JP2022018549A - プログラム、システム、端末装置、電子データ提供方法 - Google Patents

Abstract

【課題】会議等でリソースの利用中に出力された電子データをユーザに提供できるプログラムを提供すること。【解決手段】端末装置６０を、第一のリソースの利用中に前記電子機器が出力した電子データを前記第一のリソースの予約情報と対応づけて前記端末装置に保存する電子データ管理部８５と、前記電子データ管理部が前記電子データに対応づけた前記予約情報を、前記第一のリソースとは異なる第二のリソースに関連付けられている情報処理端末に送信する端末通信部６９、として機能させるためのプログラムである。【選択図】図１

Description

本発明は、プログラム、システム、端末装置、及び、電子データ提供方法に関する。

会議室等の資産や資源を含むリソースを予約するためのリソース予約システムが知られている。一般的なリソース予約システムでは、ネットワークを介して予約管理サーバに接続した端末装置をユーザが操作して会議室等のリソースを予約することができる。例えばリソースが会議室の場合には、会議室等に設置された情報処理端末は情報処理装置（サーバ）と通信し、会議の予定や場所等を表示する。ユーザは予約しておいた会議室の利用開始を情報処理端末に入力することで会議室を利用する。利用の終了時には会議室の利用終了を情報処理端末に入力する。

会議室の利用中にディスプレイに表示することなどで使用したファイルデータを別の会議で再現する技術が考案されている（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１には、ＩＣカード等から送信された利用者ＩＤから共有フォルダ情報を取得し、別のユーザが使用する場合でもファイルデータを再現できるシステムが開示されている。

しかしながら、従来の技術では、会議等のリソースの利用中に出力された電子データをユーザに提供できないという問題があった。つまり、ユーザが会議等を開始する際に例えば過去の会議で利用していたどのファイル等の電子データを再現するのかについては、ユーザが保存場所から所望の電子データを探す必要があり、ユーザにとって多大な負担になっていた。

本発明は、上記課題に鑑み、会議等でリソースの利用中に出力された電子データをユーザに提供できるプログラムを提供することを目的とする。

本発明は、端末装置を、第一のリソースの利用中に電子機器が出力した電子データを前記第一のリソースの予約情報と対応づけて前記端末装置に保存する電子データ管理部と、前記電子データ管理部が前記電子データに対応づけた前記予約情報を、前記第一のリソースとは異なる第二のリソースに関連付けられている情報処理端末に送信する端末通信部、
として機能させるためのプログラムである。

会議等でリソースの利用中に出力された電子データをユーザに提供できるプログラムを提供することができる。

施設予約システムの全体的な動作の概略を説明する図の一例である。 施設予約システムのシステム構成図の一例である。 会議管理サーバのハードウェア構成図の一例である。 会議室端末及び端末装置６０のハードウェア構成図の一例である。 電子機器の一例である電子黒板のハードウェア構成図の一例である。 予約管理サーバ、チャットサーバ、会議管理サーバ、及び、登録端末の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。 端末装置及び会議室端末の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。 ユーザスケジュールＤＢに記憶されているユーザスケジュールを模式的に示す図である。 電子機器の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。 会議室の予約から予約状況画面の表示までを説明するシーケンス図の一例である。 会議室端末が表示する予約状況画面の一例を示す図である。 ユーザがチェックアウトした場合に施設予約システムが行う動作又は処理を説明するシーケンス図の一例である。 端末装置の会議アプリが表示する電子データ保存画面の一例を示す図である。 チェックイン時の施設予約システムの動作又は処理を説明するシーケンス図の一例である。 会議室端末が表示する予約情報リスト画面の一例を示す図である。 会議室端末が表示する電子データリスト画面の一例を示す図である。

以下、本発明を実施するための形態の一例として、施設予約システム、端末装置、及び、端末装置が行う電子データ提供方法、について説明する。

＜施設予約システムの概略＞
始めに図１を用いて施設予約システムの概略を説明する。図１は施設予約システム１００の全体的な動作の概略を説明する図の一例である。

Ａ．予約者は自分の端末装置を操作して予約管理サーバ２０と通信し、会議室を予約する。予約管理サーバ２０は汎用のクラウドサービス（Office365、G Suite（いずれも登録商標）等）であるが、予約者が所属する企業などの組織が有する会議室が登録されている。

Ｂ．会議管理サーバ３０は会議室の予約状況に基づいて施設予約システム１００の全体を制御するサーバである。会議管理サーバ３０は適宜、予約管理サーバ２０と通信して予約情報を取得するので、予約管理サーバ２０と予約情報を同期している。

Ｃ．施設予約システム１００又は組織側の管理者は会議管理サーバ３０に対し、ユーザの登録、及び、各種の設定を行うことができる。ユーザの登録とは、チャットサーバ１０（slack、Line、Microsoft Teams（いずれも登録商標）等）を使った各種の通知が行われるユーザを登録することをいう。また、通知は会議管理サーバ３０としてメッセージを送信するボットを介して行われるためチャットサーバが提供するボットも登録される。各種の設定は、会議室端末９０の登録、リマインドのタイミングの設定などである。

Ｄ．会議管理サーバ３０は予約情報における会議の開始時刻の決まった時間前になると、予約者に会議の開催をリマインドする。これにより、会議室の空予約を抑制する。また、会議管理サーバ３０は必要に応じてユーザに招待コード（会議識別情報）を通知する。会議の予約者はリマインドを受信することで会議室にチェックインするための招待コードを端末装置６０に保存する。

Ｅ．各会議室６には会議室端末９０（情報処理端末の一例）が配置されており、定期的にこの会議室で行う予約情報を会議室端末９０がダウンロードしている。会議室端末９０は当日や直近の会議の予定などを表示して参加者に予定を確認させることができる。会議室端末９０は複数の会議室の共通に配置される場合もある。会議の開始時刻の少し前になると会議室の予約者は会議室６に赴いてチェックインする。例えば、会議識別情報を会議室端末９０に入力する、又は、端末装置６０を会議室端末９０にかざす（会議識別情報を会議室端末９０に読み取らせる、通信させるなど）。このような操作をチェックイン操作といい、チェックイン操作は会議室の利用開始操作である。

また、ユーザがチェックインできた場合、端末装置６０で動作する会議アプリは端末内に保存していた予約情報が含む会議名（イベント名）のリストを会議室端末９０に送信する。会議室端末９０は会議名のリストを表示して、ユーザから電子データを再現させたい会議の選択を受け付ける。ユーザが会議を選択すると、該会議で保存された電子データのリストを会議室端末９０が表示し、ユーザによる電子データの選択を受け付ける。会議室端末９０は、端末装置６０から該当する電子データを取得し、電子機器７０に対して送信する。したがって、電子機器７０は定例会議などで前回使用した電子データを表示できる。

Ｆ．会議室端末９０はチェックイン要求（利用開始要求）を会議管理サーバ３０に送信するので、会議識別情報で認証できれば、チェックインできた旨の応答を会議管理サーバ３０から受信する。会議室端末９０は会議室を会議中（使用中）である旨を表示する。会議の開始時刻に対し決まった時刻までにチェックインが確認できない場合、会議管理サーバ３０は会議室６の予約をキャンセルして（自動キャンセル）、予約情報に含まれるステータスとしてその旨を会議室端末９０に送信する。この場合、会議室端末９０は空室である旨を表示するので、任意のユーザが会議室６を使用できる。

Ｇ．会議室端末９０は、会議管理サーバ３０からの要求により電子機器７０を制御する。例えば、開始時刻又はチェックイン時に電源をＯＮし、会議終了時刻又はチェックアウト時に電源をＯＦＦする。こうすることで、会議の参加者による電子機器７０の操作時の利便性を向上できる。

Ｈ．電子機器７０が例えばテレビ会議の機能を有する場合、別の拠点４の電子機器（テレビ会議端末７０ｘ等）と通信して、他拠点と会議を開催できる。なお、アプリが動作するＰＣ７０ｙも電子機器７０と通信できる。予約情報には予め他拠点を示す宛先情報（宛先の通信ＩＤ）が含まれており、電子機器７０は自動でテレビ会議端末７０ｘ及びＰＣ７０ｙと通信できる。

Ｉ．予約者が会議を終了する際、会議室端末９０のボタンを押下してチェックアウトするので、会議室端末９０は次の予約状況を表示する。これにより、任意のユーザが会議室の予約状況を把握できる。

ユーザが会議で使用した電子データを保存する場合、端末装置６０で会議アプリを起動させる。会議アプリはこのユーザのスケジュール（予約管理サーバ２０）にアクセスし、現在の時刻からユーザが参加していた会議の予約情報（日時、会議名、添付資料）を取得する。ユーザが電子機器７０などで表示された電子データ（手書きを含む）の保存を選択した場合、会議アプリは、電子機器７０に画像取得要求を行い、電子機器７０で表示された電子データを取得する。ユーザがカメラで電子機器７０の画面を撮像することもできる。会議アプリは取得した一連の電子データを予約情報に対応づけて端末装置６０に保存する。これにより、チェックイン時に過去の会議で使用された電子データを、電子機器７０が表示できる。

このように、本実施形態の施設予約システム１００は、会議室にチェックインしたユーザが過去の会議で使用した電子データをユーザに提供できる。端末装置６０が電子データに関する情報を保持しているので、会議とは関係ないユーザが電子データを表示させることも抑制できる。

＜用語について＞
施設とは予約の対象となる資源や資産を含むリソースの一例である。会議室、及び、会議室で使用可能な備品、装置、人、社用車、自転車、駐車場や駐輪場、フリーアドレスやデスク、ブース等の場所、家屋やマンション等の部屋、遠隔会議システム、印刷サービスや仕組みなどもリソースとなりうる。本実施形態では説明の便宜上、施設の一例として会議室という用語を使用する。なおこの他にも、リソースの例として、各種の電子機器、駐車場、レンタルオフィス、レンタルスタジオ等の場所、レンタルサイクル、レンタカー（シェアリングカー）、ホテル等の宿泊施設、催し物会場・ロッカーなどの貸しスペースや空間など、各種の設備の予約に利用できる。

実施形態に記載の施設予約システムもリソース予約システムの一例であって、予約する対象を施設以外のリソースに置き換え可能である。

ユーザがチェックアウトする会議室は第一のリソースの一例であり、ユーザがチェックインする会議室は第二のリソースの一例である。ユーザがチェックアウトする会議室とチェックインする会議室は同じでもよい。

予約者は会議室を予約した者であり、参加者は会議への参加者である。予約者は参加者に含まれる場合が多いが、含まれなくてもよい。本実施形態において予約者が行う作業は参加者が行うことができる場合がある。総称して会議室を利用する者を単にユーザという。

チェックインとは、利用の開始要求を会議管理サーバ３０が受け付け、ユーザに施設の利用開始が許可されることをいう。一般に、チェックインが許可されるためには、会議管理サーバにおいて正当な予約者又は参加者であることが確認される。ユーザから見るとチェックインできれば、施設の利用が許可されたことになる。

チェックアウトは、利用の終了を会議管理サーバ３０が受け付け、ユーザに認められていた施設の利用権利を消滅させ、施設を開放することをいう。

施設の利用中に出力された電子データは、施設の利用開始から利用終了までに出力されたユーザ側のデータである。施設の利用中に出力された電子データとは、例えば施設の利用中に表示された電子データ、作成された電子データ、記録された電子データ、編集された電子データ、参照された電子データ等を含む。出力される機器や操作は問わないが、例えば会議室で出力される。ユーザ側とは予約情報など施設予約システムが出力する電子データは含まなくてよいためである。ただし、含んでもよい。電子データは、例えば、電子機器７０やユーザ端末のディスプレイに手書きされたデータ、発話による音声データ、電子機器又は端末装置が閲覧したファイルやＷｅｂページ、又は、これらから生成された会議議事録などがある。本実施形態では単に「使用された電子データ」という用語で説明される。

予約情報は施設の予約状況（予約スケジュール）を管理するための情報であり、少なくともいつからいつまで予約されているかがわかるようになっている。このほか、予約者、会議名、参加予定者、プロジェクタなどの設備を有していてもよい。

電子データを表示するための情報とは、電子データをユーザの端末や施設にある装置が表示できればよく、電子データそのもののほか、ＵＲＬ等の保存場所、又は、閲覧権限を示すパスワードの１つ以上を含む。

＜システム構成例＞
図２は、施設予約システム１００のシステム構成図の一例である。施設予約システム１００は、主に社外ネットワークＮ２と社内ネットワークＮ１に分けることができる。社内ネットワークＮ１はファイアウォール１３の内側のネットワークをいい、社外ネットワークＮ２は不特定多数の通信が伝送されるインターネット等のネットワークである。

社外ネットワークＮ２には、予約管理サーバ２０、会議管理サーバ３０、及び１つ以上のチャットサーバ１０が接続されており、各サーバは必要に応じて通信することができる。社外ネットワークＮ２に会議の参加者が操作する端末装置６０が必要に応じて接続されてよい。

予約管理サーバ２０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現される（第二の情報処理装置の一例）。予約管理サーバ２０が提供する施設の予約に関するシステムを予約管理システムという。予約管理サーバ２０はカレンダーシステムを有しており、各種の予定を管理するＷｅｂアプリを提供する。具体的には、例えば以下のような機能を有している。
・予定の登録を受け付け、いつでもどこからでも予約者が確認できる
・予定の30分前など、設定した日時に電子メールで通知する
・一人が複数のカレンダー（仕事用、家庭用など）で予定を管理できる
・同じグループの人とカレンダーを共有する
予約管理サーバ２０はユーザをアカウントで管理する。アカウントとはユーザがサービスを利用する権利のことである。多くのシステムではユーザはアカウントを使用してシステムにログインする。このため、アカウントはシステムがユーザを一意に特定する機能（識別情報の機能）を有している。本実施形態では、予め登録しておいたアカウント（ドメイン）の予約情報を予約管理サーバ２０が会議管理サーバ３０に送信する。あるいは、予約管理サーバ２０のアカウントを指定して会議管理サーバ３０が予約情報を要求することで、会議管理サーバ３０が会議室６の予約情報を予約管理サーバ２０から取得できる。なお、アカウントは例えば電子メール、ＩＤ、電話番号など、ユーザを一意に識別できる情報であればよい。

本実施形態で予定として管理されるのは会議室６の予約であるが、予約管理サーバ２０は会議室６に限られず各種の予定を管理できる。会議室６の他、各種の電子機器のレンタル、駐車場の予約など、レンタルオフィス、レンタルスタジオ、レンタルサイクル、レンタカー、ホテル等の宿泊施設、催し物会場・ロッカーなどの貸しスペースなど、各種の施設の予約に利用できる。また、会議室は企業に存在するものに限られず、病院、自治体、商業施設、マンションなどに存在してもよい。

なお、予約管理システムとしては、G Suite（登録商標）、Office365（登録商標）等が知られているが、本実施形態で説明する機能を有する予約管理システムであればよい。

また、本実施形態では、社内ネットワークＮ１の会議室６に関する情報が予約管理サーバ２０に予め登録されている。すなわち、施設予約システム１００を利用する企業の社内ネットワークにある各会議室６の会議室名、会議室ＩＤ、予約可能時間、各会議室６の定員、及び、予約単位等に応じて予約管理サーバ２０のＷｅｂアプリがカスタマイズされている。したがって、施設予約システム１００を利用する企業の会議室６と予約情報が結びつけられる。

チャットサーバ１０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。チャットサーバ１０が提供する複数のユーザにおけるテキスト、音声、映像などの情報のリアルタイムな共有システムをチャットシステムという。チャットサーバ１０は端末装置６０に会議室６の予約に関する情報を通知する。本実施形態では運営主体が異なる複数のチャットサーバ１０が含まれてよい。

共有される情報には画像や音声等もありテキストに限られないが、本実施形態では説明の便宜上、通知には主にテキストが用いられるとして説明している。例えば、チャットシステムは、グループ間の音声通話機能を提供してよい。音声通話は１対１でも１対Ｎ（≧２）でもよい。したがって、本実施形態でチャットシステムが会議室６の予約に関する情報を通知する際は、テキストの表示の他、音声メッセージの出力でもよい。なお、チャットシステムとしてはＬＩＮＥ（登録商標。以下、省略する。）、slack、Microsoft Teams（登録商標。以下、省略する。）等が知られているが、ボット（事前に決められている処理を実行するプログラム）から１又は複数のユーザに対して通知が可能なチャットシステムであればよい。

チャットサーバ１０も同様にアカウント（予約管理サーバ２０のアカウントとは異なる）でユーザを管理するが、原則的に会議管理サーバ３０はチャットサーバ１０のアカウントを意識する必要はない。しかし、会議管理サーバ３０はチャットサーバ１０の任意のアカウントを指定して通知することができる。

会議管理サーバ３０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる（特許請求の範囲の情報処理装置に相当する）。会議管理サーバ３０は社外ネットワークＮ２に関する処理として、予約管理サーバ２０から会議室６の予約情報を取得し、予約情報に設定されている参加予定者を取得し、設定されているタイミングで参加予定者と対応付けられたチャットサーバ１０のグループ（又は予約者など個別の者）に通知を送信する。また、社内ネットワークＮ１に関する処理として、会議室６へのチェックイン及びチェックアウトを管理したり、予約管理サーバ２０から取得した会議室６の予約情報に基づいて電子機器７０の電源等を制御したりする。

社内ネットワークＮ１には会議室６、参加予定者の作業場所１０１、及び、管理者の作業場所１０２などがあり、参加予定者は各地から社内ネットワークＮ１を介して社外ネットワークＮ２にアクセスできる。社内ネットワークＮ１は例えばＬＡＮ（Local Area Network）である。会議室６、参加予定者の作業場所１０１、及び、管理者の作業場所１０２は同じ企業内のＬＡＮであるとは限らない。

会議室６には会議室端末９０、及び電子機器７０が配置されている。会議室端末９０と電子機器７０は小規模なＬＡＮ又は専用線で通信することができる。電子機器は会議室端末９０を経由することなく社内ネットワークＮ１及び社外ネットワークＮ２に接続できる。会議室端末９０と電子機器７０は無線又は有線のいずれで通信してもよい。なお、社内ネットワークＮ１はファイアウォール１３の内側にあるため、社外ネットワークＮ２から社内ネットワークＮ１への直接の通信は困難になっている。

会議室端末９０は、会議室６を利用する予約者等の会議の参加者からの操作を受け付ける情報処理装置（情報処理端末の一例）である。会議室端末９０は会議室６の机の上に配置されていたり、会議室６の入り口に配置されたりしている。１つの会議室６に会議室端末９０が複数、配置されていてもよい。複数の会議室６に１つの会議室端末９０が配置されていてもよい。会議室端末９０は、一般的なＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。

会議室端末９０は会議管理サーバ３０に会議室ＩＤを送信し、当日の会議室６の予約情報などを表示する。また、電子機器７０の電源ＯＮ、ＯＦＦ等の制御情報を会議管理サーバ３０から取得する。これにより、会議室端末９０は電子機器７０の電源をＯＮ及びＯＦＦする。

また、会議室端末９０はチェックイン、チェックアウトなどのための予約状況画面を表示し、チェックイン又はチェックアウトを会議管理サーバ３０に知らせるために会議管理サーバ３０と通信する。チェックインの際、会議室端末９０は予約者から入力された会議識別情報と予め保持する会議室ＩＤを会議管理サーバ３０に送信するので、会議管理サーバ３０は会議識別情報と会議室ＩＤにより、会議室６を予約した予約者が予約した会議室６を使用することを確認できる。

電子機器７０は会議室６で使用され得る各種のオフィス機器である。電子機器７０は会議室６と共に予約の対象となる施設である。例えば、電子黒板、複合機、プロジェクタ、デジタルサイネージ、デジタルカメラ等である。電子黒板とは、タッチパネル付大型ディスプレイを有しユーザが指示した盤面の座標を検出し座標を接続してストロークを表示する。この他、接続された端末装置の映像を表示したり、他拠点の電子黒板と通信してストロークを同期したりすることができる。なお、電子黒板は、電子情報ボード、電子ホワイトボードと呼ばれる場合もある。

複合機は、コピー機、スキャナ、プリンタ、ファクス送受信などの機能を有し、会議中の資料の印刷や資料のコピー、資料の電子化、資料の送信などに利用される。プロジェクタは画像を投影する装置である。例えば、端末装置６０がディスプレイに表示する映像をスクリーン等に投影することで参加者の間で共有することを可能にする。デジタルサイネージは大型のディスプレイであり任意の静止画又は動画を表示するために使用される。デジタルカメラは紙の資料や電子黒板に表示された資料を各参加者が撮像して保存するために使用される。

また、電子機器７０としては、ディスプレイ７０ａにマイコン７０ｂ（一台以上の情報処理装置）が装着された装置でもよい。マイコン７０ｂは会議室端末９０と通信して、電源のＯＮ/ＯＦＦ、電子データを表示するための情報等を受信する。また、マイコン７０ｂは端末装置６０との通信も可能にする。したがって、ディスプレイ７０ａとマイコン７０ｂであっても、端末装置６０は資料などの画面データをマイコン７０ｂに送信して、マイコン７０ｂがディスプレイ７０ａに表示することができる。なお、ディスプレイ７０ａは好ましくはタッチパネルを有し、マイコン７０ｂはユーザがタッチパネルに手書きしたストロークデータを電子データとして保存できる。このように、電子機器７０はマイコン７０ｂ＋ディスプレイ７０ａでもよい。

参加予定者の作業場所１０１には社内ネットワークＮ１に接続することができる端末装置６０が配置されている。端末装置６０は有線で通信しても無線で通信してもよい。端末装置６０は参加予定者（予約者を含む）が会議室を予約する際に使用される情報処理装置であるが、会議室に持ち込むことも想定されている。参加者が携帯する情報処理装置である。

端末装置６０は、一般的なＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。端末装置６０は、例えば、スマートフォン、タブレット端末、ＰＣ(Personal Computer)、ＰＤＡ(Personal Digital Assistant)、ウェアラブルＰＣ（サングラス型、腕時計型など）などである。ただし、通信機能を有しブラウザソフトウェア、又は、チャットサーバ１０若しくは予約管理サーバ２０に専用のアプリケーションソフトウェアが動作すればよい。例えば、カーナビ、ゲーム機、テレビ受像器なども端末装置６０となりうる。

端末装置６０と会議室端末９０は、ユーザが携帯する装置が端末装置６０で、施設（会議室）に配置された装置が会議室端末９０という位置づけで、ハードウェアとしては端末装置と会議室端末９０に変わりがなくてよい。

端末装置６０ではチャットサーバ１０に専用のアプリケーションソフトウェア（以下、チャットアプリという）が動作し、更に、施設予約システム１００に専用のアプリケーションソフトウェア（以下、会議アプリという）が動作する。ただし、これらはブラウザソフトウェアで代用されてよい。端末装置６０の会議アプリが会議室端末９０の機能を備えていてもよい。

端末装置６０で動作するプログラムと、情報処理端末とを有するシステムは、特許請求の範囲のシステムの一例である。

管理者の作業場所１０２には社内ネットワークＮ１に接続することができる登録端末５０が配置されている。登録端末５０は有線で通信しても無線で通信してもよい。登録端末５０は管理者が会議室端末９０に初期設定するための情報処理装置である。

登録端末５０も端末装置６０と同様の情報処理装置でよい。ただし、主に会議管理サーバ３０に管理者が設定するために使用されるので、チャットアプリや会議アプリはなくてよい。登録端末５０は主にブラウザソフトウェアで会議管理サーバ３０と通信する。

＜ハードウェア構成＞
<<会議管理サーバのハードウェア構成>>
図３は、会議管理サーバ３０のハードウェア構成図の一例である。会議管理サーバ３０の概略的なハードウェア構成図の一例である。会議管理サーバ３０は、コンピュータによって構築されており、図３に示されているように、ＣＰＵ５０１、ＲＯＭ５０２、ＲＡＭ５０３、ＨＤ５０４、ＨＤＤコントローラ５０５(Hard Disk Drive)、ディスプレイ５０６、外部機器接続Ｉ/Ｆ５０８(Interface)、ネットワークＩ/Ｆ５０９、バスライン５１０、キーボード５１１、ポインティングデバイス５１２、ＤＶＤ－ＲＷドライブ５１４(Digital Versatile Disk Rewritable)、メディアＩ/Ｆ５１６を備えている。

これらのうち、ＣＰＵ５０１は、会議管理サーバ３０全体の動作を制御する。ＲＯＭ５０２は、ＩＰＬ等のＣＰＵ５０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ５０３は、ＣＰＵ５０１のワークエリアとして使用される。ＨＤ５０４は、プログラム等の各種データを記憶する。ＨＤＤコントローラ５０５は、ＣＰＵ５０１の制御にしたがってＨＤ５０４に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。ディスプレイ５０６は、カーソル、メニュー、ウィンドウ、文字、又は画像などの各種情報を表示する。外部機器接続Ｉ/Ｆ５０８は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。この場合の外部機器は、例えば、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)メモリやプリンタ等である。ネットワークＩ/Ｆ５０９は、通信ネットワークを利用してデータ通信をするためのインターフェースである。バスライン５１０は、図３に示されているＣＰＵ５０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

また、キーボード５１１は、文字、数値、各種指示などの入力のための複数のキーを備えた入力手段の一種である。ポインティングデバイス５１２は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動などを行う入力手段の一種である。ＤＶＤ－ＲＷドライブ５１４は、着脱可能な記録媒体の一例としてのＤＶＤ－ＲＷ５１３に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。なお、ＤＶＤ－ＲＷに限らず、ＤＶＤ－Ｒ等であってもよい。メディアＩ/Ｆ５１６は、フラッシュメモリ等の記録メディア５１５に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。

＜＜会議室端末、端末装置＞＞
図４は会議室端末９０及び端末装置６０の一例のハードウェア構成図である。なお、図４の会議室端末９０はタブレット装置が想定されている。図４に示されているように、会議室端末９０は、ＣＰＵ７０１、ＲＯＭ７０２、ＲＡＭ７０３、ＥＥＰＲＯＭ７０４、ＣＭＯＳセンサ７０５、撮像素子Ｉ/Ｆ７０６、加速度・方位センサ７０７、メディアＩ/Ｆ７０９、ＧＰＳ受信部７１１を備えている。

これらのうち、ＣＰＵ７０１は、会議室端末９０全体の動作を制御する。ＲＯＭ７０２は、ＣＰＵ７０１やＩＰＬ等のＣＰＵ７０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ７０３は、ＣＰＵ７０１のワークエリアとして使用される。ＥＥＰＲＯＭ７０４は、ＣＰＵ７０１の制御にしたがって、アプリ等の各種データの読み出し又は書き込みを行う。ＣＭＯＳセンサ７０５(Complementary Metal Oxide Semiconductor)は、ＣＰＵ７０１の制御にしたがって被写体（主に自画像）を撮像して画像データを得る内蔵型の撮像手段の一種である。なお、ＣＭＯＳセンサではなく、ＣＣＤ(Charge Coupled Device)センサ等の撮像手段であってもよい。撮像素子Ｉ/Ｆ７０６は、ＣＭＯＳセンサ７０５の駆動を制御する回路である。加速度・方位センサ７０７は、地磁気を検知する電子磁気コンパスやジャイロコンパス、加速度センサ等の各種センサである。メディアＩ/Ｆ７０９は、フラッシュメモリ等の記録メディア７０８に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。ＧＰＳ受信部７１１は、ＧＰＳ衛星からＧＰＳ信号を受信する。

また、会議室端末９０は、遠距離通信回路７１２、ＣＭＯＳセンサ７１３、撮像素子Ｉ/Ｆ７１４、マイク７１５、スピーカ７１６、音入出力Ｉ/Ｆ７１７、ディスプレイ７１８、外部機器接続Ｉ/Ｆ７１９、近距離通信回路７２０、近距離通信回路７２０のアンテナ７２０ａ、及びタッチパネル７２１を備えている。

これらのうち、遠距離通信回路７１２は、通信ネットワークを介して、他の機器と通信する回路である。ＣＭＯＳセンサ７１３は、ＣＰＵ７０１の制御にしたがって被写体を撮像して画像データを得る内蔵型の撮像手段の一種である。撮像素子Ｉ/Ｆ７１４は、ＣＭＯＳセンサ７１３の駆動を制御する回路である。マイク７１５は、音を電気信号に変える内蔵型の回路である。スピーカ７１６は、電気信号を物理振動に変えて音楽や音声などの音を生み出す内蔵型の回路である。音入出力Ｉ/Ｆ７１７は、ＣＰＵ７０１の制御にしたがってマイク７１５及びスピーカ７１６との間で音信号の入出力を処理する回路である。ディスプレイ７１８は、被写体の画像や各種アイコン等を表示する液晶や有機ＥＬ(Electro Luminescence)などの表示手段の一種である。外部機器接続Ｉ/Ｆ７１９は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。近距離通信回路７２０は、ＮＦＣ(Near Field Communication)やＢｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）等の通信回路である。タッチパネル７２１は、ユーザがディスプレイ７１８を押下することで、会議室端末９０を操作する入力手段の一種である。

また、会議室端末９０は、バスライン７１０を備えている。バスライン７１０は、図４に示されているＣＰＵ７０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

なお、端末装置６０のハードウェア構成は図４と同様か、異なるとしても本実施形態の説明に関しては支障がないものとする。

＜電子機器＞
図５は、電子機器７０の一例である電子黒板のハードウェア構成図である。図５に示されているように、電子黒板は、ＣＰＵ(Central Processing Unit)２０１、ＲＯＭ(Read Only Memory)２０２、ＲＡＭ(Random Access Memory)２０３、ＳＳＤ(Solid State Drive)２０４、ネットワークＩ/Ｆ２０５、及び、外部機器接続Ｉ/Ｆ(Interface)２０６を備えている。

これらのうち、ＣＰＵ２０１は、電子黒板全体の動作を制御する。ＲＯＭ２０２は、ＣＰＵ２０１やＩＰＬ(Initial Program Loader)等のＣＰＵ２０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１のワークエリアとして使用される。ＳＳＤ２０４は、電子黒板用のプログラム等の各種データを記憶する。ネットワークＩ/Ｆ２０５は、通信ネットワークとの通信を制御する。外部機器接続Ｉ/Ｆ２０６は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。この場合の外部機器は、例えば、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)メモリ２３０、外付け機器（マイク２４０、スピーカ２５０、カメラ２６０）である。

また、電子黒板は、キャプチャデバイス２１１、ＧＰＵ２１２、ディスプレイコントローラ２１３、接触センサ２１４、センサコントローラ２１５、電子ペンコントローラ２１６、近距離通信回路２１９、及び近距離通信回路２１９のアンテナ２１９ａ、電源スイッチ２２２及び選択スイッチ類２２３を備えている。

これらのうち、キャプチャデバイス２１１は、外付けのＰＣ(Personal Computer))２７０のディスプレイに対して映像情報を静止画又は動画として表示させる。ＧＰＵ(Graphics Processing Unit)２１２は、グラフィクスを専門に扱う半導体チップである。ディスプレイコントローラ２１３は、ＧＰＵ２１２からの出力画像をディスプレイ２８０等へ出力するために画面表示の制御及び管理を行う。接触センサ２１４は、ディスプレイ２８０上に電子ペン２９０やユーザの手Ｈ等が接触したことを検知する。センサコントローラ２１５は、接触センサ２１４の処理を制御する。接触センサ２１４は、赤外線遮断方式による座標の入力及び座標の検出を行う。この座標の入力及び座標の検出する方法は、ディスプレイ２８０の上側両端部に設置された２つ受発光装置が、ディスプレイ２８０に平行して複数の赤外線を放射し、ディスプレイ２８０の周囲に設けられた反射部材によって反射されて、受光素子が放射した光の光路と同一の光路上を戻って来る光を受光する方法である。接触センサ２１４は、物体によって遮断された２つの受発光装置が放射した赤外線のＩＤをセンサコントローラ２１５に出力し、センサコントローラ２１５が、物体の接触位置である座標位置を特定する。電子ペンコントローラ２１６は、電子ペン２９０と通信することで、ディスプレイ２８０へのペン先のタッチやペン尻のタッチの有無を判断する。近距離通信回路２１９は、ＮＦＣ(Near Field Communication)やＢｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）等の通信回路である。電源スイッチ２２２は、電子黒板の電源のＯＮとＯＦＦを切り換えるためのスイッチである。選択スイッチ類２２３は、例えば、ディスプレイ２８０の表示の明暗や色合い等を調整するためのスイッチ群である。

更に、電子黒板は、バスライン２１０を備えている。バスライン２１０は、図５に示されているＣＰＵ２０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

なお、接触センサ２１４は、赤外線遮断方式に限らず、静電容量の変化を検知することにより接触位置を特定する静電容量方式のタッチパネル、対向する２つの抵抗膜の電圧変化によって接触位置を特定する抵抗膜方式のタッチパネル、接触物体が表示部に接触することによって生じる電磁誘導を検知して接触位置を特定する電磁誘導方式のタッチパネルなどの種々の検出手段を用いてもよい。また、電子ペンコントローラ２１６が、電子ペン２９０のペン先及びペン尻だけでなく、電子ペン２９０のユーザが握る部分や、その他の電子ペンの部分のタッチの有無を判断するようにしてもよい。

なお、電子機器７０がマイコン７０ｂ＋ディスプレイ７０ａの場合、ハードウェア構成図は会議管理サーバ３０の図３と同様に一般的な情報処理装置と同様でよい。あるいは、図５の電子黒板と同様でよい。

＜機能について＞
図６は、予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、及び、会議管理サーバ３０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。

<<予約管理サーバ>>
予約管理サーバ２０は、通信部２１、及び、予約情報管理部２２を有する。予約管理サーバ２０が有するこれら各機能部は、図３に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。

通信部２１は、会議管理サーバ３０及び端末装置６０と各種の情報を送受信する。通信部２１は予約設定画面の画面情報や予約情報を端末装置６０に送信し、端末装置６０から予約の設定を受信する。また、通信部２１は予約情報を会議管理サーバ３０に送信する。

予約情報管理部２２は、ユーザが登録した予約情報を管理する。予約情報管理部２２は会議管理サーバ３０から要求された会議室６の予約情報を予約情報ＤＢ２９１から読み出して、通信部２１を介して会議管理サーバ３０に送信する。あるいは、予約情報が登録（又は変更）されると要求がなくても予約情報を会議管理サーバ３０に送信する。予約管理サーバ２０に参加予定者が会議室６を予約する方法としては一般的なＷｅｂアプリが使用されるものとする。

予約管理サーバ２０は記憶部２９を有している。記憶部２９は図３のＲＡＭ５０３及びＨＤ５０４等により実現される。記憶部２９には予約情報ＤＢ２９１（Data Base）とユーザスケジュールＤＢ２９２が構築されている。

表１は予約情報ＤＢ２９１に記憶されている予約情報の一例を示す。予約情報は会議室６の予約状況を管理するための情報である。予約情報には、予約ＩＤに対応付けて予約者アカウント、会議名、会議室ＩＤ、開始時刻、終了時刻、及び、参加予定者アカウントの各項目が登録されている。予約ＩＤは予約情報の１レコードを識別する識別情報である。ＩＤはIdentificationの略であり識別子や識別情報という意味である。ＩＤは複数の対象から、ある特定の対象を一意的に区別するために用いられる名称、符号、文字列、数値又はこれらのうち１つ以上の組み合わせをいう。予約ＩＤ以外のＩＤについても同様である。予約者アカウントは会議室６を予約した参加予定者のアカウントである。会議名は参加予定者が任意に付与した会議の名称である。会議室ＩＤは社内ネットワークにある会議室６を識別する識別情報である。開始時刻（利用開始時刻）は会議室６が予約された時間帯の始期（会議が開始される時刻）であり、終了時刻（利用終了時刻）は会議室６が予約された時間帯の終期（会議が終わる時刻）である。参加予定者アカウントは会議に参加する予定の参加予定者のアカウントである。なお、表１のアカウントはいずれも予約管理サーバ２０が発行したアカウントである。

図８はユーザスケジュールＤＢ２９２に記憶されているユーザスケジュールを模式的に示す。ユーザスケジュールはユーザごとのスケジュールである。例えば、会議の予定がある場合、カレンダー上の日付に開始時刻と終了時刻、会議名、参加者、及び、会議で使用する予定の資料（ファイル）などが登録されている。

<<チャットサーバ>>
チャットサーバ１０は、通信部１１、及び、テキスト処理部１２を有する。チャットサーバ１０が有するこれら各機能部は、図３に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。

通信部１１は、会議管理サーバ３０と各種の情報を送受信する。本実施形態では会議管理サーバ３０から会議室の予約に関する情報、ボットを識別する情報（後述するトークンなど）、及び、通知先のグループを特定する情報を受信する。このボットを識別する情報は、会議管理サーバ３０のボットを作成した際に予めチャットサーバ１０からボットの識別情報として通知されている。更に、予約者などの個人のアカウントが指定される場合もある。また、通信部１１は参加予定者が会議室の予約に関する情報を既読した旨、又は、表示された会議室の予約に関する情報に対する参加予定者の応答を会議管理サーバ３０に送信する。

テキスト処理部１２は、会議管理サーバ３０から通知されたボットを識別する情報及び通知先のグループを特定する情報に基づき、ボットが発言する情報として、グループに属する参加予定者に会議室６の予約に関する情報を送信する。会議管理サーバ３０から更に通知先のアカウントが指定された場合は、グループに属する参加予定者の一人に会議室６の予約に関する情報を送信する。したがって、通知は参加予定者の数だけ行われる場合と、予約者などの任意のユーザのみに行われる場合がある。

テキスト処理部１２はいわゆるプッシュ通知を行うことができる。仕組みとしては、例えば以下のようなものがある。チャットアプリ６０ａはプッシュ通知用のＩＤ（トークン）を、ＯＳ（Operating System）のメーカが運営するサーバから受け取る。このサーバではトークンとデバイス（端末装置６０）を紐付けておく。チャットアプリ６０ａはトークンとチャットアプリ６０ａのアカウントをチャットサーバ１０に登録しておく。チャットサーバ１０がプッシュ通知を行う場合、チャットアプリ６０ａのアカウントを特定するので紐付いたトークンを特定できる。チャットシステムはトークンを指定して通知内容をＯＳのメーカが運営するサーバに送信する。このサーバはトークンに紐付いたデバイス（端末装置６０）に対しプッシュ通知する。

また、チャットサーバ１０は記憶部１９を有している。記憶部１９は図３のＲＡＭ５０３及びＨＤ５０４等により実現される。記憶部１９にはグループ情報ＤＢ１９１が構築されている。

表２はグループ情報ＤＢ１９１に記憶されているグループ情報の一例を示す。グループ情報は同じグループに属するメンバのアカウントが登録された情報である。グループ情報には、ワークスペースとチャンネルに対応付けて、メンバアカウント１～ｎ（表２ではｎ＝４）、及び、ボットアカウントが登録されている。

ワークスペースは企業や部署などの組織を識別するための識別情報である。本実施形態では複数のメンバがワークスペース（例えばＡ社）に所属している。ワークスペースは例えばＵＲＬであるが、一意性があればよい。更にワークスペースはチャットの目的等に応じた複数のチャンネルを有する。チャンネルは例えば、製品Ａ用のグループ、製品Ｂ用のグループ等、共通する情報が交換されるメンバの集まりである。チャンネルにはワークスペースに所属するメンバのうちいずれかのメンバが所属している。つまり、通知先はワークスペースとチャンネルによって特定される。ただし、通知先の特定方法はチャットシステムによって異なるため、グループを一意に特定できる識別情報が存在すれば、その情報のみでも良いし、３つ以上の情報によって特定されてもよい。

チャンネルは一意性が保証されている。メンバアカウント１～ｎはチャンネルのメンバのアカウントであり、このアカウントはチャットサーバ１０により発行されたものである。本実施形態では、会議室６の予約に関する情報を通知するためのメンバとしてボットが登録される。ボットはいわば会議管理サーバ３０の代理人又は架空のメンバということができる。ボットの発言（テキスト）がメンバアカウント１～ｎの端末装置６０に送信される。

ワークスペースとチャンネルは、会議管理サーバ３０によって管理され、参加者が属するグループを識別するための情報になる。

<<会議管理サーバ>>
会議管理サーバ３０は、通信部３１、情報対応付部３２、予約情報取得部３３、通知判断部３４、制御情報生成部３５、制御情報応答部３６、会議情報通知部３７、利用管理部３８、予約情報送信部３９、及び、タスク実行部４０、を有する。会議管理サーバ３０が有するこれら各機能部は、図３に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

通信部３１は、予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、及び、端末装置６０と各種の情報を送受信する。通信部３１は送信部３１ａと受信部３１ｂを有している。受信部３１ｂは予約管理サーバ２０から予約情報を受信し、会議室端末９０から予約情報の要求を受信する。また、受信部３１ｂは会議室端末９０からチェックイン要求を受信する。また、受信部３１ｂは管理者が操作する登録端末５０からチャットシステムのグループとアカウントの対応付けを受け付ける。送信部３１ａはチャットサーバ１０に会議室の予約に関する情報を送信し、会議室端末９０に予約情報、リマインダー、又は、制御情報等を送信する。

情報対応付部３２は、主に事前の登録作業に関する処理を行う。すなわち、登録端末５０等からドメインの登録を受けつけ顧客ドメインＤＢ４９５に登録し、登録端末５０等から送信されたチャットシステムのワークスペース及びチャンネルと予約管理サーバ２０のアカウントを対応付けて対応付情報ＤＢ４９１に登録する。

予約情報取得部３３は、施設予約システム１００を利用する顧客のアカウントを指定して予約管理サーバ２０から予約情報を取得して会議管理情報として会議管理情報ＤＢ４９３に登録する。あるいは変更があった予約情報を自動的に受信する。したがって、予約管理サーバ２０の予約情報の少なくとも一部の予約情報が会議管理情報ＤＢ４９３に記憶される。予約情報取得部３３は、予約管理サーバ２０が保持する予約情報のうち現在から所定期間未来の予約情報を取得する。所定期間はどのくらい先の会議まで会議室６の予約に関する情報を通知するかによって定まる。

予約情報取得部３３は、予約情報を取得した場合に自動キャンセルのタスクを生成してタスクキュー４９９に登録する。タスクキュー４９９はＦＩＦＯ（First In First Out）のキューであり、実行時刻が到来すると実行される。自動キャンセルとは、ユーザが予約した施設が、ユーザがキャンセル操作をしなくてもキャンセルされることをいう。例えば、ユーザが決まった時刻までに施設の利用を開始する操作（チェックイン）を行わないと自動キャンセルされる。

通知判断部３４は、会議管理情報の中に通知する条件を満たす開始時刻の予約があるか否かを判断する。例えば、通知設定ＤＢ４９６を参照し、予約の開始時刻から逆算して設定された日時になると通知すると判断する。なお、例えばリマインダー用のボット、予約受付用のボット等、役割ごとにボットが分けられている場合、処理に応じてボットを特定する。

会議情報通知部３７は、通知判断部３４が通知すると判断すると、ボットを識別する情報（例えばslackではトークン）及び通知先のグループを特定する情報を指定して会議室６の予約に関する情報を通知することをチャットサーバ１０に要求する。なお、通知は何回に分けて行われるが、そのうちの少なくとも１回の通知に会議識別情報を含める。会議識別情報は、予約された会議室６を予約した時間帯に参加者が使用する権利を有することを会議管理サーバ３０が確認するための情報である。会議情報通知部３７は、少なくとも最終的な通知の前に会議識別情報を生成する。なお、会議識別情報は会議識別情報ＤＢ４９４に登録される。

制御情報生成部３５は、会議管理情報ＤＢ４９３を参照して電子機器７０の制御情報を生成し、制御情報を制御情報ＤＢ４９７に登録する。例えば、会議の開始時刻の数分前になると電子機器７０の電源をＯＮする制御情報を生成し、チェックアウトを検出すると電子機器７０の電源をＯＦＦする制御情報を生成する。制御情報は制御情報ＤＢ４９７に記憶される。

制御情報応答部３６は、会議室６の会議室端末９０から制御情報があるかどうかの問い合わせを受け付け、制御情報ＤＢ４９７を参照し、会議室６に対応する制御情報を会議室端末９０に送信する。

利用管理部３８は、会議室へのチェックイン・チェックアウトを管理する。また、主にチェックイン・チェックアウトに伴う会議のステータスを会議管理情報ＤＢ４９３に登録する。チェックインは、予約ＩＤで特定される会議の開始時刻の例えば５～１０分前になると認められる。そして、会議室端末９０が送信する会議室ＩＤと会議識別情報の組が会議識別情報ＤＢ４９４に登録されている場合にチェックインを許可する。利用管理部３８はチェックインを許可した場合、自動キャンセルのタスクを削除する。タスクが削除されない限り、タスク実行部４０が、会議の開始時刻の例えば１０～１５分を過ぎた時刻に会議室の予約をキャンセルする。この場合、利用管理部３８は予約管理サーバ２０に予約のキャンセルを要求する。これにより、空予約を抑制している。

予約情報送信部３９は、会議室端末９０からの要求に対し、会議管理情報ＤＢ４９３に記憶されている予約情報（正確には会議管理情報だが予約情報が含まれる）を送信する。予約情報送信部３９はＪＳＯＮ形式、ＸＭＬ形式、ＣＳＶ（Comma－Separated Values）形式などで送信すればよい。予約情報は繰り返し送信されるので容量が少ない形式が好ましい。

タスク実行部４０は、タスクキュー４９９に記憶されたタスクを定期的に確認して、実行時刻が到来したタスクを実行する。したがって、開始時刻に基づく決まったタイミングまでに会議室端末９０からチェックイン要求が送信されない場合、タスクが削除されていないので、タスク実行部４０が会議室の予約をキャンセルする（自動キャンセル）。なお、本実施形態で説明されるタスクは自動キャンセルのタスクであるが、時刻を契機に実行される種々のタスクを実行してよい。

また、会議管理サーバ３０は記憶部４９を有している。記憶部４９は図３のＲＡＭ５０３及びＨＤ５０４等により実現される。記憶部４９には、対応付情報ＤＢ４９１、会議管理情報ＤＢ４９３、会議識別情報ＤＢ４９４、顧客ドメインＤＢ４９５、通知設定ＤＢ４９６、制御情報ＤＢ４９７、会議室設定情報ＤＢ４９８，及び、タスクキュー４９９が記憶されている。

表３は対応付情報ＤＢ４９１に記憶されている対応付情報の一例を示す。対応付情報は予約管理システムのアカウントとチャットシステムのグループを対応付ける情報である。対応付情報は、ワークスペース、チャンネル及びメンバアカウント１～ｎ（表３ではｎ＝４）の各項目を有する。ワークスペースとチャンネルは上記のとおりである。メンバアカウント１～ｎには予約管理サーバ２０が発行した各参加者のアカウントが登録される。また、表３に示すようにチャットシステムのアカウントが登録されてよい。グループに対して通知を行うためには予約管理サーバ２０に対して会議を予約したユーザの予約管理サーバ２０のアカウントと通知先のグループ及びチャンネルを特定するための情報（本実施形態ではワークスペースとチャンネル名）があればよく、必ずしもグループに所属する全てのメンバのアカウントが登録されている必要はない。ただし、個人ユーザ宛に通知する場合、それぞれのチャットシステムのアカウント情報が必要なため、表３のように登録されていてもよい。

表４は会議管理サーバ３０の会議管理情報ＤＢ４９３が記憶する会議管理情報の一例を示す。会議管理情報ＤＢ４９３には予約情報が記憶されるので、表４では表１の予約情報ＤＢ２９１との相違を説明する。表４の会議管理情報はステータスの項目を有する。ステータスは、予約の状況を意味する。例えば、会議室６の予約に関する情報の通知済み、利用確定、チェックイン待ち、チェックイン済み、チェックアウト済み、又は、キャンセル（取り消し）等の状況が登録される。

表５は会議識別情報ＤＢ４９４に記憶されている会議識別情報管理情報の一例を示す。会議識別情報管理情報は会議室６の予約ごとに会議識別情報を管理する情報である。会議識別情報管理情報は、予約ＩＤ、会議室ＩＤ、及び、会議識別情報の各項目を有する。これらについてはステータスを除き予約情報と同じであり（予約管理サーバ２０から受信した予約情報）、既出であるため説明は省略する。なお、予約ＩＤが登録されているのは、同じ会議室６の予約を識別するためである。ステータスは、予約の状況を意味する。例えば、会議室の予約に関する情報の通知済み、利用確定、チェックイン済み、チェックアウト、又は、キャンセル（取り消し）等の状況が登録される。

表６は顧客ドメインＤＢ４９５に記憶されている顧客ドメイン情報の一例を示す。顧客ドメイン情報は顧客のドメインと顧客の管理者のアカウントを管理する情報である。顧客ドメイン情報には顧客のドメイン名と顧客の管理者アカウントが対応付けて登録されている。表６の顧客のドメインは予約管理サーバ２０が発行したアカウント（メールアドレス）のドメインである。また、管理者アカウントは、顧客の管理者（代表する）のアカウントである。なお、表６のアカウントは予約管理サーバ２０が発行したものである。

表７は通知設定ＤＢ４９６に記憶されている通知設定情報の一例を示す。通知設定情報は顧客ごとに通知に関する設定を保持する。通知設定情報には、顧客ドメイン名と通知設定が対応付けて登録されている。通知設定には、会議の開始時刻のどのくらい前に、会議室６の予約に関する情報を通知するかのタイミングが設定されている。あるいは決まった日時が設定されていてもよい。また、タイミングは１つである必要はなく、１つの顧客に複数回の通知設定が登録されていてもよい。

表８は制御情報ＤＢ４９７に記憶されている制御情報の一例を示す。制御情報は会議室６の電子機器７０を制御するための情報である。制御情報は、会議室ＩＤ、及び、制御内容の各項目を有する。制御内容は、電子機器７０の具体的な制御方法である。会議管理サーバ３０は電子機器７０ごとに詳細な制御内容を設定できる。また、制御する時刻が登録されないのは、社外ネットワークの会議管理サーバ３０から会議室端末９０に送信することが困難であり、会議室端末９０が会議管理サーバ３０にアクセスし、この時、制御情報が生成されていれば制御内容を送信するからである。

表９は、会議室設定情報ＤＢ４９８に記憶されている会議室設定情報の一例を示す。会議室設定情報は会議室ごとの設定に関する情報である。会議室設定情報は会議室名称、会議室ＩＤ、会議室端末の状態、認証キー、管理開始フラグ、及び、アクセス時刻の各項目を有する。
・会議室名称は会議の参加者が認識している会議室の一般的な名称であり、例えば会議室の入り口に提示されているものをいう。
・会議室ＩＤは上記のように会議室を一意に識別する識別情報である。簡易的には、会議室ＩＤは予約管理サーバ２０と共通とすることができる。また、変換テーブルを設けることで、予約管理サーバ２０と別に管理者が設定することもできる。
・会議室端末の状態は会議室端末９０の初期設定が終了したか、通信が可能か等を示す。
接続中 ：例えばポーリングにより通信が確認できている状態
セットアップ前：初期設定の前
接続断 ：一定期間（本実施形態ではＭ分）以上、通信がない状態
・認証キーは会議管理サーバ３０が会議室端末９０を認証するための認証情報となる。初期設定により認証キーが会議室端末９０に送信される。認証キーは総当たり方式で特定できない程度に長い桁数の数字、アルファベット、記号などの組み合わせである。認証キーは会議管理サーバ３０が決定しても管理者が決定してもよい。したがって、会議室端末９０は会議室と関連付けられている。
・管理開始フラグは、会議室端末９０の初期設定が終わった後に、会議室の管理を会議管理サーバ３０が開始するか否かを示すフラグ（Ｔｒｕｅ：開始する Ｆａｌｓｅ：開始しない）である。管理開始フラグがあることで、初期設定が完了してから会議室端末９０の配置までのタイムラグで生じる不都合を抑制できる。
・アクセス時刻は、会議室端末９０が定期的に要求する予約情報をＮ分ごとに記録した時刻である。予約情報の要求に限らず、会議室端末９０と通信した時刻を記録してよい。

表１０はタスクキュー４９９に記憶されているタスクの一例を示す。タスクキュー４９９には時系列に会議管理サーバ３０が実行すべきタスクが登録されている。タスクキュー４９９は、タスクＩＤ、実行時刻、タスク内容、及び、予約ＩＤの各項目を有する。タスクＩＤはタスクを識別するための識別情報である。実行時刻はこのタスクを実行する時刻である。タスク内容は、タスクの具体的な内容である。予約ＩＤは、会議管理情報ＤＢ４９３の予約情報を特定するために設定される。例えば、会議室の予約がキャンセルされた場合に、タスク実行部４０が会議管理情報ＤＢ４９３の予約情報を特定してステータスを「キャンセル済み」に変更するために設定される。

<<端末装置>>
図７は、端末装置６０及び会議室端末９０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。登録端末５０の機能については必要に応じて説明する。

端末装置６０は、通信部６１ａ、操作受付部６１ｂ、表示制御部６１ｃ、チャット通信部６２、テキスト表示部６３、アプリ通信部６４、サーバ通信部６５、表示制御部６６、アプリ通信部６７、通信部６８、端末通信部６９、操作受付部８１、施設情報取得部８２、電子データ収集部８３、撮像部８４、及び、電子データ管理部８５を有する。端末装置６０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。端末装置６０ではチャットアプリ６０ａ、及び、会議アプリ６０ｂが動作しているので、プログラムにはチャットアプリ６０ａ、及び、会議アプリ６０ｂが含まれる（特許請求の範囲のプログラムの一例）。

通信部６１ａは、会議管理サーバ３０及び予約管理サーバ２０と各種の情報を送受信する。操作受付部６１ｂは、端末装置６０に対する参加者の各種の操作を受け付ける。

表示制御部６１ｃは各種の画面の画面情報を解釈してディスプレイ５０６に表示する。操作受付部６１ｂと表示制御部６１ｃは例えばブラウザの機能を有し、Ｗｅｂアプリを実行できる。例えば、予約管理サーバ２０から受信した予約設定画面を表示し、操作受付部６１ｂは予約者が設定する予約情報を受け付ける。

チャットアプリ６０ａのチャット通信部６２は、チャットサーバ１０と各種の情報の送受信を行う。本実施形態ではチャットサーバ１０から会議室６の予約に関する情報を受信し、既読であること、会議室６が利用される又はキャンセルされるか、等をチャットサーバ１０に通知する。

チャットアプリ６０ａのテキスト表示部６３は、チャットサーバ１０から送信されたテキスト（会議室６の予約に関する情報）を表示する。例えば、発言元はボットでありボットが入力したかのようにテキストを表示する。

チャットアプリ６０ａのアプリ通信部６４は、会議アプリ６０ｂを呼び出すと共に会議識別情報を会議アプリ６０ｂに送信する。チャットサーバ１０は、会議室６の予約に関する情報を通知する際、会議アプリ６０ｂを識別する情報を端末装置６０に送信しているので、チャットアプリ６０ａはＯＳに対し会議アプリ６０ｂを指定し会議識別情報の通知を依頼する。ＯＳは会議アプリ６０ｂを起動することができる。

会議アプリ６０ｂのサーバ通信部６５は会議管理サーバ３０又は予約管理サーバ２０と通信する。会議識別情報を含む２次元コードを会議管理サーバ３０から取得することなどを行う。２次元コードはチェックイン時の認証に使用される。認証用の数桁の数字でもよい。また、予約管理サーバ２０からはユーザが参加する会議の予約情報を受信する。

会議アプリ６０ｂの表示制御部６６は、会議識別情報が含まれる２次元コード等をディスプレイ５０６に表示する。

会議アプリ６０ｂのアプリ通信部６７は、ＯＳを介して、チャットアプリ６０ａから各種の情報（会議室６の予約に関する情報に含まれる会議識別情報等）を取得する。

会議アプリ６０ｂの通信部６８は電子機器７０と通信し、電子データを受信したり送信したりする。例えば、Bluetooth（登録商標）やＷｉ－Ｆｉなどで通信してよい。

会議アプリ６０ｂの端末通信部６９は、会議室端末９０と通信し会議識別情報等を送信する。端末通信部６９は、Bluetooth（登録商標）などの近距離無線通信で会議室端末９０の存在を検出し、会議室端末９０を検出すると会議識別情報を送信する。Ｗｉ－Ｆｉで通信してもよい。また、チェックインのために会議室端末９０に対し２次元コードを表示する機能（２次元コードでチェックインする場合）を提供する。

施設情報取得部８２は、サーバ通信部６５を介して、端末装置６０のユーザのスケジュール情報に含まれる現在の時刻の予約情報（ユーザが参加した）を予約管理サーバ２０から取得する。予約情報は、例えば、会議の日時、会議名、参加者、及び、資料等である。

電子データ収集部８３は、通信部６８を介して電子機器７０から会議中に使用された電子データを収集する。撮像部８４は、ユーザの操作に応じて被写体の画像データを生成する。本実施形態では主に電子機器７０が表示する手書きデータなどの電子データを撮像する。

電子データ管理部８５は、電子データ収集部８３が収集した電子データ、撮像部８４が撮像した電子データ、及び、予約情報に対応づけられている資料である電子データを電子データＤＢ８９に保存する。保存の際は、施設情報取得部８２が取得したユーザが参加した会議の予約情報の例えば会議名と対応づけられる。これにより、会議名が電子データに対応づけられる。

表１１は、会議アプリ６０ｂが電子データＤＢ８９に保存している電子データテーブルの一例を示す。電子データＤＢ８９には、会議日時、会議名、資料１名称、資料１ＵＲＬ…資料ｎ名称、資料ｎＵＲＬ（ｎは自然数）、及び、出力した電子機器、の各項目が保存される。会議日時と会議名は、ユーザスケジュールＤＢ２９２から取得されたものであり、資料１名称と資料１ＵＲＬ～資料ｎ名称と資料ｎＵＲＬは、会議で使用された電子データである。各電子データは、電子機器７０が生成したもの、ユーザが撮像したもの、又は、予約管理サーバ２０に登録されていた資料の区別がある。この区別はファイル名に含まれていてもよいし、フラグなどでもよい。

各資料ＵＲＬは電子データの保存場所として、端末装置６０内のフォルダのＵＲＬ、又は、インターネット若しくはオンプレミスのフォルダのＵＲＬを示している。出力した電子機器の項目は電子データが出力された電子機器７０の種類である。例えば、電子黒板、プロジェクタ、又は、複合機などがある。なお、出力した電子機器７０は電子データごとに記録されていてよい。

なお、端末装置６０が端末内でなくクラウドストレージ（社内でもインターネット上でもよい）に電子データを保存した場合、端末装置６０の記憶領域が圧迫されにくくなる。

<<会議室端末>>
会議室端末９０は通信部９１、端末装置通信部９２、操作受付部９３、表示制御部９４、電子機器通信部９５、予約情報要求部９６、リスト取得部９７、及び、電子データ取得部９８を有する。会議室端末９０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＥＥＰＲＯＭ７０４からＲＡＭ７０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ７０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

通信部９１は、サーバＵＲＬ９９３を宛先にして会議管理サーバ３０と通信する。会議室端末９０は社内ネットワークに存在するため会議管理サーバ３０から会議室端末９０と通信することは困難である。このため、通信部９１はポーリング（定期的に会議管理サーバ３０と通信する）やＷｅｂＳｏｃｋｅｔなどの通信技術で会議管理サーバ３０と通信する。通信部９１からの通信がない場合、会議室設定情報ＤＢ４９８に接続断が登録される。通信部９１はＨＴＴＰなどの通信プロトコルで通信すればよく、通信プロトコルは特に制限しない。

本実施形態の通信部９１は、チェックイン時に、端末装置通信部９２が端末装置６０から受信した会議識別情報又は手で入力された会議識別情報を会議管理サーバ３０に送信する。会議室の利用が許可された場合、通信部９１は電子データを表示するための情報を会議管理サーバ３０から受信する。また、会議室のチェックアウト時（利用の終了操作）に応じて、通信部９１は電子データを表示するための情報を会議管理サーバ３０に送信する。また、通信部９１は会議管理サーバ３０から制御情報を受信する。

端末装置通信部９２はBluetooth（登録商標）、Ｗｉ－Ｆｉ、ＮＦＣなどの近距離無線通信で端末装置６０と通信する。本実施形態では会議識別情報等を受信する。

リスト取得部９７は、端末装置通信部９２を介して、端末装置から過去にユーザが参加した会議のリストを取得する。電子データ取得部９８は、このリストのうちユーザが選択した会議で使用された電子データを取得する。

電子機器通信部９５は、電子機器７０と通信する。本実施形態では通信部９１が受信した制御情報を電子機器７０に送信する。また、チェックイン時には端末装置６０から送信された電子データを電子機器７０に送信する。ただし、電子データそのものを送受信するとは限らず、電子データを表示するための情報が送信されればよい。通信には例えばＷｉ－Ｆｉが使用されてよい。消費電力が少ないBluetooth（登録商標）等が使用されてもよい。この場合、電子機器７０が電源ＯＮを受け付けるにはBluetooth（登録商標）等の近距離無線通信が使用され、起動後は、Ｗｉ－Ｆｉ（アクセスポイント）が有効になるため、電子データの送信にはＷｉ－Ｆｉが使用されるとよい。Bluetooth（登録商標）は、事前にペアリングしてあってもよいし、ペアリングが不要なら実行時に電子機器通信部９５が近距離にあるものを検索してもよい。

表示制御部９４はディスプレイ７１８に端末アプリ９０ａが生成する画面を表示する。この画面はチェックイン、チェックアウトなどが可能な予約状況画面である。また、表示制御部９４はリスト取得部９７が取得した会議のリストをディスプレイ７１８に表示する。操作受付部９３はリストの選択を含め、会議室端末９０に対する各種の操作を受け付ける。

予約情報要求部９６は、予約情報を取得する定期的なタイミングになると通信部９１を介して会議室ＩＤと認証キーを繰り返し会議管理サーバ３０に送信する。この応答として、予約情報要求部９６は通信部９１を介して予約情報を取得する。予約情報は変更があった場合にだけ取得すればよい。タイミングは数秒～数分ごとの周期である。周期が短い方が早期に予約情報を更新できるが、通信負荷も高くなるため、両者を考量して決定される。本実施形態では例えば３０秒とする。また、通信部９１を介して少なくとも当日の会議室６の会議管理情報（予約情報）等を受信できる。

また、会議室端末９０は記憶部９９を有している。記憶部９９は図４のＲＯＭ７０２及びＥＥＰＲＯＭ７０４等により実現される。記憶部９９には会議室ＩＤ９９１、認証キー９９２、サーバＵＲＬ９９３、会議室名称９９４、及び、電子機器７０のＩＰアドレス９９５が記憶されている。会議室ＩＤ９９１、認証キー９９２、サーバＵＲＬ９９３、及び、会議室名称９９４は会議室端末９０の初期設定により記憶される。会議室ＩＤ９９１、認証キー９９２、サーバＵＲＬ９９３により会議室端末９０は会議管理サーバ３０と通信して予約情報を取得できる。電子機器７０のＩＰアドレス９９５は管理者等が設定してよい。また、電子機器７０のＩＰアドレス９９５には電子機器７０の種類が対応づけられている。

＜＜電子機器＞＞
図９は、電子機器７０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。電子機器７０は通信部７１、電子データ共有部７２、電子データ表示部７３、電子データ管理部７４、アクセスポイント７５、及び、電源管理部７６を有している。電子機器７０が有するこれら各機能部は、図５に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＳＳＤ２０４からＲＡＭ２０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ２０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。

通信部７１は、会議室端末９０と無線又は有線で通信する。チェックイン前に電子機器７０の電源がオフでも通信部７１は通電されており（スリープ状態であり）、会議室端末９０からのチェックイン通知や制御情報を受信できる。通信部７１が会議室端末９０からチェックイン通知を受信すると、電源管理部７６が電子機器７０を起動させる。

起動することで、アクセスポイント７５が作動し、ＳＳＩＤ（Service Set Identifier）や暗号キーをランダムに生成して、ローカル無線ネットワークを構築する。これにより、端末装置６０や会議室端末９０がアクセスポイント７５に接続できる。アクセスポイント７５は、ディスプレイ２８０にネットワークへの接続情報(SSIDや暗号キー)を表示する。この情報は、会議室端末９０に渡して表示させてもよい。

電子データ共有部７２は、ＦＴＰサーバ等のファイル共有機能を有し、電子データの共有を開始する。例えば、会議室端末９０から通信部７１が受信した電子データを電子データ記憶部７７に記憶する。通信部７１が電子データを受信するための情報を受信した場合は、電子データ共有部７２が電子データを表示するための情報で電子データを取得して電子データ記憶部７７に記憶する。また、電子データ共有部７２は、会議中に参加者の端末装置６０からアクセスポイント７５を介して受信した電子データを電子データ記憶部７７に保存する。

電子データ管理部７４は電子データ記憶部７７に記憶された電子データを管理する。例えば、チェックイン時に端末装置６０から受信した電子データを取得して（読み出して）、電子データ表示部７３に表示させる。チェックイン時に端末装置６０から複数の電子データを受信した場合、所定の電子データ（作成時刻が最も古い、最初のページ、最後のページなど）を取得して（読み出して）、電子データ表示部７３に表示させる。

電子データ表示部７３は電子データ記憶部７７に記憶されている電子データをディスプレイに表示する。また、電子データ表示部７３は、ゲスト端末（端末装置６０）が電子データにアクセスするためのＵＲＬもディスプレイに表示する。この情報も会議室端末９０に送信して表示させてもよい。端末装置６０はアクセスポイント７５に接続して電子データを電子機器７０に送信できる。

会議中、電子データ管理部７４は、端末装置６０から送信された電子データを予約ＩＤに対応づけて電子データ記憶部７７に保存する。この予約ＩＤはユーザがチェックインした会議室の予約情報のものである。チェックイン時に会議室端末９０から送信された電子データが電子データ記憶部７７に記憶されている場合は、追加する方法と、別々に保存する方法がある。別々に保存する場合、予約ＩＤにより区別可能である。

通信部７１が端末装置６０から電子データの取得要求を受信すると、電子データ管理部７４は、電子データ記憶部７７から当日の電子データ又は過去の会議の電子データを含む全ての電子データを通信部７１に渡す。通信部７１が電子データを端末装置６０に送信する。電子データ管理部７４は電子データ記憶部７７の電子データを削除する。そして、電源管理部７６は電子機器７０をスリープ状態に移行する。

＜会議室端末が表示する予約状況画面＞
図１０を参照して、会議室端末９０が表示する予約状況画面の表示手順について説明する。図１０は会議室の予約から予約状況画面の表示までを説明するシーケンス図の一例である。

S1：予約者は端末装置６０を操作して予約管理サーバ２０に接続させ、予約管理サーバ２０からの認証を受ける。認証が成功した場合、予約者は所定のＷｅｂページ又は専用アプリで会議の開始時刻、終了時刻、会議室、会議名、会議で使用される資料などを設定して会議室を予約する。端末装置６０の通信部６１ａはこれら予約情報を予約管理サーバ２０に送信する。

S1.1：予約管理サーバ２０の通信部２１は予約情報を受信して、予約情報管理部２２が予約情報ＤＢ２９１に予約情報を登録する。予約情報は各会議室のスケジュールの一部となる。また、予約者のアカウントに基づいて予約者が特定されるので、予約情報管理部２２はユーザスケジュールＤＢ２９２に予約者個人の予定を登録する。

S1.2：予約管理サーバ２０の通信部２１は予約情報に変更があるとその旨を予約者のドメインなどと共に会議管理サーバ３０に通知する。

S1.3：会議管理サーバ３０の予約情報取得部３３は定期的に又は予約管理サーバ２０からの通知に応じて、予約管理サーバ２０に顧客を識別するドメインを指定して予約情報を要求する（認証のために会議管理サーバ３０のライセンス情報も含まれる）。

S1.4：予約管理サーバ２０の通信部２１は要求を受信して、予約情報管理部２２が予約情報ＤＢ２９１から取得した、指定されたドメインを有する予約者の予約情報を会議管理サーバ３０に送信する。

S1.5：会議管理サーバ３０の予約情報取得部３３は予約情報を取得し、会議管理情報ＤＢ４９３に登録できる。予約情報取得部３３は、取得した予約情報ごとに会議識別情報を発行して、会議識別情報ＤＢ４９４に登録する。

S1.6：会議管理サーバ３０の会議情報通知部３７は、対応付情報ＤＢ４９１から予約者又は参加者を検出し、チャットサーバ１０におけるグループを特定する情報を特定して、チャットサーバ１０に予約完了（会議識別情報を含む）を通知する。これにより、チャットサーバ１０のテキスト処理部１２はグループを特定する情報で特定されるグループ（ワークスペースのチャンネル）に同報的に会議識別情報等、予約情報を通知する。なお、通知は電子メールで行われてもよい。予約者又は参加者は、会議室端末９０へのチェックイン時に、必要に応じて会議識別情報を入力する。

S2：会議室端末９０の予約情報要求部９６は定期的に又は参加者の操作に応じて、認証キー９９２と会議室ＩＤ９９１（会議室端末９０が複数の会議室に共通の場合、複数の認証キー９９２と会議室ＩＤ９９１が送信される）を指定しサーバＵＲＬ９９３を宛先にして予約情報を会議管理サーバ３０に要求する。会議管理サーバ３０の受信部３１ｂは要求を受信して、会議室設定情報ＤＢ４９８に認証キーと会議室ＩＤの組が登録されている場合、会議室ＩＤで特定される予約情報（会議管理情報ＤＢの情報）を会議管理情報ＤＢ４９３から取得して、会議室端末９０に送信する。

S3：会議室端末９０の通信部９１は予約情報を受信し、表示制御部９４が予約情報を予約状況画面に表示する。予約状況画面の一例を図１１に示す。

＜予約状況画面＞
図１１を用いて、チェックイン又はチェックアウトの際にユーザが操作する画面例を説明する。図１１は会議室端末９０が表示する予約状況画面３００の一例である。図１１の予約状況画面は複数の会議室に共通の会議室端末９０が表示するケースの予約状況画面である。

図１１の予約状況画面３００は、利用状況３１１、詳細情報３１２、予約者名３１３、メッセージ３１４、及び、ボタン欄３１５の各項目を有している。
利用状況３１１…予約情報のステータスに基づいて現在の会議室の利用状況が表示される。例えば、入室待ち（チェックイン待ち）、使用中（チェックイン済み）、又は、空室などが表示される。
詳細情報３１２…会議室名、会議名、開始時刻と終了時刻、が表示される。いずれも会議管理サーバ３０が管理する予約情報に含まれる。
予約者名３１３…予約者名が表示される。会議管理サーバ３０が管理する予約情報に含まれる。
メッセージ３１４…自動キャンセルまでの残り時間と次予約の開始時刻が表示される。これらは会議管理サーバ３０から送信される。
ボタン欄３１５…今すぐ利用ボタン３１６、入室ボタン３２１、延長ボタン３２２、及び、退室ボタン３２３を有している。各ボタンは状況によって表示される。
・今すぐ利用ボタン３１６はユーザが会議室を今からすぐに予約するためのボタンである（会議管理サーバ３０が会議管理サーバ３０のライセンスで予約管理サーバ２０に会議室を予約し、ユーザが会議室端末９０からチェックインできるようになる）。今すぐ利用ボタン３１６は空室の場合に表示される。
・入室ボタン３２１は利用状況が入室待ちの場合に表示される（利用開始を受け付ける表示部品の一例）。この入室がチェックインに相当する。
・延長ボタン３２２と退室ボタン３２３は利用状況が使用中の場合に表示される。チェックイン済みの予約者が延長又はチェックアウトするためである。ただし、延長ができない場合（次の会議が予約されている場合）、延長ボタンは表示されない。この退室がチェックアウトに相当する。

図１１では１つの図で全てのボタンを説明できるように複数の会議室に共通の予約状況画面３００を説明したが、会議室端末９０が会議室に専用の場合は、該会議室の予約状況のみが表示される。

なお、予約状況画面３００は、会議室端末９０の端末アプリ９０ａが会議管理サーバ３０から受信した予約情報を用いて表示する。しかし、会議室端末９０でＷｅｂブラウザが動作し、Ｗｅｂブラウザが会議管理サーバ３０から送信されたＷｅｂページを表示することで予約状況画面３００を表示してもよい。

＜チェックアウト時の動作及び処理＞
図１２は、ユーザがチェックアウトした場合に施設予約システム１００が行う動作又は処理を説明するシーケンス図である。なお、図１２の説明では、ユーザがチェックイン済みであり、すでに会議が開始されている。チェックイン時の処理については後述する。

S11：会議が終了すると、ユーザは会議アプリ６０ｂを起動させて、会議で使用された電子データの保存処理を開始する。端末装置６０では会議アプリ６０ｂが起動し、会議アプリ６０ｂの操作受付部８１が保存処理の開始を受け付ける。なお、ユーザは会議アプリ６０ｂに自分のアカウントを登録しており、会議アプリ６０ｂはこのアカウントを使って予約管理サーバ２０にログインして、ユーザのスケジュール情報を表示したり、変更したりする権限を持っている。

ユーザが手動で会議アプリ６０ｂを起動するのではなく、端末装置６０が自動的に会議アプリ６０ｂを起動させてもよい。この場合、会議アプリ６０ｂのサーバ通信部６５が予約管理サーバ２０から少なくとも現在時刻の予約情報を会議終了までに受信しておき、現在の会議の終了時刻の所定時間前になると、会議アプリ６０ｂがステップS12以降の処理を開始する。現在の会議の終了時刻を経過してもステップS12以降の処理が実行されない場合に、会議アプリ６０ｂがステップS12以降の処理を開始してもよい。会議アプリ６０ｂは何らかの警告音と共に、保存処理を開始するか否かのダイアログを表示するとよい。

S12：会議アプリ６０ｂがユーザから保存処理の開始を受け付けたため、施設情報取得部８２がサーバ通信部６５を介して、ユーザのアカウントを指定して予約管理サーバ２０と通信し、現在の時刻にユーザが予約していた予約情報（日時、タイトル、添付資料）を予約管理サーバ２０から取得する。すでに施設情報取得部８２が現在時刻の予約情報を受信している場合は不要である。

予約管理サーバ２０は、現在の時刻が開始時刻から終了時刻の間に含まれる予約情報、又は、終了時刻が現在の時刻から一定時間内の予約情報をユーザスケジュールＤＢ２９２から取得する。

なお、施設情報取得部８２は、現在の時刻にユーザが予約していた予約情報の会議名と同じ若しくは一部に含む会議名を有する予約情報、又は、参加者の全部若しくは一部が同じ予約情報を予約管理サーバ２０から取得してよい。

このような予約情報の選別は、会議アプリ６０ｂが行ってもよいし、予約管理サーバ２０が行ってもよい。

施設情報取得部８２が該当する予約情報がない旨を予約管理サーバ２０から受け取った場合、表示制御部６６はその旨を表示し、ユーザに日時、会議名の入力等を促す。

また、該当する予約情報がない場合には、現在の時刻から遡って、開始時刻が近い順にＮ個の予約情報を施設情報取得部８２が予約管理サーバから取得してもよい。こうすることで、ユーザが会議の終了時に電子データの保存を忘れた場合でも、後から電子データを予約情報に対応づけて保存できる。この場合、電子機器７０は端末装置６０に保存されなかった（端末装置６０に送信しなかった）過去の電子データを会議の日時に対応づけて一時保存しておく機能を有し、日時に対応づけて電子データのリストを表示することができる。ユーザはリストから保存する電子データを選択できる。

会議アプリの表示制御部６６は、予約情報を用いて電子データ保存画面を表示する。図１３に、電子データ保存画面の一例を示す。

S13：ユーザが電子データ保存画面に対し電子機器７０から電子データを取得することを選択した場合、会議アプリ６０ｂの操作受付部８１が選択を受け付ける。

S14：この場合、会議アプリ６０ｂの電子データ収集部８３が、通信部６８を介して、電子機器７０から電子機器７０で使用された電子データを取得する。ユーザは電子機器７０が表示するＳＳＩＤとパスワードを会議アプリ６０ｂに入力して端末装置６０を電子機器７０に接続させる。電子機器７０の電子データ管理部７４は会議で使用した電子データを電子データ記憶部７７から取得し、通信部７１を介して端末装置６０に送信する。

S15：端末装置６０又は電子機器７０に通信機能がない場合、又は、電子機器７０が管理する電子データ以外の情報をカメラで撮影して保存するために、ユーザは電子データ保存画面においてカメラでの撮影を選択できる。会議アプリ６０ｂの操作受付部８１は操作を受け付ける。

S16：撮像部８４はＣＭＯＳセンサ７１３を制御して、ユーザがシャッターボタンを押下すると、被写体の画像を電子データとして取得する。

S17、S18：ユーザが会議アプリ６０ｂに対し保存を実行すると、ステップS14～S16で取得された一連の電子データ、及び、施設情報取得部８２が予約管理サーバ２０から取得した予約情報に添付されている資料（電子データ）を、電子データ管理部８５がステップS12で取得した予約情報に対応づけて電子データＤＢ８９に保存する。保存の際は、電子機器７０から受信した電子データ、カメラで撮像した電子データ、又は、予約管理サーバ２０に登録されていた電子データ（資料）、の区別が付けられている。なお、予約管理サーバ２０に登録されていた資料が電子機器７０で出力された場合、電子機器７０から受信した電子データとなる。したがって、手書き等が行われた資料と元の資料の両方が保存される。

図１３は、端末装置６０の会議アプリ６０ｂが表示する電子データ保存画面３３０の一例を示す図である。電子データ保存画面３３０は、電子データを保存するかどうかを受け付ける画面である。

電子データ保存画面３３０は、日時３３１、会議名３３２、「電子黒板から取り込む」ボタン３３３、「カメラで撮像する」ボタン３３４、及び、保存実行ボタン３３５を有している。
・日時３３１…ユーザスケジュールＤＢ２９２から取得された予約情報に含まれる会議室の予約の日時である。
・会議名３３２…ユーザスケジュールＤＢ２９２から取得された予約情報に含まれる会議名である。
・「電子黒板から取り込む」ボタン３３３…会議アプリ６０ｂが電子機器７０から電子データを取得する操作をユーザから受け付けるためのボタンである。
・「カメラで撮像する」ボタン３３４…会議アプリ６０ｂがカメラで撮像した電子データを取得する操作をユーザから受け付けるためのボタンである。
・保存実行ボタン３３５…電子データを電子データＤＢ８９に保存する操作をユーザから受け付けるためのボタンである。

＜チェックイン時の動作及び処理＞
続いて、図１４を参照して、チェックイン時に電子機器７０が電子データを表示する処理を説明する。図１４はチェックイン時の施設予約システム１００の動作又は処理を説明するシーケンス図である。

S21：会議室に到着したユーザは会議室にチェックインする。端末装置６０が近距離無線で会議識別情報を会議室端末９０に送信してチェックインする場合、ユーザは会議アプリ６０ｂを起動して、チェックイン画面を表示させる。なお、会議アプリ６０ｂはチャットアプリから受信した会議識別情報又はユーザが入力した会議識別情報を保持している。チェックイン画面には会議識別情報が表示されてもよい。端末通信部６９は会議室端末９０が送信するBluetooth（登録商標）のアドバタイズパケットを受信し、接続を確立して、会議識別情報を会議室端末９０に送信する。なお、無線通信にＷｉ－Ｆｉが使用されてもよい。

S22：会議室端末９０の端末装置通信部９２は会議識別情報を受信し、通信部９１が予約ＩＤ、会議室ＩＤ及び会議識別情報を指定してチェックイン要求を会議管理サーバ３０に送信する。予約ＩＤは予約に関する情報の一例である。予約ＩＤがあれば予約情報を特定できる。会議室ＩＤはチェックイン操作が行われた会議室の識別情報である。会議室ＩＤと現在時刻からも予約情報を特定できる。

会議管理サーバ３０の受信部３１ｂはチェックイン要求を受信する。ここでは送信された会議識別情報が、会議識別情報ＤＢ４９４のものと一致したとする。利用管理部３８は会議室の利用を許可する。会議管理サーバ３０の送信部３１ａはチェックインＯＫを会議室端末９０に送信し、会議室端末９０の端末装置通信部９２はチェックインＯＫ（施設の利用が開始された旨）を会議アプリに送信する。

なお、チェックインがＮＧの場合、会議アプリ６０ｂの表示制御部６６がその旨を表示して、会議アプリは図１４の処理を終了する。

また、チェックイン方法には、ユーザが会議室端末９０に会議識別情報を手動で入力する方法もある。この場合、チェックインが許可されると、会議室端末９０と端末装置６０が通信を開始してよい。

S23：チェックインＯＫを端末通信部６９が受信すると、会議アプリ６０ｂの電子データ管理部８５が電子データＤＢ８９から予約情報のリストを取得する。端末通信部６９は予約情報のリストを会議室端末９０に送信する。予約情報のリストは表１１のデータと同様である。端末通信部６９は全てを送信してもよいし、会議の日時が新しい順に予め定められたＮ個の予約情報のリストを送信してもよい。

S24：会議室端末９０のリスト取得部９７は端末装置通信部９２を介して予約情報のリストを受信し、表示制御部９４が予約情報のリストを表示する。会議室端末９０が表示する予約情報リスト画面の一例を図１５に示す。なお、図１５の予約情報リスト画面は端末装置６０が表示することも可能である。

S25：ユーザは電子機器７０に表示させたい電子データが対応づけられている予約情報を予約情報リスト画面で選択する。会議室端末９０の操作受付部９３は選択を受け付ける。

また、会議室端末９０の表示制御部９４は選択された予約情報に対応づけられている電子データのリスト（電子データのファイル名等）を含む電子データリスト画面を表示する。ユーザは電子機器７０に表示させたい電子データを電子データリスト画面で選択する。操作受付部９３は選択を受け付ける。会議室端末９０が表示する電子データリスト画面の一例を図１６に示す。

S26：電子データ取得部９８は、端末装置通信部９２を介して、ユーザが選択した電子データの識別情報（資料ＵＲＬ等）を端末装置６０に送信する。会議アプリの端末通信部６９は電子データの識別情報を受信し、電子データ管理部８５が電子データの識別情報で特定される電子データを端末内又はクラウドストレージ等から取得する。会議アプリの端末通信部６９は電子データと出力した電子機器７０を会議室端末９０に送信する。電子データを表示するための情報（資料ＵＲＬ等）を会議室端末９０に送信してもよい。

S27：会議室端末９０の電子データ取得部９８は端末装置通信部９２を介して、電子データと出力した電子機器７０を受信し、電子機器通信部９５は電子データを出力した電子機器と同じ種類の電子機器７０に電子データを送信する。電子データを出力した電子機器７０と同じ種類の電子機器７０が会議室にない場合、電子機器通信部９５は会議室にある電子機器７０に電子データを送信してよい。この場合、電子機器通信部９５は電子データをＰＤＦファイルなど汎用的なフォーマットの電子データに変換してから送信することが好ましい。

なお、会議アプリ６０ｂの通信部６８は、電子データを直接、電子機器７０に送信してもよい。

電子機器７０の通信部７１は電子データを受信して、電子データ表示部７３は電子データをディスプレイに表示する。

なお、図１４の説明では、ユーザが選択した電子データが端末装置６０から会議室端末９０に送信されているが、ユーザが選択した会議に対応づけられている全ての電子データを端末装置６０が会議室端末９０に送信してもよい。

以上のように、チェックイン時に、ユーザは過去の会議で使用された電子データを表示できる。

過去の会議で使用された電子データが使用された会議が終了すると、ユーザ操作により又は自動的に端末装置６０が図１２の処理を実行する。この場合、過去の会議で使用された電子データは端末装置６０に保存することなく、今回の会議で使用された電子データのみが端末装置６０に保存される。ただし、過去の会議で使用された電子データも今回の会議で使用された電子データと共に保存されてもよい。

＜会議室端末が表示する画面例＞
図１５は、会議室端末９０が表示する予約情報リスト画面３４０の一例である。予約情報リスト画面３４０は、端末装置６０が電子データＤＢ８９に保存している予約情報のリストを表示する。図１５に示すように、予約情報リスト画面３４０は過去にユーザが参加した会議ごとに、日時３４１と会議名３４２を有している。ユーザは、例えばチェックインした会議と関連がある会議を選択できる。ユーザが会議を選択すると図１６の電子データリスト画面に遷移する。

なお、会議アプリ６０ｂの表示制御部６６は、予約情報リスト画面３４０を表示する際、
・開始時刻又は終了時刻の新しい順に予約情報のリストを表示する
・チェックインした会議の参加者と一致する参加者が多い順に予約情報のリストを表示する
・チェックインした会議の開始時刻と終了時刻が同じ予約情報を優先して予約情報のリストを表示する
のいずれで予約情報のリストを表示してもよい。こうすることで、ユーザは関連する会議を選択しやすくなる。また、予約情報のリストの表示順をユーザが切り替えられるとよい。

図１６は、会議室端末９０が表示する電子データリスト画面３５０の一例である。電子データリスト画面３５０は、会議で使用された電子データのリストを表示する。図１６に示すように、電子データリスト画面３５０は、ユーザが選択した会議の日時３５１と会議名３５２、電子機器７０で取り込まれた画像３５３，３５４、撮像されたデータ３５５、及び、配付された資料３５６などの各ボタンを表示する。会議室端末９０は、ユーザが選択した電子データを端末装置６０に要求する。

また、全て送信ボタン３５７をユーザが押下すると、ユーザが選択した会議に対応づけられている全ての電子データを会議室端末９０が端末装置６０に要求する。

また、電子データリスト画面３５０において、会議室端末９０は送信先の電子機器７０を受け付けてもよい。この場合、会議室端末９０は会議室にある電子機器７０の種類を記憶部９９から取得し、電子データごとに送信先の電子機器７０を受け付ける。

また、図１５の予約情報リスト画面３４０、図１６の電子データリスト画面３５０を端末装置６０が表示することもできる。ユーザは端末装置６０を操作すればよいので、会議室内の会議室端末９０の場所が遠い場合でも、ユーザは座ったまま必要な電子データを表示させることができる。

＜主な効果＞
以上説明したように、本実施形態の施設予約システム１００は、会議室にチェックインしたユーザが過去の会議で使用した電子データをユーザに提供できる。端末装置６０が電子データに関する情報を保持しているので、会議とは関係ないユーザが電子データを表示させることも抑制できる。

＜その他の適用例＞
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。

例えば、会議管理サーバ３０は複数、存在してもよいし、会議管理サーバ３０の機能が複数のサーバに分散されていてもよい。また、予約管理サーバ２０と会議管理サーバ３０が一体でもよい。

本実施形態に記載された装置群は、本明細書に開示された実施形態を実施するための複数のコンピューティング環境のうちの１つを示すものにすぎない。ある実施形態では、会議管理サーバ３０は、サーバクラスタといった複数のコンピューティングデバイスを含む。複数のコンピューティングデバイスは、ネットワークや共有メモリなどを含む任意のタイプの通信リンクを介して互いに通信するように構成されており、本明細書に開示された処理を実施する。

また、本実施形態の施設予約システム１００はＷｅｂサービスとも称することができる。Ｗｅｂサービスとはインターネット関連技術を応用して提供される各種のサービスである。例えば、会議室貸し出しサービス、各種のレンタルサービスが挙げられる。Ｗｅｂサービスを利用するシステムを利用システムという。

また、以上の実施例で示した図６、図７、図９などの構成例は、施設予約システム１００の処理の理解を容易にするために、主な機能に応じて分割したものである。しかし、各処理単位の分割の仕方や名称によって本願発明が制限されることはない。施設予約システム１００は、処理内容に応じて更に多くの処理単位に分割することもできる。また、１つの処理単位が更に多くの処理を含むように分割することもできる。

上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたASIC(Application Specific Integrated Circuit)、DSP（digital signal processor）、FPGA（field programmable gate array）や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。

１０ チャットサーバ
２０ 予約管理サーバ
３０ 会議管理サーバ
５０ 登録端末
６０ 端末装置
１００ 施設予約システム

特開２０１８‐１８５８０７号公報

Claims (16)

1. 端末装置を、
   第一のリソースの利用中に電子機器が出力した電子データを前記第一のリソースの予約情報と対応づけて前記端末装置に保存する電子データ管理部と、
   前記電子データ管理部が前記電子データに対応づけた前記予約情報を、前記第一のリソースとは異なる第二のリソースに関連付けられている情報処理端末に送信する端末通信部、
   として機能させるためのプログラム。
2. 前記端末装置は、前記電子機器に電子データを送信する前記情報処理端末と通信できることを特徴とする請求項１に記載のプログラム。
3. 前記端末通信部は、前記第二のリソースの利用が開始された旨を前記情報処理端末から受信した場合、過去の前記予約情報のリストを、前記第二のリソースに配置されている前記情報処理端末に送信することを特徴とする請求項１又は２に記載のプログラム。
4. 前記端末装置を、
   前記予約情報が登録されている第二の情報処理装置からネットワークを介して、前記予約情報を取得する施設情報取得部として機能させ、
   前記電子データ管理部は、前記施設情報取得部が取得した前記予約情報に含まれるイベント名に対応づけて前記電子データを前記端末装置に保存することを特徴とする請求項１～３のいずれか１項に記載のプログラム。
5. 前記施設情報取得部は、前記予約情報を取得する現在の時刻が前記第一のリソースが予約されている時間から一定時間内の前記予約情報を前記第二の情報処理装置から取得することを特徴とする請求項４に記載のプログラム。
6. 前記端末装置を、
   前記施設情報取得部が取得した前記予約情報に含まれるイベント名と共に、前記第一のリソースの利用中に前記電子機器が出力した前記電子データを保存するかどうかを受け付ける画面を表示する表示制御部として機能させることを特徴とする請求項４又は５に記載のプログラム。
7. 前記端末装置は、前記第一のリソースの予約の終了時刻を予め保持しており、
   前記施設情報取得部は、前記終了時刻の所定時間前になった場合、前記第二の情報処理装置から前記予約情報を取得し、
   前記表示制御部は、前記電子データを保存するかどうかを受け付ける画面を表示することを特徴とする請求項６に記載のプログラム。
8. 前記表示制御部は、前記電子データ管理部が前記端末装置に保存した、前記電子データが対応づけられている前記予約情報のリスト画面をイベント名と共に表示することを特徴とする請求項６又は７に記載のプログラム。
9. 前記端末装置を、
   前記電子データを前記電子機器から収集する電子データ収集部と、
   前記電子機器が表示した前記電子データを撮像する撮像部、として機能させ、
   前記施設情報取得部は、前記電子データとして前記予約情報に含まれる資料を前記第二の情報処理装置から取得することを特徴とする請求項８に記載のプログラム。
10. 前記情報処理端末が、前記予約情報のリスト画面で前記予約情報の選択を受け付けた場合、
    前記表示制御部は、前記電子データ収集部が収集した前記電子データ、前記撮像部が撮像した前記電子データ、及び、前記施設情報取得部が前記第二の情報処理装置から取得した前記電子データのうち、前記第二のリソースに配置されている前記情報処理端末に送信する前記電子データを受け付ける画面を表示し、
    前記端末通信部は、送信すると受け付けた前記電子データを前記第二のリソースに配置されている前記情報処理端末に送信することを特徴とする請求項９に記載のプログラム。
11. 前記電子データ管理部は、前記第一のリソースの利用中に前記電子機器が出力した前記電子データをクラウドストレージに保存することを特徴とする請求項１～１０のいずれか１項に記載のプログラム。
12. 端末装置を、
    第一のリソースの利用中に電子機器が出力した電子データを前記第一のリソースの予約情報と対応づけて前記端末装置に保存する電子データ管理部と、
    前記電子データ管理部が前記電子データに対応づけた前記予約情報を、前記第一のリソースとは異なる第二のリソースに関連付けられている情報処理端末に送信する端末通信部、として機能させるためのプログラムと、
    前記端末装置から受信した前記予約情報のリスト画面を表示する表示制御部、を有する前記情報処理端末と、を有するシステム。
13. 前記表示制御部は、前記予約情報のリスト画面をイベント名と共に表示することを特徴とする請求項１２に記載のシステム。
14. 前記プログラムは前記端末装置を、
    前記電子データを前記電子機器から収集する電子データ収集部と、
    前記電子機器が表示した前記電子データを撮像する撮像部と、
    前記電子データとして前記予約情報に含まれる資料を第二の情報処理装置から取得する施設情報取得部、として機能させ、
    前記情報処理端末が、前記予約情報のリスト画面で前記予約情報の選択を受け付けた場合、前記表示制御部は、前記電子データ収集部が収集した前記電子データ、前記撮像部が撮像した前記電子データ、及び、前記施設情報取得部が前記第二の情報処理装置から取得した前記電子データのうち、前記第二のリソースに配置されている前記電子機器に表示する前記電子データを受け付ける画面を表示し、
    前記端末通信部は、送信すると受け付けた前記電子データを前記端末装置から取得する電子データ取得部を有することを特徴とする請求項１３に記載のシステム。
15. 電子機器に電子データを送信する情報処理端末と通信できる端末装置であって、
    第一のリソースの利用中に電子機器が出力した電子データを前記第一のリソースの予約情報と対応づけて前記端末装置に保存する電子データ管理部と、
    前記電子データ管理部が前記電子データに対応づけた前記予約情報を、前記第一のリソースとは異なる第二のリソースに関連付けられている情報処理端末に送信する端末通信部と、
    を有することを特徴とする端末装置。
16. 電子機器に電子データを送信する情報処理端末と通信できる端末装置が行う電子データ提供方法であって、
    電子データ管理部が、第一のリソースの利用中に前記電子機器が出力した電子データを前記第一のリソースの予約情報と対応づけて前記端末装置に保存するステップと、
    端末通信部が、前記電子データ管理部が前記電子データに対応づけた前記予約情報を、前記第一のリソースとは異なる第二のリソースに関連付けられている情報処理端末に送信するステップと、を有することを特徴とする電子データ提供方法。

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