JP2022054314A

JP2022054314A - 管理装置、管理システム、管理方法、及びプログラム

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Publication number: JP2022054314A
Application number: JP2020161433A
Authority: JP
Inventors: 博行阿比留; Hiroyuki Abiru
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2020-09-25
Filing date: 2020-09-25
Publication date: 2022-04-06
Also published as: CN114257694A; CN114257694B; EP3975534A1; US20220103703A1; US11647128B2

Abstract

【課題】所定の基準でグルーピングされた電子機器で受信したファクス受信データの管理を容易化する管理装置を提供すること。【解決手段】電子機器が受信したファクス受信データを管理する管理装置であって、ファクス受信データと、ファクス受信データを受信した電子機器が所属するグループと、を対応付けて管理するファクス受信データ管理手段と、ファクス受信データの閲覧要求に基づき、少なくともグループの情報に基づいて分類されたファクス受信データのリストを応答するリスト応答手段と、を有する管理装置により上記課題を解決する。【選択図】図４

Description

本発明は、管理装置、管理システム、管理方法、及びプログラムに関する。

電子化及びファイルサーバへの保管作業の効率化を図るために、ファクス文書の電子化や、ファクス文書の属性に従ってファイルサーバに自動で保管するファクス受信転送システムが構築されている。このようなシステムでは、ファクス文書の送信元の電話番号やその他の属性情報に従ってファイル名を作成してファイルサーバに保管している。

従来、ＭＦＰと、ファイル保管機能を有するファイルサーバと、を含む情報処理システムにおけるファクス文書の転送設定処理、及びファクス受信とそれに伴うファイル転送処理の技術が知られていた（例えば特許文献１参照）。

しかしながら、ファクス機器が設置された拠点、場所やファクス機器を使用する組織、部門、業務など、所定の基準でグルーピングされたファクス機器で受信したファクス文書をファイルサーバやクラウド等で一元的に管理する場合は、どのグループに所属するファクス機器で受信したファクス文書であるのか分からず、不便であるという問題があった。なお、特許文献１の情報処理システムは上記の問題について解決するものではない。

本発明の一実施形態は、所定の基準でグルーピングされた電子機器で受信したファクス受信データの管理を容易化する管理装置を提供することを目的とする。

上記した課題を達成するため、本発明の一実施形態は、電子機器が受信したファクス受信データを管理する管理装置であって、前記ファクス受信データと、前記ファクス受信データを受信した前記電子機器が所属するグループと、を対応付けて管理するファクス受信データ管理手段と、前記ファクス受信データの閲覧要求に基づき、少なくとも前記グループの情報に基づいて分類された前記ファクス受信データのリストを応答するリスト応答手段と、を有する管理装置である。

本発明の一実施形態によれば、所定の基準でグルーピングされた電子機器で受信したファクス受信データの管理を容易化する管理装置を提供できる。

本実施形態に係る管理システムの一例の構成図である。本実施形態に係るコンピュータの一例のハードウェア構成図である。本実施形態に係るＭＦＰの一例のハードウェア構成図である。本実施形態に係る管理システムの一例の機能構成図である。拠点のＦＡＸ機器におけるファクス受信データのリストの表示例である。拠点のＰＣにおけるファクス受信データのリストの表示例である。本実施形態に係る管理システムの処理の一例のシーケンス図である。本実施形態に係る管理システムが実行するファクスデータ登録の処理の一例のフローチャートである。本実施形態に係る管理システムが作成するフォルダ構造の一例の説明図である。管理情報記憶部に記憶された情報の一例の構成図である。本実施形態に係る管理システムが実行するファクス受信データのリスト作成の処理の一例のフローチャートである。管理情報記憶部に記憶された情報の一例の構成図である。本実施形態に係る管理システムが実行するファクスデータ登録の処理の一例のフローチャートである。本実施形態に係る管理システムが作成する管理テーブルの一例の構成図である。本実施形態に係る管理システムが実行するファクス受信データのリスト作成の処理の一例のフローチャートである。本実施形態に係る管理システムが作成するフォルダ構造の一例の説明図である。管理情報記憶部に記憶された情報の一例の構成図である。拠点のＦＡＸ機器における画面例である。管理情報記憶部に記憶された情報の一例の構成図である。拠点のＦＡＸ機器における画面例である。拠点のＦＡＸ機器及びＰＣにおけるファクス受信データのリストの表示例である。本実施形態に係る管理システムが実行するＦＡＸ機器の自動登録処理の一例のフローチャートである。新たに拠点に導入されたＦＡＸ機器の受信番号が登録された、受信番号と受信拠点の情報とを対応付けるテーブルの一例である。設定画面の一例のイメージ図である。設定画面の一例のイメージ図である。管理情報記憶部に記憶された情報の一例の構成図である。拠点のＦＡＸ機器における画面例である。

以下、本発明の各実施形態について、添付の図面を参照しながら説明する。なお、本実施形態において「グループ」とは、所定の基準でグルーピングされたものである。所定の基準とは、例えば、活動のよりどころになる所、又は活動の足場となる重要な地点等であり、具体的には、ファクス機器が設置された拠点、場所、ファクス機器を使用する組織、部門、業務等である。ただし、これらに限定されるものではない。以下では、グルーピングの基準の一例である「拠点」を例として説明する。

［第１の実施形態］
＜システム構成＞
図１は本実施形態に係る管理システムの一例の構成図である。図１に示す管理システム１は、複数の拠点Ａ～Ｎを持つ企業などの組織が、取引先であるＸ社及びＹ社からファクス文書を受信し、受信したファクス文書（ファクス受信データ）を管理する情報処理システムである。例えば図１の管理システム１は、東京本社である拠点ＡにＦＡＸ機器１２Ａ１及び１２Ａ２とＰＣ１４Ａとが設置されている。また、大阪営業所である拠点ＢにはＦＡＸ機器１２Ｂ１及び１２Ｂ２とＰＣ１４Ｂとが設置されている。また、大阪工場である拠点ＣにはＦＡＸ機器１２Ｃ１及び１２Ｃ２とＰＣ１４Ｃとが設置されている。また、取引先であるＸ社にはＦＡＸ機器１２Ｘが設置されている。さらに、取引先であるＹ社にはＦＡＸ機器１２Ｙが設置されている。

なお、拠点ＡのＦＡＸ機器１２Ａ１及び１２Ａ２、拠点ＢのＦＡＸ機器１２Ｂ１及び１２Ｂ２、拠点ＣのＦＡＸ機器１２Ｃ１及び１２Ｃ２の何れでもよい場合は、単に拠点のＦＡＸ機器１２と呼ぶ。拠点のＦＡＸ機器１２、Ｘ社のＦＡＸ機器１２Ｘ、及びＹ社のＦＡＸ機器１２Ｙは、公衆回線網等のネットワーク１８を介してファクス文書の送受信が可能である。また、拠点ＡのＰＣ１４Ａ、拠点ＢのＰＣ１４Ｂ、及び拠点ＣのＰＣ１４Ｃの何れでもよい場合は、単に拠点のＰＣ１４と呼ぶ。拠点のＰＣ１４はネットワーク１８を介して管理装置１０とのデータ通信が可能である。ネットワーク１８はデータ通信可能な電話網、インターネット、ＬＡＮ（Local Area Network）等である。

Ｘ社のユーザはファクス文書を送信する拠点のＦＡＸ機器１２の電話番号（以下、受信番号と呼ぶ）を指定して、ＦＡＸ機器１２Ｘからネットワーク１８を介してファクス文書を送信する。また、Ｙ社のユーザは受信番号を指定して、ＦＡＸ機器１２Ｙから拠点のＦＡＸ機器１２にファクス文書を送信する。

受信番号により指定された拠点のＦＡＸ機器１２は、ＦＡＸ機器１２Ｘ又は１２Ｙからのファクス文書を受信する。本実施形態に係る管理システム１ではファクス文書を受信した拠点のＦＡＸ機器１２が、ネットワーク１８を介して後述のファクス受信データを管理装置１０に転送する。なお、管理装置１０は転送されたファクス受信データを後述のように管理する。管理装置１０が管理するファクス受信データは、拠点のＦＡＸ機器１２又はＰＣ１４から後述のように閲覧可能である。

ＦＡＸ機器１２はファクス文書を送受信する電子機器の一例である。ファクス文書を送受信する電子機器には、ＦＡＸ機器１２の他、ＭＦＰ（Ｍultifunction Peripheral/Product/Printer）などの画像形成装置が含まれる。また、ＦＡＸ機器１２及びＰＣ１４はファクス受信データの閲覧要求を管理装置１０に対して行い、受信したファクス受信データを表示する電子機器の一例である。なお、ＰＣ１４は一例であって、ＨＵＤ（Head Up Display）装置、産業機械、ネットワーク家電、携帯電話、スマートフォン、タブレット端末、ゲーム機、ＰＤＡ（Personal Digital Assistant）等であってもよい。

図１に示す管理システム１の構成は一例である。例えば拠点のＦＡＸ機器１２の機能の少なくとも一部は、管理装置１０で実現する構成であってもよい。管理装置１０の機能の少なくとも一部は、拠点のＦＡＸ機器１２に備える構成であってもよい。管理装置１０は複数台の情報処理装置で実現する構成であってもよい。管理装置１０は、クラウドを利用して実現するようにしてもよい。

＜ハードウェア構成＞
《コンピュータ》
図１に示した管理装置１０及び拠点のＰＣ１４は例えば図２に示すようなハードウェア構成のコンピュータ５００により実現される。図２は本実施形態に係るコンピュータの一例のハードウェア構成図である。

コンピュータ５００は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）５０１、ＲＯＭ（Read Only Memory）５０２、ＲＡＭ（Random Access Memory）５０３、ＨＤ５０４、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）コントローラ５０５、ディスプレイ５０６、外部機器接続Ｉ／Ｆ（Interface）５０８、ネットワークＩ／Ｆ５０９、データバス５１０、キーボード５１１、ポインティングデバイス５１２、ＤＶＤ－ＲＷ（Digital Versatile Disk Rewritable）ドライブ５１４、メディアＩ／Ｆ５１６を備えている。

これらのうち、ＣＰＵ５０１は、プログラムに従ってコンピュータ５００全体の動作を制御する。ＲＯＭ５０２は、ＩＰＬ等のＣＰＵ５０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ５０３は、ＣＰＵ５０１のワークエリアとして使用される。ＨＤ５０４は、プログラム等の各種データを記憶する。ＨＤＤコントローラ５０５は、ＣＰＵ５０１の制御にしたがってＨＤ５０４に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。

ディスプレイ５０６は、カーソル、メニュー、ウインドウ、文字、又は画像などの各種情報を表示する。外部機器接続Ｉ／Ｆ５０８は、各種の外部機器を接続するためのインタフェースである。この場合の外部機器は、例えば、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリ等である。ネットワークＩ／Ｆ５０９はネットワーク１８を利用してデータ通信をするためのインタフェースである。データバス５１０は、ＣＰＵ５０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

キーボード５１１は、文字、数値、各種指示などの入力のための複数のキーを備えた入力手段の一種である。ポインティングデバイス５１２は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動などを行う入力手段の一種である。ＤＶＤ－ＲＷドライブ５１４は、着脱可能な記録媒体の一例としてのＤＶＤ－ＲＷ５１３に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。なお、ＤＶＤ－ＲＷに限らず、ＤＶＤ－Ｒ等であってもよい。メディアＩ／Ｆ５１６は、フラッシュメモリ等の記録メディア５１５に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。

《ＭＦＰ》
図１に示した拠点のＦＡＸ機器１２は例えば図３に示すようなハードウェア構成のＭＦＰ９００により実現される。図３は本実施形態に係るＭＦＰの一例のハードウェア構成図である。

図３のＭＦＰ９００は、コントローラ９１０、近距離通信回路９２０、エンジン制御部９３０、操作パネル９４０、ネットワークＩ／Ｆ９５０を備えている。コントローラ９１０は、コンピュータの主要部であるＣＰＵ９０１、システムメモリ（ＭＥＭ－Ｐ）９０２、ノースブリッジ（ＮＢ）９０３、サウスブリッジ（ＳＢ）９０４、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）９０６、記憶部であるローカルメモリ（ＭＥＭ－Ｃ）９０７、ＨＤＤコントローラ９０８、及び、記憶部であるＨＤ９０９を有し、ＮＢ９０３とＡＳＩＣ９０６との間をＡＧＰ（Accelerated Graphics Port）バス９２１で接続した構成となっている。

ＣＰＵ９０１は、ＭＦＰ９００の全体制御を行う制御部である。ＮＢ９０３は、ＣＰＵ９０１と、ＭＥＭ－Ｐ９０２、ＳＢ９０４、及びＡＧＰバス９２１とを接続するためのブリッジである。また、ＮＢ９０３は、ＭＥＭ－Ｐ９０２に対する読み書きなどを制御するメモリコントローラと、ＰＣＩ（Peripheral Component Interconnect）マスタ及びＡＧＰターゲットとを有する。

ＭＥＭ－Ｐ９０２は、コントローラ９１０の各機能を実現させるプログラムやデータの格納用メモリであるＲＯＭ９０２ａと、プログラムやデータの展開、及びメモリ印刷時の描画用メモリなどとして用いるＲＡＭ９０２ｂとを有する。ＲＡＭ９０２ｂに記憶されているプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ－ＲＯＭ、ＣＤ－Ｒ、ＤＶＤ等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録して提供するように構成してもよい。

ＳＢ９０４はＮＢ９０３とＰＣＩデバイス、周辺デバイスとを接続するためのブリッジである。ＡＳＩＣ９０６は、画像処理用のハードウェア要素を有する画像処理用途向けのＩＣ（Integrated Circuit）であり、ＡＧＰバス９２１、ＰＣＩバス９２２、ＨＤＤ９０８、及びＭＥＭ－Ｃ９０７を、それぞれ接続するブリッジの役割を有する。

ＡＳＩＣ９０６は、ＰＣＩターゲット及びＡＧＰマスタ、ＡＳＩＣ９０６の中核をなすアービタ（ＡＲＢ）、ＭＥＭ－Ｃ９０７を制御するメモリコントローラ、ハードウェアロジックなどにより画像データの回転などを行う複数のＤＭＡＣ（Direct Memory Access Controller）、並びに、スキャナ部９３１及びプリンタ部９３２との間でＰＣＩバス９２２を介したデータ転送を行うＰＣＩユニットを有する。なお、ＡＳＩＣ９０６には、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）のインタフェースや、ＩＥＥＥ１３９４（Institute of Electrical and Electronics Engineers 1394）のインタフェースを接続するようにしてもよい。

ＭＥＭ－Ｃ９０７は、コピー用画像バッファ及び符号バッファとして用いるローカルメモリである。ＨＤ９０９は、画像データの蓄積、印刷時に用いるフォントデータの蓄積、フォームの蓄積を行うためのストレージである。ＨＤ９０９は、ＣＰＵ９０１の制御にしたがってＨＤ９０９に対するデータの読出又は書込を制御する。ＡＧＰバス９２１は、グラフィック処理を高速化するために提案されたグラフィックスアクセラレータカード用のバスインタフェースであり、ＭＥＭ－Ｐ９０２に高スループットで直接アクセスすることにより、グラフィックスアクセラレータカードを高速にすることができる。

また、近距離通信回路９２０には、近距離通信回路９２０ａが備わっている。近距離通信回路９２０は、ＮＦＣ、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）等の通信回路である。

更に、エンジン制御部９３０は、スキャナ部９３１及びプリンタ部９３２によって構成されている。また、操作パネル９４０は、現在の設定値や選択画面等を表示させ、操作者からの入力を受け付けるタッチパネル等のパネル表示部９４０ａ、並びに、濃度の設定条件などの画像形成に関する条件の設定値を受け付けるテンキー及びコピー開始指示を受け付けるスタートキー等からなる操作パネル９４０ｂを備えている。

コントローラ９１０は、ＭＦＰ９００全体の制御を行い、例えば、描画、通信、操作パネル９４０からの入力等を制御する。スキャナ部９３１又はプリンタ部９３２には、誤差拡散やガンマ変換などの画像処理部分が含まれている。

なお、ＭＦＰ９００は、操作パネル９４０のアプリケーション切り替えキーにより、ドキュメントボックス機能、コピー機能、プリンタ機能、及びファクス機能を順次に切り替えて選択することが可能となる。ドキュメントボックス機能の選択時には、ドキュメントボックスモードとなり、コピー機能の選択時にはコピーモードとなり、プリンタ機能の選択時にはプリンタモードとなり、ファクス機能の選択時にはファクスモードとなる。

また、ネットワークＩ／Ｆ９５０は、ネットワーク１８を利用してデータ通信をするためのインタフェースである。近距離通信回路９２０及びネットワークＩ／Ｆ９５０は、ＰＣＩバス９２２を介して、ＡＳＩＣ９０６に電気的に接続されている。

なお、ＭＦＰ９００はＩＣカードによる認証を利用する場合、ＩＣカードリーダが内蔵又は外付けされる。ＭＦＰ９００はＩＣカードに埋め込まれたＲＦタグからＩＣカードに固有の識別情報を無線通信で読み取る。ＩＣカードはスマートフォンなどのスマートデバイスが内蔵するものでもよい。また、ＭＦＰ９００はＩＣカードリーダ以外を利用してもよく、生体認証装置（指紋、掌紋、虹彩、顔など）やバーコード読み取り装置等を利用してもよい。

＜機能構成＞
本実施形態に係る管理システム１は例えば図４に示す機能構成により実現される。図４は本実施形態に係る管理システムの一例の機能構成図である。図４では拠点のＦＡＸ機器１２及びＰＣ１４のうちの一台を図示し、取引先のＦＡＸ機器１２Ｘ及び１２Ｙの図示を省略している。また、図４の機能構成は、本実施形態の説明に不要な構成について適宜省略している。

図４の拠点のＦＡＸ機器１２は、ファクス通信制御部３０、ファクス受信データ転送部３２、ファクス受信データ閲覧要求部３４、及び画面制御部３６を有する。拠点のＦＡＸ機器１２はプログラムを実行することにより、例えば図４の機能構成を実現する。

ファクス通信制御部３０はファクス通信プロトコルを利用し、ファクス文書の送受信を行う。ファクス受信データ転送部３２は受信したファクス文書（ファクス受信データ）を管理装置１０に転送する。ファクス受信データは、受信した画像データ、送信番号、受信番号、受信日時などの情報を含む。送信番号はファクス受信データの送信元の情報の一例である。受信番号はファクス受信データの受信先の情報の一例である。

ファクス受信データ閲覧要求部３４は拠点のユーザによる操作に基づき、管理装置１０が管理するファクス受信データの閲覧要求を管理装置１０に対して行い、後述のファクス受信データのリストやファクス受信データを受信する。画面制御部３６は受信したファクス受信データのリストやファクス受信データを操作パネル９４０に表示させる。

図４の拠点のＰＣ１４は、ファクス受信データ閲覧要求部４０及び画面制御部４２を有する。拠点のＰＣ１４はプログラムを実行することにより、例えば図４に示すような機能構成を実現する。

ファクス受信データ閲覧要求部４０は、拠点のユーザによる操作に基づき、管理装置１０が管理するファクス受信データの閲覧要求を管理装置１０に対して行い、ファクス受信データのリストやファクス受信データを受信する。画面制御部４２は、受信したファクス受信データのリストやファクス受信データをディスプレイ５０６に表示させる。

このように、図４は管理装置１０が管理するファクス受信データの閲覧を、ＦＡＸ機器１２及びＰＣ１４から行うことのできる管理システム１の例を示している。なお、管理装置１０が管理するファクス受信データの閲覧を、ＦＡＸ機器１２及びＰＣ１４の何れか一方から行うことのできる管理システム１であってもよい。

図４の管理装置１０は、ファクス受信データ管理部２０、リスト応答部２２、管理情報記憶部２４、及びファクス受信データ記憶部２６を有する。管理装置１０はプログラムを実行することにより、例えば図４に示すような機能構成を実現する。

ファクス受信データ管理部２０は、拠点のＦＡＸ機器１２及び拠点のＦＡＸ機器１２から転送されたファクス受信データを管理する。リスト応答部２２は、拠点のＦＡＸ機器１２又はＰＣ１４からのファクス受信データの閲覧要求に基づいて、ファクス受信データのリストを後述のように作成し、ファクス受信データのリストを閲覧要求元に応答する。

管理情報記憶部２４は管理装置１０での処理に必要な各種情報を記憶している。ファクス受信データ記憶部２６は拠点のＦＡＸ機器１２から転送されたファクス受信データを記憶している。

＜処理＞
最初に、拠点のＦＡＸ機器１２及びＰＣ１４におけるファクス受信データのリストの表示例について説明する。図５及び６は、拠点のＦＡＸ機器及びＰＣにおけるファクス受信データのリストの表示例である。

図５（Ａ）は拠点のＦＡＸ機器１２におけるファクス受信データのリストの表示例を示している。画面１０００で閲覧するファクス受信データの取引先を選択し、画面１００２で受信日時を選択することで、画面１００４では取引先及び受信日時により絞り込まれたファクス受信データのリストが表示されている。

図５（Ｂ）は拠点のＰＣ１４におけるファクス受信データのリストの表示例を示している。図５（Ｂ）の画面では、取引先及び受信日時のツリー構造により分類されたファクス受信データのリストが表示されている。

本実施形態に係る管理システム１では図５の表示例に対し、更に、拠点により絞り込まれたファクス受信データのリスト、又は拠点のツリー構造により分類されたファクス受信データのリストを図６のように表示する。

図６（Ａ）は拠点のＦＡＸ機器１２におけるファクス受信データのリストの表示例を示している。例えば画面１０２０は「拠点Ａ」のＦＡＸ機器１２Ａ１又は１２Ａ２が受信したファクス受信データのうち、閲覧するファクス受信データの取引先を選択する画面例である。

画面１０２２は画面１０２０で選択されたファクス受信データのうち、閲覧するファクス受信データの受信日時を選択する画面例である。画面１０２４では拠点、取引先、及び受信日時により絞り込まれたファクス受信データのリストが表示されている。

図６（Ｂ）は、拠点のＰＣ１４におけるファクス受信データのリストの表示例を示している。例えば画面１０３０では、拠点、取引先、及び受信日時のツリー構造により分類されたファクス受信データのリストが表示されている。なお、例えば「拠点Ａ」のＰＣ１４がファクス受信データのリストを表示する場合は、図６（Ｂ）に示すように「拠点Ａ」のＦＡＸ機器１２Ａ１又は１２Ａ２が受信したファクス受信データを優先的に表示するようにしてもよいし、点線１０３２で囲まれた「拠点Ａ」以外のＦＡＸ機器が受信したファクス受信データを非表示としてもよい。

図７は本実施形態に係る管理システムの処理の一例のシーケンス図である。ステップＳ１０において、拠点のＦＡＸ機器１２は取引先であるＸ社やＹ社からファクス文書を受信する。ファクス文書を受信した拠点のＦＡＸ機器１２のファクス受信データ転送部３２は受信したファクス受信データを管理装置１０に転送する。管理装置１０に転送するファクス受信データには画像データ、送信番号、受信番号、及び受信日時の情報が含まれる。管理装置１０に転送するファクス受信データにはページ数、回線種別などの情報が含まれていてもよい。

拠点のＦＡＸ機器１２からファクス受信データを受信した管理装置１０はステップＳ１４に進み、例えば図８に示す処理手順でファクスデータ登録を行うことで、図９に示すような構造のフォルダを作成し、該当するフォルダに画像データを保存することでファクス受信データを管理する。

図８は、本実施形態に係る管理システムが実行するファクスデータ登録の処理の一例のフローチャートである。図９は、本実施形態に係る管理システムが作成するフォルダ構造の一例の説明図である。なお、図９に示すフォルダ構造は、受信拠点名フォルダ、取引先名フォルダ、受信日時名フォルダが階層構造となっている。受信拠点名フォルダの中には取引先名フォルダが作成されている。取引先名フォルダの中には受信日時名フォルダが作成されている。受信日時名フォルダの中にはファクス受信データが保存される。

図８のステップＳ５０において、管理装置１０のファクス受信データ管理部２０は受信したファクス受信データの受信番号に対応する受信拠点の情報を、例えば管理情報記憶部２４に記憶された図１０に示すようなテーブルを用いて取得する。

図１０は管理情報記憶部に記憶された情報の一例の構成図である。図１０（Ａ）は受信番号（端末識別情報）と受信拠点の情報とを対応付けるテーブルの一例である。また、図１０（Ｂ）は送信番号と取引先の情報とを対応付けるテーブルの一例である。ステップＳ５０の処理では図１０（Ａ）のテーブルを用いることで、受信したファクス受信データの受信番号に対応する受信拠点の情報を取得できる。

また、ステップＳ５２に進み、ファクス受信データ管理部２０は例えば図１０（Ｂ）に示したテーブルを用いることで、受信したファクス受信データの送信番号に対応する取引先の情報を取得する。ステップＳ５４において、ファクス受信データ管理部２０は受信したファクス受信データの受信日時の情報を取得する。

ステップＳ５６に進み、ファクス受信データ管理部２０は例えば図９に示したフォルダの構造を参照し、ステップＳ５０で取得した受信拠点の情報及びステップＳ５２で取得した取引先の情報に対応する取引先名フォルダの中に、ステップＳ５４で取得した受信日時の情報に対応する受信日時名フォルダがあるか否かを判定する。

ステップＳ５４で取得した受信日時の情報に対応する受信日時名フォルダが無ければステップＳ５８に進み、ファクス受信データ管理部２０はステップＳ５４で取得した受信日時の情報に対応する受信日時名フォルダを作成し、ステップＳ６０に進む。ステップＳ５４で取得した受信日時の情報に対応する受信日時名フォルダがあれば、ステップＳ５８の処理をスキップし、ファクス受信データ管理部２０はステップＳ６０に進む。

ステップＳ６０において、ファクス受信データ管理部２０はステップＳ５０で取得した受信拠点の情報、ステップＳ５２で取得した取引先の情報、及びステップＳ５４で取得した受信日時の情報、に対応する受信日時名フォルダに、画像データを保存することで、受信したファクス受信データを格納して管理する。このように、ファクス受信データ管理部２０は、ファクス受信データとファクス受信データを受信したＦＡＸ機器１２が所属するグループとを対応付けて管理する。

図８のフローチャートでは該当する受信日時名フォルダが無ければ、該当する受信日時名フォルダを作成する例を示したが、該当する拠点名フォルダ及び取引先名フォルダが無ければ、該当する拠点名フォルダ及び取引先名フォルダを作成する処理を追加するようにしてもよい。

図７のステップＳ２０に戻り、拠点のＦＡＸ機器１２は管理装置１０が管理するファクス受信データの閲覧要求の操作を拠点のユーザから受け付ける。拠点のユーザから閲覧要求の操作を受け付けたＦＡＸ機器１２のファクス受信データ閲覧要求部３４はステップＳ２２に進み、管理装置１０が管理するファクス受信データの閲覧要求を管理装置１０に対して行う。ステップＳ２２の閲覧要求には、閲覧要求元のＦＡＸ機器１２の受信番号（端末識別情報）が含まれる。

ステップＳ２４に進み、管理装置１０のリスト応答部２２はＦＡＸ機器１２から受信した閲覧要求に基づいて、図１１に示す処理手順で閲覧対象を特定し、ファクス受信データのリストを作成する。

図１１は、本実施形態に係る管理システムが実行するファクス受信データのリスト作成の処理の一例のフローチャートである。ステップＳ７０において、管理装置１０のリスト応答部２２はステップＳ２２の閲覧要求に含まれていた閲覧要求元のＦＡＸ機器１２の受信番号（端末識別情報）を取得する。

ステップＳ７２に進み、リスト応答部２２は取得した閲覧要求元のＦＡＸ機器１２の受信番号（端末識別情報）に対応する拠点の情報を、例えば図１０（Ａ）に示したテーブルを用いて取得する。ステップＳ７４に進み、リスト応答部２２はステップＳ７２で取得した拠点の情報に対応する拠点名フォルダに格納された図９のフォルダ・ファイルの一覧を取得する。そして、ステップＳ７６に進み、リスト応答部２２はステップＳ７４で取得したフォルダ・ファイルの一覧に基づき、ファイル受信データのリスト（リスト情報）を生成する。

なお、図１１のフローチャートの処理では、閲覧要求元のＦＡＸ機器１２の受信番号から拠点の情報を取得する例を示したが、例えば図１２に示すテーブルを用いて取得するようにしてもよい。図１２は管理情報記憶部に記憶された情報の一例の構成図である。図１２は、拠点のＦＡＸ機器１２のグローバルＩＰアドレスと受信拠点の情報とを対応付けるテーブルの一例である。図１２のテーブルを用いることで、リスト応答部２２は閲覧要求元のＦＡＸ機器１２のグローバルＩＰアドレスに対応する拠点の情報を取得できる。また、図１１のステップＳ７２において、例えば、閲覧要求元のＦＡＸ機器１２の受信番号が登録されず、受信番号に対応する拠点の情報を取得できなかった場合に、グローバルＩＰアドレスに対応する拠点の情報を取得するようにしてもよい。

また、図１２のテーブルは一例であって、例えば拠点のグローバルＩＤアドレスと部署などのローカルアドレスとの組み合わせの情報と、受信拠点の情報とを対応付けるテーブルであってもよい。このような拠点のグローバルＩＤアドレスと部署などのローカルアドレスとの組み合わせの情報と、受信拠点の情報とを対応付けるテーブルを用いれば、受信拠点の範囲を細かく設定できるようになる。

図７のステップＳ２６に戻り、リスト応答部２２はステップＳ２４で作成したファクス受信データのリストを、閲覧要求元のＦＡＸ機器１２に応答する。このように、リスト応答部２２は、ファクス受信データの閲覧要求に基づき、少なくともグループの情報基づいて分類されたファクス受信データのリストを応答する。ファクス受信データのリストを受信したＦＡＸ機器１２の画面制御部３６はステップＳ２８に進み、例えば上記した図６（Ａ）のような画面１０２０、１０２２、及び１０２４を操作パネル９４０に表示させる。

ステップＳ３０において、拠点のユーザは図６（Ａ）の画面１０２０、１０２２、及び１０２４を遷移させる操作を行い、画面１０２４から受信したいファクス受信データを選択する。拠点のユーザからファクス受信データを選択する操作を受け付けたＦＡＸ機器１２のファクス受信データ閲覧要求部３４はステップＳ３２に進み、拠点のユーザから選択されたファクス受信データの取得要求を管理装置１０に対して行う。管理装置１０のリスト応答部２２はＦＡＸ機器１２から受信した取得要求に基づいて、取得対象のファクス受信データを特定する。ステップＳ３４に進み、リスト応答部２２は特定したファクス受信データを、取得要求元のＦＡＸ機器１２に応答する。ファクス受信データを受信した取得要求元のＦＡＸ機器１２の画面制御部３６はステップＳ３６に進み、ファクス受信データを操作パネル９４０に表示させる。

なお、図７のシーケンス図では拠点のＦＡＸ機器１２が管理装置１０に閲覧要求を行う例を示したが、拠点のＰＣ１４が管理装置１０に閲覧要求を行う処理も同様である。上記した図８では、図９に示すような構造のフォルダを作成し、該当するフォルダに画像データを保存することでファクス受信データを管理する例を説明した。例えば図１３に示す処理手順でファクスデータ登録を行うことで、図１４に示す管理テーブルを作成し、ファクス受信データを管理するようにしてもよい。また、図１４に示すように、ファクス受信データ管理部２０は、図１０（Ａ）のテーブルを参照し、図１４の管理テーブルの「受信番号」項目の項目値に対応する拠点を、「受信拠点」項目の項目値として格納してもよいし、受信拠点を図１４の管理テーブルに格納せず、都度図１０（Ａ）のテーブルを参照して受信番号に対応する拠点を取得するようにしてもよい。

図１３は本実施形態に係る管理システムが実行するファクスデータ登録の処理の一例のフローチャートである。図１４は本実施形態に係る管理システムが作成する管理テーブルの一例の構成図である。

図１３のステップＳ９０において、管理装置１０のファクス受信データ管理部２０は受信したファクス受信データの受信番号、送信番号、受信日時を図１４の管理テーブルに登録する。また、ファクス受信データ管理部２０は図８のステップＳ５０及びＳ５２と同様な処理により、受信番号に対応する受信拠点の情報及び送信番号に対応する取引先の情報を取得し、受信拠点及び送信者として図１４の管理テーブルに登録する。

ステップＳ９２に進み、ファクス受信データ管理部２０は受信したファクス受信データの画像データを例えばファクス受信データ記憶部２６に保存する。そして、ステップＳ９４に進み、ステップＳ９２で画像データを受信した保存先情報（例えばｐａｔｈなど）を図１４の管理テーブルの受信データ保存先に登録する。このように、ファクス受信データ管理部２０は、ファクス受信データとファクス受信データを受信したＦＡＸ機器１２が所属するグループとを対応付けて管理する。

図１４の管理テーブルを用いる場合、図７のステップＳ２４の処理は例えば図１５に示す手順で行うことができる。図１５は、本実施形態に係る管理システムが実行するファクス受信データのリスト作成の処理の一例のフローチャートである。ステップＳ１００において、管理装置１０のリスト応答部２２はステップＳ２２の閲覧要求に含まれていた閲覧要求元のＦＡＸ機器１２の受信番号（端末識別情報）を取得する。

ステップＳ１０２において、リスト応答部２２は取得した閲覧要求元のＦＡＸ機器１２の受信番号（端末識別情報）に対応する拠点の情報を、例えば図１０（Ａ）のテーブルを用いて取得する。ステップＳ１０４において、リスト応答部２２はステップＳ１０２で取得した拠点の情報に対応する項目「受信拠点」を持つレコードを図１４の管理テーブルから取得する。そして、ステップＳ１０６に進み、リスト応答部２２は取得した管理テーブルのレコードに基づき、ファイル受信データのリスト（リスト情報）を生成し、閲覧要求元のＦＡＸ機器１２に応答する。このように、リスト応答部２２は、ファクス受信データの閲覧要求に基づき、少なくともグループの情報基づいて分類されたファクス受信データのリストを応答する。

なお、図１３のステップＳ９０において、ファクス受信データ管理部２０は受信番号に対応する受信拠点の情報を図１４の管理テーブルに登録せず、ステップＳ１０２において、リスト応答部２２はステップＳ１０２で取得した拠点の情報に対応する受信番号を図１０（Ａ）のテーブルから取得し、取得した受信番号に対応する項目「受信番号」を持つレコードを図１４の管理テーブルから取得してもよい。すなわち、ファクス受信データ管理部２０は、図１０（Ａ）のテーブルを介して、ファクス受信データとファクス受信データを受信したＦＡＸ機器１２が所属する拠点の情報とを対応付けて管理することができる。

以上、本実施形態に係る管理システム１によれば、複数の拠点のＦＡＸ機器１２で受信したファクス受信データを、拠点の情報に基づいて分類できるので、複数の拠点のＦＡＸ機器１２で受信したファクス受信データの管理が容易となる。

＜その他の実施形態＞
なお、本実施形態に係る管理システム１では図９に示す構造のフォルダに替えて図１６に示す構造のフォルダを作成し、該当するフォルダに画像データを保存することでファクス受信データを管理するようにしてもよい。図１６は、本実施形態に係る管理システムが作成するフォルダ構造の一例の説明図である。

なお、図１６に示すフォルダ構造は、受信拠点名フォルダ、受信機名フォルダ、取引先名フォルダ、受信日時名フォルダが階層構造となっている。受信拠点名フォルダの中には受信機名フォルダが作成されている。受信機名フォルダの中には取引先名フォルダが作成されている。取引先名フォルダの中には受信日時名フォルダが作成されている。受信日時名フォルダの中にはファクス受信データが保存される。

図１６に示すフォルダ構造の場合、管理装置１０のファクス受信データ管理部２０は受信したファクス受信データの受信番号に対応するＦＡＸ機器１２の情報及び受信拠点の情報を、例えば管理情報記憶部２４に記憶された図１７に示すようなテーブルを用いて取得できる。図１７は管理情報記憶部に記憶された情報の一例の構成図である。

図１７のテーブルは受信番号と受信機（ＦＡＸ機器１２）の情報と受信拠点の情報とを対応付けるテーブルの一例である。図１７のテーブルでは項目「受信機」の値が「０００３」のレコードが２つある。この２つのレコードは同一のＦＡＸ機器１２の異なる受信番号のレコードを表している。図１７のテーブルを用いることで、同一のＦＡＸ機器１２が受信した異なる受信番号のファクス受信データを特定できる。

同一のＦＡＸ機器１２が受信した異なる受信番号のファクス受信データを特定できるようにした管理システム１では、例えば図１６に示すフォルダ構造を作成し、拠点、ＦＡＸ機器１２、取引先、及び受信日時のツリー構造により分類されたファクス受信データのリストを図１８のように表示する。

図１８は拠点のＦＡＸ機器における画面例である。図１８（Ａ）は操作パネル９４０に表示して拠点を選択させる画面例である。図１８（Ｂ）は操作パネル９４０に表示して閲覧対象のファクス受信データを「自機のみ」「拠点全体」「全ての拠点」から選択させる画面例である。

図１８（Ｂ）の「自機のみ」が選択された場合に、図１８の画面を表示するＦＡＸ機器１２の受信番号で受信されたファクス受信データを閲覧対象とする。また、図１２のテーブルを参照し、図１８の画面を表示するＦＡＸ機器１２の受信番号に対応する受信機を特定し、特定された受信機に対応する全ての受信番号で受信されたファクス受信データを閲覧対象としてもよい。図１８（Ｂ）の「拠点全体」が選択された場合に、図１８の画面を表示するＦＡＸ機器１２の拠点に対応する全ての受信番号で受信されたファクス受信データを閲覧対象とする。図１８（Ｃ）の「全ての拠点」が選択された場合に、図１８の画面を表示するＦＡＸ機器１２の拠点だけでなく、登録された全ての拠点に対応する全ての受信番号で受信されたファクス受信データを閲覧対象とする。

また、本実施形態に係る管理システム１では例えば管理情報記憶部２４に記憶された図１９に示すようなテーブルを用いて、ＦＡＸ機器１２又はＰＣ１４を操作するユーザが所属する拠点や、そのユーザが担当する取引先を特定し、特定したユーザが所属する拠点や担当する取引先に基づいて閲覧対象とするファクス受信データを選択してもよい。

図１９に示すようなテーブルを用いる管理システム１では、例えばユーザＩＤ「Ｕｓｅｒ０１」の拠点Ａに所属するユーザが拠点Ｂに出張した場合に、拠点ＢのＦＡＸ機器１２に表示させた例えば図２０の画面から、拠点ＡのＦＡＸ機器１２が受信したファクス受信データのうち、担当する取引先からのファクス受信データを閲覧できる。図２０は拠点のＦＡＸ機器における画面例である。また、図１９に示すようなテーブルを用いる管理システム１では、図２１に示すような画面のように、ＦＡＸ機器１２を操作するユーザに応じてファクス受信データの閲覧対象を変更するようにしてもよい。図２１は拠点のＦＡＸ機器及びＰＣにおけるファクス受信データのリストの表示例である。図２１（Ａ）では複数の拠点に所属するＦＡＸ機器１２のファクス受信データをリスト表示しているが、複数の拠点に跨がってファクス受信データに対応するユーザにとって便利である。

さらに、本実施形態に係る管理システム１では新しいＦＡＸ機器１２を拠点に導入する場合に、例えば図２２に示す手順で管理情報記憶部２４に記憶されたテーブルに、新たに拠点に導入する新しいＦＡＸ機器１２の情報を登録できる。

図２２は本実施形態に係る管理システムが実行するＦＡＸ機器の自動登録処理の一例のフローチャートである。ステップＳ１２０において、管理装置１０のファクス受信データ管理部２０は受信したファクス受信データの受信番号に対応する受信拠点の情報を、例えば管理情報記憶部２４に記憶された図１０（Ａ）に示すテーブルを用いて取得する。

ステップＳ１２２においてファクス受信データ管理部２０はステップＳ１２０で受信拠点の情報を取得できたか否かを判定する。受信拠点の情報を取得できれば、新たに拠点に導入されたＦＡＸ機器１２ではないため、図２２の処理を終了する。一方、受信拠点の情報を取得できなければ、新たに拠点に導入されたＦＡＸ機器１２であるため、ファクス受信データ管理部２０はステップＳ１２４に進み、ＦＡＸ機器１２と管理装置１０との通信パラメータからＦＡＸ機器１２のグローバルＩＰアドレスを取得する。ＦＡＸ機器１２のグローバルＩＰアドレスは、例えば図７のシーケンス図におけるステップＳ１２の通信パラメータとしてＦＡＸ機器１２から管理装置１０に送信される。

ステップＳ１２６に進み、ファクス受信データ管理部２０は図１２のテーブルからＦＡＸ機器１２のグローバルＩＰアドレスに対応する拠点の情報を取得する。ステップＳ１２８に進み、ファクス受信データ管理部２０はステップＳ１２６で取得した拠点の情報を受信番号と対応付けて例えば図２３のテーブルのように登録する。図２３は新たに拠点に導入されたＦＡＸ機器の受信番号が登録された、受信番号と受信拠点の情報とを対応付けるテーブルの一例である。

このように、図２２のフローチャートに示した処理によれば、新たに拠点に導入されたＦＡＸ機器１２の受信番号と受信拠点の情報との対応付けを管理者等が登録しておく必要がなくなり、ＦＡＸ機器１２から管理装置１０にファクス受信データが転送されるタイミングで自動登録できる。

なお、図１０（Ａ）に示した受信番号（端末識別情報）と受信拠点の情報とを対応付けるテーブルは、例えば以下に示すような設定画面を用いて作成及び更新される。図２４は設定画面の一例のイメージ図である。図２４（Ａ）は管理装置１０が提供する設定画面の例である。図２４（Ｂ）はＦＡＸ機器１２が表示する設定画面の例である。

図２４（Ａ）の設定画面は、管理装置１０が備えるＷｅｂサーバにより提供され、管理者などが使用するＰＣ１４のＷｅｂブラウザに表示される。管理装置１０は設定対象のＦＡＸ機器１２をＦＡＸ機器一覧画面から選択する操作を管理者などから受け付けることにより、図２４（Ａ）の設定画面を、管理者などが使用するＰＣ１４のＷｅｂブラウザに表示する。

管理者などは、図２４（Ａ）の設定画面において、設定対象のＦＡＸ機器１２の拠点をプルダウンリストから選択する。管理装置１０は管理情報記憶部２４に記憶されている拠点リストテーブルを利用してプルダウンリストを表示する。図２４（Ａ）の設定画面は一例であって、例えば設定対象のＦＡＸ機器１２を複数選択し、設定対象のＦＡＸ機器１２の拠点の一括選択を受け付けるようにしてもよい。

「ＯＫ」ボタンのクリックなどの選択操作により、管理者などは図２４（Ａ）の設定画面において設定対象のＦＡＸ機器１２の拠点の情報を選択できる。管理者などにより図２４（Ａ）の設定画面から選択された設定対象のＦＡＸ機器１２の拠点の情報はファクス受信データ管理部２０に提供される。ファクス受信データ管理部２０は提供された設定対象のＦＡＸ機器１２の拠点の情報に基づき、図１０（Ａ）のテーブルを作成及び更新する。

また、管理者などは図２４（Ａ）の設定画面の「新規作成」ボタンのクリックなどの選択操作により、拠点の情報の新規作成画面を表示し、新規作成画面から新しい拠点の情報を作成することもできる。ファクス受信データ管理部２０は作成された新しい拠点の情報に基づき、図１０（Ａ）のテーブルを作成及び更新する。図２４（Ｂ）の設定画面はＦＡＸ機器１２が表示する例であり、図２４（Ａ）と同様に設定対象のＦＡＸ機器１２の拠点をプルダウンリストから選択する。

さらに、図２４の設定画面は図２５に示すようにグルーピングの基準を選択できるようにしてもよい。図２５は設定画面の一例のイメージ図である。図２５に示した設定画面はグルーピングの基準が「拠点」「部署」及び「業務」の例であり、グルーピングの基準として「部署」が選択されている。管理者などは、図２５の設定画面において、部署を基準としてグループ「部署Ａ」「部署Ｂ」及び「部署Ｃ」の中から設定対象のＦＡＸ機器１２が所属するグループを選択できる。

なお、図２５の設定画面に表示されるグループの選択肢は、選択されたグルーピングの基準に対応する拠点リストテーブル、部署リストテーブル又は業務リストテーブルを利用して表示される。拠点リストテーブル、部署リストテーブル、及び業務リストテーブルは管理情報記憶部２４に記憶されている。また、図２５に示すようにグルーピングの基準を選択できるようにした場合、図１０（Ａ）のテーブルは図２６に示すようになる。図２６は管理情報記憶部に記憶された情報の一例の構成図である。図２６は図１０（Ａ）の受信拠点の項目が、受信グループの項目に変更されている。受信グループの項目には図２５の設定画面において選択された設定対象のＦＡＸ機器１２が所属するグループが設定されている。

また、図２５に示すようにグルーピングの基準を選択できるようにした場合、図１８の画面は図２７に示すようになる。図２７は拠点のＦＡＸ機器における画面例である。図２７（Ａ）は操作パネル９４０に表示して拠点を選択させる画面例である。図２７（Ｂ）は操作パネル９４０に表示して閲覧対象のファクス受信データを「自機のみ」「全ての機器」「自機と同じ拠点」「自機と同じ部署」から選択させる画面例である。

図２６～図２７の例では、受信番号「０３－ｘｘｘｘ－０００１」のＦＡＸ機器１２において「自機と同じ拠点」ボタンを選択する操作を管理者などから受け付けると、自機と受信番号「０３－ｘｘｘｘ－０００２」のＦＡＸ機器１２が受信したファクス受信データのリストを表示する。

また、図２６～図２７の例では、受信番号「０３－ｘｘｘｘ－０００１」のＦＡＸ機器１２において「自機と同じ部署」ボタンを選択する操作を管理者などから受け付けると「部署Ｂ」に所属する自機と受信番号「０６－ｘｘｘｘ－０００３」のＦＡＸ機器１２と受信番号「０６－ｘｘｘｘ－０００６」のＦＡＸ機器１２が受信したファクス受信データのリストを表示する。

なお、本実施形態では、ＦＡＸ機器１２の拠点の特定を管理装置１０で行う例を説明したが、ＦＡＸ機器１２で拠点の特定を行うようにしてもよい。この場合、ＦＡＸ機器１２は所属している拠点の情報が登録されているか、所属している拠点の情報をデータ通信が可能な他の装置から取得する。また、本実施形態ではＦＡＸ機器１２が管理装置１０に対してファクス受信データを転送する例を説明したが、ファクス受信サーバがファクス受信データを一旦蓄積しておき、ＦＡＸ機器１２からの要求に基づいてファクス受信データを送信するシステムにも適用が可能である。このようなシステムではファクス受信サーバが管理装置１０にファクス受信データを転送してもよいし、ファクス受信サーバが管理装置１０の機能を実行するようにしてもよい。

上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたASIC(Application Specific Integrated Circuit)、DSP（digital signal processor）、FPGA（field programmable gate array）や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。

実施例に記載された装置群は、本明細書に開示された実施形態を実施するための複数のコンピューティング環境のうちの1つを示すものにすぎない。ファクス受信データ管理部２０は特許請求の範囲に記載したファクス受信データ管理手段の一例である。リスト応答部２２はリスト応答手段の一例である。ファクス通信制御部３０はファクス通信制御手段の一例である。ファクス受信データ転送部３２はファクス受信データ転送手段の一例である。ファクス受信データ閲覧要求部３４はファクス受信データ閲覧要求手段の一例である。画面制御部３６は画面制御手段の一例である。

１管理システム
１０管理装置
１２ＦＡＸ機器
１４ＰＣ
１８ネットワーク
２０ファクス受信データ管理部
２２リスト応答部
２４管理情報記憶部
２６ファクス受信データ記憶部
３０ファクス通信制御部
３２ファクス受信データ転送部
３４ファクス受信データ閲覧要求部
３６画面制御部
４０ファクス受信データ閲覧要求部
４２画面制御部
５０６ディスプレイ
９４０操作パネル

特開２０１８－０８８２８６号公報

Claims

電子機器が受信したファクス受信データを管理する管理装置であって、
前記ファクス受信データと、前記ファクス受信データを受信した前記電子機器が所属するグループと、を対応付けて管理するファクス受信データ管理手段と、
前記ファクス受信データの閲覧要求に基づき、少なくとも前記グループの情報に基づいて分類された前記ファクス受信データのリストを応答するリスト応答手段と、
を有する管理装置。
前記リスト応答手段は、前記ファクス受信データの閲覧要求元の情報に基づいて、前記閲覧要求元が所属するグループを特定し、特定した前記グループに対応する前記ファクス受信データが、前記ファクス受信データの送信元及び前記ファクス受信データの受信先の情報の少なくとも一方に基づいて分類された前記ファクス受信データのリストを応答すること
を特徴とする請求項１記載の管理装置。
前記リスト応答手段は、前記ファクス受信データの閲覧要求元が前記電子機器である場合に、前記閲覧要求元の前記電子機器が所属するグループの情報を含む前記ファクス受信データが、少なくとも前記電子機器の情報に基づいて分類された前記ファクス受信データのリストを応答すること
を特徴とする請求項１又は２に記載の管理装置。
前記リスト応答手段は、前記ファクス受信データの閲覧要求にユーザの情報が含まれている場合に、前記ファクス受信データの閲覧要求に含まれていた前記ユーザが所属する前記グループの情報を含む前記ファクス受信データが、少なくとも前記ユーザの情報に基づいて分類された前記ファクス受信データのリストを応答すること
を特徴とする請求項１又は２に記載の管理装置。
前記ファクス受信データ管理手段は、ユーザの操作に基づき、前記電子機器が所属するグループを前記電子機器に対応付けて登録すること
を特徴とする請求項１乃至４の何れか一項に記載の管理装置。
前記ファクス受信データ管理手段は、前記ファクス受信データを受信した前記電子機器の前記グループの情報を特定できなければ、前記電子機器のグローバルＩＰアドレスに対応する前記グループの情報を特定し、特定した前記拠点の情報を前記電子機器が所属するグループの情報として含む前記ファクス受信データを管理すること
を特徴とする請求項１乃至５の何れか一項に記載の管理装置。
ファクス受信データ管理手段は、前記電子機器が設置された拠点、場所、前記電子機器を使用する組織、部門、業務のうち、１又は複数の情報を基準として、前記電子機器をグルーピングして管理すること
を特徴とする請求項１乃至６の何れか一項に記載の管理装置。
ファクス受信データを送受信する複数台の電子機器と、前記電子機器が受信したファクス受信データを管理する管理装置と、がネットワークを介してデータ通信可能に接続された管理システムであって、
前記電子機器は、
前記ファクス受信データを送受信するファクス通信制御手段と、
受信した前記ファクス受信データを前記管理装置に転送するファクス受信データ転送手段と、
を有し、
前記管理装置は、
前記ファクス受信データと、前記ファクス受信データを受信した前記電子機器が所属するグループと、を対応付けて管理するファクス受信データ管理手段と、
前記ファクス受信データの閲覧要求に基づき、少なくとも前記グループの情報に基づいて分類された前記ファクス受信データのリストを応答するリスト応答手段と、
を有する
ことを特徴とする管理システム。
前記電子機器は、更に、
前記管理装置に前記ファクス受信データの閲覧要求を行うファクス受信データ閲覧要求手段と、
前記管理装置から応答された前記ファクス受信データのリストを表示部に表示させる画面制御手段と、
を有することを特徴とする請求項８記載の管理システム。
前記画面制御手段は、前記管理装置から応答された前記ファクス受信データのリストを前記表示部に表示させ、前記ファクス受信データの受信先の情報が自機である前記ファクス受信データのリスト、自機が所属する前記グループの情報と対応付けられて管理されている前記ファクス受信データのリスト、及び全ての前記グループの情報と対応付けられて管理されている前記ファクス受信データのリストの表示の切り替え操作を受け付けること
を特徴とする請求項９記載の管理システム。
前記ファクス受信データ閲覧要求手段は、ユーザの情報が含まれている前記ファクス受信データの閲覧要求を行い、
前記画面制御手段は、前記閲覧要求に含まれていた前記ユーザが所属する前記グループの情報と対応付けられて管理されている前記ファクス受信データが、少なくとも前記ユーザの情報に基づいて分類された前記ファクス受信データのリストを応答され、応答された前記ファクス受信データのリストを表示部に表示させること
を特徴とする請求項７記載の管理システム。
電子機器が受信したファクス受信データを管理する管理装置の管理方法であって、
前記ファクス受信データと、前記ファクス受信データを受信した前記電子機器が所属するグループと、を対応付けて管理するファクス受信データ管理ステップと、
前記ファクス受信データの閲覧要求に基づき、少なくとも前記グループの情報に基づいて分類された前記ファクス受信データのリストを応答するリスト応答ステップと、
を有する管理方法。
電子機器が受信したファクス受信データを管理する管理装置を、
前記ファクス受信データと、前記ファクス受信データを受信した前記電子機器が所属するグループと、を対応付けて管理するファクス受信データ管理手段、
前記ファクス受信データの閲覧要求に基づき、少なくとも前記グループの情報に基づいて分類された前記ファクス受信データのリストを応答するリスト応答手段、
として機能させるためのプログラム。