KR100780558B1 - 팩스문서 관리시스템 및 그 방법, 그리고 그 방법이 기록된기록매체 - Google Patents

팩스문서 관리시스템 및 그 방법, 그리고 그 방법이 기록된기록매체 Download PDF

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Abstract

본 발명은 네트워크를 이용한 팩스문서 관리시스템 및 그 방법, 그리고 그 방법이 기록된 기록매체에 관한 것이다.
더욱 상세하게는 전화망과 네트워크를 통하여 팩스 또는 PC팩스로 송수신되는 모든 팩스 데이터를 송수신하고 저장하는 팩스서버와, 상기 팩스서버로부터 팩스문서를 수신한 후 네트워크를 이용하여 실시간으로 상기 해당 수신처로 전송하는 팩스 FTP서버와, 사용자의 등록정보를 저장하고 있고, 상기 팩스서버로부터 송수신되는 팩스문서에 관련된 정보만을 수신하여 저장하는 팩스 DB서버와, 상기 팩스서버와 연동되어 해당 수신처에 설치되며, 해당 수신처에 수신된 팩스문서의 원본파일을 수신받아 저장하고, 해당 팩스문서가 편집되어 업무처리가 완료된 후 그 관련내용을 상기 팩스서버로 전송하는 원본서류 서버PC와, 상기 해당 수신처에 수신된 팩스문서를 관리하는 관리자PC 및 상기 해당 수신처에서 팩스문서를 수신 및 팩스문서를 작성하여 송신하고 수신된 팩스문서의 업무처리를 위하여 편집, 스케줄, 문서전달, 공지사항, 거래처 관리 등의 다양한 기능을 수행하는 PC팩스로 구성된 팩스문서 관리시스템과 그 방법, 그리고 그 방법을 기록한 기록매체를 제공한다.
팩스, 팩스문서, 팩스서버, 팩스FTP서버, PC팩스, 팩스DB서버

Description

팩스문서 관리시스템 및 그 방법, 그리고 그 방법이 기록된 기록매체{FAX document management system and the method ,and the store device which records a method}
도 1은 본 발명의 바람직한 일 실시예에 따른 팩스문서 관리시스템의 전체적인 구성을 나타내는 도면이다.
도 2는 본 발명에 따른 서버/클라이언트에 설치되는 프로그램의 내부 블럭 구성을 나타내는 도면이다.
도 3은 본 발명의 바람직한 일 실시예에 따른 팩스문서를 PC팩스에서 작성한 후 발송하는 순서를 나타내는 도면이다.
도 4는 본 발명의 다른 바람직한 일 실시예에 따른 팩스문서를 수신하여 편집처리하는 순서를 나타내는 도면이다.
도 5는 본 발명에 따른 미비된 팩스문서를 수신하여 편집처리하는 순서를 나타내는 도면이다.
도 6은 본 발명에 따른 잘못 수신된 팩스문서를 처리하는 순서를 나타내는 도면이다.
*** 도면의 주요부분에 대한 부호의 설명 ***
110 : 원본서류 서버PC 120, 210 : 관리자PC
130, 220 : PC팩스 132 : 제어모듈
134 : 수정모듈 136 : 팩스모듈
300 : 팩스FTP서버 400 : 팩스DB서버
500 : 팩스서버 510 : TCP통신모듈
520 : FTP통신모듈 530 : 서버/클라이언트 통신모듈
540 : 감시모듈 550 : 관리모듈
600 : 교환기 810, 910 : 팩스1
본 발명은 네트워크를 이용한 팩스문서 관리시스템 및 그 방법, 그리고 그 방법이 기록된 기록매체에 관한 것이다.
더욱 상세하게는 전화망이나 네트워크를 통해 팩스나 PC팩스를 이용하여 주고받는 팩스 데이터를 하나의 파일로 팩스서버에 저장한 후 해당 송수신처(대리점, 판매점 등)에서 관리자PC나 PC팩스를 이용하여 여러 사용자가 파일을 공유하여 편집하고 업무처리 속도를 높일 수 있는 팩스문서 관리시스템 및 그 방법을 제공한다.
일반적으로 개인 또는 기업, 회원가입 등 대부분의 견적서나 서류들은 팩스를 통하여 전송되고 있으며, 문서의 수신은 팩스기를 이용하거나 팩스 모뎀이 장착 된 컴퓨터를 통하여 이루어지고 있다. 팩스를 송신하고자 할 때 사용자는 송신하고자 하는 문서를 팩스에 장착하고 수신팩스 번호를 다이얼링하면 된다.
최근에는 가정 또는 작은 사무실에서 생계를 꾸려가기 위한 소호족이 급격히 늘어나고 있는 실정이고, 방송이나 인터넷을 통하여 강의를 수강하는 대학생이 교수로부터 간단한 교육자료를 수신하거나, 보험사의 생활설계사가 보험의뢰인의 인적자료를 수신하기 위해서 가끔 팩스기가 필요하나, 컴퓨터와 인터넷이 일반화되어 있는 요즘 팩스문서의 송신은 모뎀이 부착된 컴퓨터로 간단히 해결될 수 있다.
하지만, 셀룰라폰, PCS폰 등의 휴대폰으로 특정 통신업체에 가입을 원하는 신청자들의 신청서를 접수하여 휴대폰의 개통업무까지 수행하는 통신업체의 대리점이나 판매점들은 하루에 처리하는 팩스문서만 해도 수백건에 이른다. 특히, 팩스 송신을 자주 이용하게 되는 경우, 수신 팩스 번호를 일일이 체크하고 다이얼링하는 것은 여간 번거로운 일이 아니다. 수신측 팩스가 통화 중이거나 통화 불능인 경우에는 수신 팩스 번호를 반복적으로 다이얼링해야 하거나 한 장의 문서를 100군데의 다른 판매점으로 보낼 경우 팩스기기 앞에서 하나씩 보내야만 하기 때문에 다른 업무를 처리하지 못하는 문제점이 있었다.
또한, 팩스기를 통한 문서 수신의 경우, 수신 시에 발생하는 소음과 토너의 역한 냄새, 그리고 먼지 때문에 소수의 전산 담당자들이 두통과 어지러움증을 호소하고, 또한 업무처리 시 모니터와 문서를 번갈아 보는 것 때문에 목의 통증을 호소하고, 보통 수신된 팩스문서는 하나의 문서로만 출력이 되기 때문에 어떤 사람이 문서를 가지고 있는지 알아야만 업무처리가 가능하고. 바쁜 시간에 들어오는 팩스 문서는 분실하기가 다반사고, 처리속도 또한 많이 딜레이가 되는 문제점이 있었다.
특히, 팩스문서의 자동인쇄로 인하여 인쇄용지와 토너를 수시로 채워줘야 하고 이를 소홀히 할 경우나 야간에 운영자가 없을 때 중요한 문서의 수신이 안되어 낭패를 당하는 경우도 있고, 열 전사 용지인 경우 얼마의 시간이 지나면 문서의 글자가 흐릿하거나 아예 지워져 버리기도 한다. 팩스 모뎀이 창착된 컴퓨터를 이용하여 팩스를 수신할 수도 있으나 이 경우 컴퓨터를 항상 켜놓아야 하기 때문에 문서 수신이 그리 많지 않은 개인의 경우 사용하는 빈도가 매우 낮은 형편이고, 위와 같은 팩스문서 수신의 경우, 반드시 지정된 장소에 위치한 팩스기나 컴퓨터에서만 본인에게 전송된 문서를 취할 수 있기 때문에 요즘과 같은 글로벌 시대에 신속하고 장소에 구애받지 않는 업무진행에 많은 장애가 있을 수 있다는 문제점이 있었다.
본 발명은 상술한 바와 같은 문제점을 해결하기 위하여 안출된 것으로, 팩스나 PC팩스를 이용하여 송수신되는 모든 팩스 데이터를 하나의 원본 파일로 수신하여 팩스서버에 저장하고, 송수신처의 관리자PC나 PC팩스를 이용하여 여러 사용자가 팩스문서를 공유하여 편집하고 업무를 체계적으로 처리할 수 있는 팩스문서 관리시스템 및 그 방법을 제공하는 데 그 목적이 있다.
상술한 바와 같은 목적은, 팩스 또는 PC팩스로 송수신되는 팩스문서를 관리 하는 시스템과 그 방법, 그리고 그 방법이 기록된 기록매체에 있어서, 전화망과 네트워크를 통하여 상기 팩스 또는 PC팩스로 송수신되는 모든 팩스 데이터(팩스문서번호, 팩스문서, 발신자, 수신자, 일자, 페이지수 등)를 수신하여 저장하고, 전화망 또는 네트워크를 이용하여 해당 수신처(대리점, 판매점 등)로 전송하는 팩스서버와, 상기 수신된 팩스 데이터 중 상기 팩스서버로부터 팩스문서를 수신한 후 네트워크를 이용하여 실시간으로 상기 해당 수신처(대리점, 판매점 등)로 전송하는 팩스 FTP서버와, 최초 팩스문서 관리시스템을 사용하기 위한 사용자의 등록정보를 저장하고 있고, 상기 수신된 팩스 데이터 중 상기 팩스서버로부터 송수신되는 팩스문서에 관련된 정보(팩스문서번호, 발신자, 수신자, 일자, 페이지수 등)만을 수신하여 저장하는 팩스 DB서버와, 상기 팩스서버와 연동되어 해당 수신처(대리점, 판매점 등)에 설치되며, 해당 수신처(대리점, 판매점 등)에 수신된 팩스문서의 원본파일을 수신받아 저장하고, 해당 팩스문서가 편집되어 업무처리가 완료된 후 그 관련내용을 상기 팩스서버로 전송하는 원본서류 서버PC와, 상기 해당 수신처(대리점, 판매점 등)에 수신된 팩스문서를 관리하고, 팩스문서의 업무처리를 위하여 사용자별실적, 수신처별실적, 송수신실적, 공지사항, 그룹별실적, 일자별, 월별, 지역별실적 및 다양한 그래프 등 삭제문서 관리 및 복구기능을 수행하는 관리자PC 및 상기 해당 수신처(대리점, 판매점 등)에서 팩스문서를 수신 및 팩스문서를 작성하여 송신하고, 수신된 팩스문서의 업무처리를 위하여 편집(선그리기, 90도회전, 180도회정, 문자편집), 스케줄, 문서전달, 공지사항, 거래처 관리 등의 다양한 기능을 수행하는 PC팩스를 포함하는 관리시스템이 제공되고,
상기 PC팩스에서 워드프로세서를 이용하여 팩스문서를 작성한 후 팩스문서를 발송하는 단계와, 상기 팩스문서를 발송하기 위해 사용자의 정보를 입력하는 단계와, 상기 사용자의 정보를 입력받아 상기 팩스D/B서버에 기 저장된 사용자 정보와 일치하면 상기 팩스문서번호를 부여한 후 상기 팩스문서를 전송하는 단계와, 상기 발송한 팩스문서를 상기 팩스서버에 저장하는 단계를 포함하는 팩스문서 송신방법과,
상기 PC팩스를 이용하여 상기 팩스서버에 접속하기 위해 사용자의 정보를 입력하는 단계와, 상기 사용자의 정보를 상기 팩스D/B서버로 전송하여 기 저장된 사용자의 정보와 비교판단하는 단계와, 상기 사용자의 정보가 일치하면 상기 원본서류 서버를 가동하고, 사용자의 수신처(대리점, 판매점 등)로 온 팩스문서를 수신하는 단계와, 상기 사용자의 수신처(대리점, 판매점 등)로 수신된 팩스문서를 실시간으로 상기 PC팩스의 화면에 표시하고 확인하는 단계와, 상기 사용자의 수신처(대리점, 판매점 등)로 수신된 팩스문서를 편집하여 업무처리하는 단계와, 업무처리가 완료된 상기 팩스문서에 처리유형, 고객명, 메모사항을 입력한 후 상기 팩스문서를 상기 원본서류 서버에 저장하는 단계와, 상기 원본서류 서버에 저장한 후 수신된 팩스문서의 업무처리가 완료되었음을 알리는 정보와 편집되어 업무처리가 완료된 상기 팩스문서를 상기 팩스서버로 전송하는 단계와, 상기 수신된 정보와 상기 팩스문서를 저장하고 정상처리 되었음을 알리는 단계를 포함하는 관리방법이 제공되고,
상기 PC팩스를 이용하는 사용자의 정보를 입력받고, 상기 사용자의 정보를 상기 팩스D/B서버에 기 저장된 사용자의 정보와 비교판단하는 기능과, 상기 비교결 과, 상기 사용자의 정보가 일치하면 각 수신처(대리점, 판매점 등) 또는 각 회사에 설치된 원본서류 서버를 가동하여 상기 사용자의 수신처(대리점, 판매점 등)로 온 팩스문서를 수신하는 기능과, 상기 사용자의 수신처(대리점, 판매점 등)로 수신된 팩스문서를 실시간으로 상기 PC팩스의 화면에 표시하고 확인할 수 있도록 하는 기능과 수신되어 대기하고 있는 팩스문서가 있을 경우, 단문메시지(SMS)와 팩스(FAX)를 이용하여 관리부서에도 알리는 기능과, 상기 수신된 팩스문서가 미비할 때(페이지 수 등)는 보류함에 임시 저장한 후 상기 팩스문서의 미비된 서류를 수신하여 완전한 팩스문서로 생성하는 기능과 상기 완전한 팩스문서를 편집하여 업무처리 한 후 상기 팩스서버로 편집내용과 편집된 팩스문서를 전송하는 기능과, 상기 사용자의 수신처(대리점, 판매점 등)로 수신된 팩스문서를 편집하여 업무처리하는 기능과 상기 수신된 팩스문서가 업무와 상관없는 팩스문서(광고물 등)일 경우, 그 팩스문서를 삭제하고 상기 원본서버 서류에 삭제된 내용을 저장한 후 삭제된 팩스문서의 정보를 상기 팩스서버로 전송하고, 상기 팩스서버에서는 수신된 팩스문서의 정보를 이용하여 해당 팩스문서를 삭제하는 기능과, 상기 업무처리 된 팩스문서에 처리유형, 고객명, 메모사항을 입력한 후 편집된 팩스문서를 상기 원본서류 서버에 저장하는 기능과, 상기 수신된 팩스문서의 업무처리가 완료되었음을 알리는 정보와 편집된 팩스문서를 상기 팩스서버로 전송하는 기능과, 상기 수신된 정보와 편집된 팩스문서를 저장하고 정상처리 되었음을 알리는 기능을 실현시키기 위한 프로그램을 기록한 기록매체를 제공함으로써 달성된다.
본 발명에 사용되어지는 '팩스문서'는 팩스나 PC팩스를 이용하여 전화망과 네트워크를 통하여 송수신되는 모든 팩스 데이터들 중 해당 수신처와 관련된 업무를 위한 서류들을 지칭하는 용어로 사용된다.
상기 팩스 데이터는 팩스문서를 보내기 위해 첨부되는 팩스문서번호, 팩스문서, 발신자, 수신자, 발신일자, 발신시간, 페이지수 등을 포함하는 용어로 사용된다.
상기 수신처는 상기 팩스나 상기 PC팩스를 이용하여 상기 팩스문서를 송수신하여 상기 팩스문서와 관련된 업무를 처리하는 각 지역의 회사, 대리점, 판매점, 영업점 등을 포함한다.
이하 도면을 참조하여 본 발명의 바람직한 일 실시예에 따른 팩스문서 관리시스템과 그 방법에 대해서 더욱 상세하게 설명한다.
도 1은 본 발명의 바람직한 일 실시예에 따른 팩스문서 관리시스템의 전체적인 구성을 나타내는 도면이다. 도 1을 참조하여 더욱 상세하게 설명하면,
본 발명은 원본서류 서버PC(110), 관리자PC(120, 210), PC팩스(130,220), 팩스FTP서버(300), 팩스DB서버(400), 팩스서버(500) 등을 포함하여 구성된다.
상기 원본서류 서버PC(110)는 수신처(대리점, 판매점 등)의 선택에 의하여 상기 팩스서버(500)와 연동되어 해당 수신처(대리점, 판매점 등)에 설치되며, 해당 수신처(대리점, 판매점 등)에 수신된 팩스문서의 원본파일을 수신받아 저장하고, 해당 팩스문서가 편집되어 업무처리가 완료된 후 그 관련내용을 상기 원본서류 서 버PC로 저장하는 기능을 수행한다.
특히 상기 원본서류 서버PC(110)는 해당 수신처(대리점, 판매점 등)에서 원하지 않을 경우는 각 회사에 설치된 상기 팩스서버(500)에 포함되거나 연동되어 별도의 원본서류 서버(도시안됨)를 설치할 수 있다. 상기 원본서류 서버에는 해당 수신처별로 송수신된 팩스문서의 원본서류가 분류되어 저장되어 있다.
상기 관리자PC(120, 210)는 상기 해당 수신처(대리점, 판매점 등)의 관리자나 사용자에 의해 원본서류나 실시간으로 수신된 팩스문서를 관리하고, 상기 팩스문서를 수신한 후 편집하고 업무처리를 완료한 문서를 사용자별실적, 수신처별실적, 송수신실적, 공지사항, 그룹별실적, 일자별, 월별, 지역별실적 및 다양한 그래프 등 삭제문서 관리 및 복구기능을 총건수, 편집, 원본서류 등의 다양한 기능을 제공하여 상기 관리자나 사용자가 원활한 업무수행을 할 수 있도록 한다.
상기 PC팩스(130, 220)는 상기 해당 수신처(대리점, 판매점 등)의 사용자에 의해 팩스문서를 수신하고 또한, 상기 PC팩스(130, 220)의 워드프로세서(워드, 아래한글 등)를 이용하여 팩스문서를 작성하여 송신하고, 수신된 팩스문서의 업무처리를 위하여 총건수, 편집, 원본서류조회 및 등록, 스케줄, 문서전달, 공지사항, 거래처 관리, 메신져, SMS 등의 다양한 기능을 수행한다.
상기 팩스FTP서버(300)는 상기 수신된 팩스 데이터 중 상기 팩스서버로부터 네트워크를 통하여 상기 해당 수신처의 PC팩스(130, 220)로 해당 팩스문서를 실시간으로 전송하기 위해 상기 팩스문서를 수신한 후 상기 해당 수신처(대리점, 판매점 등)로 전송하는 기능을 수행한다.
상기 팩스DB서버(400)는 최초 팩스문서 관리시스템을 사용하기 위한 사용자의 등록정보를 입력받아 저장하고 있고, 상기 수신된 팩스 데이터 중 상기 팩스서버(500)로부터 송수신되는 팩스문서에 관련된 정보(팩스문서번호, 발신자, 수신자, 일자, 페이지수 등)만을 수신하여 저장하는 기능을 수행한다.
상기 팩스서버(500)는 전화망과 네트워크를 통하여 상기 팩스 또는 PC팩스로 송수신되는 모든 팩스 데이터(팩스문서번호, 팩스문서, 발신자, 수신자, 일자, 페이지수 등)를 수신하여 저장하고, 상기 전화망 또는 네트워크를 이용하여 해당 수신처(대리점, 판매점 등)로 전송하는 기능을 수행한다.
특히, 상기 팩스서버(500)는 상기 팩스문서를 각 수신처별로 분류하여 원본서류로 저장하는 원본서류 서버(도시안됨)를 포함하는 것이 특징이다. 상기 원본서류 서버에는 상기 송수신되는 모든 팩스문서를 하나의 파일(컴퓨터가 인식할 수 있는 데이터)로 만들어 해당 수신처별로 분류하여 저장하고, 필요시 원본서류를 제공하고, 상기 원본서류의 편집내용이나 업무처리 결과 등을 저장하고 있다.
도 2는 본 발명에 따른 서버/클라이언트에 설치되는 프로그램의 내부 블럭 구성을 나타내는 도면이다. 도 2를 참조하여 더욱 상세하게 설명하면,
먼저, 클라이언트 프로그램이 설치되는 상기 PC팩스(130, 220)에 대해서 설명하면,
상기 PC팩스(130, 220)는 일반적으로 인터넷 접속이 가능한 단말기로 본 발명의 클라이언트 프로그램이 설치되어 운영되는데 제어모듈(132), 수정모듈(134), 팩스모듈(136)을 더 포함하여 구성된다.
상기 제어모듈(132)은 수신된 팩스문서를 편집 및 관리하기 위해 제공되는 내문서, 보류함, 스케줄, 원본서류, 문서전달, 공지사항, 거래처관리, T2m조회, 메신져, 판매점 등록, 기본데이터 조회 등의 전반적인 기능을 제어하는 기능을 수행한다.
상기 수정모듈(134)은 상기 수신된 팩스문서를 처리하기 위해 상기 수신처(대리점, 판매점 등)의 사용자가 직접 편집할 수 있는 기능과 처리유형, 고객명, 메모사항 등과 같은 추가 입력사항을 기록할 수 있는 다양한 기능을 제공한다.
상기 팩스모듈(136)은 상기 해당 수신처로 송수신되는 상기 팩스문서나 거래처를 상기 PC팩스(130, 220)에서 실시간으로 체크하여 알리는 기능을 수행한다.
다음으로, 서버 프로그램이 설치되는 팩스서버에 대해서 설명하면,
상기 팩스서버(500)는 일반적으로 각 회사에 설치되어 상기 팩스문서의 송수신을 중계하는 서버로 TCP통신모듈(510), FTP통신모듈(520), 서버/클라이언트 통신모듈(530), 감시모듈(540), 관리모듈(550)을 더 포함하여 구성된다.
상기 TCP통신모듈(510)은 네트워크를 통해 송수신되는 모든 팩스 데이터에 관한 정보를 상기 팩스D/B서버(400)나 상기 PC팩스(130, 220)로 송수신하기 위한 인터페이스를 제공하는 기능을 수행한다.
상기 FTP통신모듈(520)은 상기 네트워크를 통해 송수신되는 팩스문서를 상기 팩스FTP서버(300)를 이용하여 실시간으로 전송하기 위한 인터페이스를 제공하는 기 능을 수행한다.
상기 서버/클라이언트 통신모듈(530)은 상기 PC팩스(130, 220)나 관리자PC(120, 210)에서 처리되는 다양한 팩스문서의 업무처리(편집, 스케줄, 원본서류, 문서전달, 공지사항, 거래처 관리 등)를 위해 상기 팩스서버(500)와의 인터페이스를 제공한다.
상기 감시모듈(540)은 상기 PC팩스(130, 220)나 관리자PC(120,210)를 통하여 접속하는 모든 사용자의 로그기록과 사용내역을 감시하기 위한 기능을 수행한다.
상기 관리모듈(550)은 상기 PC팩스(130, 220)나 관리자PC(120, 210)를 통하여 접속하는 모든 사용자의 정보를 관리하고, 상기 모든 사용자의 인증여부를 판단하는 기능을 수행한다.
특히, 상기 팩스서버(500)는 각 수신처(대리점, 판매점 등)에 수신되는 원본 팩스문서를 분류하여 저장하고, 상기 원본서류 서버PC(110)와 연동되어 관리되는 원본서류 서버(도시안됨)를 더 포함하여 이루어지는 것이 특징이다.
또한, 상기 팩스서버(500)는 상기 수신되는 팩스 데이터를 네트워크를 통해 전송하기 위해 상기 팩스FTP서버로(300)는 팩스문서만을 전송하고, 상기 팩스 DB서버로(400)는 송수신되는 팩스문서에 관련된 정보(팩스문서번호, 발신자, 수신자, 일자, 페이지수 등)만을 전송하기 위한 장치를 더 포함하여 이루어지는 것이 특징이다.
이하, 상기와 같이 구성된 본 발명의 팩스문서 관리시스템을 이용하여 상기 팩스문서를 송수신하고 관리하는 방법을 상세하게 설명한다.
도 3은 본 발명의 바람직한 일 실시예에 따른 팩스문서를 상기 PC팩스(130, 220)에서 작성한 후 발송하는 순서를 나타내는 도면이다. 도 3을 참조하여 팩스문서를 발송하는 방법을 더욱 상세하게 설명하면,
팩스문서를 발송하고자 하는 상기 수신처(대리점, 판매점 등)의 사용자는 상기 PC팩스(130, 220)에서 워드나 아래한글 등의 워드프로세서를 이용하여 팩스문서를 작성한 후 상기 작성된 팩스문서를 발송하고자 하면(S302),
상기 사용자가 상기 팩스문서를 발송하기 위해 상기 팩스문서 관리시스템에 로그인하면 된다. 상기 사용자는 사용자의 로그인 정보를 요구하는 상기 PC팩스의 화면에서 최초 등록된 사용자의 정보를 입력 하면된다(S304).
상기 입력된 사용자의 정보는 상기 팩스D/B서버(400)에 기 저장된 사용자 정보를 검색하여 비교 후 일치하면(S306), 상기 사용자가 작성한 팩스문서에 팩스문서번호를 부여한 후 상기 팩스문서를 해당 수신처(대리점, 판매점 등)로 발송하고(S308), 상기 발송한 팩스문서를 상기 팩스서버(500)에 자동적으로 각 수신처별로 분류되어 저장되게 된다(S310). 만약 일치하지 않으면, 사용자 등록을 요구하거나 자동적으로 종료하게 된다.
도 4는 본 발명의 다른 바람직한 일 실시예에 따른 팩스문서를 수신하여 편집처리하는 순서를 나타내는 도면이다. 도 5는 본 발명에 따른 미비된 팩스문서를 수신하여 편집처리하는 순서를 나타내는 도면이다. 도 6은 본 발명에 따른 잘못 수신된 팩스문서를 처리하는 순서를 나타내는 도면이다. 도 4 내지 도 6을 참조하여 본 발명의 팩스문서를 편집 및 관리하는 방법을 더욱 상세하게 설명하면,
각 수신처(대리점, 판매점 등)에서 사용자가 상기 PC팩스(130, 220)를 이용하여 상기 팩스서버(500)에 접속하여 수신된 팩스를 확인하기 위해 사용자의 정보를 입력하게 된다(S402).
상기 사용자의 정보를 입력받아 상기 팩스D/B서버(400)에 기 저장된 사용자의 정보를 검색한 후 비교판단하여 일치하면(S404),
상기 해당 수신처(대리점, 판매점 등)에 수신된 팩스문서의 원본서류를 저장하고 있는 해당 수신처의 원본서류 서버를 가동하고, 해당 사용자의 수신처(대리점, 판매점 등)로 온 팩스문서를 수신하게 된다(S406).
상기 사용자가 상기 사용자의 수신처(대리점, 판매점 등)로 수신된 팩스문서를 실시간으로 상기 PC팩스(130, 220)의 화면에 표시된 내용을 확인하면 되는데(S408), 수신 대기하고 있는 팩스문서가 있을 경우, 단문메시지(SMS)와 팩스(FAX)를 이용하여 자동적으로 관리부서에 알릴 수도 있다.
만약, 수신된 팩스문서가 미비할 때(페이지 수 등)는(S410) 미비된 서류를 수신할 때까지 보류함에 저장하게 된다(S502). 상기 PC팩스(130, 220)에서 상기 팩스문서의 미비된 서류를 수신하게 되면 완전한 팩스문서로 생성하게된다(S504). 상기 사용자는 상기 완전한 팩스문서를 이용하여 업무에 필요한 형식으로 편집한 후 처리(휴대폰의 경우 개통처리)하고(S506), 상기 팩스서버로 팩스문서의 편집내용과 편집된 팩스문서를 전송하여 저장하게 된다(S508).
상기 사용자가 상기 사용자의 수신처(대리점, 판매점 등)로 수신된 팩스문서가 완전하면, 상기 수신된 팩스문서가 해당 사용자의 수신처(대리점, 판매점 등)인지를 확인하게 되는데(S412),
만약, 상기 수신된 팩스문서가 업무와 상관없는 팩스문서(광고물 등)일 경우는, 그 상기 원본서버 서류에 삭제된 내용을 저장한 후 삭제될 팩스문서의 정보를 상기 팩스서버로 전송할 준비를 하고(S602), 상기 PC팩스(130, 220)에서 상기 잘못 수신된 팩스문서를 삭제하면(S604) 상기 팩스서버로 전송하여 상기 팩스서버에 저장되어 있는 잘못 수신된 팩스문서를 삭제하게 된다(S606).
상기 수신된 팩스문서가 해당 사용자의 수신처(대리점, 판매점 등)이면, 수신된 팩스문서를 상기 사용자의 업무형식에 맞게 편집 처리하고 필요시 휴대폰 등을 개통처리하게 된다(S414).
상기 업무처리가 완료되면 상기 관리자나 사용자는 상기 팩스문서에 처리유형, 고객명, 메모사항을 입력한 후 상기 팩스문서를 상기 원본서류 서버에 저장하고(S416).
상기 수신된 팩스문서의 업무처리가 완료되었음을 알리는 정보와 편집되어 업무처리가 완료된 상기 팩스문서를 상기 팩스서버로 전송하게 된다(S418).
상기 팩스서버에서는 상기 수신된 정보와 상기 팩스문서를 저장하고 정상처리 되었음을 상기 PC팩스로 전송하게 된다(S420).
상기와 같이 상기 사용자의 수신처(대리점, 판매점 등)로 수신되어 편집되어 업무처리가 완료된 모든 팩스문서는 상기 원본서류 서버에 저장되어 있어, 상기 사용자가 언제든지 필요 시 또는 다수의 사용자가 동시에 상기 원본서류를 불러와서 업무를 처리 할 수 있다.
이상과 같이, 본 발명은 비록 한정된 실시예와 도면에 의해 설명되었으나, 본 발명은 이것에 의해 한정되지 않으며 본 발명이 속하는 기술분야에서 통상의 지식을 가진 자에 의해 본 발명의 기술 사상과 아래에 기재될 특허 청구범위의 균등 범위내에서 다양한 수정 및 변형이 가능함은 물론이다.
상술한 바와 같이 본 발명인 팩스문서 관리시스템과 방법은, 팩스나 PC팩스로 송수신되는 모든 팩스문서가 하나의 파일로 관리가 되기 때문에 별도의 문서창고가 필요없고 문서의 분실을 막을 수 있으며, 원본 팩스문서의 빠른 검색과 여러 사용자가 파일을 공유하여 실시간으로 편집 및 업무처리를 수행할 수 있어 업무의 효율성을 높일 수 있는 효과가 있다.
다른 효과로는, 팩스문서 출력에 따른 소음 및 토너 냄새 그리고 복사용지 때문에 발생하는 먼지 등이 제거되며, 또한, 토너와 용지에 대한 비용과 시간을 절약할 수 있는 효과가 있고,
또 다른 효과로는, 불필요한 팩스문서를 출력할 필요가 없고, 여러 수신자들에게 동시에 동보전송할 수 있고, 수신자별 지정을 통해 문서보안을 유지할 수 있 고, 실시간으로 팩스 수신을 알 수가 있고, 장소에 제한없이 수신된 팩스를 확인할 수 있는 효과가 있다.

Claims (10)

  1. 팩스 또는 PC팩스로 송수신되는 팩스문서를 관리하는 시스템에 있어서,
    네트워크를 통해 송수신되는 모든 팩스 데이터에 관한 정보를 팩스D/B서버나 PC팩스로 송수신하기 위한 인터페이스를 제공하는 TCP통신모듈과, 송수신되는 팩스문서를 팩스FTP서버를 이용하여 실시간으로 전송하기 위해 제공되는 FTP통신모듈과, PC팩스나 관리자PC에서 처리되는 다양한 팩스문서의 업무처리(편집, 스케줄, 문서전달, 공지사항, 거래처 관리 등)를 위한 인터페이스를 제공하는 서버/클라이언트 통신모듈과, PC팩스나 관리자PC를 통하여 접속하는 모든 사용자의 로그기록과 사용내역을 감시하기 위한 감시모듈 및 PC팩스나 관리자PC를 통하여 접속하는 모든 사용자의 정보를 관리하고, 모든 사용자의 인증여부를 판단하는 관리모듈과 각 수신처(대리점, 판매점 등)에 수신되는 원본 팩스문서를 분류하여 저장하는 원본서류 서버를 포함하여, 전화망과 네트워크를 통하여 팩스 또는 PC팩스로 송수신되는 모든 팩스 데이터(팩스문서번호, 팩스문서, 발신자, 수신자, 일자, 페이지수 등)를 수신하여 저장하고, 전화망 또는 네트워크를 이용하여 해당 수신처(대리점, 판매점 등)로 전송하는 팩스서버;
    상기 수신된 팩스 데이터 중 상기 팩스서버로부터 팩스문서를 수신한 후 네트워크를 이용하여 실시간으로 상기 해당 수신처(대리점, 판매점 등)로 전송하는 팩스 FTP서버;
    최초 팩스문서 관리시스템을 사용하기 위한 사용자의 등록정보를 저장하고 있고, 상기 수신된 팩스 데이터 중 상기 팩스서버로부터 송수신되는 팩스문서에 관련된 정보(팩스문서번호, 발신자, 수신자, 일자, 페이지수 등)만을 수신하여 저장하는 팩스 DB서버;
    상기 팩스서버와 연동되어 해당 수신처(대리점, 판매점 등)에 설치되며, 해당 수신처(대리점, 판매점 등)에 수신된 팩스문서의 원본파일을 수신받아 저장하고, 해당 팩스문서가 편집되어 업무처리처리가 완료된 후 그 관련내용을 상기 팩스서버로 전송하는 원본서류 서버PC;
    상기 해당 수신처(대리점, 판매점 등)에 수신된 팩스문서를 관리하고, 팩스문서의 업무처리를 위하여 편집, 사용자별실적, 수신처별실적, 송수신실적, 공지사항, 그룹별실적, 일자별, 월별, 지역별실적 및 다양한 그래프 등 삭제문서 관리 및 복구기능을 총건수, 편집, 원본서류 등의 다양한 기능을 수행하는 관리자PC; 및
    상기 해당 수신처(대리점, 판매점 등)에서 팩스문서를 수신 및 팩스문서를 작성하여 송신하고, 수신된 팩스문서의 업무처리를 위하여 편집, 스케줄, 문서전달, 공지사항, 거래처 관리 등의 다양한 기능을 수행하는 PC팩스; 를 포함하여 이루어지는 팩스문서 관리시스템.
  2. 삭제
  3. 제 1 항에 있어서, 상기 팩스 서버는
    상기 수신되는 팩스 데이터를 네트워크를 통해 전송하기 위해 상기 팩스 FTP서버로는 팩스문서만을 전송하고, 상기 팩스 DB서버로는 송수신되는 팩스문서에 관련된 정보(팩스문서번호, 발신자, 수신자, 일자, 페이지수 등)만을 전송하기 위한 장치를 더 포함하여 이루어지는 팩스문서 관리시스템.
  4. 제 1 항에 있어서, 상기 PC팩스는
    수신된 팩스문서를 관리하기 위해 제공되는 내문서, 보류함, 스케줄, 원본서류, 문서전달, 공지사항, 거래처관리 등의 전반적인 기능을 제어하는 제어모듈;
    상기 수신된 팩스문서를 상기 수신처(대리점, 판매점 등)의 사용자가 직접 편집하여 처리하기 위한 수정모듈; 및
    실시간으로 송수신되는 상기 팩스문서의 수신 및 거래처 체크 등의 기능을 수행하는 팩스모듈; 를 포함하여 이루어지는 팩스문서 관리시스템.
  5. PC팩스에서 팩스문서를 송신하는 방법에 있어서,
    (a) 상기 PC팩스에서 워드프로세서를 이용하여 팩스문서를 작성한 후 팩스문서를 발송하는 단계;
    (b) 상기 팩스문서를 발송하기 위해 사용자의 정보를 입력하는 단계;
    (c) 상기 사용자의 정보를 입력받아 상기 팩스D/B서버에 기 저장된 사용자정보와 일치하면 상기 팩스문서번호를 부여한 후 상기 팩스문서를 전송하는 단계;
    (d) 상기 발송한 팩스문서를 상기 팩스서버에 저장하는 단계; 를 포함하여 이루어지는 팩스문서 관리방법.
  6. PC팩스에서 수신되는 팩스문서를 관리하는 방법에 있어서,
    (A) 상기 PC팩스를 이용하여 팩스서버에 접속하기 위해 사용자의 정보를 입력하는 단계;
    (B) 상기 사용자의 정보를 팩스D/B서버로 전송하여 기 저장된 사용자의 정보와 비교판단하는 단계;
    (C) 상기 사용자의 정보가 일치하면 원본서류 서버를 가동하고, 사용자의 수신처(대리점, 판매점 등)로 온 팩스문서를 수신하는 단계;
    (D) 상기 사용자의 수신처(대리점, 판매점 등)로 수신된 팩스문서를 실시간으로 PC팩스의 화면에 표시하여 확인할 수 있도록 하고, 대기하고 있는 팩스문서가 있을 경우, 단문메시지(SMS)와 팩스(FAX)를 이용하여 관리부서에 알리는 단계;
    (E) 상기 사용자의 수신처(대리점, 판매점 등)로 수신된 팩스문서를 편집하여 업무처리하고, 수신된 팩스문서가 업무와 상관없는 팩스문서(광고물 등)일 경우, 그 팩스문서를 삭제하고 원본서버 서류에 삭제된 내용을 저장한 후 삭제된 팩스문서의 정보를 팩스서버로 전송하여 해당 팩스문서를 삭제하는 단계;
    (F) 업무처리가 완료된 팩스문서에 처리유형, 고객명, 메모사항을 입력한 후 팩스문서를 원본서류 서버에 저장하는 단계;
    (G) 상기 원본서류 서버에 저장한 후 수신된 팩스문서의 업무처리가 완료되었음을 알리는 정보와 편집되어 업무처리가 완료된 팩스문서를 팩스서버로 전송하는 단계;
    (H) 상기 수신된 정보와 팩스문서를 저장하고 정상처리 되었음을 알리는 단계; 를 포함하여 이루어지는 팩스문서 관리방법.
  7. 삭제
  8. 제 6 항에 있어서, 상기 (D)단계는
    (D-1) 수신된 팩스문서가 미비할 때(페이지 수 등)는 보류함에 저장하는 단계;
    (D-2) 상기 팩스문서의 미비된 서류를 수신하여 완전한 팩스문서로 생성하는 단계;
    (D-3) 상기 완전한 팩스문서를 편집하여 업무처리 한 후 상기 팩스서버로 편집내용과 편집된 팩스문서를 전송하는 단계; 를 더 포함하여 이루어지는 것을 특징으로 하는 팩스문서 관리방법.
  9. 삭제
  10. 팩스나 PC팩스에서 수신되는 팩스문서의 관리방법 프로그램을 기록한 컴퓨터로 읽을 수 있는 기록매체에 있어서,
    (a) 상기 PC팩스를 이용하는 사용자의 정보를 입력받고, 상기 사용자의 정보를 상기 팩스D/B서버에 기 저장된 사용자의 정보와 비교판단하는 기능;
    (b) 상기 비교결과, 상기 사용자의 정보가 일치하면 각 수신처(대리점, 판매점 등) 또는 각 회사에 설치된 원본서류 서버를 가동하여 상기 사용자의 대리점으로 온 팩스문서를 수신하는 기능;
    (c) 상기 사용자의 수신처(대리점, 판매점 등)로 수신된 팩스문서를 실시간으로 상기 PC팩스의 화면에 표시하고 확인할 수 있도록 하는 기능과 수신되어 대기하고 있는 팩스문서가 있을 경우, 단문메시지(SMS)와 팩스(FAX)를 이용하여 관리부서에도 알리는 기능;
    (d) 상기 수신된 팩스문서가 미비할 때(페이지 수 등)는 보류함에 임시 저장한 후 상기 팩스문서의 미비된 서류를 수신하여 완전한 팩스문서로 생성하는 기능과 상기 완전한 팩스문서를 편집하여 업무처리 한 후 상기 팩스서버로 편집내용과 편집된 팩스문서를 전송하는 기능;
    (e) 상기 사용자의 수신처(대리점, 판매점 등)로 수신된 팩스문서를 편집하여 업무처리하는 기능과 상기 수신된 팩스문서가 업무와 상관없는 팩스문서(광고물 등)일 경우, 그 팩스문서를 삭제하고 상기 원본서버 서류에 삭제된 내용을 저장한 후 삭제된 팩스문서의 정보를 상기 팩스서버로 전송하고, 상기 팩스서버에서는 수신된 팩스문서의 정보를 이용하여 해당 팩스문서를 삭제하는 기능;
    (f) 상기 업무처리 된 팩스문서에 처리유형, 고객명, 메모사항을 입력한 후 편집된 팩스문서를 상기 원본서류 서버에 저장하는 기능;
    (g) 상기 수신된 팩스문서의 업무처리가 완료되었음을 알리는 정보와 편집된 팩스문서를 상기 팩스서버로 전송하는 기능;
    (h) 상기 수신된 정보와 편집된 팩스문서를 저장하고 정상처리 되었음을 알리는 기능; 을 포함하는 것을 특징으로 하는 팩스문서 관리방법 프로그램을 기록한 컴퓨터로 읽을 수 있는 기록매체.
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