JP6763256B2

JP6763256B2 - Ｆａｘ受信データ管理装置、ｆａｘ受信データ管理システム及びプログラム

Info

Publication number: JP6763256B2
Application number: JP2016184108A
Authority: JP
Inventors: 信嗣島村; 俊治横山; 怜山田; 勇介河野; 宮内　忠信; 忠信宮内
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2016-09-21
Filing date: 2016-09-21
Publication date: 2020-09-30
Anticipated expiration: 2036-09-21
Also published as: CN107864312B; CN107864312A; US20180084139A1; US10277773B2; JP2018050162A

Description

本発明は、ＦＡＸ受信データ管理装置、ＦＡＸ受信データ管理システム及びプログラムに関する。

従来から、各ＦＡＸ送信者に紐付けてフォルダを作成し、更に各フォルダに受領者を対応付けて管理するＦＡＸ文書管理システムがある。フォルダ名をＦＡＸ送信者の電話番号とすることでＦＡＸ送信者の判別が容易となる。従来のＦＡＸ文書管理システムにおいて、ＦＡＸデータが受信されると、その受信データ（以下、「ＦＡＸ文書」）を当該ＦＡＸ送信者に紐付けられたフォルダに振り分けて登録する。ファイル名は日付を含めて命名する。ＦＡＸ文書がフォルダに登録されたときにフォルダに対応付けられた受領者に通知するようにしているので、受領者は、ＦＡＸ文書の受信を知ることができる。各フォルダは、同じ記憶装置の同じ階層レベルで並列に作成されるが、受領者は、フォルダ名（ＦＡＸ送信者の電話番号）により判別したフォルダから、受信されたＦＡＸ文書を取り出せばよい。このように、受領者が決められているフォルダにＦＡＸ文書を登録することによって、受領者は、自己宛のＦＡＸ文書を容易に取得することができる。

ところで、新規のＦＡＸ送信者からＦＡＸ文書が受信されたときには、当該ＦＡＸ送信者に紐付けられたフォルダは作成されていない。この場合、従来のＦＡＸ文書管理システムにおいては、ＦＡＸ送信者の電話番号をフォルダ名としたフォルダを自動作成し、そのフォルダに受信されたＦＡＸ文書を登録する。なお、新規に作成されたフォルダには受領者が設定されていないので、管理者等は、ＦＡＸ文書の登録後に当該フォルダに受領者を対応付けることになる。これにより、今後、上記新規のＦＡＸ送信者からのＦＡＸ文書は、当該ＦＡＸ送信者に紐付けられたフォルダに登録され、ＦＡＸ文書の受信は、対応付けられた受領者に通知されることになる。

特開２０００−０２２８２４号公報特開２００４−１１２３２８号公報

前述したように、新規のＦＡＸ送信者からＦＡＸ文書が受信された場合、従来のＦＡＸ文書管理システムでは、ＦＡＸ送信者の電話番号をフォルダ名としたフォルダを自動作成するが、このとき、受領者が対応付けられたフォルダとそうでないフォルダとが区別なく同等に表示されることになる。管理者は、新規に作成されたフォルダに対して、受領者を対応付ける必要があるが、一覧表示されているフォルダ（電話番号）の中から、受領者が対応付けられていないフォルダを探し出すことは容易なことではない。つまり、ＦＡＸ文書の受領者を設定することは容易なことではない。

本発明は、受領者が決められているＦＡＸ受信データとそうでないＦＡＸ受信データとが区別なく表示される場合よりも、受領者が決められているＦＡＸ受信データとそうでないＦＡＸ受信データとを判別可能に保管することを目的とする。

本発明に係るＦＡＸ受信データ管理装置は、ＦＡＸ受信データを受信する受信手段と、前記ＦＡＸ受信データのＦＡＸ送信者に紐付けられたＦＡＸ受信データの保管場所が予め設けられている場合、前記ＦＡＸ受信データを前記保管場所に登録する第１登録手段と、前記ＦＡＸ受信データのＦＡＸ送信者に紐付けられたＦＡＸ受信データの保管場所が予め設けられていない場合、当該ＦＡＸ受信データを未分類用の保管場所に登録する第２登録手段と、当該ＦＡＸ受信データを未分類用の保管場所に登録する未分類登録モード、又は当該ＦＡＸ送信者に紐付けて保管場所を作成して当該ＦＡＸ受信データを登録する保管場所作成モードに設定する設定手段と、を有し、前記設定手段は、当該ＦＡＸ受信データ管理装置が受信する当該ＦＡＸ受信データの数に応じて、前記未分類登録モードと前記保管場所作成モードを切り替え、前記第２登録手段は、ＦＡＸ送信者に紐付けられたＦＡＸ受信データの保管場所が設けられていない場合、ＦＡＸ受信データを受け付けたときに前記設定手段により設定されたモードに従い動作することを特徴とする。

また、前記設定手段は、当該ＦＡＸ受信データ管理装置が受信する当該ＦＡＸ受信データの数が所定の閾値以上である場合、前記モードを前記保管場所作成モードから前記未分類登録モードに切り替えることを特徴とする。

また、前記第２登録手段は、ＦＡＸ受信データのＦＡＸ送信者の属性情報を当該ＦＡＸ受信データのファイル名に含めて前記未分類用の保管場所に登録することを特徴とする。

また、前記未分類用の保管場所の中から選択されたＦＡＸ受信データのファイル名に基づき当該ＦＡＸ送信者に紐付けられた保管場所を作成し、その作成した保管場所に当該ＦＡＸ受信データを登録する作成手段を有することを特徴とする。

本発明に係るＦＡＸ受信データ管理システムは、ＦＡＸ装置と、ＦＡＸ受信データをＦＡＸ送信者に紐付けられた保管場所に登録して管理するＦＡＸ受信データ管理装置と、を有し、前記ＦＡＸ受信データ管理装置は、前記ＦＡＸ装置により受信されたＦＡＸ受信データを受け付ける受付手段と、前記ＦＡＸ受信データのＦＡＸ送信者に紐付けられたＦＡＸ受信データの保管場所が予め設けられている場合、前記ＦＡＸ受信データを前記保管場所に登録する第１登録手段と、前記ＦＡＸ受信データのＦＡＸ送信者に紐付けられたＦＡＸ受信データの保管場所が予め設けられていない場合、当該ＦＡＸ受信データを未分類用の保管場所に登録する第２登録手段と、当該ＦＡＸ受信データを未分類用の保管場所に登録する未分類登録モード、又は当該ＦＡＸ送信者に紐付けて保管場所を作成して当該ＦＡＸ受信データを登録する保管場所作成モードに設定する設定手段と、を有し、前記設定手段は、当該ＦＡＸ受信データ管理装置が受信する当該ＦＡＸ受信データの数に応じて、前記未分類登録モードと前記保管場所作成モードを切り替え、前記第２登録手段は、ＦＡＸ送信者に紐付けられたＦＡＸ受信データの保管場所が設けられていない場合、ＦＡＸ受信データを受け付けたときに前記設定手段により設定されたモードに従い動作することを特徴とする。

本発明に係るプログラムは、コンピュータを、ＦＡＸ受信データを受信する受信手段、前記ＦＡＸ受信データのＦＡＸ送信者に紐付けられたＦＡＸ受信データの保管場所が予め設けられている場合、前記ＦＡＸ受信データを前記保管場所に登録する第１登録手段、前記ＦＡＸ受信データのＦＡＸ送信者に紐付けられたＦＡＸ受信データの保管場所が予め設けられていない場合、当該ＦＡＸ受信データを未分類用の保管場所に登録する第２登録手段、当該ＦＡＸ受信データを未分類用の保管場所に登録する未分類登録モード、又は当該ＦＡＸ送信者に紐付けて保管場所を作成して当該ＦＡＸ受信データを登録する保管場所作成モードに設定する設定手段、として機能させ、前記設定手段は、当該ＦＡＸ受信データ管理装置が受信する当該ＦＡＸ受信データの数に応じて、前記未分類登録モードと前記保管場所作成モードを切り替え、前記第２登録手段は、ＦＡＸ送信者に紐付けられたＦＡＸ受信データの保管場所が設けられていない場合、ＦＡＸ受信データを受け付けたときに前記設定手段により設定されたモードに従い動作することを特徴とする。

請求項１に記載の発明によれば、受領者が決められているＦＡＸ受信データとそうでないＦＡＸ受信データとを判別可能に保管することができる。また、ＦＡＸ受信データの受信状況等に応じてＦＡＸ受信データを、設定されたモードに従った保管場所に登録することができる。また、ＦＡＸ受信データ管理装置が受信するＦＡＸ受信データの数に応じて未分類登録モードと保管場所作成モードを切り替えることができる。

請求項２に記載の発明によれば、ＦＡＸ受信データ管理装置が受信するＦＡＸ受信データの数が所定の閾値以上である場合、モードを保管場所作成モードから未分類登録モードに切り替えることができる。

請求項３に記載の発明によれば、未分類用の保管場所においてＦＡＸ受信データを判別可能に登録することができる。

請求項４に記載の発明によれば、未分類用の保管場所で保管されていたＦＡＸ受信データを当該ＦＡＸ送信者に紐付けられた保管場所に登録することができる。

請求項５に記載の発明によれば、受領者が決められているＦＡＸ受信データとそうでないＦＡＸ受信データとを判別可能に保管することができる。また、ＦＡＸ受信データの受信状況等に応じてＦＡＸ受信データを、設定されたモードに従った保管場所に登録することができる。また、ＦＡＸ受信データ管理装置が受信するＦＡＸ受信データの数に応じて未分類登録モードと保管場所作成モードを切り替えることができる。

請求項６に記載の発明によれば、受領者が決められているＦＡＸ受信データとそうでないＦＡＸ受信データとを判別可能に保管することができる。また、ＦＡＸ受信データの受信状況等に応じてＦＡＸ受信データを、設定されたモードに従った保管場所に登録することができる。また、ＦＡＸ受信データ管理装置が受信するＦＡＸ受信データの数に応じて未分類登録モードと保管場所作成モードを切り替えることができる。

本実施の形態における文書管理システムの全体構成図である。本実施の形態における文書管理装置を形成するサーバコンピュータのハードウェア構成図である。本実施の形態における文書管理装置を示したブロック構成図である。本実施の形態における送受信者対応情報記憶部に記憶される送受信者対応情報のデータ構成に一例を示した図である。本実施の形態における文書振分処理を示したフローチャートである。本実施の形態におけるフォルダ自動作成処理を示したフローチャートである。

以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。

図１は、本実施の形態における文書管理システムの全体構成図である。図１には、文書管理システム１と外部のＦＡＸ装置２とがネットワーク３を介して接続された構成が示されている。文書管理システム１は、ＦＡＸ装置４、ユーザ端末５及び文書管理装置１０をＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）６で接続した構成を有している。ＦＡＸ装置４は、ＦＡＸ装置２から送信されてくるＦＡＸデータを受信する。本実施の形態におけるＦＡＸ装置４は、画像形成装置に一形態である、ＦＡＸ機能が搭載された複合機で実現することを想定している。ユーザ端末５は、ＦＡＸ装置４により受信されたＦＡＸ受信データ（以下、「ＦＡＸ文書」と称する）の受領者となるユーザにより使用される情報処理装置である。本実施の形態では、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）で実現することを想定している。文書管理システム１には、複数のユーザ端末５が存在しうるが、本実施の形態を実行するに当たり、それぞれ同等の機能を有していればよいので図１には便宜的に１台のみ図示した。なお、ＦＡＸ文書の送信元となるＦＡＸ装置２も複数存在するが、図１には便宜的に１台のみ図示した。文書管理装置１０は、ＦＡＸ装置４により受信されたＦＡＸ文書を管理するサーバコンピュータである。

図２は、本実施の形態における文書管理装置１０を形成するサーバコンピュータのハードウェア構成図である。本実施の形態において文書管理装置１０を形成するサーバコンピュータは、従前から存在する汎用的なハードウェア構成で実現できる。すなわち、文書管理装置１０は、図２に示したようにＣＰＵ３１、ＲＯＭ３２、ＲＡＭ３３、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）３４、入力手段として設けられたマウス３５とキーボード３６、及び表示装置として設けられたディスプレイ３７をそれぞれ接続する入出力コントローラ３８、通信手段として設けられたネットワークコントローラ３９を内部バス４０に接続して構成される。

図３は、本実施の形態における文書管理装置１０を示したブロック構成図である。本実施の形態における文書管理装置１０は、モード設定部１１、自動振分部１２、送受信者対応情報設定部１３、受信通知部１４、フォルダ自動作成部１５、制御部１６、受信文書記憶部２１、送受信者対応情報記憶部２２及びＦＡＸ文書記憶部２３を有している。なお、本実施の形態の説明に用いない構成要素については図３から省略している。

モード設定部１１は、所定の基準に従って、ＦＡＸ文書を未分類フォルダに登録する未分類登録モード（「手動作成モード」ともいう）、又は当該ＦＡＸ送信者に紐付けてフォルダを作成して当該ＦＡＸ文書を登録する保管場所作成モード（「自動作成モード」ともいう）に設定する設定手段として機能する。

自動振分部１２は、受信文書記憶部２１にＦＡＸ文書が登録されたときに、送受信者対応情報記憶部２２に記憶された送受信者対応情報の設定内容に従い、当該ＦＡＸ送信者に紐付けられたフォルダに当該ＦＡＸ文書を登録する。また、ＦＡＸ送信者に紐付けられたフォルダが設けられていない場合、自動振分部１２は、モード設定部１１により設定されたモードに従い動作する。特に、手動作成モードが設定されているときには、当該ＦＡＸ文書を未分類フォルダに登録する登録手段として機能する。

送受信者対応情報設定部１３は、送受信者対応情報記憶部２２に送受信者対応情報を設定登録する。受信通知部１４は、ＦＡＸ文書記憶部２３の未分類フォルダを除くフォルダにＦＡＸ文書が登録されたときに送受信者対応情報を参照することにより特定される受領者にＦＡＸ文書がフォルダに登録されたことを通知する。なお、本実施の形態では、受信通知部１４を設けて受領者に通知する機能を文書管理装置１０に搭載するように構成したが、例えば外部のアプリケーションが提供する既存の通知機能を利用するようにしてもよい。フォルダ自動作成部１５は、管理者による操作指示に従い、未分類フォルダの中から選択されたＦＡＸ文書のファイル名に基づき当該ＦＡＸ送信者に紐付けたフォルダを作成し、その作成したフォルダに当該ＦＡＸ文書を登録する作成手段として機能する。制御部１６は、各構成要素１１〜１５と連携動作してＦＡＸ文書の管理を行う。

受信文書記憶部２１は、ＦＡＸ装置４により受信されたＦＡＸ文書が書き込まれる受信フォルダである。ＦＡＸ文書記憶部２３には、ＦＡＸ送信者に紐付けられて作成されたフォルダが設けられる。本実施の形態の場合、更に送受信者対応情報記憶部２２に登録されていないＦＡＸ送信者からのＦＡＸ文書が登録される未分類フォルダが設けられている。

図４は、本実施の形態における送受信者対応情報記憶部２２に記憶される送受信者対応情報のデータ構成の一例を示した図である。送受信者対応情報は、送信者、送信者番号、フォルダ名、受信者番号及び受領者情報を含む。送信者は、ＦＡＸ文書の送信元の企業名である。送信者番号は、ＦＡＸ文書の送信元の電話番号であり、送信元を識別しうる情報である。フォルダ名は、当該ＦＡＸ送信者に紐付けて作成されたフォルダの名称である。本実施の形態では、当該ＦＡＸ送信者の識別情報である送信者番号をそのままフォルダ名として用いる。ＦＡＸ送信者とフォルダとが紐付けられ、受領者が、自分が受領すべきＦＡＸ文書を格納するフォルダであることを判別できるのであれば、企業名等その他の名称を付与してもよい。受信者番号は、ＦＡＸ文書を受信したＦＡＸ装置４の電話番号である。複数台のＦＡＸ装置４がＬＡＮ６に接続されている場合においてＦＡＸ装置４毎により異なる処理を実行させる場合を想定して設定している。受領者情報は、当該フォルダに登録されたＦＡＸ文書を受領するユーザへのＦＡＸ受信の通知先を示す情報である。本実施の形態では、メールを利用した通知を想定しているためメールアドレスを設定する。もちろん、通知方法は、メールに限る必要はなく、他のツールを用いてもよい。なお、図４の設定例のように、また通常の業務からも容易に想像できるように、１人の受領者は、複数の送信者からのＦＡＸ文書の受領者となり得る。送受信者対応情報に含まれる送信者、送信者番号及び受信者番号は、ＦＡＸ文書に付加されている情報を参照することで設定可能である。

文書管理装置１０における各構成要素１１〜１６は、文書管理装置１０を形成するコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵ３１で動作するプログラムとの協調動作により実現される。また、各記憶部２１〜２３は、文書管理装置１０に搭載されたＨＤＤ３４にて実現される。あるいは、ＲＡＭ３３又は外部にある記憶手段をネットワーク経由で利用してもよい。

また、本実施の形態で用いるプログラムは、通信手段により提供することはもちろん、ＣＤ−ＲＯＭやＵＳＢメモリ等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納して提供することも可能である。通信手段や記録媒体から提供されたプログラムはコンピュータにインストールされ、コンピュータのＣＰＵがプログラムを順次実行することで各種処理が実現される。

次に、本実施の形態における動作について説明する。本実施の形態では、ＦＡＸ装置４が受信したＦＡＸ文書をいずれかのフォルダに振り分けて登録するが、以下、本実施の形態における文書の振分処理について図５に示したフローチャートを用いて説明する。

ＦＡＸ装置４が外部のＦＡＸ装置２から送信されてきたＦＡＸ文書を受信すると、そのＦＡＸ文書を受信文書記憶部２１に書き込み保存する。ＦＡＸ文書には、送信者、送信者番号、受信者番号、受信日時等の属性情報が付加されている。文書管理装置１０は、受信文書記憶部２１へのＦＡＸ文書の登録を常時待機している状態にある（ステップ１０１でＮ）。ここで、受信文書記憶部２１にＦＡＸ文書が登録されたことを検知すると（ステップ１０１でＹ）、自動振分部１２は、送受信者対応情報記憶部２２を参照し、ＦＡＸ文書に付加されている送信者番号を含む送受信者情報の有無を確認する。換言すると、送信者に紐付けられたフォルダが存在するかどうかを確認する。ここで、ＦＡＸ送信者に紐付けられたフォルダが存在する場合（ステップ１０２でＹ）、自動振分部１２は、そのフォルダに当該ＦＡＸ文書を登録する（ステップ１０３）。

ＦＡＸ文書記憶部２３のいずれかのフォルダにＦＡＸ文書が登録されると、受信通知部１４は、制御部１６による制御のもと送受信者対応情報記憶部２２を参照し、当該フォルダに対応付けされた受領者情報を取得する。そして、その受領者情報を宛先としたメールを当該受領者に送信することによって受信されたＦＡＸ文書があることを通知する（ステップ１０４）。なお、受領者は、複数のフォルダに対応付けられている場合があるので、ＦＡＸ文書の格納先のフォルダ名をメールに記載しておくことが好ましい。また、受信通知部１４が提供する機能を外部のアプリケーションを利用して実現してもよい。

このようにして、ＦＡＸ文書を受領すべき受領者は、自分が受領すべきＦＡＸ文書が受信されたことを知ると、当該ＦＡＸ文書が保管されているフォルダをフォルダ名から特定し、そのフォルダからＦＡＸ文書を取り出し取得する。以上の処理は、本実施の形態の基本的な動作で従前と同様でよい。なお、受信文書記憶部２１に保存されたＦＡＸ文書は、従前と同じタイミングで削除すればよい。

一方、ＦＡＸ送信者に紐付けられたフォルダが存在しない場合（ステップ１０２でＮ）、自動振分部１２は、モード設定部１１により設定されているモードに応じて以下の処理を実行する。なお、モード設定部１１が何を基準にどのモードを設定するかについては後述する。

手動作成モードが設定されていた場合（ステップ１０５でＮ）、自動振分部１２は、ＦＡＸ文書を未分類フォルダに登録する（ステップ１１０）。このとき、ＦＡＸ送信者の属性情報をＦＡＸ文書のファイル名に含めて未分類フォルダに登録する。本実施の形態では、フォルダ名に送信者番号を採用しているので、ＦＡＸ送信者の属性情報として送信者及び送信者番号でＦＡＸ文書のファイル名を形成する。また、送受信者対応情報の生成のために受信者番号も含めてもよい。また、同一ＦＡＸ送信者から複数回ＦＡＸ文書が送信されてくる場合も考えられることから、例えば受信日時をファイル名に含めて区別できるようにしてもよい。

一方、自動作成モードが設定されていた場合（ステップ１０５でＹ）、自動振分部１２は、ＦＡＸ文書に付加されている送信者番号にてフォルダを新規に作成し（ステップ１０６）、そのフォルダにＦＡＸ文書を登録する（ステップ１０７）。

続いて、自動振分部１２は、制御部１６による制御のもと送受信者対応情報設定部１３と連携動作する。すなわち、送受信者対応情報設定部１３は、受領者情報の設定画面を表示するなどして、受信したＦＡＸ文書の受領者となる者の受領者情報を管理者に入力指定させる。管理者により指定された受領者情報を受け付けると、送受信者対応情報設定部１３は、その受領者情報、ＦＡＸ文書の付加情報から特定される送信者、送信者番号、受信者番号、そしてフォルダ名を含む送受信者対応情報を生成して、送受信者対応情報記憶部２２に設定登録する（ステップ１０８）。

ＦＡＸ文書記憶部２３のいずれかのフォルダにＦＡＸ文書が登録されたことを検知すると、受信通知部１４は、制御部１６による制御のもと送受信者対応情報記憶部２２を参照し、当該フォルダに対応付けされた受領者情報を取得し、当該受領者にメール送信することによって受信されたＦＡＸ文書があることを通知する（ステップ１０９）。

本実施の形態においては、受領者が決められていないＦＡＸ文書は、未分類フォルダにまとめて保管するようにした。これにより、送信者番号を名称とするフォルダには、受領者が対応付けられていることになる。従って、管理者は、未分類フォルダに保管されているＦＡＸ文書を、受領者を設定すべき対象として容易に判別できることになる。

ここで、管理者が未分類フォルダに保管されているＦＡＸ文書に受領者を割り当て、送受信者対応情報を送受信者対応情報記憶部２２に設定登録するまでの操作手順について説明する。

管理者は、未分類フォルダを開き、その中から処理対象とするＦＡＸ文書を選択する。そして、フォルダを新規に作成する。フォルダ名として用いる送信者番号は、選択したＦＡＸ文書のファイル名から得られる。そして、選択したＦＡＸ文書を新規作成したフォルダに移動する。以上の管理者による操作は、文書管理装置１０に標準装備されたファイル管理機能、例えばＯＳがＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）の場合、Ｅｘｐｌｏｒｅｒ（登録商標）を利用して実行できる。

管理者はまた、送受信者対応情報設定部１３を起動する。送受信者対応情報設定部１３は、起動すると、受領者情報の設定画面を表示するなどして、移動されたＦＡＸ文書の受領者となる者の受領者情報を管理者に入力指定させる。管理者により指定された受領者情報を受け付けると、送受信者対応情報設定部１３は、その受領者情報、ＦＡＸ文書の付加情報から特定される送信者、送信者番号、受信者番号、そしてフォルダ名を含む送受信者対応情報を生成して、送受信者対応情報記憶部２２に設定登録する。また、ＦＡＸ文書が新規作成フォルダに移動により登録されると、受信通知部１４は、制御部１６による制御のもと送受信者対応情報を参照してＦＡＸ文書の受信を受領者にメールにて通知する。

図５に示した文書振分処理において、手動作成モードが設定されていた場合、管理者は、前述したように、手動にてフォルダの作成、ＦＡＸ文書の移動等を行うことでＦＡＸ文書の自動振分ができるように設定する必要がある。フォルダ自動作成部１５は、以上説明した処理を自動的に行えるようにした。以下、フォルダ自動作成部１５におけるフォルダ自動作成処理について図６に示したフローチャートを用いて説明する。

フォルダ自動作成部１５は、起動されると、未分類フォルダに保管されているＦＡＸ文書を一覧表示する（ステップ１２１）。管理者がその一覧の中からフォルダを作成したいＦＡＸ文書を指定すると、フォルダ自動作成部１５は、その指定されたＦＡＸ文書を受け付ける（ステップ１２２）。続いて、フォルダ自動作成部１５は、そのＦＡＸ文書のファイル名に含まれている送信者番号でフォルダを新規に作成し（ステップ１２３）、その作成したフォルダに、指定されたＦＡＸ文書を移動する（ステップ１２４）。

続いて、フォルダ自動作成部１５は、制御部１６による制御のもと送受信者対応情報設定部１３と連携動作する。すなわち、送受信者対応情報設定部１３は、受領者情報の設定画面を表示するなどして、受信したＦＡＸ文書の受領者となる者の受領者情報を管理者に入力指定させる。管理者により指定された受領者情報を受け付けると、送受信者対応情報設定部１３は、その受領者情報、ＦＡＸ文書の付加情報から特定される送信者、送信者番号、受信者番号、そしてフォルダ名を含む送受信者対応情報を生成して、送受信者対応情報記憶部２２に設定登録する（ステップ１２５）。新規作成フォルダにＦＡＸ文書が登録されると、受信通知部１４は、制御部１６による制御のもと送受信者対応情報記憶部２２を参照し、当該フォルダに対応付けされた受領者情報を取得し、当該受領者にメール送信することによって受信されたＦＡＸ文書があることを通知する（ステップ１２６）。

以上のようにして、送信者に紐付けられたフォルダ及び送受信者対応情報を作成することで、今後、当該ＦＡＸ送信者からのＦＡＸ文書は、未分類フォルダに振り分けられることなく、当該ＦＡＸ送信者に紐付けられたフォルダに登録され、これにより当該ＦＡＸ送信者からのＦＡＸ文書の受信が受領者に通知されることになる。

なお、同一ＦＡＸ送信者からのＦＡＸ文書が未分類フォルダに複数保管されている場合も考えられることから、管理者により選択されたＦＡＸ文書と同じ送信者番号をファイル名に含むＦＡＸ文書も合わせて新規作成したフォルダに移動するのが好ましい。

ここで、モード設定部１１が設定するモードについて説明する。前述したように、本実施の形態では、ＦＡＸ送信者に紐付けられたフォルダが設けられていない場合、ＦＡＸ文書を未分類フォルダに登録する未分類登録モード（手動作成モード）と、ＦＡＸ送信者に紐付けてフォルダを作成して当該ＦＡＸ文書を登録する保管場所作成モード（自動作成モード）とを用意している。

ＦＡＸ文書が受信したときに当該ＦＡＸ送信者に紐付けられたフォルダが設けられていない場合、従前のようにＦＡＸ送信者に紐付けてフォルダを無条件に自動作成していくと、受領者が対応付けられたＦＡＸ送信者のフォルダとそうでないフォルダとは区別なく表示されるので、管理者や受領者は、それらのフォルダを判別することができない。

そこで、本実施の形態においては、手動作成モードを設けて、ＦＡＸ送信者に紐付けられたフォルダが設けられていないＦＡＸ文書を未分類フォルダに振り分けるようにした。これにより、送信者番号が名称のフォルダであれば、受領者が対応付けられていることが一目瞭然に判別できる。もちろん、未分類フォルダは送信者番号と類似しない名称で作成しておく。ただ、未分類フォルダに振り分けられたＦＡＸ文書もいずれ受領者を対応付ける必要が生じてくる。この場合、管理者は、フォルダ自動作成部１５がなければ自分でフォルダ名を指定してフォルダを作成し、ＦＡＸ文書を移動するなど手間がかかってしまう。

受領者が対応付けられたＦＡＸ送信者のフォルダとそうでないフォルダとの混在を回避することを優先し、前述した状況を勘案すると、本実施の形態では、受領者が対応付けられていないＦＡＸ送信者からのＦＡＸ文書（以下、「受領者不明文書」ともいう）が相対的に多い場合、手動作成モードにより当該ＦＡＸ文書を未分類フォルダに振り分ける。その一方、受領者不明文書が相対的に少ない場合、自動作成モードによりＦＡＸ送信者に紐付けたフォルダを作成し、受領者をその都度対応付ける。受領者不明文書の受信数が相対的に少ないので、管理者にかかる負荷はそれほど大きくはならないと考えられる。

モード設定部１１は、このような所定の基準に従いモードを設定する。具体的には、未分類フォルダへの登録状況を監視し、所定期間（例えば、１週間）において未分類フォルダへの登録数が所定の閾値以上の場合、受領者不明文書の受信数は多いと判断して手動作成モードに設定する。そうでない場合には自動作成モードに設定する。あるいは、手動作成モードに初期設定しておき、受領者不明文書の受信数が所定の閾値未満になった以降は自動作成モードに切り替える。

以上説明したモード設定は一例であってこれに限定する必要はない。例えば、管理者により選択されたモードに設定するようにしてもよい。あるいは、ＦＡＸ装置４がＦＡＸ送信者に応じてＦＡＸ文書を格納する親展ボックスを使い分けている場合、その親展ボックスにモードを対応付けるようにしてもよい。また、受信者番号等ＦＡＸ文書の付加情報の内容に応じてモード設定を行うようにしてもよい。このように、システム全体で同じモードに設定する必要はない。

以上説明したように、本実施の形態によれば、受領者不明文書を未分類フォルダに登録するようにしたので、受領者が決まっているＦＡＸ文書とそうでないＦＡＸ文書とが容易に判別することが可能となる。

ところで、不審者や不要な広告等からのＦＡＸ文書の場合、受領者を設定する必要はなく破棄したい。ＦＡＸ送信者に紐付けてフォルダが自動的に作成されてしまうと、その処分にも手間がかかってしまう。本実施の形態においては、不要なＦＡＸ文書は未分類フォルダに登録されることになるので、そのＦＡＸ文書の処分も容易にできる。

１文書管理システム、２，４ＦＡＸ装置、３ネットワーク、５ユーザ端末、１０文書管理装置、１１モード設定部、１２自動振分部、１３送受信者対応情報設定部、１４受信通知部、１５フォルダ自動作成部、１６制御部、２１受信文書記憶部、２２送受信者対応情報記憶部、２３文書記憶部、３１ＣＰＵ、３２ＲＯＭ、３３ＲＡＭ、３４ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）、３５マウス、３６キーボード、３７ディスプレイ、３８入出力コントローラ、３９ネットワークコントローラ、４０内部バス。

Claims

ＦＡＸ受信データを受信する受信手段と、
前記ＦＡＸ受信データのＦＡＸ送信者に紐付けられたＦＡＸ受信データの保管場所が予め設けられている場合、前記ＦＡＸ受信データを前記保管場所に登録する第１登録手段と、
前記ＦＡＸ受信データのＦＡＸ送信者に紐付けられたＦＡＸ受信データの保管場所が予め設けられていない場合、当該ＦＡＸ受信データを未分類用の保管場所に登録する第２登録手段と、
当該ＦＡＸ受信データを未分類用の保管場所に登録する未分類登録モード、又は当該ＦＡＸ送信者に紐付けて保管場所を作成して当該ＦＡＸ受信データを登録する保管場所作成モードに設定する設定手段と、
を有し、
前記設定手段は、当該ＦＡＸ受信データ管理装置が受信する当該ＦＡＸ受信データの数に応じて、前記未分類登録モードと前記保管場所作成モードを切り替え、
前記第２登録手段は、ＦＡＸ送信者に紐付けられたＦＡＸ受信データの保管場所が設けられていない場合、ＦＡＸ受信データを受け付けたときに前記設定手段により設定されたモードに従い動作することを特徴とするＦＡＸ受信データ管理装置。
前記設定手段は、当該ＦＡＸ受信データ管理装置が受信する当該ＦＡＸ受信データの数が所定の閾値以上である場合、前記モードを前記保管場所作成モードから前記未分類登録モードに切り替えることを特徴とする請求項１に記載のＦＡＸ受信データ管理装置。
前記第２登録手段は、ＦＡＸ受信データのＦＡＸ送信者の属性情報を当該ＦＡＸ受信データのファイル名に含めて前記未分類用の保管場所に登録することを特徴とする請求項１に記載のＦＡＸ受信データ管理装置。
前記未分類用の保管場所の中から選択されたＦＡＸ受信データのファイル名に基づき当該ＦＡＸ送信者に紐付けられた保管場所を作成し、その作成した保管場所に当該ＦＡＸ受信データを登録する作成手段を有することを特徴とする請求項３に記載のＦＡＸ受信データ管理装置。
ＦＡＸ装置と、
ＦＡＸ受信データをＦＡＸ送信者に紐付けられた保管場所に登録して管理するＦＡＸ受信データ管理装置と、
を有し、
前記ＦＡＸ受信データ管理装置は、
前記ＦＡＸ装置により受信されたＦＡＸ受信データを受け付ける受付手段と、
前記ＦＡＸ受信データのＦＡＸ送信者に紐付けられたＦＡＸ受信データの保管場所が予め設けられている場合、前記ＦＡＸ受信データを前記保管場所に登録する第１登録手段と、
前記ＦＡＸ受信データのＦＡＸ送信者に紐付けられたＦＡＸ受信データの保管場所が予め設けられていない場合、当該ＦＡＸ受信データを未分類用の保管場所に登録する第２登録手段と、
当該ＦＡＸ受信データを未分類用の保管場所に登録する未分類登録モード、又は当該ＦＡＸ送信者に紐付けて保管場所を作成して当該ＦＡＸ受信データを登録する保管場所作成モードに設定する設定手段と、
を有し、
前記設定手段は、当該ＦＡＸ受信データ管理装置が受信する当該ＦＡＸ受信データの数に応じて、前記未分類登録モードと前記保管場所作成モードを切り替え、
前記第２登録手段は、ＦＡＸ送信者に紐付けられたＦＡＸ受信データの保管場所が設けられていない場合、ＦＡＸ受信データを受け付けたときに前記設定手段により設定されたモードに従い動作することを特徴とするＦＡＸ受信データ管理システム。
コンピュータを、
ＦＡＸ受信データを受信する受信手段、
前記ＦＡＸ受信データのＦＡＸ送信者に紐付けられたＦＡＸ受信データの保管場所が予め設けられている場合、前記ＦＡＸ受信データを前記保管場所に登録する第１登録手段、
前記ＦＡＸ受信データのＦＡＸ送信者に紐付けられたＦＡＸ受信データの保管場所が予め設けられていない場合、当該ＦＡＸ受信データを未分類用の保管場所に登録する第２登録手段、
当該ＦＡＸ受信データを未分類用の保管場所に登録する未分類登録モード、又は当該ＦＡＸ送信者に紐付けて保管場所を作成して当該ＦＡＸ受信データを登録する保管場所作成モードに設定する設定手段、
として機能させ、
前記設定手段は、当該ＦＡＸ受信データ管理装置が受信する当該ＦＡＸ受信データの数に応じて、前記未分類登録モードと前記保管場所作成モードを切り替え、
前記第２登録手段は、ＦＡＸ送信者に紐付けられたＦＡＸ受信データの保管場所が設けられていない場合、ＦＡＸ受信データを受け付けたときに前記設定手段により設定されたモードに従い動作することを特徴とするプログラム。