JP3970003B2 - 会議管理システム - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、複数のクライアント端末がネットワーク等を介して会議管理サーバに接続されているネットワークシステムに適用して好適な会議管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
会議開催を行う場合、従来、特開平６−１３３０６１記載のように会議室の予約状況と、会議参加対象者に対してそれぞれの個人のタスクスケジュールを会議主催者が調べ、会議参加対象者に問い合わせて判断し、その結果、主催者自身が調整して会議開催通知文書を作成し、その後、その案内文書を会議参加対象者へ電話やメール等で通知するという技術が知られていた。
【０００３】
また、『Ｏｕｔｌｏｏｋ２０００情報テクニック』（１９９９年９月２０日、ナツメ社出版発行）８２頁〜８８頁に記載されている会議開催の方法の知られている。すなわち、この方法では、会議の主催者が会議毎にその会議関係者を選択してメールにより当該会議への出席依頼を行い、出席依頼を受信した人が依頼者へ会議出席の意思を添えてメールにより返信でき、その返信の内容を会議主催者の手元で一覧として見ることができる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、会議が必要なのかどうか、会議の開催に賛同している人、異論のある人、更に異論のある人はどの点について異論があるのか、また会議主催者は、誰と会議をしたいのかをタスクの中の会議の主催者、参加対象者同士お互いに出席者や問題点を予め把握し吟味した上で会議に臨むということができなかった。また、タスクに係る会議の開催経過や内容を保存しておくこともできなかった。なお、ここでいうタスクとは個人毎に有する仕事の業務単位であり、その単位で通常は会議を開催している。
【０００５】
上述のように、従来から知られている会議管理の方法では、タスクに係る会議の開催状況や開催経過を会議参加対象者であるそのタスクに属する個人毎に把握するということがなく、またそれを残しておくということもできなかった。
【０００６】
本発明は、このような従来の問題点に鑑みてなされており、参加対象者の会議参加に対する意識を全員に認識させ、必要な会議だけをしかも議論のある点に議題を絞って開催できる、効率的な会議管理システムを提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明の請求項１によれば、会議管理サーバと複数のクライアント端末がネットワークにより接続され、会議を管理するためのシステムであって、前記複数のクライアント端末の１つから入力される、会議開催を希望する旨、その趣旨及び会議開催の場合の出席可能日時の問合せ情報を、前記会議管理サーバを介して前記出席希望対象者に対応する他のクライアント端末に送信する送信部と、前記会議開催希望情報に対して、前記他のクライアント端末から入力される、前記出席希望対象者の会議開催の要否又はコメントに基づいて会議を開催するか否かが決定され、会議開催が決定されたとき、前記他のクライアント端末から入力された出席可能日時から会議開催日時を決定し会議の予約を行い、これらの情報と共に、会議開催日時に出席可能な出席対象者に当該会議開催通知を行う通知部とを有することを特徴とする会議管理システムを提供する。
【０００８】
本発明の請求項２によれば、会議管理サーバと複数のクライアント端末がネットワークにより接続され、会議を管理するためのシステムであって、
前記複数のクライアント端末の１つから入力される、会議開催を希望する旨、その趣旨、開催希望日時及び出席希望対象者についての会議開催希望情報を、前記会議管理サーバを介して前記出席希望対象者に対応する他のクライアント端末に送信する送信部と、前記会議開催希望情報に対して、これらのクライアント端末から入力される、前記出席希望対象者の会議開催の要否、要で前記開催希望日時が不可のときの代替開催希望日時、及びコメントに基づいて会議を開催するか否かが決定され、会議開催が決定されたとき、前記開催希望日時及び代替開催希望日時から会議の開催日時を決定し会議の予約を行い、出席対象者に、前記開催希望日時及び代替開催希望日時に基づき決定された日時に開催の会議開催通知を行う通知部とを有することを特徴とする会議管理システムを提供する。
【０００９】
本発明の請求項３によれば、会議管理サーバと複数のクライアント端末がネットワークにより接続され、会議を管理するためのシステムであって、
前記会議管理サーバは、前記複数のクライアント端末の１つから入力される会議開催を希望する旨、その趣旨、開催の場合の出席希望対象者及び開催希望日時の情報を会議情報ファイルに登録する登録部と、この登録部により登録された前記開催希望日時を付して会議開催を希望する旨を前記出席希望対象者の前記クライアント端末に通知する第１の通知部と、前記出席希望対象者の前記クライアント端末から入力され返答された、会議開催希望に対する賛否及び賛成のときの前記開催希望日時の出席の可否、否のときの出席可能な出席可能日時、及びその会議開催に対するコメントを受信する受信部と、この受信部により受信された前記会議開催の賛否、出席の可否、出席可能日時、及びコメントに基づいて会議を開催するか否かが決定され、会議開催が決定された場合、会議の予約を行いこれらの情報と共に、当該会議開催日時を会議出席可能な者の前記クライアント端末に通知する第２の通知部とを有することを特徴とする会議管理システムを提供する。
【００１０】
本発明の請求項４によれば、会議管理サーバと複数のクライアント端末がネットワークにより接続され、会議を管理するためのシステムであって、前記複数のクライアント端末の１つから入力される、会議開催を希望する旨、その趣旨、開催希望日時及び出席希望対象者についての会議開催希望問合せ情報を、前記会議管理サーバを介して前記出席希望対象者に対応する他のクライアント端末に送信する送信部と、前記会議開催希望情報に対して、前記他のクライアント端末から入力される、前記出席希望対象者の会議開催の要否、要で前記開催希望日時が不可のときの代替開催希望日時、及びコメントに基づいて会議を開催するか否かが決定され、会議開催が決定されたとき会議の予約を行い、これらの情報と共に、出席対象者に、前記開催希望日時及び代替開催希望日時に基づき決定された日時に開催の会議開催通知を行う通知部と、開催された後、当該会議においてなされた発言を蓄積する蓄積部と、この蓄積部にアクセスし、前記会議の過程を閲覧可能な表示部とを有することを特徴とする会議管理システムを提供する。
【００１１】
本発明の請求項５によれば、前記送信部による会議開催希望情報の送信及び前記通知部による会議開催通知は、電子メールにより行われることを特徴とする請求項２又は４に記載の会議管理システムを提供する。
【００１２】
本発明の請求項６によれば、前記表示部は、前記クライアント端末に前記会議の過程を画面表示させることを特徴とする請求項４に記載の会議管理システムを提供する。
【００１３】
本発明の請求項７によれば、複数のクライアント端末のうちの１つから入力される、会議開催を希望する旨、その趣旨、会議開催の場合の出席可能日時の問合せ情報を含む会議開催希望情報を受信する受信部と、この受信部により受信した前記会議開催希望情報を前記出席希望対象者に対応する他のクライアント端末に送信する送信部と、この送信部により送信された前記会議開催希望情報に対して、前記他のクライアント端末から入力される、前記出席希望対象者の会議開催の要否又はコメントに基づいて会議を開催するか否かが決定され、会議開催が決定されたとき会議の予約が行われ、これらの情報と共に前記クライアント端末に出席対象者に当該会議開催通知を行う通知部とを有することを特徴とする会議管理システムを提供する。
【００１４】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施形態について図面を用いて説明する。本発明の一実施形態の構成例を示す図１において、会議管理サーバ１は、コンピュータにより構成されており、制御部２、会議の情報を登録する会議情報登録部４、会議の情報を保存する会議情報ファイル（蓄積部）４ａ、会議の招集や返答のメールを送受信するメール通知部５、そのメールの内容を保存するメールファイル５ａ、会議を予約する会議予約部７、会議の予約状況を保存する会議予約ファイル７ａ、クライアント端末に画面を表示させる表示部８、および、画面の内容を印刷する印刷部９を備える。
【００１５】
また、この会議管理サーバ１は、ネットワークなどを介して外部のタスク情報登録部１０、タスクファイル１０a、複数のクライアント端末２０a〜２０d、プリンター１１bに接続されている。なお、会議管理サーバ１は、クライアント端末との情報の送受信を行う送信部及び受信部としての機能を備えていると共に、クライアント端末も会議管理サーバ１との情報の送受信を行う送信部及び受信部としての機能を備えている。
【００１６】
次に、図２のフローチャートを用いて、本実施形態の動作説明を行う。各クライアント端末２０a〜２０dの操作者は各々事前に自己の個人情報を入力して各人毎に対応するＩＤとパスワードを取得しておく。あるいはクライアント端末の使用者が限定される会社などでは、各社員毎にＩＤとパスワードが与えられ、このパスワードはその後自分で変えることができる。
【００１７】
まず、ステップＳ２０１では、図３の画面で操作者は自己のＩＤとパスワードの入力処理を行う。図１に示した、例えばクライアント端末２０ａの操作者があるタスクに関して会議を開催した方がよいと思ったとする。この操作者は関係者に会議開催の必要性を聞くためにクライアント端末２０ａの電源を立ち上げると、例えば図３に示した初期入力画面が表示される。この操作者は上述の既に取得しているＩＤとパスワードを対応するＩＤ入力欄３０１とパスワード入力欄３０２に、それぞれ入力する。
【００１８】
ＩＤとパスワードの入力が完了すると、例えば図４に示すような、タスク選択画面に進むことができる。図４で示した選択画面では、自分が関わっているタスクが表示される。クライアント端末２０ａの操作者が例えばＡＡＡ、ＢＢＢ、ＣＣＣ、ＤＤＤ、ＥＥＥ、ＦＦＦのタスクに関わっていた場合、図４に示すように、これら６つのタスクに対応するボタンが表示されている。ステップＳ２０２では、図４に示した画面においてどのタスクについて会議を行いたいか、タスク選択の処理を行う。
【００１９】
クライアント端末２０ａの操作者が、タスクＡＡＡの会議状況を見たいときには、タスクＡＡＡボタン４０１をクリックする。すると次のステップＳ２０３では、例えば図５に示すタスクＡＡＡに関しての会議状況を見ることが可能な会議選択画面に進むことができる。この画面には、クリックすることにより、あるタスクに関して各状態を見ることができる画面ボタンが表示されている。
【００２０】
会議登録画面ボタン５０１をクリックすれば、会議を開く場合に主催者となる者が会議の登録を行う会議登録画面が表示され、会議通知画面ボタン５０２をクリックすれば、会議主催者が会議参加対象者にメールを送る会議通知画面（後述する）が表示される。
【００２１】
同様に、会議通知状況画面ボタン５０３、会議通知返答画面ボタン５０４、会議予約画面ボタン５０５、会議後入力画面ボタン５０６、会議全体一覧画面ボタン５０７をクリックすれば、後述するように各々、メールを送られた会議参加対象者が会議主催者に対して返答した結果を表す会議通知状況画面、メールを送られた会議参加対象者が会議主催者に対して会議の出席要否、都合日時を返す会議通知返答画面、会議主催者が会議を予約する会議予約画面、会議主催者が会議のメモを入力をする会議後入力画面、全体の流れを表す会議全体一覧画面が表示される。
【００２２】
これらの７つのボタンが図５の画面において表示されており、対応する各々のボタンをクリックすることによってそれらの画面に進むことができる。また図５に示した画面ではこれらのボタンの１つが他と異なる色により表示（図５では斜線により表示）されることにより、クライアント毎、タスク毎にそのタスクがどういう状態におかれているかが判るようになっている。
【００２３】
斜線がされていないボタンでもそれをクリックすることにより対応する画面に移ることができる。
【００２４】
ここでは、会議登録画面ボタン５０１に色がついているので、未登録状態であり、登録画面から処理が必要なことを表している。上述のクライアント端末２０ａの操作者（大和花子）は会議主催者となって、ここで会議開催の登録を行うために会議登録画面ボタン５０１を選択する。すると図６に示す会議登録画面に進むことができる。
【００２５】
ステップＳ２０４では、大和花子はクライアント端末２０ａの図６に示した入力画面において該当タスク（ＡＡＡ）について必要なら会議を開催したい旨の登録入力を行う。即ち、選択入力欄６０１に会議参加の意思を示す○を入力し、開催希望月日入力欄６０２、開催希望時間入力欄６０３、及び開催必要理由入力欄６０４の各々に、開催したい会議の希望日時と開催趣旨（必要理由）を入力する。この画面で入力された内容は、会議情報登録部４によって会議情報ファイル４ａに保存される。
【００２６】
次のステップＳ２０５では、例えば図７に示した画面で会議出席希望対象者を「Ａ」により選択する処理を行う。図７は、登録画面で登録した会議主催者、今の場合、大和花子が会議希望対象者に会議出席伺いの通知をすることができる会議通知画面である。
【００２７】
図７に示した通知画面において、メンバー名の欄にはタスク情報登録部１０によりタスクファイル１０ａに登録されているそのタスクに属する会議参加対象者の一覧が表示される。即ち、会議主催者を含む会議参加対象者の名前が表示され、会議主催者であることを示すステップＳ２０４の選択入力欄６０１に入力した○が返答欄に、開催趣旨入力欄６０４に入力された内容が理由欄に、例えば「大和太郎さんと大和三郎さんの関わった案件で打合せをしたいことがあります」と文章で表示される。この文章は会議情報ファイル４ａに記憶された情報をもとに表示されている。
【００２８】
次のステップＳ２０６では、会議主催者がこれを見て、選択入力欄７０１で出席して欲しい会議出席対象者の対応個所に「Ａ」を入力する。この例では大和花子は大和太郎と大和次郎、及び大和三郎の出席を希望して各人の該当個所に「Ａ」を入力している。「Ａ」を入力し実行ボタン７０２をクリックすることによって、会議出席希望対象者に対して会議開催希望のメールが送信される。
【００２９】
送信された会議開催希望のメールは、図２（ｂ）のステップＳ２１２において、Ａ選択することにより、大和花子が出席を希望する者により受信される。
【００３０】
このメールに対して該当者は、ステップＳ２１３で会議の要否、要と考える場合、通知された開催希望日時が自分にとって都合がつかない場合には都合のよい開催日時を、ステップＳ２１２において図９に示した会議通知返答画面で返答する。
【００３１】
図９に示した会議通知返答画面には、左から順に「通知者」、「開催趣旨」、「返答」、「開催希望日時」、「備考」（コメント）の欄があり、表示項目は「通知者」、「開催趣旨」、「開催希望日時」があり、入力項目は、「返答」、「備考」である。「通知者」には、会議主催者の名前である大和花子、「開催趣旨」にはステップＳ２０４の開催趣旨入力欄６０４で登録した理由、「大和太郎さんと大和三郎さんの関わった案件で打合せをしたいことがあります」、「開催希望日時」には最上段に会議の参加の文字が表示される。
【００３２】
会議開催希望メールを送った出席希望対象者の対応するクライアント端末には、主催者が図６の画面で開催希望月日入力欄６０２、開催時間入力欄６０３に入力された会議開催の場合に希望する日時が表示される。いまの場合、順に、８／１１ １４：００、８／１２ １５：００、８／１１ １０：００、８／１３ １０：３０、８／１４ １６：００という具合に月日及び開始時刻が表示されている。
【００３３】
返答記入欄９０１にはメールを受けた出席希望対象者は、会議に出席可能な場合は○、不可能な場合には×を該当個所に入力する。返答記入欄９０２〜９０６には会議開催の希望日毎に出席の場合の○や欠席の場合の×を入力する。また備考欄９０７では、会議主催者に通知したい内容、例えば「休んで返答が遅れましたが出席します」といった文章で入力することもできる。なお、備考欄９０７は会議の議題のコメントを記入する欄としてもよい。
【００３４】
この会議通知返答処理が終了すると、ステップＳ２０７で会議主催者がＡを入力した会議出席希望対象者の返信がＹとなり、図８の会議通知状況確認画面で判断して、ステップＳ２０８で会議の開催日時を決定することができる。
図８に示した表示画面において、上段に「返答者」、「開催日時」、「備考」、下段に「出席合意者」、「会議日程ごとの出席可能状況」が表示されている。
【００３５】
返答者には、ステップＳ２１３で返答した大和太郎、大和三郎、大和次郎の名前、開催日時には、ステップＳ２１３の図９において示した開催日時の表示項目とそれに対する返答者の意思である返答記入欄９０１〜９０６の内容が○、×で表示されている。また備考欄には、備考９０７で入力した内容が表示されている。また下段の出席合意者として、返答記入欄９０１で○を入力した人の名前と数が表示されている。
【００３６】
会議日程毎の出席可能状況には、開催日時毎に出席として○を入力した人の名前と数が表示されている。これを見てステップＳ２０８で、会議主催者は会議が必要かどうか、必要ならば、できるだけ出席者が都合がつくように会議開催の日時を決定し、その結果に基づいて、会議室の予約を行う。
【００３７】
ステップＳ２０９では、図１０に示すように、予約者欄１００１、予約部屋欄１００２、予約日時欄１００３が入力項目になっている。ここでは、それぞれ予約者として大和花子、予約部屋として８０１、予約日時として８／１１ １０：００と入力する。なお、予約日時としては、出席者が最大となる開催日時をサーバ１で自動的に決定する構成としてもよく、会議のキーマンが判明している場合は、当該キーマン（例えば本実施形態では大和太郎と大和三郎）が出席する日時のうちで出席者が最大となる開催日時を自動的に決定する構成としてもよい。予約が終わると、その旨を出席者に対して決定した会議開催通知のメールを送る。会議が終了するとステップＳ２１０で図１１の会議後入力処理を行う。
【００３８】
ステップＳ２１０では、図１１に示すように、入力者欄１１０１と解決内容欄１１０２の入力項目があり、入力者として大和花子、解決内容として「大和太郎さんには・・・の件、大和三郎さんには・・・の件確認しました」という会議メモを入力する。
【００３９】
これで、あるタスクについての会議が終了したわけであるが、図１２に示すように、会議の一連の流れを表示する画面が図５の会議全体一覧画面ボタン５０７をクリックすることによって、閲覧することができる。「メンバー名」、「当初返答」、「理由」、「会議通知済」、「返答結果」、「解決内容」、「会議室」、「開催日時」が表示項目として、会議参加対象者毎にその登録や返答の入力結果が表示される。
「メンバー名」には、会議参加対象者の名前が大和太郎、大和花子、大和次郎、大和三郎と表示されている。また「当初返答」には当初それぞれ、ステップＳ２０４の選択入力６０１で会議主催者が登録入力した○、入力されていなければ未の状態である。
【００４０】
「理由」には、大和花子が会議を開催したい理由をステップＳ２０４の図６において開催趣旨入力欄６０４で入力した内容が、また、「会議通知済」の欄には、ステップＳ２０５の図７に示した会議通知画面において、選択欄７０１でＡを入力した大和太郎、大和次郎、大和三郎の名前、「返答結果」には、大和太郎、大和次郎と大和三郎がステップＳ２１３の図９の備考欄９０７で返答した内容、大和太郎の場合、「休んで返答が遅れましたが出席します」、大和三郎の場合、「欠席のつもりでしたが、出席します」が表示されている。
【００４１】
また、「解決内容」には大和花子がステップＳ２１０の図１１において解決内容入力欄１１０２に入力した内容が、「大和太郎さんには・・・の件、大和三郎さんには・・・の件確認いたしました。」、「会議室」にはステップＳ２０９の図１０において予約部屋入力欄１００２に登録した部屋が、「開催日時」には、予約日時欄１００３で入力した日時が、ステップＳ２１３の図９において返答記入欄９０１に○を返答した会議参加対象者の行に表示されている。
【００４２】
この画面により、会議開催に至った経緯や、各会議参加対象者の意思がそれぞれ把握でき、また、会議開催後の議事録としても利用できる。印刷ボタン１２０１を押すことで、印刷部９によりプリンター１１ｂに印刷することができ、書類として残しておくこともできる。
【００４３】
また、ステップＳ２０３で斜線がされている個所を実行することは必ずしも必要でなく、斜線以外のボタンをクリックして該当画面を表示させ実行してもよい。例えば、ステップＳ２０６でメール通知された会議参加対象者が、会議通知返答画面でステップＳ２１３の会議出席の要否、都合日時返答を行う前に、会議全体一覧画面で他の会議参加対象者の状況を見て会議通知返答画面に入ってもよい。
【００４４】
上述の本発明の実施形態によれば、タスク毎にその会議開催状況が随時、把握できるため、会議参加対象者の会議に対する意識を全員に認識させることにより、必要な会議だけを通知し、その会議を開くことによって必要な会議だけをしかも議論のある点に絞って開催できる。その会議の要否の意思表示とそれに対する意見を会議主催者、会議参加対象者相互に意思の疎通が図れ、会議の参加に対する認識を高めることができ、また、会議開催後になってもそのときの記録が残すことにより、会議開催情報の確認ができるという効果がある。
【００４５】
【発明の効果】
以上述べたように、本発明によれば、参加対象者の会議参加に対する意識を全員に認識させ、必要な会議だけをしかも議論のある点に議題を絞って開催し、その会議を開くことによって、効率的な会議管理システムを得る効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態の構成例を示す図。
【図２】本発明の一実施形態の初期画面から会議後入力までの一例を示すフローチャート。
【図３】本発明の一実施形態の初期画面の一例を示す図。
【図４】本発明の一実施形態のタスク表示画面の一例を示す図。
【図５】本発明の一実施形態の会議画面選択の一例を示す図。
【図６】本発明の一実施形態の会議登録画面一例を示す図。
【図７】本発明の一実施形態の会議通知画面の一例を示す図。
【図８】本発明の一実施形態の会議通知状況画面の一例を示す図。
【図９】本発明の一実施形態の会議通知返答画面の一例を示す図。
【図１０】本発明の一実施形態の会議予約画面の一例を示す図。
【図１１】本発明の一実施形態の会議後入力画面の一例を示す図。
【図１２】本発明の一実施形態の会議全体一覧画面の一例を示す図。
【符号の説明】
１・・・会議管理サーバ
２・・・制御部
４・・・会議情報登録部
４ａ・・・会議情報ファイル
５・・・メール通知部
５ａ・・・メールファイル
７・・・会議予約部
７ａ・・・会議予約ファイル
８・・・表示部
９・・・印刷部
１０・・・タスク情報登録部
１０ａ・・・タスクファイル
１１ｂ・・・プリンター
２０ａ〜２０ｄ・・・クライアント端末
【発明の属する技術分野】
本発明は、複数のクライアント端末がネットワーク等を介して会議管理サーバに接続されているネットワークシステムに適用して好適な会議管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
会議開催を行う場合、従来、特開平６−１３３０６１記載のように会議室の予約状況と、会議参加対象者に対してそれぞれの個人のタスクスケジュールを会議主催者が調べ、会議参加対象者に問い合わせて判断し、その結果、主催者自身が調整して会議開催通知文書を作成し、その後、その案内文書を会議参加対象者へ電話やメール等で通知するという技術が知られていた。
【０００３】
また、『Ｏｕｔｌｏｏｋ２０００情報テクニック』（１９９９年９月２０日、ナツメ社出版発行）８２頁〜８８頁に記載されている会議開催の方法の知られている。すなわち、この方法では、会議の主催者が会議毎にその会議関係者を選択してメールにより当該会議への出席依頼を行い、出席依頼を受信した人が依頼者へ会議出席の意思を添えてメールにより返信でき、その返信の内容を会議主催者の手元で一覧として見ることができる。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかし、会議が必要なのかどうか、会議の開催に賛同している人、異論のある人、更に異論のある人はどの点について異論があるのか、また会議主催者は、誰と会議をしたいのかをタスクの中の会議の主催者、参加対象者同士お互いに出席者や問題点を予め把握し吟味した上で会議に臨むということができなかった。また、タスクに係る会議の開催経過や内容を保存しておくこともできなかった。なお、ここでいうタスクとは個人毎に有する仕事の業務単位であり、その単位で通常は会議を開催している。
【０００５】
上述のように、従来から知られている会議管理の方法では、タスクに係る会議の開催状況や開催経過を会議参加対象者であるそのタスクに属する個人毎に把握するということがなく、またそれを残しておくということもできなかった。
【０００６】
本発明は、このような従来の問題点に鑑みてなされており、参加対象者の会議参加に対する意識を全員に認識させ、必要な会議だけをしかも議論のある点に議題を絞って開催できる、効率的な会議管理システムを提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明の請求項１によれば、会議管理サーバと複数のクライアント端末がネットワークにより接続され、会議を管理するためのシステムであって、前記複数のクライアント端末の１つから入力される、会議開催を希望する旨、その趣旨及び会議開催の場合の出席可能日時の問合せ情報を、前記会議管理サーバを介して前記出席希望対象者に対応する他のクライアント端末に送信する送信部と、前記会議開催希望情報に対して、前記他のクライアント端末から入力される、前記出席希望対象者の会議開催の要否又はコメントに基づいて会議を開催するか否かが決定され、会議開催が決定されたとき、前記他のクライアント端末から入力された出席可能日時から会議開催日時を決定し会議の予約を行い、これらの情報と共に、会議開催日時に出席可能な出席対象者に当該会議開催通知を行う通知部とを有することを特徴とする会議管理システムを提供する。
【０００８】
本発明の請求項２によれば、会議管理サーバと複数のクライアント端末がネットワークにより接続され、会議を管理するためのシステムであって、
前記複数のクライアント端末の１つから入力される、会議開催を希望する旨、その趣旨、開催希望日時及び出席希望対象者についての会議開催希望情報を、前記会議管理サーバを介して前記出席希望対象者に対応する他のクライアント端末に送信する送信部と、前記会議開催希望情報に対して、これらのクライアント端末から入力される、前記出席希望対象者の会議開催の要否、要で前記開催希望日時が不可のときの代替開催希望日時、及びコメントに基づいて会議を開催するか否かが決定され、会議開催が決定されたとき、前記開催希望日時及び代替開催希望日時から会議の開催日時を決定し会議の予約を行い、出席対象者に、前記開催希望日時及び代替開催希望日時に基づき決定された日時に開催の会議開催通知を行う通知部とを有することを特徴とする会議管理システムを提供する。
【０００９】
本発明の請求項３によれば、会議管理サーバと複数のクライアント端末がネットワークにより接続され、会議を管理するためのシステムであって、
前記会議管理サーバは、前記複数のクライアント端末の１つから入力される会議開催を希望する旨、その趣旨、開催の場合の出席希望対象者及び開催希望日時の情報を会議情報ファイルに登録する登録部と、この登録部により登録された前記開催希望日時を付して会議開催を希望する旨を前記出席希望対象者の前記クライアント端末に通知する第１の通知部と、前記出席希望対象者の前記クライアント端末から入力され返答された、会議開催希望に対する賛否及び賛成のときの前記開催希望日時の出席の可否、否のときの出席可能な出席可能日時、及びその会議開催に対するコメントを受信する受信部と、この受信部により受信された前記会議開催の賛否、出席の可否、出席可能日時、及びコメントに基づいて会議を開催するか否かが決定され、会議開催が決定された場合、会議の予約を行いこれらの情報と共に、当該会議開催日時を会議出席可能な者の前記クライアント端末に通知する第２の通知部とを有することを特徴とする会議管理システムを提供する。
【００１０】
本発明の請求項４によれば、会議管理サーバと複数のクライアント端末がネットワークにより接続され、会議を管理するためのシステムであって、前記複数のクライアント端末の１つから入力される、会議開催を希望する旨、その趣旨、開催希望日時及び出席希望対象者についての会議開催希望問合せ情報を、前記会議管理サーバを介して前記出席希望対象者に対応する他のクライアント端末に送信する送信部と、前記会議開催希望情報に対して、前記他のクライアント端末から入力される、前記出席希望対象者の会議開催の要否、要で前記開催希望日時が不可のときの代替開催希望日時、及びコメントに基づいて会議を開催するか否かが決定され、会議開催が決定されたとき会議の予約を行い、これらの情報と共に、出席対象者に、前記開催希望日時及び代替開催希望日時に基づき決定された日時に開催の会議開催通知を行う通知部と、開催された後、当該会議においてなされた発言を蓄積する蓄積部と、この蓄積部にアクセスし、前記会議の過程を閲覧可能な表示部とを有することを特徴とする会議管理システムを提供する。
【００１１】
本発明の請求項５によれば、前記送信部による会議開催希望情報の送信及び前記通知部による会議開催通知は、電子メールにより行われることを特徴とする請求項２又は４に記載の会議管理システムを提供する。
【００１２】
本発明の請求項６によれば、前記表示部は、前記クライアント端末に前記会議の過程を画面表示させることを特徴とする請求項４に記載の会議管理システムを提供する。
【００１３】
本発明の請求項７によれば、複数のクライアント端末のうちの１つから入力される、会議開催を希望する旨、その趣旨、会議開催の場合の出席可能日時の問合せ情報を含む会議開催希望情報を受信する受信部と、この受信部により受信した前記会議開催希望情報を前記出席希望対象者に対応する他のクライアント端末に送信する送信部と、この送信部により送信された前記会議開催希望情報に対して、前記他のクライアント端末から入力される、前記出席希望対象者の会議開催の要否又はコメントに基づいて会議を開催するか否かが決定され、会議開催が決定されたとき会議の予約が行われ、これらの情報と共に前記クライアント端末に出席対象者に当該会議開催通知を行う通知部とを有することを特徴とする会議管理システムを提供する。
【００１４】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施形態について図面を用いて説明する。本発明の一実施形態の構成例を示す図１において、会議管理サーバ１は、コンピュータにより構成されており、制御部２、会議の情報を登録する会議情報登録部４、会議の情報を保存する会議情報ファイル（蓄積部）４ａ、会議の招集や返答のメールを送受信するメール通知部５、そのメールの内容を保存するメールファイル５ａ、会議を予約する会議予約部７、会議の予約状況を保存する会議予約ファイル７ａ、クライアント端末に画面を表示させる表示部８、および、画面の内容を印刷する印刷部９を備える。
【００１５】
また、この会議管理サーバ１は、ネットワークなどを介して外部のタスク情報登録部１０、タスクファイル１０a、複数のクライアント端末２０a〜２０d、プリンター１１bに接続されている。なお、会議管理サーバ１は、クライアント端末との情報の送受信を行う送信部及び受信部としての機能を備えていると共に、クライアント端末も会議管理サーバ１との情報の送受信を行う送信部及び受信部としての機能を備えている。
【００１６】
次に、図２のフローチャートを用いて、本実施形態の動作説明を行う。各クライアント端末２０a〜２０dの操作者は各々事前に自己の個人情報を入力して各人毎に対応するＩＤとパスワードを取得しておく。あるいはクライアント端末の使用者が限定される会社などでは、各社員毎にＩＤとパスワードが与えられ、このパスワードはその後自分で変えることができる。
【００１７】
まず、ステップＳ２０１では、図３の画面で操作者は自己のＩＤとパスワードの入力処理を行う。図１に示した、例えばクライアント端末２０ａの操作者があるタスクに関して会議を開催した方がよいと思ったとする。この操作者は関係者に会議開催の必要性を聞くためにクライアント端末２０ａの電源を立ち上げると、例えば図３に示した初期入力画面が表示される。この操作者は上述の既に取得しているＩＤとパスワードを対応するＩＤ入力欄３０１とパスワード入力欄３０２に、それぞれ入力する。
【００１８】
ＩＤとパスワードの入力が完了すると、例えば図４に示すような、タスク選択画面に進むことができる。図４で示した選択画面では、自分が関わっているタスクが表示される。クライアント端末２０ａの操作者が例えばＡＡＡ、ＢＢＢ、ＣＣＣ、ＤＤＤ、ＥＥＥ、ＦＦＦのタスクに関わっていた場合、図４に示すように、これら６つのタスクに対応するボタンが表示されている。ステップＳ２０２では、図４に示した画面においてどのタスクについて会議を行いたいか、タスク選択の処理を行う。
【００１９】
クライアント端末２０ａの操作者が、タスクＡＡＡの会議状況を見たいときには、タスクＡＡＡボタン４０１をクリックする。すると次のステップＳ２０３では、例えば図５に示すタスクＡＡＡに関しての会議状況を見ることが可能な会議選択画面に進むことができる。この画面には、クリックすることにより、あるタスクに関して各状態を見ることができる画面ボタンが表示されている。
【００２０】
会議登録画面ボタン５０１をクリックすれば、会議を開く場合に主催者となる者が会議の登録を行う会議登録画面が表示され、会議通知画面ボタン５０２をクリックすれば、会議主催者が会議参加対象者にメールを送る会議通知画面（後述する）が表示される。
【００２１】
同様に、会議通知状況画面ボタン５０３、会議通知返答画面ボタン５０４、会議予約画面ボタン５０５、会議後入力画面ボタン５０６、会議全体一覧画面ボタン５０７をクリックすれば、後述するように各々、メールを送られた会議参加対象者が会議主催者に対して返答した結果を表す会議通知状況画面、メールを送られた会議参加対象者が会議主催者に対して会議の出席要否、都合日時を返す会議通知返答画面、会議主催者が会議を予約する会議予約画面、会議主催者が会議のメモを入力をする会議後入力画面、全体の流れを表す会議全体一覧画面が表示される。
【００２２】
これらの７つのボタンが図５の画面において表示されており、対応する各々のボタンをクリックすることによってそれらの画面に進むことができる。また図５に示した画面ではこれらのボタンの１つが他と異なる色により表示（図５では斜線により表示）されることにより、クライアント毎、タスク毎にそのタスクがどういう状態におかれているかが判るようになっている。
【００２３】
斜線がされていないボタンでもそれをクリックすることにより対応する画面に移ることができる。
【００２４】
ここでは、会議登録画面ボタン５０１に色がついているので、未登録状態であり、登録画面から処理が必要なことを表している。上述のクライアント端末２０ａの操作者（大和花子）は会議主催者となって、ここで会議開催の登録を行うために会議登録画面ボタン５０１を選択する。すると図６に示す会議登録画面に進むことができる。
【００２５】
ステップＳ２０４では、大和花子はクライアント端末２０ａの図６に示した入力画面において該当タスク（ＡＡＡ）について必要なら会議を開催したい旨の登録入力を行う。即ち、選択入力欄６０１に会議参加の意思を示す○を入力し、開催希望月日入力欄６０２、開催希望時間入力欄６０３、及び開催必要理由入力欄６０４の各々に、開催したい会議の希望日時と開催趣旨（必要理由）を入力する。この画面で入力された内容は、会議情報登録部４によって会議情報ファイル４ａに保存される。
【００２６】
次のステップＳ２０５では、例えば図７に示した画面で会議出席希望対象者を「Ａ」により選択する処理を行う。図７は、登録画面で登録した会議主催者、今の場合、大和花子が会議希望対象者に会議出席伺いの通知をすることができる会議通知画面である。
【００２７】
図７に示した通知画面において、メンバー名の欄にはタスク情報登録部１０によりタスクファイル１０ａに登録されているそのタスクに属する会議参加対象者の一覧が表示される。即ち、会議主催者を含む会議参加対象者の名前が表示され、会議主催者であることを示すステップＳ２０４の選択入力欄６０１に入力した○が返答欄に、開催趣旨入力欄６０４に入力された内容が理由欄に、例えば「大和太郎さんと大和三郎さんの関わった案件で打合せをしたいことがあります」と文章で表示される。この文章は会議情報ファイル４ａに記憶された情報をもとに表示されている。
【００２８】
次のステップＳ２０６では、会議主催者がこれを見て、選択入力欄７０１で出席して欲しい会議出席対象者の対応個所に「Ａ」を入力する。この例では大和花子は大和太郎と大和次郎、及び大和三郎の出席を希望して各人の該当個所に「Ａ」を入力している。「Ａ」を入力し実行ボタン７０２をクリックすることによって、会議出席希望対象者に対して会議開催希望のメールが送信される。
【００２９】
送信された会議開催希望のメールは、図２（ｂ）のステップＳ２１２において、Ａ選択することにより、大和花子が出席を希望する者により受信される。
【００３０】
このメールに対して該当者は、ステップＳ２１３で会議の要否、要と考える場合、通知された開催希望日時が自分にとって都合がつかない場合には都合のよい開催日時を、ステップＳ２１２において図９に示した会議通知返答画面で返答する。
【００３１】
図９に示した会議通知返答画面には、左から順に「通知者」、「開催趣旨」、「返答」、「開催希望日時」、「備考」（コメント）の欄があり、表示項目は「通知者」、「開催趣旨」、「開催希望日時」があり、入力項目は、「返答」、「備考」である。「通知者」には、会議主催者の名前である大和花子、「開催趣旨」にはステップＳ２０４の開催趣旨入力欄６０４で登録した理由、「大和太郎さんと大和三郎さんの関わった案件で打合せをしたいことがあります」、「開催希望日時」には最上段に会議の参加の文字が表示される。
【００３２】
会議開催希望メールを送った出席希望対象者の対応するクライアント端末には、主催者が図６の画面で開催希望月日入力欄６０２、開催時間入力欄６０３に入力された会議開催の場合に希望する日時が表示される。いまの場合、順に、８／１１ １４：００、８／１２ １５：００、８／１１ １０：００、８／１３ １０：３０、８／１４ １６：００という具合に月日及び開始時刻が表示されている。
【００３３】
返答記入欄９０１にはメールを受けた出席希望対象者は、会議に出席可能な場合は○、不可能な場合には×を該当個所に入力する。返答記入欄９０２〜９０６には会議開催の希望日毎に出席の場合の○や欠席の場合の×を入力する。また備考欄９０７では、会議主催者に通知したい内容、例えば「休んで返答が遅れましたが出席します」といった文章で入力することもできる。なお、備考欄９０７は会議の議題のコメントを記入する欄としてもよい。
【００３４】
この会議通知返答処理が終了すると、ステップＳ２０７で会議主催者がＡを入力した会議出席希望対象者の返信がＹとなり、図８の会議通知状況確認画面で判断して、ステップＳ２０８で会議の開催日時を決定することができる。
図８に示した表示画面において、上段に「返答者」、「開催日時」、「備考」、下段に「出席合意者」、「会議日程ごとの出席可能状況」が表示されている。
【００３５】
返答者には、ステップＳ２１３で返答した大和太郎、大和三郎、大和次郎の名前、開催日時には、ステップＳ２１３の図９において示した開催日時の表示項目とそれに対する返答者の意思である返答記入欄９０１〜９０６の内容が○、×で表示されている。また備考欄には、備考９０７で入力した内容が表示されている。また下段の出席合意者として、返答記入欄９０１で○を入力した人の名前と数が表示されている。
【００３６】
会議日程毎の出席可能状況には、開催日時毎に出席として○を入力した人の名前と数が表示されている。これを見てステップＳ２０８で、会議主催者は会議が必要かどうか、必要ならば、できるだけ出席者が都合がつくように会議開催の日時を決定し、その結果に基づいて、会議室の予約を行う。
【００３７】
ステップＳ２０９では、図１０に示すように、予約者欄１００１、予約部屋欄１００２、予約日時欄１００３が入力項目になっている。ここでは、それぞれ予約者として大和花子、予約部屋として８０１、予約日時として８／１１ １０：００と入力する。なお、予約日時としては、出席者が最大となる開催日時をサーバ１で自動的に決定する構成としてもよく、会議のキーマンが判明している場合は、当該キーマン（例えば本実施形態では大和太郎と大和三郎）が出席する日時のうちで出席者が最大となる開催日時を自動的に決定する構成としてもよい。予約が終わると、その旨を出席者に対して決定した会議開催通知のメールを送る。会議が終了するとステップＳ２１０で図１１の会議後入力処理を行う。
【００３８】
ステップＳ２１０では、図１１に示すように、入力者欄１１０１と解決内容欄１１０２の入力項目があり、入力者として大和花子、解決内容として「大和太郎さんには・・・の件、大和三郎さんには・・・の件確認しました」という会議メモを入力する。
【００３９】
これで、あるタスクについての会議が終了したわけであるが、図１２に示すように、会議の一連の流れを表示する画面が図５の会議全体一覧画面ボタン５０７をクリックすることによって、閲覧することができる。「メンバー名」、「当初返答」、「理由」、「会議通知済」、「返答結果」、「解決内容」、「会議室」、「開催日時」が表示項目として、会議参加対象者毎にその登録や返答の入力結果が表示される。
「メンバー名」には、会議参加対象者の名前が大和太郎、大和花子、大和次郎、大和三郎と表示されている。また「当初返答」には当初それぞれ、ステップＳ２０４の選択入力６０１で会議主催者が登録入力した○、入力されていなければ未の状態である。
【００４０】
「理由」には、大和花子が会議を開催したい理由をステップＳ２０４の図６において開催趣旨入力欄６０４で入力した内容が、また、「会議通知済」の欄には、ステップＳ２０５の図７に示した会議通知画面において、選択欄７０１でＡを入力した大和太郎、大和次郎、大和三郎の名前、「返答結果」には、大和太郎、大和次郎と大和三郎がステップＳ２１３の図９の備考欄９０７で返答した内容、大和太郎の場合、「休んで返答が遅れましたが出席します」、大和三郎の場合、「欠席のつもりでしたが、出席します」が表示されている。
【００４１】
また、「解決内容」には大和花子がステップＳ２１０の図１１において解決内容入力欄１１０２に入力した内容が、「大和太郎さんには・・・の件、大和三郎さんには・・・の件確認いたしました。」、「会議室」にはステップＳ２０９の図１０において予約部屋入力欄１００２に登録した部屋が、「開催日時」には、予約日時欄１００３で入力した日時が、ステップＳ２１３の図９において返答記入欄９０１に○を返答した会議参加対象者の行に表示されている。
【００４２】
この画面により、会議開催に至った経緯や、各会議参加対象者の意思がそれぞれ把握でき、また、会議開催後の議事録としても利用できる。印刷ボタン１２０１を押すことで、印刷部９によりプリンター１１ｂに印刷することができ、書類として残しておくこともできる。
【００４３】
また、ステップＳ２０３で斜線がされている個所を実行することは必ずしも必要でなく、斜線以外のボタンをクリックして該当画面を表示させ実行してもよい。例えば、ステップＳ２０６でメール通知された会議参加対象者が、会議通知返答画面でステップＳ２１３の会議出席の要否、都合日時返答を行う前に、会議全体一覧画面で他の会議参加対象者の状況を見て会議通知返答画面に入ってもよい。
【００４４】
上述の本発明の実施形態によれば、タスク毎にその会議開催状況が随時、把握できるため、会議参加対象者の会議に対する意識を全員に認識させることにより、必要な会議だけを通知し、その会議を開くことによって必要な会議だけをしかも議論のある点に絞って開催できる。その会議の要否の意思表示とそれに対する意見を会議主催者、会議参加対象者相互に意思の疎通が図れ、会議の参加に対する認識を高めることができ、また、会議開催後になってもそのときの記録が残すことにより、会議開催情報の確認ができるという効果がある。
【００４５】
【発明の効果】
以上述べたように、本発明によれば、参加対象者の会議参加に対する意識を全員に認識させ、必要な会議だけをしかも議論のある点に議題を絞って開催し、その会議を開くことによって、効率的な会議管理システムを得る効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施形態の構成例を示す図。
【図２】本発明の一実施形態の初期画面から会議後入力までの一例を示すフローチャート。
【図３】本発明の一実施形態の初期画面の一例を示す図。
【図４】本発明の一実施形態のタスク表示画面の一例を示す図。
【図５】本発明の一実施形態の会議画面選択の一例を示す図。
【図６】本発明の一実施形態の会議登録画面一例を示す図。
【図７】本発明の一実施形態の会議通知画面の一例を示す図。
【図８】本発明の一実施形態の会議通知状況画面の一例を示す図。
【図９】本発明の一実施形態の会議通知返答画面の一例を示す図。
【図１０】本発明の一実施形態の会議予約画面の一例を示す図。
【図１１】本発明の一実施形態の会議後入力画面の一例を示す図。
【図１２】本発明の一実施形態の会議全体一覧画面の一例を示す図。
【符号の説明】
１・・・会議管理サーバ
２・・・制御部
４・・・会議情報登録部
４ａ・・・会議情報ファイル
５・・・メール通知部
５ａ・・・メールファイル
７・・・会議予約部
７ａ・・・会議予約ファイル
８・・・表示部
９・・・印刷部
１０・・・タスク情報登録部
１０ａ・・・タスクファイル
１１ｂ・・・プリンター
２０ａ〜２０ｄ・・・クライアント端末
Claims (7)
- 会議管理サーバと複数のクライアント端末がネットワークにより接続され、会議を管理するためのシステムであって、
前記複数のクライアント端末の１つから入力される、会議開催を希望する旨、その趣旨及び会議開催の場合の出席可能日時の問合せ情報を、前記会議管理サーバを介して前記出席希望対象者に対応する他のクライアント端末に送信する送信部と、
前記会議開催希望情報に対して、前記他のクライアント端末から入力される、前記出席希望対象者の会議開催の要否又はコメントに基づいて会議を開催するか否かが決定され、会議開催が決定されたとき、前記他のクライアント端末から入力された出席可能日時から会議開催日時を決定し会議の予約を行い、これらの情報と共に、会議開催日時に出席可能な出席対象者に当該会議開催通知を行う通知部と
を有することを特徴とする会議管理システム。 - 会議管理サーバと複数のクライアント端末がネットワークにより接続され、会議を管理するためのシステムであって、
前記複数のクライアント端末の１つから入力される、会議開催を希望する旨、その趣旨、開催希望日時及び出席希望対象者についての会議開催希望情報を、前記会議管理サーバを介して前記出席希望対象者に対応する他のクライアント端末に送信する送信部と、
前記会議開催希望情報に対して、これらのクライアント端末から入力される、前記出席希望対象者の会議開催の要否、要で前記開催希望日時が不可のときの代替開催希望日時、及びコメントに基づいて会議を開催するか否かが決定され、会議開催が決定されたとき、前記開催希望日時及び代替開催希望日時から会議の開催日時を決定し会議の予約を行い、出席対象者に、前記開催希望日時及び代替開催希望日時に基づき決定された日時に開催の会議開催通知を行う通知部と
を有することを特徴とする会議管理システム。 - 会議管理サーバと複数のクライアント端末がネットワークにより接続され、会議を管理するためのシステムであって、
前記会議管理サーバは、
前記複数のクライアント端末の１つから入力される会議開催を希望する旨、その趣旨、開催の場合の出席希望対象者及び開催希望日時の情報を会議情報ファイルに登録する登録部と、
この登録部により登録された前記開催希望日時を付して会議開催を希望する旨を前記出席希望対象者の前記クライアント端末に通知する第１の通知部と、
前記出席希望対象者の前記クライアント端末から入力され返答された、会議開催希望に対する賛否及び賛成のときの前記開催希望日時の出席の可否、否のときの出席可能な出席可能日時、及びその会議開催に対するコメントを受信する受信部と、
この受信部により受信された前記会議開催の賛否、出席の可否、出席可能日時、及びコメントに基づいて会議を開催するか否かが決定され、会議開催が決定された場合、会議の予約を行いこれらの情報と共に、当該会議開催日時を会議出席可能な者の前記クライアント端末に通知する第２の通知部と
を有することを特徴とする会議管理システム。 - 会議管理サーバと複数のクライアント端末がネットワークにより接続され、会議を管理するためのシステムであって、
前記複数のクライアント端末の１つから入力される、会議開催を希望する旨、その趣旨、開催希望日時及び出席希望対象者についての会議開催希望問合せ情報を、前記会議管理サーバを介して前記出席希望対象者に対応する他のクライアント端末に送信する送信部と、
前記会議開催希望情報に対して、前記他のクライアント端末から入力される、前記出席希望対象者の会議開催の要否、要で前記開催希望日時が不可のときの代替開催希望日時、及びコメントに基づいて会議を開催するか否かが決定され、会議開催が決定されたとき会議の予約を行い、これらの情報と共に、出席対象者に、前記開催希望日時及び代替開催希望日時に基づき決定された日時に開催の会議開催通知を行う通知部と、
開催された後、当該会議においてなされた発言を蓄積する蓄積部と、
この蓄積部にアクセスし、前記会議の過程を閲覧可能な表示部と
を有することを特徴とする会議管理システム。 - 前記送信部による会議開催希望情報の送信及び前記通知部による会議開催通知は、電子メールにより行われることを特徴とする請求項２又は４に記載の会議管理システム。
- 前記表示部は、前記クライアント端末に前記会議の過程を画面表示させることを特徴とする請求項４に記載の会議管理システム。
- 複数のクライアント端末のうちの１つから入力される、会議開催を希望する旨、その趣旨、会議開催の場合の出席可能日時の問合せ情報を含む会議開催希望情報を受信する受信部と、
この受信部により受信した前記会議開催希望情報を前記出席希望対象者に対応する他のクライアント端末に送信する送信部と、
この送信部により送信された前記会議開催希望情報に対して、前記他のクライアント端末から入力される、前記出席希望対象者の会議開催の要否又はコメントに基づいて会議を開催するか否かが決定され、会議開催が決定されたとき会議の予約が行われ、これらの情報と共に前記クライアント端末に出席対象者に当該会議開催通知を行う通知部と
を有することを特徴とする会議管理システム。
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