JP2005070933A - 電子メールと連動した会議情報管理システム，方法，ユーザ端末およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】会議開催通知メールの送受信により予約や出欠確認，スケジュール登録を行う。
【解決手段】会議開催者端末１０が会議開催通知を電子メールで開催通知受信者端末２０，会議情報管理サーバ３０に送信し、会議情報管理サーバ３０は会議開催通知メールを基に会議室の予約登録を行うとともに、会議開催通知に含まれた情報を登録し、開催通知受信者端末２０からの出欠返信メールを受信して会議参加対象者毎の出欠情報を登録する。会議開催者端末１０，開催通知受信者端末２０は、蓄積された送信済み電子メールを定期的に検索し、予め定めた会議開催関連単語がメールの表題に含まれているかを識別し、含まれていた場合に返信メールか否かを識別し、返信メールであった場合に出欠欄が出席になっているかを識別し、返信メールでなかった場合および出席になっていた場合に、該当メールに含まれている会議スケジュールをスケジュール記憶部１４に登録する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、電子メールと連動した会議情報管理システム，方法，ユーザ端末およびプログラムに関し、特に電子メールによる会議開催通知の送受信により会議の予約や出欠確認，スケジュール登録等を行う、電子メールと連動した会議情報管理システム，方法，ユーザ端末およびプログラムに関する。

従来、会議開催時の会議情報に関わる管理システムとしては、例えば、特開平８−２１４０２３号公報（特許文献１）に記載された、スケジュール管理のできるネットワークシステムがある。この特許文献１に記載のシステムおいては、各個人のスケジュールや会議室予約管理情報をホストコンピュータのデータベースに備えており、以下に示すような管理を行っている。まず、会議開催者は端末からホストコンピュータにアクセスして会議参加対象者のスケジュールを参照し、会議室の予約を行う。次に、会議開催者の操作によりホストコンピュータは会議参加対象者に会議開催通知メールを作成，送信し、さらに会議開催者の操作によりホストコンピュータは会議参加対象者の個人スケジュールに会議スケジュールを登録している。

特開平８−２１４０２３号公報（段落「０００９」、図１、図２）

しかし、上述した特許文献１においては、会議室の予約や会議開催通知メールの送信，スケジュール登録等を、会議開催者がホストコンピュータにアクセスして操作することにより行っているため、会議開催者にかかる負担が大きいという問題がある。

また、特許文献１においては、登録されたスケジュール上で会議開催時間が空いている会議参加対象者全員のスケジュール登録を会議開催者が一括して行っており、本人の出欠確認を行っていないため、本人による他のスケジュールの登録忘れがあった場合や急用等で会議に出席できない人がいた場合にも、会議開催者によりスケジュール登録してしまうという問題がある。さらに、個人スケジュールをホストコンピュータのデータベースに登録しているため、他の人から見られたくないスケジュールも見られてしまうという問題もある。

また、特許文献１においては、会議開催通知メール送信後における会議参加対象者からの出欠確認の管理が行われていないため、最終的に誰が出席し誰が欠席であるのかを事前に確認できないという問題がある。

本発明は、以上の問題を解決する電子メールと連動した会議情報管理システム，方法，ユーザ端末およびプログラムを提供することを目的とする。

本発明の第１の電子メールと連動した会議情報管理システムは、会議開催者端末と、開催通知受信者端末と、会議情報管理サーバと、これらを相互に接続するネットワークとを備えた電子メールと連動した会議情報管理システムであって、
前記会議開催者端末は、会議開催通知を電子メールで前記開催通知受信者端末および前記会議情報管理サーバに送信する手段を有し、
前記開催通知受信者端末は、会議開催通知メールを受信し、画面上で受信者により出欠情報を追加された会議開催通知メールを、返信メールとして前記会議開催者端末および前記会議情報管理サーバに送信する手段を有し、
前記会議開催者端末および前記開催通知受信者端末は、端末使用者の個人スケジュールが登録されているスケジュール記憶部を備え、端末内部に蓄積された送信済み電子メールを定期的に検索し、予め定めた会議開催関連単語がメールの表題に含まれているかを識別する手段と、含まれていた場合に返信メールか否かを識別する手段と、返信メールであった場合に出欠欄が出席になっているかを識別する手段と、返信メールでなかった場合および出席になっていた場合に、該当メールに含まれている会議スケジュールを前記スケジュール記憶部に登録する手段とを有し、
前記会議情報管理サーバは、受信した会議開催通知メールを基に会議室の予約登録を行う手段と、会議開催通知に含まれた情報を会議開催情報として内部記憶部に登録する手段と、出欠返信メールを受信して会議参加対象者毎の出欠情報を会議開催情報に追加登録する手段と、会議室予約状況や会議開催情報をＷebサイトで提供する手段とを有する。

本発明の第２の電子メールと連動した会議情報管理システムは、本発明の第１の電子メールと連動した会議情報管理システムにおいて、前記会議情報管理サーバは、会議参加対象者全員の出欠情報が登録されたときに出欠情報の一覧を電子メールで前記会議開催者端末に送信する手段と、会議開催通知メールの受信から一定時間を過ぎても出欠返信メールが送られてこない開催通知受信者端末に督促の電子メールを送信する手段と、をさらに有する。

本発明の第３の電子メールと連動した会議情報管理システムは、会議開催者端末と、開催通知受信者端末と、会議情報管理サーバと、これらを相互に接続するネットワークとを備えた電子メールと連動した会議情報管理システムであって、
前記会議開催者端末は、会議開催情報と送信先情報を電子メールで前記会議情報管理サーバに送信する手段を有し、
前記開催通知受信者端末は、会議開催通知メールを受信し、画面上で受信者により出欠情報を追加された会議開催通知メールを、返信メールとして前記会議開催者端末および前記会議情報管理サーバに送信する手段を有し、
前記会議開催者端末および前記開催通知受信者端末は、端末使用者の個人スケジュールが登録されているスケジュール記憶部を備え、端末内部に蓄積された送信済み電子メールを定期的に検索し、予め定めた会議開催関連単語がメールの表題に含まれているかを識別する手段と、含まれていた場合に返信メールか否かを識別する手段と、返信メールであった場合に出欠欄が出席になっているかを識別する手段と、返信メールでなかった場合および出席になっていた場合に、該当メールに含まれている会議スケジュールを前記スケジュール記憶部に登録する手段とを有し、
前記会議情報管理サーバは、受信した会議開催情報，送信先情報を基に会議開催通知メールを生成し、前記開催通知受信者端末に電子メールで送信する手段と、会議開催情報を基に会議室の予約登録を行う手段と、会議開催情報を内部記憶部に登録する手段と、出欠返信メールを受信して会議参加対象者毎の出欠情報を会議開催情報に追加登録する手段と、会議室予約状況や会議開催情報をＷebサイトで提供する手段とを有する。

本発明の第４の電子メールと連動した会議情報管理システムは、本発明の第３の電子メールと連動した会議情報管理システムにおいて、前記会議情報管理サーバは、会議参加対象者全員の出欠情報が登録されたときに出欠情報の一覧を電子メールで前記会議開催者端末に送信する手段と、会議開催通知メールの送信から一定時間を過ぎても出欠返信メールが送られてこない開催通知受信者端末に督促の電子メールを送信する手段と、をさらに有する。

本発明の第１のユーザ端末は、端末使用者の個人スケジュールが登録されているスケジュール記憶部を備え、会議開催通知メールを受信し、画面上で受信者により出欠情報を追加された会議開催通知メールを返信メールとして送信する手段と、端末内部に蓄積された送信済み電子メールを定期的に検索し、予め定めた会議開催関連単語がメールの表題に含まれているかを識別する手段と、含まれていた場合に返信メールか否かを識別する手段と、返信メールであった場合に出欠欄が出席になっているかを識別する手段と、出席になっていた場合に該当メールに含まれている会議スケジュールを前記スケジュール記憶部に登録する手段とを有する。

本発明の第２のユーザ端末は、端末使用者の個人スケジュールが登録されているスケジュール記憶部を備え、会議開催通知を電子メールで送信する手段と、会議開催通知メールを受信し、画面上で受信者により出欠情報を追加された会議開催通知メールを返信メールとして送信する手段と、端末内部に蓄積された送信済み電子メールを定期的に検索し、予め定めた会議開催関連単語がメールの表題に含まれているかを識別する手段と、含まれていた場合に返信メールか否かを識別する手段と、返信メールであった場合に出欠欄が出席になっているかを識別する手段と、返信メールでなかった場合および出席になっていた場合に、該当メールに含まれている会議スケジュールを前記スケジュール記憶部に登録する手段とを有する。

本発明の第１の電子メールと連動した会議情報管理方法は、会議開催者端末と、開催通知受信者端末と、会議情報管理サーバと、これらを相互に接続するネットワークとを用いた電子メールと連動した会議情報管理方法であって、
前記会議開催者端末が会議開催通知を電子メールで前記開催通知受信者端末および前記会議情報管理サーバに送信するステップと、前記会議情報管理サーバが会議開催通知メールを基に会議室の予約登録を行い、会議開催通知に含まれた情報を会議開催情報として内部記憶部に登録するステップと、前記開催通知受信者端末が会議開催通知メールを受信し、画面上で受信者により出欠情報を追加された会議開催通知メールを、返信メールとして前記会議開催者端末および前記会議情報管理サーバに送信するステップと、出欠返信メールを受信した前記会議情報管理サーバが会議参加対象者毎の出欠情報を会議開催情報に追加登録するステップと、会議参加対象者全員の出欠情報が登録されたときに、出欠情報の一覧を前記会議情報管理サーバが電子メールで前記会議開催者端末に送信するステップと、会議開催通知メールの受信から一定時間を過ぎても出欠返信メールが送られてこない開催通知受信者端末に前記会議情報管理サーバが督促の電子メールを送信するステップと、前記会議情報管理サーバが会議室予約状況や会議開催情報をＷebサイトで提供するステップと、前記会議開催者端末および前記開催通知受信者端末が、端末内部に蓄積された送信済み電子メールを定期的に検索し、予め定めた会議開催関連単語がメールの表題に含まれているかを識別するステップと、含まれていた場合に返信メールか否かを識別するステップと、返信メールであった場合に出欠欄が出席になっているかを識別するステップと、返信メールでなかった場合および出席になっていた場合に、該当メールに含まれている会議スケジュールを端末使用者の個人スケジュールが登録されているスケジュール記憶部に登録するステップとを有する。

本発明の第２の電子メールと連動した会議情報管理方法は、会議開催者端末と、開催通知受信者端末と、会議情報管理サーバと、これらを相互に接続するネットワークとを用いた電子メールと連動した会議情報管理方法であって、
前記会議開催者端末が会議開催情報と送信先情報を電子メールで前記会議情報管理サーバに送信するステップと、前記会議情報管理サーバが会議開催情報，送信先情報を基に会議開催通知メールを生成し、前記開催通知受信者端末に電子メールで送信するステップと、前記会議情報管理サーバが会議開催情報を基に会議室の予約登録を行うステップと、前記会議情報管理サーバが会議開催情報を内部記憶部に登録するステップと、前記開催通知受信者端末が会議開催通知メールを受信し、画面上で受信者により出欠情報を追加された会議開催通知メールを、返信メールとして前記会議開催者端末および前記会議情報管理サーバに送信するステップと、出欠返信メールを受信した前記会議情報管理サーバが会議参加対象者毎の出欠情報を会議開催情報に追加登録するステップと、会議参加対象者全員の出欠情報が登録されたときに、出欠情報の一覧を前記会議情報管理サーバが電子メールで前記会議開催者端末に送信するステップと、会議開催通知メールの送信から一定時間を過ぎても出欠返信メールが送られてこない開催通知受信者端末に前記会議情報管理サーバが督促の電子メールを送信するステップと、前記会議情報管理サーバが会議室予約状況や会議開催情報をＷebサイトで提供するステップと、前記会議開催者端末および前記開催通知受信者端末が、端末内部に蓄積された送信済み電子メールを定期的に検索し、予め定めた会議開催関連単語がメールの表題に含まれているかを識別するステップと、含まれていた場合に返信メールか否かを識別するステップと、返信メールであった場合に出欠欄が出席になっているかを識別するステップと、返信メールでなかった場合および出席になっていた場合に、該当メールに含まれている会議スケジュールを端末使用者の個人スケジュールが登録されているスケジュール記憶部に登録するステップとを有する。

本発明の第１のプログラムは、会議開催通知メールを受信し、画面上で受信者により出欠情報を追加された会議開催通知メールを返信メールとして送信する機能、装置内部に蓄積された送信済み電子メールを定期的に検索し、予め定めた会議開催関連単語がメールの表題に含まれているかを識別する機能、含まれていた場合に返信メールか否かを識別する機能、返信メールであった場合に出欠欄が出席になっているかを識別する機能、出席になっていた場合に該当メールに含まれている会議スケジュールを装置内部に備えられたスケジュール記憶部に登録する機能、をコンピュータに実現させる。

本発明の第２のプログラムは、会議開催通知を電子メールで送信する機能、会議開催通知メールを受信し、画面上で受信者により出欠情報を追加された会議開催通知メールを返信メールとして送信する機能、装置内部に蓄積された送信済み電子メールを定期的に検索し、予め定めた会議開催関連単語がメールの表題に含まれているかを識別する機能、含まれていた場合に返信メールか否かを識別する機能、返信メールであった場合に出欠欄が出席になっているかを識別する機能、返信メールでなかった場合および出席になっていた場合に、該当メールに含まれている会議スケジュールを装置内部に備えられたスケジュール記憶部に登録する機能、をコンピュータに実現させる。

本発明は、会議開催者が電子メールにより会議開催通知や会議開催情報を送信し、開催通知受信者が出欠を選択して返信メールを送信するだけで、会議室の予約や出欠管理，スケジュール登録を自動的に行うようにしたため、電子メールと連動した管理が実現するとともに、会議開催者の負担が軽減されるという効果がある。

また、本発明は、会議開催通知のメール発信を行った会議開催者、および会議開催通知に対する出席返信メールを返した開催通知受信者の出席確定者のみを対象に、会議スケジュールを自端末に格納された自分のスケジュールに自動登録するようにしたため、出席する人だけのスケジュール登録を可能にするとともに、各端末毎に個人スケジュールを管理できるという効果がある。

また、本発明は、会議開催通知メールに対する出欠返信メールにより会議参加対象者毎の出欠確認を管理するようにしたため、最終的に誰が出席し誰が欠席であるのかを事前に確認できるという効果がある。

本発明を実施するための最良の形態について図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本発明を実施するための最良の形態の構成を示す図であり、会議開催者端末１０と、開催通知受信者端末２０と、会議情報管理サーバ３０と、これらを相互に接続するインターネット等のネットワーク１００とを備えている。

会議開催者端末１０は、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置であり、会議開催者により使用される。この会議開催者端末１０は、制御部１１と、入力部１２と、表示部１３と、スケジュール記憶部１４とを備えている。制御部１１は、例えばＣＰＵ等の制御装置であり、プログラムによりその動作を制御される。この制御部１１は、ネットワーク１００を介して電子メールの送受信を行う機能と、定期的に会議開催に関する送信済み電子メールを検索し、会議スケジュールをスケジュール記憶部１４に登録する機能と、会議情報管理サーバ３０が開設しているＷebサイトにアクセスし、会議予約情報や会議開催情報を参照する機能とを備えている。入力部１２は例えばキーやポインティングデバイスであり、表示部１３は例えばＬＣＤ等のディスプレイである。スケジュール記憶部１４は、書き込み，読み出し可能な記憶装置であり、本端末使用者の個人スケジュールを記憶している。

開催通知受信者端末２０は、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置であり、会議開催通知の通知先である会議参加対象者により使用される。この開催通知受信者端末２０は、上述した会議開催者端末１０と同じくユーザに使用される端末であり、その構成および機能は会議開催者端末１０と同じである。

ここでは、本発明の説明の便宜上、ユーザ端末を会議開催者端末１０と開催通知受信者端末２０とに分け、会議開催者としてのユーザに使用される場合は会議開催者端末１０とし、会議開催通知の通知先ユーザに使用される場合は開催通知受信者端末２０と定義するものである。

会議情報管理サーバ３０は、各企業等により設置されるワークステーション・サーバ等の情報処理装置であり、制御部３１と、記憶部３２とを備えている。制御部３１は、例えばＣＰＵ等の制御装置であり、プログラムによりその動作を制御される。この制御部３１は、ネットワーク１００を介して電子メールの送受信を行う機能と、会議開催者端末１０から電子メールで送信された会議開催通知を基に予約情報を生成し、会議予約データベース３２１に登録することにより会議室の予約を行う機能と、会議開催通知に含まれた情報を会議開催情報として会議開催情報データベース３２２に登録する機能と、出欠返信メールを受信して会議参加対象者毎の出欠情報を会議開催情報に追加登録する機能と、会議参加対象者全員の出欠情報が登録されたときに出欠情報を電子メールで会議開催者端末１０に送信する機能と、会議予約状況や会議開催情報をネットワーク１００上に開設したＷebサイトでユーザ端末（会議開催者端末１０，開催通知受信者端末２０）に提供する機能とを備えている。

記憶部３２は、書き込み，読み出し可能な記憶装置であり、会議予約データベース３２１と、会議開催情報データベース３２２と、ユーザ情報データベース３２３とを含んでいる。会議予約データベース３２１には、「開催場所（会議室名）」，「開催開始および終了日時」，「会議名称」を含む会議予約情報と、各会議予約情報に対応する会議開催情報へのリンク情報が登録される。会議開催情報データベース３２２には、会議開催通知の受信日時情報と、会議開催通知メールに含まれる「会議名称」，「発信日」，「発信者」，「開催日時」，「開催場所」，「議事内容」，「通知先」と、出欠返信メールによる通知先（会議参加対象者）毎の出欠情報とを含む会議開催情報が登録される。ユーザ情報データベース３２３には、各ユーザ（会議開催者，開催通知受信者）の電子メールアドレスと所属，氏名とが対応付けられて予め登録されている。

次に、本発明を実施するための最良の形態の動作について図１〜図３を参照して説明する。なお、図２は本発明を実施するための最良の形態の動作を示すフローチャートであり、図３は会議開催通知の一例を示す図である。

図２を参照すると、会議開催者は会議開催者端末１０において、図３に示すような定められたフォーマットを表示部１３に表示させ、入力部１２から必要事項を記入して会議開催通知を作成する。なお、この事前準備として、会議開催者は会議開催者端末１０から会議情報管理サーバ３０がネットワーク１００上に開設しているＷebサイトにアクセスし、会議室の予約状況を参照したり、電話等で会議に不可欠なキーパーソンにスケジュールを確認しておくものとする（ステップＡ１）。会議開催者は、作成した会議開催通知を電子メールを利用して、会議開催者端末１０から開催通知受信者端末２０および会議情報管理サーバ３０に送信する（ステップＡ２）。

開催通知受信者端末２０は会議開催通知の電子メールを受信し（ステップＡ３）、開催通知受信者は電子メールの内容を表示部１３に表示させて確認し、会議への出席可否を判断する（ステップＡ４）。そして、開催通知受信者は、図３に示す受信メール上の出欠回答欄の出席または欠席を入力部１２により選択しチェックマーク等を付して返信する。このとき、会議開催者だけでなく、会議情報管理サーバ３０に対しても同じ返信メールを送信するために、開催通知受信者は返信先として図３に示された会議情報管理サーバ３０のメールアドレスを、入力部１２から追加する（ステップＡ５）。会議開催者端末１０は開催通知受信者端末２０からの出欠返信メールを受信し、会議開催者は出欠を確認する（ステップＡ６）。

次に、会議情報管理サーバ３０は、会議開催者端末１０から送信された会議開催通知の電子メールを受信する（ステップＡ７）。会議情報管理サーバ３０の制御部３１は、受信した電子メールの表題を参照して会議開催通知と判断し、会議開催通知メールの受信日時情報と、メールに含まれる「会議名称」，「発信日」，「発信者」，「開催日時」，「開催場所」，「議事内容」，「通知先」とを会議開催情報データベース３２２に登録する。また、会議情報管理サーバ３０の制御部３１は、メールのヘッダー情報の送信先電子メールアドレスより出席者と写し送信者を判断し送信先情報として、送信元情報とともに会議開催情報データベース３２２に登録する（ステップＡ８）。その後、会議情報管理サーバ３０の制御部３１は、会議開催通知メールの「会議名称」，「開催日時（開始日時，終了日時）」，「開催場所」より会議室の予約情報を作成し、会議予約データベース３２１に登録することにより会議室の予約を行う。このとき、会議開催情報データベース３２２に登録した会議開催情報へのリンク情報も併せて登録する。これにより、ユーザ端末（会議開催者端末１０，開催通知受信者端末２０）からＷebサイトの会議室予約状況を参照したときに、表示されているリンク情報をクリックすることにより、対応して登録されている会議開催情報を参照することが可能になる（ステップＡ９）。

次に、ステップＡ５において開催通知受信者端末２０が出欠返信メールを送信したときの、会議情報管理サーバ３０の動作について説明する。

会議情報管理サーバ３０の制御部３１は、開催通知受信者端末２０からの電子メールを受信すると（ステップＡ１０）、メールのヘッダから返信メールであることを識別し、さらにメールの表題に会議開催が含まれていることから出欠情報と判断する。そして、メールの送信元アドレスに対応する開催通知受信者の所属，氏名をユーザ情報データベース３２３から取得し、この所属，氏名と出欠情報とを対応付けて、出欠返信メール上の「開催日時」，「開催場所」と一致する会議開催情報データベース３２２内の会議開催情報に追加登録する。なお、会議開催者については出欠確認の必要がないため、制御部３１は自動的に出席として登録する（ステップＡ１１）。

次に、会議情報管理サーバ３０の制御部３１は、ステップＡ１１の追加登録の結果、開催通知受信者全員の出欠情報が登録されたかを判断する（ステップＡ１２）。開催通知受信者全員の出欠情報が登録された場合には、制御部３１は出欠情報の一覧を電子メールで会議開催者端末１０に送信し（ステップＡ１３）、会議開催者端末１０は出欠情報の一覧を電子メールで受信，表示する。この一覧メールは、多数の会議参加対象者がいるような場合に全員の出欠情報が一目でわかり、特に有効である（ステップＡ１４）。

ステップＡ１２において、全員の出欠情報の登録が終了していなかった場合は、制御部３１は、ステップＡ８で登録された会議開催通知メールの受信日時情報から一定時間（例えば、２４時間）以上経過しているかを現在日時と比較して判断する（ステップＡ１５）。そして、一定時間以上経過していた場合、制御部３１は、会議名，開催日時等と、送信済みの会議開催通知メールに対する出欠回答の依頼を含んだ督促メールを生成し、出欠情報未登録者の開催通知受信者端末２０に送信する（ステップＡ１６）。出欠情報未登録者の開催通知受信者端末２０は、督促メールを受信して表示する（ステップＡ１７）。

ユーザ端末（会議開催者端末１０，開催通知受信者端末２０）は、ネットワーク１００を経由して会議情報管理サーバ３０に登録してある情報を検索，参照することができる。

以上、電子メールと連動した会議室の予約や出欠管理，会議開催情報の登録について説明したが、次に、会議開催者端末１０および開催通知受信者端末２０における、電子メールと連動したスケジュール登録について、以下のステップＡ１８〜ステップＡ２２により説明する。

なお、このスケジュール登録機能については会議開催者端末１０，開催通知受信者端末２０ともに同じであるため、説明の便宜上、会議開催者端末１０，開催通知受信者端末２０をまとめてユーザ端末とし、会議開催者，開催通知受信者をまとめてユーザとして説明する。

ユーザ端末の制御部１１は、蓄積された送信済み電子メールを定期的（例えば、１時間毎）に検索し（ステップＡ１８）、予め定めた単語（例えば、会議開催や会議開催通知等）を含んだ表題の電子メールが、送信済みメールとして存在するかを検索する（ステップＡ１９）。存在した場合、制御部１１はメールのヘッダを参照して返信メールであるかを判断する（ステップＡ２０）。返信メールでなかった場合は、ユーザが会議開催者として発信したものであり、会議開催者は出欠確認しなくても会議に出席するため、制御部１１は、そのメールに記載された会議スケジュール（開催日時，会議名称，開催場所等）をスケジュール記憶部１４に登録する（ステップＡ２０→ステップＡ２２）。

返信メールであった場合は、制御部１１はそのメールの出欠欄を参照し、出席になっているか欠席になっているかを判断する。出席になっていた場合は、制御部１１は、そのメールに記載された会議スケジュールをスケジュール記憶部１４に登録する（ステップＡ２０→ステップＡ２１→ステップＡ２２）。

ステップＡ２１で欠席であった場合はスケジュール登録は行わない。ステップＡ２２が終了するか、またはステップＡ２１で欠席であった場合は、再度ステップＡ１９に戻り、別の該当メールが存在しないかをチェックする。このように、全ての該当メールについてスケジュール登録が完了するまで、ステップＡ１９〜ステップＡ２２の動作を繰り返す。なお、このスケジュール登録は定期的に行うため、例えば１時間毎に行うとすると、制御部１１は、現在時刻より１時間前から現在時刻までの送信済みメールを対象として、以上の動作を行うことになる。

次に、本発明を実施するための他の最良の形態について図面を参照して説明する。

本実施の形態は、会議開催者が会議開催者端末１０を用いて会議開催情報を会議情報管理サーバ３０のみに送り、会議情報管理サーバ３０から開催通知受信者端末２０に開催通知メールを送信する点で、上述した本発明を実施するための最良の形態と異なる。

従って、会議開催者端末１０は会議情報管理サーバ３０に対してのみ、会議開催情報および送信先情報を電子メールで送信する。会議情報管理サーバ３０は、会議開催者端末１０からの会議開催情報を基に会議開催通知メールを生成し、送信先情報に含まれる開催通知受信者に対して電子メールで送信する機能を有する。

次に、本実施の形態の動作について図４を参照して説明する。図４は、本発明を実施するための他の最良の形態の動作を示すフローチャートである。

図４を参照すると、会議開催者端末１０が会議開催情報（図３に含まれる情報）および送信先情報（開催通知受信者の所属，氏名や、電子メールアドレス等）を、ネットワーク１００を介して会議情報管理サーバ３０のみに電子メールで送信する（ステップＢ１）。会議情報管理サーバ３０の制御部３１は、会議開催者端末１０からの電子メールを受信し（ステップＢ２）、会議開催情報から図３に示すような会議開催通知メール（詳細には、図３の出欠欄の追加返信先メールアドレスが会議開催者のメールアドレスに変更されている点のみ異なっている）を生成し、開催通知受信者端末２０に送信する。なお、送信先メールアドレスについては、会議開催者端末１０から送られた送信先情報が電子メールアドレスであった場合はそれを用い、所属，氏名であった場合はユーザ情報データベース３２３から対応する電子メールアドレスを取得して用いる（ステップＢ３）。電子メールによる会議開催通知を送信後、制御部３１は会議開催通知の内容とメール送信日時を、会議開催情報データベース３２２に登録する（ステップＢ８）。

なお、ステップＢ４〜Ｂ７は図２のステップＡ３〜Ａ６と同じであり、ステップＢ９〜Ｂ２２は図２のステップＡ９〜Ａ２２に同じ（詳細には、ステップＡ１５においては「会議開催通知メール受信から一定時間以上経過？」であったのが、ステップＢ１５においては「会議開催通知メール送信から一定時間以上経過？」に変わっている点のみ異なっている）であるため、説明を省略する。

本発明を実施するための最良の形態の構成を示す図である。 本発明を実施するための最良の形態の動作を示すフローチャートである。 会議開催通知の一例を示す図である。 本発明を実施するための他の最良の形態の動作を示すフローチャートである。

符号の説明

１０ 会議開催者端末
１１ 制御部
１２ 入力部
１３ 表示部
１４ スケジュール記憶部
２０ 開催通知受信者端末
３０ 会議情報管理サーバ
３１ 制御部
３２ 記憶部
３２１ 会議予約データベース
３２２ 会議開催情報データベース
３２３ ユーザ情報データベース
１００ ネットワーク

Claims (10)

1. 会議開催者端末と、開催通知受信者端末と、会議情報管理サーバと、これらを相互に接続するネットワークとを備えた電子メールと連動した会議情報管理システムであって、
   前記会議開催者端末は、会議開催通知を電子メールで前記開催通知受信者端末および前記会議情報管理サーバに送信する手段を有し、
   前記開催通知受信者端末は、会議開催通知メールを受信し、画面上で受信者により出欠情報を追加された会議開催通知メールを、返信メールとして前記会議開催者端末および前記会議情報管理サーバに送信する手段を有し、
   前記会議開催者端末および前記開催通知受信者端末は、端末使用者の個人スケジュールが登録されているスケジュール記憶部を備え、端末内部に蓄積された送信済み電子メールを定期的に検索し、予め定めた会議開催関連単語がメールの表題に含まれているかを識別する手段と、含まれていた場合に返信メールか否かを識別する手段と、返信メールであった場合に出欠欄が出席になっているかを識別する手段と、返信メールでなかった場合および出席になっていた場合に、該当メールに含まれている会議スケジュールを前記スケジュール記憶部に登録する手段とを有し、
   前記会議情報管理サーバは、受信した会議開催通知メールを基に会議室の予約登録を行う手段と、会議開催通知に含まれた情報を会議開催情報として内部記憶部に登録する手段と、出欠返信メールを受信して会議参加対象者毎の出欠情報を会議開催情報に追加登録する手段と、会議室予約状況や会議開催情報をＷebサイトで提供する手段とを有することを特徴とする電子メールと連動した会議情報管理システム。
2. 前記会議情報管理サーバは、会議参加対象者全員の出欠情報が登録されたときに出欠情報の一覧を電子メールで前記会議開催者端末に送信する手段と、会議開催通知メールの受信から一定時間を過ぎても出欠返信メールが送られてこない開催通知受信者端末に督促の電子メールを送信する手段と、をさらに有することを特徴とする請求項１記載の電子メールと連動した会議情報管理システム。
3. 会議開催者端末と、開催通知受信者端末と、会議情報管理サーバと、これらを相互に接続するネットワークとを備えた電子メールと連動した会議情報管理システムであって、
   前記会議開催者端末は、会議開催情報と送信先情報を電子メールで前記会議情報管理サーバに送信する手段を有し、
   前記開催通知受信者端末は、会議開催通知メールを受信し、画面上で受信者により出欠情報を追加された会議開催通知メールを、返信メールとして前記会議開催者端末および前記会議情報管理サーバに送信する手段を有し、
   前記会議開催者端末および前記開催通知受信者端末は、端末使用者の個人スケジュールが登録されているスケジュール記憶部を備え、端末内部に蓄積された送信済み電子メールを定期的に検索し、予め定めた会議開催関連単語がメールの表題に含まれているかを識別する手段と、含まれていた場合に返信メールか否かを識別する手段と、返信メールであった場合に出欠欄が出席になっているかを識別する手段と、返信メールでなかった場合および出席になっていた場合に、該当メールに含まれている会議スケジュールを前記スケジュール記憶部に登録する手段とを有し、
   前記会議情報管理サーバは、受信した会議開催情報，送信先情報を基に会議開催通知メールを生成し、前記開催通知受信者端末に電子メールで送信する手段と、会議開催情報を基に会議室の予約登録を行う手段と、会議開催情報を内部記憶部に登録する手段と、出欠返信メールを受信して会議参加対象者毎の出欠情報を会議開催情報に追加登録する手段と、会議室予約状況や会議開催情報をＷebサイトで提供する手段とを有することを特徴とする電子メールと連動した会議情報管理システム。
4. 前記会議情報管理サーバは、会議参加対象者全員の出欠情報が登録されたときに出欠情報の一覧を電子メールで前記会議開催者端末に送信する手段と、会議開催通知メールの送信から一定時間を過ぎても出欠返信メールが送られてこない開催通知受信者端末に督促の電子メールを送信する手段と、をさらに有することを特徴とする請求項３記載の電子メールと連動した会議情報管理システム。
5. 端末使用者の個人スケジュールが登録されているスケジュール記憶部を備え、会議開催通知メールを受信し、画面上で受信者により出欠情報を追加された会議開催通知メールを返信メールとして送信する手段と、端末内部に蓄積された送信済み電子メールを定期的に検索し、予め定めた会議開催関連単語がメールの表題に含まれているかを識別する手段と、含まれていた場合に返信メールか否かを識別する手段と、返信メールであった場合に出欠欄が出席になっているかを識別する手段と、出席になっていた場合に該当メールに含まれている会議スケジュールを前記スケジュール記憶部に登録する手段とを有することを特徴とするユーザ端末。
6. 端末使用者の個人スケジュールが登録されているスケジュール記憶部を備え、会議開催通知を電子メールで送信する手段と、会議開催通知メールを受信し、画面上で受信者により出欠情報を追加された会議開催通知メールを返信メールとして送信する手段と、端末内部に蓄積された送信済み電子メールを定期的に検索し、予め定めた会議開催関連単語がメールの表題に含まれているかを識別する手段と、含まれていた場合に返信メールか否かを識別する手段と、返信メールであった場合に出欠欄が出席になっているかを識別する手段と、返信メールでなかった場合および出席になっていた場合に、該当メールに含まれている会議スケジュールを前記スケジュール記憶部に登録する手段とを有することを特徴とするユーザ端末。
7. 会議開催者端末と、開催通知受信者端末と、会議情報管理サーバと、これらを相互に接続するネットワークとを用いた電子メールと連動した会議情報管理方法であって、
   前記会議開催者端末が会議開催通知を電子メールで前記開催通知受信者端末および前記会議情報管理サーバに送信するステップと、前記会議情報管理サーバが会議開催通知メールを基に会議室の予約登録を行い、会議開催通知に含まれた情報を会議開催情報として内部記憶部に登録するステップと、前記開催通知受信者端末が会議開催通知メールを受信し、画面上で受信者により出欠情報を追加された会議開催通知メールを、返信メールとして前記会議開催者端末および前記会議情報管理サーバに送信するステップと、出欠返信メールを受信した前記会議情報管理サーバが会議参加対象者毎の出欠情報を会議開催情報に追加登録するステップと、会議参加対象者全員の出欠情報が登録されたときに、出欠情報の一覧を前記会議情報管理サーバが電子メールで前記会議開催者端末に送信するステップと、会議開催通知メールの受信から一定時間を過ぎても出欠返信メールが送られてこない開催通知受信者端末に前記会議情報管理サーバが督促の電子メールを送信するステップと、前記会議情報管理サーバが会議室予約状況や会議開催情報をＷebサイトで提供するステップと、前記会議開催者端末および前記開催通知受信者端末が、端末内部に蓄積された送信済み電子メールを定期的に検索し、予め定めた会議開催関連単語がメールの表題に含まれているかを識別するステップと、含まれていた場合に返信メールか否かを識別するステップと、返信メールであった場合に出欠欄が出席になっているかを識別するステップと、返信メールでなかった場合および出席になっていた場合に、該当メールに含まれている会議スケジュールを端末使用者の個人スケジュールが登録されているスケジュール記憶部に登録するステップとを有することを特徴とする電子メールと連動した会議情報管理方法。
8. 会議開催者端末と、開催通知受信者端末と、会議情報管理サーバと、これらを相互に接続するネットワークとを用いた電子メールと連動した会議情報管理方法であって、
   前記会議開催者端末が会議開催情報と送信先情報を電子メールで前記会議情報管理サーバに送信するステップと、前記会議情報管理サーバが会議開催情報，送信先情報を基に会議開催通知メールを生成し、前記開催通知受信者端末に電子メールで送信するステップと、前記会議情報管理サーバが会議開催情報を基に会議室の予約登録を行うステップと、前記会議情報管理サーバが会議開催情報を内部記憶部に登録するステップと、前記開催通知受信者端末が会議開催通知メールを受信し、画面上で受信者により出欠情報を追加された会議開催通知メールを、返信メールとして前記会議開催者端末および前記会議情報管理サーバに送信するステップと、出欠返信メールを受信した前記会議情報管理サーバが会議参加対象者毎の出欠情報を会議開催情報に追加登録するステップと、会議参加対象者全員の出欠情報が登録されたときに、出欠情報の一覧を前記会議情報管理サーバが電子メールで前記会議開催者端末に送信するステップと、会議開催通知メールの送信から一定時間を過ぎても出欠返信メールが送られてこない開催通知受信者端末に前記会議情報管理サーバが督促の電子メールを送信するステップと、前記会議情報管理サーバが会議室予約状況や会議開催情報をＷebサイトで提供するステップと、前記会議開催者端末および前記開催通知受信者端末が、端末内部に蓄積された送信済み電子メールを定期的に検索し、予め定めた会議開催関連単語がメールの表題に含まれているかを識別するステップと、含まれていた場合に返信メールか否かを識別するステップと、返信メールであった場合に出欠欄が出席になっているかを識別するステップと、返信メールでなかった場合および出席になっていた場合に、該当メールに含まれている会議スケジュールを端末使用者の個人スケジュールが登録されているスケジュール記憶部に登録するステップとを有することを特徴とする電子メールと連動した会議情報管理方法。
9. 会議開催通知メールを受信し、画面上で受信者により出欠情報を追加された会議開催通知メールを返信メールとして送信する機能、装置内部に蓄積された送信済み電子メールを定期的に検索し、予め定めた会議開催関連単語がメールの表題に含まれているかを識別する機能、含まれていた場合に返信メールか否かを識別する機能、返信メールであった場合に出欠欄が出席になっているかを識別する機能、出席になっていた場合に該当メールに含まれている会議スケジュールを装置内部に備えられたスケジュール記憶部に登録する機能、をコンピュータに実現させるためのプログラム。
10. 会議開催通知を電子メールで送信する機能、会議開催通知メールを受信し、画面上で受信者により出欠情報を追加された会議開催通知メールを返信メールとして送信する機能、装置内部に蓄積された送信済み電子メールを定期的に検索し、予め定めた会議開催関連単語がメールの表題に含まれているかを識別する機能、含まれていた場合に返信メールか否かを識別する機能、返信メールであった場合に出欠欄が出席になっているかを識別する機能、返信メールでなかった場合および出席になっていた場合に、該当メールに含まれている会議スケジュールを装置内部に備えられたスケジュール記憶部に登録する機能、をコンピュータに実現させるためのプログラム。
    

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