JP2007011479A - スケジュール調整装置、スケジュール調整方法およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 会議などを効率よく開催できるようにすること。
【解決手段】 参加者情報管理ＤＢ１８に登録された参加者の役割ごとに、個人のスケジュール情報が保存されたスケジュール管理ＤＢ１６を参照して、参加者のスケジュールを調査して共通の空時間帯を検索してスケジュールを決定する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、会議などに参加する参加者のスケジュールを自動的に調整するための技術に関する。

従来、会議を開催する場合に、主催者は参加者に対して電話をかけたり、電子メールを送信したりして参加者のスケジュールを確認することにより、日程などを調整していた。

しかし、そもそもその会議の参加者がその会議において同じ役割で有るならば、参加者は、ＡさんでもＢさんでもよく、いずれか１人で足りる場合がある。従前は、このような場合であっても、出席者はＡさんと決めて、忙しいＡさんの空時間を探すのに苦労することも多かった。

また、ＡさんとＢさんの両方に出席をお願いすることもあった。

上記のようなケースでは、参加者をＡさんと決めるのではなく、また、ＡさんとＢさんの両方に参加してもらうのではなく、役割に基づいて参加者を選択した方が効率よく会議を開催することができる。

ここで、会議室の設備条件及び会議開催範囲条件を満足する全ての空き会議室の空き日時帯を調べるとともに、参加者名および主催者名の共通空き日時帯を調べて、両方の日時帯が一致した日時帯を会議開催日時帯と決定して参加者名および主催者名の個人のスケジュール情報および空き会議室の会議予約スケジュール情報の同一日時帯に主催者名と会議名とを予約することで、会議の主催者が参加者に電話等をかけなくとも、参加者の共通空き日時帯と所望の空き会議室を短時間で自動的に決定して会議開催日時帯と会議室を知らせることができる技術が提案されている（例えば、特許文献１参照）。

また、会議スタイル選択サーバは、クライアント端末から送出される、参加者情報を含む会議開催の基本情報（会議の目的（決済、周知、報告、アイディア出し（ブレス）等）、会議の参加者とその役割、会議の開催希望月、会議時間、配布資料枚数）が入力されると、入力された情報に基づいて、環境負荷を低減した会議スタイルを選択してクライアント端末に送信することで、環境負荷を低減した会議スタイルを選択することができる技術が提案されている（例えば、特許文献２参照）。
特開平９−１２０４１９号公報 特開２００４−２２０４４５号公報

しかしながら、上述した従来例においては次のような問題点があった。

どのような会議参加者を選択するかについて、会議参加者をその会議の役割ごとに区別して、役割ごとに空時間帯のある参加者を会議に召集することができなく、会議開催が煩わしく、会議開催の効率化を図ることが困難であった。

本発明は、以上説明した事情に鑑みてなされたものであり、その目的は、会議などを効率よく開催できるようにすることである。

請求項１記載の発明は、個人のスケジュール情報が保存されたスケジュール管理手段と、参加者の役割が登録された参加者情報管理手段とを備え、役割ごとに参加者のスケジュールを調査して共通の空時間帯を検索してスケジュールを決定することを特徴とするスケジュール調整装置である。

請求項２記載の発明は、請求項１記載のスケジュール調整装置において、参加者情報管理手段には、プロジェクトやテーマ毎に参加者の役割が変更されて保存されることを特徴とする。

請求項３記載の発明は、請求項１または２記載のスケジュール調整装置において、特定の人を会議の必須出席者として参加者のスケジュールを調査して共通の空時間帯を検索してスケジュールを決定することを特徴とする。

請求項４記載の発明は、請求項１から３のいずれか１項に記載のスケジュール調整装置において、指定された役割情報などの利用履歴を保存する利用履歴情報保存手段をさらに備え、保存しておいた役割情報を利用して、参加者のスケジュールを調査して共通の空時間帯を検索してスケジュールを決定することを特徴とする。

請求項５記載の発明は、請求項１から４のいずれか１項に記載のスケジュール調整装置において、施設の予約情報が保存された施設管理手段と、使用するプロジェクターやマイクやその他の備品などの予約情報が保存された備品管理手段とをさらに備え、施設および備品を利用できる空時間帯を検索してスケジュールを決定することを特徴とする。

請求項６記載の発明は、参加者情報管理手段に登録された参加者の役割ごとに、個人のスケジュール情報が保存されたスケジュール管理手段を参照して、参加者のスケジュールを調査して共通の空時間帯を検索してスケジュールを決定することを特徴とするスケジュール調整方法である。

請求項７記載の発明は、請求項６記載のスケジュール調整方法において、参加者情報管理手段には、プロジェクトやテーマ毎に参加者の役割が変更されて保存されることを特徴とする。

請求項８記載の発明は、請求項６または７記載のスケジュール調整方法において、特定の人を会議の必須出席者として参加者のスケジュールを調査して共通の空時間帯を検索してスケジュールを決定することを特徴とする。

請求項９記載の発明は、請求項６から８のいずれか１項に記載のスケジュール調整方法において、利用履歴情報保存手段に保存されている利用履歴のうち、以前に指定された役割情報を利用して、参加者のスケジュールを調査して共通の空時間帯を検索してスケジュールを決定することを特徴とする。

請求項１０記載の発明は、請求項６から９のいずれか１項に記載のスケジュール調整方法において、施設の予約情報が保存された施設管理手段および使用するプロジェクターやマイクやその他の備品などの予約情報が保存された備品管理手段を参照して、施設および備品を利用できる空時間帯を検索してスケジュールを決定することを特徴とする。

請求項１１記載の発明は、コンピュータに、参加者情報管理データベースに登録された参加者の役割ごとに、個人のスケジュール情報が保存されたスケジュール管理データベースを参照して、参加者のスケジュールを調査して共通の空時間帯を検索してスケジュールを決定する機能を実現させることを特徴とするプログラムである。

請求項１２記載の発明は、請求項１１記載のプログラムにおいて、コンピュータに、プロジェクトやテーマ毎に参加者の役割が変更されて保存されている参加者情報管理データベースに登録された参加者の役割ごとに、スケジュールを決定する機能を実現させることを特徴とする。

請求項１３記載の発明は、コンピュータに、請求項１１または１２記載のプログラムにおいて、特定の人を会議の必須出席者として参加者のスケジュールを調査して共通の空時間帯を検索してスケジュールを決定する機能を実現させることを特徴とする。

請求項１４記載の発明は、コンピュータに、請求項１１から１３のいずれか１項に記載のプログラムにおいて、利用履歴情報保存手段に保存されている利用履歴のうち、以前に指定された役割情報を利用して、参加者のスケジュールを調査して共通の空時間帯を検索してスケジュールを決定する機能を実現させることを特徴とする。

請求項１５記載の発明は、コンピュータに、請求項１１から１４のいずれか１項に記載のプログラムにおいて、施設の予約情報が保存された施設管理手段および使用するプロジェクターやマイクやその他の備品などの予約情報が保存された備品管理手段を参照して、施設および備品を利用できる空時間帯を検索してスケジュールを決定する機能を実現させることを特徴とする。

本発明によれば、会議などを効率よく開催できるようになる。

以下、本発明の第１の実施形態について図面を参照して詳細に説明する。

会議の参加者や日程などのスケジュールを調整する装置に本発明を適用した場合について説明する。

図１を参照すると、本実施の形態における会議日程調整装置１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１と、ＲＯＭ（Read Only Memory）１２と、ＲＡＭ（Random Access Memory）１３と、通信制御部１４と、スケジュール管理ＤＢ（Data Base）１５と、会議室管理ＤＢ１６と、備品管理ＤＢ１７と、参加者情報管理ＤＢ１８と、利用履歴情報ＤＢ１９とから構成され、これらの各部はメインバス２０によって接続されている。また、図示しない、操作入力部と、表示部と、ＨＤ（Hard Disk）などを備えている。

ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１１２やＨＤに格納されている各種プログラムを実行することにより、メインバス２０を介して接続されている装置各部を制御する。

ＲＯＭ１２には、装置各部の基本制御を司るプログラムや静的なデータが格納されている。また、ＲＡＭ１３は、ＣＰＵのワークエリアとして用いられ、ＣＰＵ１１により実行されるプログラムや、各種データが一時的に格納される。

通信制御部１４は、イーサネット（登録商標）などのネットワークに接続され、外部の機器との情報伝達を行う。

また、操作入力部は、キーボードやマウスなどを備え、これらのキーボードやマウスの操作に応じた操作信号をＣＰＵに出力する。表示部は、ＣＲＴ（Cathode-Ray Tube）またはＬＣＤ（Liquid Crystal Display）などである。

ＨＤには、オペレーティングシステムなどの当該会議日程調整装置１０を制御するための各種ソフトウェアが格納されている。また、このＨＤは、個人のスケジュール情報を保存するスケジュール管理ＤＢ１５、会議室の予約情報を保存する会議室管理ＤＢ１６、プロジェクターやマイクなどの会議に使用する備品の予約情報を保存する備品管理ＤＢ１７、会議参加者の役割を登録する参加者情報管理ＤＢ１８およびそれを利用した履歴を保存する利用履歴情報ＤＢ１９を有する。

次に、本実施形態の動作について説明する。まず、スケジュール調整を行う前提として、本会議日程調整装置１０の参加者情報管理ＤＢ１８には、利用者の検討者、有識者、関係者などの役割に関する情報が、例えば、図３に示すように登録されているものとする。

図２は、会議の参加者や日程などのスケジュールを調整する場合の本会議日程調整装置１０各部の動作を例示するフローチャートである。

まず、操作入力部が、会議開催者が入力した、会議に必要な役割、会議時間、必要な備品などの条件データを受け付ける。ＣＰＵ１１は、受け付けた役割データに基づいて参加者情報管理ＤＢ１８を参照してその役割に対応付けられている参加者を特定し、スケジュール管理ＤＢ１６を参照して参加者に共通な空時間帯を検索する（Ｓ２０１）。例えば有識者としてＡさんとＢさんとＣさんが登録されている場合は、この３人の内誰か１人の空時間帯が含まれるように共通な空時間帯を検索する。

図３に示すように、本会議日程調整装置１０の利用者をプロジェクトやテーマ毎にその役割を変更して、参加者情報管理ＤＢ１８に予め登録しておき、条件データとしてプロジェクト名やテーマ名を受け付け、そのプロジェクト名やテーマ名に合った役割の会議参加者を選択することであってもよい。このようにすれば、利用者は会議参加者の選択条件にプロジェクト名やテーマ名を入力することにより、会議に必要な参加者を選択することができるため、参加者の選択を効率よく行うことができる。

次に、ＣＰＵ１１は、会議室管理ＤＢ１５を参照して、上記の検索結果を元にして空いている会議室を検索する（Ｓ２０２）。

備品が必要な場合は、ＣＰＵ１１は、さらに会議室管理ＤＢ１５を参照して、上記の検索結果を元にして空いている備品を検索する（Ｓ２０３）。

表示部は、上記の検索結果から抽出された会議の開催日程情報を出力し、利用者によりその会議の開催日程が確認され（Ｓ２０４）、適当であるならば次の予約作成に進む（Ｓ２０４／ＯＫ）。適当でない場合（Ｓ２０４／ＮＧ）は、会議開催の条件が見直され再度入力の受付けを行う。

上記のステップＳ２０４でＯＫである場合には、ＣＰＵ１１は、スケジュール管理ＤＢ１６に参加者の予約を登録する（Ｓ２０５）。また、会議室管理ＤＢ１５に会議室の予約を、備品管理ＤＢ１７に備品の予約を登録する。

通信制御部１４は、会議参加者が用いるパーソナルコンピュータなどの情報処理装置に対して、電子メールなどで開催通知を発行する（Ｓ２０６）。

なお、上記のステップＳ２０１で、会議参加者の選択に関し、その選択条件に特定の人が指定されるように構成してもよい。そして、ＣＰＵ１１は、指定されたその人が必ず会議に参加できるような条件で、共通の空時間帯を検索するものとする。このようにすれば、役割から会議参加者を選択するため、同じ役割であるならば誰が参加者であるかは問わないが、会議によっては特定の人を会議の参加者にしたい場合があり、そのような場合には、必ずその特定の人が会議に参加できるようにスケジュール調整を行うことができる。

上記の実施の形態によれば、会議を開催する場合に、検討者、有識者、関係者などの役割で参加者を指定できるため、同じ役割で有れば、Ａさんが参加できなくても、Ｂさんが参加できれば会議を開催できるので、会議を効率よく開催することができる。

次に、本発明の第２の実施形態について説明する。

基本的な構成は、上記の第１の実施形態と同様であるので、重複する説明は省略する。

会議日程調整装置１０は、利用される度にその利用履歴を利用履歴情報ＤＢ１９に保存する。操作入力部が、会議開催者が入力した、会議名などの条件データを受け付ける。すなわち、利用者は、会議参加者の選択において、複数の役割を入力する代わりに、会議名を入力する。ＣＰＵ１１は、受け付けた会議名データに基づいて利用履歴情報ＤＢ１９を参照して会議名より前回の履歴を検索して自動的に役割を指定する。

以降、その指定された役割から参加者を特定し、その会議参加者のスケジュールを調査して共通の空時間帯を検索する処理は上記の第１の実施形態と同様である。

上記の実施の形態によれば、会議を開催する場合に、同じ会議を続けて行うことが多々あるが、そのような場合に、利用者は会議参加者の選択条件に会議名を入力することにより、前回と同じ役割を指定することができる。

なお、上述する各実施の形態は、本発明の好適な実施の形態であり、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々変更実施が可能である。例えば、上記の実施の形態における会議日程調整装置１０の機能を実現するためのプログラムを装置に読込ませて実行することにより本会議日程調整装置の機能を実現する処理を行ってもよい。さらに、そのプログラムは、コンピュータ読み取り可能な記録媒体であるＣＤ−ＲＯＭまたは光磁気ディスクなどを介して、または伝送媒体であるインターネット、電話回線などを介して伝送波により他のコンピュータシステムに伝送されてもよい。

上述する各実施の形態は、各機能が１つのコンピュータシステムとして実現されている構成について説明したが、機能毎に複数のサーバ装置などが追加された構成にも適用可能であることはもちろんである。

本発明の実施形態における会議日程調整装置の概略構成図である。 本発明の実施形態における調整処理動作を示すフローチャートである。 参加者情報管理ＤＢに格納されるデータ構造の一例を示す図である。

符号の説明

１ 会議日程調整装置
１１ ＣＰＵ
１２ ＲＯＭ
１３ ＲＡＭ
１４ 通信制御部
１５ スケジュール管理ＤＢ
１６ 会議室管理ＤＢ
１７ 備品管理ＤＢ
１８ 参加者情報管理ＤＢ
１９ 利用履歴情報ＤＢ
２０ メインバス

Claims (15)

1. 個人のスケジュール情報が保存されたスケジュール管理手段と、
   参加者の役割が登録された参加者情報管理手段と
   を備え、
   役割ごとに参加者のスケジュールを調査して共通の空時間帯を検索してスケジュールを決定することを特徴とするスケジュール調整装置。
2. 前記参加者情報管理手段には、プロジェクトやテーマ毎に参加者の役割が変更されて保存されることを特徴とする請求項１記載のスケジュール調整装置。
3. 特定の人を会議の必須出席者として参加者のスケジュールを調査して共通の空時間帯を検索してスケジュールを決定することを特徴とする請求項１または２記載のスケジュール調整装置。
4. 指定された役割情報などの利用履歴を保存する利用履歴情報保存手段をさらに備え、
   保存しておいた役割情報を利用して、参加者のスケジュールを調査して共通の空時間帯を検索してスケジュールを決定することを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載のスケジュール調整装置。
5. 施設の予約情報が保存された施設管理手段と、
   使用するプロジェクターやマイクやその他の備品などの予約情報が保存された備品管理手段と
   をさらに備え、
   前記施設および前記備品を利用できる空時間帯を検索してスケジュールを決定することを特徴とする請求項１から４のいずれか１項に記載のスケジュール調整装置。
6. 参加者情報管理手段に登録された参加者の役割ごとに、個人のスケジュール情報が保存されたスケジュール管理手段を参照して、参加者のスケジュールを調査して共通の空時間帯を検索してスケジュールを決定することを特徴とするスケジュール調整方法。
7. 前記参加者情報管理手段には、プロジェクトやテーマ毎に参加者の役割が変更されて保存されることを特徴とする請求項６記載のスケジュール調整方法。
8. 特定の人を会議の必須出席者として参加者のスケジュールを調査して共通の空時間帯を検索してスケジュールを決定することを特徴とする請求項６または７記載のスケジュール調整方法。
9. 利用履歴情報保存手段に保存されている利用履歴のうち、以前に指定された役割情報を利用して、参加者のスケジュールを調査して共通の空時間帯を検索してスケジュールを決定することを特徴とする請求項６から８のいずれか１項に記載のスケジュール調整方法。
10. 施設の予約情報が保存された施設管理手段および使用するプロジェクターやマイクやその他の備品などの予約情報が保存された備品管理手段を参照して、前記施設および前記備品を利用できる空時間帯を検索してスケジュールを決定することを特徴とする請求項６から９のいずれか１項に記載のスケジュール調整方法。
11. コンピュータに、
    参加者情報管理データベースに登録された参加者の役割ごとに、個人のスケジュール情報が保存されたスケジュール管理データベースを参照して、参加者のスケジュールを調査して共通の空時間帯を検索してスケジュールを決定する機能を実現させることを特徴とするプログラム。
12. コンピュータに、
    プロジェクトやテーマ毎に参加者の役割が変更されて保存されている前記参加者情報管理データベースに登録された参加者の役割ごとに、前記スケジュールを決定する機能を実現させることを特徴とする請求項１１記載のプログラム。
13. コンピュータに、
    特定の人を会議の必須出席者として参加者のスケジュールを調査して共通の空時間帯を検索してスケジュールを決定する機能を実現させることを特徴とする請求項１１または１２記載のプログラム。
14. コンピュータに、
    利用履歴情報保存手段に保存されている利用履歴のうち、以前に指定された役割情報を利用して、参加者のスケジュールを調査して共通の空時間帯を検索してスケジュールを決定する機能を実現させることを特徴とする請求項１１から１３のいずれか１項に記載のプログラム。
15. コンピュータに、
    施設の予約情報が保存された施設管理手段および使用するプロジェクターやマイクやその他の備品などの予約情報が保存された備品管理手段を参照して、前記施設および前記備品を利用できる空時間帯を検索してスケジュールを決定する機能を実現させることを特徴とする請求項１１から１４のいずれか１項に記載のプログラム。

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