JP2003150504A - 通知サービス提供方法及びメールサーバ並びに端末装置 - Google Patents
通知サービス提供方法及びメールサーバ並びに端末装置Info
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Abstract
欠状況の確認に役立つ通知サービス提供方法及びメール
サーバ並びに端末装置を提供することを目的とする。 【解決手段】 複数参加者のメールアドレスが含まれる
参加者宛先リストとイベント情報とを含むサービス依頼
メールを依頼元の端末からメールサーバに対して送信
し、メールサーバでは、特定の依頼者からサービス依頼
メールを受信した場合に、サービス依頼メールに含まれ
る参加者宛先リストの各々の参加者宛に、イベント情報
を含む通知メールを送信し、メールサーバでは通知メー
ルに対する返信メールを各参加者から受信した場合に返
信メールの内容を出力情報として蓄積し、メールサーバ
は依頼者からの報告依頼メールを受信した場合又は特定
の時間経過を検出した場合に出力情報を含む報告メール
を依頼者に送信する。
Description
通信網を介して前記メールサーバに接続される複数の端
末装置とで構成される通信システムを利用する通知サー
ビス提供方法及びメールサーバ並びに端末装置に関す
る。
数の人間が参加する様々なイベントが開催される。例え
ば、企業内では頻繁に会議が行われる。このようなイベ
ントを開催する場合には、イベント開催前に参加の可能
性がある特定のグループに含まれる人のそれぞれについ
て出席/欠席などの確認を行う必要がある。
一般的に、各参加予定者に対してイベントの開催を電話
や郵便で連絡し、出欠予定の集計を行う。また、最近で
は郵便の代わりに電子メールを用いて連絡を行う場合が
多い。また、メーリングリストあるいはメールマガジン
と呼ばれるサービスを利用することにより、サーバ上に
予め登録された多数の人に対して同じメールを一斉に同
報送信することもできる。
らWebサーバにアクセスして出欠状況の集計をWeb
サーバ上で行うことも行われている。
マガジンのシステムは特定の情報提供者が多数の購読者
に対して情報を提供するのには適するが、各購読者が情
報提供者に対して情報を提供することができない。ま
た、それができたとしても、多数の購読者からの返信メ
ールをサーバ又は情報提供者側の端末で管理するのは困
難である。
送信したメール及び返信メールがサーバに登録された全
ての人宛に同報送信されるので、イベントを管理する特
定の幹事が参加者からの情報を収集するのには利用でき
ない。また、メールマガジンのようなシステムでは、情
報の配布先のリストを予めサーバ上に登録しておかなけ
ればならない。従って、サーバに登録されていない人に
対して情報を配布することはできなかった。更に、トラ
ヒックの多いサーバ上に情報量の大きな配布先のリスト
を登録する機能及びその情報を保持する記憶装置を設け
る必要があるので、サーバシステムが高価になるのは避
けられない。
参加者の出欠状況の確認に役立つ通知サービス提供方法
及びメールサーバ並びに端末装置を提供することを目的
とする。
バ及び通信網を介して前記メールサーバに接続される複
数の端末装置で構成される通信システムを利用する通信
サービス提供方法であって、複数の参加者の各メールア
ドレスが含まれる参加者宛先リストと、参加者に対して
通知すべきイベント情報とを含むサービス依頼メール
を、依頼元の端末装置からメールサーバに対して送信
し、メールサーバでは、特定の依頼者の端末装置からサ
ービス依頼メールを受信した場合に、前記サービス依頼
メールに含まれる参加者宛先リストの各々の参加者宛
に、前記イベント情報を含む通知メールを送信し、メー
ルサーバでは、前記通知メールに対する返信メールを各
参加者の端末装置から受信した場合に、前記返信メール
の内容を出力情報として蓄積し、メールサーバでは、依
頼者の端末装置からの報告依頼メールを受信した場合又
は特定の時間経過を検出した場合に、前記出力情報の少
なくとも一部分を含む報告メールを前記依頼者に対して
送信することを特徴とする。
加者の宛先を依頼元(例えば幹事)の端末装置で管理
し、その情報をサービス依頼メールに含めてメールサー
バに送る。このため、メールサーバ上では参加者及びそ
の宛先を管理する必要がない。また、参加者の追加や削
除を依頼元で随時行うことができる。また、各参加者か
らの返信メールの内容をメールサーバで出力情報として
蓄積し、必要に応じて出力情報を依頼者に報告メールと
して送信するので、依頼者側の出欠管理が容易になる。
方法において、メールサーバでは、特定の依頼者の端末
装置からサービス依頼メールを受信した場合に、そのサ
ービス依頼に対する固有の受付番号を生成するととも
に、前記受付番号を含む受付完了メールを前記依頼者に
対して返信することを特徴とする。請求項2において
は、依頼者はメールサーバがサービス要求を受け付けた
ことを確認できる。また、受付番号を用いることにより
依頼者側及びメールサーバにおいて複数のイベントを区
別することができる。
方法において、メールサーバでは、前記通知メールを送
信する場合に、前記返信メールで受信すべき情報の種類
を表す複数の返信情報項目を選択肢として前記通知メー
ルに含めることを特徴とする。請求項3においては、出
席,欠席などの返信情報項目の選択情報だけを各参加者
からメールサーバに返信すればよいので、参加者におけ
る返信メールの作成が容易になる。また、メールサーバ
においては処理が容易になり、蓄積する情報量を減らす
こともできる。
置との間で電子メールの送信及び受信を行うメールサー
バであって、登録された依頼者の少なくともメールアド
レスを含む識別情報を保持する識別情報保持手段と、受
信したメールの発信者が前記識別情報保持手段に登録さ
れた依頼者と一致する場合に、複数の参加者の各々のメ
ールアドレスが含まれる参加者宛先リストと、参加者に
対して通知すべきイベント情報とを含むサービス依頼メ
ールを受信すると、前記サービス依頼メールに含まれる
参加者宛先リストの各々の参加者宛に、前記イベント情
報を含む通知メールを送信する通知メール送信手段と、
前記通知メールに対する返信メールを各参加者の端末装
置から受信した場合には、前記返信メールの内容を出力
情報として蓄積する出力情報蓄積手段と、依頼者の端末
装置からの報告依頼メールを受信した場合又は特定の時
間経過を検出した場合に、前記出力情報の少なくとも一
部分を含む報告メールを前記依頼者に対して送信する報
告メール送信手段とを設けたことを特徴とする。
識別情報が識別情報保持手段に保持されているので、正
規の依頼者からのメールとそれ以外のメールとを自動的
に区別することができる。このメールサーバを用いるこ
とにより、請求項1の通知サービス提供方法を実施でき
る。請求項5は、請求項4のメールサーバにおいて、受
信したメールの発信者が前記識別情報保持手段に登録さ
れた依頼者と一致する場合に、前記サービス依頼メール
を受信すると、そのサービス依頼に対する固有の受付番
号を生成するとともに、前記受付番号を含む受付完了メ
ールを前記依頼者に対して返信する受付完了メール送信
手段を更に設けたことを特徴とする。
り、請求項2の通知サービス提供方法を実施できる。請
求項6は、請求項4のメールサーバにおいて、通知メー
ル送信手段は、前記返信メールで受信すべき情報の種類
を表す複数の返信情報項目を選択肢として前記通知メー
ルに含めることを特徴とする。
り、請求項3の通知サービス提供方法を実施できる。請
求項7は、特定のサービスを提供するメールサーバとの
間で通信網を介してメールの送信及び受信を行う端末装
置であって、複数の参加者の各メールアドレスが含まれ
る参加者宛先リストの情報を保持する参加者宛先リスト
保持手段と、特定のメールサーバ宛てに、前記参加者宛
先リスト保持手段に保持された参加者宛先リストの情報
を含むメールを送信する参加者宛先リスト送信手段と、
前記メールサーバから到来するメールに含まれる参加者
のメールアドレスを前記参加者宛先リスト保持手段に保
持された参加者宛先リストの情報に基づいて変換するア
ドレス変換手段とを設けたことを特徴とする。
請求項1の通知サービス提供方法を実施できる。
びメールサーバ並びに端末装置の1つの実施の形態につ
いて、図1〜図9を参照して説明する。この形態は、全
ての請求項に対応する。
ーケンス図である。図2はこの形態のシステムの構成を
示すブロック図である。図3は幹事端末の構成を示すブ
ロック図である。図4はサービス依頼メールの構成例を
示す模式図である。図5は受付完了メールの構成例を示
す模式図である。図6は通知メールの構成例を示す模式
図である。図7は返信メールの構成例を示す模式図であ
る。図8は報告依頼メールの構成例を示す模式図であ
る。図9は出欠情報の構成例を示す模式図である。
段,通知メール送信手段,出力情報蓄積手段及び報告メ
ール送信手段は、それぞれ幹事ID記憶部12,ステッ
プS13,出欠情報記憶部14及びステップS17に対
応する。また、請求項5の受付完了メール送信手段はス
テップS12に対応する。また、請求項7の参加者宛先
リスト保持手段,参加者宛先リスト送信手段及びアドレ
ス変換手段は、それぞれ参加者リスト記憶部21,メー
ル送受信部24及び参加者特定部23に対応する。
を用いて、様々なイベント(例えば、会議,試合,旅行
等)の出欠状況を管理する人(幹事)とイベントの参加
者(参加候補者)との間で情報をやりとりするためのメ
ールに関する処理を行う場合を想定している。この例で
は、メールサーバ10,幹事端末20及び複数の参加者
端末32(1),32(2),・・・が通信ネットワーク31
に接続されている。従って、幹事端末20及び各参加者
端末32はメールサーバ10との間でメールの送信及び
受信を行うことができる。
ーバの機能の他に、予め登録された幹事に対して特別な
サービスを提供するための機能が備わっている。すなわ
ち、メールサーバ10は幹事に対してイベントの出欠情
報を収集するのに役立つサービスを提供する。図2に示
すように、メールサーバ10には幹事オーダ解析部11
及び出欠情報記憶部14が備わっている。また、幹事オ
ーダ解析部11には幹事ID記憶部12及び幹事オーダ
受信部13が備わっている。
人(幹事)の識別情報として、幹事ID15及び幹事メ
ールアドレス16が保持されている。これらの情報は、
例えばメールサーバ10の管理者(サービス提供者)に
よって発行され幹事に与えられる。幹事オーダ受信部1
3は、受信したメールを解析し、登録された幹事からの
要求に対して様々な処理を実行する。また、幹事ID記
憶部12に保持された幹事ID15及び幹事メールアド
レス16を参照し、受信したメールが登録された幹事か
らのものか否かを識別する。
う場合には、メールに含まれている「SUBJECT」
及び「本文」から予め定めたキーワードを探してメール
の種類及び内容を把握する。出欠情報記憶部14には各
参加者から収集した出欠情報がイベント毎に蓄積され、
必要に応じて読み出される。
他に、図3に示すような機能が備わっている。すなわ
ち、幹事端末20には参加者リスト記憶部21,参加者
登録部22,参加者特定部23及びメール送受信部24
が備わっている。参加者リスト記憶部21には、複数の
参加者(参加候補者)のそれぞれに関する氏名とメール
アドレスとが互いに対応付けて記録されている。
参加者リスト記憶部21に登録する参加者の追加,削
除,修正のような処理を行う。参加者特定部23は、参
加者リスト記憶部21に登録された内容に基づいて、メ
ールアドレスから参加者氏名への変換を行う。メール送
受信部24は、幹事からの入力に応じてメールの送信及
び受信を行う。また、特定のメールを送信する場合には
参加者リスト記憶部21に登録された各参加者のメール
アドレスのリストを送信メールに追加する。
メールの送受信機能を備える通信端末を想定している。
従って、メール送受信機能を備える携帯電話なども参加
者端末32として利用することができる。登録された幹
事が図2のシステムを利用してイベント参加者の出欠情
報を収集する場合のシステムの動作は図1に示すとおり
である。
端末20を用いてメールサーバ10自体のメールアドレ
ス宛にサービス依頼メールM1を送信する。このサービ
ス依頼メールM1は、例えば図4に示すように構成され
る。
「KANZI」のキーワードが記録され、「本文」の欄
には「event」のキーワードとともに、特定のイベ
ントに関する日付,タイトル,場所,開始時刻などの情
報が記録される。また、「本文」の欄には参加者リスト
記憶部21から抽出された各参加者のメールアドレス
(参加者リスト:A31,A32,A33,・・・)が
記録されている。
ド「final-report-time」及び日時は、メールサーバ1
0に対する最終報告日時に関する指示を表す。このサー
ビス依頼メールM1を受信するとメールサーバ10は図
1のステップS11で登録された幹事からの依頼メール
であることを確認する。すなわち、受信したメールの差
出人(FROM)が幹事ID記憶部12に保持された幹
事ID15,幹事メールアドレス16と一致するか否か
を調べる。
を受信した場合には、ステップS12でメールサーバ1
0はその依頼に対する固有の受付番号(No.XXXX
X)を生成し、その受付番号を含む受付完了メールM2
を幹事のメールアドレス宛に送信(返信)する。この受
付完了メールM2は、例えば図5に示すように構成され
る。図5の例では、「SUBJECT」の欄に受付番号
とともにそれを受け付けたことを表す「No.XXXX
X−OK」が記録されている。また、「本文」には受け
付けたイベントの内容が記録されている。
10は受け付けたサービス依頼メールM1の内容に従っ
て、全ての参加者宛に通知メールM3を送信する。この
場合の宛先は、参加者リストの各メールアドレス(A3
1,A32,A33,・・・)である。各参加者宛に送
信される通知メールM3は、例えば図6のように構成さ
れる。すなわち、通知メールM3の「SUBJECT」
の欄には受付番号が記録され、「本文」の欄には該当す
るイベントの内容が記録されている。更に、「本文」の
欄には幹事が必要とする情報を入手できるように回答す
べき情報の選択肢(出席,欠席,遅れる,未定)が番号
とともに記録されている。この選択肢は、予め定めた返
信フォーマットに従ってメールサーバ10が付加したも
のである。
参加者端末32に対して所定の入力操作を行い、返信メ
ールM4をメールサーバ10に対して返信する必要があ
る。この返信メールM4は例えば図7のように構成され
る。すなわち、返信メールM4の「SUBJECT」の
欄には受付番号が記録され、「本文」の欄には該当する
イベントに対する回答が選択肢の番号「1:出席」で記
録されている。
ールM4を受信すると、イベント毎(受付No.毎)に
区別して返信メールM4の内容を集計し、出欠情報とし
て出欠情報記憶部14に記録する。なお、返信メールM
4の送信元(FROM)は幹事のメールアドレスとは異
なるので、送信元のメールアドレスを調べることにより
受信したメールが参加者からの返信メールか否かを識別
できる。
は、例えば図9に示すように構成される。すなわち、出
欠情報には受付番号と、イベントの内容と、回答項目毎
の集計結果が記録される。図9の出欠情報においては、
「出席」の項目には3人の参加者のメールアドレスA3
2,A35,A36が記録され、「遅れる」の項目には
1人の参加者のメールアドレスA31が記録されてい
る。また、図示しないが各項目毎に回答した参加者の人
数を計数するカウンタを設けてもよい。
1のステップS17,S18,S19でそれぞれ送出す
る。ステップS17では、幹事からメールサーバ10宛
に送信される報告依頼メールM5に対する応答として、
出欠情報メールM6がメールサーバ10から幹事宛に送
信される。報告依頼メールM5は、例えば図8のように
構成される。この報告依頼メールM5の「SUBJEC
T」欄には「Re:受付No.XXXXX−OK」が記
録される。すなわち、受付完了メールM2に対する返信
として送信される。報告依頼メールM5の「本文」には
「Polling」のキーワードが記録される。
新の出欠情報を出欠情報メールM7として定期的に幹事
宛に送信する。ステップS19では、例えばサービス依
頼メールM1(図4参照)の最終行に記録されたキーワ
ード「final-report-time」及び日時で指定された最終
報告日時になったことを確認して最終報告メールM8を
幹事宛に送信する。
及び最終報告メールM8には、それぞれの時点における
最新の出欠情報が含まれている。メールサーバ10から
幹事のメールアドレスにメールで送信される出欠情報に
は、図9に示すように回答項目毎に集計された各参加者
のメールアドレスが含まれている。幹事端末20の参加
者特定部23(図3参照)は、参加者リスト記憶部21
を参照して各メールアドレスを参加者の氏名に変換す
る。従って、幹事は参加者等の氏名を把握できる。
「欠席」,「遅れる」,「未定」の項目毎に人数を計数
してから、その内容を含む出欠情報を幹事のメールアド
レス宛てにメールで送信してもよい。
に用いるメールサーバ上に参加者を登録しておく必要が
ないので、このメールサーバの構成を単純化することが
可能であり安価なサービス提供が可能になる。また、問
い合わせの対象となる参加者の追加や削除については、
サービス提供を受ける幹事等が必要に応じて行うことが
できる。
図である。
である。
る。
Claims (7)
- 【請求項1】 メールサーバ及び通信網を介して前記メ
ールサーバに接続される複数の端末装置で構成される通
信システムを利用する通信サービス提供方法であって、 複数の参加者の各メールアドレスが含まれる参加者宛先
リストと、参加者に対して通知すべきイベント情報とを
含むサービス依頼メールを、依頼元の端末装置からメー
ルサーバに対して送信し、 メールサーバでは、特定の依頼者の端末装置からサービ
ス依頼メールを受信した場合に、前記サービス依頼メー
ルに含まれる参加者宛先リストの各々の参加者宛に、前
記イベント情報を含む通知メールを送信し、 メールサーバでは、前記通知メールに対する返信メール
を各参加者の端末装置から受信した場合に、前記返信メ
ールの内容を出力情報として蓄積し、 メールサーバでは、依頼者の端末装置からの報告依頼メ
ールを受信した場合又は特定の時間経過を検出した場合
に、前記出力情報の少なくとも一部分を含む報告メール
を前記依頼者に対して送信することを特徴とする通知サ
ービス提供方法。 - 【請求項2】 請求項1の通知サービス提供方法におい
て、 メールサーバでは、特定の依頼者の端末装置からサービ
ス依頼メールを受信した場合に、そのサービス依頼に対
する固有の受付番号を生成するとともに、前記受付番号
を含む受付完了メールを前記依頼者に対して返信するこ
とを特徴とする通知サービス提供方法。 - 【請求項3】 請求項1の通知サービス提供方法におい
て、 メールサーバでは、前記通知メールを送信する場合に、
前記返信メールで受信すべき情報の種類を表す複数の返
信情報項目を選択肢として前記通知メールに含めること
を特徴とする通知サービス提供方法。 - 【請求項4】 通信網を介して複数の端末装置との間で
電子メールの送信及び受信を行うメールサーバであっ
て、 登録された依頼者の少なくともメールアドレスを含む識
別情報を保持する識別情報保持手段と、 受信したメールの発信者が前記識別情報保持手段に登録
された依頼者と一致する場合に、複数の参加者の各々の
メールアドレスが含まれる参加者宛先リストと、参加者
に対して通知すべきイベント情報とを含むサービス依頼
メールを受信すると、前記サービス依頼メールに含まれ
る参加者宛先リストの各々の参加者宛に、前記イベント
情報を含む通知メールを送信する通知メール送信手段
と、 前記通知メールに対する返信メールを各参加者の端末装
置から受信した場合には、前記返信メールの内容を出力
情報として蓄積する出力情報蓄積手段と、 依頼者の端末装置からの報告依頼メールを受信した場合
又は特定の時間経過を検出した場合に、前記出力情報の
少なくとも一部分を含む報告メールを前記依頼者に対し
て送信する報告メール送信手段とを設けたことを特徴と
するメールサーバ。 - 【請求項5】 請求項4のメールサーバにおいて、 受信したメールの発信者が前記識別情報保持手段に登録
された依頼者と一致する場合に、前記サービス依頼メー
ルを受信すると、そのサービス依頼に対する固有の受付
番号を生成するとともに、前記受付番号を含む受付完了
メールを前記依頼者に対して返信する受付完了メール送
信手段を更に設けたことを特徴とするメールサーバ。 - 【請求項6】 請求項4のメールサーバにおいて、通知
メール送信手段は、前記返信メールで受信すべき情報の
種類を表す複数の返信情報項目を選択肢として前記通知
メールに含めることを特徴とするメールサーバ。 - 【請求項7】 特定のサービスを提供するメールサーバ
との間で通信網を介してメールの送信及び受信を行う端
末装置であって、 複数の参加者の各メールアドレスが含まれる参加者宛先
リストの情報を保持する参加者宛先リスト保持手段と、 特定のメールサーバ宛てに、前記参加者宛先リスト保持
手段に保持された参加者宛先リストの情報を含むメール
を送信する参加者宛先リスト送信手段と、 前記メールサーバから到来するメールに含まれる参加者
のメールアドレスを前記参加者宛先リスト保持手段に保
持された参加者宛先リストの情報に基づいて変換するア
ドレス変換手段とを設けたことを特徴とする端末装置。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2001348651A JP2003150504A (ja) | 2001-11-14 | 2001-11-14 | 通知サービス提供方法及びメールサーバ並びに端末装置 |
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2001348651A JP2003150504A (ja) | 2001-11-14 | 2001-11-14 | 通知サービス提供方法及びメールサーバ並びに端末装置 |
Publications (1)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
JP2003150504A true JP2003150504A (ja) | 2003-05-23 |
Family
ID=19161441
Family Applications (1)
Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
---|---|---|---|
JP2001348651A Pending JP2003150504A (ja) | 2001-11-14 | 2001-11-14 | 通知サービス提供方法及びメールサーバ並びに端末装置 |
Country Status (1)
Country | Link |
---|---|
JP (1) | JP2003150504A (ja) |
Cited By (4)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2005070933A (ja) * | 2003-08-21 | 2005-03-17 | Nec Soft Ltd | 電子メールと連動した会議情報管理システム,方法,ユーザ端末およびプログラム |
JP5896261B1 (ja) * | 2015-08-18 | 2016-03-30 | 株式会社ロラン | メール配信用サーバ |
JP2016081220A (ja) * | 2014-10-15 | 2016-05-16 | インターナショナル・ビジネス・マシーンズ・コーポレーションInternational Business Machines Corporation | メッセージの共有を支援する装置及び方法 |
JP2017041225A (ja) * | 2016-02-16 | 2017-02-23 | 株式会社ロラン | プロジェクト決定サーバ |
-
2001
- 2001-11-14 JP JP2001348651A patent/JP2003150504A/ja active Pending
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A521 | Written amendment |
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