JP6406867B2

JP6406867B2 - 管理装置、コンピュータプログラム、管理方法

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Publication number: JP6406867B2
Application number: JP2014093607A
Authority: JP
Inventors: 幹彦亀川
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 2014-04-30
Filing date: 2014-04-30
Publication date: 2018-10-17
Anticipated expiration: 2034-04-30
Also published as: JP2015211428A

Description

本発明は、ＦＡＸ文書受信時の振り分け処理を実行する管理装置に関する。

商社等における商品の受発注業務では、例えば、顧客から商品を受注すると、まず、１乃至複数のメーカー等に納期の問合せを行い、その問合せに対する各メーカーからの納期回答に基づいて、顧客へ納期の予定を通知する。そして、納期の予定を通知した結果、顧客からキャンセルがなく正式な受注を受けると、メーカーに商品を発注する、といった一連の業務フローに沿って行われる。このような業務フローを紙文書ベースでやりとりする場合、注文・問合せ・回答通知などの処理はファクシミリ（ＦＡＸ）を用いて行われる場合が多い。そして、これらの処理で使用された一連の紙文書は、後の問合せ等に備えて、紙のバインダ等に閉じられて保管される。

上述した例のように、ＦＡＸの送受信を使用して受発注業務を行うシステムでは、受信したＦＡＸ文書を、処理を行う担当者ごとに適切に振り分ける必要がある。

特許文献１では、仕分け用文字をバーコード化して帳票に印刷しておき、バーコードを読み取ったときに帳票を分類する技術が開示されている。

特開平０８−２７２８８３号公報

しかしながら、特許文献１には、バーコードが読み取りできない場合、または存在しない場合の帳票の特定手段がなく、ＦＡＸを利用した際の画質低下を考慮すると、分類することができない帳票が多数発生してしまう。

上記課題を解決するために、本発明の管理装置は、ＦＡＸ受信した文書に付与されている識別情報を解析し、当該解析した識別情報に含まれる第１の情報を取得する第１の取得手段と、前記ＦＡＸ受信した文書に識別情報が付与されているか否か判定する第１の判定手段と、前記第１の判定手段で前記文書に識別情報が付与されていると判定した場合、前記第１の取得手段で取得した前記第１の情報に基づいて、前記文書の保存先を決定するための情報を取得する第２の取得手段と、前記第２の取得手段において前記第１の情報に基づいて前記文書の保存先を決定するための情報を取得できたか判定する第２の判定手段と、前記第１の判定手段で前記ＦＡＸ受信した文書に識別情報が付与されていないと判定した場合、または、前記第２の判定手段で前記第１の情報に基づいて前記文書の保存先を決定するための情報を取得できなかったと判定した場合に、ＦＡＸの送信元とＯＣＲ処理が実行される領域とを対応づけたテーブルを参照することによって前記文書で特定される領域に対して、ＯＣＲ処理を実行して、当該ＯＣＲ処理の結果として第２の情報を取得するＯＣＲ手段と、前記第２の取得手段で前記第１の情報に基づき取得される前記文書の保存先を決定するための情報、または、前記ＯＣＲ手段で取得される前記第２の情報を用いて、前記文書の保存先を決定し、当該決定された保存先に前記文書を保存する保存手段と、を有することを特徴とする。

本発明は、２次元バーコード等の識別情報が読み取れない場合にも、文書振り分けをできるだけ自動的に行う事が出来るようになり、業務効率を向上することができる。

第一実施例を適用するシステムの全体像を示す図である。複合機１１１、１１３、ＦＡＸ装置１０８、１０９、１２１、１２２の構成を示すブロック図である。ＦＡＸサーバー１１８の構成を示すブロック図である。複合機１１１、１１３の基本的なソフトウェア構成を示す図である。アプリケーション４０９、４１０の構成を示すブロック図である。Ｗｅｂブラウザ４０４の構成を示すブロック図である。ＦＡＸサーバー１１８において本発明に関わる処理プログラムを実行する際、処理プログラムをＲＡＭ３０４上にロードした際のメモリマップの構造を示す図である。ＦＡＸサーバー１１８の機能構成を示す図である。基幹システム１１６から出力される発注情報ファイル９００の構成を示す図である。データベース１１７に登録される支店管理テーブル１０００の構成を示す図である。データベース１１７に登録される担当者管理テーブル１１００の構成を示す図である。データベース１１７に登録されるデバイス管理テーブル１２００の構成を示す図である。データベース１１７に登録される送信ジョブ管理テーブル１３００の構成を示す図である。データベース１１７に登録されるＯＣＲゾーンテーブル１４００の構成を示す図である。複合機１１１を介してメーカーに送付する発注書のフォーマットを示す図である。ファイルサーバー１２５上のフォルダー構成を示す図である。本提案のＦＡＸを使った受発注システムのワークフローを示すシーケンス図である。第一実施例のＷＦ１７０９の処理フローを示すフローチャートである。ＦＡＸ文書ファイルのＯＣＲ処理フローを示すフローチャートである。第二実施例のＷＦ１７０９の処理フローを示すフローチャートである。第三実施例のＷＦ１７０９の処理フローを示すフローチャートである。

（実施例１）
図１は、本実施例のＦＡＸ文書を管理する管理装置を組み込むシステムの全体構成を示す。このシステムは、１以上の顧客（１０１，１０２）が所有するＦＡＸ装置（１０８，１０９）と、商社の支店（１０３，１０４）が所有する複合機（１１１，１１３）と、１以上のメーカー（１０６，１０７）が所有するＦＡＸ装置（１２１，１２２）は、公衆回線（電話回線）１２４を介してＦＡＸ通信することが可能である。なお、ＦＡＸ装置（１０８，１０９，１２１，１２２）は、ＦＡＸ専用機に限るものではなく、ＦＡＸ画像の送受信が可能な装置であれば、複合機であってもＰＣであっても構わない。また、本実施例では、商社の本店１０５は公衆回線１２４に接続させていないが、複合機等の装置を設置して接続させるようにしてもよい。

また、商社支店（１０３，１０４）の複合機（１１１，１１３）やＰＣ（１１０，１１４）は、ＬＡＮ（１１２，１１５）を介してインターネット１２３に接続している。また、商社の本店１０５には、各支店の受発注データを管理する基幹システム１１６、ＦＡＸサーバー１１８、文書を格納しておく文書サーバー１１９、各種データの保存場所であるデータベース１１７、ファイルサーバー１２５が存在し、ＬＡＮ１２０を介してインターネット１２３にも接続している。これらの装置は、ＬＡＮ（１１２，１１５，１２０）やインターネット１２３等のネットワークを介して、データの送受信を行うことが可能である。なお、データベース１１７は、基幹システム１１６、ＦＡＸサーバー１１８、文書サーバー１１９からＬＡＮ１２０経由でアクセスされるものとする。また、本実施例ではデータベース１１７を独立の装置として記載しているが、基幹システム１１６、ＦＡＸサーバー１１８、文書サーバー１１９それぞれの中、または、いずれか１つの中に配置してもよいし、商社本店１０５外に設置してもよい。また、図１ではデータベース１１７を１つ記載しているが、役割に応じて複数のデータベースを設けても構わない。

商社支店のＰＣ１１０、１１４は、ＷＥＢブラウザ（又は専用のアプリケーションプログラム）を用いて、基幹システム１１６、ＦＡＸサーバー１１８、文書サーバー１１９が提供するユーザインターフェースを利用できるものとする。なお、ＰＣ１１０、１１４の代わりに、複合機１１１、１１３がＷＥＢブラウザを有し、複合機１１１、１１３のＷＥＢブラウザの画面から直接基幹システム１１６、ＦＡＸサーバー１１８、文書サーバー１１９が提供するユーザインターフェースを利用するようにしても構わない。さらに、ＰＣ１１０、１１４の代わりに、ネットワークに接続可能なモバイル端末のＷＥＢブラウザを介して、基幹システム１１６、ＦＡＸサーバー１１８、文書サーバー１１９が提供するユーザインターフェースを利用するようにしても構わない。

複合機１１１、１１３は、公衆回線１２４を通じて受信したＦＡＸ画像を蓄積したり印刷したりすることも可能である。なお、本実施例では、公衆回線１２４を通じてＦＡＸの送受信を行っているが、ＦＡＸの通信相手となるＦＡＸ装置がインターネット１２３に接続しており、インターネットを利用したＦＡＸ送受信プロトコルに対応していれば、インターネット１２３を介したＦＡＸ送受信も可能である。複合機１１１、１１３は、インターネット１２３上に公開されているＦＡＸサーバー１１８に対して、ＦＡＸデータを送信する機能も有する。このインターネットを介したＦＡＸサーバーに対するＦＡＸデータの送信においては、予め決められたルールに従い、ＦＡＸサーバー１１８の適当なフォルダに対して送信を行う。なお、この能力は、複合機１１１、１１３のファームウェアにより提供されても、複合機１１１、１１３に後からインストールされて動作するプログラムによって提供されてもよい。なお、複合機１１１、１１３は、ＦＡＸ送受信機能、インターネット１２３上に公開されているＦＡＸサーバー１１８に対するＦＡＸデータの送信機能があれば、複合機以外の装置でも構わない。ＦＡＸ送受信機能、ＦＡＸデータの送信機能は、他の装置と連携して実現される物でもよい。

基幹システム１１６は、支店１０３、１０４が受けた顧客１０１、１０２からの注文を起点とする一連の受発注情報、各顧客情報、各メーカー情報、各支店の担当者情報等を一元管理している。すなわち、各顧客と各支店との間で送受信した情報や、各支店と各メーカーとの間で送受信した情報などが、顧客からの注文ごとにまとめて管理されるものとする。

また、ＦＡＸサーバー１１８は、複合機１１１、１１３から転送されたＦＡＸ文書（注文書）を起点に、後述の図８で説明する処理フローを実現する。また、文書サーバー１１９は、ＦＡＸサーバー１１８で処理した各種文書データを最終的に保管するストレージを備えた装置である。

図２は、本実施例における複合機１１１の構成を示すブロック図である。なお、複合機１１３も同様の構成である。ＣＰＵ２０２を含む制御部２０１は、複合機１１１全体の動作を制御する。ＣＰＵ２０２は、ＲＯＭ２０３に記憶された制御プログラム（コンピュータプログラム）を読み出し実行することにより、読取制御や送信制御などの各種制御を行う。この制御プログラムは後述のコントローラ制御部４０２を含む。ＲＡＭ２０４は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。ＨＤＤ２０５は、画像データや各種プログラム、或いは各種情報テーブルを記憶する。

操作部Ｉ／Ｆ２０６は、操作部２１２と制御部２０１とを接続するインターフェースである。操作部２１２には、タッチパネル機能を有する液晶表示部やキーボードなどが備えられている。複合機１１１のＷｅｂブラウザ４０４、アプリケーション４０９、４１０は、処理に応じてＡＰＩ４０３や仮想マシンＡＰＩ４０６を呼び出し、コントローラ制御部４０２に処理を依頼することによって操作画面を操作部２１２の液晶表示部に表示する。

プリンタＩ／Ｆ２０７は、プリンタ２１３と制御部２０１とを接続するインターフェースである。プリンタ２１３で印刷すべき画像データはプリンタＩ／Ｆ２０７を介して制御部２０１から転送され、プリンタ２１３において記録媒体上に印刷される。複合機１１１のＷｅｂブラウザ４０４、アプリケーション４０９、４１０は、印刷処理に応じてＡＰＩ４０３や仮想マシンＡＰＩ４０６を呼び出し、コントローラ制御部４０２に処理を依頼することによって印刷処理を実行する。

スキャナＩ／Ｆ２０８は、スキャナ２１４と制御部２０１とを接続するインターフェースである。スキャナ２１４は、原稿上の画像を読み取って画像データを生成し、スキャナＩ／Ｆ２０８を介して制御部２０１に該画像データを入力する。後述の複合機１１１のＷｅｂブラウザ４０４、アプリケーション４０９、４１０は、処理に応じてＡＰＩ４０３や仮想マシンＡＰＩ４０６を呼び出し、コントローラ制御部４０２に処理を依頼することによってスキャン処理を実行し、画像データを受信する。

アクセサリＩ／Ｆ２０９は、フィニッシャ２１５と制御部２０１とを接続するインターフェースである。図２では、接続するアクセサリの代表としてフィニッシャ２１５を示したが、他のアクセサリを１つ、または複数接続する事も可能である。アクセサリとしては、パンチ穴を空けるパンチャー、ステープルを行なうステープラー、製本を行う製本ユニット、出力物のソートを行うソーター等がある。

モデムＩ／Ｆ２１０は、モデム２１６と制御部２０１（複合機１１１）とを接続するインターフェースである。モデム２１６は、公衆回線１２４に接続し、外部からのＦＡＸの受信、および、外部へのＦＡＸの送信を行なう。

ネットワークＩ／Ｆ２１１は、制御部２０１（複合機１１１）とＬＡＮ１１２とを接続するインターフェースである。ネットワークＩ／Ｆ２１１は、ＬＡＮやインターネットを介して接続された外部装置に画像データや情報を送信したり、該外部装置から各種情報を受信したりする。なお、ＦＡＸ装置１０８、１０９、１２１、１２２も、アクセサリＩ／Ｆ２０９、フィニッシャ２１５、ネットワークＩ／Ｆ２１１を除く部分は、同様の構成であるものとする。

図３は、ＦＡＸサーバー１１８の構成を示すブロック図である。制御部３０１は、サーバー１１８全体の動作を制御する。ＣＰＵ３０２は、ＲＯＭ３０３に記憶された制御プログラム（コンピュータプログラム）を読み出して各種制御処理を実行する。ＲＡＭ３０４は、ＣＰＵ３０２の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。ＨＤＤ３０５は、画像データや各種プログラム、或いは後述する各種情報テーブルを記憶する。ネットワークＩ／Ｆ３０６は、制御部３０１（ＦＡＸサーバー１１８）をＬＡＮ１２０に接続するためのインターフェースであり、ＬＡＮやインターネットを介して他の装置と各種情報を送受信する。なお、基幹システム１１６、文書サーバー１１９も、図３と同様のハードウェア構成を有するものとする。

図４は、本実施例における複合機１１１で実行される基本的なソフトウェア構成を示す図である。なお、複合機１１３も同様の構成であるものとする。

４０１は、複合機１１１全体を制御する本発明の第１の実行環境の一例である。一般的に４０１は、複合機１１１の各種機能をリアルタイムに制御可能なリアルタイムＯＳの各モジュール、或いは、ＣＰＵに命令してクリティカルに複合機のオプション装置や拡張カードを含む各機能を制御することが可能なライブラリ群から構成される。更に、４０１はその上位で動作するアプリケーションに対して、インターフェース・コマンドを提供するモジュール群を含む。ここでは、４０１をオペレーティング・システム（以下、ＯＳと略記する）と呼ぶ。

４０２は、ＯＳ４０１上で動作するコントローラ制御部であり、スキャナ２１４やプリンタ２１３などを制御するモジュールにより構成されるものである。４０３は、アプリケーション・プログラミング・インターフェース（以下、ＡＰＩと略記する）である。ＡＰＩ４０３は、アプリケーションからの命令の入力の命令列に応答して、コントローラ制御部４０２にアクセスするための処理とネットワークＩ／Ｆ２１１を介してネットワークに接続された機器等に制御コマンドを送る機能を有する。４０４は、ＯＳ４０１上で動作するアプリケーションの１つであるＷｅｂブラウザであり、ＡＰＩ４０３を使用してコントローラ制御部４０２に各種処理を依頼する。

４０５は、特定のアプリケーションを実行するために最適な第２の実行環境であり、例えば、Ｊａｖａ（登録商標）の仮想マシンなどにより実現されるものである。４０６は、仮想マシン４０５上のアプリケーションがＯＳ４０１上で動作するコントローラ制御部４０２にアクセスするためのＡＰＩであり、本実施例においてはＡＰＩ４０３を呼び出すための変換モジュールの機能を有するものである。

４０７は、仮想マシン４０５上で動作するアプリケーション４０９，４１０を統括的に制御する機能を有するフレームワークモジュールである。４０８は仮想マシン４０４上の他のアプリケーションを管理するためのアプリケーションであり、フレームワーク４０７と協調し、アプリケーション４０９、４１０のダウンロード、アップロード、消去、無効化を行うものである。

４０９、４１０は、仮想マシン４０４上で動作するアプリケーションであり、仮想マシンＡＰＩ４０６を使用しコントローラ制御部４０２に各種処理を依頼する。なお、本実施形態の説明においては、仮想マシン上で動作するアプリケーション４０９、４１０を想定して説明するが、ネイティブなアプリケーションであっても構わない。また、本実施形態において、アプリケーション４０９は、複合機１１１が受信したＦＡＸ画像を、ＦＡＸサーバー１１８に対して送信する機能を実行するものとして説明する。

４１１は、仮想マシン４０５が使用する資源を管理するリソース管理部であり、ＯＳ４０１上で動作する。リソース管理部４１１は、仮想マシン４０５、仮想マシンＡＰＩ４０６、フレームワーク４０７、或いはＯＳ４０１上の全アプリケーションがメモリ等のリソース資源を使用する際、予め決められた以上の資源が使用できないように制限するものである。例えば、操作部２１２に画面を表示するアプリケーションについて、予め決められたアプリケーション上限数を超えた場合には、ＵＩ表示を行うことができない、などがある。

図５は、アプリケーション４０９、４１０のソフトウェア構成（モジュール）を示すブロック図である。これらのモジュールは複合機１１１（または複合機１１３）のＨＤＤ２０５もしくはＲＯＭ２０３に格納され、ＣＰＵ２０２が実行する。ＵＩ制御部５０１は、複合機１１１が処理を行う際の設定をユーザに促すためのＵＩ画面を表示する。例えば、スキャン処理を行う場合、ＵＩ制御部５０１は、画像処理装置自体が生成可能なスキャンデータを設定させるためのＵＩ画面を表示する。また、印刷処理を行う場合、ＵＩ制御部５０１は画像処理装置自体が印刷可能なデータの取得を設定させるためのＵＩ画面を表示する。また、ＵＩ制御部５０１は、後述のＷｅｂブラウザ連携部５０５からの依頼により、アプリケーション４０９、４１０の画面を操作部２１１の前面に表示するといった制御を行う。

スキャン処理制御５０２は、ＵＩ制御部５０１で設定したスキャンの設定内容にしたがって、設定内容が画像処理装置自体のスキャン処理能力と整合性があっているかを考慮した処理を行う。印刷処理制御部５０３は、ＵＩ制御部５０１で設定した印刷の設定内容にしたがって、設定内容が画像処理装置自体の印刷処理能力と整合性があっているかを考慮した処理を行う。通信部５０４は、サーバーと通信しデータの送受信や、ＦＴＰ、ＳＭＢ、ＷｅｂＤＡＶ等にしたがってファイルの送受信を行う処理を行う。

Ｗｅｂブラウザ連携部５０５は、Ｗｅｂブラウザ４０４と通信し、Ｗｅｂブラウザ４０４の呼び出しや、Ｗｅｂブラウザ４０４からの操作終了の通知を受け取るといった処理を行う。Ｗｅｂブラウザ連携部５０５は、Ｗｅｂブラウザ４０４から操作終了の通知を受け取った場合、アプリケーション４０９、４１０の画面を操作部２１２の前面に表示するようＵＩ制御部５０１に依頼する。

図６は、Ｗｅｂブラウザ４０４のソフトウェア構成モジュールを示すブロック図である。これらのモジュールは複合機１１１（または複合機１１３）のＨＤＤ２０５もしくはＲＯＭ２０３に格納され、ＣＰＵ２０２が実行する。

通信部６０１は、ＨＴＴＰプロトコル／ＨＴＴＰＳプロトコルにしたがって、サーバーと通信する。より具体的には、通信部６０１は、Ｗｅｂブラウザ４０４のＵＩ制御部６０２で表示した操作画面を介して入力される情報を、サーバーで実行されているアプリケーションなどに対するリクエストとして送信する。また、通信部６０１は、サーバーで実行されているアプリケーションなどから送信されるレスポンス（処理結果）を受信する。また、通信部６０１は、アプリケーション４０９のような複合機１１１内部のアプリケーションの通信部５０４とも通信可能である。

ＵＩ制御部６０２は、通信部６０１が受信したレスポンス中に含まれるＨＴＭＬファイルを解析し、解析結果に基づいて操作部２１１に操作画面を表示する。また、ＵＩ制御部６０２は、後述のアプリケーション連携部６０４からの依頼により、Ｗｅｂブラウザ４０４の画面を操作部２１２の前面に表示するといった制御を行う。セッション管理部６０３は、サーバー１０２とＷｅｂブラウザ４０４が通信を行う際のセッション情報を管理する。

アプリケーション連携部６０４は、アプリケーション４０９と通信し、アプリケーション４０９からのＷｅｂブラウザ４０４の呼び出し要求を受信する処理や、アプリケーション４０９への操作終了の通知を送信する処理などを行う。アプリケーション連携部６０４は、アプリケーション４０９からのＷｅｂブラウザ４０４の呼び出し要求を受信すると、Ｗｅｂブラウザ４０４の画面を操作部２１２の前面に表示するようＵＩ制御部６０２に依頼する。

図７は、ＦＡＸサーバー１１８において本発明に係る処理プログラム（コンピュータプログラム）を実行する際、処理プログラムをＲＡＭ上にロードした際のメモリマップの構造を示す図である。メモリマップは、本装置上の入出力を司る基本Ｉ／Ｏプログラム７０１、各処理プログラムに動作環境を提供するシステム・プログラム７０２、本実施例の処理プログラムを初めとする各種処理プログラム７０３、関連データを格納するエリア７０４、各種プログラムが動作する際に一時的に利用するワークエリア７０５で構成されている。なお、容量の制約により７０１〜７０５として利用する領域が足りなくなった場合、ＨＤＤをＲＡＭの領域の一部として扱うことも可能である。

図８は、本発明に係る処理プログラム（コンピュータプログラム）を実行するＦＡＸサーバー１１８の機能モジュール構成を示す図である。これらの機能モジュールは、ＦＡＸサーバー１１８のＲＯＭ３０３もしくはＨＤＤ３０５に格納され、ＣＰＵ３０２が実行する。

ＦＡＸ受信処理制御部８０１は、複合機１１１が受信したＦＡＸ文書を、ファイルサーバー１２５を介して取得するためのＦＡＸ受信処理を制御する。このＦＡＸ受信処理制御部８０１は、複合機１１１に割り当てられた複数の受信フォルダーを監視し、ＦＡＸ文書が複合機１１１により格納されたことを検知して動作するものである。

画像処理制御部８０２は、二次元バーコードの生成／解析や、指定された領域の文字認識処理（以降、ＯＣＲ処理）を制御するものであり、主にＦＡＸ受信処理制御部８０１およびＦＡＸ送信処理制御部８０３により使用される内部機能モジュールである。

ＦＡＸ送信処理制御部８０３は、メーカーへ送信するＦＡＸ文書の送信処理、および複合機１１１に対する送信依頼処理を制御する。このＦＡＸ送信処理制御部８０３は、メーカーへのＦＡＸ送信に必要な情報を記載した発注情報ファイル９００を基幹システム１１６が出力するフォルダーを監視し、そのフォルダーに発注情報ファイル９００が格納されたことを検知して動作するものである。

発注書作成処理制御部８０４は、メーカーへＦＡＸとして送信する発注書の作成を制御するものであり、主にＦＡＸ送信処理制御部８０３から使用される内部モジュールである。

データベース処理制御部８０５は、データベース１１７に格納された後述の図１０から図１２で示すデータの入出力を制御する。データベース処理制御部８０５は、主に、ＦＡＸ受信処理制御部８０１およびＦＡＸ送信処理制御部８０３により使用される内部機能モジュールである。

図９は、発注情報ファイル９００を示す図である。発注情報ファイル９００は、基幹システム１１６が出力するデータであり、ＦＡＸサーバー１１８が参照する。発注情報ファイル９００は、メーカーへの発注書に記載すべき情報を含んでおり、発注ＩＤ９１０、相手先９１１、相手先電話番号９１２、担当者９１３、支店９１４、デバイス９１５、品番９１６、個数９１７、品名９１８、単価９１９により構成される。本実施例では発注情報ファイル９００はＣＳＶ形式のファイルとしているが、ＸＭＬ形式のファイルなどＦＡＸサーバー１１８が認識可能な形式のファイルであれば、形式は問わない。

図１０〜図１４は、データベース１１７に記憶されるデータテーブルを示す図であり、それぞれＦＡＸサーバー１１８からデータベース処理制御部８０５を経由して参照される。

図１０は、支店管理テーブル１０００を示す図である。支店管理テーブル１０００は、支店ＩＤ１０１０、支店名１０１１、支店フォルダー名１０１２、受信フォルダー名１０１３、デフォルト振分フォルダー名１０１４、支店管理者名１０１５、支店管理者メールアドレス１０１６、作成日時１０１７、更新日時１０１８により構成される。

図１１は、担当者管理テーブル１１００を示す図である。担当者管理テーブル１１００は、担当者ＩＤ１１１０、担当者名１１１１、受信済文書格納フォルダー名１１１２、送信済文書格納フォルダー名１１１３、支店ＩＤ１１１４、デバイスＩＤ１１１５、基幹システム内の名称１１１６、作成日時１１１７、更新日時１１１８により構成される。

図１２は、デバイス管理テーブル１２００を示す図である。デバイス管理テーブル１２００は、支店ＩＤ１２１０、デバイスＩＤ１２１１、デバイス名１２１２、デバイスフォルダー１２１３、アドレス１２１４、作成日時１２１５、更新日時１２１６により構成される。

図１３は、送信ジョブ管理テーブル１３００を示す図である。送信ジョブ管理テーブル１３００は、発注ＩＤ１３１０、ジョブＩＤ１３１１、ＦＡＸＪＯＢファイル名１３１２、送信ステータス１３１３、相手先１３１４、支店ＩＤ１３１５、担当者ＩＤ１３１６により構成される。

図１４は、ＯＣＲゾーンテーブル１４００を示す図である。ＯＣＲゾーンテーブル１４００は、フォーマットＩＤ１４１０、相手先１４１１、発注ＩＤ領域１４１２、担当者領域１４１３により構成される。発注ＩＤ領域１４１２および担当者領域１４１３に記載されている位置情報は、ＯＣＲ処理を行う原稿内の領域を特定する情報である。

図１５は、発注帳票データ１５００を示す図である。基幹システム１１６が出力した発注情報ファイル９００を基に作成する発注書のＦＡＸ送信データの例である。図１５の例では、発注日、発注ＩＤ、品番、品名、個数、単価、希望納期、二次元バーコードを付与し、金額、小計、消費税、合計、合計金額を計算して帳票データとして構成するが、特に中身の書式については問わない。

図１６は、ファイルサーバー１２５が管理するフォルダーおよびフォルダーに格納するファイルの構成を示す図である。ＦＡＸサーバーＲＯＯＴフォルダー１６００を最上位フォルダーとして構成される本フォルダー構造は、ＰＣ１１０、複合機１１１、ＦＡＸサーバー１１８より参照、および更新可能なアクセス権限にて構成される。

ＦＡＸサーバーＲＯＯＴフォルダー１６００は、ＬＩＢフォルダー１６１０、ＤＥＶフォルダー１６２０を配下に保持する。

ＬＩＢフォルダー１６１０は、ＰＣ１１０、ＦＡＸサーバー１１８よりアクセスされるフォルダーであり、ＰＣ１１０を利用するユーザから参照／更新する場所を表している。ＬＩＢフォルダー１６１０は、その配下に支店Ｘ１０３、支店Ｙ１０４など支店ごとのフォルダーを保持する。本実施例では、支店Ｘフォルダー１６１１を図示しているが、その他の支店のフォルダーも存在しているものとする。

支店Ｘフォルダー１６１１は、その配下に担当フォルダー１６１２、受信フォルダー１６１５を保持する。担当フォルダーは、その配下に、その支店に在籍するＦＡＸ受発注業務担当者ごとのフォルダーを保持する。本実施例では、担当者管理テーブル１１００に記載された担当者山田さんのＹａｍａｄａフォルダー１６１３を図示しているが、その他の担当者のフォルダーも存在しているものとする。なお、Ｙａｍａｄａフォルダー１６１３は、その配下に山田さんが担当している注文のファイルを保持する。図１６の例では、メーカーＡに送信したＦＡＸ文書ファイル１６１４を保持している状態を図示している。

受信フォルダー１６１５は、受信したＦＡＸ文書の中で担当者への自動振り分けができないＦＡＸ文書ファイルを保持しておくためのフォルダーである。すなわち、顧客からのＦＡＸ受信した注文書のＦＡＸ文書ファイルや、メーカーからＦＡＸ受信した回答書のＦＡＸ文書ファイルの中で、担当者の特定ができないものを保持する。この受信フォルダー１６１５に保持されたＦＡＸ文書ファイルは、担当者や管理者などにより手動で担当フォルダー１６１２配下の担当者のフォルダーに配布されるものとなる。図１６の例では、ＦＡＸ受信をしたファイル１６１６が受信フォルダー１６１５に格納されている状態を図示している。

ＤＥＶフォルダー１６２０は、複合機１１１、基幹システム１１６、ＦＡＸサーバー１１８によりアクセスされるフォルダーであり、複合機１１１とＦＡＸサーバー１１８、および基幹システム１１６とＦＡＸサーバー１１８との間でのファイルの授受に使用する。すなわち、複合機１１１とＦＡＸサーバー１１８との間では、ＦＡＸ文書ファイルの授受、基幹システム１１６とＦＡＸサーバー１１８との間では、発注情報ファイル９００の授受が行われる。

ＤＥＶフォルダー１６２０は、配下に支店Ｘフォルダー１６２１で表されている支店毎のフォルダーと、基幹フォルダー１６２８を保持する。なお、図示していないが、支店Ｘフォルダー１６２１と同様に、他の支店のフォルダーも並列に並んで保持しているものとする。

支店Ｘフォルダー１６２１は、配下に支店Ｘで管理している複合機１１１のＤｅｖｉｃｅＸフォルダー１６２２を保持する。なお、図示していないが、このＤｅｖｉｃｅＸフォルダー１６２２同様、支店で管理されている複合機の数だけフォルダーとして並列に並んで保持しているものとする。

ＤｅｖｉｃｅＸフォルダー１６２２は、配下に送信フォルダー１６２３と受信フォルダー１６２５を保持する。送信フォルダー１６２３は、ＦＡＸサーバー１１８からメーカーへの発注を行うためのＦＡＸ文書ファイルを配置し、複合機１１１がそのＦＡＸ文書ファイルを取得してＦＡＸ送信を行うための仲介場所として使用されるものである。図１６の例では、送信フォルダー１６２３の下に、メーカーＡへ送信するためのＦＡＸ文書ファイル１６２４が配置されていることを表している。

受信フォルダー１６２５は、複合機１１１で受信したＦＡＸ文書ファイルをＰＤＦ形式にして配置し、ＦＡＸサーバー１１８がそのＦＡＸ文書ファイルを取得してＦＡＸ受信処理を行うための仲介場所として使用されるものである。図１６の例では、メーカーＡから受信したＦＡＸ文書ファイル１６２６と、顧客１から受信したＦＡＸ文書ファイル１６２７が配置されていることを表している。

基幹フォルダー１６２８は、基幹システム１１６から出力された発注情報ファイル９００を配置し、ＦＡＸサーバー１１８がそのファイルを取得して送信ＦＡＸ文書を作成するための仲介場所として使用されるものである。図１６の例では、基幹システム１１６から出力された発注ＩＤがＯＩＤ＿０００１であるＣＳＶファイル１６２９が配置されていることを表している。このＣＳＶファイルは、発注情報ファイル９００の書式で記載されているものとなる。

図１７は、ＦＡＸを介して受発注を行う際に実行される、顧客１０１、商社支店１０３、商社本店１０５、メーカー１０６間のワークフローを示す図である。

ＷＦ１７００において、顧客１０１が、ＦＡＸ装置１０８を用いて商社支店１０３に対して注文をＦＡＸで送信すると、商社支店１０３は、複合機１１１で注文のＦＡＸを受信する。

ＷＦ１７０１において、複合機１１１は、受信したＦＡＸデータを、予め登録された設定にしたがって、商社本店１０５のファイルサーバー１２５の所定のフォルダーに配置する。この時、画像データのまま配置することも、ＰＤＦに変換して配置することも、あるいはテキストデータに変換して送ることも可能である。なお、本実施例では、ファイルサーバー１２５に転送するが、ＦＡＸサーバー１１８内やＦＡＸサーバー１１８が管理可能な共有領域であればどこでも構わない。

ＷＦ１７０２において、商社支店１０３の担当者は、ＰＣ１１０を用いてファイルサーバー１２５に保存されたＦＡＸデータを閲覧しながら、ＷＦ１７０３において、基幹システム１１６に対して注文情報をキーボード等を用いて入力する。基幹システム１１６に入力する方法は、ブラウザのようなＵＩでもよいし、方法は問わない。このとき、基幹システム１１６は、注文を一意に特定可能な「発注ＩＤ」（すなわち、注文を識別するための識別子）を発行して、図９のような発注情報ファイル９００を作成する。

注文情報が入力されると、ＷＦ１７０４において、基幹システム１１６は発注情報ファイル９００を出力して、ＦＡＸサーバー１１８に送付する。本実施例では前述のようにファイルサーバー１２５の基幹フォルダー１６２８を介してＦＡＸサーバーに渡すことができるが、特にこの方法に特化せずＷＥＢサービス等の通信手段を用いてもよく、方法は問わない。

ＷＦ１７０５において、基幹システムからの発注情報ファイル９００を取得したＦＡＸサーバーは、ＦＡＸ送信処理制御部８０３から起動された、発注書作成処理制御部８０４において、発注情報ファイル９００に基づいて発注帳票データ１５００を作成する。この際、発注書作成処理制御部８０４は、画像処理制御部８０２を使用して、発注情報ファイル９００に記載されている発注ＩＤ９１０、担当者９１３、支店９１４の情報を含んだ二次元バーコード画像（識別情報）を生成し、発注帳票データ１５００に埋め込む。そして、作成した発注帳票データ１５００は、複合機１１１がＦＡＸ送信を行う事の出来る形式のファイルにしてファイルサーバー１２５に出力する。ＦＡＸサーバーは、ファイルサーバー１２５に出力した後に、ＦＡＸ送信処理を依頼する複合機１１１に対して発注帳票データをＦＡＸ送信するように通知する。

ＷＦ１７０６において、複合機１１１は、発注帳票データ１５００を、発注対象のメーカーのＦＡＸ装置１２１に対してＦＡＸ送信する。

ＷＦ１７０７において、メーカーＡはＦＡＸ装置１２１で受信した発注帳票データ１５００に納期回答を記載したもの（回答書）を、同じくＦＡＸ装置１２１を使用して商社支店１０３の複合機１１１に対してＦＡＸ送信する。

ＷＦ１７０８において、複合機１１１は、予め登録された設定に従い、ＷＦ１７０７で受信したＦＡＸ文書データを、商社本店１０５のファイルサーバー１２５のデバイス受信フォルダー１６２５に転送する。この時、ＷＦ１７０１と同様、画像データのまま配置することも、ＰＤＦに変換して配置することも、あるいはテキストデータに変換して送ることも可能である。

ＷＦ１７０９において、ＦＡＸサーバー１１８は、ＷＦ１７０８でファイルサーバー１２５に配置されたＦＡＸ文書データを取得して解析を行い、担当が判別できた場合には、該ＦＡＸ文書データをファイルサーバー１２５の担当フォルダーへ移動する。本処理については、図１８で詳細に述べる。

ＷＦ１７１０において、商社支店１０３の担当者は、ＰＣ１１０を使用してファイルサーバー１２５に置かれた納期回答が付与されたＦＡＸデータ（回答書）を閲覧しながら、ＷＦ１７００で受信したＦＡＸデータに対して納期回答を記載して、顧客向けの回答書を作成する。

ＷＦ１７１１において、商社支店１０３の担当者は、納期回答を記載したＦＡＸデータ（顧客向けの回答書）を複合機１１１に対して送信する。

ＷＦ１７１２において、複合機１１１は、その納期回答を記載したＦＡＸデータ（顧客向けの回答書）を、顧客１０１のＦＡＸ１０８へ送信する。

ＷＦ１７１３において、ＦＡＸサーバー１１８は、ＷＦ１７００、ＷＦ１７０６、ＷＦ１７０７、ＷＦ１７１２で送受信したＦＡＸデータを取得し、まとめてアーカイブし、ＷＦ１７１４において当該アーカイブしたアーカイブファイルを文書サーバー１１９に格納する。

図１８は、図１７のＷＦ１７０９の処理を詳細に示したものである。本処理は、ＦＡＸサーバー１１８のＣＰＵ３０２により実行されるものであり、ＦＡＸ受信処理制御部８０１での処理を示している。

ステップＳ１８０１において、監視していたファイルサーバー１２５のデバイス受信フォルダー１６２５にＦＡＸ文書ファイルが配置されたことを検知し、そのＦＡＸ文書ファイルを取得する。例えば、ここで取得したファイルは、メーカーＡから送付されたＦＡＸ文書ファイル１６２６であったとする。

ステップＳ１８０２において、取得したＦＡＸ文書ファイル１６２６を画像処理制御部８０２に送付し、ＦＡＸ文書内に二次元バーコードの画像イメージ（識別情報）があるかどうかのチェックと、二次元バーコード画像の解析を行う。すなわち、画像処理制御部８０２は、ＦＡＸ文書のページ内にＱＲコード（登録商標）（識別情報）が存在するかをチェックし、存在する場合にはその二次元バーコード画像から、コード化されている文字列情報を取得する。本システムでは、ＷＦ１７０５で生成した二次元バーコードとして埋め込んだ発注ＩＤ９１０、担当者９１３、支店９１４の情報があれば、ＦＡＸサーバー１１８のＲＡＭ３０４に記録しておく。

ステップＳ１８０３において、ＲＡＭ３０４に二次元バーコードから抽出された情報が保存されているかどうかを判定する（すなわち、二次元バーコードがあったかどうかを判定する）。情報が保存されていると判定した場合には、担当者を特定することができる情報があるとして、ステップＳ１８０４へ進む。一方、情報が保存されていない（二次元バーコードが無かった）場合には、ステップＳ１８０６へ進む。

ステップＳ１８０４において、ＲＡＭに保存された情報の中から、発注ＩＤと担当者名とを取得する。ここでは、更に、二次元バーコードから取得した担当者名に基づいて、担当者管理テーブル１１００に保持されている担当者の情報に基づき、当該担当者の受信済み文書格納フォルダー名を取得しておく。

ステップＳ１８０５において、Ｓ１８０４で発注ＩＤと担当者名とを取得できたか判定し、取得できた場合には、ステップＳ１８０８へ進む。一方、Ｓ１８０４で発注ＩＤと担当者名とを取得できなかった場合には、ステップＳ１８０６に進む。

ステップＳ１８０６において、ＦＡＸ文書ファイル１６２６に対してＯＣＲ処理を行い、支店９１４および担当者９１３の情報取得を行う。本ステップのＯＣＲ処理については、図１９において後述する。

ステップＳ１８０７において、ＯＣＲ処理の結果として、ＲＡＭ３０４に発注ＩＤ９１０、担当者９１３の情報が記録されているかを確認し、存在する場合には、ステップＳ１８０８に進む。一方、ＲＡＭ３０４に情報の記録を確認できない場合には、ステップＳ１８０９に進む。

ステップＳ１８０８において、ステップＳ１８０４もしくはステップＳ１８０６で取得した発注ＩＤ９１０及び担当者９１３の情報と、メーカーからの回答である旨の識別子（ここでは「回答」）をファイル名称に付与する。これにより、ＦＡＸ文書ファイル１６２６のファイル名は、例えば、「ＯＩＤ＿０００１＿山田＿回答＿メーカーＡ＿２０１３１２２１４．ｐｄｆ」といった名称に変更される。そして、支店９１４に合致する受信フォルダー名１０１３と、担当者９１３に合致する受信済み文書格納フォルダー名１１１２とで構成されるファイルサーバー１２５のパス（Ｙａｍａｄａフォルダー１６１３）を保存先として決定し、このファイルを移動（振り分け）して本処理を終了する。

ステップＳ１８０９において、二次元バーコード及びＯＣＲ処理のいずれでも担当者を特定できなかったため、当該ＦＡＸ文書ファイルを受信した複合機１１１の属する支店９１４のデフォルト振分フォルダー名１０１４に、当該ＦＡＸ文書ファイル１６２６を移動して、本処理を終了する。

図１９は、図１８のステップＳ１８０６において実行されるＯＣＲ処理の詳細を示したものである。本処理フローは、ＦＡＸサーバー１１８のＣＰＵ３０２において、画像処理制御部８０２の処理として行われる。本処理は、起動時にＯＣＲ処理対象となるファイルのパスをあらかじめ受け取っておく。

ステップＳ１９０１において、ＯＣＲゾーンテーブル１４００のレコード一覧を取得する。取得したレコードは、ＲＡＭ３０４に一時的に格納しておく。

ステップＳ１９０２において、起動時に取得したパスのファイル名称に基づいて、該ファイル名内に含まれているＦＡＸ文書の送信元情報を抽出し、その情報が、ＲＡＭ３０４に格納したＯＣＲゾーンテーブル１４００の項目１４１１内に存在するかどうかを確認する。

ステップＳ１９０３において、ＯＣＲゾーンテーブル１４００内に、ＦＡＸ相手先（ＦＡＸ文書の送信元）のレコードが存在した場合には、ステップＳ１９０４に進み、存在しなかった場合にはステップＳ１９０５に進む。

ステップＳ１９０４において、ＯＣＲゾーンテーブル１４００内の相手先のレコードをＲＡＭ３０４から取得する。

ステップＳ１９０５において、ＲＡＭ３０４に格納したＯＣＲゾーンテーブル１４００のレコードから任意の一つ（ここではリストの先頭とする）を取得して、ＲＡＭ３０４から削除する。

ステップＳ１９０６において、ステップＳ１９０４もしくはステップＳ１９０５で取得したレコードの領域情報を使用して、起動時に取得したファイルのゾーンＯＣＲ処理を行う。ここでは、メーカーＡのレコード（すなわちフォーマットＩＤ１４１０が「ＺＯＮＥ＿０００２」のレコード）を使用するものとして記載する。

まず、レコードの発注ＩＤ領域１４１２に対応する領域（左上を起点にして、右に５０ピクセル／下に８０ピクセルの位置から右に１５０ピクセル、下に１００ピクセルの位置の２点を頂点とした矩形エリア）の部分画像に対してＯＣＲ処理を実行して文字列情報を読み取る。読み取った文字列は、ＲＡＭ３０４に前述の発注ＩＤ９１０として格納しておく。次に、レコードの担当者領域１４１３に対応する領域（左上を起点にして、右に３２０ピクセル／下に８０ピクセルの位置から右に３７０ピクセル、下に１００ピクセルの位置の２点を頂点とした矩形エリア）の部分画像に対してＯＣＲ処理を実行して文字列情報を読み取る。読み取った文字列は、ＲＡＭ３０４に前述の担当者９１３として格納しておく。

ステップＳ１９０７において、ＲＡＭ３０４に発注ＩＤ９１０と担当者９１３が格納されたかどうかを確認し、格納されている場合には、ＯＣＲが成功したとしてステップＳ１９０８に進む。一方、格納されていない場合には、ステップＳ１９１０に進む。

ステップＳ１９０８において、ＲＡＭ３０４に格納した担当者名が、担当者情報テーブル１１００の担当者名１１１１に存在するレコードを取得する。

ステップＳ１９０９において、ステップＳ１９０８でレコードが取得できた場合には所望のＯＣＲ処理が行えたため、本処理フローを終了する。取得できなかった場合には、ＯＣＲ対象の領域（ＯＣＲ対象の文字）が間違っているため、ステップＳ１９１０に進む。

ステップＳ１９１０において、ステップＳ１９０５同様、ＲＡＭ３０４に格納したＯＣＲゾーンテーブル１４００のレコードから任意の一つ（ここでは残りのリスト（すなわち未処理のレコード）の中の先頭とする）を取得して、ＲＡＭ３０４から削除する。

ステップＳ１９１１において、ＯＣＲゾーンテーブル１４００のレコードが取得できたか判断し、レコードが取得できている場合には、ステップＳ１９０６に戻って、ＯＣＲ処理を継続する。一方、取得できなかった場合には、確認すべきレコードがなくなったため、ステップＳ１９１２に進む。

ステップＳ１９１２において、全てのＯＣＲゾーンテーブル１４００のレコードでＯＣＲを失敗したため、ＲＡＭ３０４に格納した処理中の発注ＩＤ９１０、担当者９１３を削除して、本処理フローを終了する。

以上述べたように、本実施例では、メーカーからのＦＡＸ文書（回答書）の中に二次元コードが含まれていれば、当該二次元コードの情報に基づいて振り分け処理を行う。すなわち、ＦＡＸ送信された発注書にメーカーが直接書き込んで、回答書としてＦＡＸ返信してきた場合は、二次元コードが含まれているため、その情報に基づいて振り分け処理を正確に行うことができる。

一方、二次元コードが含まれていなければ、まず、ＯＣＲゾーンテーブルのうち、ＦＡＸの送信元電話番号に対応するメーカーの情報を取得してＯＣＲ処理を行って、振り分けに用いる情報を取得する。すなわち、メーカーが発注書に直接書き込まずに、そのメーカー独自のフォーマットに回答を記載して回答書を送付してくる場合があるが、その場合、そのメーカー独自のフォーマットは大抵同じフォーマットで送付してくる。したがって、そのフォーマット情報をＯＣＲゾーンテーブルに予め登録しておくことで、送信元電話番号に基づいて、振り分け処理に用いる情報が記載された領域を特定してＯＣＲ処理を行うことができるので、より正確な振り分け処理が可能になる。

（実施例２）
本実施例２は、実施例１の図１８で示した受信文書の振り分けの処理を、図２０の処理で置き換えたものとなる。そのため、その他の図で説明した構成、および処理フローについては同じであるため、説明を省略する。

図２０は、図１７のＷＦ１７０９における、実施例２の処理を詳細に示したものである。本処理は、ＦＡＸサーバー１１８のＣＰＵ３０２により実行されるものであり、ＦＡＸ受信処理制御部８０１での処理を示している。

ステップＳ２００１において、監視していたファイルサーバー１２５のデバイス受信フォルダー１６２５にＦＡＸ文書ファイルが配置されたことを検知し、そのＦＡＸ文書ファイルを取得する。例えば、ここで取得したファイルは、メーカーＡから送付されたＦＡＸ文書ファイル１６２６であったとする。

ステップＳ２００２において、ＦＡＸ文書ファイル１６２６に対してＯＣＲ処理を行い、支店９１４および担当者９１３の情報取得を行う。本ステップのＯＣＲ処理については、前述の図１９と同様の処理である。

ステップＳ２００３において、ＯＣＲ処理の結果、ＲＡＭ３０４に発注ＩＤ９１０、担当者９１３の情報が記録されているかを確認し、存在する場合には、ステップＳ２００８に進む。一方、ＲＡＭ３０４に情報が保存されていなかった場合には、ステップＳ２００４に進む。

ステップＳ２００４において、取得したＦＡＸ文書ファイル１６２６を画像処理制御部８０２に送付し、ＦＡＸ文書内に二次元バーコードの画像イメージがあるかどうかのチェックと、二次元バーコード画像の解析を行う。すなわち、画像処理制御部８０２は、ＦＡＸ文書のページ内にＱＲコード（登録商標）が存在するかをチェックし、存在する場合にはその二次元バーコード画像から、コード化されている文字列情報を取得する。本システムでは、ＷＦ１７０５で生成した二次元バーコードとして埋め込んだ発注ＩＤ９１０、担当者９１３、支店９１４の情報があれば、ＦＡＸサーバー１１８のＲＡＭ３０４に記録しておく。

ステップＳ２００５において、ＲＡＭ３０４に二次元バーコードから抽出された情報が保存されているかどうかを判定する（すなわち、二次元バーコードがあったかどうかを判定する）。情報が保存されていると判定した場合には、担当者を特定することができる情報があるとして、ステップＳ２００６へ進む。一方、情報が保存されていない（二次元バーコードが無かった）場合には、ステップＳ２００９へ進む。

ステップＳ２００６において、ＲＡＭに保存された情報の中から、発注ＩＤと担当者名とを取得する。ここでは、更に、二次元バーコードから取得した担当者名に基づいて、担当者管理テーブル１１００に保持されている担当者の情報に基づき、当該担当者の受信済み文書格納フォルダー名を取得しておく。

ステップＳ２００７において、Ｓ２００６で発注ＩＤと担当者名とを取得できたか判定し、取得できた場合には、ステップＳ２００８へ進む。一方、Ｓ２００６で発注ＩＤと担当者名とを取得できなかった場合には、ステップＳ２００９に進む。

ステップＳ２００８において、ステップＳ２００２もしくはステップＳ２００６において取得した発注ＩＤ９１０および担当者９１３と、メーカーからの回答である旨の識別子（ここでは「回答」）とをファイル名称に付与する。これにより、ＦＡＸ文書ファイル１６２６のファイル名は、例えば、「ＯＩＤ＿０００１＿山田＿回答＿メーカーＡ＿２０１３１２２１４．ｐｄｆ」のようなファイル名称に変更される。さらに、このファイルは、支店９１４に合致する受信フォルダー名１０１３と、担当者９１３に合致する受信済み文書格納フォルダー名１１１２とで構成されるファイルサーバー１２５のパス（Ｙａｍａｄａフォルダー１６１３）へ移動（振り分け）して本処理を終了する。

ステップＳ２００９において、二次元バーコードおよびＯＣＲ処理のいずれでも担当者を特定できなかったため、当該ＦＡＸ文書ファイルを受信した複合機１１１の属する支店９１４のデフォルト振分フォルダー名１０１４に、当該ＦＡＸ文書ファイル１６２６を移動して、本処理を終了する。

（実施例３）
本実施例３は、受信したＦＡＸ文書ファイルが複数ページだった場合の処理を示しており、実施例１の図１８で示した受信文書の振り分け処理を、図２１の処理で置き換えたものとなる。そのため、その他の図で説明した構成、および処理フローについては同様であるため、説明を省略する。

図２１は、図１７のＷＦ１７０９における、実施例３の処理を詳細に示したものである。本処理は、ＦＡＸサーバー１１８のＣＰＵ３０２により実行されるものであり、ＦＡＸ受信処理制御部８０１での処理を示している。

ステップＳ２１０１において、監視していたファイルサーバー１２５のデバイス受信フォルダー１６２５にＦＡＸ文書ファイルが配置されたことを検知し、そのＦＡＸ文書ファイルを取得する。例えば、ここで取得したファイルは、メーカーＡから送付されたＦＡＸ文書ファイル１６２６であったとする。

ステップＳ２１０２において、取得したＦＡＸ文書ファイル１６２６から、先頭ページのみを取得し、ＲＡＭ３０４に格納する。この際、取得したページは、元のＦＡＸ文書ファイル１６２６からは削除しておく。

ステップＳ２１０３において、ステップＳ２１０２でページの取得処理ができている場合には、ステップＳ２１０４に進む。ページの取得ができない場合には、ステップＳ２１１５に進む。

ステップＳ２１０４において、ＲＡＭ３０４に格納したＦＡＸ文書ファイル１６２６の１ページを画像処理制御部８０２に送付し、ＦＡＸ文書内に二次元バーコードの画像イメージがあるかどうかのチェックと、二次元バーコード画像の解析を行う。すなわち、画像処理制御部８０２は、ＦＡＸ文書のページ内にＱＲコード（登録商標）が存在するかをチェックし、存在する場合にはその二次元バーコード画像から、コード化されている文字列情報を取得する。本システムでは、ＷＦ１７０５で生成した二次元バーコードとして埋め込んだ発注ＩＤ９１０、担当者９１３、支店９１４の情報があれば、ＦＡＸサーバー１１８のＲＡＭ３０４に記録しておく。

ステップＳ２１０５において、ＲＡＭ３０４に二次元バーコードから抽出された情報が保存されているかどうかを判定する（すなわち、二次元バーコードがあったかどうかを判定する）。情報が保存されていると判定した場合には、担当者を特定することができる情報があるとして、ステップＳ２１０６へ進む。一方、情報が保存されていない（二次元バーコードが無かった）場合には、ステップＳ２１０８へ進む。

ステップＳ２１０６において、ＲＡＭに保存された情報の中から、発注ＩＤと担当者名とを取得する。ここでは、更に、二次元バーコードから取得した担当者名に基づいて、担当者管理テーブル１１００に保持されている担当者の情報に基づき、当該担当者の受信済み文書格納フォルダー名を取得しておく。

ステップＳ２１０７において、Ｓ２１０６で発注ＩＤと担当者名とを取得できたか判定し、取得できた場合には、ステップＳ２１１０へ進む。一方、Ｓ２１０６で発注ＩＤと担当者名とを取得できなかった場合には、ステップＳ２１０８に進む。

ステップＳ２１０８において、ＲＡＭ３０４に格納したページに対してＯＣＲ処理を行い、支店９１４および担当者９１３の情報取得を行う。本ステップのＯＣＲ処理については、前述した図１９の処理と同様である。

ステップＳ２１０９において、ＯＣＲ処理の結果、ＲＡＭ３０４に発注ＩＤ９１０、担当者９１３の情報が記録されているかを確認し、存在する場合には、ステップＳ２１１０に進む。一方、ＲＡＭ３０４に情報が保存されていなかった場合には、ステップＳ２１１４に進む。

ステップＳ２１１０において、二次元バーコードの解析もしくはＯＣＲ処理にて取得したＲＡＭ３０４の発注ＩＤ９１０、担当者９１３を、ＲＡＭ３０４に格納してある比較用発注ＩＤ９１０、比較用担当者９１３とそれぞれ比較する。

ステップＳ２１１１において、Ｓ２１１０での比較結果、発注ＩＤ９１０、担当者９１３共に比較用データと同じであるかどうか判定し、同じであると判定した場合には、前のページと同じ発注ＩＤでまとまるページであるため、ステップＳ２１１４に進む。一方、データが異なる場合、もしくは比較用発注ＩＤ９１０、比較用担当者９１３が存在しない場合（すなわち、文書の最初のページが処理対象であった場合）には、ステップＳ２１１２に進む。

ステップＳ２１１２において、発注ＩＤ９１０、担当者９１３が異なるため、回答書が別のものに切り替わったと判断し、今までＲＡＭ３０４にキャッシュしていたＦＡＸ文書ファイルを保存し、担当者のフォルダーに移動する。なお、保存するＦＡＸ文書ファイルには、この時点で、ＲＡＭ３０４に格納していた比較用発注ＩＤ９１０および比較用担当者９１３と、メーカーからの回答である旨の識別子（ここでは「回答」）とを用いて、ファイル名称を付与する。ここでベースとなるファイル名は、ステップ２１０１で受信したファイルサーバー１２５上の複数ページのファイル名称となる。これにより、ＦＡＸ文書ファイル１６２６は、例えば、「ＯＩＤ＿０００１＿山田＿回答＿メーカーＡ＿２０１３１２２１４．ｐｄｆ」という名称が与えられる。また、このファイルは、支店９１４に合致する受信フォルダー名１０１３と、担当者９１３に合致する受信済み文書格納フォルダー名１１１２とで構成されるファイルサーバー１２５のパス（Ｙａｍａｄａフォルダー１６１３）へ移動する。

ステップＳ２１１３において、キャッシュしていたＲＡＭ３０４上の情報をクリアし、新たな情報に変更する。具体的には、ステップＳ２１１２でファイル化したキャッシュＦＡＸ文書ファイルをクリアし、ステップＳ２１０２でＲＡＭ３０４に格納している１ページを新たにキャッシュＦＡＸ文書ファイルとしてＲＡＭ３０４に登録する。さらに、比較用発注ＩＤ９１０および比較用担当者９１３もクリアし、ＲＡＭ３０４に格納している発注ＩＤ９１０および担当者９１３を、新たな比較用発注ＩＤ９１０および比較用担当者９１３として登録する。そして、ＲＡＭ３０４のファイルの１ページ情報、および発注ＩＤ９１０、担当者９１３をクリアする。本ステップで１ページ分の処理が終わるため、次のページの処理を行うため、ステップＳ２１０２に戻る。

ステップＳ２１１４において、ステップＳ２１０２で取得した１ページの情報は、キャッシュしている文書の続きであると判断をするため、ＲＡＭ３０４のキャッシュＦＡＸ文書ファイルに当該１ページの情報を追加する。そして、ＲＡＭ３０４のファイルの１ページ情報、および発注ＩＤ９１０、担当者９１３をクリアする。

ステップＳ２１１５において、受信したＦＡＸ文書のすべてのページを処理し終えたため、最後にキャッシュに残っているＦＡＸ文書ファイルを担当者フォルダーに移動する。キャッシュ文書の保存処理については、ステップＳ２１１２で行った手順と同じであるため、詳細説明は省略する。本ステップの処理を終えたら、全てのＲＡＭ３０４の情報をクリアして処理フローを終了する。

実施例３の処理によれば、メーカーが複数の発注書それぞれに対する回答をまとめてＦＡＸ送信してきた場合でも、複数の発注書それぞれに対する回答ごとに分離して保存することができるようになる。

（その他の実施例）
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。その処理は、上述した実施例の機能を実現させるソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。

Claims

ＦＡＸ受信した文書に付与されている識別情報を解析し、当該解析した識別情報に含まれる第１の情報を取得する第１の取得手段と、
前記ＦＡＸ受信した文書に識別情報が付与されているか否か判定する第１の判定手段と、
前記第１の判定手段で前記文書に識別情報が付与されていると判定した場合、前記第１の取得手段で取得した前記第１の情報に基づいて、前記文書の保存先を決定するための情報を取得する第２の取得手段と、
前記第２の取得手段において前記第１の情報に基づいて前記文書の保存先を決定するための情報を取得できたか判定する第２の判定手段と、
前記第１の判定手段で前記ＦＡＸ受信した文書に識別情報が付与されていないと判定した場合、または、前記第２の判定手段で前記第１の情報に基づいて前記文書の保存先を決定するための情報を取得できなかったと判定した場合に、ＦＡＸの送信元とＯＣＲ処理が実行される領域とを対応づけたテーブルを参照することによって前記文書で特定される領域に対して、ＯＣＲ処理を実行して、当該ＯＣＲ処理の結果として第２の情報を取得するＯＣＲ手段と、
前記第２の取得手段で前記第１の情報に基づき取得される前記文書の保存先を決定するための情報、または、前記ＯＣＲ手段で取得される前記第２の情報を用いて、前記文書の保存先を決定し、当該決定された保存先に前記文書を保存する保存手段と、
を有することを特徴とする管理装置。
前記保存手段は、前記第２の取得手段で前記第１の情報に基づき取得される前記文書の保存先を決定するための情報または前記ＯＣＲ手段で取得される前記第２の情報を用いて、前記文書のファイル名を付与する付与手段を、更に有することを特徴とする請求項１に記載の管理装置。
前記ＯＣＲ手段により前記第２の情報を取得できたか判定する第３の判定手段を更に有し、
前記保存手段は、更に、前記第３の判定手段で前記ＯＣＲ手段により前記第２の情報を取得できなかったと判定した場合は、所定の保存先に前記文書を保存する
ことを特徴とする請求項１に記載の管理装置。
前記識別情報は二次元バーコードであることを特徴とする請求項１に記載の管理装置。
前記文書が複数のページを含む場合、
前記第１の取得手段は、前記複数のページそれぞれから前記第１の情報を取得し、
前記第１の判定手段は、前記複数のページそれぞれに識別情報が付与されているか否か判定し、
前記第２の取得手段は、前記第１の判定手段で前記識別情報が付与されていると判定したページについて、前記第１の取得手段で当該ページから取得した前記第１の情報に基づいて、当該ページの保存先を決定するための情報を取得し、
前記第２の判定手段は、前記識別情報が付与されていると判定したページについて前記第２の取得手段において当該ページの保存先を決定するための情報を取得できたか判定し、
前記ＯＣＲ手段は、前記識別情報が付与されていないと前記第１の判定手段で判定したページ、または、前記ページの保存先を決定するための情報を取得できなかったと前記第２の判定手段で判定したページにおいて、ＦＡＸの送信元とＯＣＲ処理が実行される領域とを対応づけたテーブルを参照することによって特定される領域に対して、ＯＣＲ処理を実行して、当該ＯＣＲ処理の結果として前記第２の情報を取得し、
前記保存手段は、前記第２の取得手段で取得される前記ページの保存先を決定するための情報、または、前記ＯＣＲ手段で取得される前記第２の情報を用いて、前記文書を複数の文書に分離して、当該分離した文書それぞれの保存先を決定し、当該決定された保存先に前記分離した文書を保存する
ことを特徴とする請求項１に記載の管理装置。
コンピュータを、請求項１乃至５のいずれか１項に記載の各手段として機能させるための、コンピュータプログラム。
ＦＡＸ受信した文書に付与されている識別情報を解析し、当該解析した識別情報に含まれる第１の情報を取得する第１の取得ステップと、
前記ＦＡＸ受信した文書に識別情報が付与されているか否か判定する第１の判定ステップと、
前記第１の判定ステップで前記文書に識別情報が付与されていると判定した場合、前記第１の取得ステップで取得した前記第１の情報に基づいて、前記文書の保存先を決定するための情報を取得する第２の取得ステップと、
前記第２の取得ステップにおいて前記第１の情報に基づいて前記文書の保存先を決定するための情報を取得できたか判定する第２の判定ステップと、
前記第１の判定ステップで前記ＦＡＸ受信した文書に識別情報が付与されていないと判定した場合、または、前記第２の判定ステップで前記第１の情報に基づいて前記文書の保存先を決定するための情報を取得できなかったと判定した場合に、ＦＡＸの送信元とＯＣＲ処理が実行される領域とを対応づけたテーブルを参照することによって前記文書で特定される領域に対して、ＯＣＲ処理を実行して、当該ＯＣＲ処理の結果として第２の情報を取得するＯＣＲステップと、
前記第２の取得ステップで前記第１の情報に基づき取得される前記文書の保存先を決定するための情報、または、前記ＯＣＲステップで取得される前記第２の情報を用いて、前記文書の保存先を決定し、当該決定された保存先に前記文書を保存する保存ステップと、
を有することを特徴とする管理装置の管理方法。