JP4973760B2 - 資料出力システム、資料出力装置、および資料出力システムの制御方法 - Google Patents

Description

本発明は、資料出力システム、資料出力装置、および資料出力システムの制御方法に関し、より特定的には、会議への参加予定者に対し会議資料を出力するための資料出力システム、資料出力装置、および資料出力システムの制御方法に関する。

一般に、会議の参加者へ会議資料を紙（用紙）で配布する場合、会議主催者は会議資料の必要部数を事前に予測し、必要部数または必要部数よりも余分に印刷し、会議開始時に参加者に配布している。しかしこの方法では、余分に印刷した分の用紙や、実際には会議に出席できなかった人の分の用紙は余ってしまい、印刷の無駄および紙の無駄が発生していた。このような問題を解決すべく、従来より、会議の参加者本人が事前に印刷する方法や、会議場所に参加者が来るたびにその人の分を印刷するなどの方法が提案されている。

たとえば下記特許文献１には、会議などの資料を、紙資源を節約して参加者に提供し、かつ、資料の作成期間を従来よりも長く取ることのできる資料配付装置が開示されている。この資料配付装置は、ユーザＩＤ（Ｉｄｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）が入力されると、開催される会議に関する情報が格納されている会議情報マスタの中から、そのユーザがこれから出席すると推測される会議を抽出する。そして資料配付装置は、抽出された会議の一覧表を有する抽出会議画面を操作パネルに表示する。そしてユーザによって、この一覧表の中から今から参加するつもりの会議の会議名が選択されると、資料配付装置は、ユーザが希望する出力方法により資料を出力する。

また下記特許文献２には、会議の参加者ごとに印刷履歴情報を管理することができ、参加者が会議室に到着した時に、その場所で参加者ごとに一部の会議の資料を印刷する画像形成システムが開示されている。この画像形成システムにおいては、会議の参加者がＲＦＩＤタグを所持し、かつ、会議室内に存在すれば、ＲＦＩＤリーダが非接触でそのＲＦＩＤタグの情報を読み取る。読み取られたＲＦＩＤタグの識別情報は、プリンタサーバが受け取る。プリンタサーバは、ＲＦＩＤタグの情報からその人が会議の参加者であるかを判断し、その参加者に対して印刷要求がされているかを判断する。さらに、印刷履歴から既に印刷がされているかを判断する。その人が会議の参加者であり、かつ印刷がされていない場合には、プリンタサーバは印刷データを取得し、印刷データをプリンタへ送信する。そしてプリンタサーバは、印刷要求がされたことに伴い、印刷履歴を保存する。

さらに下記特許文献３には、実際の会議出席者に即して資料を印刷、配布することができる資料印刷システムが開示されている。所定の会議に出席を希望するユーザが、会議室に設置された認証デバイスに自己の識別情報を入力すると、会議特定手段は、会議情報記憶手段を参照して、その会議室で行われる会議のうち、現在時刻が資料印刷可能時間帯に含まれている会議の識別情報を取得する。ユーザが会議の出席予定者である場合には、資料印刷手段は、その会議室のプリンタ装置に印刷データを出力する。また会議出席者は、予め自己の端末装置などから会議管理サーバにアクセスして、他のプリンタ装置を利用して会議資料を印刷できる。

特開２００６−７２８４８号公報 特開２００５−２６６９７７号公報 特開２００８−４０７１６号公報

しかしながら、特許文献１の資料配付装置においては、会議の参加者は各自で、抽出された会議の一覧表から全ての会議資料を選択し、印刷する必要があった。このため、会議資料を参加者に配布するのに非常に手間が掛かるという問題があった。

また、特許文献２の画像形成システムにおいては、参加者は、会議室に存在していないと印刷することができず、会議場所とは別の場所で印刷することや、会議場所とは別の場所から印刷指示することはできなかった。このため、会議への参加者が多い場合や会議資料の印刷枚数が多い場合には、印刷の待ち時間が長くなり、会議開始に間に合わないことがあった。

特許文献３の資料印刷システムにおいては、会議出席者が予め会議資料を入手する場合には、会議出席者自身が会議管理サーバへアクセスし、会議管理サーバの中から会議資料を探す必要があり、参加者が会議資料を事前に入手するのに非常に手間が掛かるという問題があった。

本発明は、上記課題を解決するものであり、その目的は、会議の参加者へ資料を迅速に配布することのできる、資料出力システム、資料出力装置、および資料出力システムの制御方法を提供することである。

本発明の一の局面に従う資料出力システムは、会議への参加予定者と、会議を開催する会議室と、会議における会議室の使用時間帯と、会議に使用される資料の保存場所とを対応付けた会議情報を少なくとも１つ記憶する会議情報記憶手段と、ユーザの認証を行う認証手段を含み、かつ資料を出力するための複数の出力手段と、複数の出力手段と複数の出力手段の各々に対応付けられた会議室との対応関係を記憶する対応関係記憶手段と、会議情報および対応関係に基づいて、認証手段で認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれ、かつ複数の出力手段のうち認証を行った出力手段に対応付けられた会議室が会議を開催する会議室に一致し、かつ現在の日時が会議における会議室の使用時間帯に含まれる会議情報が、会議情報記憶手段に記憶されていると判別された場合に、その会議情報に関して対応付けられた保存場所にある資料の出力を、認証を行った出力手段へ指示する第１の出力指示手段と、認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれ、かつ認証を行った出力手段に対応付けられた会議室が会議を開催する会議室に一致し、かつ現在の日時が会議における会議室の使用時間帯に含まれる会議情報が、会議情報記憶手段に記憶されていないと判別された場合に、認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれる会議情報のうち少なくとも一つに関して、対応付けられた保存場所にある資料の出力を可能とする画面を表示する表示手段と、資料の出力を可能とする画面が表示された場合に、認証されたユーザからの指示に基づいて、認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれる会議情報のうち少なくとも一つに関して対応付けられた保存場所にある資料の出力を、認証を行った出力手段へ指示する第２の出力指示手段とを備える。

上記資料出力システムにおいて好ましくは、第１の出力指示手段で認証を行った出力手段から電子ファイルを出力できない場合に、表示手段は、認証されたユーザに印刷を行う出力手段を選択させる画面を表示し、第１の出力指示手段は、印刷を行う出力手段を選択させる画面により選択された出力手段へ印刷を指示する。

上記資料出力システムにおいて好ましくは、第１の出力指示手段で認証を行った出力手段からの印刷の完了が会議開始に間に合わないと予測される場合に、表示手段は、認証されたユーザに印刷を行う出力手段を選択させる画面を表示し、第１の出力指示手段は、印刷を行う出力手段を選択させる画面により選択された出力手段へ印刷を指示する。

上記資料出力システムにおいて好ましくは、印刷を行う出力手段を選択させる画面を表示する場合に、表示手段は、会議開始までの残り時間と、印刷の完了までの予測時間とをさらに表示する。

上記資料出力システムにおいて好ましくは、第１の出力指示手段で認証を行った出力手段からの印刷の完了が会議開始に間に合わないと予測され、かつ認証を行った出力手段から電子ファイルを出力できる場合に、第１の出力指示手段は、認証を行った出力手段へ電子ファイルの出力を指示する。

上記資料出力システムにおいて好ましくは、認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれ、かつ認証を行った出力手段に対応付けられた会議室が会議を開催する会議室に一致し、かつ現在の日時が会議における会議室の使用時間帯に含まれる会議情報が、会議情報記憶手段に記憶されていないと判別された場合であって、認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれ、かつ現在の日時が会議における会議室の使用時間帯に含まれる会議情報が、会議情報記憶手段に記憶されていると判別されたときは、表示手段は、認証されたユーザに、その会議情報に関して対応付けられた保存場所にある資料の出力を行う出力手段を選択させる画面を表示し、第２の出力指示手段は、出力を行う出力手段を選択させる画面により選択された出力手段へ出力を指示する。

上記資料出力システムにおいて好ましくは、第２の出力指示手段で認証を行った出力手段から電子ファイルを出力できない場合に、表示手段は、認証されたユーザに印刷を行う出力手段を選択させる画面を表示し、第２の出力指示手段は、印刷を行う出力手段を選択させる画面から選択された出力手段へ印刷を指示する。

上記資料出力システムにおいて好ましくは、印刷を行う出力手段を選択させる画面を表示する場合に、表示手段は、会議開始までの残り時間と、印刷の完了までの予測時間とをさらに表示する。

上記資料出力システムにおいて好ましくは、認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれ、かつ現在の日時が会議における会議室の使用時間帯に含まれる会議情報が、会議情報記憶手段に記憶されていないと判別された場合であって、認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれ、かつ認証を行った出力手段に対応付けられた会議室が会議を開催する会議室と一致する会議情報が、会議情報記憶手段に記憶されていると判別されたときは、表示手段は、その会議情報に関して、対応付けられた保存場所にある資料の出力を可能とする画面を表示する。

上記資料出力システムにおいて好ましくは、認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれ、かつ認証を行った出力手段に対応付けられた会議室が会議を開催する会議室と一致する会議情報が、会議情報記憶手段に記憶されていないと判別された場合であって、認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれる会議情報が、会議情報記憶手段に記憶されていると判別されたときは、表示手段は、その会議情報に関して、対応付けられた保存場所にある資料の出力を可能とする画面を表示する。

上記資料出力システムにおいて好ましくは、第２の出力指示手段で認証を行った出力手段から電子ファイルを出力できる場合に、表示手段は、認証されたユーザに電子ファイルと印刷との間で出力形式を選択させる画面を表示し、第２の出力指示手段は、選択された出力形式で出力を指示する。

上記資料出力システムにおいて好ましくは、出力形式を選択させる画面を表示する場合に、表示手段は、会議開始までの残り時間と、印刷の完了までの予測時間とをさらに表示する。

本発明の他の局面に従う資料出力装置は、会議への参加予定者と、会議を開催する会議室と、会議における会議室の使用時間帯と、会議に使用される資料の保存場所とを対応付けた会議情報を少なくとも１つ取得する会議情報取得手段と、ユーザの認証を行う認証手段と、資料を出力するための出力手段と、出力手段と出力手段に対応付けられた会議室との対応関係を取得する対応関係取得手段と、会議情報および対応関係に基づいて、認証手段で認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれ、かつ出力手段に対応付けられた会議室が会議を開催する会議室に一致し、かつ現在の日時が会議における会議室の使用時間帯に含まれる会議情報が、会議情報取得手段で取得された場合に、その会議情報に関して対応付けられた保存場所にある資料の出力を、出力手段へ指示する第１の出力指示手段と、認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれ、かつ出力手段に対応付けられた会議室が会議を開催する会議室に一致し、かつ現在の日時が会議における会議室の使用時間帯に含まれる会議情報が、会議情報取得手段で取得できない場合に、認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれる会議情報のうち少なくとも一つに関して、対応付けられた保存場所にある資料の出力を可能とする画面を表示する表示手段と、資料の出力を可能とする画面が表示された場合に、認証されたユーザからの指示に基づいて、認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれる会議情報のうち少なくとも一つに関して対応付けられた保存場所にある資料の出力を、出力手段へ指示する第２の出力指示手段とを備える。

本発明のさらに他の局面に従う資料出力システムの制御方法は、会議への参加予定者と、会議を開催する会議室と、会議における会議室の使用時間帯と、会議に使用される資料の保存場所とを対応付けた会議情報を少なくとも１つ取得する会議情報取得ステップと、資料を出力するための複数の出力手段のうちいずれかでユーザの認証を行う認証ステップと、複数の出力手段と複数の出力手段の各々に対応付けられた会議室との対応関係を取得する対応関係取得ステップと、会議情報および対応関係に基づいて、認証ステップにおいて認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれ、かつ複数の出力手段のうち認証を行った出力手段に対応付けられた会議室が会議を開催する会議室に一致し、かつ現在の日時が会議における会議室の使用時間帯に含まれる会議情報が、会議情報取得ステップで取得された場合に、その会議情報に関して対応付けられた保存場所にある資料の出力を、認証を行った出力手段へ指示する第１の出力指示ステップと、認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれ、かつ認証を行った出力手段に対応付けられた会議室が会議を開催する会議室に一致し、かつ現在の日時が会議における会議室の使用時間帯に含まれる会議情報が、会議情報取得ステップで取得できない場合に、認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれる会議情報のうち少なくとも一つに関して、対応付けられた保存場所にある資料の出力を可能とする画面を表示する表示ステップと、資料の出力を可能とする画面が表示された場合に、認証されたユーザからの指示に基づいて、認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれる会議情報のうち少なくとも一つに関して対応付けられた保存場所にある資料の出力を、認証を行った出力手段へ指示する第２の出力指示ステップとを備える。

本発明によれば、会議の参加者へ資料を迅速に配布することができる。

本発明の一実施の形態における資料出力システムの構成を示すブロック図である。 本発明の一実施の形態におけるＭＦＰの構成を示す斜視図である。 表示パネルの構成の一例を示す図である。 ＭＦＰ全体のシステム構成を示すブロック図である。 会議情報として記憶されるデータベースの一例を示す図である。 ＭＰＦ情報として記憶されるデータベースの一例を示す図である。 個人識別情報として記憶されるデータベースの一例を示す図である。 ＭＦＰのＣＰＵが行う本発明の一実施の形態における資料出力処理のメインルーチンを示す図である。 図８の処理１のサブルーチンの詳細を示す図である。 図９のステップＳ２５において、操作パネルの液晶表示部に表示される画面の一例を示す図である。 図９のステップＳ２９において、操作パネルの液晶表示部に表示される画面の一例を示す図である。 図９のステップＳ４３において、操作パネルの液晶表示部に表示される画面の一例を示す図である。 図８の処理２のサブルーチンの詳細を示す図である。 図１３のステップＳ５７またはステップＳ６９において、操作パネルの液晶表示部に表示される画面の一例を示す図である。 図１３のステップＳ６５において、操作パネルの液晶表示部に表示される画面の一例を示す図である。 図８の処理３のサブルーチンの詳細を示す図である。 「Ａさん」というユーザが会議参加者に含まれている今後の会議情報の一覧を模式的に示す図である。 図１６のステップＳ７５において、操作パネルの液晶表示部に表示される画面の一例を示す図である。 図１６のステップＳ８５において、操作パネルの液晶表示部に表示される画面の一例を示す図である。 図８の処理４のサブルーチンの詳細を示す図である。 図２０のステップＳ９５において、操作パネルの液晶表示部に表示される画面の一例を示す図である。 図２０のステップＳ１０５において、操作パネルの液晶表示部に表示される画面の一例を示す図である。

以下、本発明の一実施の形態について、図面に基づいて説明する。

本実施の形態における資料出力システムでは、会議参加者であるユーザは、会議資料を印刷するために、画像形成装置であるＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）でＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）メモリや認証カードなどを用いて個人認証を行う。ユーザが認証されると、資料出力システムは、会議管理サーバに記憶された会議の場所および会議の時間と、認証が行われたＭＦＰの場所および現在時刻とが一致するか否かにより、ユーザに提供する処理を変更する。

［資料出力システムの構成］

図１は、本発明の一実施の形態における資料出力システムの構成を示すブロック図である。

図１を参照して、本実施の形態における資料出力システムは、たとえば会議管理サーバ１００と、ＭＦＰ（資料出力装置の一例）１１０ａ、１１０ｂ、１１０ｃ（以後、ＭＦＰ１１０ａ、１１０ｂ、１１０ｃをまとめてＭＦＰ１１０と呼ぶことがある）と、カード認証装置２０ａ、２０ｂ、２０ｃ（認証手段の一例）（以後、カード認証装置２０ａ、２０ｂ、２０ｃをまとめてカード認証装置２０と呼ぶことがある）と、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）１３０とを備える。複数のＭＦＰ１１０の各々は、カード認証装置２０などの個人を特定する認証手段を持っており、ネットワーク１４０により相互に接続されている。また、ＭＦＰ１１０の各々と、会議管理サーバ１００と、ＰＣ１３０とは、ネットワーク１４０を通じて相互に接続されている。

本実施の形態においては、ＵＳＢメモリや認証カードなどの手段により個人を特定するカード認証装置（認証手段）を持ったＭＦＰが、ネットワークにより複数台接続された環境となっている。具体的には、ＭＦＰ１１０ａ（ＭＦＰ−２）およびカード認証装置２０ａがＡ会議室に設置されており、ＭＦＰ１１０ｂ（ＭＦＰ−３）およびカード認証装置２０ｂがＢ会議室に設置されており、ＭＦＰ１１０ｃ（ＭＦＰ−１）およびカード認証装置２０ｃが居室に設置されている場合が想定されている。Ａ会議室、Ｂ会議室、および居室は会議室の一例である。

会議管理サーバ１００は、ハードディスク装置（ＨＤＤ）１０１を含む。ＨＤＤ１０１は、会議情報に関するデータベースである会議情報ＩＦ１と、ＭＦＰと会議室との対応関係に関するデータベースであるＭＦＰ情報ＩＦ２と、個人識別情報に関するデータベースである個人識別情報ＩＦ３とを記憶する。後述するように、会議情報ＩＦ１は、会議の場所、会議の時間、参加予定者、会議資料の保存場所などを関連付けた会議情報である。ＭＦＰ情報ＩＦ２は、会議室などの場所と複数台のＭＦＰの各々とを関連付けた情報である。会議管理サーバ１００は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）１０２と、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）１０３と、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）１０４と、ネットワークコントローラ１０５とを含むＰＣ本体と、モニタと、キーボードおよびマウスなどの入力装置とを備えたパーソナルコンピュータ（ＰＣ）であってもよい。

ＭＦＰ１１０は、スキャナ機能、ファクシミリ機能、複写機能、プリンタとしての機能、データ通信機能、およびサーバ機能を備えた画像形成装置である。プリンタとしての機能を用いた場合には、用紙への印刷により会議資料を出力可能である。また、ＭＦＰ１１０はたとえばＵＳＢメモリなどを接続するための端子を有し、この端子を通じてＵＳＢメモリへ電子ファイルとして資料を出力可能であってもよい。

カード認証装置２０は、ＩＤカード（認証カード）による個人認証を行うためのものである。すなわち、ユーザの持つＩＤカード１２０との間で接触または非接触で通信を行うことにより、ＩＤカード１２０の記憶部１２１に記憶されたユーザＩＤの入力をユーザから受け付け、受け付けたユーザＩＤを主制御部２のＣＰＵ１１（図３）へ送る。カード認証装置２０は、ＩＤカード１２０と通信するための磁場を発生させるアンテナおよび無線回路や、ＩＤカードから受信した情報を復調し復号する回路などを有する。

ＰＣ１３０は、たとえば会議の主催者用の端末装置であり、会議の主催者が会議に使用する資料や会議情報を作成するために使用される。ＰＣ１３０は、ＨＤＤ１３１と、ＣＰＵ１３２と、ＲＯＭ１３３と、ＲＡＭ１３４と、ネットワークコントローラ１３５とを含むＰＣ本体と、モニタと、キーボードおよびマウスなどの入力装置とを備えたパーソナルコンピュータである。ＰＣ１３０は、その記憶装置内に、文書、図面等の作成のためのアプリケーションソフトを備える。会議の主催者用の端末装置としては、ＰＣ１３０の代わりに、ワークステーション、携帯情報端末、または携帯電話端末などが使用されてもよい。またＰＣ１３０が設けられる代わりに、会議管理サーバ１００またはＭＦＰ１１０が会議の主催者用の端末装置として用いられてもよい。

ネットワーク１４０は、有線または無線のＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）である。ネットワーク１４０は、ＴＣＰ／ＩＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ／Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）のプロトコルを用いて接続される。ネットワーク１４０に接続された機器は、お互いに各種データのやり取りが可能となっている。なお、ネットワーク１４０に代えて、インターネット・専用線などの広域ネットワークを用いて各機器を接続してもよい。

なお本実施の形態においては、資料出力装置としてＭＦＰを示したが、本発明の資料出力装置はこのような場合の他、ファクシミリ装置、複写機、プリンタ、パーソナルコンピュータ、携帯情報端末、または携帯電話端末などであってもよい。

［ＭＦＰの構成］

図２は、本発明の一実施の形態におけるＭＦＰの構成を示す斜視図である。

図２を参照して、ＭＦＰ１１０は、主制御部２と、給紙カセット４と、電源部６と、排紙トレイ７と、スキャナ部１４と、プリンタ部１５と、操作パネル１６と、カード認証装置２０とを備える。

主制御部２は、読み取り、プリント、送信、受信などの処理全体のシーケンス制御を行い、ＭＦＰ１１０の各部の動作を制御する。主制御部２は、たとえばＣＰＵや、ＲＯＭおよびＲＡＭなどの記憶媒体などで構成される。主制御部２はシステムバスなどを介して各部に接続される。

給紙カセット４は、３つの給紙カセット４ａ、４ｂ、４ｃを有する。それぞれの給紙カセット４には、たとえば、互いに異なるサイズの用紙（たとえばＢ５サイズ、Ａ４サイズ、およびＡ３サイズなど）が装てんされる。給紙カセット４は、ＭＦＰ１１０の下部に、ＭＦＰ１１０の筐体に抜き差し可能に配置される。各給紙カセット４に装てんされた用紙は、印字時に、１枚ずつ給紙カセット４から給紙され、プリンタ部１５に送られる。なお、給紙カセット４の数は３つに限られず、それより多くても少なくてもよい。

電源部６は、ＭＦＰ１１０の筐体の内部に設けられる。電源部６は、商用電源に接続されている。電源部６は、商用電源をもとに、主制御部２やプリンタ部１５などに電力を供給する。

排紙トレイ７は、ＭＦＰ１１０の筐体のうちプリンタ部１５が収納されている部位の上方で、スキャナ部１４が配置されている部位の下方に配置される。排紙トレイ７には、プリンタ部１５により画像が形成された用紙が筐体の内部から排紙される。

スキャナ部１４は、ＭＦＰ１１０の筐体の上部に配置される。スキャナ部１４は、ＡＤＦ（Ａｕｔｏ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｅｅｄｅｒ）１４ａを有している。スキャナ部１４は、上述のスキャナ機能を実行する。スキャナ部１４は、透明な原稿台に配置された原稿をコンタクトイメージセンサにより走査して、それを画像データとして読み取る。また、スキャナ部１４は、原稿トレイにセットされた複数枚の原稿を、ＡＤＦ１４ａにより順次取り込みながら、コンタクトイメージセンサによりその画像データを読み取る。読み取られた画像データは、たとえば、主制御部２においてアプリケーションデータ形式に変換され、主制御部２のＨＤＤなどに記憶される。

プリンタ部１５は、おおまかに、トナー像形成部、用紙搬送部、および定着装置などで構成される。プリンタ部１５は、たとえば電子写真方式で用紙に画像を形成する。プリンタ部１５は、いわゆるタンデム方式で４色の画像を合成し、用紙にカラー画像を形成可能に構成される。

トナー像形成部は、Ｃ（シアン）、Ｍ（マゼンダ）、Ｙ（イエロー）、Ｋ（ブラック）の各色について設けられた感光体と、感光体からトナー像が転写（１次転写）される中間転写ベルトと、中間転写ベルトから用紙に画像を転写（２次転写）する転写部などとで構成される。

用紙搬送部は、給紙ローラ、搬送ローラ、およびそれらを駆動するモータなどで構成されている。用紙搬送部は、用紙を給紙カセット４から給紙して、ＭＦＰ１１０の筐体の内部で搬送する。また、用紙搬送部は、画像が形成された用紙をＭＦＰ１１０の筐体から排紙トレイ７などに排出する。

定着装置は、加熱ローラおよび加圧ローラを有する。定着装置は、加熱ローラと加圧ローラとでトナー像が形成された用紙を挟みながら搬送し、その用紙に加熱及び加圧を行う。これにより、定着装置は、用紙に付着したトナーを溶融させて用紙に定着させ、用紙に画像を形成する。

カード認証装置２０は、たとえば、ＭＦＰ１１０の上部手前側における左端に配置される。カード認証装置２０は、図２に示すようにＭＦＰ１１０に内蔵されてもよい。またカード認証装置２０は、ＭＦＰ１１０の近傍にＭＦＰ１１０とは別体で設けられ、ＵＳＢケーブルなどを介してＭＦＰ１１０と通信可能に接続されてもよい。

操作パネル１６は、ＭＦＰ１１０の上部手前側におけるカード認証装置２０の右側に配置される。図３は表示パネルの構成の一例を示す図である。

図３を参照して、操作パネル１６は、液晶表示部３１と、テンキー３２と、ジョブスタートキー３３と、モード選択キー３４ａ、３４ｂ、３４ｃ、および３４ｄと、選択されたモードを表示するＬＥＤ部３５ａ、３５ｂ、３５ｃ、および３５ｄとを含む。液晶表示部３１は、図３中左側に位置づけられており、タッチパネルとなっている。液晶表示部３１から各種表示および各種設定を行うことが可能である。すなわち液晶表示部３１は、ユーザに案内画面を表示したり、操作ボタンを表示してユーザからのタッチ操作による指示を受け付けたりする。液晶表示部３１は、主制御部２（図２）により制御されて表示を行う。操作パネル１６の操作ボタンがユーザにより操作されると、液晶表示部３１は、その操作に応じた操作信号または所定のコマンドを主制御部２に送信する。すなわち、ユーザは、操作パネル１６から操作を行うことにより、ＭＦＰ１１０に種々の動作を実行させることができる。

テンキー３２は、図３中中央に位置づけられており、１〜９までの数字と、♯および＊と、Ｃ（クリアーキー）との各々の操作ボタンを含む。操作パネル１６は、ユーザによるテンキー３２の各操作ボタンの押下によって、たとえば印刷する用紙の枚数などの数値入力を受け付ける。ジョブスタートキー３３は、図３中右下に位置づけられている。操作パネル１６は、ユーザによるジョブスタートキー３３の押下によって、ジョブの開始の指示を受け付ける。モード選択キー３４ａ、３４ｂ、３４ｃ、および３４ｄの各々は、図３中上部に位置づけられ、それぞれファクシミリ機能、スキャン機能、コピー機能、およびＢＯＸ処理の動作モードが対応付けられる。操作パネル１６は、ユーザによるモード選択キー３４ａ、３４ｂ、３４ｃ、および３４ｄのいずれかの押下により、押下されたモード選択キーに対応付けられた動作モードの選択を受け付ける。ＬＥＤ部３５ａ、３５ｂ、３５ｃ、および３５ｄの各々は、モード選択キー３４ａ、３４ｂ、３４ｃ、および３４ｄの各々に対応付けられており、点灯することにより現在選択されているモードを表示する。図３では、「ＢＯＸ」という、ＭＦＰ１１０のＢＯＸを用いた処理のモードが選択されており、ＬＥＤ部３５ｄが点灯している。この場合液晶表示部３１には、ＢＯＸ内に記憶されているデータを閲覧する処理、ＭＦＰ１１０のＢＯＸ内のデータを他のＭＦＰのＢＯＸへ送信する処理、およびＭＦＰ１１０のＢＯＸ内のデータを他のＭＦＰのＢＯＸへコピーする処理の中から、所望の処理の選択をユーザに求める画面が表示されている。テンキー３２、ジョブスタートキー３３、およびモード選択キー３４ａ、３４ｂ、３４ｃ、３４ｄの各々から受け付けた操作は、主制御部２の各入力部分や液晶表示部３１に通知される。

また操作パネル１６は、ユーザからの個人識別情報（たとえばユーザＩＤおよびパスワード）の入力を受け付けてもよい。

図４は、ＭＦＰ全体のシステム構成を示すブロック図である。

図４を参照して、ＭＦＰ１１０は、ＣＰＵ１１と、プログラムＲＯＭ１２と、ワークＲＡＭ１３と、スキャナ部１４と、プリンタ部１５と、操作パネル１６と、画像保存メモリ１７と、ＦＡＸ（ファクシミリ）装置１８と、ネットワークコントローラ１９と、カード認証装置２０と、ＵＳＢメモリコントローラ２１と、計時部２２とを含む。スキャナ部１４、プリンタ部１５、操作パネル１６、およびカード認証装置２０の各々は、図２に示す構成に対応している。

ＣＰＵ１１は、スキャンジョブ、コピージョブ、およびプリントジョブなど、ＭＦＰ全体の制御を行う。ＣＰＵ１１は、所定の処理を行うことにより、プログラムＲＯＭ１２のデータの読み込みや、プログラムＲＯＭ１２へのデータの書き込みを行う。

プログラムＲＯＭ１２は、たとえばフラッシュＲＯＭ（Ｆｌａｓｈ Ｍｅｍｏｒｙ）である。プログラムＲＯＭ１２には、資料出力処理のためのプログラムを含むＭＦＰ１１０の動作を行うための各種プログラムと、各種固定データとが格納されている。プログラムＲＯＭ１２は、書換え不可能なものであってもよい。

ワークＲＡＭ１３は、ＣＰＵ１１のメインメモリである。ワークＲＡＭ１３は、ＣＰＵ１１が制御プログラムを実行するときに必要なデータを記憶するためなどに用いられる。

画像保存メモリ１７は、たとえばＨＤＤであり、ネットワークコントローラ１９を介して外部から送られたプリントデータなどのデータや、スキャナ部１４で読み取った画像データなどを記憶する。また画像保存メモリ１７は、会議に使用する資料のデータを記憶している。これらのデータは、図３に示すＭＦＰ１１０のＢＯＸ内のデータとして保存されてもよい。さらに画像保存メモリ１７は、会議管理サーバの代わりに会議情報ＩＦ１、ＭＦＰ情報ＩＦ２、または個人識別情報ＩＦ３などを記憶してもよい。

ＦＡＸ装置１８は、外部のＦＡＸ装置などからファクシミリデータを受信してそれを画像保存メモリ１７などに蓄積する。またスキャナ部１４で読み取った原稿画像などをファクシミリデータとして外部のＦＡＸ装置などへ送信する。

ネットワークコントローラ１９は、ＣＰＵ１１からの指示に従って、ＴＣＰ／ＩＰなどの通信プロトコルによって、ＬＡＮなどを介して会議管理サーバ１００、他のＭＦＰ１１０、またはＰＣ１３０などの外部機器との通信を行う。

ＵＳＢメモリコントローラ２１は、ＵＳＢメモリカード、デジタルカメラ、外付けＨＤＤなど外部の画像蓄積デバイスと通信を行なう。個人認証機能付きのＵＳＢメモリカードがＭＦＰ１１０に装着された場合には、ＵＳＢメモリコントローラ２１はＵＳＢメモリカードから個人識別情報を読み出し、個人認証により個人の特定を行ってもよい。

計時部２２は、現在の日付と時刻とを保持する。計時部２２は、ＭＦＰ１１０の電源が切断されたとしても、専用のバックアップ電源により常にそのデータを保持し続ける。

［会議情報］

図５は、会議情報として記憶されるデータベースの一例を示す図である。

図５を参照して、会議管理サーバ１００のＨＤＤ１０１（図１）は、会議情報ＩＦ１として少なくとも１つの会議情報を記憶している。会議情報ＩＦ１では、表の横方向（行方向）に一つの会議についての「会議名」、「会議場所」（会議を開催する会議室）、「会議室予約日時」（会議における会議室の使用時間帯）、「会議日時」（会議が行われる時間帯）、「会議資料保存場所」（会議に使用される資料の保存場所）、「参加予定者」（会議への参加予定者）、および「紙／電子データ」（各参加予定者が紙への印刷および電子データのどちらの形式で会議資料を出力することを望んでいるか）の項目が対応付けられている。表の縦方向（列方向）には、開催日時が早い順番に上から下へ会議情報が並べられている。

図５の会議情報から、たとえば「Ｏ×△報告会」という会議名の会議について、大阪事業所Ｂ会議室が、２００９年３月２日（月）の１７時００分から１９時００分の時間帯で予約されていることが分かる。またこの会議は、２００９年３月２日（月）の１７時１０分から１９時００分の時間帯で開催されることが分かる。またこの会議の資料は、ＭＦＰ−１（図１のＭＦＰ１１０ｃ）の画像保存メモリ内における会議資料ＢＯＸというフォルダに、「Ｏ×△報告会」というファイル名で保存されていることが分かる。さらにこの会議の参加予定者は、ＸＸさん、ＺＺさん、ＹＹさん、およびＷＷさんであり、いずれの参加予定者も紙に印刷した形式で資料の出力を望んでいることが分かる。

これらの会議情報は、会議の開始前までに、会議情報ＩＦ１として会議管理サーバ１００のＨＤＤ１０１（図１）に保存される。これらの会議情報は、たとえばその会議の主催者が、ネットワーク１４０を通じてＰＣ１３０から会議管理サーバ１００のＨＤＤ１０１にアクセスし、会議情報ＩＦ１のデータベースの各項目を入力することにより作成される。会議に使用される資料もまた、会議の開始前までに、たとえばその会議の主催者によって作成される。会議情報ＩＦ１として保存される会議情報の各々は、会議終了直後または一定期間経過後にＨＤＤ１０１から自動的に（主催者の指示なしに）削除されてもよい。

なお、会議情報としては、参加予定者の氏名の代わりに、参加予定者を特定するための情報（たとえばユーザＩＤ）が記憶されていてもよい。

［ＭＦＰ情報］

図６は、ＭＦＰ情報として記憶されるデータベースの一例を示す図である。

図６を参照して、会議管理サーバ１００のＨＤＤ１０１（図１）は、ＭＦＰ情報ＩＦ２として少なくとも１つのＭＦＰ情報を記憶している。ＭＦＰ情報とは、ＭＦＰとそのＭＦＰが設置された会議室との対応関係に関する情報である。ＭＦＰ情報ＩＦ２では、表の横方向（行方向）に一つのＭＦＰについての「ＭＦＰ設置場所」、「ＭＦＰ」（個別のＭＦＰの名称）、「印刷可能場所」（ＭＦＰ設置場所に記載された場所のＭＦＰの代わりに資料を印刷可能なＭＦＰが設置された場所）の項目が対応付けられている。表の縦方向（列方向）には、ＭＦＰの名称に付された番号が小さい順に上から下へ各ＭＦＰ情報が並べられている。なおＭＦＰ情報では、ＭＦＰと会議室とが対応付けられていればよい。

図６のＭＦＰ情報から、たとえば「ＭＦＰ−１」という名称のＭＦＰが、大阪事業所の居室に設置されており、このＭＦＰによって大阪事業所の居室、大阪事業所のＡ会議室、および大阪事業所のＢ会議室で開催される会議についての資料が印刷可能であることが分かる。大阪事業所と距離的な隔たりが大きい東京事業所の会議室などは、このＭＦＰの印刷可能場所には含まれていない。

これらのＭＦＰ情報の各々は、たとえば資料出力システムの初期設定時（または会議の開始前まで）に、資料出力システムの管理者などが各項目を入力することにより作成され、ＭＦＰ情報ＩＦ２として会議管理サーバ１００のＨＤＤ１０１に保存される。

［個人識別情報］

図７は、個人識別情報として記憶されるデータベースの一例を示す図である。

図７を参照して、会議管理サーバ１００のＨＤＤ１０１（図１）は、個人識別情報ＩＦ３として複数の個人識別情報を記憶している。個人識別情報ＩＦ３では、表の横方向（行方向）に一人のユーザについての「ユーザＩＤ」、「ユーザ名」、および「パスワード」の項目が対応付けられている。表の縦方向（列方向）には、ユーザＩＤに付された番号が小さい順に上から下へ各個人識別情報が並べられている。

図７の個人識別情報では、たとえば「Ａ（さん）」というユーザ名の個人が、「０００１」というユーザＩＤを割り当てられており、ユーザＩＤに対応するパスワードが「１ａｌ２ｃ」であることが分かる。ユーザＩＤおよびパスワードは、ＭＦＰなどを通じて各ユーザが自由に設定可能であってもよい。

これらの個人識別情報の各々は、たとえば資料出力システムの初期設定時（または会議の開始前まで）に、資料出力システムの管理者などが各項目を入力することにより作成され、個人識別情報ＩＦ３としてＨＤＤ１０１に保存される。また個人識別情報ＩＦ３は、ユーザの変更または追加があるたびに変更されてもよい。

［資料出力の流れ］

続いて、会議の参加予定者に対して資料を出力する流れについて説明する。

図８は、ＭＦＰのＣＰＵが行う本発明の一実施の形態における資料出力処理のメインルーチンを示す図である。なお、図８に示すフローチャートによる処理は、会議管理サーバ１００のＣＰＵ１０２やＰＣ１３０のＣＰＵ１３２（図１）により実行されてもよい。

図８を参照して、ユーザは、任意のカード認証装置２０（たとえばカード認証装置２０ａ）に自分のＩＤカード１２０をセットする。カード認証装置２０がＩＤカード１２０を検出すると、そのカード認証装置２０に対応するＭＦＰ１１０（カード認証装置２０ａに対応するＭＦＰ１１０ａ）のＣＰＵ１１は、ネットワーク１４０を通じて会議管理サーバから個人識別情報ＩＦ３を取得する。そしてＣＰＵ１１は、ＩＤカード１２０の記憶部１２１に記憶されているユーザＩＤに基づいて、個人識別情報ＩＦ３からユーザ名を特定することができるか否かによって、個人認証を行う（Ｓ０）。

ユーザの認証方法としては、たとえば上述のように、カード認証装置２０からＩＤカードを受け付けてもよいし、ＵＳＢメモリコントローラ２１などから個人認証機能付の記憶媒体（たとえばＵＳＢメモリ）の装着を受け付けてもよいし、ＭＦＰ１１０の操作パネル１６からユーザＩＤおよびパスワードの入力を受け付けてもよい。

ユーザが認証された場合（Ｓ０でＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、ネットワーク１４０を通じて会議管理サーバから会議情報ＩＦ１とＭＦＰ情報ＩＦ２とを取得し（Ｓ１）、ＭＦＰ情報ＩＦ２に基づいて、認識を行ったＭＦＰの設置場所（認証を行ったＭＦＰに対応する会議室）を特定する。次にＣＰＵ１１は、ユーザ名、認証を行ったＭＦＰの設置場所、および現在時刻（現在の日時）の各々と、会議情報ＩＦ１における参加予定者、会議場所、および会議予約日時の各々とを比較する（Ｓ３）。

現在時刻に関して、ＣＰＵ１１は、ＭＦＰ１１０の計時部２２から現在時刻を取得してもよいし、ネットワーク１４０上から現在時刻を取得してもよい。またユーザが認証を行った時刻が現在時刻とみなされてもよい。

続いてＣＰＵ１１は、認証されたユーザ（個人）が参加予定者に含まれ、かつ認証を行ったＭＦＰの設置場所が開催される会議室と一致し、かつ現在時刻が会議室の予約時間帯に含まれる会議の会議情報が、会議情報ＩＦ１に含まれているか否か（会議管理サーバ１００のＨＤＤ１０１に記憶されているか否か）を判別する（Ｓ５）。

認証されたユーザが参加予定者に含まれ、かつ認証を行ったＭＦＰの設置場所が開催される会議室と一致し、かつ現在時刻が会議室の予約時間帯に含まれる会議の会議情報が、会議情報ＩＦ１に含まれている場合（Ｓ５でＹＥＳ）、認証されたユーザはこれから会議へ参加しようとしており、かつその会議の開催される会議室に居るという状態を示している。この場合ＣＰＵ１１は、該当する会議情報について後述する処理１を行うことにより、その会議情報に対応付けられた保存場所にある資料の出力をＭＦＰ１１０へ指示し（Ｓ１３）、処理が終了する。

認証されたユーザが参加予定者に含まれ、かつ認証を行ったＭＦＰの設置場所が開催される会議室と一致し、かつ現在時刻が会議室の予約時間帯に含まれる会議の会議情報が、会議情報ＩＦ１に含まれていない場合（Ｓ５でＮＯ）、ＣＰＵ１１は、認証されたユーザが参加予定者に含まれ、かつ認証を行ったＭＦＰの設置場所が開催される会議室と異なり、かつ現在時刻が会議室の予約時間帯に含まれる会議の会議情報が、会議情報ＩＦ１に含まれているか否かを判別する（Ｓ７）。

認証されたユーザが参加予定者に含まれ、かつ認証を行ったＭＦＰの設置場所が開催される会議室と異なり、かつ現在時刻が会議室の予約時間帯に含まれる会議の会議情報が、会議情報ＩＦ１に含まれている場合（Ｓ７でＹＥＳ）、認証されたユーザはこれから会議へ参加しようとしているが、その会議の開催される会議室には居ないという状態を示している。この場合ＣＰＵ１１は、該当する会議情報について後述する処理２を行うことにより、その会議情報に対応付けられた保存場所にある資料の出力を可能とする画面を液晶表示部３１に表示し、その資料の出力を選択されたＭＦＰ１１０へ指示して（Ｓ１５）、処理が終了する。

認証されたユーザが参加予定者に含まれ、かつ認証を行ったＭＦＰの設置場所が開催される会議室と異なり、かつ現在時刻が会議室の予約時間帯に含まれる会議の会議情報が、会議情報ＩＦ１に含まれていない場合（Ｓ７でＮＯ）、ＣＰＵ１１は、認証されたユーザが参加予定者に含まれ、かつ認証を行ったＭＦＰの設置場所が開催される会議室と一致し、かつ現在時刻が会議室の予約時間帯に含まれない会議の会議情報が、会議情報ＩＦ１に含まれているか否かを判別する（Ｓ９）。

認証されたユーザが参加予定者に含まれ、かつ認証を行ったＭＦＰの設置場所が開催される会議室と一致し、かつ現在時刻が会議室の予約時間帯に含まれない会議の会議情報が、会議情報ＩＦ１に含まれている場合（Ｓ９でＹＥＳ）、認証されたユーザはこれから会議へ参加しようとしている訳ではないが、ユーザの居る会議室で将来参加予定の会議があるという状態を示している。この場合ＣＰＵ１１は、該当する会議情報について後述する処理３を行うことにより、その会議情報に対応付けられた保存場所にある資料の出力を可能とする画面を液晶表示部３１に表示し、選択された会議資料の出力をＭＦＰ１１０へ指示して（Ｓ１７）、処理が終了する。

認証されたユーザが参加予定者に含まれ、かつ認証を行ったＭＦＰの設置場所が開催される会議室と一致し、かつ現在時刻が会議室の予約時間帯に含まれない会議の会議情報が、会議情報ＩＦ１に含まれていない場合（Ｓ９でＮＯ）、ＣＰＵ１１は、認証されたユーザが参加予定者に含まれ、かつ認証を行ったＭＦＰの設置場所が開催される会議室と異なり、かつ現在時刻が会議室の予約時間帯に含まれない会議の会議情報が、会議情報ＩＦ１に含まれているか否かを判別する（Ｓ１１）。

認証されたユーザが参加予定者に含まれ、かつ認証を行ったＭＦＰの設置場所が開催される会議室と異なり、かつ現在時刻が会議室の予約時間帯に含まれない会議の会議情報が、会議情報ＩＦ１に含まれている場合（Ｓ１１でＹＥＳ）、認証されたユーザはこれから会議へ参加しようとしている訳ではなく、そのユーザの居る会議室で将来参加予定の会議が開催される訳でもなく、単に将来参加予定の会議があるという状態を示している。この場合ＣＰＵ１１は、該当する会議情報について後述する処理４を行うことにより、その会議情報に対応付けられた保存場所にある資料の出力を可能とする画面を液晶表示部３１に表示し、選択された会議資料の出力をＭＦＰ１１０へ指示して（Ｓ１９）、処理が終了する。

認証されたユーザが参加予定者に含まれ、かつ認証を行ったＭＦＰの設置場所が開催される会議室と異なり、かつ現在時刻が会議室の予約時間帯に含まれない会議の会議情報が、会議情報ＩＦ１に含まれていない場合（Ｓ１１でＮＯ）、認証されたユーザが参加予定の会議はないという状態を示している。この場合には処理が終了する。

このように、本実施の形態の資料出力システムは、会議資料をユーザ自身が出力する場合であって、ＵＳＢメモリや認証カードなどによりＭＦＰでユーザが個人認証したときの処理を行う。本実施の形態の資料出力システムにおいては、ユーザが参加予定となっている会議の中で、認証したＭＦＰの設置場所および現在時刻と、会議管理サーバに記憶された会議情報に含まれる会議の場所および時間とが、それぞれ一致するか否かにより処理が変更される。

図９は、図８の処理１のサブルーチンの詳細を示す図である。図９に示す処理１は、認証されたユーザが参加予定者に含まれ、かつ認証を行ったＭＦＰ１１０の設置場所が開催される会議室と一致し、かつ現在時刻が会議室の予約時間帯に含まれる会議（以下、第１種の会議と称することがある）に関して、その会議に使用される資料の出力をＭＦＰに指示する処理である。

図９を参照して、処理１においてＣＰＵ１１は、第１種の会議の会議情報に関して、会議情報の「紙／電子データ」の欄（図５）を参照する。そしてＣＰＵ１１は、認証されたユーザがその会議の会議資料について電子ファイル（電子データ）での保存（出力）を選択しているか否かを判別する（Ｓ２１）。なお、ステップＳ２１においては、上述の方法の代わりに、たとえば操作パネル１６の液晶表示部３１に「ＵＳＢメモリへの保存」という表示のボタンと、「紙での出力」という表示のボタンとを表示し、いずれかのボタンの押下をユーザに求めることで、ユーザが電子ファイルでの出力を選択しているか否かが判別されてもよい。

ステップＳ２１において、ユーザが電子ファイルでの保存を選択している場合（Ｓ２１でＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、認証を行ったＭＦＰ１１０にＵＳＢメモリが接続されているか否かを判別する（Ｓ２３）。ＵＳＢメモリが接続されている場合（Ｓ２３でＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、第１種の会議の会議情報の「会議資料保存場所」の欄に記載された場所から、ネットワーク１４０を通じて会議資料のデータを取得し、ＵＳＢメモリに保存する（Ｓ２５）。その後、処理が終了する。

ステップＳ２３において、ＵＳＢメモリが接続されていない場合（Ｓ２３でＮＯ）、認証を行ったＭＦＰ１１０から電子ファイルとして資料を出力することはできない。この場合ＣＰＵ１１は、会議資料を紙への印刷により出力するために、印刷可能なＭＦＰ１１０を操作パネル１６の液晶表示部３１に表示し、資料を印刷するＭＦＰをユーザに選択させる（Ｓ２９）。なお、印刷可能なＭＦＰ１１０とは、ＭＦＰ情報ＩＦ２（図６）において、認証を行ったＭＦＰ１１０の「ＭＦＰ設置場所」に対応する「印刷可能場所」に記載された場所に設置されたＭＦＰである。

印刷可能なＭＦＰ１１０を表示して一定時間以内に、資料を印刷するＭＦＰ１１０がユーザによって選択された場合（Ｓ３１でＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、第１種の会議の会議情報の「会議資料保存場所」の欄に記載された場所から、ネットワーク１４０を通じて会議資料のデータを取得し、ユーザが選択したＭＦＰ１１０へ会議資料の印刷を指示し（Ｓ３３）、処理が終了する。ステップＳ３１において、一定時間以内にＭＦＰ１１０がユーザによって選択されない場合（Ｓ３１でＮＯ）、ステップＳ２３に戻り、認証を行ったＭＦＰ１１０にＵＳＢメモリが接続されているか否かを判別する。これにより、印刷するＭＦＰ１１０を選択する前にＵＳＢメモリなどが接続された場合には、資料はＵＳＢメモリなどへ電子データとして保存される。

ステップＳ２１において、ユーザが紙への印刷による会議資料の出力を選択している場合（Ｓ２１でＮＯ）、ＣＰＵ１１は、認証を行ったＭＦＰ１１０で会議資料を印刷した場合の印刷完了までの時間（印刷完了時間）を算出する（Ｓ３５）。認証を行ったＭＦＰ１１０での印刷完了時間に関して、認証を行ったＭＦＰ１１０が認証されたユーザの会議資料の印刷の前に他のジョブ（他の会議参加者の会議資料の印刷など）を実行している場合や、１つの会議資料の分量が多い場合には、算出される印刷完了時間は長く（遅く）なる。

次にＣＰＵ１１は、第１種の会議に関する会議情報の「会議日時」の欄（図５）を参照し、会議の開始時間と、算出した印刷完了時間とを比較することによって、認証を行ったＭＦＰ１１０による会議資料の印刷完了が会議開始に間に合うか否かを判別する（ステップＳ３７）。会議の開始時間よりも印刷完了時間が時間的に早い場合（ステップＳ３７でＹＥＳ）、認証を行ったＭＦＰ１１０による会議資料の印刷完了が会議開始に間に合う状態にあるので、認証するだけで会議資料は自動的に印刷される。この場合ＣＰＵ１１は、第１種の会議の会議情報の「会議資料保存場所」の欄に記載された場所から、ネットワーク１４０を通じて会議資料のデータを取得し、認証を行ったＭＦＰ１１０へ会議資料の印刷を指示する（Ｓ３９）。その後、処理が終了する。

ステップＳ３７において、会議の開始時間よりも印刷完了時間が時間的に遅い場合（ステップＳ３７でＮＯ）、ユーザが認証した時点で認証を行ったＭＦＰ１００のジョブ滞留が多く、認証を行ったＭＦＰ１１０による会議資料の印刷完了が会議開始に間に合わない状態にある。このような場合には、認証されたユーザが会議開始までに会議資料を入手するためには、認証を行ったＭＦＰ１１０での印刷以外の方法で会議資料が出力されることが望ましい。この場合ＣＰＵ１１は、認証を行ったＭＦＰ１１０にＵＳＢメモリが接続されているか否かを判別する（Ｓ４１）。ＵＳＢメモリが接続されている場合（Ｓ４１でＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、ステップＳ２５の処理を行う。このようにＣＰＵ１１は、印刷するＭＦＰ１１０を選択する前にＵＳＢメモリなどが接続された場合には、ＵＳＢメモリなどへの電子データ保存に自動的に処理を変更する。その後、処理が終了する。

ステップＳ４１において、ＵＳＢメモリが接続されていない場合（Ｓ４１でＮＯ）、認証を行ったＭＦＰ１１０から電子ファイルとして資料を出力することはできない。この場合ＣＰＵ１１は、会議資料を紙への印刷により出力するために、印刷可能なＭＦＰ１１０を操作パネル１６の液晶表示部３１に表示し、資料を印刷するＭＦＰをユーザに選択させる（Ｓ４３）。印刷可能なＭＦＰ１１０を表示して一定時間以内に、資料を印刷するＭＦＰ１１０がユーザによって選択された場合（Ｓ４５でＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、第１種の会議の会議情報の「会議資料保存場所」の欄に記載された場所から、ネットワーク１４０を通じて会議資料のデータを取得し、ユーザが選択したＭＦＰ１１０へ会議資料の印刷を指示する（Ｓ４７）。その後、処理が終了する。

ステップＳ４５において、一定時間以内にＭＦＰ１１０がユーザによって選択されない場合（Ｓ４５でＮＯ）、ステップＳ４１に戻り、ＣＰＵ１１は、認証を行ったＭＦＰ１１０にＵＳＢメモリが接続されているか否かを再び判別する。

上述のように、処理１は、ユーザが参加予定の会議であって、会議情報に含まれる会議の場所が認証したＭＦＰの設置場所と一致し、かつ会議の時間（予約時間帯）に現在時刻が含まれる会議がある場合の処理である。この処理においては、会議情報リストの中から資料を出力する会議をユーザに選択させることなく（他の操作を必要とせず）、認証したＭＦＰでその会議に使用される資料が自動出力（印刷）される。

図１０は、図９のステップＳ２５において、操作パネルの液晶表示部に表示される画面の一例を示す図である。

図１０を参照して、会議資料のデータのＵＳＢメモリへの保存が完了した時、操作パネル１６の液晶表示部３１には「会議資料を、ＵＳＢメモリに保存しました。」という文字が表示され、会議資料の保存完了がユーザに通知される。

図１１は、図９のステップＳ２９において、操作パネルの液晶表示部に表示される画面の一例を示す図である。なお図１１および図１２は、ユーザが、これらから参加する会議の開催場所である大阪事業部Ａ会議室に設置されたＭＦＰ１１０ａ（図１）で認証を行った場合の画面の一例を示している。

図１１を参照して、図９のステップＳ２９においては、操作パネル１６の液晶表示部３１には、「ＵＳＢメモリが接続されていません。」という文字が表示され、電子ファイルとしての出力が不可能であることが通知される。またこの文字とともに、印刷可能なＭＦＰである「このＭＦＰ」（ＭＦＰ１１０ａ）、「居室」（ＭＦＰ１１０ｃ）、および「Ｂ会議室」（ＭＦＰ１１０ｂ）の中から、会議資料を印刷するＭＦＰを選択させる画面が表示される。それぞれのＭＦＰ１１０ａ、１１０ｃ、１１０ｂには、印刷を実行するための実行ボタン２０１〜２０３の各々が対応付けられている。実行ボタン２０１〜２０３のいずれかがユーザによって押下されると、その実行ボタンに対応するＭＦＰで会議資料の印刷が実行される。

図１２は、図９のステップＳ４３において、操作パネルの液晶表示部に表示される画面の一例を示す図である。

図１２を参照して、図９のステップＳ４３においては、操作パネル１６の液晶表示部３１には、「会議資料の印刷が、会議開始に間に合いません。」という文字が表示され、印刷の完了が会議開始に間に合わないことが通知される。またこの文字とともに、印刷可能なＭＦＰである「このＭＦＰ」（ＭＦＰ１１０ａ）、「居室」（ＭＦＰ１１０ｃ）、および「Ｂ会議室」（ＭＦＰ１１０ｂ）の中から、会議資料を印刷するＭＦＰを選択させる画面が表示される。それぞれのＭＦＰ１１０ａ、１１０ｃ、１１０ｂには、印刷を実行するための実行ボタン２０１〜２０３の各々が対応付けられている。実行ボタン２０１〜２０３のいずれかがユーザによって押下されると、その実行ボタンに対応するＭＦＰで会議資料の印刷が実行される。

図１３は、図８の処理２のサブルーチンの詳細を示す図である。図１３に示す処理２は、認証されたユーザが参加予定者に含まれ、かつ認証を行ったＭＦＰ１１０の設置場所が開催される会議室と異なり、かつ現在時刻が会議室の予約時間帯に含まれる会議（以下、第２種の会議と称することがある）に関して、その会議に使用される資料の出力を可能とする画面を表示し、ユーザから選択されたＭＦＰへ資料の出力を指示するものである。

図１３を参照して、処理２においてＣＰＵ１１は、第２種の会議に関して、会議情報の「紙／電子データ」の欄（図５）を参照する。そしてＣＰＵ１１は、認証されたユーザが第２種の会議の会議資料について、電子ファイル（電子データ）での出力（保存）を選択しているか否かを判別する（Ｓ５１）。なお、ステップＳ５１においては、上述の方法の代わりに、操作パネル１６の液晶表示部３１に「ＵＳＢメモリへの保存」という表示のボタンと、「紙での出力」という表示のボタンとを表示し、いずれかのボタンの押下をユーザに求めることで、ユーザが電子ファイルでの出力を選択しているか否かが判別されてもよい。

ステップＳ５１において、ユーザが電子ファイルでの保存を選択している場合（Ｓ５１でＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、認証を行ったＭＦＰ１１０にＵＳＢメモリが接続されているか否かを判別する（Ｓ５３）。ＵＳＢメモリが接続されている場合（Ｓ５３でＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、第２種の会議の会議情報の「会議資料保存場所」の欄に記載された場所から、ネットワーク１４０を通じて会議資料のデータを取得し、ＵＳＢメモリに保存する（Ｓ５５）。その後、処理が終了する。

ステップＳ５３において、ＵＳＢメモリが接続されていない場合（Ｓ５３でＮＯ）、認証を行ったＭＦＰ１１０から電子ファイルとして資料を出力することはできない。この場合ＣＰＵ１１は、会議資料を紙への印刷により出力するために、印刷可能なＭＦＰ１１０を操作パネル１６の液晶表示部３１に表示し、資料を印刷するＭＦＰをユーザに選択させる（Ｓ５７）。印刷可能なＭＦＰ１１０を表示する画面には、会議の開催場所が現在の場所とは異なることと、会議の開催場所とを通知する文字が含まれていてもよい。印刷可能なＭＦＰ１１０を表示して一定時間以内に、資料を印刷するＭＦＰ１１０がユーザによって選択された場合（Ｓ５９でＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、第２種の会議の会議情報の「会議資料保存場所」の欄に記載された場所から、ネットワーク１４０を通じて会議資料のデータを取得し、ユーザが選択したＭＦＰ１１０へ会議資料の印刷を指示する（Ｓ６１）。その後、処理が終了する。

ステップＳ５９において、一定時間以内に資料を印刷するＭＦＰがユーザによって選択されない場合（Ｓ５９でＮＯ）、ステップＳ５３に戻り、ＣＰＵ１１は、認証を行ったＭＦＰ１１０にＵＳＢメモリが接続されているか否かを再び判別する。これにより、ＭＦＰ１１０を選択する前にＵＳＢメモリなどがＭＦＰ１１０に接続された場合には、会議資料をＵＳＢメモリに保存することができる。

ステップＳ５１において、ユーザが紙への印刷による会議資料の出力を選択している場合（Ｓ５１でＮＯ）、ＣＰＵ１１は、認証を行ったＭＦＰ１１０にＵＳＢメモリが接続されているか否かを判別する（Ｓ６３）。ＵＳＢメモリが接続されている場合（Ｓ６３でＹＥＳ）、資料のデータをＵＳＢメモリへ保存した方が、資料を紙に印刷するよりも出力完了までの時間が早いこともあり得る。したがってこの場合、ＣＰＵ１１は、会議資料を電子ファイルとして出力（ＵＳＢメモリへ保存）するか印刷するかを選択させる画面を、操作パネル１６の液晶表示部３１に表示し、資料の出力形式をユーザに選択させる（Ｓ６５）。印刷可能なＭＦＰが複数存在する場合には、複数のＭＦＰの中から印刷を行うＭＦＰを選択させる画面が併せて表示される。資料の出力形式をユーザに選択させる画面には、会議の開催場所が現在の場所とは異なることと、会議の開催場所とを通知する文字が含まれていてもよい。資料の出力形式をユーザに選択させる画面を表示して一定時間以内に、会議資料のＵＳＢメモリへの保存がユーザによって選択された場合（Ｓ６７でＹＥＳ）、ＣＰＵ１１はステップＳ５５の処理を行い、処理が終了する。

ステップＳ６７において、一定時間以内に会議資料のＵＳＢメモリへの保存がユーザによって選択されない場合（Ｓ６７でＮＯ）、ＣＰＵ１１は、後述するステップＳ７１の処理へ進む。

ステップＳ６３において、ＵＳＢメモリが接続されていない場合（Ｓ６３でＮＯ）、認証を行ったＭＦＰ１１０から電子ファイルとして資料を出力することはできない。この場合ＣＰＵ１１は、会議資料を紙への印刷により出力するために、印刷可能なＭＦＰ１１０を操作パネル１６の液晶表示部３１に一定時間表示し、資料を印刷するＭＦＰをユーザに選択させる（Ｓ６９）。印刷可能なＭＦＰ１１０を表示する画面には、会議の開催場所を通知する文字が含まれていてもよい。次にＣＰＵ１１は、上記一定時間以内に資料を印刷するＭＦＰ１１０がユーザによって選択されたか否かを判別する（Ｓ７１）。資料を印刷するＭＦＰ１１０が選択されない場合（Ｓ７１でＮＯ）、ＣＰＵ１１はステップＳ６３に戻り、認証を行ったＭＦＰ１１０にＵＳＢメモリが接続されているか否かを再び判別する。これにより、ＭＦＰ１１０を選択する前にＵＳＢメモリなどがＭＦＰ１１０に接続された場合には、ステップＳ６５において、会議資料をＵＳＢメモリに保存する選択肢も表示することができる。ステップＳ７１において、資料を印刷するＭＦＰ１１０が選択された場合（Ｓ７１でＹＥＳ）、ＣＰＵ１１はステップＳ６１の処理を行い、処理が終了する。

上述のように、処理２は、ユーザが参加予定の会議であって、会議情報に含まれる会議の場所が認証したＭＦＰの設置場所と異なるが、会議の時間（予約時間帯）に現在時刻が含まれる会議がある場合（会議の時間は一致するが、会議の場所は一致しないものが会議情報の中にある場合）の処理である。この処理においては、その会議の開催場所とともに印刷可能なＭＦＰが操作パネルに表示され、ユーザが選択したＭＦＰでその会議に使用される資料が出力（印刷）される。

図１４は、図１３のステップＳ５７またはステップＳ６９において、操作パネルの液晶表示部に表示される画面の一例を示す図である。なお図１４および図１５は、ユーザが、これらから参加する会議の開催場所が大阪事業部Ａ会議室である場合に、居室に設置されたＭＦＰ１１０ｃ（図１）で認証を行った場合の画面の一例を示している。

図１４を参照して、図１３のステップＳ５７またはステップＳ６９においては、操作パネル１６の液晶表示部３１には、「会議室が異なります。会議室は、『Ａ会議室』です。」という文字が表示され、会議の開催場所が現在の場所とは異なることと、ユーザがこれから参加する会議の開催場所とが通知される。またこの文字とともに、印刷可能なＭＦＰとして「このＭＦＰ」（ＭＦＰ１１０ｃ）、「Ａ会議室」（ＭＦＰ１１０ａ）、および「Ｂ会議室」（ＭＦＰ１１０ｂ）の中から、会議資料を印刷するＭＦＰを選択させる画面が表示される。それぞれのＭＦＰ１１０ｃ、１１０ａ、１１０ｂには、印刷を実行するための実行ボタン２０１〜２０３の各々が対応付けられている。実行ボタン２０１〜２０３のいずれかがユーザによって押下されると、その実行ボタンに対応するＭＦＰで会議資料の印刷が実行される。

図１５は、図１３のステップＳ６５において、操作パネルの液晶表示部に表示される画面の一例を示す図である。

図１５を参照して、図１３のステップＳ６５においては、図１４と同様の文字および会議資料を印刷するＭＦＰの選択肢に加えて、「ＵＳＢメモリへの電子データ保存」という選択肢も表示されている。「ＵＳＢメモリへの電子データ保存」という選択肢には、実行ボタン２０４が対応付けられている。すなわち、「このＭＦＰ」（ＭＦＰ１１０ａ）からの印刷、「居室」のＭＦＰ（ＭＦＰ１１０ｃ）からの印刷、「Ｂ会議室」のＭＦＰ（ＭＦＰ１１０ｂ）からの印刷、および電子データとしてのＵＳＢメモリへの保存という４つの選択肢の中から、会議資料の出力形式を選択させる画面が表示されている。実行ボタン２０１〜２０４のいずれかがユーザによって押下されると、そのボタンに対応する出力形式で会議資料の出力が実行される。

なお、図１１、図１２、図１４、および図１５に示すように、会議資料を印刷するＭＦＰを選択させる画面を表示する場合には、会議開始までの残り時間と、印刷可能な各ＭＦＰにおける印刷の完了までの予測時間とがさらに表示されてもよい。たとえば図１１、図１２、図１４、および図１５では、会議開始までの残り時間を通知するために、「会議開始まで『１０分』です。」という文字が表示されている。また、それぞれのＭＦＰにおけるユーザの会議資料の印刷に要する予測時間（Ａ会議室のＭＦＰでは１分、居室のＭＦＰでは１分、Ｂ会議室のＭＦＰでは２分と表示されている）が表示されている。さらに、それぞれのＭＦＰにおける現在時刻からユーザの会議資料の印刷完了までの予測時間（Ａ会議室のＭＦＰでは１１分、居室のＭＦＰでは１分、Ｂ会議室のＭＦＰでは２分と表示されている）が表示されている。

図１６は、図８の処理３のサブルーチンの詳細を示す図である。図１６に示す処理３は、認証されたユーザが参加予定者に含まれ、かつ認証を行ったＭＦＰ１１０の設置場所が開催される会議室と一致し、かつ現在時刻が会議室の予約時間帯に含まれない会議（以下、第３種の会議と称することがある）に関するものである。そして処理３は、第３種の会議に使用される資料の出力を可能とする画面を表示し、ユーザから選択された会議資料の出力をＭＦＰへ指示するものである。

図１６を参照して、処理３においてＣＰＵ１１は、認証を行ったＭＦＰ１１０にＵＳＢメモリが接続されているか否かを判別する（Ｓ７３）。ＵＳＢメモリが接続されている場合（Ｓ７３でＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、操作パネル１６の液晶表示部３１に、認証を行ったＭＦＰ１１０の設置場所である会議室での会議（第３種の会議）予定の一覧を表示し、会議予定の一覧の中から会議に使用される資料の出力を選択させる画面を一定時間表示する。同時にＣＰＵ１１は、印刷とＵＳＢメモリ保存との選択画面（会議資料を印刷するか電子ファイルとして出力（ＵＳＢメモリへ保存）するかを選択させる画面）を表示する（Ｓ７５）。次にＣＰＵ１１は、上記一定時間以内に第３種の会議のうち特定の会議がユーザによって選択され、かつその会議に使用される資料をＵＳＢメモリへ保存することがユーザによって選択されたか否かを判別する（Ｓ７７）。上記一定時間以内に第３種の会議のうち特定の会議が選択され、かつその会議に使用される資料をＵＳＢメモリへ保存することが選択された場合（Ｓ７７でＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、選択された会議の会議情報の「会議資料保存場所」の欄に記載された場所から、ネットワーク１４０を通じて会議資料のデータを取得し、ＵＳＢメモリに保存する（Ｓ７９）。その後、処理が終了する。

ステップＳ７７において、上記一定時間以内に第３種の会議のうち特定の会議が選択されないか、またはＵＳＢメモリへ保存することが選択されない場合には（Ｓ７７でＮＯ）、上記一定時間以内に第３種の会議のうち特定の会議がユーザによって選択され、かつその会議に使用される資料を印刷することがユーザによって選択されたか否かを判別する（Ｓ８１）。上記一定時間以内に第３種の会議のうち特定の会議がユーザによって選択され、かつその会議に使用される資料を印刷することがユーザによって選択された場合（Ｓ８１でＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、選択された会議の会議情報の「会議資料保存場所」の欄に記載された場所から、ネットワーク１４０を通じて会議資料のデータを取得し、認証を行ったＭＦＰ１１０へ会議資料の印刷を指示する（Ｓ８３）。その後、処理が終了する。ステップＳ８１において、上記一定時間以内に第３種の会議のうち特定の会議がユーザによって選択されないか、または資料を印刷することがユーザによって選択されない場合（Ｓ８１でＮＯ）、ＣＰＵ１１はステップＳ７３に戻り、認証を行ったＭＦＰ１１０にＵＳＢメモリが接続されているか否かを再び判別する。

ステップＳ７３において、認証を行ったＭＦＰ１１０にＵＳＢメモリが接続されていない場合（Ｓ７３でＮＯ）、ＣＰＵ１１は、操作パネル１６の液晶表示部３１に、認証を行ったＭＦＰ１１０の設置場所である会議室での会議（第３種の会議）予定の一覧を一定時間表示する（Ｓ８５）。次にＣＰＵ１１は、上記一定時間以内に第３種の会議のうち特定の会議がユーザによって選択されたか否かを判別する（Ｓ８７）。上記一定時間以内に第３種の会議のうち特定の会議が選択された場合（Ｓ８７でＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、選択された会議の会議情報の「会議資料保存場所」の欄に記載された場所から、ネットワーク１４０を通じて会議資料のデータを取得し、認証を行ったＭＦＰ１１０へ会議資料の印刷を指示する（Ｓ８３）。その後、処理が終了する。上記一定時間以内に第３種の会議のうち特定の会議がユーザによって選択されない場合（Ｓ８７でＮＯ）、ＣＰＵ１１はステップＳ７３に戻り、認証を行ったＭＦＰ１１０にＵＳＢメモリが接続されているか否かを再び判別する。

上述のように、処理３は、ユーザが参加予定の会議であって、会議の時間（予約時間帯）に現在時刻は含まれないが、会議情報に含まれる会議の場所が認証したＭＦＰの設置場所と一致する会議がある場合（会議の時間が一致するものが無く、会議の場所は一致するものが会議情報の中にある場合）の処理である。この処理においては、一致した会議場所における会議予定の一覧が操作パネルに表示され、ユーザが特定の会議の出力を選択した場合に、認証を行ったＭＦＰでその会議に使用される資料が出力（印刷）される。

図１７は、「Ａさん」というユーザが会議参加者に含まれている今後の会議情報の一覧を模式的に示す図である。

図１７を参照して、図中上下方向に８個の会議に関する会議情報が示されている。図中横方向には、それぞれの会議についての会議名、会議場所、会議室予約日時、会議日時、および会議資料保存場所が示されている。図１７の情報は、会議情報ＩＦ１から抽出されるものである。

ここで、ユーザが、いずれの会議の会議室予約日時にも含まれない時刻（たとえば２００９年３月１日１２：００）に、大阪事業所のＡ会議室に設置されているＭＦＰ１１０ａで認証を行った場合を想定する。この場合には、図１７に示す会議情報のうち大阪事業所のＡ会議室で行われる会議である「○○○進捗会議」、「×××月次報告」、および「◎◎◎会議」が抽出され、これら３つの会議の会議情報の一部が、操作パネル１６の液晶表示部３１に表示される。

図１８は、図１６のステップＳ７５において、操作パネルの液晶表示部に表示される画面の一例を示す図である。なお、図１８および図１９では、大阪事業所Ａ会議室のＭＦＰ１１０ａで「Ａさん」が認証を行った場合の画面が示されている。

図１８を参照して、図１６のステップＳ７５においては、操作パネル１６の液晶表示部３１には、「どの会議資料をＵＳＢメモリに保存しますか？」という、出力する会議資料を選択させる文字が表示される。またこの文字とともに「○○○進捗会議」、「×××月次報告」、および「◎◎◎会議」の会議の各々の会議名および会議日時が表示される。それぞれの会議名には、その会議に使用される資料の出力を実行するための実行ボタン２１１〜２１３の各々が対応付けられている。表示すべき会議が多数存在し、単一の画面には収まりきらない場合には、スクロールバー２３５によって表示領域が移動可能とされてもよい（但し図１８においては、表示すべき３つの会議が単一の画面に収まりきるため、スクロールバー２３５は使用できない状態となっている）。

さらに、操作パネル１６の液晶表示部３１には、会議資料を印刷することを選択させるための「紙に印刷」の出力形式ボタン２３１と、会議資料をＵＳＢメモリに保存することを選択させるための「ＵＳＢメモリ保存」の出力形式ボタン２３３とが表示されている。

図１８の画面が表示された状態では、一定時間内に実行ボタン２１１〜２１３のいずれかがユーザによって押下され、かつ出力形式ボタン２３１または２３３がユーザによって押下されると、押下された実行ボタンに対応する会議に使用される資料の出力が、押下された出力形式ボタンに対応する出力形式で、認証を行ったＭＦＰ１１０ａにおいて実行される。

図１９は、図１６のステップＳ８５において、操作パネルの液晶表示部に表示される画面の一例を示す図である。

図１９を参照して、図１６のステップＳ８５においては、認証を行ったＭＦＰ１１０にＵＳＢメモリが接続されていないので、会議資料をＵＳＢに保存することはできない。したがって、操作パネル１６の液晶表示部３１には、印刷する会議資料を選択させるための「どの会議資料を印刷しますか？」という文字が表示される。操作パネル１６の液晶表示部３１には、図１８における「紙に印刷」の出力形式ボタンおよび「ＵＳＢメモリ保存」の出力形式ボタンは表示されない。なお、これ以外の図１９の画面は、図１８の画面と同様であるので、その説明は繰り返さない。

図１９の画面が表示された状態では、一定時間内に実行ボタン２１１〜２１３のいずれかがユーザによって押下されると、押下された実行ボタンに対応する会議に使用される資料の印刷が、認証を行ったＭＦＰ１１０ａによって実行される。

図２０は、図８の処理４のサブルーチンの詳細を示す図である。図２０に示す処理４は、認証されたユーザが参加予定者に含まれ、かつ認証を行ったＭＦＰ１１０の設置場所が開催される会議室と異なり、かつ現在時刻が会議室の予約時間帯に含まれない会議（以下、第４種の会議と称することがある）に関するものである。そして処理４は、第４種の会議に使用される資料の出力を可能とする画面を表示し、ユーザから選択された会議資料の出力をＭＦＰへ指示するものである。

図２０を参照して、処理４においてＣＰＵ１１は、認証を行ったＭＦＰ１１０にＵＳＢメモリが接続されているか否かを判別する（Ｓ９３）。ＵＳＢメモリが接続されている場合（Ｓ９３でＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、操作パネル１６の液晶表示部３１に、ユーザが参加予定者に含まれる会議（第４種の会議）予定の一覧を表示し、会議予定の一覧の中から会議に使用される資料の出力を選択させる画面を一定時間表示する。同時にＣＰＵ１１は、印刷とＵＳＢメモリ保存との選択画面（会議資料を印刷するか電子ファイルとして出力（ＵＳＢメモリへ保存）するかを選択させる画面）を表示する（Ｓ９５）。次にＣＰＵ１１は、上記一定時間以内に第４種の会議のうち特定の会議がユーザによって選択され、かつその会議に使用される資料をＵＳＢメモリへ保存することがユーザによって選択されたか否かを判別する（Ｓ９７）。上記一定時間以内に第４種の会議のうち特定の会議が選択され、かつその会議に使用される資料をＵＳＢメモリへ保存することが選択された場合（Ｓ９７でＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、選択された会議の会議情報の「会議資料保存場所」の欄に記載された場所から、ネットワーク１４０を通じて会議資料のデータを取得し、ＵＳＢメモリに保存する（Ｓ９９）。その後、処理が終了する。

ステップＳ９７において、上記一定時間以内に第４種の会議のうち特定の会議が選択されないか、またはＵＳＢメモリへ保存することが選択されない場合には（Ｓ９７でＮＯ）、上記一定時間以内に第４種の会議のうち特定の会議がユーザによって選択され、かつその会議に使用される資料を印刷することがユーザによって選択されたか否かを判別する（Ｓ１０１）。上記一定時間以内に第４種の会議のうち特定の会議がユーザによって選択され、かつその会議に使用される資料を印刷することがユーザによって選択された場合（Ｓ１０１でＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、選択された会議の会議情報の「会議資料保存場所」の欄に記載された場所から、ネットワーク１４０を通じて会議資料のデータを取得し、認証を行ったＭＦＰ１１０へ会議資料の印刷を指示する（Ｓ１０３）。その後、処理が終了する。ステップＳ１０１において、上記一定時間以内に第４種の会議のうち特定の会議がユーザによって選択されないか、または資料を印刷することがユーザによって選択されない場合（Ｓ１０１でＮＯ）、ＣＰＵ１１はステップＳ９３に戻り、認証を行ったＭＦＰ１１０にＵＳＢメモリが接続されているか否かを再び判別する。

ステップＳ９３において、ＵＳＢメモリが接続されていない場合（Ｓ９３でＮＯ）、ＣＰＵ１１は、操作パネル１６の液晶表示部３１に、ユーザが参加予定者に含まれる会議（第４種の会議）予定の一覧を一定時間表示する（Ｓ１０５）。次にＣＰＵ１１は、上記一定時間以内に第４種の会議のうち特定の会議がユーザによって選択されたか否かを判別する（Ｓ１０７）。上記一定時間以内に第４種の会議のうち特定の会議が選択された場合（Ｓ１０７でＹＥＳ）、ＣＰＵ１１は、選択された会議の会議情報の「会議資料保存場所」の欄に記載された場所から、ネットワーク１４０を通じて会議資料のデータを取得し、認証を行ったＭＦＰ１１０へ会議資料の印刷を指示する（Ｓ１０３）。その後、処理が終了する。上記一定時間以内に第３種の会議のうち特定の会議がユーザによって選択されない場合（Ｓ１０７でＮＯ）、ＣＰＵ１１はステップＳ９３に戻り、認証を行ったＭＦＰ１１０にＵＳＢメモリが接続されているか否かを再び判別する。

上述のように、処理４は、ユーザが参加予定の会議であって、会議の時間（予約時間帯）に現在時刻は含まれず、かつ会議情報に含まれる会議の場所が認証したＭＦＰの設置場所と異なる会議がある場合（会議の場所が一致するものも、会議の時間が一致するものも会議情報の中にない）の処理である。この処理においては、ユーザの今後の会議予定の一覧が操作パネルに表示され、ユーザが特定の会議の出力を選択した場合に、認証したＭＦＰでその会議に使用される資料が出力（印刷）される。

図２１は、図２０のステップＳ９５において、操作パネルの液晶表示部に表示される画面の一例を示す図である。なお、図２１および図２２では、認証されたユーザが「Ａさん」である場合の画面が示されている。

図２１を参照して、図２０のステップＳ９５においては、操作パネル１６の液晶表示部３１には、「どの会議資料をＵＳＢメモリに保存しますか？」という、出力する会議資料を選択させるための文字が表示される。またこの文字とともに、図１７に示された８つの会議の各々の会議名および会議日時が表示される。それぞれの会議名には、その会議に使用される資料の出力を実行するための実行ボタン２１１〜２１８（図２１では実行ボタン２１６〜２１８は見えていない）の各々が対応付けられている。図２１においては、表示すべき８つの会議が多数存在し、単一の画面には収まりきらないため、スクロールバー２３５のノブ２３５ａを上下に動かすことによって表示領域が移動可能とされている。

さらに、操作パネル１６の液晶表示部３１には、会議資料を印刷することを選択させるための「紙に印刷」の出力形式ボタン２３１と、会議資料をＵＳＢメモリに保存することを選択させるための「ＵＳＢメモリ保存」の出力形式ボタン２３３とが表示されている。

図２１の画面が表示された状態では、一定時間内に実行ボタン２１１〜２１８のいずれかがユーザによって押下され、かつ出力形式ボタン２３１または２３３がユーザによって押下されると、押下された実行ボタンに対応する会議に使用される資料の出力が、押下された出力形式ボタンに対応する出力形式で、認証を行ったＭＦＰ１１０によって実行される。

図２２は、図２０のステップＳ１０５において、操作パネルの液晶表示部に表示される画面の一例を示す図である。

図２２を参照して、図２０のステップＳ１０５においては、認証を行ったＭＦＰ１１０にＵＳＢメモリが接続されていないので、会議資料をＵＳＢに保存することはできない。したがって、操作パネル１６の液晶表示部３１には、印刷する会議資料を選択させるための「どの会議資料を印刷しますか？」という文字が表示され、操作パネル１６の液晶表示部３１には、図２１における「紙に印刷」の出力形式ボタン２３１と、「ＵＳＢメモリ保存」の出力形式ボタン２３３とは表示されない。なお、これ以外の図２２の画面は、図２１の画面と同様であるので、その説明は繰り返さない。

図２２の画面が表示された状態では、一定時間内に実行ボタン２１１〜２１８のいずれかがユーザによって押下されると、押下された実行ボタンに対応する会議に使用される資料の印刷が、認証を行ったＭＦＰ１１０によって実行される。

［実施の形態の効果］

本実施の形態によれば、無駄な会議資料の印刷を無くすためにユーザ自身が会議資料を入手する場合でも、ユーザが操作した場所や操作した時刻（現在時刻）に応じて処理を変更することにより、簡単な操作で会議資料の入手が可能となる。すなわちユーザは、その日参加予定の会議がある場合に、いずれかの場所のＭＦＰで認証を行うことによって、参加予定の会議の一覧から会議を選択することなしに、参加予定の会議の資料を入手することができる。また、別の日に参加予定の会議がある場合には、そのような会議の資料の出力を可能とする画面が表示されるので、所望の資料を容易に出力することができる。

また、ユーザがその日参加予定の会議がある場合に、参加予定の会議室のＭＦＰで認証を行った場合であって、認証したＭＦＰでの資料の印刷完了が会議開始に間に合わないときは、ＵＳＢメモリなどへの電子ファイルとして資料が自動的に保存される。また電子データへの出力ができない場合には、印刷可能なＭＦＰが操作パネルに表示され、他のＭＦＰで印刷することが可能であるので、会議が開催される会議室に設置されたＭＦＰが万が一混雑している場合であっても、ユーザは迅速に資料を入手することができる。

また、資料を印刷するＭＦＰを選択させる画面を表示する場合に、会議開始までの残り時間と、ＭＦＰにおいて予測される印刷完了時間とがさらに表示されるので、ユーザは適切なＭＦＰを選択することによって、会議資料を迅速に印刷することができる。

［その他］

本実施の形態においては、資料出力システムが図１に示す構成を有する場合について示したが、資料出力システムの構成は任意である。たとえばネットワークに接続されるＭＦＰやＰＣの台数に制限はない。また会議管理サーバが存在せず、ＭＦＰやＰＣが会議管理サーバとしての役割を果たしてもよい。またＰＣが存在せず、会議管理サーバのＰＣから会議情報および会議資料が会議主催者によって作成されてもよい。

本実施の形態においては、会議に使用される資料のデータがＭＦＰ１１０ｃの画像保存メモリ内に保存される場合について示したが、会議に使用される資料の保存場所は任意である。会議に使用される資料のデータは、たとえば、他のＭＰＦの画像保存メモリ内に保存されてもよいし、ＰＣ１３０のＨＤＤ内に保存されてもよいし、会議管理サーバ１００のＨＤＤ１０１内に保存されてもよいし、ＰＣ１３０などに接続されたＵＳＢメモリなどの記憶媒体内に保存されてもよい。

本実施の形態においては、資料出力処理のためのプログラムがＭＦＰ１１０のプログラムＲＯＭ１２に保存される場合について示したが、資料出力処理のためのプログラムの保存場所は任意である。たとえばＭＦＰ１１０の画像保存メモリ１７に保存されてもよいし、会議管理サーバ１００のＲＯＭ１０３またはＨＤＤ１０１に保存されてもよいし、ＰＣ１３０のＲＯＭ１３３またはＨＤＤ１３１に保存されてもよい。

本実施の形態においては、会議に使用される資料のデータがＭＦＰ１１０ｃの画像保存メモリ内に保存される場合について示したが、会議に使用される資料の保存場所は任意である。会議に使用される資料のデータは、たとえば、他のＭＰＦの画像保存メモリ内に保存されてもよいし、ＰＣ１３０のＨＤＤ１３１内に保存されてもよいし、会議管理サーバ１００のＨＤＤ１０１内に保存されてもよいし、ＰＣ１３０などに接続されたＵＳＢメモリなどの記憶媒体内に保存されてもよい。

本実施の形態においては、会議情報ＩＦ１、ＭＦＰ情報ＩＦ２、および個人識別情報ＩＦ３の各々が会議管理サーバ１００のＨＤＤ１０１内に保存される場合について示したが、会議情報ＩＦ１、ＭＦＰ情報ＩＦ２、および個人識別情報ＩＦ３の各々の保存場所は任意である。会議情報ＩＦ１、ＭＦＰ情報ＩＦ２、および個人識別情報ＩＦ３の各々は、たとえば、いずれかのＭＦＰ１１０の画像保存メモリ１７内に保存されてもよいし、ＰＣ１３０のＨＤＤ１３１内に保存されてもよいし、ＰＣ１３０などに接続されたＵＳＢメモリなどの記憶媒体内に保存されてもよい。会議情報ＩＦ１、ＭＦＰ情報ＩＦ２、および個人識別情報ＩＦ３に含まれる情報の数に制限はない。

会議情報ＩＦ１または／および会議に使用される資料は、その会議の主催者、資料出力システムの管理者、ＭＦＰ情報ＩＦ２または／および個人識別情報ＩＦ３は、資料出力システムの管理者によって許可された者のみが閲覧または編集可能とされてもよい。

会議管理サーバ１００は、会議室の予約時間帯を会議室の使用時間帯とする代わりに、会議の開始の一定時間前（たとえば３０分前）から会議終了までの時間帯を会議室の使用時間帯としてもよい。この場合には、会議情報には会議の開催から終了までの時間帯が含まれればよく、会議室の予約時間帯が含まれる必要はない。

本実施の形態においては、会議に使用される資料の出力形式を紙への印刷および電子データのうちから選択できる場合について示したが、会議に使用される資料の出力形式は、紙への印刷のみであってもよい。

本実施の形態における処理は、ソフトウエアにより行われても、ハードウエア回路を用いて行われてもよい。

また本実施の形態においては、電子ファイルとしての保存方法としてＵＳＢメモリへの保存を示したが、電子ファイルとしての保存方法としては、フロッピー（登録商標）ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ―ＲＯＭ、ＢＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、またはメモリカードなどの記憶媒体への保存が採用されてもよい。

上記実施の形態は、すべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。

２ 主制御部
４，４ａ〜４ｃ 給紙カセット
６ 電源部
７ 排紙トレイ
１１，１０２，１３２ ＣＰＵ
１２，１０３，１３３ ＲＯＭ
１３，１０４，１３４ ＲＡＭ
１４ スキャナ部
１４ａ ＡＤＦ
１５ プリンタ部
１６ 操作パネル
１７ 画像保存メモリ
１８ ＦＡＸ装置
１９，１０５，１３５ ネットワークコントローラ
２０，２０ａ〜２０ｃ カード認証装置
２１ ＵＳＢメモリコントローラ
２２ 計時部
３１ 液晶表示部
３２ テンキー
３３ ジョブスタートキー
３４ａ〜３４ｄ モード選択キー
３５ａ〜３５ｄ ＬＥＤ部
１００ 会議管理サーバ
１０１，１３１ ＨＤＤ
１１０，１１０ａ〜１１０ｃ ＭＦＰ
１２０ ＩＤカード
１２１ 記憶部
１４０ ネットワーク
２０１〜２０４，２１１〜２１８ 実行ボタン
２３１，２３３ 出力形式ボタン
２３５ スクロールバー
２３５ａ ノブ
ＩＦ１ 会議情報
ＩＦ２ ＭＦＰ情報
ＩＦ３ 個人識別情報

Claims (14)

1. 会議への参加予定者と、前記会議を開催する会議室と、前記会議における会議室の使用時間帯と、前記会議に使用される資料の保存場所とを対応付けた会議情報を少なくとも１つ記憶する会議情報記憶手段と、
   ユーザの認証を行う認証手段を含み、かつ前記資料を出力するための複数の出力手段と、
   前記複数の出力手段と前記複数の出力手段の各々に対応付けられた会議室との対応関係を記憶する対応関係記憶手段と、
   前記会議情報および前記対応関係に基づいて、前記認証手段で認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれ、かつ前記複数の出力手段のうち認証を行った出力手段に対応付けられた会議室が会議を開催する会議室に一致し、かつ現在の日時が会議における会議室の使用時間帯に含まれる会議情報が、前記会議情報記憶手段に記憶されていると判別された場合に、その会議情報に関して対応付けられた保存場所にある資料の出力を、前記認証を行った出力手段へ指示する第１の出力指示手段と、
   前記認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれ、かつ前記認証を行った出力手段に対応付けられた会議室が会議を開催する会議室に一致し、かつ現在の日時が会議における会議室の使用時間帯に含まれる会議情報が、前記会議情報記憶手段に記憶されていないと判別された場合に、前記認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれる会議情報のうち少なくとも一つに関して、対応付けられた保存場所にある資料の出力を可能とする画面を表示する表示手段と、
   前記資料の出力を可能とする画面が表示された場合に、前記認証されたユーザからの指示に基づいて、前記認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれる会議情報のうち少なくとも一つに関して対応付けられた保存場所にある資料の出力を、前記認証を行った出力手段へ指示する第２の出力指示手段とを備えた、資料出力システム。
2. 前記第１の出力指示手段で前記認証を行った出力手段から電子ファイルを出力できない場合に、前記表示手段は、前記認証されたユーザに印刷を行う出力手段を選択させる画面を表示し、
   前記第１の出力指示手段は、前記印刷を行う出力手段を選択させる画面により選択された出力手段へ印刷を指示する、請求項１に記載の資料出力システム。
3. 前記第１の出力指示手段で前記認証を行った出力手段からの印刷の完了が会議開始に間に合わないと予測される場合に、前記表示手段は、前記認証されたユーザに印刷を行う出力手段を選択させる画面を表示し、
   前記第１の出力指示手段は、前記印刷を行う出力手段を選択させる画面により選択された出力手段へ印刷を指示する、請求項１または２に記載の資料出力システム。
4. 前記印刷を行う出力手段を選択させる画面を表示する場合に、前記表示手段は、会議開始までの残り時間と、印刷の完了までの予測時間とをさらに表示する、請求項２または３に記載の資料出力システム。
5. 前記第１の出力指示手段で前記認証を行った出力手段からの印刷の完了が会議開始に間に合わないと予測され、かつ前記認証を行った出力手段から電子ファイルを出力できる場合に、前記第１の出力指示手段は、前記認証を行った出力手段へ電子ファイルの出力を指示する、請求項１〜４のいずれかに記載の資料出力システム。
6. 前記認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれ、かつ前記認証を行った出力手段に対応付けられた会議室が会議を開催する会議室に一致し、かつ現在の日時が会議における会議室の使用時間帯に含まれる会議情報が、前記会議情報記憶手段に記憶されていないと判別された場合であって、前記認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれ、かつ現在の日時が会議における会議室の使用時間帯に含まれる会議情報が、前記会議情報記憶手段に記憶されていると判別されたときは、前記表示手段は、前記認証されたユーザに、その会議情報に関して対応付けられた保存場所にある資料の出力を行う出力手段を選択させる画面を表示し、
   前記第２の出力指示手段は、前記出力を行う出力手段を選択させる画面により選択された出力手段へ出力を指示する、請求項１〜５のいずれかに記載の資料出力システム。
7. 前記第２の出力指示手段で前記認証を行った出力手段から電子ファイルを出力できない場合に、前記表示手段は、前記認証されたユーザに印刷を行う出力手段を選択させる画面を表示し、
   前記第２の出力指示手段は、前記印刷を行う出力手段を選択させる画面から選択された出力手段へ印刷を指示する、請求項６に記載の資料出力システム。
8. 前記印刷を行う出力手段を選択させる画面を表示する場合に、前記表示手段は、会議開始までの残り時間と、印刷の完了までの予測時間とをさらに表示する、請求項７に記載の資料出力システム。
9. 前記認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれ、かつ現在の日時が会議における会議室の使用時間帯に含まれる会議情報が、前記会議情報記憶手段に記憶されていないと判別された場合であって、前記認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれ、かつ前記認証を行った出力手段に対応付けられた会議室が会議を開催する会議室と一致する会議情報が、前記会議情報記憶手段に記憶されていると判別されたときは、前記表示手段は、その会議情報に関して、対応付けられた保存場所にある資料の出力を可能とする画面を表示する、請求項６〜８のいずれかに記載の資料出力システム。
10. 前記認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれ、かつ前記認証を行った出力手段に対応付けられた会議室が会議を開催する会議室と一致する会議情報が、前記会議情報記憶手段に記憶されていないと判別された場合であって、前記認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれる会議情報が、前記会議情報記憶手段に記憶されていると判別されたときは、前記表示手段は、その会議情報に関して、対応付けられた保存場所にある資料の出力を可能とする画面を表示する、請求項９に記載の資料出力システム。
11. 前記第２の出力指示手段で前記認証を行った出力手段から電子ファイルを出力できる場合に、前記表示手段は、前記認証されたユーザに電子ファイルと印刷との間で出力形式を選択させる画面を表示し、
    前記第２の出力指示手段は、選択された出力形式で出力を指示する、請求項６〜１０のいずれかに記載の資料出力システム。
12. 前記出力形式を選択させる画面を表示する場合に、前記表示手段は、会議開始までの残り時間と、印刷の完了までの予測時間とをさらに表示する、請求項１１に記載の資料出力システム。
13. 会議への参加予定者と、前記会議を開催する会議室と、前記会議における会議室の使用時間帯と、前記会議に使用される資料の保存場所とを対応付けた会議情報を少なくとも１つ取得する会議情報取得手段と、
    ユーザの認証を行う認証手段と、
    前記資料を出力するための出力手段と、
    前記出力手段と前記出力手段に対応付けられた会議室との対応関係を取得する対応関係取得手段と、
    前記会議情報および前記対応関係に基づいて、前記認証手段で認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれ、かつ前記出力手段に対応付けられた会議室が会議を開催する会議室に一致し、かつ現在の日時が会議における会議室の使用時間帯に含まれる会議情報が、前記会議情報取得手段で取得された場合に、その会議情報に関して対応付けられた保存場所にある資料の出力を、前記出力手段へ指示する第１の出力指示手段と、
    前記認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれ、かつ前記出力手段に対応付けられた会議室が会議を開催する会議室に一致し、かつ現在の日時が会議における会議室の使用時間帯に含まれる会議情報が、前記会議情報取得手段で取得できない場合に、前記認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれる会議情報のうち少なくとも一つに関して、対応付けられた保存場所にある資料の出力を可能とする画面を表示する表示手段と、
    前記資料の出力を可能とする画面が表示された場合に、前記認証されたユーザからの指示に基づいて、前記認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれる会議情報のうち少なくとも一つに関して対応付けられた保存場所にある資料の出力を、前記出力手段へ指示する第２の出力指示手段とを備えた、資料出力装置。
14. 会議への参加予定者と、前記会議を開催する会議室と、前記会議における会議室の使用時間帯と、前記会議に使用される資料の保存場所とを対応付けた会議情報を少なくとも１つ取得する会議情報取得ステップと、
    前記資料を出力するための複数の出力手段のうちいずれかでユーザの認証を行う認証ステップと、
    前記複数の出力手段と前記複数の出力手段の各々に対応付けられた会議室との対応関係を取得する対応関係取得ステップと、
    前記会議情報および前記対応関係に基づいて、前記認証ステップにおいて認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれ、かつ前記複数の出力手段のうち認証を行った出力手段に対応付けられた会議室が会議を開催する会議室に一致し、かつ現在の日時が会議における会議室の使用時間帯に含まれる会議情報が、前記会議情報取得ステップで取得された場合に、その会議情報に関して対応付けられた保存場所にある資料の出力を、前記認証を行った出力手段へ指示する第１の出力指示ステップと、
    前記認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれ、かつ前記認証を行った出力手段に対応付けられた会議室が会議を開催する会議室に一致し、かつ現在の日時が会議における会議室の使用時間帯に含まれる会議情報が、前記会議情報取得ステップで取得できない場合に、前記認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれる会議情報のうち少なくとも一つに関して、対応付けられた保存場所にある資料の出力を可能とする画面を表示する表示ステップと、
    前記資料の出力を可能とする画面が表示された場合に、前記認証されたユーザからの指示に基づいて、前記認証されたユーザが会議への参加予定者に含まれる会議情報のうち少なくとも一つに関して対応付けられた保存場所にある資料の出力を、前記認証を行った出力手段へ指示する第２の出力指示ステップとを備えた、資料出力システムの制御方法。

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