JP2000029939A

JP2000029939A - スケジュール管理支援装置及びそのスケジュール管理支援方法並びにその制御プログラムを記録した記録媒体

Info

Publication number: JP2000029939A
Application number: JP10199395A
Authority: JP
Inventors: Noriko Ito; 紀子伊東
Original assignee: NEC Corp
Current assignee: NEC Corp
Priority date: 1998-07-15
Filing date: 1998-07-15
Publication date: 2000-01-28

Abstract

(57)【要約】【課題】ユーザが返答するまでにかかる時間を考慮す
ることなく、またユーザに対して多大な負担を与えるこ
となく、最適な会議日程を決定可能なスケジュール管理
支援装置を提供する。【解決手段】調整情報記憶部３１は会議の開催条件や
予約予定の会議室の候補及び会議参加予定者に送付した
調整依頼の情報等の組合せを格納する。調整処理計画部
３２は会議室予約システム５に会議室の空き状況を検索
依頼し、その結果と会議開催日の範囲と会議開催時刻と
の範囲から会議開催の候補日時の候補を選ぶ。メール生
成部３４は調整情報記憶部３１の情報からユーザへのメ
ールを生成する。調整処理実行部４はユーザからのスケ
ジュール調整依頼や調整依頼に対する返答の要求を解釈
し、ユーザの要求に対応する調整処理の生成や再生成の
依頼を調整処理計画部３２に送信し、その結果をメール
生成部３４へ送信する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明はスケジュール管理支
援装置及びそれに用いるスケジュール管理支援方法並び
にその制御プログラムを記録した記録媒体に関し、特に
複数のユーザ間で会議開催のためのスケジュール調整を
行うスケジュール管理支援方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、この種のスケジュール管理支援方
法では、オフィス内にクライアント・サーバシステムや
メールシステム等が構築されている場合、クライアント
コンピュータ利用者夫々のスケジュールを管理するため
のソフトウェアをサーバコンピュータで動作させ、この
ソフトウェアによって同一グループ内のメンバのスケジ
ュールを調整している。

【０００３】また、オフィス内にクライアント・サーバ
システムやメールシステム等が構築されていない場合に
は、電話やファクシミリ（ＦＡＸ）、及び電子メール等
のやりとりによってメンバのスケジュールが調整されて
いる。これらのスケジュール調整を行う方法では、会議
室等を用いる場合に、その会議室等の空き状況も考慮し
てメンバのスケジュールを調整する必要がある。

【０００４】上記のクライアント・サーバシステムでは
サーバコンピュータに会議室を予約管理するソフトウェ
アが備えられており、会議室の空き状況を考慮しながら
会議日程を決定することが可能である。

【０００５】この会議室を予約管理するソフトウェアの
処理動作について、図７参照して説明する。まず予約要
求が入力されると（図７ステップＳ５１）、サーバコン
ピュータ（図示せず）はその予約要求に対応する会議室
を、会議室の予約状況を蓄積する会議室予約状況記憶領
域（図示せず）から検索する（図７ステップＳ５２）。

【０００６】サーバコンピュータはその検索結果から予
約が可能か否かを判定し（図７ステップＳ５３）、予約
が可能であれば会議室予約状況記憶領域に予約データを
格納し（図７ステップＳ５４）、要求成功のメッセージ
を要求元に返信する（図７ステップＳ５５）。サーバコ
ンピュータは予約が可能でなければ、要求失敗のメッセ
ージを要求元に返信する（図７ステップＳ５９）。

【０００７】また、予約のキャンセル要求が入力される
と（図７ステップＳ５６）、サーバコンピュータはその
キャンセル要求に対応する会議室を会議室予約状況記憶
領域から検索する（図７ステップＳ５７）。

【０００８】サーバコンピュータはその検索結果から対
応する予約があるかどうかを判定し（図７ステップＳ５
８）、対応する予約があればその予約を会議室予約状況
記憶領域から消去した後に、要求成功のメッセージを要
求元に返信する（図７ステップＳ５５）。サーバコンピ
ュータは対応する予約がなければ、要求失敗のメッセー
ジを要求元に返信する（図７ステップＳ５９）。

【０００９】さらに、予約の変更要求が入力されると
（図７ステップＳ６０）、サーバコンピュータはその変
更要求に対応する会議室を会議室予約状況記憶領域から
検索する（図７ステップＳ６１）。

【００１０】サーバコンピュータはその検索結果から対
応する予約があるかどうかを判定し（図７ステップＳ６
２）、対応する予約があればデータを変更できるかを判
定する（図７ステップＳ６３）。サーバコンピュータは
データを変更できるのであればそのデータを変更した後
に、要求成功のメッセージを要求元に返信する（図７ス
テップＳ５５）。サーバコンピュータは対応する予約が
なければ、あるいは対応する予約があってもデータを変
更できなければ、要求失敗のメッセージを要求元に返信
する（図７ステップＳ５９）。

【００１１】上記の要求以外の要求であれば、サーバコ
ンピュータはその検索条件を基に対応する会議室を会議
室予約状況記憶領域から検索し（図７ステップＳ６
４）、会議室とその空き状況とを要求元に返信する（図
７ステップＳ６５）。

【００１２】一方、サーバコンピュータが会議室を予約
管理するソフトウェアを備えていない場合には会議室の
管理部門に直接、電話やファクシミリ（ＦＡＸ）、及び
電子メール等で問合せることで会議日程が決定されてい
る。

【００１３】しかしながら、会議を設定する際に、同一
グループ以外のメンバを対象としてスケジュールを調整
する場合、つまり同じスケジュール管理ソフトでスケジ
ュールを管理していないユーザを会議の参加者とする場
合、従来のスケジュール管理ソフトウェアを利用する方
法ではスケジュール調整が不可能である。このような場
合、電子メールで直接参加予定者のスケジュールを聞く
等の方法をとらなければならないため、効率よく調整を
図ることができない。

【００１４】また、グループ内の会議日程の調整を図る
際に、例え対象ユーザが同じスケジュール管理ソフトを
使っていたとしても、会議によってはスケジュール管理
ソフトにまだ入力されていない未来のスケジュール情報
を対象とする場合があり、その場合には電子メールや紙
文書で通知することによってスケジュールの調整を図る
ことが多い。

【００１５】上述したような場合に対応するため、例え
ばユーザ間で電子メールによって対話し、参加者のスケ
ジュールを調整し、会議室の予約状況も考慮して最適な
会議日程を探索し、会議室を予約して通知を自動的に行
うシステムが提案されている。このシステムではプラッ
トフォームが電子メールであるため、対象とするユーザ
の幅を広げることが可能となる。

【００１６】尚、このシステムについては、「電子メー
ルベースのオフィスリソース管理エージェント」（伊東
紀子・藤田直毅・西村健士・島津秀雄著、情報処理学会
第５４回（平成９年前期）全国大会講演論文集、１９９
７年３月、ｐｐ．１４７〜１４８）や、“ＡＬＩＣＥ：
Ｅ−ｍａｉｌｂａｓｅｄＡｇｅｎｔＳｙｓｔｅ
ｍｆｏｒＲｅｓｅｒｖｉｎｇａｎｄＳｃｈｅｄ
ｕｌｉｎｇＭｅｅｅｔｉｎｇｓ”（ＮｏｒｉｋｏＩ
ｔｏ，ＮａｏｔａｋｅＦｕｊｉｔａ，Ｋｅｎｓｈｉ
Ｎｉｓｈｉｍｕｒａ，ａｎｄＨｉｄｅｏＳｈｉｍａ
ｚｕ，ＩＪＣＡＩ−９７ＷｏｒｋｓｈｏｐＳｏｃｉ
ａｌＩｎｔｅｒａｃｔｉｏｎＡｎｄＣｏｍｍｕｎｉｔ
ｙｗａｒｅ，１９９７年８月，ｐｐ．１〜６）等に記載
されている。

【００１７】

【発明が解決しようとする課題】上述した従来のスケジ
ュール管理支援方法では、ユーザ間での電子メールによ
る対話で参加者のスケジュールを調整し、会議室の予約
状況も考慮して最適な会議日程を探索し、会議室を予約
して通知を自動的に行う方法がある。しかしながら、こ
の方法では電子メールのみでシステムとユーザとが対話
することとなり、電子メールが送付されてからユーザが
返答するまでにかかる時間を考慮しなくてはならない。

【００１８】また、その返答に要する時間はユーザや状
況、会議によってまちまちである。そのため、参加者の
スケジュール調整が終了した時には会議室の予約状況が
変化し、予約できない状態となって最終的に会議の日程
調整が不成功に終わることがある。

【００１９】さらに、電子メールのやりとりにかかる時
間を最小限に押さえるため、一度に送付する電子メール
の情報量を多くしすぎると、その電子メールを読むユー
ザに対して多大な負担を与えてしまうこととなる。

【００２０】そこで、本発明の目的は上記の問題点を解
消し、ユーザが返答するまでにかかる時間を考慮するこ
となく、またユーザに対して多大な負担を与えることな
く、最適な会議日程を決定することができるスケジュー
ル管理支援装置及びそれに用いるスケジュール管理支援
方法並びにその制御プログラムを記録した記録媒体を提
供することにある。

【００２１】

【課題を解決するための手段】本発明によるスケジュー
ル管理支援装置は、会議室の備品の有無と収容人数の情
報と予約日時と予約者との組合せのリストを格納し、そ
の格納内容を基に前記会議室に対する予約及びその予約
状況を管理する会議室予約システムを用いるスケジュー
ル管理支援装置であって、前記会議室を使用する会議開
催に関する情報と当該情報に対する前記会議室予約シス
テムの検索結果とを基に前記会議開催の調整を行う調整
処理計画手段と、前記調整処理計画手段の調整結果を前
記会議開催の調整に関連する端末にディジタル情報にて
通知する通知手段と、前記通知手段による通知に対する
前記端末からの返答に対する解釈結果を基に前記調整処
理計画手段に前記会議開催の再調整を行うよう制御する
調整処理実行手段とを備えている。

【００２２】本発明によるスケジュール管理支援方法
は、会議室の備品の有無と収容人数の情報と予約日時と
予約者との組合せのリストを格納し、その格納内容を基
に前記会議室に対する予約及びその予約状況を管理する
会議室予約システムを用いるスケジュール管理支援方法
であって、前記会議室を使用する会議開催に関する情報
と当該情報に対する前記会議室予約システムの検索結果
とを基に前記会議開催の調整を行うステップと、その調
整結果を前記会議開催の調整に関連する端末にディジタ
ル情報にて通知するステップと、この通知に対する前記
端末からの返答に対する解釈結果を基に前記会議開催の
再調整を行うよう制御するステップとを備えている。

【００２３】本発明によるスケジュール管理支援制御プ
ログラムを記録した記録媒体は、会議室の備品の有無と
収容人数の情報と予約日時と予約者との組合せのリスト
を格納し、その格納内容を基に前記会議室に対する予約
及びその予約状況を管理する会議室予約システムを用い
てコンピュータにスケジュール管理支援を行わせるため
のスケジュール管理支援制御プログラムを記録した記録
媒体であって、前記スケジュール管理支援制御プログラ
ムは前記コンピュータに、前記会議室を使用する会議開
催に関する情報と当該情報に対する前記会議室予約シス
テムの検索結果とを基に前記会議開催の調整を行わせ、
その調整結果を前記会議開催の調整に関連する端末にデ
ィジタル情報にて通知させ、この通知に対する前記端末
からの返答に対する解釈結果を基に前記会議開催の再調
整を行うよう制御させている。

【００２４】すなわち、本発明のスケジュール管理支援
システムは、ユーザからの要求入力を受付けるキーボー
ドやマウス等の入力装置と、ユーザに対して文字や画像
を出力するディスプレイ等の出力装置と、会議室の備品
の有無と収容人数の情報と会議室に対する予約日時と予
約者の組のリストとが格納されている会議室予約状況デ
ータ記憶領域と、ユーザからの予約、解約、変更、空き
状況検索の要求を受付けてその結果を返信する会議室予
約状況管理部とから構成される会議室予約システムと、
ユーザ名とそれに対する電子メールアドレスが格納され
ているユーザメールアドレス記憶領域と、会議発案者、
会議の開催条件、会議調整のＩＤ番号、予約予定の会議
室の候補、会議参加者に送付した調整依頼の情報の組合
せを格納する調整情報記憶部と、会議室予約システムに
会議発案者が指定した会議室の条件に合う会議室の空き
状況を検索依頼し、その結果と会議発案者が指定した会
議開催日の範囲と会議開催時刻との範囲から会議開催の
候補日時の候補を選ぶ調整処理計画部と、調整情報記憶
部に格納された情報からユーザへのスケジュール調整依
頼のメールや会議開催の最終決定を示すメールを生成す
るメール生成部と、ユーザからのスケジュール調整依頼
や調整依頼に対する返答の要求を解釈し、ユーザの要求
に対応する調整処理の生成や再生成の依頼を調整処理計
画部に送信し、その結果を受取ってメール生成部へ送信
する調整処理実行部とから構成されている。

【００２５】このような構成をとることで、本発明では
会議発案者からの会議開催予定日時の範囲が広い場合、
参加者への問合せの内容を段階的に生成し、複数回にわ
たってユーザとシステムとが対話し、ユーザがインタラ
クティブに通信するので、最新の情報をシステムに提示
することが可能となる。

【００２６】また、本発明では参加者からの返答を待た
ずに、会議開催条件や調整状況、及び会議室の予約状況
が変更されると、参加者への問合せ内容を改良して最新
の情報を添付した調整依頼メールを送付することで、参
加者の返答が最新情報を基に生成されるようにしてい
る。さらに、ユーザに対しては複数回メールが送信され
るため、返答のし忘れを防ぐことが可能となる。

【００２７】したがって、本発明では電子メールを利用
して会議日程の調整を行い、会議室を予約するシステム
において、会議発案者からの会議開催の幅広い会議開催
の条件を受け、会議室の空き状況と随時連携して複数の
ユーザとインタラクティブに電子メールで対話すること
で、ユーザが返答するまでにかかる時間を考慮すること
なく、またユーザに対して多大な負担を与えることな
く、最適な会議日程を決定することを可能としている。

【００２８】

【発明の実施の形態】次に、本発明の一実施例について
図面を参照して説明する。図１は本発明の一実施例によ
るスケジュール管理支援システムの構成を示すブロック
図である。図において、本発明の一実施例によるスケジ
ュール管理支援システムはユーザからの要求入力を受付
けるキーボードやマウス等の入力装置１と、ユーザに対
して文字や画像を出力するディスプレイ等の出力装置２
と、メールシステムを利用した会議開催及びスケジュー
ル管理支援装置（以下、管理支援装置とする）３と、ユ
ーザからの予約、解約、変更、空き状況検索の要求を受
付けてその結果を返信する会議室予約システム５とから
構成されている。

【００２９】管理支援装置３は会議発案者・会議の開催
条件・会議調整のＩＤ番号・予約予定の会議室の候補・
会議参加予定者に送付した調整依頼の情報の組合せを格
納する調整情報記憶部３１と、会議室予約システム５に
会議発案者が指定した会議室の条件に合う会議室の空き
状況を検索依頼しかつその結果と会議発案者が指定した
会議開催日の範囲と会議開催時刻との範囲から会議開催
の日時の候補を選ぶ調整処理計画部３２と、ユーザ名と
それに対する電子メールアドレスとが格納されているユ
ーザメールアドレス記憶領域３３と、調整情報記憶部３
１に格納された情報からユーザへのスケジュール調整依
頼のメールや会議開催の最終決定を示すメールを生成す
るメール生成部３４と、各部で実行されるプログラムを
格納する制御メモリ３５と、ユーザからのスケジュール
調整依頼や調整依頼に対する返答の要求を解釈しかつユ
ーザの要求に対応する調整処理の生成や再生成の依頼を
調整処理計画部３２に送信してその結果をメール生成部
３４へ送信する調整処理実行部４とから構成されてい
る。

【００３０】ここで、調整処理実行部４は返答メール処
理部４１と、タイマ４２と、処理部４３とを備えてい
る。タイマ４２はユーザが事前に設定した時刻になる
と、調整処理の経過をチェックし、締切り時刻となった
調整の最終決定を行うよう処理部４３に対してメッセー
ジを送信する。

【００３１】処理部４３はユーザからの調整依頼や返答
のメールを受付け、ユーザの要求項目を抽出し、ユーザ
メールアドレス記憶領域３３と通信してユーザ名から電
子メールアドレスを検索する。また、処理部４３は調整
情報記憶部３１に対してユーザの要求に対応する調整情
報の検索を依頼し、その結果を調整処理計画部３２に送
信し、調整処理計画部３２から受取った結果をメール生
成部３４へ送信し、調整情報記憶部３１に対して上記の
結果の格納を依頼する。

【００３２】さらに、会議室予約システム５はユーザか
らの予約、解約、変更、空き状況検索の要求を受付けて
その結果を返信する会議室予約状況管理部５１と、会議
室の備品の有無及び収容人数の情報と、会議室に対する
予約日時及び予約者の組合せのリストとが格納されてい
る会議室予約状況データ記憶領域５２とから構成されて
いる。

【００３３】図２は本発明の一実施例によるメールシス
テムを利用した会議開催及びスケジュール管理支援の処
理動作を示すフローチャートであり、図３及び図４は図
１の調整処理実行部４の処理動作を示すフローチャート
であり、図５及び図６は本発明の一実施例によるスケジ
ュール調整依頼の電子メールの一例を示す図である。

【００３４】図５は第一の調整の時に管理支援装置３か
ら会議参加予定者に送付されるスケジュール調整依頼メ
ールの例を示し、図６は調整が数段階進んだ状況で管理
支援装置３から会議参加予定者に送付されるスケジュー
ル調整依頼メールの例を示している。これら図１〜図６
を用いて本発明の一実施例による処理動作について説明
する。

【００３５】尚、会議室予約システム５は従来と同様
に、図７に示すような処理動作を行う。また、図２〜図
４に示す処理動作は各部が制御メモリ３５に格納された
プログラムを実行することで実現され、制御メモリ３５
としてはＲＯＭ（リードオンリメモリ）やフロッピディ
スク等が使用可能である。

【００３６】ユーザからの要求入力で管理支援装置３が
起動されると（図２ステップＳ１）、調整処理実行部４
の処理部４３は入力された要求が会議発案者からのスケ
ジュール調整依頼か、スケジュール調整依頼に対する参
加者からの返答であるかを調べる（図２ステップＳ
２）。

【００３７】ユーザが要求を入力するには要求を記述し
た電子メールを管理支援装置３に対して送付する方法
や、インタネットの閲覧ソフトウェアの要求入力画面に
要求を入力する方法等がある。閲覧ソフトウェアの要求
入力画面（スケジュール調整依頼及び返答入力要求）は
処理部４３で生成され、ユーザからのアクセスがあると
要求入力画面を表示させるようになっている。

【００３８】会議発案者からのスケジュール調整依頼の
場合、調整処理実行部４の処理部４３は会議調整の識別
番号である会議調整ＩＤ番号を決定し、会議発案者が指
定した会議参加予定者の電子メールアドレスをユーザメ
ールアドレス記憶領域３３と通信して検索し、そのデー
タと会議発案者が指定した条件とを調整処理計画部３２
に送信する（図２ステップＳ３）。

【００３９】会議発案者は会議の条件として、会議名、
会議責任者、会議参加予定者、会議室の条件（定員数及
び備品の有無等）、会議日程範囲、会議開催時刻範囲、
調整の締切り日、調整を見直す時刻を電子メールや閲覧
ソフトウェアを利用して指定する。

【００４０】調整処理計画部３２は会議室予約状況管理
部５１に対して、会議発案者が指定した条件に合う会議
室とその空き状況との検索依頼を出し、その検索結果を
受取る（図２ステップＳ４）。

【００４１】具体的には、調整処理計画部３２が日の範
囲、時間の範囲、所要時間、参加予定人数、備品の有無
を条件として会議室予約状況管理部５１に検索を依頼す
ると（図７ステップＳ６４）、会議室予約状況管理部５
１は会議室と可能な日時との組合せを検索結果として出
力する（図７ステップＳ６５）。

【００４２】調整処理計画部３２は会議発案者の指定し
た会議日程範囲及び会議開催時刻範囲の条件から調整処
理を計画する（図２ステップＳ５）。調整処理計画部３
２は会議開催日時の候補として始めは広い範囲を設定
し、徐々に範囲を狭めて提示し、最終的に最適な会議開
催日時が決定されるように調整処理を計画する。

【００４３】例えば、会議発案者からの会議開催日の条
件が「６月後半」であった場合、調整処理計画部３２で
は第一の調整において会議開催日候補として「６月第３
週」と「６月第４週」とを会議開催日の候補とする。第
一の調整で、会議参加予定者からの返答から「６月第３
週」及び「６月第４週」のいずれかが選ばれる。

【００４４】第一の調整で「６月第３週」が選ばれた場
合、第二の調整ではさらに会議開催日時の候補を詳細ま
で決めるので、「開催日：６月１５日（月）〜６月１９
日（金）開催時刻：午前または午後」を会議参加予定者
に調整依頼メールで通知する（図５及び図６参照）。こ
のように、会議開催日時の候補を段階的に提示する。こ
の調整の一段階（第一の調整及び第二の調整）を調整処
理の一単位とする。

【００４５】調整処理計画部３２は会議発案者の提示し
た会議の条件、調整処理の最新段階と今までのその経
緯、会議室の候補を調整処理実行部４に送信する（図２
ステップＳ５）。調整処理実行部４はそのデータを調整
情報記憶部３１に格納する（図２ステップＳ６）。この
格納されたデータを調整情報と呼び、一つの調整単位と
する。

【００４６】調整処理実行部４は調整処理計画部３２に
おいて次の調整処理が作成されると、生成した調整処理
とその調整情報とをメール生成部３４へ送信する（図２
ステップＳ７）。メール生成部３４では送付された情報
を基に、会議参加予定者に送付する調整依頼メールを生
成する（図２ステップＳ８）。

【００４７】この調整依頼メールには会議名、会議責任
者、会議発案者、会議参加予定者、会議開催予定日、会
議所要時間、最終決定日そして会議日時の候補が記述さ
れている（図５参照）。メール生成部３４は調整情報に
記述された会議参加予定者のメールアドレスに対して調
整依頼メールを送付する（図２ステップＳ９）。

【００４８】ユーザからの返答を閲覧ソフトウェアから
も受付ける場合、処理部４３では閲覧ソフトウェアで表
示されるスケジュール調整依頼の返答受付け画面を生成
し、ユーザから表示要求があると閲覧ソフトウェアで表
示させる。また、メール生成部３４では調整依頼メール
を生成する際に、そのメールに閲覧ソフトウェア上の返
答受付け画面の所在を示すＵＲＬ（ＵｎｉｆｏｒｍＲ
ｅｓｏｕｒｃｅＬｏｃａｔｏｒ）を添付する。

【００４９】会議参加予定者は会議の調整依頼メールを
受取ると、会議に参加するかどうかを決定し、会議の日
時候補から参加できるもの、できないものを決める。ま
た、参加できる日時候補の優先順位を決定する。会議参
加予定者は以上の情報を返答メールに記述し、その返答
メールを管理支援装置３に対して送付する。

【００５０】会議参加予定者が閲覧ソフトウェアを介し
て返答する場合、調整依頼メールに添付された返答受付
け画面のＵＲＬを閲覧ソフトウェアで入力し、表示され
た画面において参加の可否と参加できる場合の日時候補
とを選択し、それらの優先度を指定する。

【００５１】会議参加予定者からの返答を調整処理実行
部４内の処理部４３が受取った場合、処理部４３は返答
メールまたは閲覧ソフトウェアからの返答入力事項から
参加の可否と候補日時のリスト（優先順位順）と会議調
整ＩＤ番号とを抽出する（図２ステップＳ１０）。

【００５２】処理部４３はその処理結果の会議調整ＩＤ
番号を検索条件として、対応する調整情報を調整情報記
憶部３１から検出し（図２ステップＳ１１）、その抽出
結果と対応する調整情報とを調整処理計画部３２に送信
する（図２ステップＳ１２）。調整処理計画部３２は調
整情報として格納されていた使用予定の会議室候補の予
約状況と、また新たに会議発案者が指定した条件に合う
他の会議室とその空き状況とを会議室予約状況管理部５
１にアクセスして検索する（図２ステップＳ１３）。

【００５３】適当な会議室の候補とその空き状況検索結
果及び返答メールの処理結果とを基に、調整処理計画部
３２は調整処理の再生成を行う（図２ステップＳ１
４）。会議参加予定者からの返答が少数しか集まってい
ない場合には、開催日程候補の範囲を変更しない。会議
参加予定者からの返答が多数集まっている場合には、徐
々にターゲットを絞って詳細の日時を候補とし、会議参
加予定者に候補を選ばせる次の調整処理の段階に進む。
調整の段階を進ませるかどうかを決定する基準は、調整
の開始時に会議発案者が指定した会議の条件（会議参加
予定者の人数）にある。

【００５４】このように、調整処理計画部３２では会議
参加予定者の返答結果と動的に変更する会議室の空き状
況とを基に、会議開催の日時の候補を徐々に絞り込んで
いく。例えば、第一の調整では開催日時の候補が「６月
第３週」及び「６月第４」であったが、「６月第３週」
の方が良いという返答が合った場合、次の候補は「６月
１５日（月）〜６月１９日（金）」となる。しかしなが
ら、会議室候補の空き状況を考慮すると、例えば第二の
調整の会議開催日時候補が「６月１５日（火）の午前、
６月１６日（火）全日、６月１８日（木）の午後」とな
る。

【００５５】調整処理計画部３２は既に格納済みの調整
情報に、再生成した調整処理と対応する会議室とを付加
して調整処理実行部４の処理部４３に送信する（図２ス
テップＳ１４）。処理部４３はその情報を調整情報記憶
部３１に格納する（図２ステップＳ１５）。処理部４３
は調整処理計画部３２において再生成された調整処理と
その調整情報とをメール生成部３４に送信する（図２ス
テップＳ７）。

【００５６】メール生成部３４では送付されてきた情報
を基に、会議参加予定者に送付する新たな調整依頼メー
ル（図６参照）を生成する（図２ステップＳ８）。調整
依頼メールには既知の情報（会議名、会議責任者、会議
発案者、会議参加予定者等）と最新の返答情報と、調整
処理が再生成されれば新しい会議日時の候補と、調整処
理が再生成されていなければ既に送付済みの会議日時候
補とが記述されることとなる。メール生成部３４は調整
情報に記述されている会議参加予定者のメールアドレス
に対して新しい調整依頼メールを送付する（図２ステッ
プＳ９）。

【００５７】調整処理実行部４のタイマ４２では設定時
刻になると（図３ステップＳ２１）、調整処理チェック
プロセスを起動する（図３ステップＳ２２）。設定時刻
は事前にシステム管理者が管理支援装置３に対して設定
しておく。

【００５８】調整処理チェックプロセスが起動される
と、処理部４３は調整情報記憶部３１に対し、調整処理
見直し時刻または調整締切り時刻になった調整情報の検
索依頼を出し（図３ステップＳ２３）、その検索結果を
調整処理計画部３２に送信する（図３ステップＳ２
４）。調整処理計画部３２では検索結果の調整情報を一
つずつ処理する。

【００５９】調整見直し時刻になった調整情報の場合、
調整処理計画部３２は対象とする会議室の予約状況及び
会議室の条件に合う新たな会議室の予約状況の検索依頼
を会議室予約状況管理部５１に対して出し、その検索結
果を受取る（図３ステップＳ２８）。調整処理計画部３
２はその検索結果と現状の返答状況とを基に調整処理を
再生成する（図３ステップＳ２９）。

【００６０】調整処理計画部３２は調整処理記憶部３１
から検索した調整情報に、再生成した調整処理と会議室
候補とを付加して処理部４３に送信する（図３ステップ
Ｓ２９）。処理部４３はその情報を調整情報記憶部３１
に格納させる（図３ステップＳ３０）。

【００６１】処理部４３は調整処理計画部３２において
調整処理の再生成が終了すると、再生成された調整処理
と調整情報とをメール生成部３４に送信する（図３ステ
ップＳ３１）。メール生成部３４では送付されてきた情
報を基に会議参加予定者に送付する新たな調整依頼メー
ルを生成し（図３ステップＳ３２）、会議参加予定者に
新しい調整依頼メールを送付する（図３ステップＳ３
３）。

【００６２】調整締切り時刻になった調整情報の場合、
調整処理計画部３２は調整返答結果を統合して最適な会
議日時を決定する（図４ステップＳ３４）。最終的に調
整が成功せず、会議日時が決定出来なかった場合（図４
ステップＳ３５）、調整処理計画部３２はその結果と調
整情報とを処理部４３に送信し（図４ステップＳ３
６）、処理部４３は受取ったデータを調整情報記憶部３
１に格納させる（図４ステップＳ３７）。処理部４３は
メール生成部３４に調整情報と最終結果とを送信する
（図４ステップＳ３８）。メール生成部３４は受取った
データを基に最終決定メールを生成し（図４ステップＳ
３９）、その最終決定メールを会議参加予定者に送付す
る（図４ステップＳ４０）。

【００６３】最終的に最適な会議日時を決定できた場
合、調整処理計画部３２はその日時と会議発案者が指定
した会議室の条件（備品の有無）とを検索条件として、
会議室予約状況管理部５１に対して適当な会議室の予約
の要求を出す（図４ステップＳ４１及び図７ステップＳ
５１）。

【００６４】会議室予約状況管理部５１から予約成功の
メッセージを受取り（図７ステップＳ５５）、会議室の
予約が成功すると、調整処理計画部３２は調整が成功し
たというメッセージを調整情報に添付して処理部４３に
送信する。

【００６５】会議室予約状況管理部５１から予約要求が
満たされなかったというメッセージを受取った場合（図
７ステップＳ５９）、調整処理計画部３２は予約が失敗
に終わったというメッセージを添付した調整情報を処理
部４３に送信する。処理部４３はメール生成部３４に調
整情報と最終結果とを送信する（図４ステップＳ３
８）。メール生成部３４は受取ったデータを基に最終決
定メールを生成し（図４ステップＳ３９）、その最終決
定メールを会議参加予定者に送付する（図４ステップＳ
４０）。

【００６６】最終的な調整結果を管理支援装置３が決定
せずに、会議発案者に決定させることも可能である。そ
の場合、会議発案者は会議発案時に会議の条件と、それ
に加えて会議の最終決定権とを会議発案者に与えること
を指定する。

【００６７】最終決定権が会議発案者に与えられている
場合、調整の締切り時刻になると、調整処理計画部３２
は調整情報から返答状況と会議室の予約状況とを統合し
て仮最終決定を行い、会議開催日時の候補と適当な会議
室との組合せのリスト（優先度順）を作成する。処理部
４３はその結果をメール生成部３４に送信し、最終決定
依頼メールを生成して会議発案者に送付するよう命令す
る。

【００６８】また、処理部４３は会議発案者が閲覧ソフ
トウェアからアクセスして最終決定依頼を入力すること
ができる調整決定依頼画面を生成し、要求があるとその
調整決定依頼画面を表示する。処理部４３は調整決定依
頼画面の所在を表すＵＲＬを最終決定依頼メールに添付
するよう、メール生成部３４に依頼する。

【００６９】会議発案者が調整の依頼に対する仮最終決
定を確認し、閲覧ソフトウェアまたは電子メールで最終
決定を容認するか、否認するか、あるいは他の候補から
会議開催日時を指定するかを伝達し、その伝達内容を処
理部４３が受取る。

【００７０】会議発案者が容認した場合、調整処理計画
部３２は最終決定の日時と会議室を条件として、会議室
予約状況管理部５１に対して適当な会議室の予約の要求
を出す（図７ステップＳ５１）。会議室予約状況管理部
５１から予約成功のメッセージを受取り（図７ステップ
Ｓ５５）、会議室の予約が成功すると、調整処理計画部
３２は調整が成功したというメッセージを調整情報に添
付して処理部４３に送信する。

【００７１】会議室予約状況管理部５１から予約要求が
満たされなかったというメッセージを受取った場合（図
７ステップＳ５９）、調整処理計画部３２は予約が失敗
に終わったというメッセージを調整情報に添付して処理
部４３に送信する。処理部４３はメール生成部３４に調
整情報と最終結果とを送信する。メール生成部３４は受
取ったデータを基に最終決定メールを生成し、その最終
決定メールを会議参加予定者に送付する。

【００７２】また、会議発案者が仮最終決定を確認し、
仮の最終決定ではなく、他の会議日時と会議室の候補リ
ストとから適当な候補を選択した場合、調整処理計画部
３２は会議発案者が新たに指定した会議室と日時とを条
件として、会議室予約状況管理部５１に対して予約の要
求を出す（図７ステップＳ５１）。会議室予約状況管理
部５１から予約成功のメッセージを受取り（図７ステッ
プＳ５５）、会議室の予約が成功すると、調整処理計画
部３２は調整が成功したというメッセージを調整情報に
添付して処理部４３に送信する。

【００７３】会議室予約状況管理部５１から予約要求が
満たされなかったというメッセージを受取った場合（図
７ステップＳ５９）、調整処理計画部３２は予約が失敗
に終わったというメッセージを調整情報に添付して処理
部４３に送信する。処理部４３はメール生成部３４に調
整情報と最終結果とを送信する。メール生成部３４は受
取ったデータを基に最終決定メールを生成し、その最終
決定メールを会議参加予定者に送付する。

【００７４】また、会議発案者が仮最終決定及び会議日
時候補を確認し、会議開催の中止を決定した場合、処理
部４３は会議開催の中止のメッセージを調整情報と最終
結果とに添付してメール生成部３４に送信する。メール
生成部３４は受取ったデータを基に最終決定メールを生
成し、その最終決定メールを会議参加予定者に送付す
る。

【００７５】会議参加予定者から返答を受取った時及び
会議調整見直し時刻になった時に、調整状況と会議室の
空き状況とを検討し、調整依頼メールを再生成して全参
加者に調整依頼メールを送付する。それによって、全て
の会議参加予定者に返答状況を常に伝達することがで
き、さらに返答し忘れを防止することができる。

【００７６】しかしながら、会議参加予定者が多数の場
合、返答する度に調整依頼メールが送付されると、一つ
のスケジュール調整に関して多数の調整依頼メールが全
ての会議参加予定者に送付されてしまい、それが会議参
加予定者の迷惑になることがある。そういう場合には調
整処理が変更になった時のみ、調整依頼メールを送付す
るように設定することができる。その設定は会議を発案
する際に会議発案者が入力した要求において指定する。
その指定がある場合、メール生成部３４では調整依頼メ
ールの送付先を調整の状況で判断する。

【００７７】尚、上記の説明においては会議発案者及び
会議参加予定者という表現を用いているが、これらへの
電子メール送信あるいはこれらでの電子メールの受信に
は端末が用いられており、この点については自明である
ので、その説明を省略している。

【００７８】このように、会議参加予定者へのスケジュ
ールの問合せを段階的に実行することで、常に最新の情
報を基に会議開催及びスケジュールの調整を行うことが
でき、会議参加予定者が返答すべき項目が段階的に提示
されるため、ユーザにおける返答処理の負担が軽減さ
れ、そして複数回調整依頼メールがくるために返答のし
忘れを防止することができ、ユーザの会議開催処理の効
率を向上させることができる。

【００７９】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、会
議室の備品の有無と収容人数の情報と予約日時と予約者
との組合せのリストを格納し、その格納内容を基に会議
室に対する予約及びその予約状況を管理する会議室予約
システムを用いるスケジュール管理支援装置において、
会議室を使用する会議開催に関する情報と当該情報に対
する会議室予約システムの検索結果とを基に会議開催の
調整を行い、この調整結果を会議開催の調整に関連する
端末にディジタル情報にて通知し、その通知に対する端
末からの返答に対する解釈結果を基に会議開催の再調整
を行うことによって、ユーザが返答するまでにかかる時
間を考慮することなく、またユーザに対して多大な負担
を与えることなく、最適な会議日程を決定することがで
きるという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例によるスケジュール管理支援
システムの構成を示すブロック図である。

【図２】本発明の一実施例によるメールシステムを利用
した会議開催及びスケジュール管理支援の処理動作を示
すフローチャートである。

【図３】図１の調整処理実行部の処理動作を示すフロー
チャートである。

【図４】図１の調整処理実行部の処理動作を示すフロー
チャートである。

【図５】本発明の一実施例によるスケジュール調整依頼
の電子メールの一例を示す図である。

【図６】本発明の一実施例によるスケジュール調整依頼
の電子メールの一例を示す図である。

【図７】従来の会議予約システムの処理動作を示すフロ
ーチャートである。

【符号の説明】

１入力装置２出力装置３メールシステムを利用した会議開催及びスケジュー
ル管理支援装置４調整処理実行部５会議室予約システム３１調整情報記憶部３２調整処理計画部３３ユーザメールアドレス記憶領域３４メール生成部３５制御メモリ４１返答メール処理部４２タイマ４３処理部５１会議室予約状況管理部５２会議室予約状況データ記憶領域

─────────────────────────────────────────────────────

【手続補正書】

【提出日】平成１０年７月２７日（１９９８．７．２
７）

【手続補正１】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】発明の名称

【補正方法】変更

【補正内容】

【発明の名称】スケジュール管理支援装置及びそのス
ケジュール管理支援方法並びにその制御プログラムを記
録した記録媒体

【手続補正２】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】０００１

【補正方法】変更

【補正内容】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明はスケジュール管理支
援装置及びそのスケジュール管理支援方法並びにその制
御プログラムを記録した記録媒体に関し、特に複数のユ
ーザ間で会議開催のためのスケジュール調整を行うスケ
ジュール管理支援方法に関する。

【手続補正３】

【補正対象書類名】明細書

【補正対象項目名】００２０

【補正方法】変更

【補正内容】

【００２０】そこで、本発明の目的は上記の問題点を解
消し、ユーザが返答するまでにかかる時間を考慮するこ
となく、またユーザに対して多大な負担を与えることな
く、最適な会議日程を決定することができるスケジュー
ル管理支援装置及びそのスケジュール管理支援方法並び
にその制御プログラムを記録した記録媒体を提供するこ
とにある。

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】会議室の備品の有無と収容人数の情報と
予約日時と予約者との組合せのリストを格納し、その格
納内容を基に前記会議室に対する予約及びその予約状況
を管理する会議室予約システムを用いるスケジュール管
理支援装置であって、前記会議室を使用する会議開催に
関する情報と当該情報に対する前記会議室予約システム
の検索結果とを基に前記会議開催の調整を行う調整処理
計画手段と、前記調整処理計画手段の調整結果を前記会
議開催の調整に関連する端末にディジタル情報にて通知
する通知手段と、前記通知手段による通知に対する前記
端末からの返答に対する解釈結果を基に前記調整処理計
画手段に前記会議開催の再調整を行うよう制御する調整
処理実行手段とを有することを特徴とするスケジュール
管理支援装置。
【請求項２】前記通知手段は、少なくとも電子メール
及びインタネットの閲覧ソフトウェアにて閲覧可能な情
報のいずれかで前記ディジタル情報による通知を行うよ
う構成したことを特徴とする請求項１記載のスケジュー
ル管理支援装置。
【請求項３】前記調整処理実行手段は、予め設定され
た所定時刻になった時に前記調整処理計画手段による前
記会議開催の調整経過をチェックしかつ予め設定された
締切り時刻となった時に調整の最終決定を行うよう前記
調整処理計画手段を制御するよう構成したことを特徴と
する請求項１または請求項２記載のスケジュール管理支
援装置。
【請求項４】前記調整処理実行手段は、前記調整処理
計画手段での最終決定の調整結果を前記会議開催の調整
において予め設定された所定の宛先に通知するよう前記
通知手段を制御することを特徴とする請求項３記載のス
ケジュール管理支援装置。
【請求項５】前記調整処理計画手段は、前記会議開催
の調整を予め設定された範囲の前記会議の開催日時から
前記通知手段による通知に対する前記端末からの返答に
応じて順次範囲を絞り込んで最適な開催日時を決定する
よう構成したことを特徴とする請求項１から請求項４の
いずれか記載のスケジュール管理支援装置。
【請求項６】前記通知手段は、前記電子メールにて前
記ディジタル情報による通知を行う際に予め登録された
メールアドレスに対して前記電子メールを送信するよう
構成したことを特徴とする請求項２から請求項５のいず
れか記載のスケジュール管理支援装置。
【請求項７】前記通知手段は、前記閲覧ソフトウェア
にて閲覧可能な情報で前記ディジタル情報による通知を
行う際に、前記端末からのスケジュール調整依頼を受付
けるための画面と、前記スケジュール調整依頼に対する
前記端末からの返答を受付けるための画面と、前記スケ
ジュール調整の最終決定を表示する画面とを前記端末か
ら閲覧自在とするよう構成したことを特徴とする請求項
２から請求項５のいずれか記載のスケジュール管理支援
装置。
【請求項８】会議室の備品の有無と収容人数の情報と
予約日時と予約者との組合せのリストを格納し、その格
納内容を基に前記会議室に対する予約及びその予約状況
を管理する会議室予約システムを用いるスケジュール管
理支援方法であって、前記会議室を使用する会議開催に
関する情報と当該情報に対する前記会議室予約システム
の検索結果とを基に前記会議開催の調整を行うステップ
と、その調整結果を前記会議開催の調整に関連する端末
にディジタル情報にて通知するステップと、この通知に
対する前記端末からの返答に対する解釈結果を基に前記
会議開催の再調整を行うよう制御するステップとを有す
ることを特徴とするスケジュール管理支援方法。
【請求項９】前記端末に前記ディジタル情報にて通知
するステップは、少なくとも電子メール及びインタネッ
トの閲覧ソフトウェアにて閲覧可能な情報のいずれかで
前記ディジタル情報による通知を行うようにしたことを
特徴とする請求項８記載のスケジュール管理支援方法。
【請求項１０】前記前記会議開催の再調整を行うよう
制御するステップは、予め設定された所定時刻になった
時に前記会議開催の調整経過をチェックしかつ予め設定
された締切り時刻となった時に調整の最終決定を行うよ
う制御することを特徴とする請求項８または請求項９記
載のスケジュール管理支援方法。
【請求項１１】前記会議開催の再調整を行うよう制御
するステップは、前記最終決定の調整結果を前記会議開
催の調整において予め設定された所定の宛先に通知する
よう制御することを特徴とする請求項１０記載のスケジ
ュール管理支援方法。
【請求項１２】前記会議開催の再調整を行うよう制御
するステップは、前記会議開催の調整を予め設定された
範囲の前記会議の開催日時から前記ディジタル情報によ
る通知に対する前記端末からの返答に応じて順次範囲を
絞り込んで最適な開催日時を決定するようにしたことを
特徴とする請求項８から請求項１１のいずれか記載のス
ケジュール管理支援方法。
【請求項１３】前記端末に前記ディジタル情報にて通
知するステップは、前記電子メールにて前記ディジタル
情報による通知を行う際に、予め登録されたメールアド
レスに対して前記電子メールを送信するようにしたこと
を特徴とする請求項９から請求項１２のいずれか記載の
スケジュール管理支援方法。
【請求項１４】前記端末に前記ディジタル情報にて通
知するステップは、前記閲覧ソフトウェアにて閲覧可能
な情報で前記ディジタル情報による通知を行う際に、前
記端末からのスケジュール調整依頼を受付けるための画
面と、前記スケジュール調整依頼に対する前記端末から
の返答を受付けるための画面と、前記スケジュール調整
の最終決定を表示する画面とを前記端末から閲覧自在と
するようにしたことを特徴とする請求項９から請求項１
２のいずれか記載のスケジュール管理支援方法。
【請求項１５】会議室の備品の有無と収容人数の情報
と予約日時と予約者との組合せのリストを格納し、その
格納内容を基に前記会議室に対する予約及びその予約状
況を管理する会議室予約システムを用いてコンピュータ
にスケジュール管理支援を行わせるためのスケジュール
管理支援制御プログラムを記録した記録媒体であって、
前記スケジュール管理支援制御プログラムは前記コンピ
ュータに、前記会議室を使用する会議開催に関する情報
と当該情報に対する前記会議室予約システムの検索結果
とを基に前記会議開催の調整を行わせ、その調整結果を
前記会議開催の調整に関連する端末にディジタル情報に
て通知させ、この通知に対する前記端末からの返答に対
する解釈結果を基に前記会議開催の再調整を行うよう制
御させることを特徴とするスケジュール管理支援制御プ
ログラムを記録した記録媒体。
【請求項１６】前記スケジュール管理支援制御プログ
ラムは前記コンピュータに、前記端末に前記ディジタル
情報にて通知させる際に、少なくとも電子メール及びイ
ンタネットの閲覧ソフトウェアにて閲覧可能な情報のい
ずれかで前記ディジタル情報による通知を行わせること
を特徴とする請求項１５記載のスケジュール管理支援制
御プログラムを記録した記録媒体。
【請求項１７】前記スケジュール管理支援制御プログ
ラムは前記コンピュータに、前記会議開催の再調整を行
うよう制御させる際に、予め設定された所定時刻になっ
た時に前記会議開催の調整経過をチェックしかつ予め設
定された締切り時刻となった時に調整の最終決定を行う
よう制御させることを特徴とする請求項１５または請求
項１６記載のスケジュール管理支援制御プログラムを記
録した記録媒体。
【請求項１８】前記スケジュール管理支援制御プログ
ラムは前記コンピュータに、前記会議開催の再調整を行
うよう制御させる際に、前記最終決定の調整結果を前記
会議開催の調整において予め設定された所定の宛先に通
知するよう制御させることを特徴とする請求項１７記載
のスケジュール管理支援制御プログラムを記録した記録
媒体。
【請求項１９】前記スケジュール管理支援制御プログ
ラムは前記コンピュータに、前記会議開催の再調整を行
うよう制御させる際に、前記会議開催の調整を予め設定
された範囲の前記会議の開催日時から前記ディジタル情
報による通知に対する前記端末からの返答に応じて順次
範囲を絞り込んで最適な開催日時を決定させることを特
徴とする請求項１５から請求項１８のいずれか記載のス
ケジュール管理支援制御プログラムを記録した記録媒
体。
【請求項２０】前記スケジュール管理支援制御プログ
ラムは前記コンピュータに、前記端末に前記ディジタル
情報にて通知させる際に、前記電子メールにて前記ディ
ジタル情報による通知を行う時、予め登録されたメール
アドレスに対して前記電子メールを送信させることを特
徴とする請求項１６から請求項１９のいずれか記載のス
ケジュール管理支援制御プログラムを記録した記録媒
体。
【請求項２１】前記スケジュール管理支援制御プログ
ラムは前記コンピュータに、前記端末に前記ディジタル
情報にて通知させる際に、前記閲覧ソフトウェアにて閲
覧可能な情報で前記ディジタル情報による通知を行う
時、前記端末からのスケジュール調整依頼を受付けるた
めの画面と、前記スケジュール調整依頼に対する前記端
末からの返答を受付けるための画面と、前記スケジュー
ル調整の最終決定を表示する画面とを前記端末から閲覧
自在とさせることを特徴とする請求項１６から請求項１
９のいずれか記載のスケジュール管理支援制御プログラ
ムを記録した記録媒体。