JP2005056332A - 会議出欠管理支援システム - Google Patents
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Abstract
【課題】 各会議の目的，性格に応じて、適切な代理出席者の選定を可能とする会議出欠管理支援システムを提供する。
【解決手段】 会議出欠管理支援システムを構成する管理支援サーバ１１０の会議情報登録処理部１１１は、会議管理者により入力された会議開催情報を会議データベース１２３に格納するとともに、会議管理者により指定された出席対象者を出欠回答データベース１２４に登録する。出席対象者の登録では、各会議に対して設定された属性情報に基づき、属性定義データベース１２２から取得した定義情報に該当する社員のみを選定可能とする。
代理出席者登録処理部１１３は、回答情報として「代理」が入力された場合に、代理出席者として選定された社員の社員情報を代理出席者データベース１２５に格納する。この場合の代理出席者については、属性定義データベース１２２から取得した定義情報に該当する社員のみを選定可能とする。
【選択図】 図１
【解決手段】 会議出欠管理支援システムを構成する管理支援サーバ１１０の会議情報登録処理部１１１は、会議管理者により入力された会議開催情報を会議データベース１２３に格納するとともに、会議管理者により指定された出席対象者を出欠回答データベース１２４に登録する。出席対象者の登録では、各会議に対して設定された属性情報に基づき、属性定義データベース１２２から取得した定義情報に該当する社員のみを選定可能とする。
代理出席者登録処理部１１３は、回答情報として「代理」が入力された場合に、代理出席者として選定された社員の社員情報を代理出席者データベース１２５に格納する。この場合の代理出席者については、属性定義データベース１２２から取得した定義情報に該当する社員のみを選定可能とする。
【選択図】 図１
Description
本発明は、インターネット又はイントラネット等のネットワークを介して、クライアント端末から受付けた会議の出欠席の回答の管理支援を行うシステムである。
近年、企業内に構築されたネットワーク環境の下において、社員を対象とした企業内における会議等に関して、各社員の使用するクライアント端末からネットワークを介して出欠の回答を受付け、出欠の管理支援を行うシステムが用いられている。
このような出欠管理支援に関するシステムとして、会議の開催候補日時等の設定条件に基づき、各社員のスケジュール管理エージェントに空きスケジュールの問合せを行い、問合せの結果に基づき会議開催日時を通知して、各社員の出欠回答を受信する会議開催エージェントを備えた構成が公知となっている（例えば、特許文献１）。
この場合、スケジュール管理エージェントは、会議開催エージェントからの問合せに対し、開催候補日時が空き時間に該当しない場合に、会議の優先度，代理出席の可否等に基づく、調整処理を可能としている。
特開２００２−１６９９３９号公報
このような出欠管理支援に関するシステムとして、会議の開催候補日時等の設定条件に基づき、各社員のスケジュール管理エージェントに空きスケジュールの問合せを行い、問合せの結果に基づき会議開催日時を通知して、各社員の出欠回答を受信する会議開催エージェントを備えた構成が公知となっている（例えば、特許文献１）。
この場合、スケジュール管理エージェントは、会議開催エージェントからの問合せに対し、開催候補日時が空き時間に該当しない場合に、会議の優先度，代理出席の可否等に基づく、調整処理を可能としている。
しかし、前記特許文献１に記載のシステムは、スケジュール調整に関して、各会議について優先度の設定，代理出席者の選定を可能としているが、各会議の目的，性格を考慮したものでは無かった。
従って、本来、各会議の目的，性格に応じた役職，所属等の社員属性を考慮して代理出席者の選定を行うことが必要となるが、前記特許文献１のシステムでは、全ての会議について、出席対象者の部下の中から代理出席者の選定を行っていたため、必ずしも適切な代理出席者の選定がされないという問題があった。また、代理出席者については、出席対象者により任意に選択させることも考えられるが、全ての出席対象者が会議の目的，性格等を把握しているとは限らないため、この場合も、不適切な代理出席者が選定される可能性があった。
従って、本来、各会議の目的，性格に応じた役職，所属等の社員属性を考慮して代理出席者の選定を行うことが必要となるが、前記特許文献１のシステムでは、全ての会議について、出席対象者の部下の中から代理出席者の選定を行っていたため、必ずしも適切な代理出席者の選定がされないという問題があった。また、代理出席者については、出席対象者により任意に選択させることも考えられるが、全ての出席対象者が会議の目的，性格等を把握しているとは限らないため、この場合も、不適切な代理出席者が選定される可能性があった。
本発明は前記課題を解決するためのものであり、各会議の目的，性格に応じて、適切な社員属性を有する代理出席者の選定を可能とする会議出欠管理支援システムを提供することを目的とする。
前記課題を解決するため、本発明は、複数の社員用のクライアント端末からネットワークを介してアクセス可能な管理支援サーバを備え、会議の出席対象者として選定された社員用のクライアント端末から、管理対象となる各会議についての出欠席の回答を受付けて管理する会議出欠管理支援システムであって、前記管理支援サーバは、各社員について、社員識別情報と、氏名と、各社員の役職，所属を含む社員属性情報とを格納する社員情報格納手段と、各会議の出席者に必要となる社員属性を定義した属性定義情報と、各属性定義情報を識別する属性識別情報とを格納する定義情報格納手段と、管理対象となる会議について、会議識別情報と、会議の名称，開催日時，開催場所を含む会議開催情報と、各会議に設定された属性識別情報とを格納する会議情報格納手段と、管理対象となる会議について、会議識別情報と、出席対象者として選定された社員についての社員識別情報と、前記出席対象者として選定された社員の出欠回答情報とを格納する出欠回答情報格納手段と、前記出席対象者として選定された社員用のクライアント端末から、会議識別情報により識別された会議について出欠席の回答を受付けて前記出欠情報格納手段に格納する出欠回答登録手段と、前記出欠回答登録手段の受付けた回答が、代理出席者による出席を示す場合に、前記会議識別情報に基づき前記会議情報格納手段から属性識別情報を取得し、当該属性識別情報に基づき前記定義情報格納手段から属性定義情報を取得し、当該属性定義情報に定義された社員属性と前記社員情報格納手段に格納された社員属性情報とを比較して、前記属性定義情報に該当する社員属性情報を有する社員についてのみ代理出席者として登録を許可する代理出席者登録手段とを備えることを特徴とする。
また、前記代理出席者登録手段は、前記属性定義情報に該当する社員属性を有する社員について、前記社員情報格納手段から各情報を取得し、代理出席者として登録可能な社員の一覧を生成する手段を有することを特徴とする。
また、前記管理支援サーバは、社員用のクライアント端末から、会議の名称，開催日時，開催場所を含む開催情報と、属性識別情報との入力を受付け、前記会議識別情報を付与して前記会議情報格納手段に各情報を格納する会議情報登録手段を備え、
当該会議情報登録手段は、前記会議に設定された属性識別情報に基づき前記会議情報格納手段から属性識別情報を取得し、当該属性識別情報に基づき前記定義情報格納手段から属性定義情報を取得して、当該属性定義情報に該当する社員属性を有する社員について、前記社員情報格納手段から各情報を取得し、出席対象者として登録可能な社員の一覧を生成する手段を有することを特徴とする請求項１又は２のいずれかに記載の会議出欠管理支援システム。
また、前記管理支援サーバは、各社員に対し予め任意に登録された会議開催メールの代理受取者について、前記社員の社員識別情報と、代理受取者として登録された社員の社員識別情報と、代理受取者として登録された社員のメールアドレスとを格納した代理受取者情報格納手段を備え、前記会議情報登録手段は、出席対象者として登録された社員の社員識別情報に基づき、前記社員情報格納手段からメールアドレスを取得するとともに、前記代理受取者情報格納手段から、前記社員に対し代理受取者として登録された社員のメールアドレスを取得し、取得した各メールアドレスに会議開催案内メールを送信する手段を有することを特徴とする。
また、前記管理支援サーバは、各社員に対し予め任意に登録された代理回答者について、前記社員の社員識別情報と、代理回答者として登録された社員の社員識別情報とを格納した代理回答者情報格納手段を備え、前記出欠回答登録手段は、社員用クライアント端末により入力された会議識別情報に基づき、前記出欠回答情報格納手段から出席対象者の社員識別情報を取得するとともに、取得した社員識別情報に基づき、前記代理回答者情報格納手段から代理回答者の社員識別情報を取得し、前記社員用クライアント端末により入力された社員識別情報と、前記各格納手段から取得した社員識別情報とを比較して、出席対象者又は代理回答者の社員識別情報と一致した場合に、会議識別情報により識別された会議についての出欠席の回答を受付ける手段を有することを特徴とする。
また、前記代理出席者登録手段は、前記属性定義情報に該当する社員属性を有する社員について、前記社員情報格納手段から各情報を取得し、代理出席者として登録可能な社員の一覧を生成する手段を有することを特徴とする。
また、前記管理支援サーバは、社員用のクライアント端末から、会議の名称，開催日時，開催場所を含む開催情報と、属性識別情報との入力を受付け、前記会議識別情報を付与して前記会議情報格納手段に各情報を格納する会議情報登録手段を備え、
当該会議情報登録手段は、前記会議に設定された属性識別情報に基づき前記会議情報格納手段から属性識別情報を取得し、当該属性識別情報に基づき前記定義情報格納手段から属性定義情報を取得して、当該属性定義情報に該当する社員属性を有する社員について、前記社員情報格納手段から各情報を取得し、出席対象者として登録可能な社員の一覧を生成する手段を有することを特徴とする請求項１又は２のいずれかに記載の会議出欠管理支援システム。
また、前記管理支援サーバは、各社員に対し予め任意に登録された会議開催メールの代理受取者について、前記社員の社員識別情報と、代理受取者として登録された社員の社員識別情報と、代理受取者として登録された社員のメールアドレスとを格納した代理受取者情報格納手段を備え、前記会議情報登録手段は、出席対象者として登録された社員の社員識別情報に基づき、前記社員情報格納手段からメールアドレスを取得するとともに、前記代理受取者情報格納手段から、前記社員に対し代理受取者として登録された社員のメールアドレスを取得し、取得した各メールアドレスに会議開催案内メールを送信する手段を有することを特徴とする。
また、前記管理支援サーバは、各社員に対し予め任意に登録された代理回答者について、前記社員の社員識別情報と、代理回答者として登録された社員の社員識別情報とを格納した代理回答者情報格納手段を備え、前記出欠回答登録手段は、社員用クライアント端末により入力された会議識別情報に基づき、前記出欠回答情報格納手段から出席対象者の社員識別情報を取得するとともに、取得した社員識別情報に基づき、前記代理回答者情報格納手段から代理回答者の社員識別情報を取得し、前記社員用クライアント端末により入力された社員識別情報と、前記各格納手段から取得した社員識別情報とを比較して、出席対象者又は代理回答者の社員識別情報と一致した場合に、会議識別情報により識別された会議についての出欠席の回答を受付ける手段を有することを特徴とする。
以上の構成により、本発明では、各会議について設定された属性識別情報に基づき、属性定義情報に定義された社員属性を有する社員のみを代理出席者として登録可能としたので、各会議の目的，性格等に適応した社員のみを代理出席者として選定させることが可能となる。
また、定義情報に該当する社員の一覧を生成することとしたので、出席対象者による代理出席者の選定作業を容易なものとすることができる。
また、会議情報の登録処理において、各会議について設定された属性識別情報に基づき、属性定義情報に該当する社員の一覧を生成することとしたので、会議管理者による出席対象者の選定作業を容易なものとすることができる。
また、各社員について、案内メールを受信する代理受取者又は出席対象社員に代わって出欠回答を行う代理回答者を設定可能としたので、会議開催通知の受信及び出欠回答に関して各社員の利便性を向上させることができる。
また、定義情報に該当する社員の一覧を生成することとしたので、出席対象者による代理出席者の選定作業を容易なものとすることができる。
また、会議情報の登録処理において、各会議について設定された属性識別情報に基づき、属性定義情報に該当する社員の一覧を生成することとしたので、会議管理者による出席対象者の選定作業を容易なものとすることができる。
また、各社員について、案内メールを受信する代理受取者又は出席対象社員に代わって出欠回答を行う代理回答者を設定可能としたので、会議開催通知の受信及び出欠回答に関して各社員の利便性を向上させることができる。
以下、本発明の実施の形態について図面に基づき説明する。
図１は、本発明の一実施の形態に係る会議出欠管理支援システムを含むネットワーク構成を示すブロック図である。
本実施の形態に係る会議出欠管理支援システムは、各社員の使用する複数のクライアント端末１０１，・・・に対しネットワークを介して接続された管理支援サーバ１１０から構成される。管理支援サーバ１１０は、出欠管理に必要な各処理を行う処理部として、会議情報登録処理部１１１と、出欠回答登録処理部１１２と、代理出席者登録処理部１１３と、代理出欠回答登録処理部１１４と、代理受取者登録処理部１１５と、代理回答者登録処理部１１６と、出欠情報表示処理部１１７とを備える。また、各処理部１１１〜１１７がアクセス可能な情報格納手段として、社員データベース１２１と、属性定義データベース１２２と、会議データベース１２３と、出欠回答データベース１２４と、代理出席者データベース１２５と、代理受取者データベース１２６と、代理回答者データベース１２７の各データベースを備える。
会議情報登録処理部１１１は、会議主催者等の会議管理者のクライアント端末１０１により入力された会議開催情報を会議データベース１２３に格納するとともに、会議管理者により選定された出席対象者を出欠回答データベース１２４に登録する。出席対象者の登録では、各会議に対して設定された属性識別情報に基づき、属性定義データベース１２２から会議の出席者に必要となる社員属性を定義した定義情報を取得し、当該定義情報に該当する社員のみを選定可能とする。
出欠回答登録処理部１１２は、出席対象者として選定された社員のクライアント端末１０１により入力された「出席」「欠席」「代理」の何れかの回答情報を出欠回答データベース１２４に格納する。
代理出席者登録処理部１１３は、回答情報として「代理」が入力された場合に、代理出席者として選定された社員の社員情報を代理出席者データベース１２５に格納する。この場合の代理出席者については、属性定義データベース１２２から取得した前記定義情報に該当する社員のみを選定可能とする。
代理出欠回答登録処理部１１４は、代理出席者として選定された社員のクライアント端末１０１により入力された「出席」「欠席」の何れかの回答情報を代理出席者データベース１２５に格納する。
代理受取者登録処理部１１５は、予め各社員により案内メールの受取者として任意に設定された社員について、社員情報を代理受取者情報として代理受取者データベース１２６に格納する。
代理回答者登録処理部１１６は、予め各社員により出欠席の回答者として任意に設定された社員について、社員情報を代理回答者情報として代理回答者データベース１２７に格納する。
出欠情報表示処理部１１７は、各会議について、出席対象者及び代理出席者に関して、各データベース１２１〜１２５から取得した出欠席の回答情報をクライアント端末１０１に表示させる。
図１は、本発明の一実施の形態に係る会議出欠管理支援システムを含むネットワーク構成を示すブロック図である。
本実施の形態に係る会議出欠管理支援システムは、各社員の使用する複数のクライアント端末１０１，・・・に対しネットワークを介して接続された管理支援サーバ１１０から構成される。管理支援サーバ１１０は、出欠管理に必要な各処理を行う処理部として、会議情報登録処理部１１１と、出欠回答登録処理部１１２と、代理出席者登録処理部１１３と、代理出欠回答登録処理部１１４と、代理受取者登録処理部１１５と、代理回答者登録処理部１１６と、出欠情報表示処理部１１７とを備える。また、各処理部１１１〜１１７がアクセス可能な情報格納手段として、社員データベース１２１と、属性定義データベース１２２と、会議データベース１２３と、出欠回答データベース１２４と、代理出席者データベース１２５と、代理受取者データベース１２６と、代理回答者データベース１２７の各データベースを備える。
会議情報登録処理部１１１は、会議主催者等の会議管理者のクライアント端末１０１により入力された会議開催情報を会議データベース１２３に格納するとともに、会議管理者により選定された出席対象者を出欠回答データベース１２４に登録する。出席対象者の登録では、各会議に対して設定された属性識別情報に基づき、属性定義データベース１２２から会議の出席者に必要となる社員属性を定義した定義情報を取得し、当該定義情報に該当する社員のみを選定可能とする。
出欠回答登録処理部１１２は、出席対象者として選定された社員のクライアント端末１０１により入力された「出席」「欠席」「代理」の何れかの回答情報を出欠回答データベース１２４に格納する。
代理出席者登録処理部１１３は、回答情報として「代理」が入力された場合に、代理出席者として選定された社員の社員情報を代理出席者データベース１２５に格納する。この場合の代理出席者については、属性定義データベース１２２から取得した前記定義情報に該当する社員のみを選定可能とする。
代理出欠回答登録処理部１１４は、代理出席者として選定された社員のクライアント端末１０１により入力された「出席」「欠席」の何れかの回答情報を代理出席者データベース１２５に格納する。
代理受取者登録処理部１１５は、予め各社員により案内メールの受取者として任意に設定された社員について、社員情報を代理受取者情報として代理受取者データベース１２６に格納する。
代理回答者登録処理部１１６は、予め各社員により出欠席の回答者として任意に設定された社員について、社員情報を代理回答者情報として代理回答者データベース１２７に格納する。
出欠情報表示処理部１１７は、各会議について、出席対象者及び代理出席者に関して、各データベース１２１〜１２５から取得した出欠席の回答情報をクライアント端末１０１に表示させる。
図２は、社員データベース１２１のデータ構造の一例を示す図である。
社員データベース１２１は、予め登録された各社員の社員情報を格納するものであり、各社員を一意に識別する社員番号を格納する社員フィールド２０１と、各社員の氏名を格納する氏名フィールド２０２と、各社員の社員属性フィールド２０３を構成する所属フィールド２０４，役職フィールド２０５と、案内メール送信用のメールアドレスを格納するメールアドレスフィールド２０６とから構成される。
本実施の形態では、各社員の社員属性情報として所属フィールド２０４及び役職フィールド２０５に格納された各情報に基づき、各会議に設定された定義情報に該当するか否かの判定が行われる。
社員データベース１２１は、予め登録された各社員の社員情報を格納するものであり、各社員を一意に識別する社員番号を格納する社員フィールド２０１と、各社員の氏名を格納する氏名フィールド２０２と、各社員の社員属性フィールド２０３を構成する所属フィールド２０４，役職フィールド２０５と、案内メール送信用のメールアドレスを格納するメールアドレスフィールド２０６とから構成される。
本実施の形態では、各社員の社員属性情報として所属フィールド２０４及び役職フィールド２０５に格納された各情報に基づき、各会議に設定された定義情報に該当するか否かの判定が行われる。
図３は、属性定義データベース１２２のデータ構造の一例を示す図である。
属性定義データベース１２２は、予め会議の目的，性格等に応じて、出席者に必要となる社員属性を定義した定義情報を格納するものであり、各定義情報を一意に識別する属性識別情報を格納する属性識別情報フィールド３０１と、定義情報を格納する定義情報フィールド３０２と、各定義情報の内容を記述した説明文を格納する説明フィールド３０３とから構成される。
定義情報フィールド３０２は、社員属性フィールド３０４，値フィールド３０５，接続フィールド３０６を有し、各フィールド３０４〜３０６に設定された情報により出席者に必要となる定義情報が示される。
社員属性フィールド３０４及び値フィールド３０５には、社員データベース１２１に格納された社員属性に対応する情報が設定される。この場合、社員属性フィールド３０４に「所属」が設定されている場合には、値フィールド３０５に部署名が設定され、社員属性フィールド３０４に「役職」が設定されている場合には、値フィールド３０５に役職名が設定される。
接続フィールド３０６は、定義情報として複数の社員属性が設定される場合に、各社員属性同士の接続条件を示す情報が格納されるものであり、ＡＮＤ条件を示す「かつ」、ＯＲ条件を示す「または」等が設定される。
例えば、属性識別情報「Ａ」には、定義情報として社員属性「所属」，値「営業課」，接続「−」が設定されており、これにより、出席者について「営業課に所属する社員」という条件が定義されることとなる。
説明フィールド３０３に格納される説明文は、各定義情報の内容を確認する際に用いられるものであり、例えば、会議情報設定画面，代理出席者設定画面等において表示する。
なお、定義情報としては、一つの社員属性又は複数の社員属性の組合せだけでなく、社員属性について一定範囲の設定を可能としてもよい。例えば、「役職」について課長クラス以上（課長，部長等）、「所属」について営業課以上（営業課，営業部，営業本部等）のような範囲の設定が該当する。
属性定義データベース１２２は、予め会議の目的，性格等に応じて、出席者に必要となる社員属性を定義した定義情報を格納するものであり、各定義情報を一意に識別する属性識別情報を格納する属性識別情報フィールド３０１と、定義情報を格納する定義情報フィールド３０２と、各定義情報の内容を記述した説明文を格納する説明フィールド３０３とから構成される。
定義情報フィールド３０２は、社員属性フィールド３０４，値フィールド３０５，接続フィールド３０６を有し、各フィールド３０４〜３０６に設定された情報により出席者に必要となる定義情報が示される。
社員属性フィールド３０４及び値フィールド３０５には、社員データベース１２１に格納された社員属性に対応する情報が設定される。この場合、社員属性フィールド３０４に「所属」が設定されている場合には、値フィールド３０５に部署名が設定され、社員属性フィールド３０４に「役職」が設定されている場合には、値フィールド３０５に役職名が設定される。
接続フィールド３０６は、定義情報として複数の社員属性が設定される場合に、各社員属性同士の接続条件を示す情報が格納されるものであり、ＡＮＤ条件を示す「かつ」、ＯＲ条件を示す「または」等が設定される。
例えば、属性識別情報「Ａ」には、定義情報として社員属性「所属」，値「営業課」，接続「−」が設定されており、これにより、出席者について「営業課に所属する社員」という条件が定義されることとなる。
説明フィールド３０３に格納される説明文は、各定義情報の内容を確認する際に用いられるものであり、例えば、会議情報設定画面，代理出席者設定画面等において表示する。
なお、定義情報としては、一つの社員属性又は複数の社員属性の組合せだけでなく、社員属性について一定範囲の設定を可能としてもよい。例えば、「役職」について課長クラス以上（課長，部長等）、「所属」について営業課以上（営業課，営業部，営業本部等）のような範囲の設定が該当する。
図４は、会議データベース１２３のデータ構造の一例を示す図である。
会議データベース１２３は、登録された会議開催情報等を格納するものであり、各会議を一意に識別する会議番号を格納する会議番号フィールド４０１と、会議の名称を格納する会議名フィールド４０２と、会議の開催日時を格納する開催日時フィールド４０３と、会議の開催場所を格納する場所フィールド４０４と、会議主催者の社員番号を格納する主催者番号フィールド４０５と、会議に設定された定義情報を示す属性識別情報を格納する属性フィールド４０６と、会議管理者により作成された会議の内容等を示すコメントを格納するコメントフィールド４０７とから構成される。
属性フィールド４０６に格納する属性識別情報は、属性定義データベース１２２に格納された属性識別情報に対応している。本実施の形態では、属性フィールド４０６に設定された属性に基づき、出席対象者及び代理出席者についての社員属性の制限がされることとなる。
会議データベース１２３は、登録された会議開催情報等を格納するものであり、各会議を一意に識別する会議番号を格納する会議番号フィールド４０１と、会議の名称を格納する会議名フィールド４０２と、会議の開催日時を格納する開催日時フィールド４０３と、会議の開催場所を格納する場所フィールド４０４と、会議主催者の社員番号を格納する主催者番号フィールド４０５と、会議に設定された定義情報を示す属性識別情報を格納する属性フィールド４０６と、会議管理者により作成された会議の内容等を示すコメントを格納するコメントフィールド４０７とから構成される。
属性フィールド４０６に格納する属性識別情報は、属性定義データベース１２２に格納された属性識別情報に対応している。本実施の形態では、属性フィールド４０６に設定された属性に基づき、出席対象者及び代理出席者についての社員属性の制限がされることとなる。
図５は、出欠回答データベース１２４のデータ構造の一例を示す図である。
出欠回答データベース１２４は、各会議の出席対象者及び代理出席者についての出欠席の回答に関する情報を格納するものであり、各レコードを一意に識別するための回答整理番号を格納する整理番号フィールド５０１と、会議番号を格納する会議番号フィールド５０２と、各会議の出席対象者を示す社員番号を格納する出席対象者フィールド５０３と、出席対象者についての出欠席の回答を格納する出欠回答フィールド５０４と、出欠席の回答を行った社員を示す回答者フィールド５０５とから構成される。
出欠回答フィールド５０４では、出欠席の回答が番号により示され、本実施の形態では、未回答が「０」、出席が「１」、欠席が「２」、代理出席が「３」で示されている。
回答者フィールド５０５には、出席対象者又は代理回答者のいずれかの社員番号が格納される。
出欠回答データベース１２４は、各会議の出席対象者及び代理出席者についての出欠席の回答に関する情報を格納するものであり、各レコードを一意に識別するための回答整理番号を格納する整理番号フィールド５０１と、会議番号を格納する会議番号フィールド５０２と、各会議の出席対象者を示す社員番号を格納する出席対象者フィールド５０３と、出席対象者についての出欠席の回答を格納する出欠回答フィールド５０４と、出欠席の回答を行った社員を示す回答者フィールド５０５とから構成される。
出欠回答フィールド５０４では、出欠席の回答が番号により示され、本実施の形態では、未回答が「０」、出席が「１」、欠席が「２」、代理出席が「３」で示されている。
回答者フィールド５０５には、出席対象者又は代理回答者のいずれかの社員番号が格納される。
図６は、代理出席者データベース１２５のデータ構造の一例を示す図である。
代理出席者データベース１２５は、代理出席者についての情報を格納するものであり、各レコードを一意に識別するための代理出席者整理番号を格納する整理番号フィールド６０１と、会議番号を格納する会議番号フィールド６０２と、各会議の出席対象を示す社員番号を格納する出席対象者フィールド６０３と、代理出席者の社員番号を格納する代理出席者フィールド６０４と、代理出席者についての出欠席の回答を格納する出欠回答フィールド６０５と、出欠席の回答を行った社員を示す回答者フィールド６０６とから構成される。
出欠回答フィールド６０４は、出欠回答データベースの出欠回答フィールド５０４と同様に、出欠席の回答が番号により示されている。
なお、整理番号Ｄ１００００２と、Ｄ１００００３のレコードは、出席対象者ＨＳＫ６１００１８について登録した代理出席者ＨＳＫ６１００２６が、欠席の回答をしたため、他の代理出席者ＨＳＫ６１００２８を登録した例を示している。
代理出席者データベース１２５は、代理出席者についての情報を格納するものであり、各レコードを一意に識別するための代理出席者整理番号を格納する整理番号フィールド６０１と、会議番号を格納する会議番号フィールド６０２と、各会議の出席対象を示す社員番号を格納する出席対象者フィールド６０３と、代理出席者の社員番号を格納する代理出席者フィールド６０４と、代理出席者についての出欠席の回答を格納する出欠回答フィールド６０５と、出欠席の回答を行った社員を示す回答者フィールド６０６とから構成される。
出欠回答フィールド６０４は、出欠回答データベースの出欠回答フィールド５０４と同様に、出欠席の回答が番号により示されている。
なお、整理番号Ｄ１００００２と、Ｄ１００００３のレコードは、出席対象者ＨＳＫ６１００１８について登録した代理出席者ＨＳＫ６１００２６が、欠席の回答をしたため、他の代理出席者ＨＳＫ６１００２８を登録した例を示している。
図７は、代理受取者データベースのデータ構造の一例を示す図である。
代理受取者データベースは、各社員により予め任意に登録された代理受取者についての情報を格納するものであり、各レコードを一意に識別するための代理受取者整理番号を格納する整理番号フィールド７０１と、代理受取者を登録した社員の社員番号を格納する社員番号フィールド７０２と、代理受取者の社員番号を格納する代理受取者フィールド７０３と、代理受取者のメールアドレスを格納するメールアドレスフィールド７０４とから構成される。
代理受取者データベースは、各社員により予め任意に登録された代理受取者についての情報を格納するものであり、各レコードを一意に識別するための代理受取者整理番号を格納する整理番号フィールド７０１と、代理受取者を登録した社員の社員番号を格納する社員番号フィールド７０２と、代理受取者の社員番号を格納する代理受取者フィールド７０３と、代理受取者のメールアドレスを格納するメールアドレスフィールド７０４とから構成される。
図８は、代理回答者データベースのデータ構造の一例を示す図である。
代理回答者データベースは、各社員により予め任意に登録された代理回答者についての情報を格納するものであり、各レコードを一意に識別するための代理回答者整理番号を格納する整理番号フィールド８０１と、代理回答者を登録した社員の社員番号を格納する社員番号フィールド８０２と、代理回答者の社員番号を格納する代理受取者フィールド８０３とから構成される。
代理回答者データベースは、各社員により予め任意に登録された代理回答者についての情報を格納するものであり、各レコードを一意に識別するための代理回答者整理番号を格納する整理番号フィールド８０１と、代理回答者を登録した社員の社員番号を格納する社員番号フィールド８０２と、代理回答者の社員番号を格納する代理受取者フィールド８０３とから構成される。
以上のように構成された会議出欠管理支援システムの行う各処理について説明する。
本実施の形態に係る会議出欠管理支援システムでは、予め各社員の任意の要求に応じて、管理支援サーバ１１０が代理受取者及び代理回答者の登録を受付ける。
図９は、管理支援サーバ１１０の代理受取者登録処理部１１５による代理受取者情報の登録処理手順を示すフローチャートである。本処理は、各社員用のクライアント端末１０１に備えられたブラウザにより、代理受取者登録用のＷｅｂページにアクセスがされた場合に実行する。
代理受取者情報の登録処理では、代理受取者登録処理部１１５が、社員用のクライアント端末１０１からのアクセスを受付け、クライアント端末１０１により入力された社員番号を取得する（ステップ９０１）。
取得した社員番号に基づき社員データベース１２１から社員情報を取得し（ステップ９０２）、各操作者用の代理受取者登録画面をクライアント端末１０１のブラウザにより表示させ（ステップ９０３）、代理受取者登録画面に対して入力された代理受取者識別情報を取得する（ステップ９０４）。この場合の、代理受取者識別情報としては、例えば、社員番号又は社員氏名を用いる。
代理受取者登録処理部１１５は、代理受取者識別情報として入力された社員番号又は社員氏名に基づき社員データベース１２１から社員情報を取得し（ステップ９０５）、代理受取者情報として代理受取者データベース１２６に格納して処理を終了する（ステップ９０６）。ここで、代理受取者情報には、代理受取者として設定された社員の社員番号，氏名，案内メール受取用のメールアドレス等が含まれる。
本実施の形態に係る会議出欠管理支援システムでは、予め各社員の任意の要求に応じて、管理支援サーバ１１０が代理受取者及び代理回答者の登録を受付ける。
図９は、管理支援サーバ１１０の代理受取者登録処理部１１５による代理受取者情報の登録処理手順を示すフローチャートである。本処理は、各社員用のクライアント端末１０１に備えられたブラウザにより、代理受取者登録用のＷｅｂページにアクセスがされた場合に実行する。
代理受取者情報の登録処理では、代理受取者登録処理部１１５が、社員用のクライアント端末１０１からのアクセスを受付け、クライアント端末１０１により入力された社員番号を取得する（ステップ９０１）。
取得した社員番号に基づき社員データベース１２１から社員情報を取得し（ステップ９０２）、各操作者用の代理受取者登録画面をクライアント端末１０１のブラウザにより表示させ（ステップ９０３）、代理受取者登録画面に対して入力された代理受取者識別情報を取得する（ステップ９０４）。この場合の、代理受取者識別情報としては、例えば、社員番号又は社員氏名を用いる。
代理受取者登録処理部１１５は、代理受取者識別情報として入力された社員番号又は社員氏名に基づき社員データベース１２１から社員情報を取得し（ステップ９０５）、代理受取者情報として代理受取者データベース１２６に格納して処理を終了する（ステップ９０６）。ここで、代理受取者情報には、代理受取者として設定された社員の社員番号，氏名，案内メール受取用のメールアドレス等が含まれる。
図１０は、ステップ９０２でクライアント端末１０１に表示する代理受取者登録画面の画面構成を示す図である。
代理受取者登録画面１０００は、ステップ９０１で取得した社員番号に基づき、社員データベース１２１から取得した社員氏名を表示する操作者表示部１００１と、代理受取者情報入力部１００２と、登録ボタン１００３とを備える。
代理受取者登録画面１０００において、代理受取者情報入力部１００２に社員番号又は社員氏名が入力された状態で、登録ボタン１００３の操作が行われることにより、入力された社員番号又は社員氏名に基づき、代理受取者情報の登録処理が行われる。
代理受取者登録画面１０００は、ステップ９０１で取得した社員番号に基づき、社員データベース１２１から取得した社員氏名を表示する操作者表示部１００１と、代理受取者情報入力部１００２と、登録ボタン１００３とを備える。
代理受取者登録画面１０００において、代理受取者情報入力部１００２に社員番号又は社員氏名が入力された状態で、登録ボタン１００３の操作が行われることにより、入力された社員番号又は社員氏名に基づき、代理受取者情報の登録処理が行われる。
図１１は、管理支援サーバ１１０の代理回答者登録処理部１１６による代理回答者情報の登録処理手順を示すフローチャートである。本処理は、各社員用のクライアント端末１０１に備えられたブラウザにより、代理回答者登録用のＷｅｂページにアクセスがされた場合に実行する。
代理回答者情報の登録処理では、代理回答者登録処理部１１６が、社員用のクライアント端末１０１からのアクセスを受付け、クライアント端末１０１により入力された社員番号を取得する（ステップ１１０１）。
取得した社員番号に基づき社員データベースから社員情報を取得し（ステッ１１０２）、各操作者用の代理回答者登録画面をクライアント端末１０１のブラウザにより表示させ（ステップ１１０３）、代理回答者登録画面に対して入力された代理回答者識別情報を取得する（ステップ１１０４）。この場合の、代理回答者識別情報としては、例えば、社員番号又は社員氏名を用いる。
代理回答者登録処理部１１６は、代理回答者識別情報として入力された社員番号又は社員氏名に基づき社員データベース１２１から社員情報を取得し（ステッ１１０５）、代理回答者情報として代理回答者データベース１２６に格納して処理を終了する（ステッ１１０６）。
代理回答者情報の登録処理では、代理回答者登録処理部１１６が、社員用のクライアント端末１０１からのアクセスを受付け、クライアント端末１０１により入力された社員番号を取得する（ステップ１１０１）。
取得した社員番号に基づき社員データベースから社員情報を取得し（ステッ１１０２）、各操作者用の代理回答者登録画面をクライアント端末１０１のブラウザにより表示させ（ステップ１１０３）、代理回答者登録画面に対して入力された代理回答者識別情報を取得する（ステップ１１０４）。この場合の、代理回答者識別情報としては、例えば、社員番号又は社員氏名を用いる。
代理回答者登録処理部１１６は、代理回答者識別情報として入力された社員番号又は社員氏名に基づき社員データベース１２１から社員情報を取得し（ステッ１１０５）、代理回答者情報として代理回答者データベース１２６に格納して処理を終了する（ステッ１１０６）。
図１２は、ステップ１１０２でクライアント端末１０１に表示する代理回答者登録画面の画面構成を示す図である。
代理回答者登録画面１２００は、ステップ１１０１で取得した社員番号に基づき、社員データベース１２１から取得した社員氏名を表示する操作者表示部１２０１と、代理回答者情報入力部１２０２と、登録ボタン１２０３とを備える。
代理受取者登録画面１２００において、代理回答者情報入力部１２０２に社員番号又は社員氏名が入力された状態で、登録ボタン１２０３の操作が行われることにより、入力された社員番号又は社員氏名に基づき、代理回答者情報の登録処理が行われる。
代理回答者登録画面１２００は、ステップ１１０１で取得した社員番号に基づき、社員データベース１２１から取得した社員氏名を表示する操作者表示部１２０１と、代理回答者情報入力部１２０２と、登録ボタン１２０３とを備える。
代理受取者登録画面１２００において、代理回答者情報入力部１２０２に社員番号又は社員氏名が入力された状態で、登録ボタン１２０３の操作が行われることにより、入力された社員番号又は社員氏名に基づき、代理回答者情報の登録処理が行われる。
図１３は、管理支援サーバ１１０の会議情報登録処理部１１１による会議情報の登録処理手順を示すフローチャートである。本処理は、各社員用のクライアント端末１０１に備えられたブラウザにより、会議情報登録用のＷｅｂページにアクセスがされた場合に実行する。
会議情報登録処理部１１１は、会議開催者等の管理者の操作するクライアント端末１０１からの会議情報設定要求を受付け、会議情報登録画面をクライアント端末１０１のブラウザにより表示させる（ステップ１３０１）。
クライアント端末１０１により会議情報設定画面に対して入力された会議開催情報及び属性情報を取得し（ステップ１３０２）、会議番号を付与して会議データベース１２３に格納する（ステップ１３０３）。ここで、会議開催情報には、会議名，開催日時，開催場所及び主催者が含まれる。
会議情報登録処理部１１１は、取得した属性情報に基づき、属性定義データベース１２２の定義情報を取得し（ステップ１３０４）、取得した定義情報と、社員データベース１２１内の社員属性情報とを比較し、定義情報に該当する社員の社員情報を社員データベース１２１から取得する（ステップ１３０５）。
会議情報登録処理部１１１は、会議開催情報及び社員データベース１２１から取得した社員情報の一覧を表示した会議出席者登録画面をクライアント端末１０１のブラウザに表示させ（ステップ１３０６）、出席対象者を選択させる。
会議開催者により選択された出席対象者について、社員番号を含む会議出席者情報を出欠回答データベース１２４に格納するとともに（ステップ１３０７）、代理受取者データベース１２６から代理回答者のメールアドレスを取得する（ステップ１３０８）。
各データベースから取得した出席対象者のメールアドレス及び代理受取者のメールアドレスに、会議開催通知としての案内メールを送信して処理を終了する（ステップ１３０９）。
会議情報登録処理部１１１は、会議開催者等の管理者の操作するクライアント端末１０１からの会議情報設定要求を受付け、会議情報登録画面をクライアント端末１０１のブラウザにより表示させる（ステップ１３０１）。
クライアント端末１０１により会議情報設定画面に対して入力された会議開催情報及び属性情報を取得し（ステップ１３０２）、会議番号を付与して会議データベース１２３に格納する（ステップ１３０３）。ここで、会議開催情報には、会議名，開催日時，開催場所及び主催者が含まれる。
会議情報登録処理部１１１は、取得した属性情報に基づき、属性定義データベース１２２の定義情報を取得し（ステップ１３０４）、取得した定義情報と、社員データベース１２１内の社員属性情報とを比較し、定義情報に該当する社員の社員情報を社員データベース１２１から取得する（ステップ１３０５）。
会議情報登録処理部１１１は、会議開催情報及び社員データベース１２１から取得した社員情報の一覧を表示した会議出席者登録画面をクライアント端末１０１のブラウザに表示させ（ステップ１３０６）、出席対象者を選択させる。
会議開催者により選択された出席対象者について、社員番号を含む会議出席者情報を出欠回答データベース１２４に格納するとともに（ステップ１３０７）、代理受取者データベース１２６から代理回答者のメールアドレスを取得する（ステップ１３０８）。
各データベースから取得した出席対象者のメールアドレス及び代理受取者のメールアドレスに、会議開催通知としての案内メールを送信して処理を終了する（ステップ１３０９）。
図１４，１５は、図１３に示す会議情報登録処理においてクライアント端末に表示される各登録画面の画面構成を示す図である。
図１４に示す会議情報登録画面１４００は、会議開催情報として会議名，開催日時，開催場所，会議主催者，属性，コメントを入力する各入力欄１４０１〜１４０６と、登録ボタン１４０７とを有する。
会議情報登録画面１４００において、各入力欄１４０１〜１４０６に会議開催情報が入力された状態で、登録ボタン１４０７の操作が行われることにより、入力された会議開催情報の登録処理が行われる。
この会議情報登録画面１４００においては、属性について、属性定義データベース１２２に格納された定義情報の一覧を表示することとしてもよい。この場合には、属性定義データベース１２２の属性識別情報フィールド３０１及び説明フィールド３０３に格納された情報を表示する。
図１５に示す会議出席対象者登録画面１５００は、会議情報登録画面１４００の各入力欄１４０１〜１４０６に入力された会議開催情報を表示する開催情報表示部１５１０と、開催者により設定された属性の定義情報に基づき、社員データベース１２１から取得した社員情報の一覧を表示する該当社員一覧表示部１５２０と、登録ボタン１５３０とを有する。該当社員一覧表示部１５２０には、出席対象者設定欄１５２１が設けられている。
会議出席対象者登録画面１５００において、出席対象者として設定される社員の出席対象者設定欄１５２１に○印が付された状態で、登録ボタン１５３０の操作が行われることにより、○印の付された社員について出席対象者として登録処理が行われる。
図１４に示す会議情報登録画面１４００は、会議開催情報として会議名，開催日時，開催場所，会議主催者，属性，コメントを入力する各入力欄１４０１〜１４０６と、登録ボタン１４０７とを有する。
会議情報登録画面１４００において、各入力欄１４０１〜１４０６に会議開催情報が入力された状態で、登録ボタン１４０７の操作が行われることにより、入力された会議開催情報の登録処理が行われる。
この会議情報登録画面１４００においては、属性について、属性定義データベース１２２に格納された定義情報の一覧を表示することとしてもよい。この場合には、属性定義データベース１２２の属性識別情報フィールド３０１及び説明フィールド３０３に格納された情報を表示する。
図１５に示す会議出席対象者登録画面１５００は、会議情報登録画面１４００の各入力欄１４０１〜１４０６に入力された会議開催情報を表示する開催情報表示部１５１０と、開催者により設定された属性の定義情報に基づき、社員データベース１２１から取得した社員情報の一覧を表示する該当社員一覧表示部１５２０と、登録ボタン１５３０とを有する。該当社員一覧表示部１５２０には、出席対象者設定欄１５２１が設けられている。
会議出席対象者登録画面１５００において、出席対象者として設定される社員の出席対象者設定欄１５２１に○印が付された状態で、登録ボタン１５３０の操作が行われることにより、○印の付された社員について出席対象者として登録処理が行われる。
図１６は、出席対象者及び代理受取者に対して送信される案内メールの一例を示す図である。
案内メール１６００は、出席者設定欄１５２１にチェックの付された社員及び当該社員の代理受取者のクライアント端末１０１に送信されるものであり、案内メッセージ，開催情報，出席対象者とともに、出欠回答登録画面にリンクされたＵＲＬ１６０１が記載されている。
この場合、案内メール１６００に記載されたＵＲＬ１６０１のパラメータには、会議番号が含まれている。
案内メール１６００は、出席者設定欄１５２１にチェックの付された社員及び当該社員の代理受取者のクライアント端末１０１に送信されるものであり、案内メッセージ，開催情報，出席対象者とともに、出欠回答登録画面にリンクされたＵＲＬ１６０１が記載されている。
この場合、案内メール１６００に記載されたＵＲＬ１６０１のパラメータには、会議番号が含まれている。
図１７は、管理支援サーバ１１０の出欠回答登録処理部１１２による出欠回答登録処理手順を示すフローチャートである。本処理は、各社員用のクライアント端末１０１に備えられたブラウザにより、案内メールに記載されたＵＲＬに示すＷｅｂページにアクセスがされた場合に実行する。
出欠回答登録処理部１１２は、クライアント端末１０１からのアクセスを受付け、社員番号とともに、ブラウザによりアクセスされたＵＲＬのパラメータとして付与されている会議番号を取得する（ステップ１７０１）。社員番号の取得方法としては、ログイン画面から社員番号を取得する方法、統合認証システムのシングルサインオン環境によって社員番号を取得する方法、各操作者が操作する端末ＰＣのＩＰアドレスと社員番号の対応表を作成しておきシステムにリクエストを発行したＰＣのＩＰアドレスから社員番号を取得する方法、各社員に送付する案内メールに記載するシステムへのＵＲＬに各社員の社員番号をパラメータとして指定しておきそのＵＲＬのパラメータから社員番号を取得する方法、もしくはメール認証制を用いて、自分のメールを認証用サーバに送信し、認証サーバではリアルタイムで確認用パスワードを返信し、メールアドレスと認証サーバから送付された確認用パスワードを送信することで、メールを送信したのはそのメールアドレスを持つ正当な人間であることを確認した上で、メールアドレスと対応付けられた社員番号を取得する等の公知の方法を用いる。
取得した会議番号に基づき、出欠回答登録処理部１１２は、会議データベース１２３，出欠回答データベース１２４から会議開催情報，出席対象者の社員番号，出欠情報等を取得する（ステップ１７０２）。
出欠回答データベース１２４から取得した出席対象者の社員番号に基づき、出欠回答登録処理部１１２は、代理回答者データベース１２７から代理回答者の社員番号を取得する（ステップ１７０３）。
出欠回答登録処理部１１２は、クライアント端末１０１から取得した社員番号と、ステップ１７０２，１７０３で各データベースから取得した社員番号とを比較して、操作者が出席対象者又は代理回答者のいずれかに該当するか否かを判定する（ステップ１７０４）。
出席対象者又は代理回答者のいずれかに該当する場合には、操作者及び各出席対象者の社員番号に基づき社員データベース１２１から社員氏名を取得するとともに（ステップ１７０５）、ステップ１７０２で各データベースから取得した会議開催情報及び出席対象者の各情報に基づき、出欠回答登録画面をクライアント端末１０１のブラウザにより表示させる（ステップ１７０６）。出欠回答登録画面では、操作者が出席対象者又は代理回答者となっている社員の情報についてのみ出欠情報の編集を行うことが可能となっている。出欠情報としては、「出席」「欠席」代理出席者による「代理」の何れかが入力される。一方、操作者が出席対象者又は代理回答者に該当しない場合には（ステップ１７０４）、処理を終了する。
出欠回答登録処理部１１２は、出欠回答登録画面に対し入力された出欠情報を取得し（ステップ１７０７）、出欠回答データベース１２４に格納する（ステップ１７０８）。
出欠回答登録処理部１１２は、入力された出欠情報が「代理」か否かを判定し（ステップ１７０９）、「代理」が入力された場合には、後述する代理出席者登録処理を行い（ステップ１７１０）、処理を終了する。一方、「出席」又は「欠席」のいずれかが入力された場合には、そのまま処理を終了する。
出欠回答登録処理部１１２は、クライアント端末１０１からのアクセスを受付け、社員番号とともに、ブラウザによりアクセスされたＵＲＬのパラメータとして付与されている会議番号を取得する（ステップ１７０１）。社員番号の取得方法としては、ログイン画面から社員番号を取得する方法、統合認証システムのシングルサインオン環境によって社員番号を取得する方法、各操作者が操作する端末ＰＣのＩＰアドレスと社員番号の対応表を作成しておきシステムにリクエストを発行したＰＣのＩＰアドレスから社員番号を取得する方法、各社員に送付する案内メールに記載するシステムへのＵＲＬに各社員の社員番号をパラメータとして指定しておきそのＵＲＬのパラメータから社員番号を取得する方法、もしくはメール認証制を用いて、自分のメールを認証用サーバに送信し、認証サーバではリアルタイムで確認用パスワードを返信し、メールアドレスと認証サーバから送付された確認用パスワードを送信することで、メールを送信したのはそのメールアドレスを持つ正当な人間であることを確認した上で、メールアドレスと対応付けられた社員番号を取得する等の公知の方法を用いる。
取得した会議番号に基づき、出欠回答登録処理部１１２は、会議データベース１２３，出欠回答データベース１２４から会議開催情報，出席対象者の社員番号，出欠情報等を取得する（ステップ１７０２）。
出欠回答データベース１２４から取得した出席対象者の社員番号に基づき、出欠回答登録処理部１１２は、代理回答者データベース１２７から代理回答者の社員番号を取得する（ステップ１７０３）。
出欠回答登録処理部１１２は、クライアント端末１０１から取得した社員番号と、ステップ１７０２，１７０３で各データベースから取得した社員番号とを比較して、操作者が出席対象者又は代理回答者のいずれかに該当するか否かを判定する（ステップ１７０４）。
出席対象者又は代理回答者のいずれかに該当する場合には、操作者及び各出席対象者の社員番号に基づき社員データベース１２１から社員氏名を取得するとともに（ステップ１７０５）、ステップ１７０２で各データベースから取得した会議開催情報及び出席対象者の各情報に基づき、出欠回答登録画面をクライアント端末１０１のブラウザにより表示させる（ステップ１７０６）。出欠回答登録画面では、操作者が出席対象者又は代理回答者となっている社員の情報についてのみ出欠情報の編集を行うことが可能となっている。出欠情報としては、「出席」「欠席」代理出席者による「代理」の何れかが入力される。一方、操作者が出席対象者又は代理回答者に該当しない場合には（ステップ１７０４）、処理を終了する。
出欠回答登録処理部１１２は、出欠回答登録画面に対し入力された出欠情報を取得し（ステップ１７０７）、出欠回答データベース１２４に格納する（ステップ１７０８）。
出欠回答登録処理部１１２は、入力された出欠情報が「代理」か否かを判定し（ステップ１７０９）、「代理」が入力された場合には、後述する代理出席者登録処理を行い（ステップ１７１０）、処理を終了する。一方、「出席」又は「欠席」のいずれかが入力された場合には、そのまま処理を終了する。
図１８は、図１７のステップ１７０６でクライアント端末に表示させる出欠回答登録画面の画面構成を示す図である。
出欠回答登録画面１８００は、会議データベースに格納された会議開催情報を表示する開催情報表示部１８１０と、出席対象者として選定された社員について社員情報の一覧を表示する出席対象社員一覧表示部１８２０と、登録ボタン１８３０とを有する。出席対象社員一覧表示部１８２０には、出欠回答設定欄１８２１が設けられている。
出欠回答登録画面１８００では、操作者が出席対象者又は代理回答者となっている社員の情報についてのみ出欠情報の編集を行うことが可能となっている。
出欠回答登録画面１８００において、出欠回答設定欄１８２１が「出席」「欠席」「代理」のいずれかに設定された状態で、登録ボタン１８３０の操作が行われることにより、設定された回答に基づき登録処理が行われる。
出欠回答登録画面１８００は、会議データベースに格納された会議開催情報を表示する開催情報表示部１８１０と、出席対象者として選定された社員について社員情報の一覧を表示する出席対象社員一覧表示部１８２０と、登録ボタン１８３０とを有する。出席対象社員一覧表示部１８２０には、出欠回答設定欄１８２１が設けられている。
出欠回答登録画面１８００では、操作者が出席対象者又は代理回答者となっている社員の情報についてのみ出欠情報の編集を行うことが可能となっている。
出欠回答登録画面１８００において、出欠回答設定欄１８２１が「出席」「欠席」「代理」のいずれかに設定された状態で、登録ボタン１８３０の操作が行われることにより、設定された回答に基づき登録処理が行われる。
図１９は、管理支援サーバ１１０の代理出席者登録処理部１１３による代理出席者登録処理手順を示すフローチャートである。本処理は、出欠回答受付処理において、出欠回答として「代理」が選択された場合に実行する。
代理出席者登録処理では、代理出席者登録処理部１１３が、出欠回答受付処理で取得した会議開催情報に含まれる属性を取得する（ステップ１９０１）。
代理出席者登録処理部１１３は、取得した属性情報に基づき、属性定義テーブルの定義情報を取得し（ステップ１９０２）、取得した定義情報と、社員データベース１２１内の社員属性情報とを比較し、定義情報に該当する社員の社員情報を社員データベース１２１から取得する（ステップ１９０３）。
代理出席者登録処理部１１３は、社員データベースから定義情報に基づいて取得した社員情報のうち、出席対象者以外の社員についての社員情報を代理出席者候補として一覧表示した代理出席者登録画面を、クライアント端末１０１のブラウザにより表示する（ステップ１９０４）。この場合、代理出席者候補として表示される社員は、会議に対して設定された属性の定義情報に該当する社員のみとなる。
代理出席者登録処理部１１３は、代理出席者の選択を受付け、選択された代理出席者について社員番号を含む会議出席者情報を出欠回答データベース１２４に格納するとともに（ステップ１９０５）、代理受取者データベース１２６から代理回答者のメールアドレスを取得する（ステップ１９０６）。
各データベースから取得した出席対象者のメールアドレス及び代理受取者のメールアドレスに、会議開催通知としての案内メールを送信して処理を終了する（ステップ１９０７）。
代理出席者登録処理では、代理出席者登録処理部１１３が、出欠回答受付処理で取得した会議開催情報に含まれる属性を取得する（ステップ１９０１）。
代理出席者登録処理部１１３は、取得した属性情報に基づき、属性定義テーブルの定義情報を取得し（ステップ１９０２）、取得した定義情報と、社員データベース１２１内の社員属性情報とを比較し、定義情報に該当する社員の社員情報を社員データベース１２１から取得する（ステップ１９０３）。
代理出席者登録処理部１１３は、社員データベースから定義情報に基づいて取得した社員情報のうち、出席対象者以外の社員についての社員情報を代理出席者候補として一覧表示した代理出席者登録画面を、クライアント端末１０１のブラウザにより表示する（ステップ１９０４）。この場合、代理出席者候補として表示される社員は、会議に対して設定された属性の定義情報に該当する社員のみとなる。
代理出席者登録処理部１１３は、代理出席者の選択を受付け、選択された代理出席者について社員番号を含む会議出席者情報を出欠回答データベース１２４に格納するとともに（ステップ１９０５）、代理受取者データベース１２６から代理回答者のメールアドレスを取得する（ステップ１９０６）。
各データベースから取得した出席対象者のメールアドレス及び代理受取者のメールアドレスに、会議開催通知としての案内メールを送信して処理を終了する（ステップ１９０７）。
図２０は、図１９のステップ１９０４で、クライアント端末１０１に表示される代理出席者登録画面の画面構成の一例を示す図である。
代理出席者登録画面２０００は、会議データベースに格納された会議開催情報を表示する開催情報表示部２０１０と、開催者により設定された属性の定義情報に基づき、社員データベース１２１から取得した社員情報の一覧を表示する該当社員一覧表示部２０２０と、登録ボタン２０３０とを有する。該当社員一覧表示部２０２０には、代理出席者選択欄２０２１が設けられている。
代理出席者登録画面２０００において、代理出席者として選択される社員の代理出席者選択欄２０２１に○印が付された状態で、登録ボタン２０３０の操作が行われることにより、○印の付された社員について代理出席者として登録処理が行われる。
代理出席者登録画面２０００は、会議データベースに格納された会議開催情報を表示する開催情報表示部２０１０と、開催者により設定された属性の定義情報に基づき、社員データベース１２１から取得した社員情報の一覧を表示する該当社員一覧表示部２０２０と、登録ボタン２０３０とを有する。該当社員一覧表示部２０２０には、代理出席者選択欄２０２１が設けられている。
代理出席者登録画面２０００において、代理出席者として選択される社員の代理出席者選択欄２０２１に○印が付された状態で、登録ボタン２０３０の操作が行われることにより、○印の付された社員について代理出席者として登録処理が行われる。
図２１は、図１９のステップ１９０６で、代理出席者のクライアント端末１０１に対して送信される代理出席依頼通知としての案内メールの一例を示す図である。
案内メール２１００は、出席者設定欄１５２１にチェックの付された社員及び当該社員の代理受取者のクライアント端末１０１に送信されるものであり、案内メッセージ，開催情報，出席対象者とともに、出欠回答登録画面にリンクされたＵＲＬ２１０１が記載されている。
この場合、案内メール２１００に記載されたＵＲＬ２１０１のパラメータには、会議番号が含まれている。
案内メール２１００は、出席者設定欄１５２１にチェックの付された社員及び当該社員の代理受取者のクライアント端末１０１に送信されるものであり、案内メッセージ，開催情報，出席対象者とともに、出欠回答登録画面にリンクされたＵＲＬ２１０１が記載されている。
この場合、案内メール２１００に記載されたＵＲＬ２１０１のパラメータには、会議番号が含まれている。
図２２は、管理支援サーバ１１０の代理出欠回答登録処理部１１４による代理出席者についての出欠回答登録処理手順を示すフローチャートである。本処理は、代理出席者の登録がされ、各社員用のクライアント端末１０１に備えられたブラウザにより、案内メールに記載されたＵＲＬに示すＷｅｂページにアクセスがされた場合に実行する。
代理出欠回答登録処理部１１４は、クライアント端末１０１からのアクセスを受付け、社員番号とともに、ブラウザによりアクセスされたＵＲＬのパラメータとして付与されている会議番号を取得する（ステップ２２０１）。社員番号の取得方法としては、前述した公知の方法を用いる。
代理出欠回答登録処理部１１４は、会議番号に基づき会議データベース１２３，出欠回答データベース１２４，代理出席者データベース１２５から会議開催情報，出席対象者及び代理出席者の社員番号，出欠情報等を取得する（ステップ２２０２）。
代理出席者データベース１２５から取得した代理出席者の社員番号に基づき、代理出欠回答登録処理部１１４は、代理回答者データベース１２７から代理回答者の社員番号を取得する（ステップ２２０３）。
代理出欠回答登録処理部１１４は、クライアント端末１０１から取得した社員番号と、ステップ２２０２，２２０３で各データベースから取得した社員番号とを比較して、操作者が代理出席者又は代理回答者のいずれかに該当するか否かを判定する（ステップ２２０４）。
代理出席者又は代理回答者のいずれかに該当する場合には、代理出欠回答登録処理部１１４は、操作者及び各出席対象者，代理出席者の社員番号に基づき社員データベース１２１から社員氏名を取得するとともに（ステップ２２０５）、ステップ２２０２で各データベースから取得した会議開催情報及び出席対象者，代理出席者の各情報に基づき、代理出席者用の出欠回答登録画面をクライアント端末１０１のブラウザにより表示させる（ステップ２２０６）。代理出席者用の出欠回答登録画面では、操作者が代理出席者又は代理回答者となっている社員の情報についてのみ出欠情報の編集を行うことが可能となっている。出欠情報としては、「出席」「欠席」の何れかが入力される。一方、操作者が代理出席者又は代理回答者に該当しない場合には処理を終了する（ステップ２２０４）。
代理出欠回答登録処理部１１４は、出欠回答登録画面に対し入力された出欠情報を取得し（ステップ２２０７）、代理出席者データベース１２５に格納するとともに（ステップ２２０８）、社員データベース１２１及び代理受取者データベース１２６から出席対象者及び出席対象者に対して設定されている代理受取者のメールアドレスを取得する（ステップ２２０９）。なお、ステップ２２０８では、代理出席者の「出席」「欠席」を格納するとともに、代理出席者の回答が「欠席」の場合には、出欠回答データベース１２４における出席対象者の出欠回答を「未回答」状態とする。
代理出欠回答登録処理部１１４は、入力された出欠情報が「出席」か否かを判定し（ステップ２２１０）、「出席」が入力された場合には、出席対象者及び代理受取者に対して代理出席者が「出席」する旨の回答を記載したメールを送信して処理を終了する（ステップ２２１１）。一方、「欠席」が入力された場合には、出席対象者及び代理受取者に対して代理出席者が「欠席」する旨の回答を記載したメールを送信して処理を終了する（ステップ２２１２）。
なお、本処理において、代理出席者が「欠席」を選択した場合には、出席対象者又は代理回答者により、再度の出欠回答登録処理が行われることとなる。
代理出欠回答登録処理部１１４は、クライアント端末１０１からのアクセスを受付け、社員番号とともに、ブラウザによりアクセスされたＵＲＬのパラメータとして付与されている会議番号を取得する（ステップ２２０１）。社員番号の取得方法としては、前述した公知の方法を用いる。
代理出欠回答登録処理部１１４は、会議番号に基づき会議データベース１２３，出欠回答データベース１２４，代理出席者データベース１２５から会議開催情報，出席対象者及び代理出席者の社員番号，出欠情報等を取得する（ステップ２２０２）。
代理出席者データベース１２５から取得した代理出席者の社員番号に基づき、代理出欠回答登録処理部１１４は、代理回答者データベース１２７から代理回答者の社員番号を取得する（ステップ２２０３）。
代理出欠回答登録処理部１１４は、クライアント端末１０１から取得した社員番号と、ステップ２２０２，２２０３で各データベースから取得した社員番号とを比較して、操作者が代理出席者又は代理回答者のいずれかに該当するか否かを判定する（ステップ２２０４）。
代理出席者又は代理回答者のいずれかに該当する場合には、代理出欠回答登録処理部１１４は、操作者及び各出席対象者，代理出席者の社員番号に基づき社員データベース１２１から社員氏名を取得するとともに（ステップ２２０５）、ステップ２２０２で各データベースから取得した会議開催情報及び出席対象者，代理出席者の各情報に基づき、代理出席者用の出欠回答登録画面をクライアント端末１０１のブラウザにより表示させる（ステップ２２０６）。代理出席者用の出欠回答登録画面では、操作者が代理出席者又は代理回答者となっている社員の情報についてのみ出欠情報の編集を行うことが可能となっている。出欠情報としては、「出席」「欠席」の何れかが入力される。一方、操作者が代理出席者又は代理回答者に該当しない場合には処理を終了する（ステップ２２０４）。
代理出欠回答登録処理部１１４は、出欠回答登録画面に対し入力された出欠情報を取得し（ステップ２２０７）、代理出席者データベース１２５に格納するとともに（ステップ２２０８）、社員データベース１２１及び代理受取者データベース１２６から出席対象者及び出席対象者に対して設定されている代理受取者のメールアドレスを取得する（ステップ２２０９）。なお、ステップ２２０８では、代理出席者の「出席」「欠席」を格納するとともに、代理出席者の回答が「欠席」の場合には、出欠回答データベース１２４における出席対象者の出欠回答を「未回答」状態とする。
代理出欠回答登録処理部１１４は、入力された出欠情報が「出席」か否かを判定し（ステップ２２１０）、「出席」が入力された場合には、出席対象者及び代理受取者に対して代理出席者が「出席」する旨の回答を記載したメールを送信して処理を終了する（ステップ２２１１）。一方、「欠席」が入力された場合には、出席対象者及び代理受取者に対して代理出席者が「欠席」する旨の回答を記載したメールを送信して処理を終了する（ステップ２２１２）。
なお、本処理において、代理出席者が「欠席」を選択した場合には、出席対象者又は代理回答者により、再度の出欠回答登録処理が行われることとなる。
図２３は、図２２のステップ２２０６でクライアント端末に表示させる出欠回答登録画面の画面構成を示す図である。
出欠回答登録画面２３００は、会議データベースに格納された会議開催情報を表示する開催情報表示部２３１０と、出席対象者として選定された社員について社員情報の一覧を表示する出席対象社員一覧表示部２３２０と、登録ボタン２３３０とを有する。出席対象社員一覧表示部２３２０には、代理出欠回答設定欄２３２１が設けられている。
出欠回答登録画面２３００では、操作者が代理出席者又は代理回答者となっている社員の情報についてのみ出欠情報の編集を行うことが可能となっている。
出欠回答登録画面２３００において、代理出欠回答設定欄２３２１が「出席」「欠席」のいずれかに設定された状態で、登録ボタン２３３０の操作が行われることにより、設定された回答に基づき登録処理が行われる。
出欠回答登録画面２３００は、会議データベースに格納された会議開催情報を表示する開催情報表示部２３１０と、出席対象者として選定された社員について社員情報の一覧を表示する出席対象社員一覧表示部２３２０と、登録ボタン２３３０とを有する。出席対象社員一覧表示部２３２０には、代理出欠回答設定欄２３２１が設けられている。
出欠回答登録画面２３００では、操作者が代理出席者又は代理回答者となっている社員の情報についてのみ出欠情報の編集を行うことが可能となっている。
出欠回答登録画面２３００において、代理出欠回答設定欄２３２１が「出席」「欠席」のいずれかに設定された状態で、登録ボタン２３３０の操作が行われることにより、設定された回答に基づき登録処理が行われる。
図２４は、管理支援サーバ１１０の出欠情報表示処理部１１７による出欠回答情報の参照画面表示処理手順を示す図である。本処理は、会議管理者、出席対象者、代理出席者、代理受取者又は代理回答者等の各社員用のクライアント端末１０１に備えられたブラウザにより、出欠回答情報参照用のＷｅｂページにアクセスがされた場合に実行する。
出欠回答情報の参照処理では、出欠情報表示処理部１１７が、社員用のクライアント端末１０１からのアクセスを受付け、会議データベース１２３から未開催の会議についての会議情報を取得して（ステップ２４０１）、クライアント端末１０１のブラウザにより会議一覧画面を表示させる（ステップ２４０２）。
出欠情報表示処理部１１７は、クライアント端末１０１に表示した会議一覧画面において、閲覧者による会議の選択を受付け（ステップ２４０３）、選択された会議についての出欠情報を出欠回答データベース１２４から取得し（ステップ２４０４）、取得した出欠情報を表示する出欠情報参照画面をクライアント端末１０１のブラウザにより表示させて処理を終了する（ステップ２４０５）。
出欠回答情報の参照処理では、出欠情報表示処理部１１７が、社員用のクライアント端末１０１からのアクセスを受付け、会議データベース１２３から未開催の会議についての会議情報を取得して（ステップ２４０１）、クライアント端末１０１のブラウザにより会議一覧画面を表示させる（ステップ２４０２）。
出欠情報表示処理部１１７は、クライアント端末１０１に表示した会議一覧画面において、閲覧者による会議の選択を受付け（ステップ２４０３）、選択された会議についての出欠情報を出欠回答データベース１２４から取得し（ステップ２４０４）、取得した出欠情報を表示する出欠情報参照画面をクライアント端末１０１のブラウザにより表示させて処理を終了する（ステップ２４０５）。
図２５は、ステップ２４０２でクライアント端末１０１に表示させる会議一覧画面の画面構成を示す図であり、図２６は、ステップ２４０５でクライアント端末１０１に表示させる出欠情報参照画面の画面構成を示す図である。
図２５に示す会議一覧画面２５００は、会議データベース１２３から取得した全ての会議についての開催情報を一覧表示する会議開催情報表示部２５１０を有する。会議開催情報表示部２５１０には、会議名表示欄２５１１が設けられており、各会議名に対して、各会議についての出欠情報参照画面がリンクされている。
図２６に示す出欠情報参照画面２６００は、会議一覧画面２５００において選択された会議について、会議データベース１２３から取得した会議開催情報を表示する開催情報表示部２６１０と、出席対象者についての出欠回答人数表示部２６２０と、選択された会議について出欠回答データベース１２４から取得した出欠情報の一覧を表示する出欠回答一覧表示部２６３０とを有する。出欠回答一覧表示部２６３０には、出席対象者についての出欠回答の他、代理出席者についての出欠回答等が表示される。
図２５に示す会議一覧画面２５００は、会議データベース１２３から取得した全ての会議についての開催情報を一覧表示する会議開催情報表示部２５１０を有する。会議開催情報表示部２５１０には、会議名表示欄２５１１が設けられており、各会議名に対して、各会議についての出欠情報参照画面がリンクされている。
図２６に示す出欠情報参照画面２６００は、会議一覧画面２５００において選択された会議について、会議データベース１２３から取得した会議開催情報を表示する開催情報表示部２６１０と、出席対象者についての出欠回答人数表示部２６２０と、選択された会議について出欠回答データベース１２４から取得した出欠情報の一覧を表示する出欠回答一覧表示部２６３０とを有する。出欠回答一覧表示部２６３０には、出席対象者についての出欠回答の他、代理出席者についての出欠回答等が表示される。
以上のように、本実施の形態に係る会議出欠管理支援システムでは、各会議について設定された属性に基づき、定義情報に該当する社員のみを代理出席者として登録可能としたので、各会議の目的，性格に適応した社員属性を有する社員のみを代理出席者として選定させることが可能となる。
また、出席対象者又は代理出席者を選定させる際に、各会議に設定された属性に基づき、定義情報に該当する社員の一覧を生成することとしたので、会議開催者等の管理者に各社員の属性を意識させること無く、各会議の目的，性格に応じた適切な社員を選定させることが可能となる。
また、各社員について、案内メールを受信する代理受取者又は出席対象社員に代わって出欠回答を行う代理回答者を設定可能としたので、会議開催通知の受信及び出欠回答に関して各社員の利便性を向上させることができる。
また、出席対象者又は代理出席者を選定させる際に、各会議に設定された属性に基づき、定義情報に該当する社員の一覧を生成することとしたので、会議開催者等の管理者に各社員の属性を意識させること無く、各会議の目的，性格に応じた適切な社員を選定させることが可能となる。
また、各社員について、案内メールを受信する代理受取者又は出席対象社員に代わって出欠回答を行う代理回答者を設定可能としたので、会議開催通知の受信及び出欠回答に関して各社員の利便性を向上させることができる。
なお、前記実施の形態では、社員属性情報として、役職，所属を設定することとしているが、これに限られるものでは無く、他の情報を設定可能としてもよい。例えば、年齢制限のある資格を取得するための勉強会に対応して、社員属性情報として年齢を設定してもよい。また、特定の資格を有する社員のみを対象に会議に対応して、社員属性情報として取得資格名を設定してもよい。
また、代理回答者の登録情報として、代理回答者と出席対象者（代理出席者）とのいずれの回答を優先するかの情報を設定可能としてもよい。また、代理回答者による回答がされた場合に、その旨を出席対象者（代理出席者）に対し通知することとしてもよい。
また、代理受取者及び代理回答者として、共通の社員を設定することも可能であり、その場合には、別々の登録画面ではなく、共通の登録画面による登録処理を可能としてもよい。
また、出席対象者又は代理出席者の登録処理において、必ずしも定義情報に該当する社員の一覧を生成する必要は無く、操作者により指定された社員について定義情報に該当するか否かを判定することとしてもよい。
また、各登録画面において、各会議に設定された属性についての定義情報を表示可能としてもよい。
また、代理回答者の登録情報として、代理回答者と出席対象者（代理出席者）とのいずれの回答を優先するかの情報を設定可能としてもよい。また、代理回答者による回答がされた場合に、その旨を出席対象者（代理出席者）に対し通知することとしてもよい。
また、代理受取者及び代理回答者として、共通の社員を設定することも可能であり、その場合には、別々の登録画面ではなく、共通の登録画面による登録処理を可能としてもよい。
また、出席対象者又は代理出席者の登録処理において、必ずしも定義情報に該当する社員の一覧を生成する必要は無く、操作者により指定された社員について定義情報に該当するか否かを判定することとしてもよい。
また、各登録画面において、各会議に設定された属性についての定義情報を表示可能としてもよい。
１０１ クイアント端末、１１０ 管理支援サーバ、１１１ 会議情報登録処理部、１１２ 出欠回答登録処理部、１１３ 代理出席者登録処理部、１１４ 代理出欠回答登録処理部、１１５ 代理受取者登録処理部、１１６ 代理回答者登録処理部、１１７ 出欠情報表示処理部、１２１ 社員データベース、１２２ 属性定義データベース、１２３ 会議データベース、１２４ 出欠回答データベース、１２５ 代理出席データベース、１２６ 代理受取データベース、１２７ 代理回答データベース、２０３ 所属、２０４ 役職、３０１ 属性識別情報、３０２ 定義情報、３０３ 社員属性、３０４ 値、３０５ 接続。
Claims (5)
- 複数の社員用のクライアント端末からネットワークを介してアクセス可能な管理支援サーバを備え、会議の出席対象者として選定された社員用のクライアント端末から、管理対象となる各会議についての出欠席の回答を受付けて管理する会議出欠管理支援システムであって、
前記管理支援サーバは、
各社員について、社員識別情報と、氏名と、各社員の役職，所属を含む社員属性情報とを格納する社員情報格納手段と、
各会議の出席者に必要となる社員属性を定義した属性定義情報と、各属性定義情報を識別する属性識別情報とを格納する定義情報格納手段と、
管理対象となる会議について、会議識別情報と、会議の名称，開催日時，開催場所を含む会議開催情報と、各会議に設定された属性識別情報とを格納する会議情報格納手段と、
管理対象となる会議について、会議識別情報と、出席対象者として選定された社員についての社員識別情報と、前記出席対象者として選定された社員の出欠回答情報とを格納する出欠回答情報格納手段と、
前記出席対象者として選定された社員用のクライアント端末から、会議識別情報により識別された会議について出欠席の回答を受付けて前記出欠情報格納手段に格納する出欠回答登録手段と、
前記出欠回答登録手段の受付けた回答が、代理出席者による出席を示す場合に、前記会議識別情報に基づき前記会議情報格納手段から属性識別情報を取得し、当該属性識別情報に基づき前記定義情報格納手段から属性定義情報を取得し、当該属性定義情報に定義された社員属性と前記社員情報格納手段に格納された社員属性情報とを比較して、前記属性定義情報に該当する社員属性情報を有する社員についてのみ代理出席者として登録を許可する代理出席者登録手段と
を備えることを特徴とする会議出欠管理支援システム。 - 前記代理出席者登録手段は、前記属性定義情報に該当する社員属性を有する社員について、前記社員情報格納手段から各情報を取得し、代理出席者として登録可能な社員の一覧を生成する手段を有することを特徴とする請求項１に記載の会議出欠管理支援システム。
- 前記管理支援サーバは、
社員用のクライアント端末から、会議の名称，開催日時，開催場所を含む開催情報と、属性識別情報との入力を受付け、前記会議識別情報を付与して前記会議情報格納手段に各情報を格納する会議情報登録手段を備え、
当該会議情報登録手段は、前記会議に設定された属性識別情報に基づき前記会議情報格納手段から属性識別情報を取得し、当該属性識別情報に基づき前記定義情報格納手段から属性定義情報を取得して、当該属性定義情報に該当する社員属性を有する社員について、前記社員情報格納手段から各情報を取得し、出席対象者として登録可能な社員の一覧を生成する手段を有することを特徴とする請求項１又は２のいずれかに記載の会議出欠管理支援システム。 - 前記管理支援サーバは、
各社員に対し予め任意に登録された会議開催メールの代理受取者について、前記社員の社員識別情報と、代理受取者として登録された社員の社員識別情報と、代理受取者として登録された社員のメールアドレスとを格納した代理受取者情報格納手段を備え、
前記会議情報登録手段は、出席対象者として登録された社員の社員識別情報に基づき、前記社員情報格納手段からメールアドレスを取得するとともに、前記代理受取者情報格納手段から、前記社員に対し代理受取者として登録された社員のメールアドレスを取得し、取得した各メールアドレスに会議開催案内メールを送信する手段を有することを特徴とする請求項３に記載の会議出欠管理支援システム。 - 前記管理支援サーバは、
各社員に対し予め任意に登録された代理回答者について、前記社員の社員識別情報と、代理回答者として登録された社員の社員識別情報とを格納した代理回答者情報格納手段を備え、
前記出欠回答登録手段は、社員用クライアント端末により入力された会議識別情報に基づき、前記出欠回答情報格納手段から出席対象者の社員識別情報を取得するとともに、取得した社員識別情報に基づき、前記代理回答者情報格納手段から代理回答者の社員識別情報を取得し、前記社員用クライアント端末により入力された社員識別情報と、前記各格納手段から取得した社員識別情報とを比較して、出席対象者又は代理回答者の社員識別情報と一致した場合に、会議識別情報により識別された会議についての出欠席の回答を受付ける手段を有することを特徴とする請求項１〜４のいずれかに記載の会議出欠管理支援システム。
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