JP2013122732A - 情報管理装置および画像形成装置 - Google Patents

Abstract

【課題】画像形成装置で印刷を行っていないユーザにも情報を提供する。
【解決手段】利用者情報記憶部に記憶されたそれぞれの利用者識別情報に基づいて履歴情報記憶部を検索し、印刷履歴情報が記憶されている第１の利用者識別情報と印刷履歴情報が記憶されていない第２の利用者識別情報とを抽出する利用者抽出部と、前記利用者抽出部が抽出した前記第１の利用者識別情報に関連付けられて記憶された前記情報送信先へ第１の情報を送信し、前記利用者抽出部が抽出した前記第２の利用者識別情報に関連付けられて記憶された前記情報送信先へ第２の情報を送信する送信部とを有する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、印刷履歴情報を管理する情報管理装置および画像形成装置に関する。

従来の情報管理装置は、ネットワークに接続された画像形成装置から印刷履歴情報としての印刷ジョブ情報を収集し、収集した印刷ジョブ情報からユーザの識別情報を抽出し、抽出されたユーザ別の印刷ジョブ情報に関連付けられたアドレステーブルからユーザ宛のアドレス情報を取得し、ユーザ毎に作成した情報を当該ユーザに送信するようにしているものがある（例えば、特許文献１参照）。

特開２００５−７８１６０号公報（段落「００３５」〜段落「００４３」、図２）

しかしながら、上述した従来の技術においては、画像形成装置に記憶された印刷履歴情報に基づいてユーザのアドレス情報を取得するようにしているため、その画像形成装置で印刷を行っていない印刷履歴情報に記録されていないユーザに情報を提供することができないという問題がある。
本発明は、このような問題を解決することを課題とし、画像形成装置で印刷を行っていないユーザにも情報を提供することを目的とする。

そのため、本発明は、利用者による印刷履歴情報を利用者識別情報と関連付けて記憶する履歴情報記憶部と、登録されたすべての利用者識別情報と情報送信先とを関連付けて記憶する利用者情報記憶部と、前記履歴情報記憶部に前記履歴情報が記憶されている利用者へ提供する第１の情報と、前記履歴情報記憶部に前記履歴情報が記憶されていない利用者へ提供する第２の情報とを記憶する送信データ格納部と、前記利用者情報記憶部に記憶されたそれぞれの利用者識別情報に基づいて前記履歴情報記憶部を検索し、前記印刷履歴情報が記憶されている第１の利用者識別情報と前記印刷履歴情報が記憶されていない第２の利用者識別情報とを抽出する利用者抽出部と、前記利用者抽出部が抽出した前記第１の利用者識別情報に関連付けられて記憶された前記情報送信先へ前記第１の情報を送信し、前記利用者抽出部が抽出した前記第２の利用者識別情報に関連付けられて記憶された前記情報送信先へ前記第２の情報を送信する送信部とを有することを特徴とする。

このようにした本発明は、画像形成装置で印刷を行っていないユーザにも情報を提供することができるという効果が得られる。

第１の実施例における情報管理システムの構成を示すブロック図 第１の実施例における管理ＰＣに表示するイメージ画面の説明図 第１の実施例における送信メールの説明図 第１の実施例におけるユーザ情報の説明図 第１の実施例におけるログ情報の説明図 第１の実施例における管理ＰＣの処理の流れを示すフローチャート 第２の実施例における情報管理システムの構成を示すブロック図 第２の実施例における画像形成装置の入力部の説明図 第２の実施例における画像形成装置の処理の流れを示すフローチャート

以下、図面を参照して本発明による情報管理装置および画像形成装置の実施例を説明する。

図１は第１の実施例における情報管理システムの構成を示すブロック図である。本実施例では、本発明による情報管理装置、画像形成装置およびクライアント装置からなる情報管理システムを例に説明するものとし、例えば大学の講義などの講師と学生が存在する状況において講義が終了した後で画像形成装置のログ情報を講師が管理する情報管理装置としての管理ＰＣから取得し、そのログ情報の内容により講義の出席者と欠席者とを区分けする。そして、区分けされた出席者と欠席者のそれぞれに管理ＰＣから異なった情報を提供するものとして説明する。

図１において、情報管理システム１００は、情報管理装置としての管理ＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）１と、１台以上のクライアントＰＣ２（１〜ｎ）と、印刷を行う画像形成装置３と、管理ＰＣ１、クライアントＰＣ２、および画像形成装置３を通信可能に接続する通信回線としてのネットワーク４とから構成されている。

この情報管理システム１００は、例えば大学の講義で使用され、管理ＰＣ１は講師が管理するコンピュータであり、事前に講義を受講する学生の情報、講義の開始時刻および終了時刻、本システムの使用履歴情報であるログ情報の取得時刻が設定されている。また、クライアントＰＣ２は、講義中に学生が使用するコンピュータであり、画像形成装置３へ印刷指示を送信するとその画像形成装置３に印刷ジョブのログ情報が記憶される。さらに、画像形成装置３は、講義で学生が印刷を行う装置であり、クライアントＰＣ２から印刷指示を受信すると印刷を行うとともに、印刷ジョブのログ情報が記憶される。

管理ＰＣ１は、例えば管理者が使用するパーソナルコンピュータであり、通信部１１と、制御部１２と、入力部１３と、表示部１４と、記憶部１５と、ログ情報集計部１６とを備えている。
通信部１１は、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のネットワーク４を介して外部の装置と電子データの授受を行うインタフェースである。

制御部１２は、記憶部１５に記憶された制御プログラム（ソフトウェア）に基づいて管理ＰＣ１全体の動作を制御するＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）等である。

入力部１３は、例えばキーボードやマウス等からなり、ユーザ（利用者）の操作に基づいて各種情報の選択や入力を行うものである。
表示部１４は、例えばディスプレイ等からなり、管理ＰＣ１内の情報を表示する機能を有するものである。
記憶部１５は、メモリやハードディスクドライブ等で構成される記憶手段であり、ログ情報記憶部１５１と、ユーザ情報記憶部１５２と、出席者用データ格納部１５３と、欠席者用データ格納部１５４とを備えている。

履歴情報記憶部としてのログ情報記憶部１５１は、取得したユーザによる印刷履歴情報としてのログ情報をユーザ（利用者）のＩＤ情報（利用者を識別するための利用者識別情報）と関連付けて記憶する。
利用者情報記憶部としてのユーザ情報記憶部１５２は、情報管理システム１００を使用する登録されたすべてのユーザのＩＤ情報と、情報送信先としての送信宛先情報とを関連付けて記憶するものであり、予め管理者がそれぞれの情報を記憶させて登録しておく必要があるものである。

送信情報格納部としての出席者用データ格納部１５３は、ログ情報記憶部１５１にログ情報が記憶されており、管理者が指定した規定の時間内に印刷を行っているユーザに送信する情報（第１の情報）を格納するものである。

送信情報格納部としての欠席者用データ格納部１５４は、ログ情報記憶部１５１にログ情報が記憶されていないユーザ、またはログ情報記憶部１５１にログ情報が記憶されているが、管理者が指定した規定の時間内に印刷を行っていないユーザに送信する情報（第２の情報）を記憶、格納するものである。
ログ情報集計部１６は、ユーザ抽出部１６１と、電子メール作成部１６２と、送信部１６３とを備えている。

利用者抽出部としてのユーザ抽出部１６１は、ログ情報記憶部１５１とユーザ情報記憶部１５２とを比較し、出席者のＩＤ情報（第１の利用者識別情報）および欠席者のＩＤ情報（第２の利用者識別情報）や送信宛先情報を抽出する機能と、ログ情報の取得を開始する機能とを備えている。ログ情報の取得を開始するタイミングは、管理者の操作により指示が入力されたタイミングとしても良く、また予め開始時刻を設定（記憶部１５に記憶）しておき、制御部１２に備えられた計時手段により設定された開始時刻に到達したことを検知したタイミングとしても良い。なお、本実施例では、図２に示すように、管理ＰＣの表示部１４に表示されるイメージ画面５のログ取得時刻フィールド５５で予めログ取得開始時刻を設定しておき、ログ情報の取得を開始するものとする。

電子メール作成部１６２は、ユーザ抽出部１６１によりユーザの送信宛先情報を取得し、その送信宛先情報を電子メールの宛先として設定し、電子メールを作成する機能と、ユーザ抽出部１６１により抽出したユーザが出席者であった場合は出席者格納部１５３の所在を示す情報であるパスを受取り、そのパスに基づいて出席者格納部１５３に格納された情報を電子メールに添付する機能と、ユーザ抽出部１６１により抽出したユーザが欠席者であった場合は欠席者格納部１５４のパスを受取り、そのパスに基づいて欠席者格納部１５４に格納された情報を電子メールに添付する機能とを備えている。

送信部１６３は、電子メール作成部１６２で作成された電子メールを送信する機能、すなわちユーザ抽出部１６１が抽出した出席者のＩＤ情報に関連付けられて記憶された送信宛先情報に基づいて出席者へ第１の情報としての出席者用データを送信し、またユーザ抽出部１６１が抽出した欠席者のＩＤ情報に関連付けられて記憶された送信宛先情報に基づいて欠席者へ第２の情報としての欠席者用データを送信する。
なお、出席者用データ格納部１５３および欠席者用データ格納部１５４には、予め管理者が情報を記憶させておくものとする。

クライアントＰＣ２は、例えば画像形成装置３で印刷を行うユーザが使用するパーソナルコンピュータであり、文書作成プログラム、作図プログラム、表計算プログラム、描画プログラム等の印刷用データを生成する種々のアプリケーションプログラムが実行されるものである。このクライアントＰＣ２は、アプリケーションプログラムで生成された印刷用データをプリンタ言語に変換した印刷指示を、通信部を介して画像形成装置３へ送信する機能を備えている。

画像形成装置３は、通信部３１と、制御部３２と、ログ情報記憶部３３と、印刷部３４とを備えている。ＣＰＵ等で構成された制御部３２は、通信部３１でクライアントＰＣ２から印刷指示を受信すると、印刷部３４に印刷の指示を通知し、その印刷が成功するとメモリ等で構成されたログ情報記憶部３３に印刷のログ情報を格納する機能を備えている。このログ情報は、ユーザのＩＤ情報、印刷時刻（時間）、総印刷枚数、ドキュメント名等の情報で構成されたものである。

図２は第１の実施例における管理ＰＣに表示するイメージ画面の説明図である。
図２において、イメージ画面５は、図１に示す管理ＰＣ１の表示部１４に表示される画面であり、出席者用データ格納リストボックス５１と、欠席者用データ格納リストボックス５２と、開始時刻入力フィールド５３と、終了時刻入力フィールド５４と、ログ取得時刻入力フィールド５５と、キーワード入力フィールド５６とを有している。このイメージ画面５を、図１を参照しながら説明する。

出席者用データ格納リストボックス５１は、出席者用データ格納部１５３へのパスを保持しており、管理者が出席者へ配布する配布物としてのファイル等をドラッグおよびドロップすることにより、出席者用データ格納部１５３に配布物を格納する機能を有している。
欠席者用データ格納リストボックス５２は、欠席者用データ格納部１５４へのパスを保持しており、管理者が欠席者へ配布する配布物としてのファイル等をドラッグおよびドロップすることにより、欠席者用データ格納部１５４に配布物を格納する機能を有している。

開始時刻入力フィールド５３および終了時刻入力フィールド５４は、予め管理者が指定する時刻であり、開始時刻と終了時刻との間に画像形成装置３で印刷を行ったユーザが出席者と判定し、開始時刻と終了時刻との間に画像形成装置３で印刷を行っていないユーザが欠席者と判定するための時刻情報である。

ログ取得時刻入力フィールド５５は、画像形成装置３のログ情報記憶部３３に格納されたログ情報を取得する時刻であり、管理者が予め指定しておくことにより、管理ＰＣ１の制御部１２は、指定された時刻になると、ログ情報集計部１６のユーザ抽出部１６１にログ情報の取得指示を通知し、ユーザ抽出部１６１が通信部１１を介して画像形成装置３へログ情報を要求する指示を送信し、画像形成装置３のログ情報を取得する。

キーワード入力フィールド５６は、管理者がキーワードを入力して登録しておき、ユーザに対して印刷するドキュメントの名称に当該キーワードを含めるように指示することにより、厳格に出席者と欠席者とを分ける判定を行うことができるようになる。例えば、単純な文字列をキーワードとすることなく、演習の答え等をドキュメントのファイル名に含めるように指示すれば、講義内容の理解度も含め、出席者と欠席者とを分けることができる。なお、当該キーワードの入力がない場合は、上述した開始時刻と終了時刻との間に画像形成装置３で印刷を行ったか否かのみの判定で出席者と欠席者とを分けることになる。

図４は第１の実施例におけるユーザ情報の説明図である。
図４において、ユーザ情報１５２０は、図１に示す管理ＰＣ１のユーザ情報記憶部１５２に格納されているユーザ情報の例であり、ユーザを識別する識別情報としてのユーザＩＤ１５２１と、ユーザの名称を示すユーザ名１５２２と、メールの宛先としてのメールアドレス１５２３とを有し、それぞれが関連付けられている。
このユーザＩＤ１５２１、ユーザ名１５２２およびメールアドレス１５２３は、予め管理者が図１に示すユーザ情報記憶部１５２に登録しておく情報である。

図５は第１の実施例におけるログ情報の説明図である。
図５において、ログ情報１５１０は、図１に示す管理ＰＣ１のログ情報記憶部１５１に格納されているログ情報の例であり、画像形成装置３から取得する印刷のログ情報を示している。

図１に示すクライアントＰＣ２がユーザの操作を受け付けて印刷データと出力デバイスとしての画像形成装置３とを指定して印刷を指示すると、ユーザＩＤと印刷条件とが画像形成装置３に送信される。画像形成装置３は、受信した印刷データの印刷処理としての印刷ジョブを実行して印刷し、この印刷ジョブを実行すると、その印刷ジョブの履歴情報を印刷のログ情報としてログ情報記憶部３３に記憶する。ログ情報１５１０は、管理ＰＣ１が画像形成装置３のログ情報記憶部３３に記憶された印刷のログ情報を取得したものである。

このログ情報１５１０は、ドキュメントを印刷した時刻である印刷時刻１５１１と、印刷を行ったユーザの識別情報であるユーザＩＤ１５１２と、印刷したドキュメントの枚数である印刷枚数１５１３と、印刷したドキュメントのファイル名であるドキュメント名１５１４とを有し、それぞれが関連付けられている。

図３は第１の実施例における送信メールの説明図である。
図３において、送信メール６は、例えばヘッダ部６０１と、本文６０２と、添付データ６０３とを有している。ヘッダ部６０１には、送信先であるユーザの電子メールアドレスが記載される。本文６０２には、ユーザ名やユーザ宛の本文が記載される。添付データ６０３は、ユーザ宛の添付データであり、出席者には出席者用データ、欠席者には欠席者用データのように、出席者と欠席者とでは異なった情報を提供するものとする。なお、本実施例では、出席者と欠席者とで異なった情報を提供するために、異なる添付データ６０３を添付するものとして説明するが、出席者と欠席者とで本文６０２を異なるものとして送信するようにしても良い。

上述した構成の作用について説明する。
まず、管理者の操作により管理ＰＣの記憶部に予め設定する情報を図１に基づいて説明する。
管理者が予め行う作業は、管理ＰＣ１のユーザ情報記憶部１５２へのユーザ情報の登録と、出席者用データ格納部１５３への出席者用データの格納と、欠席者用データ格納部１５４への欠席者用データの格納と、開始時刻の設定と、終了時刻の設定と、ログ取得時刻の設定である。なお、開始時刻、終了時刻、およびログ取得時刻は管理ＰＣ１の記憶部１５に格納されるものとする。

管理者の操作により、ユーザ情報記憶部１５２にユーザ情報の登録を行うことにより、情報を提供するユーザを限定する。これは、事前に情報を提供するユーザを限定することにより、画像形成装置３に残されたログ情報をもとに、欠席者のメールアドレス情報を抽出して電子メールを作成し、欠席者に情報の提供を行うためである。

ユーザの登録方法としては、例えば管理ＰＣ１のユーザ情報記憶部１５２に図４に示すユーザ情報１５２０のデータテーブル（以下、「ユーザ情報テーブル」という。）を作成し、管理者がユーザ情報テーブルに、ユーザＩＤ１５２１、ユーザ名１５２２、およびメールアドレス１５２３からなるユーザ情報を記憶させる。

出席者用データ格納部１５３への出席者用データの格納および欠席者用データ格納部１５４への欠席者用データの格納では、管理者の操作により、出席者と欠席者とでは異なる情報を格納させるものとする。出席者用データ格納部１５３への出席者用データの格納および欠席者用データ格納部１５４への欠席者用データの格納の方法としては、例えば図２に示す管理ＰＣ１に表示されるイメージ画面５でデータを格納させるアプリケーションソフトウェアを管理ＰＣ１が備え、出席者用データ格納リストボックス５１および欠席者用データ格納リストボックス５２を用意し、管理者がそれぞれのリストボックスでデータを指定することにより、出席者用データを出席者用データ格納部１５３へ、欠席者用データを欠席者用データ格納部１５４へ格納することができる。

開始時刻の設定および終了時刻の設定は、管理者が開始時刻および終了時刻を設定することにより、開始時刻と終了時刻との間に印刷したユーザが出席者であると判定するための基準とするために行うものである。開始時刻の設定および終了時刻の設定の方法としては、例えば図２に示す管理ＰＣ１に表示されるイメージ画面５の開始時刻入力フィールド５３の設定および終了時刻入力フィールド５４で管理者の操作を受け付けて開始時刻の設定および終了時刻の設定を行なうものとする。

ログ取得時刻の設定は、管理者がログ取得時刻を設定することにより、管理ＰＣ１が設定されたログ取得時刻になったことを検知すると画像形成装置３からログ情報を取得するために行うものである。管理ＰＣ１の制御部１２が設定されたログ取得時刻になったことを検知するとユーザ抽出部１６１は画像形成装置３にログ情報の有無を確認するコマンド（命令）を送信する。そのコマンドを受信した画像形成装置３の制御部３２は、ログ情報記憶部３３にログ情報が存在するか否かを確認し、ログ情報の有無の応答を管理ＰＣ１に送信する。管理ＰＣ１のユーザ抽出部１６１は、「ログ情報有り」の応答を受信すると、画像形成装置３にログ情報を読み出すコマンドを送信してログ情報記憶部３３に格納されたログ情報の取得を開始し、取得したログ情報をログ情報記憶部１５１に記憶する。ログ取得時刻の設定の方法としては、例えば図２に示す管理ＰＣ１に表示されるイメージ画面５のログ取得時刻入力フィールド５５で管理者の操作を受け付けてログ取得時刻の設定を行なうものとする。

また、出席者と欠席者との判別をキーワードでも行う場合、管理者がキーワードの設定を行うものとする。キーワードの設定の方法としては、例えば図２に示す管理ＰＣ１に表示されるイメージ画面５のキーワード入力フィールド５６で管理者の操作を受け付けてキーワードの設定を行なうものとする。
次に、管理ＰＣが行う処理を図６の第１の実施例における管理ＰＣの処理の流れを示すフローチャートの図中Ｓで表すステップにしたがって図１を参照しながら説明する。

Ｓ１：管理ＰＣ１の制御部１２は、計時手段により現在の時刻を読み出し、管理者により設定されたログ取得時刻になったか否かを判定し、ログ取得時刻になったと判定すると処理をＳ２へ移行し、ログ取得時刻になっていないと判定するとログ取得時刻になるまで待機する。

Ｓ２：ログ取得時刻になったと判定した制御部１２の指示により、ログ情報集計部１６のユーザ抽出部１６１は、画像形成装置３にログ情報の有無を確認するコマンドを送信する。そのコマンドを受信した画像形成装置３の制御部３２は、ログ情報記憶部３３にログ情報が存在するか確認し、ログ情報の有無を確認した結果の応答を管理ＰＣ１のユーザ抽出部１６１へ送信する。
Ｓ３：ログ情報の有無の応答を受信した管理ＰＣ１のユーザ抽出部１６１は、画像形成装置３にログ情報の有無の判定を行い、ログ情報が画像形成装置３に存在しない場合、処理をＳ４へ移行し、ログ情報が画像形成装置３に存在する場合、処理をＳ７へ移行する。

Ｓ４：ログ情報が画像形成装置３に存在しないと判定したユーザ抽出部１６１は、記憶部１５のユーザ情報記憶部１５２に記憶されたユーザ情報から全ユーザのメールアドレスを抽出する。
Ｓ５：全ユーザのメールアドレスを抽出すると、電子メール作成部１６２は、記憶部１５の欠席者用データ格納部１５４に格納された欠席者用のデータ（内容）に基づいて電子メールを作成する。

Ｓ６：送信部１６３は、電子メール作成部１６２が作成した電子メールをユーザ抽出部１６１が抽出した全ユーザのメールアドレスを宛先として送信し、本処理を終了する。
Ｓ７：Ｓ３において、ログ情報が画像形成装置３に存在すると判定したユーザ抽出部１６１は、画像形成装置３にログ情報を読み出すコマンドを送信してログ情報記憶部３３に格納されたログ情報の取得を開始し、取得したログ情報をログ情報記憶部１５１に記憶する。

Ｓ８：次に、ユーザ抽出部１６１は、ログ情報記憶部１５１に記憶したログ情報を検索するための変数Ａを「１」に初期化する。
Ｓ９：ユーザ抽出部１６１は、ユーザ情報記憶部１５２のユーザ情報に登録されているユーザ数（人数）Ｎと変数Ａとを比較し、変数Ａがユーザ数Ｎを超えていない場合、Ｓ１０〜Ｓ１７の処理を行う。一方、変数Ａがユーザ数Ｎを超えた場合、本処理を終了する。

Ｓ１０：ユーザ抽出部１６１は、ユーザ情報記憶部１５２に記憶したユーザ情報から変数Ａ個目のユーザのメールアドレスを抽出する。ここで、Ｓ１０からＳ１６は、ループ処理であり、ユーザ情報記憶部１５２のユーザ情報に登録されたユーザ数分繰り返して行われる。変数Ａは、ログ情報のインデックスであり、初期値を「１」とし、Ｓ１０からＳ１６のループ処理を１回行う毎に、「１」が加算され、登録ユーザ数を超えると当該ループ処理を終了する。本実施例では、変数Ａは例えば図４に示すユーザ情報に登録されているユーザ数であり、ユーザ抽出部１６１は、この変数ＡをインデックスとしてユーザＩＤ１５２１の若い順にユーザのメールアドレス１５２３を抽出し、変数Ａが登録されたユーザ数を超えると当該ループ処理を終了する。

Ｓ１１：ユーザ抽出部１６１は、ユーザ情報記憶部１５２に記憶されたユーザ情報から変数Ａ個目のユーザのユーザＩＤを抽出し、そのユーザＩＤに基づいてログ情報記憶部１５１に記憶したログ情報を検索し、当該ユーザのログ情報が記憶されているか否か、すなわち当該ユーザのログ情報の有無を判定する。
ユーザ抽出部１６１は、当該ユーザのログ情報が記憶されていると判定すると、処理をＳ１２へ移行し、一方当該ユーザのログ情報が記憶されていないと判定すると、当該ユーザは講義を欠席しているものとして処理をＳ１５へ移行する。

Ｓ１２：当該ユーザのログ情報が記憶されていると判定したユーザ抽出部１６１は、抽出したユーザＩＤに基づいてログ情報記憶部１５１に記憶したログ情報を検索し、当該ユーザの印刷時刻を抽出し、抽出した印刷時刻が予め設定された開始時刻と終了時刻との間にあるか否か、すなわち当該ユーザが開始時刻と終了時刻との間に印刷を行っているか否かを判定する。

ユーザ抽出部１６１は、当該ユーザが開始時刻と終了時刻との間に印刷を行っていると判定すると、処理をＳ１３へ移行し、一方当該ユーザが開始時刻と終了時刻との間に印刷を行っていないと判定すると、当該ユーザＩＤ（第３の利用者識別情報）を抽出し、当該ユーザは講義を欠席しているものとして処理をＳ１５へ移行する。

ここで、管理者が設定した開始時刻を「１３：００」、終了時刻を「１４：３０」とすると、図４に示すユーザ情報１５２０に登録されたユーザＩＤ１５２１が「０００１」のユーザは、図５に示すログ情報１５１０の印刷時刻１５１１に「１３：１５」が記憶されており、開始時刻と終了時刻との間に印刷を行っていると判定され、処理はＳ１３へ移行される。

Ｓ１３：当該ユーザが開始時刻と終了時刻との間に印刷を行っていると判定したユーザ抽出部１６１は、ユーザＩＤに基づいてログ情報記憶部１５１に記憶したログ情報を検索し、当該ユーザが印刷したドキュメント名を抽出し、抽出したドキュメント名が予め設定されたキーワードを含んでいるか否かを判定する。なお、抽出したドキュメント名に予め設定されたキーワードが含まれているか否かの判定は、管理者が図２に示すキーワード入力フィールド５６でキーワードを登録した場合であり、キーワードが登録されていない場合は本判定を行わないものとする。

ユーザ抽出部１６１は、当該ユーザが印刷したドキュメント名に予め設定されたキーワードが含まれている判定すると、当該ユーザＩＤ（第４の利用者識別情報）を抽出し、当該ユーザは講義に出席しているものとして処理をＳ１４へ移行し、一方当該ユーザが印刷したドキュメント名に予め設定されたキーワードが含まれていないと判定すると、当該ユーザは講義を欠席しているものとして処理をＳ１５へ移行する。

ここで、管理者が設定したキーワードを「ＡＢＣ」とすると、図４に示すユーザ情報１５２０に登録されたユーザＩＤ１５２１が「０００１」のユーザは、図５に示すログ情報１５１０のドキュメント名１５１４に「ＡＢＣ ｓｕｚｕｋｉ．ｄｏｃ」が記憶されており、印刷したドキュメント名に予め設定されたキーワードが含まれていると判定され、処理はＳ１４へ移行される。

Ｓ１４：当該ユーザが予め設定された開始時刻と終了時刻との間に印刷を行い、かつキーワードが登録されている場合であって当該ユーザが印刷したドキュメント名に予め設定されたキーワードが含まれていると判定、すなわち当該ユーザが講義に出席しているものと判定されると電子メール作成部１６２は、出席者用データ格納部１５３に格納されているデータを電子メールに添付し、抽出した当該ユーザのメールアドレス宛の電子メールを作成し、処理をＳ１６へ移行する。

Ｓ１５：一方、当該ユーザが予め設定された開始時刻と終了時刻との間に印刷を行っていない、またはキーワードが登録されている場合であって当該ユーザが印刷したドキュメント名に予め設定されたキーワードが含まれていないと判定、すなわち当該ユーザが講義に欠席しているものと判定されると電子メール作成部１６２は、欠席者用データ格納部１５４に格納されているデータを電子メールに添付し、抽出した当該ユーザのメールアドレス宛の電子メールを作成し、処理をＳ１６へ移行する。

ここで、管理者が設定した開始時刻を「１３：００」、終了時刻を「１４：３０」、キーワードを「ＡＢＣ」とすると、図４に示すユーザ情報１５２０に登録されたユーザＩＤ１５２１が「０００４」のユーザは、図５に示すログ情報１５１０の印刷時刻１５１１に「１３：３０」が記憶されており、開始時刻と終了時刻との間に印刷を行っていると判定されるが、図５に示すログ情報１５１０のドキュメント名１５１４に「ＸＹＺ ｔａｎａｋａ．ｘｌｓ」が記憶されており、印刷したドキュメント名に予め設定されたキーワード「ＡＢＣ」が含まれていないと判定され、処理はＳ１５へ移行される。

Ｓ１６：送信部１６３は、電子メール作成部１６２で作成された電子メールを送信する。
Ｓ１７、Ｓ１８：ユーザ抽出部１６１は、変数Ａに「１」を加算し、処理をＳ９へ移行する。

このように管理ＰＣ１のログ情報集計部１６のユーザ抽出部１６１が記憶部１５のユーザ情報記憶部１５２に登録されている各ユーザが管理者によって予め設定された時間内に印刷を行っているかの判断と、印刷したドキュメントの名称（ドキュメント名）に予め設定したキーワードが含まれているかの判断とにより、講義の出席者か欠席者かを判定し、さらにそれぞれのユーザのメールアドレスを抽出し、電子メール作成部１６２が、出席者であるユーザには出席者用データ格納部１５３のデータを、欠席者であるユーザには欠席者用データ格納部１５４のデータを添付した電子メールを作成し、それぞれのユーザに電子メールを送信する。

したがって、印刷を行ったユーザだけでなく、印刷を行っていないユーザに対しても印刷を行ったユーザに提供する情報とは異なった情報を提供することが可能になる。
また、画像形成装置で印刷を行ったユーザの中でもログ情報の内容によって提供する情報を変えることが可能になる。

以上説明したように、第１の実施例では、予め管理ＰＣのユーザ情報記憶部にユーザを登録しておくことにより、ユーザ抽出部がログ情報記憶部に記憶された印刷ログ情報から画像形成装置で印刷を行ったユーザと印刷を行っていないユーザを区分けすることができ、印刷を行ったユーザだけでなく、印刷を行っていないユーザに対しても印刷を行ったユーザに提供する情報とは異なった情報を提供することができるという効果が得られる。
また、画像形成装置で印刷を行ったユーザの中でもログ情報の内容によって提供する情報を変えることができるという効果が得られる。

第２の実施例の構成は、画像形成装置に、ログ情報集計部ならびにユーザ情報、出席者用データ格納部および欠席者用データ格納部を記憶する記憶部を設けたものとしている。
その第２の実施例の構成を図７の第２の実施例における情報管理システムの構成を示すブロック図に基づいて説明する。なお、上述した第１の実施例と同様の部分は、同一の符号を付してその説明を省略する。また、第１の実施例と同様に、本発明による画像形成装置およびクライアント装置からなり、例えば大学の講義などの講師と学生が存在する状況において使用される情報管理システムを例に説明する。

図７において、情報管理システム１０１は、１台以上のクライアントＰＣ２（１〜ｎ）と、電子メール送信機能を備え、印刷指示を受けて印刷を行う複合機（ＭＦＰ：ＭｕｌｔｉＦｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）等の画像形成装置１０３と、クライアントＰＣ２および画像形成装置１０３を通信可能に接続する通信回線としてのネットワーク４とから構成されている。
画像形成装置１０３は、第１の実施例において管理ＰＣが備えていた通信部１１と、制御部１２と、入力部１３と、表示部１４と、記憶部１５と、ログ情報集計部１６とを備え、また第１の実施例で画像形成装置が備えていた印刷部１７とを備えている。

記憶部１５は、第１の実施例で管理ＰＣが備えていたログ情報記憶部１５１と、ユーザ情報記憶部１５２と、出席者用データ格納部１５３と、欠席者用データ格納部１５４とを備えている。
ログ情報集計部１６は、第１の実施例で管理ＰＣが備えていたユーザ抽出部１６１と、電子メール作成部１６２と、送信部１６３とを備えている。

また、入力部１３は、例えば図８に示すように、入力ボタンが配列された操作部１３０１およびＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ）タッチパネル部１３０２からなっている。管理者は、この入力部１３から予めユーザ情報の登録、出席者用データ、欠席者用データ、開始時刻、終了時刻、ログ取得時刻、キーワードの設定を行う。

例えば、管理者がユーザ情報の登録を行う場合、図８（ａ）に示すように、ユーザ情報等が表示されている領域１３０３をタッチし、図８（ｂ）に示す領域１３０４にユーザＩＤを入力し、領域１３０５にユーザ名を入力し、領域１３０６にメールアドレスを入力し、決定ボタン１３０７をタッチすることにより、入力された情報がユーザ情報として記憶部１５のユーザ情報記憶部１５２に登録されるものとする。

画像形成装置１０３の制御部１２は、通信部１１でクライアントＰＣ２から印刷指示を受信すると、印刷部１７に印刷の指示を通知し、その印刷が成功すると記憶部１５のログ情報記憶部１５１に印刷のログ情報を格納する機能を備えている。このログ情報は、ユーザのＩＤ情報、印刷時刻（時間）、総印刷枚数、ドキュメント名等の情報で構成されたものである。

上述した構成の作用について説明する。
まず、管理者の操作により画像形成装置の記憶部に予め設定する情報を図７に基づいて説明する。
管理者が予め行う作業は、画像形成装置１０３の入力部１３によりユーザ情報記憶部１５２へのユーザ情報の登録と、出席者用データ格納部１５３への出席者用データの格納と、欠席者用データ格納部１５４への欠席者用データの格納と、開始時刻の設定と、終了時刻の設定と、ログ取得時刻の設定である。なお、開始時刻、終了時刻、およびログ取得時刻は画像形成装置１０３の記憶部１５に格納されるものとする。

次に、画像形成装置が行う処理を図９の第２の実施例における画像形成装置の処理の流れを示すフローチャートの図中Ｓで表すステップにしたがって図１を参照しながら説明する。
Ｓ１０１：画像形成装置１０３の制御部１２は、計時手段により現在の時刻を読み出し、管理者により設定されたログ取得時刻になったか否かを判定し、ログ取得時刻になったと判定すると処理をＳ１０２２へ移行し、ログ取得時刻になっていないと判定するとログ取得時刻になるまで待機する。

Ｓ１０２：ログ取得時刻になったと判定した制御部１２の指示により、ログ情報集計部１６のユーザ抽出部１６１は、ログ情報記憶部１５１にログ情報が存在するか確認する。
Ｓ１０３：ユーザ抽出部１６１は、ログ情報の有無の判定を行い、ログ情報記憶部１５１にログ情報が存在しない場合、処理をＳ１０４へ移行し、ログ情報が存在する場合、処理をＳ１０７へ移行する。

Ｓ１０４：ログ情報がログ情報記憶部１５１に存在しないと判定したユーザ抽出部１６１は、記憶部１５のユーザ情報記憶部１５２に記憶されたユーザ情報から全ユーザのメールアドレスを抽出する。
Ｓ１０５：全ユーザのメールアドレスを抽出すると、電子メール作成部１６２は、記憶部１５の欠席者用データ格納部１５４に格納された欠席者用のデータ（内容）に基づいて電子メールを作成する。

Ｓ１０６：送信部１６３は、電子メール作成部１６２が作成した電子メールをユーザ抽出部１６１が抽出した全ユーザのメールアドレスを宛先として送信し、本処理を終了する。
Ｓ１０７：Ｓ３において、ログ情報がログ情報記憶部１５１に存在すると判定したユーザ抽出部１６１は、ログ情報記憶部１５１に記憶したログ情報を検索するための変数Ａを「１」に初期化する。

Ｓ１０８：ユーザ抽出部１６１は、ユーザ情報記憶部１５２のユーザ情報に登録されているユーザ数（人数）Ｎと変数Ａとを比較し、変数Ａがユーザ数Ｎを超えていない場合、Ｓ１０９〜Ｓ１１６の処理を行う。一方、変数Ａがユーザ数Ｎを超えた場合、本処理を終了する。
Ｓ１０９〜Ｓ１１５：図６に示すＳ１０〜Ｓ１６と同様の処理なのでその説明を省略する。
Ｓ１１６、Ｓ１１７：ユーザ抽出部１６１は、変数Ａに「１」を加算し、処理をＳ１０８へ移行する。

このように画像形成装置１０３のログ情報集計部１６のユーザ抽出部１６１が記憶部１５のユーザ情報記憶部１５２に登録されている各ユーザが管理者によって予め設定された時間内に印刷を行っているかの判断と、印刷したドキュメントの名称（ドキュメント名）に予め設定したキーワードが含まれているかの判断とにより、講義の出席者か欠席者かを判定し、さらにそれぞれのユーザのメールアドレスを抽出し、電子メール作成部１６２が、出席者であるユーザには出席者用データ格納部１５３のデータを、欠席者であるユーザには欠席者用データ格納部１５４のデータを添付した電子メールを作成し、それぞれのユーザに電子メールを送信する。
したがって、印刷を行ったユーザだけでなく、印刷を行っていないユーザに対しても印刷を行ったユーザに提供する情報とは異なった情報を提供することが可能になる。

以上説明したように、第２の実施例では、情報管理システムに管理ＰＣを備えない場合であっても、画像形成装置にユーザ抽出部を含むログ情報集計部と、ユーザ情報、ログ情報、出席者用データ、および欠席者用データとを備えることにより、ユーザ抽出部がログ情報記憶部に記憶された印刷ログ情報から画像形成装置で印刷を行ったユーザと印刷を行っていないユーザを区分けすることができ、印刷を行ったユーザだけでなく、印刷を行っていないユーザに対しても印刷を行ったユーザに提供する情報とは異なった情報を提供することができ、第１の実施例と同様の効果が得られる。

なお、第１の実施例では、ログ情報集計部およびユーザ情報記憶部を管理ＰＣに備え、第２実施例では、ログ情報集計部およびユーザ情報記憶部を画像形成装置に備えたものとして説明したが、ログ情報集計部を画像形成装置が備え、ユーザ情報記憶部を管理ＰＣが備えるようにしても良い。

１ 管理ＰＣ
２ クライアントＰＣ
３、１０３ 画像形成装置
４ ネットワーク
１１、３１ 通信部
１２、３２ 制御部
１３ 入力部
１４ 表示部
１５ 記憶部
１６ ログ情報集計部
１７、３４ 印刷部
１００、１０１ 情報管理システム
１５１、３３ ログ情報記憶部
１５２ ユーザ情報記憶部
１５３ 出席者用データ格納部
１５４ 欠席者用データ格納部
１６１ ユーザ抽出部
１６２ 電子メール作成部
１６３ 送信部

Claims (4)

1. 利用者による印刷履歴情報を利用者識別情報と関連付けて記憶する履歴情報記憶部と、
   登録されたすべての利用者識別情報と情報送信先とを関連付けて記憶する利用者情報記憶部と、
   前記履歴情報記憶部に前記履歴情報が記憶されている利用者へ提供する第１の情報と、前記履歴情報記憶部に前記履歴情報が記憶されていない利用者へ提供する第２の情報とを記憶する送信データ格納部と、
   前記利用者情報記憶部に記憶されたそれぞれの利用者識別情報に基づいて前記履歴情報記憶部を検索し、前記印刷履歴情報が記憶されている第１の利用者識別情報と前記印刷履歴情報が記憶されていない第２の利用者識別情報とを抽出する利用者抽出部と、
   前記利用者抽出部が抽出した前記第１の利用者識別情報に関連付けられて記憶された前記情報送信先へ前記第１の情報を送信し、前記利用者抽出部が抽出した前記第２の利用者識別情報に関連付けられて記憶された前記情報送信先へ前記第２の情報を送信する送信部とを有することを特徴とする情報管理装置。
2. 請求項１に記載の情報管理装置において、
   予め設定された開始時刻と終了時刻とを記憶する記憶部を備え、
   前記印刷履歴情報は、印刷時刻を含み、
   前記利用者抽出部は、前記印刷時刻が前記開始時刻と前記終了時刻の間にない前記印刷履歴情報に関連付けられた第３の利用者識別情報を抽出し、
   前記送信部は、前記第３の利用者識別情報に関連付けられて記憶された前記情報送信先へ前記第２の情報を送信することを特徴とする情報管理装置。
3. 請求項２に記載の情報管理装置において、
   前記記憶は、予め設定されたキーワードを含み、
   前記印刷履歴情報は、印刷文書情報を含み、
   前記利用者抽出部は、前記印刷文書情報が前記キーワードを含まない前記印刷履歴情報に関連付けられた第４の利用者識別情報を抽出し、
   前記送信部は、前記第４の利用者識別情報に関連付けられて記憶された前記情報送信先へ前記第２の情報を送信することを特徴とする情報管理装置。
4. 印刷指示を受けて印刷を行う画像形成装置において、
   利用者による印刷履歴情報を利用者識別情報と関連付けて記憶する履歴情報記憶部と、
   登録されたすべての利用者識別情報と情報送信先とを関連付けて記憶する利用者情報記憶部と、
   前記履歴情報記憶部に前記履歴情報が記憶されている利用者へ提供する第１の情報と、前記履歴情報記憶部に前記履歴情報が記憶されていない利用者へ提供する第２の情報とを記憶する送信データ格納部と、
   前記利用者情報記憶部に記憶されたそれぞれの利用者識別情報に基づいて前記履歴情報記憶部を検索し、前記印刷履歴情報が記憶されている第１の利用者識別情報と前記印刷履歴情報が記憶されていない第２の利用者識別情報とを抽出する利用者抽出部と、
   前記利用者抽出部が抽出した前記第１の利用者識別情報に関連付けられて記憶された前記情報送信先へ前記第１の情報を送信し、前記利用者抽出部が抽出した前記第２の利用者識別情報に関連付けられて記憶された前記情報送信先へ前記第２の情報を送信する送信部とを有することを特徴とする画像形成装置。

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