JP2000092113A

JP2000092113A - 電子メールシステムと電子メール集計処理方法およびそのプログラムを記録した記録媒体

Info

Publication number: JP2000092113A
Application number: JP25782598A
Authority: JP
Inventors: Yoshitomo Tahira; 良知田平; Takatoshi Matsuura; 孝俊松浦
Original assignee: Hitachi Information Systems Ltd
Current assignee: Hitachi Information Systems Ltd
Priority date: 1998-09-11
Filing date: 1998-09-11
Publication date: 2000-03-31

Abstract

(57)【要約】【課題】従来の技術では、個人用のメールボックス
が、募集メールとその返書により圧迫されてしまう。【解決手段】個人用のメールボックス５〜６とは別
に、問い合わせメールや募集メール等、集計項目が記載
され、かつ大量の返書が発生するメール専用のメールボ
ックス４を用意し、その専用メールボックス４に、送付
先リストを付加した問い合わせメールや募集メール等を
送付し、そこから各送付先に配信する。そして、各送信
先からの返書（回答メール）を専用メールボックス４で
受け取り、この専用メールボックスに寄せられたメール
の回答を集計部８ｂにより集計し、その集計結果のみ
を、募集者固有のメールボックス５に送信することによ
り、個人用のメールボックスが返書・応募メールによっ
て占められることを回避する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、コンピュータの通
信機能とファイル蓄積機能を用いて複数端末間でのメッ
セージの蓄積交換を行なう電子メール技術に係わり、特
に、集計作業が必要となるアンケートや会議への参加等
を問い合わせる送信メールに対する返書（返信メール）
を効率的に管理するのに好適な電子メールシステムと電
子メール集計処理方法およびそのプログラムを記録した
記録媒体に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】近年、ＬＡＮ（Local Area Network）や
インターネットなどのコンピュータネットワークを利用
した電子メールの利用が普及し、電子メールを用いた会
議への参加の募集や会議への出欠の返事のやり取りなど
が広く行われている。

【０００３】このように、会議の出欠の応答や応募の申
込みを電子メールで受け取る場合、発信元である担当者
個人のメールボックスに、返信されたメールが不定期に
集まる。この場合、その仕分けや集計等の作業が担当者
の負担となる。このような担当者の負担を軽減すること
を目的とした従来技術として、例えば特開平６−２９０
ｌ９２号公報に記載のように、返信されてきた電子メー
ルを自動的に仕分けたり、集計を行う技術が提案されて
いる。

【０００４】この特開平６−２９０ｌ９２号公報に記載
の技術を図４を用いて説明する。図４は、従来の電子メ
ールシステムの集計作業を伴う処理動作例を示すフロー
チャートである。

【０００５】まず、システムの起動後、メール送信者側
は、募集メールを作成した後（ステップ４０１）、メー
ル受信者側である相手にメールを送信すると共に（ステ
ップ４０２）、送信メールボックスに、募集メール、状
況等の集計項目を格納する（ステップ４０９）。この
時、例えば、○×形式の回答を希望する時には、○と×
の２項目を指定して登録しておく。

【０００６】ステップ４０２で送信されたメールは、送
信の相手先に従いメール配信され（ステップ４０３）、
該当する受信メールボックスに格納される（ステップ４
０４）。メール受信者側である相手は、メールを受信す
ると（ステップ４０５）、回答要求ありのメールという
属性が表示されるので、回答を作成して（ステップ４０
６）、回答メール送信を行なう（ステップ４０７）。

【０００７】この回答メールは、メールシステムにより
メール送信者側に配信され（ステップ４０８）、送信元
のメールボックスに蓄積される（ステップ４０９）。メ
ール送信者側では、集計機能を実行して、送信メールボ
ックスに蓄積された回答メールの集計処理（○と×のそ
れぞれのカウント等）を行ない、その集計結果を表示す
る（ステップ４１０）。

【０００８】このようにして、端末装置が自動的に集計
処理を行なうので、担当者の集計作業の負荷が軽減され
る。しかし、この技術においては、返信された電子メー
ルの集計を受信用のメールボックスで行っている。その
ため、募集者個人のメールボックスに返書・応募メール
が数多く蓄積される。このように、蓄積される返書・応
募メール数が多いと、その他の電子メールを参照する時
に、目的とする電子メールを捜すのに時間がかかる。

【０００９】また、個人用のメールボックスを返書・応
募メールが占有することになり、その他の電子メールを
蓄積する容量が不足することも発生しやすくなる。特
に、個人用のメールボックスの管理は個人に委ねられて
いるので、管理を怠ると、募集メールとその返書・応募
メールが適宜削除されることなく残ってしまい、個人用
のメールボックスを圧迫する結果となる。このような、
個人用のメールボックスの圧迫を避ける作業が個人への
負荷となる。

【００１０】現在、電子メールで連絡を取り合うことが
多くなるに従って、一日に見なければならない電子メー
ルの数が急激に増加している。それに伴って、個人のメ
ールボックスに蓄積するメールの数も急速に増加してい
る。その上で、会議の出欠の確認や募集にメールを使用
すると、配信先から大量のメールが送信元の個人用メー
ルボックスに届き、さらに個人のメールボックスの容量
を圧迫してしまう。

【００１１】

【発明が解決しようとする課題】解決しようとする問題
点は、従来の技術では、個人用のメールボックスが、募
集メールとその返書により圧迫されてしまう点である。
本発明の目的は、これら従来技術の課題を解決し、募集
メール等に対応して大量に返信されてくるメール（返
書、回答メール）に対する集計作業を効率的に行なうこ
とを可能とする電子メールシステムと電子メール集計処
理方法およびそのプログラムを記録した記録媒体を提供
することである。

【００１２】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、本発明の電子メールシステムおよび電子メール集計
処理方法は、個人用のメールボックスとは別に、問い合
わせメールや募集メール等、集計項目が記載され、大量
の返書（応募メール等）が発生するメール専用のメール
ボックスを用意し、その専用メールボックスに、送付先
リストを付加した問い合わせメールや募集メール等を送
付し、そこから各送付先に配信する。そして、各送信先
からの返書（回答メール）を専用メールボックスで受け
取り、この専用メールボックスに寄せられたメールの回
答を集計し、その集計結果のみを、募集者個人のメール
ボックスに送信する。これにより、個人用のメールボッ
クスが、返書・応募メールによって占められることを回
避できる。

【００１３】また、本発明では、問い合わせメールや募
集メールなどに記載された条件を読み込み、その条件を
満たした時、自動的に、専用メールボックスに蓄積され
た各回答メールに対する集計処理を開始し、その集計結
果を募集者固有のメールボックスに送信した後、募集メ
ールおよびそれに対する応募メールを専用メールボック
スから削除する。

【００１４】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を、図
面により詳細に説明する。図１は、本発明の電子メール
システムの本発明に係る構成の一実施例を示すブロック
図である。本図１において、１はＣＰＵ（Central Proc
essing Unit）やメモリを具備して蓄積プログラム方式
による処理を行なうメールシステム（メールサーバ）、
２，３はメールシステム１と同様のハードウェア構成か
らなる募集者のマシン（クライアント）と応募者のマシ
ン（クライアント）であり、それぞれ、ＬＡＮ等で接続
されている。

【００１５】募集者のマシン２と応募者のマシン３のそ
れぞれには、メール作成部２ａ，３ａと、メール送信部
２ｂ，３ｂ、および、メール受信部２ｃ，３ｃが設けら
れており、また、メールシステム１には、私書箱（１）
メールボックス４、募集者個人のメールボックス５、候
補者のメールボックス６，７と、私書箱管理部８および
新着私書箱メールリスト送信部９が設けられている。

【００１６】また、私書箱管理部８は、掲載管理部８
ａ、集計部８ｂ、応答メッセージ送信部８ｃ、メール削
除部８ｄにより構成され、この私書箱管理部８と私書箱
（１）メールボックス４および新着私書箱メールリスト
送信部９は本例の電子メールシステムに特有のものであ
り、それぞれ、ＦＤやＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体１０に
記録されたデータやプログラムが駆動装置１１を介して
主メモリに読み込まれ構成される。

【００１７】このような構成の電子メールシステムにお
いて、募集者は、募集者のマシン２のメール作成部２ａ
を用いて募集のメールを作成し、メール送信部２ｂを用
いて、送信先リスト、募集メール本文、集計項日、掲載
終了条件、応答メッセージ等を添えて、募集メール専用
の私書箱（１）メールボックス４に送信する。

【００１８】このようにして、私書箱（１）メールボッ
クス４に新たにメールが届くと、新着私書箱メールリス
ト送信部９が起動して、募集メール本文を、与えられた
送信先リストで特定される送信先に配布する。配布され
た募集メールが、各候補者のメールボックス６，７に届
くと、各候補者のマシン３の電子メールシステムが新着
メールを検出して、各候補者に知らせる。

【００１９】各候補者（応募者）は、新着メールをメー
ル受信部３ｃを用いて取り出し、メール作成部３ａを用
いて回答を作成した後、メール送信部３ｂを用いて返信
を行う。この時、募集メールは、各候補者のメールボッ
クス６へ、私書箱（１）メールボックス４から送信され
たので、通常の電子メールの返信を行うと、私書箱
（１）メールボックス４に返信され、募集者個人のメー
ルボックス５には返信メールが届かない。

【００２０】本例では、私書箱（１）メールボックス４
への電子メールの着信を管理する私書箱管理部８が設け
られており、この私書箱管理部８には、一定の間隔で私
書箱（１）メールボックス４掲載のメールを検査する掲
載管理部８ａが設けられている。そして、この掲載管理
部８ａが、私書箱（１）メールボックス４掲載の各メー
ルについて与えられた掲載終了条件、例えば、募集人数
に達したとか、掲載期日が過ぎたあるいは掲載期間が過
ぎた等をチェックする。

【００２１】掲載管理部８ａが掲載終了条件を満たした
と判別した時、私書箱管理部８は、集計部８ｂを用い
て、一連の返書・応募メールについて、与えられた項目
に関して集計を行い、その集計結果を、募集者個人のメ
ールボックス５に送信する。また、私書箱管理部８は、
募集メール掲載時に応答メッセージ、例えば、募集を締
め切った旨のメッセージが与えられている場合、掲載管
理部８ａが掲載終了を判別した時に、応答メッセージ送
信部８ｃにより、新着私書箱メールリスト送信部９を介
して、各候補者に当該応答メッセージを送信する。

【００２２】さらに、私書箱管理部８は、集計部８ｂの
集計結果を募集者個人のメールボックス５に送信した
後、メール削除部８ｄにより、私書箱（１）メールボッ
クス４から、募集メールおよびその返書・応募メールを
自動的に削除する。尚、募集者個人のメールボックス５
に送られてきた集計部８ｂによる集計結果のメールは、
募集者のマシン２のメール受信部２ｃにより募集者に届
く。

【００２３】図２は、図１における電子メールシステム
の本発明に係わる集計処理動作例を示すフローチャート
である。本例は、特に、図１の私書箱管理部８における
掲載管理部８ａの動作を示すものであり、掲載管理部８
ａは、一定の間隔で自動的に起動して、私書箱（１）メ
ールボックス４内のメールの監視を以下のようにして行
う。

【００２４】掲載管理部８ａは、まず、現在日時を取得
し（ステップ２０１）、次に、私書箱（１）メールボッ
クス４に掲載された各募集メールについて、募集メール
が存在する間（ステップ２０２）、私書箱（１）メール
管理処理を実行する（ステップ２０３）。

【００２５】すなわち、私書箱（１）メール管理処理と
して、まず、掲載条件に募集人数制限があるか否かチェ
ックし（ステップ２０４）、募集人数制限が存在する場
合、現在までに応募した応募者の数を取得する（ステッ
プ２０５）。そして、この取得した応募者の数が募集人
数を超えているか否かをチェックする（ステップ２０
６）。

【００２６】募集人数を超えている場合には、ステップ
２１２に進み、募集人数を超えていない場合には、掲載
期日指定があるか否かをチェックする（ステップ２０
７）。掲載期日指定がある場合には、ステップ２０１で
取得した現在日時をもとに、掲載期日を過ぎているか否
かをチェックし（ステップ２０８）、超えている場合に
はステップ２１２に進む。

【００２７】また、掲載期日が過ぎていない場合には、
掲載期間指定があるか否かをチェックし（ステップ２０
９）、掲載期間がある場合には、掲載開始日時を取得し
て（ステップ２１０）、ステップ２０１で取得した現在
日時から、掲載期間を過ぎているか否かをチェックする
（ステップ２１１）。掲載期間が過ぎている場合には、
ステップ２１２に進む。

【００２８】以上の各掲載終了条件の何れかで終了条件
が満たされた場合、図１の集計部８ｂにより、返書・応
募メールの集計を行い（ステップ２１２）、その結果
を、募集者のメールボックスに送信する（ステップ２１
３）。そして、最後に、図１のメール削除部８ｄを用い
て、募集メール、不要応募メールを自動的に削除する
（ステップ２１４）。このようにして、ステップ２０３
における私書箱（１）メール管理処理を終了し、次の掲
載メールの処理に進む。また、各掲載終了条件の全てが
満たされていない場合にも、私書箱（１）メール管理処
理を終了し、次の掲載メールの処理に進む。

【００２９】図３は、図１における電子メールシステム
で配信される電子メールの構成例を示す説明図である。
本例は、図１の私書箱（１）メールボックス４内の電子
メールの要求内容を示しており、この例では、送信先リ
ストとして、候補者Ａ、候補者Ｂ、・・・を定義し、ま
た、募集メール本文の後に、集計項目として、応募者名
（応募者メールに付随した送信元ユーザ名）と応募日時
（応募メールが私書箱（１）メールボックスに届いた日
時情報）等を集計処理時に取得する項目として指定して
いる。また掲載終了条件として候補者全てから応答があ
った時または３月２８日までを指定している。

【００３０】このような内容の電子メールが私書箱
（１）メールボックス４に届くと、図１の私書箱管理部
８は、この電子メールに対応する返書の私書箱（１）メ
ールボックス４への到着を、掲載終了条件が満たされる
まで監視する。すなわち、候補者全てからの応答が集ま
るか、もしくは、３月２８日になると、私書箱（１）メ
ールボックス４からの各返書を取り出し、集計項目（応
募者名、応募日時、・・・）に対応した集計を行ない、
その集計結果を募集者個人のメールボックス５に送信す
る。

【００３１】以上、図１〜図３を用いて説明したよう
に、本実施例の電子メールシステムおよび電子メール集
計処理方法では、問合せや募集の単位に、個人用のメー
ルボックスとは別に、専用の私書箱メールボックスを用
意し、その私書箱メールボックスに、送付先リストを付
加したメールを送付して、この私書箱メールボックスか
ら各送付先にメールを送付することにより、各送信先か
らの返信・応募メールをこの私書箱メールボックスで受
け取る。そして、募集者個人のメールボックスには、私
書箱メールボックスに寄せられた電子メールを集計した
結果のみを送信する。

【００３２】また、本例では、掲載終了条件を満たした
時に自動的に募集メール及び応募メールの集計を開始
し、さらに、集計結果を個人用のメールボックスに送信
した後に、私書箱メールボックスに蓄積した各送信先か
らの返信・応募メールを自動的に削除する。このような
処理は、応募者が現在使用している電子メールアプリケ
ーションを変更することなく行なうことができる。

【００３３】このように本例の電子メールシステムおよ
びその集計処理方法によれば、返書・応募メールは共通
管理の私書箱メールボックスに返されるので、募集者個
人のメールボックスが圧迫されることがなく、個人のメ
ールボックス管理作業の負荷を低減できる。尚、本発明
は、図１〜図３を用いて説明した例に限定されるもので
はなく、その要旨を逸脱しない範囲において種々変更可
能である。

【００３４】

【発明の効果】本発明によれば、個人用のメールボック
スが、募集メールとその返書により圧迫されてしまうこ
とを回避でき、募集メール等に対応して大量に返ってく
る回答メール（返書）に対する集計作業を効率的に行な
うことが可能である。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の電子メールシステムの本発明に係る構
成の一実施例を示すブロック図である。

【図２】図１における電子メールシステムの本発明に係
わる集計処理動作例を示すフローチャートである。

【図３】図１における電子メールシステムで配信される
電子メールの構成例を示す説明図である。

【図４】従来の電子メールシステムの集計作業を伴う処
理動作例を示すフローチャートである。

【符号の説明】

１：メールシステム、２：募集者のマシン、２ａ：メー
ル作成部、２ｂ：メール送信部、２ｃ：メール受信部、
３：応募者のマシン、３ａ：メール作成部、３ｂ：メー
ル送信部、３ｃ：メール受信部、４：私書箱（１）メー
ルボックス、５：募集者個人のメールボックス、６，
７：候補者のメールボックス、８：私書箱管理部、８
ａ：掲載管理部、８ｂ：集計部、８ｃ：応答メッセージ
送信部、８ｄ：メール削除部、９：新着私書箱メールボ
ックスリスト送信部、１０：記録媒体、１１：駆動装
置。

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】所定の集計項目に対する回答依頼が記載
された第１の電子メールおよび該第１の電子メールに対
応して上記集計項目に対する回答が記載された第２の電
子メールを受信して蓄積する専用メールボックスと、該
専用メールボックスに蓄積された上記第１の電子メール
を回答依頼先の各メールボックスに配信する配信手段
と、上記第１の電子メールに記載された集計条件に従っ
て、上記専用メールボックスに蓄積された上記第２の電
子メールの各回答の集計処理を行なう手段と、該集計処
理の結果を上記第１の電子メールの送信者のメールボッ
クスに送信する手段と、該集計処理結果の送信完了後、
上記第１，第２の電子メールを上記専用メールボックス
から削除する手段とを有することを特徴とする電子メー
ルシステム。
【請求項２】所定の集計項目に対する回答依頼が記載
された第１の電子メールを各回答依頼先に配信し、上記
集計項目に対する回答が記載された一以上の第２の電子
メールを受信して各回答の集計を行なう電子メールシス
テムの集計処理方法であって、上記第１の電子メールを
専用メールボックスで受信して蓄積するステップと、上
記専用メールボックスに蓄積した上記第１の電子メール
を回答依頼先の各メールボックスに配信するステップ
と、配信した上記第１の電子メールに対応する上記一以
上の第２の電子メールを上記専用メールボックスで受信
して蓄積するステップと、上記専用メールボックスに蓄
積した上記第２の電子メールの各回答の集計処理を行な
うステップと、該集計処理の結果を上記第１の電子メー
ルの送信者のメールボックスに送信するステップとを有
することを特徴とする電子メール集計処理方法。
【請求項３】請求項２に記載の電子メール集計処理方
法において、上記第１の電子メールに記載された集計条
件を読み取るステップを有し、上記集計条件に従って、
上記専用メールボックスに蓄積された上記第２の電子メ
ールの各回答の集計処理を行なうことを特徴とする電子
メール集計処理方法。
【請求項４】請求項２、もしくは、請求項３のいずれ
かに記載の電子メール集計処理方法において、上記集計
処理の結果を上記第１の電子メールの送信者のメールボ
ックスに送信した後、上記第１，第２の電子メールを上
記専用メールボックスから削除するステップを有するこ
とを特徴とする電子メール集計処理方法。
【請求項５】コンピュータが読み取り可能なプログラ
ムおよびデータを記録する記録媒体であって、請求項２
から請求項４のいずれかに記載の各ステップの処理をコ
ンピュータに実行させるためのプログラムを記録したこ
とを特徴とする記録媒体。