JP2007065827A - 会議日程調整装置 - Google Patents

Abstract

【課題】
会議日程調整装置において会議の重要度・当人の出席必要度・他メンバの出席可否の回答状況などを総合的に考慮して会議日程を調整できるようにする。
【解決手段】
会議開催条件を元に会議関係者の個人スケジュールから候補空き時間帯を検索し、その中から適当な候補日程を選択させる。会議関係者にその候補日程の出席可否回答を依頼し、出席可否の状況に応じて個人スケジュールを更新・抹消する。出席可否の回答状況を監視し会議主催者に通知する。また出席可否回答時に更新された個人スケジュールを元に候補日程を再検討する。再検討結果に応じて会議主催者に最終的な会議日程を決定させる。会議関係者が出席可否回答を行う際は、会議の重要度・当人の出席必要度・他のメンバの出席可否回答状況を意識させ、必要に応じて当人の個人スケジュールを補正させ、その結果を会議主催者が参考にできるようにする。
【選択図】 図１

Description

本発明は、会議の重要度と各人の出席必要度に配慮しつつ、会議主催者と出席を要請された各メンバとが互いに対話的にスケジュールを調整し、出席メンバの構成が最適となるように会議日程を決定する過程を簡便にする技術に関する。

従来の会議日程調整の方法及びその装置では、(1)〜(3)の手順で調整を行っていた。
(1) 会議主催者が会議の開催条件を入力する。
(2) システムが出席要請先の個人スケジュールの記録を参照し、開催条件を満たす候補日程または空き時間一覧を表示する。
(3) 会議主催者はその一覧を参考に候補日程を決定する。

個人スケジュールの情報は、基本的に、データベース等に保持されている情報を読み出して利用していた（特許文献１〜４参照）。またデータベース等に保持されている情報を利用する方式の他、特許文献５に記載の技術のようにメールで各ユーザの情報を収集する方式や、特許文献６に記載の技術のように電話（音声案内）で収集する方式がある。
特開平6-4540号 特開平9-120419号 特開平5-134989号 特開平10-207944号 特開2000-29939号 特開平11-15874号

しかしながら、従来の会議日程調整技術にあっては、会議関係者全員の個人スケジュールデータベースが常に完全な状態に保たれていることを前提にしているものである。したがって、入力漏れや入力不備により、会議関係者全員のスケジュール情報が完全でないときには、適切に日程調整を行うことが出来ないという問題がある。

また、特許文献５，６のように、メールや電話などの手段を用いて出席要請先に直接スケジュールを問い合わせる方式においても、出席を要請された会議関係者は、当該会議の重要度・当人の出席必要度・他メンバの出席可否の回答状況を充分に把握できず、出席可否の回答に際して当人の個人的な都合しか考慮出来ないという問題がある。特許文献１に記載のものでは、重要メンバを外さずに欠席者の少ない日時を選択できるようにしているが、単に重要メンバを外さないように日時の候補を選んでいるのみであり、総合的に当該会議の重要度・当人の出席必要度・他メンバの出席可否の回答状況などを考慮した上で会議日程を調整しているわけではない。

本発明の目的は、当該会議の重要度・当人の出席必要度・他メンバの出席可否の回答状況などを総合的に考慮した上で会議日程を調整することができる技術を提供することにある。

上記目的を達成するため、請求項１に係る発明は、会議の日程調整を支援する会議日程調整装置において、会議関係者の個人スケジュールを格納する個人スケジュールデータベースと、会議日程調整時の候補日程と当該会議に係る諸情報を格納する会議候補日程データベースと、会議関係者により入力された個人スケジュールを前記個人スケジュールデータベースに登録する手段と、会議主催者により入力された会議開催条件を受け付ける入力手段と、前記会議開催条件に基づいて、前記会議関係者の個人スケジュールデータベースから候補空き時間帯を検索する手段と、前記検索された候補空き時間帯を会議主催者に参照させ、前記候補空き時間帯から適当な候補日程を選択させる手段と、会議関係者に、前記各候補日程の出席可否の回答依頼を通知する手段と、会議関係者に対して前記各候補日程についての情報を参照させる手段と、会議関係者による前記各候補日程についての出席可否の回答を受け付けるとともに、該出席可否の状況に応じて前記個人スケジュールデータベース内の当人の個人スケジュールを更新または抹消する手段と、会議関係者の出席可否の回答状況を監視し、必要に応じて会議主催者に回答状況を通知する手段と、前記出席可否回答時に更新された個人スケジュールをもとに、候補日程を再検討する手段と、会議主催者に候補日程の再検討結果を参照させ、最終的に会議主催者が決定した会議日程を、出席メンバの個人スケジュールに、登録する手段と、会議日程の決定を会議関係者に通知する手段とを備えることを特徴とする。

請求項２に係る発明は、請求項１に記載の会議日程調整装置において、前記会議主催者により入力される会議開催条件は、その会議への出席を要請する会議関係者それぞれの出席必要度を含み、候補空き時間帯を検索する手段は、前記個人スケジュールデータベースの情報から前記出席必要度が最高位で必ず参加すべきメンバが全員参加できる空き時間帯を検索した後、前記出席必要度が高い順に参加者数が最大となるように候補空き時間をソートして、会議主催者に提示することを特徴とする。

請求項３に係る発明は、請求項１または２に記載の会議日程調整装置において、出席要請先である会議関係者に対して前記各候補日程についての情報を参照させ、出席可否の回答と個人スケジュールの更新または抹消を行う際、当該会議の重要度・当人の出席必要度・当人の個人スケジュールの状態・他のメンバの出席可否回答状況を前記各候補日程についての情報として前記会議関係者に参照させることを特徴とする。

請求項４に係る発明は、請求項１から３の何れか１つに記載の会議日程調整装置において、前記会議関係者の出席可否の回答状況を監視し、必要に応じて会議主催者に回答状況を通知する手段は、出席要請先の会議関係者全員の出席可否回答が完了していたら、会議主催者にその旨の通知を行い、会議関係者全員の出席可否回答が完了していなければ、会議主催者に未回答者一覧と締切りの延長を行った旨の通知を行うとともに、未回答者全員に対して回答催促の通知を行うことを特徴とする。

請求項５に係る発明は、請求項１から４の何れか１つに記載の会議日程調整装置において、前記候補日程を再検討する手段は、出席可否回答時に更新された個人スケジュールデータベースを参照し、出席必要度の高い順に参加者数が最大となるように、候補日程を再度ソートして、会議主催者に提示することを特徴とする。

本発明によれば、会議開催者は、まず既に入力されている個人スケジュールの情報を参考にして容易に候補日程を設定できる。更に、会議関係者に個人スケジュールの補正を促し、改めてその情報を参考にすることで、個人スケジュールの更新漏れにより適切な日程を設定できないという従来の問題を回避できる。一方、会議関係者は、自分の都合だけでなく、会議の重要度・当人の出席必要度・当人の個人スケジュール・他のメンバの回答状況等に配慮しつつ、出席可否の回答を行うことが出来る。以上のように、会議の重要度と各人の出席必要度を配慮しつつ、会議主催者と出席を要請された各メンバとが互いに対話的にスケジュールを調整し、出席メンバの構成が最適となるように会議日程を決定することができる。

以下、本発明を実施する場合の一形態を図面を参照して具体的に説明する。

図１は、本発明に係る会議日程調整システムの実際の一形態例を表す概念図である。この会議日程調整システム１００は、個人スケジュールデータベース１０１と、会議候補日程データベース１０２と、個人スケジュール入力手段１１１と、出席依頼先等入力手段１１２と、個人スケジュール取得手段１１３と、候補空き時間帯検索手段１１４と、候補空き時間帯参照手段１１５と、候補日程登録手段１１６と、出席可否回答依頼通知手段１１７と、候補日程参照手段１１８と、出席可否回答手段１１９と、出席可否回答完了報告手段１２０と、出席可否回答状況監視・通知手段１２１と、候補日程再検討手段１２２と、再検討後候補日程参照手段１２３と、会議日程決定・再調整手段１２４と、会議日程等通知手段１２５とを備えている。これらの各手段は、コンピュータ上で所定のソフトウェアを実行することにより実現されるものである。

個人スケジュールデータベース１０１は、会議関係者それぞれの個人スケジュールの情報を保持する。会議候補日程データベース１０２は、会議日程調整時の候補日程と当該会議に係る諸情報を保持する。個人スケジュール入力手段１１１は、会議関係者１３２の指示に応じてそれぞれ当人の個人スケジュールを個人スケジュールデータベース１０２に登録する処理を行う手段である。出席依頼先等入力手段１１２は、会議主催者１３１が出席依頼先や会議開催の条件等を入力する処理を行う手段である。個人スケジュール取得手段１１３は、個人スケジュールデータベース１０１から個人スケジュールを取得する処理を行う手段である。候補空き時間帯検索手段１１４は、会議の候補空き時間帯を検索する処理を行う手段である。候補空き時間帯参照手段１１５は、会議主催者１３１が検索結果の候補空き時間帯を参照する処理を行う手段である。候補日程登録手段１１６は、会議主催者１３１が、適当と思われる候補日程と当該会議に係る諸情報を会議候補日程データベース１０２に登録する処理を行う手段である。出席可否回答依頼通知手段１１７は、会議主催者１３１が出席依頼先の会議関係者１３２に各候補日程について出席可否の回答依頼を通知する処理を行う手段である。候補日程参照手段１１８は、通知を受け取った会議関係者１３２が会議候補日程データベース１０２に登録された候補日程と当該会議に係る諸情報を参照する処理を行う手段である。出席可否回答手段１１９は、会議関係者１３２が出席の可否を回答するとともに、必要に応じて当人の個人スケジュールを更新する処理を行う手段である。出席可否回答完了報告手段１２０及び出席可否回答状況監視・通知手段１２１は、出席依頼先の会議関係者１３２それぞれの出席可否回答状況をモニタし、会議主催者１３１に通知する処理を行う手段である。候補日程再検討手段１２２は、出席可否回答に基づいて候補日程を再検討する処理を行う手段である。再検討後候補日程参照手段１２３は、会議主催者１３１が再検討後の候補日程を参照する処理を行う手段である。会議日程決定・再調整手段１２４は、会議主催者１３１が最終的に会議日程を決定して、出席者それぞれの個人スケジュールデータベース１０１を更新するか、或いは最初から日程の再調整を行うための手段である。会議日程等通知手段１２５は、会議主催者１３１が出席対象の会議関係者１３２それぞれに、会議日程や開催要領等を通知するための手段である。

次に、図１のシステムの動作について説明する。予め、会議への出席被依頼者となり得る各個人１３２は、個人スケジュール入力手段１１１により、自己のスケジュールを個人スケジュールデータベース１０１に登録してある。次に、会議主催者１３１が、出席依頼先等入力手段１１２により、次の(1)〜(5)の情報を入力する。
(1) 会議分類
(2) 出席依頼先メンバ
(3) メンバ毎の出席必要度
(4) 実施対象期間
(5) 所要時間

ここでは、(3)の出席必要度を高い順から「必須」「重要」「任意」の３段階に別けた例で説明する。なお、段階を４以上に設定することも可能である。また、会議分類に予め属性を与えておき、入力された会議分類に応じて、出席依頼先メンバや出席必要度を自動で初期設定させるようにしてもよい。例えば、会議分類に「本部部課長会議」を選択した場合、会議主催者・本部長・当該本部内の全ての部課長を出席依頼メンバに自動初期設定し、出席必要度については、会議主催者・本部長・部長は「必須」に、課長は「重要」に、自動で初期設定する、といった具合である。

次に、個人スケジュール取得手段１１３により、実施対象期間の間の出席依頼先メンバの個人スケジュールを、個人スケジュールデータベース１０１から取得する。さらに、候補空き時間帯検索手段１１４で、参加者の構成が最適となるような空き時間帯を検索する。以下に、空き時間帯検索方法の一例を、図２、図３、図４、及び図５を参照しながら説明する。

図２の表は、出席依頼先メンバのある１日の個人スケジュールと出席必要度の設定の一例であり、図３は、このスケジュール表を時間軸に沿って矢印で表現した図である。以下、指定した実施対象期間がこの一日間であり、かつ指定した所要時間が１時間である場合の空き時間帯検索方法について説明する（指定した実施対象期間が複数日にわたる場合も、空き時間帯検索の方法は同様である）。

図４は、候補空き時間帯検索手段１１４による空き時間帯検索処理の流れ図である。この処理は、「必須」メンバの共通空き時間帯を検索するステップＳ４０１と、候補空き時間帯のうち所要時間を下回るものを除外するステップＳ４０２と、候補空き時間帯のうち所要時間以上のものを移動分割するステップＳ４０３と、移動分割された候補空き時間帯について「重要」メンバの出席可能人数が多くなる順番にソートするステップＳ４０４と、候補空き時間帯を必要度が１つ下のメンバの出席人数が多くなる順番にソートするステップＳ４０５とから成る。

まず、ステップＳ４０１で「必須」メンバに共通する空き時間帯を検索し、候補空き時間帯として挙げる。図２及び図３の場合は、次の(1)〜(4)の時間帯が「必須」メンバの共通空き時間帯として挙げられる
(1) 候補空き時間帯（Ａ）３１１（10:30-12:00）
(2) 候補空き時間帯（Ｂ）３１２（14:00-14:30）
(3) 候補空き時間帯（Ｃ）３１３（16:00-17:00）
(4) 候補空き時間帯（Ｄ）３１４（18:30-20:30）

次いで、ステップＳ４０２で、挙げられた候補空き時間帯のうち、所要時間を下回るものを除外する。例では、所要時間が１時間であるから、３０分しか時間の確保できない候補空き時間帯（Ｂ）３１２（14:00-14:30）は、ここで除外される。

次いで、ステップＳ４０３で、所要時間を上回る候補空き時間帯について、所要時間に応じて移動分割する。これは、所要時間を上回る候補空き時間帯の中から、所要時間分だけ割り当てた候補の時間帯をいくつか設定し、それらの候補時間帯のそれぞれについて、メンバの都合を取得する処理である。

図５は、移動分割の結果の例を示す。ここでは、所要時間１時間を上回る空き時間について、開始・終了時間を３０分ずつずらした長さ１時間の時間帯を、別々の候補空き時間帯として移動分割した場合を示している。候補空き時間帯ＡがＡ−１とＡ−２に分割され、候補空き時間帯ＤがＤ−１とＤ−２とＤ−３に分割されている。メンバの都合の欄に、各メンバの各時間帯における都合が記載されている。

次いで、ステップＳ４０４で、移動分割された候補空き時間帯と移動分割の対象にならなかった候補空き時間帯について、「重要」メンバの出席可能人数が多くなる順番にソートする。この例では、ソートの結果は次のようになる。
(1) 第１候補（出席可能人数／重要メンバ：２人）
候補空き時間帯（Ｃ） 、候補空き時間帯（Ｄ−１）
(2) 第２候補（出席可能人数／重要メンバ：１人）
候補空き時間帯（Ａ‐２） 、候補空き時間帯（Ｄ−２）
(3) 第３候補（出席可能人数／重要メンバ：０人）
候補空き時間帯（Ａ‐１） 、候補空き時間帯（Ｄ−３）

このソートの際、「重要」メンバの参加が規定人数以下となる候補空き時間帯については、ここで除外することとしてもよい。但しここでは、全ての候補空き時間帯を採用することとする。

次に、ステップＳ４０５で、「任意」メンバの出席可能人数が多くなる順番に、候補空き時間帯を再ソートする。但し、Ｓ４０３でのソート結果の順序はくずさないものとする。この例では、候補空き時間帯のソート結果は次のようになる。なお、図５の順位の欄は、下記のソート結果を記載したものである。
(1) 第１候補（出席可能人数／重要メンバ：２人／任意メンバ：１人）
候補空き時間帯（Ｄ−１）
(2) 第２候補（出席可能人数／重要メンバ：２人／任意メンバ：０人）
候補空き時間帯（Ｃ）
(3) 第３候補（出席可能人数／重要メンバ：１人／任意メンバ：１人）
候補空き時間帯（Ｄ−２）
(4) 第４候補（出席可能人数／重要メンバ：１人／任意メンバ：０人）
候補空き時間帯（Ａ−２）
(5) 第５候補（出席可能人数／重要メンバ：０人／任意メンバ：１人）
候補空き時間帯（Ｄ−３）
(6) 第６候補（出席可能人数／重要メンバ：０人／任意メンバ：０人）
候補空き時間帯（Ａ−１）

ここでも、「任意」メンバの参加が規定人数以下となる候補空き時間帯については、除外することとしてもよい。この例では、メンバの出席必要度の段階は「必須」「重要」「任意」の３段階までであるので、以上で候補空き時間帯の検索処理は終了である。出席必要度を４段階以上に設定した場合は、Ｓ４０４と同様のソート処理を繰り返すことになる。

この一連の処理の際、依頼先メンバそれぞれの個人スケジュールから特定の予定項目（例えば、図２の場合の「退社」の予定項目など）を予め除外させた上で、空き時間帯検索を実行させることも可能である。また更に、個人スケジュールの予定項目に規定の優先度を予め設定しておき、会議主催者１３１が指定した会議分類より優先度の低い予定項目については、既定で予め除外して空き時間帯検索させることも可能である。例えば、低いほうから順に「退社」「部課長会議」「顧客訪問」の予定項目の優先度が設定されている場合、「部課長会議」の会議分類で会議日程検索する場合は、個人スケジュールから「退社」の予定項目を除外し、「顧客訪問」の予定項目は残したまま空き時間帯検索を実行させる等の方法を採ればよい。

次に、会議主催者１３１は、この出席メンバの構成が最適な順にソートされた候補空き時間帯の一覧を、図１の候補空き時間帯参照手段１１５を用いて参照する。この際、それぞれの候補空き時間帯について、出席必要度別の参加可能人数と、参加可能メンバの情報もあわせて参照できるようにする。

会議主催者１３１は、適当と思われる任意の候補空き時間帯を選択し、図１の候補日程登録手段１１６により会議候補日程データベース１０２に登録する。また併せて、次の(1)〜(6)の情報も登録する（以下、これらの情報を「会議に係る諸情報」と呼ぶこととする）。
(1) 出席可否回答の締切日、再締切日
(2) 会議分類
(3) 会議の優先度
(4) 議題及び会議内容要旨
(5) 出席依頼先メンバのリスト
(6) メンバ毎の出席必要度

なお、ここで会議主催者１３１によって選択され、会議候補日程データベース１０２に登録された「候補空き時間帯」を以下「候補日程」と呼び、両者を区別することとする。この候補日程は、会議主催者１３１によって複数選択することができる。

上記の候補日程等の登録と同時に、図１の出席可否回答依頼通知手段１１７により、出席依頼先の会議関係者１３２に、会議への出席依頼と出席可否回答依頼が自動通知される。

出席可否回答依頼通知を受け取った図１の会議関係者１３２は、候補日程参照手段１１８によって、候補日程と会議に係る諸情報を参照し、出席可否回答手段１１９によって、それぞれの候補日程について出席の可否を会議候補日程データベース１０２に登録する。この回答作業の際、既に他に回答を完了しているメンバがいる場合、自分の出席可否回答の参考とするために、会議候補日程データベース１０２から他のメンバの出席可否回答状況も合わせて確認できるようにする。

回答入力の際、出席可否回答手段１１９は、回答内容と当人の個人スケジュールとを照合し、回答の妥当性を検討して、必要に応じて警告を表示し、個人スケジュールの更新・削除等を要求する。具体的には、例えば下記の(1)〜(4)のような警告・要求処理を行う。
(1) 出席可能と回答しようとした候補日程について、その時間帯の当人の個人スケジュールに既に別の予定項目が登録されている場合、警告を表示し、当該時間帯の当人の個人スケジュールを抹消するよう促す。抹消しない場合は、出席可能と回答できないようにする。また、抹消しようとするスケジュール予定項目の優先度が、当該会議の会議分類の優先度より高い場合は、スケジュール更新の際に警告を表示し抹消の再検討を促す。
(2) 出席不可と回答しようとした候補日程について、その時間帯の当人の個人スケジュールが未登録の場合、警告を表示し、その時間帯の当人の個人スケジュールを入力するよう促す。入力しない場合は、出席不可と回答できないようにする。また、入力しようとするスケジュールの予定項目の優先度が、当該会議の会議分類の優先度より低い場合は、スケジュール更新の際に警告を表示し更新の再検討を促す。
(3) 出席不可と回答しようとした候補日程について、その時間帯の当人の個人スケジュールの予定項目の優先度が、当該会議の会議分類の優先度より低い場合、警告を表示して出欠の再検討を促す。
(4) 全ての日程について出席不可と回答しようとした際、当人の出席必要度が「必須」または「重要」と指定されている場合には、警告を表示して出欠の再検討を促す。

出席依頼先各人の出席可否回答の登録が完了する毎に、出席可否回答完了報告手段１２０は、出席可否回答状況監視・通知手段１２１に、当人の出席可否が回答された旨を伝える。

図６は、図１の出席可否回答状況監視・通知手段１２１が、出席可否回答依頼状況を監視し、関係者にフォローを行う処理の流れ図である。

まずステップＳ５０１で、「必須」メンバの揃う候補日程が１つもないかどうかを判定する。１つもないときは、ステップＳ５０６で、会議主催者１３１にその旨を通知し候補日程の再検討を促す。「必須」メンバの揃う候補日程があったときは、ステップＳ５０２で、出席可否回答依頼通知先の会議関係者１３２の全員について出席可否回答が完了しているかどうかを判定する。全員の回答が完了していたら、ステップＳ５０７で、会議主催者１３１にその旨を通知すると同時に、候補日程再検討手段１２２を起動する。ステップＳ５０２で全員の回答が完了していないときは、ステップＳ５０３で、現在の日付・時刻が出席可否回答締切日時より以前かどうかを判定する。以前であれば、ステップＳ５０１に戻って、一定時間後に再処理を開始する。現在の日付・時刻が出席可否回答締切日時より以前でなければ、ステップＳ５０４で、会議主催者に、未回答者一覧とともに締切の延長を行った旨を通知する。またステップＳ５０５で、未回答者全員に対して、再締切日までに出席可否を回答するよう催促通知する。ステップＳ５０５の後、ステップＳ５０１に戻って、一定時間後に再処理を開始する。

なお、上記図６の処理は、一定時間ごとに実行することにより出席可否の回答状況を逐次監視するようにしているが（出席可否回答完了報告手段１２０から送られてきた出席可否の回答は所定の記憶手段に格納しておき、ステップ５０１から処理が開始する際に、それらの回答を読み出すものとする）、それに加えて、出席可否回答完了報告手段１２０から各人の出席可否の回答が送られてくるごとに実行してもよい。また、締切が延長される際の再締切日については、図１の候補日程登録手段１１６で予め設定するようにしてもよいし、図６の処理のステップＳ５０３を実行する段階で設定するようにしてもよい。

図７は、図１の候補日程再検討手段１２２が、会議関係者１３２の出席可否回答時に更新された個人スケジュールデータベース１０１の情報を元に、候補日程を再検討する処理の流れ図である。

まずステップＳ６０１で、「必須」メンバの何れかから出席不可と回答された候補日程を除外する。次に、ステップＳ６０２で、残った候補日程について、更新された個人スケジュールを元に「重要メンバ」の参加可能人数が多くなる順に候補日程をソートする。ステップＳ６０３で、１つ前のソート処理結果の順序は崩さず、更新された個人スケジュールを元に、出席必要度の段階が１つ下のメンバの参加人数が多くなる順に再度候補日程をソートする。ステップＳ６０３の処理は、出席必要度が最下位となるまで繰り返す。

ステップＳ６０２とステップＳ６０３の候補日程ソート処理の方法は、それぞれ図４のステップＳ４０４とステップＳ４０５の候補空き時間帯ソート処理の方法と同様であるが、出席可否回答の際に補正された個人スケジュールに基づいてソートを行う点が異なる。

再び図１に戻って、会議主催者１３１は、出席可否回答状況監視・通知手段１２１から、出席可否回答が出席依頼先全員から得られた旨の通知を受け取るか、候補日程の再検討を促す通知を受け取った後、再検討後候補日程参照手段１２３により、候補日程の再検討結果を参照する。会議主催者１３１が、適当と思われる日程を決定入力すると、図１の会議日程決定・登録手段１２４は、出席者の個人スケジュールデータベース１０２に、当該会議の日程を登録する。全ての「必須」メンバが揃う候補日程が存在しない場合や、或いはどの候補日程でも「重要」メンバの参加人数が不足する場合など、適当な候補日程が得られなかった場合には、会議主催者１３１は、会議の開催条件を変更して、出席依頼等入力手段１１２から一連の手続きを再度実行する。最終的に日程が決定されると、図１の会議日程等通知手段１２５は、会議関係者１３２に会議の開催通知を送付する。

本発明の実施の一形態を示すシーケンス図である。 本発明の実施の一形態を説明するための、会議関係者各員の個人スケジュールの一例を示す図である。 図２の個人スケジュールの表を時間軸に沿って表わした図である。 候補空き時間を検索・ソートする処理の流れを示した図である。 図２の個人スケジュールから得られる「候補空き時間」の移動分割例を示した図である。 出席可否の回答状況を監視し、会議主催者に通知する処理の流れを示した図である。 候補日程をソートする処理の流れを示した図である。

符号の説明

１００…会議日程調整支援システム、１０１…個人スケジュールデータベース、１０２…会議スケジュールデータベース、１１１…個人スケジュール入力手段、１１２…出席依頼先等入力手段、１１３…個人スケジュール取得手段、１１４…候補空き時間帯検索手段、１１５…候補空き時間帯参照手段、１１６…候補空き時間帯登録手段、１１７…出席可否回答依頼通知手段、１１８…候補日程参照手段、１１９…出席可否回答手段、１２０…出席可否回答完了報告手段、１２１…出席可否回答状況監視・通知手段、１２３…債権頭語候補日程参照手段、１２４…会議日程決定・再調整手段、１２５…会議日程等通知手段。

Claims (5)

1. 会議の日程調整を支援する会議日程調整装置において、
   会議関係者の個人スケジュールを格納する個人スケジュールデータベースと、
   会議日程調整時の候補日程と当該会議に係る諸情報を格納する会議候補日程データベースと、
   会議関係者により入力された個人スケジュールを前記個人スケジュールデータベースに登録する手段と、
   会議主催者により入力された会議開催条件を受け付ける入力手段と、
   前記会議開催条件に基づいて、前記会議関係者の個人スケジュールデータベースから候補空き時間帯を検索する手段と、
   前記検索された候補空き時間帯を会議主催者に参照させ、前記候補空き時間帯から適当な候補日程を選択させる手段と、
   会議関係者に、前記各候補日程の出席可否の回答依頼を通知する手段と、
   会議関係者に対して前記各候補日程についての情報を参照させる手段と、
   会議関係者による前記各候補日程についての出席可否の回答を受け付けるとともに、該出席可否の状況に応じて前記個人スケジュールデータベース内の当人の個人スケジュールを更新または抹消する手段と、
   会議関係者の出席可否の回答状況を監視し、必要に応じて会議主催者に回答状況を通知する手段と、
   前記出席可否回答時に更新された個人スケジュールをもとに、候補日程を再検討する手段と、
   会議主催者に候補日程の再検討結果を参照させ、最終的に会議主催者が決定した会議日程を、出席メンバの個人スケジュールに、登録する手段と、
   会議日程の決定を会議関係者に通知する手段と
   を備えることを特徴とする会議日程調整装置。
2. 請求項１に記載の会議日程調整装置において、
   前記会議主催者により入力される会議開催条件は、その会議への出席を要請する会議関係者それぞれの出席必要度を含み、
   候補空き時間帯を検索する手段は、前記個人スケジュールデータベースの情報から前記出席必要度が最高位で必ず参加すべきメンバが全員参加できる空き時間帯を検索した後、前記出席必要度が高い順に参加者数が最大となるように候補空き時間をソートして、会議主催者に提示する
   ことを特徴とする会議日程調整装置。
3. 請求項１または２に記載の会議日程調整装置において、
   出席要請先である会議関係者に対して前記各候補日程についての情報を参照させ、出席可否の回答と個人スケジュールの更新または抹消を行う際、当該会議の重要度・当人の出席必要度・当人の個人スケジュールの状態・他のメンバの出席可否回答状況を前記各候補日程についての情報として前記会議関係者に参照させる
   ことを特徴とする会議日程調整装置。
4. 請求項１から３の何れか１つに記載の会議日程調整装置において、
   前記会議関係者の出席可否の回答状況を監視し、必要に応じて会議主催者に回答状況を通知する手段は、出席要請先の会議関係者全員の出席可否回答が完了していたら、会議主催者にその旨の通知を行い、会議関係者全員の出席可否回答が完了していなければ、会議主催者に未回答者一覧と締切りの延長を行った旨の通知を行うとともに、未回答者全員に対して回答催促の通知を行う
   ことを特徴とする会議日程調整装置。
5. 請求項１から４の何れか１つに記載の会議日程調整装置において、
   前記候補日程を再検討する手段は、出席可否回答時に更新された個人スケジュールデータベースを参照し、出席必要度の高い順に参加者数が最大となるように、候補日程を再度ソートして、会議主催者に提示する
   ことを特徴とする会議日程調整装置。

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