JP6376826B2 - 管理装置、コンピュータプログラム、管理方法 - Google Patents

Description

本発明は、複数の文書ファイルをアーカイブする管理システムに関する。

商社等における商品の受発注業務では、例えば、顧客から商品を受注すると、まず、１乃至複数の他社（メーカー等）に納期の問合せを行い、その問合せに対する各メーカーからの納期回答に基づいて、顧客へ納期の予定を通知する。そして、納期の予定を通知した結果、顧客からキャンセルがなく正式な受注を受けると、メーカーに商品を発注する、といった一連の業務フローに沿って行われる。このような業務フローを紙文書ベースでやりとりする場合、注文・問合せ・回答通知などの処理はファクシミリ（ＦＡＸ）を用いて行われる場合が多い。そして、これらの処理で使用された一連の紙文書は、後の問合せ等に備えて、紙のバインダ等に閉じられて保管される。

特開２００４−１９２５００号公報

この様な業務フローで使用された一連の紙文書をスキャンして電子化し、電子文書として保存する場合、注文から回答に至る一連の電子文書をＰＤＦ形式に変換し、１つのＰＤＦファイルに結合して保存（アーカイブ）することが考えられる。また、ＦＡＸの受発注業務で使用された各紙文書をスキャンして得られる電子文書ファイルは、そのファイル自体の作成日時や更新日時とは別に、ＦＡＸ送受信した日時の情報も保持するのが望ましい。

しかしながら、複数の電子文書ファイルをＰＤＦ形式に変換し、変換した複数のＰＤＦファイルを１つのＰＤＦファイルに結合した場合、結合対象の各電子文書ファイルのファイル名や、各ファイルが持つ属性情報は消失し、結合後のＰＤＦファイルのファイル名および属性情報のみが残ることになる。すなわち、結合対象の各文書がいつＦＡＸ処理されたかという情報やどのような用途で使用されたものであるかというような属性情報が欠落することになる。そのため、アーカイブファイルから、ある用途の文書のみを抽出してＦＡＸの送受信日時でソートして一覧表示することや、ある特定の時間内に所定の処理を行ったファイルのみを抽出することなどができず、アーカイブファイルを検索して利用することが困難になってしまう。

一方、特許文献１では、ファクシミリ受信した文書を共有フォルダに登録する際に、送信元名を含むファイル名をつけて保存することが開示されている。また、登録したファクシミリ受信文書のファイル名や登録日時を外部インデックスファイルに保存することも開示されている。さらに、スキャンした文書を共有フォルダに登録する場合は、該スキャン文書のファイル名が共有フォルダに登録済みの文書のファイル名と重複しているかどうかチェックし、重複していれば、登録済み文書に追加するか上書きするか選択できるようにしている。そして、追加するように選択された場合は、既存の登録済みファイルにスキャン文書のページを追加し、追加した日時情報と追加ページ位置とを、ｔｉｆｆのＩＦＤのコメント欄もしくは外部インデックスファイルに記録することが開示されている。しかしながら、特許文献１はファイル名が重複している場合（すなわち、送信元名を含むファイル名が同じ場合）に、受信文書を登録済み文書に追加するものであるので、異なる文書名のファイルや送信元が異なる文書ファイルを結合することはできない。

上記課題を解決するために、本発明の管理装置は、送信したＦＡＸ文書内に記載した識別子と、受信したＦＡＸ文書内に記載されている識別子を判別することによって当該受信したＦＡＸ文書に付与した識別子とに基づいて、同一の識別子が付与されている前記送信したＦＡＸ文書および前記受信したＦＡＸ文書ごとにアーカイブして１つのＰＤＦ形式のアーカイブファイルを生成する生成手段と、前記送信したＦＡＸ文書および前記受信したＦＡＸ文書それぞれのＦＡＸ送受信日時を読み出して、前記１つのＰＤＦ形式のアーカイブファイルの属性情報として保存する保存手段と、を有することを特徴とする。

本発明によれば、複数のＦＡＸ文書をアーカイブしてアーカイブファイルを生成する際、当該アーカイブ対象の複数のＦＡＸ文書に関する情報を、アーカイブファイルの属性情報に保存するようにした。これにより、アーカイブファイルの属性情報内の特定の情報を用いて、ファイルのソートや検索などを行うことができる。

第一実施例を適用するシステムの全体像を示す図である。 複合機１１１、１１３、ＦＡＸ装置１０８、１０９、１２１、１２２の構成を示すブロック図である。 ＦＡＸサーバー１１８の構成を示すブロック図である。 複合機１１１、１１３の基本的なソフトウェア構成を示す図である。 アプリケーション４０９、４１０の構成を示すブロック図である。 Ｗｅｂブラウザ４０４の構成を示すブロック図である。 ＦＡＸサーバー１１８において本発明に関わる処理プログラムを実行する際、処理プログラムをＲＡＭ３０４上にロードした際のメモリマップの構造を示す図である。 第一実施例の受発注システムのワークフローを示すシーケンス図である。 ＦＡＸサーバー１１８上のフォルダ構成、および、文書サーバー１１９上のフォルダ構成を示す図である。 処理済フォルダ９０４内のファイルの属性情報である。 第一実施例におけるアーカイブ処理８２７のフローチャートである。 第一実施例におけるアーカイブファイルの属性情報の一例である。 第一実施例におけるアーカイブファイルの属性情報の一例である。 第二実施例におけるアーカイブ処理８２７のフローチャートである。 第二実施例におけるアーカイブファイルおよび属性情報を示す図である。

（実施例１）
図１は、本実施例のＦＡＸ文書を管理する装置を含む文書管理システムの全体構成を示す。この文書管理システムは、１以上の顧客（１０１、１０２）が所有するＦＡＸ装置（１０８、１０９）と、商社の支店（１０３、１０４）が所有する複合機（１１１、１１３）と、１以上のメーカー（１０６、１０７）が所有するＦＡＸ装置（１２１、１２２）は、公衆回線（電話回線）１２４を介してＦＡＸ通信することが可能である。なお、ＦＡＸ装置（１０８、１０９、１２１、１２２）は、ＦＡＸ専用機に限るものではなく、ＦＡＸ画像の送受信が可能な装置であれば、複合機であってもＰＣであっても構わない。また、本実施例では、商社の本店１０５は公衆回線１２４に接続させていないが、複合機等の装置を設置して接続させるようにしてもよい。

また、商社支店（１０３、１０４）の複合機（１１１、１１３）やＰＣ（１１０、１１４）は、ＬＡＮ（１１２、１１５）を介してインターネット１２３に接続している。また、商社の本店１０５には、各支店の受発注データを管理する基幹システム１１６、ＦＡＸサーバー１１８、文書を格納しておく文書サーバー１１９、各種データの保存場所であるデータベース１１７が存在し、ＬＡＮ１２０を介してインターネット１２３にも接続している。これらの装置は、ＬＡＮ（１１２、１１５、１２０）やインターネット１２３等のネットワークを介して、データの送受信を行うことが可能である。なお、データベース１１７は、基幹システム１１６、ＦＡＸサーバー１１８、文書サーバー１１９からＬＡＮ１２０経由でアクセスされるものとする。また、本実施例ではデータベース１１７を独立の装置として記載しているが、基幹システム１１６、ＦＡＸサーバー１１８、文書サーバー１１９それぞれの中、または、いずれか１つの中に配置してもよいし、商社本店１０５外に設置してもよい。また、図１ではデータベース１１７を１つ記載しているが、役割に応じて複数のデータベースを設けても構わない。

商社支店のＰＣ１１０、１１４は、ＷＥＢブラウザ（又は専用のアプリケーションプログラム）を用いて、基幹システム１１６、ＦＡＸサーバー１１８、文書サーバー１１９が提供するユーザインターフェースを利用できるものとする。なお、ＰＣ１１０、１１４の代わりに、複合機１１１、１１３がＷＥＢブラウザを有し、複合機１１１、１１３のＷＥＢブラウザの画面から直接基幹システム１１６、ＦＡＸサーバー１１８、文書サーバー１１９が提供するユーザインターフェースを利用するようにしても構わない。さらに、ＰＣ１１０、１１４の代わりに、ネットワークに接続可能なモバイル端末のＷＥＢブラウザを介して、基幹システム１１６、ＦＡＸサーバー１１８、文書サーバー１１９が提供するユーザインターフェースを利用するようにしても構わない。

複合機１１１、１１３は、公衆回線１２４を通じて受信したＦＡＸ画像を蓄積したり印刷したりすることも可能である。なお、本実施例では、公衆回線１２４を通じてＦＡＸの送受信を行っているが、ＦＡＸの通信相手となるＦＡＸ装置がインターネット１２３に接続しており、インターネットを利用したＦＡＸ送受信プロトコルに対応していれば、インターネット１２３を介したＦＡＸ送受信も可能である。複合機１１１、１１３は、インターネット１２３上に公開されているＦＡＸサーバー１１８に対して、ＦＡＸデータを送信する機能も有する。このインターネットを介したＦＡＸサーバーに対するＦＡＸデータの送信においては、予め決められたルールに従い、ＦＡＸサーバー１１８の適当なフォルダに対して送信を行う。なお、この能力は、複合機１１１、１１３のファームウェアにより提供されても、複合機１１１、１１３に後からインストールされて動作するプログラムによって提供されてもよい。なお、複合機１１１、１１３は、ＦＡＸ送受信機能、インターネット１２３上に公開されているＦＡＸサーバー１１８に対するＦＡＸデータの送信機能があれば、複合機以外の装置でも構わない。ＦＡＸ送受信機能、ＦＡＸデータの送信機能は、他の装置と連携して実現される物でもよい。

基幹システム１１６は、支店１０３、１０４が受けた顧客１０１、１０２からの注文を起点とする一連の受発注情報、各顧客情報、各メーカー情報、各支店の担当者情報等を一元管理している。すなわち、各顧客と各支店との間で送受信した情報や、各支店と各メーカーとの間で送受信した情報などが、顧客からの注文ごとにまとめて管理されるものとする。

また、ＦＡＸサーバー１１８は、複合機１１１、１１３から転送されたＦＡＸ文書（注文書）を起点に、後述の図８で説明する処理フローを実現する。また、文書サーバー１１９は、ＦＡＸサーバー１１８で処理した各種文書データを最終的に保管するストレージを備えた装置である。

図２は、本実施例における複合機１１１の構成を示すブロック図である。なお、複合機１１３も同様の構成である。ＣＰＵ２０２を含む制御部２０１は、複合機１１１全体の動作を制御する。ＣＰＵ２０２は、ＲＯＭ２０３に記憶された制御プログラム（コンピュータプログラム）を読み出し実行することにより、読取制御や送信制御などの各種制御を行う。この制御プログラムは後述のコントローラ制御部４０２を含む。ＲＡＭ２０４は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。ＨＤＤ２０５は、画像データや各種プログラム、或いは各種情報テーブルを記憶する。

操作部Ｉ／Ｆ２０６は、操作部２１２と制御部２０１とを接続するインターフェースである。操作部２１２には、タッチパネル機能を有する液晶表示部やキーボードなどが備えられている。複合機１１１のＷｅｂブラウザ４０４、アプリケーション４０９、４１０は、処理に応じてＡＰＩ４０３や仮想マシンＡＰＩ４０６を呼び出し、コントローラ制御部４０２に処理を依頼することによって操作画面を操作部２１２の液晶表示部に表示する。

プリンタＩ／Ｆ２０７は、プリンタ２１３と制御部２０１とを接続するインターフェースである。プリンタ２１３で印刷すべき画像データはプリンタＩ／Ｆ２０７を介して制御部２０１から転送され、プリンタ２１３において記録媒体上に印刷される。複合機１１１のＷｅｂブラウザ４０４、アプリケーション４０９、４１０は、印刷処理に応じてＡＰＩ４０３や仮想マシンＡＰＩ４０６を呼び出し、コントローラ制御部４０２に処理を依頼することによって印刷処理を実行する。

スキャナＩ／Ｆ２０８は、スキャナ２１４と制御部２０１とを接続するインターフェースである。スキャナ２１４は、原稿上の画像を読み取って画像データを生成し、スキャナＩ／Ｆ２０８を介して制御部２０１に該画像データを入力する。後述の複合機１１１のＷｅｂブラウザ４０４、アプリケーション４０９、４１０は、処理に応じてＡＰＩ４０３や仮想マシンＡＰＩ４０６を呼び出し、コントローラ制御部４０２に処理を依頼することによってスキャン処理を実行し、画像データを受信する。

アクセサリＩ／Ｆ２０９は、フィニッシャ２１５と制御部２０１とを接続するインターフェースである。図２では、接続するアクセサリの代表としてフィニッシャ２１５を示したが、他のアクセサリを１つ、または複数接続する事も可能である。アクセサリとしては、パンチ穴を空けるパンチャー、ステープルを行なうステープラー、製本を行う製本ユニット、出力物のソートを行うソーター等がある。

モデムＩ／Ｆ２１０は、モデム２１６と制御部２０１（複合機１１１）とを接続するインターフェースである。モデム２１６は、公衆回線１２４に接続し、外部からのＦＡＸの受信、および、外部へのＦＡＸの送信を行なう。

ネットワークＩ／Ｆ２１１は、制御部２０１（複合機１１１）とＬＡＮ１１２とを接続するインターフェースである。ネットワークＩ／Ｆ２１１は、ＬＡＮやインターネットを介して接続された外部装置に画像データや情報を送信したり、該外部装置から各種情報を受信したりする。なお、ＦＡＸ装置１０８、１０９、１２１、１２２も、アクセサリＩ／Ｆ２０９、フィニッシャ２１５、ネットワークＩ／Ｆ２１１を除く部分は、同様の構成であるものとする。

図３は、ＦＡＸサーバー１１８の構成を示すブロック図である。制御部３０１は、サーバー１１８全体の動作を制御する。ＣＰＵ３０２は、ＲＯＭ３０３に記憶された制御プログラム（コンピュータプログラム）を読み出して各種制御処理を実行する。ＲＡＭ３０４は、ＣＰＵ３０２の主メモリ、ワークエリア等の一時記憶領域として用いられる。ＨＤＤ３０５は、画像データや各種プログラム、或いは後述する各種情報テーブルを記憶する。ネットワークＩ／Ｆ３０６は、制御部３０１（ＦＡＸサーバー１１８）をＬＡＮ１２０に接続するためのインターフェースであり、ＬＡＮやインターネットを介して他の装置と各種情報を送受信する。なお、基幹システム１１６、文書サーバー１１９も、図３と同様のハードウェア構成を有するものとする。

図４は、本実施例における複合機１１１で実行される基本的なソフトウェア構成を示す図である。なお、複合機１１３も同様の構成であるものとする。

４０１は、複合機１１１全体を制御する本発明の第１の実行環境の一例である。一般的に４０１は、複合機１１１の各種機能をリアルタイムに制御可能なリアルタイムＯＳの各モジュール、或いは、ＣＰＵに命令してクリティカルに複合機のオプション装置や拡張カードを含む各機能を制御することが可能なライブラリ群から構成される。更に、４０１はその上位で動作するアプリケーションに対して、インターフェース・コマンドを提供するモジュール群を含む。ここでは、４０１をオペレーティング・システム（以下、ＯＳと略記する）と呼ぶ。

４０２は、ＯＳ４０１上で動作するコントローラ制御部であり、スキャナ２１４やプリンタ２１３などを制御するモジュールにより構成されるものである。４０３は、アプリケーション・プログラミング・インターフェース（以下、ＡＰＩと略記する）である。ＡＰＩ４０３は、アプリケーションからの命令の入力の命令列に応答して、コントローラ制御部４０２にアクセスするための処理とネットワークＩ／Ｆ２１１を介してネットワークに接続された機器等に制御コマンドを送る機能を有する。４０４は、ＯＳ４０１上で動作するアプリケーションの１つであるＷｅｂブラウザであり、ＡＰＩ４０３を使用してコントローラ制御部４０２に各種処理を依頼する。

４０５は、特定のアプリケーションを実行するために最適な第２の実行環境であり、例えば、Ｊａｖａ（登録商標）の仮想マシンなどにより実現されるものである。４０６は、仮想マシン４０５上のアプリケーションがＯＳ４０１上で動作するコントローラ制御部４０２にアクセスするためのＡＰＩであり、本実施例においてはＡＰＩ４０３を呼び出すための変換モジュールの機能を有するものである。

４０７は、仮想マシン４０５上で動作するアプリケーション４０９、４１０を統括的に制御する機能を有するフレームワークモジュールである。４０８は仮想マシン４０４上の他のアプリケーションを管理するためのアプリケーションであり、フレームワーク４０７と協調し、アプリケーション４０９、４１０のダウンロード、アップロード、消去、無効化を行うものである。

４０９、４１０は、仮想マシン４０４上で動作するアプリケーションであり、仮想マシンＡＰＩ４０６を使用しコントローラ制御部４０２に各種処理を依頼する。なお、本実施形態の説明においては、仮想マシン上で動作するアプリケーション４０９、４１０を想定して説明するが、ネイティブなアプリケーションであっても構わない。また、本実施形態において、アプリケーション４０９は、複合機１１１が受信したＦＡＸ画像を、ＦＡＸサーバー１１８に対して送信する機能を実行するものとして説明する。

４１１は、仮想マシン４０５が使用する資源を管理するリソース管理部であり、ＯＳ４０１上で動作する。リソース管理部４１１は、仮想マシン４０５、仮想マシンＡＰＩ４０６、フレームワーク４０７、或いはＯＳ４０１上の全アプリケーションがメモリ等のリソース資源を使用する際、予め決められた以上の資源が使用できないように制限するものである。例えば、操作部２１２に画面を表示するアプリケーションについて、予め決められたアプリケーション上限数を超えた場合には、ＵＩ表示を行うことができない、などがある。

図５は、アプリケーション４０９、４１０のソフトウェア構成（モジュール）を示すブロック図である。これらのモジュールは複合機１１１（または複合機１１３）のＨＤＤ２０５もしくはＲＯＭ２０３に格納され、ＣＰＵ２０２が実行する。ＵＩ制御部５０１は、複合機１１１が処理を行う際の設定をユーザに促すためのＵＩ画面を表示する。例えば、スキャン処理を行う場合、ＵＩ制御部５０１は、画像処理装置自体が生成可能なスキャンデータを設定させるためのＵＩ画面を表示する。また、印刷処理を行う場合、ＵＩ制御部５０１は画像処理装置自体が印刷可能なデータの取得を設定させるためのＵＩ画面を表示する。また、ＵＩ制御部５０１は、後述のＷｅｂブラウザ連携部５０５からの依頼により、アプリケーション４０９、４１０の画面を操作部２１１の前面に表示するといった制御を行う。

スキャン処理制御５０２は、ＵＩ制御部５０１で設定したスキャンの設定内容にしたがって、設定内容が画像処理装置自体のスキャン処理能力と整合性があっているかを考慮した処理を行う。印刷処理制御部５０３は、ＵＩ制御部５０１で設定した印刷の設定内容にしたがって、設定内容が画像処理装置自体の印刷処理能力と整合性があっているかを考慮した処理を行う。通信部５０４は、サーバーと通信しデータの送受信や、ＦＴＰ、ＳＭＢ、ＷｅｂＤＡＶ等にしたがってファイルの送受信を行う処理を行う。

Ｗｅｂブラウザ連携部５０５は、Ｗｅｂブラウザ４０４と通信し、Ｗｅｂブラウザ４０４の呼び出しや、Ｗｅｂブラウザ４０４からの操作終了の通知を受け取るといった処理を行う。Ｗｅｂブラウザ連携部５０５は、Ｗｅｂブラウザ４０４から操作終了の通知を受け取った場合、アプリケーション４０９、４１０の画面を操作部２１２の前面に表示するようＵＩ制御部５０１に依頼する。

図６は、Ｗｅｂブラウザ４０４のソフトウェア構成モジュールを示すブロック図である。これらのモジュールは複合機１１１（または複合機１１３）のＨＤＤ２０５もしくはＲＯＭ２０３に格納され、ＣＰＵ２０２が実行する。

通信部６０１は、ＨＴＴＰプロトコル／ＨＴＴＰＳプロトコルにしたがって、サーバーと通信する。より具体的には、通信部６０１は、Ｗｅｂブラウザ４０４のＵＩ制御部６０２で表示した操作画面を介して入力される情報を、サーバーで実行されているアプリケーションなどに対するリクエストとして送信する。また、通信部６０１は、サーバーで実行されているアプリケーションなどから送信されるレスポンス（処理結果）を受信する。また、通信部６０１は、アプリケーション４０９のような複合機１１１内部のアプリケーションの通信部５０４とも通信可能である。

ＵＩ制御部６０２は、通信部６０１が受信したレスポンス中に含まれるＨＴＭＬファイルを解析し、解析結果に基づいて操作部２１１に操作画面を表示する。また、ＵＩ制御部６０２は、後述のアプリケーション連携部６０４からの依頼により、Ｗｅｂブラウザ４０４の画面を操作部２１２の前面に表示するといった制御を行う。セッション管理部６０３は、サーバー１０２とＷｅｂブラウザ４０４が通信を行う際のセッション情報を管理する。

アプリケーション連携部６０４は、アプリケーション４０９と通信し、アプリケーション４０９からのＷｅｂブラウザ４０４の呼び出し要求を受信する処理や、アプリケーション４０９への操作終了の通知を送信する処理などを行う。アプリケーション連携部６０４は、アプリケーション４０９からのＷｅｂブラウザ４０４の呼び出し要求を受信すると、Ｗｅｂブラウザ４０４の画面を操作部２１２の前面に表示するようＵＩ制御部６０２に依頼する。

図７は、ＦＡＸサーバー１１８において本発明に係る処理プログラム（コンピュータプログラム）を実行する際、処理プログラムをＲＡＭ上にロードした際のメモリマップの構造を示す図である。メモリマップは、本装置上の入出力を司る基本Ｉ／Ｏプログラム７０１、各処理プログラムに動作環境を提供するシステム・プログラム７０２、本実施例の処理プログラムを初めとする各種処理プログラム７０３、関連データを格納するエリア７０４、各種プログラムが動作する際に一時的に利用するワークエリア７０５で構成されている。なお、容量の制約により７０１〜７０５として利用する領域が足りなくなった場合、ＨＤＤをＲＡＭの領域の一部として扱うことも可能である。

図８は、ＦＡＸサーバー１１８と、期間システム１１６、文書サーバー１１９、顧客１０１、商社支店１０３、商社本店１０５、メーカー１０６の間におけるデータの流れ、および利用するユーザのアクションを含めたワークフローを示すシーケンス図である。

まず、ＦＡＸ装置１０８は、顧客１０１の指示に基づき、商社支店１０３に対して注文書（注文のＦＡＸ文書）をＦＡＸ送信する（８０１）。そして、商社支店１０３の複合機１１１は、当該ＦＡＸ送信された注文書を受信する。

次に、複合機１１１は、予め登録されている設定に従って、商社本店１０５のＦＡＸサーバー１１８に対して、当該ＦＡＸ受信した注文書（注文ＦＡＸ文書）を転送する（８０２）。転送する際、ＰＤＦ等の他のフォーマットの文書に変換して送信してもよいし、ＦＡＸ画像データのまま送信してもよいし、テキストデータ等にデータ変換して送信するようにしてもよい。

ＦＡＸサーバー１１８は、複合機１１１から受信したデータを、注文書８０３として、ＦＡＸサーバー１１８内のフォルダ（またはデータベース１１７）に一時保存する。なお、本実施例では、ＦＡＸサーバー１１８内のフォルダに転送するものとするが、ＦＡＸサーバー１１８が管理可能な領域であれば、物理的にＦＡＸサーバー１１８内のフォルダでなくても構わない。

一方、商社支店１０３の担当者は、ＰＣ１１０を用いて、ＦＡＸサーバー１１８に保存されている注文書８０３を閲覧し（８０４）、当該閲覧した注文書に記載されている内容にしたがって、キーボード等を用いて、基幹システム１１６に対して注文情報を入力する（８０５）。

基幹システム１１６は、ＰＣ１１０から注文情報が入力されると（８０５）、その注文書（８０１、８０３）に関する受注処理（注文ＦＡＸ文書８０１に起因する受注処理）を一意に特定可能な「受注ＩＤ」を発行する（８０６）。

商社支店１０３の担当者のＰＣ１１０からエクスポート指示が為されると、基幹システム１１６は、８０５で入力された注文情報（顧客からの注文内容）に基づいて、メーカー１２１への発注書８０８を生成し、エクスポートする（８０７）。この生成される発注書８０８には、８０６で発行した「受注ＩＤ」も含まれる。また、本実施例において、発注書８０８はＣＳＶ形式の電子データでエクスポートされるものとするが、ＣＳＶ形式のフォーマットに限定するものではなく、その他のフォーマットでも構わない。そして、商社支店１０３の担当者が、ＰＣ１１０からＦＡＸサーバー１１８にアクセスし、当該エクスポートされた発注書８０８をＦＡＸサーバー１１８の所定のフォルダにインポートする（８０９）。なお、本実施形態では、商社支店１０３の担当者がエクスポート指示とインポート指示の２つの指示を行うための操作を行うものとしたが、これに限るものではない。すなわち、基幹システム１１６とＦＡＸサーバー１１８が連携し、発注書８０８を、人手を介さずに基幹システム１１６からＦＡＸサーバー１１８に直接取り込むように構成しても構わない。

ＦＡＸサーバー１１８に８０９でインポートされた発注書８０８は、発注書８１０として、ＦＡＸサーバー１１８内のフォルダ（またはデータベース１１７）に一時保存される。なお、発注書８１０は、注文書８０３と同様に、ＦＡＸサーバー１１８内の所定のフォルダに一時保存されるものとするが、ＦＡＸサーバー１１８が管理可能な領域であれば、物理的にＦＡＸサーバー１１８内のフォルダではなくても構わない。

なお、注文書（８０１、８０３）には複数の物品の注文が含まれ、各物品を異なるメーカーに発注する場合がある。その場合、基幹システム１１６は複数の発注書８０８をメーカーごとに生成してエクスポート（８０７）することになり、ＦＡＸサーバー１１８にインポート（８０９）される発注書８１０も複数となる。この発注書８１０には、付随する情報として、どのメーカーに発注するかという発注先メーカー情報と、どの支店または担当者が処理するかという情報を保持するものとする。

商社支店１０３の複合機１１１は、ＦＡＸサーバー１１８の所定のフォルダに一時保存された発注書８１０を取得し（８１１）、当該発注書８１０の付随情報に含まれる発注先メーカー情報に基づいて当該取得した発注書８１０をＦＡＸ送信する（８１２）。なお、ＦＡＸサーバー１１８が発注書８１０をインポートしたときに、商社支店１０３の複合機１１１に発注書８１０を取得するように通知し、その通知に応じて、複合機１１１が、ＦＡＸサーバー１１８の所定のフォルダに置かれた発注書８１０を取得する。また、この構成に限るものではなく、商社支店１０３の複合機１１１が定期的に、ＦＡＸサーバー１１８内の所定のフォルダを監視し、発注書８１０が一時保存されたのを検知すると、当該発注書を取得するように構成してもよい。また、ＦＡＸサーバー１１８が、商社支店１０３の複合機１１１へデータ送信する事が許される環境であれば、該発注書を複合機１１１へ送信するように構成してもよい。

ＦＡＸサーバー１１８は、発注書８１０が複合機１１１からメーカー１０６へＦＡＸ送信されたかどうかを、当該ＦＡＸ送信を行う複合機１１１との間で確認する（８１３）。送信したことが確認されない場合は、ＦＡＸサーバー１１８は、確実にメーカー１０６に送信するための何らかの処理を行う（例えば、商社支店１０３の担当者に通知して複合機の動作確認をさせる）。

メーカー１０６は、ＦＡＸ装置１２１で発注書ＦＡＸを受信すると、該発注書に含まれる物品の納期を書き込み（８１４）、当該納期の回答を書き込んだ発注書を複合機１１１に対してＦＡＸ送信する（８１５）。

商社支店１０３の複合機１１１は、メーカーから納期回答が書き込まれた回答書をＦＡＸ受信する。そして、複合機１１１は、予め登録された設定に従って、商社本店１０５のＦＡＸサーバー１１８に対して、当該受信したＦＡＸデータ（メーカーからの回答ＦＡＸ文書）を転送する（８１６）。転送する際、ＰＤＦ等の他のフォーマットの文書に変換して送信してもよいし、ＦＡＸ画像データのまま送信してもよいし、テキストデータ等にデータ変換して送信するようにしてもよい。

ＦＡＸサーバー１１８は、当該受信したデータをメーカー回答８１７として、ＦＡＸサーバー１１８内のフォルダ（またはデータベース１１７）に一時保存する。なお、メーカー回答８１７が保存される領域は、注文書８０３や発注書８１０と同様に、ＦＡＸサーバー１１８が管理可能な領域であれば、物理的にＦＡＸサーバー１１８内のフォルダではなくても構わない。

ＰＣ１１０で動作する文書編集アプリケーション８１８は、商社支店１０３の担当者の操作指示に基づき、ＦＡＸサーバー１１８に保存されているメーカー回答８１７を表示し（８１９）、顧客向けの回答書を作成する（８２０）。当該作成した顧客向けの回答書は、顧客向け回答８２２としてＦＡＸサーバー１１８内のフォルダ（またはデータベース１１７）に一時保存する（８２１）。なお、顧客向け回答８２２が保存される領域は、注文書８０３や発注書８１０やメーカー回答８１７と同様に、ＦＡＸサーバー１１８が管理可能な領域であれば、物理的にＦＡＸサーバー１１８内のフォルダではなくても構わない。さらに、担当者の指示に基づき、文書編集アプリケーション８１８は当該作成した顧客向けの回答書（ＦＡＸサーバー１１８に保存した顧客向け回答８２２と同内容の文書）を、ＦＡＸドライバ８２３を介して複合機１１１に渡す（８２４）。複合機１１１は、当該渡された回答文書を顧客へＦＡＸ送信する（８２５）。

ＦＡＸサーバー１１８は、顧客向け回答８２２が顧客１０１にＦＡＸ送信されたかどうかを、当該ＦＡＸ送信を行った複合機１１１との間で確認する（８２６）。送信したことが確認されない場合は、ＦＡＸサーバー１１８は、確実に顧客１０１に送信するための何らかの処理を行う（例えば、商社支店１０３の担当者に通知して複合機の動作確認をさせる）。

なお、発注書８１０を複数のメーカーに送信していた場合、顧客向けの回答書は、各メーカーからのメーカー回答が全て揃って初めて、完全なものとなる。ただし、顧客への回答タイミング（８２０乃至８２５を実施するタイミング）は、全てのメーカーからの回答が揃ってから顧客へ回答する場合と、各メーカーからの回答があり次第、順次顧客へ回答する場合とがあり、商社支店１０３の担当者の裁量に依存する。

また、８０１〜８２６で説明したワークフローは、受発注業務の性格上、通常は１日の業務時間内で完了するが、複数日かかっても構わない。

ＦＡＸサーバー１１８は、受発注業務が完了した案件、つまり注文書８０３、発注書８１０、メーカー回答８１７、顧客向け回答８２２が揃った案件については、その案件に関わる文書をまとめてアーカイブし、文書サーバー１１９にアーカイブ文書８２８として格納（長期保存）する（８２７）。このアーカイブ処理により、顧客からの発注により生じた一連の業務でやり取りしたＦＡＸ文書ごとに１つのアーカイブファイルに保存されることになる。なお、このアーカイブ処理は、注文書８０３、発注書８１０、メーカー回答８１７、顧客向け回答８２２の全てが揃った時点でアーカイブするようにしてもよいし、ＦＡＸサーバー１１８に予め設定したタイミングに定期的に行うようにしてもよい。また、アーカイブ処理については、注文書８０３、発注書８１０、メーカー回答８１７、顧客向け回答８２２が全て揃っていなくても、随時追加アーカイブしていくように構成することも可能である。

図９は、ＦＡＸサーバー１１８（またはデータベース１１７）におけるフォルダ構成例（９０１〜９１７）と、文書サーバー１１９におけるフォルダ構成例（９１８〜９２３）を示す模式図である。

フォルダ９０１は、ＦＡＸサーバー１１８（またはデータベース１１７）に保存されるルートフォルダであり、ＦＡＸサーバー１１８が扱うファイルは、全てこのルートフォルダ９０１下で管理される。ＦＡＸサーバー１１８は、フォルダ９０１のパスを、ＦＡＸサーバー１１８の設定値として記憶している。なお、この設定値は設定ファイルやＦＡＸサーバー１１８のＵＩを用いて、設定することも可能である。

このルートフォルダ９０１には、ＦＡＸを送受信する支店毎のフォルダ（９０２、９０３）、および処理済みのファイルを格納する処理済フォルダ９０４が配置される。支店フォルダ（９０２、９０３）下の階層構成例を、支店フォルダ９０２を用いて説明する。

支店フォルダ９０２には、ＦＡＸを送受信するデバイス（複合機等）毎のフォルダ９０５と、支店の担当者毎のフォルダ（９０６、９０７）とが配置される。なお、支店内にＦＡＸを送受信するデバイスが複数ある場合は、フォルダ９０５と同等のフォルダが、支店フォルダ９０２下に複数存在することになる。

デバイスフォルダ９０５には、受信フォルダ９０８と、送信フォルダ９０９とが配置される。受信フォルダ９０８には、複合機１１１が８０１または８１５でＦＡＸ受信して、８０２または８１６で転送した文書（注文書、メーカー回答書）を格納する。８０２または８１６での転送の際、複合機１１１で動作するアプリケーション４０９の処理により、ＦＡＸの送信元番号、複合機１１１に保持されているアドレス帳情報、受信日時などから、ファイル名を生成する。例えば、９１０、９１１に示すように、ＦＡＸの送信元番号とアドレス帳情報とを比較して、ＦＡＸ送信元の顧客名またはメーカー名を特定し、受信日時と組み合わせてファイル名を生成する。９１０、９１１の例では、複合機１１１が受信した文書であることを容易に識別できるように、「受信」という語をファイル名に挿入して、ファイル名を生成している。

ここで、顧客１（１０１）を担当する、支店Ｘ（１０３）の担当者Ａが行う操作を例に説明する。支店Ｘ（１０３）に所属する担当者Ａは、自身の所属する支店Ｘのフォルダ９０２内のデバイスフォルダ９０５下の受信フォルダ９０８を監視する。なお、ＦＡＸサーバー１１８のファイル管理機能（またはＦＡＸサーバー１１８上で動作するファイル管理機能を持つアプリケーション）によって、監視すべきフォルダ９０８にファイルが置かれた時、担当者に通知を行うようにしてもよい。担当者Ａは、受信フォルダ９０８内に、自身が担当する顧客からの受信ＦＡＸファイル９１０を発見した場合、担当者Ａのフォルダ９０６に、そのファイルを移動する。

なお、複合機１１１のアプリケーション４０９とＦＡＸサーバー１１８とが連携して、ＦＡＸ文書の転送＆保管処理（８０２）において、送信元ＦＡＸ番号により特定された顧客名から担当者を導出することにより、担当者フォルダ９０６に直接格納するように構成してもよい。また、ＦＡＸサーバー１１８が、顧客名から担当者を導きだすことにより、受信フォルダ９０８に格納されたファイルを、担当者フォルダ９０６に移動することも可能である。

担当者Ａが、担当者Ａのフォルダ９０６に移動した注文書に記載された情報を見ながら、基幹システム１１６に情報をキー入力（８０５）すると、担当者ＡのＰＣ１１０は基幹システム１１６から「受注ＩＤ（識別子）」の発番（８０６）を受ける。担当者ＡのＰＣ１１０は、当該発番された「受注ＩＤ」をフォルダ９０６内の顧客からのファイル名に追加付与する。図９の例では、ファイル名の先頭に「受注ＩＤ」を追加することにより、ファイル名はファイル９１２のような形式となる。これが注文書８０３である。後段の処理のため、この時点では、ファイル９１２は、処理済フォルダ９０４へは移動せず、担当者Ａフォルダ９０６内に置いたままとする。

次に、担当者Ａの操作指示に基づきＰＣ１１０は、８０５で入力された顧客１からの注文情報に基づいて基幹システム１１６で生成された発注書データ８０８を基幹システム１１６からエクスポートし（８０７）、ＦＡＸサーバー１１８にインポートする（８０９）。インポート先のフォルダは、ＦＡＸサーバー１１８内の担当者Ａのフォルダ９０６とし、ファイル名を付与して該インポート先のフォルダに保存する。この時のファイル名は、「受注ＩＤ」と、「送信」ファイルである事を示す語、送信先メーカー名を含む内容とする。このファイルが、発注書８１０となる。１つの注文書内に複数メーカーに注文すべき部材が含まれていた場合、発注書８１０は複数のファイルとなる。なお、発注書８１０が複数ファイルとなった場合、ＦＡＸサーバー１１８は、後述のアーカイブ処理（８２７）で必要な情報として、ファイル数を記憶しておく。

次に、担当者Ａは、フォルダ９０６にインポートされた発注書ファイルを確認し、必要に応じて訂正等を行った後、送信フォルダ９０９にその発注書ファイルを置く。

ＦＡＸサーバー１１８は、送信フォルダ９０９にファイルが置かれたことを、複合機１１１で実行されるアプリケーション４１０に通知する。なお、アプリケーション４１０が、各支店の送信フォルダ９０９を定期的に監視していれば、前記ＦＡＸサーバー１１８からアプリケーション４１０への通知は行わなくてもよい。複合機１１１のアプリケーション４１０は、送信フォルダ９０９からファイルを取得し（８１１）、ファイル名またはファイル属性情報に含まれる送信先情報を解釈し、ＦＡＸ送信する（８１２）。この時の送信先情報は、送信先ＦＡＸ番号であってもよいし、送信先メーカー名称であってもよい。送信先メーカー名称の場合は、複合機１１１内のアドレス帳から送信先ＦＡＸ番号を導き出すか、ＦＡＸサーバー１１８と複合機１１１が連携して送信先ＦＡＸ番号を導き出せばよい。

ＦＡＸサーバー１１８は、メーカーへの発注書８１０のＦＡＸ送信の送信確認を行うと（８１３）、発注書８１０を送信フォルダ９０９から処理済みフォルダ９０４に移動する。この時、処理済みフォルダ９０４に移動された発注書ファイルの例が９１５である。

メーカー１０６では、支店Ｘ（１０３）からＦＡＸ受信した発注書に対し、回答として納期を書き込み（８１４）、支店Ｘ（１０３）に対してＦＡＸで返信する（８１５）。支店Ｘ（１０３）では、複合機１１１でメーカーからの回答書をＦＡＸ受信し、９１１に示すようなファイル名を付与して、受信フォルダ９０８に保存する。なお、図９の９１１に示すファイル名の先頭には、基幹システム１１６が８０６で発行した「受注ＩＤ」が付与されている。これは、ＦＡＸサーバー１１８が生成する発注書８１０に、ＱＲコード（登録商標）等のバーコードやテキストにて「受注ＩＤ」を含む識別情報を記載しておくことにより、メーカー１２１が該発注書に回答を書き込んでＦＡＸ送信（８１５）してくれば、該識別情報を判別して自動付与できる。この場合、複合機１１１のＨＤＤ２０５上のアプリケーション４１０では、前記識別情報を解析して「受注ＩＤ」を抽出し、ファイル名として付与する。一方、メーカーによっては、前記識別情報を含む用紙とは異なる用紙で、回答をＦＡＸ送信（８１５）してくる場合もありうる。その場合は、担当者Ａが、受信フォルダ９０８を監視し、自身が発注書を送信（８１２）したメーカーからのＦＡＸ９１１か確認し、ファイル名として「受注ＩＤ」を付与する。

担当者Ａは、受信フォルダ９０８内から、自身が担当するメーカー回答ＦＡＸ９１１を、担当者Ａのフォルダ９０６に移動する。移動後のファイルが９１３であり、メーカー回答８１７に相当する。なお、前述のように「受注ＩＤ」が識別できるならは、基幹システム１１６とＦＡＸサーバー１１８が連動することで、「受注ＩＤ」から担当者を導出し、受信フォルダ９０８を介さず、直接担当者Ａフォルダに格納することも可能である。

支店１０３のＰＣ１１０で動作する文書管理アプリケーション８１８は、担当者Ａの指示に基づき、担当者Ａのフォルダ９０６内に保持され且つ同一の受注ＩＤが付与されている、メーカーからの回答書ファイル９１３と顧客からの注文書ファイル９１２とを表示する。そして、文書管理アプリケーション８１８は、担当者Ａの指示に基づき、顧客１（１０１）向けの回答書を作成して（８２０）、顧客向け回答書ファイル８２２としてＦＡＸサーバーに保存する（８２１）。さらに、文書管理アプリケーション８１８は、ＦＡＸドライバ８２３を介してその顧客向け回答書８２２を複合機１１１へ送って（８２４）、顧客１（１０１）に対してＦＡＸ送信させる。ＦＡＸサーバー１１８は、複合機１１１から顧客向け回答書のＦＡＸ送信を確認すると（８２６）、注文書８０３（ファイル９１２）と、メーカーからの回答書（ファイル９１３）と、顧客向け回答書８２２とを、処理済フォルダ９０４へ移動する。移動後のファイルが９１４、９１６、９１７である。なお、ＦＡＸサーバーに保存される顧客向け回答書ファイル８２２のファイル名は、受注ＩＤと、顧客名と、「送信」を示す語と、受信日時とを含む、９１７のような形式のファイル名を付与して保存している。

次に、ＦＡＸサーバー１１８は、１日１回予め設定された時刻に、処理済フォルダ９０４を参照して、処理済フォルダ９０４から同一「受注ＩＤ」が付与された複数のファイルを抽出する。そして、ＦＡＸサーバー１１８は、当該抽出した複数のファイルに対してアーカイブ処理を行って、当該アーカイブしたファイル８２８を文書サーバー１１９に保存する（８２７）。

すなわち、ＦＡＸサーバー１１８は、処理済フォルダ９０４から抽出したファイル群に、同一「受注ＩＤ」が付与されている、注文書８０３と発注書８１０とメーカー回答８１７と顧客向け回答８２２とが揃っていた場合、それらのファイルを１つのファイルにアーカイブする（８２７）。なお、同一「受注ＩＤ」に対して複数の発注書８１０が生成されていた場合、メーカー回答８１７もそれぞれ同数必要である。ＦＡＸサーバー１１８は、発注書８１０の保存時に、「受注ＩＤ」と結びつけて記憶したファイル数で、全てのファイルが揃ったか否かを判断する。図９の例では、処理済みフォルダ９０４に保存されているファイル９１４〜９１７が、注文書８０３、発注書８１０、メーカー回答８１７、顧客向け回答８２２のいずれなのかを、ファイル名で判断している。すなわち、ファイル名に含まれている、「送信」／「受信」の文字列と、送信元名称（「顧客」なのか「メーカー」なのか）とに基づいて判断する。また、別の判断方法として、注文書８０３、発注書８１０、メーカー回答８１７、顧客向け回答８２２のいずれなのかを識別する情報を、ファイル９１４〜９１７のファイル名に挿入する方法や、ファイル属性として保持させる方法を用いても良い。

アーカイブしたファイル８２８は、文書サーバー１１９（またはデータベース１１７）の所定のフォルダに保存される。９１８は、文書サーバー１１９（またはデータベース１１７）のルートフォルダであり、文書サーバー１１９が扱うファイルは、全てこのルートフォルダ９１８以下に保存される。文書サーバー１１９は、フォルダ９１８のパスを文書サーバー１１９の設定値として記憶している。なお、この設定値は設定ファイルや文書サーバー１１９のＵＩを用いて、設定する事も可能である。文書サーバーのルートフォルダ９１８下には、ＦＡＸサーバー１１８がアーカイブファイル８２８を格納するフォルダ９１９が配置される。ＦＡＸサーバー１１８は、フォルダ９１９のパスを、ＦＡＸサーバー１１８の設定値として記憶している。なお、この設定値は設定ファイルやＦＡＸサーバー１１８のＵＩを用いて、設定する事も可能である。

図９では、アーカイブファイル８２８の例が、ファイル９２２、９２３であり、アーカイブが行われた日付のフォルダ９２０、９２１に保存される。ファイル９１４〜９１７をアーカイブしたファイル９２２は、同じ受注ＩＤが付与されたファイル名となっている。図１１で後述するように、このアーカイブファイル９２２には、アーカイブ対象のファイル９１４〜９１７それぞれの送受信日時や、支店名、担当者名、顧客名、受注ＩＤなどの情報が、属性情報として付加されて保存される。このように、アーカイブファイルに属性情報が付加されるので、後で、所望のアーカイブファイルが検索しやすくなる。

なお、図９のアーカイブファイル９２２、９２３は、ＰＤＦ形式としているが、格納形式はこれに限るものではなく、ＺＩＰ形式等他の形式でもよい。また、ＦＡＸサーバーが行うアーカイブ処理（８２７）のタイミングは、１日１回に限るものではなく、任意のタイミングに設定することも可能である。さらに、文書サーバーのルートフォルダ９１８下のフォルダ構成や、ファイル名の付与方法も、図９に示すものに限定するものでは無い。

図１０は、処理済フォルダ９０４に格納されたファイル９１４〜９１７の各ファイルの属性情報１００１の例を示す。

注文書８０３に相当するファイル９１４の場合、１００２には、基幹システム１１６により８０６で発行された受注ＩＤが保存される。本実施例では、ＦＡＸサーバー１１８が、処理済フォルダ９０４へ移動された注文書ファイルのファイル名に基づいて、当該ファイル名に含まれる受注ＩＤを１００２に格納する。また、１００３には、当該注文書ファイルのファイル名に含まれる注文書のＦＡＸ受信日時が保存される。本実施例では、ＦＡＸサーバー１１８は、処理済フォルダ９０４へファイルが移動された際に、ファイル名から情報を抜き出し、１００３に格納する。なお、ＦＡＸの受信日時は、ＦＡＸサーバー１１８が、複合機１１１から注文書のＦＡＸ文書と同時に送信元番号や受信日時を含むＦＡＸ受信情報ファイルを受け取り、当該受信情報ファイル内の受信日時をファイル名に含めて保存しておくことにより、当該ファイル名に基づいて該ファイルの属性情報のＦＡＸ受信日時に格納することができる。なお、ファイル名を介さずに１００３に書き込むように構成してもよい。また、１００４にはこの注文に関する担当者名、１００５には支店名、１００６には注文者である顧客名が保存される。１００４〜１００６の情報は、処理済フォルダ９０４へファイルが移動された際に、ＦＡＸサーバー１１８が、受注ＩＤ１００２を元に基幹システム１１６から取得し、格納する。

発注書８１０に相当するファイル９１５に対しても同様に、属性情報１００１が保存される。ただし、１００３はＦＡＸの送信日時となり、さらに、担当者名１００４、支店名１００５、顧客名１００６は空欄である。１００３に格納するＦＡＸ送信日時は、発注書８１０のファイル名に含まれる送信日時を用いる。

メーカーからの回答書８１７に相当するファイル９１６に対しても同様に、属性情報１００１が保存される。ただし、１００３はＦＡＸの受信日時となり、さらに、担当者名１００４、支店名１００５、顧客名１００６は空欄である。１００３に格納するＦＡＸ受信日時は、受信フォルダ９０８にメーカーからの回答書を保存する際に付与したファイル名に含まれる受信日時を用いる。

顧客向け回答８２２に相当するファイル９１７に対しても同様に、属性情報１００１が保存される。ただし、１００３はＦＡＸの送信日時となり、さらに、担当者名１００４、支店名１００５、顧客名１００６は空欄である。１００３に格納するＦＡＸ送信日時は、顧客向け回答書を保存する際に付与したファイル名に含まれる送信日時を用いる。

図１１は、ＦＡＸサーバー１１８が実行するアーカイブ処理８２７の詳細を示すフローチャートである。また、図１２は、アーカイブ処理により生成されるアーカイブファイルに対して付与される属性情報１２０１である。本実施例においては、１日１回、決まった時間にアーカイブ処理を実行する。

Ｓ１１０１において、ＦＡＸサーバー１１８は、処理済フォルダ９０４内のファイルをすべてアーカイブ処理対象にしたか否かを判断する。未処理のファイルがある場合はＳ１１０２の処理に進む一方、すべてのファイルを処理し終えた場合はアーカイブ処理を終了する。

Ｓ１１０２において、ＦＡＸサーバー１１８は、処理済フォルダ９０４内のアーカイブ処理対象にしていないファイルのうちの、１ファイルを処理対象とする。

Ｓ１１０３において、ＦＡＸサーバー１１８は、Ｓ１１０２で当該アーカイブ処理対象としたファイルから受注ＩＤ１００２を抽出する。

Ｓ１１０４において、ＦＡＸサーバー１１８は、Ｓ１１０３で抽出した受注ＩＤ１００２と同じ受注ＩＤが付与されている全てのファイルを、処理済フォルダ９０４から抽出する。

Ｓ１１０５において、ＦＡＸサーバー１１８は、Ｓ１１０４で抽出した全てのファイルを、本アーカイブ処理における処理済み扱いとする。

Ｓ１１０６において、ＦＡＸサーバー１１８は、Ｓ１１０２〜Ｓ１１０４で抽出した全てのファイルをアーカイブすべきか否か判断する。図８〜図９の例においては、注文書８０３、発注書８１０、メーカー回答８１７、顧客向け回答８２２が揃っている場合（Ｙｅｓ）、Ｓ１１０７に進んで、当該ファイル群に対してアーカイブ処理を実行する。一方、アーカイブすべきでないと判断した場合（Ｎｏ）、Ｓ１１０１に戻る。

Ｓ１１０７において、ＦＡＸサーバー１１８は、Ｓ１１０２〜Ｓ１１０４で抽出した全てのファイルを、ＦＡＸの送受信日時１００３に基づいて昇順にソートする。そして、Ｓ１１０７でソートした順に１ファイルずつ、Ｓ１１０８〜Ｓ１１１０の処理を実行する。

Ｓ１１０８において、ＦＡＸサーバー１１８は、Ｓ１１０２〜Ｓ１１０４で抽出したアーカイブ対象ファイルを全て処理したか否かを判断する。アーカイブ対象ファイルを全て処理し終えていない場合は（Ｎｏ）、Ｓ１１０９〜Ｓ１１１０の処理を繰り返す。一方、アーカイブ対象ファイルをすべて処理し終えた場合は（Ｙｅｓ）、Ｓ１１１１の処理に進む。

Ｓ１１０９において、ＦＡＸサーバー１１８は、ソートされた順にしたがって、アーカイブ対象ファイルの１つを、アーカイブファイルに追加する。なお、本実施例において生成されるアーカイブファイルは、アーカイブ対象ファイルをＰＤＦフォーマットで１ファイルに連結したものとするが、このフォーマットはＰＤＦに限定するものではない。

Ｓ１１１０において、ＦＡＸサーバー１１８は、Ｓ１１０９で追加したアーカイブ対象ファイルの属性情報１００１を読み出して、アーカイブファイルの属性情報１２０１に保存する。注文書８０３に相当するファイル９１４の属性情報からは、受注ＩＤ１００２を読み出して１２０５に記憶するとともに、注文書のＦＡＸ受信日時１００３を読み出して１２０６に記憶する。また、担当名１００４を読み出して１２０３に記憶し、支店名１００５を読み出して１２０２に記憶し、顧客名１００６を読み出して１２０４に記憶する。一方、発注書８１０に相当するファイル９１５の属性情報からは、ＦＡＸ送信日時を読み出して１２０７に保存する。メーカー回答８１７に相当するファイル９１６の属性情報からは、ＦＡＸ受信日時を読み出して１２０９に記憶する。顧客向け回答８２２に相当するファイル９１７の属性情報からは、ＦＡＸ送信日時を読み出して１２１０に記憶する。なお、発注先メーカーが複数箇所（例えば２か所）の場合、発注書８１０とメーカー回答８１７と顧客向け回答８２２は、それぞれ２ファイルとなるので、それぞれの属性情報を読み出して保存する。すなわち、発注書それぞれの送信日時を１２０７と１２０８に保存し、メーカー回答の受信日時を１２０９と１２１１に保存し、顧客向け回答の送信日時を１２１０と１２１２に保存する。

Ｓ１１１１において、ＡＸサーバー１１８は、Ｓ１１１０で記憶したアーカイブファイル用の属性情報１２０１を、アーカイブＰＤＦファイルの拡張領域に書き込み、Ｓ１１０１に戻る。

このように構成することで、複数のファイルを１つのファイルにアーカイブした場合も、当該アーカイブ対象の各ファイルの送受信日時などの属性情報がアーカイブファイルに保持されるので、検索等を行いやすくなる。

各ファイルのアーカイブファイルへの格納順は、図１１のＳ１１０７および図１２で説明した順に限るものではない。図１３は、図１１のＳ１１０７で別のソート方法を採った場合の、アーカイブファイルの属性情報１３０１である。支店名１３０２、担当名１３０３、顧客名１３０４、受注ＩＤ１３０５の格納方法は、１２０２〜１２０５と同様である。図１３の例では、Ｓ１１０７において、ファイル名に基づいて、注文書、発注書、メーカー回答、顧客向け回答、の文書種類の順にファイルをソートし、更に、各文書種類内でＦＡＸ送受信日時の昇順にソートする。これにより、アーカイブ対象の各ファイルの属性情報も、１３０６〜１３１２の順でアーカイブファイルの属性情報に保存される。

以上のように、本実施例では、１つのファイルにアーカイブした複数ファイルの情報をソートして、アーカイブファイルの属性情報として格納するように構成した。これにより、アーカイブファイルの属性情報内の特定の情報をキーとして、ファイルのソートや検索などを行うことができる。

例えば、「注文書」ＦＡＸを受けた時刻（受信日時）で、アーカイブファイル群をソートして、一覧する事も可能である。また、アーカイブファイルを一覧表示したときに、１２０６〜１２１２の情報をリスト表示する事も可能である。これにより、例えば、「顧客への回答」ＦＡＸを受けた時刻でソートし、複合機１１１上に残るＦＡＸ送信履歴との突き合わせなどにも利用できる。また、顧客名でフィルタリングした上で、顧客への回答時刻順に一覧する事もできる。また、顧客から問い合わせを受けた際に、受注ＩＤに基づき、いつ顧客向け回答を送信したかを確認するといった用途に用いる事もできる。

（実施例２）
実施例２は、図１と同様のシステムにおいて実現する。複合機１１１、１１３、ＦＡＸ装置１０８、１０９、１２１、１２２の構成は、図２に示すブロック図と同様である。また、ＦＡＸサーバー１１８の構成は、図３に示すブロック図と同様である。また、複合機１１１、１１３の基本的なソフトウェア構成は図４と同様である。また、アプリケーション４０９、４１０の構成は、第一実施例の図５と同様である。また、Ｗｅｂブラウザ４０４の構成は、図６に示すブロック図と同様である。ＦＡＸサーバー１１８において本発明に関わる処理プログラムを実行する際、処理プログラムをＲＡＭ３０４上にロードした際のメモリマップの構造は、図７と同様である。また、本実施例２の受発注システムのワークフローは、図８に示すシーケンス図と同様である。ＦＡＸサーバー１１８上のフォルダ構成、および、文書サーバー１１９上のフォルダ構成は、図９と同様である。

処理済フォルダ９０４内の各ファイルの属性情報も図１０と同様である。ただし、発注書８１０にあたるファイル９１５においても、ファイル９１４と同様に、担当名１００４、支店名１００５、顧客名１００６を格納しておく。メーカー回答８１７にあたるファイル９１６、顧客向け回答にあたるファイル９１７についても、同様に、担当名１００４、支店名１００５、顧客名１００６を格納しておく。

図１４は、ＦＡＸサーバー１１８が実行するアーカイブ処理８２７のフローチャートである。実施例２においても、１日１回、決まった時間にアーカイブ処理を実行する。図１５は、実施例２のアーカイブ処理において生成するＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）用アーカイブファイルの構造１５０１、Ｌｉｎｕｘ（登録商標）用アーカイブファイルの構造１５１０、本処理中に記憶する属性用情報であり、Ｌｉｎｕｘ（登録商標）用アーカイブファイルの属性ファイルの構造である１５２０である。

Ｓ１４０１において、ＦＡＸサーバー１１８は、処理済フォルダ９０４内のファイルをすべて処理したか否かを判断する。未処理のファイルがある場合は（Ｎｏ）、Ｓ１４０２に進む一方、すべてのファイルを処理し終えた場合は（Ｙｅｓ）、本アーカイブ処理を終了する。

Ｓ１４０２において、ＦＡＸサーバー１１８は、処理済フォルダ９０４内のアーカイブ処理対象にしていない注文書ファイル８０３のうちの１ファイルを処理対象とする。

Ｓ１４０３において、ＦＡＸサーバー１１８は、Ｓ１４０２で処理対象としたファイルから顧客名１００６を抽出する。

Ｓ１４０４において、ＦＡＸサーバー１１８は、Ｓ１４０３で抽出した顧客名１００６と同じ顧客名を持つファイルを抽出する。

Ｓ１４０５において、ＦＡＸサーバー１１８は、Ｓ１４０４で抽出したファイルを、本処理における処理済扱いとする。

Ｓ１４０６において、ＦＡＸサーバー１１８は、Ｓ１４０４で抽出したファイルのファイル名に基づいて、同一顧客から受けた全ての注文書８０３を抽出して、ＦＡＸ受信日時でソートする。

Ｓ１４０７において、ＦＡＸサーバー１１８は、Ｓ１４０６で抽出したアーカイブ対象ファイルをすべて処理したか否かを判断する。アーカイブ対象ファイルをすべて処理し終えていない場合（Ｎｏ）、Ｓ１４０８乃至Ｓ１４０９を繰り返す。アーカイブ対象ファイルをすべて処理し終えた場合（Ｙｅｓ）、Ｓ１４１０に進む。なお、本実施例におけるアーカイブファイルは、複数ファイルをｚｉｐ形式で１ファイルに圧縮アーカイブしたものである。

Ｓ１４０８において、ＦＡＸサーバー１１８は、ソート順にしたがって、Ｓ１４０６で抽出したアーカイブ対象ファイルのうちの１ファイルを、アーカイブｚｉｐファイルに追加する。

Ｓ１４０９において、ＦＡＸサーバー１１８は、Ｓ１４０８で追加したファイルの属性情報１００１を読み出して、アーカイブｚｉｐファイルの属性情報に保存する。

なお、アーカイブｚｉｐファイルの名称には、顧客名が含まれ、Ｓ１４０８における最初の１ファイルの処理時に、アーカイブｚｉｐファイルの属性情報１５２０のｚｉｐファイル名１５２１に記憶する。また、Ｓ１４０８でアーカイブ対象ファイルのファイル名を１５２２に記憶し、アーカイブ対象ファイルそれぞれのＦＡＸ受信日時を１５２３に記憶する。また、２つ目以降のアーカイブ対象ファイルは、１つ目のファイルの情報１５２２、１５２３と同様に、１５２４、１５２５のように順次追加記憶していく。

Ｓ１４１０において、ＦＡＸサーバー１１８は、アーカイブファイルの保存先となる文書サーバー１１９のファイルシステムを判断する。本実施例では、オペレーションシステムの種類によってファイルシステムを判断している。この判断は、ＦＡＸサーバー１１８が予め保存先の情報を記憶していてもよい。或いは、このタイミングで、保存先文書サーバー１１９にアクセスして、ファイルシステムに関する情報を取得してもよい。本実施例においては、保存先がＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）であった場合はＳ１４１１へ進み、保存先がＬｉｎｕｘ（登録商標）であった場合はＳ１４１２へ進む。

Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）の場合、Ｓ１４１１において、ＦＡＸサーバー１１８は、Ｓ１４０８でアーカイブファイルの１５０２〜１５０５に保存したファイルに対して、Ｓ１４０９で属性情報１５２０として記憶した情報１５２２〜１５２５を、アーカイブファイルのプロパティ１５０４〜１５０７に書き込み、Ｓ１４０１に戻る。

Ｌｉｎｕｘ（登録商標）の場合、Ｓ１４１２において、ＦＡＸサーバー１１８は、Ｓ１４０８で１５１１〜１５１４まで構成したファイル１５１０をそのままの状態で文書サーバーに保存する。さらに、属性情報として記憶した１５２０を、当該ファイル１５１０が保存されたフォルダと同一のフォルダに、テキストファイルとして保存して、Ｓ１４０１に戻る。

なお、上記説明ではＳ１４０６において「注文書」のみを抽出し、アーカイブする例を示したが、「発注書」、「メーカー回答」、「顧客向け回答」についても同様に図１４の処理を適用可能である。

以上のように、実施例２では、アーカイブファイルの保存先ファイルシステムに応じてアーカイブファイルの属性情報の保持の仕方を変更することで、様々な保存先においても、適切な情報保持を行えるようになる。

（その他の実施例）
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。その処理は、上述した実施例の機能を実現させるソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。

Claims (8)

1. 送信したＦＡＸ文書内に記載した識別子と、受信したＦＡＸ文書内に記載されている識別子を判別することによって当該受信したＦＡＸ文書に付与した識別子とに基づいて、同一の識別子が付与されている前記送信したＦＡＸ文書および前記受信したＦＡＸ文書ごとにアーカイブして１つのＰＤＦ形式のアーカイブファイルを生成する生成手段と、
   前記送信したＦＡＸ文書および前記受信したＦＡＸ文書それぞれのＦＡＸ送受信日時を読み出して、前記１つのＰＤＦ形式のアーカイブファイルの属性情報として保存する保存手段と、
   を有することを特徴とする管理装置。
2. 前記生成手段によって前記１つのＰＤＦ形式のアーカイブファイルにアーカイブされる前記送信したＦＡＸ文書および前記受信したＦＡＸ文書は、一連の受発注業務でやり取りしたＦＡＸ文書であることを特徴とする請求項１に記載の管理装置。
3. 前記保存手段で前記ＰＤＦ形式のアーカイブファイルの属性情報として保存される情報は、更に、前記識別子の情報を含むことを特徴とする請求項１に記載の管理装置。
4. 前記保存手段で前記ＰＤＦ形式のアーカイブファイルの属性情報として保存される情報は、更に、注文を行った顧客の情報を含むことを特徴とする請求項２に記載の管理装置。
5. 前記生成手段は、前記送信したＦＡＸ文書および前記受信したＦＡＸ文書を、前記ＦＡＸ送受信日時でソートして前記ＰＤＦ形式のアーカイブファイルにアーカイブすることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の管理装置。
6. 前記保存手段は、前記アーカイブファイルの保存先ファイルシステムに応じて、前記ＰＤＦ形式のアーカイブファイルの属性情報の保存の仕方を変更することを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の管理装置。
7. コンピュータを、請求項１乃至６のいずれか１項に記載の各手段として機能させるための、コンピュータプログラム。
8. 送信したＦＡＸ文書内に記載した識別子と、受信したＦＡＸ文書内に記載されている識別子を判別することによって当該受信したＦＡＸ文書に付与した識別子とに基づいて、同一の識別子が付与されている前記送信したＦＡＸ文書および前記受信したＦＡＸ文書ごとにアーカイブして１つのＰＤＦ形式のアーカイブファイルを生成する生成ステップと、
   前記送信したＦＡＸ文書および前記受信したＦＡＸ文書それぞれのＦＡＸ送受信日時を読み出して、前記１つのＰＤＦ形式のアーカイブファイルの属性情報として保存する保存ステップと、
   を有することを特徴とする管理装置の管理方法。

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