JP2000040112A - 会議室予約システム、会議室予約管理方法および記録媒体 - Google Patents
会議室予約システム、会議室予約管理方法および記録媒体Info
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- JP2000040112A JP2000040112A JP20813198A JP20813198A JP2000040112A JP 2000040112 A JP2000040112 A JP 2000040112A JP 20813198 A JP20813198 A JP 20813198A JP 20813198 A JP20813198 A JP 20813198A JP 2000040112 A JP2000040112 A JP 2000040112A
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Abstract
(57)【要約】
【課題】 会議室を有効に活用する会議室予約システム
を提供する。 【解決手段】 利用者からの各種要求により会議室予約
情報テーブル５およびキャンセル待ち情報テーブル７の
登録更新および検索を行う対話手段９と、定期的に会議
室予約情報テーブル５を検索し会議室使用予定日の前日
以前と当日の２回予約者に予約再確認を実行して再確認
の取れなかった予約を取り消す予約再確認手段１１と、
会議室の使用開始を入力する使用開始入力装置１３と、
使用開始入力装置１３からの信号により会議室使用を確
認し使用確認の取れなかった予約を取り消す会議室使用
確認手段１５と、予約解除された会議室に対してキャン
セル待ち情報テーブル７に基づいて予約登録を行う自動
予約手段１７と、予約再確認のための問い合わせとその
応答、自動予約解除やキャンセル待ちによる自動予約の
通知を電子メールシステム１９を介して行う送受信手段
２１とを設ける。
を提供する。 【解決手段】 利用者からの各種要求により会議室予約
情報テーブル５およびキャンセル待ち情報テーブル７の
登録更新および検索を行う対話手段９と、定期的に会議
室予約情報テーブル５を検索し会議室使用予定日の前日
以前と当日の２回予約者に予約再確認を実行して再確認
の取れなかった予約を取り消す予約再確認手段１１と、
会議室の使用開始を入力する使用開始入力装置１３と、
使用開始入力装置１３からの信号により会議室使用を確
認し使用確認の取れなかった予約を取り消す会議室使用
確認手段１５と、予約解除された会議室に対してキャン
セル待ち情報テーブル７に基づいて予約登録を行う自動
予約手段１７と、予約再確認のための問い合わせとその
応答、自動予約解除やキャンセル待ちによる自動予約の
通知を電子メールシステム１９を介して行う送受信手段
２１とを設ける。
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、会議室の予約を管
理する会議室予約システムに関する。
理する会議室予約システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】限られた数の会議室を共同で利用する事
業所等においては、サーバ上で一元管理または分散管理
している会議室予約情報をクライアント端末から検索を
行い、会議室の予約状況の確認や会議室の予約、変更、
削除などを行うことができる会議室予約システムが採用
されてきている。
業所等においては、サーバ上で一元管理または分散管理
している会議室予約情報をクライアント端末から検索を
行い、会議室の予約状況の確認や会議室の予約、変更、
削除などを行うことができる会議室予約システムが採用
されてきている。
【０００３】ところで、従来の会議室予約システムで
は、会議室の予約を行った後は、そのキャンセルや予約
変更は、予約者が自分で行うか他者に依頼して行うこと
によって可能となっている。したがって、いずれにして
も予約者が自発的に行わない限り、実際に会議室を使用
する、しないにかかわらずその会議室は予約状態のまま
となっている。
は、会議室の予約を行った後は、そのキャンセルや予約
変更は、予約者が自分で行うか他者に依頼して行うこと
によって可能となっている。したがって、いずれにして
も予約者が自発的に行わない限り、実際に会議室を使用
する、しないにかかわらずその会議室は予約状態のまま
となっている。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】上記したように、従来
の会議室予約システムでは、予約者が自発的に予約キャ
ンセルを行わない限り、実際には会議室の使用を取りや
めていた場合でも会議室が予約状態のままになってお
り、他者が使用するために予約状況を検索しても空室と
認識することができず、結果的に当該会議室が一定時間
使用されずにいることになる。このため、会議室という
空間的な財産を有効活用するという点で問題があった。
の会議室予約システムでは、予約者が自発的に予約キャ
ンセルを行わない限り、実際には会議室の使用を取りや
めていた場合でも会議室が予約状態のままになってお
り、他者が使用するために予約状況を検索しても空室と
認識することができず、結果的に当該会議室が一定時間
使用されずにいることになる。このため、会議室という
空間的な財産を有効活用するという点で問題があった。
【０００５】本発明は、かかる点に対処してしなされた
もので、会議室の予約状況を監視し、定期的に予約の再
確認を実施することにより、予約者による予約変更ない
し解除忘れによる空き会議室の稼働率を上げ、空間的な
財産である会議室を有効に活用することができる会議室
予約システムを提供することを目的とする。
もので、会議室の予約状況を監視し、定期的に予約の再
確認を実施することにより、予約者による予約変更ない
し解除忘れによる空き会議室の稼働率を上げ、空間的な
財産である会議室を有効に活用することができる会議室
予約システムを提供することを目的とする。
【０００６】また、本発明は、予約キャンセル待ちから
自動予約を行うことにより、稼働率の向上、利用者の利
更性を向上させることができる会議室予約システムを提
供することを目的とする。
自動予約を行うことにより、稼働率の向上、利用者の利
更性を向上させることができる会議室予約システムを提
供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】すなわち請求項１の発明
は、会議室の使用の予約または予約の変更ないし解除を
受け付け、会議室の予約情報を会議室予約情報テーブル
に登録し管理する会議室予約システムにおいて、前記会
議室予約情報テーブル内の会議室使用予定日時までの期
間が所定範囲にある予約情報を検索し、該当する予約者
に予定通り会議室を使用するか否かを問い合わせる予約
再確認通知を行う予約再確認通知手段と、前記予約再確
認通知に対してあらかじめ決められた時間までに予約者
から予約再確認の応答が得られなかったとき、前記会議
室予約情報テーブル内の該当する会議室の予約状態を解
除する予約再確認自動解除手段とを備えたことを特徴と
する。
は、会議室の使用の予約または予約の変更ないし解除を
受け付け、会議室の予約情報を会議室予約情報テーブル
に登録し管理する会議室予約システムにおいて、前記会
議室予約情報テーブル内の会議室使用予定日時までの期
間が所定範囲にある予約情報を検索し、該当する予約者
に予定通り会議室を使用するか否かを問い合わせる予約
再確認通知を行う予約再確認通知手段と、前記予約再確
認通知に対してあらかじめ決められた時間までに予約者
から予約再確認の応答が得られなかったとき、前記会議
室予約情報テーブル内の該当する会議室の予約状態を解
除する予約再確認自動解除手段とを備えたことを特徴と
する。
【０００８】請求項２の発明は、請求項１の会議室予約
システムにおいて、前記予約再確認通知手段が、前記会
議室予約情報テーブル内の会議室使用予定日までの日数
があらかじめ決められた範囲にある予約情報を周期的に
検索する手段を有することを特徴とする。
システムにおいて、前記予約再確認通知手段が、前記会
議室予約情報テーブル内の会議室使用予定日までの日数
があらかじめ決められた範囲にある予約情報を周期的に
検索する手段を有することを特徴とする。
【０００９】請求項３の発明は、請求項１または２の会
議室予約システムにおいて、前記予約再確認通知手段
が、前記会議室予約情報テーブル内の会議室使用開始予
定時刻までの時間があらかじめ決められた範囲にある当
日の予約情報を検索する手段を有することを特徴とす
る。
議室予約システムにおいて、前記予約再確認通知手段
が、前記会議室予約情報テーブル内の会議室使用開始予
定時刻までの時間があらかじめ決められた範囲にある当
日の予約情報を検索する手段を有することを特徴とす
る。
【００１０】請求項４の発明は、請求項１ないし３のい
ずれか１項の会議室予約システム前記予約再確認通知手
段が、前記予約再確認通知を電子メールシステムを介し
て送信する手段を有することを特徴とする。
ずれか１項の会議室予約システム前記予約再確認通知手
段が、前記予約再確認通知を電子メールシステムを介し
て送信する手段を有することを特徴とする。
【００１１】請求項５の発明は、請求項１ないし４のい
ずれかの会議室予約システムにおいて、前記予約再確認
自動解除手段が、前記予約再確認通知に対する応答を電
子メールシステムを介して受信する手段を有することを
特徴とする。
ずれかの会議室予約システムにおいて、前記予約再確認
自動解除手段が、前記予約再確認通知に対する応答を電
子メールシステムを介して受信する手段を有することを
特徴とする。
【００１２】請求項１〜５の発明においては、予約者に
予定通り使用するかの再確認を行い、応答がない場合に
は強制的に予約解除することにより、予約したまま放置
される可能性のある会議室を早めに検知して有効利用を
図ることができる。
予定通り使用するかの再確認を行い、応答がない場合に
は強制的に予約解除することにより、予約したまま放置
される可能性のある会議室を早めに検知して有効利用を
図ることができる。
【００１３】請求項６の発明は、請求項１ないし５のい
ずれか１項の会議室予約システムにおいて、会議室使用
開始信号を入力する使用開始入力手段と、前記使用開始
入力手段からの会議室使用開始信号により、前記会議室
予約情報テーブルの該当する会議室の予約状態を使用中
に更新する手段と、前記会議室予約情報テーブル内の会
議室の使用開始予定時刻から所定時間経過しても使用中
になっていない予約情報を検索し、当該会議室の予約状
態を解除する手段とを備えたことを特徴とする。
ずれか１項の会議室予約システムにおいて、会議室使用
開始信号を入力する使用開始入力手段と、前記使用開始
入力手段からの会議室使用開始信号により、前記会議室
予約情報テーブルの該当する会議室の予約状態を使用中
に更新する手段と、前記会議室予約情報テーブル内の会
議室の使用開始予定時刻から所定時間経過しても使用中
になっていない予約情報を検索し、当該会議室の予約状
態を解除する手段とを備えたことを特徴とする。
【００１４】請求項７の発明は、会議室の使用の予約ま
たは予約の変更ないし解除を受け付け、会議室の予約情
報を会議室予約情報テーブルに登録し管理する会議室予
約システムにおいて、会議室使用開始信号を入力する使
用開始入力手段と、前記使用開始入力手段からの会議室
使用開始信号により、前記会議室予約情報テーブルの該
当する会議室の予約状態を使用中に更新する手段と、前
記会議室予約情報テーブル内の会議室の使用開始予定時
刻から所定時間経過しても使用中になっていない予約情
報を検索し、当該会議室の予約状態を解除する手段とを
備えたことを特徴とする。
たは予約の変更ないし解除を受け付け、会議室の予約情
報を会議室予約情報テーブルに登録し管理する会議室予
約システムにおいて、会議室使用開始信号を入力する使
用開始入力手段と、前記使用開始入力手段からの会議室
使用開始信号により、前記会議室予約情報テーブルの該
当する会議室の予約状態を使用中に更新する手段と、前
記会議室予約情報テーブル内の会議室の使用開始予定時
刻から所定時間経過しても使用中になっていない予約情
報を検索し、当該会議室の予約状態を解除する手段とを
備えたことを特徴とする。
【００１５】請求項６、７の発明においては、予約され
た会議室が実際に使用された否かを監視することがで
き、使用されなかった会議室の予約を早めに解除するこ
とにより会議室の有効利用を図ることができる。
た会議室が実際に使用された否かを監視することがで
き、使用されなかった会議室の予約を早めに解除するこ
とにより会議室の有効利用を図ることができる。
【００１６】請求項８の発明は、請求項１ないし７のい
ずれか１項の会議室予約システムにおいて、前記会議室
予約情報テーブル内の会議室の予約状態が解除されたと
き、該当する予約者に予約解除したことを通知する手段
を備えたことを特徴とする。
ずれか１項の会議室予約システムにおいて、前記会議室
予約情報テーブル内の会議室の予約状態が解除されたと
き、該当する予約者に予約解除したことを通知する手段
を備えたことを特徴とする。
【００１７】会議室予約システム側で強制的に予約解除
した場合に、予約者に通知することで、会議室予約状況
の正確な把握を助けることができる。
した場合に、予約者に通知することで、会議室予約状況
の正確な把握を助けることができる。
【００１８】請求項９の発明は、会議室の使用の予約ま
たは予約の変更ないし解除を受け付け、会議室の予約情
報を会議室予約情報テーブルに登録し管理する会議室予
約システムにおいて、会議室予約キャンセル待ち情報を
入力するキャンセル待ち入力手段と、前記キャンセル待
ち入力手段が入力した会議室予約キャンセル待ち情報を
キャンセル待ち情報テーブルに登録する手段と、前記会
議室予約情報テーブル内の会議室の予約状態が解除され
たとき、前記キャンセル待ち情報テーブル内の条件の合
致する会議室予約キャンセル待ち情報に基づいて、当該
会議室の予約情報を前記会議室予約情報テーブルに登録
する手段とを備えたことを特徴とする。
たは予約の変更ないし解除を受け付け、会議室の予約情
報を会議室予約情報テーブルに登録し管理する会議室予
約システムにおいて、会議室予約キャンセル待ち情報を
入力するキャンセル待ち入力手段と、前記キャンセル待
ち入力手段が入力した会議室予約キャンセル待ち情報を
キャンセル待ち情報テーブルに登録する手段と、前記会
議室予約情報テーブル内の会議室の予約状態が解除され
たとき、前記キャンセル待ち情報テーブル内の条件の合
致する会議室予約キャンセル待ち情報に基づいて、当該
会議室の予約情報を前記会議室予約情報テーブルに登録
する手段とを備えたことを特徴とする。
【００１９】請求項１０の発明は、請求項１ないし８の
いずれか１項の会議室予約システムにおいて、会議室予
約キャンセル待ち情報を入力するキャンセル待ち入力手
段と、 前記キャンセル待ち入力手段が入力した会議室
予約キャンセル待ち情報をキャンセル待ち情報テーブル
に登録する手段と、前記会議室予約情報テーブル内の会
議室の予約状態が解除されたとき、前記キャンセル待ち
情報テーブル内の条件の合致する会議室予約キャンセル
待ち情報に基づいて、当該会議室の予約情報を前記会議
室予約情報テーブルに登録する手段とを備えたことを特
徴とする。
いずれか１項の会議室予約システムにおいて、会議室予
約キャンセル待ち情報を入力するキャンセル待ち入力手
段と、 前記キャンセル待ち入力手段が入力した会議室
予約キャンセル待ち情報をキャンセル待ち情報テーブル
に登録する手段と、前記会議室予約情報テーブル内の会
議室の予約状態が解除されたとき、前記キャンセル待ち
情報テーブル内の条件の合致する会議室予約キャンセル
待ち情報に基づいて、当該会議室の予約情報を前記会議
室予約情報テーブルに登録する手段とを備えたことを特
徴とする。
【００２０】請求項１１の発明は、請求項９または１０
の会議室予約システムにおいて、前記会議室予約キャン
セル待ち情報に従って前記会議室予約情報テーブルに当
該会議室の予約情報が登録されたとき、該当するキャン
セル待ち予約者に会議室が予約されたことを通知する手
段を備えたことを特徴とする。
の会議室予約システムにおいて、前記会議室予約キャン
セル待ち情報に従って前記会議室予約情報テーブルに当
該会議室の予約情報が登録されたとき、該当するキャン
セル待ち予約者に会議室が予約されたことを通知する手
段を備えたことを特徴とする。
【００２１】請求項９〜１１の発明においては、会議室
の予約が解除されたとき、あらかじめ登録されている会
議室予約キャンセル待ち情報から自動的に予約登録する
ことにより、効率よく会議室の予約を設定して利用者の
利便性を高めることができる。
の予約が解除されたとき、あらかじめ登録されている会
議室予約キャンセル待ち情報から自動的に予約登録する
ことにより、効率よく会議室の予約を設定して利用者の
利便性を高めることができる。
【００２２】請求項１２の発明は、会議室の使用の予約
または予約の変更ないし解除を受け付け、会議室の予約
情報を会議室予約情報テーブルに登録し管理する会議室
予約システムにおいて、会議室の予約状況の通知先を示
す通知先情報および通知内容の範囲を指定する指定情報
を入力する通知先情報入力手段と、前記通知先情報入力
手段が入力した通知先情報および指定情報を通知先・通
知内容範囲設定テーブルに登録する手段と、前記通知先
・通知内容範囲設定テーブルに基づいて、定期的に通知
先ごとに前記会議室予約情報テーブルの内容を編集し、
各通知先に編集したデータを送信する手段とを備えたこ
とを特徴とする。
または予約の変更ないし解除を受け付け、会議室の予約
情報を会議室予約情報テーブルに登録し管理する会議室
予約システムにおいて、会議室の予約状況の通知先を示
す通知先情報および通知内容の範囲を指定する指定情報
を入力する通知先情報入力手段と、前記通知先情報入力
手段が入力した通知先情報および指定情報を通知先・通
知内容範囲設定テーブルに登録する手段と、前記通知先
・通知内容範囲設定テーブルに基づいて、定期的に通知
先ごとに前記会議室予約情報テーブルの内容を編集し、
各通知先に編集したデータを送信する手段とを備えたこ
とを特徴とする。
【００２３】請求項１３の発明は、請求項１ないし１１
のいずれかの会議室予約システムにおいて、会議室の予
約状況の通知先を示す通知先情報および通知内容の範囲
を指定する指定情報を入力する通知先情報入力手段と、
前記通知先情報入力手段が入力した通知先情報および指
定情報を通知先・通知内容範囲設定テーブルに登録する
手段と、前記通知先・通知内容範囲設定テーブルに基づ
いて、定期的に通知先ごとに前記会議室予約情報テーブ
ルの内容を編集し、各通知先に編集したデータを送信す
る手段とを備えたことを特徴とする。
のいずれかの会議室予約システムにおいて、会議室の予
約状況の通知先を示す通知先情報および通知内容の範囲
を指定する指定情報を入力する通知先情報入力手段と、
前記通知先情報入力手段が入力した通知先情報および指
定情報を通知先・通知内容範囲設定テーブルに登録する
手段と、前記通知先・通知内容範囲設定テーブルに基づ
いて、定期的に通知先ごとに前記会議室予約情報テーブ
ルの内容を編集し、各通知先に編集したデータを送信す
る手段とを備えたことを特徴とする。
【００２４】請求項１４の発明は、請求項９ないし１１
のいずれかの会議室予約システムにおいて、会議室の予
約状況の通知先を示す通知先情報および通知内容の範囲
を指定する指定情報を入力する通知先情報入力手段と、
前記通知先情報入力手段が入力した通知先情報および指
定情報を通知先・通知内容範囲設定テーブルに登録する
手段と、前記通知先・通知内容範囲設定テーブルに基づ
いて、定期的に通知先ごとに前記会議室予約情報テーブ
ルおよびキャンセル待ち情報テーブルの内容を編集し、
各通知先に編集したデータを送信する手段とを備えたこ
とを特徴とする。
のいずれかの会議室予約システムにおいて、会議室の予
約状況の通知先を示す通知先情報および通知内容の範囲
を指定する指定情報を入力する通知先情報入力手段と、
前記通知先情報入力手段が入力した通知先情報および指
定情報を通知先・通知内容範囲設定テーブルに登録する
手段と、前記通知先・通知内容範囲設定テーブルに基づ
いて、定期的に通知先ごとに前記会議室予約情報テーブ
ルおよびキャンセル待ち情報テーブルの内容を編集し、
各通知先に編集したデータを送信する手段とを備えたこ
とを特徴とする。
【００２５】請求項１２〜１４の発明においては、会議
室予約情報テーブルの内容やキャンセル待ち情報テーブ
ルの内容を希望するものに定期的に通知することがで
き、会議室予約を頼まれることが多い庶務の会議室管理
や会議が多い管理職等の会議スケジュールの管理に役立
てることができる。
室予約情報テーブルの内容やキャンセル待ち情報テーブ
ルの内容を希望するものに定期的に通知することがで
き、会議室予約を頼まれることが多い庶務の会議室管理
や会議が多い管理職等の会議スケジュールの管理に役立
てることができる。
【００２６】請求項１５の発明は、会議室予約情報テー
ブルに記憶された会議室予約情報を更新・管理する会議
室予約管理方法において、前記会議室予約情報テーブル
内の会議室使用予定日時までの期間が所定範囲にある予
約情報を検索する工程と、検索された前記予約情報につ
いて予約者に予定通り会議室を使用するか否かを問い合
わせる予約再確認通知を行う工程と、前記予約再確認通
知に対してあらかじめ決められた時間までに予約者から
予約再確認の応答が得られなかったとき、前記会議室予
約情報テーブル内の該当する会議室の予約状態を解除す
る工程とを含むことを特徴とする。
ブルに記憶された会議室予約情報を更新・管理する会議
室予約管理方法において、前記会議室予約情報テーブル
内の会議室使用予定日時までの期間が所定範囲にある予
約情報を検索する工程と、検索された前記予約情報につ
いて予約者に予定通り会議室を使用するか否かを問い合
わせる予約再確認通知を行う工程と、前記予約再確認通
知に対してあらかじめ決められた時間までに予約者から
予約再確認の応答が得られなかったとき、前記会議室予
約情報テーブル内の該当する会議室の予約状態を解除す
る工程とを含むことを特徴とする。
【００２７】請求項１６の発明は、会議室予約情報テー
ブルに記憶された会議室予約情報を更新・管理する会議
室予約管理プログラムを記憶した記録媒体であって、前
記会議室予約情報テーブル内の会議室使用予定日時まで
の期間が所定範囲にある予約情報を検索する工程と、検
索された前記予約情報について予約者に予定通り会議室
を使用するか否かを問い合わせる予約再確認通知を行う
工程と、前記予約再確認通知に対してあらかじめ決めら
れた時間までに予約者から予約再確認の応答が得られな
かったとき、前記会議室予約情報テーブル内の該当する
会議室の予約状態を解除する工程とをコンピュータに実
行させるプログラムを記憶したことを特徴とする。
ブルに記憶された会議室予約情報を更新・管理する会議
室予約管理プログラムを記憶した記録媒体であって、前
記会議室予約情報テーブル内の会議室使用予定日時まで
の期間が所定範囲にある予約情報を検索する工程と、検
索された前記予約情報について予約者に予定通り会議室
を使用するか否かを問い合わせる予約再確認通知を行う
工程と、前記予約再確認通知に対してあらかじめ決めら
れた時間までに予約者から予約再確認の応答が得られな
かったとき、前記会議室予約情報テーブル内の該当する
会議室の予約状態を解除する工程とをコンピュータに実
行させるプログラムを記憶したことを特徴とする。
【００２８】
【発明の実施の形態】以下、図面に基づいて本発明の実
施の形態を説明する。
施の形態を説明する。
【００２９】図１は、本発明の一実施の形態の会議室予
約システムの機能構成を示すもので、利用者が操作する
ＣＲＴやＬＣＤ等の表示装置１およびキーボード、マウ
ス等の入力装置３と、会議室予約情報テーブル５と、キ
ャンセル待ち情報テーブル７と、利用者からの各種要求
により、会議室予約情報テーブル５およびキャンセル待
ち情報テーブル７の更新および検索を行うとともに、会
議室予約情報テーブル５の内容およびキャンセル待ち情
報テーブル７の内容を定期的に通知すべき通知先情報お
よびその内容範囲の登録／更新を行う対話手段９と、定
期的に会議室予約情報テーブル５を検索し、会議室使用
予定日の前日以前と当日の２回予約者に予約再確認を実
行して予約再確認の取れなかった会議室予約を自動的に
取り消す予約再確認手段１１と、会議室の使用開始情報
を入力する使用開始入力装置１３と、使用開始入力装置
１３からの会議室使用開始信号により会議室予約情報テ
ーブル５の該当する会議室の予約状態を使用中にし、会
議室使用確認の取れなかった会議室予約を自動的に取り
消す会議室使用確認手段１５と、予約解除された会議室
に対してキャンセル待ち情報テーブル７に基づいて自動
予約を行う自動予約手段１７と、対話手段９によって登
録された通知先情報および通知内容範囲を格納する通知
先・通知内容範囲設定テーブル１９と、通知先・通知内
容範囲設定テーブル１９に基づいて定期的に会議室予約
情報テーブル５の内容およびキャンセル待ち情報テーブ
ル７の内容を編集し会議室の予約状況・キャンセル待ち
状況を示す通知情報を作成する通知情報編集手段２１
と、予約再確認のための問い合わせとその応答、自動予
約解除やキャンセル待ちによる自動予約の通知、および
編集手段２１からの通知情報の送信を電子メールシステ
ム２３を介して行うとともに、通知情報編集手段２１か
らの通知情報をホームページシステム２５を介してホー
ムページに書込む送受信手段２７とで構成されている。
なお、予約再確認、自動予約解除およびキャンセル待ち
による自動予約の通知を電子メールにて行う代わりに電
話またはファクシミリにて行う場合には、通知内容を音
声合成して通話情報を作成する電話通知手段２９または
ファクシミリ用の通信情報を作成するファクシミリ送信
手段３１と、通話情報またはファクシミリ用の通信情報
に基づいて回線に接続する回線接続手段３３が設けられ
る。
約システムの機能構成を示すもので、利用者が操作する
ＣＲＴやＬＣＤ等の表示装置１およびキーボード、マウ
ス等の入力装置３と、会議室予約情報テーブル５と、キ
ャンセル待ち情報テーブル７と、利用者からの各種要求
により、会議室予約情報テーブル５およびキャンセル待
ち情報テーブル７の更新および検索を行うとともに、会
議室予約情報テーブル５の内容およびキャンセル待ち情
報テーブル７の内容を定期的に通知すべき通知先情報お
よびその内容範囲の登録／更新を行う対話手段９と、定
期的に会議室予約情報テーブル５を検索し、会議室使用
予定日の前日以前と当日の２回予約者に予約再確認を実
行して予約再確認の取れなかった会議室予約を自動的に
取り消す予約再確認手段１１と、会議室の使用開始情報
を入力する使用開始入力装置１３と、使用開始入力装置
１３からの会議室使用開始信号により会議室予約情報テ
ーブル５の該当する会議室の予約状態を使用中にし、会
議室使用確認の取れなかった会議室予約を自動的に取り
消す会議室使用確認手段１５と、予約解除された会議室
に対してキャンセル待ち情報テーブル７に基づいて自動
予約を行う自動予約手段１７と、対話手段９によって登
録された通知先情報および通知内容範囲を格納する通知
先・通知内容範囲設定テーブル１９と、通知先・通知内
容範囲設定テーブル１９に基づいて定期的に会議室予約
情報テーブル５の内容およびキャンセル待ち情報テーブ
ル７の内容を編集し会議室の予約状況・キャンセル待ち
状況を示す通知情報を作成する通知情報編集手段２１
と、予約再確認のための問い合わせとその応答、自動予
約解除やキャンセル待ちによる自動予約の通知、および
編集手段２１からの通知情報の送信を電子メールシステ
ム２３を介して行うとともに、通知情報編集手段２１か
らの通知情報をホームページシステム２５を介してホー
ムページに書込む送受信手段２７とで構成されている。
なお、予約再確認、自動予約解除およびキャンセル待ち
による自動予約の通知を電子メールにて行う代わりに電
話またはファクシミリにて行う場合には、通知内容を音
声合成して通話情報を作成する電話通知手段２９または
ファクシミリ用の通信情報を作成するファクシミリ送信
手段３１と、通話情報またはファクシミリ用の通信情報
に基づいて回線に接続する回線接続手段３３が設けられ
る。
【００３０】図２は、上記会議室予約システムの実際の
ネットワーク構成例を示すもので、会議室予約システム
は会議室予約情報テーブル５およびキャンセル待ち情報
テーブル７を管理する会議室予約管理サーバ４１と、ほ
ぼ個人（利用者）単位に設置されるパーソナルコンピュ
ータ等のクライアント端末４３と、会議室予約管理サー
バ４１、クライアント端末４３、メールサーバ４５およ
びホームページサーバ４７間を接続するＬＡＮ４９とで
形成される。また、会議室予約管理サーバ４１またはＬ
ＡＮ４９に電話５１やファクシミリ５３を接続した構成
とすることもできる。なお、図１における表示装置１お
よび入力装置３はクライアント端末４３に設置されるも
のである。
ネットワーク構成例を示すもので、会議室予約システム
は会議室予約情報テーブル５およびキャンセル待ち情報
テーブル７を管理する会議室予約管理サーバ４１と、ほ
ぼ個人（利用者）単位に設置されるパーソナルコンピュ
ータ等のクライアント端末４３と、会議室予約管理サー
バ４１、クライアント端末４３、メールサーバ４５およ
びホームページサーバ４７間を接続するＬＡＮ４９とで
形成される。また、会議室予約管理サーバ４１またはＬ
ＡＮ４９に電話５１やファクシミリ５３を接続した構成
とすることもできる。なお、図１における表示装置１お
よび入力装置３はクライアント端末４３に設置されるも
のである。
【００３１】次に、本実施の形態の作用を図１および図
２を参照しながら説明する。対話手段９は、予約状況表
示機能、予約登録機能、キャンセル待ち登録機能、予約
変更機能、予約解除機能および予約状況・キャンセル待
ち状況通知登録機能等を有し、例えば機能メニューをク
ライアント端末４３の表示装置１に表示することによっ
て、利用者によって入力装置３を介して機能選択され
る。予約状況表示機能が選択された場合は、対話手段９
は会議室予約情報データテーブル５の内容を読み込み、
各会議室の予約状況を表示装置１に表示する。利用者が
予約状況を確認して予約登録機能を選択すると、対話手
段９は予約情報設定画面を表示し、この予約情報設定画
面に従って入力される予約情報（会議室番号、使用開始
／終了の年月日時分、予約者の氏名、所属、メールアド
レス／電話番号／ファクシミリ番号など）を、会議室予
約情報データテーブル５に登録する。
２を参照しながら説明する。対話手段９は、予約状況表
示機能、予約登録機能、キャンセル待ち登録機能、予約
変更機能、予約解除機能および予約状況・キャンセル待
ち状況通知登録機能等を有し、例えば機能メニューをク
ライアント端末４３の表示装置１に表示することによっ
て、利用者によって入力装置３を介して機能選択され
る。予約状況表示機能が選択された場合は、対話手段９
は会議室予約情報データテーブル５の内容を読み込み、
各会議室の予約状況を表示装置１に表示する。利用者が
予約状況を確認して予約登録機能を選択すると、対話手
段９は予約情報設定画面を表示し、この予約情報設定画
面に従って入力される予約情報（会議室番号、使用開始
／終了の年月日時分、予約者の氏名、所属、メールアド
レス／電話番号／ファクシミリ番号など）を、会議室予
約情報データテーブル５に登録する。
【００３２】また対話手段９は、キャンセル待ち登録機
能により、利用者によって入力された会議室予約キャン
セル待ち情報（使用日時、会議室指定または会議室の広
さや設備機器による条件指定の有無、申込者の氏名、所
属、メールアドレス／電話番号／ファクシミリ番号な
ど）をキャンセル待ち情報テーブル７に登録する。会議
室予約情報データテーブル５内の予約情報およびキャン
セル待ち情報テーブル７内の会議室予約キャンセル待ち
情報は、利用者の要求により、随時検索され表示され
る。また対話手段９は、利用者からの変更ないし解除要
求を受け付け、会議室予約情報データテーブル５および
キャンセル待ち情報テーブル７の登録内容を修正する。
能により、利用者によって入力された会議室予約キャン
セル待ち情報（使用日時、会議室指定または会議室の広
さや設備機器による条件指定の有無、申込者の氏名、所
属、メールアドレス／電話番号／ファクシミリ番号な
ど）をキャンセル待ち情報テーブル７に登録する。会議
室予約情報データテーブル５内の予約情報およびキャン
セル待ち情報テーブル７内の会議室予約キャンセル待ち
情報は、利用者の要求により、随時検索され表示され
る。また対話手段９は、利用者からの変更ないし解除要
求を受け付け、会議室予約情報データテーブル５および
キャンセル待ち情報テーブル７の登録内容を修正する。
【００３３】さらに対話手段９は、予約状況・キャンセ
ル待ち状況通知登録機能により、通知希望者の氏名・所
属や会議室予約を頼まれる庶務等の通知希望部署の名
称、メールアドレス／ファクシミリ番号等の通知先情報
および通知すべき内容についての指定、例えば全会議室
か特定の会議室かの指定、あるいは日時や時間帯等の指
定を表示装置１および入力装置３を介して受付け、通知
先・通知内容範囲設定テーブル１９に登録する。
ル待ち状況通知登録機能により、通知希望者の氏名・所
属や会議室予約を頼まれる庶務等の通知希望部署の名
称、メールアドレス／ファクシミリ番号等の通知先情報
および通知すべき内容についての指定、例えば全会議室
か特定の会議室かの指定、あるいは日時や時間帯等の指
定を表示装置１および入力装置３を介して受付け、通知
先・通知内容範囲設定テーブル１９に登録する。
【００３４】予約再確認手段１１は、パラメータファイ
ルなどにあらかじめ設定されている監視周期で、会議室
予約情報データテーブル５から、使用予定開始日・時間
がやはりあらかじめ設定されている日数・時間の監視範
囲に該当する予約情報を検索する。
ルなどにあらかじめ設定されている監視周期で、会議室
予約情報データテーブル５から、使用予定開始日・時間
がやはりあらかじめ設定されている日数・時間の監視範
囲に該当する予約情報を検索する。
【００３５】例えば、会議室予約情報データテーブル５
に １９××年１２月１２日 １３：００……再確認済 １９××年１２月１４日 １５：００……予約 １９××年１２月１８日 １５：００……予約 の予約情報が存在したとする。
に １９××年１２月１２日 １３：００……再確認済 １９××年１２月１４日 １５：００……予約 １９××年１２月１８日 １５：００……予約 の予約情報が存在したとする。
【００３６】あらかじめ設定されている監視周期が３日
で、日数の監視範囲が１日前のもの〜３日前のものの３
日間分で、現在年月日が１２月１１日であれば、１２月
１２日〜１４日の使用予定日でステータスが「予約」の
予約情報が抽出される。この例では１２月１４日の予約
が対象になる。また次回の監視日は１２月１４日とな
る。
で、日数の監視範囲が１日前のもの〜３日前のものの３
日間分で、現在年月日が１２月１１日であれば、１２月
１２日〜１４日の使用予定日でステータスが「予約」の
予約情報が抽出される。この例では１２月１４日の予約
が対象になる。また次回の監視日は１２月１４日とな
る。
【００３７】次にこの予約の利用者のメールアドレスを
抽出して、予定通り会議室を使用するかを問い合わせる
予約再確認メッセージを送受信手段２７に出力し、送受
信手段２７から電子メールシステム２３を介して予約者
に送付する。なお、この例では予約再確認通知を電子メ
ールとしているが、通知手段は電子メール以外にも、例
えば利用者の端末に会議室予約システム専用のウインド
ウを設けて対話手段９を介して通知することもできる。
また、電話通知手段２９により音声合成して回線接続手
段３３により電話通知したり、ファクシミリ送信手段３
１および回線接続手段３３によりファクシミリにて通知
するなど様々な方法が考えられる。
抽出して、予定通り会議室を使用するかを問い合わせる
予約再確認メッセージを送受信手段２７に出力し、送受
信手段２７から電子メールシステム２３を介して予約者
に送付する。なお、この例では予約再確認通知を電子メ
ールとしているが、通知手段は電子メール以外にも、例
えば利用者の端末に会議室予約システム専用のウインド
ウを設けて対話手段９を介して通知することもできる。
また、電話通知手段２９により音声合成して回線接続手
段３３により電話通知したり、ファクシミリ送信手段３
１および回線接続手段３３によりファクシミリにて通知
するなど様々な方法が考えられる。
【００３８】利用者はこの通知を受けた時に、会議室予
約システムで予約の再確認の応答を行うか、あるいは電
子メールで返信する。電子メールで返信された場合は送
受信手段２７を介して予約再確認手段１１が受け取り、
会議室予約情報テーブル５の該当予約情報の予約ステー
タスを再確認済にする。会議室予約システムで入力した
場合は対話手段９を介して予約再確認手段１１に送ら
れ、予約再確認手段１１によって同様に予約ステータス
が再確認済に更新される。予約再確認通知に対して予約
を取り消す場合は、予約再確認手段１１または対話手段
９によって予約解除される。
約システムで予約の再確認の応答を行うか、あるいは電
子メールで返信する。電子メールで返信された場合は送
受信手段２７を介して予約再確認手段１１が受け取り、
会議室予約情報テーブル５の該当予約情報の予約ステー
タスを再確認済にする。会議室予約システムで入力した
場合は対話手段９を介して予約再確認手段１１に送ら
れ、予約再確認手段１１によって同様に予約ステータス
が再確認済に更新される。予約再確認通知に対して予約
を取り消す場合は、予約再確認手段１１または対話手段
９によって予約解除される。
【００３９】予約再確認手段１１は、予約再確認メッセ
ージの送信時に、該当予約情報の予約ステータスを再確
認中（再確認中にした日付時刻も含む）にする。あらか
じめ予約状況監視パラメータの１つとして設定されてい
る再確認待ち日数（時間）を使用して、再確認の問い合
わせを行った後、この日数が経過したものを抽出する。
例えば再確認待ち日数が１日で、現在年月日が１２月１
０日であれば、１２月９日に再確認中にしたものが抽出
される。抽出した予約情報に対して予約の強制取り消し
を行い、取り消された予約を行った利用者に電子メー
ル、電話、ファクシミリなどの手段で取り消しを行った
旨の通知を行う。
ージの送信時に、該当予約情報の予約ステータスを再確
認中（再確認中にした日付時刻も含む）にする。あらか
じめ予約状況監視パラメータの１つとして設定されてい
る再確認待ち日数（時間）を使用して、再確認の問い合
わせを行った後、この日数が経過したものを抽出する。
例えば再確認待ち日数が１日で、現在年月日が１２月１
０日であれば、１２月９日に再確認中にしたものが抽出
される。抽出した予約情報に対して予約の強制取り消し
を行い、取り消された予約を行った利用者に電子メー
ル、電話、ファクシミリなどの手段で取り消しを行った
旨の通知を行う。
【００４０】ここで、予約再確認手段１１は、再確認中
に利用者に対して回答がこない場合にあらかじめ設定さ
れている日数（時間）間隔で再度確認中メッセージを出
し、これをあらかじめ指定された日数（または回数）で
繰り返し、その後予約を取り消すというメッセージを通
知するようにすることもできる。
に利用者に対して回答がこない場合にあらかじめ設定さ
れている日数（時間）間隔で再度確認中メッセージを出
し、これをあらかじめ指定された日数（または回数）で
繰り返し、その後予約を取り消すというメッセージを通
知するようにすることもできる。
【００４１】さらに、予約再確認手段１１は、会議室予
約情報テーブル５から当日の再確認済みもしくは予約ス
テータスの予約情報を抽出して、予約者に対して、最終
の再確認メッセージを電子メール、電話、ファクシミリ
などの手段によって通知する。この場合にも、この通知
に対して、返信がなかったり、会議室予約システムを用
いた再確認入力がなかった場合には、予約を強制的に取
り消し、電子メール、電話、ファクシミリなどで取り消
した旨の通知を行う。なお、この強制取り消しについて
も、らかじめパラメータを設定しておいて、これに基づ
いて判断するよう構成することができる。
約情報テーブル５から当日の再確認済みもしくは予約ス
テータスの予約情報を抽出して、予約者に対して、最終
の再確認メッセージを電子メール、電話、ファクシミリ
などの手段によって通知する。この場合にも、この通知
に対して、返信がなかったり、会議室予約システムを用
いた再確認入力がなかった場合には、予約を強制的に取
り消し、電子メール、電話、ファクシミリなどで取り消
した旨の通知を行う。なお、この強制取り消しについて
も、らかじめパラメータを設定しておいて、これに基づ
いて判断するよう構成することができる。
【００４２】使用開始入力装置１３は会議室の利用者や
会議室管理者などが会議室の使用開始を示す信号を入力
するためのもので、例えば会議室や管理場所に会議室使
用時にオンにする使用開始スイッチを設置したり、また
は会議室や管理場所に設置されているクライアント端末
４３により会議室の使用開始を入力するような形態をと
ることもできる。
会議室管理者などが会議室の使用開始を示す信号を入力
するためのもので、例えば会議室や管理場所に会議室使
用時にオンにする使用開始スイッチを設置したり、また
は会議室や管理場所に設置されているクライアント端末
４３により会議室の使用開始を入力するような形態をと
ることもできる。
【００４３】会議室使用確認手段１５は、使用開始入力
装置１３からの会議室使用開始信号により、会議室予約
情報テーブル５の当該会議室の予約情報の予約ステータ
スを使用中にする。さらに会議室使用確認手段１５は、
会議室予約情報テーブル５から、当日使用予定の会議室
で、使用開始時刻が現在時刻より前でステータスが使用
中でないものを抽出し、あらかじめパラメータなどで設
定されている時間より過ぎていれば、使用見込みなしと
判断して予約の取り消しを行う。
装置１３からの会議室使用開始信号により、会議室予約
情報テーブル５の当該会議室の予約情報の予約ステータ
スを使用中にする。さらに会議室使用確認手段１５は、
会議室予約情報テーブル５から、当日使用予定の会議室
で、使用開始時刻が現在時刻より前でステータスが使用
中でないものを抽出し、あらかじめパラメータなどで設
定されている時間より過ぎていれば、使用見込みなしと
判断して予約の取り消しを行う。
【００４４】例えば１５：００から使用開始予定の会議
室があり、予約ステータスが使用中になっておらず現在
時刻が１５：３０で、パラメータなどであらかじめ設定
されている時間が２０分であったとすると、この会議室
の予約は取り消しとなり、その旨電子メール、電話、フ
ァクシミリなどで通知される。
室があり、予約ステータスが使用中になっておらず現在
時刻が１５：３０で、パラメータなどであらかじめ設定
されている時間が２０分であったとすると、この会議室
の予約は取り消しとなり、その旨電子メール、電話、フ
ァクシミリなどで通知される。
【００４５】自動予約手段１７は、会議室予約情報テー
ブル５に登録されている予約情報が対話手段９、予約再
確認手段１１または会議室使用確認手段１５によって取
り消されると、予約解除した手段からの解除通知によ
り、キャンセル待ち情報テーブル７を参照して、該当す
る会議室予約キャンセル待ち情報があればこれに基づい
て会議室予約情報テーブル５に自動的に予約登録を実施
する。
ブル５に登録されている予約情報が対話手段９、予約再
確認手段１１または会議室使用確認手段１５によって取
り消されると、予約解除した手段からの解除通知によ
り、キャンセル待ち情報テーブル７を参照して、該当す
る会議室予約キャンセル待ち情報があればこれに基づい
て会議室予約情報テーブル５に自動的に予約登録を実施
する。
【００４６】会議室予約キャンセル待ち情報は、利用者
によって随時入力され、対話手段９のキャンセル待ち登
録機能によりキャンセル待ち情報テーブル７に登録され
る。例えば、利用者は予約したい会議室が希望日時にす
でに予約が入っていたり、他の会議室も予約中で空きが
ない場合などに、希望日時と所望の会議室もしくは使用
可能な会議室条件（人数や備品設備）を提示してキャン
セル待ち情報の設定を行うと、対話手段９は設定された
会議室予約キャンセル待ち情報をキャンセル待ち情報テ
ーブル７に登録する。
によって随時入力され、対話手段９のキャンセル待ち登
録機能によりキャンセル待ち情報テーブル７に登録され
る。例えば、利用者は予約したい会議室が希望日時にす
でに予約が入っていたり、他の会議室も予約中で空きが
ない場合などに、希望日時と所望の会議室もしくは使用
可能な会議室条件（人数や備品設備）を提示してキャン
セル待ち情報の設定を行うと、対話手段９は設定された
会議室予約キャンセル待ち情報をキャンセル待ち情報テ
ーブル７に登録する。
【００４７】会議室予約キャンセル待ち情報の設定例と
しては、例えば×××会議室（１０名定員）を１２月２
４日の１０：００〜１２：００で予約しようとした時に
すでにこの会議室が空いていない場合を例にすると、以
下の〜のいずれか、または組合せで設定することが
できる。組合せの場合は優先度付けを行うこともでき
る。なお、指定条件はこの例に限らず考えることができ
る。
しては、例えば×××会議室（１０名定員）を１２月２
４日の１０：００〜１２：００で予約しようとした時に
すでにこの会議室が空いていない場合を例にすると、以
下の〜のいずれか、または組合せで設定することが
できる。組合せの場合は優先度付けを行うこともでき
る。なお、指定条件はこの例に限らず考えることができ
る。
【００４８】×××会議室でキャンセル待ち（会議室
指定） １０名の会議室でキャンセル待ち（条件指定） 会議室の条件なしでキャンセル待ち（無条件） 利用者によって設定された上記会議室予約キャンセル待
ち情報は、キャンセル待ち情報テーブル７に登録され
る。この時、すでに同等条件のキャンセル待ち情報が登
録されている場合は、順番が割り振られる。例えば、上
記条件ですでにがｌ件、がｍ件、がｎ件キャンセ
ル待ちになっていた場合、それぞれキャンセル待ちの優
先順位はがｌ＋１番目、がｍ＋１番目、がｎ＋１
番目となる。
指定） １０名の会議室でキャンセル待ち（条件指定） 会議室の条件なしでキャンセル待ち（無条件） 利用者によって設定された上記会議室予約キャンセル待
ち情報は、キャンセル待ち情報テーブル７に登録され
る。この時、すでに同等条件のキャンセル待ち情報が登
録されている場合は、順番が割り振られる。例えば、上
記条件ですでにがｌ件、がｍ件、がｎ件キャンセ
ル待ちになっていた場合、それぞれキャンセル待ちの優
先順位はがｌ＋１番目、がｍ＋１番目、がｎ＋１
番目となる。
【００４９】自動予約手段１７は、会議室予約情報テー
ブル５に登録されている予約情報に対して予約解除が実
行されると、予約解除された会議室に対して、キャンセ
ル待ち情報テーブル７から該当する情報をサーチし、会
議室予約情報テーブル５に予約登録するとともに、当該
キャンセル待ちの申込者に電子メール、電話、ファクシ
ミリ等で予約したことを通知する。
ブル５に登録されている予約情報に対して予約解除が実
行されると、予約解除された会議室に対して、キャンセ
ル待ち情報テーブル７から該当する情報をサーチし、会
議室予約情報テーブル５に予約登録するとともに、当該
キャンセル待ちの申込者に電子メール、電話、ファクシ
ミリ等で予約したことを通知する。
【００５０】キャンセル待ち情報テーブル７のサーチの
順番は様々な順番が考えられるが、例えば、前述の〜
で考えるとの１番目、の２番目、………、のｌ
番目、の１番目、の２番目、………、のｍ番目、
の１番目、の２番目、………となる。予約登録され
たキャンセル待ち情報は自動予約手段１７によってキャ
ンセル待ち情報テーブル７から削除される。
順番は様々な順番が考えられるが、例えば、前述の〜
で考えるとの１番目、の２番目、………、のｌ
番目、の１番目、の２番目、………、のｍ番目、
の１番目、の２番目、………となる。予約登録され
たキャンセル待ち情報は自動予約手段１７によってキャ
ンセル待ち情報テーブル７から削除される。
【００５１】図３は、上記予約再確認手段１１、会議室
使用確認手段１５および自動予約手段１７にかかる本実
施の形態の一連の処理フローを示すものである。
使用確認手段１５および自動予約手段１７にかかる本実
施の形態の一連の処理フローを示すものである。
【００５２】図３に示すように、本実施の形態の会議室
予約システムは、周期的にあらかじめ設定された日時に
会議室予約情報テーブル５を検索し、会議室使用予定日
が所定範囲にある予約情報についてそれぞれの予約者に
予定通り会議室を使用するかを問い合わせる１回目の予
約再確認メッセージを通知する（ステップ１００）。こ
の予約再確認通知に対して予約者の応答を待ち（ステッ
プ１０１）、予定通り会議室を使用するという予約再確
認の応答があらかじめ決められた日時までに得られなか
ったとき、その予約を解除し、その旨予約者に通知する
（ステップ１０２）。ついで、予約の解除により空いた
会議室に対して、キャンセル待ちがないかどうかをキャ
ンセル待ち情報テーブル７から探し、あればキャンセル
待ち情報に基づいて会議室予約情報テーブル５に予約登
録する（ステップ１０３）。ここで、ステップ１０１〜
１０３までの処理をＡ処理、ステップ１０３の処理をＢ
処理とする。
予約システムは、周期的にあらかじめ設定された日時に
会議室予約情報テーブル５を検索し、会議室使用予定日
が所定範囲にある予約情報についてそれぞれの予約者に
予定通り会議室を使用するかを問い合わせる１回目の予
約再確認メッセージを通知する（ステップ１００）。こ
の予約再確認通知に対して予約者の応答を待ち（ステッ
プ１０１）、予定通り会議室を使用するという予約再確
認の応答があらかじめ決められた日時までに得られなか
ったとき、その予約を解除し、その旨予約者に通知する
（ステップ１０２）。ついで、予約の解除により空いた
会議室に対して、キャンセル待ちがないかどうかをキャ
ンセル待ち情報テーブル７から探し、あればキャンセル
待ち情報に基づいて会議室予約情報テーブル５に予約登
録する（ステップ１０３）。ここで、ステップ１０１〜
１０３までの処理をＡ処理、ステップ１０３の処理をＢ
処理とする。
【００５３】次に、会議室予約情報テーブル５から会議
室使用予定日が当日の予約情報を抽出し、予約者に２回
目の予約再確認メッセージを送信し（ステップ１０
４）、１回目の予約再確認通知のときと同様にＡ処理を
繰り返す。すなわち、予約者から予約再確認の応答が所
定時間までに得られなかったとき、その予約を解除して
予約者に通知するとともに、該当するキャンセル待ちが
あればそれを予約登録する（ステップ１０５）。
室使用予定日が当日の予約情報を抽出し、予約者に２回
目の予約再確認メッセージを送信し（ステップ１０
４）、１回目の予約再確認通知のときと同様にＡ処理を
繰り返す。すなわち、予約者から予約再確認の応答が所
定時間までに得られなかったとき、その予約を解除して
予約者に通知するとともに、該当するキャンセル待ちが
あればそれを予約登録する（ステップ１０５）。
【００５４】ついで、本会議室予約システムは、使用開
始入力装置１３からの会議室使用開始信号により予約さ
れた会議室が実際に使用された否かを確認し、使用開始
予定時刻を所定時間過ぎても会議室使用開始信号の入力
のないものについては、予約状態を解除して予約者に予
約解除したことを通知する（ステップ１０６）。その
後、上記Ｂ処理を繰り返し、キャンセル待ちがあればそ
れを予約登録する（ステップ１０７）。
始入力装置１３からの会議室使用開始信号により予約さ
れた会議室が実際に使用された否かを確認し、使用開始
予定時刻を所定時間過ぎても会議室使用開始信号の入力
のないものについては、予約状態を解除して予約者に予
約解除したことを通知する（ステップ１０６）。その
後、上記Ｂ処理を繰り返し、キャンセル待ちがあればそ
れを予約登録する（ステップ１０７）。
【００５５】次の監視周期となるまでは、本会議室予約
システムは、翌日にステップ１０４以降の処理を繰り返
す。
システムは、翌日にステップ１０４以降の処理を繰り返
す。
【００５６】また通知情報編集手段２１は、定期的に会
議室予約情報データテーブル５およびキャンセル待ち情
報テーブル７の内容を読み出し、通知先・通知内容範囲
設定テーブル１９に登録されている通知希望者（または
通知希望部署）の氏名（または名称）、所属、メールア
ドレスまたはファクシミリ番号等の通知先情報とそれぞ
れ通知すべき内容の指定情報に基づいて、通知希望者や
通知部署やホームページの通知先ごとに、会議室の予約
状況およびキャンセル待ち状況のデータを編集する。例
えば、人数や設備等の条件を満たす会議室についてのみ
通知希望があれば、該当する会議室の予約状況およびキ
ャンセル待ち状況に絞って通知情報を編集する。また、
時間帯について指定があれば、指定された時間帯の会議
室の予約状況および該当する会議室に対するキャンセル
待ち状況をピックアップして編集する。
議室予約情報データテーブル５およびキャンセル待ち情
報テーブル７の内容を読み出し、通知先・通知内容範囲
設定テーブル１９に登録されている通知希望者（または
通知希望部署）の氏名（または名称）、所属、メールア
ドレスまたはファクシミリ番号等の通知先情報とそれぞ
れ通知すべき内容の指定情報に基づいて、通知希望者や
通知部署やホームページの通知先ごとに、会議室の予約
状況およびキャンセル待ち状況のデータを編集する。例
えば、人数や設備等の条件を満たす会議室についてのみ
通知希望があれば、該当する会議室の予約状況およびキ
ャンセル待ち状況に絞って通知情報を編集する。また、
時間帯について指定があれば、指定された時間帯の会議
室の予約状況および該当する会議室に対するキャンセル
待ち状況をピックアップして編集する。
【００５７】通知希望者および通知希望部署用に編集さ
れた通知情報は、それぞれの通知先（通知希望者および
通知希望部署）に送受信手段２７を介して電子メールに
て送信、あるいはファクシミリ送信手段３１および回線
接続手段３３を介してファクシミリにて送信される。ホ
ームページ用に編集された通知情報は、送受信手段２７
を介してホームページシステム２５に送信され、会議室
の予約状況およびキャンセル待ち状況としてホームペー
ジに記載される。
れた通知情報は、それぞれの通知先（通知希望者および
通知希望部署）に送受信手段２７を介して電子メールに
て送信、あるいはファクシミリ送信手段３１および回線
接続手段３３を介してファクシミリにて送信される。ホ
ームページ用に編集された通知情報は、送受信手段２７
を介してホームページシステム２５に送信され、会議室
の予約状況およびキャンセル待ち状況としてホームペー
ジに記載される。
【００５８】上記の説明からも明らかなように、本実施
の形態によれば、定期的に会議室予約の再確認を行こと
により、また予約した会議室の当日の使用状況を確認す
ることにより、会議室を予約したまま使用しない状況を
かなり改善することができる。また、キャンセル待ちに
よる会議室の自動予約も実現することができる。さら
に、定期的に会議室の予約状況やキャンセル待ち状況を
希望者に通知したり、インターネットのホームページに
載せたりすることにより、会議室の利用状況の把握がよ
り容易となり、会議室の使用をより容易とすることがで
きる。これにより、会議室という空間資産を有効に活用
できるとともに利用者の利便性の向上をはかることがで
きる。
の形態によれば、定期的に会議室予約の再確認を行こと
により、また予約した会議室の当日の使用状況を確認す
ることにより、会議室を予約したまま使用しない状況を
かなり改善することができる。また、キャンセル待ちに
よる会議室の自動予約も実現することができる。さら
に、定期的に会議室の予約状況やキャンセル待ち状況を
希望者に通知したり、インターネットのホームページに
載せたりすることにより、会議室の利用状況の把握がよ
り容易となり、会議室の使用をより容易とすることがで
きる。これにより、会議室という空間資産を有効に活用
できるとともに利用者の利便性の向上をはかることがで
きる。
【００５９】なお、本発明は、上記実施の形態以外にも
様々なもの考えられる。例えば、予約再確認を２回実行
するものとして説明したが、これに限定することなく、
どちらか１方のみとすることもできる。
様々なもの考えられる。例えば、予約再確認を２回実行
するものとして説明したが、これに限定することなく、
どちらか１方のみとすることもできる。
【００６０】また本発明は、会議室以外にも機器の貸出
し予約などにも応用できるものである。
し予約などにも応用できるものである。
【００６１】
【発明の効果】上記したように、本発明によれば、会議
室という空間資産を有効に活用し、利用者の利便性の向
上をはかることができる。
室という空間資産を有効に活用し、利用者の利便性の向
上をはかることができる。
【図１】本発明の会議室予約システムの一実施の形態の
機能構成を示すブロック図である。
機能構成を示すブロック図である。
【図２】図１に示す会議室予約システムのネットワーク
構成例を示すブロック図である。
構成例を示すブロック図である。
【図３】図１に示す会議室予約システムの予約再確認手
段、会議室使用確認手段および自動予約手段にかかる処
理の流れを示すフロー図である。
段、会議室使用確認手段および自動予約手段にかかる処
理の流れを示すフロー図である。
１………表示装置 ３………入力装置 ５………会議室予約情報テーブル ７………キャンセル待ち情報テーブル ９………対話手段 １１………予約再確認手段 １３………使用開始入力装置 １５………会議室使用確認手段 １７………自動予約手段 １９………通知先・通知内容範囲設定テーブル ２１………通知情報編集手段 ２３………電子メールシステム ２５………ホームページシステム ２７………送受信手段 ４１………会議室予約管理サーバ ４３………クライアント端末 ４５………メールサーバ ４７………ホームページサーバ ４９………ＬＡＮ
Claims (16)
- 【請求項１】 会議室の使用の予約または予約の変更な
いし解除を受け付け、会議室の予約情報を会議室予約情
報テーブルに登録し管理する会議室予約システムにおい
て、 前記会議室予約情報テーブル内の会議室使用予定日時ま
での期間が所定範囲にある予約情報を検索し、該当する
予約者に予定通り会議室を使用するか否かを問い合わせ
る予約再確認通知を行う予約再確認通知手段と、 前記予約再確認通知に対してあらかじめ決められた時間
までに予約者から予約再確認の応答が得られなかったと
き、前記会議室予約情報テーブル内の該当する会議室の
予約状態を解除する予約再確認自動解除手段とを備えた
ことを特徴とする会議室予約システム。 - 【請求項２】 前記予約再確認通知手段が、 前記会議室予約情報テーブル内の会議室使用予定日まで
の日数があらかじめ決められた範囲にある予約情報を周
期的に検索する手段を有することを特徴とする請求項１
記載の会議室予約システム。 - 【請求項３】 前記予約再確認通知手段が、 前記会議室予約情報テーブル内の会議室使用開始予定時
刻までの時間があらかじめ決められた範囲にある当日の
予約情報を検索する手段を有することを特徴とする請求
項１または２記載の会議室予約システム。 - 【請求項４】 前記予約再確認通知手段が、 前記予約再確認通知を電子メールシステムを介して送信
する手段を有することを特徴とする請求項１ないし３の
いずれか１項に記載の会議室予約システム。 - 【請求項５】 前記予約再確認自動解除手段が、 前記予約再確認通知に対する応答を電子メールシステム
を介して受信する手段を有することを特徴とする請求項
１ないし４のいずれか１項に記載の会議室予約システ
ム。 - 【請求項６】 会議室使用開始信号を入力する使用開始
入力手段と、 前記使用開始入力手段からの会議室使用開始信号によ
り、前記会議室予約情報テーブルの該当する会議室の予
約状態を使用中に更新する手段と、 前記会議室予約情報テーブル内の会議室の使用開始予定
時刻から所定時間経過しても使用中になっていない予約
情報を検索し、当該会議室の予約状態を解除する手段と
を備えたことを特徴とする請求項１ないし５のいずれか
１項に記載の会議室予約システム。 - 【請求項７】 会議室の使用の予約または予約の変更な
いし解除を受け付け、会議室の予約情報を会議室予約情
報テーブルに登録し管理する会議室予約システムにおい
て、 会議室使用開始信号を入力する使用開始入力手段と、 前記使用開始入力手段からの会議室使用開始信号によ
り、前記会議室予約情報テーブルの該当する会議室の予
約状態を使用中に更新する手段と、 前記会議室予約情報テーブル内の会議室の使用開始予定
時刻から所定時間経過しても使用中になっていない予約
情報を検索し、当該会議室の予約状態を解除する手段と
を備えたことを特徴とする会議室予約システム。 - 【請求項８】 前記会議室予約情報テーブル内の会議室
の予約状態が解除されたとき、該当する予約者に予約解
除したことを通知する手段を備えたことを特徴とする請
求項１ないし７のいずれか１項に記載の会議室予約シス
テム。 - 【請求項９】 会議室の使用の予約または予約の変更な
いし解除を受け付け、会議室の予約情報を会議室予約情
報テーブルに登録し管理する会議室予約システムにおい
て、 会議室予約キャンセル待ち情報を入力するキャンセル待
ち入力手段と、 前記キャンセル待ち入力手段が入力した会議室予約キャ
ンセル待ち情報をキャンセル待ち情報テーブルに登録す
る手段と、 前記会議室予約情報テーブル内の会議室の予約状態が解
除されたとき、前記キャンセル待ち情報テーブル内の条
件の合致する会議室予約キャンセル待ち情報に基づい
て、当該会議室の予約情報を前記会議室予約情報テーブ
ルに登録する手段とを備えたことを特徴とする会議室予
約システム。 - 【請求項１０】 会議室予約キャンセル待ち情報を入力
するキャンセル待ち入力手段と、 前記キャンセル待ち入力手段が入力した会議室予約キャ
ンセル待ち情報をキャンセル待ち情報テーブルに登録す
る手段と、 前記会議室予約情報テーブル内の会議室の予約状態が解
除されたとき、前記キャンセル待ち情報テーブル内の条
件の合致する会議室予約キャンセル待ち情報に基づい
て、当該会議室の予約情報を前記会議室予約情報テーブ
ルに登録する手段とを備えたことを特徴とする請求項１
ないし８のいずれか１項に記載の会議室予約システム。 - 【請求項１１】 前記会議室予約キャンセル待ち情報に
従って前記会議室予約情報テーブルに当該会議室の予約
情報が登録されたとき、該当するキャンセル待ち予約者
に会議室が予約されたことを通知する手段を備えたこと
を特徴とする請求項９または１０記載の会議室予約シス
テム。 - 【請求項１２】 会議室の使用の予約または予約の変更
ないし解除を受け付け、会議室の予約情報を会議室予約
情報テーブルに登録し管理する会議室予約システムにお
いて、 会議室の予約状況の通知先を示す通知先情報および通知
内容の範囲を指定する指定情報を入力する通知先情報入
力手段と、 前記通知先情報入力手段が入力した通知先情報および指
定情報を通知先・通知内容範囲設定テーブルに登録する
手段と、 前記通知先・通知内容範囲設定テーブルに基づいて、定
期的に通知先ごとに前記会議室予約情報テーブルの内容
を編集し、各通知先に編集したデータを送信する手段と
を備えたことを特徴とする会議室予約システム。 - 【請求項１３】 会議室の予約状況の通知先を示す通知
先情報および通知内容の範囲を指定する指定情報を入力
する通知先情報入力手段と、 前記通知先情報入力手段が入力した通知先情報および指
定情報を通知先・通知内容範囲設定テーブルに登録する
手段と、 前記通知先・通知内容範囲設定テーブルに基づいて、定
期的に通知先ごとに前記会議室予約情報テーブルの内容
を編集し、各通知先に編集したデータを送信する手段と
を備えたことを特徴とする請求項１ないし１１のいずれ
か１項に記載の会議室予約システム。 - 【請求項１４】 会議室の予約状況の通知先を示す通知
先情報および通知内容の範囲を指定する指定情報を入力
する通知先情報入力手段と、 前記通知先情報入力手段が入力した通知先情報および指
定情報を通知先・通知内容範囲設定テーブルに登録する
手段と、 前記通知先・通知内容範囲設定テーブルに基づいて、定
期的に通知先ごとに前記会議室予約情報テーブルおよび
キャンセル待ち情報テーブルの内容を編集し、各通知先
に編集したデータを送信する手段とを備えたことを特徴
とする請求項９ないし１１のいずれか１項記載の会議室
予約システム。 - 【請求項１５】 会議室予約情報テーブルに記憶された
会議室予約情報を更新・管理する会議室予約管理方法に
おいて、 前記会議室予約情報テーブル内の会議室使用予定日時ま
での期間が所定範囲にある予約情報を検索する工程と、 検索された前記予約情報について予約者に予定通り会議
室を使用するか否かを問い合わせる予約再確認通知を行
う工程と、 前記予約再確認通知に対してあらかじめ決められた時間
までに予約者から予約再確認の応答が得られなかったと
き、前記会議室予約情報テーブル内の該当する会議室の
予約状態を解除する工程とを含むことを特徴とする会議
室予約管理方法。 - 【請求項１６】 会議室予約情報テーブルに記憶された
会議室予約情報を更新・管理する会議室予約管理プログ
ラムを記憶した記録媒体であって、 前記会議室予約情報テーブル内の会議室使用予定日時ま
での期間が所定範囲にある予約情報を検索する工程と、 検索された前記予約情報について予約者に予定通り会議
室を使用するか否かを問い合わせる予約再確認通知を行
う工程と、 前記予約再確認通知に対してあらかじめ決められた時間
までに予約者から予約再確認の応答が得られなかったと
き、前記会議室予約情報テーブル内の該当する会議室の
予約状態を解除する工程とをコンピュータに実行させる
プログラムを記憶した記録媒体。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP20813198A JP2000040112A (ja) | 1998-07-23 | 1998-07-23 | 会議室予約システム、会議室予約管理方法および記録媒体 |
Applications Claiming Priority (1)
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|---|---|---|---|
| JP20813198A JP2000040112A (ja) | 1998-07-23 | 1998-07-23 | 会議室予約システム、会議室予約管理方法および記録媒体 |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2000040112A true JP2000040112A (ja) | 2000-02-08 |
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ID=16551157
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| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP20813198A Withdrawn JP2000040112A (ja) | 1998-07-23 | 1998-07-23 | 会議室予約システム、会議室予約管理方法および記録媒体 |
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