JP2021012666A - 進捗管理システム、進捗管理方法、情報処理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】業務の進捗をブラウザソフトでリアルタイムに管理することができる進捗管理システムを提供すること。【解決手段】ブラウザソフトを実行する複数の進捗管理端末と情報処理装置とが通信する進捗管理システム１００であって、一方の進捗管理端末８０Ａのブラウザソフトが表示した業務の進捗に関する画面に対し、進捗の更新を受け付けた場合、前記一方の進捗管理端末は進捗が更新された旨を前記情報処理装置３０に送信し、前記情報処理装置は、進捗が更新された旨を受信した場合、進捗が更新された旨を送信した前記一方の進捗管理端末と同じ画面を表示している１つ以上の他方の進捗管理端末８０Ｂに、双方向通信により、進捗が更新された旨を反映させ、前記他方の進捗管理端末のブラウザソフトは、前記一方の進捗管理端末と同じ画面を自動的に更新することを特徴とする。【選択図】図２

Description

本発明は、進捗管理システム、進捗管理方法、及び、情報処理装置に関する。

一連の業務を異なる場所にいる複数の進捗管理者がそれぞれ管理したい場合がある。また、一連の業務を複数の進捗管理者で分担することで、業務が複数の進捗管理者により同時に並行して進められるため、業務の完了までの時間を短縮することができる場合がある。複数の進捗管理者で業務を分担した場合には、業務全体の進捗状況を管理することが望まれる。

そこで、各進捗管理者が作業の終了を進捗管理端末から入力して業務全体の進捗状況を情報処理装置が管理することで、各進捗管理者が業務全体の進捗状況を把握することができる情報処理システムが考案されている（例えば、特許文献１参照。）。

しかしながら、従来の技術では、業務の進捗をブラウザソフトでリアルタイムに管理することが難しいという問題があった。すなわち、各進捗管理者の進捗管理端末で動作するブラウザソフトは、基本的にユーザが画面を更新する操作をしなければ最新の画面に遷移しないため、情報処理装置（サーバ）が一方の進捗管理端末から進捗を受け取っても、他方の進捗管理端末に進捗状況を送信することが困難であった。

ブラウザソフトではなく専用プログラムを進捗管理端末にカスタマーエンジニア等がインストールすればユーザの操作なしに最新の情報を表示することが可能になるが、各進捗管理者の進捗管理端末にカスタマーエンジニア等が専用プログラムをインストールする作業負荷が大きいという不都合がある。

本発明は、上記課題に鑑み、業務の進捗をブラウザソフトでリアルタイムに管理することができる進捗管理システムを提供することを目的とする。

上記課外に鑑み、本発明は、ブラウザソフトを実行する複数の進捗管理端末と情報処理装置とが通信する進捗管理システムであって、一方の進捗管理端末のブラウザソフトが表示した業務の進捗に関する画面に対し、進捗の更新を受け付けた場合、前記一方の進捗管理端末は進捗が更新された旨を前記情報処理装置に送信し、
前記情報処理装置は、進捗が更新された旨を受信した場合、進捗が更新された旨を送信した前記一方の進捗管理端末と同じ画面を表示している１つ以上の他方の進捗管理端末に、双方向通信により、進捗が更新された旨を反映させ、前記他方の進捗管理端末のブラウザソフトは、前記一方の進捗管理端末と同じ画面を自動的に更新することを特徴とする。

業務の進捗をブラウザソフトでリアルタイムに管理することができる進捗管理システムを提供することができる。

進捗管理システムの全体的な動作の概略を説明する図の一例である。 ブラウザソフトによる業務の進捗のリアルタイムな管理方法の概略を説明する図である。 進捗管理システムの一例のシステム構成図である。 会議管理サーバの一例のハードウェア構成図である。 会議室端末の一例のハードウェア構成図である。 予約管理サーバ、チャットサーバ、会議管理サーバ、進捗管理端末、及び、登録端末の機能をブロック状に示す一例の機能ブロック図である。 端末装置及び会議室端末の機能をブロック状に示す一例の機能ブロック図である。 管理者、予約者、又は、進捗管理者が操作する画面の関係を説明する図である。 管理者が受付ワークフローを設定する手順を示すシーケンス図の一例である。 ワークフロー受付画面の一例を示す図である。 訪問者登録フォーム画面の一例を示す図である。 フェーズ登録画面の一例を示す図である。 予約者が訪問者情報を登録する手順を示すシーケンス図の一例である。 電子メールの文面の一例を示す図である。 訪問者情報登録画面の一例を示す図である。 進捗管理端末が業務の進捗をリアルタイムに管理する手順を説明するシーケンス図の一例である。 進捗管理画面の一例を示す図である。 受付ワークフローのフェーズが押下された場合に更新される進捗管理画面の一例を示す図である。 現在、会議室が空き室の場合に、会議室端末が表示する待ち受け画面Iの一例を示す図である。 現在、会議室が空き室だが、次の会議の開始時刻まで所定時間内の場合に、会議室端末が表示する待ち受け画面IIの一例を示す図である。 現在、会議室が使用中の場合に、会議室端末が表示する待ち受け画面IIIの一例を示す図である。 参加者が会議室端末を操作した場合に進捗管理者の進捗管理画面が更新される手順を説明するシーケンス図の一例である。 会議室端末で入室ボタンが押下された場合に更新される進捗管理画面の一例を示す図である。 運用ルール選択ボタンが押下された場合に表示される運用ルール選択画面の一例を示す図である。 会議室ビューで表示された進捗状況画面の一例を示す図である。 色と業務の進捗の関係の一例を示す図である。 進捗管理システムのユースケースを説明する図である。

以下、本発明を実施するための形態の一例として、進捗管理システム及び進捗管理システムが行う進捗管理方法について図面を用いて説明する。

＜進捗管理システムの概略＞
始めに図１を用いて進捗管理システムの概略を説明する。図１は進捗管理システム１００の全体的な動作の概略を説明する図の一例である。

Ａ．予約者は自分の端末装置６０を操作して予約管理サーバ２０と通信し、会議室を予約する。予約管理サーバ２０は汎用のクラウドサービス（Office365、G Suite（いずれも登録商標）等）であるが、予約者が所属する企業などの組織が有する会議室が登録されている。

Ｂ．会議管理サーバ３０は会議室の予約状況に基づいて進捗管理システム１００の全体を制御するサーバである。会議管理サーバ３０は適宜、予約管理サーバ２０と通信して予約情報を取得するので、予約管理サーバ２０と予約情報を同期している。

Ｃ．進捗管理システム１００を利用する組織側の管理者等は登録端末５０を操作して会議管理サーバ３０に対し、ユーザの登録、及び、各種の設定を行うことができる。ユーザの登録とは、進捗管理システム１００の利用者個人を特定するＩＤやメールアドレス等を、会議管理サーバ３０に登録することである。例として、チャットサーバ１０（slack、Line、Microsoft Teams（いずれも登録商標）等）を使った各種の通知の対象となるユーザを登録することをいう。また、通知は会議管理サーバ３０としてメッセージを送信するボットを介して行われるためチャットサーバが提供するボットも登録される。ボットとは、各ユーザが所持する、スマートフォン等の端末内の各チャットアプリケーション（チャットシステムの端末アプリ）上で、進捗管理システムや会議管理サーバ３０の代理人として、各種通知や入力の受付等のインターフェースをユーザに提供するためのプログラムである。ボットはチャットサーバ１０上のプログラムであり、仮想的なチャットの相手として、ユーザ（進捗管理システムの利用者）とコミュニケーションを行いながら、通知や入力受付、各種案内等を行う。例として、進捗管理システムから、予約情報のリマインダーをユーザへ通知する、また、そのリマインダーに対する会議参加や不参加等のユーザの入力をチャットとして受け付ける、等、システムの窓口となる。各種の設定は、会議室端末９０の登録、リマインドのタイミングの設定などである。

また、管理者等は登録端末５０を操作して会議管理サーバ３０に対し、運用ルールごと又は会議室ごとの受付ワークフロー及び訪問者登録フォームを設定する。受付ワークフローとは、予約された会議室の受付に関して進捗管理者が管理する業務を各フェーズに細分化しておき、この各フェーズを管理者がリストアップしたものである。訪問者登録フォームとは予約者が予約した会議に関して予約者が訪問者情報を登録するためのフォーム（入力項目）をいう。

Ｄ．会議管理サーバ３０は予約情報における会議の開始時刻の一定時間前になると、予約者に会議の開催をリマインドする。これにより、会議室の空予約を抑制する。また、会議管理サーバ３０は必要に応じてユーザに招待コード（グループへの招待）を通知する。会議の予約者はリマインドを受信することで会議室にチェックインするための情報（会議識別情報）を端末装置６０に保存する。チェックインとは、ユーザによる会議室の使用するチェックインの指示入力及び、チェックインの指示に応じて会議管理サーバ３０がチェックインを示す情報を受け取り、所定の会議室の利用開始を示す開始フラグを立てる処理を行うことである。

Ｅ．各会議室６には会議室端末９０が配置されており、定期的にこの会議室で行う会議の予約情報を会議室端末９０がダウンロードしている。会議室端末９０は当日や直近の会議の予定などを表示して会議の参加者に予定を確認させることができる。会議の開始時刻の少し前になると会議室の予約者は会議室６に赴いてチェックインする。例えば、会議識別情報を会議室端末９０に入力する、又は、端末装置６０を会議室端末９０にかざす（会議識別情報を読み取らせる、通信させる、会議室端末９０の端末アプリ９０ａが表示するチェックインボタン（利用開始ボタン）を利用者が押下するなど）。

Ｆ．会議室端末９０はチェックイン要求を会議管理サーバ３０に送信するので、会議識別情報で認証できれば、チェックインできた旨の応答を会議管理サーバ３０から受信する。会議室端末９０は（会議中）使用中である旨を表示する。会議の開始時刻に対し決まった時刻までにチェックインを知らせる使用開始通知が確認できない場合、会議管理サーバ３０は会議室６の予約をキャンセル（会議室が所定時間利用開始されない場合に予約情報の取り消しを行うこと）して、予約情報に含まれるステータスとしてキャンセル済みを会議室端末９０に送信する。この場合、会議室端末９０は空室である旨を表示するので、任意のユーザが会議室６を使用できる。

Ｇ．会議室端末９０は、会議管理サーバ３０からの要求により電子機器７０を制御する。例えば、会議開始時刻に電源をＯＮし、会議終了時刻に電源をＯＦＦする。こうすることで、会議の参加者による電子機器７０の操作時の利便性を向上できる。

Ｈ．電子機器７０が例えばテレビ会議の機能を有する場合、他拠点４の電子機器（テレビ会議端末７０ｘ等）と通信して、他拠点と会議を開催できる。なお、アプリが動作するＰＣ７０ｙも電子機器７０と通信できる。予約情報には予め他拠点４を示す宛先情報（宛先の通信ＩＤ）が含まれており、電子機器７０は自動でテレビ会議端末７０ｘ及びＰＣ７０ｙと通信できる。

Ｉ．予約者が会議を終了する際、会議室端末９０のボタンを押下してチェックアウトするので、会議室端末９０は次の予約状況を表示する。これにより、任意のユーザが会議室の予約状況を把握できる。

J. 会議の参加者（予約者や訪問者等）は会議室を利用するために予め立ち寄ることが決まっている場所（以下、ロケーション５という）で会議室のカードを借りるなどしてから会議室に赴く。カードは例えば、訪問者と書かれたネームプレートや、訪問時刻が打刻され社員のサイン欄があるチケット、セキュリティ解除のＩＣカード、会議室の鍵、などである。警備室５ａは、外部からの訪問者が立ち寄る場所であり、ロビー/受付５ｂは訪問者又は社員が立ち寄る場所である。このような呼び名は企業などで異なるため、一例に過ぎない。警備室５ａとロビー/受付５ｂはどちらか一方しかなくてもよいし、呼称もこれらに限られない。例えば、会議の参加者が立ち寄る場所であれば、フロアごとの庶務係のような場所、売店などでもよい。

警備室５ａ又はロビー/受付５ｂにいて業務の進捗を管理する者を進捗管理者３と称す。進捗管理者３は、進捗管理端末８０を操作して会議管理サーバ３０から取得した受付ワークフローを含む進捗管理画面を表示させ、会議室の利用に関する業務の進捗を進捗管理画面に入力する。進捗管理端末８０ではブラウザソフトが動作している。例えば、警備室５ａの進捗管理者３が会議室の利用に関する業務の進捗を更新すると、更新の内容が会議管理サーバ３０に送信され、ロビー/受付５ｂの進捗管理端末８０が表示している進捗管理画面にもリアルタイムに反映される。また、会議室端末９０への操作が進捗管理画面に反映される。

＜ブラウザソフトによる業務の進捗のリアルタイム管理の概略＞
図２は、本実施形態において、ブラウザソフトによる業務の進捗のリアルタイムな管理方法の概略を説明する図である。会議室端末９０ではブラウザソフトが動作しているが、ブラウザソフトは基本的にユーザが画面を更新する操作をしなければ最新の画面に遷移しない。このため、例えば警備室５ａの進捗管理者３が進捗管理画面（受付ワークフロー）で業務の進捗を更新しても、ロビー/受付５ｂの進捗管理端末８０がリアルタイムに進捗管理画面に業務の進捗を反映させることは困難であった。

そこで、本実施形態では、ロビー/受付５ｂの進捗管理端末８０（他方の進捗管理端末）がポーリングにより業務の進捗の有無を問い合わせ、進捗があった場合に会議管理サーバ３０が進捗内容をロビー/受付５ｂの進捗管理端末８０に送信する。あるいは、業務の進捗があった場合、会議管理サーバ３０が進捗内容をロビー/受付５ｂの進捗管理端末８０にプッシュ送信する。こうすることで、警備室５ａとロビー/受付５ｂの進捗管理端末８０がブラウザソフトを使用していても、警備室５ａとロビー/受付５ｂの進捗管理端末８０は、進捗管理画面に対する業務の進捗をリアルタイムに互いに反映させることができる。

同様に、会議室端末９０を参加者が操作した場合も進捗管理端末８０に反映させることができる。例えば、参加者が会議室にチェックインした場合、チェックインしたことが会議管理サーバ３０に登録される。各ロケーション５の進捗管理端末８０はポーリング又はプッシュ通信により、進捗管理画面に業務の進捗（この場合はチェックイン）をリアルタイムに反映させることができる。

＜用語について＞
ブラウザソフトとは、データやファイルの中身に目を通すためのソフトウェアである。特にネット上のデータやファイルを表示するものをいう。

進捗とは、物事が進むこと又はその程度をいう。

双方向通信とは、ファイアウォールの内と外の装置が互いに通信を開始できる通信態様をいう。本実施形態では、ポーリング又はプッシュ通信という用語で説明される。

リソースとは資源をいう。会議室、及び、会議室で使用可能な備品、装置、人（受け付け）、仕組みなどがリソースとなりうる。リソースのうち移動しにくいものを設備という。本実施形態では説明の便宜上、リソースの一例として会議室という用語を使用する。

＜システム構成例＞
図３は、進捗管理システム１００の一例のシステム構成図である。進捗管理システム１００は、主に社外ネットワークＮ２と社内ネットワークＮ１に分けることができる。社内ネットワークＮ１はファイアウォール７３の内側のネットワークをいい、社外ネットワークＮ２は不特定多数の通信が伝送されるインターネット等のネットワークである。

社外ネットワークＮ２には、予約管理サーバ２０、会議管理サーバ３０、及び１つ以上のチャットサーバ１０が接続されており、各サーバは必要に応じて通信することができる。社外ネットワークＮ２に会議の参加者が操作する端末装置６０が必要に応じて接続されてよい。

予約管理サーバ２０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現される。予約管理サーバ２０が提供する設備の予約に関するシステムを予約管理システムという。予約管理サーバ２０はカレンダーシステムを有しており、各種の予定を管理するＷｅｂアプリを提供する。具体的には、例えば以下のような機能を有している。
・予定の登録を受け付け、予約者が任意に確認できる
・予定の30分前など、設定した日時に電子メールで通知する
・一人が複数のカレンダー（仕事用、家庭用など）で予定を管理できる
・同じグループの人とカレンダーを共有する
予約管理サーバ２０はユーザをアカウントで管理する。アカウントとはユーザがサービスを利用する権利のことである。多くのシステムではユーザはアカウントを使用してシステムにログインする。このため、アカウントはシステムがユーザを一意に特定する機能（識別情報の機能）を有している。本実施形態では、予め登録しておいたアカウント（ドメイン）の予約情報を予約管理サーバ２０が会議管理サーバ３０に送信する。あるいは、予約管理サーバ２０のアカウントを指定して会議管理サーバ３０が予約情報を要求することで、会議管理サーバ３０が会議室６の予約情報を予約管理サーバ２０から取得できる。なお、アカウントは例えば電子メール、ＩＤ、電話番号など、ユーザを一意に識別できる情報であればよい。

本実施形態で予定として管理されるのは会議室６の予約であるが、予約管理サーバ２０は会議室６に限られず各種の予定を管理できる。会議室６の他、各種の電子機器のレンタル、駐車場の予約など、レンタルオフィス、レンタルスタジオ、レンタルサイクル、レンタカー、ホテル等の宿泊施設、催し物会場・ロッカーなどの貸しスペースなど、各種の設備の予約に利用できる。

なお、予約管理サーバ２０や、予約管理サーバを含む予約管理システムとしては、G Suite（登録商標）、Office365（登録商標）等が知られているが、本実施形態で説明する機能を有する予約管理システムであればよい。

また、本実施形態では、社内ネットワークＮ１の会議室６に関する情報が予約管理サーバ２０に予め登録されている。すなわち、進捗管理システム１００を利用する企業の社内ネットワークにある各会議室６の会議室名、会議室ＩＤ、予約可能時間、各会議室６の定員、及び、予約単位等に応じて予約管理サーバ２０のＷｅｂアプリがカスタマイズされている。したがって、進捗管理システム１００を利用する企業の会議室６と予約情報が結びつけられる。

チャットサーバ１０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。チャットサーバ１０が提供する複数のユーザにおけるテキスト、音声、映像などの情報のリアルタイムな共有システムをチャットシステムという。チャットサーバ１０は端末装置６０に会議室６の予約に関する情報を通知する。本実施形態では運営主体が異なる複数のチャットサーバ１０が含まれてよい。

共有される情報には画像や音声等もありテキストに限られないが、本実施形態では説明の便宜上、通知には主にテキストが用いられるとして説明している。例えば、チャットシステムは、グループ間の音声通話機能を提供してよい。音声通話は１対１でも１対Ｎ（≧２）でもよい。したがって、本実施形態でチャットシステムが会議室６の予約に関する情報を通知する際は、テキストの表示の他、音声メッセージの出力でもよい。なお、チャットシステムとしてはＬＩＮＥ（登録商標。以下、省略する。）、slack（登録商標）、Microsoft Teams（登録商標。以下、省略する。）等が知られているが、ボット（事前に決められている処理を実行するプログラム）から１又は複数のユーザに対して通知が可能なチャットシステムであればよい。

チャットサーバ１０も同様にアカウント（予約管理サーバ２０のアカウントとは異なる）でユーザを管理するが、原則的に会議管理サーバ３０はチャットサーバ１０のアカウントを意識する必要はない。しかし、会議管理サーバ３０はチャットサーバ１０の任意のアカウントを指定して通知することができる。

会議管理サーバ３０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる（特許請求の範囲の情報処理装置の一例）。会議管理サーバ３０は社外ネットワークＮ２に関する処理として、予約管理サーバ２０から会議室６の予約情報を取得し、予約情報に設定されている参加予定者を取得し、設定されているタイミングで参加予定者と対応付けられたチャットサーバ１０のグループ（又は予約者など個別の者）に通知を送信する。また、社内ネットワークＮ１に関する処理として、会議室６へのチェックイン及びチェックアウトを管理したり、予約管理サーバ２０から取得した会議室６の予約情報に基づいて電子機器７０の電源等を制御したりする。

社内ネットワークＮ１は会議室６、参加予定者の作業場所１０１、管理者の作業場所１０２、及び、ロケーション５などで利用され、参加予定者は各地から社内ネットワークＮ１を介して社外ネットワークＮ２にアクセスできる。社内ネットワークＮ１は例えばＬＡＮ（Local Area Network）である。会議室６、参加予定者の作業場所１０１、及び、管理者の作業場所１０２は同じ企業内のＬＡＮであるとは限らない。

会議室６には会議室端末９０、及び電子機器７０が配置されている。会議室端末９０と電子機器７０は小規模なＬＡＮ又は専用線で通信することができる。電子機器は会議室端末９０を経由することなく社内ネットワークＮ１及び社外ネットワークＮ２に接続できる。会議室端末９０と電子機器７０は無線又は有線のいずれで通信してもよい。なお、社内ネットワークＮ１はファイアウォール７３の内側にあるため、社外ネットワークＮ２から社内ネットワークＮ１への直接の通信は困難になっている。

会議室端末９０は、会議室６を利用する予約者等の会議の参加者が操作する情報処理端末である。会議室端末９０は会議室６の机の上に配置されていたり、会議室６の入り口に配置されたりしている。１つの会議室６に会議室端末９０が複数、配置されていてもよい。会議室端末９０は、一般的なＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。

会議室端末９０は会議管理サーバ３０に会議室ＩＤを送信し、当日の会議室６の予約情報などを表示する。また、定期的に予約情報を要求し変更があった予約情報を取得する。また、電子機器７０の電源ＯＮ、ＯＦＦ等の制御情報を会議管理サーバ３０から取得する。これにより、会議室端末９０は電子機器７０の電源をＯＮ及びＯＦＦする。

また、会議室端末９０はチェックイン、チェックアウトなどのための待ち受け画面を表示し、チェックイン又はチェックアウトを会議管理サーバ３０に知らせるために会議管理サーバ３０と通信する。チェックインの際、会議室端末９０は予約者から入力された会議識別情報と予め保持する会議室ＩＤを会議管理サーバ３０に送信するので、会議管理サーバ３０は会議識別情報と会議室ＩＤにより、会議室６を予約した予約者が予約した会議室６を使用することを確認できる。

電子機器７０は会議室６で使用され得る各種のオフィス機器である。例えば、電子黒板、複合機、プロジェクタ、デジタルサイネージ、デジタルカメラ等である。電子黒板とは、タッチパネル付大型ディスプレイを有しユーザが指示した盤面の座標を検出し座標を接続してストロークを表示する。この他、接続されたＰＣの映像を表示したり、他拠点の電子黒板と通信してストロークを同期したりすることができる。なお、電子黒板は、電子情報ボード、電子ホワイトボードと呼ばれる場合もある。

複合機は、コピー機、スキャナ、プリンタ、ファクス送受信などの機能を有し、会議中の資料の印刷や資料のコピー、資料の電子化、資料の送信などに利用される。プロジェクタは画像を投影する装置である。例えば、端末装置６０がディスプレイに表示する映像をスクリーン等に投影することで参加者の間で共有することを可能にする。デジタルサイネージは大型のディスプレイであり任意の静止画又は動画を表示するために使用される。デジタルカメラは紙の資料や電子黒板に表示された資料を各参加者が撮像して保存するために使用される。

参加予定者の作業場所１０１には社内ネットワークＮ１に接続することができる端末装置６０が配置されている。端末装置６０は有線で通信しても無線で通信してもよい。端末装置６０は参加予定者（予約者を含む）が会議室を予約する際に使用される情報処理装置であるが、会議室に持ち込むことも想定されている。参加予定者が携帯する情報処理装置である。

端末装置６０は、一般的なＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。端末装置６０は、例えば、スマートフォン、タブレット端末、ＰＣ(Personal Computer)、ＰＤＡ(Personal Digital Assistant)、ウェアラブルＰＣ（サングラス型、腕時計型など）などである。ただし、通信機能を有しブラウザソフトウェア、又は、チャットサーバ１０若しくは予約管理サーバ２０に専用のアプリケーションソフトウェアが動作すればよい。例えば、カーナビ、ゲーム機、テレビ受像器なども端末装置６０となりうる。

端末装置６０ではチャットサーバ１０に専用のアプリケーションソフトウェア（以下、チャットアプリという）が動作し、更に、進捗管理システム１００に専用のアプリケーションソフトウェア（以下、会議アプリという）が動作する。ただし、これらはブラウザソフトウェアで代用されてよい。

管理者の作業場所１０２には社内ネットワークＮ１に接続することができる登録端末５０が配置されている。登録端末５０は有線で通信しても無線で通信してもよい。登録端末５０は管理者が会議管理サーバ３０に各種の設定を行うための端末である。

登録端末５０も端末装置６０と同様の情報処理装置でよい。ただし、主に会議管理サーバ３０に管理者が設定するために使用されるので、チャットアプリや会議アプリはなくてよい。登録端末５０は主にブラウザソフトウェアで会議管理サーバ３０と通信し、Ｗｅｂページを表示する。登録端末５０は会議管理サーバ３０の表示手段（第１の表示手段）として機能する。なお、会議管理サーバ３０の提供する画面を表示する表示手段は、会議管理サーバ３０に直接、接続された表示手段やサーバ装置自体に設けられた表示手段であってもよい。

ロケーション５には社内ネットワークＮ１に接続することができる複数の進捗管理端末８０が配置されている。進捗管理端末８０は有線で通信しても無線で通信してもよい。進捗管理端末８０は進捗管理者３が受付ワークフローを更新するための端末である。進捗管理画面における業務の進捗は各ロケーション５の進捗管理端末８０で共有されるので、同じ会議室の受付に関して各進捗管理者３がそれぞれ業務の進捗を管理できる。

進捗管理端末８０は端末装置６０と同様の情報処理装置でよい。ただし、進捗管理端末８０は主にブラウザソフトウェアで会議管理サーバ３０と通信し、Ｗｅｂページを表示する。このＷｅｂページを画面という場合がある。なお、ＷｅｂページはＷｅｂアプリにより提供される。Ｗｅｂアプリとは、ブラウザ上で動作するプログラミング言語（たとえばJavaScript（登録商標））によるプログラムとＷｅｂサーバ側のプログラムが協調することによって動作し、ブラウザ上で実行されるソフトウェア又はその仕組みを言う。ＷｅｂアプリによりＷｅｂページを動的に変更できる。

会議管理サーバ３０の提供する画面を表示する表示手段は、会議管理サーバ３０に直接、接続された表示手段やサーバ装置自体に設けられた表示手段であってもよい。

＜ハードウェア構成＞
<<会議管理サーバのハードウェア構成>>
図４は、会議管理サーバ３０の一例のハードウェア構成図である。図４に示されているように、会議管理サーバ３０は、コンピュータによって構築されており、図４に示されているように、ＣＰＵ５０１、ＲＯＭ５０２、ＲＡＭ５０３、ＨＤ５０４、ＨＤＤ(Hard Disk Drive)コントローラ５０５、ディスプレイ５０６、外部機器接続Ｉ／Ｆ(Interface)５０８、ネットワークＩ／Ｆ５０９、バスライン５１０、キーボード５１１、ポインティングデバイス５１２、ＤＶＤ−ＲＷ(Digital Versatile Disk Rewritable)ドライブ５１４、メディアＩ／Ｆ５１６を備えている。

これらのうち、ＣＰＵ５０１は、会議管理サーバ３０全体の動作を制御する。ＲＯＭ５０２は、ＩＰＬ等のＣＰＵ５０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ５０３は、ＣＰＵ５０１のワークエリアとして使用される。ＨＤ５０４は、プログラム等の各種データを記憶する。ＨＤＤコントローラ５０５は、ＣＰＵ５０１の制御にしたがってＨＤ５０４に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。ディスプレイ５０６は、カーソル、メニュー、ウィンドウ、文字、又は画像などの各種情報を表示する。外部機器接続Ｉ／Ｆ５０８は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。この場合の外部機器は、例えば、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)メモリやプリンタ等である。ネットワークＩ／Ｆ５０９は、通信ネットワークを利用してデータ通信をするためのインターフェースである。バスライン５１０は、図４に示されているＣＰＵ５０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

また、キーボード５１１は、文字、数値、各種指示などの入力のための複数のキーを備えた入力手段の一種である。ポインティングデバイス５１２は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動などを行う入力手段の一種である。ＤＶＤ−ＲＷドライブ５１４は、着脱可能な記録媒体の一例としてのＤＶＤ−ＲＷ５１３に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。なお、ＤＶＤ−ＲＷに限らず、ＤＶＤ−Ｒ等であってもよい。メディアＩ／Ｆ５１６は、フラッシュメモリ等の記録メディア５１５に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。

<<会議室端末>>
図５は、会議室端末９０の一例のハードウェア構成図である。なお、図５の会議室端末９０はタブレット装置が想定されている。図５に示されているように、会議室端末９０は、ＣＰＵ４０１、ＲＯＭ４０２、ＲＡＭ４０３、ＥＥＰＲＯＭ４０４、ＣＭＯＳセンサ４０５、撮像素子Ｉ／Ｆ４０６、加速度・方位センサ４０７、メディアＩ／Ｆ４０９、ＧＰＳ受信部４１１を備えている。

これらのうち、ＣＰＵ４０１は、会議室端末９０全体の動作を制御する。ＲＯＭ４０２は、ＣＰＵ４０１やＩＰＬ等のＣＰＵ４０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ４０３は、ＣＰＵ４０１のワークエリアとして使用される。ＥＥＰＲＯＭ４０４は、ＣＰＵ４０１の制御にしたがって、スマートフォン用プログラム等の各種データの読み出し又は書き込みを行う。ＣＭＯＳ(Complementary Metal Oxide Semiconductor)センサ４０５は、ＣＰＵ４０１の制御にしたがって被写体（主に自画像）を撮像して画像データを得る内蔵型の撮像手段の一種である。なお、ＣＭＯＳセンサではなく、ＣＣＤ(Charge Coupled Device)センサ等の撮像手段であってもよい。撮像素子Ｉ／Ｆ４０６は、ＣＭＯＳセンサ４０５の駆動を制御する回路である。加速度・方位センサ４０７は、地磁気を検知する電子磁気コンパスやジャイロコンパス、加速度センサ等の各種センサである。メディアＩ／Ｆ４０９は、フラッシュメモリ等の記録メディア４０８に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。ＧＰＳ受信部４１１は、ＧＰＳ衛星からＧＰＳ信号を受信する。

また、会議室端末９０は、遠距離通信回路４１２、ＣＭＯＳセンサ４１３、撮像素子Ｉ／Ｆ４１４、マイク４１５、スピーカ４１６、音入出力Ｉ／Ｆ４１７、ディスプレイ４１８、外部機器接続Ｉ／Ｆ(Interface)４１９、近距離通信回路４２０、近距離通信回路４２０のアンテナ４２０ａ、及びタッチパネル４２１を備えている。

これらのうち、遠距離通信回路４１２は、通信ネットワークを介して、他の機器と通信する回路である。ＣＭＯＳセンサ４１３は、ＣＰＵ４０１の制御にしたがって被写体を撮像して画像データを得る内蔵型の撮像手段の一種である。撮像素子Ｉ／Ｆ４１４は、ＣＭＯＳセンサ４１３の駆動を制御する回路である。マイク４１５は、音を電気信号に変える内蔵型の回路である。スピーカ４１６は、電気信号を物理振動に変えて音楽や音声などの音を生み出す内蔵型の回路である。音入出力Ｉ／Ｆ４１７は、ＣＰＵ４０１の制御にしたがってマイク４１５及びスピーカ４１６との間で音信号の入出力を処理する回路である。ディスプレイ４１８は、被写体の画像や各種アイコン等を表示する液晶や有機ＥＬ(Electro Luminescence)などの表示手段の一種である。外部機器接続Ｉ／Ｆ４１９は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。近距離通信回路４２０は、ＮＦＣ(Near Field Communication)やＢｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）等の通信回路である。タッチパネル４２１は、利用者がディスプレイ４１８を押下することで、会議室端末９０を操作する入力手段の一種である。

また、会議室端末９０は、バスライン４１０を備えている。バスライン４１０は、図５に示されているＣＰＵ４０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

＜機能について＞
図６は、予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、会議管理サーバ３０、進捗管理端末８０、及び、登録端末５０の機能をブロック状に示す一例の機能ブロック図である。

<<予約管理サーバ>>
予約管理サーバ２０は、通信部２１、及び、予約情報管理部２２を有する。予約管理サーバ２０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。

通信部２１は、会議管理サーバ３０及び端末装置６０と各種の情報を送受信する。通信部２１は予約設定画面の画面情報を端末装置６０に送信し、端末装置６０から予約の設定を受信する。また、予約情報を会議管理サーバ３０に送信する。

予約情報管理部２２は、予約情報を受け付ける一般的なＷｅｂサーバ（Ｗｅｂアプリ）であり、更に、ユーザが登録した予約情報を管理する。予約情報管理部２２は予約情報が登録（又は変更）されると予約者のアカウントを会議管理サーバ３０に通知して、会議管理サーバ３０からのアカウントを指定した要求に応じて通信部２１を介して予約情報を会議管理サーバ３０に送信する。要求がなくても変更があった予約情報を会議管理サーバ３０に送信してもよい。予約管理サーバ２０に予約者が会議室６を予約する方法としては一般的なＷｅｂアプリが使用されるものとする。

予約管理サーバ２０は記憶部２９を有している。記憶部２９は図４のＲＡＭ５０３及びＨＤ５０４等により実現される。記憶部２９には予約情報ＤＢ２９１（Data Base）が記憶されている。

表１は予約情報ＤＢ２９１に記憶されている予約情報の一例を示す。予約情報は会議室６の予約状況を管理するための情報である。予約情報には、予約ＩＤに対応付けて予約者アカウント、会議名、会議室ＩＤ、開始時刻、終了時刻、及び、参加予定者アカウント、の各項目が登録されている。予約ＩＤは予約情報の１レコードを識別する識別情報である。ＩＤはIdentificationの略であり識別子や識別情報という意味である。ＩＤは複数の対象から、ある特定の対象を一意的に区別するために用いられる名称、符号、文字列、数値又はこれらのうち１つ以上の組み合わせをいう。予約ＩＤ以外のＩＤについても同様である。予約者アカウントは会議室６を予約した参加予定者のアカウントである。会議名は参加予定者が任意に付与した会議の名称である。会議室ＩＤは社内ネットワークにある会議室６を識別する識別情報である。開始時刻は会議室６が予約された時間帯の始期（会議が開始される時刻）であり、終了時刻は会議室６が予約された時間帯の終期（会議が終わる時刻）である。参加予定者アカウントは会議に参加する予定の参加予定者のアカウントである。なお、表１のアカウントはいずれも予約管理サーバ２０が発行したアカウントである。

<<チャットサーバ>>
チャットサーバ１０は、通信部１１、及び、テキスト処理部１２を有する。チャットサーバ１０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。

通信部１１は、会議管理サーバ３０と各種の情報を送受信する。本実施形態では会議管理サーバ３０から会議室の予約に関する情報、ボットを識別する情報（例えばトークンなど）、及び、通知先のグループを特定する情報を受信する。このボットを識別する情報は、会議管理サーバ３０のボットを作成した際に予めチャットサーバ１０からボットの識別情報として通知されている。更に、予約者などの個人のアカウントが指定される場合もある。また、通信部１１は参加予定者が会議室の予約に関する情報を既読した旨、又は、表示された会議室の予約に関する情報に対する参加予定者の応答を会議管理サーバ３０に送信する。

テキスト処理部１２は、会議管理サーバ３０から通知されたボットを識別する情報及び通知先のグループを特定する情報に基づき、ボットが発言する情報として、グループに属する参加予定者に会議室６の予約に関する情報を送信する。通知は参加予定者の数だけ行われる場合と、予約者又は通知先ユーザのみに行われる場合がある。

テキスト処理部１２はいわゆるプッシュ通知を行うことができる。プッシュ通知には各ＯＳが提供する公知の仕組みを利用するものとする。

また、チャットサーバ１０は記憶部１９を有している。記憶部１９は図４のＲＡＭ５０３及びＨＤ５０４等により実現される。記憶部１９にはグループ情報ＤＢ１９１が記憶されている。

表２はグループ情報ＤＢ１９１に記憶されているグループ情報の一例を示す。グループ情報は同じグループに属するメンバのアカウントが登録された情報である。グループ情報には、ワークスペースとチャンネルに対応付けて、メンバアカウント１〜ｎ（表２ではｎ＝４）、及び、ボットアカウントが登録されている。

ワークスペースは企業や部署などの組織を識別するための識別情報である。本実施形態では複数のメンバがワークスペース（例えばＡ社）に所属している。ワークスペースは例えばＵＲＬであるが、一意性があればよい。更にワークスペースはチャットの目的等に応じた複数のチャンネルを有する。チャンネルは例えば、製品Ａ用のグループ、製品Ｂ用のグループ等、共通する情報が交換されるメンバの集まりである。チャンネルにはワークスペースに所属するメンバのうちいずれかのメンバが所属している。つまり、通知先はワークスペースとチャンネルによって特定される。ただし、通知先の特定方法はチャットシステムによって異なるため、グループを一意に特定できる識別情報が存在すれば、その情報のみでも良いし、３つ以上の情報によって特定されてもよい。

チャンネルは一意性が保証されている。メンバアカウント１〜ｎはチャンネルのメンバのアカウントであり、このアカウントはチャットサーバ１０により発行されたものである。本実施形態では、会議室６の予約に関する情報を通知するためのメンバとしてボットが登録される。ボットはいわば会議管理サーバ３０の代理人又は架空のメンバということができる。ボットの発言（テキスト）がメンバアカウント１〜ｎの端末装置６０に送信される。

ワークスペースとチャンネルは、会議管理サーバ３０によって管理され、参加者が属するグループを識別するための情報になる。

<<会議管理サーバ>>
会議管理サーバ３０は、通信部３１と、予約管理Ｗｅｂアプリ１１０により提供される機能と、受付支援Ｗｅｂアプリ１２０により提供される機能と、を有している。会議管理サーバ３０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

予約管理Ｗｅｂアプリ１１０と受付支援Ｗｅｂアプリ１２０は、ＡＰＩ（Application Interface）を介して通信できる。したがって、受付支援Ｗｅｂアプリ１２０は予約情報などを予約管理Ｗｅｂアプリ１１０から取得して受付支援に使用できる。なお、予約管理Ｗｅｂアプリ１１０と受付支援Ｗｅｂアプリ１２０は別々の情報処理装置で実行されてもよい。

まず、通信部３１は、予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、登録端末５０、端末装置６０、及び、進捗管理端末８０と各種の情報を送受信する。通信部３１は送信部３１ａと受信部３１ｂを有している。受信部３１ｂは予約管理サーバ２０から予約情報を受信し、会議室端末９０から予約情報の要求を受信する。また、受信部３１ｂは会議室端末９０からチェックイン要求を受信する。また、受信部３１ｂは管理者が操作する登録端末５０からチャットシステムのグループとアカウントの対応付けを受け付ける。また、受信部３１ｂは進捗管理端末８０から業務の進捗に関する情報を受信する。送信部３１ａはチャットサーバ１０に会議室の予約に関する情報を送信し、会議室端末９０に予約情報を送信する。

予約管理Ｗｅｂアプリ１１０は、情報対応付部３２、予約情報取得部３３、通知判断部３４、制御情報生成部３５、制御情報応答部３６、会議情報通知部３７、チェックイン管理部３８、及び、予約情報送信部３９を有する。

情報対応付部３２は、主に事前の登録作業に関する処理を行う。すなわち、管理者が操作する登録端末５０等からドメインの登録を受けつけ顧客ドメインＤＢ４９５に登録し、登録端末５０等から送信されたチャットシステムのワークスペース及びチャンネルと予約管理サーバ２０のアカウントを対応付けて対応付情報ＤＢ４９１に登録する。

予約情報取得部３３は、進捗管理システム１００を利用する顧客のアカウントを指定して予約管理サーバ２０から予約情報を取得して会議管理情報として会議管理情報ＤＢ４９３に登録する。予約管理サーバ２０から通知された登録又は更新された予約情報のアカウントを指定してもよいし、任意のアカウントを指定してもよい。予約管理サーバ２０の予約情報の少なくとも一部の予約情報が会議管理情報ＤＢ４９３に記憶される。予約情報取得部３３は、予約管理サーバ２０が保持する予約情報のうち現在から所定期間未来の予約情報を取得する。所定期間はどのくらい先の会議まで会議室６の予約に関する情報を通知するかによって定まる。

通知判断部３４は、会議管理情報の中に通知する条件を満たす開始時刻の予約があるか否かを判断する。例えば、通知設定ＤＢ４９６を参照し、予約の開始時刻から逆算して設定された日時になると通知すると判断する。あるいは、予約情報取得部３３が予約情報を予約管理サーバ２０から取得した時点で、通知判断部３４が予約に関する情報を通知するタスクを生成してキューに登録してもよい。キューに保存されたタスクは実行時刻（リマインドする時刻）が到来すると実行される。なお、例えばリマインダー用のボット、予約受付用のボット等、役割ごとにボットが分けられている場合、処理に応じてボットを特定する。

会議情報通知部３７は、通知判断部３４が通知すると判断すると、ボットを識別する情報（例えばslackではトークン）及び通知先のグループを特定する情報を指定して会議室６の予約に関する情報を通知することをチャットサーバ１０に要求する。なお、通知は何回に分けて行われるが、そのうちの少なくとも１回の通知に会議識別情報を含める。会議識別情報は、予約された会議室６を予約した時間帯に参加者が使用する権利を有することを会議管理サーバ３０が確認するための情報である。会議情報通知部３７は、少なくとも最終的な通知の前に会議識別情報を生成する。なお、会議識別情報は会議識別情報ＤＢ４９４に登録される。

制御情報生成部３５は、会議管理情報ＤＢのステータスがチェックインになると電子機器７０の制御情報を生成して制御情報を制御情報ＤＢ４９７に登録する。あるいは、制御情報生成部３５は、会議管理情報を参照して、会議の開始時刻の数分前になると電子機器７０の電源をＯＮする制御情報を生成してもよい。いずれの場合も、会議管理情報ＤＢのステータスがチェックアウトになると、電子機器７０の電源をＯＦＦする制御情報を生成する。

なお、どの会議室でも電子機器７０が存在する場合は、予約ごとに制御情報を生成してよいが、会議室によっては電子機器７０が存在しない。このような場合、制御情報生成部３５は会議管理情報の参加予定者アカウントに電子機器７０が含まれているか否かを判断する。電子機器７０も参加予定のリソースとして扱われるため、電子機器７０を意味するアカウントがあるか否かにより制御情報を生成するか否かを判断できる。

また、会議室によっては遠隔地と通信できる電子機器７０が配置されている。この場合、遠隔地の会議室を予約者が入力するので、制御情報生成部３５は予約情報に遠隔地と通信できる電子機器７０が指定されており、遠隔地の会議室が決定されている場合、遠隔地の電子機器７０と通信接続するための制御情報を生成する。

制御情報応答部３６は、会議室６の会議室端末９０から制御情報があるかどうかの問い合わせを受け付け、制御情報ＤＢ４９７を参照し、会議室６に対応する制御情報を会議室端末９０に送信する。

チェックイン管理部３８は、会議室へのチェックイン・チェックアウトを管理する。また、主にチェックイン・チェックアウトに伴う会議のステータスを会議管理情報ＤＢ４９３に登録する。チェックインは、予約ＩＤで特定される会議の開始時刻の５〜１０分前になると認められる。そして、会議室端末９０が送信する会議室ＩＤと会議識別情報の組が会議識別情報ＤＢ４９４に登録されている場合にチェックインを許可する。

予約情報送信部３９は、会議室端末９０からの要求に対し、会議管理情報ＤＢ４９３に記憶されている予約情報（会議管理情報）を送信する。予約情報送信部３９はＪＳＯＮ形式、ＸＭＬ形式、ＣＶＳ（Comma−Separated Values）形式などで送信すればよい。予約情報は繰り返し送信されるので容量が少ない形式が有利である。

また、会議管理サーバ３０は記憶部４９を有している。記憶部４９は図４のＲＡＭ５０３及びＨＤ５０４等により実現される。記憶部４９には、対応付情報ＤＢ４９１、会議管理情報ＤＢ４９３、会議識別情報ＤＢ４９４、顧客ドメインＤＢ４９５、通知設定ＤＢ４９６、制御情報ＤＢ４９７、及び、会議室設定情報ＤＢ４９８、が記憶されている。

表３は対応付情報ＤＢ４９１に記憶されている対応付情報の一例を示す。対応付情報は予約管理システムのアカウントとチャットシステムのグループを対応付ける情報である。対応付情報は、ワークスペース、チャンネル及びメンバアカウント１〜ｎ（表ではｎ＝４）の各項目を有する。ワークスペースとチャンネルは上記のとおりである。メンバアカウント１〜ｎには予約管理サーバ２０が発行した各参加者のアカウントが登録される。また、表３に示すようにチャットシステムのアカウントが登録されてよい。グループに対して通知を行うためには予約管理サーバ２０に対して会議を予約したユーザの予約管理サーバ２０のアカウントと通知先のグループ及びチャンネルを特定するための情報（本実施形態ではワークスペースとチャンネル名）があればよく、必ずしもグループに所属するすべてのメンバのアカウントが登録されている必要はない。ただし、個人ユーザ宛に通知する場合、それぞれのチャットシステムのアカウント情報が必要なため、表３のように登録されていてもよい。

表４は会議管理サーバ３０の会議管理情報ＤＢ４９３が記憶する会議管理情報の一例を示す。会議管理情報ＤＢ４９３には予約情報が記憶されるので、表４では表１の予約情報ＤＢ２９１との相違を説明する。表４の会議管理情報は予約者の表記名、予約者の所属名、参加者の表記名、参加者の所属名、及び、ステータスの項目を有する。予約者の表記名は予約者の氏名などである。予約者の所属名は予約者が所属する部署名である。参加者の表記名は参加者の氏名などである。参加者の所属名は参加者が所属する部署名である。会議管理サーバ３０ではアカウントと表記名、所属名などを対応付けたユーザ情報を保持しているか利用可能なので、アカウントが分かればこれらも判明する。なお、予約管理サーバ２０から送信される時点で予約者の表記名、予約者の所属名、参加者の表記名、参加者の所属名が含まれていてもよい。

ステータスは、予約の状況を意味する。例えば、会議室６の予約に関する情報の通知済み、利用確定、チェックイン済み、チェックアウト、又は、キャンセル（取り消し）等の状況が登録される。

表５は会議識別情報ＤＢ４９４に記憶されている会議識別情報管理情報の一例を示す。会議識別情報管理情報は会議室６の予約ごとに会議識別情報を管理する情報である。会議識別情報管理情報は、予約ＩＤ、会議室ＩＤ、及び、会議識別情報の各項目を有する。これらについてはステータスを除き予約情報と同じであり（予約管理サーバ２０から受信した予約情報）、既出であるため説明は省略する。なお、予約ＩＤが登録されているのは、同じ会議室６の予約を識別するためである。

表６は顧客ドメインＤＢ４９５に記憶されている顧客ドメイン情報の一例を示す。顧客ドメイン情報は顧客のドメインと顧客の管理者のアカウントを管理する情報である。顧客ドメイン情報には顧客のドメイン名と顧客の管理者アカウントが対応付けて登録されている。表６の顧客のドメインは予約管理サーバ２０が発行したアカウント（メールアドレス）のドメインである。また、管理者アカウントは、顧客の管理者（代表する）のアカウントである。なお、表６のアカウントは予約管理サーバ２０が発行したものである。

表７は通知設定ＤＢ４９６に記憶されている通知設定情報の一例を示す。通知設定情報は顧客ごとに通知に関する設定を保持する。通知設定情報には、顧客ドメイン名と通知設定が対応付けて登録されている。通知設定には、会議の開始時刻のどのくらい前に、会議室６の予約に関する情報を通知するかのタイミングが設定されている。あるいは決まった日時が設定されていてもよい。また、タイミングは１つである必要はなく、１つの顧客に複数回の通知設定が登録されていてもよい。

表８は制御情報ＤＢ４９７に記憶されている制御情報の一例を示す。制御情報は会議室６の電子機器７０を制御するための情報である。制御情報は、会議室ＩＤ、及び、制御内容の各項目を有する。制御内容は、電子機器７０の具体的な制御方法である。会議管理サーバ３０は電子機器７０ごとに詳細な制御内容を設定できる。また、制御する時刻が登録されないのは、社外ネットワークの会議管理サーバ３０から会議室端末９０に送信することが困難であり、会議室端末９０が会議管理サーバ３０にアクセスし、この時、制御情報が生成されていれば制御内容を送信するからである。

表９は、会議室設定情報ＤＢ４９８に記憶されている会議室設定情報の一例を示す。会議室設定情報は会議室ごとの設定に関する情報である。会議室設定情報は、顧客ＩＤに対応付けて、会議室名称、会議室ＩＤ、会議室端末９０の状態、認証キー、管理開始フラグ、及び、運用ルールの各項目を有する。
・会議室名称は会議の参加者が認識している会議室の一般的な名称であり、例えば会議室の入り口に提示されているものをいう。
・会議室ＩＤは上記のように会議室を一意に識別する識別情報である。簡易的には、会議室ＩＤは予約管理サーバ２０と共通とすることができる。また、変換テーブルを設けることで、予約管理サーバ２０と別に管理者が設定することもできる。
・会議室端末９０の状態は会議室端末９０の初期設定が終了したか、通信が可能か等を示す。したがって、「接続断」は会議室端末９０と通信できないことを意味する。
接続中：一定期間内に通信が確認できている状態
セットアップ前：初期設定の前
接続断：一定期間以上、通信がない状態
・認証キーは会議管理サーバ３０が会議室端末９０を認証するための認証情報となる。初期設定により認証キーが会議室端末９０に送信され、会議室端末９０が認証キーを記憶する。通信時には認証キーにより会議室端末９０が認証される。認証キーは総当たり方式で特定できない程度に長い桁数の数字、アルファベット、記号などの組み合わせである。認証キーは会議管理サーバ３０が決定しても管理者が決定してもよい。
・管理開始フラグは、会議室端末９０の初期設定が終わった後に、会議室の管理を会議管理サーバ３０が開始するか否かを示すフラグ（True：開始する False：開始しない）である。管理開始フラグがあることで、初期設定が完了してから会議室端末９０の配置までのタイムラグで生じる不都合を抑制できる。
・運用ルールは、会議室をどのように運用するかといういくつかあるルールのうちどのルールを使用するかを示す。運用ルールは、例えば、自動キャンセルを行うか否か、行う場合はいつまでにチェックインしないと自動キャンセルするか、会議の開始時刻に電子機器７０を起動するかなどである。

次に、受付支援Ｗｅｂアプリ１２０について説明する。受付支援Ｗｅｂアプリ１２０は、情報同期部１２１、ワークフロー受付画面生成部１２２、メール送信部１２３、進捗管理部１２４、進捗管理画面生成部１２５、及び、画面情報送信部１２６を有している。

情報同期部１２１は、受付支援Ｗｅｂアプリ１２０が受付支援するために必要な情報を予約管理Ｗｅｂとの間で同期する。本実施形態ではステータスを含む予約情報と運用ルールが同期される。例えば、定期的に問い合わせて、新しい予約情報があればこの予約情報に適用される運用ルールと共に取得する。

ワークフロー受付画面生成部１２２は、管理者が受付ワークフロー及び訪問者登録フォームを設定するための画面の画面情報を生成し、通信部３１を介して登録端末５０に送信する。ワークフロー受付画面生成部１２２はこの他、進捗管理画面の設定に必要な画面の画面情報も生成する。画面情報は、ＨＴＭＬ、ＸＭＬ、ＣＳＳ（Cascade Style Sheet）、及びJavaScript（登録商標）等により作成される。

メール送信部１２３は、予約情報に含まれる予約者に対し、訪問者登録フォームを用いた訪問者情報の登録を促すための電子メールを送信する。送信するタイミングは、予約情報の登録後の決まった時刻などでよい。予約者が電子メールに応答しないと（後述するＵＲＬを押下して訪問者情報を設定しないと）、例えば１日１回、決まった時刻に電子メールを繰り返し送信する。予約した日時が接近した場合は、数時間に１回など、頻度が高くなってよい。

進捗管理部１２４は、各進捗管理端末８０から受信する業務の進捗に関する情報に基づいて、進捗管理情報ＤＢ１３２に記憶されている情報を更新する。

進捗管理画面生成部１２５は、ワークフロー設定情報ＤＢ１３１と進捗管理情報ＤＢ１３２に記憶されている情報に基づいて進捗管理画面の画面情報を生成する。また、進捗管理画面生成部１２５は、進捗管理情報ＤＢ１３２に記憶されている情報が更新されると、新たに進捗管理画面の画面情報を生成する。

画面情報送信部１２６は、進捗管理画面生成部１２５が生成した進捗管理画面の画面情報を進捗管理端末８０に送信する。送信には、進捗管理端末８０のブラウザソフトが行うポーリングを利用する方法がある。この場合、進捗管理画面の画面情報の一部であるJavaScript（登録商標）がポーリングを行うように記述されている。

あるいは、WebSocketプロトコルが利用されてもよい。WebSocketプロトコルでは、サーバとクライアントが一度コネクションを行った後、必要な通信を全てそのコネクション上で専用のプロトコルを用いて行う。ポーリングと異なり、新たなコネクションを張ることがなくなり、サーバ側の負荷を低減できる。コネクションが常に張られているので、画面情報送信部１２６は進捗管理画面を表示している全ての進捗管理端末８０に進捗管理画面の画面情報を送信できる。なお、画面情報を送信する際は、業務の進捗に関する情報を送信した進捗管理端末８０を除いてもよい。この場合、業務の進捗に関する情報を送信した進捗管理端末８０の進捗管理画面はJavaScript(登録商標)が変更する。進捗管理部１２４が業務の進捗に関する情報を送信した進捗管理端末８０の識別情報（IPアドレスなど）を保持しておくことで実現できる。

また、会議管理サーバ３０は受付支援Ｗｅｂアプリ１２０が利用する記憶部１２９を有している。記憶部１２９は図４のＲＡＭ５０３及びＨＤ５０４等により実現される。記憶部１２９には、ワークフロー設定情報ＤＢ１３１、及び、進捗管理情報ＤＢ１３２が記憶されている。

表１０は、ワークフロー設定情報ＤＢ１３１に記憶されているワークフロー設定情報の一例を示す。ワークフロー設定情報は訪問者登録フォームと受付ワークフローとに関して管理者が設定した情報である。ワークフロー設定情報は、運用ルールに対応付けて、訪問者登録フォーム、及び、受付ワークフローの各項目を有する。訪問者登録フォームは、会議室の訪問者に関する情報を予約者が登録するための項目であり、例えば、ドリンク、来客人数、社員人数、のそれぞれについて必須、表示の各項目が対応付けられている。これは、運用ルールＡが適用される会議室では、ドリンク、来客人数及び社員人数が進捗管理画面で表示されることを意味する。必須とは予約者が設定することが必須であることを意味し、表示とは、初期状態（画面を開いた直後）で進捗管理画面に表示されることを意味している。訪問者登録フォームは、この他、電話番号、メールアドレス、訪問者の車のナンバー、駐車ロット番号など、訪問者に関する情報の項目を有していてもよい。社員に関する情報の項目が存在してもよい。

受付ワークフローはカード提出、社員呼び出し、ロビー案内、入室、給茶、退室、片付け、ロビー出、見送り、及び、カード返却の各項目を有している。この各項目は受付ワークフローのフェーズに相当し、各項目をまとめて受付ワークフローという。この受付ワークフローは一例に過ぎず、より多くのフェーズが存在しても、フェーズが少なくてもよい。

なお、受付ワークフローは運用ルールでなく、会議室に対応付けられていてもよい。また、予約情報ごとに設定されてもよい。

表１１は、進捗管理情報ＤＢ１３２に記憶されている進捗管理情報の一例を示す。進捗管理情報は、予約情報（予約ＩＤ、予約者アカウント、会議室名、開始時刻、終了時刻、ステータス）、訪問者情報、受付ワークフロー、及び、訪問者属性情報の各項目を有する。情報同期部１２１が予約管理Ｗｅｂアプリ１１０から予約情報を取得すると、進捗管理部１２４が進捗管理情報の１レコードを作成する。予約情報に含まれる会議室ＩＤに基づいて会議室設定情報ＤＢ４９８の運用ルールのＩＤを取得し、ワークフロー設定情報ＤＢ１３１からこの運用ルールのＩＤに対応付けられた訪問者登録フォームと受付ワークフローを取得する。進捗管理情報の１レコードが作成された時点では、訪問者情報の値は空欄でよく、受付ワークフローの値は全て「未」である。また、予約情報に部署と電話番号の項目、及び、訪問者属性情報の項目が追加される。これは訪問者に関する情報を進捗管理で使用するためである。

予約者は、後述するように電子メールに記載されたＵＲＬにアクセスし、部署、電話番号、訪問者情報（ドリンク、来客人数、及び社員人数）、及び、訪問者属性情報（氏名、会社名、メールアドレス）を設定する。

受付ワークフローについては、進捗管理者３がフェーズを確認して会議管理サーバ３０に登録するので、フェーズが徐々に更新されていく。更新により「未」が「済み」に変わる。「入室」と「退室」に関しては、会議管理情報ＤＢ４９３のステータスと同期することで変更される場合もある。

なお、訪問者情報だけでなく、部署、電話番号、及び、訪問者属性情報（氏名、会社名、メールアドレス）についても、それぞれ必須か否かが設定されており、予約者が電子メールに記載されたＵＲＬにアクセスして必須項目を入力しないと、再度、電子メールが送信される。

<<登録端末>>
登録端末５０は、通信部５１、操作受付部５２、及び、表示制御部５３を有する。登録端末５０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、例えばブラウザソフトである。

登録端末５０は、会議管理サーバ３０が提供するＷｅｂページを介して管理者が会議室に関する各種の設定を行うための端末である。本実施形態では、ワークフロー受付画面６００を表示するために使用される。

登録端末５０が有する通信部５１は会議管理サーバ３０等と各種の情報を送受信する。例えば、各会議室の会議室設定情報を受信したり、管理者が会議室設定情報に関して設定した情報を送信したりする。

操作受付部５２は、登録端末に対する各種の操作を受け付ける。表示制御部５３は、会議管理サーバ３０から各種の画面情報を解析してディスプレイ５０６に表示する。

<<進捗管理端末>>
進捗管理端末８０は、通信部８１、操作受付部８２、及び、表示制御部８３を有する。進捗管理端末８０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、ブラウザソフトが想定されている。

進捗管理端末８０は、進捗管理者３が受付ワークフローに基づいて、受付の各フェーズが適切に実行されているか否かを管理するために使用される。

進捗管理端末８０が有する通信部８１は会議管理サーバ３０等と各種の情報を送受信する。例えば、ポーリングを行って、受付ワークフローに更新があれば、更新後の受付ワークフローを含む進捗管理画面の画面情報を受信する。あるいは、WebSocketプロトコルにより会議管理サーバ３０から通信を受信する。受付ワークフローに限らず、進捗管理情報ＤＢ１３２の情報であればリアルタイムに更新できる。

操作受付部８２は、進捗管理端末８０に対する各種の操作を受け付ける。表示制御部８３は、会議管理サーバ３０から各種の画面情報（例えば進捗管理画面）を解析してディスプレイ５０６に表示する。

<<端末装置>>
図７は、端末装置６０及び会議室端末９０の機能をブロック状に示す一例の機能ブロック図である。電子機器７０の機能については必要に応じて説明する。

端末装置６０は、通信部６１ａ、操作受付部６１ｂ、表示制御部６１ｃ、チャット通信部６２、テキスト表示部６３、アプリ通信部６４、サーバ通信部６５、表示制御部６６、アプリ通信部６７、及び、端末通信部６８を有する。端末装置６０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成のいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。端末装置６０ではチャットアプリ６０ａと会議アプリ６０ｂが動作しているので、プログラムにはチャットアプリ６０ａと会議アプリ６０ｂが含まれる。

通信部６１ａは、会議管理サーバ３０及び予約管理サーバ２０と各種の情報を送受信する。チャットアプリ６０ａがチャットサーバ１０と通信し、会議アプリ６０ｂが会議管理サーバ３０と通信するのに対し、通信部６１は任意のサーバと通信できる。通信部６１ａは例えば、ブラウザの機能として提供されてよい。

操作受付部６１ｂは、端末装置６０に対する参加者の各種の操作を受け付ける。表示制御部６１ｃは各種の画面の画面情報を解釈してＬＣＤ２０６に表示する。操作受付部６１ｂと表示制御部６１ｃは例えばブラウザの機能を有し、Ｗｅｂアプリを実行できる。例えば、表示制御部６１ｃは予約管理サーバ２０から受信した予約設定画面を表示し、操作受付部６１ｂは予約者が設定する予約情報を受け付ける。

チャットアプリ６０ａのチャット通信部６２は、チャットサーバ１０と各種の情報の送受信を行う。本実施形態ではチャットサーバ１０から会議室６の予約に関する情報を受信し、既読であること、会議室６が利用される又はキャンセルされるか、等をチャットサーバ１０に通知する。

チャットアプリ６０ａのテキスト表示部６３は、チャットサーバ１０から送信されたテキスト（会議室６の予約に関する情報）を表示する。例えば、発言元はボットでありボットが入力したかのようにテキストを表示する。

チャットアプリ６０ａのアプリ通信部６４は、会議アプリ６０ｂを呼び出すと共に会議識別情報を会議アプリ６０ｂに送信する。チャットサーバ１０は、会議室６の予約に関する情報を通知する際、会議アプリ６０ｂを識別する情報を端末装置６０に送信しているので、チャットアプリ６０ａはＯＳに対し会議アプリ６０ｂを指定し会議識別情報の通知を依頼する。ＯＳは会議アプリ６０ｂを起動することができる。

会議アプリ６０ｂのサーバ通信部６５は会議管理サーバ３０と通信する。会議識別情報を含む２次元コードを会議管理サーバ３０から取得することなどを行う。２次元コードはチェックイン時の認証に使用される。認証用の数桁の数字でもよい。

会議アプリ６０ｂの表示制御部６６は、会議識別情報が含まれる２次元コード等をＬＣＤ２０６に表示する。会議アプリ６０ｂのアプリ通信部６７は、ＯＳを介して、チャットアプリ６０ａから各種の情報（会議室６の予約に関する情報に含まれる会議識別情報等）を取得する。

端末通信部６８は、会議室端末９０と通信し会議識別情報等を送信する。端末通信部６８は、Bluetooth（登録商標）などの近距離無線通信で会議室端末９０の存在を検出し、会議室端末９０を検出すると会議識別情報を送信する。また、会議室端末９０に対し２次元コードを表示する機能（撮像させる）を提供する。

<<会議室端末>>
会議室端末９０はサーバ通信部９１、端末装置通信部９２、操作受付部９３、表示制御部９４、電子機器通信部９５、及び、予約情報要求部９６を有する。会議室端末９０が有するこれら各機能部は、図５に示された各構成のいずれかが、ＥＥＰＲＯＭ４０４からＲＡＭ４０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ４０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは端末アプリ９０ａを含み、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。端末アプリ９０ａが会議室端末９０にインストールされることでこれらの機能が実現される。

サーバ通信部９１は、サーバＵＲＬ９９３を宛先にして会議管理サーバ３０と通信する。会議室端末９０は社内ネットワークに存在するため会議管理サーバ３０から会議室端末９０と通信することは困難である。このため、サーバ通信部９１はポーリング（定期的に会議管理サーバ３０と通信する）やWebSocketプロトコルなどの通信技術で会議管理サーバ３０と通信する。サーバ通信部９１はＨＴＴＰなどの通信プロトコルで通信すればよく、通信プロトコルは特に制限しない。

本実施形態のサーバ通信部９１は予約情報を受信し、チェックイン時に、端末装置通信部９２が端末装置６０から受信した会議識別情報又は手で入力された会議識別情報を会議管理サーバ３０に送信する。また、サーバ通信部９１は会議管理サーバ３０から制御情報を受信する。

端末装置通信部９２は端末装置６０と通信する。本実施形態では会議識別情報等を受信する。会議識別情報が手で入力される場合、端末装置通信部９２はなくてもよい場合がある。端末装置通信部９２は、図５のＣＰＵ４０１がプログラムを実行し近距離通信回路４２０を制御すること等により実現される。

電子機器通信部９５は、電子機器７０と通信する。本実施形態ではサーバ通信部９１が受信した制御情報を電子機器７０に送信する。電子機器通信部９５は、図５のＣＰＵ４０１がプログラムを実行し遠距離通信回路４１２を制御すること等により実現される。

予約情報要求部９６は、予約情報を取得する定期的なタイミングになるとサーバ通信部９１を介して記憶部９９に記憶されているサーバＵＲＬ９９３を宛先にして会議室ＩＤ９９１と認証キー９９２を繰り返し会議管理サーバ３０に送信する。この応答として、予約情報要求部９６はサーバ通信部９１を介して予約情報を取得する。予約情報は変更があった場合にだけ取得すればよい。タイミングは数秒〜数分ごとの周期である。周期が短い方が早期に予約情報を更新できるが、通信負荷も高くなるため、両者を考量して決定される。本実施形態では例えば３０秒とする。また、サーバ通信部９１を介して少なくとも当日の会議室６の会議管理情報（予約情報）等を受信できる。

また、会議室端末９０は記憶部９９を有している。記憶部９９は図５のＲＯＭ４０２及びＥＥＰＲＯＭ４０４等により実現される。記憶部９９には会議室ＩＤ９９１、認証キー９９２、サーバＵＲＬ９９３、会議室名称９９４、端末ＩＤ９９５、管理者パスワード９９６、及び、電子機器７０のＩＰアドレス９９７が記憶されている。これらは会議室端末９０の初期設定により記憶部９９に記憶される。

＜画面の構成例＞
続いて、図８を用いて本実施形態で説明される画面の構成例について説明する。図８は、管理者、予約者、又は、進捗管理者３が操作する画面の関係を説明する図である。なお、図８に示す各画面の詳細は後述する。

まず、管理者は登録端末５０を操作してワークフロー受付画面６００を表示する。ワークフロー受付画面６００は管理者の操作によりフェーズ登録画面６２０と訪問者登録フォーム画面６１０に遷移する。フェーズ登録画面６２０と訪問者登録フォーム画面６１０にて設定された情報はワークフロー設定情報ＤＢ１３１に記憶される。

予約者は端末装置６０を操作して電子メール６３０を表示する。電子メール６３０にはＵＲＬが記載されているか又は文字にＵＲＬがリンクされており、予約者がＵＲＬをクリックすると、電子メール６３０の表示画面が訪問者情報登録画面６４０に遷移する。訪問者情報登録画面６４０には訪問者登録フォーム画面６１０で設定された内容が反映されている。

進捗管理者３は進捗管理端末８０を操作して進捗管理画面６５０を表示する。進捗管理画面６５０には、予約者が訪問者情報登録画面６４０で入力した情報と、フェーズ登録画面６２０で入力した情報とが反映される。また、各進捗管理者３が進捗管理画面６５０で入力した進捗が互いの進捗管理端末８０の進捗管理画面６５０に反映される。

＜ワークフローの設定手順＞
続いて、図９を用いて受付ワークフローの設定手順について説明する。図９は、管理者が受付ワークフローを設定する手順を示すシーケンス図の一例である。図９の説明では図８の管理者の作業について説明される。

S1：まず、管理者は登録端末５０を操作して会議管理サーバ３０と通信させ、ワークフロー受付画面６００を会議管理サーバ３０に要求する。会議管理サーバ３０の受信部３１ｂは要求を受信する。なお、管理者は予め運用ルールを選択しているものとする。

S2：これにより、ワークフロー受付画面生成部１２２がワークフロー受付画面６００の画面情報を生成し、送信部３１ａがワークフロー受付画面６００の画面情報を登録端末５０に送信する。

S3：登録端末５０の通信部５１はワークフロー受付画面６００の画面情報を受信し、表示制御部８３が登録端末５０のディスプレイ５０６にワークフロー受付画面６００を表示する（図１０参照）。まず、管理者は登録フォーム編集ボタン６０２を押下するが、受付ワークフロー編集ボタン６０３を先に押下してもよい。操作受付部８２は登録フォーム編集ボタン６０２の押下を受け付ける。

S4：登録端末５０の通信部５１は訪問者登録フォーム画面６１０を会議管理サーバ３０に要求する。会議管理サーバ３０の受信部３１ｂは要求を受信する。

S5：これにより、ワークフロー受付画面生成部１２２は訪問者登録フォーム画面６１０の画面情報を生成し、送信部３１ａが訪問者登録フォーム画面６１０の画面情報を登録端末５０に送信する。

S6：登録端末の通信部５１は訪問者登録フォーム画面６１０の画面情報を受信し、表示制御部８３が登録端末５０のディスプレイ５０６に訪問者登録フォーム画面６１０を表示する（図１１参照）。管理者は訪問者登録フォーム画面６１０に対し訪問者情報の項目を入力する。操作受付部８２は訪問者情報の項目の入力を受け付ける。

S7：登録端末５０の通信部５１は訪問者情報の項目を運用ルールと共に会議管理サーバ３０に送信する。

S8：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂは訪問者情報の項目と運用ルールを受信し、ワークフロー受付画面生成部１２２が運用ルールに対応付けて訪問者情報の項目をワークフロー設定情報ＤＢ１３１に登録する。

S9：次に、管理者は画面を遷移させ、例えばワークフロー受付画面６００に戻る。管理者は受付ワークフロー編集ボタン６０３を押下する。操作受付部８２は受付ワークフロー編集ボタン６０３の押下を受け付ける。なお、画面の遷移は一例に過ぎず、登録端末５０がフェーズ登録画面６２０を表示できればよい。

S10：登録端末の通信部５１はフェーズ登録画面６２０を会議管理サーバ３０に要求する。会議管理サーバ３０の受信部３１ｂは要求を受信する。

S11：これにより、ワークフロー受付画面生成部１２２はフェーズ登録画面６２０の画面情報を生成し、送信部３１ａがフェーズ登録画面６２０の画面情報を登録端末５０に送信する。

S12：登録端末の通信部５１はフェーズ登録画面６２０の画面情報を受信し、表示制御部８３が登録端末５０のディスプレイ５０６にフェーズ登録画面６２０を表示する（図１２参照）。管理者はフェーズ登録画面６２０に対し、１つ以上のフェーズを有する受付ワークフローを入力する。多くの場合、フェーズは複数であり、時系列に入力することが多い。操作受付部８２は受付ワークフローの入力を受け付ける。

S13：登録端末５０の通信部５１は受付ワークフローを運用ルールと共に会議管理サーバ３０に送信する。

S14：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂは受付ワークフローと運用ルールを受信し、ワークフロー受付画面生成部１２２が運用ルールに対応付けて受付ワークフローをワークフロー設定情報ＤＢ１３１に登録する。

＜ワークフロー受付画面、訪問者登録フォーム画面、フェーズ登録画面の例＞
図１０はワークフロー受付画面６００の一例を示し、図１１は訪問者登録フォーム画面６１０の一例を示し、図１２はフェーズ登録画面６２０の一例を示す。

図１０に示すように、ワークフロー受付画面６００は、「受付支援を利用する」というメッセージに対応付けられたチェックボックス６０１、登録フォーム編集ボタン６０２、及び、受付ワークフロー編集ボタン６０３を有している。チェックボックス６０１がチェックされると、登録フォーム編集ボタン６０２、及び、受付ワークフロー編集ボタン６０３が有効になる。

登録フォーム編集ボタン６０２は訪問者登録フォーム画面６１０を表示させるためのボタンであり、受付ワークフロー編集ボタン６０３はフェーズ登録画面６２０を表示させるためのボタンである。

図１１に示すように、訪問者登録フォーム画面６１０はタイトル６１１、説明文６１２、必須入力６１３、及び、プロセス表示６１４、及び削除ボタン６１５を１行として、行ごとに管理者が値を設定できるようになっている。図１１では３行が表示されている。タイトル６１１は訪問者情報の項目名であり任意の値を入力可能である。説明文６１２は予約者が入力可能な値を予め管理者が記述しておく項目である。必須入力６１３は、予約者が入力しなければならない項目の場合にチェックされる。プロセス表示６１４は、進捗管理端末８０が初期状態で表示するタイトル６１１を指定する。削除ボタン６１５は１行を削除するためのボタンである。

管理者が追加ボタン６１６を押下すると、新たに１行（タイトル、説明文、必須入力、及び、プロセス表示、及び削除ボタン）が追加して表示される。保存ボタン６１７を押下すると、訪問者登録フォーム画面６１０で登録された訪問者情報の項目が会議管理サーバ３０に送信される。訪問者登録フォーム画面６１０で登録された訪問者情報の項目は、表１０に示したワークフロー設定情報ＤＢ１３１に記憶される。

図１２に示すように、フェーズ登録画面６２０は、タイトル６２１、説明文６２２、削除ボタン６２３を１行として、行ごとに管理者が値を設定できるようになっている。タイトル６２１はフェーズ名であり任意の値を入力可能であり、説明文６２２はフェーズの説明を管理者が記述しておく項目である。削除ボタン６２３は１行を削除するためのボタンである。

「入室」のタイトルには「チェックイン」と記載され、「退室」のタイトルには「チェックアウト」と記載されている。これは、管理者がタイトルをチェックイン又はチェックアウトに対応付けたことを意味している。例えば、タイトルの長押しなどによりチェックイン又はチェックアウトを選択できる。進捗管理情報ＤＢ１３２にはチェックイン又はチェックアウトに対応しているフェーズである旨が設定される。

管理者が追加ボタン６２４を押下すると、新たに１行（タイトル、説明文、及び削除ボタン）が追加して表示される。保存ボタン６２５を押下すると、フェーズ登録画面６２０で入力された受付ワークフローが会議管理サーバ３０に送信される。フェーズ登録画面６２０で登録された受付ワークフローは、表１０に示したワークフロー設定情報ＤＢ１３１に記憶される。

なお、タイトル６２１は管理者が自由に入力するのでなくプルダウンメニューから管理者が選択してもよい。

＜訪問者情報の登録手順＞
続いて、図１３を用いて訪問者情報の設定手順について説明する。図１３は、予約者が訪問者情報を登録する手順を示すシーケンス図の一例である。図１３の説明では図８の予約者の作業について説明される。なお、情報同期部１２１が新たに予約情報を予約管理Ｗｅｂアプリから取得すると、進捗管理部１２４が進捗管理情報ＤＢに１つ予約情報ごとに1レコードを生成する。

S21：まず、会議管理サーバ３０のメール送信部１２３が予約者に対しメールを送信する。メール送信部１２３は、情報同期部１２１が同期して取得した予約情報に含まれる予約者アカウントを宛先にして、訪問者情報の登録を促すための電子メール６３０を生成して送信する。メール送信部１２３は訪問者情報など必須の項目に値が設定されていない進捗管理情報を進捗管理情報ＤＢ１３２から特定して、決まったタイミングで送信する。不定期に送信してもよい。電子メール６３０の文面は進捗管理情報から生成される。また、メール送信部１２３は次述する訪問者情報登録画面６４０のＵＲＬを生成して、電子メールに記載又は文字にリンクさせる。

S22：端末装置６０の通信部６１ａは電子メール６３０を受信して、表示制御部６１ｃがディスプレイ５０６に表示する（図１４参照）。この電子メール６３０には訪問者情報登録画面６４０のＵＲＬが含まれており、予約者がＵＲＬを押下すると、操作受付部６１ｂがＵＲＬの押下を受け付ける。

S23：端末装置６０の通信部６１ａは訪問者情報登録画面６４０を会議管理サーバ３０に要求する。会議管理サーバ３０の受信部３１ｂは要求を受信する。

S24：これにより、ワークフロー受付画面生成部１２２が訪問者情報登録画面６４０の画面情報を生成し、送信部３１ａが訪問者情報登録画面６４０の画面情報を端末装置６０に送信する。訪問者情報登録画面６４０の画面情報は進捗管理情報から生成される。

S25：端末装置６０の通信部６１ａは訪問者情報登録画面６４０の画面情報を受信し、表示制御部６１ｃが端末装置６０のディスプレイ５０６に訪問者情報登録画面６４０を表示する（図１５参照）。まず、予約者は訪問者情報や訪問者属性情報を入力する。操作受付部６１ｂは訪問者情報と訪問者属性情報の入力を受け付ける。

S26：端末装置６０の通信部６１ａは訪問者情報と訪問者属性情報を会議管理サーバ３０に送信する。

S27：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂは訪問者情報と訪問者属性情報を受信し、ワークフロー受付画面生成部１２２は訪問者情報と訪問者属性情報を進捗管理情報ＤＢ１３２に登録する。

＜電子メール、訪問者情報登録画面の例＞
図１４は電子メール６３０の文面の一例を示し、図１５は訪問者情報登録画面６４０の一例を示す。図１４に示すように、電子メール６３０は、予約情報に基づく情報６３１、訪問者用ＵＲＬリンク情報６３２、及び、社内用ＵＲＬリンク情報６３３を有している。予約情報に基づく情報６３１は進捗管理情報のうち予約情報から抽出された情報である。訪問者用ＵＲＬリンク情報６３２には、訪問者情報登録画面６４０のＵＲＬが埋め込まれており、予約者が押下すると端末装置６０が訪問者情報登録画面６４０を表示できる。社内用ＵＲＬリンク情報６３３も同様に、社内用会議の登録画面のＵＲＬが埋め込まれており、予約者が押下すると端末装置６０が社内用会議の登録画面を表示できる。社内用会議の登録画面は社内会議に必要な情報を登録する画面である。

図１５に示すように、訪問者情報登録画面６４０は、予約情報欄６４１、訪問者属性入力欄６４２、及び、訪問者情報入力欄６４３を有している。予約情報欄６４１には、進捗管理情報ＤＢ１３２の予約情報をワークフロー受付画面生成部１２２が設定しておく。予約者は基本的に予約情報を変更できない（例えばグレー表示される）が、一部の項目（図１５では部署と電話番号）を予約情報に追加して入力する。

訪問者属性入力欄６４２は、予約者が訪問者の属性を入力する欄である。訪問者属性入力欄６４２は氏名欄６４２ａ、会社名欄６４２ｂ、及び、メールアドレス欄６４２ｃを有している。ワークフロー受付画面生成部１２２は進捗管理情報ＤＢ１３２から訪問者属性情報の項目を取得してこれらが空欄のまま訪問者情報登録画面６４０の画面情報を生成する。予約者は各項目に値を入力する。訪問者属性入力欄６４２の項目は訪問者情報入力欄６４３と同様に管理者が設定できてよい。

訪問者情報入力欄６４３は、予約者が訪問者情報を入力する欄である。訪問者情報入力欄６４３はドリンク欄６４３ａ、来客人数欄６４３ｂ、及び、社員人数欄６４３ｃを有している。ワークフロー受付画面生成部１２２は進捗管理情報ＤＢ１３２から訪問者情報の項目を取得してこれらが空欄のまま訪問者情報登録画面６４０の画面情報を生成する。予約者は各項目に値を入力する。

以上、訪問者情報登録画面６４０で入力された情報は進捗管理情報ＤＢ１３２に登録される。また、訪問者情報登録画面６４０の各項目は必須か否かが予め決まっており、必須項目には★マーク１００１が表示される。必須項目に入力漏れがある場合、メール送信部１２３が決まったタイミングに繰り返し電子メール６３０を送信する。

＜受付支援時の処理＞
以上のようにして予約者が進捗管理情報を登録した。進捗管理者３は進捗管理端末８０を操作して進捗管理画面６５０を表示する。予約者が進捗管理情報を登録しなくても進捗管理画面６５０の表示自体は可能であり、この場合、予約者が設定していない項目は空欄となる。

図１６は、進捗管理端末８０が業務の進捗をリアルタイムに管理する手順を説明するシーケンス図の一例である。図１６では進捗管理端末８０Ａを操作する者を進捗管理者３Ａ，進捗管理端末８０Ｂを操作する者を進捗管理者３Ｂという。

S31：進捗管理者３Ａが進捗管理端末８０Ａを操作して、ブラウザソフトを起動する。ブラウザソフトが起動すると、通信部８１、操作受付部８２及び表示制御部８３が動作する。

S32：進捗管理者３Ａが操作すると進捗管理端末８０Ａの通信部８１が会議管理サーバ３０と通信する。

S33：進捗管理者３Ａは会議管理サーバ３０にログインするため、進捗管理端末８０は認証要求（例えばユーザ名、パスワード）を会議管理サーバ３０に通信する。

S34：会議管理サーバ３０は認証処理を行い、認証要求が成功したか否かを判断する。認証処理は公知の方法でよいものとする。ここでは認証が成功したものとして説明する。

S35：会議管理サーバ３０の送信部３１ａは認証成功の認証応答を進捗管理端末８０Ａに送信する。これにより、進捗管理者３Ａは進捗管理画面６５０を表示できるようになり、進捗管理端末８０Ａの表示制御部８３が進捗管理画面６５０を表示した。進捗管理端末８０Ａが進捗管理画面６５０を表示していることは会議管理サーバ３０の画面情報送信部１２６により保持されている。

S36〜S40：進捗管理者３Ｂも同様に操作し、進捗管理端末８０Ｂの表示制御部８３が進捗管理画面６５０を表示した。進捗管理端末８０Ｂが進捗管理画面６５０を表示していることは会議管理サーバ３０の画面情報送信部１２６により保持されている。したがって、進捗管理端末８０Ａと８０Ｂがいずれもログインしており、予約情報に基づいて同じ画面を表示する。

S41：ある会議の参加者が進捗管理者３Ａのロケーション５に立ち寄ったため、進捗管理者３Ａが施設内に進入することが許可されたことを示すカードを貸し出す。進捗管理者３Ａが進捗管理画面６５０で「カード貸出」のフェーズを押下する。操作受付部８２は「カード貸出」のフェーズの押下を受け付ける。

S42：進捗管理端末８０の通信部８１は「カード貸出」が押下された旨（「カード貸出」のフェーズの識別情報）を予約ＩＤと共に会議管理サーバ３０に送信する。

S43：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂは「カード貸出」が押下された旨を受信し、進捗管理部１２４が進捗管理情報ＤＢ１３２の予約ＩＤで特定される進捗管理情報の「カード貸出」に済みを登録する。

S44：進捗管理部１２４は進捗管理情報ＤＢ１３２を更新したので（業務の進捗が更新されたので）、「カード貸出し」が済みに更新された進捗管理画面６５０を進捗管理画面生成部１２５が生成する。具体的には「カード貸出」のフェーズの色が変更される。画面情報送信部１２６は更新後の進捗管理画面６５０の画面情報を、「カード貸出」が押下された旨に対する応答として進捗管理端末８０Ａに送信する。

S45：また、画面情報送信部１２６は更新後の進捗管理画面６５０の画面情報を、ポーリングに対する応答として、又は、プッシュ通信で進捗管理端末８０Ｂに送信する。すなわち、画面情報送信部１２６は進捗管理画面６５０を表示している進捗管理端末８０Ｂに更新後の進捗管理画面６５０の画面情報を送信する。こうすることで、各進捗管理者３が業務の進捗をリアルタイムに管理することができる。

S46：次に、ある会議の参加者が進捗管理者３Ｂのロケーション５に立ち寄ったため、進捗管理者３Ｂが会議の参加者の一人である社員を呼び出す。進捗管理者３Ｂが進捗管理画面６５０で「社員呼出」のフェーズを押下する。

S47：進捗管理端末８０Ｂの通信部８１は「社員呼出」が押下された旨（「社員呼出」のフェーズの識別情報）を予約ＩＤと共に会議管理サーバ３０に送信する。

S48：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂは「社員呼出」が押下された旨と予約ＩＤを受信し、進捗管理部１２４が進捗管理情報ＤＢ１３２の予約ＩＤで特定される進捗管理情報の「社員呼出」に済みを登録する。進捗管理部１２４は進捗管理情報ＤＢ１３２を更新したので（業務の進捗が更新されたので）、「社員呼出」が済みに更新された進捗管理画面６５０を進捗管理画面生成部１２５が生成する。具体的には「社員呼出」のフェーズの色が変更される。

S49：画面情報送信部１２６は更新後の進捗管理画面６５０の画面情報を、ポーリングに対する応答として、又は、プッシュ通信で進捗管理端末８０Ａに送信する。

S50：また、画面情報送信部１２６は更新後の進捗管理画面６５０の画面情報を、「社員呼出」が押下された旨に対する応答として進捗管理端末８０Ｂに送信する。

すなわち、画面情報送信部１２６は進捗管理画面６５０を表示している進捗管理端末８０に更新後の進捗管理画面６５０の画面情報を送信する。こうすることで、各進捗管理者３が業務の進捗をリアルタイムに管理することができる。

＜進捗管理画面の例＞
図１７は、進捗管理画面６５０の一例を示す図である。進捗管理画面６５０は、時間６５１、会議室６５２、予約者６５３、お客様６５４、情報６５５、メモ６５６、受付ステータス６５７、及び、終了ボタン６５８の各項目を有している。時間６５１は進捗管理情報（予約情報）の開始時刻と終了時刻である。会議室６５２は同じく会議室名である。予約者６５３は社員情報などで予約者アカウントに対応付けられている社員名などである。お客様６５４は進捗管理情報の訪問者属性情報である。情報６５５は進捗管理情報の訪問者情報である。メモ６５６は、進捗管理者３が任意に情報を書き留めるための欄である。受付ステータス６５７は進捗管理情報の受付ワークフローである。

受付ステータス６５７には受付ワークフローの各フェーズがボタン状に配置されている。進捗管理者３はフェーズを押下することで、業務が進捗した旨を入力する。あるフェーズが押下されると、進捗管理画面生成部１２５が押下されたフェーズのボタンの色を変更するので、進捗管理者３は一目で業務の進捗を把握できる。フェーズのボタンの色に限らず形状を変更してもよいし、輝度を変更してもよいし、終了したフェーズを消去してもよい。視覚的に分かるように表示態様が変更されればよい。

各フェーズは業務の時系列に表示される。この順番は、フェーズ登録画面６２０の登録順である。各フェーズの組み合わせには押下できる順番が決まっていてもよい。例えば、入室が押下されていないと退室を押下できないような前後の制約があってよい。一方、厳密には前後関係がないフェーズの組にはこのような制約を設定しないことで、進捗管理者３が業務を遂行しやすくなる。

終了ボタン６５８は、進捗管理画面６５０から１会議分の情報を非表示にするためのボタンである。すなわち、受付ステータスの全てのフェーズが完了したため、進捗管理者３が管理する必要がなくなると、終了ボタン６５８を押下することで、非表示にすることができ、進捗管理画面６５０に進捗管理情報が表示されたままになることを抑制できる。

なお、進捗管理画面６５０は更に、運用ルール選択ボタン６５９、会議室ビューボタン６６０、終了会議ビューボタン６６１、及び、来客情報登録ビューボタン６６２を有している。これらについては後述する。

図１８は、受付ワークフローのフェーズが押下された場合に更新される進捗管理画面６５０を示す図である。図１８（ａ）は警備室５ａの進捗管理端末８０が表示する進捗管理画面６５０を示し、図１８（ｂ）はロビー/受付５ｂの進捗管理端末８０が表示する進捗管理画面６５０を示す。

図１８（ａ）に示すように、警備室５ａで訪問者にカードを貸し出し、進捗管理者３が進捗管理画面６５０の「カード貸出」を押下する。これにより、警備室５ａの進捗管理端末８０が表示する進捗管理画面６５０の「カード貸出」のフェーズのボタンの色が変わる。

また、図１８（ｂ）に示すように、ロビー/受付５ｂの進捗管理端末８０が表示する進捗管理画面６５０の「カード貸出」のフェーズのボタンの色も、警備室５ａの進捗管理端末８０が表示する進捗管理画面６５０とほぼ同じ時刻に自動的に変わる。

＜会議室端末の操作による進捗管理画面の更新＞
以上の説明では、進捗管理端末同士でリアルタイムに画面が同期して更新されたが、会議管理サーバ３０は、参加者が会議室端末９０を操作した場合にも、各進捗管理端末８０の進捗管理画面６５０をリアルタイムに更新できる。会議室端末９０は待ち受け画面を表示しており、参加者のチェックインとチェックアウトを受け付けて、会議管理サーバ３０にチェックイン要求及びチェックアウト要求を送信する。これにより、会議管理情報ＤＢ４９３のステータスが変更になるが、受付支援Ｗｅｂアプリ１２０の情報同期部１２１がステータスを取得するので、進捗管理情報ＤＢ１３２のチェックインに対応する「入室」又はチェックアウトに対応する「退室」のフェーズを更新する。進捗管理情報ＤＢ１３２が更新されるので、進捗管理画面生成部１２５は進捗管理画面６５０の画面情報を生成し、画面情報送信部１２６が進捗管理画面６５０の画面情報を、進捗管理画面６５０を表示している各進捗管理端末に送信できる。

＜待ち受け画面について＞
まず、図１９〜図２１を用いて待ち受け画面について説明する。図１９は、現在、会議室が空き室の場合に、会議室端末９０が表示する待ち受け画面Iの一例を示す。図１９の待ち受け画面Iには、現在の状況欄５６１、会議室名称欄５６２、会議名欄５６３、開始時刻欄５６４、終了時刻欄５６５、利用開始ボタン５６６、及び、この後の予約欄５６７、等が表示されている。

現在の状況欄５６１は、現在、会議室がどのような状況かを示す。会議室端末９０の表示制御部９４は、予約情報のステータスを現在の状況欄５６１に表示する。現在の時刻に予約されている予約情報がない場合は、表示制御部９４は現在の状況欄５６１に「空室」（次の予約のチェックインが可能になるまで）又は「入室待ち」（次の予約のチェックインが可能になった後）と表示する。

会議室名称欄５６２には記憶部９９に記憶されている会議室名称が表示される。会議名欄５６３には予約情報に含まれる会議名を表示する。次の予約のチェックインが可能になるまで、表示制御部９４は会議名欄５６３に「予約はありません」と表示する。

開始時刻欄５６４、終了時刻欄５６５には予約情報に含まれる開始時刻、終了時刻をそれぞれ表示する。図１９では予約がない時間帯の待ち受け画面なので、最後の会議の終了時刻から次の会議の開始時刻が開始時刻欄５６４、終了時刻欄５６５に表示されている。

この後の予約欄５６７には、予約情報にしたがって、現在よりも後に予約されている各会議の開始時刻と終了時刻を表示する。利用開始ボタン５６６は、現在の状況欄５６１が「空室」の場合に表示される。会議室を予約していなくても、ユーザが利用開始ボタン５６６を押下することで、会議室の利用を開始できる。このボタンの押下は会議管理サーバ３０及び予約管理サーバ２０に送信され、予約情報におけるこの会議室のステータスが変更される。ステータスの変更は、会議室端末９０が予約情報を受信することで待ち受け画面にも反映される。

図２０は、現在、会議室が空き室だが、次の会議の開始時刻まで所定時間内の場合に、会議室端末９０が表示する待ち受け画面IIの一例を示す。図２０の待ち受け画面IIでは、現在の状況欄５６１に「入室待ち」と表示され、入室ボタン５６８が表示されている。また、予約者名欄５７０に予約者が表示されている。表示制御部９４は予約情報のステータスが「チェックイン可」などに変わると「入室待ち」と表示し、入室ボタン５６８を表示する。

例えば、開始時刻の１０分前になると、ステータスが「チェックイン可」などに変わるので、表示制御部９４は「入室待ち」と表示して、チェックインを許可する。つまり、予約者はチェックインが可能になる。また、決まった時刻までに会議室端末９０がチェックイン要求を送信しないと、チェックインが検出されないと会議管理サーバ３０のチェックイン管理部３８が判断し、自動でキャンセルする。このため、表示制御部９４は自動でキャンセルされるまでの時間５６９をカウントダウンし、現在の状況欄５６１に表示する。自動でキャンセルされる時間は例えば、開始時刻の１０分経過後である。

入室ボタン５６８は、ユーザがチェックインするためのボタンである。このボタンを押下すると、予約者は会議識別情報の入力することができる。会議識別情報が会議管理サーバ３０に送信され、会議識別情報ＤＢ４９４に登録されている会議識別情報が一致すると、会議管理情報ＤＢ４９３のステータスがチェックイン済みとなり、図２１の待ち受け画面IIIに遷移する。

なお、予約者名欄５７０には予約者情報が表示される。この予約者は予約情報に含まれるアカウントでもよいし、会議管理サーバ３０から予約者の氏名又はニックネームが送信されてもよい。また、予約者の写真や予約者を表すキャラクターを表示してよい。

図２１は、現在、会議室が使用中の場合に、会議室端末９０が表示する待ち受け画面IIIの一例を示す。図２１の待ち受け画面IIIでは、現在の状況欄５６１に「使用中」と表示され、退室ボタン５７１が表示されている。予約者がチェックインすると、会議管理情報ＤＢ４９３のステータスが「チェックイン済み」になる。会議室端末９０が予約情報を受信することで、表示制御部９４はステータスがチェックイン済みになったことを検出する。表示制御部９４はチェックアウトするまで、現在の状況欄５６１に「使用中」と表示し、退室ボタン５７１を表示する。また、表示制御部９４は終了時刻までの時間をカウントダウンし、現在の状況欄５６１に表示する。退室ボタン５７１は、予約者がチェックアウトするためのボタンである。このボタンを押下すると、チェックアウト要求が会議管理サーバ３０に送信され、会議管理サーバ３０のチェックイン管理部３８が会議管理情報ＤＢ４９３のステータスを「チェックアウト済み」に更新する。会議室端末９０が予約情報を受信することで、表示制御部９４は現在の状況欄５６１に「空き室」又は「入室待ち」と表示する。

＜動作手順＞
図２２は、参加者が会議室端末９０を操作した場合に進捗管理者３の進捗管理画面６５０が更新される手順を説明するシーケンス図の一例である。

Ｓ51〜S55：ステップS51〜S55は図１６のステップS31〜S35と同様に、進捗管理端末８０の表示制御部８３が進捗管理画面６５０を表示した。進捗管理端末８０が進捗管理画面６５０を表示していることは会議管理サーバ３０の画面情報送信部１２６により保持されている。

S56：参加者がチェックインのため会議室端末９０の入室ボタン５６８を押下する。会議室端末９０の操作受付部９３は入室ボタン５６８の押下と参加者が入力した会議識別情報を受け付ける。

S57：会議室端末９０のサーバ通信部９１は、予約ＩＤ、チェックイン要求及び会議識別情報を会議管理サーバ３０に送信する。予約ＩＤは会議室端末９０が表示する予約情報と共に会議管理サーバ３０から送信されている。

S58：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂは予約ＩＤ、チェックイン要求及び会議識別情報を受信し、チェックイン管理部３８は会議室端末９０が送信する会議室ＩＤと会議識別情報の組が会議識別情報ＤＢ４９４の予約ＩＤに対応付けて登録されている場合にチェックインを許可する。ここでは許可したものとする。チェックイン管理部３８は会議管理情報ＤＢ４９３のステータスを「チェックイン済み」に変更する。情報同期部１２１はステータスが更新された会議管理情報の予約ＩＤと更新後のステータスを予約管理Ｗｅｂアプリ１１０から取得して、予約ＩＤで進捗管理情報を特定し、進捗管理部１２４は「チェックイン」に対応する、進捗管理情報ＤＢ１３２における受付ワークフローの「入室」のフェーズを済みに更新する。

進捗管理部１２４は進捗管理情報ＤＢ１３２を更新したので（業務の進捗が更新されたので）、「入室」が「済み」に更新された進捗管理画面６５０を進捗管理画面生成部１２５が生成する。具体的には「入室」のフェーズの色が変更される。

S59：会議管理サーバ３０は予約情報の要求に対しステータスが変わった予約情報を会議室端末９０に送信するので、会議室端末９０の待ち受け画面が入室中に変更される。

S60：画面情報送信部１２６は更新後の進捗管理画面６５０の画面情報を、ポーリングに対する応答として、又は、プッシュ通信で進捗管理端末８０に送信する。すなわち、画面情報送信部１２６は進捗管理画面６５０を表示している進捗管理端末８０に更新後の進捗管理画面６５０の画面情報を送信する。

進捗管理端末８０の通信部８１は進捗管理画面６５０の画面情報を受信して、表示制御部８３が進捗管理画面６５０を更新するので、各進捗管理者３が業務の進捗をリアルタイムに管理することができる。

参加者が会議室端末９０でチェックアウトした場合、会議管理情報ＤＢ４９３のステータスがチェックアウト済みに更新され、「チェックアウト」に対応する進捗管理情報ＤＢ１３２の「退室」というフェーズに済みが登録されるので、同様に、各進捗管理端末８０が進捗管理画面６５０を更新できる。

図２３は、会議室端末９０で入室ボタンが押下された場合に更新される進捗管理画面６５０を示す図である。図２３（ａ）は会議室の会議室端末９０が表示する待ち付け画面を示し、図２３（ｂ）はロビー/受付５ｂの進捗管理端末８０が表示する進捗管理画面６５０を示す。図２３（ｂ）は警備室５ａの進捗管理端末８０が表示する進捗管理画面６５０でもよい。

図２３（ａ）に示すように、入室ボタン５６８が押下されると、待ち受け画面IIが待ち受け画面IIIに遷移する。

また、図２３（ｂ）に示すように、ロビー/受付５ｂの進捗管理端末８０が表示する進捗管理画面６５０の「入室」のフェーズのボタンの色が、待ち受け画面IIが待ち受け画面IIIに遷移するのとほぼ同じ時刻に自動的に変わる。

このように、本実施形態の進捗管理システム１００は、会議室端末９０に対する操作を進捗管理端末８０が表示する進捗管理画面６５０にリアルタイムに反映させることができる。したがって、進捗管理者３は、業務の進捗をブラウザソフトでリアルタイムに管理することができる。

＜進捗管理画面の運用ルール選択ボタン、会議室ビューボタン、終了会議ビュー、来客情報登録ビュー＞
続いて、図１７に示した、進捗管理画面６５０の運用ルール選択ボタン６５９、会議室ビューボタン６６０、終了会議ビューボタン６６１、及び、来客情報登録ビューボタン６６２について説明する。運用ルール選択ボタン６５９は、進捗管理者３が運用ルールを選択するためのボタンである。表１０に示したようにワークフロー設定情報ＤＢ１３１には運用ルールごとに訪問者情報と受付ワークフローが登録されている。進捗管理者３は同じ運用ルールが適用される会議室の進捗管理情報の一覧を進捗管理画面６５０として表示できる。

図２４は、運用ルール選択ボタン６５９が押下された場合に表示される運用ルール選択画面６７０の一例である。図２４では運用ルール選択画面６７０が進捗管理画面６５０に重畳して表示されている。別の画面に遷移してもよい。

図１７の説明に戻る。終了会議ビューボタン６６１は終了ボタン６５８が押下された進捗管理情報のリストが表示されるボタンである。すなわち、終了した会議（予約）のリストを表示できる。画面の構成は図１７の進捗管理画面６５０と同様でよい。

来客情報登録ビューボタン６６２は、訪問者情報登録画面６４０又はこれと同等の画面を表示するためのボタンである。したがって、進捗管理者３が訪問者情報登録画面６４０を表示させ、訪問者情報を登録することができる。

会議室ビューボタン６６０は進捗管理情報の表示形式を図１７とは変更するためのボタンである。便宜上、図１７の表示形式を予約ビューという。予約ビューの進捗管理画面６５０は予約情報ごとに進捗を表示していた。これに対し会議室ビューでは、会議室ごとに進捗を表示する。

図２５は、会議室ビューで表示された進捗状況画面６８０の一例である。図２５に示すように、進捗状況画面６８０は会議室ごとに予約が入っている時間帯を矩形の表示部品６８１で示す。表示部品６８１には会議の開始時刻と終了時刻、及び会議名が表示される。こうすることで、会議室ごとに予約の状況を把握しやすくなる。

表示部品６８１は、色で業務の進捗を表す。図２６は色と業務の進捗の関係の一例を示す。図２６は作図の関係上、斜線の種類で色を示す。また、色で進捗を表す関係上、６段階で進捗を区分した。
・Ｎｏ１：みどり：受付情報入力済み会議
必須の訪問者情報の入力が完了している会議である。
・Ｎｏ２：青：入室待ち会議(会議開始まで10分)
チェックインが可能になったがまだチェックインされていない会議である。
・Ｎｏ３：赤：入室済み会議
チェックイン済みの会議である。
・Ｎｏ４：灰色１：終了会議
現在時刻までに終了している会議である。
・Ｎｏ５：灰色２：社内利用の会議
社外の訪問者のいない会議である。
・Ｎｏ６：紫：受付情報未登録会議
必須の訪問者情報又は訪問者属性情報の入力が完了してない会議である。

進捗管理画面生成部１２５は進捗管理情報ＤＢ１３２のフェーズを参照して、進捗が対応する色を図２６に基づいて決定する。この場合、進捗管理情報ＤＢ１３２においてフェーズがＮｏ１〜６に対応付けられている。６段階の色分けは一例であり、フェーズごとに色が変更される場合はＮｏと色の対応付けは不要である。

このように、会議室ごとに受付業務の進捗が色で表示されるので、進捗管理者３は会議室ごとの進捗を把握しやすくなる。

なお、図２５の進捗状況画面６８０から進捗管理者３が進捗を入力できてよい。例えば、表示部品６８１を右クリックするとフェーズがプルダウンメニューで表示され、進捗後のフェーズを選択できる。

＜ユースケース＞
図２７は、進捗管理システム１００のユースケースを説明する図である。
Ａ．訪問者が警備室５ａに立ち寄る。警備室５ａの進捗管理者３がカードを貸し出したため、進捗管理画面６５０の「カード貸出」のフェーズを押下する。
Ｂ．ロビー/受付５ｂの進捗管理端末８０が表示する進捗管理画面６５０も「カード貸出」のフェーズの色が変化する。これにより、ロビー/受付５ｂの進捗管理者３は訪問者が到着したことを確認して、予約者を事前に呼び出すことができる。予約者は訪問者と合流する。
Ｃ．会議室に到着した訪問者と予約者は会議室端末９０の入室ボタン５６８を押下する。これにより、待ち受け画面は使用中となり、警備室５ａ、ロビー/受付５ｂ及びパントリー（食器、食品類、及び、簡単な流しがある部屋）５ｃの進捗管理者等の進捗管理画面６５０の「入室」のフェーズの色が変わる。
Ｄ．パントリー５ｃの進捗管理者は、会議室に入室したことが分かるため、給茶などを開始する。
Ｅ．会議が終了すると、訪問者と予約者は会議室端末９０の退室ボタン５７１を押下する。これにより、待ち受け画面は入室待ち又は空室となり、警備室５ａ、ロビー/受付５ｂ及びパントリー５ｃの進捗管理画面６５０の「退室」のフェーズの色が変わる。パントリー５ｃの進捗管理者は、会議室から出たことが分かるため、後片付けを開始する。また、訪問者がロビー/受付５ｂに立ち寄ると、警備室５ａ、ロビー/受付５ｂ及びパントリー５ｃの進捗管理画面６５０の「ロビー出」のフェーズの色が変わる。
Ｆ．訪問者が警備室５ａに立ち寄る。訪問者が警備室５ａにカードを返却するため、進捗管理者３は進捗管理画面６５０の「カード返却」を押下する。警備室５ａ、ロビー/受付５ｂ及びパントリー５ｃの進捗管理画面６５０の「カード返却」のフェーズの色が変わる。

＜まとめ＞
このように、会議室の利用の受付業務において、各ロケーションの進捗管理端末８０がブラウザソフトを使用していても、会議管理サーバ３０が進捗管理画面６５０を表示している進捗管理端末８０にポーリングに対する応答として又はプッシュ通信で進捗を伝えるので、各ロケーションの進捗管理端末８０は、進捗管理画面において業務の進捗をリアルタイムに反映させることができる。

また、会議室端末９０を参加者が操作した場合も、ブラウザソフトを使用する進捗管理端末８０にリアルタイムに反映させることができる。

＜その他の適用例＞
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。

例えば、会議管理サーバ３０は複数、存在してもよいし、会議管理サーバ３０の機能が複数のサーバに分散されていてもよい。また、予約管理サーバ２０と会議管理サーバ３０が一体でもよい。

また、本実施形態の進捗管理システム１００はＷｅｂサービスとも称することができる。Ｗｅｂサービスとはインターネット関連技術を応用して提供される各種のサービスである。例えば、会議室貸し出しサービス、各種のレンタルサービスが挙げられる。Ｗｅｂサービスを利用するシステムを利用システムという。

また、以上の実施例で示した図６，図７などの構成例は、進捗管理システム１００の処理の理解を容易にするために、主な機能に応じて分割したものである。しかし、各処理単位の分割の仕方や名称によって本願発明が制限されることはない。進捗管理システム１００は、処理内容に応じて更に多くの処理単位に分割することもできる。また、１つの処理単位が更に多くの処理を含むように分割することもできる。

上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたASIC(Application Specific Integrated Circuit)、DSP（digital signal processor）、FPGA（field programmable gate array）や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。

１０ チャットサーバ
２０ 予約管理サーバ
３０ 会議管理サーバ
６０ 端末装置
７０ 電子機器
９０ 会議室端末
１００ 進捗管理システム

特開２０１７‐１０７６１６号公報

Claims (11)

1. ブラウザソフトを実行する複数の進捗管理端末と情報処理装置とが通信する進捗管理システムであって、
   一方の進捗管理端末のブラウザソフトが表示した業務の進捗に関する画面に対し、進捗の更新を受け付けた場合、前記一方の進捗管理端末は進捗が更新された旨を前記情報処理装置に送信し、
   前記情報処理装置は、
   進捗が更新された旨を受信した場合、進捗が更新された旨を送信した前記一方の進捗管理端末と同じ画面を表示している１つ以上の他方の進捗管理端末に、双方向通信により、進捗が更新された旨を反映させ、
   前記他方の進捗管理端末のブラウザソフトは、前記一方の進捗管理端末と同じ画面を自動的に更新することを特徴とする進捗管理システム。
2. 前記業務の進捗に関する画面は、業務を細分化した複数のフェーズを表示しており、
   前記一方の進捗管理端末は前記フェーズの選択を受け付けることで、進捗の更新を受け付け、選択を受け付けた前記フェーズの識別情報を前記情報処理装置に送信し、
   前記情報処理装置は前記フェーズの識別情報に基づいて、前記業務の進捗に関する画面を更新して該画面の画面情報を前記他方の進捗管理端末に送信し、
   前記他方の進捗管理端末のブラウザソフトは、前記情報処理装置から送信された前記画面情報に基づいて、前記一方の進捗管理端末が選択を受け付けた前記フェーズの表示態様を自動的に更新することを特徴とする請求項１に記載の進捗管理システム。
3. 前記情報処理装置と通信する情報処理端末を有し、
   前記情報処理端末で動作するアプリケーションソフトが表示する画面に対し、業務の進捗に関する操作を受け付けた場合、前記情報処理端末は業務の進捗に関する操作が行われた旨を前記情報処理装置に送信し、
   前記情報処理装置は、
   業務の進捗に関する操作が行われた旨を受信した場合、前記業務の進捗に関する画面を表示している１つ以上の前記進捗管理端末に、双方向通信により、進捗が更新された旨を反映させ、
   前記進捗管理端末のブラウザソフトは、自動的に業務の進捗に関する画面を更新することを特徴とする請求項１又は２に記載の進捗管理システム。
4. 前記業務は予約されたリソースの受け付けに関する業務であり、
   前記アプリケーションソフトが表示する画面は、リソースの利用を開始するボタンを表示しており、
   前記情報処理端末は前記ボタンの押下を受け付けることで、進捗の更新を受け付け、前記ボタンが押下された旨を前記情報処理装置に送信し、
   前記情報処理装置は前記ボタンに対応する進捗を決定して、前記業務の進捗に関する画面を更新して該画面の画面情報を前記進捗管理端末に送信し、
   前記進捗管理端末のブラウザソフトは、前記業務の進捗に関する画面として業務を細分化した複数のフェーズを表示しており、
   前記情報処理装置から送信された前記画面情報に基づいて、前記情報処理端末が選択を受け付けた前記ボタンの押下に対応する前記フェーズの表示態様を自動的に更新することを特徴とする請求項３に記載の進捗管理システム。
5. 前記情報処理装置は、
   前記フェーズの登録を受け付けるフェーズ登録画面の画面情報を登録端末に送信して、前記登録端末から前記フェーズの登録を受け付け、
   前記業務の進捗に関する画面に、受け付けた前記フェーズが表示される画面情報を生成して前記進捗管理端末に送信することを特徴とする請求項２に記載の進捗管理システム。
6. 前記業務は予約されたリソースの受け付けに関する業務であり、
   リソースを使用する訪問者に関する訪問者情報の項目の登録を受け付ける訪問者情報登録画面の画面情報を登録端末に送信して、前記登録端末から前記訪問者情報の項目の登録を受け付け、
   前記業務の進捗に関する画面に、受け付けた前記訪問者情報の項目が表示される画面情報を生成して前記進捗管理端末に送信することを特徴とする請求項５に記載の進捗管理システム。
7. 前記リソースの予約情報に前記訪問者情報の項目が対応付けて記憶されており、
   前記情報処理装置は前記予約情報に含まれる予約者に、前記訪問者情報の登録を受け付ける画面のＵＲＬが含まれる電子メールを送信し、
   端末装置が前記電子メールに含まれるＵＲＬの押下を受け付けた場合、前記訪問者情報の登録を受け付ける画面を表示し、
   前記端末装置が受け付けた前記訪問者情報を前記情報処理装置に送信すると、前記予約情報に対応付けられている前記訪問者情報の項目に前記訪問者情報を登録し、
   前記情報処理装置は、前記業務の進捗に関する画面に前記訪問者情報が表示される画面情報を生成して前記進捗管理端末に送信することを特徴とする請求項６に記載の進捗管理システム。
8. 前記業務は予約されたリソースの受け付けに関する業務であり、
   前記情報処理装置は、前記進捗管理端末からの要求に応じて、前記業務の進捗に関する画面から遷移する、リソースごとに予約された時間帯を表示する画面の画面情報を前記進捗管理端末に送信し、
   前記一方の進捗管理端末は前記フェーズの選択を受け付けることで、リソースの受け付けに関する業務の進捗の更新を受け付け、選択を受け付けたリソースと前記フェーズの識別情報を前記情報処理装置に送信し、
   前記情報処理装置はリソースと前記フェーズの識別情報に基づいて、前記リソースごとに予約された時間帯の表示態様を変更する画面情報を生成して前記他方の進捗管理端末に送信し、
   前記他方の進捗管理端末のブラウザソフトは、前記画面情報に基づいて、前記リソースごとに予約された時間帯の表示態様を変更することを特徴とする請求項２に記載の進捗管理システム。
9. 前記業務は予約されたリソースの受け付けに関する業務であり、
   前記情報処理装置は、
   前記フェーズの登録を受け付けるフェーズ登録画面の画面情報を登録端末に送信して、前記登録端末から前記フェーズの登録を受け付け、
   リソースを使用する訪問者に関する訪問者情報の項目の登録を受け付ける訪問者情報登録画面の画面情報を登録端末に送信して、前記登録端末から前記訪問者情報の項目の登録を受け付け、
   リソースをどのように運用するかという運用ルールに対応付けて、前記フェーズと前記訪問者情報の項目を記憶し、
   前記リソースの予約情報を取得した場合、該リソースの運用ルールに基づいて特定した前記フェーズと前記訪問者情報の項目を前記予約情報に対応付けて記憶し、
   前記業務の進捗に関する画面に、前記訪問者情報、前記フェーズ、及び前記予約情報が表示される画面情報を生成して前記進捗管理端末に送信することを特徴とする請求項７に記載の進捗管理システム。
10. ブラウザソフトを実行する複数の進捗管理端末と情報処理装置とが通信する進捗管理システムが行う進捗管理方法であって、
    一方の進捗管理端末のブラウザソフトが表示した業務の進捗に関する画面に対し、進捗の更新を受け付けた場合、前記一方の進捗管理端末は進捗が更新された旨を前記情報処理装置に送信するステップと、
    前記情報処理装置が、進捗が更新された旨を受信した場合、進捗が更新された旨を送信した前記一方の進捗管理端末と同じ画面を表示している１つ以上の他方の進捗管理端末に、双方向通信により、進捗が更新された旨を反映させるステップと、
    前記他方の進捗管理端末のブラウザソフトは、前記一方の進捗管理端末と同じ画面を自動的に更新するステップと、
    を有することを特徴とする進捗管理方法。
11. ブラウザソフトを実行する複数の進捗管理端末と通信する情報処理装置であって、
    一方の進捗管理端末のブラウザソフトが表示した業務の進捗に関する画面に対し、前記一方の進捗管理端末が受け付けた、進捗が更新された旨を受信し、
    進捗が更新された旨を送信した前記一方の進捗管理端末と同じ画面を表示している１つ以上の他方の進捗管理端末に、双方向通信により、進捗が更新された旨を反映させる、ことを特徴とする情報処理装置。

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