JP2003169148A

JP2003169148A - 会議管理システム

Info

Publication number: JP2003169148A
Application number: JP2001363900A
Authority: JP
Inventors: Takayoshi Hasunuma; 孝祥蓮沼
Original assignee: Daiwa Securities Group Inc
Current assignee: Daiwa Securities Group Inc
Priority date: 2001-11-29
Filing date: 2001-11-29
Publication date: 2003-06-13
Anticipated expiration: 2021-11-29
Also published as: JP3970003B2

Abstract

(57)【要約】【課題】参加対象者の会議参加に対する意識を全員に
認識させ、必要な会議だけをしかも議論のある点に議題
を絞って開催できる、効率的な会議管理システムを提供
する。【解決手段】会議管理サーバ１と複数のクライアント
端末がネットワークにより接続され、会議を管理するた
めのシステムであって、前記複数のクライアント端末の
１つから入力される、会議開催を希望する旨、その趣旨
及び出席希望対象者についての会議開催希望情報を、会
議管理サーバ１を介して前記出席希望対象者に対応する
他のクライアント端末に送信する送信部と、前記会議開
催希望情報に対して、前記他のクライアント端末から入
力される、前記出席希望対象者の会議開催の要否及び／
又はコメントに基づいて会議開催が決定されたとき、出
席対象者に当該会議開催通知を行う通知部５とを有す
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、複数のクライアン
ト端末がネットワーク等を介して会議管理サーバに接続
されているネットワークシステムに適用して好適な会議
管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】会議開催を行う場合、従来、特開平６−
１３３０６１記載のように会議室の予約状況と、会議参
加対象者に対してそれぞれの個人のタスクスケジュール
を会議主催者が調べ、会議参加対象者に問い合わせて判
断し、その結果、主催者自身が調整して会議開催通知文
書を作成し、その後、その案内文書を会議参加対象者へ
電話やメール等で通知するという技術が知られていた。

【０００３】また、『Ｏｕｔｌｏｏｋ２０００情報テク
ニック』（１９９９年９月２０日、ナツメ社出版発行）
８２頁〜８８頁に記載されている会議開催の方法の知ら
れている。すなわち、この方法では、会議の主催者が会
議毎にその会議関係者を選択してメールにより当該会議
への出席依頼を行い、出席依頼を受信した人が依頼者へ
会議出席の意思を添えてメールにより返信でき、その返
信の内容を会議主催者の手元で一覧として見ることがで
きる。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかし、会議が必要な
のかどうか、会議の開催に賛同している人、異論のある
人、更に異論のある人はどの点について異論があるの
か、また会議主催者は、誰と会議をしたいのかをタスク
の中の会議の主催者、参加対象者同士お互いに出席者や
問題点を予め把握し吟味した上で会議に臨むということ
ができなかった。また、タスクに係る会議の開催経過や
内容を保存しておくこともできなかった。なお、ここで
いうタスクとは個人毎に有する仕事の業務単位であり、
その単位で通常は会議を開催している。

【０００５】上述のように、従来から知られている会議
管理の方法では、タスクに係る会議の開催状況や開催経
過を会議参加対象者であるそのタスクに属する個人毎に
把握するということがなく、またそれを残しておくとい
うこともできなかった。

【０００６】本発明は、このような従来の問題点に鑑み
てなされており、参加対象者の会議参加に対する意識を
全員に認識させ、必要な会議だけをしかも議論のある点
に議題を絞って開催できる、効率的な会議管理システム
を提供することを目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明の請求項１によれば、会議管理サーバと複数
のクライアント端末がネットワークにより接続され、会
議を管理するためのシステムであって、前記複数のクラ
イアント端末の１つから入力される、会議開催を希望す
る旨、その趣旨及び出席希望対象者についての会議開催
希望情報を前記会議管理サーバを介して前記出席希望対
象者に対応する他のクライアント端末に送信する送信部
と、前記会議開催希望情報に対して、前記他のクライア
ント端末から入力される、前記出席希望対象者の会議開
催の要否及び／又はコメントに基づいて会議開催が決定
されたとき、出席対象者に当該会議開催通知を行う通知
部とを有することを特徴とする会議管理システムを提供
する。

【０００８】本発明の請求項２によれば、会議管理サー
バと複数のクライアント端末がネットワークにより接続
され、会議を管理するためのシステムであって、前記複
数のクライアント端末の１つから入力される、会議開催
を希望する旨、その趣旨、開催希望日時及び出席希望対
象者についての会議開催希望情報を、前記会議管理サー
バを介して前記出席希望対象者に対応する他のクライア
ント端末に送信する送信部と、前記会議開催希望情報に
対して、これらのクライアント端末から入力される、前
記出席希望対象者の会議開催の要否、要で前記開催希望
日時が不可のときの代替開催希望日時、及びコメントに
基づいて会議開催が決定されたとき、出席対象者に、前
記開催希望日時及び代替開催希望日時に基づき決定され
た日時に開催の会議開催通知を行う通知部とを有するこ
とを特徴とする会議管理システムを提供する。

【０００９】本発明の請求項３によれば、会議管理サー
バと複数のクライアント端末がネットワークにより接続
され、会議を管理するためのシステムであって、前記会
議管理サーバは、前記複数のクライアント端末の１つか
ら入力される会議開催を希望する旨、その趣旨、開催の
場合の出席希望対象者及び開催希望日時の情報を会議情
報ファイルに登録する登録部と、この登録部により登録
された前記開催希望日時を付して会議開催を希望する旨
を前記出席希望対象者の前記クライアント端末に通知す
る第１の通知部と、前記出席希望対象者の前記クライア
ント端末から入力され返答された、会議開催希望に対す
る賛否及び賛成のときの前記開催希望日時の出席の可
否、否のときの出席可能な出席可能日時、及びその会議
開催に対するコメントを受信する受信部と、この受信部
により受信された前記会議開催の賛否、出席の可否、出
席可能日時、及びコメントに基づいて、会議開催が決定
された場合、当該会議開催日時を会議出席可能な者の前
記クライアント端末に通知する第２の通知部とを有する
ことを特徴とする会議管理システムを提供する。

【００１０】本発明の請求項４によれば、会議管理サー
バと複数のクライアント端末がネットワークにより接続
され、会議を管理するためのシステムであって、前記複
数のクライアント端末の１つから入力される、会議開催
を希望する旨、その趣旨、開催希望日時及び出席希望対
象者についての会議開催希望情報を、前記会議管理サー
バを介して前記出席希望対象者に対応する他のクライア
ント端末に送信する送信部と、前記会議開催希望情報に
対して、前記他のクライアント端末から入力される、前
記出席希望対象者の会議開催の要否、要で前記開催希望
日時が不可のときの代替開催希望日時、及びコメントに
基づいて、会議開催が決定されたとき出席対象者に、前
記開催希望日時及び代替開催希望日時に基づき決定され
た日時に開催の会議開催通知を行う通知部と、開催され
た後、当該会議においてなされた発言を蓄積する蓄積部
と、この蓄積部にアクセスし、前記会議の過程を閲覧可
能な表示部とを有することを特徴とする会議管理システ
ムを提供する。

【００１１】本発明の請求項５によれば、前記送信部に
よる会議開催希望情報の送信及び前記通知部による会議
開催通知は、電子メールにより行われることを特徴とす
る請求項２又は４に記載の会議管理システムを提供す
る。

【００１２】本発明の請求項６によれば、前記表示部
は、前記クライアント端末に前記会議の過程を画面表示
させることを特徴とする請求項４に記載の会議管理シス
テムを提供する。

【００１３】本発明の請求項７によれば、複数のクライ
アント端末のうちの１つから入力される、会議開催を希
望する旨、その趣旨及び出席希望対象者についての会議
開催希望情報を受信する受信部と、この受信部により受
信した前記会議開催希望情報を前記出席希望対象者に対
応する他のクライアント端末に送信する送信部と、この
送信部により送信された前記会議開催希望情報に対し
て、前記他のクライアント端末から入力される、前記出
席希望対象者の会議開催の要否及び／又はコメントに基
づいて会議開催が決定されたとき、出席対象者に当該会
議開催通知を行う通知部とを有することを特徴とする会
議管理システムを提供する。

【００１４】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施形態について
図面を用いて説明する。本発明の一実施形態の構成例を
示す図１において、会議管理サーバ１は、コンピュータ
により構成されており、制御部２、会議の情報を登録す
る会議情報登録部４、会議の情報を保存する会議情報フ
ァイル（蓄積部）４ａ、会議の招集や返答のメールを送
受信するメール通知部５、そのメールの内容を保存する
メールファイル５ａ、会議を予約する会議予約部７、会
議の予約状況を保存する会議予約ファイル７ａ、クライ
アント端末に画面を表示させる表示部８、および、画面
の内容を印刷する印刷部９を備える。

【００１５】また、この会議管理サーバ１は、ネットワ
ークなどを介して外部のタスク情報登録部１０、タスク
ファイル１０a、複数のクライアント端末２０a〜２０
d、プリンター１１bに接続されている。なお、会議管理
サーバ１は、クライアント端末との情報の送受信を行う
送信部及び受信部としての機能を備えていると共に、ク
ライアント端末も会議管理サーバ１との情報の送受信を
行う送信部及び受信部としての機能を備えている。

【００１６】次に、図２のフローチャートを用いて、本
実施形態の動作説明を行う。各クライアント端末２０a
〜２０dの操作者は各々事前に自己の個人情報を入力し
て各人毎に対応するＩＤとパスワードを取得しておく。
あるいはクライアント端末の使用者が限定される会社な
どでは、各社員毎にＩＤとパスワードが与えられ、この
パスワードはその後自分で変えることができる。

【００１７】まず、ステップＳ２０１では、図３の画面
で操作者は自己のＩＤとパスワードの入力処理を行う。
図１に示した、例えばクライアント端末２０ａの操作者
があるタスクに関して会議を開催した方がよいと思った
とする。この操作者は関係者に会議開催の必要性を聞く
ためにクライアント端末２０ａの電源を立ち上げると、
例えば図３に示した初期入力画面が表示される。この操
作者は上述の既に取得しているＩＤとパスワードを対応
するＩＤ入力欄３０１とパスワード入力欄３０２に、そ
れぞれ入力する。

【００１８】ＩＤとパスワードの入力が完了すると、例
えば図４に示すような、タスク選択画面に進むことがで
きる。図４で示した選択画面では、自分が関わっている
タスクが表示される。クライアント端末２０ａの操作者
が例えばＡＡＡ、ＢＢＢ、ＣＣＣ、ＤＤＤ、ＥＥＥ、Ｆ
ＦＦのタスクに関わっていた場合、図４に示すように、
これら６つのタスクに対応するボタンが表示されてい
る。ステップＳ２０２では、図４に示した画面において
どのタスクについて会議を行いたいか、タスク選択の処
理を行う。

【００１９】クライアント端末２０ａの操作者が、タス
クＡＡＡの会議状況を見たいときには、タスクＡＡＡボ
タン４０１をクリックする。すると次のステップＳ２０
３では、例えば図５に示すタスクＡＡＡに関しての会議
状況を見ることが可能な会議選択画面に進むことができ
る。この画面には、クリックすることにより、あるタス
クに関して各状態を見ることができる画面ボタンが表示
されている。

【００２０】会議登録画面ボタン５０１をクリックすれ
ば、会議を開く場合に主催者となる者が会議の登録を行
う会議登録画面が表示され、会議通知画面ボタン５０２
をクリックすれば、会議主催者が会議参加対象者にメー
ルを送る会議通知画面（後述する）が表示される。

【００２１】同様に、会議通知状況画面ボタン５０３、
会議通知返答画面ボタン５０４、会議予約画面ボタン５
０５、会議後入力画面ボタン５０６、会議全体一覧画面
ボタン５０７をクリックすれば、後述するように各々、
メールを送られた会議参加対象者が会議主催者に対して
返答した結果を表す会議通知状況画面、メールを送られ
た会議参加対象者が会議主催者に対して会議の出席要
否、都合日時を返す会議通知返答画面、会議主催者が会
議を予約する会議予約画面、会議主催者が会議のメモを
入力をする会議後入力画面、全体の流れを表す会議全体
一覧画面が表示される。

【００２２】これらの７つのボタンが図５の画面におい
て表示されており、対応する各々のボタンをクリックす
ることによってそれらの画面に進むことができる。また
図５に示した画面ではこれらのボタンの１つが他と異な
る色により表示（図５では斜線により表示）されること
により、クライアント毎、タスク毎にそのタスクがどう
いう状態におかれているかが判るようになっている。

【００２３】斜線がされていないボタンでもそれをクリ
ックすることにより対応する画面に移ることができる。

【００２４】ここでは、会議登録画面ボタン５０１に色
がついているので、未登録状態であり、登録画面から処
理が必要なことを表している。上述のクライアント端末
２０ａの操作者（大和花子）は会議主催者となって、こ
こで会議開催の登録を行うために会議登録画面ボタン５
０１を選択する。すると図６に示す会議登録画面に進む
ことができる。

【００２５】ステップＳ２０４では、大和花子はクライ
アント端末２０ａの図６に示した入力画面において該当
タスク（ＡＡＡ）について必要なら会議を開催したい旨
の登録入力を行う。即ち、選択入力欄６０１に会議参加
の意思を示す○を入力し、開催希望月日入力欄６０２、
開催希望時間入力欄６０３、及び開催必要理由入力欄６
０４の各々に、開催したい会議の希望日時と開催趣旨
（必要理由）を入力する。この画面で入力された内容
は、会議情報登録部４によって会議情報ファイル４ａに
保存される。

【００２６】次のステップＳ２０５では、例えば図７に
示した画面で会議出席希望対象者を「Ａ」により選択す
る処理を行う。図７は、登録画面で登録した会議主催
者、今の場合、大和花子が会議希望対象者に会議出席伺
いの通知をすることができる会議通知画面である。

【００２７】図７に示した通知画面において、メンバー
名の欄にはタスク情報登録部１０によりタスクファイル
１０ａに登録されているそのタスクに属する会議参加対
象者の一覧が表示される。即ち、会議主催者を含む会議
参加対象者の名前が表示され、会議主催者であることを
示すステップＳ２０４の選択入力欄６０１に入力した○
が返答欄に、開催趣旨入力欄６０４に入力された内容が
理由欄に、例えば「大和太郎さんと大和三郎さんの関わ
った案件で打合せをしたいことがあります」と文章で表
示される。この文章は会議情報ファイル４ａに記憶され
た情報をもとに表示されている。

【００２８】次のステップＳ２０６では、会議主催者が
これを見て、選択入力欄７０１で出席して欲しい会議出
席対象者の対応個所に「Ａ」を入力する。この例では大
和花子は大和太郎と大和次郎、及び大和三郎の出席を希
望して各人の該当個所に「Ａ」を入力している。「Ａ」
を入力し実行ボタン７０２をクリックすることによっ
て、会議出席希望対象者に対して会議開催希望のメール
が送信される。

【００２９】送信された会議開催希望のメールは、図２
（ｂ）のステップＳ２１２において、Ａ選択することに
より、大和花子が出席を希望する者により受信される。

【００３０】このメールに対して該当者は、ステップＳ
２１３で会議の要否、要と考える場合、通知された開催
希望日時が自分にとって都合がつかない場合には都合の
よい開催日時を、ステップＳ２１２において図９に示し
た会議通知返答画面で返答する。

【００３１】図９に示した会議通知返答画面には、左か
ら順に「通知者」、「開催趣旨」、「返答」、「開催希
望日時」、「備考」（コメント）の欄があり、表示項目
は「通知者」、「開催趣旨」、「開催希望日時」があ
り、入力項目は、「返答」、「備考」である。「通知
者」には、会議主催者の名前である大和花子、「開催趣
旨」にはステップＳ２０４の開催趣旨入力欄６０４で登
録した理由、「大和太郎さんと大和三郎さんの関わった
案件で打合せをしたいことがあります」、「開催希望日
時」には最上段に会議の参加の文字が表示される。

【００３２】会議開催希望メールを送った出席希望対象
者の対応するクライアント端末には、主催者が図６の画
面で開催希望月日入力欄６０２、開催時間入力欄６０３
に入力された会議開催の場合に希望する日時が表示され
る。いまの場合、順に、８／１１１４：００、８／１
２１５：００、８／１１１０：００、８／１３１
０：３０、８／１４１６：００という具合に月日及び
開始時刻が表示されている。

【００３３】返答記入欄９０１にはメールを受けた出席
希望対象者は、会議に出席可能な場合は○、不可能な場
合には×を該当個所に入力する。返答記入欄９０２〜９
０６には会議開催の希望日毎に出席の場合の○や欠席の
場合の×を入力する。また備考欄９０７では、会議主催
者に通知したい内容、例えば「休んで返答が遅れました
が出席します」といった文章で入力することもできる。
なお、備考欄９０７は会議の議題のコメントを記入する
欄としてもよい。

【００３４】この会議通知返答処理が終了すると、ステ
ップＳ２０７で会議主催者がＡを入力した会議出席希望
対象者の返信がＹとなり、図８の会議通知状況確認画面
で判断して、ステップＳ２０８で会議の開催日時を決定
することができる。図８に示した表示画面において、上
段に「返答者」、「開催日時」、「備考」、下段に「出
席合意者」、「会議日程ごとの出席可能状況」が表示さ
れている。

【００３５】返答者には、ステップＳ２１３で返答した
大和太郎、大和三郎、大和次郎の名前、開催日時には、
ステップＳ２１３の図９において示した開催日時の表示
項目とそれに対する返答者の意思である返答記入欄９０
１〜９０６の内容が○、×で表示されている。また備考
欄には、備考９０７で入力した内容が表示されている。
また下段の出席合意者として、返答記入欄９０１で○を
入力した人の名前と数が表示されている。

【００３６】会議日程毎の出席可能状況には、開催日時
毎に出席として○を入力した人の名前と数が表示されて
いる。これを見てステップＳ２０８で、会議主催者は会
議が必要かどうか、必要ならば、できるだけ出席者が都
合がつくように会議開催の日時を決定し、その結果に基
づいて、会議室の予約を行う。

【００３７】ステップＳ２０９では、図１０に示すよう
に、予約者欄１００１、予約部屋欄１００２、予約日時
欄１００３が入力項目になっている。ここでは、それぞ
れ予約者として大和花子、予約部屋として８０１、予約
日時として８／１１１０：００と入力する。なお、予
約日時としては、出席者が最大となる開催日時をサーバ
１で自動的に決定する構成としてもよく、会議のキーマ
ンが判明している場合は、当該キーマン（例えば本実施
形態では大和太郎と大和三郎）が出席する日時のうちで
出席者が最大となる開催日時を自動的に決定する構成と
してもよい。予約が終わると、その旨を出席者に対して
決定した会議開催通知のメールを送る。会議が終了する
とステップＳ２１０で図１１の会議後入力処理を行う。

【００３８】ステップＳ２１０では、図１１に示すよう
に、入力者欄１１０１と解決内容欄１１０２の入力項目
があり、入力者として大和花子、解決内容として「大和
太郎さんには・・・の件、大和三郎さんには・・・の件
確認しました」という会議メモを入力する。

【００３９】これで、あるタスクについての会議が終了
したわけであるが、図１２に示すように、会議の一連の
流れを表示する画面が図５の会議全体一覧画面ボタン５
０７をクリックすることによって、閲覧することができ
る。「メンバー名」、「当初返答」、「理由」、「会議
通知済」、「返答結果」、「解決内容」、「会議室」、
「開催日時」が表示項目として、会議参加対象者毎にそ
の登録や返答の入力結果が表示される。「メンバー名」
には、会議参加対象者の名前が大和太郎、大和花子、大
和次郎、大和三郎と表示されている。また「当初返答」
には当初それぞれ、ステップＳ２０４の選択入力６０１
で会議主催者が登録入力した○、入力されていなければ
未の状態である。

【００４０】「理由」には、大和花子が会議を開催した
い理由をステップＳ２０４の図６において開催趣旨入力
欄６０４で入力した内容が、また、「会議通知済」の欄
には、ステップＳ２０５の図７に示した会議通知画面に
おいて、選択欄７０１でＡを入力した大和太郎、大和次
郎、大和三郎の名前、「返答結果」には、大和太郎、大
和次郎と大和三郎がステップＳ２１３の図９の備考欄９
０７で返答した内容、大和太郎の場合、「休んで返答が
遅れましたが出席します」、大和三郎の場合、「欠席の
つもりでしたが、出席します」が表示されている。

【００４１】また、「解決内容」には大和花子がステッ
プＳ２１０の図１１において解決内容入力欄１１０２に
入力した内容が、「大和太郎さんには・・・の件、大和
三郎さんには・・・の件確認いたしました。」、「会議
室」にはステップＳ２０９の図１０において予約部屋入
力欄１００２に登録した部屋が、「開催日時」には、予
約日時欄１００３で入力した日時が、ステップＳ２１３
の図９において返答記入欄９０１に○を返答した会議参
加対象者の行に表示されている。

【００４２】この画面により、会議開催に至った経緯
や、各会議参加対象者の意思がそれぞれ把握でき、ま
た、会議開催後の議事録としても利用できる。印刷ボタ
ン１２０１を押すことで、印刷部９によりプリンター１
１ｂに印刷することができ、書類として残しておくこと
もできる。

【００４３】また、ステップＳ２０３で斜線がされてい
る個所を実行することは必ずしも必要でなく、斜線以外
のボタンをクリックして該当画面を表示させ実行しても
よい。例えば、ステップＳ２０６でメール通知された会
議参加対象者が、会議通知返答画面でステップＳ２１３
の会議出席の要否、都合日時返答を行う前に、会議全体
一覧画面で他の会議参加対象者の状況を見て会議通知返
答画面に入ってもよい。

【００４４】上述の本発明の実施形態によれば、タスク
毎にその会議開催状況が随時、把握できるため、会議参
加対象者の会議に対する意識を全員に認識させることに
より、必要な会議だけを通知し、その会議を開くことに
よって必要な会議だけをしかも議論のある点に絞って開
催できる。その会議の要否の意思表示とそれに対する意
見を会議主催者、会議参加対象者相互に意思の疎通が図
れ、会議の参加に対する認識を高めることができ、ま
た、会議開催後になってもそのときの記録が残すことに
より、会議開催情報の確認ができるという効果がある。

【００４５】

【発明の効果】以上述べたように、本発明によれば、参
加対象者の会議参加に対する意識を全員に認識させ、必
要な会議だけをしかも議論のある点に議題を絞って開催
し、その会議を開くことによって、効率的な会議管理シ
ステムを得る効果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施形態の構成例を示す図。

【図２】本発明の一実施形態の初期画面から会議後入力
までの一例を示すフローチャート。

【図３】本発明の一実施形態の初期画面の一例を示す
図。

【図４】本発明の一実施形態のタスク表示画面の一例を
示す図。

【図５】本発明の一実施形態の会議画面選択の一例を示
す図。

【図６】本発明の一実施形態の会議登録画面一例を示す
図。

【図７】本発明の一実施形態の会議通知画面の一例を示
す図。

【図８】本発明の一実施形態の会議通知状況画面の一例
を示す図。

【図９】本発明の一実施形態の会議通知返答画面の一例
を示す図。

【図１０】本発明の一実施形態の会議予約画面の一例を
示す図。

【図１１】本発明の一実施形態の会議後入力画面の一例
を示す図。

【図１２】本発明の一実施形態の会議全体一覧画面の一
例を示す図。

【符号の説明】

１・・・会議管理サーバ２・・・制御部４・・・会議情報登録部４ａ・・・会議情報ファイル５・・・メール通知部５ａ・・・メールファイル７・・・会議予約部７ａ・・・会議予約ファイル８・・・表示部９・・・印刷部１０・・・タスク情報登録部１０ａ・・・タスクファイル１１ｂ・・・プリンター２０ａ〜２０ｄ・・・クライアント端末

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】会議管理サーバと複数のクライアント端
末がネットワークにより接続され、会議を管理するため
のシステムであって、前記複数のクライアント端末の１つから入力される、会
議開催を希望する旨、その趣旨及び出席希望対象者につ
いての会議開催希望情報を前記会議管理サーバを介して
前記出席希望対象者に対応する他のクライアント端末に
送信する送信部と、前記会議開催希望情報に対して、前記他のクライアント
端末から入力される、前記出席希望対象者の会議開催の
要否及び／又はコメントに基づいて会議開催が決定され
たとき、出席対象者に当該会議開催通知を行う通知部と
を有することを特徴とする会議管理システム。
【請求項２】会議管理サーバと複数のクライアント端
末がネットワークにより接続され、会議を管理するため
のシステムであって、前記複数のクライアント端末の１つから入力される、会
議開催を希望する旨、その趣旨、開催希望日時及び出席
希望対象者についての会議開催希望情報を、前記会議管
理サーバを介して前記出席希望対象者に対応する他のク
ライアント端末に送信する送信部と、前記会議開催希望情報に対して、これらのクライアント
端末から入力される、前記出席希望対象者の会議開催の
要否、要で前記開催希望日時が不可のときの代替開催希
望日時、及びコメントに基づいて会議開催が決定された
とき、出席対象者に、前記開催希望日時及び代替開催希
望日時に基づき決定された日時に開催の会議開催通知を
行う通知部とを有することを特徴とする会議管理システ
ム。
【請求項３】会議管理サーバと複数のクライアント端
末がネットワークにより接続され、会議を管理するため
のシステムであって、前記会議管理サーバは、前記複数のクライアント端末の１つから入力される会議
開催を希望する旨、その趣旨、開催の場合の出席希望対
象者及び開催希望日時の情報を会議情報ファイルに登録
する登録部と、この登録部により登録された前記開催希望日時を付して
会議開催を希望する旨を前記出席希望対象者の前記クラ
イアント端末に通知する第１の通知部と、前記出席希望対象者の前記クライアント端末から入力さ
れ返答された、会議開催希望に対する賛否及び賛成のと
きの前記開催希望日時の出席の可否、否のときの出席可
能な出席可能日時、及びその会議開催に対するコメント
を受信する受信部と、この受信部により受信された前記会議開催の賛否、出席
の可否、出席可能日時、及びコメントに基づいて、会議
開催が決定された場合、当該会議開催日時を会議出席可
能な者の前記クライアント端末に通知する第２の通知部
とを有することを特徴とする会議管理システム。
【請求項４】会議管理サーバと複数のクライアント端
末がネットワークにより接続され、会議を管理するため
のシステムであって、前記複数のクライアント端末の１つから入力される、会
議開催を希望する旨、その趣旨、開催希望日時及び出席
希望対象者についての会議開催希望情報を、前記会議管
理サーバを介して前記出席希望対象者に対応する他のク
ライアント端末に送信する送信部と、前記会議開催希望情報に対して、前記他のクライアント
端末から入力される、前記出席希望対象者の会議開催の
要否、要で前記開催希望日時が不可のときの代替開催希
望日時、及びコメントに基づいて、会議開催が決定され
たとき出席対象者に、前記開催希望日時及び代替開催希
望日時に基づき決定された日時に開催の会議開催通知を
行う通知部と、開催された後、当該会議においてなされた発言を蓄積す
る蓄積部と、この蓄積部にアクセスし、前記会議の過程を閲覧可能な
表示部とを有することを特徴とする会議管理システム。
【請求項５】前記送信部による会議開催希望情報の送
信及び前記通知部による会議開催通知は、電子メールに
より行われることを特徴とする請求項２又は４に記載の
会議管理システム。
【請求項６】前記表示部は、前記クライアント端末に
前記会議の過程を画面表示させることを特徴とする請求
項４に記載の会議管理システム。
【請求項７】複数のクライアント端末のうちの１つか
ら入力される、会議開催を希望する旨、その趣旨及び出
席希望対象者についての会議開催希望情報を受信する受
信部と、この受信部により受信した前記会議開催希望情報を前記
出席希望対象者に対応する他のクライアント端末に送信
する送信部と、この送信部により送信された前記会議開催希望情報に対
して、前記他のクライアント端末から入力される、前記
出席希望対象者の会議開催の要否及び／又はコメントに
基づいて会議開催が決定されたとき、出席対象者に当該
会議開催通知を行う通知部とを有することを特徴とする
会議管理システム。