JP2002230227A - 出欠案内配信集計システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】電子メールと会合の主催者のホームページとを
リンクさせて、ワンクリックで出欠の回答と集計を行な
うことができるシステムを提供するものである。 【解決手段】ホームページアドレスに、プログラム名、
団体や会合の識別名、会員個別の識別ＩＤとを組み合わ
せた実行アドレス作成手段と、会員個別の電子メールア
ドレスを保存するデータ保存手段と、会合開催の案内
に、主催者のホームページにリンクする前記実行アドレ
スを記述した電子メールを、会員に宛てて配信する手段
と、前記実行アドレスを会員がクリックすることによ
り、会合の主催者のホームページにアクセスしてプログ
ラムを起動させ、会員名を特定して、ホームページ上に
会合の出欠の項目を表示する手段と、この出欠の項目を
クリックすることにより、主催者側サーバーのコンピュ
ータで出欠回答のデータを集計する手段と、集計した出
欠会員名を表示する手段とからなるものである。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明はインターネットのホ
ームページアドレスと電子メールを用いた出欠案内配信
集計システムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】一般に、会合の案内は郵送やファックス
を用いて行なわれている。この場合、会合の出欠確認の
返事は葉書やファックスで行なわれることが多い。会合
の主催者は、郵送する場合には会員宛に個別に封筒に住
所を記載して発送し、葉書で出欠確認の返事を受ける
と、これを会員名簿に記録する作業をしなければならな
かった。

【０００３】またファックスで会合の案内を送信する場
合には、登録された会員に一括送信することができる
が、出欠確認の返事をファックスで受けると、そのファ
ックス用紙を見てこれを会員名簿に出欠記録する作業が
必要となる。しかしながら、会員が数十名程度であれば
その作業は面倒でないが、数百名以上の会員がいる会合
では、回答葉書や返信ファックスの保管や分類など集計
作業に膨大な手間と時間がかかっていた。

【０００４】また近年、インターネットの普及に伴い、
電子メールを用いて会合案内を送信することも行なわれ
るようになってきたが、出欠の返事を電子メールで受け
ても、これを紙にプリントアウトしてから集計作業を行
なうので同様に膨大な手間と時間がかかっていた。

【０００５】また会員が会合主催者のホームページにア
クセスして、会員個別の識別ＩＤとパスワードを入力し
て、会員の掲示板を表示させて会合案内を閲覧してか
ら、出欠登録の項目をクリックして出欠回答欄を表示さ
せ、会合の出席または欠席の項目をクリックすることに
より出欠登録を行なうことも行なわれている。

【０００６】しかしながらこのホームページ上で行なう
方法では、会員が多数のホームページの中から、特定の
会合にアクセスして、電子メールのように毎日確認する
とは限らない。また会員個別の識別ＩＤとパスワードを
別に控えておく必要がある上、識別ＩＤとパスワードを
入力する作業も面倒であり、会合の案内が会員に確実に
閲覧されたかどうか不明である。特に学校の同窓会のよ
うな年に１回程度開催される会合の場合には、ホームペ
ージの掲示板に案内しても、その出欠を開催期日までに
確認することは困難である。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】本発明は上記問題点を
改善し、ほぼ毎日か数日おきには受信する電子メールと
会合の主催者のホームページとをリンクさせて、識別Ｉ
Ｄやパスワードを入力することなくワンクリックで出欠
の回答と、集計を行なうことができる出欠案内配信集計
システムを提供するものである。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明の請求項１記載の
出欠案内配信集計システムは、インタ−ネットのホーム
ページアドレスに、プログラム名、団体や会合の識別
名、および会員個別の識別ＩＤとを組み合わせて構成さ
れた実行アドレスを作成する手段と、会員個別の電子メ
ールアドレスを保存するデータ保存手段と、会合開催の
案内に、主催者のホームページにリンクする前記実行ア
ドレスを記述した電子メールを、会合の主催者が会員に
宛てて配信する手段と、電子メールに記述された前記実
行アドレスを会員がクリックすることにより、会合の主
催者のホームページにアクセスして、会合の主催者側サ
ーバーのコンピュータでプログラムを起動させて、前記
データ保存手段と前記実行アドレスの会員個別の識別Ｉ
Ｄとから出欠登録の会員名を特定して、ホームページ上
に会合の出欠の項目を表示する手段と、会員がホームペ
ージに表示された会合の出席または欠席の項目をクリッ
クすることにより、会合の主催者側サーバーのコンピュ
ータで出欠回答のデータを集計する手段と、集計した出
欠会員名を表示する手段とからなることを特徴とするも
のである。

【０００９】本発明の請求項２記載の出欠案内配信集計
システムは、出欠回答のデータを集計する手段に、未回
答の会員に宛てて、会合開催の案内に、主催者のホーム
ページにリンクする実行アドレスを記述した電子メール
を、会合の主催者が再度配信する手段を設けたことを特
徴とするものである。

【００１０】

【発明の実施の形態】以下本発明の実施の一形態を図１
ないし図４を参照して詳細に説明する。図１は出欠案内
配信集計システムを示すもので、会合主催者はシステム
運営者に運営の申込みを行なう。この場合、団体の名称
や会合の名称と共に会員個別の電子メールアドレスのデ
ータを提供する。

【００１１】システム運営者は、提供された団体の名称
や会合の名称から、団体や会合の識別名を付与すると共
に、会員個別の識別ＩＤを付与して会合主催者に通知す
る。この場合、会合の識別名を例えば＆１２３４、会員
個別の識別ＩＤを％ａｂｃｄ、パスワードを！７８９の
ように暗号化して付与する。

【００１２】またこれとは別にシステム運営者は、例え
ばｓｃｒｉｐｔｓ／ｙ．ｅｘｅのようにシステムのプロ
グラムを起動させる言語やフォルダーを付与し、ｋａｉ
ｇｏｕ．ｑｒｙのようにプログラム名を付与する。また
サーバーの運営するｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｓａｎｔｙ
ｏｋｕ．ｃｏ．ｊｐのようにホームページアドレスとと
を組み合わせて、「ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｓａｎｔｙ
ｏｋｕ．ｃｏ．ｊｐ／ｓｃｒｉｐｔｓ／ｙ．ｅｘｅ／ｋ
ａｉｇｏｕ．ｑｒｙ？ｆｕｎｃｔｉｏｎ＝ｆｏｒｍ＆１
２３４％ａｂｃｄ！７８９」のような実行アドレスを、
メモリー上で作成する。つまりこの実行アドレスは、
「ホームページアドレス＋プログラムを起動させる言語
の指定＋実行するプログラム名＋会合の識別名＋会員個
別の識別ＩＤ＋パスワード」を組み合わせて、会員個別
に作成される。

【００１３】またこれとは別に、システム運営者は会合
主催者から提供された会員個別の電子メールアドレスを
データベースに保存しておく。

【００１４】会合主催者が会員に会合案内を配信する場
合には、会合開催の案内文を作成してサーバーに送信す
ると、サーバーのコンピュータでは会合の識別名を自動
的に付与する。更にサーバーに登録されている、会員の
データベースより、会員個別の識別ＩＤとパスワードを
読み込んで「ホームページアドレス＋プログラムを起動
させる言語の指定＋実行するプログラム名＋会合の識別
名＋会員個別の識別ＩＤ＋パスワード」からなる実行ア
ドレスをメモリー上で自動的に編集し、保存されている
電子メールアドレスを読み込んで、会合開催の案内文に
主催者のホームページにリンクする会員個別の実行アド
レスを付加して、図３に示すような電子メールを会員に
一括送信する。

【００１５】会員が各自のコンピュータで電子メールを
受取ると、このメールを読んで自分の予定を見て出席す
るか欠席するか判断した後、メールの下段に記述されて
いる実行アドレスをクリックする。この実行アドレスを
クリックすると、主催者のホームページにアクセスして
ホームページが開かれる。この時、サーバーのコンピュ
ータでは、図２に示すように実行アドレスの記載内容か
ら、プログラムを起動させる言語の指定と実行するプロ
グラム名から、システムのプログラムが起動し、この
後、会合の識別名から登録されている会合名を特定し、
更に会員個別の識別ＩＤとパスワードから、どの会員が
アクセスしてきたかを識別する。

【００１６】一方、開かれたホームページには例えば図
４に示すように、会合名、掲示対象、標題、掲示内容、
回答期限、出欠、コメントの欄が形成されており、出欠
の回答欄の出席か欠席の項目のいずれかを選択してクリ
ックする。また必要に応じてコメントの欄に欠席理由な
どを書込んだ後、出欠回答のボタンをクリックする。

【００１７】出欠回答のボタンをクリックすると図２に
示すように、サーバーのコンピュータに出欠回答のデー
タが送信され、ここで既にどの会員がアクセスしてきた
か識別されているので、この会員の出欠回答を登録して
集計し、この集計データを保存する。この集計方法とし
ては会員一覧名簿に出欠を記録するか、出席回答の会員
と欠席回答の会員の一覧、および未回答の会員の一覧を
作成する方法でも良い。

【００１８】回答期限が近付いてきたら、会合主催者は
サーバーのコンピュータにアクセスして出欠回答の集計
データを閲覧して出欠状況を確認する。またサーバーの
コンピュータから自動的に会合主催者に電子メールで送
信する方法でも良い。

【００１９】回答期限が近付いてきても未回答の会員が
いる場合には、図２に示すように、会合案内文に回答期
限が近付いているので、早急に回答するように督促する
文章を作成して、未回答の会員に送信するようにサーバ
ーのコンピュータに指示する。サーバーのコンピュータ
では、図１および図２に示すように、前回と同様に会合
案内文と回答督促文にデータベースに保存されている主
催者のホームページにリンクする会員個別の実行アドレ
スを記述して、未回答の会員にだけ電子メールを送信す
る。

【００２０】未回答の会員だけに電子メールが送信され
るので、前回メールを受取って回答していなかった会員
は、督促の内容を見て大部分の会員は回答してくる。回
答期限を過ぎても回答がない場合には、会合主催者は会
員に電話などで確認の電話を入れることにより、長期出
張中やコンピュータの故障などの具体的な理由を確認す
ることができる。

【００２１】なお上記説明では、会合主催者が会員に会
合案内を配信する場合には、会合開催の案内文を作成し
てサーバーに送信して、これと実行アドレスと関連させ
て会員に電子メールで一括送信する場合について説明し
たが、ホームページの掲示板に掲載された会合案内を指
定し、これと実行アドレスと関連させて会員に一括送信
する方法でも良い。

【００２２】また上記説明では、実行アドレスに会合の
識別名、会員個別の識別ＩＤ、パスワードの順に記載し
た場合について説明したが、この順序は任意の順で良
く、またパスワードはなくても良い。また上記説明で
は、全会員に一括送信する場合について説明したが、特
定の役員や委員にだけ送信するようにしても良い。また
必要に応じて会員が出欠集計データを閲覧できるように
しても良い。またホームページには出欠の項目ボタンだ
けを表示し、他の掲示内容は記載していないものでも良
い。

【００２３】

【発明の効果】以上説明した如く本発明に係る請求項１
記載の出欠案内配信集計システムによれば、確実に送信
される電子メールと、閲覧者の特定や集計が容易なホー
ムページの利点を組み合わせ、自動的に出欠案内を電子
メールで送信し、自動的に出欠回答を集計できるので、
従来、多く行なわれていた郵送やファックス、電子メー
ルによる会合案内のように、紙を使用せず、発送や回
収、整理、集計などの手間が省け会合主催者の負担を大
幅に削減することができる。

【００２４】また主催者のホームページに会合案内を掲
示する方法は、電子メールのように頻繁に閲覧したかど
うか不明であるが、本発明は電子メールで送信するので
閲覧の確立が高く、しかも回答はワンクリックでホーム
ページにアクセスしてアクセスしてきた会員を実行アド
レスから特定できるので、会員個別の識別ＩＤとパスワ
ードを入力する必要が全くなく、これを控えておかなく
てよく、出欠の項目をクリックするだけで回答できるの
で会員側の操作も容易である。また出欠回答の集計はホ
ームページを運営するサーバーのコンピュータで、自動
的に行なうので、会合の運営者はその集計データーだけ
を受けて出欠状況を確認することができる。

【００２５】また請求項２記載の出欠案内配信集計シス
テムは、未回答の会員に宛てて、会合開催の案内に、主
催者のホームページにリンクする実行アドレスを記述し
た電子メールを、会合の主催者が再度配信するので、前
回メールを受取って回答していなかった会員は、督促の
内容を見て大部分の会員は回答してくるので回収率を大
幅に向上させることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の一形態による出欠案内配信集計
システムの構成を説明するフローチャートである。

【図２】図１のコンピュータ部分の動作を説明するフロ
ーチャートである。

【図３】会員に送信された電子メールを示す説明図であ
る。

【図４】会員がアクセスして閲覧するホームページを示
す説明図である。

Claims (2)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】インタ−ネットのホームページアドレス
   に、プログラム名、団体や会合の識別名、および会員個
   別の識別ＩＤとを組み合わせて構成される実行アドレス
   を作成する手段と、会員個別の電子メールアドレスを保
   存するデータ保存手段と、会合開催の案内に、主催者の
   ホームページにリンクする前記実行アドレスを記述した
   電子メールを、会合の主催者が会員に宛てて配信する手
   段と、電子メールに記述された前記実行アドレスを会員
   がクリックすることにより、会合の主催者のホームペー
   ジにアクセスして、会合の主催者側サーバーのコンピュ
   ータでプログラムを起動させて、前記データ保存手段と
   前記実行アドレスの会員個別の識別ＩＤとから出欠登録
   の会員名を特定して、ホームページ上に会合の出欠の項
   目を表示する手段と、会員がホームページに表示された
   会合の出席または欠席の項目をクリックすることによ
   り、会合の主催者側サーバーのコンピュータで出欠回答
   のデータを集計する手段と、集計した出欠会員名を表示
   する手段とからなることを特徴とする出欠案内配信集計
   システム。
2. 【請求項２】出欠回答のデータを集計する手段に、未回
   答の会員に宛てて、会合開催の案内に、主催者のホーム
   ページにリンクする実行アドレスを記述した電子メール
   を、会合の主催者が再度配信する手段を設けたことを特
   徴とする請求項１記載の出欠案内配信集計システム。