JP2002197241A - 秘書業務支援システム及び秘書業務支援方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 スケジュール作成時における事象漏れを防
ぎ、重複した事象が発生した場合であっても不整合を生
じることなくリスケジューリングすることができる秘書
業務支援システム及び方法を提供する。 【解決手段】 複数人により構成される団体及び個人に
関する情報及びカレンダ情報を含む基本情報を管理し、
基本情報に基づいて年中行事及び生涯イベントを自動的
に生成・管理するとともに事象データベースに登録し、
新たに発生した事象を入力し、事象データベースを参照
しながら予定スケジュールを自動的に生成する秘書業務
支援方法であって、年中行事、生涯イベント、及び新た
に入力された事象について、それぞれ優先順位決定のた
めに必要となる情報を登録する優先識別データベースを
さらに含み、優先順位決定のために必要となる情報に基
づいて、新たに発生した事象が入力されるごとに優先順
位の高い順に自動的にリスケジューリングを行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、法人や町内会等に
代表される団体の役員や幹部等の個人スケジュール管理
を自動的に行う秘書業務支援システム及び秘書業務支援
方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来の秘書業務支援システムにおける担
当役員・幹部等のスケジュール管理においては、時間設
定を正確に行うことができる予定を各役員等の個人スケ
ジュールとして管理しているのが実状である。

【０００３】また、例えば特開平５−２６６０３４号公
報に開示されている秘書システムや特開平１１−２０３
３５３号公報に開示されている秘書システムに代表され
るように、イベント（事象）情報データベースからスケ
ジュールするのに必要な情報を抽出・表示することによ
って、秘書自らがスケジュールを立案しやすくするとと
もに、スケジュールの中に事象を盛り込んで一つのデー
タベースとして管理することが考えられている。

【０００４】さらに、特開平１１−３３８９２９号公報
においては、事象の登録時に既存の事象との重複度を算
出・表示することによって、秘書がダブルブッキングす
ることを未然に防止することができる秘書システムも開
示されている。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述し
たような開示発明においては、いずれも秘書による手作
業によって最終的なスケジュールを生成していることか
ら、事象漏れの発生のおそれは潜在的に存在するという
問題点があった。

【０００６】例えば、特殊な事象や突発的な事象につい
ては、注意深く入力することから事象漏れは発生しにく
いと考えられるが、年中行事のように恒例の事象につい
ては、慣れの発生から事象漏れが生じる可能性が高くな
るものと考えられる。

【０００７】また、同一人の同一日時に複数の事象が重
複した場合、特開平５−２６６０３４号公報や特開平１
１−３３８９２９号公報においては、事象の重複状況を
表示し、修正を促すことで一つ一つ予定を調整していか
なければならない。したがって、誤操作によって、既に
参加を表明していた重要な事象についてまで修正してし
まったために、相手方に対して礼を失する事態となって
しまうおそれも高く、実用的ではない。

【０００８】さらに事象自体の時間管理を行う仕様にな
っていないため、毎年行われる年中行事であるにもかか
わらず、ある年度は電報や花束を送付しているのに、あ
る年度には何も送付しない等の不整合が発生するおそれ
も残されている。

【０００９】本発明は、上記問題点を解消するために、
スケジュール作成時における事象漏れを防ぎ、重複した
事象が発生した場合であっても不整合を生じることなく
リスケジューリングすることができる秘書業務支援シス
テム及び方法を提供することを目的とする。

【００１０】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に本発明にかかる秘書業務支援システムは、複数人によ
り構成される団体及び個人に関する情報及びカレンダ情
報を含む基本情報を管理する基本情報管理部と、基本情
報に基づいて年中行事及び生涯イベントを自動的に生成
・管理する年中行事管理部と、自動的に生成された年中
行事及び生涯イベントを事象データベースに登録する事
象データベース登録部と、新たに発生した事象を入力す
る新規事象入力部と、事象データベースを参照しながら
予定スケジュールを自動的に生成するスケジュール生成
部とを含む秘書業務支援システムであって、年中行事、
生涯イベント、及び新たに入力された事象について、そ
れぞれ優先順位決定のために必要となる情報を登録する
優先識別データベースをさらに含み、優先順位決定のた
めに必要となる情報に基づいて、新たに発生した事象が
入力されるごとに優先順位を算出し、優先順位の高い順
に自動的にリスケジューリングを行うことを特徴とす
る。

【００１１】かかる構成により、予定されている事象に
関して優先順位が高い事象から順にスケジューリングす
ることができることから、秘書の手作業による重要な事
象のスケジュール漏れを未然に回避することができ、重
複した事象が発生した場合であっても不整合を生じるこ
となくリスケジューリングすることが可能となる。

【００１２】また、本発明にかかる秘書業務支援システ
ムは、優先順位決定のために必要となる情報に優先度を
含み、優先度が高い事象から順にリスケジューリングを
行うことが好ましい。最も端的に優先順位を判断するこ
とができるからである。

【００１３】また、本発明にかかる秘書業務支援システ
ムは、優先順位決定のために必要となる情報に対応時間
及び物理的条件をさらに含み、対応時間及び物理的条件
によって所定の事象と同時に対応することができると考
えられる事象については所定の事象よりも優先順位を高
い順位に更新することができることが好ましい。時間帯
が重複している事象であっても、同時に対応可能な事象
についてはスケジューリング可能とするためである。

【００１４】また、本発明は、上記のような秘書支援シ
ステムの機能をコンピュータの処理ステップとして実行
するソフトウェアを特徴とするものであり、具体的に
は、複数人により構成される団体及び個人に関する情報
及びカレンダ情報を含む基本情報を管理する工程と、基
本情報に基づいて年中行事及び生涯イベントを自動的に
生成・管理する工程と、自動的に生成された年中行事及
び生涯イベントを事象データベースに登録する工程と、
新たに発生した事象を入力する工程と、事象データベー
スを参照しながら予定スケジュールを自動的に生成する
工程とを含む秘書業務支援方法であって、年中行事、生
涯イベント、及び新たに入力された事象について、それ
ぞれ優先順位決定のために必要となる情報を登録する優
先識別データベースをさらに含み、優先順位決定のため
に必要となる情報に基づいて、新たに発生した事象が入
力されるごとに優先順位を算出し、対応時間及び物理的
条件によって所定の事象と同時に対応することができる
と考えられる事象については所定の事象よりも優先順位
を高い順位に更新してから、優先順位の高い順に自動的
にリスケジューリングを行う秘書業務支援方法並びにそ
のような工程をプログラムとして記録したコンピュータ
読み取り可能な記録媒体であることを特徴とする。

【００１５】かかる構成により、コンピュータ上へ当該
プログラムをロードさせ実行することで、予定されてい
る事象に関して優先順位が高い事象から順にスケジュー
リングすることができることから、秘書の手作業による
重要な事象のスケジュール漏れを未然に回避することが
でき、重複した事象が発生した場合であっても不整合を
生じることなくリスケジューリングすることができる秘
書支援システムを実現することが可能となる。

【００１６】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態にかか
る秘書業務支援システムについて、図面を参照しながら
説明する。図１は本発明の実施の形態にかかる秘書業務
支援システムの構成図である。図１において、１は基本
情報管理部を、２は年中行事管理部を、３は事象データ
ベース登録部を、４は新規事象入力部を、５は優先度決
定部を、６はスケジュール生成部を、７はスケジュール
出力部を、１１は事象データベースを、１２は優先識別
データベースを、それぞれ示す。

【００１７】まず、管理対象となる法人や町内会等に代
表される複数人により構成される団体及び個人に関する
基本情報について、事前に基本情報管理部１に登録して
おく。ここでいう基本情報とは、複数人により構成され
る団体については、例えば設立年月日及び創立記念日や
事業内容、決算期間等が含まれており、個人について
は、例えば生年月日や学歴、職歴、結婚記念日等が含ま
れている。また、カレンダ情報としては、祝日や休日、
あるいはクリスマスや大安吉日等の特定のイベントが発
生する日等に関する情報が含まれている。すなわち、複
数人により構成される団体や個人にとって重要度の高い
年中行事や生涯イベント等を自動的に定めるために必要
となる情報を集約するものである。

【００１８】そして、これらの基本情報に基づいて、年
中行事管理部２によって、年中行事や生涯イベント等を
自動的に生成して、事象データベース登録部３によって
事象データベース１１に保存しておく。事象データベー
ス１１に保存する場合、保存される年中行事や生涯イベ
ント等は、他の事象と比べて比較的高い優先度を設定し
ておくことが好ましい。慣れが生じることによって、他
の事象を優先しがちになるからである。

【００１９】次に、何らかの新たな事象、例えば結婚式
のスピーチ等の予定が生じた場合、秘書は新規事象入力
部４から新たな事象として所定の事項を入力する。入力
すべき所定の事項とは、事象の種類（結婚式）、内容
（スピーチ）、予定日時、相手方、相手方の重要度、物
理的条件、キャンセル困難度、キャンセル影響度等であ
り、これらの情報を入力画面から可能な限り入力するこ
とになる。入力手段としては、キーボードによる直接打
鍵の他、マウス等によるプルダウンメニューからの選択
や、タッチパネル操作等、特に限定されるものではな
い。

【００２０】そして、優先度決定部５においては、新規
事象入力部４から入力された事象に関する情報を優先識
別データベース１２と照合することによって、優先度の
数値化を図ることで、新規入力された事象の優先順位を
明確にすることができる。

【００２１】具体的には、優先識別データベース１２に
は、図２に示すように、各事象ごとの優先度、各事象の
相手方による優先度等の優先度加算事項のみならず、例
えば当該事象を実行するための所要時間や事象の物理的
条件等の優先度調整事項も登録されている。本実施の形
態においては、優先度を‘００’から‘９９’の数字で
表示するようにしているが、特にこれに限定されるもの
ではなく、事象の優先順位をユニークにできるものであ
れば何でも良い。

【００２２】まず、事象を実行するための所要時間と
は、例えば会合の最初だけ参加しておけば良い場合や、
最後にだけ参加しておけば良い場合、あるいは話をする
時にのみ参加しておけば良い場合等、事情によって会合
開催時間のすべてに参加している必要がない場合も考慮
した必要最小限の被拘束時間を示すものである。

【００２３】また、物理的条件とは、会合等の開催場所
等を示しており、これによって次の事象が行われる場所
までの移動時間を算出することができる。したがって、
事象を実行するための所要時間と次の事象が行われる場
所までの移動時間（前の事象が行われる場所までの移動
時間も含む。）とを考慮することで、スケジュールを重
複させる等の柔軟なスケジューリングをすることが可能
となる。

【００２４】例えば、図３に示すように事象Ａ、事象
Ｂ、事象Ｃが同一時間帯に設定入力されている場合を考
える。ここで、事象Ａは所要時間が２時間であり、優先
度が‘７０’、ただし最初の１０分間以外は同席する必
要がないものとする。事象Ｂは所要時間が５分であり、
優先度が‘６０’であり、かつ物理的条件として事象Ａ
の開催地から車で１０分の場所で開催されるものとす
る。事象Ｃは所要時間が１５分であり、優先度が‘５
０’ であり、かつ物理的条件として事象Ａの開催地か
ら新幹線で２時間の場所で開催されるものとする。

【００２５】したがって、単純な時間間隔によるスケジ
ューリングでは、優先度の最も高い事象Ａのみをスケジ
ューリングし、事象Ｂ及び事象Ｃについてはスケジュー
リングすることができないことになる。

【００２６】しかし、図４に示すように、事象Ａにおい
て参加が必要とされる正味時間は最初の１０分間のみで
あり、事象Ｂの開催場所までは車で１０分と比較的短時
間であることから、たとえ事象Ａよりも優先度が低くて
も、事象Ｂについてスケジューリングすることは可能で
あることがわかる。したがって、事象Ｂの優先度を‘６
０’から‘７１’へと、すなわち対比の対象となる事象
の優先度＋１に自動的に更新することで、図４の事象Ａ
を示す実線部分のように事象Ａの最初の１０分間のみ事
象Ａに参加し、その後事象Ｂに参加するようにスケジュ
ーリングすることで、事象Ａだけでなく事象Ｂについて
も確実にスケジューリングすることができるようにな
る。

【００２７】なお、かかる優先度の変更は、事象Ａの日
付までであり、事象Ａの日付を超えた場合には事象Ｂの
優先度は元の優先度に戻すものとする。事象Ｂが年中行
事である場合には、優先度が変更されたままでは翌年以
降に適正な優先順位判断ができなくなってしまうおそれ
があるからである。

【００２８】一方、事象Ｃについても同様の考察が可能
であるが、事象Ｃの開催場所までは新幹線で２時間と事
象Ａが終了した後でなければ到着できないことから、物
理的条件によってスケジュール対象から排除されること
になる。したがって、事象Ｃの優先度は現状のまま更新
されることもない。

【００２９】このような処理を、原則として加算方式で
もって、すべての事象について行うことにより正味の優
先度を算出する。そして、算出された優先度に基づいて
スケジュール生成部６では、原則として優先度が高い順
にスケジューリングを行い、スケジュール出力部７にお
いて自動的に生成されたスケジュールを出力表示する。
出力表示の方法としては、表示装置の画面上での表示が
一般的ではあるが、特にこれに限定されるものではな
く、例えば印刷装置による紙へのアウトプットによるも
のであっても良い。

【００３０】スケジュール生成部６では、事象データベ
ース１１も参照して、年中行事や生涯イベント等につい
ても優先度に基づいてスケジューリングの対象とする。
したがって、スケジュール漏れや他の事象とのダブルブ
ッキングが生じることを未然に回避することが可能とな
る。

【００３１】また、スケジュール出力部７における出力
時には、スケジューリングの対象から排除された事象に
ついても閲覧できるようにしておくことが好ましい。複
数人により構成される団体や個人の基本情報の更新忘れ
等によるスケジューリングの誤りを未然に回避すること
ができるようにするためである。この場合、基本情報管
理部１に保存されている基本情報を更新してリスケジュ
ーリングを行うことによって、適正なスケジュールを生
成・出力することができる。

【００３２】以上のように本実施の形態によれば、予定
されている事象に関する優先度を数値化して、優先度が
大きい事象から順にスケジューリングすることができる
ことから、秘書の手作業による重要な事象のスケジュー
ル漏れを未然に回避することができ、重複した事象が発
生した場合であっても不整合を生じることなくリスケジ
ューリングすることが可能となる。

【００３３】次に、本発明の実施の形態にかかる秘書業
務支援システムを実現するプログラムの処理の流れにつ
いて説明する。図５に本発明の実施の形態にかかる秘書
業務支援システムを実現するプログラムの処理の流れ図
を示す。

【００３４】図５において、まず法人や町内会等に代表
される複数人により構成される団体及び個人に関する基
本情報を入力しておき（ステップＳ５０１）、年中行事
や生涯イベント等を生成して事象データベースに優先度
とともに保存しておく（ステップＳ５０２）。

【００３５】次に、新規事象を入力したら（ステップＳ
５０３）、優先識別データベースを参照しながら当該事
象についての優先度を算出する（ステップＳ５０４）。
また、新規事象入力時に優先度調整事項が入力されてい
るか否かを判断し（ステップＳ５０５）、優先度調整事
項が入力されていたら（ステップＳ５０５：Ｙｅｓ）、
算出した優先度を調整して新たな優先度に更新する（ス
テップＳ５０６）。

【００３６】優先度が確定したら、事象データベースに
保存されている年中行事等の事象も含めて、優先度の高
い順にスケジュールを生成して（ステップＳ５０７）、
生成したスケジュールを出力する（ステップＳ５０
８）。出力されたスケジュールに不都合な点があり修正
が必要と判断した場合には（ステップＳ５０９：Ｙｅ
ｓ）、優先度の値を更新して（ステップＳ５０６）、再
度スケジュールを生成することになる。

【００３７】なお、本発明の実施の形態にかかる秘書業
務支援システムを実現するプログラムを記憶した記録媒
体は、図６に示す記録媒体の例に示すように、ＣＤ−Ｒ
ＯＭ６２−１やフロッピー（登録商標）ディスク６２−
２等の可搬型記録媒体６２だけでなく、通信回線の先に
備えられた他の記憶装置６１や、コンピュータ６３のハ
ードディスクやＲＡＭ等の記録媒体６４のいずれでも良
く、プログラム実行時には、プログラムはローディング
され、主メモリ上で実行される。

【００３８】また、本発明の実施の形態にかかる秘書業
務支援システムにより生成された優先識別データベース
等を記録した記録媒体も、図６に示す記録媒体の例に示
すように、ＣＤ−ＲＯＭ６２−１やフロッピーディスク
６２−２等の可搬型記録媒体６２だけでなく、通信回線
の先に備えられた他の記憶装置６１や、コンピュータ６
３のハードディスクやＲＡＭ等の記録媒体６４のいずれ
でも良く、例えば本発明にかかる秘書業務支援システム
を利用する際にコンピュータ６３により読み取られる。

【００３９】

【発明の効果】以上のように本発明にかかる秘書業務支
援システムによれば、予定されている事象に関する優先
度を数値化して、優先度が大きい事象から順にスケジュ
ーリングすることができることから、秘書の手作業によ
る重要な事象のスケジュール漏れを未然に回避すること
ができ、重複した事象が発生した場合であっても不整合
を生じることなくリスケジューリングすることが可能と
なる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の実施の形態にかかる秘書業務支援シ
ステムの構成図

【図２】 本発明の実施の形態にかかる秘書業務支援シ
ステムにおける優先識別データベースの例示図

【図３】 本発明の実施の形態にかかる秘書業務支援シ
ステムにおける優先度算出の説明図

【図４】 本発明の実施の形態にかかる秘書業務支援シ
ステムにおける優先度算出の説明図

【図５】 本発明の実施の形態にかかる秘書業務支援シ
ステムにおける処理の流れ図

【図６】 記録媒体の例示図

【符号の説明】

１ 基本情報管理部 ２ 年中行事管理部 ３ 事象データベース登録部 ４ 新規事象入力部 ５ 優先度決定部 ６ スケジュール生成部 ７ スケジュール出力部 １１ 事象データベース １２ 優先識別データベース ６１ 回線先の記憶装置 ６２ ＣＤ−ＲＯＭやフロッピーディスク等の可搬型記
録媒体 ６２−１ ＣＤ−ＲＯＭ ６２−２ フロッピーディスク ６３ コンピュータ ６４ コンピュータ上のＲＡＭ／ハードディスク等の記
録媒体

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き Ｆターム(参考） 5B075 KK07 KK13 KK33 KK37 MM11 ND03 ND20 ND23 PQ00 PQ75 PR08 UU08

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数人により構成される団体及び個人に
   関する情報及びカレンダ情報を含む基本情報を管理する
   基本情報管理部と、 前記基本情報に基づいて年中行事及び生涯イベントを自
   動的に生成・管理する年中行事管理部と、 自動的に生成された前記年中行事及び前記生涯イベント
   を事象データベースに登録する事象データベース登録部
   と、 新たに発生した事象を入力する新規事象入力部と、 前記事象データベースを参照しながら予定スケジュール
   を自動的に生成するスケジュール生成部とを含む秘書業
   務支援システムであって、 前記年中行事、前記生涯イベント、及び前記新たに入力
   された事象について、それぞれ優先順位決定のために必
   要となる情報を登録する優先識別データベースをさらに
   含み、 前記優先順位決定のために必要となる情報に基づいて、
   新たに発生した事象が入力されるごとに優先順位を算出
   し、対応時間及び物理的条件によって所定の事象と同時
   に対応することができると考えられる事象については前
   記所定の事象よりも優先順位を高い順位に更新し、優先
   順位の高い順に自動的にリスケジューリングを行うこと
   を特徴とする秘書業務支援システム。
2. 【請求項２】 前記優先順位決定のために必要となる情
   報に優先度を含み、優先度が高い事象から順にリスケジ
   ューリングを行う請求項１記載の秘書業務支援システ
   ム。
3. 【請求項３】 前記優先順位決定のために必要となる情
   報に対応時間及び物理的条件をさらに含み、前記対応時
   間及び前記物理的条件によって所定の事象と同時に対応
   することができると考えられる事象については前記所定
   の事象よりも優先順位を高い順位に更新することができ
   る請求項１記載の秘書業務支援システム。
4. 【請求項４】 複数人により構成される団体及び個人に
   関する情報及びカレンダ情報を含む基本情報を管理する
   工程と、 前記基本情報に基づいて年中行事及び生涯イベントを自
   動的に生成・管理する工程と、 自動的に生成された前記年中行事及び前記生涯イベント
   を事象データベースに登録する工程と、 新たに発生した事象を入力する工程と、 前記事象データベースを参照しながら予定スケジュール
   を自動的に生成する工程とを含む秘書業務支援方法であ
   って、 前記年中行事、前記生涯イベント、及び前記新たに入力
   された事象について、それぞれ優先順位決定のために必
   要となる情報を登録する優先識別データベースをさらに
   含み、 前記優先順位決定のために必要となる情報に基づいて、
   新たに発生した事象が入力されるごとに優先順位を算出
   し、対応時間及び物理的条件によって所定の事象と同時
   に対応することができると考えられる事象については前
   記所定の事象よりも優先順位を高い順位に更新してか
   ら、優先順位の高い順に自動的にリスケジューリングを
   行うことを特徴とする秘書業務支援方法。
5. 【請求項５】 複数人により構成される団体及び個人に
   関する情報及びカレンダ情報を含む基本情報を管理する
   ステップと、 前記基本情報に基づいて年中行事及び生涯イベントを自
   動的に生成・管理するステップと、 自動的に生成された前記年中行事及び前記生涯イベント
   を事象データベースに登録するステップと、 新たに発生した事象を入力するステップと、 前記事象データベースを参照しながら予定スケジュール
   を自動的に生成するステップとを含む秘書業務支援方法
   を実現するコンピュータに実行させるプログラムを記録
   したコンピュータ読み取り可能な記録媒体であって、 前記年中行事、前記生涯イベント、及び前記新たに入力
   された事象について、それぞれ優先順位決定のために必
   要となる情報を登録する優先識別データベースをさらに
   含み、 前記優先順位決定のために必要となる情報に基づいて、
   新たに発生した事象が入力されるごとに優先順位を算出
   し、対応時間及び物理的条件によって所定の事象と同時
   に対応することができると考えられる事象については前
   記所定の事象よりも優先順位を高い順位に更新してか
   ら、優先順位の高い順に自動的にリスケジューリングを
   行うことを特徴とするコンピュータに実行させるプログ
   ラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。