JP2006301972A - 電子秘書装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 多様な利用者の利用態様に対応した電子秘書サービスを提供することのできる電子秘書装置を提供すること。
【解決手段】 ユーザＩＤに対応付けて、少なくともスケジュールデータを含む利用者関連情報を管理し、インターネット網２を介してデータ通信可能とされた利用者の情報端末５からの要求に応じ、少なくともスケジュールデータを該利用者の情報端末５に送信する電子秘書サービスを利用者に提供するためのサーバコンピュータ１であって、電子秘書サービスを利用者に提供するための処理を行うとともに、予め設定された各利用者の利用態様（言語、タイムゾーン）に応じた処理を実施するためのエージェントプログラムを、各利用者毎に動作可能に設けるとともに、他の利用者の電子秘書エージェントプログラムとの間において、電子秘書サービスを提供するために必要となる各種データの送受を実施する。
【選択図】 図３

Description

本発明は、複数の利用者に対して電子秘書サービスを提供する電子秘書装置に関する。

近年、携帯電話等の急速な普及とともに、オープンコンピュータネットワークであるインターネット環境の整備により、これらインターネット環境並びに携帯電話を利用して、例えば企業が、社員の業務支援や秘書業務の支援または省力化を目的として、電子秘書サービスを複数の各社員に提供するための電子秘書装置が提案されてきている。

しかしながら、これら電子秘書装置としては、複数の利用者である各社員のスケジュール等を管理するために、大規模なグループウエア等にて構築されているために、特別な社員である利用者の利用態様、例えば、近年の企業のグローバル化により、日本語以外の言語、例えば英語や韓国語や中国語を使用する社員は、日本語以外の言語で電子秘書サービスを利用できないという問題があるとともに、これら日本語以外の言語で電子秘書サービスを受けるようにするためには、これら日本語以外の言語で電子秘書サービスを提供できる個別の電子秘書装置を設けるか、或いは日本語以外の言語で電子秘書サービスを提供できる大規模なグループウエアを併存させる必要があり、企業等にとっては大きな費用負担となるばかりか、これら大規模なグループウエア間を連携させるための機能を付加する必要が生じてしまうという問題があった。

本発明は、このような問題点に着目してなされたもので、大きな費用負担や連携機能を付加するための労力等を必要とすることなく、多様な利用者の利用態様に対応した電子秘書サービスを提供することのできる電子秘書装置を提供することを目的とする。

上記課題を解決するために、本発明の請求項１に記載の電子秘書装置は、
複数の各利用者を個々に識別可能な利用者識別情報に対応付けて、少なくとも当該利用者のスケジュール情報を含む当該利用者に電子秘書サービスを提供するための利用者関連情報を管理し、コンピュータネットワークを介してデータ通信可能とされた利用者の情報端末からの要求に応じ、少なくとも当該利用者のスケジュールを該利用者の情報端末に送信する電子秘書サービスを利用者に提供するための電子秘書装置であって、
前記電子秘書サービスを利用者に提供するための処理を行うとともに、予め設定された各利用者の利用態様に応じた処理を実施するための電子秘書エージェントプログラムを、各利用者毎に個別に動作可能に設けるとともに、該電子秘書エージェントプログラムは、他の利用者の電子秘書エージェントプログラムとの間において、電子秘書サービスを提供するために必要となる各種データの送受を実施することを特徴としている。
この特徴によれば、各利用者毎に個別に動作可能に電子秘書エージェントプログラムを設けることで、各電子秘書エージェントプログラムが、個々の利用者の利用態様に合致した処理を実施できるようになるので、例えば、各利用者毎で異なる言語にて電子秘書サービスを利用することが可能となり、更には、これら各電子秘書エージェントプログラム間において予め各種データの送受が実施されるようにしておくことで、大きな費用負担や連携機能を付加するための労力等を必要とすることなく、多様な利用者の利用態様に対応した電子秘書サービスを提供することができる。

本発明の請求項２に記載の電子秘書装置は、請求項１に記載の電子秘書装置であって、
各利用者が所属するグループと、当該グループに所属するその他の利用者の利用者識別情報を管理し、
前記電子秘書エージェントプログラムは、利用者からの空きスケジュール要求の受付けに応じて、該利用者が所属するグループのその他の利用者を、当該グループに所属するその他の利用者の利用者識別情報から特定し、該特定した他の利用者の電子秘書エージェントプログラムに対して、空きスケジュール要求を送信し、
該空きスケジュール要求を受信した他の利用者の電子秘書エージェントプログラムは、空きスケジュールを抽出して返信し、
該空きスケジュールの返信を受けた前記電子秘書エージェントプログラムは、受信した他の利用者の空きスケジュール並びに当該利用者の空きスケジュールに基づいて、利用者に応答するグループ全体の空きスケジュールを特定し、該特定したグループ全体の空きスケジュールを利用者の情報端末に送信することを特徴としている。
この特徴によれば、利用者は、自分が所属しているグループ全体の空きスケジュールを、簡便に把握することができる。

本発明の請求項３に記載の電子秘書装置は、請求項２に記載の電子秘書装置であって、
前記電子秘書エージェントプログラムは、利用者が所属するグループのその他の利用者を特定し、該特定したその他の全利用者を含む一覧情報を、該利用者の情報端末に送信して空きスケジュールを取得する他の利用者の指定を受付け、該受付けた他の利用者の電子秘書エージェントプログラムに対して、空きスケジュール要求を送信することを特徴としている。
この特徴によれば、利用者は、自分が所属しているグループの他の利用者（メンバー）の中から、空きスケジュールを確認したい他の利用者（メンバー）を指定して、該指定した他の利用者（メンバー）における空きスケジュールを簡便に把握することができる。

本発明の請求項４に記載の電子秘書装置は、請求項１〜３のいずれかに記載の電子秘書装置であって、
前記電子秘書エージェントプログラムは、利用者から、送信対象の他の利用者と、当該他の利用者に送信するメッセージとを受付け、該受付けたメッセージを送信対象の他の利用者の電子秘書エージェントプログラムに対して送信し、
該メッセージを受信した送信対象の他の利用者の電子秘書エージェントプログラムは、該メッセージを記憶するとともに、該メッセージを利用者の情報端末に送信することを特徴としている。
この特徴によれば、利用者は、他の利用者に対してメッセージを送ることができる。

本発明の請求項５に記載の電子秘書装置は、請求項４に記載の電子秘書装置であって、
前記電子秘書エージェントプログラムは、利用者から、メッセージとともに当該メッセージを送信対象の他の利用者に送る時間を受付け、該受付けた時間において受付けたメッセージを送信対象の他の利用者の電子秘書エージェントプログラムに対して送信することを特徴としている。
この特徴によれば、利用者は、メッセージを指定した時間にて送ることができる。

本発明の請求項６に記載の電子秘書装置は、請求項４または５に記載の電子秘書装置であって、
前記メッセージを受信した送信対象の他の利用者の電子秘書エージェントプログラムは、メッセージを利用者の情報端末に送信したことに基づいて、当該メッセージの送信元の利用者の電子秘書エージェントプログラムに対してメッセージが閲覧された旨の閲覧通知を送信し、
該閲覧通知を受信した電子秘書エージェントプログラムは、前記メッセージが他の利用者により閲覧されたことを当該利用者の情報端末に送信することを特徴としている。
この特徴によれば、利用者は、メッセージが閲覧されたことを簡便に把握することができる。

本発明の実施例を以下に説明する。

本発明の実施例を図面に基づいて説明すると、先ず図1は、本発明の電子秘書装置となるサーバコンピュータ１が適用された本実施例の電子秘書システムの構成を示す図であり、本実施例では、図１に示すように、電子秘書サービスを提供契約した企業の各社員に提供するためのサービス提供会社にサーバコンピュータ１が設置されており、該サーバコンピュータ１は、利用者となる提供契約した企業の社員のコンピュータ４や携帯電話５とインターネット網２を介してデータ通信可能とされており、該コンピュータ４や携帯電話５からサーバコンピュータ１にアクセス可能とされているとともに、サーバコンピュータ１から通信回線（公衆回線）網３を介して利用者となる提供契約した企業の社員の携帯電話５や固定の電話機６に架電できるようになっている。

まず、本実施例に用いたサーバコンピュータ１について、図２（ａ）に基づいて簡潔に説明すると、コンピュータ内部にてデータの送受を行うデータバス１１に、後述する記憶装置１５に記憶されている電子秘書プログラム等の各種プログラムを実行するＣＰＵ１２、ワークメモリ等として使用されるＲＡＭ１３、キーボードやマウスが接続される操作入力部１４、磁気ディスクや光磁気ディスクから成る記憶装置１５、ディスプレイが接続され該ディスプレイに表示される表示画面の生成処理を行うグラフィックボード等から成る表示処理部１６、多回線（本実施例では２３回線）のＩＳＤＮ回線を収容して各ＩＳＤＮ回線による音声通信を実施するためのＩＳＤＮ回線ボードから成るＩＳＤＮ回線通信部２０、多回線（本実施例では４回線）のＰＳＴＮ（アナログ）回線を収容して各ＰＳＴＮ回線による音声通信を実施するためのアナログ回線ボードから成るアナログ回線通信部１９、前記インターネット網２を介してコンピュータ４や携帯電話５とデータ通信を実施するとともに、該インターネット網２やサービス提供会社内のＬＡＮ等から成るＩＰネットワークを介して送受信される電話音声データであるＶｏＩＰ（Voice over Internet Protocol）データを送受するためのＬＡＮボードから成るデータ通信部１８と、これら各通信部からの発呼や各通信部の後述する各論理チャネルの音声を接続して電話会議を実施可能とするための交換器ボードから成る交換処理部１７と、電話会議の会議内容である会議音声を録音するためのサウンドボード等から成る音声処理部２１が接続された、比較的処理能力に優れた通常のコンピュータである。

本実施例に用いたデータ通信部１８、アナログ回線通信部１９、ＩＳＤＮ回線通信部２０には、各回線毎またはＶｏＩＰデータを送受する相手先ＩＰアドレス毎、つまりは、通話する相手先毎に論理チャネルが割り当てられており、これらデータ通信部１８、アナログ回線通信部１９、ＩＳＤＮ回線通信部２０は、交換処理部１７から発呼指示の出力に基づいて、その時点において空いている回線のうちから発呼指示された架電先に発呼する回線を割り当て、該発呼を実施した割り当て回線の論理チャネルを交換処理部１７に通知することで、交換処理部１７において発呼指示した架電先との通話が実施される論理チャネルを把握できるようになっている。

また、本実施例の交換処理部１７により、複数の利用者による電話会議機能が提供される。具体的には、図２（ｂ）に示すように、電子秘書プログラムから、電話会議を実施する各利用者（主催者とメンバー）の電話番号と当該電話会議に固有に付与された会議ＩＤとを含む会議開催要求の受信に基づき、該受信した会議開催要求に含まれる各利用者（主催者とメンバー）の電話番号への発呼指示を、後述する料金表テーブルのデータに基づいてより安価な通信料金となる通信経路となるように、データ通信部１８、アナログ回線通信部１９、ＩＳＤＮ回線通信部２０のいずれかに出力することで、各利用者（主催者とメンバー）への発呼（実際には、主催者との通話が確立した後に各メンバーへの発呼を実施）が実施されて、各利用者（主催者とメンバー）との通話が実施される論理チャネルが交換処理部１７にて把握される。

そして、これら会議開催要求に含まれる各利用者（主催者とメンバー）との通話が実施される論理チャネル、つまりは、同一の会議ＩＤに対応する論理チャネルの音声が、各メンバーに互いに送受されるように、データ通信部１８、アナログ回線通信部１９、ＩＳＤＮ回線通信部２０から出力される論理チャネル番号が先頭に付加された、通話音声の音声データに基づいて、当該論理チャネル番号の音声データを、該論理チャネル番号以外の他の利用者（主催者および／ またはメンバー）の論理チャネル番号に対して出力するように、これら他の利用者（主催者および／ またはメンバー）の論理チャネル番号を該音声データに付加して、該論理チャネル番号が該当する通信部に出力するスイッチング（交換）処理を実施することで、複数の利用者の参加による電話会議が可能とされている。

尚、これら電話会議における通話内容（会議内容）を議事録として録音するために、音声処理部２１にも、これら通話内容（会議内容）を録音するための論理チャネルが割り当てられており、電話会議における通話内容（会議内容）を議事録として録音する場合には、該音声処理部２１に割り当てられた論理チャネル番号が会議開催要求に含まれていることで、該論理チャネル番号へ全ての利用者（主催者とメンバー）の通話が出力されることで、該音声処理部２１により該通話（音声）デジタル化、具体的にはＷＡＶＥファイル化されて議事録ファイルとして記憶される。

尚、本実施例の交換処理部１７においては、電話会議の開催中においても、１つの会議ＩＤに対応する論理チャネル、つまりは１つの電話会議の参加メンバーの論理チャネルの増減が可能とされており、これら論理チャネルの増加されることで途中からメンバーを増やすことが可能となるとともに、これら論理チャネルの減少されることで途中からメンバーを減らすことも可能とされている。

また、本実施例の交換処理部１７は、電話会議の各参加メンバーの論理チャネルからの音声データに基づく各参加メンバーの音声の音圧レベルを、ほぼ同様の音圧レベルに調整する音圧レベル調整機能を有しており、該音圧レベル調整機能について、図１２に基づいて簡潔に説明すると、音圧レベルが小さい場合、つまりは、音声データから生成される音声信号の振幅が小さい場合には、これら生成される音声信号の最大振幅が、予め定められた基準値とほぼ等しくなるように、フィードバックにより音声データを補正して音圧レベルを大きくするように調整する一方、音圧レベルが大きい場合、つまりは、音声データから生成される音声信号の振幅が予め定められた基準値よりも大きい場合には、欠損する最大振幅の部分のつなぎ合わせる補正と、生成される音声信号の最大振幅が、予め定められた基準値とほぼ等しくなるようにフィードバックにより補正して、音圧レベルを小さくするように調整することで、電話会議に参加する各メンバーの音声の音圧レベルがほぼ同じ音圧レベルとなるように調整されることで、各参加メンバーの音声の音圧レベルが極端に小さかったり、極端に大きいことにより電話会議が実施し難くなることが回避される。

次に、本実施例における電子秘書システムのソフトウェア構成について説明すると、図３に示すように、電子秘書システムは、インターネット網２（ＷＷＷ、Ｗｏｒｌｄ Ｗｉｄｅ Ｗｅｂ）を介して利用者から利用者要求を受付け、その処理結果を含む画面（Ｗｅｂページ）を利用者に送信するＷｅｂの処理プログラムと、Ｗｅｂの処理プログラムから利用者要求を受付けて、該受付けた利用者要求に応じた処理を行い、その処理結果を含む画面（Ｗｅｂページ）を生成してＷｅｂの処理プログラムに送信するエージェントプログラムと、エージェントプログラムから各種のデータの処理要求を受付けて、その処理結果をエージェントプログラムに返信する利用者の個人データ（以下、自データと称する）の処理プログラムと、エージェントプログラムからの電話会議の会議開催要求を受付けて、電話会議を開催する電話会議の処理プログラムと、エージェントプログラムからのテキストメッセージの送信要求を受付けて、該テキストメッセージを含む電子メールを送信する電子メールの処理プログラムと、から主に構成される。

尚、エージェントプログラムは、利用者が利用者要求をＷｅｂの処理プログラムに入力したときに、該利用者要求を受付けたＷｅｂの処理プログラムにより各利用者毎に個別に動作可能に設けられる（生成される）ようになっている。

また、これら電子秘書システムを構成する各プログラムのうち、エージェントプログラムにだけ、当該エージェントプログラムに対応付けられている利用者の個人データ（自データ）に対するアクセス権限が付与されているとともに、エージェントプログラムにだけ、自データに対するアクセス権限を他のプログラムに委譲する権限が付与されている。

例えば、本実施例では、記憶装置１５に記憶されている自データは、利用者毎に個別に生成された暗号鍵データに基づいて暗号化されており、該暗号鍵データに対応する復号鍵データ（本実施例では、暗号鍵データと同一のデータとする）により、これら暗号化された自データが復号できるようになっている。そして、エージェントプログラムだけがこれら暗号鍵データ／復号鍵データにアクセス可能とすることで、エージェントプログラムのみが自データに対するアクセス権限を所有するとともに、エージェントプログラムのみが自データに対するアクセス権限を他のプログラムに委譲する権限を所有するようになっている。

電子秘書システムを構成するＷｅｂの処理プログラムは、図３に示すように、利用者からインターネット網２を介して受付けた利用者要求に含まれる認証情報が、後述の認証データと一致するか否かを判定する認証処理と、利用者から受付けた利用者要求に基づいて、該利用者毎に個別に動作可能とされたエージェントプログラムを生成し、該受付けた利用者要求に応じて予め定められた処理を実施させる等の処理を行うエージェント処理と、利用者から受付けた利用者要求を、該利用者に対応付けられたエージェントプログラムに送信する要求中継処理と、利用者に対応付けられたエージェントプログラムにより該利用者からの利用者要求に応じて生成された画面（Ｗｅｂページ）を受信して、該受信した画面（Ｗｅｂページ）を前記利用者要求を受付けた利用者に送信する画面中継処理と、を実行するためのステップとから主に構成され、認証データが記憶された認証テーブル（図４（ａ）参照）へのアクセスが可能とされている。

Ｗｅｂの処理プログラムが処理対象とする認証テーブルには、図４（ａ）に示すように、利用者を識別可能なユーザＩＤに対応付けて、本人確認のためのデータとしてのパスワードと、本人確認のためのデータとしての指紋データを記憶したファイルの名称としての認証ファイル名と、を含む認証データが記憶されている。尚、Ｗｅｂの処理プログラムに含まれる認証処理においては、利用者に入力されたパスワードおよび／または図示しない指紋読み取り装置から読み込まれた利用者の指紋データと、これら記憶されている本人確認のためのデータとを照合することにより、本人確認を行うようになっている。

電子秘書システムを構成するエージェントプログラムは、利用者要求処理と、通信処理と、画面生成処理と、ステータスデータ処理と、を実行するためのステップとから主に構成され、当該利用者のステータスデータ（図４（ｂ）参照）へのアクセスが可能とされているとともに、各種自データへのアクセス権限としての暗号鍵データ／復号鍵データが記憶されている。

尚、各種自データとは、具体的には、ステータスデータ、後述のスケジュールテーブル（図４（ｃ）参照）、伝言テーブル（図４（ｄ）参照）、会議グループテーブル（図５（ａ）参照）、会議履歴テーブル（図５（ｂ）参照）に記憶されている当該利用者の個人データを示す。

ここで、エージェントプログラムに含まれる各種処理について説明すると、利用者要求処理は、Ｗｅｂの処理プログラムから送信される利用者要求に応じて処理内容を特定し、該特定した処理内容を実施するための処理を行う。

これら利用者要求処理は、利用者要求の内容ごとに個別に予め定められており、例えば、利用者からＷｅｂの処理プログラムを介して、本人と本人以外の利用者の空きスケジュールを検索する旨の利用者要求（空きスケジュール検索要求）を受付けた場合には、本人以外の利用者に対応付けられたエージェントプログラムに空きスケジュール検索要求を送信するとともに、自データの処理プログラムに復号鍵データを含む空きスケジュール検索要求を送信し、本人の空きスケジュールを確認し、その後本人と本人以外の空きスケジュールに基づいて、これら本人と本人以外の利用者における空きスケジュールを特定する処理を行う。

また、例えば、利用者からＷｅｂの処理プログラムを介して、本人以外の利用者に伝言データを送信する旨の利用者要求（伝言送信要求）を受付けた場合には、該本人以外の利用者に対応付けられたエージェントプログラムに伝言データの書き込み要求を送信するとともに、自データの処理プログラムに暗号鍵データと伝言データを含む伝言データ書き込み要求を送信する処理を行う。

また、例えば、利用者からＷｅｂの処理プログラムを介して、本人と本人以外の利用者とで電話会議を開催する旨の利用者要求（電話会議開催要求）を受付けた場合には、本人以外の利用者に対応付けられたエージェントプログラムに電話会議への参加を促す処理要求を送信する処理や、電話会議の処理プログラムに電話会議の開催を促す会議開催要求を送信する処理を行う。

また、エージェントプログラムに含まれる通信処理は、Ｗｅｂの処理プログラムや、他の利用者に対応付けられたエージェントプログラムや、自データの処理プログラムに対して、各種データを送受信する送受信処理を行う。

また、エージェントプログラムに含まれる画面生成処理は、利用者要求処理から処理結果を受付けて、該処理結果を含む画面（Ｗｅｂページ）を生成して、Ｗｅｂの処理プログラムに送信する処理を行う。

また、エージェントプログラムに含まれるステータスデータ処理は、氏名や電話番号やメールアドレス等の利用者の属性情報や、利用者が当該電子秘書システムにアクセス中であるかを示す現在の状態等からなるステータスデータ（図４（ｂ）参照）を更新する処理を行う。

エージェントプログラムが処理対象とするステータスデータには、図４（ｂ）に示すように、ユーザＩＤに対応付けて、氏名と、電話番号と、メールアドレスと、利用者の現在の状態と、利用中の言語と、滞在中の地域に応じたタイムゾーンと、を含む当該エージェントプログラムに対応付けられた利用者のステータスデータが記憶されている。尚、本実施例における利用者の現在の状態は、例えば、当該電子秘書システムを利用中である旨を示すアクセス中、後述のスケジュールテーブルにおいて現在会議中であると特定された旨を示す会議中、これら以外の状態である旨を示す外出中、のいずれかとされている。

ここで、ステータスデータ（図４（ｂ）参照）に含まれる利用中の言語と、滞在中の地域に応じたタイムゾーンについて説明すると、これらは各利用者の利用形態を示しており、エージェントプログラムの利用者要求処理や、画面生成処理においては、これら各利用者の利用形態に応じた処理を実施するようになっている。例えば、言語が日本語である利用者のエージェントプログラムに対して、言語が英語である利用者のエージェントプログラムから後述する伝言データが英語で送信されてきた場合には、言語が日本語である利用者のエージェントプログラムは、受信した伝言データの英語部分を日本語に変換してから、各種処理を行うようになっている。

また、タイムゾーンが日本である利用者のエージェントプログラムに対して、タイムゾーンが米国である利用者のエージェントプログラムから後述する伝言データが送信されてきた場合には、タイムゾーンが日本である利用者のエージェントプログラムは、受信した伝言データの時刻部分を日本時間に変換してから、各種処理を行うようになっている。

つまり、電子秘書サービスを利用者に提供するための処理を行うとともに、予め設定された各利用者の利用態様に応じた処理を実施するための本実施例のエージェントプログラムは、各利用者毎に個別に動作可能に設けるとともに、該エージェントプログラムは、他の利用者のエージェントプログラムとの間において、電子秘書サービスを提供するために必要となる各種データの送受をおこなうようになっており、本実施例のエージェントプログラムは、本発明の請求項１における電子秘書エージェントプログラムを形成する。

エージェントプログラムに含まれる自データの処理プログラムは、図３に示すように、スケジュールデータに記憶されている自データに対する各種処理（検索、読み出し、新規書き込み、変更書き込み、削除）を行うスケジュールデータ処理と、伝言テーブルに記憶されている自データに対する各種処理（検索、読み出し、新規書き込み、変更書き込み、削除）を行う伝言データ処理と、会議グループテーブルまたは会議履歴テーブルに記憶されている自データに対する各種処理（検索、読み出し、新規書き込み、変更書き込み、削除）を行う会議データ処理と、を実行するためのステップとから主に構成され、スケジュールテーブル（図４（ｃ）参照）と、伝言テーブル（図４（ｄ）参照）と、会議グループテーブル（図５（ａ）参照）と、会議履歴テーブル（図５（ｂ）参照）へのアクセスが可能とされている。

尚、これらスケジュールテーブルに記憶されているスケジュールデータ、伝言テーブルに記憶されている伝言データ、会議グループテーブルに記憶されている会議グループデータ、会議履歴テーブルに記憶されている会議履歴データは、ユーザＩＤごとに記憶されており、各ユーザＩＤにより特定される利用者に対応付けられた暗号鍵データにより暗号化されている。このため、各ユーザＩＤにより特定される利用者に対応付けられた復号鍵データを利用しないと、これらデータを復号化できないようになっている。

自データの処理プログラムが処理対象とするスケジュールテーブルには、図４（ｃ）に示すように、ユーザＩＤに対応付けて、日時と、内容と、場所と、関連ユーザＩＤと、を含むスケジュールデータが記憶されている。

自データの処理プログラムが処理対象とする伝言テーブルには、図４（ｄ）に示すように、ユーザＩＤに対応付けて、メッセージＩＤと、作成日時と、内容と、伝言の有効期限としての期限と、伝言を送信した利用者のユーザＩＤとしての送信元ＩＤと、伝言の送信先とされた利用者のユーザＩＤとしての宛先ＩＤ（複数可）と、伝言の送信先とされた利用者が該伝言を表示した（読んだ）か否かを示す既読フラグと、を含む伝言データが記憶されている。

自データの処理プログラムが処理対象とする会議グループテーブルには、図５（ａ）に示すように、ユーザＩＤに対応付けて、電話会議を頻繁に行う利用者のグループを識別可能なグループＩＤと、電話会議の名称と、参加ユーザＩＤと、を含む会議グループデータが記憶されている。

つまり、本実施例の会議グループテーブル（図５（ａ）参照）に記憶されている会議グループデータに基づいて、各利用者が所属するグループと、当該グループに所属するその他の利用者のユーザＩＤを管理しており、本実施例の会議グループは、本発明のグループを形成し、本実施例の会議グループテーブルは、グループに所属するその他の利用者のユーザＩＤを管理している。

自データの処理プログラムが処理対象とする会議履歴テーブルには、図５（ｂ）に示すように、ユーザＩＤに対応付けて、日時と、電話会議を音声録音した録音データとしての議事録ファイル名（音声）と、電話会議を音声録音した録音データを音声認識することにより生成したテキストデータとしての議事録ファイル名（テキスト）と、参加ユーザＩＤ（電話番号）と、を含む会議履歴データが記憶されている。

つまり、本実施例のユーザＩＤは、本発明の利用者識別情報に該当する。また、本実施例のスケジュールデータは、本発明のスケジュール情報に該当する。また、本実施例のステータスデータ（図４（ｂ）参照）、スケジュールテーブル（図４（ｃ）参照）に記憶されているスケジュールデータ、伝言テーブル（図４（ｄ）参照）に記憶されている伝言データ、会議グループテーブル（図５（ａ）参照）に記憶されている会議グループデータ、会議履歴テーブル（図５（ｂ）参照）に記憶されている会議履歴データは、それぞれユーザＩＤに対応付けられており、本発明の利用者関連情報に該当する。

電話会議の処理プログラムは、図１に示す交換処理部１７にて実行されるプログラムであり、図３に示すように、電話会議開催のために参加者全員に発呼する等の処理を行う会議開催処理と、参加者全員の音声を合成し、聞きやすいように調整する合成／調整処理と、電話会議を音声録音した録音データの作成や、該録音データの送信等を行う録音データ処理と、音声録音を終了させる等の会議終了時の処理を行う会議終了処理と、を実行するためのステップとから主に構成され、会議中テーブル（図１０（ａ）参照）と、録音テーブル（図１０（ｂ）参照）と、課金テーブル（図１０（ｃ）参照）と、料金表テーブル（図１０（ｄ）参照）へのアクセスが可能とされている。

電話会議の処理プログラムが処理対象とする会議中テーブルには、図１０（ａ）に示すように、電話会議を識別可能な会議ＩＤに対応付けて、前記論理チャネルを識別可能なチャネルＩＤと、当該電話会議において当該論理チャネルが利用者の電話機に接続されていた接続時間を特定可能な接続日時及び切断日時と、当該論理チャネルを接続日時から切断日時まで利用したときの料金を示す価格と、を含む会議中データが記憶されている。尚、当該論理チャネルに接続中である場合には、切断日時には日時が記憶されない。言い換えると、切断日時に日時が記憶されていない会議中データは、会議中である旨を示している。

電話会議の処理プログラムが処理対象とする録音テーブルには、図１０（ｂ）に示すように、会議ＩＤに対応付けて、当該電話会議を音声録音した録音データとしての議事録ファイルを特定可能な議事録ファイル名が、録音データとして記憶さている。

電話会議の処理プログラムが処理対象とする課金テーブルには、図１０（ｃ）に示すように、会議ＩＤに対応付けて、当該電話会議に要した料金、具体的には、会議中テーブル（図１０（ａ）参照）に記憶されている当該電話会議に利用された論理チャネルの利用料金の合計金額が、課金データとして記憶さている。

電話会議の処理プログラムが処理対象とする料金表テーブルには、図１０（ｄ）に示すように、発信元の回線種（ＶｏＩＰ、ＩＳＤＮ、ＰＳＴＮのいずれか）に対応付けて、発信先国名と、発信先の回線種（ＶｏＩＰ、携帯電話、公衆回線、専用回線のいずれか）と、発信元の回線種から発信先国名に対して発信先の回線種にて接続した場合の３分間の利用料金を示す単価と、を含む料金データが記憶されている。この料金表テーブルに基づいて、電話会議の処理プログラムは、利用者からエージェントプログラムを介して会議開催要求を受付けた場合に、サーバコンピュータ１が設置された場所（国）から、会議に参加する利用者に発呼する際に、最も料金が安くなる回線種を特定できるようになっている。

電子メールの処理プログラムは、図３に示すように、エージェントプログラムからメールアドレス、件名データ、テキストメッセージデータを含むテキストメッセージ送信要求を受付けて、該メールアドレスに対して、件名データを件名とし、テキストメッセージデータを本文とする電子メールの送信処理を実行するためのステップとから主に構成されている。

次いで、本実施例の電子秘書システムのソフトウェア構成（図３参照）において、複数の利用者の空きスケジュール検索を行う流れを、図６に示す詳細な処理内容と、図８及び図９に示す画面（Ｗｅｂページ）に基づいて以下に説明していく。

まず、利用者がコンピュータ４や携帯電話５を介してサーバコンピュータ１にアクセスすると、サーバコンピュータ１（Ｗｅｂの処理プログラム）は、図８（ａ）に示す認証画面（Ｗｅｂページ）をコンピュータ４や携帯電話５に配信する。

コンピュータ４や携帯電話５に表示された認証画面（Ｗｅｂページ、図８（ａ）参照）に対して、利用者がユーザＩＤを入力し、さらにパスワードを入力するか、指紋データを図示しない指紋読み取り装置を介して入力して、「呼び出す」ボタンを操作すると、コンピュータ４や携帯電話５は、ユーザＩＤとパスワードまたは指紋データからなる認証要求をサーバコンピュータ１に送信する。

認証要求を受信したサーバコンピュータ１（Ｗｅｂの処理プログラム）は、該受信した認証要求に含まれるユーザＩＤとパスワードまたは指紋データが、認証テーブル（図４（ａ）参照）に登録されているかを判定する認証処理を実行し、登録されていないと判定した場合には処理を終了する。また、登録されていると判定した場合には、要求中継処理に移行する。

サーバコンピュータ１（Ｗｅｂの処理プログラム）は、要求中継処理を実行して、受信した利用者要求（この場合は認証要求）に含まれるユーザＩＤを特定し、該特定したユーザＩＤに対応付けられたエージェントプログラムが実行されているかを確認する。

エージェントプログラムが実行されていなければ、Ｗｅｂの処理プログラムに含まれるエージェント処理を実行して、受信した利用者要求（この場合は認証要求）に含まれるユーザＩＤを特定し、該特定したユーザＩＤに対応付けられたエージェントプログラムを生成（実行）する。その後、要求中継処理に戻る。

エージェントプログラムが実行されている場合には、サーバコンピュータ１（Ｗｅｂの処理プログラム）は、要求中継処理を実行して、受信した利用者要求（この場合は認証要求）に含まれるユーザＩＤを特定し、該特定したユーザＩＤに対応付けられたエージェントプログラムに受信した利用者要求を送信する。

利用者要求（この場合は認証要求）を受信したサーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、利用者要求処理を実行して、利用者要求の内容、この場合は認証要求に応じて予め定められた処理を特定し、該特定した処理を実行する。例えば、認証要求に対しては、メイン画面（Ｗｅｂページ、図８（ｂ）参照）を生成して送信する処理を実行する。

エージェントプログラムに含まれる利用者要求処理の１つであるメイン画面（Ｗｅｂページ、図８（ｂ）参照）を生成して送信する処理について説明すると、サーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、まず、メイン画面（Ｗｅｂページ、図８（ｂ）参照）の生成に必要な自データを要求するための自データ処理要求を通信処理により自データの処理プログラムに対して送信する。具体的には、当該エージェントプログラムに対応付けられた利用者のユーザＩＤと、本日分のスケジュールデータ、本日分の伝言データ、所定件数（例えば５件）の会議履歴データを要求する旨の情報と、当該エージェントプログラムにのみアクセス可能な復号鍵データとを含む自データ処理要求を自データの処理プログラムに送信する。

自データ処理要求を受信したサーバコンピュータ１（自データの処理プログラム）は、ユーザＩＤに対応付けて記憶されている本日分のスケジュールデータ、本日分の伝言データ、所定件数（例えば５件）の会議履歴データを抽出するとともに、これら自データを復号鍵データにて復号化し、該復号化した本日分のスケジュールデータ、本日分の伝言データ、所定件数（例えば５件）の会議履歴データを含む自データ処理結果をエージェントプログラムに送信する。

自データ処理結果を受信したサーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、利用者要求処理を実行して、自データ処理結果に基づいてメイン画面（Ｗｅｂページ、図８（ｂ）参照）を生成する画面生成処理を実行し、該生成したメイン画面を通信処理を介して、Ｗｅｂの処理プログラムに送信する。

メイン画面（Ｗｅｂページ、図８（ｂ）参照）を受信したサーバコンピュータ１（Ｗｅｂの処理プログラム）は、画面中継処理を実行して、該受信したメイン画面をコンピュータ４または携帯電話５に送信する。

ここで、利用者が、メイン画面（Ｗｅｂページ、図８（ｂ）参照）において、「空きスケジュール検索」メニューを操作すると、当該利用者のユーザＩＤを特定可能な情報を含む利用者要求（空きスケジュール検索開始要求）がサーバコンピュータ１に送信される。

利用者要求（空きスケジュール検索開始要求）を受信したサーバコンピュータ１（Ｗｅｂの処理プログラム）は、要求中継処理を実行して、該利用者要求（空きスケジュール検索開始要求）に基づいて特定されるユーザＩＤに対応付けられたエージェントプログラムに対して、利用者要求（空きスケジュール検索開始要求）を送信する。

利用者要求（空きスケジュール検索開始要求）を受信したサーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、利用者要求処理を実行して、利用者要求の内容、この場合は空きスケジュール検索開始要求に応じて予め定められた処理を特定し、該特定した処理を実行する。例えば、空きスケジュール検索開始要求に対しては、空きスケジュール検索画面（Ｗｅｂページ、図９（ａ）参照、検索結果は含まない）を生成して送信する処理を実行する。

エージェントプログラムに含まれる利用者要求処理の１つである空きスケジュール検索画面（Ｗｅｂページ、図９（ａ）参照、検索結果は含まない）を生成して送信する処理について説明すると、サーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、まず、空きスケジュール検索画面（Ｗｅｂページ、図９（ａ）参照、検索結果は含まない）の生成に必要な自データを要求するための自データ処理要求を通信処理により自データの処理プログラムに対して送信する。具体的には、当該エージェントプログラムに対応付けられた利用者のユーザＩＤに対応付けられた会議グループデータ、つまり、当該エージェントプログラムに対応付けられた利用者と同じ会議グループとして設定された利用者の一覧情報、を要求する旨の情報と、当該エージェントプログラムにのみアクセス可能な復号鍵データとを含む自データ処理要求を送信する。

自データ処理要求を受信したサーバコンピュータ１（自データの処理プログラム）は、ユーザＩＤに対応付けて記憶されている会議グループデータを抽出するとともに、この自データを復号鍵データにて復号化し、該復号化した会議グループデータを含む自データ処理結果をエージェントプログラムに送信する

自データ処理結果を受信したサーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、利用者要求処理を実行して、自データ処理結果に含まれる当該エージェントプログラムに対応付けられた利用者と同じ会議グループとして設定された利用者の一覧情報からなる空きスケジュール検索画面（Ｗｅｂページ、図９（ａ）参照、検索結果は含まない）を生成する画面生成処理を実行した後、該生成した空きスケジュール検索画面を通信処理を介して、Ｗｅｂの処理プログラムに送信する。

空きスケジュール検索画面（Ｗｅｂページ、図９（ａ）参照、検索結果は含まない）を受信したサーバコンピュータ１（Ｗｅｂの処理プログラム）は、画面中継処理を実行して、該受信した空きスケジュール検索画面をコンピュータ４または携帯電話５に送信する。

ここで、利用者が、空きスケジュール検索画面（Ｗｅｂページ、図９（ａ）参照、検索結果は含まない）において、空きスケジュール検索の検索対象とする利用者を選択入力して、「検索」を操作すると、当該利用者のユーザＩＤ及びこれら選択入力された利用者のユーザＩＤ、例えば、自分を含む３人のユーザＩＤと、を特定可能な情報と、本日の日時を含む利用者要求（空きスケジュール検索要求）がサーバコンピュータ１に送信される。

利用者要求（空きスケジュール検索要求）を受信したサーバコンピュータ１（Ｗｅｂの処理プログラム）は、要求中継処理を実行して、該利用者要求（空きスケジュール検索開始要求）に基づいて特定されるユーザＩＤに対応付けられたエージェントプログラムに対して、利用者要求（空きスケジュール検索要求）を送信する。

つまり、本実施例のエージェントプログラムは、利用者が所属する会議グループ（図５（ａ）参照）のその他の利用者を特定し、該特定したその他の全利用者を含む一覧情報としての当該エージェントプログラムに対応付けられた利用者と同じ会議グループとして設定された利用者の一覧情報からなる空きスケジュール検索画面を生成して、該利用者の情報端末（コンピュータ４または携帯電話５）に送信して空きスケジュールを取得する他の利用者の指定を受付け、該受付けた他の利用者のエージェントプログラムに対して、空きスケジュール検索要求を送信しており、本発明の請求項３における電子秘書エージェントプログラムを形成する。

利用者要求（空きスケジュール検索要求）を受信したサーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、利用者要求処理を実行して、利用者要求の内容、この場合は空きスケジュール検索要求に応じて予め定められた処理を特定し、該特定した処理を実行する。例えば、空きスケジュール検索要求に対しては、選択入力された利用者（自分を含む３人）の空きスケジュールを検索し、この検索結果を含む空きスケジュール検索画面（Ｗｅｂページ、図９（ａ）参照、検索結果は含む）を生成して送信する処理を実行する。

エージェントプログラムに含まれる利用者要求処理の１つである空きスケジュール検索画面（Ｗｅｂページ、図９（ａ）参照、検索結果は含む）を生成して送信する処理について説明すると、サーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、まず、図６に示すように、選択入力された利用者のユーザＩＤ（自分を含む３人のユーザＩＤ）を特定し、自分の空きスケジュール検索処理を行い、自分以外の利用者のエージェントプログラムに空きスケジュール検索要求を送信する。

各エージェントプログラムで行われる自分の空きスケジュール検索処理について説明すると、サーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、利用者要求処理において、空きスケジュールを要求するための自データ処理要求を通信処理により自データの処理プログラムに対して送信する。具体的には、当該エージェントプログラムに対応付けられた利用者のユーザＩＤに対応付けられたスケジュールデータに基づいて、本日から所定期間（例えば、１週間）までの空きスケジュールを特定して、該特定した空きスケジュールを要求する旨の情報と、当該エージェントプログラムにのみアクセス可能な復号鍵データとを含む自データ処理要求を送信する。

自データ処理要求を受信したサーバコンピュータ１（自データの処理プログラム）は、ユーザＩＤに対応付けて記憶されているスケジュールデータを抽出するとともに、復号鍵データにて復号化を実行し、該復号化したスケジュールデータに基づいて特定した空きスケジュールを含む自データ処理結果をエージェントプログラムに送信する。

こうして、サーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、自データ処理結果を受信することにより、自分の空きスケジュール情報を取得することができる。

また、空きスケジュール検索要求を受信した自分以外の利用者のエージェントプログラムも、自データの処理プログラムに自データ処理要求を送信することで、各々自分の空きスケジュールを検索し、その検索結果を空きスケジュール検索要求を送信してきたエージェントプログラムに返信する。

本人および本人以外の利用者の空きスケジュール情報を受信したサーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、選択入力された利用者（自分を含む３人）全員に共通する空きスケジュールを特定する空きスケジュール特定処理を行う。

そして、該特定された利用者全員の空きスケジュールを含む空きスケジュール検索画面（Ｗｅｂページ、図９（ａ）参照、検索結果含む）を生成する画面生成処理を実行し、該生成した空きスケジュール検索画面を通信処理を介して、Ｗｅｂの処理プログラムに送信する。

空きスケジュール検索画面（Ｗｅｂページ、図９（ａ）参照、検索結果含む）を受信したサーバコンピュータ１（Ｗｅｂの処理プログラム）は、画面中継処理を実行して、該受信した空きスケジュール検索画面をコンピュータ４または携帯電話５に送信する。

つまり、本実施例のエージェントプログラムは、空きスケジュール検索画面（Ｗｅｂページ、図９（ａ）参照、検索結果は含まない）において、空きスケジュール検索の検索対象とする利用者が選択入力されて、「検索」を操作されることにより、利用者からの空きスケジュール要求を受付けて、該利用者が所属する会議グループ（図５（ａ）参照）のその他の利用者を、当該会議グループに所属するその他の利用者のユーザＩＤから特定し、該特定した他の利用者のエージェントプログラムに対して、空きスケジュール検索要求を送信し、該空きスケジュール検索要求を受信した他の利用者のエージェントプログラムは、空きスケジュールを抽出して返信し、該空きスケジュールの返信を受けたエージェントプログラムは、受信した他の利用者の空きスケジュール並びに当該利用者の空きスケジュールに基づいて、利用者に応答するグループ全体の空きスケジュール（特定された利用者全員の空きスケジュール）を特定し、該特定したグループ全体の空きスケジュールを利用者の情報端末（コンピュータ４または携帯電話５）に送信しており、本発明の請求項２における電子秘書エージェントプログラムを形成する。

次いで、本実施例の電子秘書システムのソフトウェア構成（図３参照）において、複数の利用者に伝言を配信する流れを、図７に示す詳細な処理内容と、図８及び図９に示す画面（Ｗｅｂページ）に基づいて以下に説明していく。

利用者が、メイン画面（Ｗｅｂページ、図８（ｂ）参照）において、「伝言配信」メニューを操作すると、当該利用者のユーザＩＤを特定可能な情報を含む利用者要求（伝言配信開始要求）がサーバコンピュータ１に送信される。

利用者要求（伝言配信開始要求）を受信したサーバコンピュータ１（Ｗｅｂの処理プログラム）は、要求中継処理を実行して、該利用者要求に基づいて特定されるユーザＩＤに対応付けられたエージェントプログラムに対して、利用者要求を送信する。

利用者要求（伝言配信開始要求）を受信したサーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、利用者要求処理を実行して、利用者要求の内容、この場合は伝言配信開始要求に応じて予め定められた処理を特定し、該特定した処理を実行する。例えば、伝言配信開始要求に対しては、伝言配信画面（Ｗｅｂページ、図示略）を生成して送信する処理を実行する。

エージェントプログラムに含まれる利用者要求処理の１つである伝言配信画面（Ｗｅｂページ、図示略）を生成して送信する処理について説明すると、サーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、まず、伝言配信画面（Ｗｅｂページ、図示略）の生成に必要な自データを要求するための自データ処理要求を自データの処理プログラムに対して送信する。具体的には、当該エージェントプログラムに対応付けられた利用者のユーザＩＤに対応付けられた会議グループデータを要求する旨の情報と、当該エージェントプログラムに記憶された復号鍵データとを含む自データ処理要求を送信する。

自データ処理要求を受信したサーバコンピュータ１（自データの処理プログラム）は、ユーザＩＤに対応付けて記憶されている会議グループデータを抽出するとともに、復号鍵データにて復号化を実行し、該復号化した会議グループデータを含む自データ処理結果をエージェントプログラムに送信する。

自データ処理結果を受信したサーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、利用者要求処理を実行して、自データ処理結果に基づいて伝言配信画面（Ｗｅｂページ、図示略）を生成する画面生成処理を実行し、該生成した伝言配信画面を通信処理を介して、Ｗｅｂの処理プログラムに送信する。

伝言配信画面（Ｗｅｂページ、図示略）を受信したサーバコンピュータ１（Ｗｅｂの処理プログラム）は、画面中継処理を実行して、該受信した伝言配信画面をコンピュータ４または携帯電話５に送信する。

尚、図示しない伝言配信画面について説明すると、伝言の本文を入力するための領域と、伝言の有効期限を入力するための領域と、当該利用者と同じグループとして設定された利用者の中から伝言の送信先とする利用者を選択入力するための領域と、登録操作を行うための「登録」ボタンと、から構成される。

ここで、利用者が伝言配信画面（Ｗｅｂページ、図示略）において、伝言の本文と、有効期限と、送信先とする利用者を選択入力して、「登録」を操作すると、当該利用者のユーザＩＤ及びこれら選択入力された利用者、例えば、自分を除く２人の利用者のユーザＩＤと、を特定可能な情報と、入力された有効期限と、入力された伝言の本文と、を含む利用者要求（伝言配信要求）がサーバコンピュータ１に送信される。

利用者要求（伝言配信要求）を受信したサーバコンピュータ１（Ｗｅｂの処理プログラム）は、要求中継処理を実行して、該利用者要求（伝言配信要求）に基づいて特定されるユーザＩＤに対応付けられたエージェントプログラムに対して、利用者要求（伝言配信要求）を送信する。

利用者要求（伝言配信要求）を受信したサーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、利用者要求処理を実行して、利用者要求の内容、この場合は伝言配信要求に応じて予め定められた処理を特定し、該特定した処理を実行する。例えば、伝言配信要求に対しては、選択入力された利用者（自分を除く２人）に対して、入力された有効期限や伝言の本文等からなる伝言データを各々自データとして登録する処理を実行する。

エージェントプログラムに含まれる利用者要求処理の１つである伝言データを各々自データとして登録する処理について説明すると、サーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、まず、図７に示すように、選択入力された利用者のユーザＩＤ（自分を除く２人）を特定し、これら利用者に対応付けられたエージェントプログラムに、入力された有効期限や伝言の本文等からなる伝言データを含む伝言配信要求を送信する。

次に、伝言配信要求を受信した各エージェントプログラムで行われる伝言配信処理について説明すると、サーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、ステータスデータ処理を実施して、当該エージェントプログラムに対応付けられた利用者のステータスデータを確認し、ステータスデータに応じた伝言データの配信処理を行う。例えば、言語に応じて伝言の本文を変換して配信したり、タイムゾーンに応じて有効期限を変換して配信したり、状態が会議中である場合にはテキストメッセージをメールで配信したり、メールアドレスが設定されていない場合には伝言データを音声メッセージに変換して電話で配信したり等、利用者のステータスデータに応じて伝言データを配信する。また、受信した伝言データを自データの処理プログラムに暗号化キーとともに送信して、伝言データを伝言テーブル（図４（ｄ）参照）に暗号化して記憶させる。その後、伝言配信処理が正常に終了したか否かを特定可能な情報を含む伝言配信結果を、伝言データを受付けたエージェントプログラムに返信する。

利用者要求（伝言配信要求）を受信したエージェントプログラムは、伝言配信要求に含まれる利用者（自分を除く２人）のエージェントプログラムに伝言配信要求を送信した後、伝言配信要求に含まれる伝言データを自データの処理プログラムに暗号化キーとともに送信して、伝言データを伝言テーブル（図４（ｄ）参照）に暗号化して記憶させる伝言登録処理を行う。

そして、新しく登録された伝言データを含むメイン画面（Ｗｅｂページ、図８（ｂ）参照）を生成する画面生成処理を実行し、該生成したメイン画面を通信処理を介して、Ｗｅｂの処理プログラムに送信する。

メイン画面（Ｗｅｂページ、図８（ｂ）参照）を受信したサーバコンピュータ１（Ｗｅｂの処理プログラム）は、画面中継処理を実行して、該受信した新しく登録された伝言データを含むメイン画面をコンピュータ４または携帯電話５に送信する。

つまり、本実施例のエージェントプログラムは、利用者から、送信対象の他の利用者と、当該他の利用者に送信するメッセージ（伝言データ）を受付け、該受付けたメッセージを送信対象の他の利用者のエージェントプログラムに対して送信し、該メッセージを受信した送信対象の他の利用者のエージェントプログラムは、該メッセージを伝言テーブル（図４（ｄ）参照）に記憶するとともに、該メッセージを含むメイン画面（Ｗｅｂページ、図８（ｂ）参照）を利用者の情報端末（コンピュータ４または携帯電話５）に送信しており、本発明の請求項４における電子秘書エージェントプログラムを形成する。

ここで、伝言配信要求に含まれる利用者（自分を除く２人）が配信（新しく登録）された伝言データを確認するときの処理の流れについて説明すると、図７に示すように、利用者が、メイン画面（Ｗｅｂページ、図８（ｂ）参照）にアクセスし、３件表示されている伝言データのうち、新しく登録された１件の伝言データを選択入力すると、サーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、該選択入力された１件の伝言データのみを表示した伝言データ表示画面（図示略）を生成して、Ｗｅｂの処理プログラムに送信するとともに、該選択入力された伝言データを含まれる既読フラグを未読（「×」）から既読（「○」）に更新するための既読フラグ更新処理を行う。

この既読フラグ更新処理においては、伝言データの選択入力を受付けた利用者のエージェントプログラムは、まず、当該利用者のユーザＩＤと、該選択入力された伝言データを識別可能なメッセージＩＤを含む既読フラグ更新要求を送信することで、自データの処理プログラムに、伝言データを選択入力した利用者が該伝言データを読んだ旨を示すように既読フラグを更新させる。次に、エージェントプログラムは、該選択入力された伝言データのメッセージＩＤに対応付けて登録されている送信元ユーザＩＤ及び宛先ユーザＩＤを特定し、該特定された全てのユーザＩＤの利用者に対応付けられたエージェントプログラムに、伝言データを選択入力した利用者が該伝言データを読んだ旨を示すように既読フラグを更新させるよう要求する旨の既読フラグ更新要求を送信して、該既読フラグ更新要求を受信したエージェントプログラムに既読フラグを更新させる。

この結果、既読フラグが更新された伝言データのメッセージＩＤに対応付けて登録されている送信元ユーザＩＤ及び宛先ユーザＩＤの利用者が、メイン画面（Ｗｅｂページ、図８（ｂ）参照）にアクセスしたときには、その時点までに伝言データを選択入力した利用者が該伝言データを読んだ旨を示すように、「既」読として表示されるようになっている。例えば、図８（ｂ）に示すように、「○○花子」は「既」読で、「○○二郎」は「未」読というように表示される。

つまり、本実施例において、前記メッセージ（伝言データ）を受信した送信対象の他の利用者のエージェントプログラムは、メッセージを利用者の情報端末（コンピュータ４または携帯電話５）に送信したことに基づいて、当該メッセージの送信元の利用者の電子秘書エージェントプログラムに対してメッセージが閲覧された旨の閲覧通知（既読フラグ更新要求）を送信し、該閲覧通知を受信したエージェントプログラムは、前記メッセージが他の利用者により閲覧されたことを、例えば、メイン画面（Ｗｅｂページ、図８（ｂ）参照）に示すように、「○○花子」は「既」読で、「○○二郎」は「未」読というように表示することにより、当該利用者の情報端末に送信しており、本発明の請求項６における電子秘書エージェントプログラムを形成する。

次いで、本実施例の電子秘書システムにおいて、複数の利用者による電話会議開催の流れを、図１１に示す詳細な処理内容と、図８及び図９に示す画面（Ｗｅｂページ）に基づいて以下に説明していく。

利用者が、メイン画面（Ｗｅｂページ、図８（ｂ）参照）において、「会議開催」メニューを操作すると、当該利用者のユーザＩＤを特定可能な情報を含む利用者要求（会議開催開始要求）がサーバコンピュータ１に送信される。

利用者要求（会議開催開始要求）を受信したサーバコンピュータ１（Ｗｅｂの処理プログラム）は、要求中継処理を実行して、該利用者要求に基づいて特定されるユーザＩＤに対応付けられたエージェントプログラムに対して、利用者要求を送信する。

利用者要求（会議開催開始要求）を受信したサーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、利用者要求処理を実行して、利用者要求の内容、この場合は会議開催開始要求に応じて予め定められた処理を特定し、該特定した処理を実行する。例えば、会議開催開始要求に対しては、会議開催開始画面（Ｗｅｂページ、図９（ｂ）参照）を生成して送信する処理を実行する。

エージェントプログラムに含まれる利用者要求処理の１つである会議開催開始画面（Ｗｅｂページ、図９（ｂ）参照）を生成して送信する処理について説明すると、サーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、まず、会議開催開始画面（Ｗｅｂページ、図９（ｂ）参照）の生成に必要な自データを要求するための自データ処理要求を自データの処理プログラムに対して送信する。具体的には、当該エージェントプログラムに対応付けられた利用者のユーザＩＤに対応付けられた会議グループデータを要求する旨の情報と、当該エージェントプログラムにのみアクセス可能な復号鍵データとを含む自データ処理要求を送信する。

自データ処理要求を受信したサーバコンピュータ１（自データの処理プログラム）は、自データ処理要求に含まれるユーザＩＤに対応付けて記憶されている会議グループデータを抽出するとともに、これら自データを復号鍵データにて復号化し、該復号化した会議グループデータを含む自データ処理結果をエージェントプログラムに送信する。

自データ処理結果を受信したサーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、利用者要求処理を実行して、自データ処理結果に基づいて会議開催開始画面（Ｗｅｂページ、図９（ｂ）参照）を生成する画面生成処理を実行し、該生成した会議開催開始画面を通信処理を介して、Ｗｅｂの処理プログラムに送信する。

会議開催開始画面（Ｗｅｂページ、図９（ｂ）参照）を受信したサーバコンピュータ１（Ｗｅｂの処理プログラム）は、画面中継処理を実行して、該受信した会議開催開始画面をコンピュータ４または携帯電話５に送信する。

ここで、利用者が、会議開催開始画面（Ｗｅｂページ、図９（ｂ）参照）において、会議グループのいずれかを選択入力して「会議開催」を操作すると、当該利用者のユーザＩＤを特定可能な情報と、選択入力された会議グループを識別可能な会議グループＩＤを特定可能な情報を含む利用者要求（会議開催要求）がサーバコンピュータ１に送信される。

利用者要求（会議開催要求）を受信したサーバコンピュータ１（Ｗｅｂの処理プログラム）は、要求中継処理を実行して、該利用者要求に基づいて特定されるユーザＩＤに対応付けられたエージェントプログラムに対して、利用者要求を送信する。

利用者要求（会議開催要求）を受信したサーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、利用者要求処理を実行して、利用者要求の内容、この場合は会議開催要求に応じて予め定められた処理を特定し、該特定した処理を実行する。例えば、会議開催要求に対しては、選択入力された会議グループに所属する利用者（自分を含む３人）に対して会議参加を促す処理を実行する。

エージェントプログラムに含まれる利用者要求処理の１つである会議グループに所属する利用者（自分を含む３人）に対して会議参加を促す処理について説明すると、サーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、まず、図１１に示すように、開催しようとする電話会議に対して、該電話会議を識別可能な会議ＩＤを付与するとともに、利用者要求（会議開催要求）に基づいて特定される会議グループに所属する利用者のユーザＩＤ（自分を含む３人）を特定し、自分以外の利用者のエージェントプログラムに、会議ＩＤを含む会議参加要求を送信する。

会議開催要求を受信したサーバコンピュータ１（エージェントプログラム）及び会議参加要求を受信したサーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、会議参加可否の判定に必要な自データを要求するための自データ処理要求を自データの処理プログラムに対して送信する。具体的には、当該エージェントプログラムに対応付けられた利用者のユーザＩＤに対応付けられた現時点のスケジュールデータを要求する旨の情報と、当該エージェントプログラムにのみアクセス可能な復号鍵データとを含む自データ処理要求を送信する。

自データ処理要求を受信したサーバコンピュータ１（自データの処理プログラム）は、自データ処理要求に含まれるユーザＩＤに対応付けて記憶されている現時点のスケジュールデータを抽出するとともに、この自データを復号鍵データにて復号化し、該復号化した現時点のスケジュールデータを含む自データ処理結果をエージェントプログラムに送信する。

自データ処理結果を受信したサーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、利用者要求処理を実行して、自データ処理結果に基づいて現時点のスケジュールが空いているか否かに基づいて、電話会議に参加可能であるか否かを判定する。また、会議参加要求を受信したサーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、この電話会議に参加可能であるか否かを判定した結果を特定可能な情報を含む判定結果を、会議参加要求を送信してきたサーバコンピュータ１（エージェントプログラム）に返信する。

そして、会議開催要求に含まれる利用者（自分を含む３人）が参加可能であるか否かの判定結果を受信したサーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、利用者要求処理を実行して、判定結果に基づいて予め定められた開催条件、例えば、全員が参加できるか、もしくは、２／３以上の利用者が参加できるか、等の開催条件が充足されているかを判定し、会議を開催する旨を決定する。

会議を開催すると決定したサーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、会議ＩＤと参加可能な利用者のユーザＩＤ並びに電話番号とからなる会議履歴データを登録するための情報と、当該エージェントプログラムにのみアクセス可能な暗号鍵データとを含む自データ処理要求を、自データの処理プログラムに対して送信する。

自データ処理要求を受信したサーバコンピュータ１（自データの処理プログラム）は、自データ処理要求に含まれる会議履歴データを、暗号鍵データにより暗号化して会議履歴テーブルに追加する。

尚、本実施例の会議履歴テーブル（図５（ｂ）参照）においては、電話会議終了に伴って、音声録音した録音データを特定可能な議事録ファイル名（音声）が登録されるようになっており、議事録ファイル名（音声）が登録されていない会議履歴データが示す電話会議は、「開催中」であると判定できるようになっている。

この結果、会議開催要求を送信した利用者が、新たにメイン画面（Ｗｅｂページ、図９（ｂ）参照）を表示すると、メイン画面の「電話会議履歴」領域には、「開催中」の電話会議を示す会議履歴が表示されるようになる。

また、会議を開催すると決定したサーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、会議履歴テーブル（図５（ｂ）参照）に自データ（会議履歴データ）を登録した後に、会議ＩＤと参加可能な利用者の電話番号とを含む会議開催要求を電話会議の処理プログラムに対して送信する。

会議開催要求を受信した電話会議の処理プログラムは、前述のように電話会議を開催するための処理が実施されて、多人数での電話会議が開催されるようになっている。

次いで、「開催中」の電話会議に、新たに利用者を参加（追加）させる流れについて説明すると、図９（ｂ）に示すように、「開催中」の電話会議がある場合には、メイン画面（Ｗｅｂページ）の「電話会議履歴」領域に、「開催中」の電話会議を示す会議履歴が表示されており、利用者が「参加者追加」を操作すると、当該利用者のエージェントプログラムにより、図示しない参加者追加画面（Ｗｅｂページ）が生成されて、Ｗｅｂの処理プログラムを介してコンピュータ４または携帯電話５に送信される。

尚、この参加者追加画面（Ｗｅｂページ、図示略）においては、「参加者追加」を操作した利用者が所属する会議グループ（図５（ａ）参照）に所属しており、かつ、「開催中」の電話会議に参加していない全ての利用者が選択可能に一覧表示されるようになっている。そして、この参加者追加画面において、利用者が例えば１人の利用者を選択した場合には、まず、図１１に示すように、「参加者追加」を操作した利用者のエージェントプログラムから、該選択された利用者のエージェントプログラムに会議参加要求が送信される。次に、会議参加要求を受信したエージェントプログラムは、前述のように自データの処理プログラムから現時点のスケジュールデータを取得して、該スケジュールデータにより参加可能か否かを判定して、この判定結果を会議参加要求を送信してきたエージェントプログラムに返信する。

判定結果を受信したサーバコンピュータ１（エージェントプログラム）は、判定結果が参加可能である旨を示すときには、参加者追加要求を電話会議の処理プログラムに送信して、参加者追加画面（Ｗｅｂページ、図示略）において選択された利用者の電話番号に発呼させて、「開催中」の電話会議に新たに利用者を参加させる処理を行わせる。

ここで電話会議の処理プログラムが実施する電話会議の終了時の処理について説明すると、電話会議の処理プログラムは、当該電話会議の参加者全員の回線が切断されたときに電話会議が終了したと判定している。そして、電話会議の終了の判定に伴って電話会議の処理プログラムは、会議中テーブル（図１０（ａ）参照）の切断日時を登録し、接続時間と料金表テーブル（図１０（ｄ）参照）に基づいて価格を適宜に更新する。

また、電話会議の終了の判定に伴って電話会議の処理プログラムは、会議中テーブル（
図１０（ａ）参照）の料金を加算することで、電話会議に要した料金を計算し、当該電話会議の会議ＩＤに対応付けて、課金テーブル（図１０（ｃ）参照）に登録する。

また、電話会議の処理プログラムは、電話会議の開始時点、つまり、利用者が発呼に応答した時点から、電話会議の終了が判定されるまでしてから音声録音を行っており、電話会議の終了の判定に伴って、該録音データを特定可能なファイル名を議事録ファイル名（音声）として、当該電話会議の会議ＩＤに対応付けて、録音テーブル（図１０（ｂ）参照）に登録する。

さらに、電話会議の終了の判定に伴って電話会議の処理プログラムは、図３に示すように、当該電話会議の会議ＩＤと、録音データとを含む録音データ登録要求を自データの処理プログラムに送信する。録音データ登録要求を受信した自データの処理プログラムは、録音データ登録要求に含まれる録音データを、録音データ登録要求に含まれる会議ＩＤに対応付けて会議履歴テーブル（図５（ｂ）参照）に登録されている議事録ファイル名（音声）として登録する。

次いで、本実施例の電子秘書システムのソフトウェア構成（図３参照）において、任意の利用者のスケジュールから、所定の条件を満たすスケジュールを検索する流れを、簡潔に説明していく。

本実施例のスケジュール検索は、利用者が、メイン画面（Ｗｅｂページ、図８（ｂ）参照）より図示しない「スケジュール検索」メニューを選択することで開始され、その後、表示される検索条件を入力するためのスケジュール検索画面（Ｗｅｂページ、図示略）より、スケジュール検索条件を入力することで実施される。スケジュール検索条件としては、例えば、スケジュールの内容、スケジュールを登録した利用者、スケジュールが該当する日時、スケジュールに記載された語句（ＡＮＤ検索、ＯＲ検索）、スケジュールに設定された訪問、来客、作業・・・など予め登録されているステータス情報のいずれか、スケジュールに添付されたファイルの名称等が入力可能とされている。

そして、利用者が、スケジュール検索条件を入力して検索を実施すると、入力されたスケジュール検索条件の「スケジュールを登録した利用者」として設定された各利用者に対応付けられたエージェントプログラムに対して、入力されたスケジュール検索条件を含むスケジュール検索要求を送信して、その結果をスケジュール検索を行っている利用者に対応付けられたエージェントプログラムが取りまとめて、検索結果画面（Ｗｅｂページ、図示略）を生成して表示することで、処理を終了する。尚、この検索結果画面に含まれる検索された各スケジュールは、選択可能に表示されており、いずれかのスケジュールが選択されることで、当該スケジュールの詳細情報を含む画面（Ｗｅｂページ、図示略）が生成されて、表示されるようになっている。

このようにすれば、従来のグループウエアでは、スケジュール（カレンダー）上に登録されている情報を検索抽出することはできないが、本発明のエージェントプログラムを用いれば、スケジュール（カレンダー）上に登録されている情報を検索抽出できる。また、利用者にとっては、自分の登録情報の検索機能として活用できる。一方、管理者にとっては、各利用者の行動履歴による工数管理やＡＢＣ分析など経営分析に活用できる。

次いで、本実施例の電子秘書システムのソフトウェア構成（図３参照）において、利用者に設定された配信時刻になったことを条件にメールを送信（時限式メール送信）する流れを、簡潔に説明していく。

本実施例の時限式メール送信は、利用者が、メイン画面（Ｗｅｂページ、図８（ｂ）参照）より、「伝言配信」メニューや図示しない「メール配信」メニューを選択して、これらメニューに対応する入力画面（Ｗｅｂページ、図示略）において、あて先となる利用者と、メッセージと、配信日時等の情報を入力することで実施される。そして、当該利用者に対応付けられたエージェントプログラムが、入力された配信日時となったことを条件に、あて先となっている利用者に対応付けられたエージェントプログラムにメッセージを含むメール配信要求を送信することで、処理を終了する。尚、指定できるのはサーバから伝言やメールの送信処理を実行する予定時刻であって、実際に送信先に伝言やメールが受信される時刻を指定するものではない。

次いで、本実施例の電子秘書システムにおいて、複数の利用者による前述の電話会議に、資料共有機能を付加した資料共有会議（井戸端会議）を行うための処理の流れを、簡潔に説明していく。

本実施例の資料共有会議は、利用者が、メイン画面（Ｗｅｂページ、図８（ｂ）参照）より図示しない「井戸端（資料共有）会議」メニューを選択することで表示される会議室一覧画面（Ｗｅｂページ、図示略）において、一覧表示されている所定数（例えば、３）の会議室名（例えば、会議室１、会議室２、会議室３）に対応付けて表示された「利用する」ボタンを選択することで、ボタンに対応する会議室（例えば、会議室１）に固有に付与された会議室ＩＤに基づく資料共有会議が開始される。具体的には、この利用者に対応付けられたエージェントプログラムにより、会議室ＩＤに対応付けて当該利用者のユーザＩＤが登録されるとともに、後述する資料共有画面（Ｗｅｂページ、図示略）が生成されて、当該利用者の端末に送信されて表示される。

また、資料共有会議が開始された状態において、利用者がメイン画面（Ｗｅｂページ、図８（ｂ）参照）より図示しない「井戸端（資料共有）会議」メニューを選択することで表示される会議室一覧画面（Ｗｅｂページ、図示略）には、資料共有会議が開始されている会議室の会議室名（例えば、会議室１）に対応付けて、当該会議室で開始されている資料共有会議に参加中の各利用者のユーザ名と「入室する」ボタンが表示されている。この会議室一覧画面において、利用者が「入室する」ボタンを選択すると、この利用者に対応付けられたエージェントプログラムにより、ボタンに対応する会議室（例えば、会議室１）の会議室ＩＤに対応付けて当該利用者のユーザＩＤが登録されるとともに、後述する資料共有画面（Ｗｅｂページ、図示略）が生成されて、当該利用者の端末に送信されて表示される。

ここで、資料共有画面（Ｗｅｂページ、図示略）について説明すると、本実施例の資料共有画面は、上下に分割されるとともに、下部領域はさらに２行２列の格子状の４領域に分割されている。上部領域は、ボタンの表示領域であり、「電話をかける」、「退出する」、「会議終了」の３つのボタンが表示されている。また、下部領域に設けられた格子状の４領域には、ファイルアップロード領域、アップロードファイル共有領域、メモ共有領域、参加者一覧表示領域が割り当てられている。

下部領域のファイルアップロード領域からは、画像ファイルや文書ファイル等の任意のファイルがアップロード可能とされている。また、下部領域のアップロードファイル共有領域は、ファイルアップロード領域からアップロードされたファイルを個別に参照するためのリンクが設けられており、リンクを選択することでアップロードされたファイルを個別に参照可能とされている。尚、アップロードされたファイルが画像ファイルであるときには、個別に参照するためのリンクとして当該画像ファイルの縮小画像が表示され、アップロードされたファイルが画像ファイル以外であるときには、個別に参照するためのリンクとして所定のアイコンが表示されるようになっている。

また、下部領域のメモ共有領域には、１行メモの入力領域と、１行メモの入力内容をアップロードするための「メモを書く」ボタンと、アップロードされた１行メモの一覧表示領域が設けられており、１行メモのアップロードと、アップロードされたすべてのメモを表示可能とされている。

また、下部領域の参加者一覧表示領域には、当該資料共有画面（Ｗｅｂページ、図示略）に対応付けられた資料共有会議に参加している全利用者（当該資料共有会議が開始されている会議室の会議室ＩＤに対応付けて記憶されている利用者）のユーザ名が表示可能とされている。さらに、ユーザ名に対応付けて表示するアイコン画像としての画像ファイルをアップロードする領域も設けられており、アップロードされた画像ファイルをユーザ名と対応付けて表示できるようになっている。

尚、利用者が、上部領域に設けられた「退出する」ボタンを選択すると、当該資料共有会議が開始されている会議室（例、会議室１）の会議室ＩＤに対応付けて記憶されている当該利用者のユーザＩＤを削除するとともに、下部領域の参加者一覧表示領域に表示されている当該利用者のユーザ名も削除する。また、利用者が、会議室一覧画面（Ｗｅｂページ、図示略）において、当該資料共有会議が開始されている会議室に対応付けられた「入室する」ボタンを操作すると、該入室した利用者のユーザ名が参加者一覧表示領域に追加される。

また、利用者が、上部領域に設けられた「会議終了」ボタンを選択すると、当該資料共有会議が開始されている会議室（例、会議室１）の会議室ＩＤに対応付けて記憶されている全情報（ユーザＩＤ、ファイル、１行メモ等）を削除することで、該会議室を空き状態に設定するとともに、資料共有会議に参加していた利用者の端末にメイン画面（Ｗｅｂページ、図８（ｂ）参照）を表示する。尚、全情報の削除前にこれらをバックアップしても良い。

本実施例においては、同一の資料共有会議に参加している全利用者の端末に対して、同一の資料共有画面（Ｗｅｂページ、図示略）が表示されるようになっており、この資料共有画面（Ｗｅｂページ、図示略）を介して、各利用者による資料（ファイル、１行メモ）のアップロード及び共有を可能とすることで、同一の資料共有会議に参加している全利用者が資料を共有しながら会議を実施することができる。具体的には、各利用者に対応づけられたエージェントプログラムが、対応する利用者の入力を受け付けるとともに、受け付けた入力内容を同じ資料共有会議に参加している利用者に対応付けられたエージェントプログラムに送信するとともに、該エージェントプログラムが受信した入力内容を反映した資料共有画面（Ｗｅｂページ、図示略）を生成して、対応する利用者の端末に送信する処理を実施する。

尚、会議室一覧画面（Ｗｅｂページ、図示略）では、資料共有会議が開始されている会議室の会議室名（例、会議室１）に対応づけて、当該会議室の会議室ＩＤに対応付けて記憶されている参加中の利用者のユーザ名を自動的に取得して表示する構成としているが、本発明はこれに限定されるものではなく、会議室一覧画面（Ｗｅｂページ、図示略）において会議室を「利用する」ボタンを選択した後に、利用者から任意の文字列入力を受け付けて、該受け付けた文字列を会議室一覧画面（Ｗｅｂページ、図示略）において会議室名に対応付けて表示する構成としても良い。文字列としては、会議を開始する利用者が、会議の名称や会議の参加者の名称等を任意に入力すればよい。

次いで、本実施例の電子秘書システムのソフトウェア構成（図３参照）において、利用者の入力に基づいてステータスデータ（図４（ｂ）参照）を更新するとともに、該更新されたステータスデータに基づいてメイン画面（Ｗｅｂページ、図８（ｂ）参照）を更新する流れを、簡潔に説明していく。

本実施例のステータスデータ更新処理は、利用者が、メイン画面（Ｗｅｂページ、図８（ｂ）参照）より図示しない「ステータス入力」メニューを選択して、このメニューに対応する入力画面（Ｗｅｂページ、図示略）において、自分のステータスデータを入力することで実施される。そして、当該利用者に対応付けられたエージェントプログラムは、ステータスデータ（図４（ｂ）参照）を入力されたステータスデータに更新する。利用者により、例えば、訪問中や、来客中や、フリー（予定なし）等に更新される。尚、エージェントプログラムが、当該エージェントプログラムに対応付けられた利用者のスケジュールテーブル（図４（ｃ）参照）の登録内容に基づいて、訪問中（社外での打ち合わせ）や、来客中（社内での打ち合わせ）や、予定がない旨を定期的（例えば、５分毎）に判定し、ステータスデータ（図４（ｂ）参照）を自動的に更新する構成としても良い。

また、本実施例のメイン画面（Ｗｅｂページ、図８（ｂ）参照）には、図示しない「グループステータス表示領域」が設けられており、前述のメイン画面を生成して送信する処理においてエージェントプログラムは、当該エージェントプログラムに対応付けられた利用者のユーザＩＤに対応付けて会議グループテーブル（図５（ａ）参照）に登録されているユーザＩＤを特定し、該特定したユーザＩＤに対応付けられた利用者のエージェントプログラムにステータスデータの取得要求を送信することで、同じグループに所属する利用者のステータスデータを取得する。そして、エージェントプログラムは、取得した同じグループに所属する利用者のステータスデータに基づいて、メイン画面の図示しない「グループステータス表示領域」に、同じグループに所属する利用者の名前と、当該利用者のステータスデータを特定可能な情報とを対応付けて表示するための処理、例えば、名前の背景色を来客中や訪問中であるときに所定の表示色に変更したり、予定なしの場合に名前の横に「フリー」を併記したりする処理等を行う。

以上説明したように、本実施例の電子秘書装置としてのサーバコンピュータ１によれば、各利用者毎に個別に動作可能にエージェントプログラムを設けることで、各エージェントプログラムが、個々の利用者の利用態様（ステータスデータ（図４（ｂ）参照））に合致した処理を実施できるようになるので、例えば、各利用者毎で異なる言語にて電子秘書サービスを利用することが可能となり、更には、これら各エージェントプログラム間において予め各種データの送受が実施されるようにしておくことで、大きな費用負担や連携機能を付加するための労力等を必要とすることなく、多様な利用者の利用態様に対応した電子秘書サービスを提供することができる。

また、利用者は、自分が所属しているグループ（会議グループ（図５（ａ）参照））全体の空きスケジュールを、簡便に把握することができる。

また、利用者は、自分が所属しているグループ（会議グループ（図５（ａ）参照））の他の利用者（メンバー）の中から、空きスケジュールを確認したい他の利用者（メンバー）を指定して、該指定した他の利用者（メンバー）における空きスケジュールを簡便に把握することができる。

また、利用者は、他の利用者に対してメッセージ（伝言データ）を送ることができる。

また、利用者は、メッセージ（伝言データ）が閲覧されたことを、例えば、メイン画面（Ｗｅｂページ、図８（ｂ）参照）に示すように、「○○花子」は「既」読で、「○○二郎」は「未」読というように表示することにより、簡便に把握することができる。

以上、本発明の実施例を図面により説明してきたが、具体的な構成はこれら実施例に限られるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲における変更や追加があっても本発明に含まれる。

例えば、前記実施例では、エージェントプログラムは、図４（ｄ）に示すように、伝言データにおいて時間情報として作成日時と有効期限のみを定義しており、有効期限に基づいて伝言データの表示を終了させるか否かの判定ができるため好ましいが、本発明はこれに限定されるものではなく、エージェントプログラムは、利用者から、メッセージ（伝言データ）とともに当該メッセージを送信対象の他の利用者に送る時間を受付け、該受付けた時間を伝言テーブル（図４（ｄ）参照）に記憶しておくことで、該受付けた時間において受付けたメッセージを送信対象の他の利用者のエージェントプログラムに対して送信できるようにしても良く、このようなエージェントプログラムは、本発明の請求項５における電子秘書エージェントプログラムを形成する。このようにすれば、利用者は、メッセージ（伝言データ）を指定した時間にて送ることができる。

また、前記実施例では、空きスケジュール検索のときに検索対象者を特定するためのグループ情報を、電話会議開催のときに参加対象者を特定するためのグループ情報である会議グループテーブル（図５（ａ）参照）により特定しているが、本発明はこれに限定されるものではなく、空きスケジュール検索のためのグループ情報を、電話会議開催のためのグループ情報と別個に記憶可能な構成としても良い。

また、前記実施例では、利用者の個人データ（自データ）を、該利用者ごとに個別に生成された暗号鍵データにより暗号化して記憶する構成としており、記憶されている自データを第三者に取得された場合にも不正利用される可能性を低減でき好ましいが、本発明はこれに限定されるものではなく、利用者の個人データ（自データ）を暗号化しないで記憶する構成としても良く、このようにすれば、記憶されている自データを復号化することなく利用することができ、処理負荷を低減できるとともに、暗号鍵データ／復号鍵データの管理コストを低減できる。

本発明における電子秘書装置により構成される電子秘書システムの全体像を示すシステム図である。 （ａ）は電子秘書装置のブロック図であり、（ｂ）は電子秘書装置における多人数での電話会議のための信号処理の一例を示す図である。 電子秘書装置を構成するソフトウェアの全体像を示す図である。 （ａ）は認証テーブルの一例を、（ｂ）は利用者のステータスデータの一例を、（ｃ）はスケジュールテーブルの一例を、（ｄ）は伝言テーブルの一例をそれぞれ示す図である。 （ａ）は電話会議の開催時に利用される会議グループテーブルの一例を、（ｂ）は会議履歴テーブルの一例をそれぞれ示す図である。 空きスケジュール検索に係る処理の一例を示す図である。 伝言の送受信に係る処理の一例を示す図である。 （ａ）は認証画面（Ｗｅｂページ）の一例を、（ｂ）はメイン画面（Ｗｅｂページ）の一例をそれぞれ示す図である。 （ａ）は空きスケジュール検索画面（Ｗｅｂページ）の一例を、（ｂ）は電話会議開催画面（Ｗｅｂページ）の一例をそれぞれ示す図である。 （ａ）は会議中テーブルの一例を、（ｂ）は録音テーブルの一例を、（ｃ）は課金テーブルの一例を、（ｄ）は料金表テーブルの一例をそれぞれ示す図である。 電話会議開催に係る処理の一例を示す図である。 電子秘書装置における音圧レベル調整のための信号処理の一例を示す図である。

符号の説明

１ サーバコンピュータ
２ インターネット網
３ 通信回線網
４ コンピュータ
５ 携帯電話
６ 電話機
１１ データバス
１２ ＣＰＵ
１３ ＲＡＭ
１４ 操作入力部
１５ 記憶装置
１６ 表示処理部
１７ 交換処理部
１８ データ通信部
１９ アナログ回線通信部
２０ ＩＳＤＮ回線通信部
２１ 音声処理部

Claims (6)

1. 複数の各利用者を個々に識別可能な利用者識別情報に対応付けて、少なくとも当該利用者のスケジュール情報を含む当該利用者に電子秘書サービスを提供するための利用者関連情報を管理し、コンピュータネットワークを介してデータ通信可能とされた利用者の情報端末からの要求に応じ、少なくとも当該利用者のスケジュールを該利用者の情報端末に送信する電子秘書サービスを利用者に提供するための電子秘書装置であって、
   前記電子秘書サービスを利用者に提供するための処理を行うとともに、予め設定された各利用者の利用態様に応じた処理を実施するための電子秘書エージェントプログラムを、各利用者毎に個別に動作可能に設けるとともに、該電子秘書エージェントプログラムは、他の利用者の電子秘書エージェントプログラムとの間において、電子秘書サービスを提供するために必要となる各種データの送受を実施することを特徴とする電子秘書装置。
2. 各利用者が所属するグループと、当該グループに所属するその他の利用者の利用者識別情報を管理し、
   前記電子秘書エージェントプログラムは、利用者からの空きスケジュール要求の受付けに応じて、該利用者が所属するグループのその他の利用者を、当該グループに所属するその他の利用者の利用者識別情報から特定し、該特定した他の利用者の電子秘書エージェントプログラムに対して、空きスケジュール要求を送信し、
   該空きスケジュール要求を受信した他の利用者の電子秘書エージェントプログラムは、空きスケジュールを抽出して返信し、
   該空きスケジュールの返信を受けた前記電子秘書エージェントプログラムは、受信した他の利用者の空きスケジュール並びに当該利用者の空きスケジュールに基づいて、利用者に応答するグループ全体の空きスケジュールを特定し、該特定したグループ全体の空きスケジュールを利用者の情報端末に送信することを特徴とする請求項１に記載の電子秘書装置。
3. 前記電子秘書エージェントプログラムは、利用者が所属するグループのその他の利用者を特定し、該特定したその他の全利用者を含む一覧情報を、該利用者の情報端末に送信して空きスケジュールを取得する他の利用者の指定を受付け、該受付けた他の利用者の電子秘書エージェントプログラムに対して、空きスケジュール要求を送信することを特徴とする請求項２に記載の電子秘書装置。
4. 前記電子秘書エージェントプログラムは、利用者から、送信対象の他の利用者と、当該他の利用者に送信するメッセージとを受付け、該受付けたメッセージを送信対象の他の利用者の電子秘書エージェントプログラムに対して送信し、
   該メッセージを受信した送信対象の他の利用者の電子秘書エージェントプログラムは、該メッセージを記憶するとともに、該メッセージを利用者の情報端末に送信することを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載の電子秘書装置。
5. 前記電子秘書エージェントプログラムは、利用者から、メッセージとともに当該メッセージを送信対象の他の利用者に送る時間を受付け、該受付けた時間において受付けたメッセージを送信対象の他の利用者の電子秘書エージェントプログラムに対して送信することを特徴とする請求項４に記載の電子秘書装置。
6. 前記メッセージを受信した送信対象の他の利用者の電子秘書エージェントプログラムは、メッセージを利用者の情報端末に送信したことに基づいて、当該メッセージの送信元の利用者の電子秘書エージェントプログラムに対してメッセージが閲覧された旨の閲覧通知を送信し、
   該閲覧通知を受信した電子秘書エージェントプログラムは、前記メッセージが他の利用者により閲覧されたことを当該利用者の情報端末に送信することを特徴とする請求項４または５に記載の電子秘書装置。

Images