CN114257694A - 管理装置、管理系统、管理方法、存储介质以及计算机装置 - Google Patents

管理装置、管理系统、管理方法、存储介质以及计算机装置 Download PDF

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Abstract

本发明提供方便管理按规定标准编组的电子设备所收到的传真接收数据的管理装置、管理系统、管理方法、存储介质以及计算机装置。本发明的管理装置用于管理由电子设备(12、14)接收的传真接收数据，其中包括传真接收数据管理部(20)，用于将所述传真接收数据和收到所述传真接收数据的所述电子设备所属的群组对应起来管理；以及列表答复部(22)，用于根据所述传真接收数据的阅览请求，给出至少基于所述群组的信息分类的所述传真接收数据列表作为答复。

Description

管理装置、管理系统、管理方法、存储介质以及计算机装置
技术领域
本发明涉及管理装置、管理系统、管理方法、存储介质以及计算机装置。
背景技术
以实现电子化以及提高文件服务器保管作业效率为目的构筑的传真接收传送系统，可以用来实现传真文件的电子化、以及根据传真文件的属性在文件服务器自动保管传真文件。该系统根据传真文件的发送源的电话号码或其他属性信息创建文件名，保存到文件服务器中。
现有技术如专利文件1(JP特开2018-088286号公报)，公开了在包括MFP和具有文件保管功能的文件服务器的信息处理系统中传真文件的传送设定处理、以及传真接收和与之相伴的文件传送处理的技术。
但是，在文件服务器或云端等集中管理由传真机接收的传真文件时，存在着不知道是那一个地点场所所设的传真机或由哪一个按照组织机构、部门、业务等规定标准编组的传真机收到的传真文件的问题。但专利文献1的信息处理系统并不能解决上述问题。
发明内容
本发明的一种实施方式以提供管理装置为目的，该管理装置便于管理按规定标准编组的电子设备收到的传真接收数据。
为了解决上述问题，达到上述目的，本发明的一种实施方式是管理装置，该管理装置用于管理由电子设备接收的传真接收数据，其中包括传真接收数据管理部，用于将所述传真接收数据和收到所述传真接收数据的所述电子设备所属的群组对应起来管理；以及列表答复部，用于根据所述传真接收数据的阅览请求，给出至少基于所述群组的信息分类的所述传真接收数据列表作为答复。
本发明的一种实施方式的效果在于，可以提供方便管理按规定标准编组的电子设备所收到的传真接收数据的管理装置。
附图说明
图1是本实施方式涉及的管理系统的一例构成的示意图。
图2是本实施方式涉及的计算机的一例硬件构成的示意图。
图3是本实施方式涉及的MFP的一例硬件构成的示意图。
图4是本实施方式涉及的管理系统的一例功能构成的示意图。
图5是某据点的FAX设备的一例传真接收数据列表的示意图。
图6是某据点PC的一例传真接收数据列表的示意图。
图7是本实施方式涉及的管理系统的一例处理时序图。
图8是本实施方式的管理系统执行的传真数据登录处理的一例流程图。
图9是本实施方式的管理系统生成的一例文件夹结构的示意图。
图10是管理信息存储部中保存的一例信息构成示意图。
图11是本实施方式的管理系统执行的一例传真接收数据列表生成处理流程图。
图12是管理信息存储部中保存的一例信息构成的示意图。
图13是本实施方式的管理系统执行的一例传真数据登录处理的流程图。
图14是本实施方式的管理系统生成的一例管理表的示意图。
图15是本实施方式的管理系统执行的一例传真接收数据列表创建处理流程图。
图16是本实施方式涉及的管理系统生成的一例文件夹结构的示意图。
图17是管理信息存储部中保存的一例信息构成的示意图。
图18是设于据点的FAX设备的一例画面的示意图。
图19是管理信息存储部中保存的一例信息构成的示意图。
图20是设于据点的FAX设备的一例画面的示意图。
图21是设于据点的FAX设备及PC中的一例传真接收数据列表显示的示意图。
图22是本实施方式的管理系统执行的FAX设备的一例自动登录处理的流程图。
图23是登录了新导入到据点中的FAX设备的接收号码，将接收号码和接收据点的信息对应起来的一例表格的示意图。
图24是一例设定画面的示意图。
图25是一例设定画面的示意图。
图26是管理信息存储部中保存的一例信息构成的示意图。
图27是设于据点的FAX设备的一例画面的示意图。
具体实施方式
以下，参考附图说明本发明的各实施方式。本实施方式中的“编组”是指按照规定标准进行的编组。规定标准是指，例如，举行活动的场所或作为活动基地的重要地点等，具体来说，是设有传真设备的据点及场所、使用传真设备的组织、部门、业务等。但并不局限于此。以下，以“据点”作为一例编组标准，对此进行说明。
[第1实施方式]
<系统构成>
图1是本实施方式涉及的管理系统的一例构成的示意图。图1所示的管理系统1是可供具有多个据点A～N的企业等组织机构从作为客户的X公司及Y公司接收传真文件，并管理收到的传真文件(传真接收数据)的信息处理系统。例如图1的管理系统1包括被设置在作为东京总社的据点A的传真机12A1及12A2和PC14A。还有设置在作为大阪营业所的据点B的FAX设备12B1及12B2和PC14B。另外有设置在作为大阪工厂的据点C的FAX设备12C1及12C2和PC14C。再有，作为客户的X公司设置了FAX设备12X。作为客户的Y公司设置了FAX设备12Y。
当指据点A的FAX设备12A1及12A2、据点B的FAX设备12B1及12B2、据点C的FAX设备12C1及12C2中的任意一台FAX设备时，仅称为据点的FAX设备12。据点的FAX设备12、X公司的FAX设备12X以及Y公司的FAX设备12Y可以通过公共线路网等网络18收发传真文件。当指据点A的PC14A、据点B的PC14B、以及据点C的PC14C的任意一台PC时，仅称为据点的PC14。据点的PC14可以通过网络18与管理装置10进行数据通信。网络18是可以进行数据通信的电话网、因特网、LAN(Local Area Network)等。
X公司的用户指定发送传真文件的据点的FAX设备12的电话号码(以下称为接收号码)，从FAX设备12X通过网络18发送传真文件。Y公司的用户指定接收号码，从FAX设备12Y向据点的FAX设备12发送传真文件。
用接收号码指定的据点的FAX设备12接收来自FAX设备12X或12Y的传真文件。在本实施方式涉及的管理系统1中，收到传真文件的据点的FAX设备12通过网络18将后述的传真接收数据传送到管理装置10。管理装置10对所传送的传真接收数据进行后述的管理。从据点的FAX设备12或PC14可以对管理装置10管理的传真接收数据进行后述的阅览。
FAX设备12是收发传真文件的一例电子设备。用于发送和接收传真文档的设备包括FAX设备12以及MFP(Multifunction Peripheral/产品/打印机)等图像形成装置。FAX设备12以及PC14是一个向管理装置10提出传真接收数据的阅览请求，并显示收到的传真接收数据的电子设备的例子。PC14只是一例，也可以是HUD(Head Up Display)装置、产业机器、网络家电、移动电话、智能手机、平板终端、游戏机、PDA(Personal Digital Assistant)等。
图1所示的管理系统1的构成是一个示例。除此之外，也可以是例如据点的FAX设备12的至少一部分功能由管理装置10实现的构成。管理装置10的至少一部分功能也可以是设于据点的FAX设备12中具备的构成。管理装置10也可以是由多台信息处理装置实现的结构。管理装置10还可以利用云来实现。
<硬件构成>
《计算机》
图1所示的管理装置10以及设于据点的PC14通过例如图2所示的硬件构成的计算机500来实现。图2是本实施方式涉及的计算机的一例硬件构成示意图。
计算机500包括CPU(Central Processing Unit)501、ROM(Read Only Memory)502、RAM(Random Access Memory)503、HD504、HDD(Hard Disk Drive)控制器505、显示器506、外设连接I/F508、网络I/F509、总线510、键盘511、指点设备512、DVD-RW(DigitalVersatile Disk Rewritable)驱动器514以及介质I/F516。
其中，CPU501按照程序控制整个计算机500的动作。ROM502保存IPL等用于驱动CPU501的程序。RAM503被用作CPU501的工作区。HD504保存程序等各种数据。HDD控制器505按照CPU501的控制，控制对HD504的各种数据的读出或写入。
显示器506显示光标、菜单、窗口、文字或图像等各种信息。外设连接I/F508是用于连接各种外设的接口。此时的外设例如是USB(Universal Serial Bus)存储器等。网络I/F509是利用网络18进行数据通信的接口。数据总线510是用于电连接CPU501等各构成要素的地址总线和数据总线等。
键盘511是具备用于输入文字、数值、各种指示等的多个键的一种输入装置。指点设备512是进行各种指示的选择和执行、处理对象的选择、光标的移动等的一种输入手段。DVD-RW驱动器514控制对作为一例可装卸记录介质的DVD-RW513的各种数据的读出或写入。除了DVD-RW以外，也可以是DVD-R等。介质I/F516控制对闪存等记录介质515的数据读出或写入(存储)。
《MFP》
图1所示的设于据点的FAX设备12通过例如具有图3所示的硬件构成的MFP900来实现。图3是本实施方式的MFP的一例硬件构成的示意图。
图3的MFP900具备控制器910、近距离通信电路920、引擎控制部930、操作面板940、网络I/F950。控制器910具有作为计算机主要部件的CPU901、系统内存(MEM-P)902、北桥(NB)903、南桥(SB)904、ASIC(Application Specific Integrated Circuit)906、作为存储部件的本地内存(MEM-C)907、HDD控制器908以及作为存储部件的HD909，在NB903和ASIC906之间用AGP(Accelerated Graphics Port，加速图形端口)总线921连接构成。
CPU901是控制整个MFP900的控制部。NB903是连接CPU901和MEM-P902、SB904及AGP总线921的桥。此外，NB903还配备有控制MEM-P902的读写等的内存控制器和PCI(Peripheral Component Interconnect)主机和AGP目标。
MEM-P902具有用于实现控制器910的各功能的程序和数据的保存用存储器的ROM902a、以及被用来作为程序和数据的展开以及存储器打印时的描绘用存储器等的RAM902b。RAM902b中保存的程序也可以以可安装形式或可执行形式的文件记录在CD-ROM、CD-R、DVD等计算机可读取的记录媒体中向外界提供。
SB904是连接NB903和PCI设备、外围设备的桥。ASIC906是具有图像处理用的硬件要素的面向图像处理用途的IC(Integrated Circuit)，具有分别连接AGP总线921、PCI总线922、HDD908及MEM-C907的桥的作用。
ASIC906具有PCI目标及AGP主机、构成ASIC906的中心的仲裁器(ARB)、控制MEM-C907的存储控制器、通过硬件逻辑等进行图像数据处理等的多个DMAC(Direct MemoryAccess Controller)、以及在扫描部931及打印机部932之间通过PCI总线922进行数据传送的PCI单元。也可以在ASIC906上连接USB(Universal Serial Bus)的接口或IEEE1394(Institute of Electrical and Electronics Engineers 1394)的接口。
MEM-C907是用作复印用图像缓冲器及符号缓冲器的本地存储器。HD909是用于保存图像数据、存储打印时使用的字体数据、存储格式的存储器。HD909根据CPU901的控制来控制对HD909的数据读出或写入。AGP总线921是为了加速图形处理而提出的图形加速器卡用总线接口，通过高吞吐量直接访问MEM-P902，可以使图形加速器卡高速化。
近距离通信电路920具备近距离通信电路920a。近距离通信电路920是NFC、Bluetooth(注册商标)等通信电路。
引擎控制部930包括扫描仪部931及打印机部932。操作面板940具备显示当前的设定值和选择画面等、接受来自操作者的输入的触摸面板等面板显示部940a、以及由受理浓度设定条件等与图像形成有关的条件的设定值的数字键及接受复印开始指示的开始键等构成的操作面板940b。
控制器910控制整个MFP900，比如控制描绘、通信、来自操作面板940的输入等。扫描仪部931或打印机部932包含误差扩散或伽玛变换等图像处理部分。
MFP900可以通过操作面板940的应用程序切换键，依次切换选择文档框功能、复印功能、打印功能以及传真功能。选择文档框功能时为文档框模式，选择复印功能时为复印模式，选择打印机功能时为打印机模式，选择传真功能时为传真模式。
网络I/F950是用于利用网络18进行数据通信的接口。近距离通信电路920和网络I/F950通过PCI总线922电连接到ASIC906。
MFP900在利用IC卡进行认证时，设有内置或外置IC卡读卡器。MFP900通过无线通信从IC卡中嵌入的RF标签读取IC卡固有的识别信息。IC卡也可以内置于智能手机等智能设备中。此外，MFP900也可以利用IC卡读卡器以外的装置，还可以利用生物体认证装置(指纹、掌纹、虹膜、脸部等)或条形码读取装置等。
<功能构成>
本实施方式涉及的管理系统1例如通过图4所示的功能构成来实现。图4是本实施方式所涉及的管理系统的一例结构的示意图。图4显示了设于据点的FAX设备12和PC14的其中一台设备的功能构成，省略了客户的FAX设备12X及12Y的图示。另外，图4的功能结构中适当省略了本实施方式说明中不需要的构成。
图4的设于据点的FAX设备12具有传真通信控制部30、传真接收数据传送部32、传真接收数据阅览请求部34、以及画面控制部36。据点的FAX设备12通过执行程序实现如图4的功能构成。
传真通信控制部30利用传真通信协议收发传真文件。传真接收数据传送部32将收到的传真文件(传真接收数据)传送到管理装置10。传真接收数据包括收到的图像数据、发送号码、接收号码、接收日期等信息。发送号码是的一例传真接收数据发送源的信息。接收号码是一例传真接收数据的接收目的地的信息。
传真接收数据阅览请求部34根据处于据点的用户的操作，对管理装置10提出该管理装置10所管理的传真接收数据的阅览请求，接收后述的传真接收数据列表和传真接收数据。画面控制部36在操作面板940显示收到的传真接收数据列表和传真接收数据。
图4的设于据点的PC14具有传真接收数据阅览请求部40及画面控制部42。据点的PC14通过执行程序，实现例如图4所示的功能构成。
传真接收数据阅览请求部40根据处于据点的用户的操作，对管理装置10提出管理装置10所管理的传真接收数据的阅览请求，接收传真接收数据列表和传真接收数据。画面控制部42在显示器506上显示收到的传真接收数据列表和传真接收数据。
这样，图4显示能够从FAX设备12及PC14阅览由管理装置10管理的传真接收数据的一例管理系统1。管理系统1也可以从FAX设备12及PC14中的任意一方阅览由管理装置10管理的传真接收数据。
图4的管理装置10具有传真接收数据管理部20、列表答复部22、管理信息存储部24、以及传真接收数据存储部26。管理装置10通过执行程序，实现如图4所示的功能构成。
传真接收数据管理部20用于管理从设于据点的FAX设备12及PC4传送来的传真接收数据。列表答复部22用于根据来自据点的FAX设备12或PC14的传真接收数据的阅览请求，如后述创建传真接收数据的列表，把传真接收数据列表作为答复送往提出阅览请求的阅览请求源。
管理信息存储部24用于保存管理装置10的处理所需的各种信息。传真接收数据存储部26保存从设于据点的FAX设备12以及PC传送来的传真接收数据。
<处理>
首先说明设于据点的FAX设备12及PC14上显示的一例传真接收数据列表。图5及图6是均为设于据点的FAX设备及PC上显示的一例传真接收数据列表。
图5中(A)显示一例设于据点的FAX设备12上显示的传真接收数据列表。在画面1000上选择要阅览的传真接收数据的客户，在画面1002上选择接收日期，在画面1004上显示根据客户及接收日期限缩的传真接收数据列表。
图5中(B)显示一例设于据点PC14上显示的传真接收数据列表。图5的(B)的画面中显示了根据客户及接收日期的树形结构分类的传真接收数据列表。
对图5的显示例，本实施方式的管理系统1进一步将以据点限缩的传真接收数据列表或者根据据点的树形结构分类的传真接收数据列表显示为如图6所示。
图6中(A)显示一例设于据点的FAX设备12的传真接收数据列表。例如，画面1020是从“据点A”的FAX设备12A1或12A2收到的传真接收数据中选择的需要阅览的传真接收数据的客户的一例画面。
画面1022是在画面1020中从所选的传真接收数据中选择需要阅览的传真接收数据的接收日期的一例画面。画面1024上显示了根据据点、客户以及接收日期限缩的传真接收数据列表。
图6中(B)显示一例据点PC14上显示的传真接收数据列表。例如，在画面1030上显示根据据点、客户及接收日期的树形结构来分类的传真接收数据列表。例如“据点A”的PC14显示传真接收数据列表时，如图6的(B)所示，可以优先显示“据点A”的FAX设备12A1或12A2收到的传真接收数据，也可以不显示用虚线1032包围的“据点A”以外的FAX设备收到的传真接收数据。
图7是本实施方式涉及的管理系统的一例处理时序图。在步骤S10中，设于据点的FAX设备12从作为客户的X公司和Y公司接收传真文件。在步骤S12中，接收传真文件的设于据点的FAX设备12的传真接收数据传送部32将收到的传真接收数据传送到管理装置10。传送到管理装置10的传真接收数据包括图像数据、发送号码、接收号码以及接收日期的信息。发送到管理装置10的传真接收数据中也可以包含页数、电线种类等信息。
从据点的FAX设备12收到传真接收数据的管理装置10进入步骤S14，例如以图8所示的处理顺序进行传真数据登录，创建图9所示结构的文件夹，通过将图像数据保存到相应的文件夹中来管理传真接收数据。
图8是本实施方式涉及的管理系统执行的一例传真数据登录处理流程图。图9是本实施方式涉及的管理系统创建的一例文件夹结构的示意图。图9所示的文件夹结构把据点名文件夹、客户名文件夹、接收日期名文件夹构成为分层结构。接收据点名文件夹中创建了客户名文件夹。在客户名文件夹中创建了接收日期名文件夹。接收日期名文件夹中保存传真接收数据。
在图8的步骤S50中，管理装置10的传真接收数据管理部20使用例如管理信息存储部24中保存的图10所示的表格，取得与收到的传真接收数据的接收号码对应的接收据点的信息。
图10是管理信息存储部中保存的一例信息的示意图。图10中，(A)是一例将接收号码(终端识别信息)和接收据点信息对应起来的表格，(B)是一例将发送号码和客户信息对应起来的表格。在步骤S50的处理中，通过使用图10的(A)的表格，能够取得与收到的传真接收数据的接收号码对应的接收据点的信息。
而后，前往步骤S52，传真接收数据管理部20用例如图10的(B)所示的表格，取得与收到的传真接收数据的发送号码对应的客户信息。在步骤S54中，传真接收数据管理部20取得收到的传真接收数据的接收日期信息。
而后，前往步骤S56，传真接收数据管理部20参考例如图9所示的文件夹结构，判断在与步骤S50取得的接收据点信息以及步骤S52取得的客户信息对应的客户名文件夹之中，是否存在与步骤S54取得的接收日期信息相对应的接收日期名文件夹。
如果没有与步骤S54中取得的接收日期信息对应的接收日期名文件夹，则前往步骤S58，传真接收数据管理部20创建与在步骤S54中取得的接收日期信息对应的接收日期名文件夹，而后前往步骤S60。而如果存在与步骤S54中取得的接收日期信息对应的接收日期名文件夹，则跳过步骤S58的处理，传真接收数据管理部20前往步骤S60。
在步骤S60中，传真接收数据管理部20通过将图像数据保存到与在步骤S50中取得的接收据点信息、在步骤S52中取得的客户信息、以及在步骤S54中取得的接收日期信息相对应的接收日期名文件夹中，用以存储并管理收到的传真接收数据。这样，传真接收数据管理部20将传真接收数据和接收传真接收数据的FAX设备12所属的群组对应起来管理。
在图8的流程图中显示在没有相应的接收日期名文件夹的情况下创建相应的接收日期名文件夹的例子，而如果没有相应的据点名文件夹及客户名文件夹，也可以加入创建相应的据点名文件夹以及客户名文件夹的处理。
返回图7的步骤S20，设于据点的FAX设备12从据点的用户接受管理装置10管理的传真接收数据的阅览请求的操作。从据点的用户收到阅览请求的操作的FAX设备12的传真接收数据阅览请求部34前往步骤S22，向管理装置10提出管理装置10管理的传真接收数据的阅览请求。步骤S22中的阅览请求中包括作为阅览请求源的传真机12的接收号码(终端识别信息)。
而后，前往步骤S24，管理装置10的列表答复部22基于从FAX设备12收到的阅览请求，按照图11所示的处理顺序找出阅览对象，创建传真接收数据的列表。
图11是本实施方式的管理系统执行的一例传真接收数据列表创建处理流程图。在步骤S70中，管理装置10的列表答复部22取得步骤S22的阅览请求中包含的阅览请求源的FAX设备12的接收号码(终端识别信息)。
而后前往步骤S72，列表答复部22使用例如图10的(A)所示的表格，取得与取得的阅览请求源的FAX设备12的接收号码(终端识别信息)对应的据点信息。前往步骤S74，列表答复部22取得与步骤S72取得的据点信息相对应的据点名文件夹中保存的图9的文件夹及文件的一览。然后前往步骤S76，列表答复部22基于在步骤S74中取得的文件夹及文件的列表，创建文件接收数据的列表(列表信息)。
在图11的流程图的处理中，虽然示出了根据提出阅览请求的阅览请求源的FAX设备12的接收号码取得据点信息的例子，但也可以使用比如图12所示的表格来取得据点信息。图12是管理信息存储部中保存的一例信息的示意图。
图12是一例将据点的FAX设备12的全局IP地址和接收据点的信息对应起来的表格。通过使用图12的表格，列表答复部22能够取得与阅览请求源的FAX设备12的全局IP地址相对应的据点信息。另外，在图11的步骤S72中，例如，当阅览请求源的FAX设备12的接收号码未被登录而无法取得与接收号码对应的据点信息时，也可以取得与全局IP地址对应的据点信息。
图12的表格是一个示例，也可以是例如将据点的全局IP地址和部门等本地地址的组合信息与接收据点的信息对应起来的表格。使用将这样的据点的全局IP地址和部门等的本地地址的组合信息与接收据点的信息对应起来的表格，就可以详细设定接收据点的范围。
返回图7的步骤S26，列表答复部22将在步骤S24中创建的传真接收数据列表答复给阅览请求源的FAX设备12。这样，列表答复部22根据传真接收数据的阅览请求，给出至少基于群组的信息分类的传真接收数据的列表作为答复。收到传真接收数据列表的FAX设备12的画面控制部36前往步骤S28，在操作面板940上显示例如上述图6的(A)所示的画面1020、1022及1024。
在步骤S30中，据点的用户进行使图6(A)的画面1020、1022及1024迁移的操作，从画面1024选择需要接收的传真接收数据。FAX设备12收到据点用户选择传真接收数据的操作后前往步骤S32，由传真接收数据阅览请求部34向管理装置10提出由据点用户选择的传真接收数据的取得请求。管理装置10的列表答复部22基于FAX设备12收到的取得请求，找出取得对象的传真接收数据。而后前往步骤S34，列表答复部22将找到的传真接收数据作为答复送往提出取得请求的取得请求源FAX设备12。提出取得请求的FAX设备12收到传真接收数据后，其中的画面控制部36前往步骤S36，将传真接收数据显示在操作面板940上。
图7的时序图中显示了由据点的FAX设备12向管理装置10提出阅览请求的例子，据点的PC14向管理装置10提出阅览请求的处理也是同样的。在上述图8中说明了创建如图9所示结构的文件夹，并在相应的文件夹中保存图像数据，来管理传真接收数据的例子。对此，也可以用例如图13所示的处理顺序进行传真数据登录，创建图14所示的管理表来管理传真接收数据。另外如图14所示，传真接收数据管理部20可以参考图10的(A)的表格，将与图14的管理表的“接收号码”项目的项目值对应的据点作为“接收据点”项目的项目值进行保存，也可以不将接收据点存储在图14的管理表中，而是每次参考图10的(A)的表格，取得与接收号码对应的据点。
图13是本实施方式的管理系统执行的一例传真数据登录处理流程图。图14是本实施方式的管理系统创建的一例管理表的示意图。
在图13的步骤S90中，管理装置10的传真接收数据管理部20将收到的传真接收数据的接收号码、发送号码、接收日期登录到图14的管理表中。传真接收数据管理部20还通过与图8的步骤S50及S52相同的处理，取得与接收号码对应的接收据点信息及与发送号码对应的客户信息，作为接收据点及发送者登录到图14的管理表中。
前往步骤S92，传真接收数据管理部20将收到的传真接收数据的图像数据保存到例如传真接收数据存储部26。然后，前往步骤S94，将在步骤S92中接收到图像数据的保存目的地信息(例如path等)登记到图14的管理表的接收数据保存目的地栏目中。这样，传真接收数据管理部20将传真接收数据和接收传真接收数据的FAX设备12所属的群组对应起来管理。
使用图14的管理表时，图7的步骤S24的处理可以按照例如图15所示的步骤进行。图15是本实施方式的管理系统执行的一例传真接收数据列表创建处理流程图。在步骤S100中，管理装置10的列表答复部22取得步骤S22的阅览请求中包含的提出阅览请求的FAX设备12的接收号码(终端识别信息)。
在步骤S102中，列表答复部22用比如图10的(A)的表格，取得与所获得的提出阅览请求的FAX设备12的接收号码(终端识别信息)对应的据点信息。在步骤S104中，列表答复部22从图14的管理表中取得具有与步骤S102中获得的据点信息相对应的项目“接收据点”的记录。然后前往步骤S106，列表答复部22根据取得的管理表的记录，创建文件接收数据的列表(列表信息)，答复提出阅览请求的FAX设备12。这样，列表答复部22根据传真接收数据的阅览请求，给出至少经过基于群组的信息分类的传真接收数据的列表作为答复。
另外，也可以在图13的步骤S90中传真接收数据管理部20不将与接收号码对应的接收据点的信息登录到图14的管理表中，而在步骤S102中，列表答复部22从图10的(A)的表中取得与步骤S102取得的据点信息对应的接收号码，从图14的管理表中取得具有与取得的接收号码对应的项目“接收号码”的记录。即，传真接收数据管理部20可以通过图10的(A)的表格，将传真接收数据和接收了传真接收数据的FAX设备12所属的据点的信息对应起来管理。
如上所述，根据本实施方式涉及的管理系统1，能够基于据点的信息对多个据点所设的FAX设备12接收的传真接收数据进行分类，因此便于管理多个据点的FAX设备12收到的传真接收数据。
<其他实施方式>
另外，在本实施例涉及的管理系统1中，也可以创建图16所示结构的文件夹用以取代图9所示结构的文件夹，通过将图像数据保存到相应的文件夹中来管理传真接收数据。图16是本实施方式涉及的管理系统创建的一例文件夹结构的示意图。
在图16所示的文件夹结构中，接收据点名文件夹、接收设备名文件夹、客户名文件夹以及接收日期名文件夹为分层结构。在接收据点名文件夹中创建了接收设备名文件夹。接收设备名文件夹中创建了客户名文件夹。客户名文件夹中生成了接收日期名文件夹。接收日期名文件夹中保存有传真接收数据。
在图16所示的文件夹结构的情况下，管理装置10的传真接收数据管理部20可以用例如管理信息存储部24中保存的图17所示的表格，取得与收到的传真接收数据的接收号码相对应的FAX设备12的信息以及接收据点的信息。图17是管理信息存储部中保存的一例信息的示意图。
图17所示的表格是一个将接收号码和接收设备(FAX设备12)信息以及接收据点信息对应起来的例子。图17的表格中，项目“接收设备”的值为“0003”的记录有两个。这两个记录表示同一个传真机12的不同接收号码的记录。通过用图17的表格，可以找出同一台FAX设备12接收到的不同接收号码的传真接收数据。
在能够找出同一台FAX设备12收到的不同接收号码的传真接收数据的管理系统1中，例如创建图16所示的文件夹结构，如图18那样显示用据点、FAX设备12、客户以及接收日期的树形结构所分类的传真接收数据的列表。
图18是设于据点的FAX设备的一例画面示意图。图18中(A)是一例在操作面板940上显示并选择据点的画面，(B)是一例从操作面板940上显示的“仅本机”、“整个据点”、“所有据点”中选择阅览对象的传真接收数据的画面。
在选择了图18的(B)的“仅本机”的情况下，将以显示图18的画面的FAX设备12的接收号码接收的传真接收数据作为阅览对象。另外也可以参见图12的表格，找出与显示图18的画面的FAX设备12的接收号码相对应的接收设备，将找到的接收设备所对应的所有接收号码收到的传真接收数据作为阅览对象。在选择了图18的(B)的“整个据点”的情况下，将以显示图18的画面的FAX设备12的据点所对应的所有接收号码所收到的传真接收数据作为阅览对象。在选择了图18的(C)的“所有据点”的情况下，除了显示图18画面的FAX设备12的据点以外，还将以登录了的所有据点所对应的所有接收号码接收的传真接收数据为阅览对象。
在本实施方式的管理系统1中，也可以用例如管理信息存储部24中保存的图19所示的表格，找出操作FAX设备12或PC14的用户所属的据点或该用户负责的客户，根据找到的用户所属的据点、负责的客户，选择作为阅览对象的传真接收数据。
在使用如图19所示的表格的管理系统1中，例如用户ID为“User01”的据点A所属的用户出差到据点B时，可以从设于据点B的FAX设备12上显示的例如图20的画面，阅览据点A的FAX设备12收到的传真接收数据之中来自其担当的客户的传真接收数据。图20是一例据点的FAX设备上的画面。在使用图19所示的表格的管理系统1中，如图21所示的画面那样，也可以根据操作FAX设备12的用户，改变传真接收数据的阅览对象。图21是一例据点的FAX设备以及PC中的传真接收数据列表的显示。在图21的(A)中，将属于多个据点的FAX设备12的传真接收数据列表显示，对于跨越多个据点对应传真接收数据的用户来说很方便。
进而，本实施方式的管理系统1在据点中引入新的FAX设备12时，可以按照例如图22所示的步骤在管理信息存储部24中保存的表格中登记新导入据点的新的FAX设备12的信息。
图22是本实施方式涉及的管理系统执行的一例FAX设备的自动登录处理流程图。在步骤S120中，管理装置10的传真接收数据管理部20用例如管理信息存储部24中保存的图10的(A)所示的表格，取得与收到的传真接收数据的接收号码对应的接收据点的信息。
在步骤S122中，传真接收数据管理部20判断在步骤S120中是否取得了接收据点的信息。如果取得了接收据点的信息，由于不是新导入据点的FAX设备12，所以结束图22的处理。相反，如果未取得接收据点的信息，由于是新导入据点的FAX设备12，传真接收数据管理部20前往步骤S124，从FAX设备12和管理装置10之间的通信参数取得FAX设备12的全局IP地址。FAX设备12的全局IP地址作为例如图7的时序图中的步骤S12的通信参数，从FAX设备12发送到管理装置10。
前往步骤S126，传真接收数据管理部20从图12的表中取得与FAX设备12的全局IP地址对应的据点信息。而后前往步骤S128，传真接收数据管理部20将在步骤S126取得的据点信息与接收号码对应起来，例如如图23的表格那样进行登录。图23是登录了新导入据点的FAX设备的接收号码，将接收号码和接收据点的信息对应起来的一例表格。
这样，根据图22的流程图所示的处理，管理者等不再需要登录新导入据点的FAX设备12的接收号码和与接收据点的信息之间的对应关系，可以在从FAX设备12向管理装置10传送传真接收数据之际进行自动登录。
把图10的(A)所示的接收号码(终端识别信息)与接收据点信息对应起来的表格是用比如以下所示的设定画面创建以及更新的。图24是一例设定画面的示意图。图24中，(A)是管理装置10提供的一例设定画面，(B)是FAX设备12显示的一例设定画面。
图24的(A)的设定画面由管理装置10所具备的Web服务器提供，显示在管理者等使用的PC14的Web浏览器上。管理装置10通过从管理者等接受从FAX设备一览画面中选择作为设定对象的FAX设备12的操作，在管理者等使用的PC14的Web浏览器上显示图24的(A)的设定画面。
管理者等在图24(A)的设定画面上从下拉列表中选择作为设定对象的FAX设备12的据点。管理装置10利用管理信息存储部24中保存的据点列表表格，显示下拉列表。图24的(A)的设定画面是一个例子，也可以选择例如多个设定对象的FAX设备12，受理设定对象的FAX设备12的据点的统一选择。
通过点击“OK”按钮等选择操作，管理者等可以在图24的(A)的设定画面上选择作为设定对象的FAX设备12的据点信息。由管理者等从图24的(A)的设定画面选择的设定对象的FAX设备12的据点信息被提供给传真接收数据管理部20。传真接收数据管理部20根据所提供的作为设定对象的FAX设备12的据点信息，创建及更新图10的(A)的表格。
也可以通过管理者等点击图24的(A)的设定画面的“创建”按钮等选择操作，显示据点信息的新创建画面，从新创建画面中创建新的据点信息。传真接收数据管理部20根据创建的新据点信息，创建及更新图10的(A)的表格。图24的(B)的设定画面是FAX设备12显示的一个例子，与图24的(A)相同，从下拉列表中选择作为设定对象的FAX设备12的据点。
进而，图24的设定画面也可以如图25所示，选择编组标准。图25是一例设定画面的示意图。图25所示的设定画面的编组标准是“据点”“部门”及“业务”的例子，选择“部门”作为编组标准。管理者等可以在图25的设定画面上，以部门为标准从群组“部门A”“部门B”及“部门C”中选择设定对象的FAX设备12所属的群组。
利用与被选择的编组标准相对应的据点列表表格、部门列表表格或业务列表表格来显示图25的设定画面上显示的群组的选择项目。据点列表表格、部门列表表格以及业务列表表格被保存在管理信息存储部24中。如图25所示，在能够选择编组标准的情况下，图10的(A)的表格成为如图26所示。图26是管理信息存储部中保存的一例信息的构成的示意图。图26将图10的(A)的接收据点项目改为接收群组项目。接收群组项目中设定在图25的设定画面上受到选择的设定对象的FAX设备12所属的群组。
如图25所示，在可以选择编组标准的情况下，图18的画面成为如图27所示。图27是设于据点的FAX设备上的一例画面。图27中，(A)是显示在操作面板940上选择据点的一例画面，(B)是显示在操作面板940上，从“仅本机”、“所有设备”、“与本机相同据点”、“与本机相同部门”中选择阅览对象的传真接收数据的一例画面。
在图26～图27的示例中，当从管理者等受理在接收号码为“03-xxxx-0001”的FAX设备12中选择“与本机相同的据点”按钮的操作后，显示本机和接收号码为“03-xxxx-0002”的FAX设备12收到的传真接收数据的列表。
另外，在图26～图27的例子中，如果从管理者等接受在接收号码为“03-xxxx-0001”的FAX设备12中选择“与本机相同的部门”按钮的操作，则显示属于“部门B”的本机和接收号码为“06-xxxx-0003”的FAX设备12和接收号码为“06-xxxx-0006”的FAX设备12收到的传真接收数据的列表。
在本实施方式中说明了在管理装置10中找出FAX设备12的据点的示例，不过也可以在FAX设备12中寻找据点。在这种情况下，FAX设备12从能够进行数据通信的其他装置获取是否登录了所属据点的信息、以及所属据点的信息。另外，在本实施方式中说明了FAX设备12向管理装置10传送传真接收数据的示例，传真接收服务器暂时保存传真接收数据，也可以适用于根据来自FAX设备12的请求发送传真接收数据的系统。在这样的系统中，既可以是传真接收服务器向管理装置10传送传真接收数据，也可以是传真接收服务器执行管理装置10的功能。
上述实施例的各项功能可以通过一个或多个处理电路来实现。在此，本说明书中的“处理电路”是指包括像通过电路安装的处理器那样通过软件执行各项功能而被编程的处理器、或执行上述说明的各项功能而被设计的ASIC(Application Specific IntegratedCircuit)、DSP(Digital Signal Processor)、FPGA(Field Programmable Gate Array)或现有的电路模块等的设备。
在实施例中描述的群组设备仅仅表示用于实现本文公开的实施方式的多个计算环境中的一个。传真接收数据管理部20是专利请求范围内陈述的传真接收数据管理装置的一个例子。列表答复部22是列表答复装置的一个例子。传真通信控制部30是传真通信控制装置的一个例子。传真接收数据传送部32是传真接收数据传送装置的一个例子。传真接收数据阅览请求部34是传真接收数据阅览请求装置的一个例子。画面控制部36是画面控制装置的一个例子。
符号说明
1管理系统，10，管理装置，12FAX设备，14PC，18网络，20传真接收数据管理部，22列表答复部，24管理信息存储部，26传真接收数据存储部，30传真通信控制部，32传真接收数据传送部，34传真接收数据阅览请求部，36画面控制部，40传真接收数据阅览请求部，42画面控制部，506显示器，940操作面板。

Claims (13)

1.一种管理装置，用于管理由电子设备接收的传真接收数据，其中包括
传真接收数据管理部，用于将所述传真接收数据和收到所述传真接收数据的所述电子设备所属的群组对应起来管理；以及
列表答复部，用于根据所述传真接收数据的阅览请求，给出至少基于所述群组的信息分类的所述传真接收数据的列表作为答复。
2.根据权利要求1所述的管理装置，其特征在于，所述列表答复部根据所述传真接收数据的阅览请求源的信息，确定所述阅读请求源所属的群组，给出基于所述传真接收数据的发送源和所述传真接收数据的接收目的地中至少一方的信息对与确定了的所述群组所对应的所述传真接收数据进行分类而得到的所述传真接收数据列表作为答复。
3.根据权利要求1或2所述的管理装置，其特征在于，在所述传真接收数据的阅览请求中包含用户的信息时，所述列表答复部给出至少基于所述用户的信息对包括所述传真接收数据的阅览请求中所包含的所述用户所属的所述群组的信息的所述传真接收数据进行分类而得到的所述传真接收数据列表作为答复。
4.根据权利要求1至3中任意一项所述的管理装置，其特征在于，所述传真接收数据管理部根据用户的操作，将所述电子设备所属的群组与所述电子设备对应起来登录。
5.根据权利要求1至4中任意一项所述的管理装置，其特征在于，所述传真接收数据管理部如果无法找出接收所述传真接收数据的所述电子设备的所述群组的信息，则找出与所述电子设备的全局IP地址的所述群组的信息，对包括将找到的所述据点的信息作为所述电子设备所属群组的信息的所述传真接收数据进行管理。
6.根据权利要求1至5中任意一项所述的管理装置，其特征在于，所述传真接收数据管理部以设置所述电子设备的据点、场所、使用所述电子设备的组织机构、部门、业务之中的一个或多个信息为标准，对所述电子设备进行编组管理。
7.一种管理系统，其中通过网络可通信地连接多台电子设备和管理装置，所述电子设备用于收发传真接收数据，所述管理装置用于管理所述电子设备接收的传真接收数据，
所述电子设备具有
传真通信控制部，用于控制所述传真接收数据的收发；以及
传真接收数据传送部，用于将收到的所述传真接收数据传送到所述管理装置，
所述管理装置具有
传真接收数据管理部，用于将所述传真接收数据与收到所述传真接收数据的所述电子设备所属的群组对应起来管理；以及
列表答复部，用于根据所述传真接收数据的阅览请求，给出至少基于所述群组的信息分类的所述传真接收数据的列表作为答复。
8.根据权利要求7所述的管理系统，其特征在于，所述电子设备进一步具备
传真接收数据阅览请求部，用于对所述管理装置提出所述传真接收数据的阅览请求；以及
画面控制部，用于在显示部上显示由所述管理装置给出的作为答复的所述传真接收数据的列表。
9.根据权利要求8所述的管理系统，其特征在于，所述画面控制部在显示部上显示所述管理装置给出的作为答复的所述传真接收数据的列表，受理在所述传真接收数据的接收目的地的信息为本机的所述传真接收数据列表、与本机所属的所述群组的信息对应管理的所述传真接收数据列表、以及与所有的所属群组的信息对应管理的所述传真接收数据列表的显示之间的切换操作。
10.根据权利要求7所述的管理系统，其特征在于，
所述传真接收数据阅览请求部提出包含用户信息的所述传真接收数据的阅览请求，
所述画面控制部在显示部上显示作为答复所得到的所述传真接收数据的列表，即至少基于所述用户信息对与所述阅览请求中包含的所述用户所属的所述群组的信息一起受到对应管理的所述传真接收数据进行分类而得到的所述传真接收数据的列表。
11.一种供管理装置管理电子设备接收的传真接收数据的管理方法，其中包括
传真接收数据管理步骤，将所述传真接收数据和接收所述传真接收数据的所述电子设备所属的群组对应起来管理；以及
列表答复步骤，根据所述传真接收数据的阅览请求，给出至少基于所述群组的信息分类的所述传真接收数据的列表作为答复。
12.一种计算机可读的存储介质，其中保存可供管理由电子设备接收的传真接收数据的管理装置具备以下功能的程序，
传真接收数据管理部，用于将所述传真接收数据和接收所述传真接收数据的所述电子设备所属的群组对应起来管理；以及
列表答复部，用于根据所述传真接收数据的阅览请求，给出至少基于所述群组的信息分类的所述传真接收数据的列表作为答复。
13.一种计算机装置，其中具备存储装置和处理器，所述存储装置中保存程序，通过所述处理器执行所述程序，所述计算机装置具备以下功能，
传真接收数据管理部，用于将传真接收数据和接收所述传真接收数据的电子设备所属的群组对应起来管理；以及
列表答复部，用于根据所述传真接收数据的阅览请求，给出至少基于所述群组的信息分类的所述传真接收数据的列表作为答复。
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