JP7040241B2 - 情報処理装置、及び情報処理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、情報処理装置、及び情報処理プログラムに関する。

特許文献１には、外部記憶装置と通信する通信部と、制御部とを備え、前記制御部は、データを取得する取得処理と、前記取得処理にて取得したデータである元データを代替するデータである代替データを、前記通信部を介して前記外部記憶装置に送信する代替データ送信処理と、前記外部記憶装置に前記代替データが有るか無いかを判定する判定処理と、前記判定処理にて前記外部記憶装置に前記代替データが無いと判断された場合、無いと判断された前記代替データに対応する前記元データを、前記通信部を介して前記外部記憶装置に送信する元データ送信処理と、を実行することを特徴とする通信装置が開示されている。

特開２０１５－１３３５２８号公報

近年、通信回線に接続し、様々な情報を送信する電子機器が普及しつつある。こうした電子機器は「ＩｏＴ(Internet of Things)機器」と呼ばれ、ＩｏＴ機器から送信される情報を、例えば人々の行動パターンや業務内容の分析に用いられるデータとして活用している。

ＩｏＴ機器を階層的に管理するため、例えば複数のＩｏＴ機器と関連付けられた情報処理装置でＩｏＴ機器の各々から送信される情報をメモリに一旦記憶し、分析サーバによって要求されたＩｏＴ機器の情報を分析サーバ３０に送信する情報処理装置が存在する。

しかしながら、この場合に分析サーバからの要求に対応するためには、情報処理装置に各々のＩｏＴ機器の情報を記憶しておく必要があるため、ＩｏＴ機器の数が増加するにつれ、情報処理装置におけるメモリの残容量が減少する傾向を示す。

メモリの残容量が減少するにつれ、例えば処理に必要な記憶領域が確保されない等の状況が発生しやすくなるため、メモリでは頻繁にスワップ等が発生する場合がある。

したがって、情報処理装置がＩｏＴ機器の情報を分析サーバに送信する以外の他の機能を備えている場合、メモリの残容量の減少により、当該他の機能が遅延する等の影響を引き起こすことがある。

本発明は、電子機器から取得される情報を選別せずに記憶装置に記憶する場合と比較して、取得した情報が記憶される記憶装置を効率的に利用することができる情報処理装置、及び情報処理プログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、請求項１記載の情報処理装置の発明は、電子機器で生成された第１の履歴情報から、予め定めた条件に適合した第１の情報を取得する取得部と、前記取得部で取得した前記第１の情報を記憶装置に記憶する記憶部と、前記記憶部で前記記憶装置に記憶された前記第１の情報と、機能の実行に伴い生成された第２の履歴情報を組み合わせることによって得られる第２の情報を外部装置に送信する制御を行う制御部と、を備える。

請求項２記載の発明は、前記制御部は、前記第２の情報を前記外部装置に送信した後、前記記憶装置から前記第１の情報を削除するように前記記憶部を制御する。

請求項３記載の発明は、前記制御部は、前記第２の情報を前記外部装置に送信した後、予め定めた期間経過後に前記記憶装置から前記第１の情報を削除するように前記記憶部を制御する。

請求項４記載の発明は、前記予め定めた条件が、前記第１の履歴情報から、前記情報処理装置を用いた業務内容に密接に関連すると推定される前記第１の情報を取得するための条件に設定される。

請求項５記載の発明は、前記機能は前記情報処理装置が有する機能であり、前記第１の情報が、前記情報処理装置が有する機能の実行に伴って前記電子機器でユーザによって実行されるものと推定される予め定めた行動が行われたことによって前記電子機器に記憶された実行された行動の履歴情報である。

請求項６記載の発明は、前記取得部は、前記情報処理装置と予め関連付けられている前記電子機器から行動の履歴情報を取得する。

請求項７記載の発明は、前記第１の履歴情報に前記電子機器で行動が行われた場合の位置情報が含まれ、前記取得部は、前記位置情報が前記情報処理装置から予め定めた範囲内に含まれる前記電子機器から行動の履歴情報を取得する。

請求項８記載の発明は、前記第２の情報が、前記情報処理装置が有する機能が実行された後の、前記電子機器による通信の完了に関する確認状況を示す情報である。

請求項９記載の発明は、前記第１の情報に、通信先の情報、通信時刻、及び前記電子機器の位置情報の少なくとも１つが含まれる。

請求項１０記載の情報処理プログラムの発明は、コンピュータを、請求項１～請求項９の何れか１項に記載の情報処理装置の各部として機能させる。

請求項１、１０記載の発明によれば、電子機器から取得される情報を選別せずに記憶装置に記憶する場合と比較して、取得した情報が記憶される記憶装置を効率的に利用することができる、という効果を有する。

請求項２記載の発明によれば、第１の情報を削除せずに記憶装置に記憶したままにする場合と比較して、記憶装置をより効率的に利用することができる、という効果を有する。

請求項３記載の発明によれば、第２の情報を外部装置に送信した後に第１の情報が必要になった場合であっても、予め定めた期間内であれば第１の情報を参照することができる、という効果を有する。

請求項４記載の発明によれば、第１の履歴情報の中から、ユーザが情報処理装置に備えられた特定の機能を実行することに伴って操作された電子機器の履歴情報を取得することができる、という効果を有する。

請求項５記載の発明によれば、情報処理装置が有する機能を用いた通信の相手先との、電子機器による行動状況を推定することができる、という効果を有する。

請求項６記載の発明によれば、検出した電子機器の各々から行動の履歴情報を取得する場合と比較して、記憶装置に記憶する履歴情報の容量を抑制することができる、という効果を有する。

請求項７記載の発明によれば、検出した電子機器の各々から行動の履歴情報を取得する場合と比較して、記憶装置に記憶される履歴情報の容量を抑制しつつ、情報処理装置が有する機能の実行と関連性が高い行動の履歴情報を取得することができる、という効果を有する。

請求項８記載の発明によれば、ユーザが情報処理装置が有する機能を実行した後の電子機器による行動の分析に用いられる情報を生成することができる、という効果を有する。

請求項９記載の発明によれば、通信の有無だけが記録された履歴情報を情報処理装置が有する機能と対応付ける場合と比較して、実行された情報処理装置が有する機能と電子機器の履歴情報を精度よく対応付けることができる、という効果を有する。

情報処理システムの構成例を示す図である。 情報処理装置における機能構成例を示す図である。 情報処理装置における電気系統の要部構成例を示す図である。 情報処理装置における情報処理の流れの一例を示すフローチャートである。 ＤＭデータの一例を示す図である。 ＩｏＴ履歴データの一例を示す図である。 業務データの一例を示す図である。 業務データの他の一例を示す図である。

以下、本実施の形態について図面を参照しながら説明する。なお、機能が同じ構成要素及び処理には全図面を通して同じ符合を付与し、重複する説明を省略する。

図１は、本実施の形態に係る情報処理システム１００の一例を示す構成図である。図１に示すように、情報処理システム１００は、情報処理装置１０、ＩｏＴ機器２０、及び分析サーバ３０を含む。そして、情報処理装置１０とＩｏＴ機器２０とは通信回線４で接続され、情報処理装置１０と分析サーバ３０とは通信回線２で接続されている。

情報処理装置１０は大別して２つの機能を有する。１つは情報処理装置１０が設置される理由となった、情報処理装置１０が有する本来の機能である。もう１つは、情報処理装置１０を用いた業務の流れの中で、情報処理装置１０が有する本来の機能を実行したユーザの業務に関する行動を示唆する業務データ２６を、本来の機能の実行に伴い記録された履歴情報と、ＩｏＴ機器２０から受信した履歴情報を組み合わせることで生成し、生成した業務データ２６を分析サーバ３０に送信する業務データ生成機能である。

情報処理装置１０に備えられる本来の機能はどのようなものであってもよく、特定の機能に限定されない。以降では、情報処理装置１０に備えられる本来の機能を「主要機能」ということにする。

ＩｏＴ機器２０は、業務の流れの中でユーザによって使用される電子機器の一例である。「電子機器」とは、電気の供給を受けて動作する機器全般を指す。

ＩｏＴ機器２０は、通信回線４を経由して情報処理装置１０と通信を行う通信機能、並びに、ＩｏＴ機器２０が有する機能の実行履歴、及びＩｏＴ機器２０の操作履歴といった履歴情報を記録する履歴機能を有するものであれば、どのような種類の電子機器であってもよい。

具体的には、ＩｏＴ機器２０は、例えばタブレット型端末、スマートフォン、及びウェアラブル端末といったコンピュータであってもよく、また、通信機能及び履歴機能が備えられた電灯のスイッチ、空調機器、及びシュレッダーのように、従来では通信回線４との接続が前提とされていない電子機器であってもよい。

なお、窓の鍵、及び机の引き出しのように、それ自体は電子機器でなくても、後から通信機能や履歴機能が備えられたＩｏＴユニットを接続することで通信回線４と接続されるようになった構造物及び家具等も本実施の形態におけるＩｏＴ機器２０に含まれる。

以降では、ＩｏＴ機器２０の利用に伴いＩｏＴ機器２０で生成される履歴情報を「ＩｏＴ履歴データ２４」という。ＩｏＴ履歴データ２４は、本実施の形態に係る第１の履歴情報の一例である。

ＩｏＴ機器２０は配線が困難な場所に設置されることも多いため、情報処理装置１０とＩｏＴ機器２０とを接続する通信回線４は有線回線であってもよいが、無線回線であることが好ましい。

分析サーバ３０は、情報処理装置１０から業務データ２６を受信し、例えば受信した業務データ２６から情報処理装置１０を用いたユーザの業務に関する行動の傾向、及び業務に関する課題等を分析する外部装置の一例である。分析サーバ３０で用いられる業務データ２６の分析手法に制約はなく、分析サーバ３０は、例えばディープラーニングを用いた人工知能のように公知の分析手法を用いて業務データ２６の分析を行う。

なお、情報処理装置１０と分析サーバ３０を接続する通信回線２は有線回線であっても無線回線であってもよく、また、専用回線であっても不特定多数の装置と回線を共有する公衆回線であってもよい。

図２は、情報処理装置１０における機能構成例を示す図である。図２に示すように、情報処理装置１０は、情報処理装置１０における主要機能を実行する画像形成機能部１１Ａ、ファクシミリ機能部１１Ｂ、スキャン機能部１１Ｃ、及びコピー機能部１１Ｄ、及びプリント機能部１１Ｅを含む。また、情報処理装置１０は、ＤＭデータ収集部１２、記憶部１３、記憶装置１４、取得部１５、フィルタリング条件１６、生成部１７、送信部１８、及び制御部１９を含む。

画像形成機能部１１Ａは、指定された文書データの内容を紙等の記録媒体に形成する画像形成機能を実行する機能部である。

ファクシミリ機能部１１Ｂは、ファクシミリ回線を経由して文書データを送受信するファクシミリ機能を実行する機能部である。

スキャン機能部１１Ｃは、原稿に記載された内容を光学的に読み取り文書データ化するスキャン機能を実行する機能部である。

コピー機能部１１Ｄは、スキャン機能部１１Ｃで読み取った原稿の文書データを記録媒体に画像として形成し、読み取った原稿の複製を作成するコピー機能を実行する機能部である。

プリント機能部１１Ｅは、画像形成機能部１１Ａの指示に基づいて、通信回線２、４を経由して受信した文書データを記録媒体に画像として形成するプリント機能を実行する機能部である。

ＤＭデータ収集部１２は、画像形成機能部１１Ａ、ファクシミリ機能部１１Ｂ、スキャン機能部１１Ｃ、コピー機能部１１Ｄ、及びプリント機能部１１Ｅの各機能部の実行に伴い生成された履歴情報を収集する。

図２に例示した情報処理装置１０は、原稿の電子データ化、電子データ化された原稿の送受信、及び電子データの記録媒体への画像化というように、文書に関連した処理を行う機能を有する装置である。したがって、以降では実行した機能の内容、及び機能の実行に伴いユーザが行った操作内容の少なくとも一方が含まれる履歴情報を「ＤＭ(Document Management)データ」ということにする。ＤＭデータ収集部１２は、収集した各機能部のＤＭデータ２２を記憶部１３に通知する。

取得部１５は、ＩｏＴ機器２０から受信したＩｏＴ履歴データ２４のうち、フィルタリング条件１６に適合したＩｏＴ履歴データ２４を取得する。ＩｏＴ履歴データ２４のうち、フィルタリング条件１６によって選別されたＩｏＴ履歴データ２４を、特に「ＩｏＴ選別データ２８」という。

フィルタリング条件１６は、ＩｏＴ履歴データ２４から、業務の分析対象として注目した情報処理装置１０における主要機能を用いた業務内容と密接に関連すると推定されるＩｏＴ履歴データ２４、すなわちＩｏＴ選別データ２８を取得するための条件である。ここで「ＩｏＴ履歴データ２４が主要機能を用いた業務内容と密接に関連する」とは、ＩｏＴ履歴データ２４が、情報処理装置１０の主要機能を実行したことに起因してユーザがＩｏＴ機器２０を利用した場合に生成されたＩｏＴ履歴データ２４であること、または、ユーザが情報処理装置１０の主要機能を実行するために、事前にＩｏＴ機器２０を利用した場合に生成されたＩｏＴ履歴データ２４であることの少なくとも一方であることをいう。

すなわち、ＩｏＴ選別データ２８は、ユーザが情報処理装置１０に備えられた主要機能を実行することに伴って操作されたＩｏＴ機器２０のＩｏＴ履歴データ２４である。

取得部１５は、取得したＩｏＴ選別データ２８を記憶部１３に通知する。

記憶部１３は、ＤＭデータ収集部１２から受け付けたＤＭデータ２２、及び取得部１５から受け付けたＩｏＴ選別データ２８を記憶装置１４に記憶する。図２の例では、記憶部１３は情報処理装置１０に内蔵される記憶装置１４にＤＭデータ２２及びＩｏＴ選別データ２８を記憶しているが、必ずしも情報処理装置１０に内蔵された記憶装置１４に記憶する必要はなく、例えば通信回線２に接続された図示しないクラウドサーバに記憶してもよい。例えば記憶部１３は、通信回線２に接続された図示しないデータサーバの記憶装置１４に、ＤＭデータ２２及びＩｏＴ選別データ２８を記憶してもよい。なお、「情報処理装置１０に内蔵される記憶装置１４」とは、情報処理装置１０の筐体内部に備えられた記憶装置１４の他、例えば情報処理装置１０が備えるカードリーダーに挿入されたメモリカード、及び情報処理装置１０とＵＳＢケーブル等で接続される外付け記憶装置も含まれる。

生成部１７は、分析対象として注目した情報処理装置１０における特定の主要機能のＤＭデータ２２、及びＩｏＴ選別データ２８を記憶装置１４から取得し、分析対象の業務に関するユーザの行動を示唆する業務データ２６を生成する。なお、業務データ２６の具体例については後ほど説明する。生成部１７は、生成した業務データ２６を送信部１８に通知する。

送信部１８は、生成部１７から業務データ２６を受け付けると、受け付けた業務データ２６を分析サーバ３０に送信する。

制御部１９は、上述した情報処理装置１０に含まれる各部の機能を制御する。

図３は、情報処理装置１０における電気系統の要部構成例を示す図である。情報処理装置１０は、例えばコンピュータ４０を用いて構成される。

コンピュータ４０は、図２に示した本実施の形態に係る情報処理装置１０の各部を担うＣＰＵ（Central Processing Unit）４１、ＲＯＭ（Read Only Memory）４２、ＲＡＭ（Random Access Memory）４３、不揮発性メモリ４４、及び入出力インターフェース（Ｉ／Ｏ）４５を備える。そして、ＣＰＵ４１、ＲＯＭ４２、ＲＡＭ４３、不揮発性メモリ４４、及びＩ／Ｏ４５がバス４６を介して各々接続されている。

不揮発性メモリ４４は、不揮発性メモリ４４に供給される電力が遮断されても、記憶した情報が維持される記憶装置１４の一例であり、例えば半導体メモリが用いられるが、ハードディスクを用いてもよい。

Ｉ／Ｏ４５には、例えば通信ユニット５１、操作ユニット５２、画像形成ユニット５３、スキャンユニット５４、及びファクシミリユニット５５が接続される。

通信ユニット５１は通信回線２及び通信回線４と接続し、分析サーバ３０及びＩｏＴ機器２０とそれぞれデータを送受信する転送プロトコルを備える。

操作ユニット５２はユーザに情報処理装置１０とのインターフェースを提供するユニットであり、入力ユニット５２Ａ及び表示ユニット５２Ｂを含む。

入力ユニット５２Ａは、ユーザからの指示を受け付けてＣＰＵ４１に通知する入力装置であり、例えばボタン及びタッチパネル等が用いられる。ＣＰＵ４１はユーザから指示された機能を実行する。

表示ユニット５２Ｂは、ＣＰＵ４１によって処理された情報を画像として表示する表示装置であり、例えば液晶ディスプレイ又は有機ＥＬ(Electro Luminescence)ディスプレイ等が用いられる。

画像形成ユニット５３は、ＣＰＵ４１の指示に従って、受け付けた画像を紙等の記録媒体に形成する装置である。画像形成ユニット５３における画像形成方式はどのような方式であってもよく、例えば電子写真方式であっても、インクジェット方式であってもよい。画像形成ユニット５３は、画像形成機能、コピー機能、ファクシミリ機能、及びプリント機能の実行に伴い用いられる。

スキャンユニット５４は、ＣＰＵ４１の指示に従って、例えば図示しないプラテンガラスに置かれた原稿の内容を光学的に読み取り、原稿の内容を画像データに変換する装置である。スキャンユニット５４はスキャン機能の実行に伴い用いられる。

ファクシミリユニット５５は図示しないファクシミリ回線を介して、ファクシミリ機能を有する他の装置との間で、原稿の画像データを送受信する装置である。また、ＣＰＵ４１は、ファクシミリ回線から受信した画像データを画像形成ユニット５３で記録媒体に画像として形成したり、画像データを記憶装置１４に記憶したりする。

なお、コピー機能は、ＣＰＵ４１がスキャンユニット５４で得られた画像データを、画像形成ユニット５３で記録媒体に形成させることによって実現される。

Ｉ／Ｏ４５に接続されるユニットは図３に例示した各ユニットに限定されない。例えば、ユーザの声を認識する音声認識ユニット等をＩ／Ｏ４５に接続してもよい。この場合、ＣＰＵ４１はユーザの声によって指示された機能を実行する場合がある。

次に、図４を参照して、情報処理システム１００の動作について説明する。

図４は、業務データ生成機能が実行された場合に、ＣＰＵ４１によって実行される情報処理の流れの一例を示すフローチャートである。

情報処理を規定する情報処理プログラムは、例えば情報処理装置１０のＲＯＭ４２に予め記憶されている。情報処理装置１０のＣＰＵ４１は、ＲＯＭ４２に記憶される情報処理プログラムを読み込み、情報処理を実行する。

情報処理装置１０を用いた業務の分析対象はどのようなものであってもよいが、ここでは、ユーザが情報処理装置１０のファクシミリ機能を実行して原稿を送信した後、原稿の送信先に原稿が届いたかを確認する送達確認をどの程度行っているかを分析するため、ファクシミリ機能の実行を例にした情報処理システム１００の動作について説明する。

したがって、情報処理装置１０の不揮発性メモリ４４には、ファクシミリ機能の実行に伴い生成されたＤＭデータ２２が予め記憶されているものとする。

図５は、不揮発性メモリ４４に記憶されたＤＭデータ２２の一例を示す図である。図５に示すように、不揮発性メモリ４４には２０１８年３月３日１１時３４分６秒に、ファクシミリ番号が［ＸＸ－ＹＹＹＹ－ＺＺＺＺ］で示される送信先に対してファクシミリ送信が行われたことを示すＤＭデータ２２が記録されている。なお、ユーザが、自分が誰であるかを示すユーザ情報を情報処理装置１０に入力してファクシミリ送信を行った場合には、ＤＭデータ２２にはユーザ情報も記録される。

上述した分析を行うためには、原稿の送信先に原稿が届いたか確認する確認手段を有するＩｏＴ機器２０から、原稿の送達確認が行われたことを表すＩｏＴ履歴データ２４を取得すればよい。一方、当該送達確認は、原稿の送信を行ってから時間を空けずに実施されることが多い。したがって、例えば情報処理装置１０で原稿の送信が行われた時刻を始期とする指定期間（例えば３０分）内のＩｏＴ履歴データ２４をＩｏＴ機器２０から取得すればよい。

また、当該送達確認は確実性及び即時性が求められる傾向にあるため、いつ相手に確認されるかわからないメールに比べて、原稿の送信先の相手と直接会話が行える電話による確認が用いられることが多い。

したがって、ユーザは、例えばファクシミリ送信の時刻（図５の例では、２０１８年３月３日１１時３４分６秒）を始期とした指定期間内に含まれるＩｏＴ履歴データ２４で、かつ、電話の通話記録を表すＩｏＴ履歴データ２４という条件をフィルタリング条件１６として情報処理装置１０に登録しておく。指定期間の長さは、ユーザが自由に設定してよい。ここでは一例として、ＩｏＴ機器２０から取得するＩｏＴ履歴データ２４を電話の通話記録に限定して説明を行うが、メールの通信記録も取得するようにフィルタリング条件１６を設定してもよい。

フィルタリング条件１６は、情報処理装置１０のＣＰＵ４１で解釈される規定の条件式を用いて作成され、ユーザは作成した条件式を入力ユニット５２Ａから入力することで、フィルタリング条件１６を情報処理装置１０に登録する。

なお、ユーザは、例えば「ファクシミリ」及び「送達確認」というように、分析したい内容に関連するキーワードを入力ユニット５２Ａに入力してもよい。この場合、情報処理装置１０が公知の推論手法を用いて、ユーザが入力ユニット５２Ａに入力したキーワードからユーザが求める業務の分析内容を理解し、ＩｏＴ機器２０から分析に必要なＩｏＴ履歴データ２４を取得するためのフィルタリング条件１６を生成する。

また、例えばユーザの私物のＩｏＴ機器２０からはＩｏＴ履歴データ２４を取得しないように、ＩｏＴ履歴データ２４の収集対象となるＩｏＴ機器２０を情報処理装置１０に予め関連付けておく。これにより、検出されたＩｏＴ機器２０の各々からＩｏＴ履歴データ２４を取得する場合に比べて、分析に必要のないユーザの個人情報を取得することが抑制される。ここでは一例として、例えば会社から配布された業務用のスマートフォンがＩｏＴ履歴データ２４の収集対象となるＩｏＴ機器２０として情報処理装置１０に関連付けられているものとする。情報処理装置１０におけるＩｏＴ機器２０の関連付けは、情報処理装置１０がＩｏＴ機器２０を一意に識別する識別子、例えばＭＡＣアドレスを不揮発性メモリ４４に予め記憶しておくことで実現される。

まず、ステップＳ１０において、ＣＰＵ４１は、ＩｏＴ機器２０を検出したか否かを判定する。ＩｏＴ機器２０の検出の有無は、例えば情報処理装置１０が送信した接続要求に対するＩｏＴ機器２０からの応答の有無によって判定されるが、ＣＰＵ４１におけるＩｏＴ機器２０の検出方法はこれに限定されない。例えばＣＰＵ４１は、ＩｏＴ機器２０が送信した電文を検知することでＩｏＴ機器２０を検出してもよい。

ＩｏＴ機器２０が検出されなければステップＳ１０の判定処理を繰り返し実行して、ＩｏＴ機器２０の検出を継続する。一方、ＩｏＴ機器２０を検出した場合にはステップＳ２０に移行する。

ステップＳ２０において、ＣＰＵ４１は、ステップＳ１０で検出したＩｏＴ機器２０が情報処理装置１０に予め関連付けられているＩｏＴ機器２０か否か、すなわち、情報処理装置１０に登録されているＩｏＴ機器２０か否かを判定する。検出したＩｏＴ機器２０が情報処理装置１０に登録されているＩｏＴ機器２０か否かは、例えば検出したＩｏＴ機器２０のＭＡＣアドレスと、不揮発性メモリ４４に記憶されているＭＡＣアドレスを照合することで判定される。

検出したＩｏＴ機器２０が情報処理装置１０に登録されているＩｏＴ機器２０でない場合には、当該ＩｏＴ機器２０からＩｏＴ履歴データ２４を取得しても、目的とする分析に必要なＩｏＴ履歴データ２４は得られないため、ステップＳ１０に移行して他のＩｏＴ機器２０の検出を行う。一方、検出したＩｏＴ機器２０が情報処理装置１０に登録されているＩｏＴ機器２０の場合にはステップＳ３０に移行する。

ステップＳ３０において、ＣＰＵ４１は、登録済みのＩｏＴ機器２０からＩｏＴ履歴データ２４を受信し、受信したＩｏＴ履歴データ２４のうち、予め設定しておいたフィルタリング条件１６に適合するＩｏＴ履歴データ２４、すなわちＩｏＴ選別データ２８を取得する。ＣＰＵ４１は、取得したＩｏＴ選別データ２８を、例えば不揮発性メモリ４４に記憶する。

図６は、登録済みのＩｏＴ機器２０におけるＩｏＴ履歴データ２４の一例を示す図である。図６に示すように、このＩｏＴ機器２０には、ＷＥＢの閲覧記録と、電話の通話記録と、メールの送信記録を含むＩｏＴ履歴データ２４が記憶されている。このうち、電話の通話記録は、２０１８年３月３日１１時３５分５１秒の記録であり、これは図５に示したように、情報処理装置１０でファクシミリ送信が行われた時刻から指定期間内（例えば３０分）に記録されたＩｏＴ履歴データ２４である。

したがって、ＣＰＵ４１は、図６における電話の通話記録をフィルタリング条件１６に適合したＩｏＴ履歴データ２４として、例えば不揮発性メモリ４４に記憶する。これによりＩｏＴ選別データ２８が取得される。

図６に示した電話の通話記録を表すＩｏＴ履歴データ２４は一例であり、ＩｏＴ機器２０から電話を発信した場合の電話の通話記録には、例えば発信先電話番号、発信時刻、及び相手に電話をかけた時点のＩｏＴ機器２０の位置情報等が含まれてもよい。また、ＩｏＴ機器２０で電話を受信した場合の電話の通話記録には、受信元電話番号、受信時刻、相手から電話を受けた時点のＩｏＴ機器２０の位置情報等が含まれてもよい。

なお、検出したＩｏＴ機器２０が登録済みのＩｏＴ機器２０であっても、フィルタリング条件１６に適合したＩｏＴ履歴データ２４がなければ、ＩｏＴ履歴データ２４は不揮発性メモリ４４に記憶されない。

ステップＳ４０において、ＣＰＵ４１は、登録済みのＩｏＴ機器２０のうち、まだステップＳ１０で検出していないＩｏＴ機器２０が存在するか否かを判定する。登録済みのＩｏＴ機器２０で、まだ検出していないＩｏＴ機器２０が存在する場合には、当該ＩｏＴ機器２０にフィルタリング条件１６に適合するＩｏＴ履歴データ２４が記録されていることがあるため、ステップＳ１０に移行して他のＩｏＴ機器２０の検出を行う。

上記では一例として、情報処理装置１０がＩｏＴ機器２０から受信したＩｏＴ履歴データ２４の中から、フィルタリング条件１６に適合したＩｏＴ履歴データ２４を選別したが、例えば情報処理装置１０が登録済みのＩｏＴ機器２０の各々にフィルタリング条件１６を送信し、ＩｏＴ機器２０がフィルタリング条件１６に適合するＩｏＴ履歴データ２４を情報処理装置１０に送信してもよい。

図７は、不揮発性メモリ４４に記録されたファクシミリ送信のＤＭデータ２２と、フィルタリング条件１６を用いて取得した、当該ＤＭデータ２２で表されるファクシミリ送信が行われたことにより、ユーザがＩｏＴ機器２０で実行したと推定される内容を記録したＩｏＴ選別データ２８の例を示す図である。

ファクシミリ送信のＤＭデータ２２とＩｏＴ選別データ２８を組み合わせると、ファクシミリ送信が行われた１分４５秒後に電話による通話が行われていることから、ステップＳ５０において、ＣＰＵ４１は、例えば「ファクシミリ送信に対する確認の電話をした可能性あり」というように、ファクシミリ送信という業務の流れの中で原稿の送達確認が行われた可能性があることを示唆する業務データ２６を生成する。

一方、図８は、不揮発性メモリ４４に記録されたファクシミリ送信のＤＭデータ２２に対して、ＩｏＴ選別データ２８が取得されなかった場合の状況を示す図である。

この場合、ファクシミリ送信が行われた後に電話による通話が行われた形跡がないことから、ＣＰＵ４１は、例えば「ファクシミリ送信に対する確認の電話をしていない可能性あり」というように、ファクシミリ送信という業務の流れの中で原稿の送達確認が行われなかった可能性があることを示唆する業務データ２６を生成する。

そして、ステップＳ６０において、ＣＰＵ４１は、ステップＳ５０で生成した業務データ２６を分析サーバ３０に送信する。

業務データ２６を受信した分析サーバ３０では、業務データ２６と、場合によっては情報処理装置１０とは異なる他の装置から収集した情報を用いて、ユーザが情報処理装置１０でファクシミリ送信を行った場合のユーザの行動に関する傾向を分析し、分析結果を出力する。分析サーバ３０が出力する分析結果を検討することで、業務に関する課題が見つかる場合がある。例えば本実施の形態に係る分析結果からは、「ファクシミリ送信した原稿のうち、Ａ％は送達確認が行われていない」というような、情報処理装置１０の主要機能を実行して遂行される業務の課題が浮かび上がってくることになる。

業務データ２６を分析サーバ３０に送信したことにより、業務データ２６の生成に用いられたＩｏＴ選別データ２８、及び業務データ２６は不要となる。したがって、ステップＳ７０において、ＣＰＵ４１は、ステップＳ３０で取得したＩｏＴ選別データ２８、及びステップＳ５０で生成した業務データ２６を不揮発性メモリ４４から削除する。

しかしながら、分析サーバ３０の仕様によっては、一度送信した業務データ２６を再び送信するように分析サーバ３０から再送要求がくる場合も考えられる。したがって、ＣＰＵ４１は、ステップＳ６０で業務データ２６を分析サーバ３０に送信して予め設定された保持期間が経過した後に、ＩｏＴ選別データ２８及び業務データ２６の少なくとも一方を不揮発性メモリ４４から削除するようにしてもよい。

なお、ＩｏＴ選別データ２８及び業務データ２６の何れか一方を不揮発性メモリ４４から削除する場合、ＩｏＴ選別データ２８は複数のＩｏＴ機器２０から取得される場合があるため、ＩｏＴ選別データ２８を削除した方が、業務データ２６を削除するよりも業務データ生成機能に関連するデータが不揮発性メモリ４４の記憶容量を消費する割合が低下することになる。ここで、ＩｏＴ選別データ２８及び業務データ２６の保持期間は、本実施の形態における予め定めた期間の一例である。

以上により、図４に示した情報処理を終了する。

図４に示した情報処理では、ファクシミリ送信の時刻を始期とする指定期間内に含まれるＩｏＴ履歴データ２４で、かつ、電話の通話記録を示すＩｏＴ履歴データ２４という条件をフィルタリング条件１６に設定した。しかし、ＩｏＴ機器２０におけるＩｏＴ履歴データ２４の電話の通話記録に発信先電話番号及びＩｏＴ機器２０の位置情報が含まれる場合、発信先電話番号及びＩｏＴ機器２０の位置情報をフィルタリング条件１６に加えてもよい。

原稿をファクシミリで送信した相手のファクシミリ番号と当該相手の電話番号は、例えば市外局番及び市内局番が同じで加入者番号だけが異なる場合がある。したがって、図５に示したように、ファクシミリ送信のＤＭデータ２２に原稿を送信した送信先ファクシミリ番号が記録されている場合、上述したフィルタリング条件１６の設定条件に、更に「ファクシミリ番号の市外局番及び市内局番と同じ市外局番及び市内局番をもつ電話番号宛に発信しているＩｏＴ履歴データ２４を取得する」という設定条件を加えれば、情報処理装置１０で取得されるＩｏＴ履歴データ２４が更に選別される。すなわち、フィルタリング条件１６に電話番号に関する設定条件を加えない場合と比較して、業務データ生成機能に関連するデータが不揮発性メモリ４４の記憶容量を消費する割合が低下することになる。

また、ユーザは原稿をファクシミリで送信した後にファクシミリ送信の送達確認を行う場合、時間を置かずに確認する傾向があることから、原稿を送信した情報処理装置１０から例えば数１０メートルの範囲内というように、情報処理装置１０から近い場所で送達確認を行うことが多い。したがって、情報処理装置１０の位置情報が分かっている場合、上述したフィルタリング条件１６の設定条件に、更に「電話を発信した場合の位置情報が情報処理装置１０からＨｍ（Ｈは正数）内に含まれるＩｏＴ履歴データ２４を取得する」という設定条件を加えれば、情報処理装置１０で取得されるＩｏＴ履歴データ２４が更に選別される。すなわち、フィルタリング条件１６にＩｏＴ機器２０の位置情報に関する設定条件を加えない場合と比較して、業務データ生成機能に関連するデータが不揮発性メモリ４４の記憶容量を消費する割合が低下することになる。

また、場合によっては、ユーザはファクシミリ送信の送達確認を電話で行わず、ＩｏＴ機器２０に実装されている送達確認アプリケーションを通じて行うことも考えられる。したがって、送達確認アプリケーションのアプリケーション名をフィルタリング条件１６の設定条件に加えれば、アプリケーション名と共に送達確認アプリケーションが起動された記録を含むＩｏＴ履歴データ２４がＩｏＴ選別データ２８として情報処理装置１０で取得されることになる。

この他、ファクシミリ送信の送達確認を行うＩｏＴ機器２０が予め定められている場合には、ＩｏＴ機器２０に一意に割り当てられている識別子、例えば管理番号及びＭＡＣアドレス等をフィルタリング条件１６の設定条件に加えてもよい。例えばファクシミリ送信が行われた時刻から指定期間内に、ファクシミリ送信の送達確認の用途に用いられるＩｏＴ機器２０が利用されたことを記録したＩｏＴ履歴データ２４が取得されれば、情報処理装置１０では、ファクシミリ送信という業務の流れの中で原稿の送達確認が行われた可能性があることを示唆する業務データ２６が生成される。

なお、本実施の形態ではファックス送信の送達確認の状況を分析する例を用いて、情報処理装置１０で実行される情報処理を説明したが、業務の分析対象はこれに限られない。

例えば情報処理装置１０のファクシミリユニット５５で原稿を受信した場合に、原稿を受信したことを原稿の送信相手に連絡することがある。したがって、電話の通話記録を含んだＩｏＴ履歴データ２４をＩｏＴ機器２０から取得するようにフィルタリング条件１６を設定し、取得したＩｏＴ履歴データ２４と、ファクシミリを用いた原稿の受信記録を含むＤＭデータ２２を組み合わせることで、ファクシミリで原稿を受信した場合の受信確認の実施状況を示す業務データ２６が生成される。

また、業務の中でミスプリントが多いのではないかという仮説を検証するため、情報処理装置１０は、画像形成に関連したＤＭデータ２２と、シュレッダーのＩｏＴ履歴データ２４を組み合わせて業務データ２６を生成してもよい。

具体的には、情報処理装置１０で画像形成を行った記録媒体の内容に誤りがある場合、ユーザは情報処理装置１０から排出された紙等の記録媒体をシュレッダーで破棄することがある。したがって、シュレッダーのＩｏＴ履歴データ２４と、情報処理装置１０の画像形成に関連したＤＭデータ２２を組み合わせることで、ミスプリントの状況が分析される。

ユーザが内容に誤りのある記録媒体を破棄する場合、記録媒体に画像が形成されてから時間を置かずに破棄する傾向があることから、例えばシュレッダーが利用された時間、利用されたシュレッダーの位置情報を取得するフィルタリング条件１６を設定することで、分析に適したＩｏＴ履歴データ２４がシュレッダーから取得され、業務データ２６の生成に用いられる。

また、業務の中で書類の電子化が遅れているのではないかという仮説を検証するため、情報処理装置１０は、画像形成に関連したＤＭデータ２２と、例えばスマートフォンのようにユーザが携帯するＩｏＴ機器２０のＩｏＴ履歴データ２４を組み合わせて業務データ２６を生成してもよい。

書類の電子化が行われていない場合、情報処理装置１０の画像形成機能を用いて作成した書類を提出場所まで持っていくことになる。したがって、ユーザの位置情報を表すスマートフォンのＩｏＴ履歴データ２４と、情報処理装置１０の画像形成に関連したＤＭデータ２２を組み合わせることで、業務における書類の電子化状況が分析される。

具体的には、例えば情報処理装置１０での書類作成後の指定期間におけるスマートフォンの位置情報を取得するフィルタリング条件１６を設定することで、分析に適したＩｏＴ履歴データ２４がスマートフォンから取得され、業務データ２６の生成に用いられる。

情報処理装置１０で書類を作成した後、ユーザが総務部に行く傾向を示す業務データ２６が生成されれば、例えば総務部へ提出する書類の電子化が遅れているといった分析が分析サーバ３０において行われることになる。

以上、実施の形態を用いて本発明について説明したが、本発明は実施の形態に記載の範囲には限定されない。本発明の要旨を逸脱しない範囲で実施の形態に多様な変更又は改良を加えることができ、当該変更又は改良を加えた形態も本発明の技術的範囲に含まれる。例えば、本発明の要旨を逸脱しない範囲で処理の順序を変更してもよい。

また、本実施の形態では、一例として情報処理をソフトウエアで実現する形態について説明したが、図４に示したフローチャートと同等の処理を、例えばＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）に実装し、ハードウエアで処理させるようにしてもよい。この場合、情報処理をソフトウエアで実現した場合と比較して、処理の高速化が図られる。

また、上述した実施の形態では、情報処理プログラムがＲＯＭ４２にインストールされている形態を説明したが、これに限定されるものではない。本発明に係る情報処理プログラムは、コンピュータ読み取り可能な記憶媒体に記録された形態で提供することも可能である。例えば、本発明に係る情報処理プログラムを、ＣＤ(Compact Disc)－ＲＯＭ、又はＤＶＤ(Digital Versatile Disc)－ＲＯＭ等の光ディスクに記録した形態で提供してもよい。また、本発明に係る情報処理プログラムを、ＵＳＢメモリ及びフラッシュメモリ等の半導体メモリに記録した形態で提供してもよい。更に、情報処理装置１０は通信回線２又は通信回線４に接続される図示しない外部装置から本発明に係る情報処理プログラムを取得するようにしてもよい。

２（４）・・・通信回線、１０・・・情報処理装置、１１Ａ・・・画像形成機能部、１１Ｂ・・・ファクシミリ機能部、１１Ｃ・・・スキャン機能部、１１Ｄ・・・コピー機能部、１１Ｅ・・・プリント機能部、１２・・・ＤＭデータ収集部、１３・・・記憶部、１４・・・記憶装置、１５・・・取得部、１６・・・フィルタリング条件、１７・・・生成部、１８・・・送信部、１９・・・制御部、２０・・・ＩｏＴ機器、２２・・・ＤＭデータ、２４・・・ＩｏＴ履歴データ、２６・・・業務データ、２８・・・ＩｏＴ選別データ、３０・・・分析サーバ、４０・・・コンピュータ、４１・・・ＣＰＵ、４２・・・ＲＯＭ、４３・・・ＲＡＭ、４４・・・不揮発性メモリ、５１・・・通信ユニット、５２・・・操作ユニット、５２Ａ・・・入力ユニット、５２Ｂ・・・表示ユニット、５３・・・画像形成ユニット、５４・・・スキャンユニット、５５・・・ファクシミリユニット、１００・・・情報処理システム

Claims (10)

1. 電子機器で生成された第１の履歴情報から、予め定めた条件に適合した第１の情報を取得する取得部と、
   前記取得部で取得した前記第１の情報を記憶装置に記憶する記憶部と、
   前記記憶部で前記記憶装置に記憶された前記第１の情報と、機能の実行に伴い生成された第２の履歴情報を組み合わせることによって得られる第２の情報を外部装置に送信する制御を行う制御部と、
   を備えた情報処理装置。
2. 前記制御部は、前記第２の情報を前記外部装置に送信した後、前記記憶装置から前記第１の情報を削除するように前記記憶部を制御する
   請求項１記載の情報処理装置。
3. 前記制御部は、前記第２の情報を前記外部装置に送信した後、予め定めた期間経過後に前記記憶装置から前記第１の情報を削除するように前記記憶部を制御する
   請求項２記載の情報処理装置。
4. 前記予め定めた条件が、前記第１の履歴情報から、前記情報処理装置を用いた業務内容に密接に関連すると推定される前記第１の情報を取得するための条件に設定された
   請求項１～請求項３の何れか１項に記載の情報処理装置。
5. 前記機能は前記情報処理装置が有する機能であり、
   前記第１の情報が、前記情報処理装置が有する機能の実行に伴って前記電子機器でユーザによって実行されるものと推定される予め定めた行動が行われたことによって前記電子機器に記憶された履歴情報である
   請求項４記載の情報処理装置。
6. 前記取得部は、前記情報処理装置と予め関連付けられている前記電子機器から行動の履歴情報を取得する
   請求項５記載の情報処理装置。
7. 前記第１の履歴情報に前記電子機器で行動が行われた場合の位置情報が含まれ、
   前記取得部は、前記位置情報が前記情報処理装置から予め定めた範囲内に含まれる前記電子機器から行動の履歴情報を取得する
   請求項５又は請求項６記載の情報処理装置。
8. 前記第２の情報が、前記情報処理装置が有する機能が実行された後の、前記電子機器による通信の完了に関する確認状況を示す情報である
   請求項５～請求項７の何れか１項に記載の情報処理装置。
9. 前記第１の情報に、通信先の情報、通信時刻、及び前記電子機器の位置情報の少なくとも１つが含まれる
   請求項５～請求項８の何れか１項に記載の情報処理装置。
10. コンピュータを、請求項１～請求項９の何れか１項に記載の情報処理装置の各部として機能させるための情報処理プログラム。

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