JP2014081857A

JP2014081857A - 会議予約支援装置

Info

Publication number: JP2014081857A
Application number: JP2012230440A
Authority: JP
Inventors: Yusuke Takahashi; 優介高橋
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2012-10-18
Filing date: 2012-10-18
Publication date: 2014-05-08

Abstract

【課題】
従来の会議室予約システムでは、会議の予約人数が変更になった場合の調整ができなかった。例えば、会議室の収容可能人数に対して利用者数が少ない非効率な収容となり、広い会議室を本当に必要とする利用者グループの利用機会が失われる問題があった。
【解決手段】
本発明では、予約要求を受付けた場合、要求に含まれる条件に合致する属性を有する会議室を検索し、合致する空き会議室がない場合、既に予約済みの会議室のうち、調整可能な会議室を特定するものである。ここで、調整可能な会議室とは、予約しようとする会議室における条件に合致する予約済会議室のうち、予約済会議室についての条件が合致する空き会議室ないし変更可能として登録された会議室を含む。なお、属性には収容人数やレイアウトが含まれる。
【選択図】図１

Description

本発明は、情報処理技術を用いた会議の予約のための技術に関する。その中でも特に、会議の状況に応じて、予約内容を変更するための技術に関する。

現在、会議の予約を情報処理技術を用いて、システム上で行われている。この際、会議への出席者のスケジュールなど状況に応じて、予約内容を特定したり、内容を変更することがなされている。例えば、特許文献１には、Ｗｅｂ会議を選択肢に加えた会議スケジュール調整支援装置を提供することを課題として、以下の構成が開示されている。入力情報取得手段２が、参加者情報、会議の所要時間と開催希望期間、会議の種別を入力情報として取得し、第１抽出手段３が、参加者全員が参加可能な空き状態であること、参加者を収容可能な空き状態の会議室が存在することを条件として第１時間枠候補を抽出し、第２抽出手段４が、第１時間枠候補の中から、参加者全員が直前の居場所と会議室間、会議室と直後の居場所間を移動可能である第２時間枠候補を会議室の所在区域別に抽出し、会議コスト算出手段５が、第２時間枠候補の夫々に対し、該所在区域別に、会議中及び移動中の人件費と移動コストに基づいて通常会議のコストを算出し、会議中の人件費と会議の種別に応じた割増率に基づいてＷｅｂ会議のコストを算出し、表示出力手段６が、会議室別且つ第２時間枠候補別の通常会議とＷｅｂ会議をコスト順に表示する。」と記載されている。

また、特許文献２には、予約手続きが容易で、かつ予約条件に対して最適な会議室を予約することが可能な会議予約支援システムを提供するための構成として、以下のものが開示されている。予約者Ｍからの予約条件に基づき会議室を選択する会議予約支援システム１であって、各会議室の位置や収容人数、予約状況などの会議室情報を記憶する会議室情報データベース４２ａと、各予約者Ｍの所属部署や予約可能な会議室などの予約者情報を記憶する予約者情報データベース４３ａと、会議室の使用日時や使用人数などの予約条件を入力する入力部２２と、予約条件に適合し、かつ予約者Ｍが予約可能な会議室を、会議室情報と予約者情報とに基づいて検索する会議室検索タスク４４と、を備える。

特開２０１１−１７５５２２号公報特開２０１１−２２７８４７号公報

前記特許文献１，２に記載される技術は、予約者による予約の完了後に、被予約者が出席から欠席となった場合の人数変化を考慮した会議予約の調整を支援できない。つまり、会議室の収容可能人数に対して利用者数が少ない非効率な収容となり、広い会議室を本当に必要とする利用者グループの利用機会が失われる問題がある。

そこで本発明は、被予約者のリアルタイムのスケジュールを考慮して、予約者の希望条件での会議予約調整が行い易い会議予約支援装置の提供を目的とする。

前記課題を解決するために、本発明では、予約要求を受付けた場合、要求に含まれる条件に合致する属性を有する会議室を検索し、合致する空き会議室がない場合、既に予約済みの会議室のうち、調整可能な会議室を特定するものである。ここで、調整可能な会議室とは、予約しようとする会議室における条件に合致する予約済会議室のうち、予約済会議室についての条件が合致する空き会議室ないし変更可能として登録された会議室を含む。なお、属性には収容人数やレイアウトが含まれる。

本発明によれば、会議の予約に関し、予約が重複しても柔軟に予約の調整が可能になる。

本発明の一実施形態に係る会議予約支援装置の概要を示すブロック図の例である。図１の会議予約支援装置における人員情報記憶部のレコード構成である。図１の会議予約支援装置における会議室情報記憶部のレコード構成である。図１の会議予約支援装置におけるイベント情報記憶部のレコード構成である。図１の会議予約支援装置における被予約者情報記憶部のレコード構成である。図１の会議予約支援装置における利用希望日時情報記憶部のレコード構成である。図１の会議予約支援装置における予約処理手順を示すフローチャートである（その１）。図１の会議予約支援装置における予約処理手順を示すフローチャートである（その２）。図１の会議予約支援装置における会議の予約条件の入力する画面の例である。図１の会議予約支援装置における会議予約の検索結果（検索結果が１件以上の場合）を表示・選択する画面の例である。図１の会議予約支援装置における会議予約の検索結果（検索結果が０件の場合）の表示・選択する画面の例である。図１の会議予約支援装置における会議予約の調整依頼を入力する画面の例である。図１の会議予約支援装置における予約可能会議室の抽出イメージの例である。図１の会議予約支援装置における会議予約の調整候補を選択するルールを示すイベントの組合せの例である。

本発明の一実施形態を、図面を用いて詳しく説明する。
図１ないし図１３は、本発明を実施するための形態を説明するための図面である。図１に示す通り、会議予約支援装置１は、利用者からの要求に応じて、予約可能な日時・会議室の検索、及び、検索結果の表示や、各人員のスケジュール情報の登録・表示を行う機能を有する。会議予約支援装置１は、会議検索情報入力部１１と、会議検索情報表示部１２と、スケジュール入力部１３と、スケジュール表示部１４と、制御部１５と、人員情報記憶部１６１と、会議室情報記憶部１６２と、イベント情報記憶部１６３と、利用希望日時情報記憶部１６４と、被予約者情報記憶部１６５とで構成する。

会議検索情報入力部１１と会議検索情報表示部１２は、図８ないし図１１に示すように、例えば一つの画面上に構成する。
会議検索情報表示部１２では、図９の通り、予約者（会議を予約する者）に対して、制御部１５で抽出した予約可能な日時・会議室の選択肢を表示する。また、図１０の通り、予約者に対して、既予約者（会議の予約を完了した者）が予約済み、且つ、調整可能な日時・会議室の選択肢を表示する。また、図１１の通り、既予約者に対して、予約者から調整を依頼された既予約者の会議予約の調整候補となる選択肢を表示する。

会議検索情報入力部１１では、例えば図８に示す画面を介して予約者が入力する会議検索のための予約条件として、少なくとも会議参加者の人員ＩＤまたは氏名と、会議室利用時間と、検索対象とする日付・時間範囲と、用件とを受け付ける。また、例えば図９、図１０に示す画面を介した予約者からの入力、または図１１に示す画面を介した既予約者からの入力として、会議検索情報表示部１２の図９ないし図１１で表示する会議予約・調整に関する前述の各種選択肢からの選択を受け付ける。

スケジュール入力部１３では、イベントの予約者による直接入力として、自他１名以上に対する会議または会議以外のイベントの予約を受け付ける。また、自他からイベントを予約された者から入力される、予約済みのイベントに対する出欠回答を受け付ける。出欠回答は、イベント予約時で「未読」、イベントへ出席する予定の場合は「出席」、イベントへ欠席する予定の場合は「欠席」、イベントへの出欠を回答しかねる場合は「保留」とし、予約された者は以上４つの何れかを出欠回答として選択可能とする。
スケジュール表示部１４では、各人員のスケジュールを表示する。

人員情報記憶部１６１では、図２に示す通り、少なくとも人員を一意に識別する人員ＩＤ１６１ａと、人員の氏名１６１ｂとで構成するレコードを記憶する。その他１６１ｃの項目として、例えば所属や役職、在勤場所、電話番号などを記憶し、これらを会議の予約調整やスケジュール表示の際に活用できる仕組みとしても良い。

会議室情報記憶部１６２では、図３に示す通り、少なくとも会議室を一意に識別する会議室ＩＤ１６２ａと、会議室名称１６２ｂと、収容可能人数１６２ｃとで構成するレコードを記憶する。その他１６２ｄの項目として、例えば会議室の位置情報や備品などを記憶し、これらを会議の予約調整の際に活用できる仕組みとしても良い。

イベント情報記憶部１６３では、図４に示す通り、少なくとも人員の行動イベントを一意に識別するイベントＩＤ１６３aと、イベントを予約した者の人員ＩＤ１６３ｂと、イベントの開始日時１６３ｃと、イベントの終了日時１６３ｄと、会議室情報記憶部１６２で管理する会議室ＩＤ１６２ａからの選択、または会議室情報記憶部１６２で管理されない場所の名前を自由記述で登録可能とするイベントの開催場所１６３ｅと、イベントの概要を自由記述で登録可能とする用件１６３ｆと、イベントの予約日１６３ｇとで構成するレコードを記憶する。本稿で述べるイベントとは、会議または会議以外の人員の行動予定を指す。

被予約者情報記憶部１６４では、図５に示す通り、イベント情報記憶部１６３で管理するイベントＩＤ１６３ａと同一のイベントＩＤ１６４ａと、被予約者（予約者からイベントを予約された者）の人員ＩＤ１６４ｂと、予約されたイベントに対する出欠回答１６４ｃとで構成するレコードを記憶する。

利用希望日時情報記憶部１６５では、図６に示す通り、イベント情報記憶部１６３で管理するイベントＩＤ１６３ａと同一のイベントＩＤ１６５ａと、既予約者が予約時に会議検索情報入力部１１を介して入力した予約条件として会議室利用の希望日１６５ｂと、希望時間範囲開始時刻１６５ｃと、希望時間範囲終了時刻１６５ｄと、会議室利用時間１６５ｅとで構成するレコードを記憶する。

制御部１５では、人員情報記憶部１６１と、会議室情報記憶部１６２と、イベント情報記憶部１６３と、被予約者情報記憶部１６４と、利用希望日時情報記憶部１６５とに基づき、会議検索情報入力部１１から入力される予約条件に適合する日時・会議室や、既予約者が予約済みで調整可能な日時・会議室を抽出する。また、会議検索情報入力部１１を介して予約者から既予約者への調整依頼を受け付ける場合、予約者からの調整依頼を通知するメールをメール送受信装置２を介して既予約者に送信する。また、会議検索情報入力部１１を介して前記調整依頼に対する承認回答を受け付ける場合、既予約者から前記調整依頼が承認され、会議予約調整が完了した旨のメールをメール送受信装置２を介して予約者に送信する。

次に、会議予約支援装置１の処理手順を、図７ＡおよびＢに示すステップの順番に説明する。
ステップＳ１０１では、予約者が会議予約支援装置１に接続後、予約者に対して、予約者が希望する予約可能な日時・会議室を検索するための予約条件（予約条件Ｘ）として、少なくとも会議参加者の人員ＩＤまたは氏名（人員条件Ｘ）と、会議室利用時間（会議室利用時間Ｘ）と、検索対象とする日付・時間範囲（日付・時間範囲条件Ｘ）と、用件（用件Ｘ）とを入力する画面を表示する。該画面は例えば図８に示す構成とする。

ステップＳ１０２では、予約者が入力する予約条件Ｘを受け付ける。ここでは、人員情報記憶部１６１で管理する人員ＩＤ１６１ａまたは氏名１６１ｂを参照し、人員条件Ｘに含まれる人員が存在するか否かを確認する。人員が存在しない場合、予約者に対して、人員が存在しない旨のメッセージを画面に表示し、存在する人員情報を入力するよう促す。

ステップＳ１０３では、人員条件Ｘから会議参加人数（会議参加人数Ｘ）を集計し、会議室情報記憶部１６２に記憶する収容可能人数１６２ｃから、会議参加人数Ｘ以上を収容可能な会議室が存在するか否かを判断する。収容可能な会議室が存在する場合はステップＳ１０４に進む。収容可能な会議室が存在しない場合はステップＳ１０１に戻る。ここで、収容可能な会議室を収容可能会議室Ｘとする。

ステップＳ１０４では、予約条件Ｘに適合する予約可能な日時・会議室を検索する。ここではまず、日付・時間範囲条件Ｘの範囲内の開始日時１６３ｃと終了日時１６３ｄと、収容可能会議室Ｘと一致する開催場所１６３ｅとを記憶するレコードをイベント情報記憶部１６３から抽出する。この抽出結果は予約者の希望する会議室の利用スケジュールに相当する。また、人員条件Ｘに含まれる各人員の人員ＩＤと一致する人員ＩＤ１６４ｂを記憶するレコードのイベントＩＤ１６４ａを被予約者情報記憶部１６４から抽出し、抽出したイベントＩＤ１６４ａと一致するイベントＩＤ１６３ａと、日付・時間範囲条件Ｘの範囲内の開始日時１６３ｃと終了日時１６３ｄとを記憶するレコードをイベント情報記憶部１６３から抽出する。この抽出結果は日付・時間範囲条件Ｘにおける被予約者の利用スケジュールに相当する。以上で抽出した会議室と被予約者のスケジュールのうち、会議室利用時間Ｘの時間の長さ以上でイベントの予約が無い時間帯（空き日付・時間範囲Ｘ）を抽出する。該抽出のイメージは図１２に示す通りである。該抽出の結果が１件以上の場合はステップＳ１０５に進む。該抽出の結果が０件の場合はステップＳ１１０に進む。

ステップＳ１０５では、予約者に対して、ステップＳ１０４での抽出結果である予約可能な日時・会議室の一覧を画面に表示する。該画面は例えば図９に示す構成とする。
ステップＳ１０６では、予約者からの入力として、ステップＳ１０５で表示する予約可能な日時・会議室の一覧の中から予約者が予約を希望する日時・会議室を受け付ける。
ステップＳ１０７では、予約者がステップＳ１０６で会議予約を希望する場合はステップＳ１０８に進む。会議予約を希望しない場合はステップＳ１０１に戻る。

ステップＳ１０８では、イベント情報記憶部１６３に未登録の新しいイベントＩＤを発行し、該イベントＩＤをイベントＩＤ１６３ａ、予約者の人員ＩＤを人員ＩＤ１６３ｂ、予約希望の開始日時を開始日時１６３ｃ、予約希望の終了日時を終了日時１６３ｄ、予約希望の会議室の会議室ＩＤを開催場所１６３ｅ、用件Ｘを用件１６３ｆ、現在日付を予約日１６３ｇとして構成するレコードを、イベント情報記憶部１６３に登録する。また、該イベントＩＤをイベントＩＤ１６４ａ、人員条件Ｘに含まれる被予約者の人員ＩＤを人員ＩＤ１６４ｂとして構成するレコードを、被予約者情報記憶部１６４に登録する。また、該イベントＩＤをイベントＩＤ１６５ａ、日付・時間範囲条件Ｘで指定する日付を希望日１６５ｂ、日付・時間範囲条件Ｘで指定する希望日１６５ｂごとの時間範囲開始時刻を希望時間範囲開始時刻１６５ｃ、日付・時間範囲条件Ｘで指定する希望日１６５ｂごとの時間範囲終了時刻を希望時間範囲終了時刻１６５ｄ、会議室利用時間Ｘを会議室利用時間１６５ｅとして構成するレコードを、利用希望日時情報記憶部１６５に登録する。以上の通り、被予約者情報記憶部１６４と利用希望日時情報記憶部１６５に登録するレコードは予約条件Ｘに相当し、予約者による予約完了後、別の予約者が予約希望する日時・会議室と重複する場合に、調整可能な別の日時・会議室を再検索するために用いる。

ステップＳ１０９では、予約者に対して、予約者が希望した日時・会議室の予約が完了した旨のメッセージを画面に表示する。
ステップＳ１１０では、収容可能会議室Ｘと一致する開催場所１６３ｅと、空き日付・時間範囲Ｘの範囲内の開始日時１６３ｃと終了日時１６３ｄとを記憶するレコードを検索の対象外とし、空き日付・時間範囲Ｘ、且つ、収容可能会議室Ｘで会議室利用時間Ｘの時間の長さ以上で利用スケジュールに空きがある時間帯を抽出する。該抽出の結果は別の日時・会議室への調整の検討対象となる予約済み会議（調整可否判定対象会議Ｘ）に相当し、例えば図１３に示す通り、予約調整候補を抽出する。調整可否判定対象会議Ｘが１件以上の場合はステップＳ１１１に進む。調整可否判定対象会議Ｘが０件の場合はステップＳ１０１に戻る。なお、予約調整候補の選出ルールに関しては、図１３に示す通り、調整するイベント数を最少に抑える目的で予約調整候補間で重複するイベントが無いよう予約調整候補を抽出しても良いし、図１３で「予約調整候補の対象外（×）」としている組合せも該候補に含めて抽出しても良い。

ステップＳ１１１では、調整可否判定対象会議Ｘが別の日程・会議室に調整可能か否かを判定する。ここではまず、調整可否判定対象会議ＸのイベントＩＤと一致するイベントＩＤ１６５ａを記憶するレコードを利用希望日時情報記憶部１６５から抽出する。該レコードは、調整可否判定対象会議Ｘが予約された際に調整可否判定対象会議Ｘの予約者が入力した予約条件の一部である検索対象とする日付・時間範囲と会議室利用時間に相当する。これを既予約第一条件とする。また、該イベントＩＤと一致するイベントＩＤ１６４ａを記憶するレコードを被予約者情報記憶部１６４から抽出する。該レコードは、該イベントＩＤのイベントの参加予定者と、スケジュール入力部１３から入力する参加予定者の該イベントへの出欠回答とを記憶する。ここで、例えば出欠回答が「欠席」以外の者を参加者と見なし、該イベントごとの参加人数を再計算し、再計算された人数を既予約第二条件とする。最後に、ステップＳ１０４と同様の手順で、既予約第一条件と既予約第二条件を満足する日時・会議室を再検索し、調整可否判定対象会議Ｘの中から調整可能な会議を抽出する。該抽出の結果を調整可能会議一覧Ｘ、調整可能会議一覧Ｘに含む既予約会議で調整した場合に予約者に割り当てる日時・会議室を調整後会議一覧Ｘ、既予約者に割り当てる日時・会議室を調整後会議一覧Ｙとする。調整可能会議一覧Ｘに含む既予約会議が１件以上の場合はステップＳ１１２に進む。調整可能会議一覧Ｘに含む既予約会議が０件の場合はステップＳ１０１に戻る。

ステップＳ１１２では、予約者に対して、調整可能会議一覧Ｘと調整後会議一覧Ｘを画面に表示する。該画面は例えば図１０に示す構成とする。
ステップＳ１１３では、予約者からの入力として、ステップＳ１１２で表示する調整可能会議Ｘの中から、予約者が既予約者に対して調整依頼を希望する既予約会議（調整希望会議Ｘ）を受け付ける。また、調整依頼する場合は合わせて調整依頼への回答期日（回答期日Ｘ）を受け付ける。

ステップＳ１１４では、ステップＳ１１３で予約者が調整可能な日時・会議室の調整依頼を希望する場合はステップＳ１１５に進む。調整依頼を希望しない場合はステップＳ１０１に戻る。
ステップＳ１１５では、予約者から調整依頼された会議の既予約者に対して、該調整依頼が発生した旨のメールをメール送受信装置２を介して送信する。メールには例えば会議予約支援装置１へ接続する統一資源位置指定子、調整希望会議Ｘ、回答期日Ｘなどを記載する。

ステップＳ１１６では、まず、既予約者に対して、調整希望会議Ｘと、既予約者が会議予約時に指定した予約条件（予約条件Ｙ）と、予約条件Ｙに含まれる会議の参加予定者の出欠回答の集計結果と、調整後会議一覧Ｙにおける調整希望会議Ｘに関する調整後会議（調整後会議Ｙ）とを画面に表示する。該画面は例えば図１１に示す構成とする。続いて、既予約者からの調整希望会議Ｘに対する回答として、「承認」回答または「却下」回答を受け付ける。なお、ステップＳ１１６の時点で回答期日Ｘを過ぎている場合、あるいは、調整後会議Ｙと重複する会議が既に予約されている場合、「却下」の回答（つまり、予約が不可能であること）を出力する。なお、この際、ステップＳ１１６の画面は表示を省略してもよい。

ステップＳ１１７では、ステップＳ１１６で「承認」回答の場合はステップＳ１１８に進む。「却下」回答の場合はステップＳ１０１に戻る。
ステップＳ１１８では、まず、既予約者の調整後の会議予約として調整後会議Ｙを記憶部１６に登録し、既予約者が予約済みの調整希望会議Ｘを記憶部１６から削除する。具体的には、イベント情報記憶部１６３に未登録の新しいイベントＩＤ（新イベントＩＤ）を発行し、新イベントＩＤをイベントＩＤ１６３ａとし、調整後会議Ｙに関するイベントのレコードをイベント情報記憶部１６３に登録する。次に、調整希望会議ＸのイベントＩＤ（旧イベントＩＤ）と一致する利用希望日時情報記憶部１６５のレコードのイベントＩＤ１６５ａと、被予約者情報記憶部１６４のレコードのイベントＩＤ１６４ａとを新イベントＩＤで置き換える。最後に、旧イベントＩＤと一致するレコードＩＤ１６３ａを記憶するレコードをイベント情報記憶部１６３から削除する。また、予約者による予約として、調整後会議一覧Ｘにおける調整希望会議Ｘに関する調整後会議（調整後会議Ｘ）を、ステップＳ１０８と同様の手順で登録する。

ステップＳ１１９では、既予約者に対して、ステップＳ１１３で予約者が調整依頼した予約の調整が完了した旨のメッセージを画面に表示する。また、予約者に対して、該メッセージを記載するメールをメール送受信装置２を介して送信する。

１…会議予約支援装置、１１…会議検索情報入力部１１、１２…会議検索情報表示部、１３…スケジュール入力部１３、１４…スケジュール表示部、１５…制御部１５、１６…記憶部

Claims

予約者が指定する予約条件に適合する会議室の予約を支援する会議予約支援装置において、
予め、各会議室について、会議室の属性、予約が済みかおよび予約が済みの場合の当該会議室の予約条件を記憶する手段と、
前記予約者から指定される前記予約条件を受付ける手段と、
受付けられた前記予約条件に適合する属性を有する会議室を検索する手段と、
検索した結果、空き会議室の中に適合する会議室がなく、予約済会議室の中に適合する会議室が存在するかを判断する手段と、
判断の結果、存在する場合、存在した前記予約済会議室である第1の会議室の予約条件に適合する属性を有する空き会議室ないし変更可能として登録された会議室が存在するかを判断する手段と、
前記登録された会議室が存在した場合、存在した当該会議室である第２の会議室および前記第１の会議室との調整のための情報を、前記予約者に提示する手段とを有し、
前記予約者の要求する会議室の予約の支援が可能となる会議予約支援装置。
請求項１に記載の会議予約支援装置において、
さらに、前記第１の会議室の予約を前記第２の会議室に変更し、前記第１の会議室の予約を、前記予約者の予約として前記記憶する手段に記憶させる手段を有し、
前記表示する手段は、前記調整のための情報として、前記第１の会議室が予約可能であることを表示することを特徴とする会議予約支援装置。