JP2001524715A - 文書制御及び送信システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 地理的に離れた場所に存在するサービスセンタ１０の設立に関する情報を含む作成及び普及するための方法であり、各サービスセンタに制御コンピュータ、機能的に分割可能なコンピュータクライアントメモリ１８、電子送信装置２４、ファクシミリ受送信装置、メモリからデータを印刷するためのプリンタ２０を配置し、クライアントメモリの一部分が複数のクライアントの各々に指定され、各クライアントメモリ部分が、作成する文書の部分を示す記憶されたデータとなる。クライアントからの要求に応じて、文書が作成され、１以上の使用可能な送信技術によって、１以上の指定された受信者に送信される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の分野】

本発明は、学習システムにより送信速度を増加するために、また、文書制御シ
ステムを提供して送信された文書をＯＣＲにかける必要を排除するために、多量
な電子メール、ファクシミリ、データ編集又は文書を、迅速且つ多量に自動的に
作成し、広範囲に散在している受信者へと多量に送信するためのシステムに関す
るものである。

【０００２】

【発明の背景】

あらゆるビジネスのオペレーションにおいて、多くの種類の本質的にレターフ
ォームである文書を、内容を若干変えて、多くの異なる個人又はビジネスに向け
られて送信することが必要である。今日、１つの共通の中心位置において、又は
幾つかのこのような位置においてこれらの文書を作成し、郵便によって送信する
こと、即ち郵便サービス、又は、まれな場合においてクーリエサービスのような
同等の組織を使って送信することは慣習的である。このステップにおいて、個人
は、ますます非効率的になり、高額になり、また環境的に不利になる、例えばし
ばしば非常に長距離をわたる航空機やトラックによって毎年受け取る膨大な量の
郵便物を配達するために多大な労力とその他の資料を使う郵送サービスの成すが
ままである。

【０００３】 このコストに加えて、多大な時間が頻繁に関連する。これは、手紙を合衆国を
横断し、又は国際的に配達しなければならない場合には特にあてはまり、手紙の
量をさばくための郵便サービスの価値ある努力に関係なく、この遅れが時間と共
に大きくなる。

【０００４】 代わりの技術を用いることも可能である。例えば、ファクシミリ送信（ファッ
クス）及び電子メール（Ｅメール）である。しかし、これらの使用は何れも国際
的ではなく、ほとんどの人が郵便住所を持っているが、多くの人は、Ｅメールを
受信するためのコンピュータへのアクセスを有しておらず、ファクシミリ受信装
置も備えていない。更に、これらの技術には別の不利点がある。ファクシミリで
は、通話地域外の送信を行う場合にかなりの経費がかかってしまう。Ｅメールは
、１日の内の混まない時間に使用する場合には安価で迅速であるが、しかし、受
信者がしようとしない限り、「ハード」（印刷された）コピーを自動的に作成す
ることはできず、またある状況下では、受信者によって故意に、又は偶然に変更
されることが可能であり、フォーマットは送信者によって完全に制御可能ではな
い。

【０００５】 郵便サービス、Ｅメール、ファクシミリ、又はその他の手段といった送信モー
ドに関係なく、特に不経済でほとんど世界規模な発生は同情報の送信である。例
えば、通常のビジネスレターをファクシミリで送信する場合、送信者がある種の
ヘッディングを使用することが慣習である。ヘッディングは専門的レターヘッド
、又はビジネスレターヘッドの何れか、又は送信者の同定を含んだ特別のヘッデ
ィングである。受信者がこの情報を得ることが重要であるが、長距離にかけて非
常に大量のデータ送信トラフィックが、この同じ情報を何度も繰返し送信するこ
とによって消費される。

【０００６】 あらゆるビジネスにおいて、また、多くの個人状況においては、受送信した通
信の記録を有することが可能な、また、このようなあらゆる通信を回復すること
が可能な、なんらかの文書制御システムが非常に重要である。

【０００７】

【発明の概要】

従って、本発明の目的は、あらゆる複数の文書の可能な送信手段によって、選
択された受信者に対して、大規模な所定の可変又は固有の内容の任意の複数文書
を繰返し、迅速且つ安価に準備及び送信を行うシステムを提供することである。

【０００８】 本発明の更なる目的は、標準ロゴ又はテキスト、及び／又は標準グラフィック
の繰返しの送信を徹底的に減らすためのシステムを提供することである。

【０００９】 本発明の更に別の目的は、学習システムによって送信速度を増加することであ
る。

【００１０】 本発明のまた別の目的は、スタンドアロン型システムとして使用される、或い
は、データ送信システムと組合せて使用される文書制御システムを提供すること
である。

【００１１】 更なる目的は、遠隔グラフィック作成のアクセス及び制御と、グラフィックの
記憶装置を提供することである。

【００１２】 更に別の目的は、このシステムの結果を変換するためのＯＣＲの使用を排除す
ることである。

【００１３】 簡略的に説明したが、本発明は地理的に離れた距離に複数のサービスセンタを
設立し、各サービスセンタに制御コンピュータ、機能的に分割可能なコンピュー
タクライアントメモリ、メモリから所望のデータの文書出力を作成するための手
段するためのステップを有する情報を作成及び普及する方法である。クライアン
トメモリの一部分は、複数のクライアントの各々に指定され、各クライアントメ
モリ部分は、作成する文書の部分を備えた記憶されたデータである。クライアン
トから受信した要求に応じて、選択された文書は指定の受信者に送信される。文
書出力は、印刷されたコピーの形式、Ｅメール又はファクシミリのような電子送
信、或いはその他の形式のデータ編集であってよい。

【００１４】

【好ましい実施形態の説明】

本発明によってこれら及びその他の目的が得られる方法の完全な理解を提供す
るために、複数の有利な実施形態について、本開示内容の一部分を形成する添付
の図面を参照にして説明する。

【００１５】 まず、図１を参照すると、本発明の実現には、サービスセンタ１０と呼ばれる
複数の設備の確立が含まれる。これらの数、サイズ、位置は変更することが可能
であるが、以下の説明からわかるように、このようなセンタを人口が集中した場
所、或いはその付近に配置することが有益であると考えられる。サービスセンタ
は、それが正式なネットワークに組織されている場合でも、又は「必要に応じて
」の使用である場合でも、普通電話回線のような通信ライン１２のネットワーク
によって相互に接続している。

【００１６】 個々の企業又はその他の組織が、自己使用のための独自のサービスセンタを設
けること、又は両サイド間に直接の通信リンクを設けることは可能であるが、本
発明の実現の最も有効な方法は、サービスセンタを設立し、これを顧客に対して
、個別支払い基準で、又はその他の支払い基準で利用可能にする、という、電話
通信会社のようなサービス会社のためのものである。この方法でなら、大規模の
ビジネス同様、非常に小規模のビジネスもこのシステムを効率的に利用すること
が可能である。ここでは、システムの利用者をクライアントと呼ぶ。これには、
個人、商会或いは企業が含まれる。それでも、地理的に離れた支社又は事業部は
、企業外の通信用以外に、企業内にも通信用の独自のサービスセンタを設立する
ことが経済的に有益であることがわかるであろう。また、「サービスセンタ」と
いう用語は、このような企業内施設又はあらゆるクライアント間の利用を含むこ
とがわかるであろう。

【００１７】 図１のサービスセンタの内の１つにブロックフォームで示しているように、各
々のサービスセンタ１０には、幾つかの主要な装置が設けられている。サービス
センタが設備の揃ったものであったとしても、これが必ずしも必要というわけで
はなく、また、より多くの活動を有するセンタが、特別な必要性に合った、複数
のコンピュータ、より大規模なメモリ設備、追加の送信及び受信装置を要する可
能性は非常に高い。電話機の印１６で示すように、この装置は、他のサービスセ
ンタ、クライアントとの通信インターフェースを構成する１以上の制御コンピュ
ータ１４を備えている。機能的且つおそらく物理的に、各々が個々のクライアン
トの専用となることができる個別の部門に分割可能なコンピュータメモリ１８が
コンピュータと接続している。記憶装置の一部分は、全てのクライアントとつな
げることが可能であり、全てのクライアントが要求するデータを備えている。ま
た、各センタは１以上のプリンタ２０を備えており、このプリンタは、メモリ１
８から受信した情報を印刷するためにコンピュータ制御下で動作する。１枚の紙
の印２２で示している印刷された印刷物は、メーリング装置２４へと運ばれる。
メーリング装置２４は様々な形態のものであってよいが、その中にはプリンタ出
力を扱い、受信者への物理的な運搬を準備するための装置が含まれる。メーリン
グ装置の正確な性質は、当然、使用する運搬のモードによって決定される。封筒
と共に複数部分の文書を印刷するための自動装置が市販されている。或いは、印
刷物を人が折って封筒に入れることもできる。

【００１８】 本発明によるシステムの使用ステップは、システム内で扱う顧客宛の通信のタ
イプを決定することから始まる。この方法でなら様々な種類の通信を扱うことが
できるが、説明の目的で、簡素なフォームのレターを使用する。クライアントに
よって、又はクライアントのためにフォームレターが作成され、そのクライアン
ト専用のサービスセンタメモリの１部内に記憶される。メモリ部分の専用使用は
、安全面と機密性の理由から望ましいと考えられる。そのクライアント用として
、受信者のリストも記憶される。各受信者は、ある分類同定を持ってメモリと関
連している。

【００１９】 フォームレターは、住所を挿入する範囲、又は、準備の段階で与えられる指示
に従って完了される範囲、例えば金額等を挿入するその他の範囲を備えることが
できる。このシステムを使用するために、クライアントは、ここで記憶アクセス
と編集コードと呼ぶ一連の指示を、電話又はサービスセンタとのコンピュータリ
ンクによってサービスセンタに対して与える。安全性及び請求目的のために、記
憶アクセスと編集コードはクライアントの同定を備えている。これにより、コン
ピュータ１４が、システムメモリの正式な部分内で編集される文書スケルトンフ
ォームのレターを検索する。記憶アクセス及び編集コードも、例えば、請求書な
どのこの特定のクライアント用に記憶されているものから選んだ、使用するフォ
ームレター、クライアント側が記憶している受信者のリスト、特定のフォームレ
ターに適した記憶されたフレーズと共に、請求する金額、そして最後に、指示が
完了したことを制御コンピュータに知らせる「エンド」コードを認識する。指示
は、多数の受信者と、それぞれについての金額を含むことができるが、ここでは
、単一の受信者を例にとって説明することが適切である。

【００２０】 エンドコードを受信したら、制御コンピュータはフォームレターを編集し、こ
れを住所情報及びその他の情報、又はステップ中に行った選択と合し、次に、レ
ターを印刷してこれをメーリング装置又は人事へと送る。上述したように、シス
テムの文書出力は、印刷した文書よりも、むしろ電子フォーム、又は印刷文書に
電子フォームを追加したものである。従って、上記のステップで作成した文書は
、ファクシミリを受信できる設備を備えた、又は例えばＡＳＣＩＩによって、フ
ァクシミリ・電話番号がわかっている受信者に対して、例えばファクシミリによ
って電子的に送信できる。

【００２１】 特に重要なのは、特定のクライアントが特定の状況において使用するサービス
センタ（１以上）が、受信者（１人又はそれ以上）に最も近いものであるという
事実である。従って、１つのメーリング内の１つのクライアントは複数のサービ
スセンタを使用することができ、各々のセンタが、そこから最も近い範囲内の受
信者のために使用され、これにより、送信された各レター、ファクシミリ、Ｅメ
ール又はデータ編集が、最短距離を使って最短時間において送信される。この目
的のために、あるクライアント用のメーリングリストが最初に作成された際に、
又は、更新された際に、住所が、それに最も近いセンタに対して分配され、各セ
ンタが、この住所に適したフォームレターを記憶する。

【００２２】 送信された１以上の編集されたフォームを注文するため、又はデータを更新す
るための何れかの目的で、通信目的のために、クライアントは常に、最も近いサ
ービスセンタと連絡することができ、次に、その最も近いサービスセンタ内の制
御コンピュータが、センタ間のネットワークを介して、適切なその他のセンタと
情報通信することができる。

【００２３】 サービスセンタの地理的分散は全国規模であっても、国境を越えたものであっ
てもよい。従って、例えば国際郵便における運送時間は数日又は数週間かかるこ
ともあるため、このシステムを使った情報の世界規模の分配は、システムを最大
限に使用するものである。本発明のシステムを用いれば、運送時間は１日、又は
それ以下になる。

【００２４】 国際分配では、文書を適切な言語で送信することが重要であり、これは即ち、
目的の地理的場所の言語で作成され、記憶されなければならない。

【００２５】 この相当な計画と準備には、本発明によるシステムを完全に利用する必要があ
ることが明確であろう。しかし、クライアントによるこのシステムの使用が、最
低限のマージングと、データの挿入しか必要としない最も簡素なフォームから開
始し、例えば挿入する文書の複数の選択といった、より複雑な文書を使用したも
のになっていくため、これは全く問題がない。

【００２６】 この単純な例から、ある顕著な利点が明白になる。第１に、クライアントは短
く、低コストの通話をするだけである。第２に、記憶アクセスと編集コードを形
成する一連の情報を、通話を行う前に、単純なフォーマットにおいて準備するこ
とができ、この準備はパーソナルコンピュータ等において簡単に行える。次に、
この一連の作業が完了したら、一度に全てを、非常に短時間で送信することがで
きる。第３に、各レター、Ｅメール、ファクシミリ、又はデータ編集のための文
書がサービスセンタによって編集及び印刷されると、レター等が、そのサービス
センタに関係した受信者に送信される。従って、サービスセンタが国際的に分散
している場合には、国際郵便又は国際電話にかかる費用をかけることなく、そし
て、クライアントの所在地に関係なく、レター、ファクシミリ、又は電子送信を
、本質的に同時にドイツのハンブルグ、オハイオ州のクリーブランドにおいて受
信することができる。

【００２７】 クライアントは記憶アクセスと編集コードを提供するだけでその文書の変更又
は挿入が完了するので、文書の準備に要する時間が短くなる。このシステムの出
力側における配送時間はずっと短いため、受信側での送信時間も短い。従って、
システムの両サイドにおいて時間を節約することができ、この送信速度の増加は
、改善した技術によって実現されるその他の速度増加によって捕捉されることが
可能である。

【００２８】 我々のほとんどが、例えば、レターの一般的なレイアウトについて精通してい
るため、本発明の目的のためにこれを詳細にみてみることが有益である。図２は
、このシステムでの使用に検討されるレターの慣例の構成を示す。各々の構成は
、仕上がり文書の所定場所に配置され、ラベル付きボックスによって表されてい
る。ほとんどのレターは、最上部分にロゴを備えている。ロゴのサイズは多種で
あるが、特定のクライアント用のスタンダードであるか、又は、クライアントが
独自のロゴを使用する複数の事業部又は部署を持つ場合、似たような幾つかのロ
ゴの中から選ぶことができる。ここで使用するように、「ロゴ」という用語は会
社の商標、屋号、及び／又はシンボル、専門レターヘッド、又は単純にクライア
ント名と住所を含む。ヨーロッパ諸国では、慣習的にレターヘッドに記載される
情報、また上述の目的のために「ロゴ」に含まれる情報は、取引銀行、その企業
が公式に登録された登録番号である。本発明の目的のために、クライアントのメ
モリセクションは、作成する全ての指定文書で使用するロゴ（１以上）を記憶す
る。

【００２９】 次のアイテムは、サービスセンタにおいて、従来のワード処理プログラムで自
動的に挿入することができる日付である。所望であれば、異なる国間の時差と日
付の差を考慮することもでき、これにより文書は適切な日付、又は送信者側と受
信者側の両方の日付を記すことが可能である。これは、送信する文書が法的重要
性を有するものである場合には特に重要である。例えば、メリーランドにいるク
ライアントが、３月１４日の午後１０時にその地域のサービスセンタに対して、
３月１４日期限に間に合わせるドイツ宛の文書のリクエストを送ったとする。そ
のドイツ宛文書は３月１５日の午前４時以降に受け取られるだろうが、その文書
に３月１４日の自動送信者側日付スタンプがあれば期限に間に合うことになる。

【００３０】 次は、受信者の名前と住所である。これは、レターがこのシステムで１グルー
プの受信者に送信され、そのグループがクライアントによって所定されており、
承認されていると考える。従って、このフィールドは、レターが作成された統合
機能によって完了する。

【００３１】 多くの場合、次に「サブジェクト」ラインがきて、その後に挨拶が続く。挨拶
は、受信者の名前と住所フィールドからの情報部分を採用することができる。次
に、各受信者へのレターをカスタマイズするための挿入を含んだ、レターの内容
又はメッセージを作成する。特定タイプのフォームレターには、金額、日付、又
は時間の間隔といった特定数の挿入が必要である。

【００３２】 メッセージが結びで締め括られたら、送信者の署名のコピーを印刷した署名ブ
ロックが続く。最後に、そのレターになにか添付物があれば、また配布もレター
の最下部に示される。他の構成部分も存在するが、差し当たり、前述の説明で十
分である。

【００３３】 好ましくは、レター又はその他のフォームのこのような文書を作成するために
、クライアントは記憶アクセスと編集コードを作成及び送信する。各クライアン
トは、サービスセンタのオペレータによって指示された記憶アクセスと編集コー
ドを標準フォーマットで作成する。或いは、コードフォーマットを選択するか、
又は個々のクライアントが使用するようにカスタマイズする。異なるクライアン
トに異なるコードフォーマットを与えることは機密性の上で有益であり、電子的
にシステムへの不許可アクセスを行おうとする人物にとってこれをより困難にす
る。各クライアントについて記憶アクセスの全ての構成部分と編集コードを使用
する必要はないが、様々な構成部分のための場所はコード内の特定のシーケンス
に含まれているため、所望であればこれを使用することができる。使用しない場
合には、「スキップ」シンボルを挿入することができる。図３は、必要な機能を
実行する記憶アクセスと編集コードの可能なシーケンスである。これは、クライ
アントのニーズに従って、経験に基づいた指示によって、順序を再整理すること
ができ、機能を追加又は削除することができ、又は１つのコードで全てをカバー
することができる。

【００３４】 速度の増加は、単一記憶されたあらゆるデータ要素及びグラフィック（例えば
、ロゴ）からのものと同様に、送信するあらゆるレター（テキスト及び／又は数
字及び／又はグラフィック）用の単一全体クロスリファレンス編集コードを作成
することにより達成できる。例えば「Dear Sir」で始まるレターは、「Dear Madam
」で始まるものとは１００％同一のレターとは異なる全体の単一アクセスと編集 コードを備えており、これは唯一の例外である。

【００３５】 所望であればレイアウトを変更するか、スクリーン上で組立てることが可能な
ことを述べるべきであろう。これは遅いが、一方で、新規のクライアントを提供
する可能性、又は古いものに基づいた新規のレイアウトを開発する可能性が提供
されるべきである。手動のステップにおいて、レター等のためのデータは、メニ
ュー指示、即ちロゴ、日付、住所等の位置を手動で選択することによって画定す
ることができる。

【００３６】 図３では、記憶アクセスと編集コードの各部分は、ラベル付けしたブロックに
よって図示されている。第１構成部分の１つは、使用するメモリ範囲の認識を容
易にし、機密性とサービスセンタの請求ステップの必要性を収容するのに十分な
情報を伴ったクライアントの同定でなければならない。次の構成部分は、フォー
ムタイプと呼ばれる、使用するフォームレターのカテゴリの同定である。実際の
フォームレターは既に作成され、サービスセンタのメモリ内に、可変データの挿
入の必要性を示すため、適切な場所にあるコードと共に常住し、又は、レター又
はその他の文書用の構成部分がプログラムによって記憶及びコンパイルされる。

【００３７】 記憶アクセスと編集コードの別の部分は、文書又はその一部分に使用する言語
を同定することができる。或いは、特定の受信者が常に適切な言語で文書を受信
できるように、言語コードは各アドレスと関連することができる。次に、受信者
グループ又はカテゴリを同定することができる。これは、受信者を予めグループ
化し、そのグループ（１以上）を同定することにより行える。又はアドレスを個
人のある特徴の同定（収入レベル、興味、等）と関連させることができ、制御コ
ンピュータに受信者リストから指定の特徴を持つ受信者を分類させたままで、特
徴を特定することにより受信者のセットを同定することができる。

【００３８】 署名ブロック（このクライアントについて１つ以上ある場合）に名前を挿入し
、あらゆる添付物、例えば広告材料又は特別なオファー、あらゆる配布可能物を
表示する。

【００３９】 挿入するメッセージ内に固有なデータがある場合、この情報に１以上の受信者
名と相関するテーブルを備えることができる。好ましくは、作成及び１度のメー
リングで送信する任意のレターグループについて、ストリングに添付物として提
供されるメッセージ挿入のような補助情報と共に記憶アクセス及び編集コードと
してコードストリングが１つだけ作成される。しかし、レターが様々な挿入又は
応用を伴ってより複雑である場合には、各レターについて個別のストリングが必
要である可能性がある。これにより記憶アクセスと編集コードストリングは長く
なってしまうが、分配の利点は得ることができる。

【００４０】 上述した記憶アクセス及び編集コードストリングは、例えば、所定の意味を持
つ特殊シンボルを伴った１連のアルファニューメリック・シンボル(alphanumeri
c symbols)から成る。ストリングは、クライアントの同定Ａｃ８％^*で始まり、 セパレータシンボル＃、フォームタイプＧ３２、別のセパレータ、言語コードＤ
Ｅ、別のセパレータ、そして受信者グループと続いてもよい。従ってストリング
は、例えばＡｃ８％^*＃Ｇ３２＃ＤＥ＃ＸＶ４…であってもよい。別の目的のた めのコマンドの作成に詳しい人物にとっては、応用及び異なるアプローチが明白
になるであろう。

【００４１】 このシステムの目的は、各クライアントが、各々の受信者について適切な挿入
でカスタマイズすることが可能な文書のライブラリを作成でき、その後何度も再
使用することができるようにすることである。しかし、上記したように、この「
ライブラリ」は実際には多数のフレーズ又は文章から成る仮想ライブラリであっ
てよい。従って、あるタイプのレターは、レターが必要な場合に組立てられる１
５の記憶文章から選択された文章で成ることができる。この場合、記憶アクセス
と編集コードにおいて、クライアントは、制御コンピュータに望ましい最終文書
を同定し、制御コンピュータが、単純なプログラムの制御下で、構成部分ライブ
ラリからこの文書を組立てる。あらゆるコンピュータシステムについて、メイン
のものが使用不可能になった際に使用できるバックアップメモリシステム、又は
常駐メモリを提供することが賢明である。

【００４２】 システムが、記憶装置内に、各クライアントについて過去全ての書込みを備え
ていることにより、システムによって学習される更なる形態を許容する。システ
ムは、記憶した文書を検索し、様々なフレーズと文章がどの位の頻度で使用され
るかをカウントする個別のプログラムを備えることができる。頻繁に使用される
か、又は選択された回数よりも多く使用されるこれらは、サービスセンタに記憶
され、書込み者のコンピュータシステムで使用可能である。次に、ユーザによっ
て同様のフレーズ又は文章がタイピングされ、機械がこれを頻繁に使用されるフ
レーズの１つとして認識し、サービスセンタにこのフレーズを同定するショート
コードをユーザに送信する。書込み及び記憶される文書が多いほど、送信するべ
き文書はより少なくなるため、これにより、送信されるべき文書が更に少なくな
る。これは、ビジネス文脈のほとんどのライタが、同じフレーズを何度も使用す
る傾向があるという事実を認めるものである。結局、多くの完全なレターがこの
カテゴリに入る。

【００４３】 本発明の特筆すべき利点は、特定の通信リンクに関係する各々のサービスセン
タにおいて文書のテキスト（コード）を記憶する能力である。従って、離れた場
所にいて同じサービスセンタシステムを利用している両サイドの間で契約の交渉
が行われている場合、交渉中の文書の各パラグラフ又は文節を、文字又は数字に
よって慣例方法において同定することができ、次に、変更した部分のみを送信す
る必要がある。これは自動手段で行うことができる。しかし、各々のサイドに変
更を行った完全な文書を提供することができる。これにより、一般にＥメール又
はファクシミリによる従来の全文送信ステップにとっては非常に大規模な保存と
なり、毎回ある部分が変更される。何年も前から「ペーパーレス」なオフィスが
予想されてきたが、これは未だに実現しておらず、Ｅメール、及び関連する電子
技術の出現によってファクシミリ装置の排除は予想されているが、ファクシミリ
はこの先まだ何年も使用され、最近では広告目的での使用が増加している。更に
、グラフィックを作成するために、スタンダードのグラフィックを、記憶したロ
ゴ、又はテキスト、さらにほかのものと同様の方法で記憶及び処理することが可
能である。

【００４４】 記録の目的で、送信された各統合文書を記憶し、このような文書の各々を個々
の受信者ファイルと関連させることも可能である。一般に、文書が適当な時間に
おいて受信者のファイルに到達する限り、これがリアルタイムで行われる必要は
ない。文書は作成され、そのクライアントの記録の保管方法によって、ファクシ
ミリ又は紙上に印刷されて、ファイルへと電子送信される。しかし、上記に加え
て、クライアントが送信の確認と時間を要求できることが望ましい。使用する送
信技術により、サービスセンタは、文書、Ｅメール、ファクシミリ又はデータ編
集、或いはこれらのセットがサービスセンタ及び／又は配達通知から送信された
時間を自動的生成された確認を容易に提供することができる。クライアントは送
信物の記録を印刷することができ、また、サービスセンタシステムは送信を減ら
すための月毎のサマリーを提供することができる。

【００４５】 上述したシステムの機能を使用すれば、システムを通じて送受信された全ての
文書の制御を維持するための新規のシステムを導入することが可能である。第１
段階として、全ての電子送信は、ＡＳＣＩＩといった１つのコードフォーマット
に維持されるべきである。受信された情報、又は受信者に電子送信された情報が
例えばＨＴＭＬのような別のフォーマットである場合には、これをＡＳＣＩＩに
変換しなくてはならない。

【００４６】 あるアプローチにおいて、システムによって送受信された各文書には、識別で
きる固有の「マーク」が付けられる。このマークは、文書のハードコピー上に実
際に印刷されるが、マークは少なくとも文書の記憶されたコピーと関連付けて記
憶されるべきである。マークは、例えば以下に示す幾つか、又は全てを含むこと
ができる。送受信日（システムプログラムによって簡単に挿入される）、送信者
及び／又は受信者（個人及び企業）、文書の題名、文書カテゴリ（レター、請求
書、等）、又は、顧客が選択されたその他のあらゆる特徴。識別マークに含まれ
る情報の量は、当然、顧客によって選択及び変更が可能である。更に、ロゴ、住
所、日付−時−分−秒、題名、送信者名、添付物、ある場合は名前、分配等の「
スタートアウト」固有データ以外の全てのデータ要素を使用することが可能であ
る。

【００４７】 リンクされたレターのグループは、例えば、注文−販売−請求及び／又は送信
者名（署名）のようなものである。メニュー操作中に、送信者は特定の日付／時
間ファイル（ミーティング、目標日付）に日付及び／又は時間を追加することが
でき、一方で、別の特定ファイルを、同じ方法で名称のみで作成することができ
る。これは、事前に必須なものであると考える必要はなく、むしろ追加の機能と
して考慮される。顧客は単純に、文書への簡単なアクセス、及び文書の検索の可
能性を提供される。これは、メニュー操作中に、特定のファイルに選択された検
索ワードを追加することで達成できる。上記の制御手段の全てが提供されたら、
検索ワードとして価値のない不要なワード（例えば私、あたな、いつ、なぜ、等
）のプールを作成することにより固有（可変）データの制御を提供することがで
きる。プールは、これらのワードを除去するために検索ワードとして使用される
。操作／企業検索ワードによるアクセスが可能な個々の操作／送信者（又は受信
者）の企業に関連した別のワードプールを作成することができる。

【００４８】 上記は、文書の制御、アクセス、検索の単独の又は組合せた可能性を提供し、
幅広い経営上の時間と経費を節約する。この文書制御は、前述のデータ送信にお
ける速度増加と組合せることができる一方で、スタンドアロン文書処理システム
として使用することも可能である。固有の「マーク」の使用は、当然、送信者の
みが行うことができるか、又は受信者の追加の規定と共に使用することができ、
その他全ての可能性以外の、個々の制御の追加を許容する。また、別の迅速な選
択手段のために、送信者のフォントを送信者のロゴとリンクさせることができる
。

【００４９】 顧客の要求に応じて送信された文書の場合、識別マークを備えたＡＳＣＩＩバ
ージョンの文書が送信者に提供される。所望であれば印刷されたコピーを提供す
ることもできるが、重要なのは、文書を光学的文字認識（ＯＣＲ）システムによ
って走査する必要を除去するために、文書コードによって提供されることである
。本発明による送信システムを全てのビジネス通信にルーチン的に使用する場合
には、ＯＣＲは必要なく、システムを介して送受信された全ての文書は自動的に
マークされ、標準の方法で容易に回復及び検索ができるフォームにおいて記憶さ
れる。一方で、これはスタンドアロン型のシステムでも達成することができる。
ＡＳＣＩＩ文書を受信者に提供する場合、これは例えば、以下に示すものであっ
てよい。

【００５０】 − サービスセンタから送信されたＡＳＣＩＩ文書のハードコピー、又は − ディスケットのフォームで提供されたＡＳＣＩＩ文書のハードコピー この両方を組合せて以下を得ることができる。

【００５１】 − 文書の提供 − アクセスの制御と文書の回復の提供 − ＯＣＲの使用の不用 これは、例えば顧客のビジネスに関連するキーワードで各文書を検索すること
で拡張することができる。米国特許第５，１０９，４３９号に記載されているキ
ーワード選択ステップをこの目的に使用することができる。別の又は平行する技
術として、メニューシステムを使用することもできる。このようなシステムにお
いて、送信するべき文書は画面上に表示され、ユーザがこれらのアイテムを記憶
装置として選択することができるプルダウンメニューが表示される。更に、ユー
ザは記憶装置に使用するキーワードを、例えばワードをハイライトすることで選
択することができる。ＯＣＲの代わりのスタンドアロン型システムとして、例え
ばディスケットを作成することが、或いはコード化した日付をサービスセンタに
より受信者へ送信することが可能である。

【００５２】 このタイプのシステムが所々に設置されると、これを顧客のノート又はメモラ
ンダとして使用することもできる。このシステムを介してノートを送信する必要
はないが、同様の方法でこれを入力することや、コード化したフォームにおいて
記憶することができ、次に、通信と同じ方法で回復又は検索することができる。
再び、ＯＣＲの必要性の除去と同様に、両文書制御をスタンドアロン型システム
として使用することが可能である。

【００５３】 学習モードにおける固有データのためのデータ転送速度の増加は、以下に示す
方法で達成することができる。

【００５４】 送信者は、全ての送信したレター、ノート等を記憶したら、メニューによって
文書を作成する一方で迅速に、又は時々、又は設定した間隔で、システムに、過
去に送信された固有（可変）文章に対して比較チェックを実行させる。送信者は
、例えば、サービスセンタに送信された、自動アクセスコードを伴う同一の又は
ほぼ同一の幾つかの文章を有する。これらの文書は、この後の編集ステップにお
いて使用することができる。このコードは彼のファイルの選択された文章と相関
するものと同一である。当然、このシステムは、同一の文章を検索する際にも、
サービスセンタの、その送信者用の記憶装置に含むための同様の文章（１つ又は
幾つかの削除、変更又は追加するワード）を受けることができる。このシステム
はこの部分を完全に自動的に指示されることが可能であり、及び／又はチェック
に人間を介入させ、どのような理由でも、望まない文章の記憶を防止する。

【００５５】 学習モードにおけるこのアプローチを用いることで、このシステムは送信する
データ量がどんどん少なくなり、最終的には完全に最少量に減らすことができる
。当然、このアプローチはユーザ側から、スタンドアロン型システムとして直接
使用することができる。

【００５６】 前述の一連のイベントは、送信されるコンピュータ出力が、２人や３人よりも
かなり多数の受信者へ向けられるが、このシステムを、２人かそれ以上の情報コ
ピーと共に１人の人物に向けられた送信の利点と一緒に使用することも可能であ
る。１例として、特定のタイプの訴訟においてルーチン的に送信される法的文書
である。このタイプの文書では、標準のパラグラフと文章が、適切なパラグラフ
を挿入することができる訴状の基本フォームとしてフレームワーク文書と共にク
ライアントの記憶範囲に記憶される。準備の目的で、記憶されたパラグラフと文
章を検査及び選択することができるように、クライアントが記憶された文書構成
部分にアクセスできることが望ましい。或いは、クライアントがサービスセンタ
への送信用のコードストリングを構成できるように、記憶した文書を、使用する
構成部分の検査及び識別のためにクライアントのコンピュータシステム内に記憶
することも可能である。

【００５７】 このようなあらゆる文書において、署名ブロックが望ましく、電子文書送信の
別フォームで使用するために開発されたもののようなデジタル署名を用いて、こ
の署名ブロックを文書中に含むことができる。ファクシミリ署名も文章中に印刷
することができる。

【００５８】 上述の例において、クライアントの文書の作成及び送信命令は、なんらかの電
子技術を使ってサービスセンタへと送信される。これが最も手っ取り早い技術で
あると思われるが、ファクシミリのような技術を用いて命令をサービスセンタに
送信することも可能である。この目的のために、サービスセンタは、ファクシミ
リブリッジ同様にファクシミリ送信及び構成装置、電子リーダ又はスキャナを備
える必要があり、上述の記憶アクセス編集コードを、コンピュータが必要とする
電子フォームに変換することができる。或いは、システムを同じに保つこともで
きる。受信したファクシミリが、コンピュータが直接認識できるフォームである
場合、上述の装置は必要ない。

【００５９】 上述の情報送信の繰返しを特に除去するために、システムはファクシミリメッ
セージを効率的に受信、捕捉、再送信することが可能である。その１例として、
ファクシミリをドイツのフランクフルトからカリフォルニア州のロサンゼルスに
送信するとする。クライアントは、本発明のこのシステムを使って、メッセージ
内容と共に、受信者と作成する文書の性質（即ちファクシミリ）を識別する記憶
アクセスと編集コードをサービスセンタに送信する。目的の受信者に近いサービ
スセンタにおいて、メッセージ内容が識別されたフォームレイアウトと組合され
、適切に宛先指定され、再送信される。受信者は、どんなヘッダ情報が指示され
ていようと、完全なメッセージを受信するが、例えばＥメールによって長距離で
送信される部分はメッセージ内容と比較的簡潔な記憶アクセスと編集コードのみ
である。従って、コストが徹底的に低減され、時間も短縮される。また、送信さ
れるほとんどのレターは１枚のレターであり、ファクシミリはカバーレターを伴
い、又はメッセージを含むカバーレターであることに留意すべきである。

【００６０】 これは、典型的なファクシミリ３５を示した図４で説明する。このメッセージ
独自のファクシミリ部分３６が点破線で囲まれている。それ以外は、サービスセ
ンタにおいて記憶されることが可能な、受信者の住所とファクシミリ番号を含ん
だ、クライアントから受信した固有部分と組合せ、次に受信者に転送される、標
準且つ繰返しの文書である。固有メッセージ部分を記憶した部分と組合せるため
の時間は非常に短いため、メッセージの送信に要する合計時間は、本発明のシス
テムを使用しない場合と実質的に同じであるが、長距離の送信の場合にはメッセ
ージ部分とショートコードフレーズのみが必要である。従って、コストが徹底的
に低減され、また、送信ラインが開放されるので別の通信顧客が使用することが
できる。このステップが数千回と繰返される際に、この節約が１年間の間に実現
され、総節約は非常に大きなものになる。優れた利点は、例えばＥメールによる
送信能力であり、即ち、サービスセンタから受信者への別の媒体への変更の可能
性、送信者からサービスセンタへの最低経費の送信媒体を検索して、受信者への
媒体を変更することにより、サービスセンタにおけるその他の媒体に変更する能
力である。特性を持ちながら、画像に記憶された特別の署名と数は、サービスセ
ンタに記憶されたその他の必要なグラフィックと共に画像に記憶され、これによ
り、サービスセンタで編集されるファクシミリの内容をＥメールによって送信す
ることを可能にする。

【００６１】 上述の例と説明から、郵便システムが比較的高額であるか、又は日常的に妨害
されるヨーロッパやカナダといった国においての使用から大変な節約が得られる
ことがわかるであろう。例えば、あるクライアントが、ヨーロッパの数国の通信
者に似たようなレターを送信したいと仮定する。例えば、デンマークのコペンハ
ーゲンに物理的に設けられたサービスセンタが、これらのレターを配送するセン
タとして選ばれる。コードストリングが作成され、サービスセンタに送信される
と、レターが作成され適切な言語において様々な国に送信される。この送信方法
は、欧州共同体（ＥＣ）の開発により、米国並みの均一になった郵送システムで
ある。これにより、送信者が、国内郵便の有益な料金を利用して、ＥＣ内からレ
ターを送信することができる。送信時間がより重要である場合には、当然、様々
な場所に設けられた複数のサービスセンタを利用することも可能である。

【００６２】 サービスセンタは情報の普及にも使用することができる。例えば、製造者が自
社製品についての一般的な長さの詳細な情報を、興味を持ったメンバーに対して
送りたいと仮定する。製品について書かれた大量の文書を出版するのは、それほ
ど興味のない人たちによってほとんどが捨てられてしまうことを考えると、かな
り高額であり、資源の無駄である。しかし、１つ又は全てのサービスセンタにお
いて情報を電子的に記憶し、次に、これを、情報は「お近くのサービスセンタに
て」入手できるという比較的短い雑誌広告において出版するのは単純なことであ
る。興味を持った顧客が、雑誌に記載された同定コードを使って情報を要求する
と、サービスセンタがこの情報を印刷するか、ＣＤ−ＲＯＭに書込み、顧客への
その他の文書の送信と同じ方法で送信される。このサービスは、情報の特性によ
って、企業又は顧客により料金が支払われる。

【００６３】 同様の方法で、このシステムを公的サービスに利用することができる。例えば
、公共の興味を持ったメンバーに配布するためのフォーム及び情報出版物を有す
る国税局又は特許商標局のような政府エージェンシーを考える。このようなフォ
ームをサービスセンタに記憶することにより、人手をほとんど又は全くかけずに
公に利用可能にすることができ、このフォームを、現在経済的に適した場所より
も、より多くの有用な場所で検索及び入手することが可能になる。

【００６４】 図５は、ハードコピーを使用するよりも経済的なファクシミリ送信を送受信す
るためのファクシミリ装置２６同様に、直接送信によりＥメールとデータファイ
ルを送受信するための１以上のモデム２５ａ〜ｎのようなデータ送信装置を備え
たサービスセンタをより完全に示す図である。モデムは、コンピュータ１４ａ〜
１４ｎを制御する制御コンピュータと接続し、この全てが相互に、またメモリ１
８と２方向通信であることが好ましい。文書の記憶と同様に、比較的大きな文書
を作成及び普及するために書込み可能なＣＤ−ＲＯＭ２８も提供される。

【００６５】 この接続において、サービスセンタを代替出版設備の形式として使用すること
が可能である。多量のデータをこのような設備に記憶することは容易であるため
、１冊全体をその中に記憶し、この本を、印刷ベース又は限定再生のＣＤ−ＲＯ
Ｍディスクにおいて、購入者に購読可能にする。指定料金の支払いにおいて、顧
客は、サービスセンタに特定の本を要求し、要望に応じて印刷することができる
。これにより、売れるか売れないかわからない印刷物の在庫を維持する必要がな
くなる。記憶された本の部分も事前に見ることができるようになっており、これ
によって、可能性のある顧客が興味があるかどうか見るために「さっと目を通す
」ことが可能である。この目的のための記憶装置はＣＤ−ＲＯＭ又はその他の、
好ましくは高密度の記憶装置であってよい。代替印刷のアプローチは、地域の書
店と共に使用することも可能であり、これによって、例えば運搬や倉庫のような
もののコストが大幅に削減できる。

【００６６】 このタイプのシステムで有益に製造できる文書のタイプの例を幾つか以下に示
す。 請求書 請求督促状 通知 招待状 完了日、期限、期間の延長の通知 見積りコスト、コストの明細 報奨、感謝状 督促状 プレスリリース

【００６７】 しかし、本発明のシステムによるこの方法でなら膨大な量の文書を扱うことが
でき、上述のものは単に上っ面をなでるだけである。アプローチにより、グラフ
ィック作成の遠隔アクセスと制御と、記憶されたプログラムへのアクセスと編集
コードを介して、又は、遠隔グラフィック操作のための圧縮したコードによって
、グラフィックの利益段階への変更が許容される。このようなアプローチの基礎
は、操作、及び、やはり工業図面、又はこのような図面の変更、削除、挿入を作
成する、例えばベクトル、円形、四角形等といった任意の所望のフォーム、方向
、又は構成への移動によって圧縮されたコードにより操作及び制御することがで
きる様々なサイズとシェードの画素のパターンで記憶される。この最後の例にお
いて、例えば、バルブも遠隔的に描くことができるが、バルブの図は記憶装置か
ら抽出し、図面に挿入することもできる。制御には、図面又はその部分の内破ま
たは外破を含む。このようなグラフィックの記憶はマイクロフォームに行う。更
なる制御は、例えば、与えられた範囲内に場所を指定し、グラフィック要素を所
望の方向に移動し、構造的デザインを重ね及び／又は作成が含まれる。

【００６８】 非常に重要なのは、多くのフォームにおいて慣習的である、例えば図面ライン
又はボックスを許容する、サービスセンタに記憶されたプログラムであり、この
ようなプログラムは記憶アクセス及び編集コードによってアクセスが可能である
。他方で、サービスセンタに記憶されたグラフィック材料への遠隔追加又は変更
が、例えば単一指示の16 777 216の可能性をカバーする圧縮した３バイトを介し
て達成され、その摩擦は様々な個々の操作で使用される。

【００６９】 本発明のシステムの全体像において、クライアントは、任意の便利な手段でサ
ービスセンタへ送信された様々なフレーズ、文章、またロゴを含むデザイン、メ
ッセージのような固有部分と共に所望の最終文書のフォーマットを同定する簡易
コードをサービスセンタメモリに記憶することができる原理を使用し、次にサー
ビスセンタが所望の文書／レター及びフレーズ、文章、等を編集し、その結果の
文書を利用可能で適切なあらゆる送信技術によって、目的の受信者へと送信する
。コスト節約と速度の増加に加えて、このシステムは、通常はサービスセンタの
従業員によって実行されるある特定の作業量それを使用する組織を許容し、更に
、時間とコストを削減する。また、このシステムでは、クライアントが情報を選
択的に削除することができる。

【００７０】 図６、図７は、考えられるこの種のサービスセンタ分布の全体図を示す。当然
、サービスセンタの数は、一般的な目的のシステムに図示したものよりももっと
多くても良く、主に大企業内の通信に使用されるシステムのためにより小規模で
あってもよく、企業システムが大型システムと接続してはいけない理由もない。

【００７１】 図６にあるように、サービスセンタは合衆国全体に分布することができる。図
中の国内の中央部分におけるこのような配置の省略は、図解の簡略化のみのもの
であり、このようなセンタが図示した場所に設けられていると理解するべきでは
ない。各サービスセンタ付近において、クライアントと受信者が最も近いセンタ
からサービスを受けることが好ましい。センタとクライアントの間には２方向通
信が設けられている。

【００７２】 図７は、世界中におけるこのようなセンタの分布を、図示の目的で数カ所選択
し、ずっと簡略化した形式で示す。まもなく、衛生通信によって、通信インフラ
ストラクチャを持たない国にも高レベルの通信が提供されるようになり、また、
サービスセンタを設けることにより、これらの国々が、世界のより開発された国
との完全な通信を行うことができるようになる。

【００７３】 機密性を特に心配する顧客に対しては、システムを介して送信される文書の内
容が安全であることを保証して、顧客を安心させる段階をとる。このような段階
の１つは、受信者への電子送信を含む、サービスセンタと顧客の間の全ての電子
送信に暗号化技術を使用するものである。

【００７４】 受信者に印刷されたコピーで届くのであれば、文書はプリンタを出て、封書等
に入れられる必要があるので、サービスセンタの従業員が文書を見ることができ
る可能性が残る。印刷及び封入は、従来の技術を利用して完全に自動的に行われ
る。顧客に安全性を保証するために、印刷及び封入現場の間に、安全なステップ
の経路に向けてビデオカメラを配置する。文書の位置のビデオ画像がこのステッ
プ中に、時間と日付付き（時、分、秒）で録画され、これが、例えば、異なる時
間ゾーンにいる場合には送信者の時間と日付、文書の識別マークが文書にも同時
に印刷され、文書を見た人物がいなかったことを同定する。当然、カメラは、カ
メラが文書を読んでしまわないように配置されている。

【００７５】 特定の有益な実施形態が、本発明を説明するために選択されているが、当業者
は、付属の請求項で定義している本発明の範囲から逸脱しない限り、これに様々
な変更を加えることが可能なことを理解するであろう。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明によるシステムを単純な形式で示す略ブロック図である。

【図２】 本発明によるシステムによって扱うことができる文書の構成部分を示す線図で
ある。

【図３】 本発明による記憶アクセスと編集コードの構成を示す線図である。

【図４】 本発明によるシステムによって扱うことができる更なる文書の線図である。

【図５】 別の送信技術を示すサービスセンタの一部分を示す部分ブロック線図である。

【図６】 本発明によるサービスセンタの地理的分布の簡略図である。

【図７】 本発明によるサービスセンタの地理的分布の簡略図である。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (81)指定国 ＥＰ(ＡＴ，ＢＥ，ＣＨ，ＣＹ， ＤＥ，ＤＫ，ＥＳ，ＦＩ，ＦＲ，ＧＢ，ＧＲ，ＩＥ，Ｉ Ｔ，ＬＵ，ＭＣ，ＮＬ，ＰＴ，ＳＥ)，ＯＡ(ＢＦ，ＢＪ ，ＣＦ，ＣＧ，ＣＩ，ＣＭ，ＧＡ，ＧＮ，ＧＷ，ＭＬ， ＭＲ，ＮＥ，ＳＮ，ＴＤ，ＴＧ)，ＡＰ(ＧＨ，ＧＭ，Ｋ Ｅ，ＬＳ，ＭＷ，ＳＤ，ＳＺ，ＵＧ，ＺＷ)，ＥＡ(ＡＭ ，ＡＺ，ＢＹ，ＫＧ，ＫＺ，ＭＤ，ＲＵ，ＴＪ，ＴＭ) ，ＡＬ，ＡＭ，ＡＴ，ＡＵ，ＡＺ，ＢＡ，ＢＢ，ＢＧ， ＢＲ，ＢＹ，ＣＡ，ＣＨ，ＣＮ，ＣＵ，ＣＺ，ＤＥ，Ｄ Ｋ，ＥＥ，ＥＳ，ＦＩ，ＧＢ，ＧＥ，ＧＨ，ＧＭ，ＨＲ ，ＨＵ，ＩＤ，ＩＬ，ＩＳ，ＪＰ，ＫＥ，ＫＧ，ＫＰ， ＫＲ，ＫＺ，ＬＣ，ＬＫ，ＬＲ，ＬＳ，ＬＴ，ＬＵ，Ｌ Ｖ，ＭＤ，ＭＧ，ＭＫ，ＭＮ，ＭＷ，ＭＸ，ＮＯ，ＮＺ ，ＰＬ，ＰＴ，ＲＯ，ＲＵ，ＳＤ，ＳＥ，ＳＧ，ＳＩ， ＳＫ，ＳＬ，ＴＪ，ＴＭ，ＴＲ，ＴＴ，ＵＡ，ＵＧ，Ｕ Ｓ，ＵＺ，ＶＮ，ＹＵ，ＺＷ

Claims (23)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 情報を作成及び普及する（disseminating）方法であって、 地理的に離れた場所に複数のサービスセンタを設けるステップと、 各々のサービスセンタに制御コンピュータ、機能的に分割可能なコンピュータ
   クライアントメモリ、前記メモリから文書出力を作成する手段を設置するステッ
   プと、 各サービスセンタに、前記サービスセンタと複数の顧客の間に通信手段を提供
   するステップと、 前記クライアントメモリの一部分を複数のクライアントの各々に指定するステ
   ップと、 各クライアントメモリ部分に、作成する文書の一部分を含むデータを記憶する
   ステップと、 クライアントから受信した要求に応じて、選択されたフォーマット及び内容の
   文書出力を作成し、固有（unique）データを指定し、該文書出力を指定の受信者
   に送信するステップと、 を含む方法。
2. 【請求項２】 各サービスセンタと他のサービスセンタの各々との間の２方
   向通信のために、サービスセンタを電子的に相互接続することを含む請求項１に
   記載の方法。
3. 【請求項３】 文書を要求するための、クライアントからサービスセンタへ
   の送信のための認識可能なフォーマットを有する記憶アクセスと編集コードを設
   立し、該コードが、固有データのアイテムを含む文書内容の選択可能なアイテム
   、クライアント、文書フォーマットを識別するために、前記制御コンピュータに
   よって認識可能であり、 これにより、前記制御コンピュータが１以上の文書構成部分を、クライアント
   が指定したメモリ部分から選択し、前記構成部分を組立てて前記要求された文書
   を形成する請求項１に記載の方法。
4. 【請求項４】 前記文書出力を前記受信者に電子送信することを含む請求項
   １に記載の方法。
5. 【請求項５】 前記文書出力の印刷したコピーの電子送信を前記受信者に送
   信することを含む請求項１に記載の方法。
6. 【請求項６】 前記文書出力をファクシミリ送信によって前記受信者に送信
   することを含む請求項１に記載の方法。
7. 【請求項７】 前記サービスセンタが、受送信ファクシミリ装置を含む請求
   項１に記載の方法。
8. 【請求項８】 前記サービスセンタが、印刷及びメーリング装置を含む請求
   項１に記載の方法。
9. 【請求項９】 作成の前記ステップが、作成した文書に、前記クライアント
   からの送信のオリジナル日付を識別するための日付の追加を含む請求項１に記載
   の方法。
10. 【請求項１０】 前記作成された文書を、予め選択された同定情報で電子的
    に作成し、前記作成した文書を記憶し、標準コンピュータフォーマットにおいて
    情報を識別することを含む請求項１に記載の方法。
11. 【請求項１１】 送信した文書の各々の電子的に記憶したコピーを提供し、
    情報をクライアントに識別することを含む請求項１０に記載の方法。
12. 【請求項１２】 クライアントによって繰り返し使用された、記憶されたデ
    ータの１部ではないフレーズを同定するために、クライアント用に記憶された出
    力文書を繰返し且つ自動的に検査することと、前記同定したフレーズを作成すべ
    き文書の一部分を含むデータに加えることを含み、これにより、出力文書に追加
    する固有データを減少させる請求項１０に記載の方法。
13. 【請求項１３】 前記要求された文書を、オリジナル要求の言語以外の選択
    された言語に翻訳し、選択された言語による前記文書を送信することを含む請求
    項１に記載の方法。
14. 【請求項１４】 前記サービスセンタで、コピーを、あるクライアント用の
    各出力文書の電子的コンピュータ読出し可能なフォームに記憶し、最初に前記受
    信者に転送される前記出力文書に関係なく、コンピュータ読出し可能な電子フォ
    ームで、選択された受信者に、該受信者用の出力文書を提供することを含む請求
    項１に記載の方法。
15. 【請求項１５】 クライアントから受信した前記要求が、ファクシミリ及び
    電子送信を含むあらゆる複数の通信フォームにおいて受信することが可能であり
    、指定の受信者に前記文書出力を送信する前記ステップが、前記クライアントか
    ら前記受信センタへの送信が、前記クライアントからサーバへの要求送信のフォ
    ームに関係なく、効率性のために選択された通信フォームによる送信を含む請求
    項１に記載の方法。
16. 【請求項１６】 前記クライアントメモリの共通部分を指定することを含み
    、前記共通部分が、あらゆるクライアントに使用可能であり、前記共通部分に、
    複数のクライアントにより使用可能なフレーズ及び文章を記憶することを含む請
    求項１に記載の方法。
17. 【請求項１７】 前記クライアントメモリが、記憶されたグラフィック要素
    を含み、文書出力を作成する前記ステップが、前記サービスセンタに記憶された
    前記グラフィック要素からの前記文書の編集を含む請求項１に記載の方法。
18. 【請求項１８】 前記クライアントメモリが、記憶されたグラフィック要素
    と、前記サービスセンタにおいてグラフィックを作成及び変更するべく前記記憶
    した要素を選択及び操作するために、前記クライアントから前記サービスセンタ
    へと選択されたコードの送信を含む作成ステップを含む請求項１に記載の方法。
19. 【請求項１９】 文書の普及を制御及び追跡するための方法であって、 前記サービスセンタと複数のクライアントとの間と、前記サービスセンタと前
    記クライアント用に作成した出力文書複数の受信者との間で、通信するための通
    信手段を含むサービスセンタを提供し、 前記サービスセンタにおいて、クライアント用の、各出力文書の電子、コンピ
    ュータ読出し可能なフォームにおけるコピーを記憶し、 出力文書が最初に前記受信者に送信されるフォームに関係なく、選択された受
    信者に対して、前記受信者用のコンピュータ読出し可能な電子フォームにおける
    受信者出力文書を提供すること、 を含む方法。
20. 【請求項２０】 情報を作成及び普及するための前記装置であって、 地理的に離れた場所にある複数のサービスセンタを含み、前記サービスセンタ
    の各々が、 制御コンピュータと、 各部分がクライアントに指定された機能的に分割可能なクライアントコンピュ
    ータメモリとを含み、これに記憶された前記クライアントメモリの各々が、作成
    した文書で繰返し使用する文書の各部分を含み、 前記記憶したデータを用いて、前記メモリから文書出力を編集するための手段
    を更に含み、 前記サービスセンタと複数のクライアントとの間と、前記サービスセンタと複
    数の受信者との間とで通信するための通信手段を含み、 前記制御コンピュータが、クライアントから受信した要求に応じて、前記クラ
    イアントによって備えられた記憶データを使って、また、１以上の指定受信者に
    前記出力文書を送信して、前記選択されたフォーマットと内容の出力文書を作成
    する、 装置。
21. 【請求項２１】 前記サービスセンタが、前記クライアントよりも、前記受
    信者と地理的にかなり近い請求項２０に記載の装置。
22. 【請求項２２】 前記サービスセンタにおいて販売可能な文書を記憶するた
    めの手段と、支払いの受領に応じて、前記文書を印刷及び排出するための手段と
    を含む請求項２０に記載の装置。
23. 【請求項２３】 テキストの作成のための音声入力に反応する手段を含む請
    求項２０に記載の装置。