JP2023063703A - 電子機器、情報処理システム及び情報処理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】アドレス帳の変更内容を適切に共有する電子機器、情報処理システム及び情報処理方法等の提供。【解決手段】電子機器は、個人アドレス帳を記憶する記憶部と、処理部と、を含み、処理部は、第１ユーザーによって第１個人アドレス帳に含まれる第１アドレス情報の更新入力が行われた場合に、第２個人アドレス帳に対応アドレス情報が含まれるか否かを判定し、第２個人アドレス帳に対応アドレス情報が含まれる場合、第２ユーザーに対応アドレス情報の更新を許可するか否かを問い合わせる通知処理を行い、通知処理に対して許可応答が行われた場合、第２個人アドレス帳に含まれる対応アドレス情報を更新する。【選択図】図３

Description

本発明は、電子機器、情報処理システム及び情報処理方法等に関する。

従来、画像形成装置等において利用されるアドレス帳を管理する手法が種々知られている。例えば特許文献１には、ユーザーのログイン状態に応じて、個人の設定値を反映するか、共有設定値を反映するかを決定する画像形成装置が開示されている。個人設定値には個人のアドレス帳が含まれ、共有設定値には共有のアドレス帳が含まれる。

特開２０１５－１７４２９８号公報

特許文献１は、共用アドレス帳とユーザー個人のアドレス帳を切り替え利用することを想定した手法であり、複数のユーザーの個人アドレス帳を効率的に変更することについて開示がない。

本開示のいくつかの態様によれば、アドレス帳の変更内容を適切に共有する電子機器、情報処理システム及び情報処理方法等を提供できる。

本開示の一態様は、個人アドレス帳を記憶する記憶部と、処理部と、を含み、前記個人アドレス帳は、第１ユーザーに対応付けられた第１個人アドレス帳と、第２ユーザーに対応付けられた第２個人アドレス帳と、を含み、前記処理部は、前記第１ユーザーによって、前記第１個人アドレス帳に含まれる第１アドレス情報の更新入力が行われた場合に、前記第２個人アドレス帳に前記第１アドレス情報に対応する対応アドレス情報が含まれるか否かを判定し、前記第２個人アドレス帳に前記対応アドレス情報が含まれる場合、前記第２ユーザーに前記対応アドレス情報の更新を許可するか否かを問い合わせる通知処理を行い、前記通知処理に対して許可応答が行われた場合、前記第２個人アドレス帳に含まれる前記対応アドレス情報を更新する電子機器に関係する。

本開示の他の態様は、第１画像形成装置と、第２画像形成装置と、個人アドレス帳に対する処理を実行するサーバーシステムと、を含み、前記個人アドレス帳は、第１ユーザーに対応付けられた第１個人アドレス帳と、第２ユーザーに対応付けられた第２個人アドレス帳と、を含み、前記サーバーシステムは、前記第１画像形成装置において、前記第１ユーザーによって、前記第１個人アドレス帳に含まれる第１アドレス情報の更新入力が行われた場合に、前記第２個人アドレス帳に前記第１アドレス情報に対応する対応アドレス情報が含まれるか否かを判定し、前記第２個人アドレス帳に前記対応アドレス情報が含まれる場合、前記第２ユーザーに前記対応アドレス情報の更新を許可するか否かを問い合わせる通知処理を行い、前記通知処理に対して許可応答が行われた場合、前記第２個人アドレス帳に含まれる前記対応アドレス情報を更新し、前記第２画像形成装置に対して、更新後の前記第２個人アドレス帳を送信する情報処理システムに関係する。

本開示のさらに他の態様は、個人アドレス帳に対する処理を行う情報処理方法であって、前記個人アドレス帳は、第１ユーザーに対応付けられた第１個人アドレス帳と、第２ユーザーに対応付けられた第２個人アドレス帳と、を含み、前記第１ユーザーによって、前記第１個人アドレス帳に含まれる第１アドレス情報の更新入力が行われた場合に、前記第２個人アドレス帳に前記第１アドレス情報に対応する対応アドレス情報が含まれるか否かを判定し、前記第２個人アドレス帳に前記対応アドレス情報が含まれる場合、前記第２ユーザーに前記対応アドレス情報の更新を許可するか否かを問い合わせる通知処理を行い、前記通知処理に対して許可応答が行われた場合、前記第２個人アドレス帳に含まれる前記対応アドレス情報を更新する情報処理方法に関係する。

情報処理システムの構成例。 画像形成装置の構成例。 サーバーシステムの構成例。 共有アドレス帳の例。 個人アドレス帳の例。 個人アドレス帳の例。 認証データの例。 アドレス帳表示タスクを説明するフローチャート。 ユーザーＡを対象とした表示処理に用いられるデータの例。 ユーザーＡによる変更内容の例。 変更通知タスクを説明するフローチャート。 対応アドレス情報を検索する処理を説明する図。 他のユーザーへの通知処理に用いられるメールの例。 Ｗｅｂ処理タスクを説明するフローチャート。 変更承認タスクを説明するフローチャート。 許可応答が行われた場合にＷｅｂ表示される画面の例。 保留応答が行われた場合にＷｅｂ表示される画面の例。 拒否応答が行われた場合にＷｅｂ表示される画面の例。 無視指定応答が行われた場合にＷｅｂ表示される画面の例。 無視対象リストの例。 無視対象リストの例。 共有アドレス帳の他の例。 個人アドレス帳の他の例。 通知処理の他の例。 承認対象リストの例。 承認対象リストの例。 情報処理システムの構成例。

以下、本実施形態について図面を参照しつつ説明する。図面については、同一又は同等の要素には同一の符号を付し、重複する説明は省略する。なお、以下に説明する本実施形態は、特許請求の範囲に記載された内容を不当に限定するものではない。また本実施形態で説明される構成の全てが、本開示の必須構成要件であるとは限らない。

１．システム構成例
図１は、本実施形態に係る電子機器を含む情報処理システム１０の構成を例示する図である。図１に示すように、本実施形態に係る情報処理システム１０は、画像形成装置１００と、サーバーシステム２００と、端末装置３００を含む。画像形成装置１００は、例えばＭＦＰ（Multifunction Peripheral）である。ただし画像形成装置として、ＭＦＰ以外の装置が用いられてもよい。なお、システム構成は図１に限定されず、一部の構成を省略する、他の構成を追加する等の種々の変形実施が可能である。また省略や追加等の変形実施が可能である点は、図２、図３等の後述する図面においても同様である。

本実施形態における電子機器は、画像形成装置１００であってもよいし、サーバーシステム２００であってもよい。また電子機器は、画像形成装置１００及びサーバーシステム２００を含む複数の機器によって実現されてもよい。即ち、電子機器の処理部とは、図２を用いて後述する画像形成装置１００の処理部１１０であってもよいし、図３を用いて後述するサーバーシステム２００の処理部２１０であってもよいし、この両方であってもよい。同様に、電子機器の記憶部とは、図２を用いて後述する画像形成装置１００の記憶部１３０であってもよいし、図３を用いて後述するサーバーシステム２００の記憶部２３０であってもよいし、この両方であってもよい。また電子機器が画像形成装置１００である場合、本実施形態に係るシステムからサーバーシステム２００が省略されてもよい。

以下、説明を簡略化するため、本実施形態における電子機器がサーバーシステム２００である例について主に説明する。ただし以下の説明において、サーバーシステム２００が実行する処理は画像形成装置１００によって実行されてもよいし、画像形成装置１００とサーバーシステム２００の分散処理によって実行されてもよい。

画像形成装置１００は、例えば印刷機能及びスキャン機能の少なくとも一方を含む装置である。画像形成装置１００は、印刷機能を有するプリンターであってもよいし、スキャン機能を有するスキャナーであってもよいし、この両方の機能を有してもよい。即ち、本実施形態に係る画像形成装置１００は、画像形成装置、画像処理装置であってもよい。また画像形成装置１００は、ファクシミリ機能やコピー機能等の他の機能を有する機器であってもよい。

サーバーシステム２００は、１つのサーバーであってもよいし、複数のサーバーによって構成されてもよい。例えばサーバーシステム２００は、共有アドレス帳や個人アドレス帳を記憶するデータベースサーバーと、個人アドレス帳の変更処理を含むアドレス管理を行う処理サーバー等を含んでもよい。またここでのサーバーは物理サーバーを表してもよいし、仮想サーバーを表してもよい。また複数のサーバーが分散配置されてもよく、サーバーシステム２００の具体的な構成は種々の変形実施が可能である。

端末装置３００は、本実施形態に係る情報処理システム１０を利用するユーザーごとに設けられる機器であり、例えばスマートフォン等の携帯端末装置である。ただし端末装置３００は、ＰＣ（Personal Computer）であってもよいし、タブレット端末であってもよいし、ウェアラブル機器であってもよく、具体的な態様は種々の変形実施が可能である。

画像形成装置１００、サーバーシステム２００、端末装置３００は、ネットワークＮＷに接続される。ここでのネットワークＮＷは、例えばインターネット等の公衆通信網である。ただし、ネットワークＮＷはイントラネット等であってもよく、具体的な態様は種々の変形実施が可能である。画像形成装置１００とサーバーシステム２００、サーバーシステム２００と端末装置３００、画像形成装置１００と端末装置３００は、ネットワークＮＷを介して通信可能であってもよい。

例えば、画像形成装置１００は、企業等の組織で利用される機器である。画像形成装置１００は、オフィス等に配置され、当該組織の構成員によって共有される機器であってもよい。サーバーシステム２００は、組織のアドレス帳を管理するための機器である。サーバーシステム２００は、組織内で管理されてもよいし、外部のサービス提供者によって提供されてもよい。端末装置３００は、組織の構成員によって使用される機器である。ここでの構成員は複数であることが想定される。そのため、図１では便宜上、１台の端末装置３００を示したが、情報処理システム１０は、複数の端末装置３００を含んでもよい。また、組織の規模によってはオフィスのフロアごとに画像形成装置１００が設けられてもよいし、１フロアに複数の画像形成装置１００が設けられてもよい。よって図１では便宜上、１台の画像形成装置１００を示したが、本実施形態に係る情報処理システム１０は、複数の画像形成装置１００を含んでもよい。複数の画像形成装置１００を含む例については図２１を用いて後述する。

図２は、画像形成装置１００の構成例を示す図である。画像形成装置１００は、処理部１１０、通信部１２０、記憶部１３０、表示部１４０、画像読取り部１５０を含む。ただし画像形成装置１００は、印刷機能等を有してもよく、例えば不図示の印刷部を含んでもよい。

処理部１１０は、下記のハードウェアによって構成される。ハードウェアは、デジタル信号を処理する回路及びアナログ信号を処理する回路の少なくとも一方を含むことができる。例えば、ハードウェアは、回路基板に実装された１又は複数の回路装置や、１又は複数の回路素子によって構成できる。１又は複数の回路装置は例えばＩＣ（Integrated Circuit）、ＦＰＧＡ（field-programmable gate array）等である。１又は複数の回路素子は例えば抵抗、キャパシター等である。

また処理部１１０は、下記のプロセッサによって実現されてもよい。本実施形態の画像形成装置１００は、情報を記憶するメモリと、メモリに記憶された情報に基づいて動作するプロセッサと、を含む。情報は、例えばプログラムと各種のデータ等である。プロセッサは、ハードウェアを含む。プロセッサは、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＧＰＵ（Graphics Processing Unit）、ＤＳＰ（Digital Signal Processor）等、各種のプロセッサを用いることが可能である。メモリは、ＳＲＡＭ（Static Random Access Memory）、ＤＲＡＭ（Dynamic Random Access Memory）などの半導体メモリであってもよいし、レジスタであってもよいし、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）等の磁気記憶装置であってもよいし、光学ディスク装置等の光学式記憶装置であってもよい。例えば、メモリはコンピュータによって読み取り可能な命令を格納しており、当該命令をプロセッサが実行することによって、処理部１１０の機能が処理として実現される。ここでの命令は、プログラムを構成する命令セットの命令でもよいし、プロセッサのハードウェア回路に対して動作を指示する命令であってもよい。

処理部１１０は、図２に示す画像形成装置１００の各部を制御する。例えば処理部１１０は、通信制御、データの読み出し及び書き込み制御、表示制御等を行う。また処理部１１０は、印刷制御、スキャン制御、ファクシミリの送受信制御等を実行してもよい。

通信部１２０は、ネットワークを介した通信を行うためのインターフェイスである。画像形成装置１００は、通信部１２０を介してネットワークＮＷと接続する。通信部１２０は、例えばアンテナ、ＲＦ（radio frequency）回路、及びベースバンド回路を含む。通信部１２０は、処理部１１０による制御に従って動作する。また通信部１２０は、処理部１１０とは異なる通信制御用のプロセッサを含んでもよい。通信部１２０は、例えばＩＥＥＥ８０２．１１に従った方式の通信を行うインターフェイスであってもよく、具体的にはＷｉＦｉ（登録商標）に従った方式の通信を行う。ただし、通信部１２０は他の方式の無線通信を行う通信インターフェイスであってもよいし、有線接続を行う通信インターフェイスであってもよい。また、本実施形態の画像形成装置１００はファクシミリによる通信が可能であってもよい。例えば通信部１２０は、公衆交換電話網を利用した通信を行う電話回線接続部を含んでもよい。本実施形態の通信部１２０は、無線ＬＡＮ接続部、有線ＬＡＮ接続部、電話回線接続部等の通信方式の異なる接続部の何れか１つを含んでもよいし、このうちの２以上を含んでもよい。

記憶部１３０は、処理部１１０のワーク領域であって、種々の情報を記憶する。記憶部１３０は、種々のメモリによって実現が可能であり、メモリは、半導体メモリであってもよいし、レジスタであってもよいし、磁気記憶装置であってもよいし、光学式記憶装置であってもよい。

表示部１４０は、映像情報を表示するディスプレイである。表示部１４０は、例えば液晶ディスプレイや有機ＥＬディスプレイなどにより実現できる。表示部１４０は、印刷機能やスキャン機能等、画像形成装置１００の機能を利用する際のＵＩ（User Interface）であってもよい。

画像読取り部１５０は、例えばスキャン機能に対応し、原稿を読み取り、読み取り結果である画像を取得する。画像読取り部は、例えば読み取り対象である原稿を搬送する搬送部と、搬送経路上の原稿に光を照射する光源部と、原稿で反射された光を受光する受光部を含む。搬送部は、例えば搬送ローラーを含む。光源部は例えばＬＥＤ（light emitting diode）等の発光素子である。受光部は例えばＰＤ（Photodiode）等の光電変換素子である。また画像読取り部は、原稿を搬送するものに限定されず、光源部及び受光部を駆動する機構を含んでもよい。画像読取り部は、受光部における検出結果に基づいて、画像を取得する。

図３は、サーバーシステム２００の構成例を示す図である。サーバーシステム２００は、処理部２１０、通信部２２０、記憶部２３０を含む。

処理部２１０は、デジタル信号を処理する回路及びアナログ信号を処理する回路の少なくとも一方を含むハードウェアによって構成される。例えば、ハードウェアは、回路基板に実装された１又は複数の回路装置や、１又は複数の回路素子によって構成できる。

また処理部２１０は、ＣＰＵ、ＧＰＵ、ＤＳＰ等、各種のプロセッサによって実現されてもよい。本実施形態のサーバーシステム２００は、情報を記憶するメモリと、メモリに記憶された情報に基づいて動作するプロセッサと、を含む。例えば、メモリはコンピュータによって読み取り可能な命令を格納しており、当該命令をプロセッサが実行することによって、処理部２１０の機能が処理として実現される。

処理部２１０は、図３に示すサーバーシステム２００の各部を制御する。例えば処理部１１０は、通信制御、データの読み出し及び書き込み制御を行う。また処理部２１０は、アドレス帳の管理処理を実行してもよい。管理処理の詳細については後述する。

通信部２２０は、ネットワークを介した通信を行うためのインターフェイスである。サーバーシステム２００は、通信部２２０を介してネットワークＮＷと接続する。通信部２２０は、例えばアンテナ、ＲＦ回路、及びベースバンド回路を含む。通信部２２０は、例えばＩＥＥＥ８０２．１１に従った方式の通信を行うインターフェイスであってもよく、具体的にはＷｉＦｉに従った方式の通信を行う。ただし、通信部２２０は他の方式の無線通信を行う通信インターフェイスであってもよいし、有線接続を行う通信インターフェイスであってもよい。

記憶部２３０は、処理部２１０のワーク領域であって、種々の情報を記憶する。記憶部２３０は、種々のメモリによって実現が可能であり、メモリは、半導体メモリであってもよいし、レジスタであってもよいし、磁気記憶装置であってもよいし、光学式記憶装置であってもよい。

また記憶部２３０は、共有アドレス帳と、非共有である個人アドレス帳を記憶してもよい。図４－図６は、記憶部２３０に記憶される情報の例である。なお、図４－図６は電子機器の記憶部に記憶される情報であり、例えば電子機器が画像形成装置１００である場合、記憶部１３０がこれらの情報を記憶してもよい。

図４は、共有アドレス帳の例である。共有アドレス帳は、複数のユーザーによって共有されるアドレス情報の集合である。例えば共有アドレス帳は、画像形成装置１００が配置される企業等の全従業員が参照可能な情報であってもよい。ただし後述するように、ユーザーの権限に応じて共有アドレス帳のうち参照可能な範囲が異なってもよい。あるいは後述するように、共有アドレス帳として複数のアドレス帳があり、ユーザーの権限に応じて参照可能なアドレス帳が異なってもよい。

共有アドレス帳は、項目として、「ＩＤ」、「使用者」、「名前」、「電話番号」、「ＦＡＸ番号」、「メールアドレス」、「住所」を含むテーブルデータであってもよい。以下、テーブルデータである共有アドレス帳に含まれる１つのレコードを、共有アドレス情報と表記する。共有アドレス情報は、図４に示した各項目における値の集合である。ただし共有アドレス帳に含まれる項目は図４の例に限定されず、一部の項目が削除されてもよいし、他の項目が追加されてもよい。また共有アドレス帳はテーブルデータに限定されず、他の形式のデータであってもよい。

「ＩＤ」は、共有アドレス情報を一意に識別する情報である。「ＩＤ」の値は、例えば重複しない数値データであるが、共有アドレス情報を一意に識別可能な他の形式のデータが用いられてもよい。

「使用者」は、対象の共有アドレス情報を使用可能なユーザーを特定する情報である。共有アドレス情報は、上述したように複数のユーザーによって共有される情報であるため、「使用者」の値はその旨を表す情報である。例えば共有アドレス帳における「使用者」の値は、「共有」というテキストデータであってもよい。

「名前」は、対象となるエンティティの名称である。ここでのエンティティは、企業であってもよいし、他の組織であってもよいし、個人であってもよい。「名前」の値は、例えば「ＡＡ商事」のように、エンティティの名称を表すテキストデータであってもよい。

「電話番号」は、対象のエンティティの電話番号を表す情報であり、複数の数字を羅列したデータである。「ＦＡＸ番号」は、対象のエンティティのファクシミリ番号を表す情報であり、複数の数字を羅列したデータである。

「メールアドレス」は、対象のエンティティの電子メールアドレスを表す情報である。「メールアドレス」の値は、例えば＠を途中に含み、複数の数字またはアルファベットを羅列したデータである。

「住所」は、対象のエンティティの住所、居所を表す情報である。「住所」の値は、例えば都道府県名、市町村名、町名、番地等を特定するテキストデータであってもよい。

図５Ａは、ユーザーＡの個人アドレス帳の例であり、図５Ｂは、ユーザーＢの個人アドレス帳の例である。このように、個人アドレス帳は、第１ユーザーに対応付けられた第１個人アドレス帳と、第２ユーザーに対応付けられた第２個人アドレス帳と、を含む。第１ユーザーは例えばユーザーＡであり、第１個人アドレス帳は例えば図５Ａに示すアドレス帳である。第２ユーザーは例えばユーザーＢであり、第２個人アドレス帳は例えば図５Ｂに示すアドレス帳である。第１個人アドレス帳は、第１ユーザーは利用できるが、第２ユーザーを含む他のユーザーは利用できない。第２個人アドレス帳は、第２ユーザーは利用できるが、第１ユーザーを含む他のユーザーは利用できない。ただし、組織の管理者等、他のユーザーの個人アドレス帳を参照可能な権限を有するユーザーが設定されることは妨げられない。

例えば個人アドレス帳は、組織に属するユーザーが、職務上取得した顧客等の情報を追加することによって生成、更新される。例えば各ユーザーは、新たな顧客の情報を取得した場合に、当該情報を画像形成装置１００の表示部１４０及び不図示の操作部を用いて入力することによって、自らの個人アドレス帳に新たな個人アドレス情報を追加する。そのため個人アドレス帳は、ユーザーごとに異なる情報となる。

個人アドレス帳の項目は、例えば共有アドレス帳と同様に「ＩＤ」、「使用者」、「名前」、「電話番号」、「ＦＡＸ番号」、「メールアドレス」、「住所」を含むテーブルデータであってもよい。以下、テーブルデータである個人アドレス帳に含まれる１つのレコードを、個人アドレス情報と表記する。個人アドレス情報は、図５Ａや図５Ｂに示した各項目における値の集合である。ただし個人アドレス帳に含まれる項目は図５Ａ、図５Ｂに限定されず、一部の項目が削除されてもよいし、他の項目が追加されてもよい。また共有アドレス帳の項目と個人アドレス帳の項目が異なることも妨げられない。

図５Ａ、図５Ｂに示すように、「ＩＤ」は個人アドレス情報を一意に特定する情報である。「ＩＤ」は、例えば共有アドレス帳及び全ユーザーの個人アドレス帳において重複することがない数値データであってもよい。あるいは、「ＩＤ」は所与の個人アドレス帳の中で重複しなければよく、他のユーザーの個人アドレス帳との間での重複が許容されてもよい。

個人アドレス帳における「使用者」は、対象の個人アドレス情報に対応するユーザーを特定する情報である。例えば、ユーザーＡの個人アドレス帳における「使用者」の値は、ユーザーＡを特定するデータであり、ユーザーＢの個人アドレス帳における「使用者」の値は、ユーザーＢを特定するデータであってもよい。

「名前」、「電話番号」、「ＦＡＸ番号」、「メールアドレス」、「住所」については、図４を用いて上述した共有アドレス帳と同様である。なお図５Ａ及び図５Ｂでは、個人アドレス帳におけるエンティティが個人である例を示している。例えば、顧客企業（法人）は共有アドレス帳で管理し、顧客企業に属する個別の担当者は各ユーザーの個人アドレス帳で管理するという運用が行われてもよい。ただし、共有アドレス帳と個人アドレス帳にどのようなアドレス情報を記憶するかは任意であり、具体的な手法はこれに限定されない。

なお、図５Ａ及び図５Ｂに示したように、個人アドレス帳の所与の項目における値の形式は、ユーザーごとに異なってもよい。例えば「名前」の値において、図５Ａに示すように氏と名の両方が用いられてもよいし、図５Ｂに示すように氏と敬称の組み合わせが用いられてもよい。その他、「名前」の値は、氏と役職の組み合わせ、氏と名と役職の組み合わせ等、種々の変形実施が可能である。このように、個人アドレス帳を用いるユーザーに応じて、同じエンティティに関する一部の項目の値が異なってもよい。

図４－図５Ｂに示す共有アドレス帳及び個人アドレス帳を用いることによって、画像形成装置１００を利用する際の利便性向上が可能になる。例えば、特定の顧客にファクシミリを送信する場合、あるいは、スキャンによって取得された画像データ等を顧客のメールアドレスに送信する場合等において、ユーザーはアドレス帳に基づいてＦＡＸ番号やメールアドレスを特定できるため、入力の負担が軽減される。

図６は認証データの例である。上述したように、個人アドレス帳を適切に管理するためには、個人アドレス帳を利用するユーザーを特定することが必要となる。そのためには、個人アドレス帳の表示等を行う場合に、ログイン処理等の認証処理を行うことが望ましい。認証データは、当該認証処理に用いられる情報である。

認証データは、「ユーザーＩＤ」、「ユーザー名」、「パスワード」、「連絡先」の各項目を含む。「ユーザーＩＤ」はユーザーを一意に特定する情報であり、例えば重複しない数値データである。

「ユーザー名」はユーザーの名称を表すテキストデータであり、例えば個人アドレス帳の「使用者」の値と同様の形式の情報である。

「パスワード」は、各ユーザーが自身の個人アドレス帳を利用する際に入力する情報であり、例えばユーザー自身が設定する情報である。「パスワード」は、例えば数字、アルファベット、記号等の集合である。

「連絡先」は、例えば各ユーザーのメールアドレスである。ここでのメールアドレスは、例えば後述する変更通知タスクにおいて、メールの送信先を決定する情報として用いられてもよい。

２．個人アドレス帳の変更内容共有
本実施形態の手法では、電子機器の処理部は、第１ユーザーによって、第１個人アドレス帳に含まれる第１アドレス情報の更新入力が行われた場合に、第２個人アドレス帳に第１アドレス情報に対応する対応アドレス情報が含まれるか否かを判定する。さらに処理部は、第２個人アドレス帳に対応アドレス帳情報が含まれる場合、第２ユーザーに対応アドレス情報の更新を許可するか否かを問い合わせる通知処理を行い、通知処理に対して許可応答が行われた場合、第２個人アドレス帳に含まれる対応アドレス情報を更新する。ここでの第１アドレス情報、及び対応アドレス情報は、それぞれ上述した個人アドレス情報に対応する。例えば第１アドレス情報は、第１個人アドレス帳に含まれる任意のアドレス情報である。また第１アドレス情報は、狭義には第１ユーザーのアドレスとは異なるアドレスを表す情報である。例えば、第１アドレス情報は、第１ユーザー及び第２ユーザーのいずれとも異なる第三者のアドレスを表す。ここでの第三者とは、例えば第１ユーザー及び第２ユーザーが属する組織には属さない外部エンティティである。第三者は、例えば第１ユーザーが担当する顧客であり、企業等の組織であってもよいし、個人であってもよい。

また本実施形態の手法は、個人アドレス帳に対する処理を行う情報処理方法に適用できる。情報処理方法は、第１ユーザーによって、第１個人アドレス帳に含まれる第１アドレス情報の更新入力が行われた場合に、第２個人アドレス帳に第１アドレス情報に対応する対応アドレス情報が含まれるか否かを判定するステップと、第２個人アドレス帳に対応アドレス帳情報が含まれる場合、第２ユーザーに対応アドレス情報の更新を許可するか否かを問い合わせる通知処理を行うステップと、通知処理に対して許可応答が行われた場合、第２個人アドレス帳に含まれる対応アドレス情報を更新するステップと、を含む。

本実施形態の手法によれば、個人アドレス帳自体が他のユーザーと共有されない場合において、個人アドレス帳の変更内容を他のユーザーと共有することが可能になる。例えば顧客の引越などによるアドレス変更が分かった場合に、組織内の一人が個人アドレス帳を変更すれば、同じ顧客を個人アドレス帳に登録している他のユーザーにも当該変更が反映される。結果として変更作業のユーザー負担を軽減できる。

また、この処理は共有アドレス帳ではなく個人アドレス帳を対象とするため、各ユーザーは自身の個人アドレス帳に含まれるアドレス情報を実際に使用している蓋然性が高い。例えば、あるユーザーの個人アドレス帳に含まれるエンティティは、職務上、当該ユーザーが直接的な関係を有する顧客である。そのため、他のユーザーの変更を自身の個人アドレス帳に反映するか否かを適切に判断でき、アドレス帳の正確性を確保することも可能である。

例えば電子機器の処理部は、上述した処理を実現するために、アドレス帳表示タスク、変更通知タスク、Ｗｅｂ処理タスク、変更承認タスク、の各タスクを実行してもよい。以下、具体例を用いて処理の流れを詳細に説明する。上述したように、以下では電子機器がサーバーシステム２００である例について説明する。

＜アドレス帳表示タスク＞
図７は、アドレス帳表示タスクを説明するフローチャートである。アドレス帳表示タスクとは、例えば、組織の構成員が画像形成装置１００を操作した場合に、当該構成員が閲覧可能なアドレス帳を表示部１４０に表示させるタスクである。なお、ユーザーが自身の端末装置３００を用いてアドレス帳の閲覧、変更を行ってもよい。例えば端末装置３００にインストールされた画像形成装置１００用のアプリケーションソフトウェアを用いることによって、ユーザーは画像形成装置１００に対応付けられた共有アドレス帳や個人アドレス帳を参照可能である。この場合、以下の説明における画像形成装置１００及びその各部を、端末装置３００及びその各部に置き換えることが可能である。

まずステップＳ１０１において、処理部２１０は、ユーザーの認証処理を行う。例えば、処理部２１０は、ユーザーＩＤ及びパスワードの入力を求める画像を、画像形成装置１００の表示部１４０に表示する処理を実行する。なお処理部２１０は、画像自体を生成し、当該画像を画像形成装置１００に送信してもよいし、画像生成用の情報を画像形成装置１００に送信し、画像形成装置１００の処理部１１０に画像を生成させてもよい。また画像形成装置１００がサーバーシステム２００から必要なデータのみをあらかじめ取得しておき、画像形成装置１００の処理部１１０が画像の生成、及び表示部１４０での表示処理を実行してもよい。表示処理についてはステップＳ１０２以降においても同様であり、処理部２１０が処理を行ってもよいし、処理部２１０と処理部１１０が分散処理を行ってもよいし、処理部１１０が処理を行ってもよい。画像形成装置１００は、当該画像を用いて入力されたユーザーＩＤ及びパスワードを取得する。処理部２１０は、ユーザーＩＤ及びパスワードを画像形成装置１００から取得し、図６に示した認証データと比較する処理を行う。

ステップＳ１０２において、処理部２１０は、認証が適切に行われたかを判定する。処理部２１０は、取得したユーザーＩＤ及びパスワードが認証データのいずれかのレコードに合致する場合、認証ＯＫと判定する。この場合、処理部２１０は、合致したレコードの「ユーザーＩＤ」あるいは「ユーザー名」を用いることによって、いずれのユーザーがログインしたかを特定する。また処理部２１０は、取得したユーザーＩＤ及びパスワードが認証データのいずれのレコードにも合致しない場合、認証ＮＧと判定する。

認証ＮＧの場合（ステップＳ１０２でＮｏ）、処理部２１０はステップＳ１０１に戻り、再度ユーザー認証を実行する。

認証ＯＫの場合（ステップＳ１０２でＹｅｓ）、ステップＳ１０３において、処理部２１０は、認証されたユーザーのアドレス帳を、表示部１４０に一覧表示する処理を行う。

図８は、例えばユーザーＡが認証された場合に、ステップＳ１０３における表示処理に用いられる情報の例である。図８に示すように、ユーザーＡに対して提示されるアドレス帳は、共有アドレス帳と、ユーザーＡの個人アドレス帳の集合であってもよい。このようにすれば、ユーザーＡが閲覧する権限を有するアドレス帳を適切に提示できる。なお、ここではユーザーＡのアドレス帳を例示したが、ユーザーＢ等の他のユーザーについても同様であり、共有アドレス帳と、認証されたユーザーの個人アドレス帳が表示対象となる。また図８では「ＩＤ」及び「使用者」も含む情報を例示したが、これらは管理用の項目であるため、表示処理の対象から除外されてもよい。また図８ではＩＤ順でソートされたリストを例示しているが、表示処理においてはユーザー名等、他の項目でのソートが行われてもよい。また項目を選択するユーザー操作を受け付けた場合、選択された項目でソートをやり直す処理が実行されてもよい。

一覧表示を行っている間、ステップＳ１０４において処理部２１０は、表示終了指示が行われたか否かを判定する。例えば、一覧表示画面には不図示の表示終了ボタンが表示されており、画像形成装置１００の処理部１１０は、当該表示終了ボタンが押下されたか否かを判定する。画像形成装置１００は、表示終了ボタンが押下された場合、その旨を表す情報をサーバーシステム２００に送信する。処理部２１０は、表示終了ボタンが押下された旨の情報を受信した場合に、表示終了指示が行われたと判定し（ステップＳ１０４でＹｅｓ）、ステップＳ１０１に戻る。

表示終了指示がない場合（ステップＳ１０４でＮｏ）、ステップＳ１０５において、処理部２１０は、詳細表示指示が行われたか否かを判定する。例えば、一覧表示画面に含まれる各アドレス情報は個別に選択操作が可能であり、画像形成装置１００の処理部１１０は、いずれのアドレス情報が選択されたか、あるいはいずれも選択されていないかを判定する。画像形成装置１００は、判定結果をサーバーシステム２００に送信する。

いずれのアドレス情報も選択されていない場合、処理部２１０は、詳細表示指示が行われていないと判定し（ステップＳ１０５でＮｏ）、ステップＳ１０４に戻る。即ち、一覧表示が継続される。

いずれかのアドレス情報が選択された場合、処理部２１０は、選択されたアドレス情報を指定アドレスとして特定し、当該指定アドレスの詳細表示指示が行われたと判定する。この場合、ステップＳ１０５でＹｅｓとなり、ステップＳ１０６において、処理部２１０は、指定アドレスの詳細情報を画像形成装置１００の表示部１４０に表示する。

詳細表示画面の詳細は種々考えられ、例えば指定アドレスが表示され、且つ、他のアドレス情報が表示されない画面であってもよい。ただし、詳細表示画面は、一覧表示画面に比べて指定アドレスを詳細に表示する画面であればよい。例えば詳細表示画面は、指定アドレスを表示する領域のサイズが相対的に大きい画面であってもよいし、表示する項目数が相対的に多い画面であってもよいし、他の画面であってもよい。

詳細表示を行っている間、ステップＳ１０７において処理部２１０は、戻るボタンの操作が行われたか否かを判定する。具体的な処理は例えばステップＳ１０４の表示終了ボタンの操作検出と同様である。戻るボタンが操作された場合（ステップＳ１０７でＹｅｓ）、処理部２１０はステップＳ１０３に戻る。即ち、詳細表示から一覧表示に戻る。

戻るボタンが操作されていない場合（ステップＳ１０７でＮｏ）、ステップＳ１０８において、処理部２１０は、内容変更指示が行われたか否かを判定する。例えば、詳細表示画面に含まれる指定アドレスの各項目の値は、選択、及び値の書き換えが可能である。例えば画像形成装置１００は、値が書き換えられた状態で、詳細表示画面に含まれる変更確定ボタンを選択する操作が行われた場合に、内容変更指示があった旨と変更内容をサーバーシステム２００に送信してもよい。

ここでの変更内容は、例えば変更された項目と、変更後の値の組である。なお変更内容は、変更された項目と、変更前の値と、変更後の値の組であってもよい。また、変更は１つの項目に限定されず、複数の項目の値が同時に変更されてもよい。

図９は、ユーザーＡによる変更によって、ユーザーＡの個人アドレス帳の一部が変更された例を示す図であり、背景に色を付した部分が変更された箇所を表す。図８と図９を比較すると、「ＩＤ」＝２０２のアドレス情報について、「電話番号」、「ＦＡＸ番号」、「住所」の値が変更されている。「電話番号」については変更前が「３４－５６７８」であり変更後が「６６－７８９０」である。「ＦＡＸ番号」については変更前が「３４－５０００」であり変更後が「６６－７０００」である。「住所」については変更前が「ＸＸ市ＺＺ町５－５」であり変更後が「ＸＸ市ＺＺ町６－３」である。変更内容は、これらを特定する情報である。また変更内容は、変更されていない項目、例えば「名前」、「メールアドレス」の値を含んでもよい。

内容変更指示がない場合（ステップＳ１０８でＮｏ）、処理部２１０はステップＳ１０６に戻る。即ち、詳細表示を継続する。内容変更指示が行われた場合（ステップＳ１０８でＹｅｓ）、ステップＳ１０９において、処理部２１０は、変更内容を画像形成装置１００の表示部１４０に表示する制御を行う。

ステップＳ１１０において、処理部１１０は、ユーザーＡによって入力された変更内容を他のユーザーの個人アドレス帳に反映させるため、変更内容を変更通知タスクに通知する処理を行う。ステップＳ１１０の処理後、ステップＳ１０３に戻る。

＜変更通知タスク＞
図１０は、変更通知タスクを説明するフローチャートである。変更通知タスクとは、例えば、組織の構成員のいずれかが個人アドレス帳を変更した場合に、変更内容を他の構成員に通知するタスクである。以下、説明の便宜上、個人アドレス帳の変更を行ったユーザーを変更元ユーザーとも表記する。図９の例であれば、ユーザーＡが変更元ユーザーとなる。また変更元ユーザーによる変更内容の反映処理の対象となるユーザーを変更先ユーザーとも表記する。なお以下では、サーバーシステム２００の処理部２１０において、変更通知タスクにおける各ステップの処理が実行される例を説明するが、以下の処理の少なくとも一部が画像形成装置１００の処理部１１０で実行されてもよい。例えば画像形成装置１００は、サーバーシステム２００から必要なデータのみあらかじめ取得しておき、処理部１１０と通信部１２０において以下で説明する処理を実行し、実行結果をサーバーシステム２００の処理部２１０に通知してもよい。

まずステップＳ２０１において、処理部２１０は、アドレス帳表示タスクから通知があったかを判定する。具体的には、処理部２１０は、図７のステップＳ１１０の処理が行われた場合に、通知があったと判定する。

アドレス帳表示タスクからの通知が無い場合、組織内で共有すべき変更が発生していない。よって処理部２１０は、ステップＳ２０１でＮｏと判定し、再度、ステップＳ２０１の処理を行う。換言すれば、変更通知タスクでは、処理部２１０は、アドレス帳表示タスクから通知があるまで待機する。

アドレス帳表示タスクから通知があった場合（ステップＳ２０１でＹｅｓ）、処理部２１０は、検索対象アドレス帳の指定を初期化する。検索対象アドレス帳とは、変更内容を反映する必要があるか否かの判定対象となる個人アドレス帳であって、変更元ユーザー以外のユーザーの個人アドレス帳のいずれかである。換言すれば、検索対象アドレス帳のユーザーは、変更先ユーザーである。

ステップＳ２０３において、処理部２１０は、アドレス帳表示タスクからの通知が、無視指定されたユーザーの変更操作に起因するものであるかを判定する。例えばユーザーＡとユーザーＢが部署や勤務先が異なる等、関係が薄い場合、ユーザーＡが個人アドレス帳を変更したとしても、ユーザーＢは自分への通知は不要であると考えることもある。この場合、ユーザーＢは、ユーザーＡを無視指定する。無視指定については、図１５Ｄ、図１６Ａ、図１６Ｂ等を用いて後述する。

例えば処理部２１０は、変更先ユーザーが、変更元ユーザーを無視指定しているかを判定する。無視指定している場合（ステップＳ２０３でＹｅｓ）、現在の検索対象アドレス帳に関する通知が不要であるため、ステップＳ２０４－Ｓ２０９の処理はスキップされ、ステップＳ２１０に移行する。

無視指定されていない場合（ステップＳ２０３でＮｏ）、ステップＳ２０４において、処理部２１０は、指定された検索対象アドレス帳を対象として、変更元ユーザーによって変更された個人アドレス情報に対応する対応アドレス情報を検索する。ここでの対応アドレス情報とは、変更された個人アドレス情報と同一エンティティであると推定される個人アドレス情報である。

図１１は、対応アドレス情報の検索処理を説明する図である。図９を用いて上述したように、ここではユーザーＡが、「ＩＤ」＝２０２のアドレス情報を変更した例を考えている。よって処理部２１０は、ユーザーＡ以外のユーザーの個人アドレス帳を順次、検索対象アドレス帳として指定する。例えばユーザーＢの個人アドレス帳が検索対象アドレス帳である場合、「ＩＤ」＝３０１－３０８の各個人アドレス情報について、「ＩＤ」＝２０２の個人アドレス情報と同じ顧客のものであるかを判定する。

例えば処理部２１０は、「ＩＤ」＝２０２の個人アドレス情報の変更前の値を比較元として設定する。そして「ＩＤ」及び「使用者」以外の各項目について、比較元の値と、検索対象アドレス帳の各個人アドレス情報の値が一致するかを判定する。なお「ＩＤ」や「使用者」を除外するのは、これらが管理用の項目であり、同じエンティティであっても値が一致しない可能性があることを考慮したためである。処理部２１０は、例えば比較対象となる項目のうち、所定数以上の項目について値が一致した場合に、当該個人アドレス情報が対応アドレス情報であると判定する。

図１１の例では、背景に色を付した部分が一致した項目を表し、「ＩＤ」＝３０２の個人アドレス情報は、「電話番号」、「ＦＡＸ番号」、「メールアドレス」、「住所」の４つの項目が比較元と一致する。よって処理部２１０は、「ＩＤ」＝３０２のアドレスが対応アドレス情報であると判定する。

なお、同姓同名の異なる顧客が存在する、複数の顧客が同一企業に属するため住所が一致する、等のケースもあるため、エンティティが異なる場合であっても一部の項目の値が一致してしまう可能性がある。よって上記判定における所定数は、２以上であることが望ましい。また図１１に示したように、同じエンティティであっても「名前」の形式が異なる等、一致しない項目が存在する可能性がある。よって上記所定数は、比較対象となる全項目数よりも小さい値であってもよい。

ステップＳ２０５において、処理部２１０は、検索処理によって対応アドレス情報が見つかったかを判定する。対応アドレス情報が見つからなかった場合（ステップＳ２０５でＮｏ）、指定の検索対象アドレス帳には変更内容を反映する必要が無いため、通知も不要である。よってステップＳ２０６－Ｓ２０９の処理をスキップしてステップＳ２１０に移行する。

対応アドレス情報が見つかった場合（ステップＳ２０５でＹｅｓ）、ステップＳ２０６において、処理部２１０は、指定の検索対象アドレス帳に対応付けられたユーザーの連絡先情報を取得する。例えば処理部２１０は、検索対象アドレス帳の「使用者」の値と、図６の認証データの「ユーザー名」の値を比較してもよい。例えば検索対象アドレス帳がユーザーＢの個人アドレス帳であれば、連絡先情報は図６に示したメールアドレス「qqq@nnn」である。なお、各個人アドレス帳における「使用者」がユーザーＩＤを表す情報であり、当該ユーザーＩＤを用いて連絡先が特定されてもよい。

ステップＳ２０７において、処理部２１０は、変更先ユーザーのユーザーＩＤと、変更後の内容を変更承認タスクに通知する。このようにすれば、変更承認タスクは、変更先ユーザーに通知する変更内容を適切に管理することが可能になる。

ステップＳ２０８において、処理部２１０は、変更内容を変更先ユーザーに通知するメールを作成する。図１２は、ステップＳ２０８において作成されるメールの例である。図１２に示すように、メールの宛先は対応アドレス情報が見つかった個人アドレス帳に対応する変更先ユーザーであり、メールアドレスはステップＳ２０６で特定された情報である。またメールには、変更元ユーザーを特定する情報と、変更前後の内容が含まれてもよい。

本実施形態では、このメールに対して、変更先ユーザーが対応を決定可能であってもよい。例えば各ユーザーは、変更を反映する旨を表す許可応答、変更を保留する旨を表す保留応答、変更を反映しない旨を表す拒否応答、変更を反映せず且つ同じユーザーからの今後の通知を無視する旨を表す無視指定応答、のいずれかの応答を選択する。よってメールは、各応答を表す４つのオブジェクトを含んでもよい。例えば図１２におけるＯＫが許可応答に対応し、保留が保留応答に対応し、不要が拒否応答に対応し、今後無視が無視指定応答に対応する。

４つのオブジェクトは、それぞれ異なるＵＲＬ（Uniform Resource Locator）へのリンクを含んでもよい。即ち、変更内容の通知はメールで行われ、当該メールに対する各変更先ユーザーの応答はＷｅｂブラウザ等を用いて行われてもよい。ただし本実施形態の手法はこれに限定されず、変更内容の通知、及び、各変更先ユーザーの応答の少なくとも一方が、専用のアプリケーションソフトウェアを用いて実行されてもよい。

ステップＳ２０９において、処理部２１０は、ステップＳ２０８で作成したメールを送信する処理を行う。具体的には電子機器は、第２ユーザーが使用する端末装置３００と通信する通信部を含む。通信部は、例えばサーバーシステム２００の通信部２２０である。処理部２１０は、通信部２２０に対して、第２ユーザーの連絡先を表す連絡先情報に基づいて、第２ユーザーの端末装置３００に、更新があった旨を表す情報を送信させる処理を、通知処理として実行する。これにより、個人アドレス帳に対応アドレス情報を有するユーザーに対して、変更内容を適切に通知することが可能になる。

例えばステップＳ２０９の処理によって、図１２に示したメールがユーザーＢに送信される。ユーザーＢは、自身の端末装置３００において、当該メールを受信し、上記４つのオブジェクトのいずれかを選択することによって通知に対する応答を行う。

ステップＳ２０３でＹｅｓの場合、または、ステップＳ２０５でＮｏの場合、または、ステップＳ２０９の処理後、ステップＳ２１０において、処理部２１０はすべての個人アドレス帳を対象とした処理が完了したかを判定する。未処理の個人アドレス帳が存在する場合（ステップＳ２１０でＮｏ）、ステップＳ２１１において、処理部２１０は検索対象アドレス帳を変更したあと、ステップＳ２０３に戻る。即ち、異なるユーザーを変更先ユーザーとして設定し、当該変更先ユーザーの個人アドレス帳を対象として、上述した処理を繰り返す。そのため、所与の変更元ユーザーによって行われた１回の内容変更が、複数の変更先ユーザーに対して通知されてもよい。

またすべての個人アドレス帳を対象とした処理が完了した場合（ステップＳ２１０でＹｅｓ）、処理部２１０はアドレス帳表示タスクからの１回の通知に基づく処理を終了し、ステップＳ２０１に戻る。即ち、処理部２１０は、アドレス帳表示タスクからの次の通知まで待機し、次の通知があった場合に上述した処理を実行する。

＜Ｗｅｂ処理タスク及び変更承認タスク＞
図１３は、Ｗｅｂ処理タスクを説明するフローチャートであり、図１４は、変更承認タスクを説明するフローチャートである。Ｗｅｂ処理タスクは、変更内容の通知処理に対する変更先ユーザーの応答をＷｅｂで取得する処理、及び、応答に基づくサーバーシステム２００の処理結果をＷｅｂで変更先ユーザーに通知する処理を行う。変更承認タスクは、Ｗｅｂ処理タスクが取得した変更先ユーザーの応答内容に応じた処理を行う。なお以下では、サーバーシステム２００の処理部２１０において、Ｗｅｂ処理タスク及び変更承認タスクにおける各ステップの処理が実行される例を説明する。ただし画像形成装置１００の処理部１１０が、以下に示すＷｅｂ処理タスク及び変更承認タスクにおける処理の少なくとも一部を実行してもよい。

まず図１３のＷｅｂ処理タスクについて説明する。ステップＳ３０１において、処理部２１０は、Ｗｅｂアクセスがあったかを判定する。例えば、サーバーシステム２００はＷｅｂサーバーとして機能し、図１２に示した４つのオブジェクトに対応するＵＲＬに対するアクセスを受け付ける。即ち、Ｗｅｂアクセスがあるとは、通知メールを受信した変更先ユーザーがいずれかのオブジェクトを選択したことを表す。

Ｗｅｂアクセスがない場合（ステップＳ３０１でＮｏ）、処理部２１０はステップＳ３０１に戻る。換言すれば、処理部２１０は、Ｗｅｂアクセスがあるまで待機する。

Ｗｅｂアクセスがあった場合（ステップＳ３０１でＹｅｓ）、ステップＳ３０２において、処理部２１０は、アクセスされたＵＲＬに基づいて変更内容を特定する。また処理部２１０は、特定した変更内容を変更承認タスクに通知する。例えば、ここでのＵＲＬは、変更内容、及び、変更先ユーザーが選択した応答に応じて異なってもよい。このようにすれば、処理部２１０は、どのような変更内容の通知が行われ、当該通知に対して変更先ユーザーがどのような応答を行ったかを、ＵＲＬに基づいて適切に特定、通知できる。

ステップＳ３０３において、処理部２１０は、ステップＳ３０２の通知に対して、変更承認タスクからの応答があったかを判定する。応答が無い場合（ステップＳ３０３でＮｏ）、処理部２１０はステップＳ３０３に戻る。換言すれば、処理部２１０は、ステップＳ３０２の通知後、変更承認タスクからの応答があるまで待機する。

応答があった場合（ステップＳ３０３でＹｅｓ）、ステップＳ３０４において、処理部２１０は、変更承認タスクから処理ＯＫを表す応答があったかを判定する。処理ＯＫの応答であれば（ステップＳ３０４でＹｅｓ）、ステップＳ３０５において、処理部２１０はユーザーの応答が適切に反映された旨をＷｅｂ表示する。処理ＮＧの応答であれば（ステップＳ３０４でＮｏ）、ステップＳ３０６において、処理部２１０はユーザーの応答が適切に反映されなかった旨をＷｅｂ表示する。ステップＳ３０４－Ｓ３０６の具体例については、図１４の変更承認タスクを説明する際に、あわせて説明する。

図１４の変更承認タスクについて説明する。まずステップＳ４０１において、処理部２１０は、Ｗｅｂ処理タスクから通知があったかを判定する。ここでの通知は、図１３のステップＳ３０２の通知である。

通知がない場合（ステップＳ４０１でＮｏ）、ステップＳ４０２において、処理部２１０は、変更通知タスクから通知があったかを判定する。ここでの通知は、図１０のステップＳ２０７の通知である。変更通知タスクから通知があった場合（ステップＳ４０２でＹｅｓ）、ステップＳ４０３において、処理部２１０は、変更内容を表す情報を記憶部２３０に記憶する。上述したように、ステップＳ２０７では、変更先ユーザーを特定する情報と、具体的な変更内容等が通知される。ステップＳ４０３の処理によって、処理部２１０は、変更先ユーザーに通知された変更内容を蓄積、管理することが可能になる。

変更通知タスクからの通知がない場合（ステップＳ４０２でＮｏ）、または、ステップＳ４０３の処理後、ステップＳ４０１に戻る。

Ｗｅｂ処理タスクからの通知があった場合（ステップＳ４０１でＹｅｓ）、処理部２１０は、変更先ユーザーによる応答内容に応じて処理を分岐させる。まずステップＳ４０４において、処理部２１０は、応答内容が許可応答であるかを判定する。

許可応答である場合（ステップＳ４０４でＹｅｓ）、ステップＳ４０５において、処理部２１０は、変更内容を対象の個人アドレス帳に反映する処理を行う。例えば図１１のように、対応アドレス情報がユーザーＢの個人アドレス帳に含まれる「ＩＤ」＝３０２のアドレスである場合、処理部２１０は、当該対応アドレス情報の「電話番号」、「ＦＡＸ番号」、「住所」を図９と同様に変更する処理を試行する。

ステップＳ４０６において、処理部２１０は、ステップＳ４０５の変更反映が成功したかを判定する。成功した場合（ステップＳ４０６でＹｅｓ）、ステップＳ４０７において、処理部２１０は、処理ＯＫをＷｅｂ処理タスクに通知する。

これにより、図１３のステップＳ３０３及びＳ３０４がＹｅｓと判定される。この場合、ユーザーＡによる変更内容がユーザーＢの個人アドレス帳にも反映されたため、ステップＳ３０５において、処理部２１０は、例えばユーザーＢの個人アドレス帳が変更された旨、及び、変更前後の内容をＷｅｂ表示してもよい。

図１５Ａは、この場合に表示される画面の例である。例えば、ユーザーＢの端末装置３００は、図１２に示すメールの「ＯＫ」オブジェクトが操作された場合に、Ｗｅｂブラウザを立ち上げ、選択されたオブジェクトに対応するＵＲＬにアクセスする。そしてＷｅｂサーバーであるサーバーシステム２００は、図１５Ａに示す画面を、端末装置３００上で動作するＷｅｂブラウザに表示する処理を行う。このようにすれば、ユーザーＢが許可応答を表すオブジェクトである「ＯＫ」を選択した場合に、ユーザーＢの個人アドレス帳が適切に変更されたことが通知される。

一方、ステップＳ４０５の変更反映が失敗した場合（ステップＳ４０６でＮｏ）、ステップＳ４０８において、処理部２１０は、処理ＮＧをＷｅｂ処理タスクに通知する。これにより、図１３のステップＳ３０３がＹｅｓ、Ｓ３０４がＮｏと判定される。この場合、ユーザーＢはユーザーＡによる変更内容の反映を許可したものの、当該反映が失敗している。よってステップＳ３０５において、処理部２１０は、例えば「個人アドレス帳の更新に失敗しました」等のテキストをＷｅｂ表示してもよい。

ステップＳ４０７またはステップＳ４０８の処理後、ステップＳ４０９において、処理部２１０は、記憶部２３０から対応する情報を削除する。上記の例であれば、ステップＳ４０３の処理によって記憶部２３０に蓄積されていた情報のうち、ユーザーＢの個人アドレス帳に図９に示す変更内容を反映することを表す情報を削除する。ステップＳ４０９の処理によって、変更先ユーザーから応答が得られ、当該応答に対する処理が行われた情報が削除される。結果として、記憶部２３０には送信先ユーザーから適切な応答が得られていない情報が残るため、未処理の情報を適切に管理することが可能になる。ステップＳ４０９の処理後、処理部２１０は、ステップＳ４０１に戻り処理を継続する。

またＷｅｂ処理タスクから通知されたユーザーの応答内容が許可応答でない場合（ステップＳ４０４でＮｏ）、ステップＳ４１０において、処理部２１０は、応答内容が保留応答であるかを判定する。

保留応答である場合（ステップＳ４１０でＹｅｓ）、ステップＳ４１１において、処理部２１０は、再送信タイマーを開始する。ステップＳ４１１の処理後、処理部２１０は、ステップＳ４０７に移行し、処理ＯＫをＷｅｂ処理タスクに通知する。

これにより、図１３のステップＳ３０３及びＳ３０４がＹｅｓと判定される。この場合、ユーザーＡによる変更内容は即座には反映されず、再送信タイマーにより所定時間が経過した後に、再度、図１２と同様のメールが送信される。よってステップＳ３０５において、処理部２１０は、例えば所定時間後に再連絡する旨をＷｅｂ表示してもよい。

図１５Ｂは、この場合に表示される画面の例である。図１５Ｂに示す画面は、所定時間後に再連絡する旨と、変更内容を含む。このようにすれば、変更先ユーザーによる保留応答が適切にサーバーシステム２００に送信され、変更するか否かの判断が所定時間だけ保留されたことを変更先ユーザーに通知できる。

保留応答が行われた場合も、ステップＳ４０７の処理後、ステップＳ４０９において、処理部２１０は、対応する情報を削除する。なお再送信タイマーによって所定時間が経過したと判定された場合、例えば変更通知タスクは、図１０のステップＳ２０７－Ｓ２０９の処理を再度実行してもよい。このようにすれば、変更承認タスクへの変更内容を表す情報の再通知、及び、変更先ユーザーへのメール再送信が可能になる。

またＷｅｂ処理タスクから通知されたユーザーの応答内容が保留応答でない場合（ステップＳ４１０でＮｏ）、ステップＳ４１２において、処理部２１０は、応答内容が変更不要を表す拒否応答であるかを判定する。

拒否応答である場合（ステップＳ４１２でＹｅｓ）、処理部２１０は、ステップＳ４０７に移行し、処理ＯＫをＷｅｂ処理タスクに通知する。

これにより、図１３のステップＳ３０３及びＳ３０４がＹｅｓと判定される。この場合、ユーザーＡによる変更内容はユーザーＢの個人アドレス帳には反映されない。よってステップＳ３０５において、処理部２１０は、例えば「ＩＤ」＝３０２のアドレスが、変更前の状態を維持する旨をＷｅｂ表示してもよい。

図１５Ｃは、この場合に表示される画面の例である。図１５Ｃに示す画面は、個人アドレス帳の内容を維持する旨と、具体的な値を含む。このようにすれば、変更先ユーザーによる拒否応答が適切にサーバーシステム２００に送信され、個人アドレス帳が変更されずに維持されたことを変更先ユーザーに通知できる。

またＷｅｂ処理タスクから通知されたユーザーの応答内容が拒否応答でない場合（ステップＳ４１２でＮｏ）、ステップＳ４１３において、処理部２１０は、応答内容が無視指定応答であるかを判定する。

無視指定応答である場合（ステップＳ４１３でＹｅｓ）、ステップＳ４１４において、処理部２１０は、無視対象リストを更新する。図１６Ａ及び図１６Ｂは、無視対象リストの例である。無視対象リストは、例えば変更元ユーザーと、変更先ユーザーと、変更先ユーザーを表すユーザーＩＤと、を含んでもよい。無視対象リスト中の変更元ユーザーは、変更先ユーザーから無視指定されていることを表す。

図１６Ａの状態では、いずれの変更先ユーザーについても、変更元ユーザーが「なし」となっている。即ち、いずれのユーザーも、無視するユーザーを設定していない。一方、ユーザーＢがユーザーＡを無視指定した場合、無視対象リストは図１６Ｂのように更新される。具体的には、ユーザーＢが「変更先ユーザー」であるレコードの「変更元ユーザー」にユーザーＡが追加される。

図１０を用いて上述したステップＳ２０３の処理では、この無視対象リストを用いて判定が行われる。処理部２１０は、無視対象リストから検索対象アドレス帳に対応するユーザーのレコードを読み出す。例えばユーザーＢの個人アドレス帳が検索対象アドレス帳であれば、無視対象リストの２行目のデータが読み出される。そして処理部２１０は、個人アドレス帳の変更を行ったユーザーが、当該レコードの「変更元ユーザー」の値に含まれるかを判定する。無視対象リストが図１６Ｂの状態に更新された後であれば、ユーザーＡが「変更元ユーザー」の値に含まれるため、ステップＳ２０３の判定結果がＹｅｓとなる。結果として、ユーザーＢの個人アドレス帳を対象としたステップＳ２０４－Ｓ２０９の処理が実行されないため、ユーザーＡによる変更内容はユーザーＢに通知されないし、当該変更内容はユーザーＢの個人アドレス帳に反映されない。

このように電子機器の処理部は、通知処理に対して、第１ユーザーに基づく通知処理を無視する旨を表す無視指定応答を第２ユーザーから受信した後は、第１ユーザーの更新入力に基づく通知処理の対象から第２ユーザーを除外する。このようにすれば、必要性の低い通知処理を抑制できるため、利便性向上が可能になる。特に、ここでは無視指定応答を第２ユーザーが行うため、無視対象リストの正確性を高くすることが可能になる。

ステップＳ４１４の処理後、処理部２１０は、ステップＳ４０７に移行し、処理ＯＫをＷｅｂ処理タスクに通知する。

これにより、図１３のステップＳ３０３及びＳ３０４がＹｅｓと判定される。この場合、ユーザーＡによる変更内容は反映されず、さらにユーザーＢの無視指定リストにユーザーＡが追加される。よってステップＳ３０５において、処理部２１０は、この旨をＷｅｂ表示してもよい。

図１５Ｄは、この場合に表示される画面の例である。図１５Ｄに示す画面は、図１５Ｃと同様に個人アドレス帳の内容を維持する旨と、具体的な値を含む。さらに図１５Ｄの画面は、ユーザーＡによる変更が通知、反映されない旨のテキストを含む。このようにすれば、変更先ユーザーによる無視指定応答が適切にサーバーシステム２００に送信され、個人アドレス帳が維持されたこと、及び、無視指定リストが更新されたことを変更先ユーザーに通知できる。

またＷｅｂ処理タスクから通知されたユーザーの応答内容が無視指定応答でない場合（ステップＳ４１３でＮｏ）、ステップＳ４１５において、処理部２１０は、処理ＮＧをＷｅｂ処理タスクに通知する。この場合、例えばＷｅｂ処理タスクから通知された応答内容が、変更承認タスクにとって未知の応答である。変更承認タスクは応答内容に応じた処理を実行できないため、処理ＮＧを通知する。

これにより、図１３のステップＳ３０３がＹｅｓ、Ｓ３０４がＮｏと判定される。この場合、処理部２１０は、例えば「不適切な応答が行われました」等のテキストをＷｅｂ表示してもよい。

３．共有アドレス帳
なお以上では個人アドレス帳の変更内容を複数のユーザーで共有する例を説明したが、本実施形態では共有アドレス帳が更新されてもよい。ただし、共有アドレス帳は複数のユーザーで共有されるデータであるため、誤って更新された場合の影響が大きい。よって共有アドレス帳は、更新権限を有する管理者の承認が得られたことを条件に、変更内容が反映されてもよい。

例えば処理部２１０は、図７に示したアドレス帳表示タスクと同様の処理によって、ユーザー認証、共有アドレス帳の表示、変更内容の受付を行う。例えば認証されたユーザーＡが共有アドレス帳の更新権限を有さないユーザーであって、変更されたアドレス情報の「使用者」の値が「共有」である場合に、共有アドレス帳の変更申請が行われたと判定する。

また処理部２１０は、図１０に示した変更通知タスクと同様の処理によって、管理者への通知処理を行ってもよい。なお、共有アドレス帳は複数のユーザーで共有されるものであるため、対応アドレス情報の検索処理は省略が可能である。例えば処理部２１０は、管理者の連絡先情報を用いて、当該管理者の端末装置３００に対して、共有アドレス帳を変更した変更元ユーザーと、変更内容を含むメールを送信する。ここでのメールは、例えば許可応答、保留応答、拒否応答に対応するオブジェクトを含んでもよい。

管理者は、メールに記載された内容に基づいて変更申請を承認するか否かを判定し、判定結果に基づいて、いずれかのオブジェクトを選択する。これ以降の処理も、例えば個人アドレス帳の例と同様であり、Ｗｅｂ処理タスクによる応答内容の判定、変更承認タスクによる応答内容に応じた処理、Ｗｅｂ処理タスクによる管理者への通知等が行われてもよい。また、変更を申請した変更元ユーザーに対して、管理者の判定結果や、変更承認タスクによる処理結果が通知されてもよい。

ただし、共有アドレス帳の更新権限を有する管理者は、部署や部門の長、あるいは情報管理部門の担当者等である場合が考えられる。これらの管理者は、更新権限を有さない現場の担当者に比べて、顧客と直接的に関わる機会が少ないことが想定される。結果として、現場の担当者から更新申請が上がってきたとしても、更新内容が正しいかどうかの判定が難しい可能性がある。

よって第１ユーザーが共有アドレス帳の更新権限を有さない場合であって、第１ユーザーによって、共有アドレス帳に含まれる第１共有アドレス情報の更新入力が行われた場合に、電子機器の処理部は、第１共有アドレス情報の使用履歴があるユーザーに対して更新を許可するか否かを問い合わせる通知処理を行い、使用履歴があるユーザーによる応答を、共有アドレス帳の更新権限を有する管理ユーザーに通知してもよい。

図１７は、共有アドレス帳のデータ構造を説明する他の例である。図１７に示すように、共有アドレス帳は、図４に示した項目に加えて、「管理者」及び「使用履歴あり」を含んでもよい。

「管理者」は、対象の共有アドレス情報を更新する権限を有するユーザーを特定する情報である。図１７の例であれば、「ＩＤ」＝１０１の共有アドレス情報の管理者はユーザーＰであり、「ＩＤ」＝１０２－１０４の共有アドレス情報の管理者はユーザーＱである。

「使用履歴あり」は、対象の共有アドレス情報を所定期間内に使用した履歴のあるユーザーを特定する情報である。所定期間の長さは例えば数ヶ月程度の期間であるが、これより短くてもよいし、これより長くてもよい。

また、ここでの使用とは、例えば画像形成装置１００のファクシミリ機能を用いて、「ＦＡＸ番号」の値を宛先としてファクシミリを送信することであってもよい。あるいは、ここでの使用とは、例えば画像形成装置１００のスキャン機能を用いて取得した画像データを、通信部１２０を介して、「メールアドレス」の値を宛先として送信することであってもよい。いずれの場合も画像形成装置１００の機能を利用しているため、画像形成装置１００の処理部１１０は、ユーザー認証の結果と、ログイン済のユーザーによる操作履歴とに基づいて、共有アドレスを使用したユーザーと、使用タイミングを特定できる。ただし、ここでの使用は、アドレス帳表示タスクにおいて対象の共有アドレス情報を詳細表示したこと等、他の態様を含んでもよい。また使用履歴が手動入力されることも妨げられない。

図１７の例であれば、「ＩＤ」＝１０１の共有アドレス情報はユーザーＡによって使用された履歴がある。「ＩＤ」＝１０２の共有アドレス情報はユーザーＢ及びユーザーＣによって使用された履歴がある。「ＩＤ」＝１０３の共有アドレス情報はユーザーＡ及びユーザーＢによって使用された履歴がある。「ＩＤ」＝１０４の共有アドレス情報はユーザーＤによって使用された履歴がある。

例えばユーザーＡによって「ＩＤ」＝１０２の共有アドレス情報を変更する操作が行われた場合、処理部２１０は、ユーザーＢの連絡先情報及びユーザーＣの連絡先情報に基づいて、ユーザーＢ及びユーザーＣのそれぞれの端末装置３００に、共有アドレス情報の変更内容を含むメールを送信する。

ユーザーＢ及びユーザーＣは対象の共有アドレスの使用履歴があることから、「ＢＢ建設」との関係が深いと考えられる。例えば、ユーザーＢ及びユーザーＣは、「ＢＢ建設」を担当する担当者である。よってユーザーＡによる共有アドレスの変更内容が妥当であるか否かを正確に判定できる蓋然性が高い。

処理部２１０は、Ｗｅｂ処理タスクと同様の処理によってユーザーＢの応答及びユーザーＣの応答を取得し、変更内容とともに管理者であるユーザーＱに通知する。ユーザーＱ自身は「ＢＢ建設」について詳しくない可能性があるが、上述したようにユーザーＢの応答、及びユーザーＣの応答は信頼性が高い。よって本実施形態の手法によれば、共有アドレス帳の更新権限を有する管理者の判断が容易になるため、管理者の負担軽減、及び、共有アドレス帳の正確性向上が可能になる。

４．変形例
以下いくつかの変形例について説明する。

４．１ 変更内容の公開範囲（共有範囲）
以上では、図１０のステップＳ２０３に示すように、変更元ユーザーが変更先ユーザーから無視指定されている場合に、通知処理が行われない例を示した。換言すれば、無視指定されていないすべてのユーザーの個人アドレス帳が対応アドレス情報の検索対象となってもよい。ただし、変更内容の共有範囲を変更元ユーザーが設定可能であってもよい。

例えば電子機器の処理部は、第１ユーザーによる設定入力に基づいて、通知処理の対象範囲を特定する処理を行い、第２ユーザーが対象範囲に含まれない場合、通知処理をスキップしてもよい。

図１８は、ユーザーＡの個人アドレス帳の他の例である。図１８に示すように、個人アドレス帳は、図５Ａに示した項目に加えて、「共有範囲」を含んでもよい。ここでの共有範囲は、組織の一部または全部を特定する情報である。例えばある会社内に部門－部署－課という階層構造があった場合、共有範囲を表す値は、社内、部門内、部署内、課内、等の値を取る。ただし、組織の構成はこれに限定されず、具体的な値は種々の変形実施が可能である。

例えば記憶部２３０は、組織内のユーザーと、当該ユーザーの所属部門、所属部署、所属課等を対応付けた情報を記憶してもよい。処理部２１０は、当該情報に基づいて、変更元ユーザーと同一部門のユーザー群、変更元ユーザーと同一部署のユーザー群、変更元ユーザーと同一課のユーザー群等を特定できる。

例えば、アドレス帳表示タスクにおいて、処理部２１０は、変更元ユーザーと、変更が確定された個人アドレス情報の「共有範囲」を特定する処理を行い、処理結果を変更通知タスクに通知する。変更通知タスクにおいて、処理部２１０は、通知された情報に基づいて、共有範囲に含まれるユーザー群を特定し、変更先ユーザーが当該ユーザー群に含まれるかを判定する。処理部２１０は、変更先ユーザーがユーザー群に含まれる場合にステップＳ２０４以降の処理を実行し、変更先ユーザーがユーザー群に含まれない場合にステップＳ２０４－Ｓ２０９の処理をスキップしてもよい。

このようにすれば、変更内容を公開通知する範囲を設定できるため、例えば秘匿したい情報は共有範囲を狭める等、適切に情報を管理することが可能になる。なお、図１８では共有範囲に関する情報が個人アドレス帳の項目に含まれる例を示したが、他の情報を用いて共有範囲が設定されてもよい。

また共有範囲は、共有アドレス帳に基づいて設定されてもよい。共有アドレス帳は、上述したように複数のユーザーによって共有される情報であるが、すべての共有アドレス情報がすべてのユーザーによって共有されるものには限定されない。例えば、部署ごと、あるいは役職ごとといったように、ユーザーの属性ごとに異なる共有アドレス帳が用いられてもよい。なお異なる共有アドレス帳とは、それぞれが異なるテーブルデータとして実現されてもよい。あるいは共有アドレス帳自体は１つのテーブルデータであって、利用時にユーザーの属性に応じてその一部または全部が抽出されることによって、属性に応じて異なる共有アドレス帳が提示されてもよく、具体的なデータ形式は種々の変形実施が可能である。

電子機器の処理部は、第１ユーザーが使用する共有アドレス帳に基づいて、通知処理の対象範囲を特定する処理を行い、第２ユーザーが対象範囲に含まれない場合、通知処理をスキップしてもよい。

例えば記憶部２３０は、組織内のユーザーと、当該ユーザーが使用する共有アドレス帳を対応付けた情報を記憶してもよい。処理部２１０は、当該情報に基づいて、変更元ユーザーと同じ共有アドレス帳を使用するユーザー群等を特定できる。

例えば、アドレス帳表示タスクにおいて、処理部２１０は、変更元ユーザーを変更通知タスクに通知する。変更通知タスクにおいて、処理部２１０は、通知された情報に基づいて、変更元ユーザーと同じ共有アドレス帳を使用するユーザー群を特定し、変更先ユーザーが当該ユーザー群に含まれるかを判定する。処理部２１０は、変更先ユーザーがユーザー群に含まれる場合にステップＳ２０４以降の処理を実行し、変更先ユーザーがユーザー群に含まれない場合にステップＳ２０４－Ｓ２０９の処理をスキップしてもよい。

このようにしても、変更内容を公開通知する範囲を設定できる。さらに、共有アドレス帳に基づいて範囲を決定できるため、共有アドレス帳と個人アドレス帳を混在利用する場合に効率的に処理を実行することが可能になる。

４．２ 通知処理
以上では、図１０、図１２に示したように、メールを用いて変更先ユーザーへの通知処理が行われる例を説明した。ただし通知処理の態様はこれには限定されない。

例えば電子機器の処理部は、第２ユーザーによって第２個人アドレス帳の表示操作が行われた場合に、当該表示部に対応アドレス情報の更新を許可するか否かを問い合わせる通知画面を表示する処理を、通知処理として実行してもよい。通知画面は、例えば画像形成装置１００の表示部１４０に表示される。

例えば処理部２１０は、図１０の変更通知タスクにおいて、ステップＳ２０６、Ｓ２０８、Ｓ２０９の処理を省略してもよい。この場合、メールでの通知処理が省略される。また処理部２１０は、ステップＳ２０７の処理に加えて、変更先ユーザーと、変更内容を特定する情報を、不図示の第２変更通知タスクへ通知してもよい。

例えば、アドレス帳表示タスクは、図７のステップＳ１０５でＹｅｓと判定された場合、画像形成装置１００にログインしているユーザーと、詳細表示の対象となったアドレス帳情報を特定する情報を第２変更通知タスクに通知してもよい。

即ち第２変更通知タスクは、変更先ユーザーと対応アドレス情報を対応付けた情報を蓄積しており、且つ、画像形成装置１００にログインしたユーザーと詳細表示対象の個人アドレス情報を対応付けた情報を取得する。よって第２変更通知タスクにおいて、処理部２１０は、画像形成装置１００にログインしたユーザーと詳細表示対象の個人アドレス情報が、変更先ユーザーと対応アドレス情報に一致するかを判定する。

図１９は、第２変更通知タスクにおける処理を説明する図である。例えば、上述したように図９に示す変更がユーザーＡによって行われており、図１１と同様の手順によって、ユーザーＢが変更先ユーザーであること、及び、「ＩＤ」＝３０２の個人アドレス情報が対応アドレス情報であることが記憶されていたとする。そしてそれよりも後のタイミングにおいて、ユーザーＢが画像形成装置１００にログインすることによって、図１９に示すデータがユーザーＢのアドレス帳を表示するための情報として特定され、さらに、「ＩＤ」＝３０２の個人アドレス情報が詳細表示の対象として選択された。

この場合、変更先ユーザーとログインユーザーが一致し、対応アドレス情報と詳細表示の対象であるアドレス情報が一致する。よって処理部２１０は、アドレス変更を行った変更元ユーザーを特定する情報と、変更前後の内容が含まれる通知画面を画像形成装置１００の表示部１４０に表示する。また通知画面は、上述した各応答を表す４つのオブジェクトを含んでもよい。画像形成装置１００は、例えば変更先ユーザーによるオブジェクトの選択結果をサーバーシステム２００に送信する。

このようにすれば、変更元ユーザーによる変更内容を、表示部１４０を用いて変更先ユーザーに通知することが可能になる。特に、対応アドレス情報の詳細表示を通知処理のトリガーとした場合、対応アドレス情報がファクシミリ送信やスキャンデータ送信等に利用される可能性がある場面で、変更内容を適切に提示できる。また、メール送信を行わなくてもよいため、ネットワーク負荷の低減が可能である。

なお、表示部１４０に通知画面を表示する条件は上述した例に限定されない。例えば、変更先ユーザーとして登録されているユーザーが画像形成装置１００にログインしたタイミングで、図１９に示した通知画面が表示されてもよいし、他のタイミングで表示されてもよい。

また以上ではメールでの通知処理にかえて通知画面での通知処理を行う例を示したが、メールでの通知処理と通知画面での通知処理の両方が用いられてもよい。

例えば、処理部２１０はまず図１０に示した変更通知タスクを実行することによってメールでの通知処理を実行し、それに対する変更先ユーザーの応答として保留応答が行われた場合に、第２変更通知タスクを実行してもよい。例えば、変更先ユーザーは、自身の端末装置３００でメールを受信し、当該メールに対して保留応答をした後、画像形成装置１００に移動してログイン操作や詳細表示操作を行う。このようにすれば、異なる態様の通知処理が実現されるため、送信先ユーザーが柔軟に対応することが可能になる。例えば、変更を反映するかの判断が容易なものについてはメールに対して許可または拒否応答を行い、判断に迷うものについては保留した上で、対応アドレス情報を実際に使用するまでに応答を決定するといった対応が可能である。

４．３ ユーザーを信頼する承認応答
以上では通知処理に対する変更先ユーザーの応答として、許可応答、保留応答、拒否応答、無視指定応答について説明した。ただし、変更先ユーザーが入力可能な応答はこれに限定されない。

無視指定応答の例とは逆に、変更元ユーザーと変更先ユーザーの関係が深い場合もある。例えば変更元ユーザーと変更先ユーザーが同じ部署に所属し、同様の顧客を担当している場合等が考えられる。例えばユーザーＡとユーザーＣが同一部署で業務内容が類似する場合、ユーザーＡによる変更はユーザーＣにとって十分信頼性が高いと考えられる。ユーザーＣは、ユーザーＡを変更元ユーザーとする通知に対して、許可応答を行う蓋然性が高い。このような場合に、ユーザーＡによる変更を毎回ユーザーＣに通知してしまうと、ユーザーＣが煩わしさを感じる可能性もある。

よって電子機器の処理部は、通知処理に対して、第２ユーザーから第１ユーザーを承認する承認指定応答を受信した後は、第１ユーザーの更新入力に基づく第２ユーザーへの通知処理を行うことなく、第２個人アドレス帳の更新処理を実行してもよい。

図２０Ａ及び図２０Ｂは、承認対象リストの例である。承認対象リストは、例えば変更元ユーザーと、変更先ユーザーと、変更先ユーザーを表すユーザーＩＤと、を含んでもよい。承認対象リスト中の変更元ユーザーは、変更先ユーザーから、信頼できるユーザーとして承認指定されていることを表す。

図２０Ａの状態では、いずれの変更先ユーザーについても、変更元ユーザーが「なし」となっている。即ち、いずれのユーザーも、信頼するユーザーを設定していない。そのため、変更内容を反映する場合、各ユーザーは通知処理を受信し、許可応答を行う必要がある。一方、ユーザーＣがユーザーＡを承認指定した場合、承認対象リストは図２０Ｂのように更新される。具体的には、ユーザーＣが「変更先ユーザー」であるレコードの「変更元ユーザー」にユーザーＡが追加される。

この場合、変更通知タスクにおいて、処理部２１０は、承認対象リストから検索対象アドレス帳に対応するユーザーのレコードを読み出す。例えばユーザーＣの個人アドレス帳が検索対象アドレス帳であれば、承認対象リストの３行目のデータが読み出される。そして処理部２１０は、個人アドレス帳の変更を行ったユーザーが、当該レコードの「変更元ユーザー」の値に含まれるかを判定する。承認対象リストが図２０Ｂの状態に更新された後であれば、ユーザーＡが「変更元ユーザー」の値に含まれる。

この場合、処理部２１０は、例えばステップＳ２０４－Ｓ２０９の処理をスキップした上で、図１４のステップＳ４０５に示す反映処理を実行する。このようにすれば、承認指定されたユーザーの変更が通知処理なしで反映されるため、ユーザーの利便性向上が可能になる。

４．４ タイミング指定等
以上では、図１０に示す変更通知タスクにおいて、アドレス帳表示タスクから通知を受けたことをトリガーとして（ステップＳ２０１でＹｅｓ）、メール送信等を含む具体的な処理が行われた。そのため、変更元ユーザーが内容変更指示を行った場合（図７のステップＳ１０８でＹｅｓ）、速やかに通知処理が実行されることが想定される。しかし本実施形態の手法はこれに限定されない。

例えば電子機器の処理部は、第１ユーザーによって、タイミング指定を含む更新入力が行われた場合、タイミング指定によって指定されたタイミングにおいて通知処理を行ってもよい。

例えば、顧客の引越が予定されており、１０月１日付けで新たな住所に変更されることが分かったとする。この場合、９／３０までは従前の住所が使用されるため、住所変更を知ったからといってその内容を即座に反映することは好ましくない。一方で、１０月１日になるまで変更内容を入力できないのでは利便性に欠ける。このような場合、変更元ユーザーは、１０月１日を指定した上で、上記顧客に対応する個人アドレス情報を更新する操作を行ってもよい。

処理部２１０は、例えば図１０のステップＳ２０１に変えて、変更元ユーザーによるタイミング指定で指定されたタイミングを超えたかを判定してもよい。あるいは処理部２１０は、図１０の変更通知タスクの一部、例えば対応アドレス情報の検索や、メールの作成までを１０月１日よりも前に行っておき、作成されていたメールを１０月１日以降に送信する処理を行ってもよい。このようにすれば、事前に変更内容を登録した上で、当該変更内容を共有するタイミングを柔軟に調整することが可能である。なお処理部２１０は、変更元ユーザーの個人アドレス帳に対する変更についても、指定されたタイミングを過ぎたことを条件に反映する処理を行ってもよい。

また、個人アドレス帳のデータが変更された場合、変更前のデータは削除されてもよい。ただし、変更内容が誤っていた場合、あるいは、上記タイミング指定を実際よりも早く誤ってしまった場合等、変更前のデータに戻したいという要望が発生する可能性もある。

よって処理部２１０は、所与の個人アドレス情報が更新された場合に、更新前の旧データを記憶部２３０に保存してもよい。例えば処理部２１０は、ユーザーがロールバック指示を行ったと判定した場合に、旧データを用いて個人アドレス情報をロールバックしてもよい。あるいは処理部２１０は、アドレス帳の一覧表示画面または詳細表示画面において、更新後の情報と更新前の情報を併記してもよい。

４．５ サービスマン等による変更
市町村の合併や変更等が発生した場合、当該市町村に住所、居所を置くすべてのエンティティを対象として「住所」を変更する必要が生じる。このように、多数のアドレス情報に対して変更が発生する場合、各担当者が個別に変更操作を実行するのではユーザー負担が大きくなる可能性がある。

よって本実施形態では、特定の管理者やサービスマン等、一括変更の権限を有する特別なユーザーが設定されてもよい。処理部２１０は、一括変更の権限を有するユーザーから内容変更指示があった場合、記憶部２３０に記憶されたすべての個人アドレス帳を対象として、変更通知タスクを実行する。例えば変更前の市町村名と変更後の市町村名が入力された場合に、処理部２１０は、変更前の市町村名を含むすべての個人アドレス帳を対象アドレス情報として選択する。またここでの変更対象には共有アドレス帳が含まれてもよい。このようにすれば、大量のアドレス情報の変更が発生しうる場合にも、ユーザー負担の軽減が可能になる。

なお、この場合も、処理部２１０はメール等を用いた通知処理を実行してもよい。市区町村の名称変更が対象地域の一部にのみ反映される場合もあり得るため、通知処理を行うことによって変更が適切であるか否かを各ユーザーに判断させることが可能になる。

４．６ 情報処理システム
図２１は、電子機器を含む情報処理システム１０の他の構成例である。図２１に示すように、情報処理システム１０は複数の画像形成装置１００を含んでもよい。複数の画像形成装置１００は、例えば画像形成装置１００－１、画像形成装置１００－２、・・・、画像形成装置１００－ｎである。ここでｎは２以上の整数である。複数の画像形成装置１００は、それぞれネットワークＮＷに接続される。あるいは、複数の画像形成装置１００は階層的に接続されてもよい。例えば複数の画像形成装置１００のうち、子機である画像形成装置１００が、親機である他の画像形成装置１００を介してネットワークＮＷに接続されてもよい。サーバーシステム２００及び端末装置３００については図１と同様である。

このように情報処理システム１０は、第１画像形成装置と、第２画像形成装置と、個人アドレス帳に対する処理を実行するサーバーシステム２００を含んでもよい。ここでの第１画像形成装置及び第２画像形成装置は、例えばＭＦＰ（multifunction peripheral）である。第１画像形成装置は例えば画像形成装置１００－１であり、第２画像形成装置は例えば画像形成装置１００－２である。

サーバーシステム２００は、第１画像形成装置において、第１ユーザーによって、第１個人アドレス帳に含まれる第１アドレス情報の更新入力が行われた場合に、第２個人アドレス帳に第１アドレス情報に対応する対応アドレス情報が含まれるか否かを判定する。サーバーシステム２００は、第２個人アドレス帳に対応アドレス帳情報が含まれる場合、第２ユーザーに対応アドレス情報の更新を許可するか否かを問い合わせる通知処理を行い、通知処理に対して許可応答が行われた場合、第２個人アドレス帳に含まれる対応アドレス情報を更新する。さらにサーバーシステム２００は、第２画像形成装置に対して、更新後の第２個人アドレス帳を送信する。

サーバーシステム２００における具体的な処理について上述したとおりである。このようにすれば、複数の画像形成装置１００を含む情報処理システム１０において、任意の画像形成装置１００を用いて入力された変更内容を他のユーザーの個人アドレス帳に適切に反映させること、及び、変更に用いられた画像形成装置１００とは異なる画像形成装置１００にも変更内容を共有することが可能になる。即ち、図２１に示すように複数の画像形成装置１００が用いられる場合に、組織内のユーザーはいずれの画像形成装置１００を用いた場合であっても、最新のアドレス帳情報を適切に利用することが可能になる。

４．７ バックグラウンド
図７－図９を用いて上述したように、アドレス帳の表示や変更入力等は、例えば画像形成装置１００の表示部１４０を用いて実行される。一方、変更内容を他のユーザーの個人アドレス帳に反映するための表示処理は、図１０－図１６Ｂを用いて上述したように、変更先ユーザーの端末装置３００において、メーラーやＷｅｂブラウザを用いて行われる。

即ち、表示部は、更新入力に用いられる更新用画面の表示を行い、且つ、通知処理に関する画面及び通知処理に対する第２ユーザーの応答結果に関する画面を表示しない。ここでの表示部は、画像形成装置１００の表示部１４０であるが、サーバーシステム２００に含まれる不図示の表示部であってもよい。このようにすれば、例えばユーザーＡによる個人アドレス帳の変更が行われた場合、当該変更を他のユーザーと共有する処理は、ユーザーＡにとってバックグラウンドで実行される。即ち、変更内容の共有処理が、変更元ユーザーの操作を妨げないため、利便性向上が可能である。

なお、上記のように本実施形態について詳細に説明したが、本実施形態の新規事項および効果から実体的に逸脱しない多くの変形が可能であることは当業者には容易に理解できるであろう。従って、このような変形例はすべて本開示の範囲に含まれるものとする。例えば、明細書又は図面において、少なくとも一度、より広義または同義な異なる用語と共に記載された用語は、明細書又は図面のいかなる箇所においても、その異なる用語に置き換えることができる。また本実施形態及び変形例の全ての組み合わせも、本開示の範囲に含まれる。また電子機器、画像形成装置（ＭＦＰ）、サーバーシステム、端末装置、情報処理システム等の構成及び動作等も、本実施形態で説明したものに限定されず、種々の変形実施が可能である。

１０…情報処理システム、１１０…処理部、１２０…通信部、１３０…記憶部、１４０…表示部、１５０…画像読取り部、２００…サーバーシステム、２１０…処理部、２２０…通信部、２３０…記憶部、３００…端末装置、ＮＷ…ネットワーク

Claims (10)

1. 個人アドレス帳を記憶する記憶部と、
   処理部と、
   を含み、
   前記個人アドレス帳は、第１ユーザーに対応付けられた第１個人アドレス帳と、第２ユーザーに対応付けられた第２個人アドレス帳と、を含み、
   前記処理部は、
   前記第１ユーザーによって、前記第１個人アドレス帳に含まれる第１アドレス情報の更新入力が行われた場合に、前記第２個人アドレス帳に前記第１アドレス情報に対応する対応アドレス情報が含まれるか否かを判定し、
   前記第２個人アドレス帳に前記対応アドレス情報が含まれる場合、前記第２ユーザーに前記対応アドレス情報の更新を許可するか否かを問い合わせる通知処理を行い、前記通知処理に対して許可応答が行われた場合、前記第２個人アドレス帳に含まれる前記対応アドレス情報を更新する電子機器。
2. 請求項１において、
   前記記憶部は、共有アドレス帳を記憶し、
   前記第１ユーザーが前記共有アドレス帳の更新権限を有さない場合であって、前記第１ユーザーによって、前記共有アドレス帳に含まれる第１共有アドレス情報の更新入力が行われた場合に、
   前記処理部は、
   前記第１共有アドレス情報の使用履歴があるユーザーに対して更新を許可するか否かを問い合わせ、前記使用履歴があるユーザーによる応答を、前記共有アドレス帳の前記更新権限を有する管理ユーザーに通知する電子機器。
3. 請求項２において、
   前記処理部は、
   前記第１ユーザーが使用する前記共有アドレス帳に基づいて、前記通知処理の対象範囲を特定する処理を行い、前記第２ユーザーが前記対象範囲に含まれない場合、前記通知処理をスキップする電子機器。
4. 請求項１乃至３の何れか一項において、
   表示部をさらに含み、
   前記処理部は、
   前記第２ユーザーによって前記第２個人アドレス帳の表示操作が行われた場合に、前記表示部に前記対応アドレス情報の更新を許可するか否かを問い合わせる通知画面を表示する処理を、前記通知処理として実行する電子機器。
5. 請求項１乃至４の何れか一項において、
   前記第２ユーザーが使用する端末装置と通信する通信部を含み、
   前記処理部は、
   前記通信部に対して、前記第２ユーザーの連絡先を表す連絡先情報に基づいて、前記第２ユーザーの前記端末装置に、前記更新があった旨を表す情報を送信させる処理を、前記通知処理として実行する電子機器。
6. 請求項１乃至５の何れか一項において、
   前記処理部は、
   前記通知処理に対して、前記第１ユーザーに基づく前記通知処理を無視する旨を表す無視指定応答を前記第２ユーザーから受信した後は、前記第１ユーザーの更新入力に基づく前記通知処理の対象から前記第２ユーザーを除外する電子機器。
7. 請求項１乃至６の何れか一項において、
   前記処理部は、
   前記通知処理に対して、前記第１ユーザーを承認する旨の承認指定応答を前記第２ユーザーから受信した後は、前記第１ユーザーの更新入力に基づく前記第２ユーザーへの前記通知処理を行うことなく、前記第２個人アドレス帳の更新処理を実行する電子機器。
8. 請求項１乃至７の何れか一項において、
   前記処理部は、
   前記第１ユーザーによる設定入力に基づいて、前記通知処理の対象範囲を特定する処理を行い、前記第２ユーザーが前記対象範囲に含まれない場合、前記通知処理をスキップする電子機器。
9. 第１画像形成装置と、
   第２画像形成装置と、
   個人アドレス帳に対する処理を実行するサーバーシステムと、
   を含み、
   前記個人アドレス帳は、第１ユーザーに対応付けられた第１個人アドレス帳と、第２ユーザーに対応付けられた第２個人アドレス帳と、を含み、
   前記サーバーシステムは、
   前記第１画像形成装置において、前記第１ユーザーによって、前記第１個人アドレス帳に含まれる第１アドレス情報の更新入力が行われた場合に、前記第２個人アドレス帳に前記第１アドレス情報に対応する対応アドレス情報が含まれるか否かを判定し、
   前記第２個人アドレス帳に前記対応アドレス情報が含まれる場合、前記第２ユーザーに前記対応アドレス情報の更新を許可するか否かを問い合わせる通知処理を行い、前記通知処理に対して許可応答が行われた場合、前記第２個人アドレス帳に含まれる前記対応アドレス情報を更新し、
   前記第２画像形成装置に対して、更新後の前記第２個人アドレス帳を送信する情報処理システム。
10. 個人アドレス帳に対する処理を行う情報処理方法であって、
    前記個人アドレス帳は、第１ユーザーに対応付けられた第１個人アドレス帳と、第２ユーザーに対応付けられた第２個人アドレス帳と、を含み、
    前記第１ユーザーによって、前記第１個人アドレス帳に含まれる第１アドレス情報の更新入力が行われた場合に、前記第２個人アドレス帳に前記第１アドレス情報に対応する対応アドレス情報が含まれるか否かを判定し、
    前記第２個人アドレス帳に前記対応アドレス情報が含まれる場合、前記第２ユーザーに前記対応アドレス情報の更新を許可するか否かを問い合わせる通知処理を行い、前記通知処理に対して許可応答が行われた場合、前記第２個人アドレス帳に含まれる前記対応アドレス情報を更新する、
    情報処理方法。

Images