JP6031977B2 - 会議資料配信システム - Google Patents
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Description
ードディスクドライブ(HDD)等の記憶装置を有する機器(例えば、プリンター、複写
機等の画像形成装置)に記憶させておき、会議の参加者の端末装置へネットワークを介
して当該情報を配信することが可能な会議情報配信システムが利用されている。
上記のような会議情報配信システムでは、会議主催者の端末装置からの要求に応じて、
会議に関連する情報を記憶するための記憶領域が画像形成装置のHDD内に確保される。
当該記憶領域は、フォルダー或いはディレクトリーと呼ばれるものであり、これ以降、
「会議BOX」と呼ぶこととする。
予定情報、会議資料等の情報が、会議主催者の端末装置から送信されて格納される。ここ
で、予定情報には、会議の開催日時、開催場所、会議主催者名、会議参加者名等の情報が
含まれる。又、会議資料には、会議開催時に使用される資料、会議の議事録等の情報が含
まれる。
OXの格納場所を示す格納先情報(ここでは、会議BOXのURL(Uniform Resource
Locater)を示す情報)と、を含む電子メールを作成して、当該電子メールを当該予定 情
報に含まれる会議参加者名のユーザーの各端末装置へ送信する。
知ることができると共に、格納先情報の示すURLにアクセスして、会議BOXに格納さ
れている会議資料を画像形成装置から取得することができる。
このため、受信された電子メールのリストに会議とは無関係の電子メールが多く混在しているような場合に、会議参加者が当該リストから会議に関わる所望の電子メールを見つけ出すのに時間がかかり、その結果、会議資料を取得するのに時間や労力がかかってしまうという問題が生じる。
これにより、予定情報の利用におけるユーザーの利便性を向上させることができる。例えば、公式な会議については、会議主催者が、会議資料管理装置を介して予定情報の登録を行い、非公式の会議(例えば、社員旅行やクラブの行事に関する会議等)については、会議主催者が、会議資料管理装置を介さず予定管理サーバーに予定情報の登録を行うこととし、ユーザーが携帯端末装置に予定情報の一覧画面を表示させた場合に、公式な会議の予定と非公式な会議の予定とを容易に識別でき、会議予定の確認動作を効率よく行うことができる。
前記会議資料管理装置は、前記端末装置から、前記格納先情報通知手段によって通知された格納先情報を受信する受信手段と、受信した格納先情報の示す格納先に格納されている会議資料を出力させる出力制御手段と、を有することとすることができる。
前記会議資料管理装置は、画像形成装置であり、前記出力制御手段は、前記会議資料を印刷出力させることとすることができる。又、前記会議資料管理装置は、表示部を有し、前記出力制御手段は、前記会議資料を前記表示部に表示させることとすることができる。又、前記出力制御手段は、前記会議資料を前記端末装置へ送信させることとすることができる。
ここで、前記予定管理サーバーは、前記端末装置から前記記憶手段に記憶されている会議予定情報に係る会議への出欠の通知を受取る通知受取手段と、前記端末装置から前記出席の通知を受取った会議予定情報について、前記一覧画面を作成して前記端末装置に提供する提供手段と、を有することとしてもよい。
ここで、前記記憶手段はさらに、記憶されている格納先情報の示す格納先に格納されている会議資料が更新されたか否かを示す更新フラグを、当該格納先情報及び当該格納先情報に係る会議予定情報と対応付けて記憶し、前記会議資料管理装置は、確保した格納領域に新たに会議資料が格納される毎に、前記予定管理サーバーに当該会議資料の格納先を示す格納先情報を通知し、当該格納先の会議資料が更新されたことを示す更新通知を行う更新通知手段を有し、前記予定管理サーバーは、前記記憶手段において、更新通知がされた格納先情報に対応付けられている更新フラグをオンに設定し、オンに設定されている更新フラグに対応付けられている格納先情報に係る会議予定情報についての前記通知を前記端末装置から受付けた場合に、当該更新フラグをオフに設定する設定手段と、前記端末装置に前記一覧画面を表示させる際に、オンに設定されている更新フラグに対応付けられている会議予定情報が含まれる場合に、当該会議予定情報を他の会議予定情報と識別できるように前記一覧画面を作成して前記端末装置に提供する提供手段と、を有することとしてもよい。
[1]会議資料配信システムの構成
図1は、本実施の形態に係る会議資料配信システムの構成の概略を示す図である。本実施の形態に係る会議資料配信システムは、画像形成装置1、予定管理サーバー2、携帯端末装置3、4、5等から構成される。各構成要素の数は、図1の例に限定されない。例えば、画像形成装置、予定管理サーバーの数は、複数であってもよいし、携帯端末装置の数は、説明の便宜上、3つとしているが、3つに限定されるものではなく、会議主催者、又は会議参加者となるユーザーの数だけ存在するものとする。
図2は、画像形成装置の構成を示す機能ブロック図である。画像形成装置1は、印刷
処理を実行するとともに、後述する会議予定通知処理を行う。画像形成装置1は、制御部
10、画像プロセス部30、給紙部40、定着装置50、ハードディスクドライブ(H
DD)60、画像読取部70、操作パネル80等から構成される。
通信I/F部101は、LANカード、LANボードといったLANに接続するためのインターフェースである。ROM102には、画像プロセス部30、給紙部40、定着装置50、HDD60、画像読取部70、操作パネル80を制御するための制御プログラムや後述する会議予定通知処理を実行するための通知プログラム等が格納されている。
CPU100は、制御プログラムを実行することにより、画像プロセス部30、給紙部40、定着装置50、HDD60、画像読取部70、操作パネル80を制御したり、通知プログラムを実行することにより、後述する会議予定通知処理を実行したりする。
会議BOXには、予定情報や会議資料等の情報が格納される。ここで、「予定情報」とは、会議の予定と会議の参加者に関する情報を含む情報のことをいう。具体的には、予定情報を識別する予定情報識別番号、開催しようとする会議の開催日時、開催場所、会議主催者名、会議参加者名等の情報が予定情報に含まれる。なお、予定情報識別番号は、予定情報を会議BOXに格納する際に、制御部10により付加される。
会議主催者が、携帯端末装置又は操作パネル80を介して予定情報の登録要求を画像形成装置1に対して行うことにより、当該予定情報を格納する会議BOXが、制御部10によってHDD60の記憶領域内に確保される。そして、当該会議BOXに当該予定情報が格納されると、制御部10は、当該予定情報に基づいて、会議の予定を会議参加者に通知するための会議予定通知メールを会議参加者毎に作成する。
会議予定通知メールの本文には、会議参加者の端末装置の識別情報、予定情報、会議BOXの格納先を示す格納先情報(ここでは、URLを格納先情報として用いることとする。)等が含められる。ここで、「携帯端末装置の識別情報」とは、当該携帯端末装置を特定するための情報のことをいい、ここでは、ユーザーIDを携帯端末装置の識別情報として用いることとする。なお、会議参加者のユーザーIDは、予定情報の登録要求時に会議主催者により入力されるものとする。
図3は、会議予定通知メールの具体例を示す。同図の符号31は、ヘッダー情報を、符号32は、携帯端末装置の識別情報であるユーザーIDを、符号33は予定情報を、符号34は、格納先情報を、符号35は、出欠通知用のデータフィールドをそれぞれ示す。
図2の説明に戻って、画像読取部70は、スキャナなどの画像入力装置から構成され、用紙等の記録シートに記載されている文字や図形などの情報を読取り、画像データを形成する。操作パネル80は、複数の入力キーと液晶表示部を備え、液晶表示部の表面にはタッチパネルが積層されている。タッチパネルからのタッチ入力又は入力キーからのキー入力により、ユーザーからの指示を受取り、制御部10に通知する。
送受信プログラムは、画像形成装置1や携帯端末装置から送信された電子メールが受信された場合等に起動される。登録プログラムは、会議予定通知メールが受信された場合に起動される。管理プログラムは、携帯端末装置から予定情報の提供要求がされた場合に起動される。RAM203は、CPU200のプログラム実行時のワークエリアとして用いられる。CPU200が、ROM202に記憶されている各プログラムを実行することにより、予定管理サーバー2としての機能が実現される。
一方、当該ユーザーの携帯端末装置から、当該会議への欠席を通知する返信メールが受信された場合又は当該返信メールが未受信の場合には、出欠フラグは、「欠席」に設定される。
操作部205は、キーボード又はマウス等から構成され、ユーザーからの指示の入力を受付ける。
図6は、携帯端末装置の構成を示す機能ブロック図である。携帯端末装置は、何れも同一の構成を備えるので、以下、携帯端末装置の構成を、携帯端末装置3を例にして説明する。携帯端末装置としては、例えば、タブレット型のPC(パーソナルコンピューター)やスマートフォン、ノート型のPC等を用いることができる。携帯端末装置3は、CPU300、通信I/F部301、ROM302、RAM303、ハードディスクドライブ(HDD)304、操作部305等から構成される。
CPU300は、ROM302に格納されている各種プログラムを実行することにより、パーソナルコンピューターとしての機能を実現し、HDD304に格納されている出力処理プログラムを実行することにより、後述する会議資料出力処理を実行する。又、CPU300は、HDD304に格納されているメールプログラムを実行することにより、予定管理サーバー2のメールボックスにアクセスして、自装置のユーザーのメールアドレス宛に送信された会議予定通知メールを予定管理サーバー2から受信したり、受信した会議予定通知メールに対する返信メールを作成して予定管理サーバー2に送信したりする。
そして、図7の返信メールでは、ヘッダー情報71のメール種別を示す情報が、会議予定通知メールに対する返信メールであることを示す識別子である「会議予定通知返信メール」に書き換えられている。さらに、図7の返信メールでは、出欠通知用のデータフィールドに出欠を示す情報(同図では、「出席」)が追加されている。
[2]会議予定通知処理
図8は、制御部10が行う会議予定通知処理の動作を示すフローチャートである。制御部10は、携帯端末装置又は操作部80を介して会議主催者からの予定情報の登録要求を受付けると(ステップS801)、制御部10は、通知プログラムを起動し、当該予定情報を格納する会議BOXをHDD60の記憶領域内に確保する(ステップS802)。
ここで、会議資料としては、様々な方法により作成されたものが含まれる。例えば、会議資料は、文字、図形、記号等を示す文書ファイルや描画ファイルであってもよいし、記録シートに印刷した情報を画像読取部70に読み込ませて生成した画像データであってもよい。
[3]会議予定登録処理
図9は、予定管理サーバー2が行う会議予定登録処理の動作を示すフローチャートである。予定管理サーバー2は、画像形成装置1から送信された会議予定通知メールを受信すると(ステップS901)、登録プログラムを起動し、当該会議予定通知メールから、携帯端末装置の識別情報(ユーザーID)、予定情報、格納先情報を取得した後、当該会議予定通知メールをHDD204のメールボックスに格納する(ステップS902)。メールボックスに格納された会議予定通知メールは、会議参加者の携帯端末装置からの受信電子メールの取得要求に応じて、予定管理サーバー2から当該携帯端末装置のIPアドレスに送信される。
次に、予定管理サーバー2は、取得した携帯端末装置の識別情報(ユーザーID)、予定情報及び格納先情報を予定管理テーブルに記録し、記録した携帯端末装置の識別情報(ユーザーID)、予定情報及び格納先情報に対応する出欠フラグを初期状態の「欠席」に設定する(ステップS903)。
上記の会議予定登録処理は、会議予定通知メールを受信する毎に繰り返し実行される。
[4]会議予定提供処理
図10は、予定管理サーバー2が行う会議予定提供処理の動作を示すフローチャートである。予定管理サーバー2は、携帯端末装置から、当該携帯端末装置の識別情報であるユーザーIDを指定した予定情報の提供要求を受信すると(ステップS1001)、管理プログラムを起動し、予定管理テーブルから、指定された携帯端末装置の識別情報に対応づけられており、さらに「出席」に設定されている出欠フラグに対応付けられている予定情報を取得し、取得した予定情報を一覧する一覧画面を作成して当該携帯端末装置のIPアドレスに送信する(ステップS1002)。当該一覧画面の表示データは、例えば、HTML(Hyper Text Markup Language)で作成することができる。当該一覧画面において、各予定情報は、ユーザーからの選択を受付けることが可能なGUI(Graphical User Interface)で表示される。図11は、携帯端末装置の操作部の表示部に表示される予定情報の一覧画面の具体例を示す。同図においては、図5の予定管理テーブルにおける、携帯端末装置の識別情報(ユーザーID)が「A001」を示す予定情報の一覧画面を示している。
[5]会議資料出力処理
図12は、携帯端末装置が行う会議資料出力処理の動作を示すフローチャートである。携帯端末装置は、ユーザーから出力処理プログラムの起動指示を受け付けると、出力処理プログラムを起動し、自装置の識別情報(当該携帯端末装置のユーザーID)を指定した予定情報の提供要求を予定管理サーバー2のIPアドレスに送信する(ステップS1201)。携帯端末装置は、当該提供要求に応じて、予定管理サーバー2が図10のステップS1002の処理を実行することにより作成した予定情報の一覧画面を予定管理サーバー2から受信し、当該一覧画面を操作部の表示部に表示させて予定情報の選択を受け付ける(ステップS1202)。当該一覧画面から予定情報が選択されると、携帯端末装置は、選択された予定情報の識別番号を予定管理サーバー2のIPアドレスに送信して予定管理サーバー2に当該識別番号を通知し、当該識別番号の通知を受けた予定管理サーバー2が、図10のステップS1004の処理を実行することにより送信した、当該識別番号に係る格納先情報を受信し(ステップS1203)、受信した格納先情報を画像形成装置1のIPアドレスに送信して画像形成装置1に対して格納先情報の示す会議BOXに格納されている会議資料の印刷指示を行い、画像形成装置1に当該会議資料を印刷出力させる(ステップS1204)。
(変形例)
以上、本発明を実施の形態に基づいて説明してきたが、本発明が上述の実施の形態に限定されないのは勿論であり、以下のような変形例を実施することができる。
(4)本実施の形態では、図10の会議予定提供処理において、予定情報の一覧画面から選択された予定情報の識別番号に対応付けられている格納先情報を携帯端末装置に送信することとしたが、関連する予定情報に対応付けられている格納先情報も合わせて当該携帯端末装置に送信し、選択された予定情報に係る会議資料だけでなく、当該予定情報に関連する予定情報に係る会議資料も画像形成装置1に印刷出力させることとしてもよい。
なお、関連する予定情報の特定方法は、上記の方法に限定されず、例えば、会議名、会議主催者名、会議参加者名について、選択された予定情報に含まれるものとの一致率をそれぞれ算出し、算出した一致率の平均値が所定値を超える予定情報を当該選択された予定情報と関連する予定情報として特定することとしてもよい。又、平均値を用いる代わりに、少なくとも1つ以上の一致率が所定値を超える予定情報を当該選択された予定情報と関連する予定情報として特定することとしてもよい。
これにより、会議参加者は、選択した予定情報に係る会議の会議資料だけでなく、当該予定情報に関連する予定情報に係る会議の会議資料を容易に取得することができる。例えば、参加予定の会議と同一名の会議で、過去に行われた会議の議事録等を会議資料として取得し、参加予定の会議について十分な予備知識を容易に得ることができる。
(5)本実施の形態では、図10の会議予定提供処理において、「出席」に設定されている出欠フラグに対応付けられている予定情報の一覧画面から選択された予定情報に係る格納先情報を携帯端末装置に送信することとしたが、選択された予定情報に係る格納先情報だけでなく、指定されたユーザーIDに対応付けられている予定情報の内、開催時期が現在時刻の前後の所定期間内(例えば、1週間以内)に該当し、「欠席」に設定されている出欠フラグに対応付けられている予定情報に係る格納先情報も当該携帯端末装置に送信することとし、選択された予定情報に係る会議資料だけでなく、欠席を通知した予定情報に係る会議の会議資料も画像形成装置1に印刷出力させることとしてもよい。
本変形例は、変形例(1)〜(4)の場合についても同様に適用することとしてもよい。
本変形例は、変形例(1)〜(5)の場合においても同様に適用することとしてもよい。
本変形例は、変形例(1)〜(6)の場合においても同様に適用することとしてもよい。
本変形例は、変形例(1)〜(7)の場合においても同様に適用することとしてもよい。
(10)本実施の形態では、画像形成装置1が図8の会議予定通知処理を行うこととしたが、画像形成装置1とは別にサーバーを設け、当該サーバーが会議予定通知処理を行うこととしてもよい。そして、図12の会議資料出力処理において、当該サーバーが、携帯端末装置から格納先情報を受信して、当該格納先情報の示す会議BOXに格納されている会議資料を画像形成装置1に送信して当該会議資料を印刷出力させることとしてもよい。
(11)本実施の形態では、予定情報の登録要求を画像形成装置1が受付け、当該予定情報を画像形成装置1から予定管理サーバー2に送信し、予定管理テーブルに記録することとしたが、会議主催者が予定情報の登録要求を予定管理サーバー2に直接行い(会議主催者が、会議主催者の携帯端末装置又は予定管理サーバー2の操作部205を介して予定情報の登録要求を行い)、当該予定情報を予定管理テーブルに記録することとし、会議予定提供処理において、両者の予定情報(画像形成装置1が受付けた予定情報と、予定管理サーバー2が会議主催者から直接受付けた予定情報)を一覧する一覧画面を作成して、当該一覧画面において両者の予定情報を識別できるようにすることとしてもよい。
2 予定管理サーバー
3〜5 携帯端末装置
10 制御部
30 画像プロセス部
40 給紙部
50 定着装置
60 HDD
70 画像読取部
80 操作パネル
100、200、300 CPU
101、201、301 通信I/F部
102、202、302 ROM
103、203、303 RAM
104 画像データ記憶部
Claims (9)
- 会議主催者から会議の参加者の端末装置へ会議資料を配信する会議資料配信システムであって、
前記主催者から前記参加者が参加する会議の会議名、会議日程を含む会議予定情報の登録要求を受付ける毎に、当該会議の会議資料を格納する格納領域を確保して当該会議資料を格納する会議資料管理装置と、
前記登録要求に係る会議予定情報の示す会議日程の順に、会議予定情報を一覧する一覧画面を前記端末装置に表示させて、当該端末装置から、前記参加者が前記一覧画面から選択した会議予定情報の通知を受付ける予定管理サーバーと、を備え、
前記会議資料管理装置はさらに、前記登録要求を受付ける毎に、当該登録要求に係る会議予定情報と、当該会議予定情報に係る会議資料の格納先を示す格納先情報とを前記予定管理サーバーに送信する送信手段を有し、
前記予定管理サーバーは、
前記会議資料管理装置から送信された会議予定情報と格納先情報とを対応付けて記憶する記憶手段と、
前記端末装置から、前記通知を受付ける毎に、前記記憶手段において前記通知がされた会議予定情報に対応付けられている格納先情報を、前記端末装置に通知する格納先情報通知手段と、
前記登録要求とは別に、会議主催者から前記参加者が参加する会議の会議名、会議日程を含む会議予定情報の登録要求を受付ける登録要求受付手段と、を有し、
前記記憶手段は、前記登録要求を受付ける毎に、当該登録要求に係る会議予定情報を記憶し、
前記予定管理サーバーは、前記一覧画面に、前記登録要求受付手段が受付けた前記登録要求に係る予定情報を含めて当該一覧画面を前記端末装置に表示させ、
前記端末装置に前記一覧画面を表示させる際に、前記会議資料管理装置が受付けた前記登録要求に係る予定情報を、前記登録要求受付手段が受付けた前記登録要求に係る予定情報と識別できるように前記一覧画面を作成して前記端末装置に提供する
ことを特徴とする会議資料配信システム。 - 前記会議資料管理装置は、前記端末装置から、前記格納先情報通知手段によって通知された格納先情報を受信する受信手段と、
受信した格納先情報の示す格納先に格納されている会議資料を出力させる出力制御手段と、
を有することを特徴とする請求項1に記載の会議資料配信システム。 - 前記会議資料管理装置は、画像形成装置であり、
前記出力制御手段は、前記会議資料を印刷出力させる
ことを特徴とする請求項2に記載の会議資料配信システム。 - 前記会議資料管理装置は、表示部を有し、
前記出力制御手段は、前記会議資料を前記表示部に表示させる
ことを特徴とする請求項2に記載の会議資料配信システム。 - 前記出力制御手段は、前記会議資料を前記端末装置へ送信させる
ことを特徴とする請求項2に記載の会議資料配信システム。 - 前記会議資料管理装置は、前記会議資料を出力させるのに先立って、出力させるべき前記会議資料を選択するための選択画面を前記端末装置に送信して前記端末装置に当該選択画面を表示させ、当該端末装置から前記参加者が選択した会議資料の通知を受付ける通知受付け手段を有し、
前記出力制御手段は、受信した格納先情報の示す格納先から、前記端末装置から通知された会議資料を出力させる
ことを特徴とする請求項2に記載の会議資料配信システム。 - 前記予定管理サーバーは、前記端末装置から前記記憶手段に記憶されている会議予定情報に係る会議への出欠の通知を受取る通知受取手段と、
前記端末装置から前記出席の通知を受取った会議予定情報について、前記一覧画面を作成して前記端末装置に提供する提供手段と、
を有することを特徴とする請求項1〜6の何れかに記載の会議資料配信システム。 - 前記記憶手段はさらに、記憶されている格納先情報の示す格納先に格納されている会議資料が更新されたか否かを示す更新フラグを、当該格納先情報及び当該格納先情報に係る会議予定情報と対応付けて記憶し、
前記会議資料管理装置は、確保した格納領域に新たに会議資料が格納される毎に、前記予定管理サーバーに当該会議資料の格納先を示す格納先情報を通知し、当該格納先の会議資料が更新されたことを示す更新通知を行う更新通知手段を有し、
前記予定管理サーバーは、
前記記憶手段において、更新通知がされた格納先情報に対応付けられている更新フラグをオンに設定し、オンに設定されている更新フラグに対応付けられている格納先情報に係る会議予定情報についての前記通知を前記端末装置から受付けた場合に、当該更新フラグをオフに設定する設定手段と、
前記端末装置に前記一覧画面を表示させる際に、オンに設定されている更新フラグに対応付けられている会議予定情報が含まれる場合に、当該会議予定情報を他の会議予定情報と識別できるように前記一覧画面を作成して前記端末装置に提供する提供手段と、
を有することを特徴とする請求項1〜6の何れかに記載の会議資料配信システム。 - 前記記憶手段はさらに、記憶されている会議予定情報に係る会議への出欠を示す出欠フラグを、当該会議予定情報と対応付けて記憶し、
前記予定管理サーバーは、前記端末装置から前記記憶手段に記憶されている会議予定情報に係る会議への出欠の通知を受取る通知受取手段と、
前記記憶手段において、前記出欠の通知において出席の通知がされた会議予定情報に対応付けられている出欠フラグを出席に設定し、前記出欠の通知において欠席の通知がされた会議予定情報に対応付けられている出欠フラグを欠席に設定する設定手段と、
を有し、
前記格納先情報通知手段は、前記通知がされた場合に、前記記憶手段に記憶されている会議予定情報の中から、会議予定情報の会議日程が、現在時刻の前後所定期間内に該当し、欠席に設定されている出欠フラグに対応付けられている会議予定情報を検索し、当該会議予定情報が検索できた場合に、検索できた会議予定情報に対応付けられている格納先情報を前記端末装置に通知する
ことを特徴とする請求項1〜6の何れかに記載の会議資料配信システム。
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