JP4803496B2 - 遠隔会議開催システム、遠隔会議開催方法、制御装置、制御方法及び制御プログラム - Google Patents

Description

本発明は、遠隔会議開催システム、遠隔会議開催方法、制御装置、制御方法及び制御プログラムに関し、特に、スケジュール情報とプレゼンス情報とを利用して希望する「時間」分の会議が開催できる遠隔会議開催システム、遠隔会議開催方法、制御装置、制御方法及び制御プログラムに関する。

近年、インターネットの普及や技術の進歩によって、離れている者同士が相互に顔を見ながら会話できるＷｅｂ（web site）会議やテレビ会議が利用されている。

このＷｅｂ会議やテレビ会議等の遠隔で開催される会議には、ある一定の期間内に、所望の会議時間さえ確保されれば十分なものがある。

すなわち、Ｗｅｂ会議やテレビ会議等の会議において実現すべき機能は、「いつまでに、どれだけの時間の会議を行うか」によって、Ｗｅｂ会議やテレビ会議の開催を決定することである。

しかしながら、このような場合であっても、従来のＷｅｂ会議やテレビ会議では、「いつからいつまで会議を行うか」を定義する必要があった。

そのため、会議の開催者は、会議の参加者のスケジュール調整を行い、開始時刻と終了時刻とを決定し、会議を予約しなければならなかった。

また、このように決定された遠隔会議において、従来では、開催予定時刻になっても予定参加者が離席中という場合があった。これを回避するために、従来では遠隔会議を開催できるか否かを開催予定時刻の直前に電話等の別の手段を用いて確認するなどの作業が必要であった。

そこで、遠隔会議に参加する当事者のスケジュール情報やプレゼンス情報を用いた遠隔会議装置としてのＴＶ会議支援システムに関するものが、特許文献１乃至４に記載されている。
特開２００５−２２３６５０号公報 特開２００６−３０３６０７号公報 特開平０９−１２０４１９号公報 特開平１０−２０７９４４号公報

ところで、特許文献１乃至４に記載された従来のＴＶ会議支援システムに関するものには、ユーザ情報とスケジュール情報とを用いて会議の開催時刻を検索し、会議の準備と実施を容易にする技術が開示されている。

しかしながら、特許文献１乃至４に開示されているものでは、いずれも会議に必要な要素が「時刻から時刻」であって、本来、必要な要素が「時間」であることを利用し、会議の開催者が指定すべき会議条件を簡易化すべく、会議に必要な「時間」を指定し、その条件を満たす会議を動的に定義することにより、会議が開催されるという技術は開示されていない。

すなわち、特許文献１乃至４に記載されたものでは、会議に必要な時間の概念が会議の開始時刻と終了時刻に拘束されており、会議の開催自体が開始時刻もしくは終了時刻に依存している。

従って、特許文献１乃至４に記載されたものでは、遠隔会議の開催が開始時刻もしくは終了時刻に依存してしまうので、適切な会議の設定や予約ができず、会議を開催することができないという問題があった。

また、特許文献１乃至４に記載されたものでは、参加予定者のプレゼンス情報を用いて、その参加予定者が通話可能である場合には、その参加予定者に発信するようになっているが、単に通話による電話会議への参加を促しているに過ぎない。

従って、遠隔会議の参加予定者のプレゼンス状態によって、その参加予定者が会議に参加できるか否かを判定しているに過ぎず、会議自体を開催するか否かを判定することができないので、会議開催についてスムーズに設定することができないという問題があった。

本発明は、上記問題点に鑑みてなされたものであり、スケジュール情報とプレゼンス情報とを利用して希望する会議の時間が確保できる場合に会議を開催するように設定し、会議開催の設定をスムーズに行う遠隔会議開催システム、遠隔会議開催方法、制御装置、制御方法及び制御プログラムを提供することを目的とする。

本発明に係る遠隔会議開催システムは、
会議時間と会議の参加者情報とを有する会議条件を入力する会議条件入力装置と、前記会議条件を取得する制御装置と、会議に参加する参加者のスケジュール情報を前記制御装置に送信するスケジュール管理装置と、前記参加者の在席か否かのプレゼンス情報を前記制御装置に送信するプレゼンス管理装置とを備える遠隔会議開催システムであって、
前記会議条件入力装置は、
前記制御装置に会議条件を入力する会議条件入力手段を備え、
前記スケジュール管理装置は、
前記会議に参加する参加者のスケジュール情報を前記制御装置に送信するスケジュール情報送信手段を備え、
前記プレゼンス管理装置は、
前記参加者の在席か否かのプレゼンス情報を前記制御装置に送信するプレゼンス情報送信手段を備え、
前記制御装置は、
前記会議条件入力装置から前記会議条件を取得する会議条件取得手段と、
前記スケジュール管理装置から送信される前記スケジュール情報を取得するスケジュール情報取得手段と、
前記プレゼンス管理装置から送信される前記プレゼンス情報を取得するプレゼンス情報取得手段と、
前記スケジュール情報取得手段又は前記プレゼンス情報取得手段の少なくとも一方が、前記スケジュール情報又は前記プレゼンス情報の状態を判定する判定手段と、を備え、
前記判定手段は、
前記スケジュール情報又は前記プレゼンス情報により、前記会議に参加する参加者が、前記会議時間、前記会議に参加することができる場合には会議の予約を行い、
前記プレゼンス管理装置は、
会議の定義として決定された前記会議の開始時間に合わせて前記プレゼンス情報を送信する定義プレゼンス情報送信手段を更に備え、
前記制御装置は、
前記会議条件と前記スケジュール情報とから、会議の開始時刻及び終了時刻を前記会議の定義として決定する会議計算手段と、
前記プレゼンス管理装置から前記会議の定義に基づいて送信される前記プレゼンス情報を取得する定義プレゼンス情報取得手段と、
取得した前記プレゼンス情報と前記会議の定義とから、前記会議に参加する参加者が在席中で、会議の開始が可能であるか否かを判断するプレゼンス状態判定手段と、を更に備え、
前記プレゼンス状態判断手段は、
前記会議に参加する参加者が在席中で、前記会議時間の前記会議の開始が可能である場合には、前記会議の定義を予約し、
前記会議時間の前記会議の開始が不可能である場合には、再度、前記会議計算手段によって前記会議の定義が再定義される会議予約再設定手段を備える、
ことを特徴とする。
また本発明に係る遠隔会議開催システムは、
会議時間と会議の参加者情報とを有する会議条件を入力する会議条件入力装置と、前記会議条件を取得する制御装置と、会議に参加する参加者のスケジュール情報を前記制御装置に送信するスケジュール管理装置と、前記参加者の在席か否かのプレゼンス情報を前記制御装置に送信するプレゼンス管理装置とを備える遠隔会議開催システムであって、
前記会議条件入力装置は、
前記制御装置に会議条件を入力する会議条件入力手段を備え、
前記スケジュール管理装置は、
前記会議に参加する参加者のスケジュール情報を前記制御装置に送信するスケジュール情報送信手段を備え、
前記プレゼンス管理装置は、
前記参加者の在席か否かのプレゼンス情報を前記制御装置に送信するプレゼンス情報送信手段を備え、
前記制御装置は、
前記会議条件入力装置から前記会議条件を取得する会議条件取得手段と、
前記スケジュール管理装置から送信される前記スケジュール情報を取得するスケジュール情報取得手段と、
前記プレゼンス管理装置から送信される前記プレゼンス情報を取得するプレゼンス情報取得手段と、
前記スケジュール情報取得手段又は前記プレゼンス情報取得手段の少なくとも一方が、前記スケジュール情報又は前記プレゼンス情報の状態を判定する判定手段と、を備え、
前記判定手段は、
前記スケジュール情報又は前記プレゼンス情報により、前記会議に参加する参加者が、前記会議時間、前記会議に参加することができる場合には会議の予約を行い、
前記制御装置は、
前記会議条件を更新しながら管理する会議条件管理手段と、
取得した前記プレゼンス情報から、前記会議に参加する参加者が在席中か否かを判断するプレゼンス状態判定手段と、
前記プレゼンス状態判定手段によって前記会議に参加する参加者の全てが在席中である場合には、前記スケジュール情報送信手段によって送信される前記参加者のスケジュール情報を取得する判定スケジュール情報取得手段と、
前記判定スケジュール情報取得手段により取得した前記スケジュール情報によって、前記会議に参加する参加者に前記会議時間が空いているか否かを判断するスケジュール状態判定手段と、を更に備え、
前記スケジュール状態判定手段は、
前記会議に参加する参加者の全てのスケジュールが空いている場合には、前記会議を予約する
ことを特徴とする。

また本発明に係る遠隔会議開催システムは、前記判定手段が、前記スケジュール情報及び前記プレゼンス情報により、前記会議に参加する参加者が、前記会議時間、前記会議に参加することができない場合には、参加者の条件を緩和することにより前記スケジュール情報及び前記プレゼンス情報を充足する追加条件付加手段を更に備えるようにしても良い。

本発明によれば、会議がいつ開始できるかについて、スケジュール情報とプレゼンス情報とによって決定することができるので、会議の開始時刻と終了時刻を指定すること無く、時間を設定して会議を開催することができる。

これにより、開催者は、参加者のスケジュール調整を行う必要がなくなると共に、参加者は、会議の開催のために有効なスケジュールの空き時間を見落としたり、スケジュール的に無理を通して開催時刻を決める必要がなくなる。

また、プレゼンス情報を用いて参加者の在席を確認してから会議が予約されるので、会議の参加者が在席しているときに会議を開催することができる。

これにより、会議開催者は、会議に必要な基本的な要素を規定するだけで、希望の期間内に必要な時間分の会議が、参加者が在席している状態で開催することができ、かくして、会議開催の設定をスムーズに行う遠隔会議開催システム、遠隔会議開催方法、制御装置、制御方法及び制御プログラムを実現できる。

次に、本発明の実施の形態の構成について図面を参照して詳細に説明する。
（第１の実施の形態）
（１）第１の実施の形態による遠隔会議開催システム
（１−１）遠隔会議開催システムの構成
次に、本発明の第１の実施の形態による遠隔会議開催システムの構成について、図面を参照して詳細に説明する。

図１を参照すると、遠隔会議開催システムは、会議を開こうとする者（以下、開催者という。）Ａの端末等である会議条件入力装置１と、ネットワーク１１と、プログラム制御により動作する制御装置２と、スケジュール管理装置３と、会議の定義を記憶する記憶装置である会議定義記憶部４と、プレゼンス管理装置５と、遠隔会議装置６と、会議に参加する者（以下、参加者という。）の端末（以下、参加者端末という。）７１から７３と、ネットワーク１２とを備えている。

この第１の実施の形態では、従来から用いられているスケジュール管理装置３と、プレゼンス管理装置５と、遠隔会議装置６とを利用するので、先にこれらから説明する。

スケジュール管理装置３は、スケジュール記憶部３１と、スケジュール情報制御装置３２と、ネットワーク３３と、スケジュールの登録及び確認を行うスケジュール管理端末３４とを備えている。

プレゼンス管理装置５は、プレゼンス記憶部５１と、プレゼンス情報制御装置５２と、通信装置５３と、個人端末５４と、プレゼンスの入力や確認を行うプレゼンス管理端末５５と、ネットワーク５６とを備えている。

遠隔会議装置６は、遠隔会議制御装置６１と、参加者用の参加者端末７１から７３と、ネットワーク７４とを備えている。

従来のスケジュール管理装置３は、概略次のように動作する。

まず、スケジュールの登録者がスケジュール管理端末３４等から自分のスケジュールを登録すると共に、サーバ等のスケジュール情報制御装置３２がそのスケジュール情報をスケジュール記憶部３１に保存する。

スケジュール登録者や他の許可された閲覧者が、スケジュール管理端末３４等からスケジュール情報を問い合わせる場合、スケジュール情報制御装置３２がスケジュール記憶部３１に保存されたスケジュールを取得し、スケジュール管理端末３４等に表示することで、スケジュールを確認することができる。

また、従来からあるプレゼンス管理装置５は、概略次のように動作する。

プレゼンスの登録者がプレゼンス管理端末５５等から手動で自分のプレゼンス情報を登録したり、或いは携帯している自己の個人端末５４がネットワーク５６上の通信装置５３と通信するなどによって位置情報をプレゼンス情報制御装置５２に通知することにより、プレゼンス情報制御装置５２が、各自のプレゼンス情報をプレゼンス記憶部５１に保存する。

ここで、本実施の形態では、このプレゼンス情報とは、プレゼンスの登録者が個人端末５４やプレゼンス管理端末５５などにより、ネットワーク５６にログインしているか否かを示す情報であって、ネットワーク５６にログインしていることにより、ネットワーク５６を介してプレゼンスの登録者を在席中であると判断することとする。

これにより、プレゼンス情報制御装置５２は、プレゼンス記憶部５１に、プレゼンスの登録者のプレゼンス情報を保存することにより、プレゼンスの登録者の在席か否かを判断することができる。

なお、本実施の形態では、プレゼンス情報がネットワーク５６にログインしている状態に限定されるものではなく、例えば、個人端末５４にカメラ（図示せず）を備え、そのカメラによってプレゼンスの登録者のプレゼンスを判断したり、或いはプレゼンス管理端末５５に指紋認証機能を備え、プレゼンス管理端末５５を使用する使用者を認証することにより、プレゼンスの登録者のプレゼンスを判断してもよい。

なお、プレゼンス情報をプレゼンス記憶部５１に保存しない場合であっても、問い合わせの度に、プレゼンス情報制御装置５２がその都度、プレゼンス情報を確認する実施の形態であっても良い。

これにより、許可された閲覧者が、プレゼンス管理端末５５等からプレゼンス情報を問い合わせた場合には、プレゼンス情報制御装置５２が、プレゼンス記憶部５１から保存されているプレゼンス情報を取得し、プレゼンス管理端末５５等に表示することで、プレゼンスを確認することができる。

また、従来からある遠隔会議装置６は、概略次のように動作する。

会議の参加者が各自で有する参加者端末７１から７３等を用いて、ネットワーク７４を介して遠隔会議制御装置６１に対し、会議室を定義（会議を予約することを意味する。）し、Ｗｅｂや電話・テレビなどの端末に画像や音声を表示することにより遠隔で会議を行うことができる。

次に図２を参照すると、会議条件入力装置１と、制御装置２と、スケジュール管理装置３と、会議定義記憶部４と、プレゼンス管理装置５と、遠隔会議制御装置６１と、参加者端末７１から７３との接続状態がブロック図により記載されている。

この図２では、図１で示したように、スケジュール管理装置３がスケジュール記憶部３１を備え、プレゼンス管理装置５がプレゼンス記憶部５１を備えていると共に、本実施の形態の特徴である制御装置２の構造について記載されている。

制御装置２は、スケジュール管理装置３のスケジュール記憶部３１から参加者のスケジュール情報を取得するスケジュール情報取得部２１と、そのスケジュール情報をもとに可能な会議開催時刻を計算する会議計算部２２と、タイマや時計などの時間計測部２６（外部から時間通知を受け取る場合もこれに含む。）と、プレゼンス管理装置５のプレゼンス記憶部５１から参加者のプレゼンス情報を取得するプレゼンス状態取得部２３と、取得したプレゼンス状態を用いて会議開催が可能かどうかを判定するプレゼンス状態判定部２５と、遠隔会議装置６に対し会議を予約する会議予約部２４とを含んでいる。

これらの各部はそれぞれ概略つぎのように動作する。

スケジュール情報取得部２１は、入力された会議条件のうちの参加者の情報に基づいて、スケジュール管理装置３に含まれるスケジュール記憶部３１から参加者のスケジュール情報を直接抽出する、また或いはスケジュール情報制御装置３２へ問い合わせるなどの処理を行い、参加者のスケジュール情報を取得する。

会議計算部２２は、参加者のスケジュール情報を基に、会議をどの日時（時刻）からどの日時（時刻）までの間で開催できるかを計算すると共に、この計算結果（以下、会議の定義という。）を会議定義記憶部４に保存する。

時間計測部２６は、会議定義に含まれる会議開催予定時刻が近づいたことを判定する。

プレゼンス情報取得部２３は、会議定義記憶部４に保存された会議条件のうち、参加者の情報に基づいて、プレゼンス管理装置５に含まれるプレゼンス記憶部５１から参加者のプレゼンス情報を直接抽出する、また或いはプレゼンス情報制御装置５２へ問い合わせるなどの処理を行い、参加者のプレゼンス情報を取得する。

この場合、プレゼンス情報取得部２３は、例えば、上述したプレゼンス記憶部５１を参照することにより、プレゼンスの登録者がネットワーク５６にログインしている状態（すなわち登録者の在席中を意味する。）を示すプレゼンス情報を取得することができる。

プレゼンス状態判定部２５は、会議参加者のプレゼンスが会議開催可能状態にあるかを判定する。

会議予約部２４は、遠隔会議制御装置６１に対し、会議の予約を行う。

ここで、会議予約部２４は、制御装置２を介して遠隔会議制御装置６１に対し、参加者端末７１から７３に、会議の予約を報知すべき通達を送信する。

具体的には例えば、会議予約部２４が、遠隔会議制御装置６１に対し、遠隔会議制御装置６１が参加者端末７１から７３に、ネットワーク７４を介して参加者端末７１から７３が有する音声出力機能又は表示出力機能を用いて、会議室の定義（会議の予約）を会議参加者に報知させるように通達する。

従って、この会議の予約とは、会議予約部２４が遠隔会議制御装置６１に会議室を定義すると共に、遠隔会議制御装置６１が参加者端末７１から７３に、会議開催の通知を行うための通知指示として、報知すべき通達を行う。

この場合、報知すべき通達の形態は、参加者端末７１から７３が、ユーザに対して会議を直接開催するような形態であっても良く、また或いは、会議開催の事前予告を通知する形態であっても良く、これらに限定されるものではない。

これにより、報知すべき通達である会議の予約を遠隔会議制御装置６１が受けると、遠隔会議制御装置６１は、参加者端末７１から７３に対して会議開催の通知を行う。
（１−２）遠隔会議開催システムの全体動作
次に、図１の概略図と、図２のブロック図と、図３のフローチャートとを参照して、第１の実施の形態による遠隔会議開催システムの全体動作について、詳細に説明する。

まず、会議を開こうとする開催者Ａは、会議条件入力装置１を用いて、会議条件を入力する（図３のステップＡ１）。

この会議条件を図４に例示すると、図４に示すように、会議の時間、期間、参加者、開催者の情報を含んでおり、必須参加者の情報等、追加条件を個別に含めることができる。

なお、この追加条件は、会議条件を緩めるための条件や、参加者の都合を考慮するための条件などを含ませることができ、本実施の形態では、必須参加者の情報を含んでいる。

会議条件入力装置１による会議条件は、制御装置２の会議計算部２２へ伝わる（ステップＡ２）。

そして、制御装置２の会議計算部２２は、スケジュール情報取得部２１に対し、スケジュール情報の取得を依頼する。これにより、スケジュール情報取得部２１は、参加者の期間内のスケジュールの情報をスケジュール記憶部３１から取得する（ステップＡ３）。

会議計算部２２は、会議条件とスケジュール情報とを用いて、会議を定義する（ステップＡ４）。

ここで、図５のチャート図を用いて、会議計算部２２の動作を説明する。

会議計算部２２では、参加者のスケジュールの和に指定された会議条件（会議の時間など意味し、ステップＢ１１により確認する。）を満たす空きがあるかどうかを判定する（ステップＢ１）。

スケジュールの和に空きがなかった場合は（ステップＢ１’）、本実施の形態のように必須参加者の情報などの会議条件を緩めるための条件が更にある場合には（ステップＢ２）、この条件を加えて再度スケジュールの和を確認する（ステップＢ１）。

なお、これらの条件は複数指定することができるので、この再計算は複数回行うこともできる。それでもスケジュールの和に空きを見つけることができなかった場合には、会議開催が不可であることを会議条件入力装置１又は参加者端末７１から７３に通知する（ステップＢ３）。

一方、スケジュールの和に空きがあった場合には、その空き時間を基に、会議の開始時刻及び終了時刻を決定し（ステップＤ１）、会議の定義（図２及び図６を参照）を作成する（ステップＤ２）。

ここで、図４の会議条件から図６の会議の定義が作成されるステップＢ１１からステップＤ２について、図４を用いて詳述する。

図４に示す会議条件は、５種類の会議条件が提示されており、上述のようにＩＤ（identification）、期間、時間、参加者等の条件が示されている。

まず、ステップＢ１１では、スケジュール情報取得部２１（図２）がスケジュール管理装置３のスケジュール記憶部３１（図２）から参加者全員のスケジュールを取得する。

次に、ステップＢ１では、会議計算部２２（図２）が参加者全員のスケジュールと、図４に示された会議条件から、参加者全員のスケジュールを満たす期間があるか検索する。

ここで、例えば、参加者Ｃが会議のキーマンであって、必須参加者として指定されているにもかかわらず、海外研修や長期出張などによりスケジュールを満たさない場合には、スケジュールの和に空きがないと判断し（ステップＢ１）、ステップＢ’に進み、緩和条件を検索する。

この緩和条件として、参加者Ｃが必須参加者として定義されていない等の緩和条件（ステップＢ’）があった場合には、再度、参加者の条件を変更する（ステップＢ２）。この場合、具体的には例えば、参加者Ｃが必須参加者でない会議条件に変更して検索する。

そうすると、ステップＢ１１に戻り、再度、スケジュールの情報確認を行い、変更されたステップＢ２による緩和条件によって、参加者Ｃが必須参加者として規定されていないＩＤ００２及びＩＤ００４が、スケジュールに和があると判断される（ステップＢ１）。

また、ステップＢ２の緩和条件において、参加者Ｃが参加者として規定されていない会議条件に変更した場合には、参加者Ｃが参加者は規定されていないことを条件に、再度、参加者のスケジュール情報を確認する（ステップＢ１１）。

この場合、ＩＤ００２の会議であれば、参加者Ｂ及び参加者Ｄのスケジュール情報から、スケジュールに和があると判断され（ステップＢ１）、会議の定義を決定し（ステップＤ１）、図６に示す会議の定義が作成される（ステップＤ２）。

図６を用いて会議の定義について詳述すると、この図６に示す会議の定義の具体例では、例えば、会議の開催時刻および終了時刻と、実際に参加することがスケジュール上可能だと判定された参加者の情報と、開催者によって入力された、どの会議条件を基に定義されたものであるかを紐付けするための会議ＩＤなどのポインタとを含んでいる。

より具体的には、図６に示す会議の定義は、緩和条件によって作成された会議条件を満たすものとして、図４に示した会議条件のＩＤ００２から、開始時刻が２００６年１２月２５日１３時３０分であって、終了時刻が２００６年１２月２５日１５時であり、参加者Ｂ及び参加者Ｄのスケジュール情報を満たすものであることを示している。

図３のフローチャートに戻ると、会議計算部２２は、定義した会議情報を会議定義記憶部４に保存する（図３のステップＡ５）。

制御装置２は、タイマや時計などの時間計測部２６（外部から時間通知を受け取る処理を含む。）を備えているので、会議の開催予定時刻が近づいたことを判断することができる（図５のステップＢ５及びステップＢ６を参照。）。

なお、図３のステップＡ５について図５を参照すると、本実施の形態では、例えば、会議ＩＤ及びその開催日時と紐付けされたタイマをセットする（ステップＢ４）。

会議開催日時が近づいた場合、プレゼンス状態判定部２５は、会議の定義を参照し（図２のステップＡ６及び図５のステップＢ７）、参加者などの情報を基に、プレゼンス情報取得部２３を用いて参加者のプレゼンス情報をプレゼンス記憶部５１から抽出し（ステップＢ８）、確認する（図２のステップＡ７及び図５のステップＢ９）。

プレゼンス状態判定部２５は、参加者が在席していて会議開催が可能であるかどうかを確認し、会議開催が不可能である場合には、会議計算部２２に会議の再定義を依頼する（ステップＢ１０）。

この場合、会議計算部２２が再び会議の定義を行うので（ステップＢ１１）、開催者Ａが入力した会議の期間が終了するまで何度でも、会議開催が可能である日時を見つけ会議を開催しようと繰り返す仕組みになっている。

一方、図３のシーケンス図で示されているように、プレゼンス状態判定部２５により、参加者が在席していて会議の開催が可能であると判定された場合には、会議予約部２４により遠隔会議制御装置６１に会議が予約される（図３のステップＡ８及び図５のステップＢ１２）。

なお、遠隔会議装置６は、従来のＷｅｂ会議システムやテレビ会議システムや電話会議システムなど遠隔での会議を開催するための一般的な装置である。

このため、この遠隔会議制御装置６１が公開している会議の予約・開催のため会議予約部２４が会議を予約する（図３のステップＡ８及び図５のステップＢ１２）。

最後に、遠隔会議制御装置６１は、会議開催のため、参加者端末７１から７３に会議開催通知を行う（図３のステップＡ９）ことにより、開催者Ａを含む参加者に会議の開催が知らされ（図３のステップＡ１０）、遠隔会議が開始される。

このように、本発明の第１の実施の形態では、開催者Ａが会議を時刻で指定するのではなく、どの時期（期間）にどれだけの時間開催したいかを指定して、それをもとに自動的に会議開催可能時刻を会議計算部２２が計算すると共に、またプレゼンス状態判定部２５が会議開催が可能なプレゼンス状態ではないと判断した場合には自動的に会議の再定義が行われるので、開催者が会議の時間だけを規定すれば、実際にその会議が可能な時期が動的に規定される。

また、更に本発明の第１の実施の形態では、プレゼンス情報取得部２３が会議開催直前に取得したプレゼンス情報をプレゼンス状態判定部２５が確認してから、会議予約部２４が会議を予約するようになっているので、会議が開催されたときに会議参加メンバーがいないという事態を回避できる。
（１−３）遠隔会議開催システムの効果
本実施の形態によれば、会議がいつ開始できるかは、スケジュール情報とプレゼンス情報とにより動的に決定されるので、会議の開始時刻と終了時刻とを指定すること無く、時間を設定して会議を開催することができる。

これにより、開催者は、参加者のスケジュール調整を手動で行う必要がなくなると共に、参加者は、会議の開催のために有効なスケジュールの空き時間を見落としたり、スケジュール的に無理を通して開催時刻を決めたりする必要がなくなる。

また、プレゼンス情報を用いて参加者の在席を自動的に確認してから、会議が予約されるので、参加者が在席しているときに会議を開催することができる。

以上により、開催者は、少なくとも、会議に必要な基本的な要素（参加者、会議に必要な時間、会議を開催すべき期間）を規定することにより、希望の期間内に必要な時間分の会議が、参加者が在席している状態で開催することができる。
（第２の実施の形態）
（２）第２の実施の形態による遠隔会議開催システム
（２−１）第２の実施の形態による遠隔会議開催システムの構成
次に、第２の実施の形態による遠隔会議開催システムの構成について、図７の構成図を参照して詳細に説明する。

なお、本実施の形態は、第１の実施の形態とは異なる形態ではあるが、同様の効果を得ることができる。

まず図７を参照すると、本発明の第２の実施の形態では、、第１の実施の形態と同様の会議条件入力装置１と、スケジュール管理装置３と、プレゼンス管理装置５と、遠隔会議制御装置６１と、参加者端末７１から７３とを備えている。

なお、これらの動作は、第１の実施の形態と同様である。

本実施の形態では、これらに加えて、更にプログラム制御により動作する制御装置８と、会議条件を記憶する記憶装置の会議条件記憶部９とを備えている。

会議条件記憶部９に保存される会議条件は、開催者が会議条件入力装置１から入力された会議条件である。

なお、この会議条件は、図４に示すような会議の開始時刻・終了時刻を定めない情報であるので、第１の実施の形態において会議定義記憶部４に保存された会議の定義（図６参照）とは異なる情報である。

制御装置８は、第１の実施の形態と同様の時間計測部８２と、スケジュール情報所得部８６と、プレゼンス情報取得部８４と、会議予約部８７とを備えている。

これらの動作は、第１の実施の形態と同様である。

制御装置８は、これらの手段に加え、、更に会議条件管理部８１と、プレゼンス状態判定部８３と、スケジュール状態判定部８５とを備えている。

これらの各部は概略次のように動作する。
（２−２）遠隔会議開催システムの動作
第２の実施の形態における遠隔会議開催システムの動作について、図８のフローチャートを参照しながら、詳細に説明する。

図８のフローチャートにおいて、これらの各部は、概略次のように動作する。

会議条件管理部８１は、会議条件入力装置１から入力された会議条件を、会議条件記憶部９に記憶する。また、時間計測部８２を利用して、期限の切れた（会議条件のうちの「期間」を過ぎたことを意味する。）会議条件を会議条件記憶部９から削除する。

図８を参照すると、プレゼンス状態判定部８３は、会議条件記憶部９から会議条件を抽出し、そのうちの参加者の情報を取得し（ステップＣ１）、プレゼンスを確認する（ステップＣ２）。

この参加者の情報とは、例えば、図９に示すように、会議ＩＤなどの会議条件記憶部９に記憶された会議条件と紐付けされたポインタと、その会議ＩＤの参加者のリストとを含んでいる。

プレゼンス状態判定部８３は、図９にリストされたプレゼンスを確認すべき参加者のパターンに従って、プレゼンス情報取得部８４を用いて取得したプレゼンス情報を定期的に確認し、参加者が在席しているかを判定する（ステップＣ３）。

図８によるとスケジュール状態判定部８５は、プレゼンス状態判定部８３により参加者が在席していることが判定された場合に動作し、これらの参加者について、会議条件記憶部９より抽出した会議の「時間」分だけのスケジュールの空きがあるかどうかを判定する（ステップＣ４，ステップＣ５，ステップＣ６）。

スケジュール状態判定部８５によりスケジュールの空きが確認され、会議開催が可能であることが判ると、会議予約部８７により会議が予約される（ステップＣ７）。

一方、スケジュール状態判定部８５により会議の開催が不可能であると判定された場合には、プレゼンス状態判定部８３によるプレゼンスの確認（ステップＣ２）へ戻る。

このループは、会議条件管理部８１により、会議条件の「期間」を過ぎたために会議条件そのものが削除されるまで続く。このため、会議参加者が在席しており、スケジュールの空きがある時点で、会議の開始が動的に定められることになる。

なお、図８のステップＣ８では、追加条件として必須の参加者のスケジュールが会議時間分空いているか否か判定を行うことが付加されており、少なくとも必須参加者のスケジュールが会議時間分空いていれば、会議を予約するようにしても良い。

また、図８のステップＣ９では、追加条件として必須の参加者の全員が在席中か否かプレゼンスの判定を行うことが付加されており、少なくとも必須参加者の全員が在席中であれば、会議時間情報を取得し、スケジュール情報を確認するようにしても良い。

なお、図８に示したステップＣ８又はＣ９は、第１の実施の形態に適用しても良く、図５に示したフローチャートに適宜、追加条件を付加しても良い。

また、第１の実施の形態及び第２の実施の形態において、開催者や参加者が会議条件入力装置１によって入力された会議条件を、開催者や参加者が確認できるように会議確認表示機能を備えるようにしても良い。

この場合の会議の内容を表示する具体例を図１０に示す。

図１０では、会議と期間と時間の項目によって、開催者や参加者に表示し、知覚可能に出力している。

また、会議の定義が行われた場合には、その都度、開催者や参加者に通知するようにしても良く、更に、会議の開催可能時刻についての計算結果を開催者や参加者に提示し、選択させるようにしても良い。

また更に、会議の開催を行なうことができない場合には、会議の期間が終了した後に通知するだけでなく、会議開催期間内に会議の開催が困難と思われる場合には、その会議開催が困難である旨の通知を行なう仕組みを備えるようにしても良い。

また更に、会議条件入力装置１から予定を入力する際、予め前後３０分は予定を入れないような会議計算を行なう計算条件を付加したり、手段を備えるようにしても良い。

本発明における第１の実施の形態による遠隔会議開催システムの全体構成を示す概略図である。 本発明における第１の実施の形態による遠隔会議開催システムの接続状態と制御装置の構成を示すブロック図である。 本発明における第１の実施の形態による遠隔会議開催システムの全体動作を表すフローチャートである。 本発明における第１の実施の形態による会議条件の例示である。 本発明における第１の実施の形態による制御装置の動作を示すフローチャートである。 本発明における第１の実施の形態による会議の定義の一例を示す具体例である。 本発明における第２の実施の形態による制御装置の構成を示すブロック図である。 本発明における第２の実施の形態による制御装置の動作を示すフローチャートである。 本発明における第２の実施の形態による参加者の情報の一例を示す具体例である。 本発明における他の実施の形態として会議確認表示機能を用いて表示する場合の表示例を示したものである。

符号の説明

１ 会議条件入力装置
２ 制御装置
３ スケジュール管理装置
４ 会議定義記憶部
５ プレゼンス管理装置
６ 遠隔会議装置
９ 会議条件記憶部
１１ ネットワーク
１２ ネットワーク
２１ スケジュール情報取得部
２２ 会議計算
２３ プレゼンス情報取得部
２４ 会議予約部
２５ プレゼンス状態判定部
２６ 時間計測部
３１ スケジュール記憶部
３２ スケジュール情報制御装置
３３ ネットワーク
３４ スケジュール管理端末
５１ プレゼンス記憶部
５２ プレゼンス情報制御装置
５３ 通信装置
５４ 個人端末
５５ プレゼンス管理端末
５６ ネットワーク
６１ 遠隔会議制御装置
７１、７２、７３ 参加者端末
８１ 会議条件管理部
８２ 時間計測部
８３ プレゼンス状態判定部
８４ プレゼンス情報取得部
８５ スケジュール状態判定部
８６ スケジュール情報取得部
８７ 会議予約部

Claims (13)

1. 会議時間と会議の参加者情報とを有する会議条件を入力する会議条件入力装置と、前記会議条件を取得する制御装置と、会議に参加する参加者のスケジュール情報を前記制御装置に送信するスケジュール管理装置と、前記参加者の在席か否かのプレゼンス情報を前記制御装置に送信するプレゼンス管理装置とを備える遠隔会議開催システムであって、
   前記会議条件入力装置は、
   前記制御装置に会議条件を入力する会議条件入力手段を備え、
   前記スケジュール管理装置は、
   前記会議に参加する参加者のスケジュール情報を前記制御装置に送信するスケジュール情報送信手段を備え、
   前記プレゼンス管理装置は、
   前記参加者の在席か否かのプレゼンス情報を前記制御装置に送信するプレゼンス情報送信手段を備え、
   前記制御装置は、
   前記会議条件入力装置から前記会議条件を取得する会議条件取得手段と、
   前記スケジュール管理装置から送信される前記スケジュール情報を取得するスケジュール情報取得手段と、
   前記プレゼンス管理装置から送信される前記プレゼンス情報を取得するプレゼンス情報取得手段と、
   前記スケジュール情報取得手段又は前記プレゼンス情報取得手段の少なくとも一方が、前記スケジュール情報又は前記プレゼンス情報の状態を判定する判定手段と、を備え、
   前記判定手段は、
   前記スケジュール情報又は前記プレゼンス情報により、前記会議に参加する参加者が、前記会議時間、前記会議に参加することができる場合には会議の予約を行い、
   前記プレゼンス管理装置は、
   会議の定義として決定された前記会議の開始時間に合わせて前記プレゼンス情報を送信する定義プレゼンス情報送信手段を更に備え、
   前記制御装置は、
   前記会議条件と前記スケジュール情報とから、会議の開始時刻及び終了時刻を前記会議の定義として決定する会議計算手段と、
   前記プレゼンス管理装置から前記会議の定義に基づいて送信される前記プレゼンス情報を取得する定義プレゼンス情報取得手段と、
   取得した前記プレゼンス情報と前記会議の定義とから、前記会議に参加する参加者が在席中で、会議の開始が可能であるか否かを判断するプレゼンス状態判定手段と、を更に備え、
   前記プレゼンス状態判断手段は、
   前記会議に参加する参加者が在席中で、前記会議時間の前記会議の開始が可能である場合には、前記会議の定義を予約し、
   前記会議時間の前記会議の開始が不可能である場合には、再度、前記会議計算手段によって前記会議の定義が再定義される会議予約再設定手段を備える、
   ことを特徴とする遠隔会議開催システム。
2. 会議時間と会議の参加者情報とを有する会議条件を入力する会議条件入力装置と、前記会議条件を取得する制御装置と、会議に参加する参加者のスケジュール情報を前記制御装置に送信するスケジュール管理装置と、前記参加者の在席か否かのプレゼンス情報を前記制御装置に送信するプレゼンス管理装置とを備える遠隔会議開催システムであって、
   前記会議条件入力装置は、
   前記制御装置に会議条件を入力する会議条件入力手段を備え、
   前記スケジュール管理装置は、
   前記会議に参加する参加者のスケジュール情報を前記制御装置に送信するスケジュール情報送信手段を備え、
   前記プレゼンス管理装置は、
   前記参加者の在席か否かのプレゼンス情報を前記制御装置に送信するプレゼンス情報送信手段を備え、
   前記制御装置は、
   前記会議条件入力装置から前記会議条件を取得する会議条件取得手段と、
   前記スケジュール管理装置から送信される前記スケジュール情報を取得するスケジュール情報取得手段と、
   前記プレゼンス管理装置から送信される前記プレゼンス情報を取得するプレゼンス情報取得手段と、
   前記スケジュール情報取得手段又は前記プレゼンス情報取得手段の少なくとも一方が、前記スケジュール情報又は前記プレゼンス情報の状態を判定する判定手段と、を備え、
   前記判定手段は、
   前記スケジュール情報又は前記プレゼンス情報により、前記会議に参加する参加者が、前記会議時間、前記会議に参加することができる場合には会議の予約を行い、
   前記制御装置は、
   前記会議条件を更新しながら管理する会議条件管理手段と、
   取得した前記プレゼンス情報から、前記会議に参加する参加者が在席中か否かを判断するプレゼンス状態判定手段と、
   前記プレゼンス状態判定手段によって前記会議に参加する参加者の全てが在席中である場合には、前記スケジュール情報送信手段によって送信される前記参加者のスケジュール情報を取得する判定スケジュール情報取得手段と、
   前記判定スケジュール情報取得手段により取得した前記スケジュール情報によって、前記会議に参加する参加者に前記会議時間が空いているか否かを判断するスケジュール状態判定手段と、を更に備え、
   前記スケジュール状態判定手段は、
   前記会議に参加する参加者の全てのスケジュールが空いている場合には、前記会議を予約する
   ことを特徴とする遠隔会議開催システム。
3. 前記判定手段は、
   前記スケジュール情報及び前記プレゼンス情報により、前記会議に参加する参加者が、前記会議時間、前記会議に参加することができない場合には、参加者の条件を緩和することにより前記スケジュール情報及び前記プレゼンス情報を充足する追加条件付加手段を
   更に備えることを特徴とする請求項１又は２記載の遠隔会議開催システム。
4. 会議時間と会議の参加者情報とを有する会議条件を入力する会議条件入力装置と、前記会議条件を取得する制御装置と、会議に参加する参加者のスケジュール情報を前記制御装置に送信するスケジュール管理装置と、前記参加者の在席か否かのプレゼンス情報を前記制御装置に送信するプレゼンス管理装置とを備える遠隔会議開催システムにおける遠隔会議開催方法であって、
   前記会議条件入力装置が、前記制御装置に会議条件を入力する会議条件入力ステップと、
   前記制御装置が、前記会議条件入力装置から前記会議条件を取得する会議条件取得ステップと、
   前記スケジュール管理装置が、前記会議に参加する参加者のスケジュール情報を前記制御装置に送信するスケジュール情報送信ステップと、
   前記制御装置が、前記スケジュール管理装置から前記スケジュール情報を取得するスケジュール情報取得ステップと、
   前記プレゼンス管理装置が、前記参加者の在席か否かのプレゼンス情報を前記制御装置に送信するプレゼンス情報送信ステップと、
   前記制御装置が、前記プレゼンス管理装置から送信される前記プレゼンス情報を取得するプレゼンス情報取得ステップと、
   前記制御装置が、前記スケジュール情報取得ステップ又は前記プレゼンス情報取得ステップの少なくとも一方において、前記スケジュール情報又は前記プレゼンス情報の状態を判定する判定ステップを備え、
   前記判定ステップは、
   前記スケジュール情報又は前記プレゼンス情報により、前記会議に参加する参加者が、前記会議時間、前記会議に参加することができる場合には会議の予約を行い、
   前記制御装置が、前記会議条件と前記スケジュール情報とから、会議の開始時刻及び終了時刻を会議の定義として決定する会議計算ステップと、
   前記プレゼンス管理装置が、前記会議の定義に決定された前記会議の開始時間に合わせて前記プレゼンス情報を送信する定義プレゼンス情報送信ステップと、
   前記制御装置が、前記プレゼンス管理装置から前記会議の定義に基づいて送信される前記プレゼンス情報を取得する定義プレゼンス情報取得ステップと、
   前記制御装置が、取得した前記プレゼンス情報と前記会議の定義とから、前記会議に参加する参加者が在席中で、会議の開始が可能であるか否かを判断するプレゼンス状態判定ステップと、を更に備え、
   前記プレゼンス状態判断ステップは、
   前記会議に参加する参加者が在席中で、前記会議時間の前記会議の開始が可能である場合には、前記会議の定義を予約し、
   前記会議時間の前記会議の開始が不可能である場合には、再度、前記会議計算ステップにおいて前記会議の定義が再定義される会議予約再設定ステップ、を備える
   ことを特徴とする遠隔会議開催方法。
5. 会議時間と会議の参加者情報とを有する会議条件を入力する会議条件入力装置と、前記会議条件を取得する制御装置と、会議に参加する参加者のスケジュール情報を前記制御装置に送信するスケジュール管理装置と、前記参加者の在席か否かのプレゼンス情報を前記制御装置に送信するプレゼンス管理装置とを備える遠隔会議開催システムにおける遠隔会議開催方法であって、
   前記会議条件入力装置が、前記制御装置に会議条件を入力する会議条件入力ステップと、
   前記制御装置が、
   前記会議条件入力装置から前記会議条件を取得する会議条件取得ステップと、
   前記スケジュール管理装置が、前記会議に参加する参加者のスケジュール情報を前記制御装置に送信するスケジュール情報送信ステップと、
   前記制御装置が、前記スケジュール管理装置から前記スケジュール情報を取得するスケジュール情報取得ステップと、
   前記プレゼンス管理装置が、前記参加者の在席か否かのプレゼンス情報を前記制御装置に送信するプレゼンス情報送信ステップと、
   前記制御装置が、前記プレゼンス管理装置から送信される前記プレゼンス情報を取得するプレゼンス情報取得ステップと、
   前記制御装置が、前記スケジュール情報取得ステップ又は前記プレゼンス情報取得ステップの少なくとも一方において、前記スケジュール情報又は前記プレゼンス情報の状態を判定する判定ステップを備え、
   前記判定ステップは、
   前記スケジュール情報又は前記プレゼンス情報により、前記会議に参加する参加者が、前記会議時間、前記会議に参加することができる場合には会議の予約を行い、
   前記制御装置が、前記会議条件を更新しながら管理する会議条件管理ステップと、
   前記制御装置が、取得した前記プレゼンス情報から、前記会議に参加する参加者が在席中か否かを判断するプレゼンス状態判定ステップと、
   前記制御装置が、前記プレゼンス状態判定ステップにおいて前記会議に参加する参加者の全てが在席中である場合には、前記スケジュール情報送信ステップにおいて送信される前記参加者のスケジュール情報を取得する判定スケジュール情報取得ステップと、
   前記制御装置が、前記判定スケジュール情報取得ステップにおいて取得した前記スケジュール情報によって、前記会議に参加する参加者に前記会議時間が空いているか否かを判断するスケジュール状態判定ステップと、を更に備え、
   前記スケジュール状態判定ステップは、
   前記会議に参加する参加者の全てのスケジュールが空いている場合には、前記会議を予約する
   ことを特徴とする遠隔会議開催方法。
6. 前記判定ステップは、
   前記スケジュール情報又は前記プレゼンス情報により、前記会議に参加する参加者が、前記会議時間、前記会議に参加することができない場合には、参加者の条件を緩和することにより前記スケジュール情報及び前記プレゼンス情報を充足する追加条件付加ステップを更に備えることを特徴とする請求項４又は５記載の遠隔会議開催方法。
7. 遠隔会議の開催を制御する制御装置であって、
   外部から、少なくとも会議時間と会議の参加者情報とを有する会議条件を取得する会議条件取得手段と、
   外部から、前記会議に参加する参加者のスケジュール情報を取得するスケジュール情報取得手段と、
   外部から送信される前記参加者のプレゼンス情報を取得するプレゼンス情報取得手段と、
   前記スケジュール情報取得手段又は前記プレゼンス情報取得手段の少なくとも一方が、前記スケジュール情報又は前記プレゼンス情報の状態を判定する判定手段と、を備え、
   前記判定手段は、
   前記スケジュール情報又は前記プレゼンス情報により、前記会議に参加する参加者が、前記会議時間、前記会議に参加することができる場合には会議の予約を行い、
   前記会議条件と前記スケジュール情報とから、会議の開始時刻及び終了時刻を会議の定義として決定する会議計算手段と、
   外部から前記会議の定義に基づいて送信される前記プレゼンス情報を取得する定義プレゼンス情報取得手段と、
   取得した前記プレゼンス情報と前記会議の定義とから、前記会議に参加する参加者が在席中で、会議の開始が可能であるか否かを判断するプレゼンス状態判定手段と、を更に備え、
   前記プレゼンス状態判断手段は、
   前記会議に参加する参加者が在席中で、前記会議時間の前記会議の開始が可能である場合には、前記会議の定義を予約し、
   前記会議時間の前記会議の開始が不可能である場合には、再度、前記会議計算手段によって前記会議の定義が再定義される会議予約再設定手段、を備える
   ことを特徴とする制御装置。
8. 遠隔会議の開催を制御する制御装置であって、
   外部から、少なくとも会議時間と会議の参加者情報とを有する会議条件を取得する会議条件取得手段と、
   外部から、前記会議に参加する参加者のスケジュール情報を取得するスケジュール情報取得手段と、
   外部から送信される前記参加者のプレゼンス情報を取得するプレゼンス情報取得手段と、
   前記スケジュール情報取得手段又は前記プレゼンス情報取得手段の少なくとも一方が、前記スケジュール情報又は前記プレゼンス情報の状態を判定する判定手段と、を備え、
   前記判定手段は、
   前記スケジュール情報又は前記プレゼンス情報により、前記会議に参加する参加者が、前記会議時間、前記会議に参加することができる場合には会議の予約を行い、
   前記会議条件を更新しながら管理する会議条件管理手段と、
   取得した前記プレゼンス情報から、前記会議に参加する参加者が在席中か否かを判断するプレゼンス状態判定手段と、
   前記プレゼンス状態判定手段によって前記会議に参加する参加者の全てが在席中である場合には、前記スケジュール情報送信手段によって送信される前記参加者のスケジュール情報を取得する判定スケジュール情報取得手段と、
   前記判定スケジュール情報取得手段により取得した前記スケジュール情報によって、前記会議に参加する参加者に前記会議時間が空いているか否かを判断するスケジュール状態判定手段と、を更に備え、
   前記スケジュール状態判定手段は、
   前記会議に参加する参加者の全てのスケジュールが空いている場合には、前記会議を予約する
   ことを特徴とする制御装置。
9. 前記判定手段は、
   前記スケジュール情報及び前記プレゼンス情報により、前記会議に参加する参加者が、前記会議時間、前記会議に参加することができない場合には、参加者の条件を緩和することにより前記スケジュール情報及び前記プレゼンス情報を充足する追加条件付加手段を
   更に備えることを特徴とする請求項７又は８記載の制御装置。
10. 遠隔会議の開催を制御する制御装置における制御方法であって、
    外部から、少なくとも会議時間と会議の参加者情報とを有する会議条件を取得する会議条件取得ステップと、
    外部から、前記会議に参加する参加者のスケジュール情報を取得するスケジュール情報取得ステップと、
    外部から送信される前記参加者のプレゼンス情報を取得するプレゼンス情報取得ステップと、
    前記スケジュール情報取得ステップ又は前記プレゼンス情報取得ステップの少なくとも一方において、前記スケジュール情報又は前記プレゼンス情報の状態を判定する判定ステップと、を備え、
    前記判定ステップは、
    前記スケジュール情報又は前記プレゼンス情報により、前記会議に参加する参加者が、前記会議時間、前記会議に参加することができる場合には会議の予約を行い、
    前記会議条件と前記スケジュール情報とから、会議の開始時刻及び終了時刻を会議の定義として決定する会議計算ステップと、
    外部から前記会議の定義に基づいて送信される前記プレゼンス情報を取得する定義プレゼンス情報取得ステップと、
    取得した前記プレゼンス情報と前記会議の定義とから、前記会議に参加する参加者が在席中で、会議の開始が可能であるか否かを判断するプレゼンス状態判定ステップと、を更に備え、
    前記プレゼンス状態判断ステップは、
    前記会議に参加する参加者が在席中で、前記会議時間の前記会議の開始が可能である場合には、前記会議の定義を予約し、
    前記会議時間の前記会議の開始が不可能である場合には、再度、前記会議計算ステップによって前記会議の定義が再定義される会議予約再設定ステップ、を備える
    ことを特徴とする制御方法。
11. 遠隔会議の開催を制御する制御装置における制御方法であって、
    外部から、少なくとも会議時間と会議の参加者情報とを有する会議条件を取得する会議条件取得ステップと、
    外部から、前記会議に参加する参加者のスケジュール情報を取得するスケジュール情報取得ステップと、
    外部から送信される前記参加者のプレゼンス情報を取得するプレゼンス情報取得ステップと、
    前記スケジュール情報取得ステップ又は前記プレゼンス情報取得ステップの少なくとも一方において、前記スケジュール情報又は前記プレゼンス情報の状態を判定する判定ステップと、を備え、
    前記判定ステップは、
    前記スケジュール情報又は前記プレゼンス情報により、前記会議に参加する参加者が、前記会議時間、前記会議に参加することができる場合には会議の予約を行い、
    前記会議条件を更新しながら管理する会議条件管理ステップと、
    取得した前記プレゼンス情報から、前記会議に参加する参加者が在席中か否かを判断するプレゼンス状態判定ステップと、
    前記プレゼンス状態判定ステップによって前記会議に参加する参加者の全てが在席中である場合には、前記スケジュール情報送信ステップによって送信される前記参加者のスケジュール情報を取得する判定スケジュール情報取得ステップと、
    前記判定スケジュール情報取得ステップにより取得した前記スケジュール情報によって、前記会議に参加する参加者に前記会議時間が空いているか否かを判断するスケジュール状態判定ステップと、を更に備え、
    前記スケジュール状態判定ステップは、
    前記会議に参加する参加者の全てのスケジュールが空いている場合には、前記会議を予約する
    ことを特徴とする制御方法。
12. 遠隔会議の開催を制御する制御装置における制御プログラムであって、
    外部から、少なくとも会議時間と会議の参加者情報とを有する会議条件を取得する会議条件取得手順と、
    外部から、前記会議に参加する参加者のスケジュール情報を取得するスケジュール情報取得手順と、
    外部から送信される前記参加者のプレゼンス情報を取得するプレゼンス情報取得手順と、
    前記スケジュール情報取得手順又は前記プレゼンス情報取得手順の少なくとも一方が、前記スケジュール情報又は前記プレゼンス情報の状態を判定する判定手順と、を備え、
    前記判定手順は、
    前記スケジュール情報又は前記プレゼンス情報により、前記会議に参加する参加者が、前記会議時間、前記会議に参加することができる場合には会議の予約を行い、
    前記会議条件と前記スケジュール情報とから、会議の開始時刻及び終了時刻を会議の定義として決定する会議計算手順と、
    外部から前記会議の定義に基づいて送信される前記プレゼンス情報を取得する定義プレゼンス情報取得手順と、
    取得した前記プレゼンス情報と前記会議の定義とから、前記会議に参加する参加者が在席中で、会議の開始が可能であるか否かを判断するプレゼンス状態判定手順と、を更に備え、
    前記プレゼンス状態判断手順は、
    前記会議に参加する参加者が在席中で、前記会議時間の前記会議の開始が可能である場合には、前記会議の定義を予約し、
    前記会議時間の前記会議の開始が不可能である場合には、再度、前記会議計算手順によって前記会議の定義が再定義される会議予約再設定手順、を備える
    ことをコンピュータに実行させることを特徴とする制御プログラム。
13. 遠隔会議の開催を制御する制御装置における制御プログラムであって、
    外部から、少なくとも会議時間と会議の参加者情報とを有する会議条件を取得する会議条件取得手順と、
    外部から、前記会議に参加する参加者のスケジュール情報を取得するスケジュール情報取得手順と、
    外部から送信される前記参加者のプレゼンス情報を取得するプレゼンス情報取得手順と、
    前記スケジュール情報取得手順又は前記プレゼンス情報取得手順の少なくとも一方が、前記スケジュール情報又は前記プレゼンス情報の状態を判定する判定手順と、を備え、
    前記判定手順は、
    前記スケジュール情報又は前記プレゼンス情報により、前記会議に参加する参加者が、前記会議時間、前記会議に参加することができる場合には会議の予約を行い、
    前記会議条件を更新しながら管理する会議条件管理手順と、
    取得した前記プレゼンス情報から、前記会議に参加する参加者が在席中か否かを判断するプレゼンス状態判定手順と、
    前記プレゼンス状態判定手順によって前記会議に参加する参加者の全てが在席中である場合には、前記スケジュール情報送信手順によって送信される前記参加者のスケジュール情報を取得する判定スケジュール情報取得手順と、
    前記判定スケジュール情報取得手順により取得した前記スケジュール情報によって、前記会議に参加する参加者に前記会議時間が空いているか否かを判断するスケジュール状態判定手順と、を更に備え、
    前記スケジュール状態判定手順は、
    前記会議に参加する参加者の全てのスケジュールが空いている場合には、前記会議を予約する
    ことをコンピュータに実行させることを特徴とする制御プログラム。

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