JPH0991341A

JPH0991341A - 会議開催及びスケジュール管理支援装置

Info

Publication number: JPH0991341A
Application number: JP24294095A
Authority: JP
Inventors: Hiroyuki Koreeda; 浩行是枝; Yasuhiko Kasai; 康彦笠井; Tsukasa Yamauchi; 司山内; Hajime Asuma; 肇飛鳥馬; Shigeto Osuji; 成人大條; Jun Ito; 純伊藤; Hiromi Tomita; ひろみ冨田; Tsukasa Hasegawa; 司長谷川; Ritsuko Hosoya; 律子細谷; Yoshitake Inoue; 喜勇井上
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 1995-09-21
Filing date: 1995-09-21
Publication date: 1997-04-04

Abstract

(57)【要約】【課題】会議開催スケジュールの調整を支援して会議開
催者の作業を軽減する。【解決手段】会議開催エージェント８３０ａは、会議開
催者によって会議条件が設定されると、出席要請者のス
ケジュール管理エージェント８４０ｂに対して設定され
た日時の範囲の空きスケジュールを問合せて入手し、各
出席要請者の空きスケジュールに基づいて最適な会議ス
ケジュールを決定し、その会議スケジュールを会議開催
者に通知して確認すると共に出席要請者に対して開催通
知を行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、通信手段で相互に
連結された複数の計算機端末を備える計算機システムに
おける会議開催及びスケジュール管理支援装置に係り、
特に、会議開催のスケジュールの立案，通知，出欠確認
などの手続きを会議開催者に代わって行う会議開催及び
スケジュール管理支援装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来の会議開催支援方式として「ＭＥ知
的ソフトウェア環境に関する調査研究報告書」（社団法
人日本電子工業振興協会発行）ｐｐ．９０〜１２３に開
示されているものは、各個人に代わって計算機が手続き
を代行するエージェント技術を応用した方式が知られて
いる。

【０００３】この会議開催支援方式は、図５のワークフ
ローチャートに示すように、先ず、会議開催者（Ａ氏）
の会議開催エージェント１００は、Ａ氏の予定１３０と
会議室の空き状況１２０を参照して会議のスケジュール
１１０を立案し、会議開催者に仮決めさせる。次に、こ
の会議開催スケジュール案１１０に基づく参加要請を会
議関係者（メンバー）全員のエージェント２００に通知
（１５０）する。参加要請通知を受けたメンバー（Ｚ
氏）のエージェント２００は、その会議開催スケジュー
ル案１１０による会議に参加できるかどうかをＺ氏の予
定２２０を参照して判断（２１０）し、出欠予定を会議
開催エージェント１００に回答（２４０）する。

【０００４】会議開催エージェント１００は、出欠回答
状況を参照して該会議を開催することができると判定
（１４０）すると、各エージェント２００に対してこの
会議の開催案内を通知（１６０）し、各人のスケジュー
ルに登録（２３０）する。

【０００５】以上のようなワークフローをソフトウェア
で実現したエージェントに代行させることにより、会議
開催者は、会議開催スケジュールの立案，メンバーへの
参加要請，出欠確認などの面倒な手続きをそのまま自動
化することができ、会議開催のための面倒なスケジュー
ル調整作業の効率を高めることができる。

【０００６】なお、このようなエージェントを実現する
ために必要不可欠な技術として、知識処理技術がある。
例えば、エキスパートシステムと呼ばれる知識処理シス
テムが既に実現されているが、これは、図６に示すよう
に、判断に必要な知識データベース３４０を予め用意
し、ＣＲＴ３１０などの表示装置やキーボード３２０な
どの入力装置からなるユーザーインタフェース部３００
においてユーザー３６０と対話しながら得た情報に基づ
き、知識処理部３３０によって知識データベース３４０
にマッチングする知識を検索（３５０）し、一致した知
識をユーザーに回答するものである。

【０００７】例えば、医療診断エキスパートシステム
は、ユーザーとの対話によって「熱がある」，「鼻水が
出る」あるいは「のどが痛い」といった症状に関する情
報をもらい、該情報に基づいて、知識データベースか
ら、例えば、「風邪をひいている」という診断結果や病
気に関する対処法についての情報を引き出してユーザー
に回答する構成である。

【０００８】エージェントシステムにおいては、人間が
知識処理システムと直接対話する代わりにエージェント
プログラムが対話を行い、得た知識をもとにして何らか
の判断処理を行う。また、エージェントの振る舞いに対
するユーザーの応答に基づいて知識データベースの知識
情報を更新する。

【０００９】

【発明が解決しようとする課題】このような会議開催支
援方式は、先ず、会議開催者が会議開催スケジュールを
仮決めしてメンバーに出欠を問い合わせ、若し、メンバ
ーのスケジュールの都合がつかなければ、該会議開催ス
ケジュールを変更して同様の問い合わせ処理を繰り返す
ことにより、スケジュールを整合させる調整作業が必要
である。

【００１０】このような方式では、他人（各メンバー）
のスケジュールが分からない状況で会議開催スケジュー
ルを仮決めしなければならないので、特に、各メンバー
のスケジュールが過密に詰まっている状態では、スケジ
ュール整合の失敗を何度も繰り返すことになる可能性が
ある。このようなときには、会議開催スケジュールを変
更して再度参加要請を行う作業が多くなり、会議開催者
の作業を大幅に減らすことができない。また、何時まで
も会議開催スケジュールを決定することができず、却っ
て業務の支障になる可能性さえある。

【００１１】エージェントが参照する知識データベース
は、システムにおいて、一ケ所にトップダウンで保持す
ることも考えられるが、会議開催やスケジュール管理の
ような各個人の意志を反映して仕事をするパーソナルエ
ージェントにおいては、各ユーザー毎に固有の知識デー
タベースを持ち、各エージェントが各ユーザーの反応か
ら得た知識を該ユーザー固有の知識データベースに蓄積
するようにすることにより、各人が行う仕事の習性を汲
んだ処理を行うことができるようにすることができる。

【００１２】本発明の目的は、会議開催エージェントが
自律的に実現性の高い会議開催スケジュールを決定し、
その出欠確認までを自動的に行うことができるように
し、会議開催者が会議開催スケジュールを決定するまで
の作業量を大幅に削減することができるようにすること
にある。

【００１３】

【課題を解決するための手段】本発明は、利用者との対
話機能を有する複数の情報処理装置を通信手段を介して
結合し、利用者各人毎にスケジュール情報を保持するス
ケジュール管理エージェントと利用者により指示された
会議開催希望条件に沿って出席要請者とのスケジュール
調整を行う会議開催エージェントを構成した会議開催及
びスケジュール管理支援装置において、前記会議開催エ
ージェントは、会議を開催する利用者から会議開催の希
望条件が指定されると該会議への出席を要請する全利用
者の各スケジュール管理エージェントに対して開催希望
日時の範囲における空き時間を問い合わせて該空き時間
情報を取得し、出席要請者全員の空き時間情報に基づい
て会議開催スケジュールを決定し、該会議開催スケジュ
ールを会議開催者に提示して確認すると共に会議開催通
知を出席要請者のスケジュール管理エージェントに通知
するようにしたことを特徴とする。

【００１４】そして、具体的には、利用者各人毎のスケ
ジュール情報を保持する手段と、スケジュール情報を設
定する手段と、スケジュール情報を読み出す手段と、会
議及びスケジュール管理の判断に用いる利用者の知識情
報を保持する知識情報保持手段と、該知識情報保持手段
から知識情報を検索する手段と、利用者の指示に基づき
会議の開催条件を入力する会議条件設定手段と、該会議
条件設定手段において設定された出席要請者全員の情報
処理装置に対し、前記会議条件設定手段により設定され
た開催希望日時範囲における空き時間情報を問い合わせ
るスケジュール問合せ手段と、問合せに対して該当する
日時範囲のスケジュール情報を読み出すスケジュール調
査手段と、空き時間情報を回答するスケジュール返信手
段と、前記出席要請者から回答された空き時間情報から
全員が出席可能な最適な時間帯を選択して決定する会議
時間決定手段と、決定した会議内容を会議条件を入力し
た利用者に通知する会議内容通知手段と、該会議時間決
定手段によって定まった前記会議内容の情報に基づき、
会議開催通知メッセージを出席要請者の情報処理装置に
送信する開催通知手段を設けたことを特徴とする。

【００１５】会議開催エージェントは、出席要請者全員
に対して空き時間を問い合わせて全員の空き時間（スケ
ジュール）を入手し、全員が出席できる時間帯を選択し
て会議開催時間を設定し、その内容を会議開催者に確認
させ、確認された内容の会議開催通知を出席要請者全員
に通知して出欠の回答を得て会議成立／不成立を監視す
る。

【００１６】

【発明の実施の形態】以下、本発明の一実施例を図面を
用いて説明する。

【００１７】図１は、本発明になる会議開催及びスケジ
ュール管理支援装置の実施例のシステム構成を示すブロ
ック図である。この支援装置は、計算機システムにおけ
る情報処理プログラムによって実現するように構成され
る。個人エージェント８００ａ，８００ｂ…の各プログ
ラムは、各ユーザー８１０ａ，８１０ｂ…が所有する情
報処理装置である各計算機端末において実行される。各
人の計算機端末は、端末ＬＡＮや公衆回線を介して相互
に結合されており、個人エージェント８００ａ，８００
ｂ…の間で様々なメッセージ通信を行う。

【００１８】各個人エージェント８００ａ，８００ｂ…
は、各ユーザーに固有の知識データベースに基づいて各
ユーザーの手を煩わせることなく自律的に動作し、必要
に応じて、ユーザーとの対話や他の個人エージェントと
交信しながら目的の仕事を遂行する。

【００１９】個人エージェント８００ａは、会議開催エ
ージェント８３０ａ，スケジュール管理エージェント８
４０ａ，アポイントメントエージェント８５０ａなどの
様々な目的に対応する複数のエージェントの集合で構成
され、ユーザーインタフェースエージェント８２０ａを
介してユーザー８１０ａと対話し、それぞれエージェン
ト間で協調しながら目的の処理を行う。個人エージェン
ト８００ｂも会議開催エージェント８３０ｂ，スケジュ
ール管理エージェント８４０ｂ，アポイントメントエー
ジェント８５０ｂなどの様々な目的に対応する複数のエ
ージェントの集合で構成され、その他の個人エージェン
ト８００ｃ…も同様に構成される。

【００２０】会議開催については、それを支援するため
に、本計算機システム内に会議室の利用状況を管理する
会議室エージェント９２０及び出張旅費の手続きを行う
経理エージェント９３０を用意し、組織内で自分が知り
たい知識や情報を持っている相手を探してアポイントメ
ントを取るための人的情報管理エージェント９１０を設
ける。

【００２１】各スケジュール管理エージェント８４０
ａ，８４０ｂ…は、会議開催エージェント８３０ａ，８
３０ｂ…からの会議開催通知メッセージやアポイントメ
ントエージェント８５０ａ，８５０ｂ…からのアポイン
トメント要求メッセージ、更には、各ユーザーインタフ
ェースエージェント８２０ａ，８２０ｂ…を介してユー
ザー８１０ａ，８１０ｂ…が自ら入力した休暇取得，フ
レックスタイム利用及び個人的用事などのスケジュール
情報を受け取り、問題がなければ個人スケジュール情報
として登録し、複数のスケジュールが重複する場合に
は、その間の調整及び選択を行って登録する。

【００２２】また、会社の組織の階層に対応した組織エ
ージェント８６０は、組織の階層に応じて行う行事や会
議のスケジュールを各個人エージェントと交信しながら
円滑に進める処理を実行する。例えば、会社エージェン
ト８７０は、会社全体で定まった休日や行事の予定情報
を各個人のスケジュール管理エージェント８４０ａ，８
４０ｂ…に通知し、スケジュールとして登録する。事業
所エージェント８８０は、その事業所で定めた休日やレ
クリエーション，防災訓練，発表会などの行事予定情報
を、部エージェント８９０は部内の親睦会行事や定例会
議などの予定情報を、課エージェント９００は課単位の
行事予定情報を、それぞれ、組織の単位に応じて取り纏
める。そしてこれらの予定を各個人のスケジュール管理
エージェント８４０ａ，８４０ｂ…に通知し、場合によ
っては出欠を確認して、各個人のスケジュールとして登
録することにより、組織で決まってしまうようなスケジ
ュールの入力の手間を省き、また、組織的な行事を円滑
に行えるようにする。

【００２３】次に、図２を参照して会議開催のスケジュ
ール調整について説明する。図２は、個人エージェント
８００ａにおける会議開催エージェント８３０ａが実行
する処理のフローチャートである。他の個人エージェン
トについても同様である。

【００２４】先ず、ユーザー８１０ａがユーザインタフ
ェースエージェント８２０ａを介してある名称の会議の
開催を指示すると、会議開催エージェント８３０ａは、
その指示内容に従って、会議を構成する会議名称，開催
日時，開催場所，出席希望者，議題及び優先度などの開
催条件を設定する処理４１０を行う。

【００２５】図４は、この処理においてユーザーインタ
フェースエージェント８２０ａが管理する会議条件設定
画面９５０の例を示している。ユーザーは、マウスカー
ソル９５２を会議名称９５１に移動し、キーボードを操
作して会議名を入力する。また、入力欄の右端にあるボ
タン９５３をマウスカーソル９５２で指示すると、ユー
ザーインタフェースエージェント８２０ａは、ユーザー
のスケジュールデータに格納されている過去の会議名称
を参照し、ある名称のシリーズの会議が第Ｎ回目まで実
施されていた場合は、会議名称に「第（Ｎ＋１）回」と
いう表記を付加して、実施可能性のある会議の名称の一
覧表９５４を表示する。この一覧表９５４における会議
名称の並べ方は、最近に開催された会議の順や、現在か
ら過去のある一定期間における開催頻度順に並べる方法
などが考えられる。ユーザーは、開催したい会議をこの
一覧表９５４から選択するだけで、会議名称９５１を設
定することもできる。

【００２６】会議名称９５１を入力してカーソルを別の
項目に移動するか、会議名称一覧表９５４から選択する
と、その会議の過去の履歴情報を参照し、最も出席頻度
が高いメンバーから出席要請者９５８の取り合せを自動
的に表示し、最も開催頻度が高い開催場所９５７を初期
表示する。開催場所９５７，出席要請者９５８及び議題
９６９は、前記会議名称９５１の入力と同様に、ボタン
９６０，９６１，９６２，９６３をマウスカーソル９５
２でクリックすることにより表示される過去の履歴情報
から選択して変更したり、キーボードから文字入力で変
更することができるようにする。

【００２７】なお、ユーザーは、開催場所９５７につい
ては必ずしも会議室まで厳密に指定する必要はなく、例
えば、会議室の予約状況が分からなければ事業所名のみ
でもよい。あるいは、何の場所でも良ければ場所の指定
は不要とする。事業所名は、ボタン９６０を指示して表
示される事業所一覧表９６４から選択することができ、
「指定しない」という選択肢を選ぶこともできる。会議
室名は、ボタン９６１を指示して表示される事業所内の
会議室一覧表９６５から選択することができ、「指定し
ない」という選択肢を選ぶこともできる。

【００２８】事業所名のみが指定された場合は、出席要
請者９５８の第１候補リストの人数を会議室エージェン
ト９２０に知らせて使える会議室があるかどうかを問い
合わせて、あれば仮押えし、なければ開催者にその旨を
通知した上で事業所名を自動的に変更してその事業所の
会議室エージェント９２０に問い合わせ（探し）、場所
が見つかるまで探して表示する。また、開催場所が指定
されない場合は、過去の会議来歴情報を参照して最も多
く利用されている場所から順に会議室の空き状況をチェ
ックし、空きがあれば予約し、開催場所９５７の第１候
補として事業所と会議室名を表示する。

【００２９】また、開催日時９５６は、日時を数値で指
定する形式９５９ａや「Ｘ月Ｘ日の午後」，「Ｘ月Ｘ日
前後」，「１週間以内に」，「来週中に」及び「至急」
といった幅を持った曖昧表現の形式を、ボタン９５９ｂ
〜９５９ｅをマウスカーソル９５２で選択することによ
り選ぶこともできる。日時を数値で指定する形式を選ん
だ場合でも、必ずしも総ての数値を厳密に指定する必要
はなく、日や時刻の欄は空欄でもよく、ＡＭ／ＰＭの選
択もボタン９５５を指示したときに表示される選択肢で
「指定しない」を選ぶことができる。開催日時の設定入
力の一部が省略された場合は、設定された情報で指定さ
れた範囲の中で会議開催スケジュールを調整する。例え
ば、年月日までの条件しか設定されていない場合は、そ
の日のうちのどこかの時間帯で会議を開催するような調
整を行うし、ＡＭ／ＰＭまで指定されている場合は、そ
の日の午前／午後の間の時間帯で会議を開催するように
調整する。

【００３０】出席要請者９５８については、過去の一連
の会議にある一定以上の頻度で出席しているメンバーを
候補として表示する。また、メンバーの中で、この人は
必ず出席して欲しいという「重要メンバー」を設定する
こともできる。この例では、氏名の後ろに「要」マーク
９６７を入力することにより、重要メンバーであること
を明示している。なお、会議開催者は、自動的に「重要
メンバー」として扱うようにする。

【００３１】また、会議の優先度９６８を数値で設定す
ることができるようにしている。この初期値は、会議名
称９５１で指定された過去のシリーズになっている会議
の平均優先度を表示するものとし、値が「０」に近くて
小さいものほど優先度が高いものとして、ユーザーが自
由に変更できるようにする。

【００３２】会議開催エージェント８３０ａは、処理４
１０において前述したようにユーザー８１０ａによって
設定された会議条件をユーザーインタフェースエージェ
ント８２０ａから受け取ると処理４２０に移る。処理４
２０では、会議開催者を含む出席要請者の個人エージェ
ント８００ａ，８００ｂ…における各スケジュール管理
エージェント８４０ａ，８４０ｂ…に前記会議条件を知
らせて各人のスケジュール状況を問い合わせる。

【００３３】これに対して、各個人エージェント８００
ａ，８００ｂ…の各スケジュール管理エージェント８４
０ａ，８４０ｂ…は、それぞれ、幅を持った範囲内で出
席可能な時間帯を回答する。都合がつかない場合には、
会議開催者が設定した条件を一部変更する提案を回答す
るようにする。

【００３４】会議開催エージェント８３０ａは、処理４
３０において、これらのメッセージを総て受信すると、
処理４４０に移ってスケジュールの条件判定処理を行
う。そして、処理４５０において会議開催の可否判定を
行い、設定された条件ではスケジュールが合わずに会議
を開催することができない場合には、処理５４０に移っ
て会議の条件を変更し、処理４２０に戻って、再度、出
席要請者のスケジュールを問い合わせ、会議を開催でき
るスケジュールが確立するまで繰り返す。処理５４０に
おける会議の条件変更については、先ず、出席要請者か
ら提案される「場所をＸに変えてほしい」，「Ｘ月Ｘ日
以降に延ばしてほしい」といった回答内容を条件変更に
反映させる。それでも会議開催条件が整わない場合や出
席要請者から提案がない場合には、日程の条件を緩和し
てみる。例えば、「Ｘ月Ｘ日の午後」から「午後」の条
件を外したり、「Ｘ月Ｘ日前後」を、その日の前後１日
から前後２日に広げたり、「１週間以内に」を２週間以
内に変更したりして、再度、問い合わせる。

【００３５】また、スケジュールの都合がつかない出席
要請者がある事業所に限られている場合は、会議の開催
場所をその事業所に変更して、再度、問い合わせてみ
る。

【００３６】スケジュールが整合して会議開催が可能で
あれば処理４６０に移って全員が出席可能な時間帯の中
から最適な時間帯を選択し、処理４７０に移って該会議
開催内容を会議開催者に確認させる。

【００３７】会議開催者が前記開催内容を承認すると処
理４８０に移って出席要請者に正式な開催通知を送り、
次いで、処理４９０において該会議開催内容を会議開催
者のスケジュール管理エージェント８４０ａに送って登
録する。

【００３８】全員が出席可能な時間帯の中から最適な時
間帯を選択する前記処理４６０では、先ず、会議の開始
時刻について、５分〜３０分ぐらいの最小単位を決め
て、最小単位時間で表現される候補を列挙する。次に、
それぞれの候補について、会議開催場所に出席要請者数
を収納できる会議室が空いているかどうかを会議室エー
ジェント９２０に問い合わせてチェックし、候補の中か
ら、会議室が空いている時間帯に絞り込む。更に、出席
要請者に他の事業所に勤める者がいる場合は、その事業
所から会議開催場所までの移動時間を考慮し、早朝で到
着不可能な時間帯の候補を除外する。残った内で始業
後，昼食時間後あるいは１０：００〜１５：００からな
どの区切りで始まる会議時刻の優先度を高め、なけれ
ば、１時間単位，３０分単位のように、できるだけ区切
りがいい時刻を探してその候補の優先度を高める。

【００３９】また、会議開催者が指定した開催時期の情
報により優先度を変更する。会議条件の設定で、「Ｘ月
Ｘ日前後」が指定されている場合には、Ｘ月Ｘ日の候補
の優先度を一番に高め、前後の日の候補の優先度をその
次に高くする。「１週間以内に」と指定されている場合
は、開催通知が出席要請者に伝わるまでの時間を見込ん
で、３日後程度の候補の優先度を一番に高め、その前後
で３日後に近い候補ほど高めの優先度を与える。また、
「至急」と指定された場合は、時期が早い候補ほど高い
優先度を与える。

【００４０】更に、この中から最適な候補を選択するに
は、会議開催エージェント８３０ａが持つ各人に関する
知識情報を利用する。例えば、過去の会議の開催時刻
で、行われた回数が多い時間帯ほど優先度を高める。ま
た、過去の会議が何の曜日に一番多く行われているかを
チェックし、会議開催が多い曜日の候補ほど優先度を高
める。更に、過去の一連の会議の開催間隔をチェック
し、その平均間隔に近い日程の優先度を高める。

【００４１】前記処理４７０における確認では、以上の
ような優先度の評価付けを行った上で該優先度の高い順
に該候補を会議開催者に提示して承認を得る。このと
き、優先度順に候補を並べて提示しても良いし、先ずは
最優先度の候補を提示し、該候補が会議開催者に拒否さ
れたときに次善の候補を提示するようにしても良い。

【００４２】会議の開催通知を発送した後は処理５００
に移って各人の個人エージェント８００ｂ，８００ｃ…
からの出欠回答の受信待ち状態となり、出欠回答を受け
取るたびに処理５１０に移って出欠状況の判定を行う。
この出欠状況の判定では、出席率が予め定めた一定値を
下回っていないか、その会議の「重要メンバー」が欠席
しないか、あるいは、会議開催日の直前になっても出欠
を回答しない出席要請者がいないか、などを判定する。
そして、処理５２０に移って会議成立の可能性を判断す
る。会議が成立しない恐れがあると判断した場合には、
処理５５０に移ってその理由と共に会議開催が危ぶまれ
ることを会議開催者に通知し、どう対処するかの判定を
問い合わせる。

【００４３】これに対し、会議開催者が「会議条件の変
更」を選択すると、処理５６０から処理５９０に分岐
し、既に会議への出席を表明している出席予定者（要請
者）に対して会議開催の取消しを通知し、処理５４０に
戻って会議条件を緩和する方向で変更してスケジュール
調整をやり直す。「再度出席依頼」が選択されると、処
理５６０から処理５７０に分岐して優先度の高い開催通
知／出席依頼（開催内容を変更したもの）を再度送付す
る。この開催通知／出席依頼に対する対処については、
受け取ったスケジュール管理エージェント８４０ｂ…の
判断に委ねられる。「続行」が選択されると、処理５６
０から処理５００に戻り、問題点を取敢えず無視して会
議を開催する方向で出欠確認を続行する。このときの問
題点が「重要メンバー」の欠席である場合にはその出席
要請者を「重要メンバー」の指定から外し、出席率が低
いことである場合には、予め定めた出席率の下限値を下
げて出欠確認を継続する。

【００４４】処理５３０において出席要請者全員の出欠
回答を確認すると処理５８０に移って会議開催者に会議
の成立を知らせて該会議開催スケジュール調整の仕事を
終了する。

【００４５】次に、スケジュール管理エージェント８４
０ａについて、図３のフローチャートを用いて説明す
る。他のスケジュール管理エージェント８４０ｂ，８４
０ｃ…についても同様である。

【００４６】スケジュール管理エージェント８４０ａ
は、通常、他のエージェントからのメッセージを受信す
るための待機状態にあり、処理６１０でメッセージを受
信するとその内容を解析し、処理６２０に移って該内容
に応じた処理分岐を行う。

【００４７】メッセージがスケジュール問い合わせであ
れば処理６３０に分岐し、先ず、問い合わせされた日時
の範囲のスケジュールの空き時間をリストアップする。
このとき、開催場所がメッセージ情報で通知されている
場合は、勤務先の事業所から開催場所までの移動時間を
差し引いた上で、実際に出席可能な時間帯を求める。そ
して処理６４０で空き時間の有無を確認し、空き時間が
あれば処理６５０に移り、スケジュールを問い合わせて
きたエージェントに空き時間を回答する。空き時間がな
い場合には処理６６０に分岐してその回避策を検討し、
処理６７０で判定を行う。

【００４８】判定処理６７０では、判定基準の一つとし
て、スケジュール問い合わせメッセージに含まれる優先
度の情報を参照する。例えば、優先度がある一定値Ａよ
りも低い場合には、出席しないと判定して処理７００に
分岐し、スケジュールを問い合わせてきたエージェント
に対して空き時間なしのメッセージを回答する。優先度
がＡよりも高いが、それより高い一定値Ｂよりは低い場
合には、代理人を立てるべきと判断して処理６８０に分
岐し、人的情報管理エージェント９１０を検索し、自分
の部下の中からなるべく職制上上位で会議名称に関わる
仕事内容の人間を選択し、代理人として出席の依頼を行
う。代理人の出席依頼は、代理出席を依頼する個人エー
ジェントにおける会議開催エージェントが、代理出席し
て欲しい人間のスケジュール管理エージェントに対して
図２に示したような処理動作を行うことにより実現す
る。但し、代理出席を依頼したスケジュール管理エージ
ェントから、スケジュールの空きがないとのメッセージ
が返ってきた場合は、会議日程を変更することはできな
いので、処理５４０の会議条件変更では、代理出席して
欲しい人間を次の候補者に変更して代理出席できる人間
を捜す。代理出席者が見つかれば処理６９０に移り、代
理出席者の出席を会議開催者に回答する。

【００４９】また、優先度がＢよりも高い場合は、でき
るだけ出席できるような調整処理を行うように分岐す
る。この調整処理では、先ず、処理７１０において、既
に入っているスケジュールの優先度と新たに問い合わさ
れたスケジュールの優先度を比較し、既に入っているス
ケジュールの優先度が高い場合には処理７２０に分岐
し、新たに問い合わされたスケジュールに対して、出席
可能な空きスケジュールから求めた会議の日時や場所な
どの変更提案を回答する。新たに問い合わされたスケジ
ュールの優先度が高い場合には処理７３０に分岐し、既
に入っているスケジュールを取り消して該既スケジュー
ルの会議開催者に欠席を通知する。

【００５０】以上のような支援装置によれば、会議開催
エージェント８３０ａ…は、会議開催者が希望する会議
条件に合う日時の範囲から出席要請者のスケジュールが
合う最適の時間帯を選択し、場所の候補の中から最適な
場所を選択することにより、会議開催者が希望した条件
の会議スケジュールを自動的に決定し、各出席要請者へ
の開催通知や出欠管理を会議開催者の手を煩わせること
なく、自律的に行うために、会議開催者と出席要請者は
会議開催に必要なスケジュール調整や会議室の確保など
の雑務の大部分から開放され、本来の仕事を効率的に行
うことができるようになる。

【００５１】

【発明の効果】本発明によれば、会議開催者が希望する
会議条件に合う日時の範囲に基づいて出席要請者のスケ
ジュールが合う最適の時間帯を選択し、場所の候補の中
から最適な場所を選択することにより、希望する条件の
会議スケジュールを自動的に決定してくれるので、会議
開催者と出席要請者（ユーザー）は、会議開催に必要な
スケジュール調整の大部分から開放され、本来の仕事を
効率的に行うことができるようになる。

【００５２】また、会議スケジュールを決定する際は、
予め出席要請者全員の空きスケジュールを入手して最も
適切な時間帯を選択して設定することにより、欠席者が
少なくなって会議を円滑に開催することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明になる会議開催及びスケジュール管理支
援装置のブロック図である。

【図２】本発明になる支援装置における会議開催エージ
ェントの処理のフローチャートである。

【図３】本発明になる支援装置におけるスケジュール管
理エージェントの処理のフローチャートである。

【図４】会議条件設定画面である。

【図５】一般的な会議開催のワークフローチャートであ
る。

【図６】エージェントシステムを搭載した情報処理装置
のブロック図である。

【符号の説明】

８００ａ〜８００ｄ…個人エージェント、８２０ａ，８
２０ｂ…ユーザーインタフェースエージェント、８３０
ａ，８３０ｂ…会議開催エージェント、８４０ａ，８４
０ｂ…スケジュール管理エージェント、８６０…組織エ
ージェント、９１０…人的情報管理エージェント、９２
０…会議室エージェント。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者山内司神奈川県横浜市戸塚区吉田町292番地株式会社日立製作所マルチメディアシステム開発本部内 (72)発明者飛鳥馬肇神奈川県横浜市戸塚区吉田町292番地株式会社日立製作所マルチメディアシステム開発本部内 (72)発明者大條成人神奈川県横浜市戸塚区吉田町292番地株式会社日立製作所マルチメディアシステム開発本部内 (72)発明者伊藤純神奈川県横浜市戸塚区吉田町292番地株式会社日立製作所マルチメディアシステム開発本部内 (72)発明者冨田ひろみ神奈川県横浜市戸塚区吉田町292番地株式会社日立製作所マルチメディアシステム開発本部内 (72)発明者長谷川司神奈川県横浜市戸塚区吉田町292番地株式会社日立製作所マルチメディアシステム開発本部内 (72)発明者細谷律子神奈川県横浜市戸塚区吉田町292番地株式会社日立製作所マルチメディアシステム開発本部内 (72)発明者井上喜勇神奈川県横浜市戸塚区吉田町292番地株式会社日立製作所マルチメディアシステム開発本部内 (72)発明者隈井裕之神奈川県横浜市戸塚区吉田町292番地株式会社日立製作所マルチメディアシステム開発本部内 (72)発明者畑谷茂樹神奈川県横浜市戸塚区吉田町292番地株式会社日立製作所マルチメディアシステム開発本部内 (72)発明者中島晃神奈川県横浜市戸塚区吉田町292番地株式会社日立製作所マルチメディアシステム開発本部内 (72)発明者松田泰昌神奈川県横浜市戸塚区吉田町292番地株式会社日立製作所マルチメディアシステム開発本部内

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】利用者との対話機能を有する複数の情報処
理装置を通信手段を介して結合し、利用者各人毎にスケ
ジュール情報を保持するスケジュール管理エージェント
と利用者により指示された会議開催希望条件に沿って出
席要請者とのスケジュール調整を行う会議開催エージェ
ントを構成した会議開催及びスケジュール管理支援装置
において、前記会議開催エージェントは、会議を開催する利用者か
ら会議開催の希望条件が指定されると該会議への出席を
要請する全利用者の各スケジュール管理エージェントに
対して開催希望日時の範囲における空き時間を問い合わ
せて該空き時間情報を取得し、出席要請者全員の空き時
間情報に基づいて会議開催スケジュールを決定し、該会
議開催スケジュールを会議開催者に提示して確認すると
共に会議開催通知を出席要請者のスケジュール管理エー
ジェントに通知するようにしたことを特徴とする会議開
催及びスケジュール管理支援装置。
【請求項２】請求項１において、会議開催エージェント
は、空き時間問い合わせ時に会議開催場所を合わせて通
知し、出席要請者のスケジュール管理エージェントは、
開催場所までの移動時間を除いた空き時間情報を前記会
議開催エージェントに回答するようにしたことを特徴と
する会議開催及びスケジュール管理支援装置。
【請求項３】請求項１において、前記会議開催エージェ
ントは、開催希望日時の指定の一部が省略された場合に
は、省略されなかった日時情報の範囲に適合する日時範
囲の空き時間を問い合わせるようにしたことを特徴とす
る会議開催及びスケジュール管理支援装置。
【請求項４】請求項１において、前記会議開催エージェ
ントは、曖昧な表現形式で開催希望日時を指定させ、指
定された表現に該当する日時範囲を過去の会議情報を参
照して求め、得られた日時範囲に基づいて出席要請者の
スケジュール管理エージェントに空き時間を問い合わせ
るようにしたことを特徴とする会議開催及びスケジュー
ル管理支援装置。
【請求項５】請求項４において、前記会議開催エージェ
ントは、出席要請者の全員が出席できる時間帯がない場
合は、曖昧表現に該当する日時の範囲を広げて全員のス
ケジュールの都合がつくまで空き時間の問い合わせを繰
り返し実行するようにしたことを特徴とする会議開催及
びスケジュール管理支援装置。
【請求項６】請求項１において、前記スケジュール管理
エージェントは、会議開催者の会議開催エージェントか
らの開催希望日時の範囲の空き時間問合せに対し、空き
時間がない場合には、開催場所が変更されれば出席可能
であれば、会議開催者の会議開催エージェントに対して
出席可能な開催場所への会議条件変更提案を回答し、前
記会議開催エージェントは、会議開催条件を前記変更提
案に基づいて変更して再度問い合わせするようにしたこ
とを特徴とする会議開催及びスケジュール管理支援装
置。
【請求項７】請求項１において、前記スケジュール管理
エージェントは、会議開催者の会議開催エージェントか
らの開催希望日時の範囲の空き時間問い合わせに対し、
空き時間がない場合には開催希望日時近傍の空き時間を
を調査し、変更されれば出席可能であれば、会議開催者
の会議開催エージェントに対して出席可能な日時への会
議条件変更提案を回答し、前記会議開催エージェントは、会議開催条件を前記変更
提案に基づいて変更して再度問い合わせするようにした
ことを特徴とする会議開催及びスケジュール管理支援装
置。
【請求項８】請求項１において、出席要請者のスケジュ
ール管理エージェントは、会議開催者の会議開催エージ
ェントからの空き時間問い合わせに対して空き時間がな
い場合には代理出席者を選択し、該代理出席者のスケジ
ュール管理エージェントに対して空き時間を問い合わ
せ、代理出席可能であれば、会議開催エージェントに対
して出席要請者が指定した代理出席者に変更する会議条
件変更提案を回答するようにしたことを特徴とする会議
開催及びスケジュール管理支援装置。
【請求項９】請求項１において、前記会議開催エージェ
ントは、複数の開催可能時間帯が候補として存在する場
合は、スケジュール情報から取得した過去の同一シリー
ズに属する会議において最も回数の多い曜日及び開催時
間帯を第１候補として会議開催者に通知するようにした
ことを特徴とする会議開催及びスケジュール管理支援装
置。
【請求項１０】請求項１において、前記会議開催エージ
ェントは、複数の開催可能時間帯が候補として存在する
場合は、スケジュール情報から取得した過去の同一シリ
ーズに属する会議において最も回数の多い開催時間帯の
順に前記候補を並べて会議開催者に通知するようにした
ことを特徴とする会議開催及びスケジュール管理支援装
置。
【請求項１１】請求項１において、前記会議開催エージ
ェントは、複数の開催可能時間帯が候補として存在する
場合は、スケジュール情報から取得した過去の同一シリ
ーズに属する会議における該会議の平均開催日間隔を求
め、最後に行われた会議から平均開催日間隔たった日に
最も近い日の候補を第１候補として会議開催者に通知す
るようにしたことを特徴とする会議開催及びスケジュー
ル管理支援装置。
【請求項１２】請求項１において、前記会議開催エージ
ェントは、スケジュール情報から取得した過去の会議の
シリーズ名称に各シリーズの会議で最近行われた会議の
通し番号に「１」を加えた通し番号を付加して一覧表示
するようにしたことを特徴とする会議開催及びスケジュ
ール管理支援装置。
【請求項１３】請求項１において、前記会議開催エージ
ェントは、開催会議室の指定が省略された場合は、出席
要請者の第１候補の人数を求め、該人数が利用できて空
いている会議室を探して予約し、該会議室を会議開催場
所として設定するようにしたことを特徴とする会議開催
及びスケジュール管理支援装置。
【請求項１４】請求項１において、前記会議開催エージ
ェントは、開催事務所の指定が省略された場合は、スケ
ジュール情報から取得した過去の同一シリーズの会議で
開催された回数の多い場所の順に利用できる会議室が見
つかるまで会議室を探して予約し、予約できた会議室及
び事務所を会議開催場所として設定するようにしたこと
を特徴とする会議開催及びスケジュール管理支援装置。
【請求項１５】利用者との対話機能を有する複数の情報
処理装置を通信手段を介して結合し、利用者各人毎にス
ケジュール情報を保持するスケジュール管理エージェン
トと利用者により指示された会議開催希望条件に沿って
出席要請者とのスケジュール調整を行う会議開催エージ
ェントを構成した会議開催及びスケジュール管理支援装
置において、利用者各人毎のスケジュール情報を保持する手段と、ス
ケジュール情報を設定する手段と、スケジュール情報を
読み出す手段と、会議及びスケジュール管理の判断に用
いる利用者の知識情報を保持する知識情報保持手段と、
該知識情報保持手段から知識情報を検索する手段と、利
用者の指示に基づき会議の開催条件を入力する会議条件
設定手段と、該会議条件設定手段において設定された出
席要請者全員の情報処理装置に対し、前記会議条件設定
手段により設定された開催希望日時範囲における空き時
間情報を問い合わせるスケジュール問合せ手段と、問合
せに対して該当する日時範囲のスケジュール情報を読み
出すスケジュール調査手段と、空き時間情報を回答する
スケジュール返信手段と、前記出席要請者から回答され
た空き時間情報から全員が出席可能な最適な時間帯を選
択して決定する会議時間決定手段と、決定した会議内容
を会議条件を入力した利用者に通知する会議内容通知手
段と、該会議時間決定手段によって定まった前記会議内
容の情報に基づき、会議開催通知メッセージを出席要請
者の情報処理装置に送信する開催通知手段を設けたこと
を特徴とする会議開催及びスケジュール管理支援装置。