JP2006113886A - 会議システムおよびその制御方法およびプログラム。 - Google Patents

Abstract

【課題】 非同期コミュニケーションシステムと同期会議システムを適切に統合することにより、簡単に音声メッセージを残せたり、パーソナルコンピュータなどの情報端末を持たない外出先からでも簡単に同期会議に参加できる会議システムおよびその制御方法およびプログラムを提供する。
【解決手段】 ネットワーク上でメッセージや文書の交換蓄積を非同期コミュニケーションサーバ２０を介して非同期で行う１または複数の非同期コミュニケーションシステムと、当該非同期コミュニケーションシステムとそれぞれ連携し、文字、音声、動画等の情報の交換を同期会議サーバ１０を介して複数の会議参加者間で同期して行うとともに、該同期会議の議事録を作成して管理する１または複数の同期会議システムとを統合し、非同期コミュニケーションサーバに、関連する同期会議の情報へのリンク情報および当該同期会議の議事録へのリンク情報を登録して該当ユーザ端末に提供する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、会議システムおよびその制御方法およびプログラムに関し、特に、電子掲示板に代表される非同期コミュニケーションシステムと、テレビ会議システム等の同期コミュニケーションシステムとを統合した会議システムおよびその制御方法およびプログラムに関する。

複数の作業参加者が共同作業を行う上で、それらの作業参加者同士の意志疎通と情報の共有は非常に重要である。このために、情報通信技術を利用してそれらの作業参加者間の意志疎通を支援するためのシステムが、従来から種々に提案されている。

たとえば、Ｗｅｂ上でメッセージや文書の交換／蓄積を行なう電子掲示板システムを用いて共同作業の参加者間での情報の共有を行うシステムが知られている。この電子掲示板システムでは、参加者は自分の都合の良いときに掲示板の閲覧や記事の登録を行ういわば非同期的な情報共有システムである。

一方、テレビ会議システムなどのように、相互に離れた場所にいる複数の参加者に対して、情報通信技術を用いて１つの共通のコミュニケーションの場を提供し、そのコミュニケーション場における会議を実現する遠隔同期コミュニケーションシステムも普及しつつある。

利用者側では、上記電子掲示板などの非同期的な情報共有システムと、テレビ会議システムなどの遠隔同期コミュニケーションシステムとを必要に応じて使い分けて用いることになる。

しかしながら、このような非同期なシステムと同期的なシステムとは、歴史的に見てそれぞれ別に開発が進められてきたものであり、相互間で情報を参照するための配慮がなされてこなかったのが現状である。

そのため、同じ共同作業のためにこれらの両システムをもちいた場合、これら各システムに登録されている文書やデータ、議事録の相互の関連性の管理は個々の利用者の手にゆだねられてしまい、利用者にとって非常に不便であり、又、そのような文書や議事録のデータが利用されないまま散逸してしまう虞もあった。

このような問題を解決するために、特許文献１では、同期会議システムで作成された同期会議の議事録データに対して、後で会議参加者が随時コメントを追加することで議事録データを更新し、又更新した議事録データを随時会議参加者が閲覧できるシステムが開示されている。
特開２０００−５０２２６号公報

しかしながら、特許文献１のシステムは同期会議を軸として、それに非同期に追加データを付加するシステムであり、同期会議の結果に対する参加者間の議論を深めるという観点では有益であるが、共同作業そのものを軸とした情報共有という点では十分とは言い難かった。

すなわち特許文献１のシステムでは、同期会議の議事録に対してコメントを追加できるだけなので、話題の展開が同期会議の内容に制約される。しかし、企業活動におけるプロジェクトなどのようにある程度の長期間に亙る共同作業においては、ある問題を解決すると次の問題が現れるといった風に、初期の段階では後の展開が分からないのが普通である。

したがって、ある１つの同期会議の内容に対して後で情報を付加するという方式では、その同期会議で後々に生じうる問題が予め全て討議されているようなことでもない限り、共同作業で生じる全ての情報を整理統合して共有するということは極めて困難である。

さらに、共同作業のスペースに、音声メッセージやサウンドを挿入したいという要求もあるが、従来の方法では、パーソナルコンピュータなどの情報端末にマイクロフォンを接続して音声信号を録音し、その後、共同作業のスペースに音声ファイルを立ち上げるという方法を採ることになり、いかにも煩雑で日常業務には適していない。又、外出先から参加者が気軽に同期会議に参加して発言を残せる方法も加味したい。

そこで、本発明は、非同期コミュニケーションシステムと同期会議システムを適切に統合することことにより、簡単に音声メッセージを残せたり、パーソナルコンピュータなどの情報端末を持たない外出先からでも簡単に同期会議に参加できる会議システムおよびその制御方法およびプログラムを提供することを目的とする。

上記課題を解決するため、請求項１の発明の会議システムは、ネットワーク上でメッセージや文書の交換蓄積を非同期コミュニケーションサーバを介して非同期で行う１または複数の非同期コミュニケーションシステムと、前記非同期コミュニケーションシステムとそれぞれ連携し、文字、音声、動画等の情報の交換を同期会議サーバを介して複数の会議参加者間で同期して行うとともに、該同期会議の議事録を作成して管理する１または複数の同期会議システムとを統合した会議システムであって、前記非同期コミュニケーションサーバは、当該非同期コミュニケーションシステムに連携する同期会議システムで行われる同期会議の情報へのリンク情報および当該同期会議の議事録へのリンク情報を登録して対応する非同期コミュニケーションシステム内に公開することを特徴とする。

また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記同期会議情報は、前記同期会議の形式、開催日時、参加者、使用する資料等の情報を含むことを特徴とする。

また、請求項３の発明は、請求項１の発明において、前記非同期コミュニケーションサーバに登録された同期会議情報を該当非同期コミュニケーションシステムの参加者に通知することを特徴とする。

また、請求項４の発明は、請求項３の発明において、前記同期会議の開催に先立って前記同期会議情報とともに該当同期会議へのリンク情報を該当非同期コミュニケーションシステムの参加者にメールで再通知することを特徴とする。

また、請求項５の発明は、請求項１乃至４のいずれかの発明において、前記非同期コミュニケーションサーバは、当該非同期コミュニケーションサーバに接続可能な携帯電話端末に対して該当非同期コミュニケーションシステムのリンク情報および該当非同期コミュニケーションシステムが連携する同期会議のリンク情報の少なくとも一方を配信するリンク情報配信手段を更に具備することを特徴とする。

また、請求項６の発明は、請求項５の発明において、前記非同期コミュニケーションサーバは、前記同期会議のリンク情報に基づき前記携帯電話端末から送信された音声メッセージを音声ファイルとして蓄積することを特徴とする。

請求項７の発明は、請求項５の発明において、前記同期会議サーバは、前記同期会議のリンク情報に基づき前記携帯電話端末から送信された音声および映像を前記同期会議データに含めて蓄積することを特徴とする。

また、請求項８の発明は、ネットワーク上でメッセージや文書の交換蓄積を非同期コミュニケーションサーバを介して非同期で行う１または複数の非同期コミュニケーションシステムと、前記非同期コミュニケーションシステムとそれぞれ連携し、文字、音声、動画等の情報の交換蓄積を同期会議サーバを介して複数の会議参加者間で同期して行うことにより同期会議を制御する１または複数の同期会議システムとを統合した会議システムの制御方法であって、前記非同期コミュニケーションシステムに連携する同期会議システムで行われる同期会議の情報を該当非同期コミュニケーションサーバに登録し、前記同期会議サーバに蓄積された同期会議データに基づき前記同期会議システムで行われた同期会議の議事録を作成して管理し、該議事録へのリンク情報を連携する非同期コミュニケーションシステムの非同期コミュニケーションサーバに登録することを特徴とする。

また、請求項９の発明は、ネットワーク上でメッセージや文書の交換蓄積を非同期コミュニケーションサーバを介して非同期で行う１または複数の非同期コミュニケーションシステムと、前記非同期コミュニケーションシステムとそれぞれ連携し、文字、音声、動画等の情報の交換蓄積を同期会議サーバを介して複数の会議参加者間で同期して行うことにより同期会議を制御する１または複数の同期会議システムとを統合した会議システムの制御をコンピュータにより実行させる会議システムの制御プログラムであって、前記非同期コミュニケーションシステムに連携する同期会議システムで行われる同期会議の情報を該当非同期コミュニケーションサーバに登録するステップと、前記同期会議サーバに蓄積された同期会議データに基づき前記同期会議システムで行われた同期会議の議事録を作成して管理するステップと、該作成管理される議事録へのリンク情報を連携する非同期コミュニケーションシステムの非同期コミュニケーションサーバに登録するステップとを含むことを特徴とする。

本発明によれば、ネットワーク上でメッセージや文書の交換蓄積を非同期コミュニケーションサーバを介して非同期で行う１または複数の非同期コミュニケーションシステムと、この非同期コミュニケーションシステムとそれぞれ連携し、文字、音声、動画等の情報の交換蓄積を同期会議サーバを介して複数の会議参加者間で同期して行うことにより同期会議を制御する１または複数の同期会議システムとを統合し、非同期コミュニケーションシステムに連携する同期会議システムで行われる同期会議の情報を該当非同期コミュニケーションサーバに登録し、同期会議サーバに蓄積された同期会議データに基づきこの同期会議システムで行われた同期会議の議事録を作成して管理し、この作成管理される議事録へのリンク情報を連携する非同期コミュニケーションシステムの非同期コミュニケーションサーバに登録するように構成したので、ユーザは、非同期コミュニケーションサーバにアクセスすれば、同期会議の情報を得ることができるので、ユーザ個々人が非同期コミュニケーションや同期会議のコンテンツを管理する必要がなくなり、また、非同期コミュニケーションや同期会議へのアクセスを携帯電話端末から行うこともでき、これによって音声情報メッセージも簡単に記録しておくことができる等の効果を奏する。

以下、本発明に係る会議システムおよびその制御方法の実施例を添付図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本発明に係る会議システムの一実施例の概略構成を示すブロック図である。

図１において、この実施例の会議システムは、同期会議サーバ１０と非同期コミュニケーションサーバ２０を備えて構成される。

ここで、同期会議サーバ１０は、文字、音声、動画等の情報の交換蓄積を複数の会議参加者間で同期して行うことにより同期会議を制御するものである。

すなわち、この同期会議サーバ１０は、実際の社内会議室４０で取り込んだ会議参加者の音声、画像およびこの社内会議室４０のディスプレイ４１に表示された画像等の交換情報等および会議参加者のユーザ端末３０、３０−１、３０−２、３０−３等から取り込んだ交換情報等を蓄積して管理することにより複数の会議参加者間の同期会議を実行する。

このような同期会議の典型例は多地点間のテレビ会議がある。また、いわゆるチャットも同期会議の一種といえる。いずれにしても、同期会議サーバ１０が提供する同期会議サービスの機能自体は既存のものでよい。

同期会議サーバ１０が会議参加者に提供する同期会議の場、すなわち会議参加者が同期会議のために接続する同期会議サーバ１０の管理下のリソースを、仮想的な同期会議室と呼ぶ。

同期会議サーバ１０を用いて実現される同期会議管理システムは、このような同期会議サービス提供のための処理を担うプログラム群からなるシステムである。

会議参加者は、各自のユーザ端末３０、３０−１、３０−２、３０−３で同期会議のクライアントソフトウエアを起動し、このソフトウエアにより同期会議サーバ１０が開設している仮想的な同期会議室にアクセスする。

すると、この同期会議サーバ１０は、そのユーザがその同期会議室へのアクセス権限をもっているかどうかを判定し、アクセス可能なものであれば、その同期会議室への参加を許可する。これにより、そのユーザは他の参加ユーザとの間でその会議に参加することができる。

テレビ会議の場合は、ユーザ端末にカメラ及びマイクが設けられ、それらによって取得された画像や音声のデータが同期会議サーバ１０に送られる。

同期会議サーバ１０は、各ユーザ端末３０、３０−１、３０−２、３０−３から送信されてきたデータ、又はそのデータを編集して作成した同期会議状況を示す画像及び音声のデータを各ユーザ端末３０、３０−１、３０−２、３０−３に提供することで、同期会議を実現する。

同期会議は、もちろん社内会議室４０あるいは社外会議室４５で現実に行われている会議の席上の端末３０から入力される情報で構成されても良いことは勿論である。

同期会議キャプチャ１２は、同期会議サーバ１０により構成される同期会議システムで実施されている同期会議の状況を記録するためのプログラム群からなるシステムである。

例えば、テレビ会議の場合、会議参加者の各ユーザ端末３０から送られてくる画像や音声のデータを編集して作成したリアルタイムの同期会議状況を示す画像及び音声のデータをマルチメディアデータのファイルに記録する。このようにして作成された同期会議の進行状況を示す同期会議データのファイルは、議事録ＤＢ（データベース）１５に登録される。

非同期コミュニケーションサーバ２０は、非同期コミュニケーションシステムを構成するもので、複数人のグループによる共同作業のための情報共有環境を提供する。

非同期コミュニケーションサーバ２０は、複数の共同作業を管理することができる。ここでは、１つ１つの共同作業をタスクと呼ぶ。１つのタスクには、そのタスクに対する複数の参加者からなる１つのグループが対応付けられる。

非同期コミュニケーションサーバ２０は、タスクごとに、そのタスクについての情報交換のための電子掲示板（又は電子会議室）を、そのタスクの参加者に対して提供する。

電子掲示板は、タスク参加者間での非同期の情報共有、情報交換の場（以下、非同期コミュニケーション場という）の１つである。

また、タスクの各参加者から、タスクに関するスケジュールの入力を受け付け、それら各参加者のスケジュールの一覧表示を当該タスクの参加者に提供する機能を非同期コミュニケーションサーバ２０に搭載することもできる。このように非同期コミュニケーションサーバ２０は、タスクごとに個別に、いわば従来の一般的なグループウエアのサービスを提供する機能を備えている。

又、タスク毎のサービスのためには、タスクの新規登録・廃止、タスクへの参加者の登録・削除、タスクに関するその他の設定情報の登録・変更、タスクの持つ各種情報（電子掲示板やスケジュール情報など）に対するアクセス管理（たとえば、ユーザ認証によりタスク参加者のみアクセスを許可するなど）の管理が行われる。

非同期コミュニケーションサーバ２０に搭載されるタスク管理システムは、このようなタスク管理処理や、上述したタスク毎の電子掲示板やスケジュール情報の管理（ユーザからの閲覧や情報の書き込みのための処理を含む）を実行するソフトウエアシステムである。

タスク管理システムは、これら電子掲示板やスケジュール情報その他のタスクに関する情報を、ウェブページの形で、インターネット６０や社内ＬＡＮを介してユーザ端末３０−１、３０−２、３０−３等に提供する。

このユーザ端末には、メール受信機能とウェブアクセス機能の少なくとも一方を持つ携帯電話端末３５が含まれる。この場合、非同期コミュニケーションサーバ２０は、携帯電話端末３５に、電子掲示板や電子会議室などの非同期コミュニケーションの場の１つへのリンク画面や、同期会議室への電話番号リンクを表示させ、これらをクリックすることで、非同期コミュニケーションの場や、同期会議室へ接続することができる。

携帯電話端末３５は、非同期コミュニケーションサーバ２０からインターネット６０を経由してメール通信を受け付け、また、非同期コミュニケーションサーバ２０とＳＳＬ−ＶＡＮ装置５２を介してhttps（hyper text protocol over secure sockets layer）の暗号化通信をインターネット６０上で行なうことができる。

また、ＧＷ（ゲートウエイ）装置５５−１を介して、ＶｏＩＰ（Voice over IP）で音声通話を音声応答サーバ５０を介して音声メッセージとして非同期コミュニケーションサーバ２０やデータベース１５に送り、記録を残すことができる。

さらに、ＧＷ（ゲートウエイ）装置５５−２を介して、ビデオ通話ないしは音声通話を同期会議サーバ１０に送り同期会議に参加することができる。

さて、この実施例の会議システムにおいては、同期会議サーバ１０により提供される同期会議室と非同期コミュニケーションサーバ２０により提供される非同期コミュニケーション場とを統合することにより、共通の作業や共通の目的を有する参加者の協調作業を有効に進めることができ、単に企業内ばかりではなく、企業、事業、組織、地域を越えたプロジェクトの管理、運営及びそこで行なわれる非同期的な作業や同期的な共同作業をサポートを可能にする。

同期会議サーバ１０は、実際の社内会議室４０およびユーザ端末３０−１、３０−２、３０−３、携帯電話端末３５等から同期会議にかかわる音声、映像、各種会議データ等を取り込んで同期会議データとして同期会議キャプチャ１２に送る。

非同期コミュニケーションサーバ２０には、連携する同期会議サーバ１０により構築される同期会議室の情報、すなわち、同期会議の形式、例えば、常設か臨時の同期会議室かの情報および同期会議室の開催日時、参加者、使用する資料等の情報が登録される。

そして、非同期コミュニケーションサーバ２０により構築される非同期コミュニケーション場の参加者にこの同期会議の情報を電子メール等で送信することに同期会議開催通知を行う。

この同期会議開催通知に基づき非同期コミュニケーションサーバ２０でユーザ端末３０−１、３０−２、３０−３、携帯電話端末３５等から取り込んだ当該同期会議にかかわる情報は、上記同期会議データに含めて同期会議キャプチャ１２に送られる。

同期会議キャプチャ１２では、この同期会議データに基づき当該同期会議室の議事録を作成し、この議事録は議事録ＤＢ１５に登録される。

また、議事録ＤＢ１２に登録された議事録へのリンク情報は、連携する非同期コミュニケーションサーバ２０に登録される。

これにより、非同期コミュニケーションサーバ２０により構築される非同期コミュニケーション場の参加者もこの議事録の閲覧が可能になる。

なお、図１では同期会議サーバ１０及び非同期コミュニケーションサーバ２０をそれぞれ１つしか示さなかったが、これらは、それぞれ複数あっても良い。

図２は、同期会議サーバ１０及び非同期コミュニケーションサーバ２０をそれぞれ複数設けた場合における非同期コミュニケーションサーバ２０により形成される非同期コミュニケーション場と同期会議サーバ１０により仮想的に形成される同期会議室との関係付け例を示した図である。

図２においては、４個の非同期コミュニケーションサーバ２０により４個所の非同期コミュニケーション場として「コミュニケーション場１」〜「コミュニケーション場４」が形成され、７個の同期会議サーバ１０により同期会議室として「常設会議室Ａ」〜「常設会議室Ｃ」および「臨時会議室ａ」〜「臨時会議室ｄ」が形成された場合を示している。

ここで、「コミュニケーション場１」〜「コミュニケーション場４」と「常設会議室Ａ」〜「常設会議室Ｃ」および「臨時会議室ａ」〜「臨時会議室ｄ」との間には、任意の関係付けが可能であるが、図２においては、「コミュニケーション場１」と「常設会議室Ａ」および「臨時会議室ａ」、「コミュニケーション場２」と「臨時会議室ｂ」、「コミュニケーション場３」と「常設会議室Ｂ」、「コミュニケーション場４」と「常設会議室Ｃ」および「臨時会議室ｃ」および「臨時会議室ｄ」が関係付けられた場合を示している。

図３は、図２に示すような非同期コミュニケーション場と同期会議室の作成処理を示すフローチャートである。

図３において、まず、複数の非同期コミュニケーションサーバ２０を設けて複数の非同期コミュニケーション場を作成する（ステップＳ１）。次に、複数の同期会議サーバ１０を設けて複数の同期会議室を作成する（ステップＳ２）。

次に、各非同期コミュニケーション場の非同期コミュニケーションサーバ２０に連携する同期会議室の同期会議の予定を記入する（ステップＳ３）。

また、この同期会議の予定は電子メールで必要なユーザに送信され（ステップＳ４）、この処理を終了する。

なお、ステップＳ２の同期会議室の作成時には、この同期会議の参加者や使用する資料などが登録される。また、ステップＳ２で作成される同期会議室には、常設される常設会議室および臨時的に開催される臨時会議室が含まれる。

また、ステップＳ３の非同期コミュニケーション場への同期会議の予定の記入により、各非同期コミュニケーション場には、関連付けられた同期会議室のプロパティ、すなわち、同期会議開催の日時、ステータス、メンバー、接続状況などが表示される。

また、電子メールによる同期会議開催の予定の通知には、この同期会議を開催する同期会議室にアクセスするためのＵＲＬ（Uniform Resource Locator）が含まれている。

また、電子メールによる同期会議開催の予定の通知は、常設会議室の場合は、定期的な開催日時のタイミングでメール通知を行うようにしてもよい。

図４は、同期会議室における同期会議の処理の一例を示すフローチャートである。

図４において、同期会議室における同期会議の開始は、各情報端末における同期会議室のＵＲＬの選択操作により行われる（ステップＳ１１）。同期会議が開始されると同期会議に関する映像のキャプチャが開始される（ステップＳ１２）。

次に、同期会議が終了したかが調べられ（ステップＳ１３）、同期会議が終了していないと（ステップＳ１３でＮＯ）、同期会議に関する映像のキャプチャが続けられ、同期会議が終了したと判断されると（ステップＳ１３でＹＥＳ）、次に、同期会議が終了したのは臨時会議室かを調べ（ステップＳ１４）、臨時会議室の場合は（ステップＳ１４でＹＥＳ）、この臨時会議室の消去を行い（ステップＳ１５）、ステップＳ１６に進む。

また、常設会議室の場合は（ステップＳ１４でＮＯ）、ここままステップＳ１６に進む。

ステップＳ１６では、同期会議に関する映像のキャプチャ結果から議事録を作成する。そして、この作成した議事録のリンクを関係付けられた非同期コミュニケーション場に登録し（ステップＳ１７）するとともに、必要なメール通知を行って（ステップＳ１８）、この処理を終了する。

このように、同期会議が終了すると、作成された議事録が非同期コミュニケーション場に登録されるので、この同期会議が行われた同期会議室に関係付けられた非同期コミュニケーション場では同期会議の様子を閲覧することが可能になる。

また、非同期コミュニケーションの場（掲示板）に、タスクに関連した同期会議の予定／現在の状況／議事録などが蓄積されることで、非同期／同期のシームレスな連携がなされる。また、ユーザは、業務に応じて非同期のメッセージングと同期会議の使い分けが簡便に行なえるだけなく、コミュニケーション場にすべての記録（リンク）が蓄積されていているので面倒なコンテンツ管理が必要ない。

図５は、非同期コミュニケーションサーバ２０のタスク管理システムが各ユーザ端末に対して提供するタスクのポータルのウェブページ５００の一例を示している。

図５に示すように、このウェブページ５００には、電子掲示板として機能するメッセージ一覧５１０およびメニューフレーム５２０およびタスク情報フレーム５３０が含まれている。

メッセージ一覧５１０には、他のユーザ端末から非同期コミュニケーションサーバ２０から送信された非同期コミュニケーションのために交換される各種記事および非同期コミュニケーションサーバ２０から送信された各種同期会議室へのリンク情報を示す記事および各種同期会議室の議事録へのリンク情報を示す記事が表示される。

図５においては、記事５１２および５１５が同期会議室へのリンク情報の記事を示し、記事５１４が議事録へのリンク情報の記事を示す。また、番号４１乃至４７の記事は、非同期コミュニケーションのために交換される各種記事を示す。

ここでは、各種記事の一部が時系列の逆順にリスト表示されているが、他の表示方式（スレッド表示方式など）に切り替えることもできる。

個々の記事は、対応する本文若しくは同期会議室若しくはその議事録にリンクされており、各記事をマウスのクリック操作などで選択することにより、本文を表示したウェブページを呼び出して表示したり、同期会議室へ接続してその同期会議の情報を閲覧したり、議事録に接続して、この議事録を閲覧したりすることができる。

例えば、同期会議「週報会」が作成されると、システムにより同期会議「週報会」の記事５１２がメッセージ一覧５１０に表示され、また、「＜ＴＣＭ＞「週報会」が設置されました」という記事５１１がメッセージ一覧５１０に表示される。

ここで、この同期会議「週報会」の記事５１１には、同期会議「週報会」へのリンク情報が埋め込まれており、この同期会議「週報会」の記事５１１をマウス等でクリックすると、同期会議「週報会」に関する同期会議の情報（同期会議室プロパティ）を閲覧することができる。

同期会議「週報会」が終了すると、システムにより「週報会」議事録の記事５１３がメッセージ一覧５１０に表示され、また、「＜ＴＣＭ＞「週報会」の議事録がＵＰされました」という記事５１４がメッセージ一覧５１０に表示される。

この「週報会」議事録の記事５１３には、この「週報会」に関する議事録へのリンク情報が埋め込まれており、この「週報会」議事録の記事５１３をマウス等でクリックすることにより、「週報会」に関する議事録を閲覧することができる。

また、同期会議「仕様検討会」が作成されると、システムにより同期会議「仕様検討会」の記事５１５がメッセージ一覧５１０に表示され、また、「＜ＴＣＭ＞「仕様検討会」が設置されました」という記事５１６がメッセージ一覧５１０に表示される。

ここで、この同期会議「仕様検討会」の記事５１５には、同期会議「仕様検討会」へのリンク情報が埋め込まれており、この同期会議「仕様検討会」の記事５１５をマウス等でクリックすると、同期会議「仕様検討会」に関する同期会議の情報（同期会議室プロパティ）を閲覧することができる。

メニューフレーム５２０には、各種メニューボタン５２１とともに、このタスクに関連づけられた同期会議室リスト５２２が表示される。

ここで、各種メニューボタン５２１の中には、同期会議室を作成するための「会議新規予約」ボタン５２４および会議室全一覧を表示するための「会議室全一覧」ボタン５２５が含まれており、この「同期会議室予約」ボタン５２３をマウス等でクリックして押すと、図６に示す同期会議室作成・予約ページ６００を開くことができ、また、「会議室全一覧」ボタン５２５を押すことにより図９に示す同期会議全一覧ページ９００を開くことができる。

同期会議室リスト５２２には、各同期会議室のタイプ、開催時間、接続数、アクセスが可能か否かの情報が含まれており、この同期会議室リスト５２２により各同期会議室の状態を把握することができる。

また、この同期会議室リスト５２２の更新ボタン５２３をマウス等でクリックして押すと、図７に示す同期会議室プロパティ変更ページ７００に移動して、同期会議室プロパティを変更することができる。

タスク情報フレーム５３０には、このタスクの関与者であるメンバー、リーダー、オブザーバーの一覧およびアクセス権等が表示される。

この例では、タスク情報フレーム５３０のメンバーの一覧５３１に６名のメンバーとともにその状態（タスクを実行中であるか否かを示す情報）および同期（同期会議室の同期会議に同期中であるか）中かを示す情報が表示され、リーダーの一覧５３２には４名のリーダーとともに、同期中かを示す情報が表示され、また、オブザーバーの一覧５３３には、オブザーバーに関する表示がされる。

また、アクセス権の表示欄５３４には、このタスクに関する読取権、書込権等のアクセス権がそれぞれ表示される。

図６は、同期会議室開設のための同期会議室作成・予約ページ６００の一例を示したものである。

この同期会議室作成・予約ページ６００は、図５に示したメニューフレーム５２０の「会議新規予約」ボタン５２４を押すことにより開くことができる。

図６に示す同期会議室作成・予約ページ６００においては、会議室名入力欄６１０に、作成、予約する同期会議の名称として「仕様検討会」が入力された場合を示している。

また、同期会議のタイプの入力欄６２０には、「臨時会議」又は「定期会議」などのように、同期会議のタイプが入力される。ここで、「定期会議」は、毎週水曜日とか毎月第１月曜日などのように、定期的に繰り返し開催される会議であり、「臨時会議」はそのように定期的に行われる会議ではない単発の会議のことである。これらのタイプは、プルダウンの選択肢から選択できるようになっている。

アクセス権設定欄６３０には、当該同期会議に対するユーザの各レベルのアクセス権が入力される。この例では、ユーザのレベルは、メンバ（リーダを含む）、オブザーバ、及びそのいずれでもない人（図には「関与者外」と示している）の３段階に分けている。

そして、それらレベル毎に、同期会議の聴講についてアクセス権があるか否か、及び発言についてのアクセス権があるか否かをプルダウンの選択肢から選択できる。

図示の例では、例えば、タスク「○○開発」の関与者外の人は、聴講のみで発言のできない参加者として、同期会議に部分的に参加することができる。

開催日時入力欄６４０には、その同期会議の開始日時と終了日時が入力される。これは「臨時会議」の場合の例であり、「定期会議」の場合は、毎週月曜日、隔週火曜日、毎月第２月曜日などといった定期開催日の入力欄と、開始時刻及び終了時刻の入力欄が提供される。

会議参加者の指定欄６５０には、同期会議の開催者が求める会議参加者を入力する。この例では、同期会議のメンバとリーダをそれぞれ指定できる入力欄を提供している。

各欄に入力する会議参加者の名前は、タスク管理システムが管理するアドレス帳（すなわち該システムに登録されたユーザのリスト）から選択することができる。

この指定欄６５０に名前が入力された会議参加者には、会議開催の通知や、会議開催直前でのリマインダ通知が電子メールで送られる。なお、この指定欄６５０で指定された会議参加者以外のユーザも、アクセス権設定欄６３０に設定されたアクセス権限でこの同期会議に参加することができる。

会議開催のメッセージ欄６６０は、この会議の説明などのためのメッセージを入力する欄である。

会議の参考資料欄６７０には、この会議で用いる参考資料の情報を入力する。例えば、参考資料欄６７０には、社内ＬＡＮ等のネットワーク上の、各ユーザ端末３０からアクセス可能な場所に設置されている文書管理サーバに登録された文書ファイルのパスやＵＲＬ（Uniform Resource Locator）が入力される。このパスなどは、参照ボタン６７１によりファイルシステムを呼び出し、ファイルシステムのツリー構造をたどって指定することができる。

また、図６の「メール通知タイミング」のチェック欄６８０は、同期会議の開始時刻直前（例えば開始５分前）に、もうすぐ同期会議が始まることを知らせるリマインダの電子メールを送信する機能を選択するものである。

すなわち、上記「メール通知タイミング」のチェック欄６８０にチェックをすると、同期会議の開始時刻直前に、同期会議のリマインダの電子メールを各ユーザ端末に自動的に送信することができる。

このリマインダの電子メールには、同期会議室へのリンクが含まれており、これを受け取った人はそのリンクをクリックすることで同期会議室へアクセスすることができる。

この図６の同期会議室作成・予約ページ６００で設定された同期会議室の情報により同期会議室の開設設定がなされ、その同期会議室に対するユーザのアクセスのためのアクセス情報（例えば同期会議室のＵＲＬ）を含む同期会議室の情報が非同期コミュニケーションサーバ２０に登録される。

また、同期会議室の開設設定が行なわれると、非同期コミュニケーションサーバ２０は、この同期会議についての開催通知の記事を自動生成し、当該タスクの電子掲示板に登録する。この開催通知の記事には、図６に例示した同期会議室の設定情報（会議室名、タイプ、開催日時、参加者、開催メッセージ、参考資料のＵＲＬなど）と、その同期会議に割り当てられた同期会議室へのアクセスのためのリンク記述（ＵＲＬなど）が記載されている。

図７は、同期会議室プロパティの変更のための同期会議室プロパティ変更ページ７００の一例を示したものである。

この同期会議室プロパティ変更ページ７００は、図５に示した同期会議室リスト５２２の更新ボタン５２３を押すことにより開くことができる。

すなわち、この実施例では、同期会議設定後においても、この同期会議の開催の日時、ステータス、メンバー等の同期会議室プロパティを変更することができる。

この同期会議室プロパティ変更ページ７００は、図６に示した同期会議室作成・予約ページ６００とほぼ同様の構成からなるが、同期会議室プロパティ変更ページ７００における会議資料の入れ替えは、例えば、版追加等により行う。

この例では、図６の同期会議室作成・予約ページ６００で作成・予約された同期会議室「仕様検討会」のプロパティの中の開催日時の開催日が「２０日」から「２２日」に変更され、参加者のメンバーに「ＥＥＥ ｅｅｅ」が追加され、リーダーが「ＣＣＣ ｃｃｃ」から「ＤＤＤ ｄｄｄ」に変更され、また、「メール通知タイミング」のチェック欄６８０にチェックをする変更が加えられている。

また、会議開催のメッセージには「プロトの仕様を検討します。各自・・・」という内容のメッセージが追加されている。

この同期会議室プロパティ変更ページ７００により変更された内容により、この同期会議室の情報は更新され、この更新内容は、電子メールにより該当ユーザに通知される。

図８は、同期会議室プロパティの内容確認を行うための同期会議室プロパティ内容確認ページおよび同期会議室プロパティ内容確認メールの一例を示すものである。

この図８（ａ）に示す同期会議室プロパティ内容確認ページ８００は、図７に示した同期会議室プロパティ変更ページ７００で同期会議室プロパティの変更を行った後に、図５に示した各ユーザ端末に対して提供するタスクのポータルのウェブページ５００で「仕様検討会」の表示をクリックして開いたものである。

この同期会議室プロパティ内容確認ページ８００には、図７に示した同期会議室プロパティ変更ページ７００で変更した内容が反映しており、これにより変更した同期会議室プロパティの確認を行うことができる。

また、図８（ｂ）に示す同期会議室プロパティ内容確認メール８１０には、図８（ａ）に示す同期会議室プロパティ内容確認ページ８００と同一内容の同期会議室プロパティが記載されている。

この図８（ｂ）に示す同期会議室プロパティ内容確認メール８１０は、同期会議室プロパティの変更に際して該当ユーザに送信される。

図９は、同期会議室一覧ページの一例を示したものである。

この同期会議室一覧ページ９００は、図５に示したメニューフレーム５２０の「会議室全一覧」ボタン５２５を押すことにより開くことができる。

この同期会議室一覧ページ９００には、既に作成・予約された同期会議室が、その使用サーバ、会議名、タスク名、発起人、ユーザー数等とともに一覧表示される。

図１０は、携帯電話端末３５に対して非同期コミュニケーションサーバ２０から配信されるメッセージ登録があった旨の通知メール１０００の一例を示したものである。

ここで、携帯電話端末３５のユーザがこれに答えてタスクのＵＲＬをクリックすると、タスクサーバ２０にインターネットを介してアクセスされて、メッセージの閲覧や、返信の書き込みなどができる。

また、音声メッセージ電話番号をクリックすると、音声応答サーバ５０に電話がかかり、ガイダンスに従ってタスクサーバ２０に記録されている音声メッセージを聞いたり、自己の音声メッセージを録音したりすることができる。

図１１は、携帯電話端末３５での同期会議開催通知メールの一例を示すものである。

同期会議の参加者が外出中の場合に、同期会議の開催時刻の直前になると非同期コミュニケーションサーバ２０からこのメールが送られる。

このメールには、テレビ会議室への電話番号のリンクが記載され、このリンクを選択すると同期会議サーバ１０に自動ダイヤルして接続され、他の会議参加者とテレビ会議を行うことができる。

なお、タスクに関連する同期会議の情報（開催通知や、議事録へのリンクなど）を、そのタスクの電子掲示板に登録したが、この代わりにそのタスクのスケジュール情報に同様の同期会議の情報を登録するようにしても良い。

本発明によると、携帯電話端末を含む情報端末を用いてタスクに関連する同期会議を容易に開催できると共に、この同期会議の情報を非同期コミュニケーション場に含ませて管理することができ、さらに音声メッセージも議事録データとして記録することができ、これにより、共通の作業や共通の目的を有する参加者の協調作業を有効に進めることができ、単に企業内ばかりではなく、企業、事業、組織、地域を越えたプロジェクトの管理、運営及びそこで行なわれる非同期的な作業や同期的な共同作業をサポートすることができ、産業上の広い分野での利用が期待できる。

本発明の会議システムの構成を示す機能ブロック図である。 同期会議サーバ及びタスクサーバをそれぞれ複数設けた場合における非同期コミュニケーション場と同期会議室との関係付け例を示した図である。 図２に示す非同期コミュニケーション場と同期会議室の作成処理を示すフローチャートである。 同期会議室における同期会議の処理の一例を示すフローチャートである。 ユーザに対して提供するタスクのポータルのウェブページの表示例を示す図である。 同期会議開設のための設定情報入力用のウェブページの一例を示す図である。 同期会議更新設定用のウェブページの一例を示す図である。 同期会議室のプロパティ確認のウェブページの一例を示す図である。 同期会議の一覧表示のウェブページの一例を示す図である。 携帯電話端末に配信されるメッセージ登録があった旨の通知メールの一例を示す図である。 携帯電話端末に配信される同期会議開催通知メールの一例を示す図である。

符号の説明

１０ 同期会議サーバ
１２ 同期会議キャプチャ
１５ 議事録データベース（ＤＢ）
２０ 非同期コミュニケーションサーバ
３０、３０−１−３０−３ ユーザ端末
３５ 携帯電話端末
４０ 社内会議室
４５ 社外会議室
５０ 音声応答サーバ
５２ ＳＳＬ−ＶＰＮ装置
５５ ＧＷ装置
６０ インターネット

Claims (9)

1. ネットワーク上でメッセージや文書の交換蓄積を非同期コミュニケーションサーバを介して非同期で行う１または複数の非同期コミュニケーションシステムと、前記非同期コミュニケーションシステムとそれぞれ連携し、文字、音声、動画等の情報の交換を同期会議サーバを介して複数の会議参加者間で同期して行うとともに、該同期会議の議事録を作成して管理する１または複数の同期会議システムとを統合した会議システムであって、
   前記非同期コミュニケーションサーバは、
   当該非同期コミュニケーションシステムに連携する同期会議システムで行われる同期会議の情報へのリンク情報および当該同期会議の議事録へのリンク情報を登録して対応する非同期コミュニケーションシステム内に公開する
   ことを特徴とする会議システム。
2. 前記同期会議情報は、
   前記同期会議の形式、開催日時、参加者、使用する資料等の情報を含む
   ことを特徴とする請求項１記載の会議システム。
3. 前記非同期コミュニケーションサーバに登録された同期会議情報を該当非同期コミュニケーションシステムの参加者に通知する
   ことを特徴とする請求項１または２記載の会議システム。
4. 前記同期会議の開催に先立って前記同期会議情報とともに該当同期会議へのリンク情報を該当非同期コミュニケーションシステムの参加者にメールで再通知する
   ことを特徴とする請求項３記載の会議システム。
5. 前記非同期コミュニケーションサーバは、
   当該非同期コミュニケーションサーバに接続可能な携帯電話端末に対して該当非同期コミュニケーションシステムのリンク情報および該当非同期コミュニケーションシステムが連携する同期会議のリンク情報の少なくとも一方を配信する
   ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の会議システム。
6. 前記非同期コミュニケーションサーバは、
   前記同期会議のリンク情報に基づき前記携帯電話端末から送信された音声メッセージを音声ファイルとして蓄積する
   ことを特徴とする請求項５記載の会議システム。
7. 前記同期会議サーバは、
   前記同期会議のリンク情報に基づき前記携帯電話端末から送信された音声および映像を前記同期会議データに含めて蓄積する
   ことを特徴とする請求項５記載の会議システム。
8. ネットワーク上でメッセージや文書の交換蓄積を非同期コミュニケーションサーバを介して非同期で行う１または複数の非同期コミュニケーションシステムと、前記非同期コミュニケーションシステムとそれぞれ連携し、文字、音声、動画等の情報の交換蓄積を同期会議サーバを介して複数の会議参加者間で同期して行うことにより同期会議を制御する１または複数の同期会議システムとを統合した会議システムの制御方法であって、
   前記非同期コミュニケーションシステムに連携する同期会議システムで行われる同期会議の情報を該当非同期コミュニケーションサーバに登録し、
   前記同期会議サーバに蓄積された同期会議データに基づき前記同期会議システムで行われた同期会議の議事録を作成して管理し、
   該議事録へのリンク情報を連携する非同期コミュニケーションシステムの非同期コミュニケーションサーバに登録する
   ことを特徴とする会議システムの制御方法。
9. ネットワーク上でメッセージや文書の交換蓄積を非同期コミュニケーションサーバを介して非同期で行う１または複数の非同期コミュニケーションシステムと、前記非同期コミュニケーションシステムとそれぞれ連携し、文字、音声、動画等の情報の交換蓄積を同期会議サーバを介して複数の会議参加者間で同期して行うことにより同期会議を制御する１または複数の同期会議システムとを統合した会議システムの制御をコンピュータにより実行させる会議システムの制御プログラムであって、
   前記非同期コミュニケーションシステムに連携する同期会議システムで行われる同期会議の情報を該当非同期コミュニケーションサーバに登録するステップと、
   前記同期会議サーバに蓄積された同期会議データに基づき前記同期会議システムで行われた同期会議の議事録を作成して管理するステップと、
   該作成管理される議事録へのリンク情報を連携する非同期コミュニケーションシステムの非同期コミュニケーションサーバに登録するステップと
   を含むことを特徴とする会議システムの制御プログラム。

Images