JP2004171290A - 文書管理支援装置及びその方法、文書管理支援システム、並びにプログラム - Google Patents
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Abstract
【解決手段】本文書管理支援装置は、デジタル複合機から成る文書読取装置2と、複数のクライアントコンピュータ3,4とにネットワーク6を介して接続され、予め作成された指示ファイル(電子化基準表)に基づいて、オフィス内の紙文書やファイル等を保存するための文書保存用フォルダを作成すると共に、文書保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力し、該インデックスシートを表紙に付した紙文書を文書読取装置2により読み取らせて電子ファイル化し、文書保存用フォルダに保存する。
【選択図】 図6
Description
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書管理支援装置及びその方法、文書管理支援システム、並びにプログラムに関し、特に、オフィスにおける文書を電子ファイル化して保存し管理する文書管理支援装置及びその方法、文書管理支援システム、並びにプログラムに関する。
【0002】
【従来の技術】
近年、オフィス内のキャビネット等に保管されている紙文書を削減するために、該紙文書を電子ファイル化する電子ファイリングシステムを導入する企業が増えている。紙文書を電子ファイル化する方法としては、例えば、インデックスシートをスキャンし、電子ファイル化された文書を所定の場所に記憶させるものが提案されている(例えば、特許文献1参照)。
【0003】
【特許文献1】
特開平7−49941号公報
【0004】
【発明が解決しようとしている課題】
しかしながら、上記従来の方法では、電子ファイル化する文書ごとにインデックスシートを作成しなければならず、大量の紙文書を短期間に一括して電子ファイル化する作業には適していない。また、大量の紙文書をスキャンして電子ファイル化し、分類しながら所定の場所に記憶させるには、人手や手間がかかり面倒である。
【0005】
そこで、本発明は、オフィスの大量の文書を簡単な操作で電子ファイル化することができ、電子ファイル化された文書やファイルを容易に管理することができる文書管理支援装置及びその方法、文書管理支援システム、並びにプログラムを提供することを目的とする。
【0006】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項1記載の文書管理支援装置は、文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置にネットワークを介して接続され、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置において、前記電子ファイルの保存方法が指示された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込手段と、前記取り込んだ指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成手段と、前記作成された保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力するインデックスシート出力手段とを備え、前記文書読取装置により前記インデックスシートと共に読み取られた文書の電子ファイルを保存することを特徴とする。
【0007】
請求項2記載の文書管理支援装置は、請求項1記載の文書管理支援装置において、前記取り込んだ指示ファイルをデータベースとして記憶する記憶手段と、前記文書読取装置から前記電子ファイルを受信する受信手段と、前記受信した電子ファイルを前記データベースとして記憶された指示ファイルに基づいて前記保存用フォルダに保存する保存手段とを備えることを特徴とする。
【0008】
請求項3記載の文書管理支援装置は、請求項1又は2記載の文書管理支援装置において、前記指示ファイルには、前記電子ファイルの保存方法として、前記保存用フォルダの作成に必要な情報と、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号を含む属性情報とが設定されていることを特徴とする。
【0009】
請求項4記載の文書管理支援装置は、請求項3記載の文書管理支援装置において、前記保存手段は、前記データベースとして記憶された指示ファイルを参照し、当該指示ファイルに設定された前記属性情報を前記受信した電子ファイルに付与して前記保存用フォルダに保存することを特徴とする。
【0010】
請求項5記載の文書管理支援装置は、請求項3又は4記載の文書管理支援装置において、前記インデックスシートには、前記文書番号及び当該文書番号に対応するバーコード情報の少なくとも1つが印刷されることを特徴とする。
【0011】
請求項6記載の文書管理支援装置は、請求項2乃至5のいずれか1項に記載の文書管理支援装置において、前記受信した電子ファイルに含まれるインデックスシートを識別するインデックスシート識別手段を備え、前記保存手段は、前記電子ファイルに前記インデックスシートが含まれている場合は、当該電子ファイルに含まれているインデックスシートを削除し、前記電子ファイルの2ページ目以降を保存することを特徴とする。
【0012】
請求項7記載の文書管理支援装置は、請求項6記載の文書管理支援装置において、前記受信した電子ファイルに前記インデックスシートが複数枚含まれている場合は、インデックスシートとインデックスシートとの間のページを1つの電子ファイルとして保存することを特徴とする。
【0013】
請求項8記載の文書管理支援装置は、請求項6又は7記載の文書管理支援装置において、前記インデックスシート識別手段は、前記インデックスシートに印刷された前記文書番号及び前記バーコード情報の少なくとも1つを識別することを特徴とする。
【0014】
請求項9記載の文書管理支援装置は、請求項1乃至8のいずれか1項に記載の文書管理支援装置において、前記保存用フォルダに保存された電子ファイルの保管期間を管理する管理手段を備え、当該管理手段は、前記指示ファイルに設定された保管期間に基づいて前記電子ファイルを他の保存用フォルダに移動することを特徴とする。
【0015】
上記目的を達成するために、請求項11記載の文書管理支援装置は、文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置にネットワークを介して接続され、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置において、前記電子ファイルの保存方法が指示された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込手段と、前記取り込んだ指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成手段とを備え、前記文書読取装置により読み取られた文書の電子ファイルを保存することを特徴とする。
【0016】
請求項11記載の文書管理支援装置は、請求項10記載の文書管理支援装置において、前記取り込んだ指示ファイルをデータベースとして記憶する記憶手段と、前記文書読取装置から前記電子ファイルを受信する受信手段と、前記受信した電子ファイルを前記データベースとして記憶された指示ファイルに基づいて前記保存用フォルダに保存する保存手段とを備えることを特徴とする。
【0017】
請求項12記載の文書管理支援装置は、請求項10又は11記載の文書管理支援装置において、前記指示ファイルには、前記電子ファイルの保存方法として、前記保存用フォルダの作成に必要な情報と、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号を含む属性情報とが設定されていることを特徴とする。
【0018】
請求項13記載の文書管理支援装置は、請求項12記載の文書管理支援装置において、前記保存手段は、前記データベースとして記憶された指示ファイルを参照し、当該指示ファイルに設定された前記属性情報を前記受信した電子ファイルに付与して前記保存用フォルダに保存することを特徴とする。
【0019】
請求項14記載の文書管理支援装置は、請求項10乃至13のいずれか1項に記載の文書管理支援装置において、前記文書読取装置は、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号を入力する入力手段を備え、前記入力された文書番号を前記文書の電子ファイルに付与することを特徴とする。
【0020】
上記目的を達成するために、請求項15記載の文書管理支援方法は、文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置にネットワークを介して接続され、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置の文書管理支援方法において、前記電子ファイルの保存方法が指示された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込工程と、前記取り込んだ指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成工程と、前記作成された保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力するインデックスシート出力工程とを備え、前記文書読取装置により前記インデックスシートと共に読み取られた文書の電子ファイルを保存することを特徴とする。
【0021】
請求項16記載の文書管理支援方法は、請求項15記載の文書管理支援方法において、前記取り込んだ指示ファイルをデータベースとして記憶する記憶工程と、前記文書読取装置から前記電子ファイルを受信する受信工程と、前記受信した電子ファイルを前記データベースとして記憶された指示ファイルに基づいて前記保存用フォルダに保存する保存工程とを備えることを特徴とする。
【0022】
請求項17記載の文書管理支援方法は、請求項15又は16記載の文書管理支援方法において、前記指示ファイルには、前記電子ファイルの保存方法として、前記保存用フォルダの作成に必要な情報と、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号を含む属性情報とが設定されていることを特徴とする。
【0023】
請求項18記載の文書管理支援方法は、請求項17記載の文書管理支援方法において、前記保存工程は、前記データベースとして記憶された指示ファイルを参照し、当該指示ファイルに設定された前記属性情報を前記受信した電子ファイルに付与して前記保存用フォルダに保存することを特徴とする。
【0024】
請求項19記載の文書管理支援方法は、請求項17又は18記載の文書管理支援方法において、前記インデックスシートには、前記文書番号及び当該文書番号に対応するバーコード情報の少なくとも1つが印刷されることを特徴とする。
【0025】
請求項20記載の文書管理支援方法は、請求項16乃至19のいずれか1項に記載の文書管理支援方法において、前記受信した電子ファイルに含まれるインデックスシートを識別するインデックスシート識別工程を備え、前記保存工程は、前記電子ファイルに前記インデックスシートが含まれている場合は、当該電子ファイルに含まれているインデックスシートを削除し、前記電子ファイルの2ページ目以降を保存することを特徴とする。
【0026】
請求項21記載の文書管理支援方法は、請求項20記載の文書管理支援方法において、前記受信した電子ファイルに前記インデックスシートが複数枚含まれている場合は、インデックスシートとインデックスシートとの間のページを1つの電子ファイルとして保存することを特徴とする。
【0027】
請求項22記載の文書管理支援方法は、請求項20又は21記載の文書管理支援方法において、前記インデックスシート識別工程は、前記インデックスシートに印刷された前記文書番号及び前記バーコード情報の少なくとも1つを識別することを特徴とする。
【0028】
請求項23記載の文書管理支援方法は、請求項15乃至22のいずれか1項に記載の文書管理支援方法において、前記保存用フォルダに保存された電子ファイルの保管期間を管理する管理工程を備え、当該管理工程は、前記指示ファイルに設定された保管期間に基づいて前記電子ファイルを他の保存用フォルダに移動することを特徴とする。
【0029】
上記目的を達成するために、請求項24記載の文書管理支援方法は、文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置にネットワークを介して接続され、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置の文書管理支援方法において、前記電子ファイルの保存方法が指示された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込工程と、前記取り込んだ指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成工程とを備え、前記文書読取装置により読み取られた文書の電子ファイルを保存することを特徴とする。
【0030】
請求項25記載の文書管理支援方法は、請求項24記載の文書管理支援方法において、前記取り込んだ指示ファイルをデータベースとして記憶する記憶工程と、前記文書読取装置から前記電子ファイルを受信する受信工程と、前記受信した電子ファイルを前記データベースとして記憶された指示ファイルに基づいて前記保存用フォルダに保存する保存工程とを備えることを特徴とする。
【0031】
請求項26記載の文書管理支援方法は、請求項24又は25記載の文書管理支援方法において、前記指示ファイルには、前記電子ファイルの保存方法として、前記保存用フォルダの作成に必要な情報と、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号を含む属性情報とが設定されていることを特徴とする。
【0032】
請求項27記載の文書管理支援方法は、請求項26記載の文書管理支援方法において、前記保存工程は、前記データベースとして記憶された指示ファイルを参照し、当該指示ファイルに設定された前記属性情報を前記受信した電子ファイルに付与して前記保存用フォルダに保存することを特徴とする。
【0033】
請求項28記載の文書管理支援方法は、請求項24乃至27のいずれか1項に記載の文書管理支援方法において、前記文書読取装置は、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号を入力する入力手段を備え、前記入力された文書番号を前記文書の電子ファイルに付与することを特徴とする。
【0034】
上記目的を達成するために、請求項29記載の文書管理支援システムは、文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置と、前記電子ファイルを保存する文書管理支援装置とが互いにネットワークを介して接続された文書管理支援システムにおいて、前記文書管理支援装置は、前記電子ファイルの保存方法が指示された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込手段と、前記取り込んだ指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成手段と、前記作成された保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力するインデックスシート出力手段とを備え、前記文書読取装置は、前記保存用フォルダに保存すべき文書を前記インデックスシートと共に読み取って電子ファイル化することを特徴とする。
【0035】
上記目的を達成するために、請求項30記載の文書管理支援システムは、文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置と、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置とが互いにネットワークを介して接続された文書管理支援システムにおいて、前記文書管理支援装置は、前記電子ファイルの保存方法が指示された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込手段と、前記取り込んだ指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成手段とを備え、前記文書読取装置により、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号の入力と共に読み取られた文書の電子ファイルを保存することを特徴とする。
【0036】
上記目的を達成するために、請求項31記載のプログラムは、文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置にネットワークを介して接続され、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置の文書管理支援方法をコンピュータに実行させるためのプログラムにおいて、前記電子ファイルの保存方法が指示された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込ステップと、前記取り込んだ指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成ステップと、前記作成された保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力するインデックスシート出力ステップと、前記文書読取装置により前記インデックスシートと共に読み取られた文書の電子ファイルを保存する保存ステップとを備えることを特徴とする。
【0037】
上記目的を達成するために、請求項32記載のプログラムは、文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置にネットワークを介して接続され、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置の文書管理支援方法をコンピュータに実行させるためのプログラムにおいて、前記電子ファイルの保存方法が指示された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込ステップと、前記取り込んだ指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成ステップと、前記文書読取装置により、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号の入力と共に読み取られた文書の電子ファイルを保存する保存ステップとを備えることを特徴とする。
【0038】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態に係る文書管理支援装置及びその方法、文書管理支援システム、並びにプログラムについて図面を参照して詳細に説明する。
【0039】
(第1の実施の形態)
図1は、本発明の第1の実施の形態に係る文書管理システムの全体構成を示す図である。
【0040】
図1において、本文書管理システムは、サーバから成る文書管理支援装置1と、印刷や複写、スキャナ等複数の機能を有するデジタル複合機から成る文書読取装置2と、複数のクライアントコンピュータ(以下、単に「クライアント」という。)3,4と、プリンタ5とを備え、それらが互いにLAN(Local Area Network)等から成るネットワーク6を介して接続されている。
【0041】
文書管理支援装置1は、電子ファイル化すべき文書の保存方法や管理方法等を指示又は指定するための指示ファイルをデータベースとして保存(記憶)する指示ファイルデータベース7(指示ファイルDB)と、文書読取装置2やクライアント3,4等の外部装置から受信したデータを一時保存する受信データ保存領域8と、電子ファイル化された文書やファイルを保存する文書保存領域9とを備える。
【0042】
図2は、図1における文書管理支援装置1の内部構成を示すブロック図である。
【0043】
図2において、文書管理支援装置1は、文書読取装置2やクライアント3,4等の外部装置とネットワーク6を介してデータの送受信を行う通信部20と、ハードディスク等の記憶装置から成る記憶部22と、該記憶部22を制御する記憶制御部21と、キーボードやマウス等によりユーザからの操作や入力を受け付ける入力部23と、該文書管理支援装置1内の各部を制御する制御部24と、文書読取装置2やプリンタ5等の外部の印刷装置に印刷出力の命令を行う印刷出力命令部25と、上述した指示ファイルを取り込むファイル取込部26と、液晶モニタ等から成る表示部28と、該表示部28を制御する表示制御部27と、これら各部を互いに接続するシステムバス29とを備える。
【0044】
制御部24は、CPU24aと、ROM24bと、RAM24cとを備える。CPU24aは、記憶部22等からRAM24cに所定のプログラムをロードし、該所定のプログラムをRAM24cから読み出して後述する処理を実行する。記憶部22には、上述した指示ファイルデータベース7と、受信データ保存領域8と、文書保存領域9とが設定されている。
【0045】
図3は、図1における文書読取装置2の内部構成を示すブロック図である。
【0046】
図3において、文書読取装置2は、文書管理支援装置1やクライアント3,4等の外部装置とネットワーク6を介してデータの送受信を行う通信部30と、半導体メモリやハードディスク等の記憶装置から成る記憶部32と、記憶部32を制御する記憶制御部31と、操作パネル等によりユーザからの操作や入力を受け付ける入力部33と、該文書読取装置2内の各部を制御する制御部34と、印刷データ等を紙に印刷する印刷部35と、紙文書等を読み取って電子ファイル化する文書読取部36と、液晶パネル等から成る表示部38と、該表示部38を制御する表示制御部37と、これら各部を互いに接続するシステムバス29とを備える。
【0047】
制御部34は、CPU34aと、ROM34bと、RAM34cとを備える。CPU34aは、記憶部32等からRAM34cに所定のプログラムをロードし、該所定のプログラムをRAM34cから読み出して後述する処理を実行する。
【0048】
記憶部32には、文書管理支援装置1内の記憶部22に保存されている指示ファイルと同じものを保存する指示ファイルデータベース32aと、受信したデータを一時保存する受信データ保存領域32bとが設定されている。文書管理支援装置1に保存されている指示ファイルと同じものが文書読取装置2内にも保存されているので、文書読取装置2における紙文書の電子化処理を効率よく行うことができる。
【0049】
図4及び図5は、図1の文書管理システムにおける文書の指示ファイルの概略図である。
【0050】
図4及び図5において、指示ファイルは、上述したように、電子ファイル化すべき文書や既に電子ファイル化されているファイルの保存方法や管理方法を指示又は指定すると共に、電子ファイル化できない(又は電子ファイル化しない)文書や本、刊行物等であってオフィス内で管理すべきものを管理するための電子化基準表である。
【0051】
指示ファイルには、管理すべき文書やファイル1つ1つに対して、文書保存用フォルダの作成に必要な第1ガイド〜第3ガイドの他に、文書保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号、ファイルタイトル、部署、担当者、電子データの有無、Scanの有無、原本保管形式、資料の取り扱い、保管期間、保存年限、保管単位等から成るプロパティ情報(属性情報)が設定されている。この指示ファイルに基づいて、電子ファイル化される文書等を保存するための文書保存用フォルダが文書保存領域9に作成される。文書保存用フォルダは、後述する図8に示すように、指示ファイルにおける第1ガイド〜第3ガイドに設定された内容に応じて、文書がどの階層のどのフォルダに保存されているかが一目瞭然となるようにツリー形式で作成される。
【0052】
指示ファイルの作成には、オフィス内の部や課、グループ等の単位で個人がそれぞれ管理する紙文書やファイル等の洗い出しが行われる。つづいて、電子化を行う紙文書に対して、アプリケーション・ソフトを使ったワークシート形式で、個人文書、秘文書、廃棄文書の分類、文書管理する階層を決める第1〜第3ガイドの整理、及び廃棄のルール設定等が行われて作成される。
【0053】
次に、図1の文書管理システムにおける文書管理処理を図6〜図11を参照して説明する。
【0054】
図6及び図7は、図1の文書管理システムにより実行される文書管理処理のフローチャートである。なお、本処理は、文書管理支援装置1内の制御部24と文書読取装置2内の制御部34とが互いに協働することにより実行されるものである。
【0055】
図6において、まず、文書管理支援装置1は、図4及び図5に示す電子化基準表がCSV(Comma Separated Value)形式のデータに変換されたものを指示ファイルとして、ネットワーク6上のクライアント3,4や文書読取装置2又は入力部23より取り込み、データベース化して記憶部22内の指示ファイルDB7に保存する(ステップS501)。
【0056】
次に、ステップS501で取り込まれた指示ファイルに基づいて文書保存領域9内に文書保存用フォルダを作成する(ステップS502)。図2の文書保存領域9内に作成された文書保存用フォルダの概略を図8に示す。
【0057】
文書保存用フォルダは、複数のフォルダがツリー形式で構成されたフォルダ群であり、指示ファイルにおける第1ガイド〜第3ガイドに設定された内容に基づいて作成される。例えば、指示ファイル中の任意の行における第1ガイドに「商品」と入力されていた場合には、大分類として「商品」フォルダが作成される。また、同行の第2ガイドに「iR」と入力されていた場合には、「商品」フォルダ内に属するフォルダとして「iR」フォルダが作成され、更に、同行の第3ガイドに「発表発売案内」と入力されていた場合には、「iR」フォルダ内に属するフォルダとして「発表発売案内」フォルダが作成される。
【0058】
ステップS503では、指示ファイルDB7に保存されている指示ファイルを参照し、スキャンが必要な紙文書が有るか否かを判別する(ステップS503)。このとき、指示ファイル中の「Scanの必要性」を参照し、フラグの有無を確認する。ステップS503の判別の結果、スキャンが必要な紙文書がある場合は(ステップS503でYES)、ステップS507へ進む一方、スキャンが必要な紙文書がない場合は(ステップS503でNO)、ステップS504へ進む。
【0059】
ステップS504では、指示ファイルを参照して原本を紙で保存するものが有るか否かを判別する。このとき、指示ファイル中の「原本保管形式」を参照し、フラグの有無を確認する。ステップS504の判別の結果、原本を紙で保存するものがある場合は(ステップS504でYES)、電子ファイル化できない(又は電子ファイル化しない)文書や本、刊行物等であるため、それらが紙で保管されていることを区別しやすいように、場所や分類等に関するプロパティ情報を有する電子ファイル(ファイル名は「ファイルタイトル」に入力された名前)を作成すると共に、該電子ファイルに他の電子ファイルとは異なるアイコン(例えば、紙アイコン)を作成し(ステップS505)、図7のステップS520へ進む。
【0060】
ステップS504の判別の結果、原本を紙で保存しない場合は(ステップS504でNO)、原本が既に電子ファイル化されたもの(電子ファイル)であるため、図10及び図11に示す電子データ登録リストを出力して(ステップS506)、本処理を終了する。本文書管理システムの管理者又はオペレータは、電子データ登録リストに基づいて、既に電子ファイル化された文書の文書保存用フォルダへの移動作業を行う。なお、上記処理において、文書管理支援装置1内に電子ファイル化された文書が保存されている場合、文書管理支援装置1が移動処理を行ってもよい。
【0061】
ステップS507では、文書保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力する。インデックスシートは、指示ファイルに設定された電子ファイル化すべき紙文書毎に作成され、出力される。インデックスシートには、図9に示すように、文書読取装置2等で読み取りやすいように、英数字等による文書番号及び該文書番号に対応するバーコード情報の少なくとも1つが印刷されている。また、インデックスシートには、識別手段による識別には利用されないが、指示ファイルに記載されたものであって担当者が目で見て確認できる程度のもの、例えば、ファイルタイトル、担当者等が印刷されている。このインデックスシートを印刷出力する装置として、ユーザが文書読取装置2やプリンタ5を予め指定することができる。また、文書管理支援装置1に直接接続されている不図示のプリンタにより印刷出力させることもできる。インデックスシートは、オフィス内の電子化が必要な紙文書等を管理する担当者にそれぞれ配布される。
【0062】
次に、文書読取装置2では、インデックスシートが表紙に付された文書をスキャン処理し(ステップS508)、文書が電子ファイル化されたスキャンデータを作成して(ステップS509)、受信データ保存領域32bに一時保存する。このとき、スキャン処理により読み取った文書をテキスト付PDF(Portable Document Format)(登録商標)形式のデータに変換して保存するようにしてもよい。つづいて、受信データ保存領域32bからスキャンデータを読み出して文書管理支援装置1に送信する(ステップS510)。文書管理支援装置1は、スキャンデータを受信すると受信データ保存領域8に一時保存する(ステップS511)。
【0063】
図7において、文書管理支援装置1は、文書読取装置2から受信したスキャンデータ内にインデックスシートが有るか否かを判別し(ステップS512)、インデックスシートがない場合は(ステップS512でNO)、エラー処理を行って(ステップS522)、本処理を終了する一方、インデックスシートがある場合は(ステップS512でYES)、インデックスシートが1枚であるか否かを判別する(ステップS513)。
【0064】
ステップS513の判別の結果、インデックスシートが1枚である場合は(ステップS513でYES)、インデックスシートに印刷されているスキャンデータの文書番号を取得する(ステップS516)。このとき、インデックスシートの削除が選択されていた場合は、スキャンデータに付与されたインデックスシートを削除するように構成してもよい(ステップS517)。
【0065】
一方、ステップS513の判別の結果、インデックスシートが1枚でない場合は(ステップS513でNO)、2枚目以降のスキャンデータを別ファイルとして保存し(ステップS514)、残ったスキャンデータ内に1枚目のインデックスシートが有るか否か、すなわち最初に検知した1枚目のインデックスシートが含まれるか否かを判別し(ステップS515)、1枚目のインデックスシートが含まれる場合は(ステップS515でYES)、ステップS516へ進む一方、1枚目のインデックスシートが含まれない場合は(ステップS515でNO)、ステップS512へ戻って処理を行う。なお、上記処理において、ステップS514で別ファイルとして保存したファイルであれば、ステップS512へ戻り、そうでない場合は、ステップS516へ進むように構成してもよい。
【0066】
次に、スキャンデータの文書番号と指示ファイルDB7から読み出した指示ファイルにおける文書番号とのマッチングを行った(ステップS518)後、スキャンデータに付けられたファイル名を指示ファイルDB7より取得したファイル名(「ファイルタイトル」に入力された名前)に変更する(ステップS519)。このとき、スキャンデータのファイル名と指示ファイルDB7から読み出したファイル名とが一致する場合は変更しない。
【0067】
つづいて、指示ファイルDB7に保存されている指示ファイルを参照し、該指示ファイルに設定されたプロパティ情報(属性情報)をスキャンデータに付与し(ステップS520)、電子ファイルとして文書保存領域9内の所定の文書保存用フォルダに保存して(ステップS521)、本処理を終了する。
【0068】
次に、文書管理支援装置1における文書の保存管理処理について図12を参照して説明する。
【0069】
図12は、図1における文書管理支援装置1により実行される電子ファイルの保存管理処理を示すフローチャートである。
【0070】
図12において、文書保存用フォルダ内に保存されている全ての電子ファイルにそれぞれ付与されたプロパティ情報を取得し(ステップS901)、該取得したプロパティ情報に基づいて電子ファイルの保管期間を経過したものが有るか否かを判別する(ステップS902)。この判別の結果、保管期間を経過したものがない場合は(ステップS902でNO)、本処理を終了する一方、保管期間を経過したものが有る場合は(ステップS902でYES)、該当する電子ファイルを文書保存用フォルダとは別に予め作成された文書保管用フォルダへ移動する(ステップS903)。
【0071】
つづいて、文書保管用フォルダ内に保管されている全ての電子ファイルにそれぞれ付与されたプロパティ情報を取得し、該取得したプロパティ情報に基づいて電子ファイルの保存年限を経過したものが有るか否かを判別する(ステップS904)。この判別の結果、電子ファイルの保存年限が経過したものがない場合は(ステップS904でNO)、本処理を終了する一方、保存年限を過ぎた電子ファイルがある場合は(ステップS905でYES)、該当データファイルを削除して(ステップS905)、本処理を終了する。これにより、保存用フォルダに保存されている古い電子ファイルを廃棄、削除できるので、文書保存領域9内の電子ファイルのオーバーフローを防止することができる。なお、上記処理において、電子ファイルを保存用フォルダから保管用フォルダへ移動する際、又は保存年限を過ぎた電子ファイルを削除する際には、管理者又はオペレータを含む文書管理システムのユーザに確認する処理を追加するようにしてもよい。
【0072】
上記第1の実施の形態によれば、予め作成された指示ファイル(電子化基準表)に基づいて、オフィス内の紙文書や電子ファイル等を保存するための文書保存用フォルダを作成すると共に、文書保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力し、該インデックスシートを表紙に付した紙文書を文書読取装置2により読み取らせて電子ファイル化し、文書保存用フォルダに保存するので、オフィス内の大量の紙文書を簡単な操作で電子化することができ、電子ファイルや電子化された文書の整理及び管理を容易に行うことができる。
【0073】
(第2の実施の形態)
本発明の第2の実施の形態は、その基本的な構成(図1〜図5)が上記第1の実施の形態と同じであり、その説明は省略する。以下に、上記第1の実施の形態と異なる点のみを説明する。
【0074】
図13は、本発明の第2の実施の形態に係る文書管理システムにより実行される文書管理処理のフローチャートである。なお、本処理は、図2の制御部24及び図3の制御部34が互いに協働して実行されるものである。
【0075】
図13において、まず、文書読取装置2では、上述した電子化基準表(指示ファイル)に基づく紙文書の文書番号の入力を操作パネルのテンキー等から受け付ける(ステップS1001)。次に、ステップS1001で入力された文書番号に基づいて指示ファイルDB7内の指示ファイルを参照し、当該文書番号に対応するプロパティ情報(保管単位、文書番号、ファイルタイトル、部署、担当者、保管期間、及び保存年限等)を表示パネル上に表示する(ステップS1002)。次に、ユーザにより操作パネル等からOK指示されたか否かを判別し(ステップS1003)、OK指示されていない場合は(ステップS1003でNO)、初期状態に戻る一方、OK指示された場合は(ステップS1003でYES)、紙文書をスキャン処理し(ステップS1004)、読み取ったスキャンデータにステップS1001で入力された文書番号を付与してスキャンデータを作成する(ステップS1005)。作成されたスキャンデータは、受信データ保存領域32bに保存される。また、スキャン処理により読み取った文書をテキスト付PDF(Portable Document Format)形式のデータに自動変換して保存するようにしてもよい。つづいて、受信データ保存領域32bからスキャンデータを読み出して文書管理支援装置1に送信する(ステップS1006)。文書管理支援装置1は、スキャンデータを受信すると受信データ保存領域8に保存する(ステップS1007)。
【0076】
文書管理支援装置1は、スキャンデータを受信すると(ステップS1007)、受信データ保存領域8に一時保存し、該スキャンデータから文書番号を取得する(ステップS1008)。つづいて、スキャンデータの文書番号と指示ファイルDB7から読み出した指示ファイルにおける文書番号とが整合するか否かの文書番号のマッチングを行い(ステップS1009)、スキャンデータに付けられたファイル名を指示ファイルDB7より取得したファイル名(「ファイルタイトル」に入力された名前)に変更する(ステップS1010)。このとき、スキャンデータのファイル名と指示ファイルDB7から読み出したファイル名とが一致する場合は変更しない。
【0077】
つづいて、指示ファイルDB7に保存されている指示ファイルを参照し、該指示ファイルに設定されたプロパティ情報(属性情報)、すなわち指示ファイルの最上段に設定された項目に該当する情報(保管単位、文書番号、ファイルタイトル、部署、担当者、保管期間、及び保存年限等)をスキャンデータに付与し(ステップS1011)、電子ファイルとして文書保存領域9内の所定の文書保存用フォルダに保存して(ステップS1012)、本処理を終了する。
【0078】
本処理により、インデックスシートを利用することなく紙文書をスキャン処理することができ、紙の無駄を省くことができる。
【0079】
上記第2の実施の形態によれば、予め作成された指示ファイル(電子化基準表)に基づいて、オフィス内の紙文書やファイル等を保存するための文書保存用フォルダを作成すると共に、該文書保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号の入力を操作パネルのテンキー等から受け付け、該文書を文書読取装置2により読み取って電子ファイル化し、文書保存用フォルダに保存するので、オフィス内の大量の紙文書を簡単な操作で電子化することができ、電子ファイルや電子化された文書の整理及び管理を容易に行うことができる。
【0080】
また、上記第1の実施の形態におけるインデックスシートを用いることなく、文書保存用フォルダに保存すべき文書を電子ファイル化することができるので、紙の無駄を省くことができる。
【0081】
上記第1、第2の実施の形態では、文書管理支援装置1と文書読取装置2とが分かれていたが一体で構成されていてもよい。また、文書読取装置2が、インデックスシートを付した紙文書をスキャン処理する機能と、文書番号を入力して紙文書をスキャン処理する機能の両方を備えていてもよい。
【0082】
また、上記第1、第2の実施の形態において、指示ファイルの形式や指示ファイルに設定された文書のプロパティ情報は、図4及び図5に示すものに限られないことは云うまでもない。
【0083】
上記第1、第2の実施の形態では、文書管理支援装置1内の指示ファイルDB7に保存された指示ファイルを使用していたが、該指示ファイルと同じものが文書読取装置2内の指示ファイルDB32aに保存されており、該指示ファイルDB32aに保存されている指示ファイルを使用してもよい。
【0084】
本発明は、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム(図6〜図7、図12〜図13のフローチャートに対応するプログラム)を、コンピュータ又はCPUに供給し、そのコンピュータ又はCPUが該供給されたプログラムを読み出して実行することによっても本発明の目的が達成されることは云うまでもない。
【0085】
この場合、上記プログラムは、該プログラムを記憶した記憶媒体から直接、又はインターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続された不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。
【0086】
また、上記プログラムは、上述した実施の形態の機能をコンピュータで実現することができればよく、その形態は、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、OSに供給されるスクリプトデータ等の形態を有するものでもよい。
【0087】
更に、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを記憶した記憶媒体をコンピュータに供給し、そのコンピュータ又はCPUが該記憶媒体に記憶保存されたプログラムを読み出して実行することによっても、本発明の目的が達成されることは云うまでもない。
【0088】
上述した実施の形態では、プログラムは記憶部22及び/又は記憶部32に記憶保存されているが、これに限定する必要はなく、プログラムを供給する記憶媒体としては、例えば、RAM、NV−RAM、ハードディスク、フレキシブルディスク、光ディスク、光磁気ディスク、MO、CD−ROM、CD−R、CD−RW、DVD−ROM、DVD−RAM、DVD−RW、DVD+RW、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、他のROM等の上記プログラムを記憶できるものであればよい。
【0089】
【発明の効果】
以上詳細に説明したように、本発明によれば、電子ファイルの保存方法が指示された指示ファイルに基づいて当該電子ファイルの保存用フォルダを作成し、作成された保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力し、インデックスシートと共に文書読取装置により読み取られた文書の電子ファイルを保存するので、オフィスの大量の文書を簡単な操作で電子化することができ、電子化された文書やファイルを容易に管理することができる。
【0090】
また、本発明によれば、電子ファイルの保存方法が指示された指示ファイルに基づいて当該電子ファイルの保存用フォルダを作成し、保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号の入力と共に文書読取装置により読み取られた文書の電子ファイルを保存するので、保存用フォルダに保存すべき文書をインデックスシートを用いることなく容易に電子ファイル化することができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明の第1の実施の形態に係る文書管理システムの全体構成を示す図である。
【図2】図1における文書管理支援装置1の内部構成を示すブロック図である。
【図3】図1における文書読取装置2の内部構成を示すブロック図である。
【図4】図1の文書管理システムにおける文書の指示ファイルの概略図である。
【図5】図1の文書管理システムにおける文書の指示ファイルの概略図である。
【図6】図1の文書管理システムにより実行される文書管理処理のフローチャートである。
【図7】図1の文書管理システムにより実行される文書管理処理のフローチャートである。
【図8】図2における文書保存領域9内に作成された文書保存用フォルダの概略を示す図である。
【図9】図6のステップS507で出力されるインデックスシートの概略図である。
【図10】図6のステップS506で出力される電子データ登録リストの概略図である。
【図11】図6のステップS506で出力される電子データ登録リストの概略を示す図である。
【図12】図1における文書管理支援装置1により実行される電子ファイルの保存管理処理を示すフローチャートである。
【図13】本発明の第2の実施の形態に係る文書管理システムにより実行される文書管理処理のフローチャートである。
【符号の説明】
1 文書管理支援装置
2 文書読取装置
3,4 クライアントコンピュータ
6 ネットワーク
7,32a 指示ファイルDB
8,32b 受信データ保存領域
9 文書保存領域
22,32 記憶部
24,34 制御部
24a,34a CPU
Claims (32)
- 文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置にネットワークを介して接続され、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置において、
前記電子ファイルの保存方法が指示された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込手段と、
前記取り込んだ指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成手段と、
前記作成された保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力するインデックスシート出力手段とを備え、
前記文書読取装置により前記インデックスシートと共に読み取られた文書の電子ファイルを保存することを特徴とする文書管理支援装置。 - 前記取り込んだ指示ファイルをデータベースとして記憶する記憶手段と、前記文書読取装置から前記電子ファイルを受信する受信手段と、前記受信した電子ファイルを前記データベースとして記憶された指示ファイルに基づいて前記保存用フォルダに保存する保存手段とを備えることを特徴とする請求項1記載の文書管理支援装置。
- 前記指示ファイルには、前記電子ファイルの保存方法として、前記保存用フォルダの作成に必要な情報と、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号を含む属性情報とが設定されていることを特徴とする請求項1又は2記載の文書管理支援装置。
- 前記保存手段は、前記データベースとして記憶された指示ファイルを参照し、当該指示ファイルに設定された前記属性情報を前記受信した電子ファイルに付与して前記保存用フォルダに保存することを特徴とする請求項3記載の文書管理支援装置。
- 前記インデックスシートには、前記文書番号及び当該文書番号に対応するバーコード情報の少なくとも1つが印刷されることを特徴とする請求項3又は4記載の文書管理支援装置。
- 前記受信した電子ファイルに含まれるインデックスシートを識別するインデックスシート識別手段を備え、前記保存手段は、前記電子ファイルに前記インデックスシートが含まれている場合は、当該電子ファイルに含まれているインデックスシートを削除し、前記電子ファイルの2ページ目以降を保存することを特徴とする請求項2乃至5のいずれか1項に記載の文書管理支援装置。
- 前記受信した電子ファイルに前記インデックスシートが複数枚含まれている場合は、インデックスシートとインデックスシートとの間のページを1つの電子ファイルとして保存することを特徴とする請求項6記載の文書管理支援装置。
- 前記インデックスシート識別手段は、前記インデックスシートに印刷された前記文書番号及び前記バーコード情報の少なくとも1つを識別することを特徴とする請求項6又は7記載の文書管理支援装置。
- 前記保存用フォルダに保存された電子ファイルの保管期間を管理する管理手段を備え、当該管理手段は、前記指示ファイルに設定された保管期間に基づいて前記電子ファイルを他の保存用フォルダに移動することを特徴とする請求項1乃至8のいずれか1項に記載の文書管理支援装置。
- 文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置にネットワークを介して接続され、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置において、
前記電子ファイルの保存方法が指示された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込手段と、
前記取り込んだ指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成手段とを備え、
前記文書読取装置により読み取られた文書の電子ファイルを保存することを特徴とする文書管理支援装置。 - 前記取り込んだ指示ファイルをデータベースとして記憶する記憶手段と、前記文書読取装置から前記電子ファイルを受信する受信手段と、前記受信した電子ファイルを前記データベースとして記憶された指示ファイルに基づいて前記保存用フォルダに保存する保存手段とを備えることを特徴とする請求項10記載の文書管理支援装置。
- 前記指示ファイルには、前記電子ファイルの保存方法として、前記保存用フォルダの作成に必要な情報と、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号を含む属性情報とが設定されていることを特徴とする請求項10又は11記載の文書管理支援装置。
- 前記保存手段は、前記データベースとして記憶された指示ファイルを参照し、当該指示ファイルに設定された前記属性情報を前記受信した電子ファイルに付与して前記保存用フォルダに保存することを特徴とする請求項12記載の文書管理支援装置。
- 前記文書読取装置は、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号を入力する入力手段を備え、前記入力された文書番号を前記文書の電子ファイルに付与することを特徴とする請求項10乃至13のいずれか1項に記載の文書管理支援装置。
- 文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置にネットワークを介して接続され、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置の文書管理支援方法において、
前記電子ファイルの保存方法が指示された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込工程と、
前記取り込んだ指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成工程と、
前記作成された保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力するインデックスシート出力工程とを備え、
前記文書読取装置により前記インデックスシートと共に読み取られた文書の電子ファイルを保存することを特徴とする文書管理支援方法。 - 前記取り込んだ指示ファイルをデータベースとして記憶する記憶工程と、前記文書読取装置から前記電子ファイルを受信する受信工程と、前記受信した電子ファイルを前記データベースとして記憶された指示ファイルに基づいて前記保存用フォルダに保存する保存工程とを備えることを特徴とする請求項15記載の文書管理支援方法。
- 前記指示ファイルには、前記電子ファイルの保存方法として、前記保存用フォルダの作成に必要な情報と、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号を含む属性情報とが設定されていることを特徴とする請求項15又は16記載の文書管理支援方法。
- 前記保存工程は、前記データベースとして記憶された指示ファイルを参照し、当該指示ファイルに設定された前記属性情報を前記受信した電子ファイルに付与して前記保存用フォルダに保存することを特徴とする請求項17記載の文書管理支援方法。
- 前記インデックスシートには、前記文書番号及び当該文書番号に対応するバーコード情報の少なくとも1つが印刷されることを特徴とする請求項17又は18記載の文書管理支援方法。
- 前記受信した電子ファイルに含まれるインデックスシートを識別するインデックスシート識別工程を備え、前記保存工程は、前記電子ファイルに前記インデックスシートが含まれている場合は、当該電子ファイルに含まれているインデックスシートを削除し、前記電子ファイルの2ページ目以降を保存することを特徴とする請求項16乃至19のいずれか1項に記載の文書管理支援方法。
- 前記受信した電子ファイルに前記インデックスシートが複数枚含まれている場合は、インデックスシートとインデックスシートとの間のページを1つの電子ファイルとして保存することを特徴とする請求項20記載の文書管理支援方法。
- 前記インデックスシート識別工程は、前記インデックスシートに印刷された前記文書番号及び前記バーコード情報の少なくとも1つを識別することを特徴とする請求項20又は21記載の文書管理支援方法。
- 前記保存用フォルダに保存された電子ファイルの保管期間を管理する管理工程を備え、当該管理工程は、前記指示ファイルに設定された保管期間に基づいて前記電子ファイルを他の保存用フォルダに移動することを特徴とする請求項15乃至22のいずれか1項に記載の文書管理支援方法。
- 文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置にネットワークを介して接続され、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置の文書管理支援方法において、
前記電子ファイルの保存方法が指示された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込工程と、
前記取り込んだ指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成工程とを備え、
前記文書読取装置により読み取られた文書の電子ファイルを保存することを特徴とする文書管理支援方法。 - 前記取り込んだ指示ファイルをデータベースとして記憶する記憶工程と、前記文書読取装置から前記電子ファイルを受信する受信工程と、前記受信した電子ファイルを前記データベースとして記憶された指示ファイルに基づいて前記保存用フォルダに保存する保存工程とを備えることを特徴とする請求項24記載の文書管理支援方法。
- 前記指示ファイルには、前記電子ファイルの保存方法として、前記保存用フォルダの作成に必要な情報と、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号を含む属性情報とが設定されていることを特徴とする請求項24又は25記載の文書管理支援方法。
- 前記保存工程は、前記データベースとして記憶された指示ファイルを参照し、当該指示ファイルに設定された前記属性情報を前記受信した電子ファイルに付与して前記保存用フォルダに保存することを特徴とする請求項26記載の文書管理支援方法。
- 前記文書読取装置は、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号を入力する入力手段を備え、前記入力された文書番号を前記文書の電子ファイルに付与することを特徴とする請求項24乃至27のいずれか1項に記載の文書管理支援方法。
- 文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置と、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置とが互いにネットワークを介して接続された文書管理支援システムにおいて、
前記文書管理支援装置は、前記電子ファイルの保存方法が指示された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込手段と、
前記取り込んだ指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成手段と、
前記作成された保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力するインデックスシート出力手段とを備え、
前記文書読取装置により前記インデックスシートと共に読み取られた文書の電子ファイルを保存することを特徴とする文書管理支援システム。 - 文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置と、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置とが互いにネットワークを介して接続された文書管理支援システムにおいて、
前記文書管理支援装置は、前記電子ファイルの保存方法が指示された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込手段と、
前記取り込んだ指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成手段とを備え、
前記文書読取装置により、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号の入力と共に読み取られた文書の電子ファイルを保存することを特徴とする文書管理支援システム。 - 文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置にネットワークを介して接続され、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置の文書管理支援方法をコンピュータに実行させるためのプログラムにおいて、
前記電子ファイルの保存方法が指示された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込ステップと、
前記取り込んだ指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成ステップと、
前記作成された保存用フォルダに保存すべき文書を指示するインデックスシートを出力するインデックスシート出力ステップと、
前記文書読取装置により前記インデックスシートと共に読み取られた文書の電子ファイルを保存する保存ステップとを備えることを特徴とするプログラム。 - 文書を読み取って電子ファイル化する文書読取装置にネットワークを介して接続され、前記文書の電子ファイルを保存する文書管理支援装置の文書管理支援方法をコンピュータに実行させるためのプログラムにおいて、
前記電子ファイルの保存方法が指示された指示ファイルを取り込む指示ファイル取込ステップと、
前記取り込んだ指示ファイルに基づいて前記電子ファイルの保存用フォルダを作成するフォルダ作成ステップと、
前記文書読取装置により、前記保存用フォルダに保存すべき文書の文書番号の入力と共に読み取られた文書の電子ファイルを保存する保存ステップとを備えることを特徴とするプログラム。
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