JP6601255B2 - 会議資料配信システム、およびそのプログラム - Google Patents
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Description
図1は、会議資料配信システム10の概略構成図である。
図1に示すとおり、会議資料配信システム10は、主催者PC(Personal Computer)100と、管理装置200と、画像形成装置300と、参加者PC400とを備える。
主催者PC100は、会社等で開催される会議の主催者が使用する情報処理装置である。主催者PC100は、デスクトップ型のPCであってもよいし、可搬型の情報端末であってもよい。
管理装置200は、原稿データを管理するサーバー装置である。したがって、管理装置200は、一般的なコンピューター装置により実現され得る。
画像形成装置300は、少なくとも印刷機能を有するプリンター、複合機等である。図1には、1台の画像形成装置300しか示されていないが、ネットワークAには、複数台の画像形成装置300が接続されていてもよい。
参加者PC400は、会議の参加予定者が使用する可搬型の情報端末である。したがって、参加者PC400は、ノートパソコン、タブレット端末、スマートフォン等に代表されるモバイルコンピューターである。なお、図1には、1台の参加者PC400しか示されていないが、ネットワークAには、複数台の参加者PC400が接続されてもよい。
印刷装置500は、少なくとも印刷機能を有するプリンター、複合機等である。印刷装置500は、会議の参加予定者が自宅等に持ち帰った参加者PC400からの要求に応じて印刷を実行する。
図2は、管理装置200のハードウェア構成例を示すブロック図である。
図3は、参加者PC400のハードウェア構成例を示すブロック図である。
図4は、管理装置200の機能構成例を示すブロック図である。
図5は、参加者PC400の機能構成例を示すブロック図である。
次に、本実施形態に係る会議資料配信システム10の特徴的な動作について説明する。
図6は、会議開催通知の受付処理のフローチャートである。図7は、会議開催通知の動作を説明するための図である。図8は、会議開催通知の表示例を示す図である。図9は、管理データの概略データ構造を示す図である。以下、図6〜図9を参照して、参加者PC400において実行される会議開催通知の受付処理の手順について説明する。なお、以下の会議開催通知の受付処理において、制御部410は、会議開催通知管理部710として機能する。
会議開催通知の受付処理を開始すると、制御部410は、主催者PC100からの会議開催通知の有無を判別する。
処理がステップS102に移行した場合には、制御部410は、会議開催通知に含まれている会議情報および原稿データを記憶する。
図10は、会議開催通知の登録処理のフローチャートである。図11は、登録データの概略データ構造を示す図である。以下、図10〜図11を参照して、管理装置200において実行される会議開催通知の登録処理の手順について説明する。なお、以下の会議開催通知の登録処理において、制御部210は、原稿データ管理部610として機能する。
会議開催通知の登録処理を開始すると、制御部210は、主催者PC100からの会議開催通知の有無を判別する。
処理がステップS202に移行した場合には、制御部210は、会議開催通知に含まれている会議情報および原稿データを登録する。
図12は、印刷処理のフローチャートである。図13は、印刷処理の動作を説明するための図である。以下、図12〜図13を参照して、参加者PC400において実行される印刷処理の手順について説明する。なお、以下の印刷処理において、制御部410は、印刷管理部720として機能する。
印刷処理を開始すると、制御部410は、電子メールの内容を表示部420に表示する。図8に示す例では、会議開催通知用の電子メールが、メーラー、ブラウザ等によって表示されている。
制御部410は、印刷を実行する画像形成装置の選択を、入力部430を介して受け付ける。図13に示す例では、参加者PC400には、印刷装置500しか接続されていないため、ステップS302では、印刷装置500が選択される。
制御部410は、画像形成装置に印刷指示を出力する。たとえば、図13に示す例では、制御部410は、ステップS302で選択された印刷装置500に対して、ステップS301で選択された原稿データに基づく印刷を指示する。より具体的には、制御部410は、印刷対象の原稿データを印刷装置500で印刷可能な形式の印刷データに変換し、印刷コマンドとともに印刷装置500に送信する。
印刷装置500は、参加者PC400からの印刷指示に基づく印刷を実行する。このとき、印刷装置500からは、図13に示すように、ステップS301で選択された原稿データに基づく印刷物(たとえば、会議資料)が出力される。印刷装置500は、印刷が正常に完了した場合には、印刷完了の通知を参加者PC400に対して送信する。
制御部410は、ステップS303において印刷を指示した原稿データが、会議資料の原稿データであるか否か判断する。具体的には、制御部410は、会議資料通知が特定のアプリケーションで開かれた状態で印刷指示された原稿データであれば、会議資料の原稿データであると判断する。たとえば、ステップS301で会議情報を含む電子メールがメーラー、ブラウザ等で開かれ、その後ステップS303で印刷指示された原稿データであれば、会議資料の原稿データであると判断する。制御部410は、会議資料の原稿データであると判断した場合には(ステップ305:YES)、処理をステップS306に進める。
制御部410は、ステップS303で印刷指示された原稿データの印刷履歴を記憶(作成、更新)するために、印刷履歴管理処理を実行する。印刷履歴管理処理の詳細については後述する。
図14は、印刷履歴管理処理のフローチャートである。図15は、印刷履歴データの概略データ構造を示す図である。以下、図14〜図15を参照して、参加者PC400において実行される印刷履歴管理処理の手順について説明する。なお、以下の印刷履歴管理処理においては、制御部410は、印刷管理部720として機能する。
印刷履歴管理処理を開始すると、制御部410は、ステップS303で直前に印刷した原稿データに関する情報を取得する。具体的には、制御部410は、印刷した原稿データに対応付けて管理されている会議情報および付属情報(会議資料名、バージョン情報)を取得する。
制御部410は、ステップS303で直前に印刷した原稿データと同一会議の原稿データ(会議名が同一の原稿データ)の印刷履歴が、既に印刷履歴データに存在しているか否か判別する。制御部410は、既に印刷履歴データに存在している場合には(ステップS362:YES)、処理をステップS363に進め、印刷履歴データに存在しない場合には(ステップS362:NO)、処理をステップS365に進める。なお、印刷履歴データは、図15に示すように、受付日時情報、ファイル名(会議資料名)、バージョン情報、会議名、印刷日時が対応付けて記憶されている。
制御部410は、ステップS303で直前に印刷した原稿データが最新版であるか否か判別する。具体的には、制御部410は、ステップS361で直前に取得した原稿データに付されているバージョン情報と、印刷履歴データに記憶されている各原稿データの印刷履歴に含まれているバージョン情報とを比較して判別する。
制御部410は、最新の印刷履歴以外を削除する。具体的には、制御部410は、ステップS303で直前に印刷した原稿データと同一会議の原稿データの印刷履歴のうち、直前に印刷した原稿データよりも古いまたは同一のバージョン情報を持つ原稿データの印刷履歴を、図15に示す印刷履歴データから削除する。
制御部410は、最新の印刷履歴を追加する。具体的には、制御部410は、ステップS361で取得した会議情報および付属情報を、ステップS303で直前に印刷した原稿データの印刷履歴として、図15に示す印刷履歴データに追加する。これとともに、制御部410は、ステップS303で直前に印刷した印刷済みの原稿データを削除してもよい。
図16は、更新確認要求処理のフローチャートである。図17は、印刷履歴の表示例を示す図である。図18は、確認要求の動作を説明するための図である。図19は、確認結果通知の動作を説明するための図である。以下、図16〜図19を参照して、参加者PC400において実行される更新確認要求処理の手順について説明する。なお、以下の更新確認要求処理においては、制御部410は、確認要求部730として機能する。
更新確認要求処理を開始すると、制御部410は、上記印刷履歴管理処理によって記憶された複数の印刷履歴(印刷履歴データに含まれている印刷履歴)を表示部420に表示する。たとえば、制御部410は、図17に示すように、原稿データごとの印刷履歴と、各印刷履歴を選択可能なチェックボックス510と、確認要求送信ボタン520とを、表示部420に表示する。
制御部410は、管理装置200に対して確認要求する。たとえば、制御部410は、図17に示す確認要求送信ボタン520にタッチする操作を、入力部430を介して受け付けると、ステップS401で選択された原稿データの印刷履歴を、ネットワークAを介して管理装置200に送信する(図18)。なお、ステップS402において管理装置200に送信される印刷履歴は、ステップS401で選択された原稿データの印刷履歴のみである。また、当該印刷履歴には、上述したとおり、受付日時情報、ファイル名(会議資料名)、バージョン情報、会議名、印刷日時等が含まれている(図15)。
管理装置200は、ステップS402の確認要求を受け付けると、後述する更新確認処理を実行し(図18)、確認要求の対象の原稿データが更新されたか否か確認する。管理装置200は、その確認結果を、ネットワークAを介して参加者PC400に通知する(図19)。
制御部410は、管理装置200から通知された確認結果を表示部420に表示する(図19)。
制御部410は、管理装置200において更新された原稿データに基づく印刷の指示があるか否か判別する。たとえば、制御部410は、入力部430を介して、更新された原稿データに基づく印刷を実行する指示を受け付けた場合には(ステップS405:YES)、処理をステップS406に進める。一方、制御部410は、印刷指示を受け付けない場合、または印刷しない指示を受け付けた場合には(ステップS405:NO)、更新確認要求処理を終了する。
制御部410は、ネットワークAを介して管理装置200に更新された原稿データに基づく印刷を指示する(図20)。このとき、管理装置200の制御部210は、印刷制御部640として機能し、参加者PC400の指示に基づく印刷を、ネットワークAに接続した画像形成装置300に実行させる。より具体的には、管理装置200の制御部210は、更新された原稿データを画像形成装置300で印刷可能な形式の印刷データに変換し、印刷コマンドとともに画像形成装置300に送信する(図20)。
参加者PC400の制御部410は、ステップS406において指示した印刷が完了したか否か判別する。具体的には、制御部410は、管理装置200から送信された印刷結果の通知を受信した場合には(ステップS407:YES)、処理をステップS408に進める。一方、制御部410は、印刷結果の通知を受信していない場合には(ステップS407:NO)、印刷結果の通知を受信するまで待機する。
制御部410は、ステップS406で印刷された原稿データの更新前の原稿データについての印刷履歴を削除する。たとえば、図20に示す例のように、資料1(B版)、資料2(A版(B版よりも古い))が画像形成装置300で印刷された場合には、その更新前の資料1(A版)についての印刷履歴が印刷履歴データから削除される。
図21は、更新確認処理のフローチャートである。図22は、更新確認の動作を説明するための図である。以下、図21〜図22を参照して、管理装置200において実行される更新確認処理の手順について説明する。なお、以下の更新確認処理において、制御部210は、更新確認部620として機能する。
更新確認処理を開始すると、制御部210は、参加者PC400から確認要求(ステップS402の確認要求)があるか否か判別する。たとえば、制御部210は、ネットワークAを介して参加者PC400から送信された印刷履歴を受信した場合には(ステップS501:YES)、これを確認要求と判断して、処理をステップS502に進める。一方、制御部210は、印刷履歴を受信していない場合には(ステップS501:NO)、印刷履歴が参加者PC400から送られてくるまで待機する。
制御部210は、確認要求された原稿データよりも新しい原稿データがあるか否か確認する。そのために、制御部210は、ステップS501において受信した印刷履歴と、管理装置200において管理されている会議情報および原稿データを解析して判断する。より具体的には、制御部210は、ステップS501において受信した印刷履歴に含まれているバージョン情報と、管理装置200において登録または更新された原稿データに予め付されているバージョン情報とを比較して判断する。
次に、制御部210は、確認要求された原稿データに関連する別の原稿データがあるか否か確認する。具体的には、制御部210は、ステップS501において受信した印刷履歴と、管理装置200において管理されている会議情報および原稿データを解析して判断する。
制御部210は、結果通知部630として機能し、ステップS502およびS503の確認結果を、ネットワークAを介して参加者PC400に通知する(ステップS403の通知、図19)。したがって、制御部210は、ステップS501で確認要求された原稿データよりも新しい原稿データが管理装置200にあるか否か、ステップS501で確認要求された原稿データが関連する別の原稿データがあるか否かを、参加者PC400に通知する。
図23は、履歴削除処理のフローチャートである。以下、図23を参照して、参加者PC400において実行される履歴削除処理の手順について説明する。なお、以下の履歴削除処理において、制御部410は、印刷管理部720として機能する。
履歴削除処理を開始すると、制御部410は、現在時刻を取得する。たとえば、制御部410は、CPU211が内蔵する時計(リアルタイムクロック)から現在時刻を取得してもよいし、外部サーバーからインターネットを介して現在時刻を取得してもよい。
制御部410は、印刷履歴データから各印刷履歴の会議開始時刻または会議終了時刻を取得する。なお、図11に示すように、印刷履歴データの会議情報には、会議の開催日時として会議開始時刻と会議終了時刻とが含まれている。
制御部410は、印刷履歴データの中に、現在時刻が会議開始時刻または会議終了時刻を経過している印刷履歴があるか否か判別する。たとえば、制御部410は、ステップS601で取得した現在時刻が、ステップS602で取得した会議開始時刻または会議終了時刻を経過しているか否か判別すればよい。
制御部410は、現在時刻が会議開始時刻または会議終了時刻を経過している印刷履歴を削除する。
また、上記の実施形態は、本発明の要旨を例示することを意図し、本発明を限定するものではない。多くの代替物、修正、変形例は当業者にとって明らかである。
100 主催者PC、
200 管理装置、
210 制御部(管理装置)、
220 通信部(管理装置)、
300 画像形成装置、
400 参加者PC、
410 制御部(参加者PC)、
420 表示部、
430 入力部、
440 通信部(参加者PC)、
500 印刷装置、
610 原稿データ管理部、
620 更新確認部、
630 結果通知部、
640 印刷制御部、
710 会議開催通知管理部、
720 印刷管理部、
730 確認要求部、
A ネットワーク。
Claims (20)
- 会議の参加予定者が使用する可搬型の情報端末と、当該会議で使用される会議資料の原稿データを管理する管理装置とが、所定のネットワークを介して通信可能に接続された会議資料配信システムであって、
前記情報端末は、
前記会議を特定可能な会議情報および前記原稿データが含まれる会議開催通知を受け付け、当該会議情報および当該原稿データを対応付けて管理する会議開催通知管理部と、
前記ネットワークから接続が解除された状態で、前記会議開催通知管理部により管理されている前記原稿データに基づく印刷を指示し、当該原稿データについての印刷履歴を記憶する印刷管理部と、
前記印刷管理部の指示に基づき印刷された印刷済みの原稿データに対応する原稿データが、前記管理装置において更新されたか否か確認するために、前記ネットワークに接続した状態で、前記印刷履歴を前記管理装置に送信する確認要求部と、
を備え、
前記管理装置は、
前記会議開催通知を受け付けて当該会議開催通知に含まれる前記会議情報および前記原稿データを対応付けて登録し、要求に応じて当該原稿データを更新する原稿データ管理部と、
前記確認要求部から送信された前記印刷履歴と、前記原稿データ管理部により登録された前記会議情報および前記原稿データとを解析して、前記印刷済みの原稿データに対応する原稿データが前記原稿データ管理部により更新されたか否か確認する更新確認部と、
前記更新確認部による確認結果を前記情報端末に通知する結果通知部と、
を備える会議資料配信システム。 - 前記原稿データ管理部による原稿データの更新には、先に登録した原稿データよりも新しい原稿データを追加すること、および先に登録した原稿データに関連する別の原稿データを追加することの少なくともいずれかが含まれる、請求項1に記載の会議資料配信システム。
- 前記印刷履歴には、前記印刷済みの原稿データについてのバージョン情報が含まれており、
前記更新確認部は、前記印刷履歴に含まれている前記バージョン情報と、前記原稿データ管理部により登録または更新された原稿データに予め付されている前記バージョン情報とを比較して、先に登録した原稿データよりも新しい原稿データが追加されたか否か確認する、請求項2に記載の会議資料配信システム。 - 前記印刷管理部は、前記結果通知部から通知された前記確認結果を表示し、前記原稿データ管理部により更新された原稿データに基づく印刷を実行する指示を受け付けた場合には、前記管理装置に当該更新された原稿データに基づく印刷を指示し、
前記管理装置は、前記印刷管理部の指示に基づく印刷を、前記ネットワークに接続した画像形成装置に実行させる印刷制御部を備える、請求項1〜3のいずれか一項に記載の会議資料配信システム。 - 前記印刷管理部は、前記結果通知部から通知された前記確認結果を表示し、前記原稿データ管理部により更新された原稿データに基づく印刷を実行する指示を受け付けた場合には、前記管理装置に当該更新された原稿データに基づく印刷を指示し、
前記管理装置は、前記ネットワークに接続した画像形成装置に組み込まれており、前記印刷管理部の指示に基づく印刷を実行する印刷実行部を備える、請求項1〜3のいずれか一項に記載の会議資料配信システム。 - 前記印刷管理部は、指示した印刷が正常に完了した後、印刷した原稿データが会議資料の原稿データであるか否か判断し、会議資料の原稿データであれば、印刷した当該原稿データの印刷履歴を記憶する、請求項1〜5のいずれか一項に記載の会議資料配信システム。
- 前記印刷管理部は、前記会議開催通知が特定のアプリケーションで開かれた状態で印刷指示された原稿データを、会議資料の原稿データであると判断する、請求項6に記載の会議資料配信システム。
- 前記印刷管理部は、前記会議開催通知管理部により所定のフォルダに記憶されて管理されていた原稿データを、会議資料の原稿データであると判断する、請求項6に記載の会議資料配信システム。
- 前記印刷管理部は、前記情報端末が前記ネットワークに接続した状態で印刷した原稿データの更新前の原稿データについての印刷履歴を削除する、請求項1〜8のいずれか一項に記載の会議資料配信システム。
- 前記会議情報には、会議開始時刻または会議終了時刻が含まれており、
前記印刷管理部は、現在時刻を取得し、当該現在時刻が前記会議開始時刻または前記会議終了時刻を経過している印刷履歴を削除する、請求項1〜9のいずれか一項に記載の会議資料配信システム。 - 前記印刷管理部は、同一会議で使用される原稿データの前記バージョン情報を参照し、最新の印刷履歴以外の印刷履歴を削除する、請求項3に記載の会議資料配信システム。
- 前記印刷管理部は、原稿データごとに印刷履歴を記憶し、
前記確認要求部は、前記印刷管理部により記憶された複数の印刷履歴を表示して、少なくとも1つの印刷履歴の選択を受け付け、選択された当該印刷履歴のみを前記管理装置に送信する、請求項1〜11のいずれか一項に記載の会議資料配信システム。 - 前記印刷履歴には、前記印刷済みの原稿データが含まれていた会議開催通知を受け付けた日時を示す受付日時情報が含まれており、
前記更新確認部は、前記印刷履歴に含まれている前記受付日時情報と、前記原稿データ管理部により登録または更新された原稿データが含まれていた会議開催通知の受付日時情報とを比較して、先に登録した原稿データよりも新しい原稿データが追加されたか否か確認する、請求項2に記載の会議資料配信システム。 - 前記結果通知部は、前記印刷管理部の指示に基づく印刷が実行された場合、印刷結果を前記情報端末に通知する、請求項4または5に記載の会議資料配信システム。
- 前記確認結果の通知には、前記原稿データ管理部による原稿データの更新がされていないため印刷する必要がない旨の通知が含まれる、請求項1〜14のいずれか一項に記載の会議資料配信システム。
- 前記確認結果の通知には、前記会議情報または前記原稿データが未登録である旨の通知が含まれる、請求項1〜15のいずれか一項に記載の会議資料配信システム。
- 前記印刷管理部は、印刷済みの原稿データを削除するとともに、当該原稿データに対応付けられている前記会議情報および当該原稿データに予め付されている情報を、前記印刷履歴として記憶する、請求項1〜12のいずれか一項に記載の会議資料配信システム。
- 会議の参加予定者が使用する可搬型の情報端末と、当該会議で使用される会議資料の原稿データを管理する管理装置とが、所定のネットワークを介して通信可能に接続された会議資料配信システムであって、
前記情報端末は、
前記会議を特定可能な会議情報および前記原稿データが含まれる会議開催通知を受け付け、当該会議情報および当該原稿データを対応付けて管理する会議開催通知管理部と、
前記ネットワークから接続が解除された状態で、前記会議開催通知管理部により管理されている前記原稿データに基づく印刷を指示し、当該原稿データについての印刷履歴を記憶する印刷管理部と、
前記印刷管理部の指示に基づき印刷された印刷済みの原稿データに対応する原稿データが、前記管理装置において更新されたか否か確認するために、前記ネットワークに接続した状態で、前記印刷履歴を前記管理装置に送信する確認要求部と、
を備え、
前記管理装置は、
前記会議開催通知を受け付けて当該会議開催通知に含まれる前記会議情報および前記原稿データを対応付けて登録し、要求に応じて当該原稿データを更新する原稿データ管理部と、
前記確認要求部から送信された前記印刷履歴と、前記原稿データ管理部により登録された前記会議情報および前記原稿データとを解析して、前記印刷済みの原稿データに対応する原稿データが前記原稿データ管理部により更新されたか否か確認する更新確認部と、
前記更新確認部により更新が確認された原稿データに基づく印刷を、前記ネットワークに接続した画像形成装置に実行させる印刷制御部と、
を備える会議資料配信システム。 - 印刷完了後に、前記更新確認部による確認結果、および印刷結果を前記情報端末に通知する結果通知部を備える、請求項18に記載の会議資料配信システム。
- コンピューターを、請求項1〜19のいずれか一項に記載の会議資料配信システムとして機能させるためのプログラム。
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