JP3708227B2 - 文書管理システム - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、電子ファイリング装置等の文書管理装置を用いた文書管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
文書の作成，登録，承認，配布，保管，及び廃止等の文書の発行及び受領に係る作業を総合的に管理する文書管理システムが一般的に使用されている。
このような文書管理システムでは、文書を電子メールやファクシミリなどの通信手段によって予め設定された配布先へ、又はプリンタなどの出力装置の出力先へ自動的に発行出力する機能を備えている。
【０００３】
ところで、近年は事業所などにおいて、品質管理，及び品質保証に関する国際規格であるＩＳＯ９０００シリーズを取得することが必要不可欠になっており、上記のような文書管理システムにおいてもＩＳＯ９０００シリーズで規定されているような品質管理及び品質保証を実現できるようにすることが非常に望まれている。
【０００４】
このＩＳＯ９０００シリーズでは最重要事項として体系化され文書化された品質システムを運用することが重要ポイントになっており、その要求事項として「品質システムが効果的に機能するために不可欠な活動を行なう全ての部門において、適切な文書の適切な版が利用できるようにする」とある。
【０００５】
文書管理システムにおいて、このような要求事項を実現するために、システム内の文書発行区は、その文書を必要と思われる配布先へ確実に届けてその配布に関する事項を管理する必要がある。
一般には、特に重要と思われる文書に関しては配布先に届いたか否かを電話連絡等で確認し、その確認結果を台帳に記入して管理するというような作業を行なっているのが現状であり、非常に効率が悪い。
【０００６】
そこで、文書を保有する側は文書の配布先又は出力先から必要な文書の受領要求があったとき、その要求された文書の配布及び出力等の発行を実行し、配布先又は出力先リストに配布又は出力済みデータを登録することによって文書の発行管理を行なう文書発行管理機能を備えた文書管理システムが提案されていた。
【０００７】
しかし、上記文書管理システムのような文書発行管理機能では、発行出力した文書が配布先及び出力先で確実に受領されたか否かを確認することはできなかった。したがって、文書が確実に相手先に届いた事実の確認管理を行なえないという問題があった。
【０００８】
なお、ファクシミリ通信の分野では、文書をファクシミリ受信したときに受信確認レポートを送信元へ送信する機能を備えたファクシミリ装置（例えば、特開平４−１４９５４号公報参照）があった。
また、文書のファクシミリ受信側で親展原稿を受信して出力し終わると自動的に完了報告書を作成して、それを送信元へファクシミリ送信する機能を備えたファクシミリ装置（例えば、特開昭６３−２３６４７３号公報参照）があった。
【０００９】
しかし、通常ファクシミリ装置はそれを使用する部署において複数の利用者が１台を共有しているため、上述した前者のファクシミリ装置における機能によって受け取った受信確認レポートに基づいて、文書の配布元では文書が正常に送信できたか否かを確認することができるのみである。
したがって、送信した文書が意図する相手に間違いなく手渡されて確実に届いたか否かを確認することはできなかった。
【００１０】
また、上述した後者のファクシミリ装置では、文書を取り出す操作を実行した行為に対して完了報告書を送信元へファクシミリ送信するのみであり、意図した相手以外の利用者によって文書が取り出されても完了報告書が通知されてしまうことになる。
したがって、送信した文書が意図する相手によって引き出されたことの確認が保証されるものではなく、やはり送信した文書が意図する相手に間違いなく手渡されて確実に届いたか否かを確認することはできなかった。
【００１１】
そこで従来、文書を受領する側の装置で文書を受信したとき、その文書の受領を通知する受領票を作成し、その受領票に受領確認の印を押印した後に配布元の装置へ返送することにより、配布側で文書が受領されたことを確認できるようにした文書管理システムが提案されている。
【００１２】
また、文書を配布する側の装置で文書受領確認の為の配布連絡票を作成し、文書と共にその配布連絡票を配布先の装置へ送り、配布先の装置ではその配布連絡票に受領確認印を押印して返送することにより、配布側で文書が受領されたことを確認できるようにした文書管理システムも提案されている。
【００１３】
このように、上記文書管理システムによれば、配布連絡票に基づいて文書の発行元が発行した文書が意図する発行先の相手によって確かに受領されたことを確認することができるので、ＩＳＯ９０００の要求事項を満たすと共に、文書の配布管理の精度を向上させることもできた。
【００１４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上述した従来の文書管理システムでは、文書を配布する側の装置と文書を受領する側の装置との間で、文書の受領確認の管理に必要な管理項目等の文書情報のやり取りを受領票（又は、配布連絡票）という文書形式で行なうので、次のような問題があった。
【００１５】
（１）受領票（又は、配布連絡票）を作成するための操作者のオペレーション上の手間がかかり、文書管理システム上に余分な処理負荷をかけることになる。
（２）操作者が受領票（又は、配布連絡票）を参照するためのオペレーション上の手間がかかり、文書管理システム上に余分な処理負荷をかけることになる。
（３）受領票（又は、配布連絡票）が押印するためにラスタ形式の文書になるとデータ量が増大する。その結果、送受信の際にネットワーク上に大変な負荷をかけるし、蓄積する際に記憶装置の容量も大量に消費してしまう。
【００１６】
この発明は上記の点に鑑みてなされたものであり、文書管理システム上の処理負荷をかけずに、且つ操作者が煩雑なオペレーションを行なわなくても、文書の発行元が発行した文書が意図する発行先の相手先によって確かに受領されたことを確認できるようにすることを目的とする。
【００２０】
【課題を解決するための手段】
この発明は上記の目的を達成するため、文書データを送信する文書配布手段と、その手段によって送信する文書データと共に文書管理項目を文書情報として送信する文書情報送信手段と、上記文書配布手段によって送信した文書データの受領確認済み情報を含む文書管理項目の文書情報を受信する文書情報受信手段と、その手段によって受信した文書情報を表示する文書情報表示手段と、上記文書情報受信手段によって受信した文書情報を配布した文書データの受領確認管理情報として登録して管理する文書情報登録管理手段を有する文書配布装置と、
上記文書配布装置から送信された文書データを受信して受領する文書受領手段と、上記文書配布装置から送信された文書データと共に送信された文書情報を受信する文書情報受信手段と、その手段によって受信した文書情報と受信確認済みか否かの情報とを表示する文書情報表示手段と、上記文書データと共に受信した文書情報に基づいて予め決められた権限者に文書データの受領確認を行なわせる受領確認手段と、その手段によって受領確認された文書データの受領確認済み情報を含む文書管理項目を文書情報として上記文書配布装置へ返信する文書情報返信手段を有する文書受領装置とからなり、上記文書配布装置に、上記文書受領装置で管理されている文書情報返信管理情報を参照して文書情報の返信状況を確認する文書情報返信管理状況確認手段と、その手段によって確認した返信状況に基づいて指定された文書情報を上記文書受領装置から収集する文書情報収集手段を設け、上記文書受領装置に、上記文書情報返信手段によって返信した文書情報の返信履歴と返信結果の文書情報返信管理情報を管理する文書情報返信管理手段と、その手段によって管理している文書情報返信管理情報に基づいて指定された文書情報を上記文書配布装置へ再度返信する文書情報再返信手段を設けたものである。
【００３９】
また、この発明の請求項１の文書管理システムは、文書配布装置が文書受領装置で管理されている文書情報返信管理情報を参照して文書情報の返信状況を確認し、その確認した返信状況に基づいて指定された文書情報を文書受領装置から収集する。
【００４０】
したがって、文書配布装置側で文書受領装置からの文書情報が届いていないときには、その文書受領装置から文書情報を取得することができるので、文書受領装置側の都合に依存すること無く、文書配布装置側で文書データの配布管理を効率良く行なうことができる。
【００５１】
【発明の実施の形態】
以下、この発明の実施の形態を図面に基づいて具体的に説明する。
図２はこの発明の一実施形態の文書管理システムの文書管理装置の構成を示すブロック図である。この文書管理装置は、入力装置１，操作装置２，表示装置３，印刷装置４，制御装置５，文書データ記憶装置６，管理データ記憶装置７，及び通信装置８からなり、次にこの発明に係る基本的な機能を示す。
【００５２】
入力装置１は、作成された文書の画像をイメージで読み取るスキャナ等の画像読取装置，及びワードプロセッサ専用端末装置やパーソナルコンピュータの一機能として使用可能なデスクトップパブリッシング機能を用いて作成された文書データを記憶したフロッピディスク，ハードディスク，光ディスク等のメディアからその文書データを読み取るフロッピディスク装置（ＦＤＤ），ハードディスク装置（ＨＤＤ），光ディスク装置（ＯＤＤ）等の記憶装置である。
【００５３】
操作装置２は、この文書管理装置を動作させるために各種の操作情報を入力するためのキーボード，マウス，タッチパネル等の入力装置である。
表示装置３は、入力装置１によって読み取った文書データの画像情報及び文書情報の表示と、操作装置２によって各種操作入力を行なうときの操作ガイダンスやその操作結果，及びその他のメッセージの表示等を司るＣＲＴ，ＬＣＤ等のディスプレイ装置である。
【００５４】
印刷装置４は、表示装置３に表示された各種の情報や制御装置５によって処理された各種の情報結果，及び文書データなどを紙に印刷するレーザ方式，インクジェット方式等のプリンタやデジタルコピア等のプリンタ装置である。
制御装置５は、この文書管理装置全体の制御、すなわち、制御装置５によって実現するこの発明に係る各種の機能と、他の装置の機能制御と装置間の制御を司るＣＰＵ，ＲＯＭ，及びＲＡＭ等からなるマイクロコンピュータ及びイメージ編集コントローラを内蔵した装置である。
【００５５】
図３は、図２に示した文書管理装置の制御装置５の基本的な機能構成を示すブロック図である。この制御装置５は、この文書管理装置における基本的な機能を果たす以下の各機能部を備えている。すなわち、登録機能部１１，承認機能部１２，通知機能部１３，配布機能部１４，検索機能部１５，改訂機能部１６，廃止削除機能部１７，及び出力機能部１８である。
【００５６】
登録機能部１１は、操作装置２の操作によって入力装置１によって読み取った文書データ、又は通信装置８によって受信した文書データの管理番号，作成日，作成者，件名等の文書管理情報を表示装置３に表示させながら操作装置２を操作して登録し、その情報をそれぞれ文書データ記憶装置６と管理データ記憶装置７に記憶して保管する機能と、他の機能部で実行した処理結果を必要に応じて情報としてそれぞれ文書データ記憶装置６と管理データ記憶装置７に記憶して保管する機能である。
【００５７】
承認機能部１２は、入力装置１によって読み取った文書データ及び通信装置８によって文書データと共に受信した文書情報を表示装置３に表示させてその内容を承認する行為が操作装置２によって行なわれたとき、その文書データ，配布文書，及び文書情報を登録機能部１１を利用してそれぞれ文書データ記憶装置６と管理データ記憶装置７に記憶して保管する機能である。
【００５８】
通知機能部１３は、承認機能部１２によって承認を実行した文書データ，配布文書を登録機能部１１によって登録した文書管理情報に基づいて必要な相手先に情報の提供をする目的の文書情報を通信装置８を介して発行する機能である。
配布機能部１４は、承認機能部１２によって承認した文書データ，配布文書を登録機能部１１によって登録した文書管理情報に基づいて必要な相手先に配布する機能である。
【００５９】
検索機能部１５は、承認機能部１２によって承認した文書データ，配布文書を検索するために表示装置３の操作画面を参照しながら操作装置２による操作に基づいて文書データ記憶装置６から文書データ，配布文書を、管理データ記憶装置７から文書管理情報をそれぞれ検索して取り出す機能である。
【００６０】
改訂機能部１６は、文書データ記憶装置６に保管されている文書データ，配布文書を検索機能部１５によって取り出して、表示装置３の操作画面を参照しながら操作装置２による操作に基づいて編集処理を行ない、文書データの改訂を実行して文書データ記憶装置６に記憶して保管する機能である。
【００６１】
また、この時に管理データ記憶装置７から文書管理情報も同時に取り出し、文書データの改訂を実行すると同時に文書管理情報の改訂も実行する。この場合、操作者が表示装置３に表示された作業画面を参照しながら操作装置２によって改訂情報を入力し、その入力された改訂情報を登録して管理データ記憶装置７に記憶して保管する。
【００６２】
廃止削除機能部１７は、文書データ記憶装置６及び管理データ記憶装置７に保管されているデータを登録機能部１１によって登録した情報に基づいて廃止又は削除し、表示装置３及び通知機能部１３によってユーザに廃止又は削除を通知し、配布機能部１４，検索機能部１５，改訂機能部１６，及び出力機能部１８の処理を禁止する機能である。
【００６３】
また、これらの処理を禁止するのは、文書データ，配布文書，文書管理情報を削除するまでの間である。削除する処理はユーザに廃止を通知し、ユーザからの廃止指示があったと判断したなら削除機能によって削除する。出力機能部１８は、登録機能部１１による登録情報，承認機能部１２による承認後の文書データ，配布文書，通知機能部１３による文書情報，検索機能部１５による検索結果等の出力を表示装置３や印刷装置４に出力する制御処理機能である。
【００６４】
文書データ記憶装置６は、入力装置１によって読み取った文書データや通信装置８によって受信した文書データと文書情報を制御装置５の承認機能部１２によって処理し、その処理結果を記憶して保管するＦＤＤ，ＨＤＤ，及びＯＤＤ等の記憶装置である。管理データ記憶装置７は、制御装置５の登録機能部１１によって登録した各文書データの管理情報のデータである文書管理情報を記憶して保管するＦＤＤ，ＨＤＤ，及びＯＤＤ等の記憶装置である。
【００６５】
通信装置８は、制御装置５の通知機能部１３及び配布機能部１４によって実行した処理結果を登録機能部１１によって登録した情報に基づいて決められた相手先に送信したり、相手先から送信される配布文書及び文書情報，通知などのデータを受信してそれぞれの処置をするために制御装置５へ渡す装置である。
【００６６】
図４及び図５は、この発明による文書管理システムのシステム構成を示す図である。図４に示す文書管理システムでは、文書を配布するメインサーバである文書配布装置Ａと、その配布される文書を受領する複数のクライアント端末装置である文書受領装置Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅ，・・・とがＬＡＮ等のネットワークＮによって接続されている。
【００６７】
文書配布装置Ａは、図２に示した文書管理装置の各装置１〜８を備え、各文書受領装置Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅ，・・・は、図２の文書管理装置の各装置２，３，５，８を備えている。そして、文書配布装置Ａは各文書受領装置Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅ，・・・に対して各種の文書をその文書情報と共に配布し、また督促通知類の配布を実行し、各文書受領装置Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅ，・・・は文書配布装置Ａからの文書と文書情報等を受領すると、この発明に係る文書受領確認処理を行ない、その結果情報や文書データ及び文書情報等を予め決められた記憶装置に記憶して保管する。
【００６８】
各文書受領装置Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅ，・・・は、文書配布装置Ａから配布された文書を受領することになるが、実際に受け取る文書の実体は文書配布装置Ａで管理保管されている構造のシステムである。すなわち、Ａの記憶装置６，７が予め決められた記憶装置に該当し、各文書受領装置Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅ，・・・がそれぞれ必要に応じてネットワークＮを介して文書配布装置Ａを参照する。
【００６９】
また、図５に示す文書配布システムでは、各端末装置Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅ，・・・は、それぞれＬＡＮ等のネットワークＮによって接続されており、図２に示した文書管理装置の各装置１〜８を備え、文書を配布するメインサーバである文書配布装置と、その配布される文書を受領するクライアント端末装置の両方の役割を果たす。
【００７０】
つまり、各端末装置Ａ，Ｂ，Ｃ，Ｄ，Ｅ，・・・は、それぞれ文書配布装置としては他の端末装置に対して各種の文書とその文書情報や督促通知類の配布を実行することができ、文書受領装置として機能する端末装置との間で各種の文書とその文書情報や督促通知類を自由に配布及び受領することによってやり取りすることができる。
【００７１】
次に、この発明の参考例とこの発明の文書管理システムの実施形態について順に説明する。
（１）この発明の第１の参考例
図１は、この発明の第１の参考例の文書管理システムの文書配布装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図であり、上図と共通する部分には同一符号を付している。
この文書配布装置の制御装置５は、新たに文書情報送信機能部２０，文書情報受信機能部２１，文書情報表示機能部２２，及び文書情報登録管理機能部２３を備えている。
【００７２】
その文書情報送信機能部２０は、文書データ配布時にその文書データの文書管理項目を文書情報として文書受領装置へ送信する処理を行なう。文書情報受信機能部２１は、文書受領装置から文書データが受領確認されたことを示す受領確認済み情報等の文書管理項目を文書情報として受信する処理を行なう。
【００７３】
文書情報表示機能部２２は、文書情報受信機能部２１によって受信した文書情報と受信確認済みか否かの情報とを表示する処理を行なう。文書情報登録管理機能部２３は、文書情報表示機能部２２に表示した内容（受領確認済み情報等）を確認して、その結果を配布文書データの確認データとして登録する処理を行なう。
【００７４】
すなわち、上記配布機能部１４が文書データを送信する文書配布手段に、上記文書情報送信機能部２０が配布機能部１４で送信する文書データと共に文書管理項目を文書情報として送信する文書情報送信手段に、上記文書情報受信機能部２１が配布機能部１４によって送信した文書データの受領確認済み情報を含む文書管理項目の文書情報を受信する文書情報受信手段にそれぞれ相当する。
【００７５】
また、文書情報表示機能部２２が文書情報受信機能部２１によって受信した文書情報を表示する文書情報表示手段に、上記文書情報登録管理機能部２３が文書情報受信機能部２１によって受信した文書情報を配布した文書データの受領確認管理情報として登録して管理する文書情報登録管理手段にそれぞれ相当する。
【００７６】
図６は、この発明の第１の参考例の文書管理システムの文書受領装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図であり、上図と共通する部分には同一符号を付している。
この文書受領装置の制御装置５は、新たに文書情報受信機能部２４，文書情報表示機能部２５，受領確認機能部２６，及び文書情報返信機能部２７を備えている。
【００７７】
その文書情報受信機能部２４は、文書配布装置から文書データと共に送られて来るその文書データの文書情報を受信する処理を行なう。文書情報表示機能部２５は、文書情報受信機能部２４によって受信した文書情報と受信確認済みか否かの情報とを表示する処理を行なう。
【００７８】
また、受領確認機能部２６は、文書配布装置から配布された文書データの受領権限を与えられたオペレータが確かに受領しましたとの意味として確認入力を行なう。文書情報返信機能部２７は、受領確認機能部２６によって確認入力された文書データの受領確認済み情報を含む文書管理項目を文書情報として文書配布装置へ返信する処理を行なう。
【００７９】
すなわち、上記登録機能部１１が文書配布装置から送信された文書データを受信して受領する文書受領手段に、上記文書情報受信機能部２４が文書配布装置から送信された文書データと共に送信された文書情報を受信する文書情報受信手段に、上記文書情報表示機能部２５が文書情報受信機能部２４によって受信した文書情報と受信確認済みか否かの情報とを表示する文書情報表示手段にそれぞれ相当する。
【００８０】
また、上記受領確認機能部２６が文書データと共に受信した文書情報に基づいて予め決められた権限者に文書データの受領確認を行なわせる受領確認手段に、上記文書情報返信機能部２７が受領確認機能部２６によって受領確認された文書データの受領確認済み情報を含む文書管理項目を文書情報として文書配布装置へ返信する文書情報返信手段にそれぞれ相当する。
【００８１】
次に、この発明の第１の参考例の文書管理システムにおける文書配布処理及び文書受領処理について説明する。図７は文書配布装置の文書配布処理を示すフローチャート、図８は文書受領装置における文書情報を返信しない場合の文書受領処理を示すフローチャートである。また、図９は文書受領装置における文書情報を返信する場合の文書受領処理を示すフローチャート、図１０は文書配布装置における文書情報を受け取り時の処理を示すフローチャートである。
【００８２】
文書配布装置の文書配布処理は、図７に示すように、ステップ（図中「Ｓ」で示す）１で文書を入力して表示し、ステップ２でその文書管理項目を文書情報として表示して登録し、ステップ３で内容確認を行なうか否かを判断して、文書の内容確認を行なうならステップ１へ戻って再び文書を表示し、文書情報の内容確認を行なうならステップ２へ戻って再び文書情報を表示する。
【００８３】
ステップ３の判断で内容確認を終了又は行なわないなら、ステップ４へ進んで配布文書の配布先の文書受領装置を指定し、ステップ５へ進んで文書配布の承認印を押印し、ステップ６で配布文書の文書データ及び文書情報を指定した文書受領装置へ配布し、各配布先の文書受領装置へ送信して、ステップ７で配布文書及び文書情報を保管して、この処理を終了する。
【００８４】
次に、文書受領装置が文書配布装置から配布された文書データの受領確認を知らせる文書情報を文書配布装置へ返信しない場合の文書受領処理は、図８に示すように、ステップ（図中「Ｓ」で示す）１１で配布文書の文書データ及び文書情報を受信し、ステップ１２で内容確認を行なうか否かを判断して、内容確認を行なうならステップ１３で配布文書の文書データを表示して受領印を押印し、ステップ１４でその文書情報を表示して登録し、ステップ１５でその配布文書を担当者に配布し、ステップ１６で配布文書の文書データ及び文書情報を保管して、この処理を終了する。
【００８５】
また、ステップ１２で内容確認を行なわないなら、ステップ１７へ進んで処理要か否かを判断して、処理不要ならステップ１８へ進んでその配布文書の文書データ及び文書情報を破棄して、この処理を終了し、処理要ならステップ１９へ進んでその配布文書の返却を設定し、ステップ２０で返却先の宛先を指定し、ステップ２１でその宛先に配布文書の文書データと文書情報を送信し、この処理を終了する。
【００８６】
次に、文書受領装置が文書配布装置から配布された文書データの受領確認を知らせる文書情報を文書配布装置へ返信する場合の文書配布装置は、図９に示すように、ステップ（図中「Ｓ」で示す）３１で配布文書の文書データと文書情報を受信し、ステップ３２で内容確認を行なうか否かを判断して、内容確認を行なうなら文書情報の内容を表示し、ステップ３３で配布文書の文書情報に対して受領印を押印し、ステップ３４〜３６と、ステップ４２〜４４の処理をそれぞれ行なう。
【００８７】
ステップ３４でその文書情報を登録し、ステップ３５へ進んでその配布文書を担当者に配布し、ステップ３６へ進んで保管してこの処理を終了する。
また、文書情報を返信するなら、ステップ３３からステップ４２へ進んでその返信を行なう処理に入り、ステップ４２で文書情報を取り出し、ステップ４３でその宛先である文書配布装置を指定し、ステップ４４で指定された文書配布装置へ返信して、この処理を終了する。
【００８８】
また、ステップ３２の判断で内容確認を行なわないなら、ステップ３７へ進んで処理要か否かを判断して、処理不要ならステップ３８へ進んでその文書データ及び文書情報を破棄してこの処理を終了し、処理要ならステップ３９へ進んでその配布文書の返却を設定し、ステップ４０で返却先の宛先を指定し、ステップ４１でその宛先に配布文書の文書データと文書情報を送信して、この処理を終了する。
【００８９】
次に、文書配布装置が文書受領装置から文書情報を受け取る時の処理は、図１０に示すように、ステップ（図中「Ｓ」で示す）５１で受領確認済み情報を含む文書情報を受信し、ステップ５２で内容確認を行なうか否かを判断して、内容確認を行なうならステップ５３へ進んで文書情報を表示し、その文書情報を配布文書の受領確認管理情報として登録し、ステップ５４で処理要か否かを判断して、処理要ならステップ５５へ進んで保管してこの処理を終了し、処理不要ならステップ５７へ進んで破棄してこの処理を終了する。
【００９０】
また、ステップ５２の判断で内容確認をしないなら、ステップ５６へ進んで処理要か否かを判断して、処理不要ならステップ５７で破棄してこの処理を終了するが、処理要ならステップ５８へ進んで返却を設定し、ステップ５９で返却先の宛先を指定し、ステップ６０でその宛先に文書を送信し、この処理を終了する。
【００９１】
さらに、この発明の第１の参考例の文書管理システムにおける処理について説明する。
この文書管理システムの文書配布装置では、これから管理する文書データを入力する操作画面に表示し、表示装置３にそれらの情報を表示させながら文書管理担当者（文書作成者でもよい）による操作装置２からの操作情報に基づいて、入力装置１から文書データを入力する。その文書データの入力はスキャナから画像データとして入力する場合やＦＤ等に文書情報が蓄積されている場合の読み出し、さらに他の装置から通信装置８を介して受信する場合等が有る。
【００９２】
入力された文書データは表示装置３に表示することができるので、ユーザはその内容確認を行なえる。そして、操作装置２によって入力された文書データを管理するために必要な最低情報として文書作成日，作成者，及び文書名等の文書管理情報を制御装置５の機能によって登録する。
【００９３】
また、文書データを登録すると、必要に応じて制御装置５の文書承認，通知類の配布，文書配布，文書検索，データ検索，文書改訂，文書廃止・削除，文書出力等の各機能によって随時処理して、それぞれ必要な文書番号，承認日，承認者，及び配布先等の情報が入力されるとそれを上記文書管理情報と共に文書管理項目として登録する。
【００９４】
システム上で配布機能を実行する際には、通信装置８を介して配布し、最終的に文書データ記憶装置６及び文書管理項目を管理データ記憶装置７に保管する。文書配布装置は、配布機能部１４によって通信装置８を介してネットワークＮ上の指定した宛先の文書受領装置へ配布し、文書情報送信機能部２０によって通信装置８を介してネットワークＮ上の指定した宛先の文書受領装置へその文書データの文書情報を送信する。
【００９５】
この文書情報は、文書データの文書管理項目であり、文書配布装置と文書受領装置との間でやり取りすることにより、少ない情報量で文書データの受領確認を確実でしかも効率良く行なうことができる。
【００９６】
一方、文書受領装置は、登録機能部１１によって通信装置８を介して文書配布装置の配布文書の文書データを、文書情報受信機能部２４によってその文書情報をそれぞれ受領すると、その文書データと文書情報を所定の領域に蓄積する。
【００９７】
文書受領装置は、文書情報表示機能部２５によってユーザからの指示に基づいて所定の領域に蓄積されている配布文書の文書情報を取り出し、それを表示し、ユーザがその内容を確認して受領確認機能部２６によって受領確認を指示すると、承認機能部１２によって文書情報の文書管理項目の１つとして受領確認済み情報を追加する。
【００９８】
その後、文書情報返信機能部２７によって受領確認済み情報が追加された文書情報を配布元の文書配布装置へ返信する。この際、保管文書データは文書情報を付けたまま保管しても良いし、それぞれ別々にして保管しても良い。
【００９９】
すなわち、予め決められた権限者（この場合は文書の宛先のユーザ）によって操作装置２から表示装置３に表示された文書情報に基づいて受領確認入力がされると、承認機能部１２によって文書情報の文書管理項目に受領確認済み情報を付加し、文書情報返信機能部２７によってその文書情報を通信装置８を介して文書配布装置へ返信する。
【０１００】
文書配布装置は、制御装置５の文書情報受信機能部２１によって文書受領装置から通信装置８を介して配布文書データの受領確認済みを示す文書情報を受信し、文書情報表示機能部２２によって表示装置３にその文書情報を表示し、文書情報登録管理機能部２３によってその文書情報を管理データ記憶装置７に登録して管理する。
【０１０１】
次に、この発明の第１の参考例の文書管理システムにおける操作例及び作業画面例について説明する。ここでは、図４又は図５に示した文書管理装置Ａを文書配布装置に、文書管理装置Ｂを文書受領装置にそれぞれ割り当て、文書管理装置Ａから文書管理装置Ｂへ文書を配布し、文書管理装置Ｂから文書管理装置Ａへ配布連絡管理票を返送する場合について説明する。
【０１０２】
図１１乃至図１６は、この発明の第１の参考例の文書管理システムにおける文書配布管理に係る表示画面の一例を示す図である。この文書管理システムでは、文書配布装置において登録した文書データをその文書情報と共に、必要とする配布先の文書受領装置に配布した後、その文書データが配布先に間違いなく届いているか否かを確認するものである。
【０１０３】
まず、文書配布装置は配布先情報に基づいて文書データと文書情報とからなる配布文書を配布し、その配布先毎に〔Ｎｏ．１〕文書配布・受領状況表示画面を表示して、その表示内容に基づいて文書配布管理を行なう。
【０１０４】
図１１は、文書配布装置で表示される配布管理文書の配布先毎の配布及び受領状況管理の画面の表示例を示す図である。この表示画面には、配布文書に関する送信日時，文書名，配布先，及び受領確認日が一覧表示される。その受領確認日は、配布先の文書受領装置から受領確認済み情報を含む文書情報を受け取って確かに受領されたことを確認した日である。
【０１０５】
例えば、送信日時「１９９４．１０．１０」に配布先「計画部 企画課」へ配布した文書名「機能設計書」の文書については、受領確認日「１９９４．１０．１５」に受領確認をしたことを知ることができる。
また、送信日時「１９９４．１０．１０」に配布先「技術部 技術課」へ配布した文書名「機能設計書」の文書については、受領確認日「１９９４」のみがデフォルトで表示されているのみであり、その月日が表示されていないので、このことによって未だ受領確認をしていないことを知ることができる。
【０１０６】
一方、文書受領装置は、基本構成機能の受信機能及び文書情報受信機能によって文書配布装置から配布される配布文書を受信し、その受信した文書データと文書情報を逐次蓄積し、文書受領装置側のユーザの求めに応じて〔Ｎｏ．２〕受信文書一覧表示画面を表示する。
【０１０７】
図１２は、文書受領装置で表示される受信文書一覧表示画面の表示例を示す図である。この表示画面には、受信した文書の受信年月日，文書名，頁数，及び文書種別が一覧表示され、どのような文書がいつ文書配布装置から届いたかを確認することができる。そして、ユーザは文書情報表示ボタンを選択することによって文書情報の内容を表示させることができる。この表示内容に基づいて受信した文書の受領確認を行なう。
【０１０８】
つまり、カーソルＣ１で示すように文書番号「００２」を選択した後、カーソルＣ２で示すように文書情報表示ボタンを指定すると、その各エリアは反転表示される。文書情報表示ボタンが指定されると、管理データ記憶装置７に記憶されている選択された文書データに該当する文書情報を検索して、〔Ｎｏ．３〕受信文書の文書情報及び受領確認画面を表示する。
【０１０９】
図１３は、文書受領装置で表示される受信配布文書の文書情報及び受領確認作業画面の表示例を示す図である。この表示画面には、図１２で選択された配布文書の各文書管理項目である文書名「機能構造図」，テーマ「Ｚ９９９」，頁数「１１」，宛先「技術部 技術課」，発行元「設計部 設計課」等の情報が表示される。さらに、この配布文書の受領日として現在の日付「’９４／１２／０１」が表示される。
【０１１０】
この表示画面に基づいて配布文書受領確認作業を行なう。カーソルＣ３で示すように、ユーザによって受領確認ボタンが指定されると、「’９４／１２／０１」に受領確認入力がされたことを示す受領確認済み情報が文書情報に付加される。
その後、再び〔Ｎｏ．４〕受信文書一覧表示画面が表示される。
【０１１１】
図１４は、文書受領装置で表示される受領確認後の画面の表示例を示す図である。この表示画面には、先程受領確認した文書番号「００２」の受領確認欄に受領確認が済んだことを示す「済」が表示される。そして、カーソルＣ４で示すように、ユーザが受領情報返送ボタンを指定すると、発行元「設計部 設計課」の文書配布装置へ受領確認済み情報が付加された文書情報が返送される。
なお、この文書情報は本題文書に結合して保管してもよいし、本題文書と別にして保管するようにしてもよい。
【０１１２】
一方、文書配布装置は、文書情報受信機能によって文書受領装置から返信される文書情報を受信し、その受信した文書情報は逐次蓄積し、表示装置に〔Ｎｏ．５〕配布文書の受領情報表示画面を表示する。
【０１１３】
図１５は、文書配布装置で表示される配布文書の受領情報表示画面の表示例を示す図である。この表示画面には、文書受領装置から受領確認済み情報を含む文書情報についての配布先と文書名と受領確認日とが一覧表示される。
例えば、図中に示すように、ユーザ装置名「ユーザａ」の文書配布装置では配布先「技術部 技術課」で文書名「機能構造図」の文書データが受領確認日「’９４．１２．０１」に受領確認されたことを示す文書情報を受信したことを示す表示がされる。
【０１１４】
その後、配布文書の受領結果を示す〔Ｎｏ．６〕文書の配布状況表示画面が表示される。図１６は、文書配布装置で表示される文書情報受信後の文書の配布状況表示画面の表示例を示す図である。この表示画面には、送信日時「１９９４．１１．２５」に配布先「技術部 技術課」へ配布した文書名「機能構造図」の文書については、受領確認日「１９９４．１２．０１」が表示されているので、その日に受領確認が行なわれたことを知ることができる。
【０１１５】
この文書管理システムは、文書配布装置が文書受領装置へ文書データと共に文書管理項目を文書情報として送信して、文書受領装置が文書配布装置から送信された文書データと共に文書情報を受信してその文書情報と受信確認済みか否かの情報とを表示し、その文書情報に基づいて予め決められた権限者に文書データの受領確認を行なわせて、その受領確認された文書データの受領確認済み情報を含む文書管理項目を文書情報として文書配布装置へ返信して、文書配布装置が文書受領装置から返信された文書情報を受信して表示し、その文書情報を配布した文書データの受領確認管理情報として登録して管理する。
このようにして、文書配布装置は、文書データと共にその文書情報を配布し、その配布先の文書受領装置から受領確認済みを示す情報が付加された文書情報を受け取ることにより、文書受領装置との間で少ない情報量のデータに基づいて当該配布文書の文書データが確かに配布先に受領されたことを容易に確認することができる。
【０１１６】
したがって、配布した文書データの受領確認のためにやり取りするデータ量を少なくすることができ、そのデータのやり取りを自動的に行なうことができるので、文書管理システム上の処理負荷をかけずに、且つ操作者が煩雑なオペレーションを行なわなくても、文書の発行元が発行した文書が意図する発行先の相手先によって確かに受領されたことを確認することができる。
すなわち、受領管理に必要な管理項目等を文書情報としてやり取りすることができるので、ＩＳＯ９０００の要求事項を満たすことの対処方法としての管理精度の向上を行なえる。その際、オペレーション上の手間やシステム上の負荷も低減させて効率的に行なうことができる。
【０１１７】
さらに、配布管理連絡票のようなラスター形式の文書を使用した場合と比較して、そのデータ量を少なくすることができるので、送受信の際のネットワーク上の負荷を大幅に低減し、データを蓄積する際の記憶装置の容量を低減することができる。
【０１１８】
（２）この発明の第２の参考例
受領側が確認文書として意識して受領確認して配布元へ受領確認済みの文書情報を返信しなければならないが、受領側でその判断を文書ファイルを開いて内容を確認しなければならないと、受領側が常時注意して意識をしてないと配布元での配布管理を効率良く行なえなくなる。
【０１１９】
そこで、この発明の第２の参考例の文書管理システムでは、文書受領装置が文書配布装置から配布された配布文書を受信したときに、その配布文書の文書情報に付加されている識別情報に基づいてその配布文書に対する受領確認が必要であることを容易に知ることができる。
【０１２０】
図１７はこの発明の第２の参考例の文書管理システムにおける文書配布装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図、図１８はこの発明の第２の参考例の文書管理システムにおける文書受領装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図であり、上図と共通する部分には同一符号を付している。
【０１２１】
図１７に示すように、この文書管理システムの文書配布装置の制御装置５には、新たに配布管理文書識別情報付加機能部２８を設けている。
その配布管理文書識別情報付加機能部２８は、配布する文書データの文書情報に受領確認が必要な文書であることを受領側のユーザに識別させる識別情報を付加する処理を行なう。
【０１２２】
すなわち、この配布管理文書識別情報付加機能部２８は、文書データ又は文書情報に受領確認が必要であることを認識させる識別情報を付加する配布管理文書識別情報付加手段に相当する。
【０１２３】
一方、図１８に示すように、この文書管理システムの文書受領装置の制御装置５には、図６に示した各機能部の他に、配布管理文書識別情報表示機能部２９を設けている。この配布管理文書識別情報表示機能部２９は、文書配布装置から受信した文書情報に付加されている識別情報に基づいて配布文書が受領確認が必要である文書であることを表示する。
【０１２４】
すなわち、この配布管理文書識別情報表示機能部２９は、文書配布装置によって配布された文書データ又は文書情報に付加された識別情報を表示する配布管理文書識別情報表示手段に相当する。
【０１２５】
次に、この発明の第２の参考例の文書管理システムにおける文書配布処理及び文書受領処理について説明する。図１９は文書配布装置の文書配布処理を示すフローチャート、図２０は文書受領装置における文書受領処理を示すフローチャートである。
【０１２６】
文書配布装置の文書配布処理は、図１９に示すように、ステップ（図中「Ｓ」で示す）６１で文書を入力して表示し、ステップ６２でその文書管理項目を文書情報として表示して登録し、ステップ６３で内容確認を行なうか否かを判断して、文書の内容確認を行なうならステップ６１へ戻って再び文書を表示し、管理データの内容確認を行なうならステップ６２へ戻って再び管理データを表示する。
【０１２７】
ステップ６３の判断で内容確認を終了又は行なわないなら、ステップ６４へ進んで配布文書の配布先の文書受領装置を指定し、ステップ６５へ進んで文書配布の承認印を押印し、ステップ６６で受領管理文書の指定の有無を判断して、受領管理文書の指定があれば、ステップ６７へ進んで受領管理文書を示す識別子（識別情報）を付加してステップ６８へ進む。
【０１２８】
一方、ステップ６６の判断で受領管理文書の指定がなければ、そのままステップ６８へ進む。ステップ６８では配布文書の文書データ及び文書情報を指定した文書受領装置へ配布し、各配布先の文書受領装置へ送信して、ステップ６９で配布文書及び文書情報を保管して、この処理を終了する。
【０１２９】
文書受領装置の文書受領処理は、図２０に示すように、ステップ（図中「Ｓ」で示す）７０で配布文書を受信して管理データを表示し、ステップ７１でその配布文書の文書情報に付加されている識別情報に基づいて受領確認が必要な受領管理文書と一般文書を区別して管理して表示し、ステップ７２で内容確認を行なうか否かを判断する。
【０１３０】
ステップ７２の判断で内容確認を行なうなら、ステップ７３で受領管理文書か否かを判断して、受領管理文書でなければステップ８３へ進んでその文書保管の扱いを判断して、保管する場合はステップ７６へ進んでその配布文書を担当者に配布し、ステップ７７へ進んで保管してこの処理を終了する。また、ステップ８３の判断で文書保管しない場合には、ステップ８７へ進んで担当者に配布してこの処理を終了する。
【０１３１】
さらに、ステップ７３の判断で受領管理文書なら、ステップ７４へ進んで文書情報に対して受領確認を入力して受領確認し、ステップ７５〜７７とステップ８４〜８６の処理をそれぞれ行なう。
【０１３２】
ステップ７５で文書情報を登録し、ステップ７６へ進んで配布文書を担当者に配布し、ステップ７７で保管してこの処理を終了する。
さらに、ステップ７４からステップ８４へ進んで文書情報を取り出し、ステップ８５で受領確認の文書情報を返信する宛先である文書配布装置を指定し、ステップ８６でその指定された文書配布装置へ送信して、この処理を終了する。
【０１３３】
また、ステップ７２で内容確認を行なわないなら、ステップ７８へ進んで処理要か否かを判断して、処理不要ならステップ７９へ進んでその文書データ及び文書情報を破棄してこの処理を終了し、処理要ならステップ８０へ進んでその配布文書の返却を設定し、ステップ８１で返却先の宛先を指定し、ステップ８２でその宛先に配布文書の文書データと文書情報を送信し、この処理を終了する。
【０１３４】
さらに、この発明の第２の参考例の文書管理システムにおける処理について説明する。
この文書管理システムでは、上述の第１実施形態の文書管理装置における文書配布時及び文書受領時の処理が若干異なる。この文書配布装置は、受領確認が必要な配布文書を配布するとき、配布管理文書識別情報付加機能部２８によってその配布文書の文書情報に受領確認が必要であることを示す識別情報を付加する。
【０１３５】
そして、文書受領装置では、文書配布装置によって配布された配布文書を受領したとき、配布管理文書識別情報表示機能部２９によって、その配布文書の文書情報に付加された識別情報に基づいて、その配布文書が受領確認を必要とする受領確認管理文書か、必要としない一般文書かを区別して管理して、それらを識別可能に表示する。なお、一般文書にも一般文書を示す識別情報を付加するようにしてもよい。
【０１３６】
次に、この発明の第２の参考例の文書管理システムにおける文書配布及び文書受領時の操作例及び作業画面例について説明する。ここでは、図４又は図５に示した文書管理装置Ａから文書管理装置Ｂへ文書を配布し、文書管理装置Ｂにおいてその文書が受領確認が必要な配布管理文書か否かを識別可能に表示する場合について説明する。
【０１３７】
図２１乃至図２６は、この発明の第２の参考例の文書管理システムにおける文書配布と文書受領に係る表示画面の一例を示す図である。
この文書管理システムでは、文書配布装置が登録された配布文書を必要とされる配布先の文書受領装置に配布する際、その配布文書に対して受領確認が必要である配布管理文書であることを識別可能に送信する。そして、その配布文書を受信した文書受領装置は受領確認が必要な配布文書であることを識別可能に表示するものである。
【０１３８】
まず、文書配布装置は文書処理を終了する際にユーザに対して配布する文書が配布管理をする文書かしない文書なのかを問い合わせるための文書終了処理画面を表示する。図２１は、文書配布装置で表示される文書終了処理画面の表示例を示す図である。
【０１３９】
この表示画面には、文書を終了するか否かを選択するボタンと、文書が受領確認が必要な配布管理文書と、文書が受領確認が不要な一般文書のいずれか指定するボタンがそれぞれ表示される。それら各ボタンを指定することにより、文書終了を指定し、配布管理文書又は一般文書を指定すると、一般文書として指定された文書に対してはそれを示す識別情報が付加され、配布管理文書として指定された文書には受領確認が必要であることを示す識別情報が付加される。そして、文書に配布管理文書と一般文書とを識別可能に表示する配布文書一覧画面が表示される。
【０１４０】
図２２は、文書配布装置で表示される配布文書一覧画面の表示例を示す図である。この表示画面には、例えば、文書番号「００１」は作成年月日「１９９４．０９．１５」に作成され、その文書名「計画連絡書」と頁数「１頁」が表示され、その文書はテキストであり一般文書が指定されたことを示す「一般」が表示される。
【０１４１】
また、文書番号「００３」は作成年月日「１９９４．１１．２３」に作成され、その文書名「機能構造図」と頁数「１１頁」が表示され、その文書はイメージであり受領確認が必要な配布管理文書が指定されたことを示す「管理」が表示される。そして、ユーザの指示によってこの表示内容に基づく各文書の配布が実行される。
【０１４２】
一方、文書受領装置は、文書配布装置から配布される文書データと文書情報を受信すると、その文書情報に付加されている識別情報に基づいて受領確認が必要な配布管理文書と受領確認が不要な一般文書とを識別して受信文書蓄積領域を管理文書受信領域と一般文書受信領域に区別して管理する。
そして、ユーザからの要求に基づいて配布管理文書受信一覧画面と一般文書受信一覧画面とを分けて表示する。
【０１４３】
図２３は、文書受領装置で表示される配布管理文書受信一覧画面の表示例である。この表示画面には、例えば、受信年月日「１９９４．１０．１０」には、文書名「機能設計書」の文書を受信しており、その文書は頁数「１５頁」のテキストであり、受領確認を行なう必要が有る配布管理文書であることを示す「管理」が表示される。そして、この表示に基づいて受信した文書の受領確認を行なうと、文書情報に受領確認済み情報を付加して配布元の文書配布装置へ返信する。
図２４に示すように、配布された文書データをその文書情報付き文書で管理することができる。
【０１４４】
図２５は文書受領装置で表示される一般文書受信一覧画面の表示例である。
例えば、この表示画面には、受信年月日「１９９４．０９．１５」に文書名「計画連絡書」の配布文書を受信しており、その文書は頁数「１頁」のテキストであり、受領確認のための文書情報の返信が必要ない一般文書を示す「一般」が表示される。そして、この操作例の場合は図２６に示すように、本題文書のみが登録される。
【０１４５】
この文書管理システムは、文書配布装置が送信する文書データ又は文書情報に受領確認が必要であることを認識させる識別情報を付加して、文書受領装置が上記文書データ又は文書情報に付加された識別情報を表示するので、文書受領装置側では受領確認が必要な文書データを受領したことを容易に認識することができ、文書データの受領確認を速やかに実行することができ、文書配布装置側で文書データの配布管理を確実に行なうことができる。
このようにして、文書配布装置が文書を配布するとき、その配布文書の連絡と共に、その配布文書が受領確認を必要とする文書であるか否かを識別可能に配布し、文書受領装置ではその配布文書が受領確認を必要とする文書であるか否かを識別可能に表示するので、文書受領装置側のユーザは送付された配布文書に対する受領確認作業を速やかに実行することができ、文書配布装置による配布文書の受領確認の配布管理処理をより確実に行なえる。
【０１４６】
したがって、受領文書の中で受領確認を必要とする文書が受領側で容易に識別判断することができ、受領確認行為を速やかに実行することができ、配布管理を確実に能率良く行なえる。
【０１４７】
（３）この発明の第３の参考例
受領側で受領確認する権限者を決めており、その人以外は確認できないようにした場合、その権限者がなんらかの理由で在席していないときには文書の受領確認が滞ることになり、配布元では受領確認の急を要する文書を配布したときには、その配布管理を速やかに行なえなくなる。
【０１４８】
そこで、この発明の第３の参考例の文書管理システムでは、文書受領装置は文書配布装置から配布された配布文書を受領したとき、受領確認を行なう権限者が不在のときのために、予め受領確認を行なう代行者を設定しておくことができ、その代行者によって受領確認を行なわせることができる。
この発明の第３の参考例の文書管理システムにおける文書配布装置の制御装置５の機能構成は、図１７に示した文書配布装置の制御装置５の機能構成と同じである。
【０１４９】
図２７はこの発明の第３の参考例の文書管理システムにおける文書受領装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図であり、上図と共通する部分には同一符号を付している。図２７に示すように、この発明の第３の参考例の文書管理システムの文書受領装置の制御装置５には、新たに受領確認権限委譲設定機能部３０と、受領文書移動機能部３１を設けている。
【０１５０】
その受領確認権限委譲設定機能部３０は、受領した配布文書の受領確認作業の権限を他の代行者に委譲させるときの条件設定をする。
また、受領文書移動機能部３１は、受領確認権限委譲設定機能部３０によって設定された代行者に受領した配布文書の文書データと文書情報（受領確認文書識別情報を含む）を移動させる。
【０１５１】
さらに、文書情報受信機能部２４が委譲先で受領確認されたことを示す受領確認済み情報を含む文書情報を受信して、文書情報返信機能部２７がその文書情報を配布元の文書配布装置へ返信する機能を果たす。
【０１５２】
すなわち、上記受領確認権限委譲設定機能部３０が、登録機能部１１によって受信した文書データの受領確認を行なう権限の委譲先の条件を設定をする受領確認権限委譲設定手段に相当する。また、上記受領文書移動機能部３１が受領確認権限委譲設定機能部３０によって設定した条件に基づいて文書配布装置から受信した文書データと文書情報とを予め設定された委譲先へ移動させる受領文書移動手段に相当する。
【０１５３】
さらに、代行者に設定された文書受領装置の制御装置５は、受領確認機能部２６が依頼元の文書受領装置から転送された配布文書に対する受領確認入力行為の機能を果たし、文書情報返信機能部２７が依頼元の文書受領装置へ受領確認済み情報を含む文書情報を返信する機能を果たす。
【０１５４】
次に、この発明の第３の参考例の文書管理システムの受領確認の委譲先での文書受領処理について説明する。図２８はその文書受領装置の文書受領処理における受領確認の代行及び受領確認済みの文書情報を返却送信する時の処理を示すフローチャートである。
【０１５５】
この文書受領装置の文書受領処理は、ステップ（図中「Ｓ」で示す）９１で管理文書領域を指定し、ステップ９２で受信文書一覧表示をし、ステップ９３で該当文書を指示し、ステップ９４で文書画像表示をする。
【０１５６】
その後、ステップ９５で文書内容を確認し、ステップ９６で受領確認処理に移行して、ステップ９７で承認権限の有無を判断して、有ればステップ９８に進み、無ければステップ１０１へ進んで権限が委譲されているか否かを判断して、委譲されていなければこの処理を終了する。また、権限が委譲されていればステップ９８へ進む。ステップ９８では受領確認入力を行ない、ステップ９９で受領確認済み情報を含む文書情報を受領確認の依頼元の文書受領装置へ返信して、この処理を終了する。なお、文書情報返信の際には文書データも返信すると良い。
【０１５７】
さらに、この発明の第３の参考例の文書管理システムにおける処理について説明する。
この文書管理システムでは、文書受領装置において、配布文書の受領確認を行なう権限者が不在などのときのために、受領確認を行なう代行者を設定し、その代行者によって受領確認を行なわせることができる。
【０１５８】
文書配布装置は、配布文書を設定されている配布情報に基づいて配布先を決めて配布する。その配布先の文書受領装置では、所定の領域に蓄積された配布文書を呼び出してその内容を確認し、受領確認を行なう為に承認行為を実行する。
このときの受領確認（承認行為）は、予め決められた権限者のみが行なうことになるが、予め受領確認権限委譲設定機能によって代行者を設定しておくと、その代行者に対して受領確認行為が許可されて実行できる。
【０１５９】
一方、この文書受領装置は、受領確認権限委譲設定機能部３０によって配布文書の受領確認の代行者を設定する。
そして、文書配布装置によって配布された配布文書を受信したとき、受領文書移動機能部３１が受領確認権限委譲設定機能部３０によって設定された代行者の文書受領装置へ配布文書の文書データ及び文書情報を転送する。
【０１６０】
さらに、代行者の文書受領装置は、代行元の文書受領装置から受信した配布文書の受領確認を行ない、受領確認機能部２６によってその配布文書の文書データの文書情報に対する受領確認を入力し、文書情報返信機能部２７によって文書データ及び文書情報を代行元の文書受領装置へ返送する。
【０１６１】
そして、代行元の文書受領装置は、代行先の文書受領装置から文書データと共に受領確認済み情報が付加された文書情報を受信すると、文書情報返信機能部２７によって文書情報を配布元の文書配布装置へ返送する。
【０１６２】
なお、代行元の文書受領装置から代行先の文書受領装置へ文書データのみを転送し、代行先の文書受領装置でその文書データの受領確認を行ない、その文書データの文書情報に対して受領確認済み情報を付加して文書配布装置へ直接返送し、代行元の文書受領装置には代行承認によって文書データの受領確認を行なったことを知らせる情報を送信して連絡通知するようにしてもよい。
【０１６３】
次に、この発明の第３の参考例の文書管理システムにおける配布文書の受領確認の代行者を設定するときの操作例及び作業画面例について説明する。
ここでは、図４又は図５に示した文書受領装置である文書管理装置Ｂにおいて他の文書管理装置Ｃを代行者として設定する場合について説明する。
文書受領装置では、代行者の設定作業を選択すると、〔Ｎｏ．１〕受領確認権限委譲設定画面が表示される。
【０１６４】
図２９は、この発明の第３の参考例の文書管理システムにおける配布文書の受領確認の代行者を設定するときの受領確認権限委譲設定表示画面の一例を示す図である。
この表示画面に入れるのは予め設定されている受領確認権限者、又はシステム管理者のみに許容されている。したがって、設定を解除するのも予め設定されている受領確認権限者、又はシステム管理者のみに許容されている。
【０１６５】
この表示画面には、受領確認権限者のユーザ名，ログイン名，パスワードを入力するエリアと、権限委譲者（代行者）のユーザ名と代行期間である設定期間を入力するエリアが有る。
【０１６６】
この受領確認権限者設定エリアに必要なデータを入力した後、代行者設定エリアに文書受領装置Ｃの使用者のユーザ名と代行期間を入力して、カーソルＣ５によって示すように、登録ボタンを指定すると、文書受領装置Ｃの使用者が代行者として設定される。
【０１６７】
この文書管理システムは、文書受領装置が文書受領装置から受信した文書データの受領確認を行なう権限の委譲先の条件を設定し、その設定した条件に基づいて文書配布装置から受信した文書データと文書情報とを上記委譲先へ移動させる。
したがって、文書受領装置側では文書データを受領したときに受領確認をする権限者が不在のときでも、その受領確認作業を適当な代行者によって行なわせることができ、文書配布装置側で文書データの配布管理を滞り無く行なうことができる。
このようにして、文書受領装置では、予め配布文書の受領確認の代行者を設定することができるので、配布文書を受領したときに受領確認者が不在の場合、その代行者によって受領証明を行なわせることができ、文書の配布元における文書の配布連絡管理処理を滞りなく行なえる。
【０１６８】
したがって、受領確認者が不在時の場合にも、その役割を代行者に行なわせることにより、文書及び文書配布に関する管理作業が滞ることもなく、システムを運用させることができ、配布元は受領側の事情によって配布管理が進められないというような事態による影響を回避できる。
【０１６９】
（４）この発明の第４の参考例
配布元で管理することができるので、受領確認済みの文書情報を間違いなく受信した場合にのみ確認管理することができる。しかしながら、システムというものはとかく何等かの理由によってエラーになり易く、配布元へ返信した文書情報が届かないことも有る。このようなときには、配布元で配布管理を行なえなくなる。
【０１７０】
そこで、この発明の第４の参考例の文書管理システムでは、文書配布装置は配布文書の配布エラーのとき、オペレータの指示による再度配布機能を備えている。また、配布エラー時に自動的に再配布を実行するようにしてもよい。さらに、文書受領装置は受領確認済みの文書情報を返信したとき、その返信結果を記録して管理し、正常に返信できなかった文書情報については再返信することができる。
この発明の第４の参考例の文書管理システムにおける文書配布装置の制御装置５の機能構成は、図１７に示した文書配布装置の制御装置５の機能構成と同じである。
【０１７１】
図３０はこの発明の第４の参考例の文書管理システムにおける文書受領装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図であり、上図と共通する部分には同一符号を付している。図３０に示すように、この発明の第４の参考例の文書管理システムの文書受領装置の制御装置５には、新たに文書情報返信管理機能部３２と文書情報再返信機能部３３を設けている。
【０１７２】
その文書情報返信管理機能部３２は、受領確認済みの文書情報を配布元に返信したときの返信履歴や返信結果等の返信記録管理情報を管理する処理を行なう。また、文書情報再返信機能部３３は、文書情報返信管理機能部３２で管理された中で必要に応じて受領確認済みの文書情報の再返信の処理を行なう。
【０１７３】
すなわち、上記文書情報返信管理機能部３２が、文書情報返信機能部２７によって返信した文書情報の返信履歴と返信結果の文書情報返信管理情報を管理する文書情報返信管理手段に相当する。
また、上記文書情報再返信機能部３３が、上記文書情報返信管理機能部３２によって管理している文書情報返信管理情報に基づいて指定された文書情報を文書配布装置へ再度返信する文書情報再返信手段に相当する。
【０１７４】
次に、この発明の第４の参考例の文書管理システムにおける文書情報返信処理について説明する。図３１はこの文書受領装置の文書情報返信処理を示すフローチャートである。この文書受領装置の文書情報返信処理は、ステップ（図中「Ｓ」で示す）１１１で受領確認済み情報を含む文書情報を配布元の文書配布装置へ返信すると、ステップ１１２でその返信結果（返信履歴を含む）を記録し、その返信結果を表示して、この処理を終了する。
【０１７５】
次に、この発明の第４の参考例の文書管理システムにおける文書情報再返信処理について説明する。図３２はこの文書受領装置の文書情報再返信処理を示すフローチャートである。この文書受領装置の文書情報再返信処理は、ステップ（図中「Ｓ」で示す）１２１でユーザからの指示に基づいて管理されている受領確認済み情報を含む文書情報の中から再返信する文書情報を指定し、ステップ１２２でその指定した文書情報を配布元の文書配布装置へ再返信し、この処理を終了する。
【０１７６】
さらに、上記文書情報返信時の処理と再返信の処理について説明する。
文書受領装置において、文書配布装置へ受領確認済みの文書情報を返信するとき、文書情報返信管理機能部３２によって返信結果を返信管理履歴と共に返信管理記録として記録して管理する。
そして、その返信管理記録に基づいて指定された文書情報の再返信が指定されたら、文書情報再返信機能部３３によってその指定された文書情報を文書配布装置へ再返信する。
【０１７７】
次に、この発明の第４の参考例の文書管理システムの文書受領装置における文書情報再返信の操作及び操作画面について説明する。
ここでは、図４又は図５に示した文書受領装置である文書管理装置Ｂが再返信する場合について説明する。
文書受領装置では、受領確認済みの文書情報の再返信の作業を選択すると、〔Ｎｏ．１〕文書情報返信管理管理記録画面が表示される。
【０１７８】
図３３は、文書受領装置で表示される文書情報返信管理記録画面の一例を示す図である。この表示画面には、受領確認済みの文書情報の返信履歴として、返信日時，文書名，返信先，及び返信結果の返信管理記録が一覧表示される。
この表示画面では、例えば、文書番号「００２」の文書名「機能構造図」の文書に対する受領確認済みの文書情報の返信先は「ユーザａ」の文書配布装置であり、返信日時は「１９９４．１１．２５」に返信済みであり、その返信結果は「異常終了」であることが表示される。
【０１７９】
その文書番号「００２」の返信結果が異常終了であり文書配布装置に届いていないことが確認できるので、ユーザはこれを再返信するために、カーソルＣ６で示すように、文書番号「００２」を指定し、カーソルＣ７で示すように、返信ボタンを指定すると、〔Ｎｏ．２〕受領確認済文書情報返信画面が表示される。
【０１８０】
なお、「００１」の機能設計書のように正常終了したものについて指定した場合にその文書情報を残しているときは、図３４に示した表示画面において同様な表示をし、残していない場合その旨を知らせるメッセージの表示を行なう。
また、文書情報を残している場合、それを削除する機能も備えている。さらに、文書情報を残すか残さないかをシステムの運用条件として予め設定することもできる。
【０１８１】
図３４は、文書受領装置で表示される受領確認済文書情報返信画面の一例を示す図である。この表示画面には、再返信対象の受領確認済みを示す文書情報Ｈが文書形式で表示される。
さらに、その表示画面には文書情報Ｈの返信宛先が複数箇所選択可能に表示されるが、ここではカーソルＣ８で示すように、図中斜線を施して示す返信宛先「ユーザａ」がデフォルトで選択されている。
【０１８２】
そして、カーソルＣ９によって示すように、返信開始ボタンを指定すると、返信宛先「ユーザａ」の文書配布装置へ文書情報Ｈが再返信される。
そして、その文書情報Ｈの返信結果は再び文書情報返信管理機能部３２によって記録して管理される。
【０１８３】
一方、文書配布装置では再返信された文書情報を正常に受信すると、文書情報受信画面にその管理情報を一覧表示し、ユーザによってその文書情報の内容が確認されると、文書情報管理情報登録機能によって文書情報による管理情報を登録し、配布連絡管理を実現する。
【０１８４】
図３５は、文書配布装置で表示される文書情報受信画面の一例を示す図である。この表示画面には、文書受領装置から受信した受領確認済みの文書情報に関する管理情報が一覧表示される。例えば、カーソルＣ１０で示すように、文書番号「００１」は、装置名「ユーザｂ」の文書受領装置から文書名「機能構造図」の配布文書に関する受領確認済みの文書情報を受信日時「１９９４．１１．２６」に受信したことを示す管理情報が表示されている。そして、ユーザがこの文書番号「００１」を選択すると、その文書情報の内容が表示される。
【０１８５】
この文書管理システムは、文書受領装置が文書配布装置へ返信した文書情報の返信履歴と返信結果の文書情報返信管理情報を管理し、その管理している文書情報返信管理情報に基づいて指定された文書情報を文書配布装置へ再度返信する。
したがって、文書受領装置側で文書データの受領を確認したことを知らせる文書情報が文書配布装置へ届いたか否かを管理して、届いていないときには容易に再送信することができ、文書配布装置側で文書データの配布管理を滞り無く行なうことができる。
このようにして、文書受領装置はこの文書管理システム上の何らかのエラーによって文書配布装置へ受領確認済みの文書情報が届かなかった場合、再度その文書情報を返信することができるので、文書配布装置における文書の配布連絡管理処理を滞りなく行なえる。
【０１８６】
したがって、受領側が受領確認済みの文書情報を返信したにも係らず、配布側にその文書情報が届いていないときにおいても、配布先のその状況を確認することができる。そして、必要に応じて再度返信されるので、より確実に配布文書の管理をすることができる。
【０１８７】
（５）この発明の第５の参考例
受領側では文書情報がなんらかの理由で返信エラーになったことを確認できるが、配布元でできないと常に受領側へ連絡して確認する必要が有る。
つまり、届いていない文書情報があったときの再返信行為と、受領側に依頼をして人為的に返信作業を実行してもらわなければならないのでは、配布側での効率的な配布文書の受領確認管理を実施できない。
【０１８８】
そこで、この発明の第５の参考例の文書管理システムでは、文書配布装置は、配布文書の配布エラーのとき、オペレータの指示による再度配布機能を備えている。また、配布エラー時に自動的に再配布を実行するようにしてもよい。
さらに、文書受領装置は受領確認済みの文書情報を返信したときその返信結果を記録して管理し、正常に返信できなかった文書情報については自動的に再返信することができる。
【０１８９】
さらにまた、自動再返信の機能でリトライアウトした場合、ユーザ操作による再返信を行なえる。
この発明の第５の参考例の文書管理システムにおける文書配布装置の制御装置５の機能構成は、図１７に示した文書配布装置の制御装置５の機能構成と同じである。
【０１９０】
図３６はこの発明の第５の参考例の文書管理システムにおける文書受領装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図であり、上図と共通する部分には同一符号を付している。図３６に示すように、この発明の第５の参考例の文書管理システムの文書受領装置の制御装置５には、新たに文書情報返信管理機能部３２と、返信エラー時再返信条件設定機能部３４と、文書情報返信エラー時再返信機能部３５を設けている。
【０１９１】
その返信エラー時再返信条件設定機能部３４は、文書情報返信エラー時再返信機能部３５を実行するときの返信間隔，返信回数等の条件を設定する。また、文書情報返信管理機能部３２は、受領確認済み文書情報を配布元に返信したときの返信履歴や返信結果等の返信記録管理情報を管理する。
【０１９２】
さらに、文書情報返信エラー時再返信機能部３５は、文書情報返信管理機能部３２の管理情報に基づいて受領確認済みの文書情報を配布元に返信した時に返信エラーとなった場合、返信エラー時再返信条件設定機能部３４によって設定された条件で文書情報を自動的に再返信する。
【０１９３】
すなわち、上記返信エラー時再返信条件設定機能部３４が、受領確認済みの文書情報が返信エラーになったときの再返信間隔と再返信回数等の再返信条件を設定する返信エラー時再返信条件設定手段に相当する。
また、上記文書情報返信管理機能部３２が、文書情報返信機能部２７によって返信した文書情報の返信履歴と返信結果の文書情報返信管理情報を管理する文書情報返信管理手段に相当する。
【０１９４】
さらに、上記文書情報返信エラー時再返信機能部３５が、文書情報返信管理機能部３２によって管理している文書情報返信管理情報に基づいて識別した返信エラーの文書情報を、返信エラー時再返信条件設定機能部３４によって設定した再返信条件に基づいて文書配布装置へ再度返信する文書情報返信エラー時再返信手段に相当する。
【０１９５】
次に、この発明の第５の参考例の文書管理システムにおける受領確認済みの文書情報返信処理について説明する。図３７は、この文書受領装置の受領確認済みの文書情報返信処理を示すフローチャートである。
【０１９６】
この文書受領装置の文書情報返信処理は、ステップ（図中「Ｓ」で示す）１３１で文書情報に基づく受領確認を行ない、ステップ１３２へ進んでその管理データを登録し、ステップ１３３へ進んでその文書情報の返信先の宛先を指定し、その宛先の文書配布装置へ返信し、ステップ１３４へ進んでその返信結果を判断して、正常に返信できたらステップ１３５へ進んで正常処理をして、この処理を終了する。
【０１９７】
また、ステップ１３４の判断で返信結果が異常（送信エラー）なら、ステップ１３６へ進んで再送条件（再返信の条件）が設定されているか否かを判断して、設定されていなければステップ１３７へ進んで文書情報返信に関する異常処理を行ない、この処理を終了する。
【０１９８】
ステップ１３６の判断で再送条件が設定されているなら、ステップ１３８へ進んで自動再返信の残り回数が「０」か「１以上」かを判別して、予め決められた再返信回数の再返信を行なったか否かを判断して、行なったらステップ１３７へ進んで文書情報返信に関する異常処理を行ない、この処理を終了する。
【０１９９】
ステップ１３８の判断で予め決められた自動再返信回数の再返信まで達していなければ、ステップ１３９へ進んで予め決められた再返信間隔に基づいて再返信を行ない、ステップ１３３へ戻る。そして、再返信が成功すれば正常終了し、予め決められた自動再返信回数の再返信を行なっても成功しない場合には異常処理を行なって、この処理を終了する。なお、予め決められた所定回数の自動再返信を行なっても成功しないときのユーザ操作の再送処理は、上述した（４）第４実施形態で説明した機能及び処理動作によって行なう。
【０２００】
次に、この発明の第５の参考例の文書管理システムにおける再返信条件設定の操作例及び作業画面の表示例について説明する。ここでは、図４又は図５に示した文書受領装置である文書管理装置Ｂにおける再返信条件の設定作業について説明する。
ユーザが受領確認済みの文書情報の再返信条件の設定作業を選択すると、〔Ｎｏ．１〕受領確認済文書情報再返信条件設定画面が表示される。
【０２０１】
図３８は、文書受領装置で表示される受領確認済文書情報再返信条件設定画面の表示例を示す図である。この表示画面には、受領確認済みの文書情報を再返信するときの再返信間隔入力エリアと再返信回数設定エリアとが表示されており、ユーザは任意の再返信間隔（秒）と再返信回数（回）を設定することができる。
【０２０２】
そして、文書配布装置へ受領確認済みの文書情報を返信したときに返信エラーが発生した場合、ここで設定された再返信条件に基づいて文書情報の再返信が自動的に行なわれる。なお、文書情報の再返信時の条件設定として返信時間を設定するようにしてもよい。
【０２０３】
この文書管理システムは、文書受領装置が文書配布装置へ返信した文書情報が返信エラーになったときの再返信間隔と再返信回数等の再返信条件を設定し、文書配布装置へ返信した文書情報の返信履歴と返信結果の文書情報返信管理情報を管理し、その管理している文書情報返信管理情報に基づいて識別した返信エラーの文書情報を、上記再返信条件に基づいて文書配布装置へ再度返信する。
したがって、文書受領装置側で文書配布装置へ届いていない文書情報を自動的に再送信するので、文書受領装置側の操作者の作業負担を軽減させることができる。
このようにして、文書受領装置はこの文書管理システム上の何らかのエラーによって文書配布装置へ受領確認済みの文書情報が届かなかった場合、予め設定した再返信条件に基づいてその文書情報を速やかに自動的に再返信信することができる。
【０２０４】
したがって、文書配布装置では文書受領装置に対して受領確認済みの文書情報の返送を請求する煩雑な作業を行なわずに済み、文書の配布元における文書の配布連絡管理処理を効率良く行なえる。
【０２０５】
（６）この発明の実施形態
文書受領装置側で受領確認済みの文書情報の返信状況確認と再返信作業を行なうのみでは受領側依存型になり、配布側では文書情報がなかなか返信されてこないときには受領側にその都度催促しなければならないことになり、配布文書の受領確認管理を効率良く行なえない。
【０２０６】
そこで、この発明の実施形態の文書管理システムでは、文書配布装置は文書受領装置で管理されている受領確認済みの文書情報の返信結果を取得し、その返信結果に基づいて文書受領装置から必要とする受領確認済み情報が付加された文書情報を取得することができる。
【０２０７】
図３９はこの発明の実施形態の文書管理システムにおける文書配布装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図であり、上図と共通する部分には同一符号を付している。図３９に示すように、この発明の実施形態の文書管理システムの文書配布装置の制御装置５には、新たに他装置文書情報返信管理状況確認機能部３６と、文書情報収集機能部３７を設けている。
【０２０８】
その他装置文書情報返信管理状況確認機能部３６は、文書受領装置で管理されている受領確認済みの文書情報の返信結果（返信履歴も含む）を取得して確認参照可能に表示する処理を行なう。
また、文書情報収集機能部３７は、他装置文書情報返信管理状況確認機能部３６によって表示された返信結果に基づいてユーザが必要に応じてその中から任意に指定した受領確認済み情報が付加された文書情報を文書受領装置から引き取る処理を行なう。
【０２０９】
すなわち、上記他装置文書情報返信管理状況確認機能部３６が、文書受領装置で管理されている文書情報返信管理情報を参照して文書情報の返信状況を確認する文書情報返信管理状況確認手段に相当する。また、上記文書情報収集機能部３７が、他装置文書情報返信管理状況確認機能部３６によって確認した返信状況に基づいて指定された文書情報を文書受領装置から収集する文書情報収集手段に相当する。
【０２１０】
一方、この発明の実施形態の文書管理システムにおける文書受領装置の制御装置５の機能構成は、図３０に示した文書受領装置の各機能部を備えており、装置の機能はほぼ同じであるが、配布機能部１４が文書配布装置から要求された文書情報の返信結果を送信し、文書情報返信機能部２７が文書配布装置から要求された文書情報を返信する機能を果たす。
【０２１１】
次に、この発明の実施形態の文書管理システムの文書配布装置における受領確認済みの文書情報の取得処理について説明する。
図４０は、文書配布装置における文書情報取得処理を示すフローチャートである。この文書配布装置の文書情報取得処理は、ステップ（図中「Ｓ」で示す）１４１で文書受領装置から文書情報の返信結果を取得し、ステップ１４２でその返信結果を表示する。
【０２１２】
そして、ステップ１４３で取得対象の受領確認済みの文書情報を指定すると、ステップ１４４でその指定された文書情報を文書受領装置から取得し、ステップ１４５でその取得した文書情報の内容を表示し、ユーザからの確認処理がされると登録して、この処理を終了する。
【０２１３】
さらに、上記の文書配布装置が文書受領装置から必要な受領確認済みの文書情報を取得するときの処理について説明する。
文書配布装置は、他装置文書情報返信管理状況確認機能部３６によって文書受領装置の文書情報返信管理機能部３２で管理されている文書情報の返信結果を取得して表示する。
【０２１４】
そして、その返信結果に基づいて返信エラーによって受け取っていない受領確認済みの文書情報がユーザによって指定されると、文書情報収集機能部３７によって文書受領装置にその指定された受領確認済みの文書情報を要求し、文書受領装置の配布機能部１４によって送信される文書情報を取得する。その後、その取得した文書情報の確認作業を行なったら登録して処理を終了する。
【０２１５】
次に、この発明の実施形態の文書管理システムの文書受領装置による文書情報の取得の操作例及び操作画面表示例について説明する。
ここでは、図４又は図５に示した文書配布装置Ａが文書受領装置の文書管理装置Ｂから受領確認済みの文書情報を取得する場合について説明する。
【０２１６】
文書配布装置（文書管理装置Ａ）から文書受領装置（文書管理装置Ｂ）に対して配布連絡管理文書を配布した場合、文書受領装置はその配布文書の内容を確認し、その配布文書の文書情報に受領確認を行ない、その文書情報に受領確認済み情報を付加して文書配布装置へ返信する。その際、文書受領装置には文書情報の返信結果である返信記録管理情報が残る。
【０２１７】
そして、受領確認済みの文書情報が文書配布装置によって正常に受信された場合にはその結果が正常終了として管理され、異常が発生した場合にはエラー情報としての結果がシステムのログ情報に残るので、それを参照して異常終了として管理される。そして、文書配布装置では、文書受領装置からその文書情報の返信記録管理情報を取得すると、〔Ｎｏ．１〕文書情報返信管理記録画面が表示される。
【０２１８】
図４１は、文書配布装置で表示される文書情報取得時の文書情報返信管理記録画面の一例を示す図である。この表示画面には、文書受領装置から取得した受領確認済みの文書情報の返信履歴である、返信日時，文書名，返信先，及び返信結果の返信管理記録が一覧表示される。
【０２１９】
この表示画面では、例えば、カーソルＣ１１で示すように、文書番号「００２」は、送信日時「１９９４．１１．２５」に受領した文書名「機能構造図」の文書に対する受領確認済みの文書情報を、返信日時「１９９４．１１．２５」に返信先「ユーザａ」の文書配布装置に返信し、その返信結果が「異常終了」であることを知ることができる。
【０２２０】
ここで、カーソルＣ１１で示すように、文書番号「００２」の受領確認済みの文書情報の返信結果が異常終了であり、文書配布装置に届いていないので、文書配布装置のユーザはこれを取得するために、文書番号「００２」の管理記録を指定し、カーソルＣ１２で示すように、収集ボタンを指定すると、その文書に対する受領確認済みの文書情報の取得処理が開始されて、その取得処理の終了後は〔Ｎｏ．２〕受領確認済文書情報表示画面が表示される。
【０２２１】
図４２は、文書配布装置で表示される受領確認済文書情報表示画面の一例を示す図である。この表示画面には、取得した受領確認済み情報が付加された文書情報と共に、その文書情報の文書受領装置における返信日時「１９９４．１１．２５」と、その受領確認対象の文書の文書名「機能構造図」とが文書形式Ｈで表示される。そして、ユーザはこの内容を確認して登録作業を行なうと、〔Ｎｏ．３〕文書受領確認管理画面が表示される。
【０２２２】
図４３は、文書配布装置で表示される文書受領確認管理画面の一例を示す図である。この表示画面には、配布済みの文書毎に受領確認済みの文書情報を受領して受領確認を行なった受領確認日が一覧表示される。
【０２２３】
この表示画面では、例えば、送信日時「１９９４．１１．２５」に配布先「技術部 技術課」へ配布した文書名「機能構造図」の文書については、図４２で確認された文書情報に基づいて、受領確認日「１９９４．１１．２８」に確認済みで登録されていることを知ることができる。
【０２２４】
このようにして、文書配布装置は文書受領装置からの受領確認済みの文書情報が届いていないときには、配布先である文書受領装置側で返信済みか否かを確認することができる。
【０２２５】
さらに、返信済みであるが何らかのエラーによって届いていない場合には、自らその文書受領装置から受領確認済みの文書情報を取得することができるので、文書受領装置に依存しなくても受領確認済みの文書情報を確実に受け取ることができ、文書の配布管理処理を効率良く行なえる。
【０２２６】
したがって、文書情報が届いていないときでも、受領側の都合に依存すること無く、配布元から受領側の受領確認済みの文書情報の返信状況を確認して、必要に応じてその文書情報を取り出すことができ、文書の配布管理の運用を効率的に行なえる。
【０２２７】
（７）この発明の第６の参考例
この発明の第６の参考例の文書管理システムでは、文書配布装置が文書受領装置からの受領確認済みの文書情報の返信毎または定期的に文書情報の返信結果を知ることができる。
【０２２８】
図４４はこの発明の第６の参考例の文書管理システムにおける文書配布装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図であり、上図と共通する部分には同一符号を付している。図４４に示すように、この発明の第６の参考例の文書管理システムの文書配布装置の制御装置５には、新たに文書情報返信管理情報受信表示機能部３８を設けている。
【０２２９】
その文書情報返信管理情報受信表示機能部３８は、文書受領装置から受領確認毎または定期的に送信される文書情報返信管理情報を受信してその内容を表示する処理を行なう。
すなわち、上記文書情報返信管理情報受信表示機能部３８が、文書受領装置から送信された文書情報返信管理情報を受信して表示する文書情報返信管理情報受信表示手段に相当する。
【０２３０】
図４５はこの発明の第６の参考例の文書管理システムにおける文書受領装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図であり、上図と共通する部分には同一符号を付している。図４５に示すように、この発明の第６の参考例の文書管理システムの文書受領装置の制御装置５には、新たに文書情報管理情報送信機能部３９を設けている。
【０２３１】
その文書情報管理情報送信機能部３９は、受領確認済みの文書情報の返信状況の管理情報を文書配布装置に受領確認発生毎に又は定期的に送信する処理を行なう。すなわち、上記文書情報管理情報送信機能部３９が、文書配布装置へ受領確認毎又は定期的に返信結果の文書情報返信管理情報を送信する文書情報返信管理情報送信手段に相当する。
【０２３２】
次に、この発明の第６の参考例の文書管理システムの文書配布装置において文書情報返信管理状況を参照するときの処理について説明する。
図４６は文書管理システムの文書配布装置が文書受領装置で管理している文書情報返信管理状況を参照するときの処理を示すフローチャートである。
【０２３３】
文書受領装置は、ステップ（図中「Ｓ」で示す）１５１で文書配布装置へ受領確認済みの文書情報を返信し、ステップ１５２でその文書情報の返信結果の文書情報返信管理情報を記録し、ステップ１５３でユーザからの指示に基づいて受領確認毎又は定期的にその文書情報返信管理情報を文書配布装置へ送信し、この処理を終了する。
【０２３４】
一方、文書配布装置は、ステップ１５４で文書受領装置から受領確認毎又は定期的に送信される文書情報返信管理情報を受信し、ステップ１５５でその受信した文書情報返信管理情報を表示して、この処理を終了する。
【０２３５】
さらに、上記の文書配布装置において受領確認済みの文書情報の返信管理状況を参照するときの処理について説明する。
文書受領装置は、文書情報返信機能部２７によって受領確認済みの文書情報を文書配布装置へ返信すると、文書情報返信管理機能部３２によってその返信結果を含む管理情報を記録し、ユーザからの指示に基づいて文書情報返信管理情報送信機能部３９がその管理情報を文書配布装置へ送信する。
そして、文書配布装置は、文書情報返信管理情報受信表示機能部３８によってその管理情報を受信して表示する。
【０２３６】
また、文書受領装置は受領確認済みの文書情報の管理情報を定期的に送信するようにしてもよい。この場合、文書受領装置は、ユーザからの指示に基づいて文書情報返信管理情報送信機能部３９が、文書情報返信管理機能部３２によって管理されている受領確認済みの文書情報の返信結果を含む管理情報を文書配布装置へ送信する。
そして、文書配布装置は、文書情報返信管理情報受信表示機能部３８によってその管理情報を受信して表示する。
【０２３７】
次に、この発明の第６の参考例の文書管理システムの文書配布装置において文書情報返信管理状況を参照するときの操作及び操作画面について説明する。
ここでは、図４又は図５に示した文書配布装置Ａによって文書受領装置の文書管理装置Ｂの文書情報の返信管理情報を参照する場合について説明する。
【０２３８】
文書配布装置（文書管理装置Ａ）から文書受領装置（文書管理装置Ｂ）に対して受領確認管理文書を配布した場合、文書受領装置はその文書情報に対して受領確認を行ない、その文書情報に受領確認情報を付加して文書配布装置に対して返信する。その際、文書受領装置には文書情報の返信結果である文書情報返信管理情報が残る。
【０２３９】
そして、受領確認済みの文書情報が文書配布装置によって正常に受信された場合にはその結果が正常終了として管理され、異常が発生した場合にはエラー情報としての結果がシステムのログ情報に残るので、それを参照して異常終了として管理される。そして、文書受領装置では、文書配布装置に対して受領確認済みの文書情報を返信すると、〔Ｎｏ．１〕文書情報返信管理記録画面が表示される。
【０２４０】
図４７は、文書受領装置によって表示される文書情報返信後の文書情報返信管理記録画面の一例を示す図である。
この表示画面には、文書配布装置へ返信した受領確認済みの文書情報の返信結果の履歴である管理情報として、返信日時，文書名，返信先，及び返信結果の記録が一覧表示される。
【０２４１】
この表示画面では、例えば、文書番号「００２」は、送信日時「１９９４．１１．２５」に送信先「ユーザａ」の文書配布装置から配布された文書名「機能構造図」の文書に対する受領確認済みの文書情報が返信日時「１９９４．１１．２５」に返信され、その返信結果が「異常終了」であることを知ることができる。
【０２４２】
また、文書番号「００３」は、「ユーザａ」の文書配布装置から配布された文書名「構造設計書」の文書に対する受領確認済みの文書情報が返信日時「１９９４．１２．０９」に返信され、その返信結果が「異常終了」であることも知ることができる。
【０２４３】
ここで、文書番号「００２」と「００３」の受領確認済みの文書情報の返信結果が共に異常終了であり文書配布装置に届いていないことが判明するので、ユーザはそれらの返信先である「ユーザａ」の文書配布装置に文書情報返信管理情報を送るため、カーソルＣ１３で示すように、文書番号「００２」と「００３」の各文書管理情報を指定し、カーソルＣ１４で示すように、送信ボタンを指定すると、〔Ｎｏ．２〕文書情報返信管理情報送信画面が表示される。
【０２４４】
図４８は、文書受領装置で表示される文書情報返信管理情報送信画面の一例を示す図である。この表示画面には、図４７で選択された文書管理情報に関する送信日時，受領確認対象の文書名の管理情報と共に、その返信宛先が複数選択可能に表示される。
【０２４５】
ここでは、カーソルＣ１５で示すように、送信宛先「ユーザａ」がデフォルトで指定されている。そして、カーソルＣ１６で示すように、送信開始ボタンを指定すると、文書情報の返信管理情報が送信宛先「ユーザａ」の文書配布装置へ送信される。
一方、文書配布装置では、文書受領装置から文書情報の返信管理情報を受信すると〔Ｎｏ．３〕文書情報返信管理情報受信画面が表示される。
【０２４６】
図４９は、文書配布装置で表示される文書情報返信管理情報受信画面及び文書情報返信管理記録画面の一例を示す図である。
この文書情報返信管理情報受信画面には、文書受領装置から受信した文書情報の返信管理情報が一覧表示される。ここで、カーソルＣ１７で示すように、文書番号「００１」の返信管理情報を指定すると、文書情報返信管理記録画面が表示される。
【０２４７】
そして、文書配布装置は、文書受領装置に対して必要な受領確認済みの文書情報の再返信要求をし、その受信した文書情報の内容を確認した後に配布管理情報として登録する。
【０２４８】
この文書管理システムは、文書受領装置が文書配布装置へ文書情報返信管理情報を送信して、文書配布装置が文書受領装置から送信された文書情報返信管理情報を受信して表示する。
したがって、文書配布装置側では文書情報の返信状況を定期的に又は受領確認が行なわれる度に自動的に確認することができるので、文書配布装置側で文書データの配布管理を効率良く行なうことができる。
このようにして、文書配布装置は配布先の文書受領装置による受領確認済みの文書情報の返信履歴及び結果を配布先にアクセスしなくても自動的に知ることができ、何らかのエラーによって受領確認済みの文書情報が届いていないのか否かを容易に判断することができ、文書の受領管理処理を効率良く行なえる。
【０２４９】
（８）この発明の第７の参考例
この発明の第７の参考例の文書管理システムでは、上述したこの発明の第６の参考例に新たな機能を追加したものであり、文書配布装置が文書受領装置からの受領確認毎または定期的に送信される文書情報返信管理情報に基づいて、必要な受領確認済みの文書情報を取得することができる。
【０２５０】
図５０は、この発明の第７の参考例の文書管理システムにおける文書配布装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図であり、図３９に示した文書情報収集機能部３７の機能と若干異なる文書情報収集機能部３７′を設けている。
【０２５１】
その文書情報収集機能部３７′は、文書情報返信管理情報受信表示機能部３８によって受信した管理情報に基づいて指定された受領確認済みの文書情報を文書受領装置から取得する処理を行なう。
すなわち、上記文書情報収集機能部３７′が、文書情報返信管理情報受信表示機能部３８によって表示した文書情報返信管理情報に基づいて指定された文書情報を文書受領装置から収集する文書情報収集手段に相当する。
【０２５２】
次に、この発明の第７の参考例の文書管理システムの文書配布装置において文書情報返信管理状況を参照するときの処理と操作と操作画面について説明する。
文書配布装置は、文書受領装置から受領確認済みの文書情報の返信管理情報を受信すると図４１に示した文書情報返信管理記録画面を表示する。
【０２５３】
ここで、カーソルＣ１１で示す管理情報を指定すると、受領確認済文書情報配布連絡管理票送信管理記録画面が表示され、その画面内に斜線を施して示す管理情報を指定し、カーソルＣ１２で示す収集ボタンを入力すると、その管理情報に対応する受領確認済みの文書情報の再返信要求が文書受領装置に送信される。
そして、文書配布装置はその文書受領装置から再返信される受領確認済みの文書情報を取得して登録する。
【０２５４】
この文書管理システムは、文書配布装置が表示した文書情報返信管理情報に基づいて指定された文書情報を文書受領装置から収集する。したがって、文書配布装置側では文書情報が届かないときには、文書受領装置から必要な文書情報を取得することができるので、文書配布装置側で文書データの配布管理を効率良く行なうことができる。
このようにして、文書配布装置は配布先の文書受領装置による受領確認済みの文書情報の返信履歴及び返信結果を配布先にアクセスしなくても自動的に知ることができる。
さらに、何らかのエラーによって受領確認済みの文書情報が届いていないのか否かを判断して、何らかのエラーによってその文書情報が届いていないときには、その文書情報を文書受領装置から速やかに配布先から取り寄せることができるので、文書の配布連絡管理処理を効率良く行なえる。
【０２５５】
（９）この発明の第８の参考例
配布元では、受領側で受領した文書情報に受領確認行為がされなければ、配布文書の受領確認管理を行なえない。
そこで、この発明の第８の参考例の文書管理システムでは、文書配布装置から文書受領装置に対して配布文書についての受領確認済みの文書情報の返信を督促することができる。
【０２５６】
図５１は、この発明の第８の参考例の文書管理システムにおける文書配布装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図であり、上図と共通する部分には同一符号を付している。図５１に示すように、この発明の第８の参考例の文書管理システムの文書配布装置の制御装置５には、新たに受領確認督促通知作成機能部４０と受領確認督促通知配布機能部４１を設けている。
【０２５７】
その受領確認督促通知作成機能部４０は、配布済みの配布連絡管理文書について未だ受領確認済みの文書情報が返信されていないものに対して返信要求を督促する意味の通知を作成する処理を行なう。
また、受領確認督促通知配布機能部４１は、受領確認督促通知作成機能部４０によって作成された受領確認督促通知を当該文書受領装置に配布する処理を行なう。
【０２５８】
すなわち、上記受領確認督促通知作成機能部４０が、文書受領装置に対して配布した文書データの受領確認を催促する受領確認督促通知を作成する受領確認督促通知作成手段に相当する。
また、上記受領確認督促通知配布機能部４１が、受領確認督促通知作成機能部４０によって作成した受領確認督促通知を文書受領装置へ送信する受領確認督促通知配布手段に相当する。
【０２５９】
図５２は、この発明の第８の参考例の文書管理システムにおける文書受領装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図であり、上図と共通する部分には同一符号を付している。図５２に示すように、この発明の第８の参考例の文書管理システムの文書受領装置の制御装置５には、新たに受領確認督促通知受信表示機能部４２を設けている。
【０２６０】
その受領確認督促通知受信表示機能部４２は、文書配布装置から配布された受領確認督促通知を受信して当該領域に情報として蓄積した後に表示する処理を行なう。
すなわち、上記受領確認督促通知受信表示理機能部４２が、文書配布装置から送信された受領確認督促通知を受信して表示する受領確認督促通知受信表示手段に相当する。
【０２６１】
次に、この発明の第８の参考例の文書管理システムにおける受領確認督促通知配布処理について説明する。図５３は、文書管理システムにおける受領確認督促通知配布処理を示すフローチャートである。
【０２６２】
この受領確認督促通知配布処理は、文書配布装置によって、ステップ（図中「Ｓ」で示す）１６１で未だ受領確認済みの文書情報を受け取っていない文書受領装置に対して配布した文書データの受領確認を促す内容の受領確認督促通知を作成し、ステップ１６２でその受領確認督促通知を配布先の文書受領装置へ配布して、処理を終了する。
【０２６３】
一方、文書受領装置では、ステップ１６３で文書配布装置から配布された受領確認督促通知を受信すると、ステップ１６４でその受信した受領確認督促通知を所定の領域に蓄積した後に表示し、この処理を終了する。
そして、文書受領装置においてユーザがその受領確認督促通知を参照し、受領確認の督促を受けた文書データに対する受領確認行為を行ない、その受領確認済みを示す文書情報が文書配布装置へ返信されることになる。
【０２６４】
さらにこの処理について説明する。文書配布装置は、文書受領装置による受領確認済みの文書情報の返信時に異常が発生して正しく受信できなかった場合、文書情報収集機能部３７によって文書受領装置の文書情報返信管理機能部３２によって管理されている返信結果の管理情報を収集して表示する。そして、返信エラーとなった文書情報を引き取ってその内容を確認した後、配布文書の管理の結果情報として管理する。
【０２６５】
また、ユーザはその返信結果に基づいて受領確認が終わっていない配布文書、すなわち受領確認済みの文書情報が送信されていない配布文書を判別し、その配布文書に対する受領確認督促要求を指示すると、受領確認督促通知作成機能部４０によって受領確認督促通知を作成し、受領確認督促通知配布機能部４１によってその受領確認督促通知を文書受領装置へ送信する。
【０２６６】
一方、文書受領装置は受領確認督促通知受信表示機能部４２によって文書配布装置から送信された受領確認督促通知を受信して表示し、ユーザはその受領確認督促通知によって受領確認が未終了であることを認識して受領確認を行なうと、文書情報返信機能部２７によって受領確認済み情報を付加した文書情報を返信する。
【０２６７】
次に、この発明の第８の参考例の文書管理システムにおける受領確認督促に係る操作例及び作業画面例について説明する。
ここでは、図４又は図５に示した文書配布装置（文書管理装置Ａ）から文書受領装置（文書管理装置Ｂ）へ受領督促通知を行なう場合について説明する。
文書配布装置では、ユーザによって受領確認済みの文書情報の収集状況を確認する管理作業が指示されると、〔Ｎｏ．１〕文書情報受領確認管理画面が表示される。
【０２６８】
図５４は、文書配布装置で表示される文書情報収集状況確認時の文書情報受領確認管理画面の一例を示す図である。
この表示画面には、文書受領装置へ配布した配布文書に関して、その配布先の文書受領装置から取得した受領確認済みの文書情報の受領状況である、送信日時，文書名，配布先，及び受領確認の管理記録が一覧表示される。
【０２６９】
この表示画面では、例えばカーソルＣ１８で示すように、送信日時「１９９４．１０．１０」に配布先「技術部 技術課」の文書受領装置に配布した文書名「機能設計書」の配布文書については、その配布先からの文書情報の受領確認日が「１９９４」のみであり、未だ受信していないことを知ることができる。
【０２７０】
ここで、その文書に対する受領確認の督促通知をするため、カーソルＣ１８で示すようにその文書の管理記録を指定し、カーソルＣ１９で示すように督促通知ボタンを指定すると〔Ｎｏ．２〕受領確認督促通知作成配布画面が表示される。
【０２７１】
図５５は、文書配布装置で表示される受領確認督促通知作成配布画面の一例を示す図である。この表示画面には、受領確認督促通知の発行先「技術部 技術課」と受領確認の督促対象の文書名「機能設計書」と、予め決められたフォーマットの受領確認督促通知Ｔが表示される。ここで、ユーザはその内容を確認した後、カーソルＣ２０で示すように配布ボタンを指定すると、配布先「技術部 技術課」の文書受領装置へ受領確認督促通知Ｔが送信される。
【０２７２】
一方、文書受領装置では文書配布装置から受領確認督促通知Ｔを受信すると〔Ｎｏ．３〕受領確認督促通知受信一覧画面を表示する。
図５６は、文書受領装置で表示される受領確認督促通知受信一覧画面の一例を示す図である。この表示画面には受信した受領確認督促通知が一覧表示される。
この表示画面では、例えば、図中では受信年月日「１９９４．１１．２６」に文書名「機能設計書」の配布文書に対する受領確認行為を催促する受領確認督促通知を受信したことを知ることができる。
【０２７３】
この文書管理システムは、文書配布装置が文書受領装置へ配布した文書データの受領確認を促す受領確認督促通知を作成し、その作成した受領確認督促通知を文書受領装置へ送信して、文書受領装置が文書配布装置から送信された受領確認督促通知を受信して表示する。
したがって、文書配布装置側は文書受領装置から受領確認を示す文書情報が届いていないときは、督促通知によって受領確認を促すことができるので、文書配布装置側で文書データの配布管理を効率良く行なうことができる。
このようにして、文書配布装置では文書受領装置から受領確認済みの文書情報を受け取っていない場合、その文書受領装置に対して配布文書の受領確認行為及び受領確認済みの文書情報の返信を催促することができ、配布元での文書の配布連絡管理処理をより確実に且つ効果的に行なえる。
【０２７４】
（１０）この発明の第９の参考例
文書の配布元から受領側に受領確認を督促する通知を発行する時に、配布を管理する担当者が配布文書毎に配布先の状況を確認して必要に応じて督促通知を発行するのでは、管理情報が漏れたり時期的に遅れたりする恐れが有る。
【０２７５】
そこで、この発明の第９の参考例の文書管理システムでは、文書配布装置によって文書受領装置による受領確認済みの文書情報の回答期限（返信期限）を設定することができ、その回答期限を過ぎたときに文書受領装置に対して受領確認済みの文書情報の返信を自動的に督促することができる。
【０２７６】
図５７は、この発明の第９の参考例の文書管理システムにおける文書配布装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図であり、上図と共通する部分には同一符号を付している。図５７に示すように、この発明の第９の参考例の文書管理システムの文書配布装置の制御装置５には、新たに文書情報受信期限管理機能部４３と文書情報受信管理機能部４４と、文書情報返信督促通知自動作成機能部４５と文書情報返信督促通知自動配布機能部４６を設けている。
【０２７７】
その文書情報受信期限管理機能部４３は、配布元が発行した文書に対して発行期日から予め決められた期日までに受領確認を受信するための期限管理をする。
また、文書情報受信管理機能部４４は、文書情報受信期限管理機能部４３で管理された期限までに受領確認済みの文書情報が文書受領装置から返送されているか否かを管理する処理を行なう。
【０２７８】
さらに、文書情報返信督促通知自動作成機能部４５は、文書情報受信管理機能部４４による管理結果に基づいて配布済みの文書について未だ受領確認済みの文書情報が返信されていないものに対して返信要求を督促する意味の通知を自動的に作成する処理を行なう。
さらにまた、文書情報返信督促通知自動配布機能部４６は、文書情報返信督促通知自動作成機能部４５によって作成された督促通知を当該文書受領装置に自動的に配布する処理を行なう。
【０２７９】
つまり、上記文書情報受信期限管理機能部４３が、文書受領装置からの文書情報を受信する期限を管理する文書情報受信期限管理手段に相当する。
また、文書情報受信管理機能部４４が、文書情報受信期限管理機能部４３によって管理している期限内に文書情報を受信したか否かを管理する文書情報受信管理手段に相当する。
【０２８０】
さらに、上記文書情報返信督促通知自動作成機能部４５が、文書情報受信管理機能部４４の管理によって文書受領装置から上記期限を過ぎても文書情報を未受信のとき、その文書受領装置へ文書情報の返信を促す文書情報返信督促通知を作成する文書情報返信督促通知自動作成手段に相当する。
【０２８１】
さらにまた、上記文書情報返信督促通知自動配布機能部４６が、文書情報返信督促通知自動作成機能部４５によって作成された文書情報返信督促通知を文書受領装置へ配布する文書情報返信督促通知自動配布手段に相当する。
一方、文書受領装置は、図５２に示した構成である。
【０２８２】
次に、この発明の第９の参考例の文書管理システムにおける受領確認済みの文書情報の自動督促通知処理について説明する。図５８はこの文書管理システムの文書配布装置における自動督促通知処理を示すフローチャートである。
【０２８３】
この自動督促通知処理は、文書配布装置によって、ステップ（図中「Ｓ」で示す）１７１で配布済みの配布文書について予め決められた受領確認済みの文書情報の回答期限と現在の日付を比較し、ステップ１７２でその比較結果から期限内に受領確認済みの文書情報を受領済みか否かを判断して、受領済みならこの処理を終了する。
【０２８４】
また、ステップ１７２の判断で受領確認済みの文書情報を期限内に受領済みでなければ、ステップ１７３へ進んでその配布文書に対する受領確認及び受領確認済みの文書情報の返信の督促通知を自動作成し、ステップ１７４でその文書情報返信督促通知を該当する文書受領装置へ自動的に配布し、この処理を終了する。
【０２８５】
一方、文書受領装置では、文書配布装置から配布された督促通知を受信すると、その受信した督促通知を表示し、この処理を終了する。そして、文書受領装置においてユーザがその督促通知を確認し、督促を受けた文書の受領確認を行ない、その受領確認を示す配布連絡管理票が文書配布装置へ送信されることになる。
【０２８６】
さらにこの処理について説明する。文書配布装置は、文書情報受信期限管理機能部４３によって配布文書に対して設定された受領確認の回答期限を管理する。
そして、文書受領装置からその回答期限内に受領確認済みの文書情報を正常に受信した場合、その結果を配布文書受領確認管理機能によって管理する。
【０２８７】
また、文書配布後は文書情報受信管理機能部４４によって文書情報受信期限管理機能部４３で管理されている回答期限内に受領確認済みの文書情報を受領しているか否かを判断して、未受領のときには文書情報返信督促通知自動作成機能部４５によってその配布先に対する文書情報返信督促通知を作成し、文書情報返信督促通知自動配布機能部４６によってその文書情報返信督促通知を配布先へ送信する。
【０２８８】
一方、文書受領装置は受領確認督促通知受信表示機能部４２によって文書配布装置から送信された文書情報返信督促通知を受信して表示し、ユーザはその文書情報返信督促通知によって受領確認が未終了であることを認識して受領確認を行なうと、文書情報返信機能部２７によって受領確認済み情報を付加した文書情報を返信する。
【０２８９】
また、文書配布装置では、文書情報返信督促通知を送信した時点から予め設定した一定期間が経過しても未だ受領確認済みの文書情報が返信されない場合は、再び自動督促通知を行なうとよい。
【０２９０】
次に、この発明の第９の参考例の文書管理システムにおける文書情報返信の自動督促に係る操作例及び作業画面例について説明する。
ここでは、図４又は図５に示した文書配布装置（文書管理装置Ａ）から文書受領装置（文書管理装置Ｂ）へ自動督促通知を発行する場合について説明する。
【０２９１】
図５９は、文書配布装置で表示される文書情報自動督促時の文書受領確認管理画面の一例を示す図である。
この〔Ｎｏ．１〕文書受領確認管理画面には、文書受領装置へ配布した配布文書に関して、その配布先の文書受領装置から取得した受領確認済み文書情報の受領状況である、期限日時，文書名，配布先，及び受領確認の管理記録が一覧表示される。
【０２９２】
例えば、配布先「技術部 試作課」に配布した文書名「機能構造図」の文書に対しては、カーソルＣ２１で示すように、期限日時（回答期限）「１９９４．１１．２５」が設定されて表示されており、カーソルＣ２２で示すように、現在の日付「１９９４．１１．２６」が表示されている。
【０２９３】
この配布文書と共に送信した文書情報には受領確認の期限日時として受領確認済みの文書情報の返却期限「１１．２５」が付加されて配布されている。
そして、カーソルＣ２３で示すように、その配布文書の受領確認済みの文書情報の受領確認日が表示されておらず（年数はデフォルトで表示されている）、未受領であることを示している。
【０２９４】
また、配布先「計画部 企画課」に配布した文書名「機能設計書」の文書に対しては期限日時「１９９４．１０．１０」が、配布先「技術部 技術課」に配布した文書名「機能設計書」の文書に対しては期限日時「１９９４．１０．１０」がそれぞれ設定されている。そして、カーソルＣ２４で示すように、それぞれ受領確認日「１９９４．１０．０９」と「１９９４．１０．０７」の期限内に受領しているので、自動督促通知は行なわれない。
【０２９５】
図６０は、文書配布装置で表示される文書情報返信督促通知作成配布画面の一例を示す図である。
この〔Ｎｏ．２〕文書情報返信督促通知作成配布画面には、文書情報返信督促通知の発行先「技術部 試作課」と受領確認の督促対象の文書名「機能構造図」が表示され、予め決められたフォーマットの文書情報返信督促通知Ｔが表示される。この文書情報返信督促通知Ｔが配布先「技術部 試作課」の文書受領装置へ自動的に送信される。
【０２９６】
一方、文書受領装置では文書配布装置から文書情報返信督促通知Ｔを受信すると〔Ｎｏ．３〕文書情報返信督促通知受信一覧画面を表示する。
図６１は、文書受領装置で表示される文書情報返信督促通知受信一覧画面の一例を示す図である。この表示画面には、受信した文書情報返信督促通知が一覧表示される。
例えば、図中では受信年月日「１９９４．１１．２６」に文書名「機能構造図」に対する文書情報返信督促通知を受信したことを知ることができる。
【０２９７】
この文書管理システムは、文書配布装置が文書受領装置からの文書情報を受信する期限を管理し、その管理している期限内に文書情報を受信したか否かを管理し、その管理によって文書受領装置から上記期限を過ぎても文書情報を未受信のとき、その文書受領装置へ文書情報の返信を促す文書情報返信督促通知を作成し、その作成された文書情報返信督促通知を文書受領装置へ配布する。
したがって、文書配布装置側は文書受領装置から受領確認を示す文書情報が届いていないときは、自動的に督促通知を送って受領確認を促すことができるので、文書配布装置側の操作者の作業負担を軽減させることができる。
このようにして、文書配布装置のユーザは、煩雑な操作をしなくても文書の配布先に対する受領確認済みの文書情報の返信督促通知を適切な時期に漏れなく発送することができる。したがって、文書の配布元における配布先からの文書の受領管理処理の際のユーザの作業負担を軽減し、その配布文書管理処理をより円滑に運用することができる。
【０２９８】
（１１）この発明の第１０の参考例
受領側へ文書情報返信督促通知を発行する際、配布文書毎又は配布宛先毎に返信の有無と期限管理をするが、受領側で返信したがエラーになっているものについて督促を行なうと受領側で管理を混乱させてしまう。
【０２９９】
そこで、この発明の第１０の参考例の文書管理システムでは、文書配布装置によって文書受領装置からの受領確認済みの文書情報の回答期限を設定することができ、その回答期限を過ぎたときには文書受領装置に対して受領確認済みの文書情報の返信の有無を確認し、未返信のときにのみ返信を督促することができる。
【０３００】
図６２は、この発明の第１０の参考例の文書管理システムにおける文書配布装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図であり、上図と共通する部分には同一符号を付している。図６２に示すように、この発明の第１０の参考例の文書管理システムの文書配布装置の制御装置５には、文書情報受信期限管理機能部４３，文書情報受信管理機能部４４，文書情報返信督促通知自動作成機能部４５，文書情報返信督促通知自動配布機能部４６を設け、新たに文書情報期限内未返信判定機能部４７を設けている。
【０３０１】
その文書情報受信期限管理機能部４３は、配布元が発行した文書に対して発行期日から予め決められた期日までに受領確認を受信するための期限管理をする。
また、文書情報受信管理機能部４４は、文書情報受信期限管理機能部４３で管理された期限までに受領確認済みの文書情報が文書受領装置から返送されているか否かを管理する処理を行なう。
【０３０２】
さらに、文書情報期限内未返信判定機能部４７は、文書情報受信管理機能部４４によって返送されていないと判断されたとき、配布元から文書受領装置の受領確認済みの文書情報の返信管理情報を自動的に取得して返信の有無を確認して判定する処理を行なう。
【０３０３】
さらにまた、文書情報返信督促通知自動作成機能部４５は、文書情報期限内未返信判定機能部４７による管理結果に基づいて配布済みの文書について未だ受領確認済みの文書情報が返信されていないもののみ（返信エラーが発生した文書情報を除く）に対して返信要求を督促する意味の通知を自動的に作成する処理を行なう。
【０３０４】
さらにまた、文書情報返信督促通知自動配布機能部４６は、文書情報返信督促通知自動作成機能部４５によって作成された督促通知を当該文書受領装置に自動的に配布する処理を行なう。
【０３０５】
つまり、上記文書情報受信期限管理機能部４３が、文書受領装置からの文書情報を受信する期限を管理する文書情報受信期限管理手段に相当する。
また、文書情報受信管理機能部４４が、文書情報受信期限管理機能部４３によって管理している期限内に文書情報を受信したか否かを管理する文書情報受信管理手段に相当する。
【０３０６】
さらに、上記文書情報期限内未返信判定機能部４７が、文書受領装置の文書情報返信管理機能部３２によって管理されている文書情報返信管理情報を参照して、その文書情報返信管理情報と文書情報受信管理機能部４４による管理内容とに基づいて期限内に文書情報装置で受領確認済みの文書情報が未返信か否かを判定する文書情報期限内返信判定手段に相当する。
【０３０７】
さらにまた、上記文書情報返信督促通知自動作成機能部４５が、文書情報期限内未返信判定機能部４７によって文書情報が未返信と判定されたとき、文書受領装置へ文書情報の返信を促す文書情報返信督促通知を作成する文書情報返信督促通知自動作成手段に相当する。
【０３０８】
そしてまた、上記文書情報返信督促通知自動配布機能部４６が、文書情報返信督促通知自動作成機能部４５によって作成された文書情報返信督促通知を文書受領装置へ配布する文書情報返信督促通知自動配布手段に相当する。
一方、文書受領装置は、図５２に示した構成である。
【０３０９】
次に、この発明の第１０の参考例の文書管理システムにおける受領確認済みの文書情報の自動督促通知処理について説明する。図６３はこの文書管理システムの文書配布装置における自動督促通知処理を示すフローチャートである。
【０３１０】
この自動督促通知処理は、文書配布装置によって、ステップ（図中「Ｓ」で示す）１８１で配布済みの文書について予め決められた受領確認済みの文書情報の回答期限（返信期限）と現在の日付を比較し期限内に受領済みか否かを判断して、受領済みならこの処理を終了する。
【０３１１】
また、ステップ１８１の判断で受領確認済みの文書情報を期限内に未受領なら、ステップ１８２へ進んでその配布先の文書受領装置から対象となる受領確認済みの文書情報の返信結果の管理情報を取得し、ステップ１８３で返信済みか否かを判断して、返信済みならこの処理を終了するが、未返信ならステップ１８４へ進んでその文書情報返信督促通知を作成し、該当する文書受領装置へ自動的に配布する自動発行を行なって、この処理を終了する。
【０３１２】
一方、文書受領装置では、文書配布装置から配布された文書情報返信督促通知を受信すると、その受信した文書情報返信督促通知を表示し、この処理を終了する。そして、文書受領装置においてユーザがその文書情報返信督促通知を確認し、督促を受けた文書の受領確認を行ない、その受領確認を示す文書情報が文書配布装置へ送信されることになる。
【０３１３】
さらにこの処理について説明する。文書配布装置は、文書情報受信期限管理機能部４３によって配布文書に対して設定された受領確認済みの文書情報の回答期限を管理する。そして、文書受領装置からその回答期限内に受領確認済みの文書情報を正常に受信した場合、その結果を文書情報受信管理機能部４４によって配布文書の受領確認を管理する。
【０３１４】
また、文書配布後は文書情報受信管理機能部４４によって文書情報受信期限管理機能部４３で管理されている回答期限内に受領確認済みの文書情報を受領しているか否かを判断して、未受領のときには文書情報期限内未返信判定機能部４７によってその配布先の文書受領装置から該当する文書の受領確認済みの文書情報の返信結果の管理情報を取得し、その受領確認済みの文書情報が返信済みか否かを判定して、返信済みの場合はこの処理を終了する。
【０３１５】
また、未返信なら文書情報返信督促通知自動作成機能部４５によってその配布先に対する文書情報返信督促通知を自動的に作成し、文書情報返信督促通知自動配布機能部４６によってその文書情報返信督促通知を配布先へ自動的に送信する。
【０３１６】
一方、文書受領装置は受領確認督促通知受信表示機能部４２によって文書配布装置から送信された文書情報返信督促通知を受信して表示し、ユーザはその文書情報返信督促通知によって受領確認が未終了であることを認識して受領確認を行なうと、文書情報返信機能部２７によって受領確認済み情報を付加した文書情報を返信する。
【０３１７】
次に、この発明の第１０の参考例の文書管理システムにおける自動文書情報返信督促に係る操作例及び作業画面例について説明する。
ここでは、図４又は図５に示した文書配布装置（文書管理装置Ａ）から文書受領装置（文書管理装置Ｂ）へ自動的に文書情報返信督促通知を発行する場合について説明する。
【０３１８】
図６４は、文書配布装置で表示される文書受領確認自動督促時の文書受領確認管理画面の一例を示す図である。
この〔Ｎｏ．１〕文書受領確認管理画面には、文書受領装置へ配布した配布文書に関して、その配布先の文書受領装置から取得した受領確認済みの文書情報の受領状況である、期限日時，文書名，配布先，及び受領確認の管理記録が一覧表示される。
【０３１９】
例えば、配布先「技術部 試作課」に配布した文書名「機能構造図」の文書に対しては、カーソルＣ２５で示すように期限日時（回答期限）「１９９４．１１．２５」が設定されて表示されており、カーソルＣ２６で示すように現在の日付「１９９４．１１．２６」が表示されている。
【０３２０】
そして、カーソルＣ２７で示すように、その配布文書の受領確認済みの文書情報の受領確認日が表示されておらず（年数はデフォルトで表示されている）、未受領であることを示している。したがって、期限内に未受領なので配布先による受領確認済みの文書情報の返信の有無が判断される。
【０３２１】
なお、配布先「計画部 企画課」に配布した文書名「機能設計書」の文書に対しては期限日時「１９９４．１０．１０」が、配布先「技術部 技術課」に配布した文書名「機能設計書」の文書に対しては期限日時「１９９４．１０．１０」がそれぞれ設定されており、それぞれ受領確認日「１９９４．１０．０９」と「１９９４．１０．０７」の期限内に受領しているので、自動督促通知は行なわれない。
【０３２２】
図６５は、文書配布装置で表示される文書情報返信管理記録画面の一例を示す図である。この〔Ｎｏ．２〕文書情報返信管理記録画面には、期限内に受領確認済みの文書情報が受領されていない配布先の文書受領装置から取得した受領確認済みの文書情報の返信結果の管理情報が一覧表示される。
そして、この表示画面に基づいて所望の文書情報がなければ、受領確認が済んでおらず未送信であると判断して文書情報返信督促通知が自動発行される。
【０３２３】
図６６は、文書配布装置で表示される文書情報返信督促通知作成配布画面の一例を示す図である。この〔Ｎｏ．３〕文書情報返信督促通知作成配布画面には、文書情報返信督促通知の発行先「技術部 試作課」と受領確認の督促対象の文書名「機能構造図」が表示され、予め決められたフォーマットの文書情報返信督促通知Ｔが表示される。この文書情報返信督促通知Ｔが配布先「技術部 試作課」の文書受領装置へ自動的に送信される。
【０３２４】
この文書管理システムは、文書配布装置が文書受領装置からの文書情報を受信する期限を管理し、その管理している期限内に文書情報を受信したか否かを管理し、文書受領装置で管理されている文書情報返信管理情報を参照して、その文書情報返信管理情報と上記文書情報を期限内に受信したか否かの管理内容とに基づいて上記期限内に文書受領装置で文書情報が未返信か否かを判定し、その文書情報が未返信と判定されたとき、文書受領装置へ文書情報の返信を促す文書情報返信督促通知を作成し、その作成された文書情報返信督促通知を文書受領装置へ送信して配布する。
したがって、文書配布装置は文書受領装置から送信された受領確認を示す文書情報が何等かの理由によって届いていないときには、督促通知を送信しないようにして、正当な督促通知のみを送信することができるので、文書受領装置に対して混乱を招くような通知の送信を回避して文書データの配布管理を効率良く運用することができる。
このようにして、文書配布装置では、予め設定した期限内に受領していない受領確認済みの文書情報に関して文書受領装置で受領確認が済んでおらず未返信の場合にのみその督促通知を自動的に発行し、何らかのエラーによって配布先による返信済みの文書情報が届いていない場合には、その文書情報の返信督促通知を発行しないようにするので、配布先で混乱を招かないようにすることができ、文書の配布元における文書の配布管理処理を効率良く行なえる。
【０３２５】
（１２）この発明の第１１の参考例
この発明の第１１の参考例の文書管理システムでは、文書配布装置によって文書受領装置による受領確認済みの文書情報の回答期限を設定し、その回答期限を過ぎたときには文書受領装置による受領確認済みの文書情報の返信の有無を確認し、未返信のときには返信を督促して、返信済みで届いていないときにはそれを読み出して収集することができる。
【０３２６】
図６７は、この発明の第１１の参考例の文書管理システムにおける文書配布装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図であり、上図と共通する部分には同一符号を付している。図６７に示すように、この発明の第１１の参考例の文書管理システムの文書配布装置の制御装置５には、新たに文書情報自動収集機能部４８を設けている。
【０３２７】
その文書情報自動収集機能部４８は、文書受領装置から期限内に返信されなかった受領確認済みの文書情報を自動的に収集する処理を行なう。
つまり、上記文書情報自動収集機能部４８が、文書情報期限内未返信判定機能部４７によって期限内に未返信と判定された文書情報を文書受領装置から収集する文書情報自動収集手段に相当する。
【０３２８】
次に、この発明の第１１の参考例の文書管理システムにおける受領確認済みの文書情報の自動取得処理について説明する。図６８は文書配布装置における受領確認済みの文書情報を自動的に収集する処理を示すフローチャートである。
【０３２９】
この文書情報自動収集処理は、文書配布装置によって、ステップ（図中「Ｓ」で示す）１９１で配布済みの配布文書について予め決められた回答期限と現在の日付を比較して、期限内に受領確認済みの文書情報の受領確認済みか否かを判断して、受領済みならこの処理を終了する。
【０３３０】
ステップ１９１の判断で受領確認済みの文書情報を期限内に未受領なら、ステップ１９２へ進んでその配布先の文書受領装置から対象となる文書情報の返信結果の管理情報を取得し、ステップ１９３で返信済みか否かを判断して、未返信ならステップ１９４へ進んでその文書情報の返信の督促通知を作成し、該当する文書受領装置へ自動的に配布する自動発行を行なって、この処理を終了する。
一方、ステップ１９３の判断で返信済みなら、ステップ１９５へ進んでその該当する文書情報を文書受領装置から自動的に収集して、この処理を終了する。
【０３３１】
一方、文書受領装置では、文書配布装置から配布された文書情報返信督促通知を受信すると、その受信した文書情報返信督促通知を表示し、この処理を終了する。そして、文書受領装置においてユーザがその文書情報返信督促通知を確認し、督促を受けた文書の受領確認を行ない、その受領確認済みの情報を付加した文書情報が文書配布装置へ返信されることになる。
【０３３２】
さらにこの処理について説明する。文書配布装置は、文書情報受信期限管理機能部４３によって配布文書に対して設定された回答期限を管理する。
この回答期限は、配布文書の文書情報にも付加されて配布先の文書受領装置側で確認することができる。
そして、文書受領装置からその回答期限内に受領確認済みの文書情報を正常に受信した場合、その結果を文書情報受領確認管理機能によって配布管理する。
【０３３３】
文書配布後は文書情報受信管理機能部４４によって文書情報受信期限管理機能部４３で管理されている回答期限内に受領確認済みの文書情報を受領しているか否かを判断して、未受領のときには文書情報期限内未返信判定機能部４７によってその配布先の文書受領装置から該当する文書の受領確認済みの文書情報の返信結果の管理情報を取得し、その文書情報が返信済みか否かを判断する。
【０３３４】
そして、未返信なら文書情報返信督促通知自動作成機能部４５によってその配布先に対する文書情報返信督促通知を自動的に作成し、文書情報返信督促通知自動配布機能部４６によってその文書情報返信督促通知を配布先へ自動的に送信する。また、文書情報が返信済みの場合は、文書情報自動収集機能部４８によってその該当する受領確認済みの文書情報を文書受領装置から自動的に収集して、この処理を終了する。
【０３３５】
一方、文書受領装置は受領確認督促通知受信表示機能部４２によって文書配布装置から送信された文書情報返信督促通知を受信して表示し、ユーザはその督促通知によって受領確認が未終了であることを認識して受領確認を行なうと、文書情報返信機能部２７によって受領確認済み情報を付加した文書情報を返信する。
【０３３６】
次に、この発明の第１１の参考例の文書管理システムにおける受領確認済み文書情報の自動収集時の作業画面例について説明する。ここでは、図４又は図５に示した文書配布装置（文書管理装置Ａ）によって文書受領装置（文書管理装置Ｂ）から返信されないでいる受領確認済みの文書情報を自動収集する場合について説明する。
【０３３７】
図６９は、文書配布装置で表示される文書情報受領確認管理画面の一例を示す図である。この〔Ｎｏ．１〕文書情報受領確認管理画面には、文書受領装置へ配布した文書に関して、その配布先の文書受領装置から取得した受領確認済みの文書情報の受領状況である、期限日時，文書名，配布先，及び受領確認の管理記録が一覧表示される。
【０３３８】
例えば、配布先「技術部 試作課」に配布した文書名「機能構造図」の文書に対しては、カーソルＣ２５で示すように期限日時（回答期限）「１９９４．１１．２５」が設定されて表示されており、カーソルＣ２６で示すように現在の日付「１９９４．１１．２６」が表示されている。
【０３３９】
そして、カーソルＣ２７で示すようにその配布文書の受領確認済みの文書情報の受領確認日が表示されておらず（年数はデフォルトで表示されている）、未受領であることを示している。したがって、期限内に未受領なので配布先による受領確認済みの文書情報が未返信であることを判定できる。
【０３４０】
なお、配布先「計画部 企画課」に配布した文書名「機能設計書」の文書に対しては期限日時「１９９４．１０．１０」が、配布先「技術部 技術課」に配布した文書名「機能設計書」の文書に対しては期限日時「１９９４．１０．１０」がそれぞれ設定されており、それぞれ受領確認日「１９９４．１０．０９」と「１９９４．１０．０７」の期限内に受領しているので、自動督促通知は行なわれない。
【０３４１】
図７０は、文書配布装置で表示される文書情報返信管理記録画面の一例を示す図である。この〔Ｎｏ．２〕文書情報返信管理記録画面には、期限内に受領確認済みの文書情報が受領されていない配布先の文書受領装置から取得した文書情報の返信結果の管理情報が一覧表示される。
そして、文書番号「００２」の送信日時「１９９４．１１．２５」に配布した文書名「機能構造図」の文書については、受領確認済みの文書情報が同日に返信されたが、その返信結果が「異常終了」であり、この文書情報が自動的に収集される。
【０３４２】
図７１は、文書配布装置で表示される受領確認済文書情報管理画面の一例を示す図である。この〔Ｎｏ．３〕受領確認済文書情報管理画面には、配布連絡管理票の発行日「１９９４．１１．２６」と受領確認の対象の文書名「機能構造図」が表示され、文書受領装置から収集したその受領確認済みの文書情報Ｈが表示される。
【０３４３】
この文書管理システムは、文書配布装置が上記期限内に未返信と判定された文書情報を文書受領装置から収集する。
したがって、文書配布装置側では文書情報が期限内に届かなかったときには、文書受領装置から必要な文書情報を取得することができるので、文書配布装置側で文書データの配布管理を効率良く行なうことができる。
このようにして、文書配布装置では期限内に受領確認済みの文書情報が未返信の配布先に対してのみ返信の督促通知を行ない、何らかのエラーによって配布先による返信済みの文書情報が届いていない場合には、自動的にその文書情報を取得するので、配布先に再送要求をせずに済み、配布先での作業負荷を軽減させることができる。したがって、文書の配布元では文書の配布管理処理をより効率良く行なえる。
【０３４４】
（１３）この発明の第１２の参考例
受領側で文書を受領した際、文書データと共に送られてきた文書情報を表示させて受領作業を効率的に行なった後、その文書情報を文書管理項目として引き続き利用するためにオペレータが意識してその文書情報を保管や所定の記憶領域に移し替えるのでは、その操作に手間がかかるうえに移し替えのミスが発生し易く操作性が悪くなる。
【０３４５】
そこで、この発明の第１２の参考例の文書管理システムでは、文書受領装置が文書配布装置から文書データと共に受領した文書情報を文書データの管理項目として容易に利用することができる。
【０３４６】
この発明の第１２の参考例の文書管理システムは、図１に示した文書配布装置と図６に示した文書受領装置とからなる。そして、文書受領装置の登録機能部１１が文書配布装置から受信した文書情報を文書管理に利用できる形式で登録する文書情報登録機能の処理を行なう。
すなわち、上記文書受領装置の登録機能部１１が、文書配布装置から受信した文書情報を文書管理に利用できる形式で登録する文書情報登録手段に相当する。
【０３４７】
文書受領装置は、文書配布装置から文書データと共に文書情報を受信すると、登録機能部１１によってその文書データの登録の際に文書情報を文書管理に利用できる形式で登録する。この登録処理は受領確認済み処理と共に行なってもよいし、別に行なっても良い。
【０３４８】
次に、この発明の第１２の参考例の文書管理システムにおける文書情報による受領文書の登録時の作業画面例について説明する。ここでは、図４又は図５に示した文書受領装置（文書管理装置Ｂ）が文書配布装置（文書管理装置Ａ）から受領した文書データの文書情報を受領文書の管理項目として登録する場合について説明する。
【０３４９】
図７２は、文書受領装置で表示される登録文書一覧表示画面の一例を示す図である。この〔Ｎｏ．１〕登録文書一覧表示画面は、文書配布装置から受領した文書データを、その文書名，頁数，テーマ名，発行部署，及び文書種別等の文書情報で登録管理したものについて一覧表示している。
【０３５０】
ここで、文書配布装置から新たな文書データと文書情報を受信すると、受信文書一覧表示画面を表示する。
図７３は、文書受領装置で表示される受信文書一覧表示画面の一例を示す図である。この〔Ｎｏ．２〕受信文書一覧表示画面には、文書配布装置から受信した文書データの文書情報が一覧表示される。
【０３５１】
例えば、その画面に表示された受信年月日「１９９４．１１．２５」，文書名「機能構造図」，頁数「１１」，文書種別「イメージ」の文書情報の文書データを登録する場合、カーソルＣ２８で示すようにその文書情報を指定した後、カーソルＣ２９で示すように文書登録ボタンを指定すると、それぞれ文書データは登録機能で、文書情報は文書情報登録機能で登録して保管される。
【０３５２】
図７４は上記文書登録後の受信文書一覧表示画面を示しており、文書番号「００４」として、文書名「機能構造図」，頁数「１１」，文書種別「イメージ」の文書情報を管理項目として文書データが登録されている。
【０３５３】
この文書管理システムは、文書受領装置が文書配布装置から受信した文書情報を文書管理に利用できる形式で登録する。
したがって、文書受領装置が文書配布装置から文書データと共に受信した文書情報をその文書データの文書管理に容易に利用することができるので、文書管理を効率良く行なえる。
このようにして、文書受領装置では、文書配布装置から受信した文書情報を自装置内での文書管理に容易に利用することができるので、文書受領装置の文書管理を更に効率良く且つ確実に行なえるようになる。
【０３５４】
（１４）この発明の第１３の参考例
配布側で配布文書の受領確認済みの文書情報を受領側から受信し、その文書情報を表示させて受領確認作業を効率的に行なった後、その文書情報を文書管理項目として登録管理するためにオペレータが意識してその文書情報を保管や所定の記憶領域に移し替えるのでは、その操作に手間がかかるうえに移し替えのミスが発生し易く操作性が悪くなる。
【０３５５】
そこで、この発明の第１３の参考例の文書管理システムでは、文書配布装置が文書受領装置から受信した受領確認済みの文書情報を容易に登録管理することができる。
この発明の第１３の参考例の文書管理システムは、図１に示した文書配布装置と図６に示した文書受領装置とからなる。そして、文書配布装置の登録機能部１１が文書受領装置から受信した受領確認済みの文書情報を文書管理項目として登録管理する文書情報登録機能の処理を行なう。
【０３５６】
すなわち、上記文書配布装置の登録機能部１１が、文書受領装置から受信した文書情報を文書管理項目として登録して管理する文書情報登録手段に相当する。
文書配布装置は、文書受領装置から受領確認済みの文書情報を受信すると、登録機能部１１によって配布文書の受領管理の文書管理項目として登録する。
【０３５７】
次に、この発明の第１３の参考例の文書管理システムにおける文書情報による配布文書の受領管理時の作業画面例について説明する。ここでは、図４又は図５に示した文書配布装置（文書管理装置Ａ）が文書受領装置（文書管理装置Ｂ）から受領した受領確認済みの文書情報を配布文書の受領管理項目として登録する場合について説明する。
【０３５８】
まず、文書配布装置は配布先情報に基づいて文書データと文書情報とからなる配布文書を配布し、図１１に示した〔Ｎｏ．１〕文書配布・受領状況表示画面を表示して、その表示内容に基づいて文書配布管理を行なう。
【０３５９】
一方、文書受領装置は、基本構成機能の受信機能及び文書情報受信機能によって文書配布装置から配布される配布文書を受信し、その受信した文書データと文書情報を逐次蓄積し、文書受領装置側のユーザの求めに応じて図１２に示した〔Ｎｏ．２〕受信文書一覧表示画面を表示する。
【０３６０】
ここで、カーソルＣ１で示したように文書番号「００２」を選択した後、カーソルＣ２で示したように文書情報表示ボタンを指定すると、その各エリアは反転表示される。文書情報表示ボタンが指定されると、管理データ記憶装置７に記憶されている選択された文書データに該当する文書情報を検索して、図１３に示した〔Ｎｏ．３〕受信文書の文書情報及び受領確認画面を表示する。
【０３６１】
さらに、この表示画面で受領確認を行ない、カーソルＣ３で示したようにユーザによって受領確認ボタンが指定されると、「’９４／１２／０１」に受領確認入力がされたことを示す受領確認済み情報が文書情報に付加され、図１４に示した〔Ｎｏ．４〕受信文書一覧表示画面が表示される。
【０３６２】
この表示画面では先程受領確認した文書番号「００２」の受領確認欄に受領確認が済んだことを示す「済」が表示される。そこで、カーソルＣ４で示したように、ユーザが受領情報返送ボタンを指定すると、発信元「設計部 設計課」の文書配布装置へ受領確認済み情報が付加された文書情報が返信される。
【０３６３】
一方、文書配布装置は、文書情報受信機能によって文書受領装置から返信される文書情報を受信し、その受信した文書情報は逐次蓄積し、表示装置に〔Ｎｏ．５〕配布文書の受領情報表示画面を表示する。
【０３６４】
図７５は文書配布装置で表示される配布文書の受領情報表示画面の表示例を示す図であり、図１５に示した画面とは若干ことなる。この表示画面には、文書受領装置から受領確認済み情報を含む文書情報についての配布先と文書名と受領確認日との一覧と、登録ボタンが表示される。
【０３６５】
例えば、図中に示すように、ユーザ装置名「ユーザａ」の文書受領装置から配布先「技術部 技術課」で文書名「機能構造図」の文書データが受領確認日「’９４．１２．０１」に受領確認されたことを示す文書情報を配布文書の管理項目として登録する場合、カーソルＣ３０で示すように登録ボタンを指定すると、文書情報が配布文書の受領結果として登録管理され、図１６に示した〔Ｎｏ．６〕文書の配布状況表示画面が表示される。
【０３６６】
この表示画面では、送信日時「１９９４．１１．２５」に配布先「技術部 技術課」へ配布した文書名「機能構造図」の文書については、受領確認日「１９９４．１２．０１」が表示されているので、その日に受領確認が行なわれたことを知ることができる。
【０３６７】
この文書管理システムは、文書配布装置が文書受領装置から受信した文書情報を文書管理項目として登録して管理する。
したがって、文書配布装置が文書受領装置から返信された文書情報を容易に文書管理項目として登録及び管理することができるので、文書配布装置側で文書データの配布管理を確実に且つ効率良く行なうことができる。
このようにして、文書配布装置では、文書受領装置から受信した受領確認済みの文書情報を自装置内での文書管理項目として容易に登録管理することができるので、文書配布装置の文書管理を更に効率良く且つ確実に行なえるようになる。
【０３６８】
【発明の効果】
以上説明してきたように、この発明の文書管理システムによれば、文書管理システム上の処理負荷をかけずに、且つ操作者が煩雑なオペレーションを行なわなくても、文書の発行元が発行した文書が意図する発行先の受領側によって確かに受領されたことを確認することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】 この発明の第１の参考例の文書管理システムにおける文書配布装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図である。
【図２】 この発明の文書管理システムの実施形態とこの発明の各参考例に適用する文書管理装置の構成を示すブロック図である。
【図３】 図２に示した文書管理装置の制御装置５の基本的な機能構成を示すブロック図である。
【図４】 この発明による文書管理システムのシステム構成を示す図である。
【図５】 この発明による文書管理システムの他のシステム構成を示す図である。
【図６】 この発明の第１の参考例の文書受領装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図である。
【図７】 この発明の第１の参考例の文書配布装置の文書配布処理を示すフローチャートである。
【図８】 この発明の第１の参考例の文書管理システムの文書受領装置の文書受領処理を示すフローチャートである。
【図９】 この発明の第１の参考例の文書管理システムの文書受領装置の文書受領処理を示すフローチャートである。
【図１０】 この発明の第１の参考例の文書管理システムの文書配布装置の受領確認済みの文書情報の受領処理を示すフローチャートである。
【図１１】 この発明の第１の参考例の文書管理システムにおける表示画面の一例を示す図である。
【図１２】 同じくその続きの表示例を示す図である。
【図１３】 同じくその続きの表示例を示す図である。
【図１４】 同じくその続きの表示例を示す図である。
【図１５】 同じくその続きの表示例を示す図である。
【図１６】 同じくその続きの表示例を示す図である。
【図１７】 この発明の第２の参考例の文書管理システムの文書配布装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図である。
【図１８】 この発明の第２の参考例の文書管理システムの文書受領装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図である。
【図１９】 この発明の第２の参考例の文書管理システムの文書配布装置の文書配布処理を示すフローチャートである。
【図２０】 この発明の第２の参考例の文書管理システムの文書受領装置の文書受領処理を示すフローチャートである。
【図２１】 この発明の第２の参考例の文書管理システムにおける表示画面の一例を示す図である。
【図２２】 同じくその続きの表示例を示す図である。
【図２３】 同じくその続きの表示例を示す図である。
【図２４】 同じくその続きの表示例を示す図である。
【図２５】 同じくその続きの表示例を示す図である。
【図２６】 同じくその続きの表示例を示す図である。
【図２７】 この発明の第３の参考例の文書管理システムの文書受領装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図である。
【図２８】 この発明の第３の参考例の文書管理システムの文書受領装置の文書受領処理を示すフローチャートである。
【図２９】 この発明の第３の参考例の文書管理システムにおける表示画面の表示例を示す図である。
【図３０】 この発明の第４の参考例の文書管理システムの文書受領装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図である。
【図３１】 この発明の第４の参考例の文書管理システムの文書受領装置の受領確認済みの文書情報の返信処理を示すフローチャートである。
【図３２】 この発明の第４の参考例の文書管理システムの文書受領装置の受領確認済みの文書情報の再返信処理を示すフローチャートである。
【図３３】 この発明の第４の参考例の文書管理システムにおける表示画面の表示例を示す図である。
【図３４】 同じくその続きの表示例を示す図である。
【図３５】 同じくその続きの表示例を示す図である。
【図３６】 この発明の第５の参考例の文書管理システムの文書受領装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図である。
【図３７】 この発明の第５の参考例の文書管理システムの文書受領装置の受領確認済みの文書情報の返信処理を示すフローチャートである。
【図３８】 この発明の第５の参考例の文書管理システムにおける表示画面の表示例を示す図である。
【図３９】 この発明の実施形態の文書管理システムの文書配布装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図である。
【図４０】 この発明の実施形態の文書管理システムの文書配布装置の受領確認済みの文書情報の取得処理を示すフローチャートである。
【図４１】 この発明の実施形態の文書管理システムにおける表示画面の表示例を示す図である。
【図４２】 同じくその続きの表示例を示す図である。
【図４３】 同じくその続きの表示例を示す図である。
【図４４】 この発明の第６の参考例の文書管理システムの文書配布装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図である。
【図４５】 この発明の第６の参考例の文書管理システムの文書受領装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図である。
【図４６】 この発明の第６の参考例の文書管理システムの文書配布装置で受領確認済み文書情報の返信管理状況を参照するときの処理を示すフローチャートである。
【図４７】 この発明の第６の参考例の文書管理システムにおける表示画面の表示例を示す図である。
【図４８】 同じくその続きの表示例を示す図である。
【図４９】 同じくその続きの表示例を示す図である。
【図５０】 この発明の第７の参考例の文書管理システムの文書配布装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図である。
【図５１】 この発明の第８の参考例の文書管理システムの文書配布装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図である。
【図５２】 この発明の第８の参考例の文書管理システムの文書受領装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図である。
【図５３】 この発明の第８の参考例の文書管理システムにおける受領確認済みの文書情報の督促通知処理を示すフローチャートである。
【図５４】 この発明の第８の参考例の文書管理システムにおける表示画面の表示例を示す図である。
【図５５】 同じくその続きの表示例を示す図である。
【図５６】 同じくその続きの表示例を示す図である。
【図５７】 この発明の第９の参考例の文書管理システムの文書配布装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図である。
【図５８】 この発明の第９の参考例の文書管理システムにおける受領確認済みの文書情報の自動督促通知処理を示すフローチャートである。
【図５９】 この発明の第９の参考例の文書管理システムにおける表示画面の表示例を示す図である。
【図６０】 同じくその続きの表示例を示す図である。
【図６１】 同じくその続きの表示例を示す図である。
【図６２】 この発明の第１０の参考例の文書管理システムの文書配布装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図である。
【図６３】 この発明の第１０の参考例の文書管理システムにおける受領確認済みの文書情報の自動督促通知処理を示すフローチャートである。
【図６４】 この発明の第１０の参考例の文書管理システムにおける表示画面の表示例を示す図である。
【図６５】 同じくその続きの表示例を示す図である。
【図６６】 同じくその続きの表示例を示す図である。
【図６７】 この発明の第１１の参考例の文書管理システムの文書配布装置の制御装置５の機能構成を示すブロック図である。
【図６８】 この発明の第１１の参考例の文書管理システムにおける受領確認済みの文書情報の自動取得処理を示すフローチャートである。
【図６９】 この発明の第１１の参考例の文書管理システムにおける表示画面の表示例を示す図である。
【図７０】 同じくその続きの表示例を示す図である。
【図７１】 同じくその続きの表示例を示す図である。
【図７２】 この発明の第１２の参考例の文書管理システムにおける表示画面の表示例を示す図である。
【図７３】 同じくその続きの表示例を示す図である。
【図７４】 同じくその続きの表示例を示す図である。
【図７５】 この発明の第１３の参考例の文書管理システムにおける表示画面の表示例を示す図である。
【符号の説明】
１：入力装置 ２：操作装置
３：表示装置 ４：印刷装置
５：制御装置 ６：文書データ記憶装置
７：管理データ記憶装置 ８：通信装置
１１：登録機能部 １２：承認機能部
１３：通知機能部 １４：配布機能部
１５：検索機能部 １６：改訂機能部
１７：廃止削除機能部 １８：出力機能部
２０：文書情報送信機能部
２１：文書情報受信機能部
２２：文書情報表示機能部
２３：文書情報登録管理機能部
２４：文書情報受信機能部
２５：文書情報表示機能部
２６：受領確認機能部
２７：文書情報返信機能部
２８：配布管理文書識別情報付加機能部
２９：配布管理文書識別情報表示機能部
３０：受領確認権限委譲設定機能部
３１：受領文書移動機能部
３２：文書情報返信管理機能部
３３：文書情報再返信機能部
３４：返信エラー時再返信条件設定機能部
３５：文書情報返信エラー時再返信機能部
３６：他装置文書情報返信管理状況確認機能部
３７：文書情報収集機能部
３７′：文書情報収集機能部
３８：文書情報返信管理情報受信表示機能部
３９：文書情報返信管理情報送信機能部
４０：受領確認督促通知作成機能部
４１：受領確認督促通知配布機能部
４２：受領確認督促通知受信表示機能部
４３：文書情報受信期限管理機能部
４４：文書情報受信管理機能部
４５：文書情報返信督促通知自動作成機能部
４６：文書情報返信督促通知自動配布機能部
４７：文書情報期限内未返信判定機能部
４８：文書情報自動収集機能部
Ａ〜Ｅ：文書管理装置
Ｈ：文書情報 Ｔ：督促通知

Claims (1)

1. 文書データを送信する文書配布手段と、該手段によって送信する文書データと共に文書管理項目を文書情報として送信する文書情報送信手段と、前記文書配布手段によって送信した文書データの受領確認済み情報を含む文書管理項目の文書情報を受信する文書情報受信手段と、該手段によって受信した文書情報を表示する文書情報表示手段と、前記文書情報受信手段によって受信した文書情報を配布した文書データの受領確認管理情報として登録して管理する文書情報登録管理手段とを有する文書配布装置と、
   前記文書配布装置から送信された文書データを受信して受領する文書受領手段と、前記文書配布装置から送信された文書データと共に送信された文書情報を受信する文書情報受信手段と、該手段によって受信した文書情報と受信確認済みか否かの情報とを表示する文書情報表示手段と、前記文書データと共に受信した文書情報に基づいて予め決められた権限者に文書データの受領確認を行なわせる受領確認手段と、該手段によって受領確認された文書データの受領確認済み情報を含む文書管理項目を文書情報として前記文書配布装置へ返信する文書情報返信手段とを有する文書受領装置とからなり、
   前記文書配布装置に、前記文書受領装置で管理されている文書情報返信管理情報を参照して文書情報の返信状況を確認する文書情報返信管理状況確認手段と、該手段によって確認した返信状況に基づいて指定された文書情報を前記文書受領装置から収集する文書情報収集手段とを設け、
   前記文書受領装置に、前記文書情報返信手段によって返信した文書情報の返信履歴と返信結果の文書情報返信管理情報を管理する文書情報返信管理手段と、該手段によって管理している文書情報返信管理情報に基づいて指定された文書情報を前記文書配布装置へ再度返信する文書情報再返信手段とを設けたことを特徴とする文書管理システム。

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