TWI730611B

TWI730611B - 會議管理方法

Info

Publication number: TWI730611B
Application number: TW109103205A
Authority: TW
Inventors: 袁光華
Original assignee: 彰化商業銀行股份有限公司
Priority date: 2020-02-03
Filing date: 2020-02-03
Publication date: 2021-06-11
Also published as: TW202131252A

Abstract

一種會議管理方法，透過自行程資料庫中取得對應參與人員名單的多個既定行程資料，並依據取得的該些既定行程資料與預定時間進行排程程序，以輸出會議建議時間；當輸出會議建議時間且接收到拒絕信號時，依據衝突名單提供其對應的會議優先順序提示，進行出席調查程序，進而輸出改期通知、會議確切時間或更新參與人員名單重新進行排程程序；以及當輸出會議建議時間且接收到覆核信號或者輸出會議確切時間後，依據參與人員名單提供會議建議時間或會議確切時間，以進行會議通知程序。因此，可降低冗長繁複的會議時間確認作業。

Description

會議管理方法

本發明涉及一種管理方法，特別是會議管理方法。

由於企業體系龐雜，各部門往往需要透過集結各部會主管於同一地點、同一時間進行溝通會談以商討公司策略或者透過此場合進行交流協調相關事宜。會議召集人員於召開會議之前，常常得透過人工方式一個一個確認時間，協調開會事宜，往往先期訂出時間日期後，於行前通知時獲悉會議預定時程與各部會主管既有行程衝突而不克前往之回覆，而所有會議行程將礙於全員到期之原則而需另外擇期進行，導致會議召集人員需重新告知各出席人員以及安排相關行程事宜，不僅浪費時間，亦不容易達到共識。

為解決上述先前技術所存在的問題，本發明揭露一種會議管理方法。

本發明揭露一種會議管理方法，用以排定會議的時間，會議管理方法包括以下步驟：步驟210：提供會議管理系統，會議管理系統包括：行程資料庫、會議申請模組、顯示模組、會議排程模組與會議通知模組，其中，會議排程模組連接行程資料庫、會議申請模組與顯示模組，會議通知模組連接會議排程模組；步驟220：行程資料庫儲存每一人員的既定行程資料；步驟230：會議申請模組接收參與人員名單與預定時間；步驟240：會議排程模組自行程資料庫中取得對應參與人員名單的多個既定行程資料，並依據取得的該些既定行程資料與預定時間進行排程程序，以輸出會議建議時間；步驟250：顯示模組顯示會議建議時間；步驟260：當會議排程模組輸出會議建議時間且接收到拒絕信號時，依據預定時間與對應參與人員名單的該些既定行程資料產生衝突名單；步驟270：會議排程模組依據衝突名單提供其對應的會議優先順序提示，同時進行出席調查程序；步驟280：若會議排程模組依據出席調查程序的結果判斷該衝突名單的所有人員皆要出席時，輸出會議確切時間，其中，會議確切時間為會議建議時間；步驟290：顯示模組顯示會議確切時間；步驟300：若會議排程模組依據出席調查程序的結果判斷衝突名單的任一人員無法出席且無法由其代理人出席時，輸出改期通知；步驟310：顯示模組顯示改期通知；步驟320：若會議排程模組依據出席調查程序的結果判斷衝突名單的任一人員無法出席但有代理人時，更新參與人員名單，並重新執行步驟240；步驟330：當會議排程模組輸出會議建議時間且接收到覆核信號時，會議通知模組依據參與人員名單提供會議建議時間，以進行會議通知程序；以及步驟340：當會議排程模組輸出會議確切時間時，會議通知模組依據參與人員名單提供會議確切時間，以進行會議通知程序。

本發明所揭露之方法如上，與先前技術的差異在於本發明是透過自行程資料庫中取得對應參與人員名單的多個既定行程資料，並依據取得的該些既定行程資料與預定時間進行排程程序，以輸出會議建議時間；當輸出會議建議時間且接收到拒絕信號時，依據衝突名單提供其對應的會議優先順序提示，進行出席調查程序，進而輸出改期通知、會議確切時間或更新參與人員名單重新進行排程程序；以及當輸出會議建議時間且接收到覆核信號或者輸出會議確切時間後，依據參與人員名單提供會議建議時間或會議確切時間，以進行會議通知程序。

透過上述的技術手段，本發明可整合管理所有人員的既定行程資料，給予最佳會議時間的建議，將可降低行政人員冗長繁複的確認作業，大幅減少人力支出及相關作業時間成本。

在說明本發明所揭露之會議管理系統及其方法之前，先對本發明所自行定義的名詞作說明，本發明所述的會議管理系統所包括的各模組主要可利用硬體方式來實現，同時可與軟體或韌體協同運作。其中，在實施中所使用的軟體或韌體可以被儲存在機器可讀儲存媒體上，例如：唯讀記憶體（ROM）、隨機存取記憶體（RAM）、磁盤儲存媒體、光儲存媒體、快閃記憶體裝置等等，並且可以由一個或多個通用或專用的可程式化微處理器執行。本發明所述的會議管理系統所包括的各模組之間可以無線或有線方式連接，以進行信號、信息與/或資料的傳遞。

以下將配合圖式及實施例來詳細說明本發明之實施方式，藉此對本發明如何應用技術手段來解決技術問題並達成技術功效的實現過程能充分理解並據以實施。

請參閱「第1圖」、「第2A圖」與「第2B圖」，「第1圖」為本發明會議管理系統之一實施例系統方塊圖，「第2A圖」與「第2B圖」為「第1圖」的會議管理系統執行會議管理方法之一實施例方法流程圖。會議管理系統100與會議管理方法可用以排定會議的時間，所述會議可為但不限於部門會議、主管會議、跨部門會議或其他因特定目的所舉行的會議，當所述會議為部門會議時，所述人員為該部門的人員；當所述會議為主管會議時，所述人員為各部門的主管；當所述會議為跨部門會議時，所述人員可為指定的跨部門人員。在本實施例中，所述會議為主管會議，故所述人員為各部門的主管。

在本實施例中，會議管理方法可包括以下步驟：提供會議管理系統，會議管理系統包括：行程資料庫、會議申請模組、顯示模組、會議排程模組與會議通知模組，其中，會議排程模組連接行程資料庫、會議申請模組與顯示模組，會議通知模組連接會議排程模組（步驟210）；行程資料庫儲存每一人員的既定行程資料（步驟220）；會議申請模組接收參與人員名單與預定時間（步驟230）；會議排程模組自行程資料庫中取得對應參與人員名單的多個既定行程資料，並依據取得的該些既定行程資料與預定時間進行排程程序，以輸出會議建議時間（步驟240）；顯示模組顯示會議建議時間（步驟250）；當會議排程模組輸出會議建議時間且接收到拒絕信號時，依據預定時間與對應參與人員名單的該些既定行程資料產生衝突名單（步驟260）；會議排程模組依據衝突名單提供其對應的會議優先順序提示，同時進行出席調查程序（步驟270）；若會議排程模組依據出席調查程序的結果判斷該衝突名單的所有人員皆要出席時，輸出會議確切時間，其中，會議確切時間為會議建議時間（步驟280）；顯示模組顯示會議確切時間（步驟290）；若會議排程模組依據出席調查程序的結果判斷衝突名單的任一人員無法出席且無法由其代理人出席時，輸出改期通知（步驟300）；顯示模組顯示改期通知（步驟310）；若會議排程模組依據出席調查程序的結果判斷衝突名單的任一人員無法出席但有代理人時，更新參與人員名單，並重新執行步驟240（步驟320）；當會議排程模組輸出會議建議時間且接收到覆核信號時，會議通知模組依據參與人員名單提供會議建議時間，以進行會議通知程序（步驟330）；以及當會議排程模組輸出會議確切時間時，會議通知模組依據參與人員名單提供會議確切時間，以進行會議通知程序（步驟340）。需要特別注意的是，上述會議管理方法中除了有說明其因果關係之外，可以依照任何順序執行上述步驟。

在本實施例中，會議管理系統100可包括行程資料庫110、會議申請模組120、顯示模組130、會議排程模組140與會議通知模組150，會議排程模組140可連接行程資料庫110、會議申請模組120與顯示模組130，會議通知模組150可連接會議排程模組140。

在步驟220中，行程資料庫110可儲存每一人員的既定行程資料，其中，既定行程資料可包括但不限於既有的會議行程與既有的出差行程，且既定行程資料可以隨時更新。

在步驟230中，會議申請模組120可用以接收參與人員名單與預定時間，換句話說，會議召集人可透過會議申請模組120提出會議時間申請，其需提供會議的預計參與人員名單與會議的預定時間，其中，預定時間可為一段起訖日期區段（例如：民國一○九年一月十日至一月十二日）、單一日期（例如：民國一○九年一月十日）或者任一日期的任一時間區段（例如：民國一○九年一月十日的下午一點至下午五點）。

在步驟240中，所述的排程程序可包括以下步驟：依據預定時間擷取該些既定行程資料中對應的時程；以及在已擷取的該些時程中，以某一預定人員的可行時程為基準，其次再遵循參與人員名單的人員全員到齊原則輸出會議建議時間，若無法在已擷取的該些時程中找到參與人員名單的人員全員到齊的會議建議時間，則在預定時間的前後一預定時間區段中找到參與人員名單的大部分的人員到齊的會議建議時間，進而輸出會議建議時間。其中，所述預定時間區段可依據實際需求進行調整，舉例而言，所述預定時間區段可為一天或兩天。在本實施例中，某一預定人員可為但不限於參與人員名單中職位階級最高的人員（例如：董座或經理），若有多人同為在參與人員名單中職位階級最高，則可在該些人員中任選一位設置為預定人員，但本實施例並非用以限定本發明。

在本實施例中，當會議排程模組140輸出會議建議時間（即步驟240）且顯示模組130顯示該會議建議時間（即步驟250）後，會議召集人可決定是否接受該會議建議時間。若會議召集人接受該會議建議時間，則可藉由其具有的電子裝置傳送覆核信號予會議排程模組140；若會議召集人不接受該會議建議時間，則可藉由其具有的電子裝置傳送拒絕信號予會議排程模組140。在本實施例中，會議召集人不接受該會議建議時間的情況為：會議建議時間不在其提出的預定時間內，但在預定時間內參與人員名單的人員無法全員到齊。因此，當會議排程模組140輸出會議建議時間且接收到拒絕信號時，依據預定時間與對應參與人員名單的該些既定行程資料產生衝突名單（即步驟260），接著，會議排程模組140產生該會議相對衝突名單中每一人員的既有行程的優先順序提示，並依據衝突名單提供每一人員對應的會議優先順序提示，依據同時對衝突名單中每一人員進行出席調查程序（即步驟270），其中，出席調查程序係用以調查該人員是否親自出席、由其代理人出席或者無法出席且無法由其代理人出席。換句話說，衝突名單中每一人員在接收到其對應的會議優先順序提示後，可自行判斷該會議的重要性，再決定是否親自出席、由其代理人出席或者無法出席且無法由其代理人出席，並透過其具有的電子裝置傳送出席意願結果予會議排程模組140。

接著，會議排程模組140匯整衝突名單中每一人員的出席意願結果（即出席調查程序的結果），並依據該出席調查程序的結果判斷衝突名單中每一人員的出席意願。若依據該出席調查程序的結果判斷衝突名單的所有人員皆要出席時，基於全員出席的原則輸出會議確切時間，其中，會議確切時間即為所述會議建議時間（即步驟280），此時，顯示模組130可顯示會議確切時間（即步驟290）；若依據該出席調查程序的結果判斷衝突名單的任一人員無法出席且無法由其代理人出席時，基於全員出席的原則輸出改期通知（即步驟300），此時，顯示模組130可顯示改期通知（即步驟310），讓會議召集人知道需要另擇他日召開該會議；若依據該出席調查程序的結果判斷該衝突名單的任一人員無法出席但有代理人時，更新參與人員名單（即以代理人取代該人員列於參與人員名單中），並重新執行步驟240（即步驟320）。

在本實施例中，當會議排程模組140輸出會議建議時間且接收到覆核信號時，會議通知模組150依據參與人員名單提供會議建議時間，以進行會議通知程序（即步驟330）。當會議排程模組140輸出會議確切時間時，依據參與人員名單提供會議確切時間，以進行會議通知程序（即步驟340）。

在本實施例中，會議管理系統100還可包括會議室管理模組160與場地資料庫170，會議室管理模組160連接會議申請模組120、會議通知模組150與場地資料庫170。會議管理方法還可包括以下步驟：當會議排程模組輸出會議建議時間且接收到覆核信號或者會議排程模組輸出會議確切時間時，會議室管理模組依據參與人員名單的人數、會議建議時間或會議確切時間與場地資料庫輸出會議地點，使會議通知模組在進行會議通知程序時也提供會議地點（未繪製）。其中，場地資料庫170儲存有公司所有的會議室及其可容納的人數、具有的設備與需另租賃的外部會議場地及其可容納的人數、具有的設備。因此，會議室管理模組160所輸出的會議地點可能為公司內部的會議室或者為公司附近週邊飯店的會議室。

此外，在一實施例中，會議召集人可透過會議申請模組120提出會議時間申請時，也可同時進行預約設備申請作業，例如：麥克風音響或其他展示設備，並同步預定總務工作排程，例如：會議茶水、文具及桌椅安排等，因此，會議室管理模組160在輸出會議地點之前，除了需考量參與人員名單的人數、會議建議時間或會議確切時間以外，也需考量設備與總務工作需求，再進一步於場地資料庫170中找到合適的會議地點。

在本實施例中，會議管理方法還可包括以下步驟：當在進行會議通知程序後的預定截止時間內會議通知模組接收到任一意見回覆時，使會議排程模組以該意見回覆取代預定時間重新執行步驟240，或者使會議室管理模組依據該意見回覆調整會議地點，進而再次進行會議通知程序（未繪製）；以及當在進行會議通知程序後的該預定截止時間內會議通知模組未接收到任一意見回覆時，則公告會議建議時間或會議確切時間以及會議地點（未繪製）。更詳細地說，會議通知模組150進行會議通知程序（即會議通知模組150依據參與人員名單發送會議確切時間進行開會通知）的同時，也會請參與人員名單的每一人員在預定截止時間內回覆是否出席以及是否針對會議時間或地點提出意見回覆。當會議通知模組150在進行會議通知程序後的預定截止時間內接收到任一意見回覆（可能為針對會議時間或地點的意見）時，若意見回覆為針對會議時間的意見，可使會議排程模組140以該意見回覆取代預定時間重新執行步驟240；若意見回覆為針對會議地點的意見，可使會議室管理模組160依據該意見回覆調整會議地點。當會議排程模組140輸出新的會議建議時間或者會議室管理模組160調整會議地點後，會議通知模組150會再次進行會議通知程序。當會議通知模組150在進行會議通知程序後的預定截止時間內未接收到任一意見回覆時，則公告會議建議時間或會議確切時間以及會議地點。

此外，在本實施例中，會議管理方法還可包括以下步驟：當會議通知模組在進行會議通知程序後的預定截止時間之後接收到取消回覆時，依據參與人員名單進行取消通知程序（未繪製）；以及當會議通知模組在進行會議通知程序後的預定截止時間之後接收到延期回覆時，會議排程模組重新執行步驟240（未繪製）。更詳細地說，由於參與人員名單中的重要人員（例如：參與人員名單中職位階級最高的人員）可能因其他重大變故或突發異常事件無法出席會議，此時，重要人員或其助理可藉由其具有的電子裝置發送取消回覆（即會議取消）或延期回覆（即會議延期）至會議通知模組150，當會議通知模組150接收到取消回覆時，則依據參與人員名單發送會議取消通知；當會議通知模組150接收到延期回覆時，可使會議排程模組140重新執行步驟240。

需要注意的是，當會議排程模組140重新執行步驟240的次數超出預定次數時，輸出通知信息，以通知會議召集人由其以人工方式介入處理。

在本實施例中，會議管理系統100還可包括議程管理模組180與線上簽核模組190，議程管理模組180連接會議通知模組150，線上簽核模組190連接議程管理模組180。會議管理方法還可包括以下步驟：在會議建議時間或會議確切時間以及會議地點被公告後議程管理模組接收多個待審議案件，排定每一待審議案件的簽核時程（未繪製）；線上簽核模組將每一待審議案件依據其簽核時程進行簽核作業，並檢核是否逾越該簽核時程或是否屬於具有時效性或急迫性案件或者特殊案件（未繪製）；若線上簽核模組判斷某一待審議案件的簽核時程沒有逾時或逾時但屬於具有時效性或急迫性案件或者特殊案件，將該待審議案件排入會議的議程中（未繪製）；若線上簽核模組判斷某一待審議案件的簽核時程逾時且不屬於具有時效性或急迫性案件或者特殊案件，將該待審議案件排入下一次的會議的議程中（未繪製）；以及議程管理模組將排入會議的議程的該些待審議案件進行編排程序，以輸出正式議程，使會議通知模組依據參與人員名單提供該正式議程（未繪製）。

更詳細地說，會議通知模組150公告會議建議時間或會議確切時間以及會議地點後，議程管理模組180可以在一預定時間內接收各部門欲在該會議中所提出的待審議案件（在提出待審議案件的同時可勾選該案件是否屬於具有時效性或急迫性案件或者特殊案件），並排定每一待審議案件的簽核時程（即每一待審議案件需經過簽核作業才能排入會議中進行審議），其中，所述預定時間的長短可依據實際需求進行調整。線上簽核模組190可將每一待審議案件依據其簽核時程進行簽核作業，並檢核是否逾越該簽核時程或是否屬於具有時效性或急迫性案件或者特殊案件，若判斷某一待審議案件的簽核時程沒有逾時或逾時但屬於具有時效性或急迫性案件或者特殊案件，將該待審議案件排入會議的議程中；若判斷某一待審議案件的簽核時程逾時且不屬於具有時效性或急迫性案件或者特殊案件，將該待審議案件排入下一次的會議的議程中。

需注意的是，待審議案件是否屬於具有時效性或急迫性案件或者特殊案件除了當初申請時進行勾選外，還必須經案件申請人的主管覆核才能生效，此部分的覆核作業係於簽核作業中進行。此外，在簽核作業中，若線上簽核相關人員於線上簽核時，對於待審議案件的內容有疑問(需補件、修正或退件)，在順會、分會後，需由提案單位進行補件、修正或退件後重送處理，待線上簽核相關人員覆核後才算通過。

接著，議程管理模組180可將排入會議的議程的該些待審議案件進行編排程序，以輸出正式議程。其中，編排程序係將排入會議議程的每一待審議案件的多個類別分數與其對應的預定權數進行加權計算後，取得每一待審議案件在會議議程中的案號排程順序。在本實施例中，每一待審議案件的該些類別分數係分別為其簽核完成時間之先後順序分數、時效性或急迫性分數以及特殊性分數，其中，先完成簽核的案件其分數越低，時效性或急迫性越高的案件其分數越低，特殊性越高的案件其分數越低；簽核完成時間之先後順序的預定權數可為40%，時效性或急迫性的預定權數可為30%，特殊性的預定權數可為30%，但本實施例並非用以限定本發明，可依據實際需求進行調整。

舉例而言，請參照下表1，表1為本發明會議議程案號排程的一實施例，其中，排入會議的議程的該些待審議案件為八件，先完成簽核的案件其分數越低，如：第一個完成簽核的案件其分數為1分，第二個完成簽核的案件其分數為2分，第三個完成簽核的案件其分數為3分，以此類推；時效性或急迫性越高的案件其分數越低，如：高等時效性或急迫性案件其分數為1分，中等時效性或急迫性案件其分數為5分，低等時效性或急迫性案件其分數為9分；特殊性越高者的案件其分數越低，如：高等特殊性案件其分數為1分，中等特殊性案件其分數為5分，低等特殊性案件其分數為9分；簽核完成時間之先後順序的預定權數可為40%，時效性或急迫性的預定權數可為30%，特殊性的預定權數可為30%。表1

類別		案件1	案件2	案件3	案件4	案件5	案件6	案件7	案件8
簽核完成時間之先後順序	分數	1	2	3	4	5	6	7	8
加權計算(預定權數40%)	0.4	0.8	1.2	1.6	2.0	2.4	2.8	3.2
時效性或急迫性	分數	5	5	5	5	5	1	5	1
加權計算(預定權數30%)	1.5	1.5	1.5	1.5	1.5	0.3	1.5	0.3
特殊性	分數	9	9	9	9	9	5	9	1
加權計算(預定權數30%)	2.7	2.7	2.7	2.7	2.7	1.5	2.7	0.3
總分	4.6	5	5.4	5.8	6.2	4.2	7	3.8
會議議程案號排程順序	3	4	5	6	7	2	8	1

由上述表1的加權計算結果可知，案件8的總分最低，故其在會議議程中的案號排程順序為第1；案件6的總分為第二低，故其在會議議程中的案號排程順序為第2；案件1的總分為第三低，故其在會議議程中的案號排程順序為第3；以此類推，議程管理模組180可取得排入會議的議程的每一待審議案件在會議議程中的案號排程順序，以輸出正式議程；並將每一待審議案件於申請時所提供的文書檔案按照上述順序編排，以輸出會議議程檔案。會議通知模組150可在議程管理模組180輸出正式議程與會議議程檔案後依據參與人員名單提供該正式議程該會議議程檔案（即會議通知模組150可寄送正式議程與會議議程檔案予參與人員名單的人員，其寄送方式可為但不限於透過電子郵件進行寄送至參與人員名單的人員之電子信箱）。

在本實施例中，會議管理系統100還可包括會議報到模組195，會議管理方法還可包括以下步驟：在會議報到期間會議報到模組依據是否取得任一人員對應的快速響應矩陣圖碼（Quick Response Code，QR code）判斷該人員是否出席該會議（未繪製）。其中，該議報到期間係為會議建議時間或會議確切時間的起始時間之前後一預定時段，所述預定時段可依據實際需求進行調整，例如：十五分鐘或二十分鐘。更詳細地說，在會議報到期間會議報到模組195可用掃描的方式取得欲報到人員對應的QR code，當在會議報到期間會議報到模組195取得該人員對應的QR code時，則判斷該人員出席該會議；當在會議報到期間會議報到模組195未取得該人員對應的QR code時，則判斷該人員未出席該會議，其中，欲報到人員提供其對應的QR code予會議報到模組195進行掃描的方式可為但不限於該人員透過其具有的電子裝置顯示QR code於畫面上或提供印有其QR code的紙本。

在本實施例中，會議報到模組195連接會議通知模組150，會議管理方法還可包括以下步驟：若會議報到期間已過且會議報到模組未取得參與人員名單中未請假的某一人員對應的快速響應矩陣圖碼時，會議報到模組可發送通知信息至該人員對應的電子裝置，以提醒該人員應到未到（未繪製）。其中，會議報到模組195發送通知信息的方式可為但不限於透過email、簡訊或推播等方式進行通知信息的發送。

綜上所述，可知本發明與先前技術之間的差異在於透過自行程資料庫中取得對應參與人員名單的多個既定行程資料，並依據取得的該些既定行程資料與預定時間進行排程程序，以輸出會議建議時間；當輸出會議建議時間且接收到拒絕信號時，依據衝突名單提供其對應的會議優先順序提示，進行出席調查程序，進而輸出改期通知、會議確切時間或更新參與人員名單重新進行排程程序；以及當輸出會議建議時間且接收到覆核信號或者輸出會議確切時間後，依據參與人員名單提供會議建議時間或會議確切時間，以進行會議通知程序，藉由此一技術手段可整合管理所有人員的既定行程資料，給予最佳會議時間的建議，將可降低行政人員冗長繁複的確認作業，大幅減少人力支出及相關作業時間成本。

此外，本發明亦可給予最佳會議地點的建議、臨時取消會議或臨時會議延期、排定會議議程、進行案件線上簽核遞送作業、自動整合產生會議議程檔案、進行與會人員之通知/覆核以及透過QR code進行人員報到作業，達到大幅減少人力支出/作業時間成本與提高會議出席率之技術功效。

雖然本發明以前述之實施例揭露如上，然其並非用以限定本發明，任何熟習相像技藝者，在不脫離本發明之精神和範圍內，當可作些許之更動與潤飾，因此本發明之專利保護範圍須視本說明書所附之申請專利範圍所界定者為準。

100:會議管理系統 110:行程資料庫 120:會議申請模組 130:顯示模組 140:會議排程模組 150:會議通知模組 160:會議室管理模組 170:場地資料庫 180:議程管理模組 190:線上簽核模組 195:會議報到模組步驟210:提供會議管理系統，會議管理系統包括：行程資料庫、會議申請模組、顯示模組、會議排程模組與會議通知模組，其中，會議排程模組連接行程資料庫、會議申請模組與顯示模組，會議通知模組連接會議排程模組步驟220:行程資料庫儲存每一人員的既定行程資料步驟230:會議申請模組接收參與人員名單與預定時間步驟240:會議排程模組自行程資料庫中取得對應參與人員名單的多個既定行程資料，並依據取得的該些既定行程資料與預定時間進行排程程序，以輸出會議建議時間步驟250:顯示模組顯示會議建議時間步驟260:當會議排程模組輸出會議建議時間且接收到拒絕信號時，依據預定時間與對應參與人員名單的該些既定行程資料產生衝突名單步驟270:會議排程模組依據衝突名單提供其對應的會議優先順序提示，同時進行出席調查程序步驟280:若會議排程模組依據出席調查程序的結果判斷該衝突名單的所有人員皆要出席時，輸出會議確切時間，其中，會議確切時間為會議建議時間步驟290:顯示模組顯示會議確切時間步驟300:若會議排程模組依據出席調查程序的結果判斷衝突名單的任一人員無法出席且無法由其代理人出席時，輸出改期通知步驟310:顯示模組顯示改期通知步驟320:若會議排程模組依據出席調查程序的結果判斷衝突名單的任一人員無法出席但有代理人時，更新參與人員名單，並重新執行步驟240 步驟330:當會議排程模組輸出會議建議時間且接收到覆核信號時，會議通知模組依據參與人員名單提供會議建議時間，以進行會議通知程序步驟340:當會議排程模組輸出會議確切時間時，會議通知模組依據參與人員名單提供會議確切時間，以進行會議通知程序

第1圖為本發明會議管理系統之一實施例系統方塊圖。第2A圖與第2B圖為第1圖的會議管理系統執行會議管理方法之一實施例方法流程圖。

步驟210:提供會議管理系統，會議管理系統包括：行程資料庫、會議申請模組、顯示模組、會議排程模組與會議通知模組，其中，會議排程模組連接行程資料庫、會議申請模組與顯示模組，會議通知模組連接會議排程模組

步驟220:行程資料庫儲存每一人員的既定行程資料

步驟230:會議申請模組接收參與人員名單與預定時間

步驟240:會議排程模組自行程資料庫中取得對應參與人員名單的多個既定行程資料，並依據取得的該些既定行程資料與預定時間進行排程程序，以輸出會議建議時間

步驟250:顯示模組顯示會議建議時間

步驟260:當會議排程模組輸出會議建議時間且接收到拒絕信號時，依據預定時間與對應參與人員名單的該些既定行程資料產生衝突名單

步驟270:會議排程模組依據衝突名單提供其對應的會議優先順序提示，同時進行出席調查程序

步驟330:當會議排程模組輸出會議建議時間且接收到覆核信號時，會議通知模組依據參與人員名單提供會議建議時間，以進行會議通知程序

Claims

一種會議管理方法，用以排定一會議的時間，其包括以下步驟：步驟210：提供一會議管理系統，該會議管理系統包括：一行程資料庫、一會議申請模組、一顯示模組、一會議排程模組、一會議通知模組、一會議室管理模組、一場地資料庫、一議程管理模組與一線上簽核模組，其中，該會議排程模組連接該行程資料庫、該會議申請模組與該顯示模組，該會議通知模組連接該會議排程模組，該會議室管理模組連接該會議申請模組、該會議通知模組與該場地資料庫，該議程管理模組連接該會議通知模組，該線上簽核模組連接該議程管理模組；步驟220：該行程資料庫儲存每一人員的一既定行程資料；步驟230：該會議申請模組接收一參與人員名單與一預定時間；步驟240：該會議排程模組自該行程資料庫中取得對應該參與人員名單的多個該既定行程資料，並依據取得的該些既定行程資料與該預定時間進行一排程程序，以輸出一會議建議時間；步驟250：該顯示模組顯示該會議建議時間；步驟260：當該會議排程模組輸出該會議建議時間且接收到一拒絕信號時，依據該預定時間與對應該參與人員名單的該些既定行程資料產生一衝突名單；步驟270：該會議排程模組依據該衝突名單提供其對應的會議優先順序提示，同時進行一出席調查程序；步驟280：若該會議排程模組依據該出席調查程序的結果判斷該衝突名單的所有人員皆要出席時，輸出一會議確切時間，其中，該會議確切時間為該會議建議時間；步驟290：該顯示模組顯示該會議確切時間；步驟300：若該會議排程模組依據該出席調查程序的結果判斷該衝突名單的任一人員無法出席且無法由其代理人出席時，輸出一改期通知；步驟310：該顯示模組顯示該改期通知；步驟320：若該會議排程模組依據該出席調查程序的結果判斷該衝突名單的任一人員無法出席但有代理人時，更新該參與人員名單，並重新執行步驟240；步驟330：當該會議排程模組輸出該會議建議時間且接收到一覆核信號時，該會議通知模組依據該參與人員名單提供該會議建議時間，以進行一會議通知程序；步驟340：當該會議排程模組輸出該會議確切時間時，該會議通知模組依據該參與人員名單提供該會議確切時間，以進行該會議通知程序；步驟350：當該會議排程模組輸出該會議建議時間且接收到該覆核信號或者該會議排程模組輸出該會議確切時間時，該會議室管理模組依據該參與人員名單的人數、該會議建議時間或該會議確切時間與該場地資料庫輸出一會議地點，使該會議通知模組在進行該會議通知程序時也提供該會議地點；步驟360：當在進行該會議通知程序後的一預定截止時間內該會議通知模組接收到任一意見回覆時，使該會議排程模組以該意見回覆取代該預定時間重新執行步驟240，或者使該會議室管理模組依據該意見回覆調整該會議地點，進而再次進行該會議通知程序；步驟370：當在進行該會議通知程序後的該預定截止時間內該會議通知模組未接收到任一該意見回覆時，則公告該會議建議時間或該會議確切時間以及該會議地點；步驟380：在該會議建議時間或該會議確切時間以及該會議地點被公告後，該議程管理模組接收多個待審議案件，排定每一該待審議案件的簽核時程；步驟390：該線上簽核模組將每一該待審議案件依據其簽核時程進行一簽核作業，並檢核是否逾越該簽核時程或是否屬於具有時效性或急迫性案件或者特殊案件；步驟400：若該線上簽核模組判斷某一該待審議案件的簽核時程沒有逾時或逾時但屬於具有時效性或急迫性案件或者特殊案件，將該待審議案件排入該會議的議程中；步驟410：若該線上簽核模組判斷某一該待審議案件的簽核時程逾時且不屬於具有時效性或急迫性案件或者特殊案件，將該待審議案件排入下一次的會議的議程中；以及步驟420：該議程管理模組將排入該會議的議程的該些待審議案件進行一編排程序，以輸出一正式議程，使該會議通知模組依據該參與人員名單提供該正式議程。
根據申請專利範圍第1項所述之會議管理方法，其中，該會議管理方法還包括以下步驟：當該會議排程模組重新執行步驟240的次數超出一預定次數時，輸出一通知信息。
根據申請專利範圍第1項所述之會議管理方法，其中，每一該待審議案件是否屬於具有時效性或急迫性案件需在該簽核作業中經主管覆核才生效。
根據申請專利範圍第1項所述之會議管理方法，其中，該編排程序係將排入該會議的議程的每一該待審議案件的多個類別分數與其對應的預定權數進行加權計算後，取得每一該待審議案件在該會議的議程中的案號排程順序。
根據申請專利範圍第4項所述之會議管理方法，其中，每一該待審議案件的該些類別分數係分別為其簽核完成時間之先後順序分數、時效性或急迫性分數以及特殊性分數。
根據申請專利範圍第1項所述之會議管理方法，其中，該會議管理系統還包括一會議報到模組，該會議管理方法還包括以下步驟：在一會議報到期間該會議報到模組依據是否取得任一該人員對應的一快速響應矩陣圖碼(Quick Response Code，QR code)判斷該人員是否出席該會議。
根據申請專利範圍第6項所述之會議管理方法，其中，該會議報到模組連接該會議通知模組，該會議管理方法還包括以下步驟：若該會議報到期間已過且該會議報到模組未取得該參與人員名單中未請假的某一該人員對應的該快速響應矩陣圖碼時，該會議通知模組發送一通知信息至該人員對應的電子裝置。