JP6376827B2

JP6376827B2 - 管理装置、コンピュータプログラム、

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Publication number: JP6376827B2
Application number: JP2014093606A
Authority: JP
Inventors: 真也曽我
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 2014-04-30
Filing date: 2014-04-30
Publication date: 2018-08-22
Anticipated expiration: 2034-04-30
Also published as: JP2015211427A

Description

本発明は、ＦＡＸ受信した文書を管理する管理装置に関するものである。

商社等における商品の受発注業務では、例えば、顧客から商品を受注すると、まず、１乃至複数のメーカー等に納期の問合せを行い、その問合せに対する各メーカーからの納期回答に基づいて、顧客へ納期の予定を通知する。そして、納期の予定を通知した結果、顧客からキャンセルがなければ、メーカーに商品を発注する、といった一連の業務フローに沿って行われる。このような業務フローを紙文書ベースでやりとりする場合、注文・問合せ・回答通知などの処理はファクシミリ（ＦＡＸ）を用いて行われる場合が多い。そして、これらの処理で使用された一連の紙文書は、後の問合せ等に備えて、紙のバインダ等に閉じられて保管される。

特開２００８−６１１２８号公報

ＦＡＸ装置によっては、送信元の電話番号を使用してＦＡＸ受信した文書を自動で文書を仕分ける機能を有するものがある。しかしながら、複数の顧客からＦＡＸ受信した注文書に対する発注書をそれぞれ同じメーカーにＦＡＸ送信し、該メーカーから複数の回答書を受信した場合、送信元電話番号を使用した仕分けではどの発注書に対する回答か分からないため、ユーザが中身を確認して仕分ける必要がある。

また、特許文献１では、システムがＦＡＸ送信原稿に原稿ＩＤを含む識別情報（例えばバーコード、またはＱＲコード（登録商標）などの二次元コード）を付与して送信し、受信した返信原稿に付与されている同じコードを用いてＦＡＸの仕分けを行う方法を提案している。すなわち、送信時は、ＦＡＸ送信原稿に原稿ＩＤから作成した識別情報を原稿の余白に付与し、相手先にＦＡＸ送信を行う。相手先ではＦＡＸ受信した原稿に対して回答を記載し、送り主にＦＡＸ送信を行う。この時、システムが受信したＦＡＸ文書には同じ識別情報が付与されているため、識別情報からＩＤを抽出する。当該抽出したＩＤとフォルダの管理テーブルとを用いて、当該ＩＤに対応するフォルダに受信ＦＡＸ文書を格納する方法を提案している。この方法により、ＦＡＸ受信した文書がどのＦＡＸ送信文書に対する返信か区別し、関連する文書ごとにフォルダを分けて格納することが可能である。

しかしながら、メーカーに対して送信する１つの発注書に複数の品名が記載されている場合、それらの品名に対する納期回答が一度に送信されてこず、複数回に分けて送信されてくる場合がある。その場合、ＦＡＸ受信するたびに回答文書が作成され、メーカーに対する１つの発注書に対する回答が複数の文書に分かれてしまい、管理が煩雑になる。

上記課題を解決するために、本発明の管理装置は、顧客から受注した１つの注文に基づいて作成され且つ複数の発注先に送信された複数の発注書のいずれかに対する回答としてＦＡＸ受信した回答書について、当該回答書に付与されている識別情報を解析し、当該解析した識別情報から、前記顧客から受注した１つの注文を識別するための第１の識別子と、前記複数の発注書のいずれに対する回答であるかを識別するための第２の識別子とを抽出する抽出手段と、前記抽出手段で抽出された前記第１の識別子に基づいて、保存先のフォルダを決定する決定手段と、前記決定手段で決定された前記保存先のフォルダに、前記抽出手段で抽出された前記第２の識別子と同じ識別子を有するファイルがあるか判定する判定手段と、前記判定手段で前記第２の識別子と同じ識別子を有するファイルが前記決定手段で決定された保存先のフォルダにあると判定した場合、当該同じ識別子を有するファイルに前記回答書をマージするマージ手段と、前記判定手段で前記第２の識別子と同じ識別子を有するファイルが前記決定手段で決定された保存先のフォルダにないと判定した場合、前記回答書を新たなファイルとして前記決定された保存先のフォルダに保存する保存手段と、を有することを特徴とする。

本発明によって、ＦＡＸ回答が複数回に分けて受信した場合も、単一の文書で容易に管理することが可能となる。

実施例１のシステムの全体像を示す図である。複合機１１１、１１３、ＦＡＸ装置１０８、１０９、１２１、１２２の構成を示すブロック図である。ＦＡＸサーバー１１８の構成を示すブロック図である。複合機１１１、１１３の基本的なソフトウェア構成を示す図である。アプリケーション４０９、４１０の構成を示すブロック図である。Ｗｅｂブラウザ４０４の構成を示すブロック図である。ＦＡＸサーバー１１８において本発明に関わる処理プログラムを実行する際、処理プログラムをＲＡＭ３０４上にロードした際のメモリマップの構造を示す図である。実施例１の受発注システムのワークフローを示すシーケンス図である。実施例１のＦＡＸサーバー１１８上のフォルダ構成、および、文書サーバー１１９上のフォルダ構成を示す図である。実施例１のＦＡＸサーバー１１８が管理するテーブル例を表す図である。実施例１のＦＡＸサーバー１１８が使用する発注情報ファイル例を表す図である。実施例１のＦＡＸサーバー１１８のＦＡＸ文書の受信処理を表すフローチャートである。実施例１のＦＡＸサーバー１１８のＦＡＸ文書の保管処理を表す図である。実施例２のＦＡＸサーバー１１８のＦＡＸ文書の受信処理を表すフローチャートである。実施例２のＦＡＸサーバー１１８のＦＡＸ文書の保管処理を表す図である。

以下、本発明の実施例について図面を用いて説明する。但し、この実施の形態に記載されている構成要素のうち、相的配置、データ内容などは、特に特定的な記述を行わない限りはこの発明の範囲をそれらにより限定する趣旨のものではない。

（実施例１）
図１は、本実施例のＦＡＸ文書を管理する装置を含む管理システムの全体構成例を示すものである。このＦＡＸ管理システムは、１以上の顧客（１０１，１０２）が所有するＦＡＸ装置（１０８，１０９）と、商社の支店（東京支店１０３，大阪支店１０４）が所有する複合機（１１１，１１３）と、１以上のメーカー（１０６，１０７）が所有するＦＡＸ装置（１２１，１２２）は、公衆回線（電話回線）１２４を介してＦＡＸ通信することが可能である。なお、ＦＡＸ装置（１０８，１０９，１２１，１２２）は、ＦＡＸ専用機に限るものではなく、ＦＡＸ画像の送受信が可能な装置であれば、複合機であってもＰＣであっても構わない。また、本実施例では、商社の本店１０５は公衆回線１２４に接続させていないが、複合機等の装置を設置して接続させるようにしてもよい。
なお、本実施例では、商社本店１０５を公衆回線１２４に接続させていないが、接続させる事も可能である。

また、商社支店（１０３，１０４）の複合機（１１１，１１３）やＰＣ（１１０，１１４）は、ＬＡＮ（１１２，１１５）を介してインターネット１２３に接続している。また、商社の本店１０５には、各支店の受発注データを管理する基幹システム１１６、ＦＡＸサーバー１１８、文書を格納しておく文書サーバー１１９、各種データの保存場所であるデータベース１１７が存在し、ＬＡＮ１２０を介してインターネット１２３にも接続している。これらの装置は、ＬＡＮ（１１２，１１５，１２０）やインターネット１２３等のネットワークを介して、データの送受信を行うことが可能である。なお、データベース１１７は、基幹システム１１６、ＦＡＸサーバー１１８、文書サーバー１１９からＬＡＮ１２０経由でアクセスされるものとする。また、本実施例ではデータベース１１７を独立の装置として記載しているが、基幹システム１１６、ＦＡＸサーバー１１８、文書サーバー１１９それぞれの中、または、いずれか１つの中に配置してもよいし、商社本店１０５外に設置してもよい。また、図１ではデータベース１１７を１つ記載しているが、役割に応じて複数のデータベースを設けても構わない。

商社支店のＰＣ１１０、１１４は、ＷＥＢブラウザ（又は専用のアプリケーションプログラム）を用いて、基幹システム１１６、ＦＡＸサーバー１１８、文書サーバー１１９が提供するユーザインターフェースを利用できるものとする。なお、ＰＣ１１０、１１４の代わりに、複合機１１１、１１３がＷＥＢブラウザを有し、複合機１１１、１１３のＷＥＢブラウザの画面から直接基幹システム１１６、ＦＡＸサーバー１１８、文書サーバー１１９が提供するユーザインターフェースを利用するようにしても構わない。さらに、ＰＣ１１０、１１４の代わりに、ネットワークに接続可能なモバイル端末のＷＥＢブラウザを介して、基幹システム１１６、ＦＡＸサーバー１１８、文書サーバー１１９が提供するユーザインターフェースを利用するようにしても構わない。

複合機１１１、１１３は、公衆回線１２４を通じて受信したＦＡＸ画像を蓄積したり印刷したりすることも可能である。なお、本実施例では、公衆回線１２４を通じてＦＡＸの送受信を行っているが、ＦＡＸの通信相手となるＦＡＸ装置がインターネット１２３に接続しており、インターネットを利用したＦＡＸ送受信プロトコルに対応していれば、インターネット１２３を介したＦＡＸ送受信も可能である。複合機１１１、１１３は、インターネット１２３上に公開されているＦＡＸサーバー１１８に対して、ＦＡＸデータを送信する機能も有する。このインターネットを介したＦＡＸサーバーに対するＦＡＸデータの送信においては、予め決められたルールに従い、ＦＡＸサーバー１１８の適当なフォルダに対して送信を行う。なお、この能力は、複合機１１１、１１３のファームウェアにより提供されても、複合機１１１、１１３に後からインストールされて動作するプログラムによって提供されてもよい。なお、複合機１１１、１１３は、ＦＡＸ送受信機能、インターネット１２３上に公開されているＦＡＸサーバー１１８に対するＦＡＸデータの送信機能があれば、複合機以外の装置でも構わない。ＦＡＸ送受信機能、ＦＡＸデータの送信機能は、他の装置と連携して実現される物でもよい。

基幹システム１１６は、支店１０３、１０４が受けた顧客１０１、１０２からの注文を起点とする一連の受発注情報、各顧客情報、各メーカー情報、各支店の担当者情報等を一元管理している。すなわち、各顧客と各支店との間で送受信した情報や、各支店と各メーカーとの間で送受信した情報などが、顧客からの注文ごとにまとめて管理されるものとする。

また、ＦＡＸサーバー１１８は、複合機１１１、１１３から転送されたＦＡＸ文書（注文書）を起点に、後述の図８で説明する処理フローを実現する。また、文書サーバー１１９は、ＦＡＸサーバー１１８で処理した各種文書データを最終的に保管するストレージを備えた装置である。

図２は、本実施例における複合機１１１の構成を示すブロック図である。なお、複合機１１３も同様の構成である。ＣＰＵ２０２を含む制御部２０１は、複合機１１１全体の動作を制御する。ＣＰＵ２０２は、ＲＯＭ２０３に記憶された制御プログラム（コンピュータプログラム）を読み出し実行することにより、読取制御や送信制御などの各種制御を行う。この制御プログラムは後述のコントローラ制御部４０２を含む。ＲＡＭ２０４は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。ＨＤＤ２０５は、画像データや各種プログラム、或いは各種情報テーブルを記憶する。

操作部Ｉ／Ｆ２０６は、操作部２１２と制御部２０１とを接続するインターフェースである。操作部２１２には、タッチパネル機能を有する液晶表示部やキーボードなどが備えられている。複合機１１１のＷｅｂブラウザ４０４、アプリケーション４０９、４１０は、処理に応じてＡＰＩ４０３や仮想マシンＡＰＩ４０６を呼び出し、コントローラ制御部４０２に処理を依頼することによって操作画面を操作部２１２の液晶表示部に表示する。

プリンタＩ／Ｆ２０７は、プリンタ２１３と制御部２０１とを接続するインターフェースである。プリンタ２１３で印刷すべき画像データはプリンタＩ／Ｆ２０７を介して制御部２０１から転送され、プリンタ２１３において記録媒体上に印刷される。複合機１１１のＷｅｂブラウザ４０４、アプリケーション４０９、４１０は、印刷処理に応じてＡＰＩ４０３や仮想マシンＡＰＩ４０６を呼び出し、コントローラ制御部４０２に処理を依頼することによって印刷処理を実行する。

スキャナＩ／Ｆ２０８は、スキャナ２１４と制御部２０１とを接続するインターフェースである。スキャナ２１４は、原稿上の画像を読み取って画像データを生成し、スキャナＩ／Ｆ２０８を介して制御部２０１に該画像データを入力する。後述の複合機１１１のＷｅｂブラウザ４０４、アプリケーション４０９、４１０は、処理に応じてＡＰＩ４０３や仮想マシンＡＰＩ４０６を呼び出し、コントローラ制御部４０２に処理を依頼することによってスキャン処理を実行し、画像データを受信する。

アクセサリＩ／Ｆ２０９は、フィニッシャ２１５と制御部２０１とを接続するインターフェースである。図２では、接続するアクセサリの代表としてフィニッシャ２１５を示したが、他のアクセサリを１つ、または複数接続する事も可能である。アクセサリとしては、パンチ穴を空けるパンチャー、ステープルを行なうステープラー、製本を行う製本ユニット、出力物のソートを行うソーター等がある。

モデムＩ／Ｆ２１０は、モデム２１６と制御部２０１（複合機１１１）とを接続するインターフェースである。モデム２１６は、公衆回線１２４に接続し、外部からのＦＡＸの受信、および、外部へのＦＡＸの送信を行なう。
ネットワークＩ／Ｆ２１１は、制御部２０１（複合機１１１）とＬＡＮ１１２とを接続するインターフェースである。ネットワークＩ／Ｆ２１１は、ＬＡＮやインターネットを介して接続された外部装置に画像データや情報を送信したり、該外部装置から各種情報を受信したりする。なお、ＦＡＸ装置１０８、１０９、１２１、１２２も、アクセサリＩ／Ｆ２０９、フィニッシャ２１５、ネットワークＩ／Ｆ２１１を除く部分は、同様の構成であるものとする。

図３は、ＦＡＸサーバー１１８の構成を示すブロック図である。制御部３０１は、サーバー１１８全体の動作を制御する。ＣＰＵ３０２は、ＲＯＭ３０３に記憶された制御プログラム（コンピュータプログラム）を読み出して各種制御処理を実行する。ＲＡＭ３０４は、ＣＰＵ３０２の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。ＨＤＤ３０５は、画像データや各種プログラム、或いは後述する各種情報テーブルを記憶する。ネットワークＩ／Ｆ３０６は、制御部３０１（ＦＡＸサーバー１１８）をＬＡＮ１２０に接続するためのインターフェースであり、ＬＡＮやインターネットを介して他の装置と各種情報を送受信する。なお、基幹システム１１６、文書サーバー１１９も、図３と同様のハードウェア構成を有するものとする。

図４は、本実施例における複合機１１１で実行される基本的なソフトウェア構成を示す図である。なお、複合機１１３も同様の構成であるものとする。

４０１は、複合機１１１全体を制御する本発明の第１の実行環境の一例である。一般的に４０１は、複合機１１１の各種機能をリアルタイムに制御可能なリアルタイムＯＳの各モジュール、或いは、ＣＰＵに命令してクリティカルに複合機のオプション装置や拡張カードを含む各機能を制御することが可能なライブラリ群から構成される。更に、４０１はその上位で動作するアプリケーションに対して、インターフェース・コマンドを提供するモジュール群を含む。ここでは、４０１をオペレーティング・システム（以下、ＯＳと略記する）と呼ぶ。

４０２は、ＯＳ４０１上で動作するコントローラ制御部であり、スキャナ２１４やプリンタ２１３などを制御するモジュールにより構成されるものである。４０３は、アプリケーション・プログラミング・インターフェース（以下、ＡＰＩと略記する）である。ＡＰＩ４０３は、アプリケーションからの命令の入力の命令列に応答して、コントローラ制御部４０２にアクセスするための処理とネットワークＩ／Ｆ２１１を介してネットワークに接続された機器等に制御コマンドを送る機能を有する。４０４は、ＯＳ４０１上で動作するアプリケーションの１つであるＷｅｂブラウザであり、ＡＰＩ４０３を使用してコントローラ制御部４０２に各種処理を依頼する。

４０５は、特定のアプリケーションを実行するために最適な第２の実行環境であり、例えば、Ｊａｖａ（登録商標）の仮想マシンなどにより実現されるものである。４０６は、仮想マシン４０５上のアプリケーションがＯＳ４０１上で動作するコントローラ制御部４０２にアクセスするためのＡＰＩであり、本実施例においてはＡＰＩ４０３を呼び出すための変換モジュールの機能を有するものである。

４０７は、仮想マシン４０５上で動作するアプリケーション４０９，４１０を統括的に制御する機能を有するフレームワークモジュールである。４０８は仮想マシン４０４上の他のアプリケーションを管理するためのアプリケーションであり、フレームワーク４０７と協調し、アプリケーション４０９、４１０のダウンロード、アップロード、消去、無効化を行うものである。

４０９、４１０は、仮想マシン４０４上で動作するアプリケーションであり、仮想マシンＡＰＩ４０６を使用しコントローラ制御部４０２に各種処理を依頼する。なお、本実施形態の説明においては、仮想マシン上で動作するアプリケーション４０９、４１０を想定して説明するが、ネイティブなアプリケーションであっても構わない。また、本実施形態において、アプリケーション４０９は、複合機１１１が受信したＦＡＸ画像を、ＦＡＸサーバー１１８に対して送信する機能を実行するものとして説明する。

４１１は、仮想マシン４０５が使用する資源を管理するリソース管理部であり、ＯＳ４０１上で動作する。リソース管理部４１１は、仮想マシン４０５、仮想マシンＡＰＩ４０６、フレームワーク４０７、或いはＯＳ４０１上の全アプリケーションがメモリ等のリソース資源を使用する際、予め決められた以上の資源が使用できないように制限するものである。例えば、操作部２１２に画面を表示するアプリケーションについて、予め決められたアプリケーション上限数を超えた場合には、ＵＩ表示を行うことができない、などがある。

図５は、アプリケーション４０９、４１０のソフトウェア構成（モジュール）を示すブロック図である。これらのモジュールは複合機１１１（または複合機１１３）のＨＤＤ２０５もしくはＲＯＭ２０３に格納され、ＣＰＵ２０２が実行する。ＵＩ制御部５０１は、複合機１１１が処理を行う際の設定をユーザに促すためのＵＩ画面を表示する。例えば、スキャン処理を行う場合、ＵＩ制御部５０１は、画像処理装置自体が生成可能なスキャンデータを設定させるためのＵＩ画面を表示する。また、印刷処理を行う場合、ＵＩ制御部５０１は画像処理装置自体が印刷可能なデータの取得を設定させるためのＵＩ画面を表示する。また、ＵＩ制御部５０１は、後述のＷｅｂブラウザ連携部５０５からの依頼により、アプリケーション４０９、４１０の画面を操作部２１１の前面に表示するといった制御を行う。

スキャン処理制御５０２は、ＵＩ制御部５０１で設定したスキャンの設定内容にしたがって、設定内容が画像処理装置自体のスキャン処理能力と整合性があっているかを考慮した処理を行う。印刷処理制御部５０３は、ＵＩ制御部５０１で設定した印刷の設定内容にしたがって、設定内容が画像処理装置自体の印刷処理能力と整合性があっているかを考慮した処理を行う。通信部５０４は、サーバーと通信しデータの送受信や、ＦＴＰ、ＳＭＢ、ＷｅｂＤＡＶ等にしたがってファイルの送受信を行う処理を行う。

Ｗｅｂブラウザ連携部５０５は、Ｗｅｂブラウザ４０４と通信し、Ｗｅｂブラウザ４０４の呼び出しや、Ｗｅｂブラウザ４０４からの操作終了の通知を受け取るといった処理を行う。Ｗｅｂブラウザ連携部５０５は、Ｗｅｂブラウザ４０４から操作終了の通知を受け取った場合、アプリケーション４０９、４１０の画面を操作部２１２の前面に表示するようＵＩ制御部５０１に依頼する。

図６は、Ｗｅｂブラウザ４０４のソフトウェア構成モジュールを示すブロック図である。これらのモジュールは複合機１１１（または複合機１１３）のＨＤＤ２０５もしくはＲＯＭ２０３に格納され、ＣＰＵ２０２が実行する。

通信部６０１は、ＨＴＴＰプロトコル／ＨＴＴＰＳプロトコルにしたがって、サーバーと通信する。より具体的には、通信部６０１は、Ｗｅｂブラウザ４０４のＵＩ制御部６０２で表示した操作画面を介して入力される情報を、サーバーで実行されているアプリケーションなどに対するリクエストとして送信する。また、通信部６０１は、サーバーで実行されているアプリケーションなどから送信されるレスポンス（処理結果）を受信する。また、通信部６０１は、アプリケーション４０９のような複合機１１１内部のアプリケーションの通信部５０４とも通信可能である。

ＵＩ制御部６０２は、通信部６０１が受信したレスポンス中に含まれるＨＴＭＬファイルを解析し、解析結果に基づいて操作部２１１に操作画面を表示する。また、ＵＩ制御部６０２は、後述のアプリケーション連携部６０４からの依頼により、Ｗｅｂブラウザ４０４の画面を操作部２１２の前面に表示するといった制御を行う。セッション管理部６０３は、サーバー１０２とＷｅｂブラウザ４０４が通信を行う際のセッション情報を管理する。

アプリケーション連携部６０４は、アプリケーション４０９と通信し、アプリケーション４０９からのＷｅｂブラウザ４０４の呼び出し要求を受信する処理や、アプリケーション４０９への操作終了の通知を送信する処理などを行う。アプリケーション連携部６０４は、アプリケーション４０９からのＷｅｂブラウザ４０４の呼び出し要求を受信すると、Ｗｅｂブラウザ４０４の画面を操作部２１２の前面に表示するようＵＩ制御部６０２に依頼する。

図７は、ＦＡＸサーバー１１８において本発明に係る処理プログラム（コンピュータプログラム）を実行する際、処理プログラムをＲＡＭ上にロードした際のメモリマップの構造を示す図である。メモリマップは、本装置上の入出力を司る基本Ｉ／Ｏプログラム７０１、各処理プログラムに動作環境を提供するシステム・プログラム７０２、本実施例の処理プログラムを初めとする各種処理プログラム７０３、関連データを格納するエリア７０４、各種プログラムが動作する際に一時的に利用するワークエリア７０５で構成されている。なお、容量の制約により７０１〜７０５として利用する領域が足りなくなった場合、ＨＤＤをＲＡＭの領域の一部として扱うことも可能である。

図８〜図１１を用いて、顧客から受信したＦＡＸ文書を基にメーカーに発注書を送付し、メーカーからの回答を基に顧客に返信するまでの主な流れを説明する。図８は、本実施例における処理の流れを示すシーケンス図である。図９はＦＡＸサーバー１１８上のフォルダ構成（９０１〜９１７）、および、文書サーバー１１９上のフォルダ構成（９１８〜９２３）を示す図である。図１０は、ＦＡＸサーバー１１８が使用する支店情報、担当者情報、デバイス情報である。図１１はＦＡＸサーバー１１８が発注書を作成する際に使用する発注情報ファイルである。

図８は、ＦＡＸサーバー１１８と、基幹システム１１６、文書サーバー１１９、顧客１０１、商社支店１０３、商社本店１０５、メーカー１０６の間におけるデータの流れ、および利用するユーザのアクションを含めたワークフローを示すシーケンス図である。

まず、ＦＡＸ装置１０８は、顧客１０１の指示に基づき、商社支店１０３に対して注文書（注文のＦＡＸ文書）をＦＡＸ送信する（８０１）。そして、商社支店１０３の複合機１１１は、当該ＦＡＸ送信された注文書を受信する。

次に、複合機１１１は、予め登録されている設定に従って、商社本店１０５のＦＡＸサーバー１１８に対して、当該ＦＡＸ受信した注文書（注文ＦＡＸ文書）を転送する（８０２）。転送する際、ＰＤＦ等の他のフォーマットの文書に変換して送信してもよいし、ＦＡＸ画像データのまま送信してもよいし、テキストデータ等にデータ変換して送信するようにしてもよい。

ＦＡＸサーバー１１８は、複合機１１１から受信したデータを、注文書８０３として、ＦＡＸサーバー１１８内のフォルダ（またはデータベース１１７）に一時保存する。なお、本実施例では、ＦＡＸサーバー１１８内のフォルダに転送するものとするが、ＦＡＸサーバー１１８が管理可能な領域であれば、物理的にＦＡＸサーバー１１８内のフォルダでなくても構わない。ＦＡＸサーバー１１８は受信した複合機の情報と図１０の支店管理テーブル１００１と複合機管理テーブル１０１８を用いて受信したデータの保存先を決定する。

一方、商社支店１０３の担当者は、ＰＣ１１０を用いて、ＦＡＸサーバー１１８に保存されている注文書８０３を閲覧し（８０４）、当該閲覧した注文書に記載されている内容にしたがって、キーボード等を用いて、基幹システム１１６に対して注文情報を入力する（８０５）。

基幹システム１１６は、ＰＣ１１０から注文情報が入力されると（８０５）、その注文書（８０１、８０３）に関する受注処理（注文ＦＡＸ文書８０１に起因する受注処理）を一意に特定可能な「受注ＩＤ（第１の識別子）」を発行する（８０６）。

商社支店１０３の担当者のＰＣ１１０からエクスポート指示が為されると、基幹システム１１６は、８０５で入力された注文情報（顧客からの注文内容）に基づいて、メーカー１２１への発注情報ファイル８０８を生成し、エクスポートする（８０７）。この生成される発注情報ファイル８０８には、８０６で発行した「受注ＩＤ」も含まれる。また、本実施例において、発注情報ファイル８０８はＣＳＶ形式の電子データでエクスポートされるものとするが、ＣＳＶ形式のフォーマットに限定するものではなく、その他のフォーマットでも構わない。図１１に発注情報ファイル８０８に記載されるデータの具体例を記載する。発注書に記載する品名と個数はメーカーに発注する品名分記載される。

そして、商社支店１０３の担当者が、ＰＣ１１０からＦＡＸサーバー１１８にアクセスし、当該エクスポートされた発注情報ファイル８０８をＦＡＸサーバー１１８の所定のフォルダにインポートする（８０９）。なお、本実施形態では、商社支店１０３の担当者がエクスポート指示とインポート指示の２つの指示を行うための操作を行うものとしたが、これに限るものではない。すなわち、基幹システム１１６とＦＡＸサーバー１１８が連携し、発注情報ファイル８０８を、人手を介さずに基幹システム１１６からＦＡＸサーバー１１８に直接取り込むように構成しても構わない。

ＦＡＸサーバー１１８は、インポートされた発注情報ファイル８０８から発注書８１０を作成し、ＦＡＸサーバー１１８内のフォルダ（またはデータベース１１７）に一時保存される。後でメーカーからの回答書を受信した際に、どの発注書に対する回答書か判別できるようにするために、作成した発注書８１０ごとに発注書ＩＤ（第２の識別子）を発行する。そして、発注書８１０には受注ＩＤ（第１の識別子）と発注書ＩＤ（第２の識別子）を含む識別情報を付与する。識別情報はバーコード、またはＱＲコード（登録商標）などの二次元コードを使用して作成し、発注書の余白に付与する。付与する位置は問わない。なお、発注書８１０は、注文書８０３と同様に、ＦＡＸサーバー１１８内の所定のフォルダに一時保存されるものとするが、ＦＡＸサーバー１１８が管理可能な領域であれば、物理的にＦＡＸサーバー１１８内のフォルダではなくても構わない。

なお、注文書８０１には複数の物品の注文が含まれ、各物品を異なるメーカーに発注する場合がある。その場合、基幹システム１１６は複数の発注情報ファイル８０８をメーカーごとに生成してエクスポート（８０７）することになり、ＦＡＸサーバー１１８にインポートされて作成される発注書８１０も複数となる。この場合、各発注書に対してそれぞれ固有の発注書ＩＤが発行されることになる。また、この発注書８１０には、付随する情報として、どのメーカーに発注するかという発注先メーカー情報と、どの支店または担当者が処理するかという情報を保持するものとする。

商社支店１０３の複合機１１１は、ＦＡＸサーバー１１８の所定のフォルダに一時保存された発注書８１０を取得し（８１１）、当該発注書８１０の付随情報に含まれる発注先メーカー情報に基づいて当該取得した発注書８１０をＦＡＸ送信する（８１２）。なお、ＦＡＸサーバー１１８が発注書８１０をインポートしたときに、商社支店１０３の複合機１１１に発注書８１０を取得するように通知し、その通知に応じて、複合機１１１が、ＦＡＸサーバー１１８の所定のフォルダに置かれた発注書８１０を取得する。また、この構成に限るものではなく、商社支店１０３の複合機１１１が定期的に、ＦＡＸサーバー１１８内の所定のフォルダを監視し、発注書８１０が一時保存されたのを検知すると、当該発注書を取得するように構成してもよい。また、ＦＡＸサーバー１１８が、商社支店１０３の複合機１１１へデータ送信する事が許される環境であれば、該発注書を複合機１１１へ送信するように構成してもよい。

ＦＡＸサーバー１１８は、発注書８１０が複合機１１１からメーカー１０６へＦＡＸ送信されたかどうかを、当該ＦＡＸ送信を行う複合機１１１との間で確認する（８１３）。送信したことが確認されない場合は、ＦＡＸサーバー１１８は、確実にメーカー１０６に送信するための何らかの処理を行う（例えば、商社支店１０３の担当者に通知して複合機の動作確認をさせる）。

メーカー１０６は、ＦＡＸ装置１２１で発注書ＦＡＸを受信すると、該発注書に含まれる物品の納期を書き込み（８１４）、当該納期の回答を書き込んだ発注書を複合機１１１に対してＦＡＸ送信する（８１５）。

商社支店１０３の複合機１１１は、メーカーから納期回答が書き込まれた回答書をＦＡＸ受信する。そして、複合機１１１は、予め登録された設定に従って、商社本店１０５のＦＡＸサーバー１１８に対して、当該受信したＦＡＸデータ（メーカーからの回答ＦＡＸ文書）を転送する（８１６）。転送する際、ＰＤＦ等の他のフォーマットの文書に変換して送信してもよいし、ＦＡＸ画像データのまま送信してもよいし、テキストデータ等にデータ変換して送信するようにしてもよい。

ＦＡＸサーバー１１８は、当該受信したデータをメーカー回答８１７として、ＦＡＸサーバー１１８内のフォルダ（またはデータベース１１７）に一時保存する。ＦＡＸサーバー１１８は識別情報に含まれる受注ＩＤと図１０の支店管理テーブル１００１と担当者管理テーブル１００９を用いて受信したデータの保存先を決定する。上記の具体的な処理は図１２で説明する。なお、メーカー回答８１７が保存される領域は、注文書８０３や発注書８１０と同様に、ＦＡＸサーバー１１８が管理可能な領域であれば、物理的にＦＡＸサーバー１１８内のフォルダではなくても構わない。

ＰＣ１１０で動作する文書編集アプリケーション８１８は、商社支店１０３の担当者の操作指示に基づき、ＦＡＸサーバー１１８に保存されているメーカー回答８１７を表示し（８１９）、顧客向けの回答書を作成する（８２０）。当該作成した顧客向けの回答書は、顧客向け回答８２２としてＦＡＸサーバー１１８内のフォルダ（またはデータベース１１７）に一時保存する（８２１）。なお、顧客向け回答８２２が保存される領域は、注文書８０３や発注書８１０やメーカー回答８１７と同様に、ＦＡＸサーバー１１８が管理可能な領域であれば、物理的にＦＡＸサーバー１１８内のフォルダではなくても構わない。さらに、担当者の指示に基づき、文書編集アプリケーション８１８は当該作成した顧客向けの回答書（ＦＡＸサーバー１１８に保存した顧客向け回答８２２と同内容の文書）を、ＦＡＸドライバ８２３を介して複合機１１１に渡す（８２４）。複合機１１１は、当該渡された回答文書を顧客へＦＡＸ送信する（８２５）。

ＦＡＸサーバー１１８は、顧客向け回答８２２が顧客１０１にＦＡＸ送信されたかどうかを、当該ＦＡＸ送信を行った複合機１１１との間で確認する（８２６）。送信したことが確認されない場合は、ＦＡＸサーバー１１８は、確実に顧客１０１に送信するための何らかの処理を行う（例えば、商社支店１０３の担当者に通知して複合機の動作確認をさせる）。

なお、発注書８１０を複数のメーカーに送信していた場合、顧客向けの回答書は、各メーカーからのメーカー回答が全て揃って初めて、完全なものとなる。ただし、顧客への回答タイミング（８２０乃至８２５を実施するタイミング）は、全てのメーカーからの回答が揃ってから顧客へ回答する場合と、各メーカーからの回答があり次第、順次顧客へ回答する場合とがあり、商社支店１０３の担当者の裁量に依存する。

また、８０１〜８２６で説明したワークフローは、受発注業務の性格上、通常は１日の業務時間内で完了するが、複数日かかっても構わない。

ＦＡＸサーバー１１８は、受発注業務が完了した案件、つまり注文書８０３、発注書８１０、メーカー回答８１７、顧客向け回答８２２が揃った案件については、その案件に関わる文書をまとめてアーカイブし、文書サーバー１１９にアーカイブ文書８２８として格納（長期保存）する（８２７）。このアーカイブ処理により、顧客からの発注により生じた一連の業務でやり取りしたＦＡＸ文書ごとに１つのアーカイブファイルに保存されることになる。なお、このアーカイブ処理は、注文書８０３、発注書８１０、メーカー回答８１７、顧客向け回答８２２の全てが揃った時点でアーカイブするようにしてもよいし、ＦＡＸサーバー１１８に予め設定したタイミングに定期的に行うようにしてもよい。また、アーカイブ処理については、注文書８０３、発注書８１０、メーカー回答８１７、顧客向け回答８２２が全て揃っていなくても、随時追加アーカイブしていくように構成することも可能である。

図９は、ＦＡＸサーバー１１８（またはデータベース１１７）におけるフォルダ構成例（９０１〜９１７）と、文書サーバー１１９におけるフォルダ構成例（９１８〜９２３）を示す模式図である。

フォルダ９０１は、ＦＡＸサーバー１１８（またはデータベース１１７）に保存されるルートフォルダであり、ＦＡＸサーバー１１８が扱うファイルは、全てこのルートフォルダ９０１下で管理される。ＦＡＸサーバー１１８は、フォルダ９０１のパスを、ＦＡＸサーバー１１８の設定値として記憶している。なお、この設定値は設定ファイルやＦＡＸサーバー１１８のＵＩを用いて、設定することも可能である。

このルートフォルダ９０１には、ＦＡＸを送受信する支店毎のフォルダ（９０２、９０３）、および処理済みのファイルを格納する処理済フォルダ９０４が配置される。支店フォルダ（９０２、９０３）下の階層構成例を、支店フォルダ９０２を用いて説明する。

支店フォルダ９０２には、ＦＡＸを送受信するデバイス（複合機等）毎のフォルダ９０５と、支店の担当者毎のフォルダ（９０６、９０７）とが配置される。なお、支店内にＦＡＸを送受信するデバイスが複数ある場合は、フォルダ９０５と同等のフォルダが、支店フォルダ９０２下に複数存在することになる。

デバイスフォルダ９０５には、受信フォルダ９０８と、送信フォルダ９０９とが配置される。受信フォルダ９０８には、複合機１１１が８０１または８１５でＦＡＸ受信して、８０２または８１６で転送した文書（注文書、メーカー回答書）を格納する。８０２または８１６での転送の際、複合機１１１で動作するアプリケーション４０９の処理により、ＦＡＸの送信元番号、複合機１１１に保持されているアドレス帳情報、受信日時などから、ファイル名を生成する。例えば、９１０、９１１に示すように、ＦＡＸの送信元番号とアドレス帳情報とを比較して、ＦＡＸ送信元の顧客名またはメーカー名を特定し、受信日時と組み合わせてファイル名を生成する。９１０、９１１の例では、複合機１１１が受信した文書であることを容易に識別できるように、「受信」という語をファイル名に挿入して、ファイル名を生成している。なお、メーカーに対して発注する発注書の文書名や、メーカーからの回答書の文書名には、発注書ＩＤなどをさらに追加するが、詳細は図１２と図１３で説明する。

ここで、顧客１（１０１）を担当する、支店Ｘ（東京支店１０３）の担当者Ａ（山田）が行う操作を例に説明する。支店Ｘ（１０３）に所属する担当者Ａは、自身の所属する支店Ｘのフォルダ９０２内のデバイスフォルダ９０５下の受信フォルダ９０８を監視する。なお、ＦＡＸサーバー１１８のファイル管理機能（またはＦＡＸサーバー１１８上で動作するファイル管理機能を持つアプリケーション）によって、監視すべきフォルダ９０８にファイルが置かれた時、担当者に通知を行うようにしてもよい。担当者Ａは、受信フォルダ９０８内に、自身が担当する顧客からの受信ＦＡＸファイル９１０を発見した場合、担当者Ａのフォルダ９０６に、そのファイルを移動する。

なお、複合機１１１のアプリケーション４０９とＦＡＸサーバー１１８とが連携して、ＦＡＸ文書の転送＆保管処理（８０２）において、送信元ＦＡＸ番号により特定された顧客名から担当者を導出することにより、担当者フォルダ９０６に直接格納するように構成してもよい。また、ＦＡＸサーバー１１８が、顧客名から担当者を導きだすことにより、受信フォルダ９０８に格納されたファイルを、担当者フォルダ９０６に移動することも可能である。

担当者Ａが、担当者Ａのフォルダ９０６に移動した注文書に記載された情報を見ながら、基幹システム１１６に情報をキー入力（８０５）すると、担当者ＡのＰＣ１１０は基幹システム１１６から「受注ＩＤ」の発番（８０６）を受ける。担当者ＡのＰＣ１１０は、当該発番された「受注ＩＤ」をフォルダ９０６内の顧客からのファイル名に追加付与する。図９の例では、ファイル名の先頭に「受注ＩＤ」を追加することにより、ファイル名はファイル９１２のような形式となる。これが注文書８０３である。後段の処理のため、この時点では、ファイル９１２は、処理済フォルダ９０４へは移動せず、担当者Ａフォルダ９０６内に置いたままとする。

次に、担当者Ａの操作指示に基づきＰＣ１１０は、８０５で入力された顧客１からの注文情報に基づいて基幹システム１１６で生成された発注書データ８０８を基幹システム１１６からエクスポートし（８０７）、ＦＡＸサーバー１１８にインポートして発注書８１０を作成する（８０９）。発注書８１０の保存先のフォルダは、ＦＡＸサーバー１１８内の担当者Ａのフォルダ９０６とし、ファイル名を付与して該保存先のフォルダに保存する。この時のファイル名は、「受注ＩＤ」と、「発注書ＩＤ」と、「送信」ファイルである事を示す語、送信先メーカー名を含む内容とする。このファイルが、発注書８１０となる。１つの注文書内に複数メーカーに注文すべき部材が含まれていた場合、発注書８１０は複数のファイルとなる。なお、発注書８１０が複数ファイルとなった場合、ＦＡＸサーバー１１８は、後述のアーカイブ処理（８２７）で必要な情報として、ファイル数を記憶しておく。また、１つのメーカーに複数の部材を発注する場合は、発注書８１０内に発注対象の複数の部材の情報が含まれることになる。

次に、担当者Ａは、フォルダ９０６にインポートされた発注書ファイルを確認し、必要に応じて訂正等を行った後、送信フォルダ９０９にその発注書ファイルを置く。

ＦＡＸサーバー１１８は、送信フォルダ９０９にファイルが置かれたことを、複合機１１１で実行されるアプリケーション４１０に通知する。なお、アプリケーション４１０が、各支店の送信フォルダ９０９を定期的に監視していれば、前記ＦＡＸサーバー１１８からアプリケーション４１０への通知は行わなくてもよい。複合機１１１のアプリケーション４１０は、送信フォルダ９０９からファイルを取得し（８１１）、ファイル名またはファイル属性情報に含まれる送信先情報を解釈し、ＦＡＸ送信する（８１２）。この時の送信先情報は、送信先ＦＡＸ番号であってもよいし、送信先メーカー名称であってもよい。送信先メーカー名称の場合は、複合機１１１内のアドレス帳から送信先ＦＡＸ番号を導き出すか、ＦＡＸサーバー１１８と複合機１１１が連携して送信先ＦＡＸ番号を導き出せばよい。

ＦＡＸサーバー１１８は、メーカーへの発注書８１０のＦＡＸ送信の送信確認を行うと（８１３）、発注書８１０を送信フォルダ９０９から処理済みフォルダ９０４に移動する。この時、処理済みフォルダ９０４に移動された発注書ファイルの例が９１５である。

メーカー１０６では、支店Ｘ（１０３）からＦＡＸ受信した発注書に対し、回答として納期を書き込み（８１４）、支店Ｘ（１０３）に対してＦＡＸで返信する（８１５）。支店Ｘ（１０３）では、複合機１１１でメーカーからの回答書をＦＡＸ受信し、９１１に示すようなファイル名を付与して、受信フォルダ９０８に保存する。なお、図９の９１１に示すファイル名の先頭には、「受注ＩＤ」と「発注書ＩＤ」とが付与されている。これは、ＦＡＸサーバー１１８が生成する発注書８１０に、ＱＲコード（登録商標）等のバーコードやテキストにて「受注ＩＤ」と「発注書ＩＤ」とを含む識別情報を記載しておくことにより、メーカー１２１が該発注書に回答を書き込んでＦＡＸ送信（８１５）してくれば、該識別情報を判別して自動付与できる。この場合、複合機１１１のＨＤＤ２０５上のアプリケーション４１０では、前記識別情報を解析して「受注ＩＤ」と「発注書ＩＤ」とを抽出し、ファイル名として付与する。一方、メーカーによっては、前記識別情報を含む用紙とは異なる用紙で、回答をＦＡＸ送信（８１５）してくる場合もありうる。その場合は、担当者Ａが、受信フォルダ９０８を監視し、自身が発注書を送信（８１２）したメーカーからのＦＡＸ９１１か確認し、ファイル名として「受注ＩＤ」と「発注書ＩＤ」とを付与する。

担当者Ａは、受信フォルダ９０８内から、自身が担当するメーカー回答ＦＡＸ９１１を、担当者Ａのフォルダ９０６に移動する。移動後のファイルが９１３であり、メーカー回答８１７に相当する。なお、前述のように「受注ＩＤ」が識別できるならは、基幹システム１１６とＦＡＸサーバー１１８が連動することで、「受注ＩＤ」から担当者を導出し、受信フォルダ９０８を介さず、直接担当者Ａフォルダに格納することも可能である。

支店１０３のＰＣ１１０で動作する文書管理アプリケーション８１８は、担当者Ａの指示に基づき、担当者Ａのフォルダ９０６内に保持され且つ同一の受注ＩＤが付与されている、メーカーからの回答書ファイル９１３と顧客からの注文書ファイル９１２とを表示する。そして、文書管理アプリケーション８１８は、担当者Ａの指示に基づき、顧客１（１０１）向けの回答書を作成して（８２０）、顧客向け回答書ファイル８２２としてＦＡＸサーバーに保存する（８２１）。さらに、文書管理アプリケーション８１８は、ＦＡＸドライバ８２３を介してその顧客向け回答書８２２を複合機１１１へ送って（８２４）、顧客１（１０１）に対してＦＡＸ送信させる。ＦＡＸサーバー１１８は、複合機１１１から顧客向け回答書のＦＡＸ送信を確認すると（８２６）、注文書８０３（ファイル９１２）と、メーカーからの回答書（ファイル９１３）と、顧客向け回答書８２２とを、処理済フォルダ９０４へ移動する。移動後のファイルが９１４、９１６、９１７である。なお、ＦＡＸサーバーに保存される顧客向け回答書ファイル８２２のファイル名は、受注ＩＤと、顧客名と、「送信」を示す語と、受信日時とを含む、９１７のような形式のファイル名を付与して保存している。

次に、ＦＡＸサーバー１１８は、１日１回予め設定された時刻に、処理済フォルダ９０４を参照して、処理済フォルダ９０４から同一「受注ＩＤ」が付与された複数のファイルを抽出する。そして、ＦＡＸサーバー１１８は、当該抽出した複数のファイルに対してアーカイブ処理を行って、当該アーカイブしたファイル８２８を文書サーバー１１９に保存する（８２７）。

すなわち、ＦＡＸサーバー１１８は、処理済フォルダ９０４から抽出したファイル群に、同一「受注ＩＤ」が付与されている、注文書８０３と発注書８１０とメーカー回答８１７と顧客向け回答８２２とが揃っていた場合、それらのファイルを１つのファイルにアーカイブする（８２７）。なお、同一「受注ＩＤ」に対して複数の発注書８１０が生成されていた場合、メーカー回答８１７もそれぞれ同数必要である。ＦＡＸサーバー１１８は、発注書８１０の保存時に、「受注ＩＤ」と結びつけて記憶したファイル数で、全てのファイルが揃ったか否かを判断する。図９の例では、処理済みフォルダ９０４に保存されているファイル９１４〜９１７が、注文書８０３、発注書８１０、メーカー回答８１７、顧客向け回答８２２のいずれなのかを、ファイル名で判断している。すなわち、ファイル名に含まれている、「送信」／「受信」の文字列と、送信元名称（「顧客」なのか「メーカー」なのか）とに基づいて判断する。また、別の判断方法として、注文書８０３、発注書８１０、メーカー回答８１７、顧客向け回答８２２のいずれなのかを識別する情報を、ファイル９１４〜９１７のファイル名に挿入する方法や、ファイル属性として保持させる方法を用いても良い。

アーカイブしたファイル８２８は、文書サーバー１１９（またはデータベース１１７）の所定のフォルダに保存される。９１８は、文書サーバー１１９（またはデータベース１１７）のルートフォルダであり、文書サーバー１１９が扱うファイルは、全てこのルートフォルダ９１８以下に保存される。文書サーバー１１９は、フォルダ９１８のパスを文書サーバー１１９の設定値として記憶している。なお、この設定値は設定ファイルや文書サーバー１１９のＵＩを用いて、設定する事も可能である。文書サーバーのルートフォルダ９１８下には、ＦＡＸサーバー１１８がアーカイブファイル８２８を格納するフォルダ９１９が配置される。ＦＡＸサーバー１１８は、フォルダ９１９のパスを、ＦＡＸサーバー１１８の設定値として記憶している。なお、この設定値は設定ファイルやＦＡＸサーバー１１８のＵＩを用いて、設定する事も可能である。

図９では、アーカイブファイル８２８の例が、ファイル９２２、９２３であり、アーカイブが行われた日付のフォルダ９２０、９２１に保存される。ファイル９１４〜９１７をアーカイブしたファイル９２２は、同じ受注ＩＤが付与されたファイル名となっている。なお、図９のアーカイブファイル９２２、９２３は、ＰＤＦ形式としているが、格納形式はこれに限るものではなく、ＺＩＰ形式等他の形式でもよい。また、ＦＡＸサーバーが行うアーカイブ処理（８２７）のタイミングは、１日１回に限るものではなく、任意のタイミングに設定することも可能である。さらに、文書サーバーのルートフォルダ９１８下のフォルダ構成や、ファイル名の付与方法も、図９に示すものに限定するものでは無い。

図１２では、本発明の特徴であるメーカーからのＦＡＸ回答書の受信後の保管処理（８１６）に関して詳細を記載する。

Ｓ１０１で、複合機１１１は、メーカーから受信したＦＡＸデータ（回答書）をＦＡＸサーバー１１８に対して転送する。Ｓ１０２で、ＦＡＸサーバー１１８は、複合機１１１から転送されたＦＡＸデータを取得する。

Ｓ１０３において、ＦＡＸサーバー１１８は、当該取得したＦＡＸデータに付与されている識別情報を解析する。Ｓ１０４において、ＦＡＸサーバー１１８は、解析した識別情報からデータを取得することができたか判断する。

Ｓ１０４において識別情報からデータを取得することができなかった場合、Ｓ１１０に進み、ＦＡＸサーバー１１８は、複合機の情報と図１０の支店管理テーブル１００１と複合機管理テーブル１０１８とを用いて、当該受信したデータの格納先フォルダを決定する。そして、Ｓ１０９において、Ｓ１１０で決定した格納先フォルダにＦＡＸデータを格納する。

Ｓ１０４において識別情報からデータを取得することができた場合、Ｓ１０５に進み、ＦＡＸサーバー１１８は、識別情報から取得したデータ内に含まれる受注ＩＤと発注書ＩＤとを抽出する。Ｓ１０６において、ＦＡＸサーバー１１８は、Ｓ１０５で抽出した受注ＩＤと管理している発注情報ファイル１１０１から抽出した情報とに基づいて、支店名、担当者名を判定し、仕分け先フォルダを決定する。この時、文書名に付与しているメーカー名を基に担当者フォルダの下にさらにメーカー名フォルダを作成し、仕分け先フォルダとして使用しても構わない。

Ｓ１０７において、ＦＡＸサーバー１１８は、Ｓ１０５で抽出した発注書ＩＤと同じ発注書ＩＤのファイルが、Ｓ１０６で決定した仕分け先フォルダにあるか判定する。ここでは、仕分け先フォルダに格納されている文書の文書名を確認する。

仕分け先フォルダに同じ発注書ＩＤのファイルが存在すると判定した場合、Ｓ１０８において、ＦＡＸサーバー１１８は、Ｓ１０２で受信したＦＡＸデータを同じ発注書ＩＤのファイルにマージする。

一方、仕分け先フォルダに同じ発注書ＩＤのファイルがないと判定した場合は、Ｓ１０９において、ＦＡＸサーバー１１８は、Ｓ１０６で選定したフォルダに新しいファイルとして該ＦＡＸデータを格納する。文書名には受注ＩＤと発注書ＩＤとを先頭に追加する。

上述したＳ１０７とＳ１０８に関して、メーカーＡとメーカーＢに発注書を送付し、メーカーＡから複数回に分けて回答書を受信した場合に関して図１３を用いて具体的に説明する。メーカーＡから１回目の回答を受信した場合、仕分け先フォルダには同じ発注書ＩＤのファイルは存在しない。そのため、受信したＦＡＸデータをメーカーＡ受信ファイル１２０１として格納する。図１３のメーカーＡ受信ファイル１２０１は、発注書の回答の例として品名とその品名に対する納期を簡略化して記載している。また、本実施例では発注書の右下に識別情報（２次元コード）を付与した場合の例を記載している。受信したデータの文書名には、該識別情報に基づいて、受注ＩＤ（ＯＩＤ０３４１）と発注書ＩＤ（ＰＩＤ１０２１）とが追加される。文書名に発注書ＩＤを追加することで、仕分け先フォルダに同じ発注書ＩＤに対する回答書が存在するかどうかを、文書名から確認できるようにしている。１回目の回答ではメーカーＡからの回答として全ての納期が記載されていないため、この後、２回目の回答がメーカーＡから送られてくる。

メーカーＡから２回目の回答が送られてきた場合、仕分け先フォルダに同じ発注書ＩＤの１回目の回答が存在する。したがって、メーカーＡからの１回目の回答書１２０２を含むメーカーＡ受信ファイル１２０１に対して、メーカーＡからの２回目の回答１２０５を追加し、メーカーＡの回答を１つのファイルにまとめる。まとめられたファイル１２０３には、１回目の回答書１２０４と２回目の回答書１２０５とが含まれることになる。また、ファイル１２０３のファイル名には、各回答書の回答回数と受信日時とを付与することで、いつ受信したデータなのか文書名から確認できるようにしている。

なお、メーカーＢから１回目の回答を受信した場合、仕分け先フォルダには同じ発注書ＩＤのファイルは存在しない。そのため、受信したＦＡＸデータをメーカーＢ受信ファイル１２０６として格納する。メーカーＢからの回答として全ての納期が記載されているため、２回目の回答がメーカーＢから送られてこない。したがって、メーカーＢの回答としてはファイルのマージが行われない。このようにメーカーからの回答回数によってマージが行われる場合と行われない場合がある。

１つの発注書に対して複数回に分けて回答が為された場合でも、発注書ＩＤに基づいて、自動的に１つのファイルにマージされるので、回答の管理を容易にできるようになる。

（実施例２）
以下に本発明の管理システムに係わる第２の実施形態について説明する。実施例２については、実施例１からの差分のみの説明とするため、特に明記しない部分については、実施例１と同じ構成／手順とする。

実施例２における、メーカーからのＦＡＸ回答書の受信後の保管処理（８１６）に関して詳細を記載する。実施例２は、受信したＦＡＸ文書をマージする際にページ番号を用いてファイルのマージ順序を決定するものである。

発注書が複数ページにわたって作成された場合、元のページ構成を考慮しないとメーカーから返信されたＦＡＸ回答文書をマージしたときに閲覧しにくいファイルとなってしまう。そこで、実施例２では、発注書の元のページ構成を考慮することでメーカーから返信されたＦＡＸ回答文書を閲覧しやすくするものである。

実施例２では、発注書８１０を作成する際に、発注書の各ページに付与する識別情報に、受注ＩＤと発注書ＩＤに加えてページ番号も追加する。

図１４ではメーカーからのＦＡＸ回答書の受信後の保管処理（８１６）に関して詳細を記載する。

Ｓ２０１において、複合機１１１は、メーカーから受信したＦＡＸデータ（回答書）をＦＡＸサーバー１１８に対して転送する。Ｓ２０２で、ＦＡＸサーバー１１８は、複合機１１１から転送されたＦＡＸデータを取得する。

Ｓ２０３において、ＦＡＸサーバー１１８は、当該取得したＦＡＸデータに付与されている識別情報を解析する。Ｓ２０４において、ＦＡＸサーバー１１８は、解析した識別情報からデータを取得することができたか判断する。

Ｓ２０４において識別情報からデータを取得することができなかった場合、Ｓ２１５に進み、ＦＡＸサーバー１１８は、複合機の情報と図１０の支店管理テーブル１００１と複合機管理テーブル１０１８とを用いて、当該受信したデータの格納先フォルダを決定する。そして、Ｓ２１４において、Ｓ２１５で決定した格納先フォルダにＦＡＸデータを格納する。

Ｓ２０４において識別情報からデータを取得することができた場合、Ｓ２０５に進み、ＦＡＸサーバー１１８は、識別情報から取得したデータ内に含まれる受注ＩＤと発注書ＩＤとページ番号とを抽出する。Ｓ２０６において、ＦＡＸサーバー１１８は、Ｓ２０５で抽出した受注ＩＤと管理している発注情報ファイル１１０１から抽出した情報とに基づいて、支店名、担当者名を判定し、仕分け先フォルダを決定する。この時、文書名に付与しているメーカー名を基に担当者フォルダの下にさらにメーカー名フォルダを作成し、仕分け先フォルダとして使用しても構わない。

Ｓ２０７において、ＦＡＸサーバー１１８は、Ｓ２０５で抽出した発注書ＩＤと同じ発注書ＩＤのファイルが、Ｓ２０６で決定した仕分け先フォルダにあるか判定する。ここでは、仕分け先フォルダに格納されている文書の文書名を確認する。

仕分け先フォルダに同じ発注書ＩＤのファイルが存在すると判定した場合、Ｓ２０８において、ＦＡＸサーバー１１８は、Ｓ２０５で抽出したページ番号と同じページ番号のページが該ファイルに含まれているか確認をする。

同じページ番号のページがある場合、Ｓ２０９において、既存のページがあった箇所に当該受信したＦＡＸデータを追加する。そして、Ｓ２１０において、既存のページを後方に移動する。この際、後方に移動されるページは、後方に移動されたページ群の中で元の発注書のページ構成と同様の順序となるように移動する。

Ｓ２１１において、ＦＡＸサーバー１１８は、メーカーに送付した発注書に対して回答がないページがあるか判定する。

回答がないページがあると判定した場合、Ｓ２１２において、回答がないページに対応する位置に、空白のページを挿入する。

Ｓ２０８においてマージ先に同じページ番号のページがない場合、Ｓ２１３において、発注書と同じページ順となるようにＦＡＸデータを保存する。例えば、発注書の１ページ目に対する回答が送信されてきた場合には１ページ目に、発注書の２ページ目に対する回答が送信されてきた場合には２ページ目に保存する。ただし、１ページ目のページの回答の前に２ページ目の回答のみがきた場合には詰めて保存する。

また、Ｓ２０７で同じ発注書ＩＤのファイルがないと判定した場合は、Ｓ２１４において、Ｓ２０６で選定したフォルダに新しいファイルとしてＦＡＸデータを格納する。文書名には受注ＩＤと発注書ＩＤを先頭に追加する。

上述したＳ２０８〜Ｓ２１３の処理に関して、メーカーＡに発注書を送付し、メーカーＡから複数回に分けて回答書を受信した場合に関して図１５の例を用いて説明する。まず、メーカーＡに２ページ構成の発注書を送付する。本実施例では発注書の各ページの右下に識別情報（２次元コード）を付与した場合の例を記載している。次に、メーカーＡから納期が一部記載された１回目のＦＡＸ回答書が返信されてきた場合、仕分け先フォルダには同じ発注書ＩＤのファイルは存在しない。そのため、受信したＦＡＸデータをメーカーＡ受信ファイル１３０１として格納する。受信したデータの文書名には受注ＩＤ（ＯＩＤ０３４１）と発注書ＩＤ（ＰＩＤ１０２１）の他にページ番号と回答回数を追加している。ページ番号はマージを行う際にＦＡＸ受信したデータのページ構成が文書名から確認できるようにするために追加している。ファイル１３０１の例では、１ページ目に対する回答１３０２は受信したが、２ページ目に対する回答は受信していなかったとする。この場合、この時点で２ページ目の回答がきていないことが分かるように、２ページ目に空白ページ１３０３をマージする。

その後、メーカーＡから納期が一部記載された２ページ目の回答が送られてきた場合、仕分け先フォルダの文書名につけられた発注書ＩＤを判定する。同じ発注書ＩＤのメーカーＡ受信ファイル１３０１が存在するため、該ファイルに２ページ目の回答１３０６（メーカーＡ＿Ｐ２回答１）を追加する。発注書の２ページ目に対する回答のため、空白ページ１３０３は削除するとともに、該メーカーＡ受信ファイルの２ページ目に追加を行い、発注書と同様のページ順序を保つ。

更にその後、メーカーＡから納期が全て記載された２ページ目の回答が送られてきたとする。この場合、同じ発注書ＩＤのメーカーＡ受信ファイル１３０４が仕分け先フォルダに存在するため、該ファイルに２回目の２ページ目回答１３０９（メーカーＡ＿Ｐ２回答２）を追加する。このとき、２ページ目に対する最新の回答のため、メーカーＡ受信ファイルの２ページ目に追加を行い、発注書と同様のページ順を保つ。このとき、１回目の２ページ目回答１３１０は該ファイル内の後方に移動する。

更にその後、メーカーＡから納期が全て記載された１ページ目の回答が送られてきたとする。この場合、同じ発注書ＩＤのメーカーＡ受信ファイル１３０７が仕分け先フォルダに存在するため、該ファイルに２回目の１ページ目回答１３１２（メーカーＡ＿Ｐ１回答２）を追加する。このとき、１ページ目に対する最新の回答のため、メーカーＡ受信ファイルの１ページ目に追加を行い、追加前に保存されていたメーカーＡ＿Ｐ１回答１のページ（１３０８）を後方の１３１４の位置に移動する。すなわち、追加前に保存されていた古い回答ページを後方に移動する場合は、後方に移動されたページ群の中でページ順を保つように移動する。

メーカーから複数回に分けて回答があったとしても、各ページの識別子に含まれているページ番号に基づいて、受信ファイルの前半部分には、発注書のページ構成と同じページ順で最新の回答ページが並ぶように追加する。ページの並びは文書名から取得することができるため、元の発注書のページ構成と異なる箇所を見つけ、その箇所以降の適切な箇所に移動する。上述した例のように、メーカーＡ回答１３０７の文書名にはＰ１、Ｐ２、Ｐ２の順でページ番号が出現するので、Ｐ１の回答を新たに受信した場合、新たなＰ１の回答を元々あったＰ１の場所に追加し、元々あったＰ１を発注書のページ構成と異なる箇所であるＰ２とＰ２の間に移動する。

上述したように、実施例２では、発注書のページ番号を各ページの識別情報に含めることで、メーカーからの各ページに対する回答を複数回に分けて受信した場合においても、発注書のページ構成と同様のページ順でマージすることが可能となる。

（その他の実施例）
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。その処理は、上述した実施例の機能を実現させるソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。

Claims

顧客から受注した１つの注文に基づいて作成され且つ複数の発注先に送信された複数の発注書のいずれかに対する回答としてＦＡＸ受信した回答書について、当該回答書に付与されている識別情報を解析し、当該解析した識別情報から、前記顧客から受注した１つの注文を識別するための第１の識別子と、前記複数の発注書のいずれに対する回答であるかを識別するための第２の識別子とを抽出する抽出手段と、
前記抽出手段で抽出された前記第１の識別子に基づいて、保存先のフォルダを決定する決定手段と、
前記決定手段で決定された前記保存先のフォルダに、前記抽出手段で抽出された前記第２の識別子と同じ識別子を有するファイルがあるか判定する判定手段と、
前記判定手段で前記第２の識別子と同じ識別子を有するファイルが前記決定手段で決定された保存先のフォルダにあると判定した場合、当該同じ識別子を有するファイルに前記回答書をマージするマージ手段と、
前記判定手段で前記第２の識別子と同じ識別子を有するファイルが前記決定手段で決定された保存先のフォルダにないと判定した場合、前記回答書を新たなファイルとして前記決定された保存先のフォルダに保存する保存手段と、
を有することを特徴とする管理装置。
前記第１の識別子に基づいて、一連の受発注業務でやり取りした複数のファイルを抽出してアーカイブすることにより、アーカイブファイルを生成する生成手段を、更に有することを特徴とする請求項１に記載の管理装置。
前記抽出手段は、前記ＦＡＸ受信した回答書に付与されている識別情報を解析し、当該解析した識別情報から、前記第１の識別子と、前記第２の識別子と、前記回答書のページ番号とを抽出し、
前記マージ手段は、前記判定手段で前記第２の識別子と同じ識別子を有するファイルが前記決定手段で決定された保存先のフォルダにあると判定した場合、当該同じ識別子を有するファイル内に、前記抽出手段で抽出された前記ページ番号と同じページ番号が含まれるか判定し、含まれると判定した場合は、当該含まれていたページの位置に前記回答書を追加して、当該含まれていたページを該ファイル内の後方に移動させることを特徴とする請求項１に記載の管理装置。
コンピュータを、請求項１乃至３のいずれか１項に記載の各手段として機能させるための、コンピュータプログラム。
顧客から受注した１つの注文に基づいて作成され且つ複数の発注先に送信された複数の発注書のいずれかに対する回答としてＦＡＸ受信した回答書について、当該回答書に付与されている識別情報を解析し、当該解析した識別情報から、前記顧客から受注した１つの注文を識別するための第１の識別子と、前記複数の発注書のいずれに対する回答であるかを識別するための第２の識別子とを抽出する抽出ステップと、
前記抽出ステップで抽出された前記第１の識別子に基づいて、保存先のフォルダを決定する決定ステップと、
前記決定ステップで決定された前記保存先のフォルダに、前記抽出ステップで抽出された前記第２の識別子と同じ識別子を有するファイルがあるか判定する判定ステップと、
前記判定ステップで前記第２の識別子と同じ識別子を有するファイルが前記決定ステップで決定された保存先のフォルダにあると判定した場合、当該同じ識別子を有するファイルに前記回答書をマージするマージステップと、
前記判定ステップで前記第２の識別子と同じ識別子を有するファイルが前記決定ステップで決定された保存先のフォルダにないと判定した場合、前記回答書を新たなファイルとして前記決定された保存先のフォルダに保存する保存ステップと、
を有することを特徴とする管理装置の管理方法。