JP6365843B2 - 出欠管理システム - Google Patents

Description

本発明は、講義等におけるユーザーの出欠を管理する出欠管理システムに関する。

講義等（２回以上にわたって行われる継続的なセミナーの各回、教育目的以外の目的の会議を含む）において、参加予定者（「ユーザー」と呼ぶ。）の出欠を把握して、欠席者に対して適切な対応を行うことが求められている。例えば、講義等において配布された資料の提供、次回講義への準備事項の通知が、かかる対応に含まれる。

上記の問題に対して、特許文献１には、欠席者が次回講義までに提出すべきレポートを、画像形成装置のスキャナーを利用してサーバーに送信するための「スキャンチケット」を欠席者に提供するシステムが開示されている。

特開２０１２−２０９８６７号公報

特許文献１に開示されたシステムは、欠席者に対して、レポート提出をサポートするが、配布資料の受取その他の情報提供を積極的に行うものではない。

本発明は、出欠状況を管理し、欠席者が配布資料を確実に受け取ることのできる出欠管理システムを提供することを課題とする。

本発明の出欠管理システムは、
１又は２以上の講義に係るユーザーの出欠状況及び配布資料の印刷状況を管理する出欠管理システムであって、
前記ユーザーの認証を行うユーザー認証部と配布資料を印刷する印刷部とを有する画像形成装置と、
前記画像形成装置又は前記画像形成装置と通信可能なサーバーに設けられた制御部と、
前記画像形成装置又は前記画像形成装置と通信可能なサーバーに設けられた記憶部とを備え、
前記記憶部は、前記出欠状況及び前記印刷状況を含む参加状況データを記憶し、
前記制御部は、前記ユーザー認証部によって認証されたユーザーに係る前記出欠状況が特定の講義について出席であるように前記参加状況データを制御することを特徴とする。

この特徴によれば、参加状況データによって、出欠状況及び印刷状況が確実に記憶される。参加状況データに基づいて欠席者へのサポートを行うことができる。また、出席者が画像形成装置のユーザー認証部に認証させる（例えば個人のＩＤの記録されたカードを読み取らせる）ことによって、出席であるように参加状況データが制御されるので、出欠管理に余分な手間をかける必要がない。

本発明の出欠管理システムは、
前記参加状況データは、２以上の前記講義に係る前記出欠状況及び前記印刷状況を含み、
前記制御部は、前記ユーザー認証部によって認証されたユーザーに係る前記特定の講義以外の講義のうち前記印刷状況が未印刷のものが存在する場合に、前記印刷部に前記印刷状況が未印刷の講義に係る配布資料を印刷させることを特徴とする。

この特徴によれば、１回の講義に欠席したユーザーは、次に出席して画像形成装置のユーザー認証部に認証させたときに、欠席した講義についての配布資料を受け取ることができる。認証をさせた画像形成装置によって資料が印刷されるので、ユーザーの理解が容易である。また、次に出席する時でなくとも、任意の時に、画像形成装置のユーザー認証部に認証させることで欠席した講義についての配布資料を受け取ることができる。

本発明の出欠管理システムは、
前記制御部は、前記出欠状況が前記特定の講義について欠席であるユーザーに向けてメールによって通知するメール通知部を備えることを特徴とする。

この特徴によれば、欠席したユーザーに必要な情報を確実に伝達することができる。例えば、配布資料を受領すべきこと、次回講義までに特定の作業（例えば宿題）を行うべきことが伝達される。

本発明の出欠管理システムによれば、出欠状況を管理し、欠席者が配布資料を確実に受け取ることが可能となる。

図１は、画像形成装置を示す図である。 図２は、出欠管理システムの機能構成を示す図である。（実施例１） 図３は、参加状況データの例を示す図である。 図４は、個別制御部の処理を示すフローチャートである。 図５は、出欠管理システムの機能構成を示す図である。（実施例２） 図６は、出欠管理システムの機能構成を示す図である。（実施例３）

以下、本発明の出欠管理システムの基本的な機能構成及び動作を説明する実施例１、本発明の出欠管理システムの機能構成のバリエーションを示す実施例２及び３について説明する。

図１は、画像形成装置を示す図である。画像形成装置１は、ユーザー認証部１３及びプリンター１４を備えている。スキャナー等、画像形成装置の他の構成要素も備えているものとするが、本発明と関係しないので説明を省略する。

ユーザー認証部１３は、非接触型カード等の読取デバイスである。カードに記録された情報に基づいてユーザーが誰であるかを認証する。

プリンター１４は、印刷物を出力するものである。資料印刷部１１４によってプリンターが駆動され、資料データ１２２が用紙に印刷され、印刷された用紙がトレイに出力される。

図２は、出欠管理システムの機能構成を示す図である。本実施例において、出欠管理システムは、画像形成装置１に備えられている。画像形成装置１は、制御部１１及び記憶部１２を備えている。

制御部１１は、個別制御部１１１、メール通知部１１２、データ送受信部１１３、資料印刷部１１４を含む。メール通知部１１２及びデータ送受信部１１３は、ネットワーク２に接続され、ネットワーク２を介して他の装置との間のデータ送受信（メール送受信を含む）を行う。

記憶部１２は、参加状況データ１２１及び資料データ１２２を記憶している。

以下、記憶部１２に記憶されるデータについて簡単に説明する。参加状況データ１２１は、各々のユーザーの出欠状況及び配布資料の印刷状況を表すデータである。

図３は、参加状況データの例を示す図である。参加状況データ１２１は、ユーザー名１２１ａ、出欠状況１２１ｂ、印刷状況１２１ｃ及びメールアドレス１２１ｄを有している。ユーザー別にデータを保持しているものである。

出欠状況１２１ｂ及び印刷状況１２１ｃは、１〜４に区分されているが、講義が４回行われ、各回の状況を示すものである。図は、２回の講義が行われた後のものであり、３及び４の区分についてはデータがない。

出欠状況１２１ｂについて〇は出席、×は欠席を示す。印刷状況１２１ｃについて〇は既印刷（又は講義において配布）、×は未印刷を示す。

なお、参加状況データ１２１は、図３に示す情報が含まれていればよく、具体的なデータフォーマットは任意である。

資料データ１２２は、各回の講義において配布される資料に係る印刷用のデータである。何回目の講義に関するものであるか（複数の参加状況データ１２１がある場合にはいずれの参加状況データに関するものであるかを含む）に関連付けられて記憶されている。

以下、制御部に含まれる各部の機能を簡単に説明する。個別制御部１１１は、ユーザー認証部１３によって認証された個別のユーザー毎に、参加状況データ１２１を更新し、参加状況データ１２１を参照して印刷すべき資料があれば資料印刷部１１４を起動して印刷する。

メール通知部１１２は、参加状況データ１２１を参照して欠席のユーザーにメールを送信する。

データ送受信部１１３は、他の装置との間で、印刷対象のデータ、その他のデータの送受信を行う。

資料印刷部１１４は、個別制御部１１１に起動され、資料データ１２２のうち必要は資料を印刷する。

以下、出欠管理システムの利用例を説明する。

継続して４回行われる講義に、４人のユーザーＡ，Ｂ、Ｃ及びＤが参加しているものとする。２回目までの講義が完了し、各ユーザーの出欠状況１２１ｂ及び印刷状況１２１ｃが、参加状況データ１２１に図３のとおりに記憶されている。

図４は、個別制御部の処理を示すフローチャートである。ユーザーがユーザー認証部１３において認証することで、個別制御部１１１が起動される。

個別制御部１１１は、まずユーザーの同定（ステップ１１１ａ）を行う。本実施例では、ユーザー認証部にかざされたカードのＩＤによってユーザーが同定されるものとする。

個別制御部１１１は、講義実施時間帯であるか否かによって処理を替える（ステップ１１１ｂ）。講義実施時間帯であるか否かの判断は、時間帯のデータを記憶して画像処理装置の有する時計と照合することでも、管理者が講義実施の都度入力することでもよい。ここで、「講義実施時間帯」は、その時間帯における認証によって出席と扱う時間帯を言う。実際に講義が実施されている時間帯と相違してもよい。例えば、講義開始３０分前から講義開始までの時間帯とすることができる。

同じ時刻に２以上の講義が実施されている（２以上の参加状況データ１２１が記憶されており、講義実施時間帯が重複している）場合にも、認証されたユーザーが参加する講義の（認証されたユーザーに係るデータを含む）参加状況データは１つに確定する（同一の時間帯に実施される２以上の講義に参加しない）ので、ステップ１１１ｂにおいて、１つの参加状況データを特定することができる。

講義実施時間帯であれば、個別制御部１１１は、出席を記録する（ステップ１１１ｃ）。具体的には、認証されたユーザーに係る、その回の（本実施例では３回目）の講義について、出欠状況１２１ｂ及び印刷状況１２１ｃを「〇」とするように、参加状況データ１２１を更新する。印刷状況１２１ｃを「〇」とするのは、講義において資料が配布されて印刷をする必要がないためである。

講義実施時間帯である場合にも、講義実施時間帯でない場合にも、個別制御部１１１は、認証されたユーザーに係る未印刷資料の有無を確認する（ステップ１１１ｄ）。具体的には、認証されたユーザーに係る印刷状況１２１ｃに「×」のものがあるか否かを判断する。

ユーザーは、出席した際に過去の欠席回の資料を受け取ることも、講義実施時間帯以外の時間に認証を行って資料を受け取ることもできる。

個別制御部１１１は、認証されたユーザーに係る未印刷資料が存在する場合には、資料印刷部１１４を起動して未印刷資料を印刷させる（ステップ１１４ａ）。その後、印刷を記録する（ステップ１１１ｅ）。具体的には、認証されたユーザーに係る、印刷させた未印刷資料に係る回の印刷状況１２１ｃを「〇」とするように、参加状況データ１２１を更新する。

以下、図３に示した参加状況データ１２１において、３回目の講義の講義実施時間帯に、出席するユーザーがユーザー認証部１３にカードをかざして認証する場合の例を説明する。

ユーザーＡの認証が行われたものとする。個別制御部１１１が起動される。個別制御部１１１は、ユーザーＡについて３回目の出欠状況１２１ｂ及び印刷状況１２１ｃを「〇」とするように、参加状況データ１２１を更新する（ステップ１１１ｃ）。未印刷資料はないので、処理を終了する（ステップ１１１ｄにおいてＮｏに分岐）。

ユーザーＢの認証が行われたものとする。個別制御部１１１が起動される。個別制御部１１１は、ユーザーＢについて３回目の出欠状況１２１ｂ及び印刷状況１２１ｃを「〇」とするように、参加状況データ１２１を更新する（ステップ１１１ｃ）。また、ユーザーＢに係る２回目の印刷状況１２１ｃが「×」であることから、ステップ１１１ｄにおいてＹｅｓに分岐し、資料印刷部１１４を起動して２回目の資料を印刷させる。また、２回目の印刷状況１２１ｃを「〇」に更新する。

ユーザーＣの認証が行われたものとする。個別制御部１１１が起動される。個別制御部１１１は、ユーザーＣについて３回目の出欠状況１２１ｂ及び印刷状況１２１ｃを「〇」とするように、参加状況データ１２１を更新する（ステップ１１１ｃ）。未印刷資料はないので、処理を終了する（ステップ１１１ｄにおいてＮｏに分岐）。

ここで、ユーザーＣについては、２回目の出欠状況１２１ｂが「×」であるにもかかわらず、印刷状況１２１ｃが「〇」となっている。２回目の講義終了時点においては、欠席したユーザーＣに係る印刷状況１２１ｃは「×」であった。その後、３回目の講義実施時間帯よりも前に、ユーザーＣがユーザー認証部１３にカードをかざして認証したことにより、印刷状況１２１ｃが「〇」となったものである。すなわち、ユーザーＣの認証によって個別制御部１１１が起動された。講義実施時間帯ではないので出席の記録は行われず（ステップ１１１ｂにおいてＮｏに分岐）、未印刷資料の印刷のみが行われた。

ユーザーＤの認証が行われたものとする。個別制御部１１１が起動される。個別制御部１１１は、ユーザーＤについて３回目の出欠状況１２１ｂ及び印刷状況１２１ｃを「〇」とするように、参加状況データ１２１を更新する。また、ユーザーＤに係る１回目及び２回目の印刷状況１２１ｃが「×」であることから、ステップ１１１ｄにおいてＹｅｓに分岐し、資料印刷部１１４を起動して１回目及び２回目の資料を印刷させる。また、１回目及び２回目の印刷状況１２１ｃを「〇」に更新する。このように、複数回の講義の資料を印刷することもできる。

なお、出欠状況１２１ｂ及び印刷状況１２１ｃについて、「〇」「×」と表して説明したが、出席の記録及び印刷完了（将来の印刷不要）を示す情報が存在すればよい。すなわち、「〇」と表した情報がデータとして記憶されれば、「×」と表した情報を記憶していなくとも出欠管理システムは動作可能である。（「〇」と表した情報を記憶していないことをもって「×」とみなせばよい。）

各回の講義が終了すると、メール通知部１１２が起動される。メール通知部１１２の起動は、講義時間帯のデータを記憶して画像処理装置の有する時計と照合して行っても、管理者（又は講師）が講義終了の都度指示することでもよい。前者の場合には、定型文のメールが送信される。後者の場合には、管理者（又は講師）がメール文を作成することができ、次回までの宿題、配布資料の有無、その他各回の講義に合わせた内容をメール文に含めることができる。

メール通知部１１２は、参加状況データ１２１を参照し、出欠状況１２１ｂが欠席のユーザーに向け、メールアドレス１２１ｄにメールを送信する。メール文の内容は、定型文
とすることも、各講義の各回について作成されたものを記憶部１２に記憶して使用することもできる。

以上詳細に説明したように、本実施例の出欠管理システムによれば、画像形成装置１を活用してユーザーの出欠状況を容易に把握・管理し、欠席者が配布資料を確実に受け取ることが可能となる。

本実施例は、記憶部を、画像形成装置でなく、画像形成装置と通信可能なサーバー（管理サーバー３）に設けるものである。制御部１１に含まれる個別制御部１１１、メール通知部１１２及び資料印刷部１１４の動作は、実施例１と同様であり、詳細な説明を省略する。

図５は、出欠管理システムの機能構成を示す図である。画像形成装置１及び管理サーバー３がネットワーク２を介して接続されている。画像形成装置１は、実施例１（図２参照）と同様に、ユーザー認証部１３、プリンター１４及び制御部１１を備えて
いる。

実施例１における記憶部１２に替えて、記憶部３２が管理サーバー３に設けられている。参加状況データ３２１及び資料データ３２２は、実施例１における参加状況データ１２１及び資料データ１２２と同様である。データ送受信部１１３は、管理サーバー３と通信して参加状況データ３２１及び資料データ３２２の読取及び書込を行う。個別制御部１１１、メール通知部１１２及び資料印刷部１１４は、参加状況データ３２１及び資料データ３２
２を、データ送受信部１１３を介して使用する。

以上の構成によれば、出欠管理システムは、実施例１と同様に動作し、実施例１と同様に使用することができる。

本実施例においては、２台以上の画像形成装置１を用いて出欠管理システムを構成することもできる。記憶部３２が管理サーバー３に設けられ、参加状況データ３２１及び資料データ３２２が２台以上の画像形成装置１に共有されるためである。講義の参加者数が多いなど、同時に使用するユーザーの数が多い場合に有効である。

本実施例は、制御部と記憶部を、画像形成装置でなく、画像形成装置と通信可能なサーバー（管理サーバー３）に設けるものである。個別制御部３１１、メール通知部３１２及び資料印刷部１１４の動作は、実施例１及び２と同様であり、詳細な説明を省略する。

図６は、出欠管理システムの機能構成を示す図である。画像形成装置１及び管理サーバー３がネットワーク２を介して接続されている。画像形成装置１は、実施例１（図２参照）と同様に、ユーザー認証部１３及びプリンター１４を備えている。

画像形成装置１は、制御部１１を備えているが、データ送受信部１１３及び資料印刷部１１４のみを含み、個別制御部１１１及びメール通知部１１２を含まない。個別制御部１１１及びメール通知部１１２は、同等のものが管理サーバー３の制御部３１に含まれる。データ送受信部１１３は、管理サーバー３のデータ送受信部３１３と通信を行い、ユーザー認証部１３の認証結果を管理サーバー３に送信し、管理サーバー３から印刷指示（印刷
対象の資料データを含む）を受信する。

管理サーバー３に設けられた記憶部３２（参加状況データ３２１及び資料データ３２２）
については、実施例２と同様である。

管理サーバー３に設けられた制御部３１には、個別制御部３１１、メール通知部３１２、データ送受信部３１３及び印刷指示部３１４ａを含む。データ送受信部３１３は、前述のとおり、画像形成装置１のデータ送受信部１１３と通信を行い、ユーザー認証部１３の認証結果を画像形成装置１から受信し、画像形成装置１に印刷指示（印刷対象の資料データを含む）を送信する。

個別制御部３１１及びメール通知部３１２の動作は、実施例１と同様である。ただし、個別制御部３１１は、ユーザー認証部１３の認証結果をデータ送受信部３１３から受取り、印刷すべき資料の情報を資料印刷部１１４でなく印刷指示部３１４ａに渡す。

印刷指示部３１４ａは、自機に印刷せずに、画像形成装置１に印刷指示（印刷対象の資
料データを含む）を送信する。

以上の構成によれば、出欠管理システムは、実施例１及び２と同様に動作し、実施例１及び２と同様に使用することができる。

本実施例においても、実施例２と同様に、２台以上の画像形成装置１を用いて出欠管理システムを構成することもできる。制御部３１及び記憶部３２が管理サーバー３に設けられ、一元的に機能するためである。講義の参加者数が多いなど、同時に使用するユーザーの数が多い場合に有効である。

出欠状況を管理し、欠席者が配布資料を確実に受け取ることが可能となる出欠管理システムである。多くの教育機関及び企業における利用が考えられる。

１ 画像形成装置
１１ 制御部
１１１ 個別制御部
１１２ メール通知部
１１３ データ送受信部
１１４ 資料印刷部
１２ 記憶部
１２１ 参加状況データ
１２２ 資料データ
１３ ユーザー認証部
２ ネットワーク
３ 管理サーバー

Claims (2)

1. １又は２以上の講義に係るユーザーの出欠状況及び配布資料の印刷状況を管理する出欠管理システムであって、
   前記ユーザーの認証を行うユーザー認証部と配布資料を印刷する印刷部とを有する画像形成装置と、
   前記画像形成装置又は前記画像形成装置と通信可能なサーバーに設けられた制御部と、
   前記画像形成装置又は前記サーバーに設けられた記憶部とを備え、
   前記記憶部は、２以上の前記講義に係る前記出欠状況及び前記印刷状況を含む参加状況データを記憶し、
   前記制御部は、前記ユーザー認証部によって認証されたユーザーに係る前記出欠状況が特定の講義についての出席であり前記印刷状況が前記特定の講義について既印刷であるように前記参加状況データを制御するとともに、前記特定の講義以外の講義のうち前記印刷状況が未印刷に係る講義の配布資料を印刷させることを特徴とする出欠管理システム。
2. 前記制御部は、前記出欠状況が前記特定の講義について欠席であるユーザーに向けてメールによって通知するメール通知部を備えることを特徴とする、請求項１に記載の出欠管理システム。