次に、本発明の実施の形態について、詳細に説明する。本実施形態では会議システムを一例として示したが、セミナーシステムや教育システムなどの資料の表示画面の共有を行う他のシステムへの適用も可能である。
[第1の実施形態]
<システム構成>
図1は本実施形態に係る会議システムの一例の構成図である。図1の会議システム1は会議サーバ装置10、複数台のクライアント端末12が、LANなどのネットワークN1に接続される構成を一例として示している。
会議サーバ装置10は会議の登録要求、資料の登録要求などを受け付け、会議情報として保存する。また、会議サーバ装置10は会議の開催や参加制御などを行う。会議サーバ装置10は、1台以上のコンピュータ上で動作するソフトウェアやサービスにより実現できる。また、会議サーバ装置10は、所謂クラウドサービスの形態でも実現できる。会議サーバ装置10は例えば会議システム1専用の装置や、一般的なワークステーションやPCなどの情報処理装置により実現される。
クライアント端末12には、会議の管理者が操作する後述の管理者端末と、会議の参加者が操作する後述の参加者端末と、が含まれる。管理者端末であるクライアント端末12には会議の管理ツールが搭載されている。管理ツールは、会議や資料を会議サーバ装置10に登録する機能、参加者を登録する機能、参加者端末に指示して処理を実施させる機能などを備えている。
また、管理ツールは、参加者端末と同様な機能(資料データのダウンロード、会議への参加及び退出、会議中の資料の同期表示)を備えていてもよい。ただし、管理ツールは会議の支援のための機能が実行できればよく、上記参加者端末の機能を必ずしも備える必要はない。
このように管理ツールは会議を支援するための機能(参加者端末への指示や状況表示)に特化することで、会議を支援するにあたって資料データのダウンロード、会議への参加及び退出、会議中の資料の同期表示といった処理に係る通信を実行する必要がなく、効率的に会議の支援を進めることが可能である。
また、参加者端末であるクライアント端末12には会議のアプリケーション(以下、単に会議アプリという)が搭載されている。会議アプリは管理ツールからの指示(会議への参加、会議からの退出、資料のダウンロード、参加者端末の状態把握など)に応じた処理を実施する機能を備えている。また、会議アプリは参加した会議の資料を表示する。参加者のうちの少なくとも一人は発表者である。発表者以外の参加者が操作する参加者端末は発表者が操作する参加者端末の画面(表示ページやメモ書きなど)が同期される。
クライアント端末12はPCやタブレット端末、スマートフォンや携帯電話、PDA、ウェアラブル端末などの端末装置、仮想マシン、プロジェクタ、電子黒板の他、会議システム1専用の装置であってもよい。また、クライアント端末12上で動作する会議のアプリはネイティブアプリケーションであっても、Webブラウザと、そのWebブラウザ上で動作するWebアプリケーションであっても構わない。
会議の開催前、管理者は管理者端末であるクライアント端末12の管理ツールから会議サーバ装置10に会議情報を登録しておく。会議情報には、会議で使用する資料が設定される。管理者は管理ツールから参加者端末であるクライアント端末12に対して会議への参加、資料のダウンロードを指示する。
参加者端末であるクライアント端末12の会議アプリは管理ツールからの指示に応じて会議への参加処理を行う。また、会議アプリは管理ツールからの指示に応じて資料のダウンロード処理を行う。これにより、参加者端末であるクライアント端末12の会議アプリには、参加した会議の資料が表示される。
発表者以外の参加者が操作するクライアント端末12は会議への参加中、発表者が操作するクライアント端末12と同じ資料が表示される。発表者以外の参加者が操作するクライアント端末12は会議サーバ装置10を介して発表者が操作するクライアント端末12から入力操作(ページめくり等)をリアルタイムに受信し、表示画面の共有を行う。例えば発表者のクライアント端末12で資料のページがめくられると、発表者以外の参加者のクライアント端末12でも資料のページがめくられて、同じ画面が共有される。
さらに、発表者のクライアント端末12でタッチペンやマウス操作などでマークや線を引いたり、文字を追加したりする手書きメモが記載されると、発表者以外の参加者のクライアント端末12の画面にも反映される。
会議システム1において、会議サーバ装置10、クライアント端末12はネットワークN1を介してデータ通信可能である。ネットワークN1はLANの他、インターネットや専用線でもよいし、有線であっても無線であってもよい。
<ハードウェア構成>
会議サーバ装置10、クライアント端末12は、例えば図2に示すハードウェア構成により実現される。図2は本実施形態に係る会議システムを構成するコンピュータの一例のハードウェア構成図である。
図2に示すクライアント端末12は、入力装置501、表示装置502、外部I/F503、RAM504、ROM505、CPU506、通信I/F507、HDD508等を備え、それぞれがバスBで相互に接続されている。なお、クライアント端末12はカメラ、マイク、スピーカなどを有する構成であってもよい。
入力装置501はキーボードやマウス、タッチパネルなどを含み、ユーザが各操作信号を入力するのに用いられる。表示装置502はディスプレイ等を含み、コンピュータによる処理結果を表示する。通信I/F507はコンピュータを各種ネットワークに接続するインタフェースである。これにより、コンピュータは通信I/F507を介してデータ通信を行うことができる。
また、HDD508は、プログラムやデータを格納している不揮発性の記憶装置の一例である。HDD508に格納されるプログラムやデータにはコンピュータ全体を制御する基本ソフトウェアであるOS、及びOS上において各種機能を提供するアプリケーションソフトウェア(以下、単にアプリケーションと呼ぶ)などがある。なお、コンピュータはHDD508に替え、記憶媒体としてフラッシュメモリを用いるドライブ装置(例えばソリッドステートドライブ:SSD)を利用するものであってもよい。
外部I/F503は、外部装置とのインタフェースである。外部装置には、記録媒体503aなどがある。これにより、コンピュータは外部I/F503を介して記録媒体503aの読み取り及び/又は書き込みを行うことができる。記録媒体503aにはフレキシブルディスク、CD、DVD、SDメモリカード、USBメモリ、SIMカードなどがある。
ROM505は、電源を切ってもプログラムやデータを保持することができる不揮発性の半導体メモリ(記憶装置)の一例である。ROM505にはコンピュータの起動時に実行されるBIOS、OS設定、及びネットワーク設定などのプログラムやデータが格納されている。RAM504はプログラムやデータを一時保持する揮発性の半導体メモリ(記憶装置)の一例である。
CPU506は、ROM505やHDD508などの記憶装置からプログラムやデータをRAM504上に読み出し、処理を実行することで、コンピュータ全体の制御や機能を実現する演算装置である。CPU506は1つのプロセッサ又は複数のプロセッサで実現されていてもよい。クライアント端末12は、例えば上記ハードウェア構成でプログラムを実行することにより、後述するような各種処理を実現できる。
図2に示した会議サーバ装置10は、入力装置601、表示装置602、外部I/F603、RAM604、ROM605、CPU606、通信I/F607、HDD608等を備え、それぞれがバスBで相互に接続されている。会議サーバ装置10のハードウェア構成はクライアント端末12のハードウェア構成と同様であるが、入力装置601及び表示装置602を必要なときに接続して利用する形態であってもよい。会議サーバ装置10は例えば上記ハードウェア構成でプログラムを実行することにより、後述するような各種処理を実現できる。
<ソフトウェア構成>
本実施形態に係る会議システム1の会議サーバ装置10、会議の管理者が操作するクライアント端末12である管理者端末12A、会議の参加者が操作するクライアント端末12である参加者端末12Bは以下のような機能ブロックにより実現される。
《管理者端末》
図3は管理者端末の一例の機能ブロック図である。なお、図3の機能ブロックは管理者端末12Aが提供する機能のうち、本実施形態の説明に必要な機能を示しており、他の機能が存在してもかまわない。
図3の管理者端末12Aはプログラムを実行することにより、通信部21、操作受付部22、管理ツール部23を実現する。管理ツール部23は、会議登録部31、ユーザ設定部32、会議管理部33、ログイン処理部34、表示制御部35を有する。会議管理部33は通信制御部41、状況取得部42を有する。
管理者端末12Aの通信部21は会議サーバ装置10との通信を制御する。操作受付部22は管理者からの入力操作を受け付け、入力操作に基づいた制御を行う。管理ツール部23は会議を管理するための機能を管理者に提供する。管理ツール部23は、例えば会議や資料を会議サーバ装置10に登録する機能、参加者を登録する機能、参加者端末12Bに指示して処理を実施させる機能などを備えている。
会議登録部31は管理者からの入力操作に基づき、会議や資料を会議サーバ装置10に登録する処理等を行う。ユーザ設定部32は管理者からの入力操作に基づき、参加者のユーザ情報を会議サーバ装置10に登録する処理等を行う。会議管理部33は管理者が管理者端末12Aから行う参加者端末12Bの制御を管理する。ログイン処理部34は会議サーバ装置10へログインするためのログイン処理を行う。
また、会議管理部33の通信制御部41は、管理者からの入力操作に基づき、会議サーバ装置10を介して参加者端末12Bに指示を送信して、参加者端末12Bに会議への参加や資料のダウンロードなどの処理を実施させる。状況取得部42は管理者からの入力操作に基づき、参加者端末12Bに指示を行うことで資料のダウンロード状況などの状況を取得する。表示制御部35は管理ツールに関する画面の表示制御を行う。
《参加者端末》
図4は参加者端末の一例の機能ブロック図である。なお、図4の機能ブロックは参加者端末12Bが提供する機能のうち、本実施形態の説明に必要な機能を示しており、他の機能が存在してもかまわない。
図4の参加者端末12Bはプログラムを実行することにより、通信部51、操作受付部52、会議アプリ部53を実現する。会議アプリ部53は、サーバ接続部61、ログイン処理部62、指示内容実施部63、表示制御部64、情報管理部65を有する。
参加者端末12Bの通信部51は会議サーバ装置10との通信を制御する。操作受付部52は参加者からの入力操作を受け付け、入力操作に基づいた制御を行う。会議アプリ部53は会議に関する処理を行う。会議アプリ部53は例えば、管理者端末12Aからの指示に基づき、会議への参加や資料のダウンロードなどの処理を実施する機能、参加した会議の資料を発表者の参加者端末12Bと同期させて表示する機能などを備えている。
サーバ接続部61は会議サーバ装置10と接続し、セッションを確立する。ログイン処理部62は会議サーバ装置10へログインするためのログイン処理を行う。指示内容実施部63は管理者端末12Aからの指示に基づき、会議への参加や資料のダウンロードなどの処理を実施する。表示制御部64は会議の資料などの表示制御を行う。情報管理部65は参加者端末12Bにおいて必要な情報を管理する。
《会議サーバ装置》
図5は会議サーバ装置の一例の機能ブロック図である。なお、図5の機能ブロックは会議サーバ装置10が提供する機能のうち、本実施形態の説明に必要な機能を示しており、他の機能が存在していてもかまわない。
図5の会議サーバ装置10はプログラムを実行することにより、通信部81、会議管理部82、認証部83、ユーザ情報DB84、会議情報DB85を実現する。会議管理部82は、情報管理部91、指示配信部92、状況提供部93を有する。
通信部81はクライアント端末12との通信を制御する。会議管理部82はユーザ情報DB84に記憶されているユーザ情報、会議情報DB85に記憶されている会議情報などの情報を用いて、後述の会議に関する管理を行う。認証部83はユーザ情報DB84に記憶されているユーザ情報などの情報を用いて、クライアント端末12を操作するユーザの認証を行う。情報管理部91は会議登録や会議制御などの情報処理を行う。
指示配信部92は管理者端末12Aからの宛先を指定した指示を、その宛先の参加者端末12Bに伝達する。状況提供部93は管理者端末12Aからの宛先を指定した参加者端末12Bの状況把握の指示を、その宛先の参加者端末12Bに伝達する。そして、状況提供部93は参加者端末12Bから取得した状況を、管理者端末12Aに提供する。
なお、会議サーバ装置10は一台の情報処理装置で実現してもよいし、複数台の情報処理装置で実現してもよい。また、会議サーバ装置10と管理者端末12Aとは一台の情報処理装置に統合して実現してもよい。
<処理>
《処理概要》
本実施形態に係る会議システム1は、例えば図6に示す手順により、管理者端末12Aから参加者端末12Bに指示を行い、その指示に応じた処理を参加者端末12Bに実施させる。
図6は本実施形態に係る会議システムにおいて管理者端末からの指示で参加者端末が処理を実施する手順の一例のフローチャートである。ステップS10において、参加者端末12Bは会議アプリの起動により、サーバ接続部61が予め設定されている会議サーバ装置10のURIに対して接続要求を通信部51によって送信することで会議サーバ装置10とセッションを確立し、会議サーバ装置10と接続される。会議サーバ装置10は接続要求の受信に応じてネットワーク上のリソースである通信先を識別するための通信IDを発行し、発行した通信IDを対応する参加者端末12Bに割り当てて管理することで参加者端末12Bと確立したセッションを管理することができる。
接続後に後述するユーザIDを用いたログイン処理を参加者端末12Bへの操作入力に応じてログイン処理部62が実行してもよい。なお、会議サーバ装置10とセッションを確立する際にユーザIDやパスワードといった認証情報をユーザに入力させることでログイン処理部62がユーザIDを用いたログイン処理を実行してもよい。なお、認証情報は、ユーザ以外に端末を特定するための情報であってもよく、ユーザID以外に端末IDも含まれる。この場合には会議サーバ装置10がユーザIDや端末IDを通信IDとして扱って参加者端末12Bに対応付けることで、会議サーバ装置10が通信IDを発行せずに参加者端末12Bと確立したセッションを図17のように管理してもよい。
図17はセッション情報の一例の構成図である。図17のセッション情報はユーザIDと対応付けて、そのユーザIDのユーザが参加している会議の会議IDを管理するための情報である。例えば図17の例ではユーザID「A」及び「B」のユーザが「会議A」に参加し、ユーザID「C」「D」及び「E」のユーザが「会議B」に参加している例を示している。ユーザID「F」のユーザは会議に参加していないユーザである。
なお、会議サーバ装置10は参加者端末12Bの例えばIPアドレスなどのネットワーク上のアドレス情報を参加者端末12Bに対応する通信ID、ユーザID又は端末IDと関連付けて管理してもよい。
ステップS11に進み、管理者は管理者端末12Aの管理ツールから管理者権限で会議サーバ装置10にログインする。具体的には、ログイン処理部34が通信部21によって会議サーバ装置10へログイン要求を送信する。ログイン要求には管理者権限を有するユーザの認証情報が含まれる。認証情報は例えばユーザID及びパスワードを含む。会議サーバ装置10は予めユーザ情報DB84に管理者権限を有するユーザの認証情報としてユーザID及びパスワードを記憶しており、会議サーバ装置10は通信部81によって受信したログイン要求に応じて、認証部83が受信したログイン要求に含まれる認証情報がユーザ情報DB84に記憶されている管理者権限を有するユーザの認証情報と一致するか否かを判断する。
一致しないと判断された場合には認証部83がログインは失敗したことを示すエラー情報を管理者端末12Aへ通信部81を介して送信する。そして、一致したと判断した場合にはステップS12に進み、管理者は管理者権限により、会議サーバ装置10に接続されている参加者端末12Bの一覧を管理ツールの画面で確認できる。この際にはステップS10で説明したように参加者端末12Bと同様に会議サーバ装置10と管理者端末12Aはセッションを確立し、管理者権限のユーザIDと対応付けて管理する。管理者端末12Aも参加者端末12Bと同様に例えばIPアドレスなどのネットワーク上のアドレス情報をユーザIDと関連付けて会議サーバ装置10が管理してもよい。また、管理者は管理ツールの画面から参加者端末12Bへの指示を指定することで、参加者端末12Bが実施する処理を制御する。このように、管理者は管理者端末12Aの管理ツールから会議の制御や参加者端末12Bの制御を行うことができる。
具体的に、管理者は例えば図7に示すような流れで管理ツールから参加者端末12Bが実施する処理を制御する。図7は管理ツールからの指示で参加者端末が処理を実施する手順を示した一例のイメージ図である。管理者端末12Aの管理ツールの通信制御部41によって会議サーバ装置10に対して、参加者端末12Bの制御のためのメッセージを確立したセッションを用いて発行する。メッセージには制御対象の参加者端末12Bを指定する宛先と、その参加者端末12Bに対する指示内容とが含まれる。管理者端末12Aの管理ツールからのメッセージを受信した会議サーバ装置10は指示配信部92によって宛先に指定されている参加者端末12Bに対し、確立されたセッションを用いて指示内容を含むメッセージを送信する。
なお、メッセージを送受信するための通信プロトコルは例えばXMPP等のインスタントメッセンジャーのプロトコルやHTTPを用いることができるが、その他のメッセージを通信可能な通信プロトコルを用いてもよい。セッションを用いてメッセージを受信した参加者端末12Bは、指示内容実施部63によって受信したメッセージに含まれる指示内容に基づき、処理を実施する。
図7に示すような処理の流れにより、本実施形態に係る会議システム1では管理者が管理者端末12Aの管理ツールから、会議サーバ装置10に接続されている参加者端末12Bを会議の場面に合わせて一括制御できる。例えば会議によっては参加者の手間や混乱を減らすため、会議を開催する運営者や事務局などの管理者側が参加者端末12Bを貸し出して行う場合がある。また、管理者は会議開始前に、参加者端末12Bを操作して会議への参加、資料のダウンロードを予め行っておく場合もある。このような場合、従来の会議システム1では、参加者端末12Bの数の増加により、管理者の負担が大きくなる。本実施形態では、管理者が管理者端末12Aの管理ツールから、会議サーバ装置10に接続されている参加者端末12Bを会議の場面に合わせて一括制御できるため、管理者の負担を軽減できる。
《管理ツールの画面》
図8は管理ツールの画面の一例のイメージ図である。図8の管理ツールの画面1100は管理者が管理者端末12Aの管理ツールから管理者権限で会議サーバ装置10にログインすることで表示される。管理ツールの画面1100は会議アシスト機能の「クライアントコントロール」タグが選択されている場合の画面例である。
管理ツールの画面1100では、画面上段のコマンド選択により参加者端末12Bへの指示を指定する。図8の画面1100は、画面上段のコマンド選択により選択可能なコマンド種類として「資料ダウンロード」と「資料削除」と「会議参加」と「会議退出」とが一例として表示されている。また、図8の画面1100は「資料ダウンロード」がコマンド選択により選択されている例である。
管理ツールの画面1100では、画面中段の会議選択により、コマンド選択により指示を行う会議を選択する。また、管理ツールの画面1100では画面下段のユーザ選択により指示を行う参加者端末12Bを選択する。管理者は管理ツールの画面1100の実行ボタン1101を押下することで、参加者端末12Bが実施する処理を一括制御できる。
例えば図8の管理ツールの画面1100では実行ボタン1101が管理者により押下されるとユーザ名が「gotoh」と「koike」と「koura」の参加者端末12Bを宛先とするメッセージが会議サーバ装置10に送信される。このメッセージに含まれる処理内容は、会議ID「8172−160830」の資料のダウンロードとなる。
《メッセージ》
管理者端末12Aの管理ツールから確立されたセッションを用いて会議サーバ装置10に送信されるメッセージは例えば図9に示すような構成となる。図9は管理ツールから発行されるメッセージの一例の構成図である。
図9では一例として「資料ダウンロード」と「会議参加」と「会議退出」と「資料削除」と「状況取得」のメッセージ例を示している。図9(A)は資料ダウンロードのメッセージ例である。図9(B)は会議参加のメッセージ例である。図9(C)は会議退出のメッセージ例である。図9(D)は資料削除のメッセージ例である。図9(E)は状況取得のメッセージ例である。
図9(A)〜図9(E)に示すように各メッセージには宛先が指定されている。特定のユーザや参加者端末12Bに対してメッセージを送信したい場合には宛先にユーザIDや端末IDを指定するが、必ずしも宛先を指定しなくてもよい。なお、宛先が指定されていない場合には会議サーバ装置10に接続している全ての参加者端末12Bへメッセージを送信するものとして処理させてもよい。
また、各メッセージには会議IDが指定されている。会議IDを指定することによって管理者端末12Aは、会議IDに対応する会議に参加している参加者端末12Bに対してメッセージを送信することができる。なお、会議IDを指定することは必須ではなく、会議IDが指定されていない場合には会議サーバ装置10とセッションを確立している全ての参加者端末12Bにメッセージを送信してもよい。
また、各メッセージには管理ツールを利用しているログイン中の管理者のユーザIDが指定されている。管理者のユーザIDを指定することによって会議サーバ装置10がどの管理者からのメッセージかを判別できる。なお、管理者のユーザIDを指定することは必須ではない。また、図9(A)〜図9(E)の各メッセージには資料ダウンロードや会議参加といったいずれの指示なのか特定できる情報が指定されている。また、図9(A)や図9(D)で示されている資料ダウンロード又は資料削除のメッセージに、管理ツールによって指定された特定の資料データを識別するための識別情報である資料IDを含ませることが可能である。
具体的に、図9(A)は資料ダウンロードの指示内容を示している。図9(B)は会議参加の指示内容を示している。図9(C)は会議退出の指示内容を示している。図9(D)は資料削除の指示内容を示している。なお、図9(E)は状況取得の指示内容を示している。
《資料ダウンロード》
図7に示した手順により、本実施形態に係る会議システム1では、会議の開催前及び開催中に参加者端末12Bが実施する処理内容を管理者端末12Aの管理ツールから制御できるようになる。ここでは、会議の開催前に資料ダウンロードを予め参加者端末12Bに実施させる例を説明する。
図10は管理ツールからの資料ダウンロードの指示で参加者端末が資料のダウンロード処理を実施する手順を示した一例のイメージ図である。例えば会議サーバ装置10に接続済みの参加者端末12Bの全員が「会議A」に参加予定であるとする。この場合、管理者は会議の開催前に管理者端末12Aの管理ツールの画面1100を操作することによって、「会議A」の資料ダウンロードの指示内容を含むメッセージを通信制御部41が通信部21を介して会議サーバ装置10に送信する。資料ダウンロードの指示内容を含むメッセージは例えば図9(A)のメッセージが対応し、会議IDに「会議A」が指定される。
通信部81によって受信したメッセージを会議サーバ装置10は接続済みの参加者端末12Bの全てに対して「会議A」の資料ダウンロードの指示内容を含むメッセージを指示配信部92によって通信部81を介して送信する。参加者端末12Bはメッセージを通信部51によって受信し、指示内容実施部63がメッセージに含まれていた指示内容に従って「会議A」の資料データのダウンロード処理を実施し、ダウンロードした「会議A」の資料データは情報管理部65によって保存及び管理しておく。実際に会議が開催され、資料を表示する場合、参加者端末12Bの表示制御部64は保存しておいた資料データを使用して表示制御を実行する。なお、参加者端末12Bは図9(A)のメッセージ中の資料ダウンロードの指示を示す情報に基づいてダウンロード処理を実施する。
資料データは例えばPDF、PPT、WORD、EXCEL、JPEG、PNG、BMP、HTML、XML等のファイル形式の電子データであるが、それ以外の形式であってもよい。また、資料データは画像、動画の電子データであってもよい。本実施形態では資料データが複数のページを含む電子データである場合を例に説明する。
会議の開催前に管理者端末12Aからの指示によって資料データを参加者端末12Bへ予めダウンロードしておくことで、本実施形態に係る会議システム1では、参加者端末12Bが資料データをダウンロードする為の待ち時間により会議の開催が遅れることを防止できる。さらに、本実施形態に係る会議システム1では会議の開催時に資料のダウンロードが集中することを防ぐことができるとともに参加者に資料のダウンロードの操作を要求せずにダウンロード処理を実行させることができる。
また、会議への参加が予定されている参加者端末12Bに予め資料をダウンロードしているため、本実施形態に係る会議システム1では、会議の開催時にネットワークN1の負荷や会議サーバ装置10の負荷が大幅に増えることもない。結果として、急遽、会議に参加することになった参加者端末12Bがいたとしても、スムーズに資料をダウンロードできる。
また、参加者端末12Bは資料ダウンロードの他に資料データに関連付けられた資料を特定するための資料IDを取得する。会議サーバ装置10では会議IDに資料IDを関連付けて管理することで、会議IDの指定されたメッセージを受信するだけで、その会議に登録されている資料を特定可能である。なお、複数の資料IDが会議IDに関連付けられている場合には複数の資料データを参加者端末12Bへダウンロードさせてもよい。また、資料IDには対応する資料データの最終更新日時の情報を関連付けて管理する。会議サーバ装置10に登録される資料データは再登録することで上書き可能であり、上書きされると最終更新日時が更新される。
また、メッセージの中身を変更した同様の通信で図9(D)のメッセージにより資料を削除することができる。図9(D)のメッセージを受信することで参加者端末12Bは会議IDに関連付けられた資料データを削除する。なお、図9(D)のメッセージでは資料を特定するための資料IDが含まれていてもよく、このような構成にすることで会議IDに関連付けられた資料データが複数存在する場合であっても、管理ツールにおいて指定された特定の資料データのみを削除可能となる。
このように資料ダウンロードの指示と資料削除の指示を組み合わせることで急遽資料が差し替えになった場合であっても、参加者の手間をかけずに管理ツールから容易に差し替えのための処理を実行させることができる。
図18は管理ツールからの資料ダウンロードの指示で参加者端末が資料のダウンロード処理及び削除処理を実施する手順を示した一例のシーケンス図である。
管理者は会議の開催前に管理者端末12Aの管理ツールの画面1100を操作することによって、会議の資料ダウンロードの実行を指示する。ステップS101において管理者端末12Aの通信制御部41は通信部21を介して会議サーバ装置10に、会議の資料ダウンロードの指示内容を含むメッセージを送信する。この際、メッセージには会議IDや資料ID、資料ダウンロードを指示する宛先を指定できる。
ステップS102に進み、通信部81によりメッセージを受信した会議サーバ装置10の指示配信部92は、メッセージに会議IDが指定されている場合、情報管理部91から会議IDに関連付けられた資料データの資料IDと、その資料データの最終更新日時の情報とを取得する。
また、指示配信部92は、メッセージに資料IDが指定されている場合、情報管理部91から資料IDに対応する資料データの最終更新日時の情報を取得する。さらに、指示配信部92は、メッセージに会議ID、資料IDの何れも指定されていない場合、情報管理部91から登録されている全ての資料データの資料IDと、その資料データの最終更新日時の情報とを取得する。
ステップS103に進み、指示配信部92はメッセージで指定された宛先の参加者端末12Bの全てに対して、会議の資料ダウンロードの指示内容を含むメッセージを、通信部81を介して送信する。なお、指示配信部92はメッセージで宛先が指定されていなければ接続済みの参加者端末12Bの全てに対して、会議の資料ダウンロードの指示内容を含むメッセージを通信部81を介して送信する。送信するメッセージにはステップS102で取得した資料IDと、その資料IDに対応する資料データの最終更新日時の情報とが含まれる。
ステップS104において、会議の資料ダウンロードの指示内容を含むメッセージを通信部51によって受信した参加者端末12Bの指示内容実施部63は、メッセージに含まれていた資料IDとその資料IDに対応する資料データの最終更新日時の情報とを確認して資料ダウンロード判断を実施する。
例えば指示内容実施部63は資料ダウンロード判断を以下のように行う。メッセージに含まれていた資料IDに対応する資料データをダウンロードしていなければ、資料データのダウンロードを行うと判断する。また、メッセージに含まれていた資料IDに対応する資料データをダウンロードしていても、ダウンロード済みの資料データの最終更新日時の情報と、メッセージに含まれていた資料データの最終更新日時の情報とが異なっていれば資料データのダウンロードを行うと判断する。なお、メッセージに含まれていた資料IDに対応する資料データをダウンロード済みであり、ダウンロード済みの資料データの最終更新日時の情報と、メッセージに含まれていた資料データの最終更新日時の情報とが同じであれば資料データのダウンロードを行わないと判断する。
資料データのダウンロードを行うと判断すると、指示内容実施部63はステップS105に進み、メッセージに含まれていた指示内容に従って会議の資料データのダウンロード処理を実施する。そして、参加者端末12Bの情報管理部65はダウンロードした会議の資料データを保存及び管理する。
また、ステップS111〜S113では、メッセージの中身を変更した同様の通信で図9(D)のメッセージにより資料を削除している。管理者は会議の開催前に管理者端末12Aの管理ツールの画面1100を操作することによって、会議の資料削除の実行を指示する。ステップS111において管理者端末12Aの通信制御部41は通信部21を介して会議サーバ装置10に、会議の資料削除の指示内容を含むメッセージを送信する。この際、メッセージには会議IDや資料ID、資料削除を指示する宛先を指定できる。
ステップS112に進み、指示配信部92はメッセージで指定された宛先の参加者端末12Bの全てに対して、会議の資料削除の指示内容を含むメッセージを、通信部81を介して送信する。なお、指示配信部92はメッセージで宛先が指定されていなければ接続済みの参加者端末12Bの全てに対して、会議の資料削除の指示内容を含むメッセージを通信部81を介して送信する。
ステップS113において、会議の資料削除の指示内容を含むメッセージを通信部51によって受信した参加者端末12Bの指示内容実施部63は、メッセージに含まれていた資料IDに対応する資料データの削除を実施する。
《参加者端末におけるログイン》
例えば会議を開催する運営者や事務局などの管理者側が参加者端末12Bを貸し出して会議を行う場合、本実施形態に係る会議システム1では、図6のステップS10で説明したように例えば図11に示す手順で会議サーバ装置10にログインするようにしてもよい。
図11は参加者端末におけるログイン処理の一例のイメージ図である。参加者端末12Bの表示制御部64はログイン時にログイン画面1001を表示する。ログイン画面1001は番号により参加者を特定してログインを行うログインボタン1011と、ユーザを特定せずログインを行うログインボタン1012とが設けられている。例えば会議の受付では、参加者の名前を確認し、その参加者の番号を特定する。受付の担当者が特定した参加者の番号をログイン画面1001に入力してログインボタン1011を押下する。
番号によるログインに成功すると、参加者端末12Bはログイン成功画面1002を表示する。図11のログイン成功画面1002には番号により特定した参加者の名前が表示されている。ログイン成功画面1002のOKボタン1021が押下されると、参加者端末12Bはポータル画面1004を表示する。ポータル画面1004は会議が開催される前の画面である。
なお、ユーザを特定せずログインを行うログインボタン1012が押下されると参加者端末12Bはログイン成功画面1003を表示する。ログイン成功画面1003のOKボタン1022が押下されると、参加者端末12Bはポータル画面1004を表示する。
図11に示した番号により参加者を特定してログインを行うログイン処理は、例えば図12に示す手順により行われる。図12は番号により参加者を特定してログインを行うログイン処理の一例のシーケンス図である。
ステップS21において、参加者端末12Bの表示制御部64は図11に示したログイン画面1001を表示する。ステップS22に進み、参加者端末12Bの操作受付部52はログイン画面1001に番号を入力されたあと、ログインボタン1011を押下されるといったログイン操作を受け付ける。ログイン操作の受け付けに応じてステップS23に進み、参加者端末12Bのログイン処理部62は通信部51を介して会議サーバ装置10に番号を通知して、その番号に対応するユーザID及びパスワードを要求する。
参加者を特定する番号は、例えば図13に示すように、ユーザID及びパスワードと対応付けてユーザ情報として会議サーバ装置10に登録されている。図13はユーザ情報の一例の構成図である。図13のユーザ情報は番号と、参加者のユーザID、パスワード及び名前とが対応付けられている。
ステップS24に進み、会議サーバ装置10の情報管理部91はステップS23で通知された番号に対応するユーザID、パスワード及び名前をユーザ情報DB84から取得する。ステップS25に進み、会議サーバ装置10の情報管理部91は番号に対応するユーザID、パスワード及び名前を、通信部81を介して参加者端末12Bに通知する。
ステップS26に進み、参加者端末12Bのログイン処理部62はステップS25で通知されたユーザID及びパスワードといった認証情報を指定して会議サーバ装置10に通信部51を介してログインを要求する。ステップS27において会議サーバ装置10の認証部83は指定されたユーザID及びパスワードと予め登録されているユーザIDとパスワードとの一致を判断する認証処理によりログインの成功又は失敗を判断する。ログインが成功すると、会議サーバ装置10はステップS28に進み、通信部81によってポータル画面1004の画面情報を参加者端末12Bへ送信することによって参加者端末12Bの表示制御部64がポータル画面1004を表示させる。また、ログインに失敗すると、会議サーバ装置10の認証部83は通信部81を介してログインの失敗を参加者端末12Bに通知する。
図11のログイン処理によれば、番号の入力という簡単な操作により、参加者端末12BはユーザID及びパスワードにより会議サーバ装置10へログインできる。なお、参加者端末12BがユーザID及びパスワードを用いずにアノニマスでログイン済みである場合、参加者端末12Bは一旦、会議サーバ装置10と確立しているセッションを切り、ユーザID及びパスワードを用いたログイン処理をログイン処理部62が実行することによりユーザIDで特定されるユーザとしてログインし直す。
《会議参加》
次に、参加者端末12Bを会議サーバ装置10が管理する会議に参加させる例を説明する。図14は管理ツールからの会議参加の指示で参加者端末が会議への参加処理を実施する手順を示した一例のイメージ図である。管理者は管理ツールの画面1100から「会議参加」をコマンド選択により選択し、更に会議及びユーザを選択して実行ボタン1101を押下する。
管理ツールの通信制御部41は、画面1100から指定されたユーザに対して、会議参加の指示内容を含むメッセージを会議サーバ装置10に通信部21を介して送信する。通信部81によってメッセージを受信することに応じて会議サーバ装置10の指示配信部92は、メッセージの宛先により指定されている参加者端末12Bに、会議参加の指示内容を含むメッセージを通信部81によって送信することで指示内容を参加者端末12Bへ伝達する。参加者端末12Bは、通信部21によって受信したメッセージの指示内容に従って会議参加の処理を実施する。会議参加の指示内容を含むメッセージは例えば図9(B)のメッセージが対応し、会議IDに「会議A」や「会議B」が指定される。
例えば図14では「Aさん」及び「Bさん」の参加者端末12Bを「会議A」に参加させる例を示している。また、図14では「Cさん」と「Dさん」と「Eさん」とを「会議B」に参加させる例を示している。例えば管理ツールは「Aさん」及び「Bさん」を宛先とするメッセージに「会議A」への会議参加の指示内容を含ませる。また、管理ツールは「Cさん」と「Dさん」と「Eさん」を宛先とするメッセージに「会議B」への会議参加の指示内容を含ませる。なお、管理者が単に「会議A」の参加者にメッセージを送信したい場合には宛先の指定は必須ではなく、会議IDにより「会議A」を指定するようにしてもよい。
図14ではメッセージを受信した「Aさん」及び「Bさん」の参加者端末12Bが「会議A」に参加する処理を実施する。また、図14ではメッセージを受信した「Cさん」と「Dさん」と「Eさん」の参加者端末12Bが「会議B」に参加する処理を実施する。なお、参加者端末12Bは図9(B)のメッセージ中の会議参加の指示を示す情報に基づいて会議参加処理を実施する。
図14に示すような処理の流れにより、本実施形態に係る会議システム1では管理者が管理者端末12Aの管理ツールから、会議サーバ装置10に接続されている参加者端末12Bを会議に参加させるように一括制御できる。なお、会議退出処理も図9(C)のメッセージを利用することで会議参加処理と同様な処理の流れにより実現できる。
なお、本実施形態に係る会議システム1では、会議の開催前に資料のダウンロードを予め参加者端末12Bに実施させる例を説明したが、資料のダウンロードが失敗している場合や管理ツールからダウンロード指示を受けていない参加者端末12Bを使用する場合も考えられる。そこで、参加者端末12Bは会議への参加時に図15に示すような処理を実施する。図15は、会議参加時における参加者端末の処理の一例のフローチャートである。
ステップS31において、参加者端末12Bは会議参加の指示内容を含むメッセージを受信し、そのメッセージに従って会議参加の処理を実施する。ステップS32に進み、参加者端末12Bはメッセージにより指定された会議の資料データをダウンロード済か否かを判定する。
メッセージにより指定された会議の資料をダウンロードしていなければステップS33に進み、参加者端末12Bは会議サーバ装置10から会議の資料データをダウンロードする。ステップS33において会議の資料データをダウンロードしたあと、参加者端末12BはステップS34において、指定された資料データのページを表示する。なお、メッセージにより指定された会議の資料データを持っていれば、参加者端末12BはステップS33をスキップし、指定された資料のページを表示する。
また、本実施形態に係る会議システム1では、管理ツールを使い、ダウンロード済みの資料データの資料IDを返答させる指示内容を含むメッセージを参加者端末12Bに送信し、参加者端末12Bにダウンロードが成功してダウンロード済の資料データの資料IDを会議サーバ装置10に応答させてもよい。この応答により、管理者は管理ツールから、資料データのダウンロードに失敗している又はダウンロードしていない参加者端末12Bを確認できる。
図16は管理ツールの画面の他の例のイメージ図である。図16の管理ツールの画面1100は会議アシスト機能の「状況表示」タグが選択されている場合の画面例である。図16の画面1100では状況取得ボタン1111が管理者に押下されると、状況取得部42は会議サーバ装置10を経由して状況の要求を示すメッセージを参加者端末12Bに送信し、参加者端末12Bから送信された応答に含まれる参加者端末12Bの資料のダウンロードの取得状況などの状況を示す状況情報を会議サーバ装置10の状況提供部93が通信部81を介して取得する。状況提供部93は取得した状況情報と会議サーバ装置10の情報管理部91が管理する参加者端末12Bの会議への参加状況を示す状況情報を、通信部81を介して管理者端末12Aへ送信する。管理者端末12Aの状況取得部42は通信部51によって受信した状況情報を取得し、取得した状況情報に基づいて画面1100に各参加者端末12Bの状況を表示させる。図16の画面例では参加者端末12Bの状況として、参加者端末12Bに対応するユーザごとに参加中の会議と資料データのダウンロード状況を表示する。
このように、本実施形態に係る会議システム1では、管理ツールを用いた参加者端末12Bを制御する仕組みを実現している。この仕組みにより、本実施形態に係る会議システム1では、これまで参加者や管理者が参加者端末12Bを操作して行っていた資料のダウンロードや会議参加などを、管理者端末12Aの管理ツールからの指示により参加者端末12Bに実施させることができる。したがって、本実施形態に係る会議システム1では参加者及び管理者の手間を削減できる。
なお、本実施形態では管理ツールからの指示として資料ダウンロード、会議参加、会議退出、状態表示を一例として示したが、これに限らない。管理ツールからの指示内容を含むメッセージは、会議前、会議中及び会議後など、会議の各場面に合わせた処理であればよい。
[第2の実施形態]
第2の実施形態は、第1の実施形態に係る会議システム1に、参加者端末12Bで利用する会議中のメモ機能を追加するものである。なお、第1の実施形態に係る会議システム1は参加者端末12Bへの資料データのダウンロードを前提としている。第2の実施形態に係る会議システム1では資料データの持ち出しを「許可する」又は「許可しない」を設定できる。資料データの持ち出しとは、会議に登録されている資料データを、参加者自身が所有している機器にダウンロード、または、コピー機などを利用して印刷、することを言う。なお、第2の実施形態は一部を除いて第1の実施形態と同様であるため、適宜説明を省略する。参加者端末12Bで利用する会議中のメモ機能は、例えば図15に示したステップS34に続く処理で利用される。
<処理>
《事前設定》
参加者端末12Bで利用する会議中のメモ機能の利用には、以下に示すような資料の持ち出しに関する事前設定が必要となる。資料の持ち出しに関する事前設定は、例えば図6のステップS12において実行される処理である。
具体的に、管理者は例えば図7に示した流れで管理ツールから資料の持ち出しに関する事前設定を行う。図19は管理ツールの画面の一例のイメージ図である。図19に示した管理ツールの画面1100は、図8に示した管理ツールの画面1100において会議準備機能の「会議作成」タグが選択された例である。
管理者は会議を作成する際に、図19に示した管理ツールの画面1100の「資料の持ち出し」の設定項目に「許可する」又は「許可しない」を設定できる。図19に示した管理ツールの画面1100の「資料の持ち出し」の設定項目に「許可する」が設定された会議の資料データは持ち出しが許可される。また、図19に示した管理ツールの画面1100の「資料の持ち出し」の設定項目に「許可しない」が設定された会議の資料データは持ち出しが不可となる。
また、管理者は会議に登録された資料データごとに、例えば図20に示した資料データを登録する画面1200から「資料の持ち出し」の設定項目に「許可する」又は「許可しない」を設定できる。図20は資料データを登録する画面の一例のイメージ図である。図19に示した管理ツールの画面1100は資料名「発表資料」の資料データが持ち出し可であり、資料名「参考資料」の資料データが持ち出し不可である例を示している。
図19に示した管理ツールの画面1100、及び、図20に示した資料データを登録する画面1200、に対する設定を実施することで、会議サーバ装置10の会議管理部82は例えば図21に示すような会議情報を作成できる。図21は資料データの持ち出しを許可する/許可しないがパラメータとして設定された会議情報の一例の構成図である。なお、図21の会議情報の設定項目「会議の資料持ち出し許可」は図19の画面1100の設定項目「資料の持ち出し」において設定された内容を表している。図21の会議情報の設定項目「持ち出し許可」は図20の画面1200の設定項目「資料の持ち出し」において設定された内容を表している。
図21の会議情報の設定項目「会議の資料持ち出し許可」が「許可しない」場合は、その会議に登録されている全ての資料データの設定項目「持ち出し許可」の設定が「許可しない」となる。
《会議中のメモ機能》
図21の会議情報が事前設定された状態で、第2の実施形態の会議システム1では図15に示すような処理を実施する。図15に示す処理により、参加者端末12BはステップS31において会議に参加し、指定された資料データのページをステップS34において表示する。なお、ステップS31において参加者端末12Bは参加する会議の会議IDに対応する図21のような会議情報を会議サーバ装置10から受信する。参加者端末12Bで利用する会議中のメモ機能は図15のステップS34において資料が表示された後の処理となる。
前述したように、発表者以外の参加者が操作する参加者端末12Bは会議への参加中、発表者が操作する参加者端末12Bと同じ資料が表示される。発表者以外の参加者が操作する参加者端末12Bは会議サーバ装置10を介して発表者が操作する参加者端末12Bから入力操作(ページめくり等)をリアルタイムに受信し、表示画面の共有を行う発表者モードがある。
一方で、発表者以外の参加者が操作する参加者端末12Bは発表者が操作する参加者端末12Bと表示画面の共用を行わない個人モードがある。個人モードは、発表者以外の参加者が資料を個別に操作したい場合や、メモ機能を利用したい場合に切り替えられる。図22は発表者以外の参加者が会議中にメモ機能を利用する一例のフローチャートである。
会議中にメモ機能を利用する発表者以外の参加者はステップS201において参加者端末12Bを操作して発表者モードから個人モードへの切り替えを要求する。参加者端末12Bの会議アプリ部53は発表者モードから個人モードに切り替わる。ステップS202に進み、参加者は参加者端末12Bを操作してメモ機能を要求する。参加者端末12Bの会議アプリ部53はメモ機能の選択を受け付ける。
ステップS203に進み、参加者端末12Bの会議アプリ部53は参加者がメモ機能を利用しようとしている資料データの持ち出しの設定が「許可する」か「許可しない」かを判定する。資料データの持ち出しの設定は、例えば会議サーバ装置10から受信した図21のような会議情報を参照することで判定できる。メモ機能を利用しようとしている資料データの持ち出しの設定が「許可する」の場合、参加者端末12Bの会議アプリ部53はステップS204に進み、例えば図23(A)に示すように、資料データにより表示された資料上にメモを記載することができる画面1300を表示する。参加者端末12Bの会議アプリ部53は参加者から受け付けた操作に基づき、資料上にメモを記載する。
一方、参加者端末12Bの会議アプリ部53はメモ機能を利用しようとしている資料データの持ち出しの設定が「許可しない」の場合、ステップS205に進み、例えば図23(B)に示すように白紙のメモエリア1401のある画面1400を表示する。参加者端末12Bの会議アプリ部53はステップS206に進み、画面1400のメッセージエリア1402に、資料上にメモを記載できない注意を表示する。ステップS207に進み、参加者端末12Bの会議アプリ部53は参加者から受け付けた操作に基づき、メモエリア1401にメモを記載する。なお、メモ機能を利用しようとしている資料データの持ち出しの設定が「許可しない」の場合に、白紙のメモエリア1401にメモを記載させる理由は以下の通りである。
例えば図23(A)のように資料上にメモを記載する場合、参加者は表示されている資料の内容を利用して、メモを記載する場合がある。この場合、参加者は資料上にメモが記載されていることで、メモの内容や意図を認識できる。一方、持ち出しが許可されていない資料上にメモを記載させたとしても、記載されたメモしか配布できず、参加者はメモの内容や意図を認識できない。そこで、本実施形態では持ち出しの設定が「許可しない」の場合に、図23(B)のようにメモエリア1401にメモを記載させることで、資料が無くても内容や意図を認識できるようなメモの記載を促す。
メモエリア1401は、資料のそれぞれのページに対応して作成することも、資料に対応して作成することも、会議に対応して作成することも可能である。会議に対応させて1つのメモエリア1401を利用する場合は、資料のどのページでメモ機能を利用しても同一の会議内で記載したメモの内容を含むメモエリア1401が表示される。なお、メモエリア1401がメモで一杯になった場合は、メモページを追加することで、メモを記載するスペースを確保するようにしてもよい。
資料のページに対応させて1つのメモエリア1401を利用する場合、例えば資料の2ページ目に記載したメモは、その資料の2ページ目を表示中にメモ機能を利用した場合に表示される。2ページ目以外のページを表示中にメモ機能を利用した場合は、それぞれのページに対応するメモが表示される。メモエリア1401はメモの記載、追記及び消去が可能である。
図24は会議中のメモ機能により記載されたメモデータの一例の構成図である。図24のメモデータは資料ID、ページ番号、ペンの色、ペンのサイズ、ストローク座標を項目として有する。ストローク座標は1筆のX、Y座標の集合で表現されている。メモデータは会議の終了まで、それぞれの参加者端末12Bで保存されている。そして、参加者端末12Bは会議の終了時、メモデータと、そのメモデータを記載した参加者の情報とを対応付けて会議サーバ装置10に例えば図25の手順で送信する。
図25はメモデータを参加者端末から会議サーバ装置に送信する処理の一例のシーケンス図である。参加者端末12Bの会議アプリ部53は会議が終了するまでメモデータを保存、管理する。会議が終了すると、管理者端末12Aの管理ツール部23はステップS251に進み、会議終了要求を会議サーバ装置10に送信する。
ステップS252において会議終了要求を受信した会議サーバ装置10の会議管理部82はステップS253に進み、会議終了要求を参加者端末12Bに送信する。ステップS254において参加者端末12Bの会議アプリ部53は会議終了要求を受信する。ステップS255に進み、参加者端末12Bの会議アプリ部53は会議中に参加者がメモ機能により記載したメモデータを、会議サーバ装置10に送信する。ステップS256においてメモデータを受信した会議サーバ装置10の会議管理部82はステップS257に進み、メモデータをPDF化する。なお、メモデータのPDF化は、メモデータの配布、交換、蓄積を電子的に行うための処理の一例である。なお、ステップS257の処理は会議サーバ装置10のバックグラウンドタスク(サブスレッド)で随時実行するようにしてもよい。ステップS255〜S256の処理は会議への参加者の人数分、繰り返される。
ステップS257のメモデータのPDF化は例えば図26に示す手順で行われる。図26はメモデータのPDF化の処理の一例のフローチャートである。ステップS261において会議サーバ装置10の会議管理部82はメモデータに対応する参加者の個人メモ取得要求(メモの持ち帰り要求)の「あり」又は「なし」を判定する。
メモデータに対応する参加者の個人メモ取得要求が「なし」であれば、会議サーバ装置10の会議管理部82は図26のフローチャートの処理を終了する。このように、メモデータに対応する参加者の個人メモ取得要求が「なし」であれば、会議サーバ装置10の会議管理部82はメモデータのPDF化の処理を行わないことで処理負荷が軽減される。
メモデータに対応する参加者の個人メモ取得要求が「あり」であれば、会議サーバ装置10の会議管理部82はステップS262に進み、資料データの持ち出しの設定が「許可する」か「許可しない」かを判定する。資料データの持ち出しの設定が「許可する」であれば、会議サーバ装置10の会議管理部82はステップS263に進み、資料データにメモデータを重ねてPDF化の処理を行う。資料データの持ち出しの設定が「許可しない」であれば、会議サーバ装置10の会議管理部82はステップS264に進み、メモデータのPDF化の処理を行う。
PDF化の処理がバックグラウンドタスク(サブスレッド)で処理されるため、参加者は任意のタイミングで個人メモ取得要求を送信してもよい。例えば個人メモ取得要求を実施していなかった参加者が個人メモ取得要求を送信すると、会議サーバ装置10の会議管理部82は全てのPDF化の処理のタスク処理が終了した時点で、新たに受信した個人メモ取得要求のPDF化の処理を行う。
参加者への個人メモの配布は例えば図27に示す手順で行われる。図27は参加者へ個人メモを配布する処理の一例のフローチャートである。参加者は参加者端末12Bに表示されたポータル画面1004から、会議中に記載したメモデータの取得の意志表示を実施する。
ステップS271において会議サーバ装置10の会議管理部82は個人メモ取得要求の「あり」又は「なし」を判定する。参加者の個人メモ取得要求が「なし」であれば、会議サーバ装置10の会議管理部82は図27のフローチャートの処理を終了する。参加者の個人メモ取得要求が「あり」であれば、会議サーバ装置10の会議管理部82はステップS272に進み、資料データの持ち出しの設定が「許可する」か「許可しない」かを判定する。資料データの持ち出しの設定が「許可する」であれば、会議サーバ装置10の会議管理部82はステップS273に進み、資料データにメモデータを重ねてPDF化したファイルを配布する。資料データの持ち出しの設定が「許可しない」であれば、会議サーバ装置10の会議管理部82はステップS274に進み、メモデータをPDF化したファイルを配布する。
なお、PDF化したファイルの配布方法は柔軟に対応できる設定とすればよい。例えばPDF化したファイルを直ぐに配布する場合は配布用のURLを用意し、そのURLを参加者に通知するようにしてもよいし、PDF化したファイルをメールに添付して送付するようにしてもよい。また、PDF化したファイルの配布を営業機会として利用したい場合は営業担当者を通してPDF化したファイルを配布するようにしてもよい。
[第3の実施形態]
第3の実施形態は第1の実施形態に係る会議システム1又は第2の実施形態に係る会議システム1に、会議中の操作履歴を保存するログ機能と、保存した会議中の操作履歴を活用する機能と、を追加するものである。なお、第3の実施形態に係る会議システム1は一部を除いて第1又は第2の実施形態と同様であるため、適宜説明を省略する。
<処理>
《会議中の操作履歴を保存するログ機能》
図28は会議中の操作履歴を保存するログ機能の処理手順を表す一例のフローチャートである。図28のフローチャートの処理は前述した図22の処理と並行して実行される処理である。図28のフローチャートは参加者端末12Bで会議中の操作履歴を収集して会議サーバ装置10に保存する処理である。なお、個人モードにおける会議中の操作履歴としては、別のページの閲覧、拡大表示、メモ書きの追加などがある。個人モードにおける会議中の操作履歴は参加者の関心を表す。
ステップS301において、参加者端末12Bの会議アプリ部53は会議参加・資料閲覧を実施する。発表者モードから個人モードに遷移すると、参加者端末12Bの情報管理部65はステップS302からS303に進み、個人モード中の操作履歴を操作ログとして記録する処理を開始する。ステップS304に進み、情報管理部65は図29に示すような操作ログを記録する。
図29は参加者端末で記録される操作ログの一例の構成図である。図29の操作ログは資料ID、ページ、操作、開始・終了時間、詳細データを項目として有する。個人モードから発表者モードに遷移(個人モードを終了)すると、情報管理部65は個人モード中の操作履歴を操作ログとして記録する処理を終了する。
ステップS306において、参加者端末12Bの会議アプリ部53は会議終了・退出を実施する。ステップS307に進み、参加者端末12Bの通信部51はステップS304で記録された操作ログを、ユーザID及び会議IDと共に、会議サーバ装置10に送信する。会議サーバ装置10の情報管理部91は、受信した操作ログとユーザID及び会議IDとを対応付けて図30のように保存する。
図30は会議サーバ装置で保存される操作ログの一例の構成図である。図30の操作ログは参加者の関心を表している。したがって、会議サーバ装置10の会議管理部82は会議後、図30の操作ログを利用して、参加者ごとの関心をデータ化し、営業活動などに活用できる。
図31は集計した操作ログを表示する一例の画面イメージ図である。図31は図6のステップS12で表示された図8の管理ツールの画面1100の会議アシスト機能の「結果出力」タグを選択することで表示されるUI画面1500を表している。図31のUI画面1500は行に参加者の名前が配置され、列に資料のページが配置され、その行と列とが交差する位置に表示されている数値1501が、その参加者が個人モードで、そのページを表示させていた時間(秒)を示している。
「合計」の行に表示されている数値1502はページごとに数値1501を合計した時間(秒)を表している。なお、数値1501及び1502は時間でなくてもよく、参加者がそのページにどれだけ興味を示したかを示す値であればよい。例えば数値1501及び1502は参加者が個人モードにおいてページを表示させていた時間、そのページにメモを書き込んだか否か、そのページにおいて拡大操作があったか否か、といったパラメータに対してそれぞれ重み付けをし、計算した数値で代替してもよい。
参加者がメモを書き込んだページの数値1501の横にはペンのアイコン1503が表示される。また、参加者が拡大操作したページの数値1501の横にはルーペのアイコン1504が表示される。ペンのアイコン1503がクリックされると、会議サーバ装置10は図30の操作ログを利用し、参加者が書き込んだメモを再現描画する。ルーペのアイコン1504がクリックされると、会議サーバ装置10は図30の操作ログを利用し、参加者が拡大して表示した表示領域を再現描画する。なお、参加者が拡大して表示した表示領域の再現描画は、色や枠などで区別して拡大された表示領域を示してもよい。
「メモ数」の行に表示されている数値1505はページごとにメモをした参加者の人数を示している。図31のUI画面1500を参照することで、会議の主催者は会議の資料のページごとに、会議の参加者が個人モードで表示させていた時間、メモをした参加者の人数、メモの内容、拡大して表示した内容などを把握できる。本実施形態によれば、参加者端末12Bにおいて会議中に収集された操作ログを会議サーバ装置10が集計し、その集計結果を会議の主催者にフィードバックできる。その結果、会議の主催者は参加者ごとに関心を集めた内容を把握できる。
本発明は、具体的に開示された上記の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲から逸脱することなく、種々の変形や変更が可能である。参加者端末12Bは特許請求の範囲に記載した画面共有端末の一例である。会議サーバ装置10は情報処理装置の一例である。管理者端末12Aは管理端末の一例である。管理ツールは管理プログラムの一例である。
なお、会議サーバ装置10、一台以上のクライアント端末12を有する会議システム1は一例であって、用途や目的に応じて様々なシステム構成例があることは言うまでもないことである。
上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたASIC(Application Specific Integrated Circuit)、DSP(digital signal processor)、FPGA(field programmable gate array)や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。
また、上記で説明した本実施形態の会議は、通常用いられる会議の意味の他にセミナー、授業、ブレインストーミングといったユーザ同士の双方向又は片方向のコミュニケーションを含む概念である。