CN114861954A - 一种智能会议管理系统以及方法 - Google Patents

一种智能会议管理系统以及方法 Download PDF

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胡福成
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Abstract

本申请涉及一种智能会议管理系统以及方法，涉及会议管理的技术领域，解决了用户对会议的预约往往有习惯时间段，一旦用户在预约下次会议的时候其所预约的时间段被他人提前预约，容易影响用户会议的进行，导致用户需要预约其他时间段，会造成用户后续工作的开展的问题，其方法包括：第一数据库，存储有用户历史预约会议的时间段信息；中央处理器，用于数据调取、计算以及分析；预测模块，用于根据用户历史预约会议的时间段信息，分析预测用户下次预约时间段信息；通知模块，用于发送通知用户下次预约时间段以备提前预约的通知信息。本申请具有如下效果：方便用户提前预约适合其习惯时间段的会议。

Description

一种智能会议管理系统以及方法
技术领域
本申请涉及会议管理的技术领域，尤其是涉及一种智能会议管理系统以及方法。
背景技术
目前信息化时代的今天，企业单位管理趋于信息化和网络化，加上隶属分支结构和部门快速发展、集团化的步伐加快。
目前的会议管理系统实现会议室的数字化、智能化管理，能够线上预约会议、做到会前、会中、会后状态的实时显示，科学统计每一间会议室的使用情况，有效利用会议室资源。
针对上述中的相关技术，发明人发现存在有如下缺陷：用户对会议的预约往往有习惯时间段，一旦用户在预约下次会议的时候其所预约的时间段被他人提前预约，容易影响用户会议的进行，导致用户需要预约其他时间段，会造成用户后续工作的开展。
发明内容
为了便用户提前预约适合其习惯时间段的会议，本申请提供一种智能会议管理系统以及方法。
第一方面，本申请提供一种智能会议管理系统，采用如下的技术方案：
一种智能会议管理系统，包括：
第一数据库，存储有用户历史预约会议的时间段信息；
中央处理器，用于数据调取、计算以及分析；
预测模块，用于根据用户历史预约会议的时间段信息，分析预测用户下次预约时间段信息；
通知模块，用于发送通知用户下次预约时间段以备提前预约的通知信息；
中央处理器以用户作为查询对象，从第一数据库中查询获取用户历史预约会议的时间段信息，并应用预测模块预测出用户下次预约时间段信息，并通过通知模块通知用户下次预约时间段以备提前预约。
可选的，一种智能会议管理系统，还包括：
第二数据库，存储有用户在不同时段关于通知信息的反应时长；
主动预约模块，用于主动根据预测模块所预测的用户下次预约时间段信息，预约用户下次会议时间段；
确认信息接收模块，用于接收用户的反馈信息；
中央处理器以用户以及通知模块发送通知信息的时间作为查询对象，从第二数据库中查询获取用户在通知模块发送通知信息的时间所处时间段的反应时长；
若在所查询获取的反应时长内未获取用户通过确认信息接收模块所发送的反馈信息，则中央处理器启动主动预约模块预约用户下次会议时间段。
可选的，一种智能会议管理系统，其特征在于，还包括：
用户反应时长预测模块，用于预测用户在通知模块发送通知信息的时间所处时间段的反应时长；
若中央处理器从第二数据库中无法查询获取用户在通知模块发送通知信息的时间所处时间段的反应时长，则启动用户反应时长预测模块预测用户在通知模块发送通知信息的时间所处时间段的反应时长。
可选的，用户反应时长预测模块还包括：
第三数据库，存储有用户在不同时段不同工作状态下接收其余通知信息的反应时长；
第四数据库，存储有用户所规划的不同时段的工作状态；
中央处理器以用户以及通知信息发送时段作为共同查询对象，从第四数据库中查询获取用户当下时段的工作状态；
中央处理器以用户接收通知的时段的工作状态作为查询对象，从第三数据库中，查询获取用户在通知模块发送通知信息的时间所处时间段接收其余通知信息的反应时长，并取整体反应时长的中位数，作为用户在通知模块发送通知信息的时间所处时间段的反应时长。
可选的，用户反应时长预测模块还包括：
差额反应时长分析模块，根据用户每次实际反馈的反应时长和根据所预测的反应时长，获取平均差额时长；
中央处理器启动差额反应时长分析模块获取平均差额时长，加入至原有预测的反应时长，成为最终确认的反应时长。
可选的，预测模块包括：
第五数据库，存储有用户历史每周预约会议的时间段信息；
查询模块，查询用户下次预约时间段是否存在部分或全部为已预约状态；
中央处理器从第五数据库中，查询获取用户历史每周预约会议的时间段信息，分析获取下次预约会议的时间段；
中央处理器通过查询模块查询用户下次预约时间段是否存在部分或全部为已预约状态；
若存在部分已预约，则分析重叠部分的时段的占比是否小于预设占比；
若为是，则从所分析获取下次预约会议的时间段去掉重叠时段，将所重新形成的时段作为下次预约会议的时间段，并将下次预约会议的时间段着重通知用户；
若为否，则分析获取在相应已预约时段之后的时间段，并将相应时间段作为下次预约会议的时间段，并将下次预约会议的时间段着重通知用户；
若存在全部为已预约状态，则分析获取在相应已预约时段之后的时间段，并将相应时间段作为下次预约会议的时间段，并将下次预约会议的时间段着重通知用户；
反之，则以所分析获取下次预约会议的时间段作为下次预约会议的时间段。
可选的，预测模块还包括：
用户职位获取模块，用于获取用户的职位以及用户所影响人员数量；
中央处理器通过用户职位获取模块获取用户当前的的职位以及所影响的人员数量，以及前一次的职位和所影响人员数量；
中央处理器分析获取用户当前的的职位所影响的人员数量，与前一次的职位和所影响人员数量的比值；
中央处理器以比值与用户前一次会议的总时长作为用户下次会议的总时长，并更新下次预约会议的时间段。
可选的，预测模块还包括：
分析模块，用于获取用户所影响人员请假以及外勤的时间状况；
中央处理器启动分析模块，获取用户在下次预约会议的时间段内请假以及外勤人员数量，并从用户当前的的职位所影响的人员数量减去用户在下次预约会议的时间段内请假以及外勤人员数量，并重新更新用户当前的的职位所影响的人员数量，与前一次的职位和所影响人员数量的比值。
第二方面，本申请提供一种智能会议管理方法，采用如下的技术方案：
一种智能会议管理方法，包括：
获取用户历史预约会议的时间段信息；
根据用户历史预约会议的时间段信息,预测出用户下次预约时间段信息；
通知用户下次预约时间段以备提前预约。
附图说明
为了更清楚地说明本发明实施例或现有技术中的技术方案，下面将对实施例或现有技术描述中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图示出的结构获得其他的附图。
图1是本申请实施例智能会议管理系统的系统框图一。
图2是本申请实施例智能会议管理系统的系统框图二。
图3是本申请实施例智能会议管理方法的流程示意图。
图中，1、第一数据库；2、中央处理器；3、预测模块；4、通知模块；5、第二数据库；6、主动预约模块；7、确认信息接收模块；8、用户反应时长预测模块；9、第三数据库；10、第四数据库；11、差额反应时长分析模块；12、第五数据库；16、查询模块；17、用户职位获取模块；18、分析模块。
具体实施方式
以下结合附图对本申请作进一步详细说明。
参照图1，为本申请公开的一种智能会议管理系统，包括存储有用户历史预约会议的时间段信息的第一数据库1、用于数据调取、计算以及分析的中央处理器2、用于根据用户历史预约会议的时间段信息分析预测用户下次预约时间段信息的预测模块3、用于发送通知用户下次预约时间段以备提前预约的通知信息的通知模块4。
中央处理器2以用户作为查询对象，从第一数据库1中查询获取用户历史预约会议的时间段信息，并应用预测模块3预测出用户下次预约时间段信息，并通过通知模块4通知用户下次预约时间段以备提前预约。
其中，中央处理器2即CPU，通州模块通知用户可以通过发送短信、语音等各类可通知用户的方式来进行。
进一步考虑到用户接收信息的反应时长，以便于更好的确认是否替用户进行会议时间段的预约，一种智能会议管理系统还包括存储有用户在不同时段关于通知信息的反应时长的第二数据库5、用于主动根据预测模块3所预测的用户下次预约时间段信息预约用户下次会议时间段的主动预约模块6、用于接收用户的反馈信息的确认信息接收模块7。
中央处理器2以用户以及通知模块4发送通知信息的时间作为查询对象，从第二数据库5中查询获取用户在通知模块4发送通知信息的时间所处时间段的反应时长；
若在所查询获取的反应时长内未获取用户通过确认信息接收模块7所发送的反馈信息，则中央处理器2启动主动预约模块6预约用户下次会议时间段。
其中，主动预约模块6会登录预约网址，并创建会议，然后根据预测时间进行会议时间的选择，会议时间包括日期以及具体时间段。
进一步考虑到用户的反应时长无法从第二数据库5中查询的情况，一种智能会议管理系统，还包括用于预测用户在通知模块4发送通知信息的时间所处时间段的反应时长的用户反应时长预测模块83。
若中央处理器2从第二数据库5中无法查询获取用户在通知模块4发送通知信息的时间所处时间段的反应时长，则启动用户反应时长预测模块83预测用户在通知模块4发送通知信息的时间所处时间段的反应时长。
进一步考虑到如何具体对用户的反应时长作出预测，用户反应时长预测模块83还包括存储有用户在不同时段不同工作状态下接收其余通知信息的反应时长的第三数据库9、存储有用户所规划的不同时段的工作状态的第四数据库10。
中央处理器2以用户以及通知信息发送时段作为共同查询对象，从第四数据库10中查询获取用户当下时段的工作状态。
中央处理器2以用户接收通知的时段的工作状态作为查询对象，从第三数据库9中，查询获取用户在通知模块4发送通知信息的时间所处时间段接收其余通知信息的反应时长，并取整体反应时长的中位数，作为用户在通知模块4发送通知信息的时间所处时间段的反应时长。
示例来说，假定反应时长有3个，一个为50秒，一个为30秒，另一个为40秒，那么所选取的整体反应时长的中位数为40秒，即40秒为用户在通知模块4发送通知信息的时间所处时间段的反应时长。
进一步考虑到如何提高用户反应时长预测的准确性，用户反应时长预测模块83还包括根据用户每次实际反馈的反应时长和根据所预测的反应时长，获取平均差额时长的差额反应时长分析模块1811。
中央处理器2启动差额反应时长分析模块1811获取平均差额时长，加入至原有预测的反应时长，成为最终确认的反应时长。
示例来说，假定平均差额时长为5秒，那么在确定40秒为用户在通知模块4发送通知信息的时间所处时间段的反应时长的基础上，会加上这5秒，即45秒为最终确认的反应时长。
参照图2，进一步考虑到如何对用户下次的预约时间段作出预测，预测模块3包括存储有用户历史每周预约会议的时间段信息的第五数据库12、查询用户下次预约时间段是否存在部分或全部为已预约状态的查询模块16。
中央处理器2从第五数据库12中，查询获取用户历史每周预约会议的时间段信息，分析获取下次预约会议的时间段；
中央处理器2通过查询模块16查询用户下次预约时间段是否存在部分或全部为已预约状态；
若存在部分已预约，则分析重叠部分的时段的占比是否小于预设占比；
若为是，则从所分析获取下次预约会议的时间段去掉重叠时段，将所重新形成的时段作为下次预约会议的时间段，并将下次预约会议的时间段着重通知用户；
若为否，则分析获取在相应已预约时段之后的时间段，并将相应时间段作为下次预约会议的时间段，并将下次预约会议的时间段着重通知用户；
若存在全部为已预约状态，则分析获取在相应已预约时段之后的时间段，并将相应时间段作为下次预约会议的时间段，并将下次预约会议的时间段着重通知用户；
反之，则以所分析获取下次预约会议的时间段作为下次预约会议的时间段。
其中，需要说明的是，预设占比可以是30％，还可以是40％，还可以是其它占比；另外将下次预约会议的时间段着重通知用户中所提及的着重可以是对其中的时间段字体作颜色或粗细上的调整，从而更好的引起用户的注意。
进一步考虑到用户的职责可能在下次会议之前有所变动，从而影响参会人员，预测模块3还包括用于获取用户的职位以及用户所影响人员数量的用户职位获取模块17。
中央处理器2通过用户职位获取模块17获取用户当前的的职位以及所影响的人员数量，以及前一次的职位和所影响人员数量。
中央处理器2分析获取用户当前的的职位所影响的人员数量，与前一次的职位和所影响人员数量的比值。
中央处理器2以比值与用户前一次会议的总时长作为用户下次会议的总时长，并更新下次预约会议的时间段。
进一步考虑到用户下次会议期间，出现参会人员请假或外勤的情况，从而影响整体开会时间，预测模块3还包括用于获取用户所影响人员请假以及外勤的时间状况的分析模块18。
中央处理器2启动分析模块18，获取用户在下次预约会议的时间段内请假以及外勤人员数量，并从用户当前的的职位所影响的人员数量减去用户在下次预约会议的时间段内请假以及外勤人员数量，并重新更新用户当前的的职位所影响的人员数量，与前一次的职位和所影响人员数量的比值。
参照图3，基于同一构思，本申请还公开一种智能会议管理方法，包括步骤S100，获取用户历史预约会议的时间段信息。
步骤S200，根据用户历史预约会议的时间段信息,预测出用户下次预约时间段信息。
步骤S300，通知用户下次预约时间段以备提前预约。
本具体实施方式的实施例均为本申请的较佳实施例，并非依此限制本申请的保护范围，故：凡依本申请的结构、形状、原理所做的等效变化，均应涵盖于本申请的保护范围之内。

Claims (9)

1.一种智能会议管理系统，其特征在于，包括：
第一数据库(1)，存储有用户历史预约会议的时间段信息；
中央处理器(2)，用于数据调取、计算以及分析；
预测模块(3)，用于根据用户历史预约会议的时间段信息，分析预测用户下次预约时间段信息；
通知模块(4)，用于发送通知用户下次预约时间段以备提前预约的通知信息；
中央处理器(2)以用户作为查询对象，从第一数据库(1)中查询获取用户历史预约会议的时间段信息，并应用预测模块(3)预测出用户下次预约时间段信息，并通过通知模块(4)通知用户下次预约时间段以备提前预约。
2.根据权利要求1所述的一种智能会议管理系统，其特征在于，还包括：
第二数据库(5)，存储有用户在不同时段关于通知信息的反应时长；
主动预约模块(6)，用于主动根据预测模块(3)所预测的用户下次预约时间段信息，预约用户下次会议时间段；
确认信息接收模块(7)，用于接收用户的反馈信息；
中央处理器(2)以用户以及通知模块(4)发送通知信息的时间作为查询对象，从第二数据库(5)中查询获取用户在通知模块(4)发送通知信息的时间所处时间段的反应时长；
若在所查询获取的反应时长内未获取用户通过确认信息接收模块(7)所发送的反馈信息，则中央处理器(2)启动主动预约模块(6)预约用户下次会议时间段。
3.根据权利要求2所述的一种智能会议管理系统，其特征在于，还包括：
用户反应时长预测模块(8)(3)，用于预测用户在通知模块(4)发送通知信息的时间所处时间段的反应时长；
若中央处理器(2)从第二数据库(5)中无法查询获取用户在通知模块(4)发送通知信息的时间所处时间段的反应时长，则启动用户反应时长预测模块(8)(3)预测用户在通知模块(4)发送通知信息的时间所处时间段的反应时长。
4.根据权利要求3所述的一种智能会议管理系统，其特征在于，用户反应时长预测模块(8)(3)还包括：
第三数据库(9)，存储有用户在不同时段不同工作状态下接收其余通知信息的反应时长；
第四数据库(10)，存储有用户所规划的不同时段的工作状态；
中央处理器(2)以用户以及通知信息发送时段作为共同查询对象，从第四数据库(10)中查询获取用户当下时段的工作状态；
中央处理器(2)以用户接收通知的时段的工作状态作为查询对象，从第三数据库(9)中，查询获取用户在通知模块(4)发送通知信息的时间所处时间段接收其余通知信息的反应时长，并取整体反应时长的中位数，作为用户在通知模块(4)发送通知信息的时间所处时间段的反应时长。
5.根据权利要求4所述的一种智能会议管理系统，其特征在于，用户反应时长预测模块(8)(3)还包括：
差额反应时长分析模块(18)(11)，根据用户每次实际反馈的反应时长和根据所预测的反应时长，获取平均差额时长；
中央处理器(2)启动差额反应时长分析模块(18)(11)获取平均差额时长，加入至原有预测的反应时长，成为最终确认的反应时长。
6.根据权利要求1所述的一种智能会议管理系统，其特征在于，预测模块(3)包括：
第五数据库(12)，存储有用户历史每周预约会议的时间段信息；
查询模块(16)，查询用户下次预约时间段是否存在部分或全部为已预约状态；
中央处理器(2)从第五数据库(12)中，查询获取用户历史每周预约会议的时间段信息，分析获取下次预约会议的时间段；
中央处理器(2)通过查询模块(16)查询用户下次预约时间段是否存在部分或全部为已预约状态；
若存在部分已预约，则分析重叠部分的时段的占比是否小于预设占比；
若为是，则从所分析获取下次预约会议的时间段去掉重叠时段，将所重新形成的时段作为下次预约会议的时间段，并将下次预约会议的时间段着重通知用户；
若为否，则分析获取在相应已预约时段之后的时间段，并将相应时间段作为下次预约会议的时间段，并将下次预约会议的时间段着重通知用户；
若存在全部为已预约状态，则分析获取在相应已预约时段之后的时间段，并将相应时间段作为下次预约会议的时间段，并将下次预约会议的时间段着重通知用户；
反之，则以所分析获取下次预约会议的时间段作为下次预约会议的时间段。
7.根据权利要求6所述的一种智能会议管理系统，其特征在于，预测模块(3)还包括：
用户职位获取模块(17)，用于获取用户的职位以及用户所影响人员数量；
中央处理器(2)通过用户职位获取模块(17)获取用户当前的的职位以及所影响的人员数量，以及前一次的职位和所影响人员数量；
中央处理器(2)分析获取用户当前的的职位所影响的人员数量，与前一次的职位和所影响人员数量的比值；
中央处理器(2)以比值与用户前一次会议的总时长作为用户下次会议的总时长，并更新下次预约会议的时间段。
8.根据权利要求7所述的一种智能会议管理系统，其特征在于，预测模块(3)还包括：
分析模块(18)，用于获取用户所影响人员请假以及外勤的时间状况；
中央处理器(2)启动分析模块(18)，获取用户在下次预约会议的时间段内请假以及外勤人员数量，并从用户当前的的职位所影响的人员数量减去用户在下次预约会议的时间段内请假以及外勤人员数量，并重新更新用户当前的的职位所影响的人员数量，与前一次的职位和所影响人员数量的比值。
9.一种智能会议管理方法，其特征在于，包括：
获取用户历史预约会议的时间段信息；
根据用户历史预约会议的时间段信息,预测出用户下次预约时间段信息；
通知用户下次预约时间段以备提前预约。
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