端末装置６０に送信することが困難であり、会議室端末９０又は端末装置６０が会議管理サーバ３０にアクセスし、この時、制御情報が生成されていれば制御内容を送信するからである。

表１１は、会議室設定情報ＤＢ４９８に記憶されている会議室設定情報の一例を示す。会議室設定情報は会議室ごとの設定に関する情報である。会議室設定情報は、顧客ＩＤに対応付けて、会議室名称、会議室ＩＤ、会議室端末の状態、認証キー、及び、管理開始フラグの各項目を有する。
・会議室名称は会議の参加者が認識している会議室の一般的な名称であり、例えば会議室の入り口に提示されているものをいう。
・会議室ＩＤは上記のように会議室を一意に識別する識別情報である。簡易的には、会議室ＩＤは予約管理サーバ２０と共通とすることができる。また、変換テーブルを設けることで、予約管理サーバ２０と別に管理者が設定することもできる。
・会議室端末の状態は会議室端末９０の初期設定が終了したか、通信が可能か等を示す。初期設定とは、会議室端末９０が少なくとも最小限の機能を発揮できるように、人が例えば通信に関する設定などを行うことをいう。
接続中：一定期間内に通信が確認できている状態（通信によりセットアップ前又は接続断から接続中に遷移する）
セットアップ前：初期設定の前
接続断：一定期間以上、通信がない状態（接続中から接続断に遷移する）
・認証キーは会議管理サーバ３０が会議室端末９０又は端末装置６０を認証するための認証情報となる。初期設定により認証キーが会議室端末９０に設定される。認証キーは総当たり方式で特定できない程度に長い桁数の数字、アルファベット、記号などの組み合わせである。認証キーは会議管理サーバ３０が決定しても管理者が決定してもよい。
・管理開始フラグは、会議室端末９０の初期設定が終わった後に、会議室の管理を会議管理サーバ３０が開始するか否かを示すフラグ（True：開始する False：開始しない）である。管理開始フラグは管理者が設定する。会議室端末９０が設置されない会議室では管理者が適宜、Trueに設定すればよい。

管理開始フラグがTrueに設定されると、会議管理サーバ３０は会議室の管理の準備が整う。会議管理サーバ３０は管理開始フラグがTrueであり、会議室端末９０又は端末装置６０から予約情報の要求を受信すると、会議室の管理を開始する。これにより、会議室端末９０又は端末装置６０から要求がある場合に予約情報の送信を開始する。

会議室端末９０が会議管理サーバ３０から予約情報を取得すると、会議室端末９０は会議管理サーバ３０との連携を開始する。したがって、連携開始と管理開始は予約情報の要求と予約情報の送信という関連した処理を契機にする。

連携開始又は管理開始により以下の処理が行われる。
・予約情報の表示（チェックイン、チェックアウト、延長、今すぐ利用）
・チェックイン、チェックアウトに連動する電子機器の制御
・予約の自動キャンセル
なお、「延長」は会議室の予約の終了時刻を越えて参加者が予約を延長することをいい、「今すぐ利用」は空室の会議室を任意のユーザが予約なしに利用することをいう。

管理開始フラグがあることで、初期設定が完了してから会議室端末９０の配置までのタイムラグで生じる自動キャンセルなどの不都合を抑制できる。

会議室名称、会議室ＩＤは予め決まっているか、管理者が設定できる。予約管理サーバ２０から送信されたものを使用してよい。会議室端末の状態の初期状態（提供者の設定直後）はセットアップ前であるが、通信の状況によって自動的に遷移する。認証キーは初期設定時に例えば会議管理サーバ３０が採番して設定する。管理開始フラグは管理者要の設定画面などから管理者が設定する。

<<登録端末>>
登録端末５０は、通信部５１、操作受付部５２、及び、表示制御部５３を有する。登録端末５０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤ２０４からＲＡＭ２０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラム（例えばブラウザ）は、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

登録端末５０は、会議管理サーバ３０が提供するＷｅｂページを介して管理者が会議室に関する各種の設定を行うための端末である。この設定の１つに会議室設定情報ＤＢ４９８に登録されている情報を画像コードとして取得し、管理者が会議室端末９０を初期設定する設定がある。なお、初期設定には端末装置６０が使用されてもよい。

通信部５１は、会議管理サーバ３０及び予約管理サーバ２０と各種の情報を送受信する。操作受付部５２は、登録端末５０に対する参加者の各種の操作を受け付ける。表示制御部５３は各種の画面の画面情報を解釈してディスプレイ２０６に表示する。操作受付部５２と表示制御部５３は例えばブラウザの機能を有し、Ｗｅｂアプリを実行できる。

<<端末装置>>
図７は、端末装置６０及び会議室端末９０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。電子機器７０の機能については必要に応じて説明する。

端末装置６０は、通信部６１ａ、操作受付部６１ｂ、表示制御部６１ｃ、チャットアプリ６０ａ、及び、会議アプリ６０ｂを有している。また、チャットアプリ６０ａは、チャット通信部６２、表示部６３、アプリ通信部６４、認証要求部７１、及び、操作受付部７２を有する。会議アプリ６０ｂは、サーバ通信部６５、表示制御部６６、アプリ通信部６７、端末通信部６８、及び、操作受付部６９、を有する。端末装置６０が有するこれら各機能部は、図５に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＥＥＰＲＯＭ７０４からＲＡＭ７０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ７０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。端末装置６０ではチャットアプリ６０ａと会議アプリ６０ｂが動作しているので、プログラムにはチャットアプリ６０ａと会議アプリ６０ｂが含まれる。

通信部６１ａは、会議管理サーバ３０及び予約管理サーバ２０と各種の情報を送受信する。操作受付部６１ｂは、端末装置６０に対する参加者の各種の操作を受け付ける。表示制御部６１ｃは各種の画面の画面情報を解釈してディスプレイ７１８に表示する。操作受付部６１ｂと表示制御部６１ｃは例えばブラウザの機能を有し、Ｗｅｂアプリを実行できる。

チャットアプリ６０ａのチャット通信部６２は、チャットサーバ１０と各種の情報の送受信を行う（第二の通信部の一例）。本実施形態ではチャットサーバ１０から会議室６の予約に関する情報を受信し、既読であること、会議室６が利用される又はキャンセルされるか、等をチャットサーバ１０に通知する。また、チャット通信部６２は、ユーザが入力した予約に必要な情報をチャットサーバ１０に送信する。チャットサーバ１０から送信された会議室６の予約に関する情報、予約に必要な情報の入力を促すメッセージ、入室ボタン等を受信する。

チャットアプリ６０ａの表示部６３は、チャットサーバ１０から送信された会議室６の予約に関する情報、予約に必要な情報の入力を促すメッセージ、入室ボタン等を表示する。例えば、発言元はチャットボットでありチャットボットが入力したかのようにテキスト、スタンプ、画像、動画等を表示する。

チャットアプリ６０ａのアプリ通信部６４は、会議アプリ６０ｂを呼び出すと共に会議識別情報を会議アプリ６０ｂに送信する。チャットサーバ１０は、会議室６の予約に関する情報を通知する際、会議アプリ６０ｂを識別する情報を端末装置６０に送信しているので、チャットアプリ６０ａはＯＳに対し会議アプリ６０ｂを指定し会議識別情報の通知を依頼する。ＯＳは会議アプリ６０ｂを起動することができる。

認証要求部７１は、ユーザにより入力されたユーザＩＤやパスワードを指定して、チャット通信部６２を介して、チャットサーバ１０に認証を要求する。認証が成功すると、記憶部７９にはユーザＩＤ７９１が記憶される。操作受付部７２は、チャットアプリ６０ａに対する各種の操作を受け付ける。なお、認証要求部７１はＯＡＵＴＨなど外部認証装置を利用してもよい。この場合、ユーザＩＤはトークンと呼ばれる。

また、チャットアプリ６０ａは、ＲＯＭ２０２、ＲＡＭ２０３又はＨＤ２０４等により実現される記憶部７９を有している。記憶部７９にはユーザＩＤ７９１が記憶されている。このユーザＩＤは認証要求部７１により認証が成功した場合に保存される。ユーザＩＤ７９１は例えば、チャットサーバ１０におけるユーザのアカウントである。

会議アプリ６０ｂのサーバ通信部６５は会議管理サーバ３０又は予約管理サーバ２０と通信する。サーバ通信部６５は、予約情報を受信したり、チェックイン要求・チェックアウト要求、予約要求を会議管理サーバ３０に送信したりする。また、サーバ通信部６５は予約管理サーバ２０に認証要求を送信する。

会議アプリ６０ｂの表示制御部６６は、会議室端末９０に対して会議識別情報が含まれる画像コード等をディスプレイ７１８に表示する（会議識別情報を手で入力しない場合）。

会議アプリ６０ｂのアプリ通信部６７は、ＯＳを介して、チャットアプリ６０ａから各種の情報（会議室６の予約に関する情報に含まれる会議識別情報等）を取得する。

端末通信部６８は、会議室端末９０がある会議室では会議室端末９０と通信し会議識別情報等を送信する（ただし、手で入力される場合もある）。端末通信部６８は、Bluetooth（登録商標）などの近距離無線通信で会議室端末９０の存在を検出し、会議室端末９０を検出すると会議識別情報を送信する。操作受付部６９は、会議アプリ６０ｂに対する各種の操作を受け付ける。

<<会議室端末>>
会議室端末９０はサーバ通信部９１、端末装置通信部９２、操作受付部９３、表示制御部９４、電子機器通信部９５、端末認証部９６、撮像部９７、デコード部９８、設定記録部９８−２、及び、予約情報要求部９８−３を有する。会議室端末９０が有するこれら各機能部は、図５に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＥＥＰＲＯＭ７０４からＲＡＭ７０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ７０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

サーバ通信部９１は、サーバＵＲＬ９９３を宛先にして会議管理サーバ３０と通信する（第三の通信部の一例）。会議室端末９０は社内ネットワークに存在するため会議管理サーバ３０から会議室端末９０と通信することは困難である。このため、サーバ通信部９１はポーリング（定期的に会議管理サーバ３０と通信する）やＷｅｂＳｏｃｋｅｔなどの通信技術で会議管理サーバ３０と通信する。「会議室端末の状態」が接続中の場合であって、サーバ通信部９１からの通信がない場合、会議室設定情報ＤＢ４９８に接続断が登録される。「会議室端末の状態」がセットアップ前の場合、通信の有無に関係なくセットアップ前のままである。サーバ通信部９１はＨＴＴＰなどの通信プロトコルで通信すればよく、通信プロトコルは特に制限しない。

本実施形態のサーバ通信部９１は予約情報を受信し、チェックイン時に、端末装置通信部９２が端末装置６０から受信した会議識別情報又は手で入力された会議識別情報を会議管理サーバ３０に送信する。また、サーバ通信部９１は会議管理サーバ３０から制御情報を受信する。

端末装置通信部９２は端末装置６０と通信する。本実施形態では会議識別情報等を受信する。電子機器通信部９５は、電子機器７０と通信する。本実施形態ではサーバ通信部９１が受信した制御情報を電子機器７０に送信する。

表示制御部９４はディスプレイ７１８に端末アプリ９０ａが生成する画面を表示する。この画面はチェックイン、チェックアウトなどが可能な待ち受け画面である。操作受付部９３は会議室端末９０に対する各種の操作を受け付ける。

端末認証部９６は、入力された管理者パスワードが正しいか否かに基づいて端末アプリへの管理者のログインを認証する。会議室に配置された会議室端末９０は、不特定の参加者により操作可能であるため、認証機能がないと初期設定を変更されるおそれがあるためである。

撮像部９７とデコード部９８は会議室端末９０の初期設定時、又は、ユーザが画像コードでログインする場合に必要な機能である。設定記録部９８−２は会議室端末９０の初期設定時に必要となる。初期設定に関しては本実施形態では説明されない。

ユーザが画像コードでログインする場合、撮像部９７は端末装置６０が表示する画像コードを撮像する。管理者が会議室端末９０のＣＭＯＳセンサ７１３の画角に画像コードが入るように端末装置６０を操作すると、撮像部９７は画像コードを認識して自動的に画像データを生成する。デコード部９８は、撮像部９７が撮像した画像コードをデコードして会議識別情報を復元する。

予約情報要求部９８−３は、予約情報を取得する定期的なタイミングになるとサーバ通信部９１を介して会議室ＩＤと認証キーを繰り返し会議管理サーバ３０に送信する。この応答として、予約情報要求部９８−３はサーバ通信部９１を介して予約情報を取得する。予約情報は変更があった場合にだけ取得すればよい。タイミングは数秒〜数分ごとの周期である。周期が短い方が早期に予約情報を更新できるが、通信負荷も高くなるため、両者を考量して決定される。本実施形態では例えば３０秒とする。また、サーバ通信部９１を介して少なくとも当日の会議室６の会議管理情報（予約情報）等を受信できる。

また、会議室端末９０は記憶部９９を有している。記憶部９９は図５のＲＯＭ７０２及びＥＥＰＲＯＭ７０４等により実現される。記憶部９９には会議室ＩＤ９９１、認証キー９９２、サーバＵＲＬ９９３、会議室名称９９４、端末ＩＤ９９５、管理者パスワード９９６、及び、電子機器７０のＩＰアドレス９９７が記憶されている。

端末ＩＤ９９５は会議室端末９０の識別情報である。端末ＩＤは１つの会議室で決まった数以上の会議室端末９０が会議管理サーバ３０に接続することを抑制するため、会議管理サーバ３０が会議室端末９０を識別するために使用される。端末ＩＤは例えば端末アプリのＵＵＩＤ（Universally Unique Identifier）、ＭＡＣアドレスなど、一意性があればよい。ＵＵＩＤは特定の管理がなくても全世界で２つ以上のアイテムが同じ値を持つことがない一意な識別子である。

管理者パスワード９９６は端末アプリ９０ａのインストール時又は初回の起動時に管理者が設定する。電子機器７０のＩＰアドレス９９７は必要に応じて管理者が設定する。

＜チャットサーバの補足＞
本実施形態のチャットサーバ１０はチャットサービスを提供するプラットフォーム８１を利用して、端末装置６０と各種の情報を送受信する。チャットサーバ１０はチャットボットが動作するボットサーバ８０とプラットフォーム８１を有している。図６のチャットサーバ１０の機能は主にボットサーバ８０の機能である。ボットサーバ８０には会議管理サーバ３０の運営元がチャットボットの機能を搭載する。プラットフォーム８１はチャットアプリ６０ａによりユーザ同士又はユーザとチャットボットとのチャットを可能にするシステムであり、会議管理サーバ３０とは別に運営される場合が多い。

図９は、チャットサーバ１０がチャットアプリと通信する流れを模式的に示す。チャットボットはチャットアプリ６０ａとボットサーバ８０がＡＰＩ（Application Programming Interface）で連携することで実現される。チャットボットは会議管理サーバ３０の代理のようにメッセージをチャットアプリ６０ａに送信する。例えば、ユーザがチャットボットを選択してチャットアプリ６０ａに入力した情報は、プラットフォーム８１がチャットボットに対応したボットサーバ８０を特定して送信する。ボットサーバ８０にはプラットフォーム８１に対応した受信側ＡＰＩが用意されている。

ボットサーバ８０はチャットアプリ６０ａから送信された情報に応じた処理を行う（第一の情報処理装置の一例）。必要に応じて、会議管理サーバ３０又は予約管理サーバ２０とも通信する。ボットサーバ８０は処理の結果をプラットフォーム８１側の受信側ＡＰＩを介してチャットアプリ６０ａに送信する。

会議管理サーバ３０又は予約管理サーバ２０はチャットボットの識別情報とグループを特定する情報を指定して情報を送信するので、プラットフォーム８１はチャットボットを識別する情報、及び、通知先のグループを特定する情報に基づいてチャットアプリ６０ａに情報を送信できる。

＜会議室の利用開始処理の流れ 比較例＞
次に、図１０を参照して、スケジュール調整と会議室の利用開始の比較例を説明する。図１０は、チャットボットを利用した予約イベントの登録方法と会議室の利用開始を説明するシーケンス図の一例である。適宜、図１２〜図２０の画面例を参照する。なお、図１０では予約に関する作業を行うユーザを主催者、会議に招待されるユーザを招集者という。また、主催者と招集者はいずれも端末装置６０を操作する。また、図１０のＡＰＩ８３はボットサーバ８０が予約管理サーバ２０と通信するためのＡＰＩであり、ボットサーバ８０はＡＰＩ８３を介して予約管理サーバ２０と通信する。このようなＡＰＩ８３としては例えばマイクロソフトのエクスチェンジサーバ（登録商標）が知られている。

S1：主催者はチャットアプリ６０ａに登録されているチャットボットを選択する。チャットアプリ６０ａの操作受付部７２は選択を受け付ける。チャットアプリ６０ａは主催者が所属するワークスペースのチャットボットを表示するので、主催者は予約システム用のチャットボットを選択できる（図１２参照）。

S2：主催者がボットサーバ８０に対し認証されていない場合、ボットサーバ８０の認証部はログインボタンをチャットアプリ６０ａに表示させる（図１３参照）。すなわち、ボットサーバ８０の認証部１３はログインボタンを表示する情報又は信号をチャットアプリ６０ａに送信し、チャットアプリ６０ａの表示部６３がログインボタンを表示する。なお、以下では簡単のため、「ボットサーバ８０が端末装置にログインボタンを表示させる」と記載する。

S3：主催者はログインボタンを押下するので、操作受付部７２は押下を受け付ける。ボットサーバ８０の通信部１１はログインボタンを押下した旨を受信する。

S4：認証１３部は端末装置６０を外部認証装置８２にリダイレクトさせるので、端末装置６０の表示部６３は外部認証装置８２が用意した認証画面を表示する。なお、このような認証方法をＯＡＵＴＨ認証と言うが、認証部１３が直接、認証してもよい。

S5：主催者は外部認証装置の認証情報を端末装置６０に入力する。主催者は、例えば、パスワードとユーザＩＤを入力する。端末装置６０の操作受付部７２は認証情報を受け付け、通信部１１は認証情報を外部認証装置８２に送信する。なお、認証情報の入力は１度だけ行えばよい。端末装置６０はユーザ専用であるのと、認証成功によりトークンが記憶部７９に記憶されるためである。

S6：外部認証装置８２は認証情報を受信して、認証が成功するか否かを判断する。ここでは認証が成功したものとする。外部認証装置８２はトークンを端末装置６０に送信する。トークンはログインしたユーザと対応づけられており、誰がログインしたか、このユーザはどのような処理が可能かを示す。認証チケットと呼ばれる場合がある。

S7：認証が成功したので、ボットサーバ８０の予約受付部１５は会議室のあり、なしの選択ボタンをチャットアプリ６０ａに表示させる（図１７（ａ）参照）。

S8：主催者は会議室を使用する会議か否かをチャットアプリ６０ａに入力する。操作受付部７２は選択（入力）を受け付ける。選択内容はボットサーバ８０に送信される。

S9,S10：会議室ありを主催者が選択した場合、ボットサーバ８０の連携部１４はトークンを指定して、ＡＰＩ８３を介して、会議室フォルダと連絡先フォルダを予約管理サーバ２０に要求する。会議室フォルダとは主催者が予約管理サーバ２０に登録してある会議室のリストが格納されているフォルダである。多くの会議室がある企業では主催者が使用したい会議室を予め登録しておくことで、会議室の選択が容易になる。連絡先フォルダとは主催者がよく連絡する相手として部署や開発グループごとに連絡先（招集者の候補）を登録したフォルダである。

S11,S12：予約管理サーバ２０の通信部２１はトークンで特定される会議室フォルダをボットサーバ８０に送信する。また、トークンで特定される連絡先フォルダをボットサーバ８０に送信する。

S13：ボットサーバ８０の予約受付部１５は「使用したい会議室フォルダを選択してください」というメッセージをチャットアプリ６０ａに表示させる。

S14：また、ボットサーバ８０の予約受付部１５は会議室フォルダの一覧をチャットアプリ６０ａに表示させる。

S15：主催者は使用する会議室フォルダを選択する。操作受付部７２は選択を受け付ける。選択した会議室フォルダはボットサーバ８０に送信される。

S16：ボットサーバ８０の予約受付部１５は選択された会議室フォルダを、リクエストに設定する。このリクエストとは予約管理サーバ２０への空きスケジュールの検索要求である。

S17：次に、ボットサーバ８０の予約受付部１５は会議時間をチャットアプリ６０ａに表示させる。会議時間とは、30分、1時間、2時間など予定が占める時間の長さである。任意の時間を入力できてよい。

S18：主催者は会議時間を選択する。操作受付部７２は選択を受け付ける。選択した会議時間はボットサーバ８０に送信される。

S19：ボットサーバ８０の予約受付部１５は選択された会議時間を、リクエストに設定する。

S20：次に、ボットサーバ８０の予約受付部１５は「会議招集したい人を選択してください」というメッセージをチャットアプリ６０ａに表示させる。

S21：また、ボットサーバ８０の予約受付部１５は連絡先フォルダをチャットアプリ６０ａに表示させる。

S22：主催者は連絡先フォルダを開いて、会議に招集したいユーザを選択する。操作受付部７２は選択を受け付ける。

S23：主催者は選択が終わるとＯＫボタンを押下する。操作受付部７２は押下を受け付ける。選択された招集者はボットサーバ８０に送信される。なお、主催者の識別情報もボットサーバ８０に送信されてよい。主催者のスケジュールも含めてボットサーバ８０が空きスケジュールを決定するためである。

S24：20人以上の招集者が選択された場合、予約受付部１５は「会議招集者は１９人までです」と表示する。なお、20人は一例であるし、このような制限はなくてもよい。

S25：この場合、ボットサーバ８０の予約受付部１５は「会議招集したい人を選択してください」というメッセージをチャットアプリ６０ａに表示させる。したがって、処理はステップS20に戻る。

S26：１９人以下の招集者の選択が終わると、ボットサーバ８０の予約受付部１５は選択された連絡先の一覧を表示し、「○○、××（招集者の名前）の予定を登録します。会議招集者を追加しますか。」というメッセージをチャットアプリ６０ａに表示させる。

S27：主催者が追加（はい）を選択した場合、ボットサーバ８０の予約受付部１５は「参加メンバーを検索します。キーワードを入力してください。」というメッセージをチャットアプリ６０ａに表示させる。キーワードの入力と検索については図１３〜図１６を参照されたい。

S28：主催者はユーザ名の一部などキーワードを入力する。操作受付部７２は入力を受け付ける。入力されたキーワードはボットサーバ８０に送信される。

S29：次に、ボットサーバ８０の予約受付部１５はキーワードをクエリに設定する。クエリとはデータベースからデータを抽出したり操作したりといった処理を行うための命令のことである。

S30−1、S30−2：ボットサーバ８０の連携部１４はトークンを指定して、ＡＰＩ８３を介して関係者情報を予約管理サーバ２０に要求する。関係者情報とは、この主催者の電子メールの送受信の履歴、及び、予め登録されている組織図により特定される、主催者の関係者のリストである。

S31−1、S31−2：予約管理サーバ２０の通信部２１はトークンで特定される関係者情報をボットサーバ８０に送信する。

S32：ボットサーバ８０の予約受付部１５はキーワードで関係者情報を検索する。検索に適合するメンバーが見つかった場合、ボットサーバ８０の予約受付部１５は「メンバーが見つかりました。追加するメンバーを選んでください。」というメッセージをチャットアプリ６０ａに表示させる。なお、検索に適合する関係者情報のみをボットサーバ８０が取得してもよい。この場合、検索は予約管理サーバ２０が行う。

S33：ボットサーバ８０の予約受付部１５は検索に適合した関係者の一覧をチャットアプリ６０ａに表示させる（図１５のＭ６）。

S34：検索に適合するメンバーが見つからなかった場合、ボットサーバ８０の予約受付部１５は「メンバーが見つかりませんでした。参加メンバーを検索します。キーワードを入力してください。」というメッセージをチャットアプリ６０ａに表示させる（図１４のＭ３、Ｍ４）。

S35：処理はステップS27に戻る。

S36：主催者が「追加しない」ボタンを押下した場合、処理はステップS44に進む。

S37：関係者の一覧が表示された場合、主催者は検索に適合した関係者から招集したいユーザを選択する。操作受付部７２は選択を受け付ける（図１５のＭ９）。選択されたユーザはボットサーバ８０に送信される。

S38：また、主催者は追加するか、再検索するかを選択する。操作受付部７２は選択を受け付ける。選択内容はボットサーバ８０に送信される。

S39：主催者が追加（はいボタン）を押下した場合で（図１６のＭ１０）、20人以上の招集者が選択された場合、予約受付部１５は「会議招集者は１９人までです」とチャットアプリに表示させ、追加されたユーザを招集者に追加しない。

S40：招集者の選択が終わると、ボットサーバ８０の予約受付部１５は選択されたユーザの一覧を表示し（図１６のＭ１３）、「○○、××の予定を登録します。会議招集者を追加しますか。」というメッセージをチャットアプリ６０ａに表示させる。

S41：主催者が追加（はい）を選択した場合、処理はステップS27に戻る。

S42：主催者が追加しない（いいえ）を選択した場合、処理はステップS44に進む。

S43：主催者が再検索ボタンを押下した場合、処理はステップS27に戻る。

S44：招集者が定まったので、ボットサーバ８０の予約受付部１５は選択された招集者をリクエストに設定する。

S45：また、ボットサーバ８０の予約受付部１５は予定の検索期間として現在日時から１週間をリクエストに設定する。１週間は一例であり、主催者が任意の期間を設定してよい。

S46−1、S46−2：会議室が必要ない場合、ボットサーバ８０の連携部１４は招集者を指定して、ＡＰＩ８３を介して、空きスケジュールを予約管理サーバ２０から取得する。

S47−1、S47−2：予約管理サーバ２０は複数の招集者がいる場合、複数の招集者に共通の空きスケジュールを、ボットサーバ８０に返す。空きスケジュールは、各ユーザが共通に空いている時間帯から会議時間に基づいて生成されたスケジュールである。

S48：会議室が必要な場合、予約調整部１６は会議室フォルダの会議室を５件ずつに分割する。これは、予約管理サーバ２０の制約によるものであり、分割しなくてもよい。

S49：予約調整部１６は分割した５件の会議室をリクエストに設定する。

S50：ボットサーバ８０の連携部１４は会議室を指定して、ＡＰＩ８３を介して、会議室と、複数の招集者に共通の空きスケジュールを予約管理サーバ２０から取得する。

S51：予約管理サーバ２０は会議室ごとに、会議室と複数の招集者に共通の空きスケジュールを、ボットサーバ８０に返す。

S52：５件ずつ分割された全ての会議室について、会議室と複数の招集者に共通の空きスケジュールを取得すると、予約調整部１６は取得した各会議室の空きスケジュールを結合する。この結合とは１つのファイルにまとめる程度の意味である。

S53：複数の招集者に共通の空きスケジュールがある場合、又は、会議室と複数の招集者に共通の空きスケジュールがある場合、ボットサーバ８０の予約調整部１６は空きスケジュールを現在時刻に近い順にソートする。

S54：そして、予約調整部１６は複数の招集者に共通の空きスケジュール、又は、会議室と複数の招集者に共通の空きスケジュールをチャットアプリ６０ａに表示させる（図１７（ａ）のＭ１６）。

S55：複数の招集者に共通の空きスケジュールがない場合、又は、会議室と複数の招集者に共通の空きスケジュールがない場合、ボットサーバ８０の予約調整部１６は会議時間を変更することを行う。

まず、会議時間が３０分の場合、会議時間を変更できないので、ボットサーバ８０の予約調整部１６は「空き時間が存在しません。」というメッセージをチャットアプリ６０ａに表示させる。

S56：予約調整部１６は、主催者に会議室利用の有無から再度行うように促す。

S57：会議時間が１時間の場合、会議時間を30分に変更できるので、ボットサーバ８０の予約調整部１６は会議時間を30分に変更して、ステップS46−1又はS48に戻り、空きスケジュールを再度、予約管理サーバから取得する。

S58：会議時間が２時間の場合、会議時間を１時間に変更できるので、ボットサーバ８０の予約調整部１６は会議時間を１時間に変更して、ステップS46又はS48に戻り、空きスケジュールを再度、予約管理サーバから取得する。

S59：空きスケジュールがあった場合、主催者は希望の空きスケジュールを選択する。操作受付部７２は選択を受け付ける。希望の空きスケジュールは１つである。希望の空きスケジュールはボットサーバ８０に送信される。

S60：また、主催者は会議名を入力する。操作受付部７２は入力を受け付ける。会議名はボットサーバ８０に送信される。

S61：ボットサーバ８０の予約調整部１６は会議名と希望の空きスケジュールをリクエストに設定する。このリクエストは、予約イベントの登録要求である。

S62−1、S62−2：ボットサーバ８０の連携部１４は、ＡＰＩ８３を介して、招集用ＵＲＬを予約管理サーバ２０に要求する。招集用ＵＲＬは、同じ会議に参加する主催者と招集者の端末装置６０が接続するＵＲＬである。この招集用ＵＲＬに接続した端末装置６０の間で映像や音声が共有される。

S63−1、S63−2：予約管理サーバ２０はＡＰＩ８３を介して、招集用ＵＲＬをボットサーバ８０に返す。

S64：ボットサーバ８０の予約調整部１６は招集ＵＲＬからオプションＵＲＬを作成する。オプションＵＲＬは共通フォルダとして使用される。

S65：予約調整部１６は、予約イベント（招集ＵＲＬ、オプションＵＲＬ、希望の空きスケジュール、招集者の連絡先）をリクエストに設定する。会議室が使用される場合は会議室の識別情報もリクエストに設定される。このリクエストは予約イベントの登録要求である。図１０では予約イベントは１つであるが、後述の図１１では好ましくは複数の予約イベントの候補が登録される。

S66、S67：ボットサーバ８０の連携部１４は、ＡＰＩ８３を介して、予約イベントの候補の登録を予約管理サーバ２０に要求する。予約管理サーバ２０の予約情報管理部２２は会議室の予約を予約情報ＤＢ２９１に、各ユーザのスケジュールの登録をユーザスケジュールＤＢ２９３にそれぞれ登録する。予約情報ＤＢ２９１に登録された予約情報は会議管理サーバ３０と共有される。予約情報ＤＢ２９１では、主催者が予約者、招集者が参加者になる。

S68：予約管理サーバ２０はＡＰＩ８３を介して予約ＯＫをボットサーバ８０に送信する。

S69：ボットサーバ８０の連携部１４は予約ＯＫを受信し、予約受付部１５が予約完了メッセージをチャットアプリ６０ａに表示させる。

S70：予約管理サーバのメール処理部２４は、新しい予約イベントが登録されたので、会議招集メールを招集者に送信する。送信元は主催者でも予約管理サーバ２０でもよい。

S71：各招集者は会議の参加可否をメールで予約管理サーバ２０に返信する。

S72：予約管理サーバのメール処理部２４は、各ユーザの参加状況を電子メールに記述して主催者に送信する。単に返信メールを中継して主催者に送信してもよい。

S73：会議への招待者が辞退した場合は、主催者は再度、会議のスケジュールを設定する。

S74：会議室が予約されている場合、予約管理サーバ２０の通信部２１はユーザのアカウントやドメインを指定して予約イベントが登録された旨を会議管理サーバ３０に送信する。

S75：会議管理サーバ３０の予約情報取得部３３はユーザのアカウントやドメインを指定して予約情報を取得する。予約情報は会議管理情報ＤＢ４９３に記憶される。

S76：会議室が予約されている場合、情報通知部３７は電子メールで会議識別情報を招集者に送信する。なお、電子メールに入室ボタンを表示することは適切でない。電子メールは転送が容易なので、電子メールを受信した第三者が会議室を利用できてしまうためである。

S77：招集者は会議室に赴いて、会議室端末９０に表示されたチェックインボタン（会議室端末９０の入室ボタン）を押下する。会議室端末９０の操作受付部６９は押下を受け付ける。

S78：また、表示制御部９４は会議識別情報の入力画面を表示する。

S78：招集者は電子メールで受信した会議識別情報を入力画面に入力する。操作受付部６９は会議識別情報の入力を受け付ける。

S80：会議室端末９０のサーバ通信部９１は記憶部９９の会議室ＩＤと入力された会議識別情報を会議管理サーバ３０に送信する。会議管理サーバ３０の利用管理部３８は、送信された会議室ＩＤと会議識別情報が、会議識別情報ＤＢ４９４に登録されている場合、利用開始を許可する。これにより、主催者のチェックイン（利用開始）が許可される。

＜会議室の利用開始の流れ＞
次に、図１１を参照して、本実施形態の会議室の利用開始処理を説明する。図１１は、チャットボットを利用した会議室の利用開始方法を説明するシーケンス図の一例である。なお、図１１の説明では図１０との相違を説明する。ステップS1〜S76の処理は図１０と同様でよい。

S81：予約の開始時刻の所定時間前になると、情報通知部３７は予約の受付やリマインドを行う予約システム用のチャットボットの識別情報と、予約情報に登録された会議の参加者（主催者と招集者）を指定して、会議識別情報（認証情報の一例）、予約ＩＤ、会議室ＩＤ及び開始時刻が接近している旨（利用開始の表示部品を表示する旨の一例）を通知する。なお、会議管理サーバ３０とチャットサーバ１０でアカウントが異なる場合、情報通知部３７は対応付情報ＤＢ４９１を参照し、主催者と招集者のアカウントを変換する。なお、主催者のみに入室ボタンを表示させてもよい。情報通知部３７はボットサーバ８０からの要求に応じてこれらを送信してもよい。

S82：ボットサーバ８０は主催者及び招集者の端末装置６０に、チャットボットの識別情報で特定されるチャットボットの発言として開始時刻が接近している旨を表示させる。なお、端末装置６０では、開始時刻が接近している旨と共に入室ボタン（表示部品の一例）が表示される。会議管理サーバ３０から開始時刻が接近している旨を受信しなくても、ボットサーバ８０側で開始時刻と現在時刻を比較して、差が所定時間未満の場合に開始時刻が接近している旨を表示させてもよい。

S83：主催者は入室ボタンを押下する（図１８（ａ）のＭ２３参照）。端末装置６０の操作受付部７２は押下を受け付ける。入室ボタンが押下された旨（利用開始の旨の一例）はボットサーバ８０に送信される。

S84：ボットサーバ８０の利用開始要求部１８は会議識別情報と会議室ＩＤを指定して入室要求を会議管理サーバ３０に送信する。

S85：会議管理サーバ３０の利用管理部３８は、送信された会議室ＩＤと会議識別情報が、会議識別情報ＤＢ４９４に登録されている場合、利用開始を許可する。これにより、主催者のチェックインが許可される。なお、直前の会議が進行中の場合は、チェックインは許可されない。この場合は、直前の会議がチェックアウトされると、チェックインが許可される。

S86：チャットボット経由の入室が許可されない場合、又は、ユーザが入室ボタンを使用しない場合も、情報通知部３７はチャットボットの識別情報及び主催者と招集者を指定して会議識別情報、予約ＩＤ、会議室ＩＤ及び開始時刻が接近している旨を通知する。

S87〜S90：図１０のステップS77〜S80と同様でよい。

＜端末装置が表示する画面例＞
以下では、図１１のシーケンス図で端末装置６０が表示する画面例を説明する。

図１２は、主催者がチャットアプリ６０ａを起動後、会議などの予約用のチャットボットを選択した後にチャットページに表示されるメッセージＭ１の一例である。チャットアプリ６０ａの起動時には、他ユーザや企業の各種のボットが一覧表示される。主催者は会議などの予約用のチャットボットを選択する。選択によりボットサーバ８０の予約受付部１５が図１２のメッセージＭ１をチャットアプリ６０ａに表示させる。

メッセージＭ１は、メニューとして会議室予約ボタン２２１、会議日程調整ボタン２２２、及び、ヘルプボタン２２３を有している。会議室予約ボタン２２１は会議室を予約するボタンであり、会議日程調整ボタン２２２は招集者のスケジュールを考慮して会議の日程を調整するボタンである。本実施形態では会議日程調整ボタン２２２が押下される。

図１３は会議日程調整ボタン２２２が押下されたが未ログインの場合に表示されるメッセージＭ２の一例である。メッセージＭ２は、外部認証装置にユーザがログインしていない場合に表示される。メッセージＭ２はログインボタン２２４を有しており、ログインボタン２２４の押下で端末装置６０が外部認証装置にリダイレクトされる。

図１４はログイン後に会議日程調整ボタン２２２が押下された場合、又は、会議日程調整ボタン２２２が押下された後にログインした場合に表示されるメッセージの一例である。メッセージＭ３は、「参加メンバーを検索します。キーワードを入力してください。」である。参加メンバーは招集者を意味し、キーワードは主にユーザ名の全体や一部である。

主催者はメンバー（招待したい人）の名前（キーワード）を入力する。メッセージＭ３に対し主催者はキーワードとして「ＡＢＣさん」を入力した。キーワードが入力されるか、主催者が検索開始の操作を行うと、招集者の候補が検索される。キーワードに適合するユーザがいない場合は、エラーを知らせるメッセージＭ４として「メンバーが見つかりませんでした。」が表示される。この場合は、再度、メッセージＭ３「参加メンバーを検索します。キーワードを入力してください。」が表示される。

キーワードに適合するユーザがいた場合は、メッセージＭ５に示す、ユーザ名が表示される。

図１５は、会議のスケジュール調整においてチャットページに表示されるメッセージＭ６〜Ｍ９を示す。メッセージＭ６はキーワードに適合した場合のメッセージとしてユーザ名を示す。ここでは３人のユーザ名が表示されている。各ユーザ名の下には追加ボタン２２５が表示されている。追加ボタン２２５は、主催者がユーザを招集者に追加するためのボタンである。

主催者が追加ボタン２２５を押さずにキーワードを入力した場合、メッセージＭ７「もう一度検索しますか？」が表示される。また、現在の参加メンバーがいる場合は参加メンバーのリストが表示される。メッセージＭ７ははいボタン２２６といいえボタン２２７を有し、主催者がはいボタン２２６を押下すると、メッセージＭ８「参加メンバーを検索します。キーワードを入力してください。」が表示される。

主催者はメンバー（招待したい人）の名前（キーワード）を入力する。主催者はキーワードとして「ＤＥＦさん」を入力した。キーワードが入力されるか、主催者が検索開始の操作を行うと、招集者の候補を含むメッセージＭ９が表示される。メッセージＭ９は追加ボタン２２８を有している。

図１６は会議のスケジュール調整においてチャットページに表示されるメッセージＭ１０〜Ｍ１３を示す。追加ボタン２２８が押下されるとメッセージＭ１０が表示される。メッセージＭ１０は「追加しました。更にメンバーを追加しますか？現在のメンバー「ＤＥＦ」」である。メッセージＭ１０ははいボタン２２９といいえボタン２３０を有している。

主催者がはいボタン２２９を押下すると、メッセージＭ１１〜Ｍ１３に示すように、メンバーの検索、参加メンバーへの追加が可能になる。メッセージＭ１１〜Ｍ１３の表示処理は図１４、図１５と同様でよい。

図１７（ａ）は会議のスケジュール調整においてチャットページに表示されるメッセージＭ１３〜Ｍ１６を示す。メッセージＭ１３でいいえボタン２３２が押下されると、メッセージＭ１４が表示される。メッセージＭ１４は「会議室も一緒に予約しますか？」である。メッセージＭ１４ははいボタン２３３といいえボタン２３４を有している。

主催者がはいボタン２３３を押下すると、メッセージＭ１５が表示される。メッセージＭ１５は「検索日時の条件を選択してください」である。検索日時の条件として、「今から３０分」ボタン２３５、「今から６０分」ボタン２３６、「今日のどこか３０分」ボタン２３７、「今日のどこか６０分」ボタン２３８、「日にち指定」ボタン２３９、画面スライドボタン２４０を有する。これらは図１０のシーケンス図の会議時間の一例である。

主催者が例えば、「今から３０分」ボタン２３５を押下すると、ボットサーバ８０が今から３０分、空いている会議室を検索する。空いている会議室があればメッセージＭ１６が表示される。メッセージＭ１６は空いていた会議室と、「ここにする」ボタン２４１を有する。

図１７（ｂ）はメッセージＭ１７、Ｍ１８を示す。画面スライドボタン２４０が押下された場合、メッセージＭ１７が表示される。メッセージＭ１７は「検索日時の条件を選択してください。」と詳細指定ボタン２４２を有する。

詳細指定ボタン２４２が押下されるとメッセージＭ１８が表示される。メッセージＭ１８は、「会議を開催する予定の日付を入力してください。例）１２０２ or ２０２０１２０２」である。

図１８（ａ）は会議のスケジュール調整においてチャットページに表示されるメッセージＭ１９〜Ｍ２５を示す。メッセージＭ１６の「ここにする」ボタン２４１を主催者が押下すると、メッセージＭ１９が表示される。メッセージＭ１９は「以下で予約します。よろしいですか？（場所未定） ０４月０３日 １７時３０分〜１８時００分」である。メッセージＭ１９ははいボタン２４３といいえボタン２４４を有している。

主催者がはいボタン２４３を押下すると、図１８（ｂ）に示すように、参加メンバーにスケジュールが通知される。図１８（ｂ）は招集者の端末装置６０が表示するメッセージＭ２１を示す。メッセージＭ２１は予約されたスケジュールを表示する。メッセージＭ２１は承認ボタン２４５を有する。招集者が承認ボタン２４５を押下すると、ボットサーバ８０に承認した旨が送信される。

ボットサーバ８０は承認した旨を受信すると、メッセージＭ２０を主催者のチャットアプリ６０ａに表示させる。メッセージＭ２０は「会議を予約しました。予約名：Ｍｅｅｔｉｎｇ」である。

会議の予約時刻の所定時間前になると、メッセージＭ２３が表示される。メッセージＭ２３は「入室可能になりました。入室しますか。」である。メッセージＭ２３ははいボタン２５１といいえボタン２５２を有する。主催者ははいボタン２５１を押下することで、チェックインすることができる。はいボタン２５１が入室ボタンである。

なお、後述する図２０に示すように画像コードとメッセージＭ２３の両方を表示してもよい。いいえボタン２５２は押下されても利用管理部３８は自動キャンセル時刻まで保留する。入室が優先されるためである。あるいは、いいえボタン２５２が押下されると、会議をキャンセルするか主催者に問い合わせるメッセージを端末装置６０が表示してもよい。キャンセルの場合、予約管理サーバ２０のスケジュールが削除され、他の参加者に通知される。

主催者がはいボタン２５１を押下した場合、メッセージＭ２４「入室しました」が表示される。更に、招集者がはいボタン２５１を押下した場合、メッセージＭ２５「参加者の○○さんが入室されました。」が表示される。主催者がいいえボタン２５２を押下した場合、メッセージＭ２６「会議をキャンセルして参加者に通知しますか？」が表示される。いいえボタン２５２が保留されていた場合に他の参加者が先に入室した場合に表示されるメッセージである。この場合、メッセージＭ２３のはいボタン、いいえボタンは押下できなくなる。いいえボタン２５２が押下されたが保留されている場合、利用管理部３８はいいえボタンの押下を破棄する。

図１９はメッセージＭ１の会議室予約ボタン２２１が押下された場合に表示されるメッセージＭ２２を示す。ここでは会議室フォルダが作成されていないために、メッセージＭ２２が表示されている。メッセージＭ２２は、「会議室が見つかりませんでした。予約管理サーバの連絡先フォルダにお気に入り会議室のリストを作成してください。」である。メッセージＭ２２は、会議室予約ボタン２２１、会議日程調整ボタン２２２、及び、ヘルプボタン２２３を有している。

図２０は、会議の予約時刻の所定時間前に送信されるチェックイン用の画像コード２５０を示す。画像コード２５０には会議識別情報がコード化されている。画像コード２５０は図１８（ａ）のメッセージＭ２３の代わりに表示される。主催者は画像コードを会議室端末９０に読み取らせることでチェックインできる。図２０の画像コード２５０をメッセージＭ２３と共に表示してもよい。

＜＜ユーザが任意のタイミングで入室ボタンを表示＞＞
図１１のように所定時間前に自動で入室ボタンが表示される他、主催者が任意のタイミングで端末装置６０に入室ボタンを表示できる。

図２１は、チャットボットを利用した会議室の利用開始方法を説明するシーケンス図の一例である。なお、図２１の説明では図１０との相違を説明する。ステップS1〜S76の処理は図１０と同様であるため省略した。

S101：主催者が入室ボタンの表示操作を端末装置６０に行う。種々の表示操作が考えられるが、例えば、ユーザはステップS68の予約ＯＫで表示されるメッセージＭ２０を長押しするなどして、表示されたメニューから入室ボタンの表示操作を行う。端末装置６０の操作受付部７２は操作を受け付ける。入室ボタンの表示要求がボットサーバ８０に送信される。

S102：ボットサーバ８０の通信部１１は、トークンと予約ＩＤを指定して会議管理サーバ３０に入室ボタンを要求する。

S103：会議管理サーバ３０の情報通知部３７はトークン（ユーザＩＤ）で特定されるユーザが、予約ＩＤで特定される予約情報の予約者か否かを判断する。予約者である場合、入室ボタンをボットサーバ８０に送信する。チャットボットの識別情報は予約システム用のもので、送信先はトークンで特定されている。この判断をボットサーバ８０側で行ってもよい。

このように、主催者が登録した予約イベントに限って入室ボタンが表示されるので、セキュリティを向上できる。招集者に利用開始ボタンの表示を認めてもよい。

S104〜S107：図１１のステップS82〜S85と同様でよい。ただし、主催者が登録した予約情報がチェックイン待ちになっていないと、会議識別情報の認証が成功しても入室は許可されない。

＜主な効果＞
以上説明したように、本実施形態の予約システムは、予約の開始時刻の所定時間前になると主催者及び招集者に会議識別情報が送信され、主催者又は招集者が入室用のボタンを押下すると会議室にチェックインできる。したがって、主催者又は招集者は認証のための情報を入力する必要がない。また、主催者は任意のタイミングで入室用のボタンを表示させることができる。

＜その他の適用例＞
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。

例えば、本実施形態では主にメッセージとしてテキストデータを会議室端末９０が表示しているが、端末装置６０はメッセージと共に又はメッセージなしに、アイコン、写真やアバター、動画等を表示してもよい。

会議管理サーバ３０は複数、存在してもよいし、会議管理サーバ３０の機能が複数のサーバに分散されていてもよい。また、予約管理サーバ２０と会議管理サーバ３０が一体でもよい。

本実施形態に記載された装置群は、本明細書に開示された実施形態を実施するための複数のコンピューティング環境のうちの１つを示すものにすぎない。ある実施形態では、会議管理サーバ３０は、サーバクラスタといった複数のコンピューティングデバイスを含む。複数のコンピューティングデバイスは、ネットワークや共有メモリなどを含む任意のタイプの通信リンクを介して互いに通信するように構成されており、本明細書に開示された処理を実施する。

また、本実施形態の予約システム１００はＷｅｂサービスとも称することができる。Ｗｅｂサービスとはインターネット関連技術を応用して提供される各種のサービスである。例えば、会議室貸し出しサービス、各種のレンタルサービスが挙げられる。Ｗｅｂサービスを利用するシステムを利用システムという。

また、以上の実施例で示した図６、図７などの構成例は、予約システム１００の処理の理解を容易にするために、主な機能に応じて分割したものである。しかし、各処理単位の分割の仕方や名称によって本願発明が制限されることはない。予約システム１００は、処理内容に応じて更に多くの処理単位に分割することもできる。また、１つの処理単位が更に多くの処理を含むように分割することもできる。

上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたASIC(Application Specific Integrated Circuit)、DSP（digital signal processor）、FPGA（field programmable gate array）や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。

１０ チャットサーバ
２０ 予約管理サーバ
３０ 会議管理サーバ
６０ 端末装置
１００ リソース予約システム

特開２０００−２９９３９号公報

Claims (11)

1. 予約されたリソースの利用に関する処理を行う第二の情報処理装置と、端末装置と通信する第一の情報処理装置とを有する予約システムであって、
   前記第二の情報処理装置は、
   前記リソースに関する情報を前記第一の情報処理装置に送信する情報通知部を有し、
   前記第一の情報処理装置は、
   前記第二の情報処理装置から前記リソースに関する情報を受信した場合、利用開始の表示部品を表示する旨を前記端末装置に送信する第一の通信部と、
   前記端末装置で表示された利用開始の表示部品の押下により送信された利用開始の旨を受信した場合、前記リソースの利用開始を前記第二の情報処理装置に要求する利用開始要求部と、を有し、
   前記第二の情報処理装置は、前記リソースの利用開始を受け付けることを特徴とする予約システム。
2. 前記第二の情報処理装置の前記情報通知部は、
   予約の開始時刻の所定時間前に、前記リソースに関する情報として前記リソースの利用開始のための認証情報を前記第一の情報処理装置に送信し、
   前記第一の情報処理装置の前記第一の通信部は、利用開始の表示部品を表示する旨及び前記認証情報を前記端末装置に送信し、
   前記利用開始要求部は、前記端末装置から前記利用開始の旨と前記認証情報を受信した場合、前記認証情報を指定して前記リソースの利用開始を前記第二の情報処理装置に要求し、
   前記第二の情報処理装置は、前記認証情報が対応づけられたリソースの利用開始を受け付けることを特徴とする請求項１に記載の予約システム。
3. 前記第一の情報処理装置は、
   前記端末装置から前記リソースの予約を受け付けた場合、前記リソースのユーザに関する情報と共に前記リソースの予約を第三の情報処理装置に要求する予約調整部を有し、
   前記端末装置からユーザの識別情報を指定して前記利用開始の表示部品の表示を要求された場合、前記ユーザの識別情報を前記第二の情報処理装置に要求し、
   前記第二の情報処理装置は、
   前記第三の情報処理装置から前記リソースのユーザに関する情報と共に前記リソースの予約情報を取得し、
   前記リソースのユーザに関する情報に前記ユーザの識別情報が含まれる場合、前記情報通知部が前記リソースに関する情報を前記第一の情報処理装置に送信し、
   前記第一の情報処理装置の前記第一の通信部は、前記第二の情報処理装置から前記リソースに関する情報を受信した場合、前記利用開始の表示部品を表示する旨を前記端末装置に送信することを特徴とする請求項１又は２に記載の予約システム。
4. 前記端末装置を、
   前記利用開始の表示部品を表示する旨を前記第一の情報処理装置から受信した場合、前記リソースの利用開始を受け付ける表示部品を表示する表示部と、
   前記表示部品が押下された場合、前記リソースの利用開始を受け付ける操作受付部と、
   前記操作受付部が前記リソースの利用開始を受け付けた場合、前記利用開始の旨を前記第一の情報処理装置に送信する第二の通信部、
   として機能させるためのプログラムを有することを特徴とする請求項２に記載の予約システム。
5. 前記第二の情報処理装置の前記情報通知部は、予約の開始時刻の所定時間前に、前記認証情報がコード化された画像コードを前記第一の情報処理装置に送信し、
   前記第一の情報処理装置の前記第一の通信部が、前記第二の情報処理装置から受信した前記画像コードを前記端末装置に送信し、
   前記リソースの周囲に配置された情報処理端末は、
   前記端末装置が表示した前記画像コードを撮像する撮像部と、
   前記撮像部が撮像した画像コードから前記認証情報を復元するデコード部と、
   前記デコード部がデコードした前記認証情報を前記第二の情報処理装置に送信する第三の通信部と、を有し、
   前記第二の情報処理装置は前記認証情報が対応づけられたリソースの利用開始を受け付けることを特徴とする請求項４に記載の予約システム。
6. 前記表示部は、前記画像コードを表示することを特徴とする請求項５に記載の予約システム。
7. 前記表示部は、前記リソースの利用開始を受け付ける前記表示部品及び前記画像コードを表示することを特徴とする請求項５又は６に記載の予約システム。
8. 前記第二の情報処理装置は、
   前記端末装置が表示した前記表示部品の押下により、前記端末装置から利用開始しない旨を受信した場合、予約を自動的にキャンセルするタイミングまで利用開始しない旨を保留しておき、
   他の前記端末装置から前記リソースの利用開始の旨が送信された場合、利用開始しない旨を破棄することを特徴とする請求項１〜７のいずれか１項に記載の予約システム。
9. リソースの予約を管理する第二の情報処理装置と通信し、
   前記第二の情報処理装置から前記リソースに関する情報を受信した場合、利用開始の表示部品を表示する旨を端末装置に送信する第一の通信部と、
   前記端末装置で表示された利用開始の表示部品の押下により送信された利用開始の旨を受信した場合、前記リソースの利用開始を前記第二の情報処理装置に要求する利用開始要求部と、を有する第一の情報処理装置と通信する端末装置を、
   前記利用開始の表示部品を表示する旨を前記第一の情報処理装置から受信した場合、前記リソースの利用開始を受け付ける表示部品を表示する表示部と、
   前記表示部品が押下された場合、前記リソースの利用開始を受け付ける操作受付部と、
   前記操作受付部が前記リソースの利用開始を受け付けた場合、前記利用開始の旨を前記第一の情報処理装置に送信する第二の通信部、
   として機能させるためのプログラム。
10. リソースの予約を管理する第二の情報処理装置と通信し、
    前記第二の情報処理装置から前記リソースに関する情報を受信した場合、利用開始の表示部品を表示する旨を端末装置に送信する第一の通信部と、
    前記端末装置で表示された利用開始の表示部品の押下により送信された利用開始の旨を受信した場合、前記リソースの利用開始を前記第二の情報処理装置に要求する利用開始要求部と、を有する第一の情報処理装置と通信する端末装置であって、
    前記利用開始の表示部品を表示する旨を前記第一の情報処理装置から受信した場合、前記リソースの利用開始を受け付ける表示部品を表示する表示部と、
    前記表示部品が押下された場合、前記リソースの利用開始を受け付ける操作受付部と、
    前記操作受付部が前記リソースの利用開始を受け付けた場合、前記利用開始の旨を前記第一の情報処理装置に送信する第二の通信部と、
    を有することを特徴とする端末装置。
11. リソースの予約を管理する第二の情報処理装置と、端末装置と通信する第一の情報処理装置とを有する予約システムが行う利用開始方法であって、
    前記第二の情報処理装置が、前記リソースに関する情報を前記第一の情報処理装置に送信するステップと、
    前記第一の情報処理装置は、
    第一の通信部が、前記第二の情報処理装置から前記リソースに関する情報を受信した場合、利用開始の表示部品を表示する旨を前記端末装置に送信するステップと、
    利用開始要求部が、前記端末装置で表示された利用開始の表示部品の押下により送信された利用開始の旨を受信した場合、前記リソースの利用開始を前記第二の情報処理装置に要求するステップと、
    前記第二の情報処理装置は、前記リソースの利用開始を受け付けるステップと、
    を有することを特徴とする利用開始方法。

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