JP5169384B2 - 会議システム、端末装置、会議支援装置及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、会議システム、端末装置、会議支援装置及びプログラムに関する。

会議システム間の接続を管理するセッション、会議中に使用したり会議の記録として生成されるファイル、会議に関連するリソースへのリファレンス情報、会議の参加者によって行なわれるファイル・アクセスなどの履歴情報を管理し、参加者がGUI操作により個々の会議システムの呼び出しアドレスを意識することなく会議システムの接続を行ない、会議に関連するファイルなどの情報に会議システムから容易にアクセスできる共有ワークスペースを提供する遠隔会議システムが特許文献１に開示されている。
特開２００４−１７１５２６号公報

会議を支援する装置があっても、当該装置に会議の参加者の認証情報を人為的に登録する手間がかかる。

請求項１記載の発明は、会議支援装置と、拠点装置と、利用者端末とを含む会議システムで、前記会議支援装置は、少なくとも一の利用者の認証情報と、資料情報を含む記憶空間情報とを関連づけた登録情報を保持し、前記拠点装置は、参加者から認証情報を受け入れて前記会議支援装置に送信し、前記会議支援装置は、参加者を、受信した認証情報と、認証情報データベースの認証情報とを用いて認証して、前記登録情報を参照し、当該受信した認証情報に関連づけられた記憶空間情報を取り出して、前記拠点装置に提供し、前記拠点装置が前記会議支援装置の提供する情報に基づいて資料情報を提示し、前記利用者端末は、利用者間で相互に送受された電子メールを利用者端末またはメールサーバに保持しており、当該保持している電子メールの少なくとも一つを指定する指示を利用者から受け入れ、前記会議支援装置は、前記利用者端末にて利用者が指定した電子メールに関連して送信・返信された電子メールを収集し、当該収集した電子メールの送信者または受信者となっている利用者の認証情報を前記登録情報に登録し、当該登録した認証情報に関連づけられた記憶空間情報を更新することとしたものである。

請求項２記載の発明は、端末装置であって、少なくとも一の利用者の認証情報と、資料情報を含む記憶空間情報とを関連づけた登録情報を保持し、認証情報を受けて当該認証情報に関連する記憶空間情報を提供する会議支援装置との間で情報を送受する手段と、利用者間で相互に送受した電子メールを取得する手段と、前記取得した電子メールのうち、利用者が指定した電子メールに関連して送信・返信された電子メールの送信者または受信者となっている利用者を特定する手段と、前記特定した利用者の認証情報を、前記会議支援装置に送信して、登録情報を更新させる手段と、を含むこととしたものである。

請求項３記載の発明は、請求項２記載の端末装置であって、前記利用者が指定した電子メールと、当該利用者が指定した電子メールに関連して送信・返信された電子メールに係る情報を、前記会議支援装置に登録する手段をさらに含むこととしたものである。

請求項４記載の発明は、請求項３記載の端末装置であって、前記利用者が指定した電子メールに関連して送信・返信された電子メールに係る情報には、各電子メールの本文に記述された情報を含むこととしたものである。

請求項５記載の発明は、請求項２から４のいずれか一項に記載の端末装置であって、登録情報を更新させた後、前記利用者が指定した電子メールに関連してさらに送信・返信された電子メールに基づいて、各電子メールの送信者または受信者のうち、会議支援装置へ送信していない認証情報を選択する手段と、当該選択した認証情報を、前記会議支援装置に送信して、さらに登録情報を更新させる手段と、をさらに含むこととしたものである。

請求項６記載の発明は、会議支援装置であって、少なくとも一の利用者の認証情報と、資料情報を含む記憶空間情報とを関連づけた登録情報を保持する手段と、認証情報を受信し、当該受信した認証情報と、認証情報データベースの認証情報とを用いて利用者を認証する手段と、前記登録情報を参照し、前記受信した認証情報に関連づけられた記憶空間情報を取り出して送信する手段と、利用者端末にて利用者が指定した電子メールに関連して送信・返信された電子メールを収集し、当該収集した電子メールの送信者または受信者となっている利用者の認証情報を前記登録情報に登録し、当該登録した認証情報に関連づけられた記憶空間情報を更新する手段と、を含むこととしたものである。

請求項７記載の発明は、請求項６記載の会議支援装置であって、前記更新手段が、記憶空間情報を生成し、前記収集した電子メールの送信者または受信者となっている利用者の認証情報を、前記生成した記憶空間情報に関連づけて登録情報に記録することで、登録情報を更新することとしたものである。

請求項８記載の発明は、プログラムであって、コンピュータを、少なくとも一の利用者の認証情報と、資料情報を含む記憶空間情報とを関連づけた登録情報を保持し、認証情報を受けて当該認証情報に関連する記憶空間情報を提供する会議支援装置との間で情報を送受する手段と、利用者間で相互に送受した電子メールを取得する手段と、前記取得した電子メールのうち、利用者が指定した電子メールに関連して送信・返信された電子メールの送信者または受信者となっている利用者を特定する手段と、前記特定した利用者の認証情報を、前記会議支援装置に送信して、登録情報を更新させる手段と、として機能させることとしたものである。

請求項９記載の発明は、プログラムであって、コンピュータを、少なくとも一の利用者の認証情報と、資料情報を含む記憶空間情報とを関連づけた登録情報を保持する手段と、認証情報を受信し、当該受信した認証情報と、認証情報データベースの認証情報とを用いて利用者を認証する手段と、前記登録情報を参照し、前記受信した認証情報に関連づけられた記憶空間情報を取り出して送信する手段と、利用者端末にて利用者が指定した電子メールに関連して送信・返信された電子メールを収集し、当該収集した電子メールの送信者または受信者となっている利用者の認証情報を前記登録情報に登録し、当該登録した認証情報に関連づけられた記憶空間情報を更新する手段と、として機能させることとしたものである。

請求項１，２，６，８，９記載の発明によると、会議を支援する装置に対して、会議の参加者の認証情報を人為的に登録する手間を省くことができる。

請求項３記載の発明によると、先に会議参加者間で授受されていた電子メールに係る情報が予め登録される。

請求項４記載の発明によると、先に会議参加者間で授受されていた電子メールの本文に係る情報が予め登録される。

請求項５記載の発明によると、認証情報の登録後に授受された電子メールに基づいて、さらに追加の参加者の認証情報を追加登録できる。

請求項７記載の発明によると、会議支援装置において新たに記憶空間情報が生成される。

本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本発明の実施の形態に係る会議システムは、図１に示すように、会議支援装置１と、少なくとも一つの拠点装置２と、少なくとも一つの利用者端末（以下、端末装置と呼ぶ）３と、認証情報データベース４とを含んで構成されている。ここで認証情報データベース４は、図２に例示するように、利用者ごとに固有の識別情報と、利用者のメールアドレスの情報とを関連づけて記録したものである。ここで識別情報はＩＣカードに記録されている。

会議支援装置１は、制御部１１、記憶部１２、及び通信部１３を含んで構成される。この制御部１１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等のプログラム制御デバイスであり、記憶部１２に格納されたプログラムに従って動作する。この制御部１１は、通信部１３を介して少なくとも一つの拠点装置２と通信を行う。制御部１１は、対象となる会議ごとに、会議情報を格納する記憶空間（ワークスペース）を記憶部１２に保持させる。ここでの会議情報は、例えば通信に係るセッション情報や会議で利用する資料情報、また会議での議事情報など会議に係る情報である。

また制御部１１は、図３に示すように、ワークスペースを識別する情報（例えばワークスペースの名称の情報）と、ワークスペースへのアクセス権（すなわちワークスペース内の情報へのアクセス権）を規定するアクセス制御リスト（登録情報）と、ワークスペース内に保持する情報のリスト（実体情報の格納場所を表す参照情報であってもよい）とを関連づけて、ワークスペース規定情報として記憶部１２に保持させる。

なお、ワークスペース規定情報には、これらの情報のほか、いずれかの拠点装置２がワークスペース内の情報へのアクセスを行っているときに、当該アクセスを識別するセッション情報や、アクセスしている拠点装置２側から送信される各種の情報を関連づけて保持させてもよい。

すなわち、会議支援装置１は、拠点装置２から通信開始の要求を受けると固有のセッション情報を発生させ、拠点装置２へ通知する。以下、拠点装置２は、会議支援装置１に対して断続的にワークスペース内の資料情報などの内容を要求し、会議支援装置１から当該要求に対する応答を取得しているが、この会議支援装置１との間で行われる通信の各々において、当該固有のセッション情報を送受する。このようなセッション情報については、広く知られているものであるので、ここでの詳細な説明は省略する。

制御部１１は、拠点装置２から利用者の識別情報を受け入れると、アクセス制御リストを参照して、受け入れた識別情報で識別される利用者に対してアクセスを許可するワークスペースを選択する。そして制御部１１は、当該選択したワークスペースに格納された会議情報を、利用者の識別情報の受け入れ元である拠点装置２へ送信する。

例えば制御部１１は、ワークスペース内の情報にアクセスさせるためのインタフェース画面（ワークスペース画面）を生成して配信する。このインタフェース画面は、ＧＵＩ（GraphicalUserInterface）であってもよい。このために制御部１１は、資料情報の内容を表示可能なアプリケーションプログラムを動作させ、このワークスペース画面に当該アプリケーションプログラムのインタフェースをワークスペース画面内に生成する。そして、制御部１１は、拠点サーバ２１からの要求に応じて、当該生成したワークスペース画面を配信する。一例を挙げれば、制御部１１は、ウインドウズ（登録商標）オペレーティングシステムを動作させており、このワークスペース画面は、当初、ワークスペースに含まれている資料の一覧を表示するものであってもよい。そして利用者が当該一覧から指定する資料情報を表示するため、対応するアプリケーションを起動するものであってもよい。例えば、アドビ社のアクロバット（登録商標）形式で生成された資料情報が指定されたときには、ウインドウズ（登録商標）のＧＵＩ上でアクロバット（登録商標）を起動する。そして資料情報を表示する。制御部１１は、このＧＵＩ画面をそのまま各拠点サーバ２１へ送信する。

なおワークスペースは、会議ごとに一つとは限らず、複数のワークスペースがあってもよい。この場合、各ワークスペースには、他のワークスペースを表示させるためのリンクを表示させてもよい。
またこの制御部１１は、拠点サーバ２１から入力される、手書きの図形等の情報をワークスペース画面内に表示し、また、当該情報を記憶部１２のワークスペースに格納する。

記憶部１２は、ＲＡＭ（Random Access Memory）等の記憶素子や、ハードディスクなどのストレージデバイスを含んで構成されている。この記憶部１２には、制御部１１によって実行されるプログラムが保持される。このプログラムは、ＤＶＤ−ＲＯＭ（Digital Versatile Disc-Read Only Memory）等、コンピュータ可読な記録媒体に格納された状態で提供され、この記憶部１２に複写されたものであってもよい。

またこの記憶部１２は、制御部１１のワークメモリとしても動作し、ワークスペースを保持する。さらに、この記憶部１２のワークスペースには、既に述べたように、会議ごとのセッション情報や、会議で利用する資料等の情報、さらにアクセス制御リスト等が保持される。

通信部１３は、例えばネットワークインタフェースであり、制御部１１の指示に従って、ネットワーク等の通信回線を介して拠点装置２や、利用者端末３、認証情報データベース４との間で情報の送受を行う。

拠点装置２は、拠点サーバ２１と、認証情報入力装置２２と、映像・音声サーバ２３と、電子黒板装置２４とを含んで構成される。ここで拠点サーバ２１は、認証情報入力装置２２から認証情報を受け入れる。そして拠点サーバ２１は、当該受け入れた認証情報を会議支援装置１に送信し、この認証情報に係る利用者の参加する会議について、当該会議に係るワークスペース画面を要求する。拠点サーバ２１は、この要求に応じて配信されたワークスペース画面の情報を取得し、電子黒板装置２４に表示出力させる。

また、この拠点サーバ２１は、映像・音声サーバ２３が収集した拠点内の利用者の映像・音声の情報を他の拠点サーバ２１へ送信する。また拠点サーバ２１は、他の拠点サーバ２１から受信した、他の拠点の映像・音声サーバ２３が収集した拠点内の利用者の映像・音声の情報を映像・音声サーバ２３に出力して、再生させる。

認証情報入力装置２２は、例えば非接触型のＩＣカードリーダ等であり、近接したＩＣカードに保持されている識別情報等を読み出して、拠点サーバ２１に出力する。

映像・音声サーバ２３は、カメラ、マイクロフォン、モニタ、スピーカなどの画像や音声の入出力デバイスを備えている。この映像・音声サーバ２３は、カメラやマイクロフォンに受け入れた利用者の映像や音声の情報を共通のセッションに係る他の拠点の他の映像・音声サーバ２３へ送信する。

また、共通のセッションに係る他の拠点の他の映像・音声サーバ２３から映像・音声の情報を受信して、その映像をモニタに表示し、また、音声をスピーカで鳴動する。

電子黒板装置２４は、会議支援装置１が配信するワークスペース画面を表示するディスプレイとして動作する。また、この電子黒板装置２４は、ペンなどで入力される手書き図形の情報等を受け入れて、当該入力された情報を拠点サーバ２１を介して会議支援装置１へ送信する。

すなわち、本実施の形態では、会議支援装置１と、拠点装置２とが次のように動作している。なお、会議支援装置１の記憶部１２には、図３に示したような、ワークスペース規定情報が予め格納されているものとする。

会議に参加する利用者は、いずれかの拠点装置２の認証情報入力装置２２に、自己のＩＣカードをかざす。すると拠点サーバ２１が認証情報入力装置２２から受けた識別情報を会議支援装置１に送信する。

会議支援装置１は、拠点サーバ２１から認証情報を受信し、当該受信した識別情報を含むアクセス制御リストに関するワークスペース規定情報を取り出す。会議支援装置１は、ここで取り出したワークスペース規定情報が複数あれば、アクセス先のワークスペースの選択を求める画面を生成して、識別情報の送信元である拠点サーバ２１に当該生成した画面の情報を配信する。

拠点サーバ２１は、会議支援装置１から配信された画面の情報を電子黒板装置２４に表示させる。利用者は電子黒板装置２４を操作して、ワークスペースを選択する。この選択の結果は、拠点サーバ２１から会議支援装置１へ送信される。

会議支援装置１は、選択の結果を受信すると、当該選択されたワークスペース規定情報について、他の拠点サーバ２１からの要求により既にワークスペース画面を生成しているか否かを調べる。ここで既にワークスペース画面が生成されていれば、選択の結果の送信元である拠点サーバ２１へ、生成されているワークスペース画面を配信する。また、ワークスペース画面が未だ生成されていなければ、当該選択されたワークスペース規定情報に基づいてワークスペース画面を生成し、当該生成したワークスペース画面を、選択の結果の送信元である拠点サーバ２１へ配信する。
拠点サーバ２１では、配信されたワークスペース画面の情報を電子黒板装置２４に出力して表示させる。

従って、同じワークスペース規定情報にアクセスする拠点サーバ２１に対しては、共通するワークスペース画面が提供されることとなる。利用者は、この電子黒板装置２４に表示されたワークスペース画面を介して、他の拠点にいる利用者が電子黒板装置２４に書き込んだ内容を表示させ、また、自分がこの電子黒板装置２４のワークスペース画面に書き込んだ内容などを他の拠点にいる利用者に提示することになる。

また、拠点サーバ２１は、映像・音声サーバ２３が収録した利用者の映像や音声の情報を、同じワークスペースの情報にアクセスしている他の拠点サーバ２１へ送信し、また、当該他の拠点サーバ２１から他の拠点の映像・音声サーバ２３が収録した利用者の映像や音声の情報を受信して、自拠点の映像・音声サーバ２３に出力して、再生させる。

すなわち、この会議支援装置１と拠点サーバ２１とにより、利用者は共通の資料にアクセス可能となるとともに、遠隔での会議の開催が可能となる。

利用者端末３は、図４に示すように、制御部３１、記憶部３２、操作部３３、表示部３４、及び通信部３５を含んで構成される。ここで制御部３１は、ＣＰＵ等のプログラム制御デバイスであり、記憶部３２が保持するプログラムに従って動作する。この制御部３１は電子メールの送受信を実行し、また、過去に送受信した電子メールの履歴の情報に基づいて、各電子メールの送受信者から会議の参加者を選択し、その識別情報を会議支援装置１へ登録する処理を実行する。この制御部３１の具体的な処理の内容については、後に述べる。

記憶部３２は、制御部３１によって実行されるプログラムを保持している。この記憶部３２はまた、制御部３１のワークメモリとしても動作する。本実施の形態においては、この記憶部３２には、制御部３１の処理によって授受された電子メールのデータが格納されている。

操作部３３は、キーボードやマウスなどであり、利用者の操作を受け入れて、当該操作の内容を制御部３１に出力している。表示部３４は、ディスプレイ等であり、制御部３１から入力される指示に従って情報を提示する。通信部３５は、ネットワークインタフェースなどであり、制御部３１から入力される指示に従い、通信回線を介して、メールシステムや、会議支援装置１等との間でデータの送受信を行う。

ここで記憶部３２に格納される電子メールの履歴の情報は、例えば、図５に例示するように、利用者が送受信した電子メールのメッセージ識別子（Message-ID）と、先行する電子メールへの返信である場合に付される、返信の元となった電子メールのメッセージ識別子（In-Reply-ToまたはReference、以下では両者を含んで、In-Reply-Toとして示す）と、標題（Subject）と、宛先の電子メールアドレス（To）と、送信元の電子メールアドレス（From）と、複写の送信先電子メールアドレス（Cc）と、添付されたファイルの名称（Attachment）と、電子メールの本文（Body）とを関連づけたものである。なお、複写の送信先については、以下の説明では、宛先の電子メールアドレスと同様に扱ってよい。

ここで制御部３１の動作について説明する。この制御部３１は、電子メールの送受信の処理を行う。そして送受信した電子メールについて、図５に示したような履歴の情報を記憶部１２に保持している。

制御部３１は、利用者から履歴に含まれる電子メールの選択操作とともに、会議の開始指示を受け入れて、ワークスペースを生成する処理を開始する。この処理では、制御部３１は、まず選択された電子メールに関わる他の利用者の電子メールアドレスを収集する。

この処理では制御部３１は、図６に示すように、履歴の情報を参照して、選択された電子メールに返信の元となった電子メールのメッセージ識別子（In-Reply-To）が付されているか否かを調べる（Ｓ１）。

ここでこのメッセージ識別子（In-Reply-To）が付されていれば（Yesならば）、当該メッセージ識別子（In-Reply-To）の電子メールを選択する処理を行い（Ｓ２）、処理Ｓ１から処理を繰り返す。

すなわち電子メールの送受においては、図７に概念的に示すように、最初に送信された電子メール（基調メール：Ａ）に対し、返信（Ｂ）が付され、この返信（Ｂ）に対してさらに返信が続く（Ｃ，Ｄ）というように直列的な関係だけでなく、返信（Ｂ）とは別の返信（ＥやＧ）が基調メール（Ａ）に付されていることがある。また、この返信（Ｅなど）に対してもさらに返信（Ｆ）がされていることがあり得る。

そこで制御部３１は、この処理Ｓ１，Ｓ２において、基調メール（Ａ）を見いだすために、返信の元となった電子メールを、遡って検索しているのである。例えば電子メール（Ｆ）が当初選択されていたとすると、この電子メール（Ｆ）のIn-Reply-Toには、電子メール（Ｅ）のメッセージ識別子が含まれている。そこで電子メール（Ｅ）を選択して、さらに処理を続ける。ところが、電子メール（Ｅ）のIn-Reply-Toには、基調メールである電子メール（Ａ）のメッセージ識別子が含まれているので、さらに基調メール（Ａ）を選択して、処理を繰り返す。

一方、処理Ｓ１において、選択された電子メールにメッセージ識別子（In-Reply-To）が付されていなければ（Noならば、つまり基調メールが選択されたのであれば）、制御部３１は、当該電子メールを注目メールとして選択し（Ｓ３）、処理Ｓ３の選択した注目メールの宛先電子メールアドレス（To）、送信元電子メールアドレス（From）、複写の宛先（Cc）の情報を抽出し、抽出した情報を記録する（Ｓ４）。

制御部３１は、さらに履歴の情報を参照して、注目メールのメッセージ識別子を、返信元のメッセージ識別子（In-Reply-To）に含む電子メールを検索する（Ｓ５）。そして制御部３１は、検索によって見いだされた電子メールがあるか否かを判断し（Ｓ６）、電子メールが検索によって見いだされたならば（Yesならば）、当該見いだされた電子メールの各々を順次選択して（Ｓ７）、処理Ｓ４からの処理を再帰的に実行する。

また、処理Ｓ６において検索によって電子メールが見いだされなかったときには（Noならば）、処理Ｓ４で記録した電子メールアドレスの情報から重複を除去する処理を行い（Ｓ８）、その結果を出力して（Ｓ９）、処理を終了する。

以上の処理によると、図７に示した例において基調メール（Ａ）が注目メールとして選択された後、その宛先や送信元、複写の宛先などの電子メールアドレスが収集される。また、基調メール（Ａ）の返信である電子メール（Ｂ，Ｅ，Ｇ）が次に注目メールとしてそれぞれ選択され、それに係る電子メールアドレス（宛先や送信元、複写の宛先などの電子メールアドレス）が収集される。さらに、電子メール（Ｂ）に対する返信である電子メール（Ｃ）が注目メールとして選択され、それに係る電子メールアドレスが収集される。さらにその後、各選択された注目メール（Ｄ，Ｆ）に係る電子メールアドレスが収集される。

以上により、基調メール（Ａ）をはじめとして返信を繰り返して形成される一連の電子メール（いわば、基調メールを含むメール・スレッド内の電子メール）に係る電子メールアドレスが収集され、重複が除かれた後に、その結果（収集アドレス情報）が出力される。制御部３１はさらに、当該出力された収集アドレス情報に含まれる電子メールアドレスに関連づけられた各識別情報を認証情報データベース４から取得する。

そして制御部３１は、ワークスペースの名称（例えば、処理Ｓ３で選択した電子メールの標題と同じとしてもよいし、利用者に入力するよう求めてもよい）と、収集アドレス情報に含まれる電子メールアドレスとを含む作成画面を表示する（図８（ａ））。制御部３１は、この作成画面において利用者が作成指示を行うと、上記取得した識別情報に基づいてアクセス制御リストを生成する。また、この生成したアクセス制御リストと、ワークスペースの名称とを会議支援装置１に送信し、ワークスペースを生成させる。会議支援装置１側では利用者端末３から受信したアクセス制御リストや、ワークスペースの名称を関連づけた情報を記憶部１２に保持する。

すなわち本実施の形態の利用者端末３では、利用者の電子メールの送受信履歴に基づいて会議支援装置１におけるワークスペースを生成することになる。なお制御部３１は、図６に示した処理において得られる情報、例えばその基調メールのメッセージ識別子を生成済スレッド識別子として記録しておいてもよい。利用者端末３の制御部３１は、処理Ｓ３において、見いだされた基調メールのメッセージ識別子を参照して、それが記録された生成済スレッド識別子に含まれている場合は、以降の処理を中断してもよい。

また、本実施の形態の利用者端末３は、利用者からの指示によって、図６に示す処理を開始する代わりに、電子メールの送受信の履歴情報を参照し、予め定めた条件を満足する場合に、図６に示す処理を開始してもよい。この条件としては、例えば、ｎ回以上の返信がされている等の条件がある。すなわち利用者端末３の制御部３１は、所定のタイミングごと（例えば定期的）に、電子メールの送受信の履歴を参照し、メール・スレッド（返信元（In-Reply-To）を再帰的にたどることで共通の基調メールに行き着く一連のメール群）を見いだす。そして、メール・スレッド内のメールが予め定めた数ｎ以上となっているメール・スレッドがあれば、当該メール・スレッドに含まれる電子メールに基づき、ワークスペースを生成するか否かを利用者に問い合わせ、利用者が生成すると指定すれば、当該メール・スレッドに含まれる基調メールについて、図６の処理Ｓ３以下の処理を行ってもよい。

なお、ワークスペースを生成したメール・スレッドについては、当該メール・スレッドから得られる情報、例えばその基調メールのメッセージ識別子を生成済スレッド識別子として記録しておいてもよい。利用者端末３の制御部３１は、上記条件を満足するメール・スレッドを見いだしたときに、その基調メールのメッセージ識別子を参照して、それが記録された生成済スレッド識別子に含まれている場合は、当該メール・スレッドについては、利用者への問い合わせや図６に示した処理を行わないこととしてもよい。

さらに利用者端末３の制御部３１は、ワークスペースの名称と、図６に示した処理で収集した電子メールアドレスの情報だけでなく、電子メールに係る情報として、例えば図６に示した処理において選択された電子メールの本文に記述された情報や、図６に示した処理において選択された電子メールに添付されたファイルなどを抽出してもよい。この場合、制御部３１は、図８（ｂ）に示すように、ワークスペースの名称と、収集アドレス情報に含まれる電子メールアドレスとを含む作成画面と、抽出された電子メールの本文または添付されたファイルの一覧等と、を表示する（図８（ｂ））。この作成画面において利用者が作成指示を行うと、制御部３１は、上記取得した識別情報に基づいて生成したアクセス制御リストと、ワークスペースの名称と、抽出された電子メールに係る情報（電子メールに添付されたファイルの実体を含む）とを会議支援装置１に送信し、会議支援装置１にワークスペースを生成させる。すなわち、会議支援装置１では、これらの情報を受信して、アクセス制御リストと、ワークスペースの名称とを関連づけてワークスペースを規定する情報を生成し、また、生成したワークスペースに関連づけて、電子メールに係る情報を記憶部１２に保持させる。

会議支援装置１では、当該生成されたワークスペースへのアクセスを受けたときには、当該関連づけられた電子メールに係る情報（電子メールの本文の情報や、電子メールに添付されたファイルなど）を拠点サーバ２１に対して提供する。

さらに利用者端末３の制御部３１は、会議支援装置１に対してワークスペースを生成させたときに、当該生成されたワークスペースを特定する情報（ワークスペースの名称などでよい）と、図６に示した処理で見いだされた電子メール（つまり、ワークスペース生成の元となった電子メール・スレッド内の電子メール）の少なくとも一部（例えば基調メールのみであってもよいし、電子メール・スレッドに含まれるすべての電子メールであってもよい）についてのメッセージ識別子とを関連づけて、ワークスペース生成履歴情報として保持してもよい（図９）。

そして制御部３１は、ワークスペースを生成させた後、つまり認証情報である識別情報の登録の後に、電子メールの返信への送受が行われたとき（In-Reply-Toに他のメッセージ識別子が設定された電子メールの送受が行われたとき）には、返信元の電子メールが、過去に生成したワークスペースに関係する電子メール・スレッド内の電子メールへの返信であるか否かを判断する。この判断は、ワークスペース生成履歴情報に含まれている電子メールのメッセージ識別子が電子メール・スレッド内の電子メールの全部であれば、ワークスペース生成履歴情報に、返信元の電子メールのメッセージ識別子が含まれているか否かを判断することで行うことができる。

また、ワークスペース生成履歴情報に含まれている電子メールのメッセージ識別子が電子メール・スレッド内の電子メールの一部であれば、新たに送受した電子メールについて電子メール・スレッドを図６に示したのと同様の処理で見いだし、当該見いだした電子メール・スレッド内の電子メールのメッセージ識別子が、ワークスペース生成履歴情報に含まれているか否かを判断することで行うことができる。

制御部３１は、電子メールの返信への送受が行われたときに、返信元の電子メールが、過去に生成したワークスペースに関係する電子メール・スレッド内の電子メールへの返信であると判断した場合、新たに送受された電子メールに係る宛先や送信元の電子メールアドレスに関連する識別情報が、当該関係するワークスペース（関係ワークスペースと呼ぶ）のアクセス制御リストに含まれているか否かを判断する。

この判断は、例えば新たに送受された電子メールに係る宛先や送信元の電子メールアドレスに関連する識別情報を、認証情報データベース４から取得し、当該取得した識別情報が、関係ワークスペースのアクセス制御リストに含まれているか否かを判断することにより行えばよい。そして、関係ワークスペースのアクセス制御リストに、取得した識別情報が含まれていなければ、当該取得した識別情報を、関係ワークスペースのアクセス制御リストに追加して、会議支援装置１のワークスペースを更新してもよい。このときも、制御部３１はまた、当該新たに送受された電子メールの本文の情報や、添付ファイルの情報を、関係ワークスペースに格納させてもよい。

さらに制御部３１は、会議支援装置１にワークスペースを生成させる際に、会議支援装置１に対して、識別情報だけでなく、図６に示した処理で収集した収集アドレス情報を併せて送信してもよい。

この場合、会議支援装置１は、生成したワークスペースのワークスペース規定情報に受信した収集アドレス情報を含めて保持してもよい。このようにする場合、制御部３１は、新たに送受された電子メールに係る宛先や送信元の電子メールアドレスが、関係ワークスペースのワークペース規定情報に保持された収集アドレス情報に含まれているか否かを判断し、含まれていなければ、新たに送受された電子メールに係る宛先や送信元の電子メールアドレスに関連する識別情報を、認証情報データベース４から取得して、会議支援装置１に対して、当該取得した識別情報を、関係ワークスペースのアクセス制御リストに含めて保持させる。そしてさらに、会議支援装置１に対し、このワークスペース規定情報の収集アドレス情報に、新たに送受された電子メールに係る宛先や送信元の電子メールアドレスを含めて保持させておけばよい。

なお、このようにワークスペース規定情報に収集アドレス情報を含めて保持している場合、会議支援装置１は、電子黒板装置２４を介して入力された情報等、拠点サーバ２１を介して、各拠点から受け入れた情報を保持するとともに、当該情報を、収集アドレス情報に含まれるアドレスを宛先とする電子メールに含めて送信してもよい。

さらに制御部３１がワークスペースの生成を行わせるときに、その元となった電子メール・スレッドに含まれる電子メールのメッセージ識別子の少なくとも一部を、会議支援装置１に対し、ワークスペース規定情報の一部に含めて保持させてもよい。

制御部３１は、電子黒板装置２４を介して入力された情報等、拠点サーバ２１を介して、各拠点から受け入れた情報を電子メールにて送信する際、ワークスペース規定情報に保持されたメッセージ識別子のいずれかをIn-Reply-Toに含めて、つまり、電子メール・スレッド内の電子メールに対する返信の電子メールとして送信してもよい。これにより、利用者がワークスペースの生成を指示したときに選択した電子メールや、基調メールその他、ワークスペースの生成の元となった電子メール・スレッドに関わる電子メールとして、利用者の入力した情報が送信される。
また、本実施の形態の別の例によると、会議支援装置１が、図６に示した処理を行って、各利用者端末３に保持された電子メールを参照して、利用者が指定した電子メールに関連して送信・返信された電子メールを収集し、当該収集した電子メールの送信者または受信者となっている利用者の認証情報を用いてアクセス制御リストを更新する処理やワークスペースを生成する処理を行ってもよい。さらにワークスペースの生成を行ったときには、その後上記利用者が指定した電子メールに関連して送信・返信された電子メールをさらに収集し、当該収集した電子メールの送信者または受信者となっている利用者の認証情報が、上記利用者が指定した電子メールに関連して生成されたアクセス制御リストに含まれていない場合は、当該アクセス制御リストに、当該利用者の認証情報を追加してアクセス制御リストを更新する処理を行ってもよい。
さらに電子メールの情報は、利用者端末３に保持されていなくてもよく、電子メールを利用者端末３間で仲介するメールサーバなどに保持されていても構わない。このようにメールサーバに利用者端末３ごとに、授受した電子メールが保持されている場合、当該メールサーバ内に保持されている電子メールの情報（処理の開始を指示した利用者の使う利用者端末３が授受した電子メールの情報）を参照して、図６に示した処理を実行することとなる。

本発明の実施の形態に係る会議システムの例を表す構成ブロック図である。 本発明の実施の形態に係る会議システムにおいて認証情報データベースが保持する情報の例を表す説明図である。 本発明の実施の形態に係る会議支援装置が保持するワークスペース規定情報の例を表す説明図である。 本発明の実施の形態に係る利用者端末の構成例を表すブロック図である。 本発明の実施の形態に係る利用者端末が保持する電子メールの送受信履歴の情報例を表す説明図である。 本発明の実施の形態に係る利用者端末の動作例を表すフローチャート図である。 本発明の実施の形態に係る利用者端末間で送受される電子メールの返信の関係例を表す概要説明図である。 本発明の実施の形態に係る会議システムにおいて提示されるワークスペースの生成画面例を表す説明図である。 本発明の実施の形態に係る利用者端末が保持し得る情報の例を表す説明図である。

符号の説明

１ 会議支援装置、２ 拠点装置、３ 利用者端末、４ 認証情報データベース、１１，３１ 制御部、１２，３２ 記憶部、１３，３５ 通信部、２１ 拠点サーバ、２２ 認証情報入力装置、２３ 映像・音声サーバ、２４ 電子黒板装置、３３ 操作部、３４ 表示部。

Claims (9)

1. 会議支援装置と、拠点装置と、利用者端末とを含み、
   前記会議支援装置は、少なくとも一の利用者の認証情報と、資料情報を含む記憶空間情報とを関連づけた登録情報を保持し、
   前記拠点装置は、参加者から認証情報を受け入れて前記会議支援装置に送信し、
   前記会議支援装置は、参加者を、受信した認証情報と、認証情報データベースの認証情報とを用いて認証して、前記登録情報を参照し、当該受信した認証情報に関連づけられた記憶空間情報を取り出して、前記拠点装置に提供し、
   前記拠点装置が前記会議支援装置の提供する情報に基づいて資料情報を提示し、
   前記利用者端末は、利用者間で相互に送受された電子メールを利用者端末またはメールサーバに保持しており、当該保持している電子メールの少なくとも一つを指定する指示を利用者から受け入れ、
   前記会議支援装置は、前記利用者端末にて利用者が指定した電子メールに関連して送信・返信された電子メールを収集し、当該収集した電子メールの送信者または受信者となっている利用者の認証情報を前記登録情報に登録し、当該登録した認証情報に関連づけられた記憶空間情報を更新することを特徴とする会議システム。
2. 少なくとも一の利用者の認証情報と、資料情報を含む記憶空間情報とを関連づけた登録情報を保持し、認証情報を受けて当該認証情報に関連する記憶空間情報を提供する会議支援装置との間で情報を送受する手段と、
   利用者間で相互に送受した電子メールを取得する手段と、
   前記取得した電子メールのうち、利用者が指定した電子メールに関連して送信・返信された電子メールの送信者または受信者となっている利用者を特定する手段と、
   前記特定した利用者の認証情報を、前記会議支援装置に送信して、登録情報を更新させる手段と、
   を含むことを特徴とする端末装置。
3. 前記利用者が指定した電子メールと、当該利用者が指定した電子メールに関連して送信・返信された電子メールに係る情報を、前記会議支援装置に登録する手段をさらに含むことを特徴とする請求項２記載の端末装置。
4. 前記利用者が指定した電子メールに関連して送信・返信された電子メールに係る情報には、各電子メールの本文に記述された情報を含むことを特徴とする請求項３記載の端末装置。
5. 登録情報を更新させた後、前記利用者が指定した電子メールに関連してさらに送信・返信された電子メールに基づいて、各電子メールの送信者または受信者のうち、会議支援装置へ送信していない認証情報を選択する手段と、
   当該選択した認証情報を、前記会議支援装置に送信して、さらに登録情報を更新させる手段と、
   をさらに含むことを特徴とする請求項２から４のいずれか一項に記載の端末装置。
6. 少なくとも一の利用者の認証情報と、資料情報を含む記憶空間情報とを関連づけた登録情報を保持する手段と、
   認証情報を受信し、当該受信した認証情報と、認証情報データベースの認証情報とを用いて利用者を認証する手段と、
   前記登録情報を参照し、前記受信した認証情報に関連づけられた記憶空間情報を取り出して送信する手段と、
   利用者端末にて利用者が指定した電子メールに関連して送信・返信された電子メールを収集し、当該収集した電子メールの送信者または受信者となっている利用者の認証情報を前記登録情報に登録し、当該登録した認証情報に関連づけられた記憶空間情報を更新する手段と、
   を含むことを特徴とする会議支援装置。
7. 前記更新手段は、
   記憶空間情報を生成し、前記収集した電子メールの送信者または受信者となっている利用者の認証情報を、前記生成した記憶空間情報に関連づけて登録情報に記録することで、登録情報を更新することを特徴とする請求項６記載の会議支援装置。
8. コンピュータを、
   少なくとも一の利用者の認証情報と、資料情報を含む記憶空間情報とを関連づけた登録情報を保持し、認証情報を受けて当該認証情報に関連する記憶空間情報を提供する会議支援装置との間で情報を送受する手段と、
   利用者間で相互に送受した電子メールを取得する手段と、
   前記取得した電子メールのうち、利用者が指定した電子メールに関連して送信・返信された電子メールの送信者または受信者となっている利用者を特定する手段と、
   前記特定した利用者の認証情報を、前記会議支援装置に送信して、登録情報を更新させる手段と、
   として機能させることを特徴とするプログラム。
9. コンピュータを、
   少なくとも一の利用者の認証情報と、資料情報を含む記憶空間情報とを関連づけた登録情報を保持する手段と、
   認証情報を受信し、当該受信した認証情報と、認証情報データベースの認証情報とを用いて利用者を認証する手段と、
   前記登録情報を参照し、前記受信した認証情報に関連づけられた記憶空間情報を取り出して送信する手段と、
   利用者端末にて利用者が指定した電子メールに関連して送信・返信された電子メールを収集し、当該収集した電子メールの送信者または受信者となっている利用者の認証情報を前記登録情報に登録し、当該登録した認証情報に関連づけられた記憶空間情報を更新する手段と、
   として機能させることを特徴とするプログラム。

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