JP2005222477A - 設備利用支援装置、設備利用支援方法及びそのプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 柔軟な設備の利用予約又は効率的な設備利用を実現することができる設備利用支援システムを提供する。
【解決手段】 利用支援装置２は、設備利用の予約情報と、この設備利用に関する関連情報（予約者以外の利用予定者の氏名、所属、連絡先、及び参加可能性など）とを互いに対応付けて登録し、要求に応じて関連情報を予約者、利用予定者又は他の第三者に提示する。これにより、設備の利用予約をした予約者は、関連情報として設備利用に関する種々の情報を利用予定者全員に通知することができる。また、先約と重複して利用予約を行おうとする他の予約者は、先約に関する関連情報（各利用予定者の参加可能性など）に基づいて、交渉の可能性又はキャンセル発生の可能性を加味しながら、キャンセル待ちとして、先約と重複する予約登録を行うことができる。
【選択図】図４

Description

本発明は、設備の利用予約又は設備利用を支援する設備利用支援装置に関する。

会議室などの設備の利用予約を管理する予約管理システムは、先約の有無を管理するのみで、硬直的に運用されていた。
なお、特許文献１は、テレワーカのスケジュール情報及びテレワーク作業状況に基づいて、各テレワーカの忙しさなどを表示して、テレワーカ同士のコミュニケーション及びコラボレーションを円滑かつ効果的に行うことを支援するコミュニケーション支援システムを開示する。
特開２００２−３５１８０５号公報

本発明は、上述した背景からなされたものであり、柔軟な設備の利用予約又は効率的な設備利用を実現する設備利用支援装置を提供することを目的とする。

［設備利用支援装置］
上記目的を達成するために、本発明にかかる設備利用支援装置は、設備の予約情報と、この予約情報に関連する関連情報との入力を受け付ける入力手段と、前記入力手段により受け付けた関連情報を、予約情報に対応付けて記憶する関連情報記憶手段と、前記関連情報記憶手段に記憶されている関連情報の中から、利用者の要求に応じた関連情報を抽出する関連情報抽出手段と、前記関連情報抽出手段により抽出された関連情報を利用者に提供する関連情報提供手段とを有する。

好適には、関連情報には、少なくとも、利用予定者それぞれの設備の利用可能性が含まれており、前記入力手段は、それぞれの利用予定者から、少なくとも、予約された設備の利用可能性の入力を受け付け、前記関連情報記憶手段は、少なくとも、それぞれの利用予定者から入力された利用可能性を記憶し、前記関連情報抽出手段は、利用者の要求に応じて、少なくとも利用予定者の利用可能性を抽出し、前記関連情報提供手段は、前記関連情報抽出手段により抽出された利用可能性を利用者に提供する。

好適には、前記関連情報記憶手段は、関連情報として、予約された設備の利用予定者の連絡先を記憶し、設備の利用予定者からの要求に応じて、前記関連情報記憶手段に記憶されている関連情報を変更する関連情報変更手段と、前記関連情報変更手段によりいずれかの予約情報又は関連情報が変更された場合に、予約情報又は関連情報の変更を示す情報を、この予約情報又は関連情報に対応する他の利用予定者の連絡先に通知する変更通知手段とをさらに有する。

好適には、前記関連情報記憶手段は、関連情報として、予約された設備の利用予定者の連絡先を記憶し、予約情報に含まれる利用開始時間を基準とした既定のタイミングで、この予約情報に対応する利用予定者の連絡先に、この設備の利用に向かう状況を示す状況情報を要求する状況要求手段と、利用予定者から状況情報を取得する状況情報取得手段と、前記状況情報取得手段により取得された状況情報を、いずれかの利用予定者に提供する状況情報提供手段とをさらに有する。

また、本発明にかかる設備利用支援装置は、設備の予約情報に対応付けて、この設備の利用が終了した旨を通知すべき終了通知先を記憶する通知先記憶手段と、予約されていた設備の利用が終了したことを検知する終了検知手段と、前記終了検知手段によりいずれかの設備利用の終了が検知された場合に、この設備利用の予約情報に対応する終了通知先に、設備利用が終了した旨を通知する終了通知手段とを有する。

また、本発明にかかる設備利用支援装置は、設備の予約情報に対応付けて、この設備の利用が開始された旨を通知すべき開始通知先を記憶する通知先記憶手段と、予約されていた設備の利用が開始されたことを検知する開始検知手段と、前記開始検知手段によりいずれかの設備利用の開始が検知された場合に、この設備利用の予約情報に対応する開始通知先に、設備利用が開始された旨を通知する開始通知手段とを有する。

好適には、前記入力手段は、同一の設備について少なくとも一部の時間帯が重複する複数の予約情報と、それぞれの予約情報に対応する関連情報との入力を受け付け、前記関連情報記憶手段は、前記入力手段により受け付けた予約情報及び関連情報を、予約の優先順位に対応付けて記憶し、前記関連情報抽出手段は、利用者の要求に応じて、いずれかの予約情報に対応する関連情報及び予約の優先順位を抽出し、前記関連情報提供手段は、前記関連情報抽出手段により抽出された関連情報及び予約の優先順位を利用者に提供する。

好適には、前記関連情報記憶手段は、少なくとも設備の利用開始時期が含まれた予約情報を記憶し、それぞれの予約情報に含まれる利用開始時期を基準とした既定のタイミングで、予約の再確認を行うための情報を、この利用予約に対応する利用予定者に通知する再確認通知手段と、前記際確認通知手段により通知された情報に対する利用予定者の応答を取得する応答取得手段と、前記応答取得手段により既定の期間内に利用予定者から応答が取得されない場合に、この利用予約を取り消す予約取消手段とをさらに有する。

また、本発明にかかる設備利用支援装置は、所望の設備特性を指定する特性指定情報と、利用期間を指定する利用指定期間との入力を受け付ける予約入力手段と、設備の予約情報を管理する複数の予約管理システムから、設備の予約がなされた利用予定期間とそれぞれの設備の特性情報とを取得する予約情報取得手段と、前記予約情報取得手段により取得された利用予定期間及び設備の特性情報に基づいて、前記予約入力手段により受け付けた特性指定情報及び利用指定期間に対応する設備を判定する設備判定手段とを有する。

［設備利用支援方法］
また、本発明にかかる設備利用支援方法は、コンピュータが、設備の予約情報と、この予約情報に関連する関連情報との入力を受け付け、受け付けた関連情報を、コンピュータが予約情報に対応付けて記憶し、記憶されている関連情報の中から、利用者の要求に応じた関連情報をコンピュータが抽出し、抽出された関連情報をコンピュータが利用者に提供する。

［プログラム］
また、本発明にかかるプログラムは、コンピュータを含む設備利用支援装置において、設備の予約情報と、この予約情報に関連する関連情報との入力を受け付けるステップと、受け付けた関連情報を、予約情報に対応付けて記憶するステップと、記憶されている関連情報の中から、利用者の要求に応じた関連情報を抽出するステップと、抽出された関連情報を利用者に提供するステップとを前記設備利用支援装置のコンピュータに実行させる。

本発明の設備利用支援装置によれば、柔軟な設備の利用予約又は効率的な設備利用を実現することができる。

［背景］
本発明の理解のために、本発明がなされた背景を説明する。
会議室などの設備を予約しこれを利用する場合に、以下のような問題点があった。なお、以下の説明では、会議室を設備の具体例として説明するが、これに限定されるものではなく、例えば、プール、テニスコート及び機材なども同様である。
（１）会議室を重なった時間帯で複数の予約を実施する方法がなかった。これは個人や組織の活動に関するスケジュールと異なり、物理的な会議室の利用にかかわることなので、同じ時間帯に複数の予約があるということは考えられなかったためである。
（２）会議毎に出席予定人数などを登録して、会議室の規模とのマッチングをとるシステムは提案されているが、出席予定者の情報を掲載する仕組がなかったため、会議案内は、別途メールなどで出さざるを得なかった。また、参加者又は関係者以外は、その会議に誰が参加するのかを知ることができなかった。
（３）一部の遅刻メンバーのために会議の開始時間を少し遅らせ、結果として無駄な時間が発生している。また、会議が延びたために、その会議の参加者の解放を待って次の行動を予定している人は、やきもきしながら無駄な時間を過ごしていた。さらには、会議室の予約が登録されていても、実際にその時間その会議が行われたかどうかすら分からないのが実情であった。
（４）会議室を予約する場合、人数などに合わせて、広さ種類や空きなどを見て、人が選択する必要があったが、複数の建物の複数の会議室を横断的に検索することは大変な作業であった。

そこで、本実施形態における利用支援装置２は、設備利用の予約情報と、この設備利用に関連する関連情報とを互いに対応付けて登録し、要求に応じて関連情報を提示する。これにより、設備の利用予約をした予約者は、関連情報として設備利用に関連する種々の情報（当日必要となる資料、他の利用予定者の氏名及び所属など）を他の利用予定者に通知することができ、他の利用予定者は、設備利用の予約情報及び関連情報に基づいて、自己のスケジュールを確認することができる。また、先約と重複して利用予約を行おうとする他の予約者は、先約の関連情報に基づいて、交渉の可能性又はキャンセル発生の可能性などを加味しながら、キャンセル待ちとして、先約と重複する予約登録を行うか否かを判断することができる。
また、本実施形態における利用支援装置２は、設備の利用予定者から、予約された設備（会議室など）に向かう状況の情報を取得し、他の利用予定者に提示する。これにより、他の利用予定者は、設備利用の開始までの時間をそれぞれの仕事などをしながら過ごしたり、設備利用の中止を決定したりすることができる。
さらに、利用支援装置２は、設備利用の開始又は終了を検知し、設備利用の開始又は終了を知りたい者に通知する。これにより、例えば、会議参加者が会議から解放されることを待っている者は、会議が延びている場合であっても無駄な時間を過ごすことがなくなる。
また、本実施形態における利用支援装置２は、複数の予約管理システムから設備の空情報を取得して、予約可能な会議室を横断的に検索することができる。

以下、本発明の実施形態を説明する。
図１は、本発明にかかる設備利用支援方法が適用される設備利用支援システム１の概略を説明する図である。
設備利用支援システム１は、利用支援装置２、複数の利用者端末８及び複数の予約管理装置９を有する。利用支援装置２は、ネットワーク７を介して複数の利用者端末８及び予約管理装置９と接続する。例えば、利用支援装置２は、インターネットなどのネットワーク７ａを介して第１の予約管理装置９ａ及び第２の予約管理装置９ｂと接続し、ＬＡＮなどのネットワーク７ｂを介して第１の利用者端末８ａ及び第２の利用者端末８ｂと接続している。
利用者端末８は、各個人により利用される通信機器である。例えば、第１の利用者端末８ａは、汎用コンピュータであり、第２の利用者端末８ｂは、ＨＴＭＬファイルの表示が可能な携帯電話である。
第１の予約管理装置９ａ及び第２の予約管理装置９ｂは、それぞれ異なる設備群の利用予約を管理するコンピュータである。

利用支援装置２は、ＷＥＢサーバとしての機能を有し、第１の予約管理装置９ａ及び第２の予約管理装置９ｂから設備の空情報を取得し、条件が適合する設備の情報をＨＴＭＬファイルとして設備予約者の利用者端末８に送信する。
また、利用支援装置２は、利用予約の予約情報（設備の識別情報、利用予定の時間帯、予約者の識別情報及び予約者の連絡先）の他に、この予約情報に関連する関連情報（他の利用予定者、参加可能性、利用予定者の所属、予約者の第２の連絡先など）を管理し、利用者端末８を介して設備の予約及び利用を支援する。
なお、以下の説明では、会議室を設備の具体例として説明する。

図２は、本発明にかかる利用支援装置２のハードウェア構成を例示する図である。
図２に例示するように、利用支援装置２は、汎用のコンピュータ端末（例えばサーバ端末）であり、ＬＣＤ表示装置あるいはＣＲＴ表示装置などのモニタ２２、キーボード及びポインティングデバイスなどの入力装置２４、ＣＰＵ２６２及びメモリ２６４などを含む処理装置２６、ＨＤＤ・ＣＤ装置などの記録装置２８、並びに、通信装置２９などから構成される。通信装置２９は、Ｗｅｂ機能又は電子メールによるマルティメディア通信、ファクシミリによる画像データの送受信、及び、電話回線による音声通信など複数の通信手段を有する。本例の利用支援装置２は、通信装置２９を介してネットワーク７（図１）に接続する。

図３は、処理装置２６（図２）により実行され、本発明にかかる設備利用支援方法を実現する利用支援プログラム５の構成を示す図である。
図３に示すように、利用支援プログラム５は、予約情報取得部５０５、空情報データベース（空情報ＤＢ）５１０、設備判定部５１５、予約登録部５２０、予約データベース（予約ＤＢ）５２５、関連情報登録部５３０、関連情報抽出部５３５、情報提供部５４０、変更検知部５４５、状況要求部５５０、状況取得部５５５、開始終了検知部５６０、再確認通知部５６５、応答受信部５７０及び予約取消部５７５を有する。
利用支援プログラム５は、例えば記録媒体２８０（図２）を介して処理装置２６に供給され、メモリ２６４にロードされて実行される。

利用支援プログラム５において、予約情報取得部５０５は、通信装置２９（図２）を介して、それぞれの予約管理装置９で管理されている会議室の空情報を取得し、取得された空情報を空情報ＤＢ５１０に格納する。ここで、空情報とは、少なくとも、それぞれの設備（会議室）について利用予約が登録されていない時間帯を示す情報であり、本例では、会議室の識別情報、会議室の利用予約が登録されていない時間帯（又は、既に利用予約が登録されている時間帯）、及び、会議室の設備条件（収容人数及びプロジェクターの有無など）が含まれる。
空情報ＤＢ５１０は、予約情報取得部５０５により取得された空情報を記憶し、設備判定部５１５の要求に応じて所望の空情報を出力する。
設備判定部５１５は、予約者から入力された予約情報（利用予定の時間帯など）及び設備条件が合致する会議室を、空情報ＤＢ５１０に記憶されている空情報から抽出し、抽出された会議室の情報を予約登録部５２０に対して出力する。

予約登録部５２０は、通信装置２９（図２）を介して、予約者の利用者端末８から会議室の予約情報及び設備条件を受信し、受信された予約情報及び設備条件に合致する会議室の情報を設備判定部５２０に要求する。予約登録部５２０は、設備判定部５２０から予約情報及び設備条件に合致する会議室の情報が入力されると、この会議室の情報をＨＴＭＬファイルとして予約者の利用者端末８に送信する。
また、予約登録部５２０は、この会議室の予約が指示されると、この会議室の空情報の配信元である予約管理装置９に予約登録を指示すると共に、この会議室の識別情報、利用予定期間及び予約者の識別情報を含む予約情報と、予約者の第２の連絡先、会議の参加者の識別情報及び各参加者の所属を含む関連情報とを予約者の利用者端末８から受信して、受信された予約情報及び関連情報を予約ＤＢ５２５に格納する。なお、予約登録部５２０は、同一の会議室について、少なくとも一部の時間帯が重複する複数の予約登録が指示された場合、例えば、予約登録がなされた順番でそれぞれの予約情報に優先順位を付けて予約ＤＢ５２５に登録する。
予約ＤＢ５２５は、予約登録部５２０から入力された予約情報及び関連情報を記憶する。また、予約ＤＢ５２５は、関連情報登録部５３０の要求に応じて、予約情報の変更及び削除、あるいは、関連情報の追加、変更及び削除を行う。

関連情報登録部５３０は、通信装置２９（図２）を介して、予約者又は会議の参加者の利用者端末８から、予約情報又は関連情報の更新要求を受信し、受信された更新要求に応じて、予約ＤＢ５２５に記憶されている予約情報又は関連情報を更新する。
関連情報抽出部５３５は、予約者又は会議の参加者からの要求、又は、会議室予約に関する状況（関連情報などの変更、会議開催までの時間など）に応じて、予約ＤＢ５２５に記憶されている予約情報又は関連情報を抽出し、抽出された予約情報又は関連情報を情報提供部５４０に対して出力する。
情報提供部５４０は、Ｗｅｂ表示、電話、ファクシミリ及び電子メールなどの複数の通信手段のいずれかを用いて、関連情報抽出部５３５、状況要求部５５０又は再確認通知部５６５から入力された情報を、会議の予約者、会議の参加者又はこれら以外の第三者に通知する。

変更検知部５４５は、予約ＤＢ５２５に記憶されている関連情報の更新の有無を監視し、いずれかの関連情報が更新された場合に、更新された関連情報を関連情報抽出部５４５に対して出力する。この場合、関連情報抽出部５４５は、変更検知部５４５から入力された関連情報に基づいて、更新された関連情報に対応する会議の全参加者の連絡先を抽出し、抽出された連絡先に関連情報が変更された旨を通知するよう情報提供部５４０に指示する。

状況要求部５５０は、予約ＤＢ５２５に記憶されている各会議の開始予定時間（会議室の予約時間帯の始点）を監視し、会議の開始予定時間を基準とした既定のタイミングで、この会議の全参加者に対して「向かう情報」を要求するメッセージを送信するよう情報提供部５４０に指示する。ここで、「向かう情報」とは、会議の参加者が会議室に向かうにあたっての現在の状況を示す情報であり、例えば、電車で会議室に向かっている途中である旨、あと５分で会議室に到着する旨、又は、会議への出席が困難である旨などを示す情報である。
状況取得部５５５は、電話及び電子メールなどの複数の通信手段のいずれかを用いて、会議の各参加者から「向かう情報」を取得し、取得された「向かう情報」とこれを送信した送信者（すなわち会議の参加者）の識別情報とを関連情報抽出部５３５に対して出力する。この場合、関連情報抽出部５３５は、この「向かう情報」の送信者に対応する会議の予約者又は他の参加者の連絡先を予約ＤＢ５２５から抽出し、抽出された連絡先にこの「向かう情報」を送信するよう情報提供部５４０に指示する。

開始終了検知部５６０は、会議のいずれかの参加者による操作に基づいて、会議の開始又は終了を検知し、開始又は終了が検知された旨と会議室の識別情報とを関連情報抽出部５３５に対して出力する。会議が開始又は終了した旨を知りたい者（以下、開始情報要求者又は終了情報要求者という）の連絡先は、関連情報として予約ＤＢ５２５に登録することができる。
この場合、関連情報抽出部５４５は、会議の開始又は終了が検知された旨及び会議室の識別情報が開始終了検知部５６０から入力されると、会議室の識別情報に対応する開始情報要求者又は終了情報要求者の連絡先を抽出し、抽出された連絡先に会議の開始情報又は終了情報を通知するよう情報提供部５４０に指示する。

再確認通知部５６５は、予約ＤＢ５２５に記憶されている各会議の開始予定時間を監視し、会議の開始予定時間よりも既定時間だけ早いタイミングで、この会議室の予約の再確認を促す再確認メッセージを送信するよう情報提供部５４０に指示する。この場合、再確認通知部５６５は、会議の予約者又は参加者の連絡先を予約ＤＢ５２５から抽出し、抽出された連絡先を情報提供部５４０及び応答受信部５７０に対して出力し、情報提供部５４０は、再確認通知部５６５から入力された連絡先に対して再確認メッセージを送信する。
応答受信部５７０は、再確認メッセージに対する応答を利用者端末８から受信し、受信された再確認メッセージの応答者（予約者又は参加者）の識別情報を予約取消部５７５に対して出力する。
予約取消部５７５は、再確認メッセージの送信から既定の期間内に、応答受信部５７０からこの再確認メッセージに対する応答が受信されたか否かを判断し、応答が受信されなかった場合に、この会議室の予約を取り消す。すなわち、予約取消部５７５は、既定の期間内に応答受信部５７０から応答者の識別情報が入力されない場合に、予約ＤＢ５２５に記憶されているこの会議の予約情報及び関連情報を消去する。

図４は、予約ＤＢ５２５に記憶される予約情報及び関連情報を例示する図である。
図４に例示するように、予約ＤＢ５２５は、会議室の識別情報（「会議室＃１」）及びこの会議室の利用予定期間（「２月２０日１４：００〜１６：００」）を、複数の予約識別情報（「予約＃１」、「予約＃２」及び「予約＃３」）に対応付けて記憶する。
それぞれの予約識別情報は、会議室の予約に対応しており、本例では、同一の会議室について、少なくとも一部の時間帯が重複する３件の予約が登録されていることを意味する。また、それぞれの予約識別情報には、予約の優先順位が付されており、本例では、「予約＃１」が最も優先順位が高く、次いで「予約＃２」の優先順位が高いことを意味する。
変更検知部５４５は、上位の予約が削除されたことを検知した場合（すなわち、上位の予約がキャンセルされた場合）、下位の予約の優先順位をそれぞれ繰り上げる。

また、それぞれの予約識別情報（例えば「予約＃１」）には、この会議室の利用予約を行った予約者の識別情報（氏名など）、この予約者の複数の連絡先（「連絡先１」及び「連絡先２」）、この会議の参加者、この会議に関する開始情報要求者及び終了情報要求者、この会議の内容（「月度報告会」）、並びに、会議室の識別情報（「本社Ａ会議室」）が対応付けて記憶されている。
また、この会議の参加者の欄には、少なくとも一人の参加者の識別情報（「参加者１」、「参加者２」など）が対応付けられている。
さらに、それぞれの参加者の識別情報には、参加者の識別情報（「氏名」）、参加者の所属の識別情報、参加者の連絡先、この参加者に対する「参加期待度」、及び、この参加者の「参加可能性」が対応付けて記憶される。
「参加期待度」は、予約者などがそれぞれの参加者に対して参加を期待する度合いを示す情報である。
また、「参加可能性」は、それぞれの参加者が自己のスケジュールなどに基づいて判断したこの会議への参加可能性であり、少なくとも３種類以上の表現で参加の可能性を示す。例えば、関連情報登録部５３０は、「参加するかもしれない」、「遠隔からネット越しなら参加できる」及び「大きく遅れる可能性がある」などの３以上の選択肢の中から一を選択する操作を受け付け、選択されたメッセージを予約ＤＢ５２５に登録する。なお、関連情報登録部５３０は、参加者から自由に文字列の入力を受け付け、入力された文字列を参加可能性として予約ＤＢ５２５に登録してもよい。

［動作］
次に、設備利用支援システム１の動作を説明する。
図５は、予約登録時及び関連情報の編集時における設備利用支援システム１の動作（Ｓ１０）を説明するフローチャートである。
図５に示すように、ステップ１００（Ｓ１００）において、会議室の予約を行う予約者は、自己の利用者端末８（図１）を用いて、会議の期間（日付及び時間帯）と、会議室の設備条件（例えば、収容可能人数、プロジェクターの要否、会議室の場所など）とを入力する。
利用支援装置２（図１）の予約登録部５２０（図３）は、ネットワーク７ｂを介して、予約者の利用者端末８から、この予約者の識別情報、会議の期間及び会議室の設備条件を取得し、取得された会議期間及び設備条件を設備判定部５１５に対して出力する。

ステップ１１０（Ｓ１１０）において、予約情報取得部５０５は、既定のタイミング（例えば、会議期間及び設備条件が入力されたタイミング）で、各予約管理装置９から会議室の空情報（会議室の空期間、及び、会議室の設備条件）を取得し、取得された空情報を空情報ＤＢ５１０に格納する。

ステップ１２０（Ｓ１２０）において、設備判定部５１５は、予約登録部５２０から会議期間及び設備条件が入力されると、入力された会議期間及び設備条件に合致する会議室を、空情報ＤＢ５１０に記憶されている空情報から抽出し、抽出された会議室の情報を予約登録部５２０に対して出力する。

ステップ１３０（Ｓ１３０）において、予約登録部５２０は、設備判定部５１５から入力された会議室の情報（例えば、会議室の識別情報、場所、設備条件など）をＨＴＭＬファイルに変換し、予約者の利用者端末８に送信する。
予約者の利用者端末８は、受信したＨＴＭＬファイルに基づいて、会議室の情報を表示する。

ステップ１４０（Ｓ１４０）において、予約登録部５２０は、いずれかの会議室について予約登録の指示が予約者によりなされるか否かを判断し、いずれかの会議室について予約登録の指示がなされた場合に、Ｓ１５０の処理に移行し、予約登録の指示がなされていない場合に、予約登録の指示がなされるまで待機する。

ステップ１５０（Ｓ１５０）において、予約登録部５２０は、利用者による予約登録の指示に応じて予約識別情報を生成し、選択された会議室の識別情報、予約者の識別情報及び会議室の利用予定期間を予約識別情報に対応付けて１つの予約情報として予約ＤＢ５２５に登録する。
また、予約登録部５２０は、予約者から、予約者の複数の連絡先、会議の参加者の識別情報、各参加者の連絡先、各参加者に対する参加期待度、及び、会議の内容などの関連情報の入力を受け付け、入力されたこれらの関連情報を予約情報に対応付けて予約ＤＢ５２５に登録する。
なお、変更検知部５４５は、予約情報及び関連情報の新規登録を検知し、検知された新規登録（新規予約）に対応する参加者の連絡先を予約ＤＢ５２５から抽出させて、これらの連絡先に予約情報及び関連情報が新規に登録された旨を通知させてもよい。

ステップ１６０（Ｓ１６０）において、利用支援プログラム５は、会議室の予約者、会議の参加者、又は、第三者からの要求に応じて、要求された予約情報又は関連情報を提示して、予約情報又は関連情報の更新が指示されるのを待つ。
予約者、参加者又は第三者は、自己の利用者端末８（図１）を用いて、関連情報の追加又は変更などの更新処理を依頼する。例えば、いずれかの参加者の秘書である第三者は、この参加者をキーワードとして、この参加者が出席すべき会議の予約情報及び関連情報を利用支援装置２（利用支援プログラム５）に抽出させて、抽出された予約情報及び関連情報を参照しながら、この参加者の参加可能性を入力する。また、この第三者（秘書）は、いずれかの会議について自己を開始情報要求者又は終了情報要求者として入力する。
利用支援装置２の関連情報登録部５３０（図３）は、この第三者の入力に応じて、この参加者の参加可能性を関連情報として予約ＤＢ５２５に登録（更新）し、さらに、この第三者の連絡先を開始情報要求者又は終了情報要求者として予約ＤＢ５２５に登録（更新）する。
利用支援プログラム５は、予約情報又は関連情報の更新が検知された場合に、Ｓ１７０の処理に移行し、予約情報又は関連情報の更新が検知されない場合に、更新が検知されるまで待機する。

ステップ１７０（Ｓ１７０）において、変更検知部５４５は、予約情報又は関連情報の更新を検知すると、更新された予約情報又は関連情報に対応する予約識別情報を関連情報抽出部５３５に対して出力する。
関連情報抽出部５３５は、変更検知部５４５から入力された予約識別情報に対応する予約者及び参加者の連絡先を、予約ＤＢ５２５に記憶されている予約情報及び関連情報の中から抽出し、抽出された連絡先に予約情報又は関連情報が更新された旨を通知するよう情報提供部５４０に指示する。

ステップ１８０（Ｓ１８０）において、情報提供部５４０は、関連情報抽出部５３５からの指示に応じて、抽出された連絡先に対して予約情報又は関連情報が更新された旨を示す電子メールを送信する。
予約者又は参加者は、この電子メールを利用者端末８で受信し表示することにより、予約情報又は関連情報が更新されたことを知り、利用支援装置２にアクセスして更新された内容を確認することができる。
例えば、いずれかの参加者が参加可能性を下げた場合に、予約者は、これを直ぐに確認することができ、これに応じてこの参加者の参加期待度を上げたり、この会議室の予約を取り消したりすることができる。なお、参加期待度の更新及び予約の取消しも、自動的に各参加者に通知される。

図６は、予約登録部５２０により表示される予約登録画面８００を例示する図である。
図６に例示するように、予約登録部５２０は、設備条件が合致する複数の会議室の空情報を予約登録画面８００に表示する。予約登録画面８００には、空情報として、予約が無い時間帯だけでなく、予約済みの時間帯も表示される。
これにより、予約者は、予約が無い時間帯に予約を登録するだけでなく、予約済みの時間帯に対して重複して予約を登録し、キャンセル待ちを行うことができる。

図７は、会議室の利用直前から会議終了までの設備利用支援システム１の動作（Ｓ２０）を説明するフローチャートである。なお、以下に説明する動作（Ｓ２０）は、予約ＤＢ５２５に登録されている１つの予約に関するものであり、設備利用支援システム１は、それぞれの予約について以下に説明する動作（Ｓ２０）を行う。

図７に示すように、ステップ２００（Ｓ２００）において、再確認通知部５６５は、予約ＤＢ５２５に記憶されている会議の開始時期（会議期間の始点）を監視し、会議の開始時期と現在の日時とに基づいて、会議室予約の再確認を行う時期（例えば、会議開始日の一週間前）であるか否かを判断する。
利用支援プログラム５は、予約の再確認を行う時期であると判断された場合に、Ｓ２０５の処理に移行し、予約の再確認を行う時期ではないと判断された場合に、再確認の時期まで待機する。

ステップ２０５（Ｓ２０５）において、再確認通知部５６５は、再確認を行う時期であると判断された予約に対応する予約者の第１の連絡先を予約ＤＢ５２５から抽出し、抽出された第１の連絡先とこの予約の識別情報とを情報提供部５４０及び応答受信部５７０に対して出力する。
情報提供部５４０は、再確認通知部５６５から入力された予約識別情報に対応する予約について予約の再確認を促す再確認メッセージを作成し、作成された再確認メッセージを、再確認通知部５６５から入力された第１の連絡先に電子メールで送信する。

ステップ２１０（Ｓ２１０）において、応答受信部５７０は、再確認メッセージに対する予約者の応答を第１の期限（例えば、会議開始日の３日前）までに受信したか否かを判断する。
利用支援プログラム５は、再確認メッセージに対する応答が第１の期限までに受信された場合に、Ｓ２３０の処理に移行し、再確認メッセージに対する応答が第１の期限までに受信されなかった場合に、Ｓ２１５の処理に移行する。

ステップ２１５（Ｓ２１５）において、応答受信部５７０は、第１の期限までに再確認メッセージに対する応答を受信しなかった旨を再確認通知部５６５に対して出力する。
再確認通知部５６５は、応答受信部５７０から第１の期限までに応答を受信しなかった旨が入力されると、予約ＤＢ５２５に記憶されている予約情報及び関連情報の中から、第２の連絡先を抽出し、情報提供部５４０に対して出力する。
情報提供部５４０は、再確認通知部５６５から入力された第２の連絡先に電子メールと異なる通信手段（電話など）により、再確認メッセージを送信する。

ステップ２２０（Ｓ２２０）において、応答受信部５７０は、再確認メッセージに対する予約者の応答を第２の期限（例えば、会議開始日の１日前）までに受信したか否かを判断する。なお、第２の期限は、第１の期限よりも会議開始時期に近い時点である。
利用支援プログラム５は、再確認メッセージに対する応答が第２の期限までに受信された場合に、Ｓ２３０の処理に移行し、再確認メッセージに対する応答が第２の期限までに受信されなかった場合に、Ｓ２２５の処理に移行する。

ステップ２２５（Ｓ２２５）において、応答受信部５７０は、再確認メッセージに対する応答が第２の期限までに受信されなかった場合に、対応する予約識別情報を予約取消部５７５に対して出力する。
予約取消部５７５は、応答受信部５７０から予約識別情報が入力されると、予約ＤＢ５２５に記憶されている予約情報及び関連情報（すなわち、予約）の中から、入力された予約識別情報に対応する予約情報及び関連情報を削除する。

ステップ２３０（Ｓ２３０）において、状況要求部５５０は、予約ＤＢ５２５に記憶されている会議の開始時期（会議期間の始点）を監視し、会議の開始時期と現在の日時とに基づいて、「向かう情報」の要求時期（例えば、会議開始予定時刻）であるか否かを判断する。
利用支援プログラム５は、「向かう情報」の要求時期であると判断された場合に、Ｓ２３５の処理に移行し、「向かう情報」の要求時期でないと判断された場合に、「向かう情報」の要求時期まで待機する。

ステップ２３５（Ｓ２３５）において、状況要求部５５０は、この会議室に到着していない参加者の連絡先を、予約ＤＢ５２５に記憶されている予約情報及び関連情報から抽出し、抽出された連絡先を情報提供部５４０に対して出力する。なお、会議室に到着していない参加者は、予約者又は各参加者により関連情報登録部５３０を介して予約ＤＢ５２５に登録された出席情報に基づいて特定される。
情報提供部５４０は、状況要求部５５０から入力された連絡先に、「向かう情報」を要求する要求メッセージを電話又はファクシミリなどで送信する。

ステップ２４０（Ｓ２４０）において、「向かう情報」の要求メッセージが送信された参加者は、利用者端末８を用いて、「向かう情報」の要求メッセージに対する応答メッセージを状況取得部５５５に対して送信する。要求メッセージに対する応答メッセージは、例えば、「少し向かっている」、「あと５分で到着する」、「出席できそうもない」などの自己の状況を説明する状況情報である。
状況取得部５５５は、利用者端末８から、状況情報を受信すると、受信された状況情報及びこの状況情報の送信元である参加者の識別情報を関連情報抽出部５３５に対して出力する。
関連情報抽出部５３５は、状況取得部５５５から入力された参加者識別情報に対応する予約の予約者の連絡先を、予約ＤＢ５２５に記憶されている予約情報及び関連情報から抽出し、抽出された連絡先に、状況取得部５５５から入力された状況情報（すなわち「向かう情報」）を情報提供部５４０に対して出力する。
情報提供部５４０は、関連情報抽出部５３５から入力された連絡先（すなわち、予約者の利用者端末８）に、入力された状況情報を送信する。

ステップ２４５（Ｓ２４５）において、会議室に集合した予約者及び参加者は、まだ到着していない参加者の状況情報（向かう情報）に基づいて、会議を開始するタイミングを決定する。
予約者又は参加者は、会議が開始されると、自己の利用者端末８を用いて、会議が開始された旨を利用支援装置２の開始終了検知部５６０に送信する。
利用支援プログラム５は、会議が開始された旨を受信した場合に、Ｓ２５０の処理に移行し、会議が開始された旨を受信していない場合に、会議が開始された旨が受信されるまで待機する。

ステップ２５０（Ｓ２５０）において、開始終了検知部５６０は、会議が開始された旨を受信すると、この送信元である予約者又は参加者の識別情報を関連情報抽出部５３５に対して出力する。
関連情報抽出部５３５は、予約者又は参加者の識別情報に対応する開始情報要求者の連絡先を、予約ＤＢ５２５に記憶された予約情報及び関連情報から抽出し、抽出された開始情報要求者の連絡先、及び、会議が開始された旨を情報提供部５４０に対して出力する。
情報提供部５４０は、関連情報抽出部５３５から入力された開始情報要求者の連絡先に、会議が開始された旨を通知する。

ステップ２５５（Ｓ２５５）において、予約者又は参加者は、会議が終了すると、自己の利用者端末８を用いて会議が終了した旨を利用支援装置２の開始終了検知部５６０に送信する。
利用支援プログラム５は、会議が終了した旨を受信した場合に、Ｓ２６０の処理に移行し、会議が終了した旨を受信していない場合に、会議が終了した旨が受信されるまで待機する。

ステップ２６０（Ｓ２６０）において、開始終了検知部５６０は、会議が終了した旨を受信すると、この送信元である予約者又は参加者の識別情報を関連情報抽出部５３５に対して出力する。
関連情報抽出部５３５は、予約者又は参加者の識別情報に対応する終了情報要求者の連絡先を、予約ＤＢ５２５に記憶された予約情報及び関連情報から抽出し、抽出された終了情報要求者の連絡先、及び、会議が終了した旨を情報提供部５４０に対して出力する。
情報提供部５４０は、関連情報抽出部５３５から入力された終了情報要求者の連絡先に、会議が終了した旨を通知する。

図８は、情報提供部５４０により通知される状況情報（向かう情報）を例示する図である。
図８に例示するように、会議の開始時間に会議室６００に到着していない参加者は、利用者端末８ａ又は利用者端末８ｂを用いて、それぞれ状況情報を利用支援装置２に送信する。
利用支援装置２は、これらの利用者端末８ａ及び利用者端末８ｂから受信した状況情報を予約者の利用者端末８ｃに送信する。
予約者は、自己の利用者端末８ｃにより受信した状況情報をプロジェクター６１０により表示する。プロジェクター６１０により表示された状況情報には、会議室６００に到着していない参加者（「Ａさん」及び「Ｂさん」）それぞれを示す人物アイコン６１２及び人物アイコン６１４と、それぞれ人物アイコンに対応する位置に配置された状況メッセージ（「少し遅れて向かっている」及び「あと５分で到着する」）とが含まれている。

以上説明したように、本実施形態における利用支援装置２は、会議室の予約情報と、この会議室利用に関する関連情報（参加期待度、参加可能性など）とを互いに対応付けて登録し、要求に応じて関連情報を会議の参加者などに送信する。これにより、会議室の予約者は、関連情報として設備利用に関する種々の情報（当日必要となる資料、他の参加者の氏名及び所属、参加期待度など）を他の参加者に通知することができ、他の参加者は、会議室の予約情報及び関連情報に基づいて、自己のスケジュールを確認することができる。
また、先約と重複して利用予約を行おうとする他の予約者は、先約に関する関連情報（参加者の参加可能性など）に基づいて、交渉の可能性又はキャンセル発生の可能性を加味しながら、キャンセル待ちとして、先約と重複する予約登録を行うことができる。
また、本実施形態における利用支援装置２は、会議の開始予定時刻の前後に会議の参加者に対して会議室に向かう状況の情報を要求して、遅刻している参加者の状況情報を取得し、他の参加者に通知する。これにより、既に会議室に集合している参加者は、参加者全員が集合するまでの時間をより正確に見積もることができ、各自仕事を行ったり、議事の順序を入れ替えて会議を開始するなどして時間の無駄を排除することができる。また、その会議にとって必須の参加者が大幅に遅れそうな場合には、会議の延期を即断して、キャンセル待ちしている者に会議室を譲ることができる。
さらに、利用支援装置２は、会議の開始又は終了を検知し、会議の開始又は終了を知りたい者に通知する。これにより、例えば、会議参加者が会議から解放されることを待っている者は、会議が延びている場合であってもやきもきしながら会議の終了を無駄に待ち続ける必要がなくなる。また、キャンセル待ちしている予約者は、先約の会議の開始予定時刻から相当時間たっても会議の開始が通知されない場合には、先約がキャンセルされたものとして、この会議室を利用することができる。
また、本実施形態における利用支援装置２は、複数の予約管理装置９から会議室の空情報を取得して、予約可能な会議室を横断的に検索することができる。

本発明にかかる設備利用支援方法が適用される設備利用支援システム１の概略を説明する図である。 本発明にかかる利用支援装置２のハードウェア構成を例示する図である。 処理装置２６（図２）により実行され、本発明にかかる設備利用支援方法を実現する利用支援プログラム５の構成を示す図である。 予約ＤＢ５２５に記憶される予約情報及び関連情報を例示する図である。 予約登録時及び関連情報の編集時における設備利用支援システム１の動作（Ｓ１０）を説明するフローチャートである。 予約登録部５２０により表示される予約登録画面８００を例示する図である。 会議室の利用直前から会議終了までの設備利用支援システム１の動作（Ｓ２０）を説明するフローチャートである。 情報提供部５４０により通知される状況情報（向かう情報）を例示する図である。

符号の説明

１・・・設備利用支援システム
２・・・利用支援装置
２２・・・モニタ
２４・・・入力装置
２６・・・処理装置
２６２・・・ＣＰＵ
２６４・・・メモリ
２８・・・記録装置
２８０・・・記録媒体
２９・・・通信装置
５・・・利用支援プログラム
５０５・・・予約情報取得部
５１０・・・空情報データベース
５１５・・・設備判定部
５２０・・・予約登録部
５２５・・・予約データベース
５３０・・・関連情報登録部
５３５・・・関連情報抽出部
５４０・・・情報提供部
５４５・・・変更検知部
５５０・・・状況要求部
５５５・・・状況取得部
５６０・・・開始終了検知部
５６５・・・再確認通知部
５７０・・・応答受信部
５７５・・・予約取消部

Claims (11)

1. 設備の予約情報と、この予約情報に関連する関連情報との入力を受け付ける入力手段と、
   前記入力手段により受け付けた関連情報を、予約情報に対応付けて記憶する関連情報記憶手段と、
   前記関連情報記憶手段に記憶されている関連情報の中から、利用者の要求に応じた関連情報を抽出する関連情報抽出手段と、
   前記関連情報抽出手段により抽出された関連情報を利用者に提供する関連情報提供手段と
   を有する設備利用支援装置。
2. 関連情報には、少なくとも、利用予定者それぞれの設備の利用可能性が含まれており、
   前記入力手段は、それぞれの利用予定者から、少なくとも、予約された設備の利用可能性の入力を受け付け、
   前記関連情報記憶手段は、少なくとも、それぞれの利用予定者から入力された利用可能性を記憶し、
   前記関連情報抽出手段は、利用者の要求に応じて、少なくとも利用予定者の利用可能性を抽出し、
   前記関連情報提供手段は、前記関連情報抽出手段により抽出された利用可能性を利用者に提供する
   請求項１に記載の設備利用支援装置。
3. 前記関連情報記憶手段は、関連情報として、予約された設備の利用予定者の連絡先を記憶し、
   設備の利用予定者からの要求に応じて、前記関連情報記憶手段に記憶されている関連情報を変更する関連情報変更手段と、
   前記関連情報変更手段によりいずれかの予約情報又は関連情報が変更された場合に、予約情報又は関連情報の変更を示す情報を、この予約情報又は関連情報に対応する他の利用予定者の連絡先に通知する変更通知手段と
   をさらに有する請求項１又は２に記載の設備利用支援装置。
4. 前記関連情報記憶手段は、関連情報として、予約された設備の利用予定者の連絡先を記憶し、
   予約情報に含まれる利用開始時間を基準とした既定のタイミングで、この予約情報に対応する利用予定者の連絡先に、この設備の利用に向かう状況を示す状況情報を要求する状況要求手段と、
   利用予定者から状況情報を取得する状況情報取得手段と、
   前記状況情報取得手段により取得された状況情報を、いずれかの利用予定者に提供する状況情報提供手段と
   をさらに有する請求項１〜３のいずれかに記載の設備利用支援装置。
5. 設備の予約情報に対応付けて、この設備の利用が終了した旨を通知すべき終了通知先を記憶する通知先記憶手段と、
   予約されていた設備の利用が終了したことを検知する終了検知手段と、
   前記終了検知手段によりいずれかの設備利用の終了が検知された場合に、この設備利用の予約情報に対応する終了通知先に、設備利用が終了した旨を通知する終了通知手段と
   を有する設備利用支援装置。
6. 設備の予約情報に対応付けて、この設備の利用が開始された旨を通知すべき開始通知先を記憶する通知先記憶手段と、
   予約されていた設備の利用が開始されたことを検知する開始検知手段と、
   前記開始検知手段によりいずれかの設備利用の開始が検知された場合に、この設備利用の予約情報に対応する開始通知先に、設備利用が開始された旨を通知する開始通知手段と
   を有する設備利用支援装置。
7. 前記入力手段は、同一の設備について少なくとも一部の時間帯が重複する複数の予約情報と、それぞれの予約情報に対応する関連情報との入力を受け付け、
   前記関連情報記憶手段は、前記入力手段により受け付けた予約情報及び関連情報を、予約の優先順位に対応付けて記憶し、
   前記関連情報抽出手段は、利用者の要求に応じて、いずれかの予約情報に対応する関連情報及び予約の優先順位を抽出し、
   前記関連情報提供手段は、前記関連情報抽出手段により抽出された関連情報及び予約の優先順位を利用者に提供する
   請求項１又は２に記載の設備利用支援装置。
8. 前記関連情報記憶手段は、少なくとも設備の利用開始時期が含まれた予約情報を記憶し、
   それぞれの予約情報に含まれる利用開始時期を基準とした既定のタイミングで、予約の再確認を行うための情報を、この利用予約に対応する利用予定者に通知する再確認通知手段と、
   前記際確認通知手段により通知された情報に対する利用予定者の応答を取得する応答取得手段と、
   前記応答取得手段により既定の期間内に利用予定者から応答が取得されない場合に、この利用予約を取り消す予約取消手段と
   をさらに有する請求項１の設備利用支援装置。
9. 所望の設備特性を指定する特性指定情報と、利用期間を指定する利用指定期間との入力を受け付ける予約入力手段と、
   設備の予約情報を管理する複数の予約管理システムから、設備の予約がなされた利用予定期間とそれぞれの設備の特性情報とを取得する予約情報取得手段と、
   前記予約情報取得手段により取得された利用予定期間及び設備の特性情報に基づいて、前記予約入力手段により受け付けた特性指定情報及び利用指定期間に対応する設備を判定する設備判定手段と
   を有する設備利用支援装置。
10. コンピュータが、設備の予約情報と、この予約情報に関連する関連情報との入力を受け付け、
    受け付けた関連情報を、コンピュータが予約情報に対応付けて記憶し、
    記憶されている関連情報の中から、利用者の要求に応じた関連情報をコンピュータが抽出し、
    抽出された関連情報をコンピュータが利用者に提供する
    設備利用支援方法。
11. コンピュータを含む設備利用支援装置において、
    設備の予約情報と、この予約情報に関連する関連情報との入力を受け付けるステップと、
    受け付けた関連情報を、予約情報に対応付けて記憶するステップと、
    記憶されている関連情報の中から、利用者の要求に応じた関連情報を抽出するステップと、
    抽出された関連情報を利用者に提供するステップと
    を前記設備利用支援装置のコンピュータに実行させるプログラム。

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