JP2007207049A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】本発明は、更新前の文書データを印刷したユーザのみに文書データの更新を通知することが可能な文書管理装置を提供することを目的とする。
【解決手段】文書管理装置を備えた複合機１は、会議資料データ（すなわち、文書データ）のバージョンを取得し、その識別情報に対応するユーザがその取得したバージョンの会議資料データを印刷済みである旨を印刷履歴情報に記録する履歴情報管理部１０１と、会議資料データを新たな会議資料データに更新するとともに、その会議資料データのバージョンを更新する情報管理部１０２と、印刷履歴情報を参照して以前のバージョンの会議資料データが印刷済みである識別情報を認識し、その認識した識別情報に対応する宛先情報に基づいて会議資料データが更新された旨を通知する情報通知部１０３と、を有して成る構成とされている。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書データを管理する文書管理装置に関するものであり、特に文書データが更新された際に、その更新の旨を通知する技術に関する。

従来より、文書データを管理する文書管理装置が知られている。例えば、文書データを管理する文書管理装置に関係するものとして、所定の処理を行った結果、および前記処理により発生したエラー結果からなるログのうち、監視設定されたログが監視手段によって所定の間隔で監視され、監視設定されたログが見つかった場合には、そのログを通知イベントとしてログ通知手段から通知する文書群管理装置が開示・提案されている（例えば、特許文献１を参照）。
特開２００５−５６１４５号公報

確かに、特許文献１に開示された文書群管理装置であれば、例えば、監視設定されるログに文書蓄積部に登録された文書データの更新処理を設定しておけば、文書データが更新された後に、監視手段によって文書データの更新処理のログが見つけられるため、文書データが更新されたことをユーザに通知することが可能であると考えられる。

しかしながら、特許文献１に開示された文書群管理装置では、文書データが更新された際に、直ちに文書データが更新されたことをユーザに通知しようとすると、監視手段により短い間隔（例えば、１分程度の間隔）でそのログを監視する必要があり、そのログを監視するための負荷が大きくなってしまうと考えられる。

本発明は、上記の問題点に鑑み、文書データが更新された際に、その文書データの更新を少ない負荷で認識して、直ちに文書データが更新されたことをユーザに通知することが可能な文書管理装置を提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、本発明に係る文書管理装置は、外部の装置との信号の通信を確立するためのインタフェース部と、文書データおよび該文書データのバージョンを記憶する文書記憶手段と、ユーザを識別するための識別情報および該ユーザが使用する外部の装置の宛先情報が前記文書データに関連付けられて記憶されるユーザ情報記憶手段と、前記文書データの印刷履歴情報が記憶される履歴情報記憶手段と、を有して成り、前記インタフェース部により前記識別情報および前記文書データの印刷命令が受信されたことを認識すると、前記文書記憶手段から前記文書データのバージョンを取得し、その識別情報に対応するユーザがその取得したバージョンの文書データを印刷済みである旨を印刷履歴情報に記録する履歴情報管理部と、前記インタフェース部を介して前記文書データを更新するための新たな文書データを受信した際に、前記文書データを新たな文書データに更新するとともに、その文書データのバージョンを更新する情報管理部と、前記情報管理部により前記文書データが更新されたことを認識すると、前記印刷履歴情報を参照して以前のバージョンの前記文書データが印刷済みである識別情報を認識し、その認識した識別情報に対応する宛先情報に基づいて前記文書データが更新された旨を通知する情報通知部と、を有して成る構成とされている。

このような構成とすることにより、文書データが更新された際に、その文書データの更新を少ない負荷で認識して、直ちに文書データが更新されたことを、更新前の文書データを印刷したユーザのみに通知することが可能である。このため、未だ文書データを印刷していないユーザが不必要な通知を受信することを防ぐことが可能になる。

また、上記構成から成る文書管理装置の前記情報通知部が、前記情報管理部により前記文書データの更新内容情報が受信されたことを認識すると、前記文書データが更新された旨とともに、前記文書データの更新内容情報を通知する構成とされている。

このような構成とすることにより、それらの通知を受信した外部の装置を使用するユーザは、簡単に文書データの更新部分を知ることができ、文書データの更新部分のみを印刷することが可能となる。これにより、文書データを再印刷する際の用紙の無駄を低減することが可能となる。

また、上記構成から成る文書管理装置は、前記インタフェース部を介して前記文書データの印刷を禁止する印刷禁止命令を受信した際に、前記文書データの印刷を禁止に設定するとともに、前記情報管理部により前記文書データが新たな文書データに更新されたことを認識すると、前記文書データの印刷の禁止を解除する印刷管理部を有して成る構成とされている。

このような構成とすることにより、文書データの更新前に文書データが印刷されることを防ぐことが可能となる。

上記したように、本発明に係る文書管理装置であれば、文書データが更新された際に、その文書データの更新を少ない負荷で認識して、直ちに文書データが更新されたことを、更新前の文書データを印刷したユーザのみに通知することが可能である。

以下では、本発明について、本発明に係る文書管理装置を備え、複写機能、プリンタ機能を有した複合機を例に挙げて説明を行う。図１は本発明に係る複合機の要部構成を示すブロック図であり、図２は本発明に係る複合機の要部構造を模式的に示す縦断面図である。両図に示すように、本実施形態の複合機１は、中央演算処理装置から成り、装置全体の動作を制御する制御部１０と、原稿を自動搬送する原稿搬送部１１と、原稿搬送部１１から搬送された原稿を取り込んで画像データを生成する原稿取込部１２と、操作手段（テンキーやタッチパネルなど）と表示手段（液晶ディスプレイなど）から成る操作表示部１３と、画像データに基づいて用紙への画像出力を行う画像形成部１４（プリンタヘッドや感光ドラムから成るプリント部１４１と、該プリント部１４１で得られた画像出力を用紙に定着させる定着部１４２とを含む）と、画像形成部１４に給紙を行う給紙部１５と、印刷済みの用紙が排紙される排紙部１６と、各種制御プログラムや各種データ等が格納されるとともに、ワーク領域としても用いられる記憶部１７と、ネットワーク５０に接続されるとともに、外部の装置との信号の通信を確立するためのネットワークカード等から成る第１インタフェース部１８と、ケーブルを介して後述するプリンタサーバ６３に接続されるとともに、プリンタサーバ６３との信号の通信を確立するためのパラレルインタフェースから成る第２インタフェース部１９と、を有して成る。

制御部１０は、装置全体を制御するほか、その機能として、インタフェース部（本実施形態では、第１インタフェース部１８や第２インタフェース部１９に相当）によりユーザを識別するための識別情報および文書データ（本実施形態では、会議資料データに相当）の印刷命令が受信されたことを認識すると、文書記憶手段（本実施形態では、資料記憶部に相当）から文書データのバージョンを取得し、その識別情報に対応するユーザ（本実施形態ではユーザ名に相当）が、その取得したバージョンの文書データを印刷済みである旨を印刷履歴情報に記録する処理等を行う履歴情報管理部１０１と、を有して成る。

また、制御部１０は、インタフェース部を介して文書データを更新するための新たな文書データを受信した際に、文書データを新たな文書データに更新するとともに、その文書データのバージョンを更新する処理等を行う情報管理部１０２と、情報管理部１０２により文書データが更新されたことを認識すると、印刷履歴情報を参照して以前のバージョンの文書データが印刷済みである識別情報を認識し、その認識した識別情報に対応する宛先情報に基づいて文書データが更新された旨をインタフェース部を介して通知する処理等を行う情報通知部１０３と、インタフェース部を介して文書データの印刷を禁止する印刷禁止命令を受信した際に、文書データの印刷を禁止に設定するとともに、情報管理部１０２により文書データが新たな文書データに更新されたことを認識すると、文書データの印刷の禁止を解除する印刷管理部１０４と、を有して成る。

また、情報通知部１０３は、情報管理部１０２により文書データの更新内容情報が受信されたことを認識すると、文書データが更新された旨とともに、文書データの更新内容情報を通知する処理も行う。

給紙部１５は、画像形成部１４への給紙元となる複数段（本実施形態では３段）の用紙収納部１５１と、各用紙収納部１５１から画像形成部１４への共通した用紙搬送経路となる用紙搬送部１５２と、を有して成る。

記憶部１７は、文書データ（本実施形態では、会議資料データ）およびその文書データのバージョンが記憶されるハードディスクドライブ等の記憶装置から成る文書記憶手段の資料記憶部１７１と、ユーザを識別するための識別情報（本実施形態では、ユーザ名に相当）およびそのユーザが使用する外部の装置の宛先情報（本実施形態では、電子メールアドレスやＩＰアドレス）が、資料記憶部１７１に記憶される文書データに関連付けられて記憶されるハードディスクドライブ等の記憶装置から成るユーザ情報記憶手段のユーザ情報記憶部１７２と、資料記憶部１７１に記憶される文書データの印刷履歴情報が記憶されるハードディスクドライブ等の記憶装置から成る履歴情報記憶手段の履歴情報記憶部１７３と、各種制御プログラム等が格納されたＲＯＭ［Read Only Memory］、ワーク領域として用いられるＲＡＭ［Random Access Memory］および各種データ等が格納されるハードディスクドライブから成るメモリ部１７４と、を有して成る。

また、ユーザ情報記憶部１７２には、ユーザ認証に利用される会議主催者および会議参加者それぞれのユーザ名およびパスワードが予め記憶されている。

また、メモリ部１７４には、複合機１のＩＰアドレスや電子メールアドレスが予め記憶されている。このように構成された複合機１は、外部の装置との間で第１インタフェース部１８や第２インタフェース部１９を介してデータや命令等の送受信を行うことが可能である。また、複合機１は、宛先情報の電子メールアドレスに基づいて電子メールを外部の装置に第１インタフェース部１８を介して送信することが可能である。なお、複合機１は、第１インタフェース部１８を介して外部の装置から電子メールを受信することも可能である。

次に、ネットワーク５０に接続された第１ＰＣ［Personal Computer］６１および第２ＰＣ６２のそれぞれは、図示は省略するが、各種プログラムおよびデータ等が格納され、ワーク領域としても利用される記憶部、所定の画像が表示されるディスプレイ、入力操作に用いられる入力装置、装置全体の制御を行う制御部、およびネットワーク５０に接続されるとともに、外部の装置との間で信号の通信を確立するためのインタフェース等を有して成る。

また、第１ＰＣ６１および第２ＰＣ６２の各記憶部には、それぞれ固有のＩＰアドレスおよび電子メールアドレスが記憶されている。なお、第１ＰＣ６１および第２ＰＣ６２のそれぞれは、説明の便宜上、会議の主催者である会議主催者およびその会議に参加する予定の会議参加者によって使用されるものとする。また、本実施形態では、説明の便宜上、図１に示すように、会議主催者用および会議参加者用のＰＣをそれぞれ、第１ＰＣ６１および第２ＰＣ６２としているが、当然、複数台でもよい。

このように構成された会議主催者用の第１ＰＣ６１および会議参加者用の第２ＰＣ６２は、そのインタフェースを介して互いの間で電子メールの送受信を行うことが可能であるとともに、複合機１との間で電子メールの送受信を行うことが可能である。また、会議主催者用の第１ＰＣ６１および会議参加者用の第２ＰＣ６２は、ネットワーク５０に接続された複合機１や後述するプリンタサーバ６３等の外部の装置との間でデータや命令等の送受信を行うことが可能である。

また、プリンタサーバ６３は、図示は省略するが、各種プログラムおよびデータ等が格納され、ワーク領域としても利用される記憶部、所定の画像が表示されるディスプレイ、入力操作に用いられる入力装置、装置全体の制御を行う制御部、ネットワーク５０に接続されるとともに、外部の装置との間で信号の通信を確立するための第１インタフェース、およびケーブルを介して複合機１の第２インタフェース部１９と接続されるとともに、第２インタフェース部１９との間で信号の通信を確立するための第２インタフェース等を有して成る。また、プリンタサーバ６３の記憶部には、プリンタサーバ６３のＩＰアドレスが記憶されている。

また、会議主催者用の第１ＰＣ６１や会議参加者用の第２ＰＣ６２は、このように構成されたプリンタサーバ６３を介して、印刷データ等の各種データや各種命令等を複合機１の第２インタフェース部１９に送信することが可能である。また、会議主催者用の第１ＰＣ６１や会議参加者用の第２ＰＣ６２は、プリンタサーバ６３を介して、各種データや各種命令等を複合機１から受信することが可能である。

また、ネットワーク５０に接続されたメールサーバ６４は、図示は省略するが、各種プログラムおよび受信した電子メール等が格納され、ワーク領域としても利用される記憶部、所定の画像が表示されるディスプレイ、入力操作に用いられる入力装置、装置全体の制御を行う制御部、ネットワーク５０に接続されるとともに、外部の装置との間で信号の通信を確立するためのインタフェース等を有して成る。また、メールサーバ６４の記憶部には、メールサーバ６４のＩＰアドレス等が記憶されている。

このように構成されたメールサーバ６４は、インタフェースが複合機１、第１ＰＣ６１および第２ＰＣ６２等から送信された電子メールを受信した際に、制御部がその送信先の電子メールアドレスごとに電子メールを記憶部に記憶し、更に、インタフェースが記憶部に記憶している電子メールの送信先からの送信要求を受信した際に、制御部がインタフェースを介してその送信先の電子メールアドレス宛に電子メールを送信するものである。

次に、上記構成から成る複合機１における原稿複写動作について説明する。なお、図２に示す矢印付き破線は、用紙の搬送経路を示す。複合機１における原稿複写動作では、まず原稿搬送部１１から原稿取込部１２に原稿が搬送され、原稿取込部１２による該原稿の取込み（画像データの生成）が行われる。生成された画像データは、一旦メモリ部１７４に格納された後、再び読み出されて画像形成部１４に送出される。その後、画像形成部１４では、入力された画像データに基づく用紙への画像形成処理並びに定着処理が行われる。そして、印刷済みの用紙が排紙部１６に排出される。

また、上記構成から成る複合機１における印刷動作について説明する。複合機１における印刷動作では、第１インタフェース部１８または第２インタフェース部１９を介して制御部１０が印刷データを受信すると、制御部１０により、印刷データに基づいて画像データが生成された後、その画像データが画像形成部１４へ送出される。そして、印刷データに指定された印刷部数の完了が制御部１０に認識されるまで、画像形成部１４では、入力された画像データに基づく用紙への画像形成処理並びに定着処理（すなわち、印刷）が行われ、印刷済みの用紙が排紙部１６に排出される。

また、上記構成から成る複合機１は、説明の便宜上、第１インタフェース部１８および第２インタフェース部１９を備えた構成としているが、通常、複合機１には、インタフェース部として第１インタフェース部１８と第２インタフェース部１９のうちいずれかが備えられて第１ＰＣ６１や第２ＰＣ６２等の外部の装置と信号の通信が行われる。

なお、本実施形態の複合機１は、情報管理部１０２により会議資料データが更新された際に、印刷履歴情報を参照して以前のバージョンの会議資料データが印刷済みである識別情報を認識し、その認識した識別情報に対応する宛先情報に基づいて会議資料データが更新された旨を通知する制御に特徴を有している。そこで、以下では、図を参照しながら、本実施形態の複合機１におけるこの特徴について詳細に説明を行う。

まず、会議主催者が第１ＰＣ６１を用いて複合機１に会議資料データを登録させる場合において、本実施形態の複合機１における会議資料データの登録動作について以下に説明を行う。図３は、本実施形態の複合機１における会議資料データの登録動作の一例を示すフローチャートである。

本実施形態の複合機１では、ステップＳ３−１で、情報管理部１０２によって、会議主催者用の第１ＰＣ６１から送信された所定のファイル名の会議資料データが受信される場合には（Ｓ３−１ＹＥＳ）、ステップＳ３−２で、情報管理部１０２によって会議資料データを受信した旨が制御部１０に通知される。そして、制御部１０によって、会議主催者用の第１ＰＣ６１に向けて、ユーザ認証を行うためのユーザ名とパスワードの通知を要求する要求命令が送信される。

具体的に、ステップＳ３−１において、第１インタフェース部１８によって、会議主催者用の第１ＰＣ６１から送信された未登録のファイル名の会議資料データが受信され、第１インタフェース部１８から情報管理部１０２にその会議資料データが送信される。そして、情報管理部１０２によって、第１インタフェース部１８から送信された会議資料データが受信される場合には（Ｓ３−１ＹＥＳ）、ステップＳ３−２で、情報管理部１０２によって会議資料データを受信した旨が制御部１０に通知される。そして、制御部１０によって、第１インタフェース部１８を介してユーザ名とパスワードの要求命令が会議主催者用の第１ＰＣ６１に向けて送信される。

また、具体的に、ステップＳ３−１において、第２インタフェース部１９によって会議主催者用の第１ＰＣ６１から送信された未登録のファイル名の会議資料データが受信され、第２インタフェース部１９から情報管理部１０２にその会議資料データが送信される。そして、情報管理部１０２によって、第２インタフェース部１９から送信されたその会議資料データが受信される場合には（Ｓ３−１ＹＥＳ）、ステップＳ３−２で、情報管理部１０２によって会議資料データを受信した旨が制御部１０に通知される。そして、制御部１０によって、第２インタフェース部１９を介してユーザ名とパスワードの要求命令が会議主催者用の第１ＰＣ６１に向けて送信される。

なお、ステップＳ３−１で、情報管理部１０２によって、会議主催者用の第１ＰＣ６１から送信される会議資料データが受信されない場合には（Ｓ３−１ＮＯ）、ステップＳ３−１に戻る。

続いて、ステップＳ３−３で、会議主催者用の第１ＰＣ６１から送信されたユーザ名およびパスワードが、第１インタフェース部１８または第２インタフェース部１９を介して制御部１０によって受信されると、受信されたユーザ名およびパスワードが、制御部１０によって、ユーザ情報記憶部１７２に記憶されている複数の組となったユーザ名およびパスワードと比較される。

そして、制御部１０によって、受信したユーザ名およびパスワードと一致する組となったユーザ名およびパスワードが、ユーザ情報記憶部１７２に記憶されていないと判定され、ユーザ認証が許可されない場合には（Ｓ３−３ＮＯ）、ステップＳ３−４で、制御部１０によって、会議主催者用の第１ＰＣ６１に向けて、ユーザ名の認証が不許可であった旨を通知するための不許可通知命令が、第１インタフェース部１８および第２インタフェース部１９うち、ステップＳ３−３においてユーザ名およびパスワードを受信した側のインタフェース部を介して送信される。なお、この不許可通知命令を受信した会議主催者用の第１ＰＣ６１では、そのディスプレイにユーザ認証が不許可であった旨がポップアップ等で表示される。

また、制御部１０によって、受信したユーザ名およびパスワードと一致する組となったユーザ名およびパスワードが、ユーザ情報記憶部１７２に記憶されていると判定され、ユーザ認証が許可される場合には（Ｓ３−３ＹＥＳ）、ステップＳ３−５で、制御部１０から情報管理部１０２にユーザ認証が許可された旨が通知される。そして、情報管理部１０２によって、会議資料データが資料記憶部１７１に記憶されるとともに、会議主催者のユーザ名が、その会議資料データの登録者としてその会議資料データに関連付けられてユーザ情報記憶部１７２に記憶される。

更に、情報管理部１０２によって、その値が１に設定されたバージョンが、資料記憶部１７１に記憶されたその会議資料データに関連付けられて資料記憶部１７１に記憶される。なお、会議資料データのバージョンは、例えば、情報管理部１０２によって、会議資料データの更新ごとに１ずつ増加されて更新される。

続いて、ステップＳ３−６で、制御部１０によって、単数または複数の会議参加者（すなわち、ユーザ）を識別するための識別情報（例えば、ユーザ名）および会議参加者が使用する外部の装置である第２ＰＣ６２の宛先情報（例えば、電子メールアドレスやＩＰアドレス）の通知を会議主催者に要求する識別情報要求命令が、会議主催者用の第１ＰＣ６１に向けて送信される。

そして、制御部１０によって、会議主催者用の第１ＰＣ６１から送信された会議参加者の識別情報および宛先情報の受信が認識されると、制御部１０によって、会議参加者の識別情報および宛先情報が、ステップＳ３−４において資料記憶部１７１に記憶された会議資料データと関連付けられてユーザ情報記憶部１７２に記憶される。

なお、本実施形態では、識別情報にユーザ名を適用した場合を例に挙げて説明を行う。また、本実施形態では、複合機１と会議主催者用の第１ＰＣ６１との通信が、第１インタフェース部１８を介して実施される構成の場合には、会議参加者が使用する第２ＰＣ６２の宛先情報に電子メールアドレスを適用する。また、本実施形態では、複合機１と会議主催者用の第１ＰＣ６１との通信が、第２インタフェース部１９およびプリンタサーバを介して実施される構成の場合には、会議参加者が使用する第２ＰＣ６２の宛先情報にＩＰアドレスを適用する。また、本実施形態では、会議参加者の識別情報であるユーザ名は、ユーザ認証用にユーザ情報記憶部１７２に記憶されているユーザ名と同一のものである。

続いて、ステップＳ３−７で、資料記憶部１７１に会議資料データが新規に記憶されたこと、および会議参加者の識別情報および宛先情報が、資料記憶部１７１に記憶された会議資料データに関連付けられてユーザ情報記憶部１７２に記憶されたこと（すなわち、会議資料データの登録の完了）が制御部１０から情報通知部１０３に通知される。

そして、情報通知部１０３によって会議資料データの登録の完了が認識されると、情報通知部１０３によってユーザ情報記憶部１７２に記憶されている宛先情報が読み込まれる。そして、情報通知部１０３によって、宛先情報に基づいて所定のファイル名の会議資料データが資料記憶部１７１に新規に登録された旨が会議参加者用の第２ＰＣ６２（すなわち、全ての会議参加者）に向けて通知される。

そして、情報通知部１０３による通知の完了が履歴情報管理部１０１に認識されると、履歴情報管理部１０１により、識別情報に基づいてユーザ名ごとに、会議資料データのバージョンに応じて会議資料データが印刷済みであるか否かを記録するための会議資料データの印刷履歴情報が生成される。そして、履歴情報管理部１０１により、会議資料データの印刷履歴情報が、資料記憶部１７１に記憶されている会議資料データに関連付けられて履歴情報記憶部１７３に記憶される。

具体的に、ステップＳ３−７において、複合機１と会議主催者用の第１ＰＣ６１との通信が、第１インタフェース部１８を介して実施される構成の場合には、情報通知部１０３によってユーザ情報記憶部１７２に記憶されている宛先情報である電子メールアドレスが読み込まれる。そして、情報通知部１０３によって、電子メールアドレスに基づいて所定のファイル名の会議資料データが資料記憶部１７１に新規に登録された旨を通知するための電子メールが第１インタフェース部１８を介して会議参加者用の第２ＰＣ６２に向けて送信される。なお、第１インタフェース部１８を介して送信された電子メールは、一旦電子メールアドレスごとにメールサーバ６４の記憶部に格納された後、会議参加者用の第２ＰＣ６２により読み込まれる。そして、会議参加者用の第２ＰＣ６２のディスプレイに所定のファイル名の会議資料データが資料記憶部１７１に新規に登録された旨が表示される。

また、具体的に、ステップＳ３−７において、複合機１と会議主催者用の第１ＰＣ６１との通信が、第２インタフェース部１９およびプリンタサーバ６３を介して実施される構成の場合には、情報通知部１０３によってユーザ情報記憶部１７２に記憶されている宛先情報であるＩＰアドレスが読み込まれる。そして、情報通知部１０３によって、ＩＰアドレスに基づいて所定のファイル名の会議資料データが資料記憶部１７１に新規に登録された旨を通知するための登録完了通知命令が、第２インタフェース部１９を介して会議参加者用の第２ＰＣ６２に向けて送信される。なお、プリンタサーバ６３を介してその登録完了通知命令を受信した会議参加者用の第２ＰＣ６２では、登録完了通知命令に基づいて第２ＰＣ６２の制御部により、ディスプレイに所定のファイル名の会議資料データが資料記憶部１７１に新規に登録された旨がポップアップ等で表示される。

次に、会議参加者が第２ＰＣ６２を用いて複合機１に会議資料を印刷させる場合において、本実施形態の複合機１における資料記憶部１７１に登録された会議資料データの印刷動作について以下に説明を行う。図４は、会議参加者が複合機１に会議資料を印刷させる際において、本実施形態の複合機１における資料記憶部１７１に登録された会議資料データの印刷動作の一例を示すフローチャートである。

なお、本フローに先立って、会議参加者用の第２ＰＣ６２によって、第１インタフェース部１８または第２インタフェース部１９を介して資料記憶部１７１へのアクセスが行われることで、複合機１の制御部１０によって、資料記憶部１７１に記憶されている会議資料データの一覧情報が送信され、更に、その一覧情報を受信した第２ＰＣ６２の制御部によってそのディスプレイに資料記憶部１７１に記憶されている会議資料データの一覧が表示されているものとする。

本実施形態の複合機１では、ステップＳ４−１で、会議参加者用の第２ＰＣ６２から送信され、資料記憶部１７１に記憶されている所望のファイル名の会議資料データを会議参加者用の第２ＰＣ６２への送信を要求する命令が、制御部１０によって、受信される場合には（Ｓ４−１ＹＥＳ）、ステップＳ４−２で、制御部１０によって、会議参加者用の第２ＰＣ６２に向けて、ユーザ認証を行うためのユーザ名とパスワードの通知を要求する命令が送信される。

具体的に、ステップＳ４−１において、第１インタフェース部１８によって、資料記憶部１７１に記憶されている所望のファイル名の会議資料データを会議参加者用の第２ＰＣ６２への送信を要求する命令が受信されると、第１インタフェース部１８から制御部１０にその命令が送信される。そして、制御部１０によって、資料記憶部１７１に記憶されている所望のファイル名の会議資料データを会議参加者用の第２ＰＣ６２への送信を要求する命令が受信される場合には（Ｓ４−１ＹＥＳ）、ステップＳ４−２で、制御部１０によって、会議参加者用の第２ＰＣ６２に向けて第１インタフェース部１８を介してユーザ認証を行うためのユーザ名とパスワードの通知を要求する命令が送信される。

また、具体的に、ステップＳ４−１において、第２インタフェース部１９によって、資料記憶部１７１に記憶されている所望のファイル名の会議資料データを会議参加者用の第２ＰＣ６２への送信を要求する命令が受信されると、第２インタフェース部１９から制御部１０にその命令が送信される。そして、制御部１０によって、資料記憶部１７１に記憶されている所望のファイル名の会議資料データを会議参加者用の第２ＰＣ６２への送信を要求する命令が受信される場合には（Ｓ４−１ＹＥＳ）、ステップＳ４−２で、制御部１０によって、会議参加者用の第２ＰＣ６２に向けて第２インタフェース部１９を介してユーザ認証を行うためのユーザ名とパスワードの通知を要求する命令が送信される。

なお、ステップＳ４−１で、制御部１０によって、資料記憶部１７１に記憶されている所望のファイル名の会議資料データを会議参加者用の第２ＰＣ６２への送信を要求する命令が受信されない場合には（Ｓ４−１ＮＯ）、ステップＳ４−１へ戻る。

続いて、ステップＳ４−３で、第１インタフェース部１８または第２インタフェース部１９によって、会議参加者用の第２ＰＣ６２から送信されたユーザ名およびパスワードが受信されると、第１インタフェース部１８および第２インタフェース部１９のうち、それらを受信した側のインタフェース部から制御部１０にそのユーザ名およびパスワードが送信される。

そして、制御部１０によって、会議参加者用の第２ＰＣ６２から送信されたユーザ名およびパスワードが受信されると、ユーザ名およびパスワードが、ユーザ情報記憶部１７２に記憶されている複数の組となったユーザ名およびパスワードと比較される。なお、このとき受信したユーザ名は、後述するように、会議参加者を識別するための識別情報としても利用される。

そして、制御部１０によって、受信したユーザ名およびパスワードと一致する組となったユーザ名およびパスワードがユーザ情報記憶部１７２に記憶されていないと判定され、ユーザ認証が許可されない場合には（Ｓ４−３ＮＯ）、ステップＳ４−４で、制御部１０によって、ユーザ認証が不許可であった旨を通知するための不許可通知命令が、第１インタフェース部１８および第２インタフェース部１９うち、ユーザ名およびパスワードを受信した側のインタフェース部を介して会議参加者用の第２ＰＣ６２に向けて送信される。

そして、制御部１０によって、受信したユーザ名およびパスワードと一致する組となったユーザ名およびパスワードがユーザ情報記憶部１７２に記憶されていると判定され、ユーザ認証が許可される場合には（Ｓ４−３ＹＥＳ）、ステップＳ４−５で、制御部１０によって、会議資料データの複製が第１インタフェース部１８および第２インタフェース部１９うち、ユーザ名およびパスワードを受信した側のインタフェース部を介して会議参加者用の第２ＰＣ６２に向けて送信される。

なお、会議参加者用の第２ＰＣ６２から送信されたユーザ名は、会議参加者のユーザ名であるため、会議参加者は、第２ＰＣ６２を用いて資料記憶部１７１に記憶されている会議資料データを更新することは制御部１０によって許可されない。

一方、所望の会議資料データを受信した会議参加者用の第２ＰＣ６２では、第２ＰＣ６２の制御部によって、会議資料データに基づいてそのディスプレイに会議資料データの画像が表示される。

続いて、ステップＳ４−６で、会議参加者用の第２ＰＣ６２から送信され、資料記憶部１７１に記憶されている所望のファイル名の会議資料データを印刷させるための印刷命令が、第１インタフェース部１８または第２インタフェース部１９によって、受信されると、第１インタフェース部１８および第２インタフェース部１９のうち、その印刷命令を受信した側のインタフェース部から制御部１０にその印刷命令が送信される。そして、制御部１０によって、資料記憶部１７１に記憶されている所望のファイル名の会議資料データを印刷させる印刷命令が受信される場合には（Ｓ４−６ＹＥＳ）、更に、ステップＳ４−７で、制御部１０によって、その会議資料データに関連付けられて印刷禁止の設定が資料記憶部１７１に記憶されているか否か確認される。なお、印刷命令は、資料記憶部１７１に記憶されている所望のファイル名の会議資料データを所定の部数、または会議資料データのうち、所定のページを所定の部数印刷させる命令であってもよい。また、印刷禁止の設定とは、資料記憶部１７１に記憶されている会議資料データの印刷を禁止にする設定である。

そして、制御部１０によって、その会議資料データが印刷禁止に設定されていないと判定される場合には（Ｓ４−７ＮＯ）、更に、ステップＳ４−８で、制御部１０によって、資料記憶部１７１に記憶され、受信した印刷命令に対応する会議資料データに更新禁止の設定が関連付けられて資料記憶部１７１に記憶される。なお、更新禁止の設定とは、資料記憶部１７１に記憶されている会議資料データの更新を禁止する設定である。

また、ステップＳ４−６で、制御部１０によって、その会議資料データを印刷させる印刷命令が受信されない場合には（Ｓ４−６ＹＥＳ）、ステップＳ４−６に戻る。なお、制御部１０によって、会議参加者用の第２ＰＣ６２との通信の接続の解除が認識される場合には、本フローを完了とし、ステップ４−１に戻る構成とされてもよい。

続いて、ステップＳ４−９で、制御部１０によって、印刷命令に基づいて所望のファイル名の会議資料データから画像データが生成される。そして、上述したように、画像形成部１４により画像データに基づいて画像形成処理並びに定着処理が行われることで、会議資料データが印刷される。そして、排紙部１６に用紙からなる会議資料が排出される。

続いて、ステップＳ４−１０で、制御部１０から履歴情報管理部１０１に、第１インタフェース部１８または第２インタフェース部１９により識別情報のユーザ名および会議資料データの印刷命令が受信されたことが通知される。

そして、履歴情報管理部１０１によって第１インタフェース部１８または第２インタフェース部１９により識別情報のユーザ名および会議資料データの印刷命令が受信されたことが認識されると、履歴情報管理部１０１によって、資料記憶部１７１からその印刷命令により印刷される会議資料データのバージョンが取得される。そして、履歴情報管理部１０１によって、その識別情報に対応するユーザ名が、その取得したバージョンの会議資料データを印刷済みである旨が、その会議資料データに対応する印刷履歴情報に記録された後に、その印刷履歴情報が履歴情報記憶部１７３に更新して記憶される。なお、履歴情報管理部１０１によって、第１インタフェース部１８または第２インタフェース部１９により識別情報のユーザ名および会議資料データの印刷が完了したことが認識される際に、履歴情報管理部１０１によって、その識別情報に対応するユーザ名がその取得したバージョンの会議資料データを印刷済みである旨が、その会議資料データに対応する印刷履歴情報に記録された後に、その印刷履歴情報が履歴情報記憶部１７３に更新して記憶されてもよい。

続いて、ステップＳ４−１１で、制御部１０によって、資料記憶部１７１に記憶されていた会議資料データの更新禁止の設定が消去されることで、会議資料データの更新禁止の設定が解除され、本フローが完了となる。

また、ステップＳ４−７で、制御部１０によって、受信した印刷命令に対応する会議資料データが印刷禁止に設定されていると判定される場合には（Ｓ４−７ＹＥＳ）、ステップＳ４−１２で、制御部１０によって、その会議資料データの印刷禁止の設定が解除されたか否か判定される。制御部１０によって、その会議資料データの印刷禁止の設定が解除されたと判定される場合には（Ｓ４−１２ＹＥＳ）、ステップＳ４−８に進む。また、ステップＳ４−１２で、制御部１０によって、その会議資料データの印刷禁止の設定が解除されていないと判定される場合には（Ｓ４−１２ＮＯ）、ステップＳ４−１２に戻る。

次に、会議主催者が第１ＰＣ６１を用いて資料記憶部１７１に登録されている会議資料データを複合機１に更新させる場合において、本実施形態の複合機１における資料記憶部１７１に登録された会議資料データの更新動作について以下に説明を行う。図５は、本実施形態の複合機１における資料記憶部１７１に登録された会議資料データの更新動作の一例を示すフローチャートである。

本実施形態の複合機１では、ステップＳ５−１で、第１インタフェース部１８または第２インタフェース部１９によって、ユーザ名、そのユーザ名のパスワード、更新予定の会議資料データのファイル名、およびそのファイル名の会議データを印刷禁止に設定させるための印刷禁止命令が受信されると、第１インタフェース部１８および第２インタフェース部１９のうち、それらを受信したインタフェース部から制御部１０にユーザ名、そのユーザ名のパスワード、更新予定の会議資料データのファイル名、およびその印刷禁止命令が送信される。

そして、制御部１０によって、ユーザ名、そのユーザ名のパスワード、更新予定の会議資料データのファイル名、およびその印刷禁止命令が受信される場合には（Ｓ５−１ＹＥＳ）、ステップＳ５−２で、制御部１０によって、受信したユーザ名とパスワードが、ユーザ情報記憶部１７２に記憶されている複数の組となったユーザ名とパスワードと比較されるとともに、受信したユーザ名が更新予定の会議資料データに関連付けられている登録者のユーザ名と一致するか否か判定される。

そして、制御部１０によって、受信したユーザ名とパスワードと一致する組となったユーザ名とパスワードがユーザ情報記憶部１７２に記憶されていない、または受信したユーザ名が更新予定の会議資料データに関連付けられている登録者のユーザ名と一致しないと判定され、ユーザ認証が許可されない場合には（Ｓ５−２ＮＯ）、ステップＳ５−３で、制御部１０によって、第１インタフェース部１８および第２インタフェース部１９のうち、ユーザ名等を受信した側のインタフェース部を介して会議主催者用の第１ＰＣ６１にユーザ認証が不許可である旨が通知される。

また、ステップＳ５−２で、制御部１０によって、受信したユーザ名とパスワードと一致する組となったユーザ名とパスワードがユーザ情報記憶部１７２に記憶されている、かつ、受信したユーザ名が更新予定の会議資料データに関連付けられている登録者のユーザ名と一致していると判定され、ユーザ認証が許可される場合には（Ｓ５−２ＹＥＳ）、ステップＳ５−４で、制御部１０によって、受信したファイル名の会議資料データに更新禁止の設定が付加されているか否か判定される。

そして、制御部１０によって、その受信したファイル名の会議資料データに更新禁止の設定が付加されていると判定される場合には（Ｓ５−４ＹＥＳ）、更に、ステップＳ５−５で、制御部１０によって、その会議資料データの更新禁止の設定が解除されたか否か判定される。

そして、制御部１０によって、会議資料データの更新禁止の設定が解除されたと判定される場合には（Ｓ５−５ＹＥＳ）、後述するステップＳ５−６に進む。また、制御部１０によって、会議資料データの更新禁止の設定が解除されていないと判定される場合には（Ｓ５−５ＮＯ）、ステップＳ５−５に戻る。

また、ステップＳ５−４で、受信したファイル名の会議資料データに更新禁止の設定が付加されていないと判定される場合（Ｓ５−４ＮＯ）、ステップＳ５−６で、受信した印刷禁止命令に基づいて、印刷管理部１０４によって、資料記憶部１７１に記憶され、受信したファイル名に対応する会議資料データに印刷禁止の設定が付加される。

続いて、ステップＳ５−７で、印刷管理部１０４からの通知により、受信したファイル名に対応する会議資料データに印刷禁止の設定が付加されたことを情報通知部１０３が認識すると、情報通知部１０３によって、印刷禁止の設定が付加された会議資料データに関連付けられてユーザ情報記憶部１７２に記憶されている会議参加者の宛先情報が読み込まれる。そして、情報通知部１０３によって、その宛先情報に基づいて、印刷禁止の設定が付加されたファイル名の会議資料データが印刷禁止である旨の通知が会議参加者用の第２ＰＣ６２に向けて送信される。

具体的に、ステップＳ５−７において、複合機１と会議参加者用の第２ＰＣ６２との通信が、第１インタフェース部１８を介して実施される構成の場合には、まず、情報通知部１０３によって、印刷禁止の設定が付加された会議資料データに関連付けられてユーザ情報記憶部１７２に記憶されている会議参加者の宛先情報の電子メールアドレスが読み込まれる。そして、情報通知部１０３によって、電子メールアドレスに基づいて印刷禁止の設定が付加されたファイル名の会議資料データが印刷禁止である旨を通知するための電子メールが第１インタフェース部１８を介して会議参加者用の第２ＰＣ６２に向けて送信される。なお、第１インタフェース部１８を介して送信された電子メールは、一旦メールアドレスごとにメールサーバ６４の記憶部に格納された後、会議参加者用の第２ＰＣ６２に読み込まれる。そして、会議参加者用の第２ＰＣ６２のディスプレイに印刷禁止の設定が付加されたファイル名の会議資料データが印刷禁止である旨が表示される。

また、具体的に、ステップＳ５−７において、複合機１と会議参加者用の第２ＰＣ６２との通信が、第２インタフェース部１９およびプリンタサーバ６３を介して実施される構成の場合には、まず、情報通知部１０３によって、印刷禁止の設定が付加された会議資料データに関連付けられてユーザ情報記憶部１７２に記憶されている会議参加者の宛先情報のＩＰアドレスが読み込まれる。そして、情報通知部１０３によって、ＩＰアドレスに基づいて印刷禁止の設定が付加されたファイル名の会議資料データが印刷禁止である旨の通知命令が第２インタフェース部１９を介してＩＰアドレス宛に送信される。なお、プリンタサーバ６３を介してその通知命令を受信した会議参加者用の第２ＰＣ６２では、その通知命令に基づいて第２ＰＣ６２の制御部により、ディスプレイに印刷禁止の設定が付加されたファイル名の会議資料データが印刷禁止である旨がポップアップ等で表示される。

続いて、ステップＳ５−８で、第１インタフェース部１８または第２インタフェース部１９によって、会議主催者用の第１ＰＣ６１から送信された資料記憶部１７１へのアクセス要求が受信されると、第１インタフェース部１８および第２インタフェース部１９のうち、そのアクセス要求を受信した側のインタフェース部から制御部１０に、資料記憶部１７１へのアクセス要求が入力される。

そして、制御部１０によって、資料記憶部１７１に記憶されているデータの一覧情報が、第１インタフェース部１８および第２インタフェース部１９のうち、そのアクセス要求を受信した側のインタフェース部を介して会議主催者用の第１ＰＣ６１に向けて送信される。

そして、会議主催者用の第１ＰＣ６１から送信され、資料記憶部１７１に記憶されている会議資料データを更新するための新たな会議資料データが、第１インタフェース部１８または第２インタフェース部１９によって受信される。そして、第１インタフェース部１８および第２インタフェース部１９のうち、その新たな会議資料を受信した側のインタフェース部から情報管理部１０２に新たな会議資料データが送信される。そして、情報管理部１０２によって、新たな会議資料データが受信される場合には（Ｓ５−８ＹＥＳ）、更に、ステップＳ５−９で、情報管理部１０２から制御部１０にその新たな会議資料データを受信した旨が通知される。そして、制御部１０によって、会議主催者用の第１ＰＣ６１に向けて、ユーザ認証を行うためのユーザ名とパスワードの通知を要求する命令が、第１インタフェース部１８および第２インタフェース部１９のうち、更新するための新たな会議資料データを受信した側のインタフェース部を介して送信される。

なお、ステップ５−８ＹＥＳにおいて、情報管理部１０２によって、資料記憶部１７１に記憶されている会議資料データを更新するための新たな会議資料データとともに、その新たな会議資料データの更新内容（例えば、ｍページ目差し替えやｎページ追加等）が記録された更新内容情報が受信されてもよい。

また、ステップＳ５−８で、会議主催者用の第１ＰＣ６１から送信され、資料記憶部１７１に記憶されている会議資料データを更新するための新たな会議資料データが、第１インタフェース部１８または第２インタフェース部１９を介して情報管理部１０２によって、受信されない場合には（Ｓ５−８ＮＯ）、ステップＳ５−８に戻る。

続いて、ステップＳ５−１０で、制御部１０によって、会議主催者用の第１ＰＣ６１から送信されたユーザ名およびパスワードが第１インタフェース部１８または第２インタフェース部１９を介して受信される。

そして、制御部１０によって、受信したユーザ名とパスワードが、ユーザ情報記憶部１７２に記憶されている複数の組となったユーザ名とパスワードと比較されるとともに、受信したユーザ名が更新予定の会議資料データに関連付けられているその登録者のユーザ名と一致するか否か判定される。

そして、制御部１０によって、受信したユーザ名とパスワードと一致する組となったユーザ名とパスワードがユーザ情報記憶部１７２に記憶されていない、または受信したユーザ名が更新予定の会議資料データに関連付けられているその登録者のユーザ名と一致しないと判定され、ユーザ認証が許可されない場合には（Ｓ５−１０ＮＯ）、ステップＳ５−１１で、制御部１０によって、第１インタフェース部１８および第２インタフェース部１９のうち、ユーザ名等を受信した側のインタフェース部を介して会議主催者用の第１ＰＣ６１にユーザ認証が不許可である旨が通知される。そして、ステップＳ５−８に戻る。

また、ステップＳ５−１０で、制御部１０によって、受信したユーザ名とパスワードと一致する組となったユーザ名とパスワードがユーザ情報記憶部１７２に記憶されている、かつ、受信したユーザ名が更新予定の会議資料データに関連付けられているその登録者のユーザ名と一致していると判定され、ユーザ認証が許可される場合には（Ｓ５−１０ＹＥＳ）、ステップＳ５−１２で、制御部１０から情報管理部１０２にユーザ認証が許可された旨が通知される。そして、情報管理部１０２によって、先に記憶されている会議資料データが、受信した新たな会議資料データに更新されて資料記憶部１７１に記憶される。更に、情報管理部１０２によって、資料記憶部１７１に記憶され、会議資料データに関連付けられている会議資料データのバージョンの値が１増加される。

なお、ステップ５−８ＹＥＳにおいて、情報管理部１０２によって、資料記憶部１７１に記憶されている会議資料データを更新するための新たな会議資料データとともに、その新たな会議資料データの更新内容が記録された更新内容情報が受信された場合には、以下のように、ステップＳ５−１２に追加して印刷履歴情報の更新が行われてもよい。情報管理部１０２からその更新内容情報の通知を受信した履歴情報管理部１０１によって、履歴情報記憶部１７３に記憶され、更新された会議資料データに関連付けられている印刷履歴情報が読み込まれる。そして、履歴情報管理部１０１によって、印刷履歴情報に更新内容情報が付加された後に、その印刷履歴情報が履歴情報記憶部１７３に更新されて記憶される。以下からフローの説明に戻る。

続いて、ステップＳ５−１３で、情報管理部１０２からの通知によって、情報管理部１０２により会議資料データが更新されたことを情報通知部１０３が認識すると、情報通知部１０３によって、更新された会議資料データに関連付けられている印刷履歴情報が履歴情報記憶部１７３から読み込まれる。そして、情報通知部１０３によって、印刷履歴情報が参照されて、以前のバージョンの会議資料データが印刷済みである識別情報のユーザ名が認識される。そして、情報通知部１０３によって、その認識した識別情報のユーザ名に対応する宛先情報がユーザ情報記憶部１７２から抽出される。

そして、その抽出された宛先情報に基づいて情報通知部１０３により、所定のファイル名の会議資料データが更新された旨が、以前のバージョンの会議資料データを印刷している会議参加者用の第２ＰＣ６２に向けて通知される。

一方、その通知を受信した会議参加者用の第２ＰＣ６２では、その制御部によって、そのディスプレイに所定のファイル名の会議資料データが更新された旨が表示される。これにより、以前のバージョンの会議資料データを印刷している会議参加者は、第２ＰＣ６２のディスプレイに表示されたその画像を見ることで、会議資料データが更新されたことを即座に知り、追加して会議資料データを印刷することが可能となる。

具体的に、本実施形態の複合機１が第１インタフェース部１８を介して会議参加者用の第２ＰＣ６２と通信が実施される構成の場合には、情報通知部１０３によって、その認識された識別情報のユーザ名に対応する宛先情報の電子メールアドレスがユーザ情報記憶部１７２から抽出される。そして、その電子メールアドレスに基づいて情報通知部１０３により、所定のファイル名の会議資料データが更新された旨が記載された電子メールが、第１インタフェース部１８を介して以前のバージョンの会議資料データを印刷している会議参加者用の第２ＰＣ６２に向けて送信される。なお、電子メールを受信した会議参加者用の第２ＰＣ６２では、その制御部によって、ディスプレイに所定のファイル名の会議資料データが更新された旨が表示される。

また、具体的に、本実施形態の複合機１が第２インタフェース部１９およびプリンタサーバを介して会議参加者用の第２ＰＣ６２と通信が実施される構成の場合には、情報通知部１０３によって、その認識された識別情報のユーザ名に対応する宛先情報のＩＰアドレスがユーザ情報記憶部１７２から抽出される。そして、その抽出した宛先情報のＩＰアドレスに基づいて情報通知部１０３により、所定のファイル名の会議資料データが更新された旨およびその会議資料データの更新内容情報が記載された通知命令が、第２インタフェース部１９を介して以前のバージョンの会議資料データを印刷している会議参加者用の第２ＰＣ６２に向けて送信される。なお、その通知命令を受信した会議参加者用の第２ＰＣ６２では、その制御部によって、ディスプレイに所定のファイル名の会議資料データが更新された旨がポップアップ等で表示される。

なお、ステップ５−８ＹＥＳにおいて、情報管理部１０２によって、資料記憶部１７１に記憶されている会議資料データを更新するための新たな会議資料データとともに、その新たな会議資料データの更新内容が記録された更新内容情報が受信される場合には、所定のファイル名の会議資料データが更新された旨とともに、会議資料データの更新内容情報が通知されてもよい。この場合、それらの通知を受信した会議参加者用の第２ＰＣ６２では、その制御部によって、そのディスプレイに所定のファイル名の会議資料データが更新された旨および新たな会議資料データの更新内容（例えば、ｍページ目差し替えやｎページ追加等）が表示される。これにより、以前のバージョンの会議資料データを印刷している会議参加者は、第２ＰＣ６２のディスプレイに表示されたその画像を見ることで、会議資料データの更新内容を即座に知り、複合機１に会議資料データの更新部分のみを簡単に印刷させることが可能となる。

続いて、ステップＳ５−１４で、情報管理部１０２からの通知により、情報管理部１０２によって会議資料データが新たな会議資料データに更新されたことを印刷管理部１０４が認識すると、印刷管理部１０４によって、更新された会議資料データに関連付けられている印刷禁止の設定が解除され、本フローは完了となる。

次に、会議主催者が第１ＰＣ６１を用いて複合機１の履歴情報記憶部１７３に記憶されている印刷履歴情報を確認する場合において、本実施形態の複合機１における履歴情報記憶部１７３に記憶されている印刷履歴情報の送信動作について以下に説明を行う。

本実施形態の複合機１では、まず、会議主催者用の第１ＰＣ６１から送信された履歴情報記憶部１７３へのアクセス要求が、制御部１０によって、第１インタフェース部１８または第２インタフェース部１９を介して受信されると、制御部１０によって、印刷履歴情報の一覧情報が第１インタフェース部１８および第２インタフェース部１９のち、アクセス要求を受信した側のインタフェース部を介して会議主催者用の第１ＰＣ６１に向けて送信される。なお、その一覧情報を受信した会議主催者用の第１ＰＣ６１では、印刷履歴情報の一覧情報に基づいて、第１ＰＣ６１の制御部によって、そのディスプレイに履歴情報記憶部１７３に記憶されている印刷履歴情報の一覧が表示される。

続いて、会議主催者用の第１ＰＣ６１から送信された所望のファイル名の印刷履歴情報の送信を要求する命令が、制御部１０によって、第１インタフェース部１８または第２インタフェース部１９を介して受信されると、制御部１０によって、受信したファイル名に対応する印刷履歴情報が履歴情報記憶部１７３から抽出される。そして、制御部１０によって、抽出された印刷履歴情報が会議主催者用の第１ＰＣ６１に向けて送信される。なお、このとき、ユーザ認証が追加して行われる構成でもよい。

また、図６は、会議主催者用の第１ＰＣ６１のディスプレイに表示された印刷履歴情報の一例を示す図である。なお、図６に示すバージョンに対して更新内容が記載された部分は、前述したように、情報管理部１０２により更新内容情報が受信された場合に、印刷履歴情報に付加される更新内容である。所望の印刷履歴情報を受信した会議主催者用の第１ＰＣ６１では、図６に示すように、その制御部によって、その印刷履歴情報に基づいてディスプレイに印刷履歴情報が表示される。これにより、会議主催者は、ディスプレイに表示された印刷履歴情報を確認して、会議資料を何部印刷すればよいか、また、会議資料の差し替えページの印刷を何部印刷すればよいか等を判断することが可能となる。また、印刷履歴情報に更新内容が付加されていれば、簡単に会議資料データの更新部分を知ることができる。

そして、会議主催者は、会議主催者用の第１ＰＣ６１を用いて、複合機１にその資料記憶部１７１に記憶されている会議資料データから必要分の会議資料を印刷させるとよい。なお、このときの複合機１の印刷動作は、前述した図４のフローに示す複合機１の印刷動作が会議主催者用の第１ＰＣ６１と複合機１との通信に対応したものになる。

また、会議主催者は、会議主催者用の第１ＰＣ６１を用いて、第１ＰＣ６１の記憶部に記憶されている更新済みの会議資料データから必要分の会議資料をネットワーク５０に接続されている画像形成装置（不図示）に印刷させるとよい。

また、以下のように、複合機１によって自動的に必要分の会議資料が印刷されてもよい。会議主催者用の第１ＰＣ６１の入力装置が用いられて、図６に示す自動印刷欄７１が選択されると、入力装置から制御部にその選択に応じた信号が入力される。そして、第１ＰＣ６１の制御部からインタフェースを介して複合機１に自動印刷命令が送信される。

一方、複合機１の制御部１０によって、第１インタフェース部１８または第２インタフェース部１９を介してその自動印刷命令が受信されると、制御部１０によって、履歴情報記憶部１７３から印刷履歴情報が読み込まれる。そして、制御部１０によって、最新の会議資料データのバージョンに対してユーザ名ごとに必要な会議資料のページ（会議資料の未印刷ページ）情報が自動的に求められる。そして、情報記憶部１７１に記憶されている最新のバージョンの会議資料データ、およびユーザ名ごとに必要な会議資料のページ（会議資料の未印刷ページ）情報に基づいて、制御部１０の制御によって、ユーザ名ごとに必要な会議資料のページ（会議資料の未印刷ページ）が印刷される。これにより、会議主催者は、簡単に必要分の会議資料を複合機１に印刷させることが可能となる。

なお、上記で説明した実施形態では、複合機１と会議主催者用の第１ＰＣ６１との通信が、第１インタフェース部１８を介して実施される構成の場合において、会議参加者が使用する第２ＰＣ６２の宛先情報は、電子メールアドレスとされていたが、第２ＰＣ６２の宛先情報は、ＩＰアドレスでもよい。この場合、電子メールの代わりに、宛先情報のＩＰアドレスに基づいて会議資料データの登録や更新の通知が行われるとよい。

また、本実施形態では、ユーザ認証を行うためにユーザ名およびパスワードの通知を会議主催者用の第１ＰＣ６１や会議参加者用の第２ＰＣ６２に要求する構成であったが、会議主催者用の第１ＰＣ６１や会議参加者用の第２ＰＣ６２のオペレーションシステムに登録されているユーザ名やパスワードが、複合機１によって自動的に取得されてユーザ認証が行われる構成でもよい。

上記したように、本実施形態の複合機１は、情報管理部１０２により会議資料データが更新されたことを情報通知部１０３が認識すると、情報通知部１０３によって、印刷履歴情報が参照され、以前のバージョンの会議資料データが印刷済みである会議参加者用の第２ＰＣ６２のみに、会議資料データが更新された旨が直ちに通知される構成である。よって、本実施形態の複合機１であれば、会議資料データが更新された際に、その会議資料データの更新を少ない負荷で認識して、直ちに会議資料データが更新されたことを、以前のバージョンの会議資料データが印刷済みである会議参加者のみに通知することが可能である。このため、未だ会議資料データを印刷していない会議参加者が不必要な通知を受信することを防ぐことが可能になる。また、会議資料データが更新された際に、全ての会議参加者に会議資料データが更新された旨の通知を行う場合よりも複合機１のインタフェース部（第１インタフェース部１８や第２インタフェース部１９）の通信の負荷を低減することが可能となる。

更に、本実施形態の複合機１であれば、会議資料データが更新された旨とともに、会議資料データの更新内容情報も通知することが可能であるため、これらの通知を受信した第２ＰＣ６２を使用する会議参加者は、会議資料データの更新内容情報によって、簡単に会議資料データの更新部分を知ることができ、会議資料データの更新部分のみを印刷することが可能となる。これにより、会議資料データを再印刷する際の用紙の無駄を低減することが可能となる。

また、本実施形態の複合機１であれば、資料記憶部に１７１に登録された会議資料データに修正が必要となった場合等に、その会議資料データを印刷禁止に設定し、会議資料データの更新後に、その印刷禁止の設定を解除することが可能であるため、会議資料データの更新前に会議資料データが印刷されることを防ぐことが可能となる。

なお、複合機１の制御部１０（履歴情報管理部１０１、情報管理部１０２、情報通知部１０３および印刷管理部１０４を含む）、資料記憶部１７１、ユーザ情報記憶部１７２、および履歴情報記憶部１７３が、プリンタサーバ６３に備えられて、プリンタサーバ６３により上記したように会議資料データの管理が行われてもよい。この場合においても上記と同様な効果を得ることが可能となる。

また、本発明の構成は、上記実施形態のほか、発明の主旨を逸脱しない範囲で種々の変更を加えることが可能である。

本発明は、文書データを管理する文書管理装置に幅広く適用が可能であり、文書データの更新時における不必要な通知の低減、および無駄な用紙の削減に関して有用な技術である。

は、本発明に係る複合機の要部構成を示すブロック図である。 は、本発明に係る複合機の要部構造を模式的に示す縦断面図である。 は、本実施形態の複合機１における会議資料データの登録動作の一例を示すフローチャートである。 は、本実施形態の複合機１における資料記憶部１７１に登録された会議資料データの印刷動作の一例を示すフローチャートである。 は、本実施形態の複合機１における資料記憶部１７１に登録された会議資料データの更新動作の一例を示すフローチャートである。 は、第１ＰＣ６１のディスプレイに表示された印刷履歴情報の一例を示す図である。

符号の説明

１ 制御部
１０１ 履歴情報管理部
１０２ 情報管理部
１０３ 情報通知部
１０４ 印刷管理部
１１ 原稿搬送部
１２ 原稿取込部
１３ 操作表示部
１４ 画像形成部
１５ 給紙部
１６ 排紙部
１７ 記憶部
１７１ 資料記憶部
１７２ ユーザ情報記憶部
１７３ 履歴情報記憶部
１７４ メモリ部
１８ 第１インタフェース部
１９ 第２インタフェース部
５０ ネットワーク
６１ 第１ＰＣ
６２ 第２ＰＣ
６３ プリンタサーバ
６４ メールサーバ

Claims (3)

1. 外部の装置との信号の通信を確立するためのインタフェース部と、文書データおよび該文書データのバージョンを記憶する文書記憶手段と、ユーザを識別するための識別情報および該ユーザが使用する外部の装置の宛先情報が前記文書データに関連付けられて記憶されるユーザ情報記憶手段と、前記文書データの印刷履歴情報が記憶される履歴情報記憶手段と、を有して成る文書管理装置において、
   前記インタフェース部により前記識別情報および前記文書データの印刷命令が受信されたことを認識すると、前記文書記憶手段から前記文書データのバージョンを取得し、その識別情報に対応するユーザがその取得したバージョンの文書データを印刷済みである旨を印刷履歴情報に記録する履歴情報管理部と、
   前記インタフェース部を介して前記文書データを更新するための新たな文書データを受信した際に、前記文書データを新たな文書データに更新するとともに、その文書データのバージョンを更新する情報管理部と、
   前記情報管理部により前記文書データが更新されたことを認識すると、前記印刷履歴情報を参照して以前のバージョンの前記文書データが印刷済みである識別情報を認識し、その認識した識別情報に対応する宛先情報に基づいて前記文書データが更新された旨を通知する情報通知部と、を有して成ることを特徴とする文書管理装置。
2. 前記情報通知部は、前記情報管理部により前記文書データの更新内容情報が受信されたことを認識すると、前記文書データが更新された旨とともに、前記文書データの更新内容情報を通知することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記インタフェース部を介して前記文書データの印刷を禁止する印刷禁止命令を受信した際に、前記文書データの印刷を禁止に設定するとともに、前記情報管理部により前記文書データが新たな文書データに更新されたことを認識すると、前記文書データの印刷の禁止を解除する印刷管理部を有して成ることを特徴とする請求項１または請求項２に記載の文書管理装置。

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