JP4765881B2

JP4765881B2 - 情報管理装置、情報管理方法及びそのプログラム

Info

Publication number: JP4765881B2
Application number: JP2006273380A
Authority: JP
Inventors: 敏飯沼; 賢一桑原
Original assignee: Seiko Epson Corp
Current assignee: Seiko Epson Corp
Priority date: 2006-10-04
Filing date: 2006-10-04
Publication date: 2011-09-07
Anticipated expiration: 2026-10-04
Also published as: JP2008092475A

Description

本発明は、情報管理装置、情報管理方法及びそのプログラムに関する。

従来、情報管理装置としては、受信したＦＡＸデータのうち、配信先のユーザの情報が記載されている可能性の高い１ページ目の上半分の画像であるプレビュー画像を作成し、作成したプレビュー画像をユーザへ配信するものが提案されている（例えば、特許文献１参照）。このように、表示範囲を制限したプレビュー画像をユーザへ送信するため、配信先ではない他のユーザに内容の全部を見られてしまうことを抑制可能である。
特開２００４−９６１５１号公報

しかしながら、この特許文献１に記載された情報管理装置では、配信先のユーザを特定しこの特定したユーザへＦＡＸデータを配信するものではなく、閲覧に関係しない他のユーザへもＦＡＸデータが配信されてしまうものであるため、閲覧を望むユーザへ適切にＦＡＸデータを提供することができなかった。

本発明は、このような課題に鑑みなされたものであり、閲覧を望むユーザへより適切にＦＡＸデータを提供することができる情報管理装置、情報管理方法及びそのプログラムを提供することを目的とする。

本発明は、上述の目的を達成するために以下の手段を採った。

本発明の情報管理装置は、
複数のＦＡＸ装置によって受信された１以上のＦＡＸデータを管理する情報管理装置であって、
情報を取得する情報取得手段と、
情報を出力する情報出力手段と、
ユーザの情報であるユーザ情報とユーザが閲覧可能なＦＡＸ装置の情報とを対応付けた対応情報を記憶すると共に、ＦＡＸデータと該ＦＡＸデータを受信したＦＡＸ装置の情報とを対応付けた態様で該ＦＡＸデータを記憶する情報記憶手段と、
前記ＦＡＸ装置によって受信されたＦＡＸデータを前記情報取得手段が取得したときには、該取得したＦＡＸデータと該ＦＡＸデータを受信したＦＡＸ装置の情報とを対応付けた態様で該ＦＡＸデータを前記情報記憶手段に記憶させると共に、前記記憶したＦＡＸデータに関する情報を前記対応情報に基づいて前記ユーザへ前記情報出力手段に出力させる制御手段と、
を備えたものである。

この情報管理装置では、複数のＦＡＸ装置のうちいずれかによって受信されたＦＡＸデータを取得したときには、この取得したＦＡＸデータとこのＦＡＸデータを受信したＦＡＸ装置の情報とを対応付けた態様でこのＦＡＸデータを情報記憶手段に記憶すると共に、ユーザの情報とユーザが閲覧可能なＦＡＸ装置の情報とを対応付けた対応情報に基づいてＦＡＸデータに関する情報をユーザへ出力する。このように、ユーザの情報とユーザが閲覧可能なＦＡＸ装置の情報とが対応付けられていると共に、ＦＡＸデータを受信したＦＡＸ装置と受信したＦＡＸデータとが対応付けられており、ＦＡＸ装置ごとに対応付けられたユーザへＦＡＸデータに関する情報を出力するのである。したがって、閲覧を望むユーザへより適切にＦＡＸデータを提供することができる。ここで、「ユーザ情報」には、ユーザを特定可能な識別情報、例えばユーザ名称、ユーザＩＤなどが含まれる。また、「ＦＡＸデータに関する情報」には、ＦＡＸデータを特定可能な情報、例えばＦＡＸデータのファイル名や記憶されているアドレスなどの情報が含まれるほか、ＦＡＸデータ自体も含まれる。

なお、前記制御手段は、前記取得したＦＡＸデータと該ＦＡＸデータを受信したＦＡＸ装置の情報とを対応付けた態様で該ＦＡＸデータを記憶するに際して、前記受信したＦＡＸ装置に対応づけられた前記情報記憶手段のアドレスに前記ＦＡＸデータを記憶させるものとしてもよいし、前記取得したＦＡＸデータと該ＦＡＸデータを受信したＦＡＸ装置の情報とを対応付けたＦＡＸ管理情報に該ＦＡＸデータを格納し該格納したＦＡＸ管理情報を前記情報記憶手段に記憶させるものとしてもよい。

本発明の情報管理装置において、前記情報出力手段は、電子メールを出力可能であり、前記制御手段は、前記ＦＡＸデータに関する情報を前記ユーザへ出力するに際して、前記電子メールを用いて前記ＦＡＸデータに関する情報を前記情報出力手段に出力させるものとしてもよい。こうすれば、電子メールを用いて比較的に容易にＦＡＸに関する情報をユーザへ出力することができる。このとき、前記制御手段は、前記電子メールに前記ＦＡＸデータの記憶先のアドレスを含めた前記電子メールを作成し、該作成した電子メールを前記情報出力手段に出力させるものとしてもよい。こうすれば、例えば複数のユーザへ電子メールにＦＡＸデータを添付して出力するものに比して、ＦＡＸデータに関する情報を比較的低負荷でやりとりすることができる。

本発明の情報管理装置において、前記情報取得手段は、ユーザ情報とＦＡＸデータの出力指示とを前記ユーザから同時又は別々に取得し、前記制御手段は、前記情報取得手段が前記ユーザ情報とＦＡＸデータの出力指示とを取得したときには、前記出力指示したユーザが前記ＦＡＸデータを閲覧可能か否かを前記対応情報に基づいて判定し、該判定結果に基づいて前記出力指示されたＦＡＸデータを前記情報記憶手段から読み出し該読み出した前記ＦＡＸデータを前記ユーザへ前記情報出力手段に出力させるものとしてもよい。こうすれば、対応情報を用いてＦＡＸデータを閲覧可能か否かを判定し、ユーザへＦＡＸデータを提供することができる。このとき、前記制御手段は、前記出力指示したユーザが前記ＦＡＸデータを閲覧可能か否かを前記対応情報に基づいて判定するに際して、前記取得手段が取得したユーザ情報と一致する前記対応情報に含まれるユーザ情報に対応づけられた閲覧可能なＦＡＸ装置によって前記ユーザが出力指示したＦＡＸデータが受信されたときには前記出力指示したユーザが前記ＦＡＸデータを閲覧可能であると判定するものとしてもよい。

本発明の情報管理装置において、前記制御手段は、前記出力指示されたＦＡＸデータが閲覧可能でないと判定されたときには前記ＦＡＸデータに関する情報を前記ユーザへ出力しないものとしてもよい。あるいは、前記制御手段は、前記出力指示したユーザが前記ＦＡＸデータを閲覧可能か否かを前記対応情報に基づいて判定し、前記出力指示したユーザが前記ＦＡＸデータを閲覧可能でないと判定されたときには、前記出力指示されたＦＡＸデータが前記出力指示したユーザにより閲覧可能となる閲覧許可情報を該出力指示されたＦＡＸデータに付与するものとしてもよい。ここで、例えばＦＡＸデータを閲覧可能なユーザが、そのＦＡＸデータを閲覧可能でない他のユーザへＦＡＸデータに関する情報を含む電子メールを転送することがある。このような場合、転送された他のユーザが閲覧可能でないものとすると、他のユーザは電子メールを用いてＦＡＸデータの内容を確認できない。ここでは、閲覧可能なユーザがＦＡＸデータに関する情報を含む電子メールを閲覧可能でない他のユーザへ転送したときには、この閲覧可能なユーザが転送先の他のユーザに対してＦＡＸデータの閲覧権を付与したものとして取り扱うのである。こうすれば、ＦＡＸデータのやり取りをより柔軟に行うことができる。

本発明の情報管理装置において、前記情報取得手段は、特定のユーザが閲覧可能なＦＡＸデータ群の情報であるＦＡＸ一覧情報の出力指示を該特定ユーザより取得し、前記制御手段は、前記情報取得手段が前記ＦＡＸ一覧情報の出力指示を取得したときには、前記情報記憶手段に記憶されたＦＡＸデータのうち前記特定ユーザが閲覧可能なＦＡＸデータを前記対応情報に基づいて抽出し該抽出したＦＡＸデータに関する情報をＦＡＸ一覧情報として前記特定ユーザへ前記情報出力手段に出力させるものとしてもよい。こうすれば、ユーザにより閲覧可能なＦＡＸデータに関する情報が一覧として得られるため、ユーザはどのようなＦＡＸデータが来ていたかをあとで確認しやすい。特に、出力指示したユーザがＦＡＸデータを閲覧可能でないと判定されたあと閲覧許可情報を出力指示されたＦＡＸデータに付与する態様を採用した情報管理装置では、もともと閲覧権のないＦＡＸデータに関する情報が転送されてきても、それがＦＡＸデータの一覧に含まれるため、ユーザは、確実にあとで確認することができる。

本発明の情報管理方法は、
ユーザの情報であるユーザ情報とユーザが閲覧可能なＦＡＸ装置の情報とを対応付けた対応情報を記憶すると共にＦＡＸデータと該ＦＡＸデータを受信したＦＡＸ装置の情報とを対応付けた態様で該ＦＡＸデータを記憶する情報記憶手段と、を備え、複数のＦＡＸ装置によって受信された１以上のＦＡＸデータを管理する情報管理装置を利用したコンピュータ・ソフトウエアによる情報管理方法であって、
（ａ）前記ＦＡＸ装置によって受信されたＦＡＸデータを取得したときには、該取得したＦＡＸデータと該ＦＡＸデータを受信したＦＡＸ装置の情報とを対応付けた態様で該ＦＡＸデータを前記情報記憶手段に記憶するステップと、
（ｂ）前記ステップ（ａ）で記憶したＦＡＸデータに関する情報を前記対応情報に基づいて前記ユーザへ出力させるステップと、
を含むものである。

この情報管理装置では、複数のＦＡＸ装置のうちいずれかによって受信されたＦＡＸデータを取得したときには、この取得したＦＡＸデータとこのＦＡＸデータを受信したＦＡＸ装置の情報とを対応付けた態様でこのＦＡＸデータを情報記憶手段に記憶すると共に、ユーザの情報とユーザが閲覧可能なＦＡＸ装置の情報とを対応付けた対応情報に基づいてＦＡＸデータに関する情報をユーザへ出力する。このように、ユーザの情報とユーザが閲覧可能なＦＡＸ装置の情報とが対応付けられていると共に、ＦＡＸデータを受信したＦＡＸ装置と受信したＦＡＸデータとが対応付けられており、ＦＡＸ装置ごとに対応付けられたユーザへＦＡＸデータに関する情報を出力するのである。したがって、閲覧を望むユーザへより適切にＦＡＸデータを提供することができる。なお、この情報管理方法において、上述した情報管理装置の種々の態様を採用してもよいし、また、上述した情報管理装置の各機能を実現するようなステップを追加してもよい。

本発明のプログラムは、上述した情報管理方法の各ステップを１又は複数のコンピュータに実現させるためのものである。このプログラムは、コンピュータが読み取り可能な記録媒体（例えばハードディスク、ＲＯＭ、ＦＤ、ＣＤ、ＤＶＤなど）に記録されていてもよいし、伝送媒体（インターネットやＬＡＮなどの通信網）を介してあるコンピュータから別のコンピュータへ配信されてもよいし、その他どのような形で授受されてもよい。このプログラムを一つのコンピュータに実行させるか又は複数のコンピュータに各ステップを分担して実行させれば、上述した情報管理方法の各ステップが実行されるため、情報管理方法と同様の作用効果が得られる。

次に、本発明を実施するための最良の形態を図面を用いて説明する。

図１は、本発明の一実施形態であるＦＡＸ情報管理システム１０の構成の概略を示す構成図であり、図２は、ＦＡＸサーバ４０が備えるＨＤＤ４５に記憶された情報の説明図である。本実施例のＦＡＸ情報管理システム１０は、図示しない電気通信回線としての電話回線からＦＡＸデータを送受信する複数のＦＡＸ装置２１，３２，３３と、このＦＡＸ装置２１，３２，３３とネットワークとしてのＬＡＮ１２を介して接続され本発明の情報管理装置としての機能を備えたＦＡＸサーバ４０と、ＦＡＸ装置２１やＦＡＸサーバ４０とＬＡＮ１２を介して接続された複数のユーザパソコン（以下ユーザＰＣとする）５１，６２，６３によって構成されている。なお、このＦＡＸ情報管理システム１０では、ＦＡＸ装置を３台、ユーザＰＣを３台としたが、それぞれを２以上を備えたものとしてもかまわない。

ＦＡＸ装置２１は、各種制御を実行するＣＰＵ２２と、各種処理プログラムを記憶したＲＯＭ２３と、データを一時的に記憶するＲＡＭ２４と、記録紙に画像を印刷する印刷機構２５と、記録紙上の画像を読み取る読取機構２６と、ＬＡＮ１２と接続され外部機器との間で信号の送受信が可能なインタフェース（Ｉ／Ｆ）２７とを備えている。このＣＰＵ２２は、図示しないバスによって情報のやり取りが可能なように印刷機構２５や読取機構２６などと接続されている。ＲＡＭ２４には、印刷機構２５に印刷させる画像情報を一時的に記憶する印刷バッファや読取機構２６により読み取られた画像情報を一時的に記憶するスキャナバッファなど複数の領域が設けられている。印刷機構２５は、単一感光体方式と中間転写方式とを採用したフルカラーの電子写真方式の印刷装置として構成されており、シアン（Ｃ）、マゼンタ（Ｍ）、イエロー（Ｙ）、ブラック（Ｋ）の４色に色分解された各色ごとの画像の静電潜像をトナー像として現像し、記録紙に転写し加熱溶着させるものである。読取機構２６は、ガラス面に載置された記録紙に向かってラインイメージセンサにより発光した後の反射光をレッド（Ｒ）、グリーン（Ｇ）、ブルー（Ｂ）の各色に分解してスキャンデータとする、いわゆるフラットベッド型のスキャナとして構成されている。なお、ＦＡＸ装置３２，３３は、ＦＡＸ装置２１と同様の構成であるため、その説明を省略する。

ＦＡＸサーバ４０は、各種制御を実行するＣＰＵ４２と、各種制御プログラムを記憶するＲＯＭ４３と、データを一時記憶するＲＡＭ４４と、各種アプリケーションプログラムや各種データファイルを記憶する大容量メモリであるＨＤＤ４５と、ＬＡＮ１２に接続された外部機器との間で信号の送受信が可能なＩ／Ｆ４６とを備えている。このＣＰＵ４２は、図示しないバスによって情報のやり取りが可能なようにＨＤＤ４５やＩ／Ｆ４６などと接続されている。このＦＡＸサーバ４０は、ＬＡＮ１２を介してＦＡＸ装置２１やユーザＰＣ５１とデータを送受信する際には、ＲＡＭ４４の所定領域に設けられた受信バッファ及び送信バッファを利用して行う。ＨＤＤ４５には、図２に示すように、ＬＡＮ１２に接続されたＦＡＸ装置の情報であるＦＡＸ装置情報４５ａやこのシステムに登録されたユーザに関する情報であるユーザ管理情報４５ｂ，ＦＡＸ装置２１などが外部から受信したＦＡＸデータやこのＦＡＸデータに関する送信元の情報などを含むＦＡＸデータ管理情報４５ｃなどが記憶されている。ＦＡＸ装置情報４５ａには、ＦＡＸ装置の名称やそのＦＡＸの設置場所、ＦＡＸ装置により受信されたＦＡＸデータの保存期間、閲覧可能に設定されているユーザ数、ＦＡＸデータの受信をメールで通知する通知人数などが含まれている。ここでは、ＦＡＸ装置２１が「ＦＡＸ−１」、ＦＡＸ装置３２が「ＦＡＸ−２」、ＦＡＸ装置３３が「ＦＡＸ−３」に設定されているものとした。ユーザ管理情報４５ｂには、本システムを利用するユーザの名称や、ユーザに固有のユーザＩＤ，ユーザＩＤに対応付けられたパスワード、ＦＡＸデータの受信を通知するためのユーザのメールアドレス、各ＦＡＸ装置が受信したＦＡＸデータを閲覧可能であるか否か及び電子メールでの通知を行うか否かを示す受信後処理情報などが含まれている。この受信後処理情報では、例えば部門で定められた特定の人だけがＦＡＸデータの受信を通知する電子メールを受けるように取り決め、この特定の人が部門の他のユーザへ通知するような態様の運用があるため、ＦＡＸデータの閲覧権と電子メールによる通知が別々に設定できるよう設定されている。ここでは、ユーザＡがＦＡＸ装置２１（ＦＡＸ−１）で受信したＦＡＸデータを閲覧可能及び電子メール通知され、ユーザＢがＦＡＸ装置３２（ＦＡＸ−２）で受信したＦＡＸデータを閲覧可能及び電子メール通知され、ユーザＣがＦＡＸ装置２１，３２（ＦＡＸ−１，２）で受信したＦＡＸデータを閲覧可能及び電子メール通知されるよう設定されているものとした。なお、受信後処理情報に含まれる「−」は、閲覧可能でない、又は電子メールによる通知を行わないことを示している。また、ＦＡＸ装置情報４５ａの閲覧可能なユーザ数や通知人数は、この受信後処理情報の内容が反映されるものとした。ＦＡＸデータ管理情報４５ｃには、ＦＡＸデータの受信順に付与される受信番号、各ＦＡＸ装置で受信されて付与されたＦＡＸデータ名、ＦＡＸデータを受信した装置名である受信ＦＡＸ装置名、ＦＡＸデータの記憶先のアドレスである保存フォルダ、ＦＡＸデータの受信日時、ＦＡＸデータの送信元の電話番号などの送信元情報、ユーザ管理情報４５ｂの設定ではユーザが閲覧可能でないＦＡＸ装置で受信したＦＡＸデータに対してそのＦＡＸデータに限ってそのユーザが閲覧可能であることを示す情報である閲覧許可ユーザ情報のほか、図示しないがＦＡＸデータのサイズ、総ページ数などの情報が含まれている。なお、閲覧許可ユーザ情報に含まれる「−」は、そのようなユーザが設定されていないことを示している。

ユーザＰＣ５１は、ユーザが使用する情報処理装置として構成された周知の汎用パソコンであり、図１に示すように、各種制御を実行するＣＰＵ５２と、各種制御プログラムを記憶するＲＯＭ５３と、データを一時記憶するＲＡＭ５４と、各種アプリケーションプログラムや各種データファイルを記憶する大容量メモリであるＨＤＤ５５と、ＬＡＮ１２に接続された外部機器との間で信号の送受信が可能なＩ／Ｆ５６とを備えている。このユーザＰＣ５１は、インストールされたプログラムによりファイルの印刷指令をＬＡＮ１２を介してＦＡＸ装置２１に送信したり、ＦＡＸサーバ４０に情報を送信したりＦＡＸサーバ４０から送信されたＦＡＸデータを受信したりする。このユーザＰＣ５１は、各種情報を画面表示するディスプレイ５８や、ユーザが各種指令を入力するキーボード等の入力装置５９などを備え、ディスプレイ５８に表示されたカーソル等をユーザが入力装置５９を介して入力操作するとその入力操作に応じた動作を実行する機能を有している。なお、ユーザＰＣ６２，６３は、ユーザＰＣ５１と同様の構成であるため、その説明を省略する。また、ここでは、ユーザＰＣ５１をユーザＡが使用し、ユーザＰＣ６２をユーザＢが使用し、ユーザＰＣ６３をユーザＣが使用しているものとする。

次に、こうして構成された本実施形態のＦＡＸ情報管理システム１０の動作について、まず、ユーザにより閲覧可能なＦＡＸ装置の設定を行う動作について説明する。図３は、ユーザの情報及びユーザが閲覧可能なＦＡＸ装置の設定の説明図であり、図３（ａ）がＦＡＸ装置情報表示画面８０の説明図、図３（ｂ）がユーザ設定入力画面８２の説明図である。まず、例えばシステム管理者の権限を有するユーザが入力装置５９を操作しブラウザを立ち上げ、ユーザＰＣ５１からＦＡＸサーバ４０にログインする。すると、ＦＡＸサーバ４０のＣＰＵ４２は、ＨＤＤ４５に記憶された図示しない管理設定プログラムを実行する。このプログラムは、ＦＡＸ装置情報４５ａ，ユーザ管理情報４５ｂ及びＦＡＸデータ管理情報４５ｃの内容に追加や変更などを行うものである。このプログラムを実行すると、ＣＰＵ４２は、ＦＡＸ装置情報表示画面８０をユーザＰＣ５１へ出力し、これを受けたユーザＰＣ５１がこの画面をディスプレイ５８に表示させる。このＦＡＸ装置情報表示画面８０は、図３（ａ）に示すように、ＦＡＸ装置情報４５ａの内容を反映した情報、例えば、ＦＡＸ装置に付けられた名称であるＦＡＸ装置名や設置場所、ＦＡＸ番号、ＦＡＸデータの保存期間、閲覧可能ユーザ数及び電子メール通知ユーザ数などが含まれており、これらの各欄にカーソル８１を合わせてクリックするとその欄の内容を書き換え可能になっている。また、ＦＡＸ装置名の欄をクリックすると、そのＦＡＸ装置名に対応するＦＡＸ装置で受信したＦＡＸを閲覧可能なユーザの情報が含まれるユーザ設定入力画面８２に切り替わるよう設定されている。ＦＡＸ装置情報表示画面８０でＦＡＸ装置名がクリックされることにより選択されると、ＣＰＵ４２は、選択されたＦＡＸ装置で受信したＦＡＸデータを閲覧可能に設定されているユーザを、ユーザ管理情報４５ｂの受信後処理情報に含まれている内容に基づいて抽出し、この抽出したユーザの情報を配列してユーザ設定入力画面８２を作成する。このユーザ設定入力画面８２は、図３（ｂ）に示すように、ユーザ管理情報４５ｂの内容を反映した情報、例えば、ＦＡＸデータの閲覧可能を示す「閲覧」、電子メールを通知することを示す「通知」のチェックボックスや、このＦＡＸ装置で閲覧可能なユーザ名、ユーザに対応付けられたユーザＩＤ及びパスワード、ＦＡＸデータを受信した情報をユーザへ送信する際に用いるメールアドレスなどが含まれており、これらの各欄にカーソル８１を合わせてクリックするとその欄の内容を書き換え可能になっている。なお、ここでは、画面上の「ユーザの追加」をクリックすると、このシステムに登録されている他のユーザ名がプルダウンで表示され（図示せず）、この表示された中からユーザを選択して追加可能になっている。また、プルダウン中にある「新たなユーザ」（図示せず）を選択するとユーザ設定入力画面８２に各欄が空欄の新たなユーザが追加されこの欄に入力することにより、新たなユーザを追加可能になっている。また、「閲覧」のチェックボックスのチェックを外すと、そのユーザがそのＦＡＸ装置のユーザ設定入力画面８２から外される、つまり閲覧可能でなくなるように設定されている。このように、ＦＡＸ装置情報表示画面８０で入力した内容に基づいてＦＡＸ装置情報４５ａが更新され、ユーザ設定入力画面８２で入力した内容に基づいてユーザ管理情報４５ｂが更新される。

次に、ＦＡＸ装置により受信されたＦＡＸデータをＦＡＸサーバ４０に保存する動作について説明する。ここでは、説明の便宜によりＦＡＸ装置２１で受信したＦＡＸデータを保存する場合について説明するが、ＦＡＸ装置３２，３３でも同様である。ＦＡＸ装置２１が図示しない電話回線を介してＦＡＸデータを受信すると、ＦＡＸ装置２１のＣＰＵ２２は、受信したＦＡＸデータへ予め定められた形式（例えば受信日時など）に基づいてファイル名を付与し、このＦＡＸデータをＩ／Ｆ２７及びＬＡＮ１２を介してＦＡＸサーバ４０へ送信する。このＦＡＸデータを受信すると、ＦＡＸサーバ４０のＣＰＵ４２は、ＦＡＸ情報管理提供処理ルーチンを実行する。図４は、ＦＡＸサーバ４０のＣＰＵ４２により実行されるＦＡＸ情報管理提供処理ルーチンの一例を表すフローチャートである。このルーチンは、ＦＡＸサーバ４０が起動したあとＦＡＸ装置２１などより送信された画像情報を含むＦＡＸデータを受信したときに実行される。

このルーチンが実行されると、ＣＰＵ４２は、このＦＡＸデータを受信したＦＡＸ装置に対応するフォルダにこのＦＡＸデータを記憶する（ステップＳ１００）。ＦＡＸデータの記憶は、ＦＡＸ装置情報４５ａの保存フォルダ欄に入力されている内容に基づいて行うものとした。例えば、ＦＡＸ−１で受信したＦＡＸデータは「ｃ：￥ＦＡＸ￥１」のフォルダへ記憶し、ＦＡＸ−２で受信したものは「ｃ：￥ＦＡＸ￥２」のフォルダへ記憶し、ＦＡＸ−３で受信したものは「ｃ：￥ＦＡＸ￥３」のフォルダへ記憶する。次に、ＣＰＵ４２は、受信したＦＡＸデータに関する情報、例えばＦＡＸデータ名や受信したＦＡＸ装置、受信日時、送信元などの情報を用いてＦＡＸデータ管理情報４５ｃを更新する（ステップＳ１１０）。続いて、ＣＰＵ４２は、ＦＡＸデータが記憶されているアドレスを含む電子メールを作成する（ステップＳ１２０）。図５は、ＦＡＸデータの受信を通知する電子メール表示画面８３の一例を表す説明図である。この電子メール表示画面８３には、ＦＡＸデータの記憶先であるフォルダのアドレスとＦＡＸデータ名とを含む、ＦＡＸデータに直接アクセス可能なリンクが含まれている。なお、この電子メールには、この電子メールを受けた閲覧権を有するユーザがＦＡＸ情報管理システム１０に登録されていない閲覧権を有しない他のユーザへ転送したあと、この他のユーザがＦＡＸデータの内容を閲覧できるように、システム外のユーザの閲覧用ユーザＩＤとパスワードが付記されている。そして、ＣＰＵ４２は、ユーザ管理情報４５ｂに基づいてＦＡＸ装置に閲覧可能に対応付けられたユーザのメールアドレスへ作成した電子メールを送信出力し（ステップＳ１３０）、このルーチンを終了する。ここで、ユーザのメールアドレスに電子メールを送信する処理は、ＦＡＸ装置でＦＡＸデータを受信したときに電子メールによる通知を行うよう設定されているユーザをユーザ管理情報４５ｂの受信後処理情報に含まれている内容に基づいて抽出し、この抽出した全てのユーザの電子メールアドレスに電子メールを送信出力するよう設定されている。このように、ＦＡＸ装置ごとに対応付けられたユーザのアドレスへ電子メールを送信することにより、ユーザへＦＡＸデータの受信を通知するのである。

次に、ＦＡＸサーバ４０より送信された電子メールに含まれるリンクをクリックし、受信したＦＡＸデータをユーザがＦＡＸサーバ４０からダウンロードする動作について説明する。ここでは、説明の便宜によりユーザＰＣ５１を操作しＦＡＸ装置２１で受信したＦＡＸデータをダウンロードした場合について主に説明する。ユーザがＦＡＸサーバ４０より送信されユーザＰＣ５１のディスプレイ５８に表示された電子メールに含まれるリンクにカーソル８１を合わせてクリックすると、ユーザＰＣ５１のＣＰＵ５２は、リンク先のＦＡＸデータをユーザＰＣ５１へ送信する旨の出力指示をＦＡＸサーバ４０へ送信する。この出力指示を受けると、ＦＡＸサーバ４０のＣＰＵ４２は、図６に示す、ＨＤＤ４５に記憶されたＦＡＸデータ提供処理ルーチンを実行する。図６は、ＨＤＤ４５に記憶されたＦＡＸデータ提供処理ルーチンの一例を表すフローチャートである。

このルーチンを開始すると、ＣＰＵ４２は、アクセスしたユーザが正規のユーザであるか否かを確認するため、ユーザＩＤ及びパスワードを入力する図示しないユーザＩＤ入力画面をユーザＰＣ５１に送信し（ステップＳ２００）、ユーザＩＤ及びパスワードが入力されたユーザＩＤ入力画面を受信することによりユーザＩＤ及びパスワードを取得したか否かを判定する（ステップＳ２１０）。ユーザＩＤ及びパスワードを取得していないと判定されたときには、ＣＰＵ４２は、そのまま待機する。ここで、ユーザＩＤ入力画面を受信したユーザＰＣ５１は、ユーザＩＤ入力画面をディスプレイ５８に表示させ、ユーザによりユーザＩＤとパスワードが入力されたのち、図示しない送信ボタンがクリックされると、ユーザＩＤなどが入力されたユーザＩＤ入力画面をＦＡＸサーバ４０へ送信する。さて、ユーザＩＤ及びパスワードを取得したと判定されたときには、ＦＡＸサーバ４０のＣＰＵ４２は、取得したユーザＩＤ及びパスワードと、ユーザ管理情報４５ｂに格納されたユーザＩＤ及びパスワードとが照合されたか否かを判定する（ステップＳ２２０）。ユーザＩＤ及びパスワードが照合されなかったときには、ＣＰＵ４２は、その旨のメッセージをユーザＰＣ５１へ送信し（ステップＳ２３０）、ステップＳ２００以降の処理を実行する。

一方、ユーザＩＤ及びパスワードとが照合されたときには、ＣＰＵ４２は、アクセスしたユーザが正規のユーザであるものとみなし、ユーザ管理情報４５ｂ及びＦＡＸデータ管理情報４５ｃを読み出し（ステップＳ２４０）、出力指示したユーザにＦＡＸデータの閲覧権があるか否かを判定する（ステップＳ２５０）。ＦＡＸデータの閲覧権があるか否かの判定は、ユーザ管理情報４５ｂにおいて、照合されたユーザの受信後処理情報が、受信したＦＡＸ装置に対して閲覧可能になっているか否かに基づいて行う。ＦＡＸデータの閲覧権がないと判定されたときには、ＣＰＵ４２は、出力指示したユーザがＦＡＸ情報管理システム１０に登録されており且つ閲覧権がないことから、閲覧権を有するユーザより転送された電子メールのリンクからこの閲覧権のないユーザがアクセスしてきたものとみなし、出力指示されたＦＡＸデータに出力指示したユーザの閲覧権を付与し（ステップＳ２６０）、出力指示されたＦＡＸデータをユーザへ送信出力し（ステップＳ２７０）、このルーチンを終了する。即ち、電子メールを転送した閲覧権を有するユーザがこの閲覧権のないユーザに対して閲覧権を付与したものとして取り扱うのである。ＦＡＸデータの閲覧権の付与は、図７に示すように、ＦＡＸデータ管理情報４５ｃの該当するＦＡＸデータの閲覧許可ユーザ欄に、閲覧可能でないがアクセスしてきたユーザの情報（例えばユーザ名など）を格納することにより行う。図７は、ＦＡＸデータ管理情報４５ｃでＦＡＸデータの閲覧権を付与する説明図である。図７のＦＡＸデータ管理情報４５ｃは、ユーザＡが閲覧可能でないＦＡＸ−２（ＦＡＸ装置３２）で受信したＦＡＸデータ名「ｂｂｂ．ｐｄｆ」（図２参照）へのリンクを含む電子メールがユーザＡに転送され、このリンクに基づいてこのＦＡＸデータをユーザＡが閲覧しようとしたあと、ＦＡＸサーバ４０により閲覧権が付与された場合を示している。一方、ＦＡＸデータの閲覧権があると判定されたときには、ＣＰＵ４２は、出力指示されたＦＡＸデータをユーザへ送信出力し（ステップＳ２７０）、このルーチンを終了する。なお、ステップＳ２１０でシステム外のユーザの閲覧用ユーザＩＤ及びパスワードを取得したときには、ステップＳ２２０で、ＨＤＤ４５に記憶されたＦＡＸデータに対応する閲覧用ユーザＩＤ及びパスワードとを照合し、ステップＳ２５０で閲覧権があるものとして処理するものとした。このように、ユーザは、電子メールにより通知された単独のＦＡＸデータを閲覧することができる。

続いて、ユーザがＦＡＸサーバ４０にログインしユーザに送信されたＦＡＸデータの一覧を表示する処理の動作について説明する。ここでは、説明の便宜により、ユーザＡがユーザＰＣ５１を操作しＦＡＸデータの一覧を確認する場合について主に説明する。まず、ユーザＡがユーザＰＣ５１の入力装置５９を操作しブラウザを立ち上げ、ＦＡＸデータの一覧表示を選択すると、ユーザＰＣ５１のＣＰＵ５２は、ユーザＡが閲覧可能なＦＡＸデータの一覧を表示する受信ＦＡＸ一覧表示画面の出力指示をＦＡＸサーバ４０へ送信する。この出力指示を受けると、ＦＡＸサーバ４０のＣＰＵ４２は、図８に示す、ＨＤＤ４５に記憶されたＦＡＸデータ一覧提供処理ルーチンを実行する。図８は、ＨＤＤ４５に記憶されたＦＡＸデータ一覧提供処理ルーチンの一例を表すフローチャートである。

このルーチンを開始すると、上述のＦＡＸ情報提供ルーチンのステップＳ２００〜Ｓ２３０と同様の処理を、ステップＳ３００〜Ｓ３３０で行う。即ち、アクセスしたユーザが正規のユーザであるかを照合する処理を行う。そして、ユーザＩＤ及びパスワードが照合されることにより、正規のユーザであると照合されたときには、ＣＰＵ４２は、ユーザ管理情報４５ｂとＦＡＸデータ管理情報４５ｃとに基づいてユーザが閲覧可能なＦＡＸデータに関する情報を読み出す（ステップＳ３４０）。ここでは、ユーザに対応づけられた閲覧可能なＦＡＸ装置をユーザ管理情報４５ｂに格納された受信後処理情報に基づいて抽出し、この抽出したＦＡＸ装置が受信したＦＡＸデータの情報としてのＦＡＸデータ名などをＦＡＸデータ管理情報４５ｃの受信ＦＡＸ装置名に基づいて読み出す処理を行う。このとき、ＦＡＸデータ管理情報４５ｃの閲覧許可ユーザ欄に出力指示したユーザ名が入力されているＦＡＸデータのＦＡＸデータ名なども読み出す。続いて、ＣＰＵ４２は、読み出したＦＡＸデータに関する情報としてのＦＡＸデータ名を含むＦＡＸデータ一覧表示画面を作成し（ステップＳ３５０）、作成したＦＡＸデータ一覧表示画面を要求元であるユーザＰＣ５１へ送信出力する（ステップＳ３６０）。図９は、ＦＡＸデータ一覧表示画面８４の一例を示す説明図である。このＦＡＸデータ一覧表示画面８４には、ＦＡＸデータのファイル名であるＦＡＸデータ名、受信日時、ファイルサイズ、送信元のＦＡＸ番号、総ページ数などＦＡＸデータ管理情報４５ｃに格納された情報が含まれている。このＦＡＸデータ一覧表示画面８４を受信したユーザＰＣ５１は、ディスプレイ５８に受信した画面を表示させる。次に、ＦＡＸサーバ４０のＣＰＵ４２は、ＦＡＸデータのダウンロード指示があったか否かを判定する（ステップＳ３７０）。ここでは、ディスプレイ５８に表示されたＦＡＸデータ一覧表示画面８４のＦＡＸデータ名にカーソル８１を合わせてクリックするとダウンロード指示がＦＡＸサーバ４０に送信されるよう設定されている。ＦＡＸデータのダウンロード指示があったと判定されたときには、ＣＰＵ４２は、指示があったＦＡＸデータをユーザＰＣ５１へ送信出力する（ステップＳ３８０）。ステップＳ３８０のあと、または、ステップＳ３７０でダウンロード指示がないと判定されたあと、ＣＰＵ４２は、ＦＡＸデータの一覧表示処理の終了指示があったか否かを判定し（ステップＳ３９０）、ＦＡＸデータの一覧表示処理の終了指示がないと判定されたときには、ステップＳ３７０以降の処理を繰り返し、ＦＡＸデータの一覧表示処理の終了指示があったと判定されたときには、そのままこのルーチンを終了する。なお、上述のように、ユーザＡが閲覧権を有さないＦＡＸデータへのリンクを含む電子メールを受け、図６に示したＦＡＸデータ提供処理ルーチンで、ＦＡＸサーバ４０に閲覧権を付与されたあと（図７参照）では、ユーザ管理情報４５ｂでは閲覧権がないが、あとから閲覧権がＦＡＸサーバ４０により付与されたＦＡＸデータ（ここでは、ＦＡＸデータ名「ｂｂｂ．ｐｄｆ」）の情報も一覧に含まれるのである（図１０参照）。このように、ユーザが閲覧可能なＦＡＸ装置で受信されたＦＡＸデータのほか、あとで他のユーザから送られたＦＡＸデータをも含めた、ユーザに送信された過去のＦＡＸデータのすべてを確認可能である。

ここで、本実施形態の構成要素と本発明の構成要素との対応関係を明らかにする。本実施形態のＩ／Ｆ４６が本発明の情報取得手段及び情報出力手段に相当し、ＨＤＤ４５が情報記憶手段に相当し、ＣＰＵ４２が制御手段に相当し、ユーザ管理情報４５ｂが対応情報に相当する。なお、本実施形態では、ＦＡＸ情報管理システム１０の動作を説明することにより本発明の情報管理方法の一例も明らかにしている。

以上詳述した本実施形態のＦＡＸ情報管理システム１０によれば、ＦＡＸサーバ４０が、複数のＦＡＸ装置２１，３２，３３のうちいずれかによって受信されたＦＡＸデータを取得したときには、受信したＦＡＸ装置に対応付けられたＨＤＤ４５内のフォルダにこの取得したＦＡＸデータを記憶すると共に、ユーザの情報とユーザが閲覧可能なＦＡＸ装置の情報とを対応付けたユーザ管理情報４５ｂに基づいてＦＡＸデータの記憶先のアドレスを含む電子メールをユーザＰＣへ出力する。このように、ユーザの情報とユーザが閲覧可能なＦＡＸ装置の情報とが対応付けられていると共に、ＦＡＸデータを受信したＦＡＸ装置と受信したＦＡＸデータとが対応付けられており、ＦＡＸ装置ごとに対応付けられたユーザへＦＡＸデータの記憶先のアドレスを含む電子メールを出力するのである。したがって、閲覧を望むユーザへより適切にＦＡＸデータを提供することができる。また、受信したＦＡＸ装置に対応づけられたフォルダにＦＡＸデータを記憶させるため、そのＦＡＸ装置で受信したＦＡＸデータを閲覧可能でないユーザにＦＡＸデータの内容を見られてしまうのを抑制することができる。また、電子メールを用いてユーザにＦＡＸデータの受信を通知するため、比較的に容易にＦＡＸデータに関する情報をユーザへ出力することができる。また、ＦＡＸデータの記憶先のアドレスを含めた電子メールを作成し、この作成した電子メールをユーザに送信するため、例えば複数のユーザへ電子メールにＦＡＸデータを添付して出力するものに比して、ＦＡＸデータに関する情報を比較的低負荷でやりとりすることができる。このため、他のユーザへＦＡＸデータに関する情報を転送しやすい。更に、ユーザ管理情報４５ｂを用いてユーザがＦＡＸデータを閲覧可能か否かを判定し、ユーザへＦＡＸデータを提供することができる。

また、出力指示したユーザがＦＡＸデータを閲覧可能でないときには、出力指示されたＦＡＸデータが出力指示したユーザにより閲覧可能となる閲覧権を出力指示されたＦＡＸデータに付与するため、例えばＦＡＸデータを閲覧可能なユーザが、そのＦＡＸデータを閲覧可能でない他のユーザへＦＡＸデータに関する情報を含む電子メールを転送した場合などにこの他のユーザが閲覧可能となり、ＦＡＸデータのやり取りをより柔軟に行うことができる。更にまた、ＦＡＸデータ一覧表示の出力指示をユーザより取得したときには、ＨＤＤ４５に記憶されたＦＡＸデータのうちそのユーザが閲覧可能なＦＡＸデータをユーザ管理情報４５ｂに基づいて抽出しこの抽出したＦＡＸデータに関する情報をＦＡＸデータ一覧表示画面８４としてユーザへ出力させるため、ユーザにより閲覧可能なＦＡＸデータに関する情報が一覧として得られ、ユーザはどのようなＦＡＸデータが来ていたかをあとで確認しやすい。特に、出力指示したユーザがＦＡＸデータを閲覧可能でないと判定されたあと閲覧権をＦＡＸサーバ４０に設定された場合は、それがＦＡＸデータ一覧に含まれることから、ユーザは、受信したＦＡＸデータのすべてを確実にあとで確認することができる。

なお、本発明は上述した実施形態に何ら限定されることはなく、本発明の技術的範囲に属する限り種々の態様で実施し得ることはいうまでもない。

例えば、上述した実施形態では、ＦＡＸデータをＦＡＸ装置２１が受信したあと、ＦＡＸサーバ４０がＦＡＸデータの記録先のアドレスを含む電子メールをユーザへ送信出力するものとしたが、電子メールにＦＡＸデータ自体を添付して送信するものとしてもよいし、電子メールを用いずにＦＡＸデータの記録先のアドレスをユーザＰＣに送信出力するものとしてもよいし、ＦＡＸデータ自体をユーザＰＣに直接、送信出力するものとしてもよい。こうしても、閲覧を望むユーザへより適切にＦＡＸデータを提供することができる。

上述した実施形態では、図６に示したＦＡＸデータ提供処理ルーチンのステップＳ２５０で、出力指示されたＦＡＸデータが出力指示したユーザに閲覧権がないものと判定されたときにはこのＦＡＸデータにこのユーザの閲覧権を付与するものとしたが、出力指示されたＦＡＸデータが出力指示したユーザに閲覧可能でないと判定されたときにはこのＦＡＸデータに関する情報をユーザへ出力しないものとしてもよい。こうすれば、閲覧権が設定されていないユーザへのＦＡＸデータの出力を制限し、情報の漏洩を防止することができる。

上述した実施形態では、ＦＡＸ装置に対応づけられたフォルダにＦＡＸデータを記憶するものとしたが、各ＦＡＸ装置で受信されたＦＡＸデータを同一フォルダに記憶してもよい。こうしても、ＦＡＸデータ管理情報４５ｃを用いてＦＡＸデータの管理が可能であるため、上述の実施形態と同様の効果を得ることができる。また、上述した実施形態では、ＦＡＸデータ管理情報４５ｃを用いるものとしたが、ＦＡＸデータ管理情報４５ｃを省略してもよい。こうしても、ＦＡＸデータは、ＦＡＸ装置に対応づけられたフォルダに保存されることから、閲覧を望むユーザへより適切にＦＡＸデータを提供することができる。この場合、ＦＡＸデータ一覧表示の出力指示があったときには、ユーザが閲覧可能なＦＡＸ装置に対応づけられたフォルダに保存されているＦＡＸデータを読み出すことにより、ＦＡＸデータの一覧を提供することができる。

上述した実施形態では、ＦＡＸ装置２１，３２，３３が受信したＦＡＸデータをＦＡＸサーバ４０で管理するものとしたが、ＦＡＸサーバ４０の機能をＦＡＸ装置のいずれかに持たせてもよい。なお、上述した実施形態では、本発明の情報管理装置としてのＦＡＸサーバ４０として説明したが、情報管理方法の形態としてもよいし、情報管理方法を実行するプログラムの形態としてもよい。

ＦＡＸ情報管理システム１０の構成の概略を示す構成図である。ＦＡＸサーバ４０のＨＤＤ４５に記憶された情報の説明図である。ユーザの情報及びユーザが閲覧可能なＦＡＸ装置の設定の説明図である。ＦＡＸ情報管理提供処理ルーチンの一例を表すフローチャートである。ＦＡＸデータの受信を通知する電子メール表示画面８３の説明図である。ＦＡＸデータ提供処理ルーチンの一例を表すフローチャートである。ＦＡＸデータの閲覧権を付与する説明図である。ＦＡＸデータ一覧提供処理ルーチンの一例を表すフローチャートである。ＦＡＸデータ一覧表示画面８４の一例を示す説明図である。ＦＡＸデータ一覧表示画面８４の一例を示す説明図である。

符号の説明

１０ＦＡＸ情報管理システム、１２ＬＡＮ、２１，３２，３３ＦＡＸ装置、２２ＣＰＵ、２３ＲＯＭ、２４ＲＡＭ、２５印刷機構、２６読取機構、２７インタフェース（Ｉ／Ｆ）、４０サーバ、４２ＣＰＵ、４３ＲＯＭ、４４ＲＡＭ、４５ＨＤＤ、４５ａＦＡＸ装置情報、４５ｂユーザ管理情報、４５ｃＦＡＸデータ管理情報、４６インタフェース（Ｉ／Ｆ）、５１，６２，６３ユーザＰＣ、５２ＣＰＵ、５３ＲＯＭ、５４ＲＡＭ、５５ＨＤＤ、５６インタフェース（Ｉ／Ｆ）、５８ディスプレイ、５９入力装置、８０装置情報表示画面、８１カーソル、８２ユーザ設定入力画面、８３電子メール表示画面、８４ＦＡＸデータ一覧表示画面。

Claims

複数のＦＡＸ装置によって受信された１以上のＦＡＸデータを管理する情報管理装置であって、
情報を取得する情報取得手段と、
情報を出力する情報出力手段と、
ユーザの情報であるユーザ情報とユーザが閲覧可能なＦＡＸ装置の情報とを対応付けた対応情報を記憶すると共に、ＦＡＸデータと該ＦＡＸデータを受信したＦＡＸ装置の情報とを対応付けた態様で該ＦＡＸデータを記憶する情報記憶手段と、
前記ＦＡＸ装置によって受信されたＦＡＸデータを前記情報取得手段が取得したときには、該取得したＦＡＸデータと該ＦＡＸデータを受信したＦＡＸ装置の情報とを対応付けた態様で該ＦＡＸデータを前記情報記憶手段に記憶させると共に、前記記憶したＦＡＸデータに関する情報を前記対応情報に基づいて前記ユーザに対応付けられた情報処理装置へ前記情報出力手段に出力させる制御手段と、を備え、
前記情報取得手段は、ユーザ情報とＦＡＸデータの出力指示とを前記ユーザに対応付けられた情報処理装置から同時又は別々に取得し、
前記制御手段は、前記情報取得手段が前記ユーザ情報とＦＡＸデータの出力指示とを取得したときには、前記取得したユーザ情報が前記対応情報に含まれているか否かを照合すると共に、前記出力指示したユーザが前記ＦＡＸデータを閲覧可能か否かを前記対応情報に基づいて判定し、前記出力指示したユーザが前記ＦＡＸデータを閲覧可能でないと判定されたときであっても前記取得したユーザ情報が前記記憶されている対応情報に照合されたときには、前記出力指示されたＦＡＸデータが前記出力指示したユーザにより閲覧可能となる閲覧許可情報を該出力指示されたＦＡＸデータに付与して該ＦＡＸデータを閲覧可能と判定し、該判定結果に基づいて前記出力指示されたＦＡＸデータを前記情報記憶手段から読み出し該読み出した前記ＦＡＸデータを前記出力指示したユーザに対応付けられた情報処理装置へ前記情報出力手段に出力させる、情報管理装置。
前記情報出力手段は、電子メールを出力可能であり、
前記制御手段は、前記ＦＡＸデータに関する情報を前記ユーザへ出力するに際して、前記電子メールを用いて前記ＦＡＸデータに関する情報を前記情報出力手段に出力させる、
請求項１に記載の情報管理装置。
前記制御手段は、前記出力指示したユーザが前記ＦＡＸデータを閲覧可能か否かを前記対応情報に基づいて判定するに際して、前記取得手段が取得したユーザ情報と一致する前記対応情報に含まれるユーザ情報に対応づけられた閲覧可能なＦＡＸ装置によって前記ユーザが出力指示したＦＡＸデータが受信されたときには前記出力指示したユーザが前記ＦＡＸデータを閲覧可能であると判定する、請求項１又は２に記載の情報管理装置。
前記情報取得手段は、特定のユーザが閲覧可能なＦＡＸデータ群の情報であるＦＡＸ一覧情報の出力指示を該特定ユーザより取得し、
前記制御手段は、前記情報取得手段が前記ＦＡＸ一覧情報出力指示を取得したときには、前記情報記憶手段に記憶されたＦＡＸデータのうち前記特定ユーザが閲覧可能なＦＡＸデータを前記対応情報に基づいて抽出し該抽出したＦＡＸデータに関する情報をＦＡＸ一覧情報として前記特定ユーザへ前記情報出力手段に出力させる、請求項１〜３のいずれかに記載の情報管理装置。
ユーザの情報であるユーザ情報とユーザが閲覧可能なＦＡＸ装置の情報とを対応付けた対応情報を記憶すると共にＦＡＸデータと該ＦＡＸデータを受信したＦＡＸ装置の情報とを対応付けた態様で該ＦＡＸデータを記憶する情報記憶手段と、を備え、複数のＦＡＸ装置によって受信された１以上のＦＡＸデータを管理する情報管理装置を利用したコンピュータ・ソフトウエアによる情報管理方法であって、
（ａ）前記ＦＡＸ装置によって受信されたＦＡＸデータを取得したときには、該取得したＦＡＸデータと該ＦＡＸデータを受信したＦＡＸ装置の情報とを対応付けた態様で該ＦＡＸデータを前記情報記憶手段に記憶するステップと、
（ｂ）前記ステップ（ａ）で記憶したＦＡＸデータに関する情報を前記対応情報に基づいて前記ユーザに対応付けられた情報処理装置へ出力させるステップと、
（ｃ）前記ユーザ情報とＦＡＸデータの出力指示とを前記ユーザに対応付けられた情報処理装置から同時又は別々に取得するステップと、を含み、
（ｄ）前記ユーザ情報とＦＡＸデータの出力指示とを取得したときには、前記取得したユーザ情報が前記対応情報に含まれているか否かを照合すると共に、前記出力指示したユーザが前記ＦＡＸデータを閲覧可能か否かを前記対応情報に基づいて判定し、前記出力指示したユーザが前記ＦＡＸデータを閲覧可能でないと判定されたときであっても前記取得したユーザ情報が前記記憶されている対応情報に照合されたときには、前記出力指示されたＦＡＸデータが前記出力指示したユーザにより閲覧可能となる閲覧許可情報を該出力指示されたＦＡＸデータに付与して該ＦＡＸデータを閲覧可能と判定し、該判定結果に基づいて前記出力指示されたＦＡＸデータを前記情報記憶手段から読み出し該読み出した前記ＦＡＸデータを前記出力指示したユーザに対応付けられた情報処理装置へ出力させるステップと、
を含む情報管理方法。
請求項５に記載の情報管理方法の各ステップを１又は複数のコンピュータに実現させるためのプログラム。