JP2008152526A - 会議情報処理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】出席者が出席すべき会議が同時刻に複数存在していても、それぞれの出席、欠席を確定することができ、更に、無駄なプリントを行わずにすむ会議情報処理装置を得る。
【解決手段】ユーザ特有の情報に基づいてユーザ本人であることを認証されたユーザが、出席予定として登録されている会議の一覧を表示手段に表示させ、ユーザが操作手段により出席する会議を選択することにより該会議を出席に確定することを特徴とする会議情報処理装置とする。
【選択図】図５

Description

会議の出席者の出欠確認を行う会議情報処理装置に関し、特に同時刻に複数の会議が重複して開催されている場合に出欠確認を行う会議情報処理装置に関する。

会議の開催時間、開催場所、出席予定者、出欠情報を登録して、管理する会議システムにおいて、出席予定者が出席したか否かは、会議の主催者等が、出席者を確認することにより会議終了後に各出席者の出席状況を変更する必要があり、手間がかかり煩わしいという問題があった。

このような問題に対して、特許文献１では、会議の出席者が携帯する非接触ＩＤカードの情報を、会議室の出入口に設けたリーダ部で読み取ることにより、会議の出席者を特定する会議室システムが開示されている。

また、会議で用いる配布資料の準備は、あらかじめ見積もった出席予定者の人数分だけ準備しておく必要がある。しかし、予定していた者が出席できなかった場合や、参加予定者の見積もりが困難な不特定多数が参加する講演、発表会等では多めに配布資料を準備する必要があり、このような場合には、余った配付資料は無駄になるという問題がある。

このような問題に対して、特許文献２では、会議室内にネットワークに接続しているＰＣ端末を、会議の出席者全員分準備し、サーバに登録された会議資料を配付するようにした、会議支援システムが開示されている。
特開２００６−１７１８２５号公報 特開２００１−３３１６１３号公報

しかし、特許文献１に記載の会議システムでは、複数の会議室において、同時に複数の会議が開催されている場合には、それぞれの会議室の出入口に非接触ＩＤカードのリーダを設けなくてはならない。

また一人の出席予定者が出席すべき会議が同時刻に複数存在していた場合に、出席する一方の会議については出席を確定させることができるが、他方の会議については、出席するのか、欠席するのかを明確にすることができず、他の出席者に迷惑をかけることになる。

また、特許文献２に記載の会議支援システムでは、出席者全員分のＰＣ端末をあらかじめ手配しなければならず、出席者が多い会議を開催する場合には、その実現性が困難である。

本発明は上記問題に鑑み、出席者が出席すべき会議が同時刻に複数存在していても、それぞれの出席、欠席を確定することができ、更に、無駄なプリントを行わずにすむ会議情報処理装置を得ることを目的とするものである。

上記の目的は、下記に記載する発明により達成される。

（１）少なくとも開催日時、開催場所、出席予定のユーザ、出欠情報、を含む会議情報を登録して、管理する会議管理手段と、前記会議情報を表示する表示手段と、出欠情報を設定する操作手段と、を有する会議情報処理装置であって、
前記会議管理手段は、ユーザ特有の情報に基づいてユーザ本人であることを認証されたユーザが、出席予定として登録されている会議の一覧を前記表示手段に表示させ、ユーザが前記操作手段により出席する会議を選択することにより該会議を出席に確定することを特徴とする会議情報処理装置。

（２）前記会議管理手段は、ユーザが、一の会議を出席に確定した場合には、該会議と開催時間の少なくとも一部が重複する他の会議を欠席に確定することを特徴とする（１）に記載の会議情報処理装置。

（３）前記会議情報処理装置は、会議で配布する資料を記憶する記憶手段と、用紙に画像形成する画像形成手段と、を有し、
前記会議管理手段は、ユーザが出席する会議を選択した後に、該会議で配布する資料のデータファイルに基づき前記画像形成手段により用紙に画像形成することを特徴とする（１）又は（２）に記載の会議情報処理装置。

（４）前記会議情報処理装置は、会議で配布する資料を記憶する記憶手段と、該資料をユーザが会議で使用する端末装置に送信する送信手段と、を有し、
前記会議管理手段は、ユーザが出席する会議を選択した後に、該会議で配布する資料のデータファイルを前記端末装置に送信させることを特徴とする（１）又は（２）に記載の会議情報処理装置。

本発明によれば、出席者が出席すべき会議が同時刻に複数存在していても、それぞれの出席、欠席を確定することができ、更に、無駄なプリントを行わずにすむ会議情報処理装置を得ることが可能となる。

本発明を実施の形態に基づいて説明するが、本発明は該実施の形態に限られない。

図１は、実施形態に係る会議情報処理装置及び通信ネットワークの概略図である。１は会議情報処理装置、２は認証管理サーバ、３は認証端末、ＭＳはメールサーバ、Ｐ１〜Ｐ３、Ｐ１１、Ｐ１２、Ｐ２１、Ｐ２２はＰＣ端末（端末装置）である。これは図示のとおり会議棟、サーバ室、居室（例えば、営業部、企画部）、とに配置されており、それぞれは通信ネットワークＮを介して接続している。通信ネットワークＮ（以下、単にネットワークという）は、ＴＣＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）／ＩＰ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）などを使用したものであり、ファイアウォール（図示せず）を介して外部のインターネット等のネットワークと接続している。

会議棟の中には、会議室１、会議室２、等の複数の会議室を有しており、その出入口には、ネットワークＮに接続している会議処理装置１と、会議処理装置１に接続している認証端末３を配置している。

図２は、会議情報処理装置１の断面図である。会議情報処理装置１は、大容量給紙装置ＰＦＵ、後処理装置ＦＳと接続されている。

会議情報処理装置１は、画像形成部（画像形成手段）４、給紙搬送手段５、定着装置６、操作表示部１３、スキャナ部１７、画像書込部１８、を有している。

画像形成部４は、感光体ドラム４Ａ、帯電手段４Ｂ、現像手段４Ｃ、転写手段４Ｄ、分離手段４Ｅ、クリーニング手段４Ｆ等から構成されている。

搬送手段５は、用紙Ｓを貯留する複数の給紙トレイ５Ａと、第１給紙手段５Ｂ、第２給紙手段５Ｃ、搬送手段５Ｄ、排紙手段５Ｅ、自動両面コピー給紙手段（ＡＤＵ）５Ｆを備えている。

会議情報処理装置１の上部には、自動原稿送り装置ＤＦ、操作表示部１３、が搭載されている。操作表示部１３は、液晶パネルの表示画面を有しており各種の表示を行う表示手段として機能し、また液晶パネルに重ねて配置されているタッチパネルの箇所をユーザが触れることにより操作指示の入力を行うことが可能な操作手段としても機能する。

画像書込部１８においては半導体レーザからの出力光が画像形成部４の感光体ドラム４Ａに照射され、潜像を形成する。画像形成部４においては、帯電、露光、現像、転写、分離、クリーニング等の処理が行われる。

第１給紙手段５Ｂにより給送された用紙Ｓは転写手段４Ｄにより画像が用紙Ｓに転写される。画像を担持した用紙Ｓは、定着装置６により加熱加圧定着され、排紙手段５Ｅから後処理装置ＦＳに送り込まれる。あるいは、自動両面コピー給紙手段５Ｆに送り込まれた片面画像処理済みの用紙Ｓは再び画像形成部４において両面画像処理後、排紙手段５Ｅにより排出され、後処理装置ＦＳに送り込まれる。

大容量給紙装置ＰＦＵは、多量の用紙Ｓを貯留する複数の給紙トレイからなり、連続して用紙Ｓを給送して、会議情報処理装置１の画像形成部４に送り込むことができる。

後処理装置ＦＳには、第１の排紙部４０、スタック手段３０、ステイプル手段５０、がほぼ垂直方向に縦列配置されている。後処理装置ＦＳの図示右上方には入口搬送部７０が、図示左側面には画像形成（プリント）された用紙を排出して積載する第２の排紙部８１が、配置されている。第２の排紙部８１は、上下に移動可能であり、画像形成された用紙を最大約３０００枚（Ａ４判，Ｂ５判）まで収容することが可能である。

会議情報処理装置１及び大容量給紙装置ＰＦＵ、後処理装置ＦＳを用いることにより、会議に使用する配布資料を、高速（例えば１分間にＡ４判１００枚以上）で用紙にプリントすることが可能である。また、会議情報処理装置１に、２台以上の画像形成部を接続する、タンデム接続することが可能であり、タンデム接続することにより更に２倍以上の高速でプリントすることができる。

図３は、会議情報処理装置１の制御ブロック図である。図２と共通する部分は同符号を付すことにより説明に代える。１１は、制御部であり、ＣＰＵやＲＡＭから構成され、プログラムに従って各種の制御を実行する。またこの制御部１１が会議管理手段としても機能する。１２はシステムメモリであり、ＣＰＵ１１が実行するプログラムや、各種データを記憶している。１５は通信部であり、ネットワークＮと接続することにより各種データの送受信を行う。

１６は記憶手段としてのＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）メモリであり、ユーザ毎、あるいは会議毎に記憶領域（フォルダあるいはディレクトリ）を確保し、その記憶領域内に、画像データ、議事録データ、会議資料データ等を保存する。なおこのＨＤＤメモリ１６に、開催日時、開催場所、出席予定のユーザ、出欠情報、を含む「会議情報」を登録して記憶する。操作表示部１３により、これらを用いてユーザが各種設定を行ったり、設定情報を確認したりすることができる。

ここで、会議開催に先立って事前に登録しておく、「会議情報」について説明する。上記の表１は、会議に先立って登録された、会議情報である。主催者が各ＰＣ端末から、ネットワークＮを経由して、会議情報処理装置１にアクセスすることにより会議情報の登録を行う。表１に示す様に、会議情報は、会議名、開催日時、開催場所、主催者、出席予定のユーザ、等からなる。「出席予定のユーザ」とは、参加予定者又は、出席予定者と称され、出席を希望する本人、又は主催者が事前に会議に関連づけて登録した登録メンバの事である。

主催者等が、あらたな会議を登録することにより、ファイルサーバとしても機能する会議情報処理装置１のＨＤＤメモリ１６には、会議専用のメモリ領域として会議ＢＯＸ（ファイルフォルダ）が確保される。出席予定者には、その会議の会議ＢＯＸ、に対するアクセス権限が付与されるので、各ＰＣ端末からネットワークＮにログインしたユーザ（出席予定者）がアクセス権限に応じたアクセスが可能となっている。なお、登録された出席予定者に対しては、会議情報処理装置１から会議情報の登録にともない、開催日時、会議ＢＯＸのＵＲＬ情報等の必要な情報、が電子メールにより通知される。

また主催者を含めた、各出席予定者が、各アクセス権限に応じて、事前に会議ＢＯＸ（ファイルフォルダ）内に、配布資料（データファイル）を保存（記憶）しておくことが可能であり、そのようにして保存された配布資料の例が、表１に示す配付資料一覧である。

図４は、認証端末３の外観図である。同図に示す認証端末は、認証されるユーザ特有の情報としてユーザ所有する物、非接触ＩＤカード３１又は磁気ＩＤカード（図示せず）、により認証を行う。非接触ＩＤカード３１の場合にはリーダ部３２にかざすことにより、非接触ＩＤカード３１の内部メモリに記憶している、情報の読み取りが行われる。また磁気ＩＤカードの場合には挿入口３４に挿入することにより内部情報の読み取りが行われる。読み取った情報は、会議情報処理装置１を経由して、認証管理サーバ２に暗号化して送信され、認証管理サーバ２に登録している個人情報データベースと照会することにより、ユーザ本人であることの認証を行う。読み取りが行われた場合、表示部３３にその情報が表示される。

なお、本実施形態においては、ユーザ特有の情報として、個人の所有物を用いて本人であることの認証を行う例について説明したが、これに限られず、パスワードその他の個人の有する情報を入力することにより認証を行っても良く、あるいは、指紋その他の身体的特徴を検出することにより認証しても良い。更に、パスワードにより認証を行う場合においては、会議情報処理装置１の操作表示部１３からパスワードの入力させることにより、会議情報処理装置１の操作表示部１３、制御部１１等が認証端末３として機能するようにしても良い。

図５は、実施形態に係る会議情報処理装置の制御フローを示す図である。図５（ａ）は、ユーザが出席予定の会議の出席あるいは欠席を確定する制御フローであり、図５（ｂ）は、それに続く、選択した会議で使用する配布資料を出席者に渡す制御フローを示したものである。

図５（ａ）のステップＳ１１では、事前準備として、会議情報の登録および、配布する資料のデータファイルの登録（保存）を行う。前述の表１が、その会議情報及び配布するデータファイルを登録した例である。なお、これらの登録は、主催者等により、ＰＣ端末又は会議情報処理装置１からＨＤＤメモリ１６に対して行われる。

続くステップＳ１２では、資料会議室で開催される会議に参加するユーザは、会議棟出入口の認証端末３でユーザ認証を行う。ユーザ認証されたことは、ユーザ認証サーバ２により会議情報処理装置１に送信され、その情報に基づいて、会議情報処理装置１の会議管理手段（制御部１１）は、該当ユーザが出席予定の会議一覧を表示する（Ｓ１３）。表示画面の例について、図に基づいて説明する。

図６は、会議情報処理装置１の操作表示部１３での表示画面の詳細図である。同図は、出席予定として登録されている会議の一覧を表示手段（操作表示部１３）に表示させたものである。ユーザが表示画面に重ねて配置されているタッチパネルの釦ｄを押すことにより、出席する会議を選択することができる。なお釦ｄは、一つ会議を選択している場合には、その会議と「開催時間の少なくとも一部が重複する他の会議」は、重複して選択することはできないようになっている。同図に示す例では、選択している会議１に対して会議２は開催時刻が全部重複し、会議１と会議３とは開催時間の一部が重複しているので、それぞれを同時には選択できない。会議１と会議４とでは、開催時間が重複しないので、同時に選択することが可能である。

いずれかの会議を選択した後に、出席決定釦Ｄ１を押すことにより出席が確定する（Ｓ１５）。出席が確定した会議と「開催時間の少なくとも一部が重複する他の会議」がある場合（Ｓ１６のＹｅｓ）にはその会議は欠席に確定する（Ｓ１７）。図７は、会議情報処理装置１の操作表示部１３での表示画面の詳細図である。同図に示す例では、出席が確定した（図６に示す）会議１に対して、会議２、会議３は、前記他の会議に該当するため、同画面に表示されている。同画面において、欠席決定Ｄ２釦を押すことにより、欠席が確定する。

このように、出席者が出席すべき会議が同時刻に複数存在していても、一方の会議を出席に確定することにより、他方の会議を欠席に確定することができるので、他方の会議の参加者に迷惑をかけることがない、会議情報処理装置を得ることが可能となる。

図５（ｂ）の制御フローは、会議で使用する配布資料を出席者に渡すものであり、会議情報処理装置１の会議管理手段により実行される。先ず、ステップＳ１８では、選択した会議に配布資料があるかを判断する。具体的には、ＨＤＤメモリ１６の会議ＢＯＸ（フォルダ）に、会議で使用する配付資料のデータファイルが保存（記憶）されている場合には（Ｓ１８のＹｅｓ）、続いてプリント出力するか否かを判断する（Ｓ１９）。判断の操作手順について図に基づいて説明する。

図８は、会議情報処理装置１の操作表示部１３での表示画面の詳細図である。同図のＤ４欄には、登録されている配布資料のデータファイルの一覧が表示されている。プリント出力する場合、つまり会議情報処理装置１の画像形成部４により用紙Ｓに画像形成する場合には、プリント出力釦Ｄ５を押すことにより、プリント出力がなされる（Ｓ２０）。なお、プリント出力を行う、データファイルはｄ釦を押すことにより個別に選択することが可能である。

一方、プリント出力をしない場合（Ｓ１９のＮｏ）に、メールで配信する場合には、図８のメール配信釦Ｄ６を押すことにより（Ｓ２１）、出席者本人のメールアドレス宛に対して配布資料のデータファイルを添付したメール送信を行う（Ｓ２２）。プリント出力も、メール配信も行わない場合には、Ｄ７釦を押すことにより（Ｓ２１のＮｏ）終了する。

配信された電子メールは、会議室にあらかじめ配置してあるＰＣ端末（Ｐ１１等）から読み出すようにしてもよく、あるいは、出席者本人が所持している携帯端末（端末装置）があれば、その携帯端末から読み出すようにしてもよい。また、出席者本人のメールアドレス情報は、ユーザ認証を行う過程で認証管理サーバ２等から取得してもよく、会議情報の一部として事前に取得しておいてもよい。

なお、本実施形態では、電子メールに配布資料を添付することより配布資料の配信を行ったが、これに限られず、会議情報処理装置が、会議に参加するユーザ（出席者）が会議で使用するＰＣ端末その他の端末装置に、直接、配付資料を送信するようにしてもよい。

このように、ユーザが出席する会議を選択した後に、会議で配布する資料のデータファイルに基づき用紙にプリント出力する又は、ユーザ宛にメール配信することにより、無駄なプリントを行わずにすむ会議情報処理装置を得ることが可能となる。

実施形態に係る会議情報処理装置及び通信ネットワークの概略図である。 会議情報処理装置１の断面図である。 会議情報処理装置１の制御ブロック図である。 認証端末３の外観図である。 実施形態に係る会議情報処理装置の制御フローを示す図である。 会議情報処理装置１の操作表示部１３での表示画面の詳細図である。 会議情報処理装置１の操作表示部１３での表示画面の詳細図である。 会議情報処理装置１の操作表示部１３での表示画面の詳細図である。

符号の説明

１ 会議情報処理装置
２ 認証サーバ
３ 認証端末
Ｎ 通信ネットワーク
ＰＣ１〜ＰＣ３、ＰＣ１１、ＰＣ１２、ＰＣ２１、ＰＣ２２ ＰＣ端末（端末装置）
４ 画像形成部（画像形成手段）
１１ 制御部（会議管理手段）
１３ 操作表示部（操作手段、表示手段）
１６ ＨＤＤメモリ（記憶手段）

Claims (4)

1. 少なくとも開催日時、開催場所、出席予定のユーザ、出欠情報、を含む会議情報を登録して、管理する会議管理手段と、
   前記会議情報を表示する表示手段と、
   出欠情報を設定する操作手段と、を有する会議情報処理装置であって、
   前記会議管理手段は、ユーザ特有の情報に基づいてユーザ本人であることを認証されたユーザが、出席予定として登録されている会議の一覧を前記表示手段に表示させ、ユーザが前記操作手段により出席する会議を選択することにより該会議を出席に確定することを特徴とする会議情報処理装置。
2. 前記会議管理手段は、ユーザが、一の会議を出席に確定した場合には、該会議と開催時間の少なくとも一部が重複する他の会議を欠席に確定することを特徴とする請求項１に記載の会議情報処理装置。
3. 前記会議情報処理装置は、会議で配布する資料を記憶する記憶手段と、用紙に画像形成する画像形成手段と、を有し、
   前記会議管理手段は、ユーザが出席する会議を選択した後に、該会議で配布する資料のデータファイルに基づき前記画像形成手段により用紙に画像形成することを特徴とする請求項１又は２に記載の会議情報処理装置。
4. 前記会議情報処理装置は、会議で配布する資料を記憶する記憶手段と、
   該資料をユーザが会議で使用する端末装置に送信する送信手段と、を有し、
   前記会議管理手段は、ユーザが出席する会議を選択した後に、該会議で配布する資料のデータファイルを前記端末装置に送信させることを特徴とする請求項１又は２に記載の会議情報処理装置。

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