JP4398295B2 - 印刷管理方法及び印刷管理システム - Google Patents

Description

本発明は、印刷の実行に関する予約を受け付けて、その予約に従って印刷を実行するための印刷管理方法及び印刷管理システムに関する。

会議で印刷物を用いて発表を行う場合、出席者に配布する印刷物は、会議の開始に間に合うように印刷する必要がある。従来、このような場合には、発表者がオフィスのプリンタで印刷した印刷物を、会議室に持ち込むことが一般的である。

一方、印刷に関しては、所望の印刷データをプリントサーバに送信して印刷予約し、任意のプリンタから印刷出力させるシステムが開示されている。（例えば、特許文献１参照。）。この特許文献１には、印刷予約した印刷データについて、プリンタの入力部から識別情報を入力することにより、任意の時間に任意のプリンタから印刷出力するシステムが開示されている。
特開２００１−２４９７８３号公報（第４−７頁）

しかし、会議で必要な部数すべてをオフィスで印刷する場合、会議室がオフィスから離れた場所に設けられている場合には、多くの印刷物を離れた場所に設けられた会議室まで運ばなくてはならなくなり、効率的でない。

一方、会議室には、プリンタ機能やコピー機能を有する複合機が設置されている場合もあり、この複合機を用いて直接、印刷させることもできる。しかし、印刷物の出力時に立ち会わないと、印刷物が紛失したり、内容が盗み見されたりするおそれがあり、オフィスのパソコンから会議室の複合機に印刷要求を行うのは実際的でない。このため、会議室にネットワークに接続された複合機が設置されていても、事前に準備された印刷物をコピーするために用いられる場合が多く、プリンタ機能はあまり利用されていない状況にある。また、事前に準備された印刷物をコピーする場合も、会議の開始までに必要な部数を準備する必要があるため、会議の開始前に会議室に行ってコピー作業をする必要があり、効率的でない。

また、特許文献１に記載のシステムのように、印刷時に識別情報を入力してプリントサーバから印刷データを取得して印刷出力する場合も、会議の出席者が多く印刷部数が多い場合や一部あたりの枚数が多い場合には、印刷物を入手できるまでに時間がかかる。

本発明は、上記問題点を解決するためになされたものであり、その目的は、会議で用いられる印刷物を効率的に準備するための印刷管理方法及び印刷管理システムを提供するこ
とにある。

上記問題点を解決するために、請求項１に記載の発明は、ユーザ端末に接続され、会議室識別子及び使用開始時刻を含む会議室予約情報を記録する会議室予約情報記憶手段を備えた会議室予約システム、前記ユーザ端末に接続され、会議室と画像形成装置とを関連付けるための設置データを記録する設置データ記憶部と印刷予約情報記憶手段とを備えた印刷管理サーバ、及び文書データ記憶手段を備えた文書保管サーバと、格納された出力用紙を取り出し可能な状態又は取り出し不可能な状態に制御することが可能な出力用紙格納手段を備えた画像形成装置とを用いて、会議において使用する資料の印刷を管理する方法であって、前記会議室予約システムが、前記ユーザ端末から受信した会議室識別子及び使用開始時刻を含む会議室予約要求データに応じて会議室の予約が可能かどうかについて調べ、会議室の予約が可能な場合には、個人認証キーを付与し、この個人認証キーに関連付けて会議室予約要求データを仮登録し、前記ユーザ端末に前記個人認証キーを通知し、印刷予約可能通知を受信した場合又は印刷予約を行わずに会議室を予約する場合、仮予約した会議室予約要求データの会議室識別子及び使用開始時刻を含む会議室予約情報を前記会議室予約情報記憶手段に記録する会議室予約段階と、前記会議室予約システムが、前記ユーザ端末を介して、会議室の前記会議室識別子、前記使用開始時刻及び前記個人認証キーに関するデータを含む印刷予約要求データを前記印刷管理サーバに提供する予約情報提供段階と、前記印刷管理サーバが、前記印刷予約要求データの会議室識別子に関連付けられた画像形成装置を前記設置データを用いて特定し、前記印刷予約要求データの使用開始時刻に基づく予約出力時刻を算出し、文書データの指定とに基づいて、前記予約された会議室に関連付けられた画像形成装置に対して前記個人認証キー及び前記予約出力時刻を関連付けた印刷予約情報を前記印刷予約情報記憶手段に記録する印刷予約段階と、前記印刷管理サーバが、前記使用開始時刻に基づく予約出力時刻になると、前記指定された文書データを前記文書保管サーバから抽出して、その文書データについての印刷指示を前記画像形成装置に送信する印刷指示段階とを備え、前記画像形成装置が、前記印刷管理サーバから取得した個人認証キーを記憶し、前記画像形成装置が、前記印刷指示に基づいて印刷処理を実行し、印刷処理による出力用紙を前記記憶した個人認証キーに関連付けられた前記用紙格納手段に出力し、前記画像形成装置が、ユーザによる個人認証キーの入力を受け入れて、前記印刷管理サーバから受信した個人認証キーと、ユーザにより入力された個人認証キーとを照合し、その照合結果に基づいて、前記出力用紙格納手段を、前記出力用紙を取り出し可能な状態に制御することを要旨とする。

請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の印刷管理方法において、前記会議室予約システムが、前記個人認証キーを含む会議室予約情報の変更要求を受け付けて、前記会議室予約情報記憶手段に記録された会議室予約情報を更新する段階と、前記会議室予約システムが、会議室の予約変更が可能な場合、前記個人認証キー、変更後の会議室識別子及び変更後の使用開始時刻に関するデータを含む印刷予約変更要求データを前記印刷管理サーバに提供する段階と、前記印刷管理サーバが、前記印刷予約変更要求データを受信し、印刷可能な場合には、前記印刷予約情報記憶手段に記録された印刷予約情報を更新する段階とをさらに備えたことを要旨とする。

請求項３に記載の発明は、請求項１又は２に記載の印刷管理方法において、前記印刷予約段階は、前記印刷予約要求データの会議室識別子から特定された画像形成装置に対してトナー残量や用紙残量を含む問い合わせデータを送信し、この画像形成装置から問い合わせ結果データを用いて、既に予約登録された印刷予約データに基づいて印刷を行った上で、さらに、印刷予約要求に基づいて印刷できるかどうかについて調べ、トナー残量や用紙残量に関しては、在庫や供給が予定されているトナーや用紙を用いてもトナー不足や用紙不足が発生する場合に限り、印刷不可能であると判定し、印刷可能な場合に印刷予約情報を前記印刷予約情報記憶手段に記憶し、印刷不可能な場合には、印刷予約を行えない旨の通知を行うことを要旨とする。

請求項４に記載の発明は、ユーザ端末に接続され、会議室識別子及び使用開始時刻を含む会議室予約情報を記録する会議室予約情報記憶手段を備えた会議室予約システム、前記ユーザ端末に接続され、会議室と画像形成装置とを関連付けるための設置データを記録する設置データ記憶部と印刷予約情報記憶手段とを備えた印刷管理サーバ、及び文書データ記憶手段を備えた文書保管サーバと、格納された出力用紙を取り出し可能な状態又は取り出し不可能な状態に制御することが可能な出力用紙格納手段を備えた画像形成装置とを用いて、会議において使用する資料の印刷を管理する印刷管理システムであって、前記会議
室予約システムが、前記ユーザ端末から受信した会議室識別子及び使用開始時刻を含む会議室予約要求データに応じて会議室の予約が可能かどうかについて調べ、会議室の予約が可能な場合には、個人認証キーを付与し、この個人認証キーに関連付けて会議室予約要求データを仮登録し、前記ユーザ端末に前記個人認証キーを通知し、印刷予約可能通知を受信した場合又は印刷予約を行わずに会議室を予約する場合、仮予約した会議室予約要求データの会議室識別子及び使用開始時刻を含む会議室予約情報を前記会議室予約情報記憶手段に記録する会議室予約手段と、前記会議室予約システムが、前記ユーザ端末を介して、会議室の前記会議室識別子、前記使用開始時刻及び前記個人認証キーに関するデータを含む印刷予約要求データを前記印刷管理サーバに提供する予約情報提供手段と、前記印刷管理サーバが、前記印刷予約要求データの会議室識別子に関連付けられた画像形成装置を前記設置データを用いて特定し、前記印刷予約要求データの使用開始時刻に基づく予約出力時刻を算出し、文書データの指定とに基づいて、前記予約された会議室に関連付けられた画像形成装置に対して前記個人認証キー及び前記予約出力時刻を関連付けた印刷予約情報を前記印刷予約情報記憶手段に記録する印刷予約手段と、前記印刷管理サーバが、前記使用開始時刻に基づく予約出力時刻になると、前記指定された文書データを前記文書保管サーバから抽出して、その文書データについての印刷指示を前記画像形成装置に送信する印刷指示手段とを備え、前記画像形成装置が、前記印刷管理サーバから取得した個人認証キーを記憶する手段と、前記画像形成装置が、前記印刷指示に基づいて印刷処理を実行し、印刷処理による出力用紙を前記記憶した個人認証キーに関連付けられた前記用紙格納手段に出力する手段と、前記画像形成装置が、ユーザによる個人認証キーの入力を受け入れて、前記印刷管理サーバから受信した個人認証キーと、ユーザにより入力された個人認証キーとを照合し、その照合結果に基づいて、前記出力用紙格納手段を、前記出力用紙を取り出し可能な状態に制御する手段とを備えたことを要旨とする。

請求項５に記載の発明は、請求項４に記載の印刷管理システムにおいて、前記会議室予約システムが、前記個人認証キーを含む会議室予約情報の変更要求を受け付けて、前記会議室予約情報記憶手段に記録された会議室予約情報を更新する手段と、前記会議室予約システムが、会議室の予約変更が可能な場合、前記個人認証キー、変更後の会議室識別子及び変更後の使用開始時刻に関するデータを含む印刷予約変更要求データを前記印刷管理サーバに提供する手段と、前記印刷管理サーバが、前記印刷予約変更要求データを受信し、印刷可能な場合には、前記印刷予約情報記憶手段に記録された印刷予約情報を更新する手段とをさらに備えたことをさらに備えたことを要旨とする。

請求項６に記載の発明は、請求項４又は５に記載の印刷管理システムにおいて、前記印刷予約手段は、前記印刷予約要求データの会議室識別子から特定された画像形成装置に対してトナー残量や用紙残量を含む問い合わせデータを送信し、この画像形成装置から問い合わせ結果データを用いて、既に予約登録された印刷予約データに基づいて印刷を行った上で、さらに、印刷予約要求に基づいて印刷できるかどうかについて調べ、トナー残量や用紙残量に関しては、在庫や供給が予定されているトナーや用紙を用いてもトナー不足や用紙不足が発生する場合に限り、印刷不可能であると判定し、印刷可能な場合に印刷予約
情報を前記印刷予約情報記憶手段に記録し、印刷不可能な場合には、印刷予約を行えない旨の通知を行うことを要旨とする。

（作用）
本発明によれば、予約された会議室に関連付けられた画像形成装置で、使用開始時刻に基づいて印刷を実行できる。従って、例えば、会議室内又は会議室の付近に設置された画像形成装置を用いて、会議の開始に間に合うように、必要な印刷物を用意することが可能となる。これにより、会議で用いられる印刷物を効率的に準備することができる。

本発明によれば、ユーザが会議室の予約の変更のための操作を行うと、印刷の予約についても自動的に変更される。従って、ユーザの操作を簡略化でき、利便性がよくなるとともに、ユーザの操作による印刷予約の変更漏れを防止できる。

本発明によれば、予約された会議室に対応する画像形成装置４０で印刷可能な場合にのみ、印刷予約を行うことができるとともに、印刷不可能な場合には、その旨を通知できる。従って、印刷不可能な場合、ユーザは、他の画像形成装置を用いて印刷することにより、印刷物を準備できる。また、印刷可能な画像形成装置を用いることができる会議室に、会議室の予約を変更することも可能となる。これにより、会議において必要な印刷物が用意できないという事態の発生を防止できる。

本発明によれば、正当なユーザのみに、出力用紙を提供できる。従って、出力用紙が紛失したり、他人に盗み見されたりすることを防止できる。
本発明によれば、予め印刷を行って出力用紙格納手段に出力しておき、正当なユーザのみに出力用紙を提供できる。従って、出力用紙が紛失したり、他人に盗み見されたりする
ことを防止できるとともに、ユーザは待たされることなく出力用紙を入手できる。

本発明によれば、会議で用いる印刷物を効率的に準備できる。

以下、本発明を具体化した一実施形態を図１〜図７に従って説明する。本実施形態では、会議で用いる資料を印刷する場合に、予約された会議室内又はその会議室の付近に設置された画像形成装置を用いて、効率的に印刷を行うための印刷管理方法及び印刷管理システムとして説明する。なお、ここでは、「会議」とは、複数の者が集まって行う会合のことをいうものとし、特定の者が発表を行う場合と、参加者が議論を行う場合のいずれも含むものとする。そして、「会議室」とは、会議が開催される場所のことをいうものとする。

図１に示すように、会議室予約・資料印刷連携システム２０は、イントラネット６０を介して、会議室に設置された画像形成装置４０、及び、オフィス内のユーザ端末５０に接続されている。

ユーザ端末５０は、ユーザが使用するコンピュータ端末である。ユーザ端末５０は、図示しない制御手段（ＣＰＵ）、記憶手段（ＲＡＭ、ＲＯＭ、ハードディスク等）の他、キーボード、マウス等の入力手段、ディスプレイ等の出力手段、モデム等の通信手段等を有する。印刷された資料を用いて会議で発表するユーザは、このユーザ端末５０を用いて、
会議室予約や、印刷する文書データの登録及び印刷部数等の印刷条件に関する登録を行う。

画像形成装置４０は、画像形成装置本体４１と出力用紙格納手段としての文書保管ラック４２とから構成される。画像形成装置本体４１は、少なくとも印刷機能を有する一般的な画像形成装置である。従って、画像形成装置４０は、図示しない印刷手段（プリンタエンジン）、制御手段（ＣＰＵ）、記憶手段（ＲＡＭ、ＲＯＭ等）、通信手段、表示手段、入力手段等を備えている。そして、画像形成装置本体４１は、通信手段によりイントラネット６０に接続されている。この画像形成装置本体４１において印刷された出力用紙は、文書保管ラック４２内に出力される。

文書保管ラック４２は、出力用紙を格納する格納手段と、制御手段（ＣＰＵ）、記憶手段（ＲＡＭ、ＲＯＭ等）、通信手段、表示手段、入力手段等を含む認証管理手段とを備えている。そして、この認証管理手段は、通信手段により画像形成装置本体４１と接続されている。格納手段に格納された出力用紙は、通常の状態では取り出し不可能となっており、ユーザにより入力された個人認証キーを用いて認証管理手段が認証処理を行い、ユーザが認証された場合に限り、格納手段に格納された出力用紙を取り出し可能にする。

会議室予約・資料印刷連携システム２０は、会議室予約システム２１、印刷管理サーバ２２、文書保管サーバ２３、及び認証サーバ２４を備えている。
会議室予約システム２１は、会議室の予約の管理を行うためのシステムである。会議室予約システム２１は、会議室の予約管理のための処理を実行する会議室予約サーバを備えている。この会議室予約サーバは、図示しないＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ等を有し、後述する処理（特許請求の範囲に記載の会議室予約段階、予約情報提供段階等を含む処理）を行う。このため、会議室予約サーバは、会議室予約手段、予約情報提供手段等を備える。

会議室予約システム２１は、会議室の予約に関するデータを記録する会議室予約情報記憶手段としての会議室予約データ記憶部３１を備えている。
会議室予約データ記憶部３１には、図２に示すように、会議毎に、会議室の予約に関する会議室予約データ３１０が記録される。この会議室予約データ３１０は、ユーザ端末５０から、会議室の予約登録のための入力が行われた場合に、入力された情報に基づいて記録される。会議室予約データ３１０は、会議室識別子、使用開始時刻、使用終了時刻、ユーザ識別子及び個人認証キーに関するデータを含んで構成されている。

会議室識別子データ領域には、会議室を特定するための識別子に関するデータが記録される。
使用開始時刻データ領域には、その会議室の使用を開始する時刻（年月日時分）に関するデータが記録される。

使用終了時刻データ領域には、その会議室の使用を終了する時刻（年月日時分）に関するデータが記録される。
ユーザ識別子データ領域には、その会議室を予約したユーザを特定するためのユーザ識別子に関するデータが記録される。

個人認証キーデータ領域には、会議室予約システム２１が付与する個人認証キーに関するデータが記録される。この個人認証キーは、出力用紙を文書保管ラック４２から取り出す場合等に使用される。

印刷管理サーバ２２は、印刷の予約の管理を行い、印刷予約情報に従って、画像形成装置４０に印刷指示を行う。この印刷管理サーバ２２は、図示しないＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯ
Ｍ等を有し、後述する処理（特許請求の範囲に記載の印刷予約段階、印刷指示段階、照合段階等を含む処理）を行う。このため、印刷管理サーバ２２は、印刷予約手段、印刷指示手段等を備える。

この印刷管理サーバ２２は、会議室と画像形成装置とを関連付けるためのデータを記録する設置データ記憶部３２と、印刷の予約に関するデータを記録する印刷予約情報記憶手段としての印刷予約データ記憶部３３とを備えている。

設置データ記憶部３２には、図３に示すように、画像形成装置毎に、画像形成装置と会議室との関連付けに関する設置データ３２０が記録されている。この設置データ３２０は、会議室内に画像形成装置４０が設置された場合に、その画像形成装置４０について行われた登録入力に基づいて記録される。なお、画像形成装置４０は会議室内のみならず、会議室に対応した近辺に設置されてもよい。設置データ３２０は、会議室識別子及び画像形成装置識別子に関するデータを含んで構成されている。

会議室識別子データ領域には、会議室を特定するための識別子に関するデータが記録される。
画像形成装置識別子データ領域には、画像形成装置を特定するための識別子に関するデータが記録される。

印刷予約データ記憶部３３には、図４に示すように、印刷予約毎に、印刷予約データ３３０が記録される。この印刷予約データ３３０は、会議室の予約登録が行われた場合であって、その会議で用いられる資料の文書データが指定された場合に、会議室予約システム２１から受信したデータ及び文書データの指定に関するデータ等に基づいて記録される。印刷予約データ３３０は、個人認証キー、画像形成装置識別子、予約出力時刻、文書識別子、部数及び出力条件に関するデータを含んで構成されている。

個人認証キーデータ領域には、会議室予約システム２１により付与された個人認証キーに関するデータが記録される。
画像形成装置識別子データ領域には、画像形成装置を特定するための識別子に関するデータが記録される。

予約出力時刻データ領域には、予約された印刷された用紙の出力時刻に関するデータが記録される。
文書識別子データ領域には、印刷が予約された文書データを特定するための識別子に関するデータが記録される。

部数データ領域には、出力する印刷物の部数に関するデータが記録される。
出力条件データ領域には、片面印刷又は両面印刷の別や、Ｎアップ印刷等についての出力条件に関するデータが記録される。

文書保管サーバ２３は、文書データを保管するためのサーバである。この文書保管サーバ２３は、図示しないＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ等を有している。この文書保管サーバ２３は、文書データを記録する文書データ記憶手段としての文書データ記憶部３４を備えている。

文書データ記憶部３４には、印刷する文書データが記録される。この文書データは、本実施形態では、印刷予約の際に、ユーザ端末５０から文書保管サーバ２３に送信され、文書データ記憶部３４に記録される。なお、印刷予約の時までに、文書データを文書データ記憶部３４に記録しておいてもよい。

認証サーバ２４は、会議室予約・資料印刷連携システム２０と外部の端末との間でデータの送受信を行う場合に、認証処理を行うためのサーバである。従って、会議室予約・資料印刷連携システム２０と画像形成装置４０又はユーザ端末５０との間でデータの送受信を行う場合には、この認証サーバ２４を介してデータが送受信されることとなる。この認証サーバ２４は、図示しないＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ等を有している。

上記のように構成されたシステムにおいて、会議室の予約と、その会議で配布する資料の印刷の予約とを連動させ、会議で必要な資料を、会議の開始時刻にあわせて印刷する場合の処理手順を図５〜図７を用いて説明する。ここでは、予約登録処理（図５）と、予約変更処理（図６）と、出力処理（図７）とに分けて説明する。

（予約登録処理）
まず、予約登録処理について、図５を用いて説明する。
図５に示すように、ユーザはユーザ端末５０を用いて、会議室予約システム２１に会議室予約要求を行う（ステップＳ１−１）。具体的には、まず、ユーザは、ユーザ端末５０を用いて、会議室予約システム２１にアクセスし、会議室予約画面の表示要求を行う。これに応じて、会議室予約システム２１は、会議室予約画面を表示するためのデータをユーザ端末５０に送信する。この会議室予約画面では、会議室識別子、使用開始時刻、使用終了時刻及び予約を行うユーザのユーザ識別子に関する情報の入力が行われる。ユーザが、この会議室予約画面にて、会議室識別子、使用開始時刻、使用終了時刻及びユーザ識別子に関する情報を入力して、送信要求を行うと、ユーザ端末５０は、これらの情報を含む会議室予約要求データを会議室予約システム２１に送信する。

この会議室予約要求データを受信した会議室予約システム２１は、まず、要求された条件で会議室の予約が可能かどうかについて調べる（ステップＳ１−２）。具体的には、会議室予約システム２１は、まず、会議室予約要求データに含まれる会議室識別子を用いて、会議室予約データ記憶部３１を検索する。そして、会議室予約データ３１０が抽出された場合、その会議室予約データ３１０の使用開始時刻及び使用終了時刻と、会議室予約要求データ中の使用開始時刻及び使用終了時刻とを照合し、予約しようとする時間帯に他の予約が入っていないかどうかを調べる。ここで、予約しようとする会議室について、予約しようとする時間帯に他の予約が入っている場合には、会議室の予約が不可能となる。この場合（ステップＳ１−２においてＮＯの場合）、会議室予約システム２１は、予約が不可能である旨を通知する画面を表示するためのデータをユーザ端末５０に送信する（ステップＳ１−１５）。

一方、会議室の予約が可能な場合（ステップＳ１−２においてＹＥＳの場合）、会議室予約システム２１は、個人認証キーを付与し（ステップＳ１−３）、会議室予約の仮登録を行う（ステップＳ１−４）。具体的には、会議室予約システム２１は、個人認証キーに関連付けて、会議室予約要求データを会議室予約システム２１の記憶部（図示せず）に記録する。

そして、会議室予約システム２１は、個人認証キーをユーザ端末５０に通知する（ステップＳ１−５）。本実施形態では、会議室予約システム２１は、個人認証キーを表示する個人認証キー通知画面をユーザ端末５０に送信する。ユーザは、この個人認証キーを確認する。

本実施形態では、会議室予約要求に引き続いて印刷予約要求を行う（ステップＳ１−６）。具体的には、個人認証キー通知画面上で、印刷予約画面の表示要求が行えるようになっており、これにより、ユーザは、印刷予約画面の表示要求を行う。これにより、ユーザ
端末５０は、印刷管理サーバ２２に印刷予約画面の表示要求データを送信する。この印刷予約画面の表示要求データには、個人認証キー、会議室識別子及び使用開始時刻に関するデータが含まれる。この印刷予約画面の表示要求データを受信した印刷管理サーバ２２は、印刷予約画面を表示するためのデータをユーザ端末５０に送信する。このデータには、個人認証キー、会議室識別子及び使用開始時刻に関するデータが含まれる。このデータに基づいて、ユーザ端末５０に印刷予約画面が表示される。

この印刷予約画面では、部数及び出力条件の入力を行うとともに、印刷対象の文書データを添付する。なお、予め文書保管サーバ２３に保管されている文書データを用いる場合は、この印刷予約画面において、文書保管サーバ２３に保管されている文書データを特定することにより、印刷対象の文書データの所在を示すパス及びファイル名が特定される。

ユーザがこの印刷予約画面において、部数及び出力条件を入力して、印刷対象の文書データを添付して送信要求を行うと、ユーザ端末５０は、印刷予約要求データを印刷管理サーバ２２に送信する。この印刷予約要求データには、部数及び出力条件に関するデータの他、個人認証キー、会議室識別子及び使用開始時刻に関するデータが含まれる。従って、会議室予約システム２１から、会議室識別子及び使用開始時刻に関するデータが印刷管理サーバ２２に提供されることとなる。さらに、この印刷予約要求データには、印刷対象の文書データが添付される。なお、予め文書保管サーバ２３に保管されている文書データを用いる場合は、印刷予約要求データ中に、印刷対象の文書データの所在を示すパス及びファイル名により構成される文書識別子に関するデータが含まれる。

この印刷予約要求データを受信した印刷管理サーバ２２は、まず、使用される画像形成装置４０を特定する（ステップＳ１−７）。具体的には、印刷管理サーバ２２は、印刷予約要求データに含まれる会議室識別子に基づいて設置データ記憶部３２を検索し、画像形成装置識別子を抽出する。

次に、印刷管理サーバ２２は、特定された画像形成装置４０の状態を確認する（ステップＳ１−８）。具体的には、印刷管理サーバ２２は、特定された画像形成装置４０に状態に関する問い合わせデータを送信する。この問い合わせデータを受信した画像形成装置４０は、トナー残量や用紙残量、装置の故障等に関する問い合わせ結果データを印刷管理サーバ２２に送信する。

この問い合わせ結果データを受信した印刷管理サーバ２２は、この問い合わせ結果データに基づいて、印刷可否判定処理を行う（ステップＳ１−９）。具体的には、まず、トナー残量や用紙残量に関するデータと、印刷予約データ記憶部３３に記録された印刷予約データ３３０とに基づいて、既に予約登録された印刷予約データに基づいて印刷を行った上で、さらに、印刷予約要求に基づいて印刷できるかどうかについて調べる。なお、トナーや用紙について在庫がある場合や、供給が確実な場合には、これらのトナーや用紙も使用できるものとして、今回の印刷予約要求に基づいて印刷できるかどうかを調べる。具体的には、在庫量に関するデータや供給予定に関するデータを用いて、今回の印刷予約要求に基づく印刷可否を判断する。従って、トナー残量や用紙残量に関しては、在庫や供給が予定されているトナーや用紙を用いてもトナー不足や用紙不足が発生する場合に限り、印刷不可能であると判定する。一方、装置が故障している旨の問い合わせ結果データを受信した場合は、本実施形態では、印刷管理サーバ２２は、印刷不可能であると判定する。

印刷可能である場合（ステップＳ１−１０においてＹＥＳの場合）、印刷管理サーバ２２は、印刷予約要求データに基づいて、印刷予約データ３３０を印刷予約データ記憶部３３に記録する（ステップＳ１−１１）。具体的には、まず、印刷予約要求データに含まれる個人認証キー、文書識別子、部数及び出力条件を記録する。また、印刷予約要求データ
の開始予定時刻や、部数、出力条件、文書データのデータ量等に基づいて、印刷指示を行う予約出力時刻を算出し、記録する。ここで、予約出力時刻は、使用開始時刻から所定時間前（例えば、５分前）に出力が完了するように印刷指示を行う時刻とする。また、会議室識別子に基づいて特定された画像形成装置識別子を記録する。

そして、印刷管理サーバ２２は、印刷予約可能通知を会議室予約システム２１に送信する（ステップＳ１−１２）。これを受信した会議室予約システム２１は、仮登録した個人認証キー及び会議室予約要求データに基づいて、会議室予約データ３１０を会議室予約データ記憶部３１に記録する（ステップＳ１−１３）。これにより、会議室予約が確定される。そして、会議室予約システム２１は、予約結果を通知するデータをユーザ端末５０に送信する（ステップＳ１−１４）。

なお、印刷不可能である場合（ステップＳ１−１０においてＮＯの場合）、印刷管理サーバ２２は、印刷不可通知をユーザ端末５０に送信する（ステップＳ１−１６）。この印刷不可通知を受信したユーザは、別の会議室を予約するか、印刷予約を行わずに会議室を予約するかについての選択を行う。別の会議室を予約する場合は、会議室予約データ３１０及び印刷予約データ３３０の登録を行わない。一方、印刷予約を行わずに会議室を予約する場合、会議室予約システム２１は、仮登録した個人認証キー及び会議室予約要求データに基づいて、会議室予約データ３１０を会議室予約データ記憶部３１に記録する。

このように印刷不可能である場合、さらに、印刷管理サーバ２２は、印刷不可能である旨とその原因とを電子メール等により、画像形成装置４０の管理者に通知する。
以上の処理により、会議室の予約が登録されるとともに、印刷の予約が登録される。

（予約変更処理）
次に、予約変更処理について説明する。会議室の予約登録を行ったユーザが会議室の変更を希望する場合、ユーザは、会議室予約システム２１に対し、会議室の予約変更要求を行う。この予約変更要求により、以下の処理に従って、会議室の予約変更が行われるとともに、印刷予約が変更される。この処理を図６を用いて説明する。

図６に示すように、ユーザはユーザ端末５０を用いて、会議室予約システム２１に会議室予約変更要求を行う（ステップＳ２−１）。具体的には、まず、ユーザは、ユーザ端末５０により会議室予約システム２１にアクセスし、個人認証キーにより会議室予約変更画面の表示要求を行う。これに応じて、会議室予約システム２１は、会議室予約変更画面を表示するためのデータをユーザ端末５０に送信する。この会議室予約変更画面では、個人認証キーによって会議室予約データ記憶部３１から抽出された、会議室識別子、使用開始時刻、使用終了時刻及びユーザ識別子に関する情報が表示される。ユーザが、この会議室予約変更画面にて、会議室識別子、使用開始時刻又は使用終了時刻を変更入力して、送信要求を行うと、ユーザ端末５０は、個人認証キーと、変更後の情報とを含む会議室予約変更要求データを会議室予約システム２１に送信する。

この会議室予約変更要求データを受信した会議室予約システム２１は、受信した会議室予約変更要求データを会議室予約システム２１の記憶部（図示せず）に記録する。そして、会議室予約システム２１は、要求された条件で会議室の予約が可能かどうかについて調べる（ステップＳ２−２）。具体的には、会議室予約システム２１は、まず、会議室予約変更要求データに含まれる変更後の会議室識別子を用いて、会議室予約データ記憶部３１を検索する。そして、会議室予約データ３１０が抽出された場合、その会議室予約データ３１０の使用開始時刻及び使用終了時刻と、会議室予約変更要求データ中の変更後の使用開始時刻及び使用終了時刻とを照合し、予約変更しようとする時間帯に他の予約が入っていないかどうかを調べる。ここで、変更後の会議室について、変更後の時間帯に他の予約
が入っている場合には、会議室の予約変更が不可能となる。この場合（ステップＳ２−２においてＮＯの場合）、会議室予約システム２１は、予約変更が不可能である旨を通知する画面を表示するためのデータをユーザ端末５０に送信する（ステップＳ２−１２）。

一方、会議室の予約変更が可能な場合（ステップＳ２−２においてＹＥＳの場合）、会議室予約システム２１は、印刷予約変更要求データを印刷管理サーバ２２に送信する（ステップＳ２−３）。この印刷予約変更要求データには、個人認証キー、会議室識別子及び使用開始時刻に関するデータが含まれる。

この印刷予約変更要求データを受信した印刷管理サーバ２２は、まず、変更後の画像形成装置４０を特定する（ステップＳ２−４）。具体的には、印刷管理サーバ２２は、印刷予約変更要求データに含まれる会議室識別子に基づいて設置データ記憶部３２を検索し、画像形成装置識別子を抽出する。

次に、印刷管理サーバ２２は、特定された画像形成装置４０の状態を確認する（ステップＳ２−５）。具体的には、印刷管理サーバ２２は、特定された画像形成装置４０に状態に関する問い合わせデータを送信する。この問い合わせデータを受信した画像形成装置４０は、トナー残量や用紙残量、装置の故障等に関する問い合わせ結果データを印刷管理サーバ２２に送信する。

この問い合わせ結果データを受信した印刷管理サーバ２２は、この問い合わせ結果データに基づいて、印刷可否判定処理を行う（ステップＳ２−６）。具体的には、まず、トナー残量や用紙残量に関するデータと、印刷予約データ記憶部３３に記録された印刷予約データ３３０とに基づいて、既に予約登録された印刷予約データに基づいて印刷を行った上で、さらに、印刷予約要求に基づいて印刷できるかどうかについて調べる。なお、トナーや用紙について在庫がある場合や、供給が確実な場合には、これらのトナーや用紙も使用できるものとして、今回の印刷予約要求に基づいて印刷できるかどうかを調べる。具体的な判定の方法については、上記の予約登録の場合と同様に行う。また、変更前の会議室と同じ在庫を用いることができる場合には、印刷可能であると判定する。一方、装置が故障している旨の問い合わせ結果データを受信した場合は、本実施形態では、印刷管理サーバ２２は、印刷不可能であると判定する。

印刷可能な場合（ステップＳ２−７においてＹＥＳの場合）、印刷管理サーバ２２は、印刷予約変更要求データに基づいて、印刷予約データ３３０を更新する（ステップＳ２−８）。具体的には、まず、印刷予約変更要求データに含まれる個人認証キーに基づいて、印刷予約データ３３０を抽出し、画像形成装置識別子及び予約出力時刻を更新する。ここで、画像形成装置識別子は、印刷予約変更要求データの会議室識別子に基づいて特定されたものを用いる。また、予約出力時刻については、印刷予約変更要求データの開始予定時刻に基づいて、上記の予約登録処理の場合と同様にして算出する。

そして、印刷管理サーバ２２は、印刷予約変更可能通知を会議室予約システム２１に送信する（ステップＳ２−９）。これを受信した会議室予約システム２１は、上記のように記録した会議室予約変更要求データに基づいて、会議室予約データ３１０を更新する（ステップＳ２−１０）。そして、会議室予約システム２１は、予約変更結果を通知するデータをユーザ端末５０に送信する（ステップＳ２−１１）。

なお、印刷不可能である場合（ステップＳ２−７においてＮＯの場合）、印刷管理サーバ２２は、印刷不可通知をユーザ端末５０に送信する（ステップＳ２−１３）。この印刷不可通知を受信したユーザは、別の会議室に変更するか、会議室の予約変更を行わないか、印刷予約登録を行わずに会議室を予約変更するかについての選択を行う。別の会議室に
変更する場合、及び、会議室の予約変更を行わない場合は、会議室予約データの更新及び印刷予約データの更新を行わない。そして、別の会議室に変更する場合は、上記ステップＳ２−１から、再度処理を行うこととなる。一方、登録を行わずに会議室を予約変更する場合、ユーザ端末５０からの指示に基づいて、会議室予約システム２１が会議室予約データを更新するとともに、印刷管理サーバ２２が印刷予約データを削除する。

このように印刷不可能である場合、さらに、印刷管理サーバ２２は、印刷不可能である旨とその原因とを電子メール等により、画像形成装置４０の管理者に通知する。
以上の処理により、会議室の予約が変更されるとともに、印刷の予約が変更される。

なお、会議室の予約をキャンセルする場合には、ユーザは、ユーザ端末５０により、個人認証キーを用いて、キャンセルの旨を入力する。これにより、ユーザ端末５０から個人認証キーとキャンセルの旨を示すデータが会議室予約システム２１に送信される。このデータを受信した会議室予約システム２１は、個人認証キーにより会議室予約データ３１０を特定し、削除する。さらに、会議室予約システム２１は、個人認証キーとキャンセルの旨を示すデータを印刷管理サーバ２２に送信する。これを受信した印刷管理サーバ２２は、個人認証キーにより印刷予約データ３３０を特定し、削除する。

これにより、会議室の予約がキャンセルされるとともに、印刷の予約がキャンセルされる。
（出力処理）
次に、出力処理について説明する。本実施形態では、会議室の使用開始時刻前に印刷を行い、会議室の使用開始時刻には、文書保管ラック４２から印刷文書を取り出すことができるようにする。この処理を図７を用いて説明する。

図７に示すように、印刷管理サーバ２２は、印刷予約データ３３０の予約出力時刻に基づいて、その予約出力時刻になると、印刷予約データ３３０を抽出する（ステップＳ３−１）。そして、印刷管理サーバ２２は、この印刷予約データ３３０の文書識別子に基づいて、文書保管サーバ２３から文書データを抽出する（ステップＳ３−２）。そして、印刷管理サーバ２２は、この文書データについての印刷指示データを画像形成装置４０に送信する（ステップＳ３−３）。この印刷指示データには、印刷予約データ３３０の部数や出力条件に関するデータに基づく印刷条件の指定に関するデータと認証情報としての個人認証キーとが含まれる。

この印刷指示データを受信した画像形成装置４０は、個人認証キーを記録し（ステップＳ３−４）、この印刷指示データに基づいて印刷処理を実行する（ステップＳ３−５）。この印刷処理印刷された印刷された用紙は、文書保管ラック４２内に出力される。そして、画像形成装置４０は、文書保管ラック４２内で出力用紙を保管する（ステップＳ３−６）。

一方、会議室の予約及び印刷予約を行ったユーザは、会議室に行くと、文書保管ラック４２の入力部から個人認証キーを入力する。画像形成装置４０は、この個人認証キーの入力を受け付けると（ステップＳ３−７）、記録されている個人認証キーと照合することにより、認証処理を行う（ステップＳ３−８）。認証された場合（ステップＳ３−８においてＹＥＳの場合）、画像形成装置４０は、文書保管ラック４２から出力用紙を取り出し可能にする（ステップＳ３−９）。これにより、ユーザは、文書保管ラック４２から出力用紙を取り出すことが可能となる。なお、認証処理の結果、認証されなかった場合（ステップＳ３−８においてＮＯの場合）、画像形成装置４０は、ステップＳ３−７の処理の前に戻り、再度、個人認証キーが入力されるのを待つ。

以上、本実施形態によれば、以下に示す効果を得ることができる。
・ 上記実施形態では、会議室予約システム２１が、会議室識別子及び使用開始時刻を含む会議室の予約情報を仮登録し、会議室識別子及び使用開始時刻に関するデータを含む会議室の予約に関するデータを印刷管理サーバ２２に提供する。そして、印刷管理サーバ２２が、提供された会議室の予約に関するデータと、文書データの指定とに基づいて、予約された会議室に関連付けられた画像形成装置４０についての印刷予約に関する印刷予約データ３３０を印刷予約データ記憶部３３に記録する。そして、印刷管理サーバ２２が、使用開始時刻に基づいて算出されて記録された予約出力時刻に基づいて、指定された文書データを文書保管サーバ２３から抽出して、その文書データについての印刷指示データを画像形成装置４０に送信する。そして、その画像形成装置４０が、印刷指示データに基づいて印刷処理を実行する。このため、予約された会議室に関連付けられた画像形成装置４０で、使用開始時刻に基づいて印刷を実行できる。従って、会議室内又は会議室の付近に設置された画像形成装置４０を用いて、会議の開始に間に合うように、必要な印刷物を用意することが可能となる。これにより、会議で用いられる印刷物を効率的に準備することができる。

・ 上記実施形態では、印刷管理サーバ２２は、会議室の使用開始時刻から所定時間前に出力が完了するようにして算出した予約出力時刻に、印刷指示を行う。このため、会議で使用される印刷物を、その会議の開始に間に合うように用意することができる。

・ 上記実施形態では、会議室予約システム２１が、登録された会議室予約の変更要求を受け付けて、会議室予約データ３１０を更新する。また、会議室予約システム２１は、会議室の予約変更に関するデータを印刷管理サーバ２２に提供し、このデータに基づいて印刷管理サーバ２２が印刷予約を変更して印刷予約データ記憶部３３を更新する。このため、ユーザが会議室の予約の変更のための操作を行うと、印刷の予約についても自動的に変更される。従って、ユーザの操作を簡略化でき、利便性がよくなるとともに、ユーザの操作による印刷予約の変更漏れを防止できる。

・ 上記実施形態では、印刷管理サーバ２２が、会議室の予約に関するデータに基づいて行った、その会議室に関連付けられた画像形成装置４０で印刷可能かどうかの判断結果に基づいて、印刷可能な場合に印刷予約データ３３０を記録する。そして、印刷不可能な場合に、その旨の通知を行う。従って、印刷不可能な場合、ユーザは、他の画像形成装置を用いて印刷することにより、印刷物を準備できる。また、印刷可能な画像形成装置を用いることができる会議室に、会議室の予約を変更することも可能となる。これにより、会議において必要な印刷物が用意できないという事態の発生を防止できる。

・ 上記実施形態では、画像形成装置４０が、印刷管理サーバ２２から受信した個人認証キーと、ユーザにより入力された個人認証キーとを照合し、その照合結果に基づいて、出力用紙を文書保管ラック４２から取り出し可能にする。このため、正当なユーザのみに、出力用紙を提供できる。従って、出力用紙を紛失したり、他人に盗み見されたりすることを防止できる。

・ 上記実施形態では、画像形成装置４０は、印刷管理サーバ２２から受信した個人認証キーを記憶し、印刷処理による出力用紙を文書保管ラック４２に出力する。そして、画像形成装置４０は、ユーザによる個人認証キーの入力を受け入れて、印刷管理サーバ２２から受信して記憶した個人認証キーと照合し、その照合結果に基づいて文書保管ラック４２から出力用紙を取り出し可能にする。このため、予め、印刷を行って文書保管ラック４２に出力用紙を保管しておき、正当なユーザのみに提供することが可能となる。従って、出力用紙が紛失したり、他人に盗み見されたりすることを防止できるとともに、ユーザは、待たされることなく出力用紙を入手できる。

なお、上記実施形態は、以下の態様に変更してもよい。
○ 上記実施形態では、企業内でイントラネット６０を介して会議室及び印刷の予約を行った。これに代えて、公共施設の会議室等に関しても、その会議室内又はその会議室の近辺に設置された画像形成装置４０を用いるようにして、インターネットを介して会議室及び印刷の予約を行ってもよい。これにより、公共施設を用いて会議を行う場合についても、その公共施設の予約と連携させて、印刷予約を行うことができる。従って、公共施設を用いる場合についても、印刷物をその場で用意できるため、利便性のよいサービスを提供できる。

○ 上記実施形態では、印刷予約データ３３０の予約出力時刻に基づいて印刷指示を行って印刷処理を実行し、出力用紙を文書保管ラック４２に保管して、個人認証キーにより認証された場合に限り、取り出し可能にした。これに代えて、印刷予約データ３３０の予約出力時刻に基づいて個人認証キーを含む印刷指示データを画像形成装置４０に送信するとともに、ユーザにより入力された個人認証キーを用いた認証処理により認証された場合に限り、印刷処理を実行してもよい。これにより、画像形成装置は、文書保管ラック４２を備えていなくてもよく、一般的な画像形成装置を用いても、正当なユーザにのみ、印刷物を提供することができる。また、この場合も、予約出力時刻に基づいて印刷指示データを送信するため、個人認証キーによる認証後には、画像形成装置に記録されたデータを用いて印刷を実行すればよく、その時点で文書保管サーバ２３から文書データを取得する必要がない。さらに、実際にユーザが会議室に来なかった場合等、ユーザによる個人認証キーの入力が行われなかった場合に、用紙等が無駄にならない。

○ 上記実施形態では、印刷予約の登録や変更を行う度に、印刷管理サーバ２２が画像形成装置４０に問い合わせデータを送信し、画像形成装置４０からのトナー残量や用紙残量、装置の故障等に関する問い合わせ結果データに基づいて印刷可否の判定を行った。これに代えて、トナー残量や用紙残量に関しては、画像形成装置４０にセットされている残量及び在庫量を別途管理し、これに基づいて印刷可否の判定を行ってもよい。

また、印刷予約の登録や変更の際に、画像形成装置４０から印刷イメージをユーザ端末５０に返してもよい。この場合、印刷イメージの表示データは、印刷管理サーバ２２を介してユーザ端末５０に送信してもよいし、画像形成装置４０から直接ユーザ端末５０に送信してもよい。

○ 上記実施形態では、会議室予約・資料印刷連携システム２０が、会議室予約システム２１、印刷管理サーバ２２及び文書保管サーバ２３を備えたが、これらの各機能を含むシステムであれば、システム構成は、どのような形態であってもよい。例えば、これらの各機能を１つのサーバに備えてもよい。

○ 上記実施形態では、会議室予約を行ったユーザが、会議室予約に引き続いて印刷予約を行った。これに代えて、会議室予約の後に、個人認証キーを用いて会議室の予約を特定して、印刷予約を行ってもよい。この場合、個人認証キーに基づいて、会議室予約システム２１が会議室予約データ３１０を抽出し、会議室識別子及び使用開始時刻に関するデータを印刷管理サーバ２２に提供する。そして、印刷管理サーバ２２が、この会議室識別子及び使用開始時刻に関するデータに基づいて、印刷予約データ３３０を記録する。これにより、配布する資料の文書データが準備できていない状態でも、会議室の予約を行うことができる。

○ 上記実施形態では、会議室の予約を行ったユーザが印刷予約を行ったが、会議室予約を行ったユーザ以外のユーザが印刷予約を行えるようにしてもよい。この場合、１回の
会議につき、複数のユーザが、それぞれ印刷予約を行えるようにしてもよい。例えば、会議室の予約を行ったユーザ以外のユーザが会議室の予約を特定して、印刷予約を行う。この場合、会議室の予約の特定については、一覧から選択可能にしてもよいし、個人認証キーとは別の会議室予約の識別情報を会議の出席者に通知し、この識別情報を用いてもよい。また、出力用紙を取り出す際には、会議室の予約を行ったユーザが、会議室予約の際に付与された個人認証キーを用いて一括して取り出してもよいし、印刷予約を行った各ユーザがそれぞれ取り出すようにしてもよい。

各ユーザが出力用紙を取り出す場合には、印刷予約の際に、会議室予約の際に付与した個人認証キーとは別の個人認証キーを付与する。そして、各印刷予約に基づく出力用紙を、それぞれ個人認証キーに関連付けて文書保管ラック４２に別々に保管する。そして、各ユーザが、それぞれ個人認証キーを用いて自分が印刷予約した出力用紙を取り出す。

これにより、会議室の予約を行ったユーザ以外のユーザも印刷予約を行うことができる。従って、複数のユーザが、それぞれ印刷物を用意する必要がある場合にも、効率的に印刷物を用意できる。

本発明の一実施形態のシステムの概略図。 会議室予約データ記憶部に記憶されたデータの説明図。 設置データ記憶部に記憶されたデータの説明図。 印刷予約データ記憶部に記憶されたデータの説明図。 本発明の一実施形態の処理手順の説明図。 本発明の一実施形態の処理手順の説明図。 本発明の一実施形態の処理手順の説明図。

符号の説明

２１…会議室予約システム、２２…印刷管理サーバ、２３…文書保管サーバ、３１…会議室予約データ記憶部、３３…印刷予約データ記憶部、４０…画像形成装置、４２…文書保管ラック。

Claims (6)

1. ユーザ端末に接続され、会議室識別子及び使用開始時刻を含む会議室予約情報を記録する会議室予約情報記憶手段を備えた会議室予約システム、前記ユーザ端末に接続され、会議室と画像形成装置とを関連付けるための設置データを記録する設置データ記憶部と印刷予約情報記憶手段とを備えた印刷管理サーバ、及び文書データ記憶手段を備えた文書保管サーバと、格納された出力用紙を取り出し可能な状態又は取り出し不可能な状態に制御することが可能な出力用紙格納手段を備えた画像形成装置とを用いて、会議において使用する資料の印刷を管理する方法であって、
   前記会議室予約システムが、前記ユーザ端末から受信した会議室識別子及び使用開始時刻を含む会議室予約要求データに応じて会議室の予約が可能かどうかについて調べ、会議室の予約が可能な場合には、個人認証キーを付与し、この個人認証キーに関連付けて会議室予約要求データを仮登録し、前記ユーザ端末に前記個人認証キーを通知し、印刷予約可能通知を受信した場合又は印刷予約を行わずに会議室を予約する場合、仮予約した会議室予約要求データの会議室識別子及び使用開始時刻を含む会議室予約情報を前記会議室予約情報記憶手段に記録する会議室予約段階と、
   前記会議室予約システムが、前記ユーザ端末を介して、会議室の前記会議室識別子、前記使用開始時刻及び前記個人認証キーに関するデータを含む印刷予約要求データを前記印刷管理サーバに提供する予約情報提供段階と、
   前記印刷管理サーバが、前記印刷予約要求データの会議室識別子に関連付けられた画像形成装置を前記設置データを用いて特定し、前記印刷予約要求データの使用開始時刻に基づく予約出力時刻を算出し、文書データの指定とに基づいて、前記予約された会議室に関連付けられた画像形成装置に対して前記個人認証キー及び前記予約出力時刻を関連付けた印刷予約情報を前記印刷予約情報記憶手段に記録する印刷予約段階と、
   前記印刷管理サーバが、前記使用開始時刻に基づく予約出力時刻になると、前記指定された文書データを前記文書保管サーバから抽出して、その文書データについての印刷指示を前記画像形成装置に送信する印刷指示段階とを備え、
   前記画像形成装置が、前記印刷管理サーバから取得した個人認証キーを記憶し、
   前記画像形成装置が、前記印刷指示に基づいて印刷処理を実行し、印刷処理による出力用紙を前記記憶した個人認証キーに関連付けられた前記用紙格納手段に出力し、
   前記画像形成装置が、ユーザによる個人認証キーの入力を受け入れて、前記印刷管理サーバから受信した個人認証キーと、ユーザにより入力された個人認証キーとを照合し、その照合結果に基づいて、前記出力用紙格納手段を、前記出力用紙を取り出し可能な状態に制御することを特徴とすることを特徴とする印刷管理方法。
2. 前記会議室予約システムが、前記個人認証キーを含む会議室予約情報の変更要求を受け付けて、前記会議室予約情報記憶手段に記録された会議室予約情報を更新する段階と、
   前記会議室予約システムが、会議室の予約変更が可能な場合、前記個人認証キー、変更後の会議室識別子及び変更後の使用開始時刻に関するデータを含む印刷予約変更要求データを前記印刷管理サーバに提供する段階と、
   前記印刷管理サーバが、前記印刷予約変更要求データを受信し、印刷可能な場合には、前記印刷予約情報記憶手段に記録された印刷予約情報を更新する段階と
   をさらに備えたことを特徴とする請求項１に記載の印刷管理方法。
3. 前記印刷予約段階は、
   前記印刷予約要求データの会議室識別子から特定された画像形成装置に対してトナー残量や用紙残量を含む問い合わせデータを送信し、この画像形成装置から問い合わせ結果データを用いて、既に予約登録された印刷予約データに基づいて印刷を行った上で、さらに、印刷予約要求に基づいて印刷できるかどうかについて調べ、トナー残量や用紙残量に関しては、在庫や供給が予定されているトナーや用紙を用いてもトナー不足や用紙不足が発生する場合に限り、印刷不可能であると判定し、
   印刷可能な場合に印刷予約情報を前記印刷予約情報記憶手段に記憶し、
   印刷不可能な場合には、印刷予約を行えない旨の通知を行うことを特徴とする請求項１又は２に記載の印刷管理方法。
4. ユーザ端末に接続され、会議室識別子及び使用開始時刻を含む会議室予約情報を記録する会議室予約情報記憶手段を備えた会議室予約システム、前記ユーザ端末に接続され、会議室と画像形成装置とを関連付けるための設置データを記録する設置データ記憶部と印刷予約情報記憶手段とを備えた印刷管理サーバ、及び文書データ記憶手段を備えた文書保管サーバと、格納された出力用紙を取り出し可能な状態又は取り出し不可能な状態に制御することが可能な出力用紙格納手段を備えた画像形成装置とを用いて、会議において使用する資料の印刷を管理する印刷管理システムであって、
   前記会議室予約システムが、前記ユーザ端末から受信した会議室識別子及び使用開始時刻を含む会議室予約要求データに応じて会議室の予約が可能かどうかについて調べ、会議室の予約が可能な場合には、個人認証キーを付与し、この個人認証キーに関連付けて会議室予約要求データを仮登録し、前記ユーザ端末に前記個人認証キーを通知し、印刷予約可能通知を受信した場合又は印刷予約を行わずに会議室を予約する場合、仮予約した会議室予約要求データの会議室識別子及び使用開始時刻を含む会議室予約情報を前記会議室予約情報記憶手段に記録する会議室予約手段と、
   前記会議室予約システムが、前記ユーザ端末を介して、会議室の前記会議室識別子、前記使用開始時刻及び前記個人認証キーに関するデータを含む印刷予約要求データを前記印刷管理サーバに提供する予約情報提供手段と、
   前記印刷管理サーバが、前記印刷予約要求データの会議室識別子に関連付けられた画像形成装置を前記設置データを用いて特定し、前記印刷予約要求データの使用開始時刻に基づく予約出力時刻を算出し、文書データの指定とに基づいて、前記予約された会議室に関連付けられた画像形成装置に対して前記個人認証キー及び前記予約出力時刻を関連付けた印刷予約情報を前記印刷予約情報記憶手段に記録する印刷予約手段と、
   前記印刷管理サーバが、前記使用開始時刻に基づく予約出力時刻になると、前記指定された文書データを前記文書保管サーバから抽出して、その文書データについての印刷指示を前記画像形成装置に送信する印刷指示手段とを備え、
   前記画像形成装置が、前記印刷管理サーバから取得した個人認証キーを記憶する手段と、
   前記画像形成装置が、前記印刷指示に基づいて印刷処理を実行し、印刷処理による出力用紙を前記記憶した個人認証キーに関連付けられた前記用紙格納手段に出力する手段と、
   前記画像形成装置が、ユーザによる個人認証キーの入力を受け入れて、前記印刷管理サーバから受信した個人認証キーと、ユーザにより入力された個人認証キーとを照合し、その照合結果に基づいて、前記出力用紙格納手段を、前記出力用紙を取り出し可能な状態に制御する手段とを備えたことを特徴とすることを特徴とする印刷管理システム。
5. 前記会議室予約システムが、前記個人認証キーを含む会議室予約情報の変更要求を受け付けて、前記会議室予約情報記憶手段に記録された会議室予約情報を更新する手段と、
   前記会議室予約システムが、会議室の予約変更が可能な場合、前記個人認証キー、変更後の会議室識別子及び変更後の使用開始時刻に関するデータを含む印刷予約変更要求データを前記印刷管理サーバに提供する手段と、
   前記印刷管理サーバが、前記印刷予約変更要求データを受信し、印刷可能な場合には、前記印刷予約情報記憶手段に記録された印刷予約情報を更新する手段と
   をさらに備えたことを特徴とする請求項４に記載の印刷管理システム。
6. 前記印刷予約手段は、
   前記印刷予約要求データの会議室識別子から特定された画像形成装置に対してトナー残量や用紙残量を含む問い合わせデータを送信し、この画像形成装置から問い合わせ結果データを用いて、既に予約登録された印刷予約データに基づいて印刷を行った上で、さらに、印刷予約要求に基づいて印刷できるかどうかについて調べ、トナー残量や用紙残量に関しては、在庫や供給が予定されているトナーや用紙を用いてもトナー不足や用紙不足が発生する場合に限り、印刷不可能であると判定し、
   印刷可能な場合に印刷予約情報を前記印刷予約情報記憶手段に記録し、
   印刷不可能な場合には、印刷予約を行えない旨の通知を行うことを特徴とする請求項４又は５に記載の印刷管理システム。

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