JP2000151581A - ドキュメント管理方法、ドキュメント管理システムおよびそのための記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 ドキュメントの発送、回収管理が容易かつ確
実に行えるシステムを提供する。 【解決手段】 配布されるドキュメント毎にドキュメン
ト識別子が印刷された媒体を配布し、その配布をする場
合に、配布先へ通信手段により配布のあることを通知す
る。配布された媒体上に印刷されたドキュメント識別子
に基づいて配布されたドキュメントを確認し、その確認
をすると、通信手段により配布元へ受領確認の通知を
し、配布された媒体を回収する場合に、ドキュメント識
別子に基づいて回収されたドキュメントを確認するよう
にした。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ドキュメント管理
システムに関し、特にドキュメントの配布、回収管理の
ためのシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】最近の文書、図面などのドキュメント管
理システムでは、各種ドキュメントが電子化され、デー
タベースに蓄積されている。利用者は、保管されたドキ
ュメントを必要に応じてデータベースから読み出した
り、読み出したデータを別の者に配布したりするなどし
て利用している。電子化された文書、図面などであるの
で、電子的な通信手段により配布したりする。また、ワ
ークフローシステムを利用して企業内で所定の順番で文
書などを配布、回覧するシステムがあり、これらは、企
業内の業務、事務部門の決裁システム、設計部門などの
図面承認システムなどに利用されている。

【０００３】一方で、今でも、機密文書などは特定の者
に配布して回収するという方法が企業内等ではしばしば
とられている。印刷物の形式で、かつ各印刷物毎に個別
番号を付けて特定の者に配布する。受領者は内容をみた
後、返送し、配布した部署では返却があると誰からの返
却かチェックし回収管理を行う。これは、電子化システ
ムでは、受領者側で配布されたドキュメントは複製など
が容易なため、セキュリティ上の問題を考慮して電子化
システムを利用したくない場合もあるからである。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかし、紙などの媒体
で配布し、回収する場合、その管理は煩雑である。配布
しその後回収する印刷物を印刷し、印刷物毎に特定の番
号を付し，配布先毎にその番号を台帳に記録して、その
後配布する。返却があると、誰からの返却かをチェック
する。返却がないと返却を電話などで催促しなければな
らない。また、その台帳には配布した日、返却があった
日等を記録しなければならない。このように電子的通信
手段により配布し、回収できないドキュメントの管理は
煩雑であり、その改善されたシステムが望まれる。

【０００５】本発明は、紙などの記録媒体を配布し、回
収する際に利用される改善されたドキュメント管理シス
テムを提供するもので、特に、配布、回収等の管理を確
実、かつ容易に行い、支援できるシステムを提供するこ
とを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】そのために、本発明で
は、媒体によるドキュメントの配布を管理する方法にお
いて、配布されるドキュメント毎にドキュメント識別子
をその媒体に印刷し、配布された媒体上に印刷されたド
キュメント識別子に基づいて配布されたドキュメントを
確認し、その確認をすると、通信手段により配布元へ受
領確認の通知をするようにしたものである。

【０００７】さらに、本発明では、媒体によるドキュメ
ントの配布と回収を管理する方法において、配布される
ドキュメント毎にドキュメント識別子が印刷された媒体
を配布し、その配布をする場合に、配布先へ通信手段に
より配布のあることを通知し、配布された媒体上に印刷
されたドキュメント識別子に基づいて配布されたドキュ
メントを確認し、その確認をすると、通信手段により配
布元へ受領確認の通知をし、配布された媒体を回収する
場合に、ドキュメント識別子に基づいて回収されたドキ
ュメントを確認するようにしたものである。

【０００８】

【発明の実施の形態】以下に本発明の実施の形態を一例
で図面により説明する。

【０００９】図１は本発明のドキュメント管理システム
の一例を説明するための図である。配布元から配布先へ
ドキュメントの内容が記録された紙などの媒体１が配布
される。配布先ではその内容をみた後、配布元へ媒体１
を返却して回収が行われる。メールシステム２は、公知
の電子的なメールシステムであり、後述する発送通知、
受領通知などに利用される。ここではメールシステムで
あるが、何らかの通信ができる手段であればいわゆるメ
ール形式のシステムでなくてもよい。データベースシス
テム３は、ドキュメントの配布、回収などを管理するた
めのデータを記憶するものであり、配布元や配布先にあ
る端末、パソコンなど（図示せず）により利用可能なも
のである。その機能などは後述する。なお、データベー
スシステム３は、後述する配布元および配布先に設けら
れるパソコンそれぞれにあってもよいし、あるいは通信
により共有メモリとして存在するものでもよい。また、
ここでは配布先は一つしか示していないが、通常は複数
あるものである。

【００１０】図２は、配布元の端末のシステム構成を示
す。端末のパソコン１０には、データベースメモリ１
１、プリンタ１２およびバーコードリーダー１３が接続
されている。パソコン端末１０は、ＬＡＮ１４によりメ
ールなどの通信が可能となっている。なお、ドキュメン
トの受領者となる配布先に設けられている端末装置も、
ほぼ同様の構成のものである。配布元のデータベースに
は、各ドキュメント毎に、ドキュメント識別子（Ｉ
Ｄ）、配布先識別子（ＩＤ），必要ならば部数、配布元
の発送日、配布先の受領日、配布先の返却日、配布元の
返却を受けた返却日、回収期限が記録される。これらの
データは、後述する各種処理の際に、データが作成され
たり、メールなどにより受信されるとデータベースにス
トアされる。

【００１１】まず、配布元では、配布するドキュメント
を紙等の媒体に印刷する。図３は、その印刷も含めた配
布処理をするための端末画面表示例を示す。配布元の操
作者が配布処理のプログラムを起動すると、パソコン等
の端末画面に図３のようなウインドウ２０が表示され
る。まず、ウインドウ２０中のサブウインドウ２１にお
いて、送付するドキュメントを指定する。ドキュメント
名称を直接入力してもよいが、ポップアップウインドウ
（図示せず）などを画面上に表示し、その中にドキュメ
ントリストを表示し、その中から選択させることでサブ
ウインドウ２１への入力をするようにしてもよい。

【００１２】次に送付先を指定する。サブウインドウ２
２において送付先部署名を入力する。部署名でなく、相
手名等でもよい。部署名についても、ドキュメントの指
定と同様にポップアップウインドウ（図示せず）などの
中から選択させるようにしてもよい。また、送付先毎の
送付部数も指定する。

【００１３】次に、回収期限を回収期限欄２３に入力す
る。データ入力がすべて終了し、確認した後、プリント
ボタン２４およびメール通知ボタン２５をマウスなどの
ポインティングデバイスにより画面上でカーソルを移動
してクリックして押す。プリントボタン２４が押される
と、端末は指定されたドキュメントを紙へ印刷する処理
を行う。指定されたドキュメントのデータはデータベー
スメモリＤＢ１１から読み出されて、ドキュメントがプ
リンタ１２により印刷される。その際、紙にはバーコー
ドなどの識別子も同時に印刷される。

【００１４】なお、バーコードは、１枚あるいは数枚の
文書などであればすべての頁の右下に印刷するが、多量
の文書等であるときは、すべての頁に印刷してもよい
が、表紙などの最初の頁のみにバーコードを印刷するよ
うにしてもよい。

【００１５】図４は、紙３０に印刷されたドキュメント
の例であり、紙の右下端部３１にその印刷されたドキュ
メントの識別子であるバーコードが印刷される。このバ
ーコードには、ドキュメント識別子ＩＤ、配布先識別子
ＩＤ、配布した日であるリリース日が記録されている。
紙３０には、その内容３２も印刷されているので、その
内容部分の印刷部分以外の場所にバーコードが印刷され
る。このバーコードは、内容を印刷するときに、同時に
プリンタ２２にて印刷される。

【００１６】プリントボタン２４が押されると、このよ
うなドキュメントが印刷され、メール通知ボタン２５が
押されると、次のようなメールがその印刷したドキュメ
ントの配布先へ自動的に送信される。

【００１７】配布先には図５のようなメールが送信され
る。配布先にあるパソコン（図示せず）の画面にはウイ
ンドウ４０が表示され、ドキュメントが配布されたこ
と、あるいは配布される予定であることが通知される。
４１の部分には、ドキュメントの配布があったことが示
されている。４２の部分はサブウインドウ部であり、送
付されたドキュメント名称が示されている。４３の部分
は、配布されたドキュメントの回収期限が表示されてい
る。メール受信者は、配布先が個人であればその者のメ
ールアドレスに配信されるが、グループに配布されると
きはグループのリーダーなどのメールアドレスに送信さ
れるようにしてもよい。配布先の者は発送通知を確認す
ると、ＯＫボタン４４をポインティングデバイスなどに
よりクリックして押す。それにより、メールの受信確認
がされたことを示すべく、確認メールが配布先へ送信さ
れる。

【００１８】ドキュメントが郵便や社内便などにより、
紙で配布先に配布されると、確かにそのドキュメントを
受領したことを配布元へ通知する受領確認処理が行われ
る。配布先には、バーコードリーダーが接続されたパソ
コン（図示せず）が設けられており、まずバーコードリ
ーダーにより紙３０の右下端に印刷されたバーコードを
読み取る。受領確認処理では、読み取られたデータに基
づいて、図６に示すようにドキュメント名称がパソコン
の画面に表示される。ウインドウ５０中のサブウインド
ウ５１の部分に、バーコードリーダーで読み取ったデー
タにより読み取ったドキュメント名称が表示されるが、
このときのデータは、上述したドキュメント発送通知処
理にて事前に受け取ったドキュメント名称と比較され、
配布されたものが予め通知されたものと同一のものかが
判定できる。

【００１９】このときは、ドキュメント名称の比較だけ
でなく、同一のものが複数部数送付されるときは、部数
も確認したり、発送日時が同じものかも比較し、判定で
きる。

【００２０】ドキュメント受領確認処理では、バーコー
ドリーダーで読み取ったバーコードが入力されると、予
め通知されていたものと同じであれば、画面上で受領の
マーク「受」に印がつき、最終的に予め通知されていた
ものがなければそれが未受領のマーク「未」に印が自動
的につく。これらの判定、印表示は、バーコード入力に
より自動で行われ、人がドキュメントを見て入力、判断
しないので、作業も容易でかつ入力ミスも防げるもので
ある。最後に、送信ボタン５２をポインティングデバイ
スで押すと、電子メールが配布元に送られる。配布元で
はどの配布先に何が着いたか、何が着いていないかを確
認できる。ドキュメントの郵便等による発送は人が行う
ので、発送ミスがあったことがわかる。

【００２１】次にドキュメントを受けた者は、内容を読
み、見て、回収のために返送するが、まず内容確認通知
処理を行う。ドキュメントは、その内容によっては、単
なる通知的なものもあれば、意見、コメントなどを求め
るものもある。内容確認処理を起動すると、図６に示す
ウインドウが表示される。画面上のウインドウ６０中の
サブウインドウ６１において、確認したものにＯＫをチ
ェックし、確認できなかったものはＮＧをチェックす
る。さらにコメントは、サブウインドウ６２に入力す
る。そして、最後に送信ボタン６３を押すことで、メー
ルが送信される。ドキュメントの内容確認は、未受領の
ドキュメントについては、受領確認通知処理で未受理の
ものは自動的にＮＧをチェックさせるようにしてもよ
い。

【００２２】未受領であったドキュメントが再送されて
きたときは、受領確認通知処理において過去に未受領だ
ったもののデータと比較し、未受領を受領にデータを変
更する。そして、返送する場合、受領したもののデータ
の中から返送するものは削除するなどの処理を行い、未
返送のものがわかるようになる。

【００２３】配布元では、この通知を受けると、配布し
たどのドキュメントについて内容確認されたかどうかが
わかり、かつ必要なコメントもメールで受信できる。こ
れらのデータをデータベースで保存すれば配布物につい
ての集計、管理などを容易に行うことができる。機密文
書についてのコメントであれば、メールでのコメントの
仕方は予めルール化されていてその範囲内でのコメント
となるであろう。

【００２４】図８は、受領確認処理のフロ−を示す。ま
ず、受領確認のアプリケーションプログラムを起動し、
配布された紙の右下にプリントされたバーコードを読み
込む（ステップ１００）。読み込んだデータから、実際
に届いたドキュメントが事前に通知された発送予定のド
キュメントと同じであるかを、判定する（ステップ１０
１）。この判定は、ドキュメント名称、配布先（Ｉ
Ｄ）、発送日のデータに基づいて行われる。それが配布
予定のものと同じでないと、エラーメッセージが表示さ
れる（ステップ１０２）。複数のドキュメントが送付さ
れてきたときは、次のドキュメントデータの読み取り処
理を行うので、すべてのドキュメントを確認したかでＮ
Ｏとなり（ステップ１０３）、再度ステップ１００から
始める。すべてのドキュメントを確認すると、この処理
は終了し、エラーメッセージの内容は、自動的にドキュ
メントの受領、未受領のデータとして保存され、かつ必
要があれば配布元へのメールに添付される。

【００２５】図９は、内容確認通知処理のフローを示
す。まず、内容確認のアプリケーションプログラムを起
動し、配布された紙の右下にプリントされたバーコード
を読み込む（ステップ２００）。読み込んだデータか
ら、内容確認するドキュメントが判別される。続いて、
操作者に対しコメントすることがあるかどうかの、メッ
セージを表示し、操作者はそれに応じてコメントを図７
のサブウインドウ６２に入力する。コメントすることが
ない、あるいはコメントを入力した後は、複数のドキュ
メントについて内容確認をするときは、次のドキュメン
トデータの読み取り処理を行うので、まだ確認するドキ
ュメントがあるかでＹＥＳとなり（ステップ２０３）、
再度ステップ２００から始める。すべてのドキュメント
を確認すると、この処理は終了し、コメント内容は、自
動的にドキュメント内容確認のデータと共に発送元への
メールに添付される。

【００２６】配布元にドキュメントが返送されると、配
布元ではバーコードリーダー（図２の１３）により紙に
印刷されたバーコードデータを読み取り、配布先からの
内容確認通知処理により受信したメールの内容と比較さ
れ、返送されたものが正しいかが判定される。

【００２７】なお、メールシステムとデータベースが分
離されたシステムで説明したが、電子メール形式でな
く、データベース管理の一環で何らかの通知ができるも
のであれば分離されたものでなくてもよい。

【００２８】また、回収期限に返却されないものは、デ
ータベースを検索すると判明するので、自動的に返却の
催促メールがでるようにしてもよい。

【００２９】さらに以上の説明は、バーコードで説明し
たが、バーコードでなくても識別できるものであれば何
でもよい。

【００３０】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
ドキュメントの発送、回収の管理を容易かつ確実に行う
ことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施形態であるドキュメント管理シ
ステムの概要を説明するための概説図である。

【図２】本発明のドキュメント配布元の端末構成例を示
す図である。

【図３】配布元での配布処理の画面構成例を示す図であ
る。

【図４】配布されるドキュメントの例を示す図である。

【図５】配布元での発送通知処理の画面構成例を示す図
である。

【図６】配布先での受領確認通知処理の画面構成例を示
す図である。

【図７】配布先での内容確認通知処理の画面構成例を示
す図である。

【図８】配布先での受領確認通知処理の動作を示すフロ
ーチャートの例である。

【図９】配布先での内容確認通知処理の動作を示すフロ
ーチャートの例である。

【符号の説明】

１、３０ ・・・紙（記録媒体） ２ ・・・メールシステム ３ ・・・データベースシステム １０ ・・・パソコン １１ ・・・データベースメモリ １２ ・・・プリンタ １４ ・・・ＬＡＮ ３１ ・・・バーコード部

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 古田 規子 東京都千代田区大手町２丁目６番３号 新 日本製鐵株式会社内 Ｆターム(参考） 5B089 JA01 JA16 KA13 KB00 KC47 LA03 5J104 AA10 NA00 5K034 BB05 DD02 NN22

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】媒体によるドキュメントの配布を管理する
   方法であって、 配布されるドキュメント毎にドキュメント識別子をその
   媒体に印刷し、 配布された媒体上に印刷されたドキュメント識別子に基
   づいて配布されたドキュメントを確認し、 その確認をすると、通信手段により配布元へ受領確認の
   通知をするようにしたことを特徴とするドキュメント管
   理方法。
2. 【請求項２】媒体によるドキュメントの配布と回収を管
   理する方法であって、 配布されるドキュメント毎にドキュメント識別子が印刷
   された媒体を配布し、 その配布をする場合に、配布先へ通信手段により配布の
   あることを通知し、 配布された媒体上に印刷されたドキュメント識別子に基
   づいて配布されたドキュメントを確認し、 その確認をすると、通信手段により配布元へ受領確認の
   通知をし、 配布された媒体を回収する場合に、ドキュメント識別子
   に基づいて回収されたドキュメントを確認するようにし
   たことを特徴とするドキュメント管理方法。
3. 【請求項３】請求項２において、配布のあることを通知
   する際に配布されるドキュメント識別子を通知し、受領
   確認時はその通知されたドキュメント識別子と配布され
   た媒体上に印刷されたドキュメント識別子を比較して確
   認を行なうようにしたことを特徴とするドキュメント管
   理方法。
4. 【請求項４】媒体によるドキュメントの配布を管理する
   システムであって、 配布されるドキュメント毎にドキュメント識別子をその
   媒体に印刷する手段と、 配布された媒体上に印刷されたドキュメント識別子に基
   づいて配布されたドキュメントを確認する手段と、 その確認をすると、通信手段により配布元へ受領確認の
   通知をする手段を有することを特徴とするドキュメント
   管理システム。
5. 【請求項５】媒体によるドキュメントの配布と回収を管
   理するシステムであって、 配布されるドキュメント毎に媒体にドキュメント識別子
   を印刷する手段と、 その配布をする場合に、配布先へ通信手段により配布の
   あることを通知する手段と、 配布された媒体上に印刷されたドキュメント識別子に読
   み取りドキュメントを受領を確認する手段と、 その確認をすると、通信手段により配布元へ受領確認の
   通知をする手段と、 配布された媒体を回収する場合に、ドキュメント識別子
   を読み取り回収されたドキュメントを確認する手段とを
   有することを特徴とするドキュメント管理システム。
6. 【請求項６】請求項５において、配布のあることを通知
   する際に配布されるドキュメント識別子を通知し、受領
   確認時はその通知されたドキュメント識別子と配布され
   た媒体上に印刷されたドキュメント識別子を比較して受
   領の確認を行なうようにしたことを特徴とするドキュメ
   ント管理システム。
7. 【請求項７】媒体によるドキュメントの配布を管理する
   プログラムが記録された記録媒体であって、 配布されるドキュメント毎にドキュメント識別子をその
   媒体に印刷し、 配布された媒体上に印刷されたドキュメント識別子に基
   づいて配布されたドキュメントを確認し、 その確認をすると、通信手段により配布元へ受領確認の
   通知をするためのプログラムが記録された記録媒体。