JP2021052332A - 紙文書管理システム及び紙文書管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】紙文書の社外流出を適切に管理することが可能な紙文書管理システム及び紙文書管理方法を提供する。【解決手段】機密度区分ルールに基づき、印刷出力する文書の機密度ランクを決定する機密度ランク決定手段と、文書識別情報と機密度ランクとを対応付けて記憶した文書データベースと、印刷した文書を文書管理エリアから個人が持ち出す場合に、当該個人が持出可能な文書の機密度ランク、印刷した文書を文書管理エリアから持ち出す場合に必要な上長からの許可情報を文書識別情報に対応付けて管理する持出許可管理手段と、文書を印刷する印刷手段と、文書を印刷する場合に上記文書データベースに記憶された当該文書の文書識別情報と機密度ランクを記録したタグを印刷される文書に付帯可能にまたは付帯させて発行するタグ発行手段と、文書の持出の可否を判定する文書持出可否判定手段とを具備することを特徴とする。【選択図】図１

Description

この発明は、紙文書管理システム及び紙文書管理方法に関するものである。

従来、企業における情報漏洩事件は、ウェブサイトや情報共有サービスへの不正アクセスなどインタネットを介した情報漏洩事件が多いと思われがちであるが、それらは事件全体のごく一部の情報漏洩に過ぎない。情報漏洩の発生源として最も多いのは紙文書などの「紙媒体(印刷物)」であり、全体の６割以上を占めている。

従来の情報漏洩対策管理方法としては特許文献１に記載の発明を挙げることができる。
この特許文献１に記載の発明は、印刷出力後の重要情報等の漏洩を防止することを目的としている。具体的には、印刷出力を実行するときに利用者端末に挿入された認証媒体の情報と共に印刷するデータを利用者端末から印刷管理装置へ送信し、上記送信された印刷データを印刷装置へ前記認証情報と共に再送信する。また、上記利用者端末に挿入した認証媒体の認証情報が指定された印刷装置に入力されると、上記印刷管理装置から送信されてきた印刷データを印刷出力すると共に印刷出力者の特定を前記認証情報に基づいて行い、上記印刷管理装置によって利用者ごとに上記印刷装置の印刷出力を制御するというものである。

また、非特許文献１に記載されたものも知られている。この非特許文献１には、バイオ認証装置と連携して登録したユーザのみが印刷できる仕組みが記載されている。

特願２００４−２５９１２２号公報

富士通、"SecureLoginPrint XL-SE100F システム構成例"、[online]、[令和１年８月２９日検索]、インターネット〈http：//www.fmworld.net/biz/printer/option/xlse100f/system.html〉

また、従来における印刷物の情報管理では、個人を特定する方法としてプリンタとＦＡＸなどの複合機に対し、ＩＤ、パスワードを入力する方法があるが、このＩＤやパスワードを他人が流用する可能性が高いので、信頼性が低い。また一般的に、機密情報が入った印刷物は他人に渡ると情報流出防止機能が無いため、機密情報漏洩に歯止めがかからない問題があり、更に、印刷出力後の重要情報等の漏洩を防止する仕組みが無いという問題がある。例えば、機密情報を印刷し、鞄に入れて簡単に持ち出したりすることができる。

本発明は、機密情報が入った文書を複写機等でコピーした際には、その文書の機密度ランクが確定するようにし、この機密度ランクを用いてその文書の持出しに必要な場合に規制がかかるようにし、紙文書の社外流出を適切に管理することが可能な紙文書管理システム及び紙文書管理方法を提供する。

本実施形態に係る紙文書管理システムは、文書を複数の機密度ランクに区分する場合の機密度区分ルールに基づき、印刷出力する文書の機密度ランクを決定する機密度ランク決定手段と、複数の文書及び当該文書の文書識別情報と、前記機密度ランク決定手段により決定された機密度ランクとを対応付けて記憶した文書データベースと、印刷した文書を文書管理エリアから個人が持ち出す場合に、当該個人が持出可能な文書の機密度ランク、持出に必要な許可を受けるべき上長情報及び個人識別情報が記憶された文書持出条件データベースと印刷した文書を文書管理エリアから持ち出す場合に必要な上長からの許可情報を文書識別情報に対応付けて管理する持出許可管理手段と、文書を印刷する印刷手段と、文書を印刷する場合に上記文書データベースに記憶された当該文書の文書識別情報と機密度ランクを記録したタグを印刷される文書に付帯可能にまたは付帯させて発行するタグ発行手段と、文書管理エリアから人が入退出する場所において個人識別情報を得ると共に、前記タグから文書識別情報と機密度ランクを得て前記持出許可管理手段によって管理された許可情報と前記文書持出条件データベースを参照して、当該文書の持出の可否を判定する文書持出可否判定手段と、前記文書持出可否判定手段の判定結果に基づき個人が入退出する場所に設けられたゲートの開閉を制御するゲート開閉制御手段と、を具備することを特徴とする。

本実施形態に係る紙文書管理システムの構成図。 本実施形態に係る紙文書管理システムに用いられる紙文書管理サーバの構成図。 本実施形態に係る紙文書管理システムにおける紙文書管理サーバのＣＰＵが実現する各手段を示す図（図３（Ａ））と、外部記憶装置１４Ａ記憶された２つのデータベースを示す図（図３（Ｂ））。 本実施形態に係る紙文書管理システムにおいて用いられる機密度区分ルールの一例を示す図。 本実施形態に係る紙文書管理システムにおいて用いられる機密度区分ルールの一例を示す図。 本実施形態に係る紙文書管理システムにおいて用いられる機密度区分ルールの一例を示す図。 本実施形態に係る紙文書管理システムにおいて用いられる機密度区分ルールの一例を示す図。 本実施形態に係る紙文書管理システムにおいて用いられる機密度区分ルールの一例を示す図。 本実施形態に係る紙文書管理システムにおいて用いられる文書データベースの一例を示す図。 本実施形態に係る紙文書管理システムにおいて用いられる文書持出条件データベースの一例を示す図。 本実施形態に係る紙文書管理システムに用いられるコピー・プリンタ装置の構成図。 本実施形態に係る紙文書管理システムに用いられる紙出力権限情報テーブルの一例を示す図。 本実施形態に係る紙文書管理システムに用いられる紙文書管理用タグ発行機の構成図。 本実施形態に係る紙文書管理システムに用いられるシュレッダの構成図。 本実施形態に係る紙文書管理システムに用いられる個人用パーソナルコンピュータの構成図。 本実施形態に係る紙文書管理システムに用いられるチェックゲート装置の構成図。 本実施形態に係る紙文書管理システムにおいて、パーソナルコンピュータ等で作成された文書を文書データベースへ登録する場合の処理のフローチャート。 本実施形態に係る紙文書管理システムにおいて、社外等へ持ち出す紙文書をコピーする場合に、コピー・プリンタ装置において行う入力処理のフローチャート。 本実施形態に係る紙文書管理システムにおいて、文書データベースへ登録された文書を社外等へ持ち出す紙文書として出力する場合に、コピー・プリンタ装置において行う入力処理のフローチャート。 本実施形態に係る紙文書管理システムにおいて、社外等へ持ち出す紙文書として出力する入力がなされた場合に、紙文書管理サーバのＣＰＵが行う処理を示すフローチャート。 本実施形態に係る紙文書管理システムにおいて、紙文書持出申請がなされた場合に紙文書管理サーバのＣＰＵが持出許可管理手段として行う処理を示すフローチャート。 本実施形態に係る紙文書管理システムにおいて、紙文書持出申請に対する持出許可が発された場合に紙文書管理サーバのＣＰＵが持出許可管理手段として行う処理を示すフローチャート。 本実施形態に係る紙文書管理システムにおいて、紙文書の持出管理のために紙文書管理サーバとゲートチェック装置が動作する場合に、紙文書管理サーバのＣＰＵが行う処理動作のフローチャート。 本実施形態に係る紙文書管理システムにおいて、紙文書の廃棄管理のために紙文書管理サーバのＣＰＵが行う処理動作のフローチャート。

以下添付図面を参照して本発明に係る紙文書管理システム及び紙文書管理方法の実施形態を説明する。各図において、同一の構成要素には同一の符号を付して重複する説明を省略する。図１に本実施形態に係る紙文書管理システムの構成図を示す。本実施形態に係る紙文書管理システムは、紙文書管理サーバ１０を中心として構成され、この紙文書管理サーバ１０に、コピー・プリンタ装置２０、紙文書管理用タグ発行機３０、シュレッダ４０、個人用パーソナルコンピュータ（以下、個人用ＰＣ）５０−１〜５０−ｎ、チェックゲート装置６０がネットワークを介して接続されている。本実施形態に係る紙文書管理システムは、例えば会社などの文書管理エリアから紙に印刷された文書、つまり紙文書を持ち出す場合に適切な管理がなされるようにするものである。上記のように文書管理エリアを会社としているため、そこに居る人を社員と称したり、単に人と称したりする。

紙文書管理サーバ１０は、例えば図２に示すように構成されている。即ち、紙文書管理サーバ１０は、主メモリ１２に記憶されたプログラムやデータを用いて各部を統括制御するＣＰＵ１１に、バス１３を介して外部記憶インタフェース１４、入力インタフェース１５、表示インタフェース１６、ネットワークインタフェース１７が接続された構成を有する。

外部記憶インタフェース１４には、外部記憶装置１４Ａが接続されている。外部記憶装置１４Ａには、ＣＰＵ１１が用いるプログラムやデータが記憶されており、後に述べる文書データベース１４１や文書持出条件データベース１４２が記憶されている。入力インタフェース１５には、コマンドやデータを入力するための入力装置１５Ａとマウス１５Ｂなどのポインティングデバイスが接続されている。

表示インタフェース１６には、情報を表示するための表示装置１６Ａが接続されている。ネットワークインタフェース１７には、ネットワーク回線１７Ａ−１〜１７Ａ−Ｎ（所要の正の整数）が接続され、コピー・プリンタ装置２０、紙文書管理用タグ発行機３０、シュレッダ４０、個人用パーソナルコンピュータ（以下、個人用ＰＣ）５０−１〜５０−ｎ、チェックゲート装置６０がネットワーク回線１７Ａ−１〜１７Ａ−Ｎを介して接続されている。

ＣＰＵ１１は、外部記憶装置１４Ａから図３（Ａ）に示す機密度ランク決定手段１１１のプログラム、持出許可管理手段１１２のプログラム、文書持出可否判定手段１１３のプログラム、廃棄情報管理手段１１４のプログラムを主メモリ１２へ読み出して実行する。

ＣＰＵ１１は、機密度ランク決定手段１１１のプログラムによって、文書を複数の機密度ランクに区分する場合の機密度区分ルールに基づき、印刷出力する文書の機密度ランクを決定する機密度ランク決定手段１１１として動作する。機密度区分ルールは、外部記憶装置１４Ａに記憶されているもので、例えば、図４に示される文書に含まれる単語を複数の機密度ランクに区分した単語−機密度区分ルール情報のものを挙げることができる。この図４の例では、文書内に「機密」、「社外秘」などのキーワードが入っているときには、この文書の機密度ランクをＡとすることを意味する。また、文書内に「重要」、「特定人」などのキーワードが入っているときには、この文書の機密度ランクをＢとすることを意味する。文書内に「契約」、「部長決済」などのキーワードが入っているときには、この文書の機密度ランクをＣとすることを意味する。文書内に「開示可」、「部数限定」などのキーワードが入っているときには、この文書の機密度ランクをＤとすることを意味する。文書内に「配布可」、「制限なし」などのキーワードが入っているときには、この文書の機密度ランクをＥとすることを意味する。

また、機密度区分ルールとしては、図５に示すように、文書の使途を複数の機密度ランクに区分した文書使途−機密度区分ルール情報のものを挙げることができる。例えば、「社内限定の会議」や「役員会議」に用いる文書である場合には、この文書の機密度ランクをＡとすることを意味する。また、「１週間以内の会議」に用いる文書である場合には、この文書の機密度ランクをＢとすることを意味する。また、「社内掲示」に用いる文書である場合には、この文書の機密度ランクをＣとすることを意味する。また、「一般訪問者との会議」に用いる文書である場合には、この文書の機密度ランクをＤとすることを意味する。更に、「ビラ撒き」に用いる文書である場合には、この文書の機密度ランクをＥとすることを意味する。

更に、機密度区分ルールとしては、図６に示すように、文書を紙に印刷して出力する人の役職・地位により印刷文書を複数の機密度ランクに区分した役職・地位−機密度区分ルール情報を挙げることができる。このルールは、この文書を印刷する人物が「社長」や「役員」であれば、この文書の機密度ランクをＡとすることを意味する。また、この文書を印刷する人物が「部長」であれば、この文書の機密度ランクをＢとすることを意味する。また、この文書を印刷する人物が「課長」であれば、この文書の機密度ランクをＣとすることを意味する。また、この文書を印刷する人物が「係長」であれば、この文書の機密度ランクをＤとすることを意味する。更に、この文書を印刷する人物が「一般社員」であれば、この文書の機密度ランクをＥとすることを意味する。上記機密度ランク決定手段１１１は、上記３つのカテゴリーのルールの少なくとも１つを用いて印刷出力する文書の機密度ランクを決定することができる。

機密度区分ルールは、上記のものに限らず、例えば図７に示すように、ランクＢの文書としては、図示の通りの電話番号が含まれるもの、図示の通りの住所・居所が含まれるもの、図示の通りのメールアドレスが含まれるもの、図示の通りの氏名・名称が含まれるもの、などと定義して外部記憶装置１４Ａに記憶することができる。更に、図８に示すように、ランクＡとすべき文書に含まれている用語を定義することができる。図８の例では、「単価」について「ａ１」、「ａ２」、「ａ３」・・・が記載されている場合に、当該文書をＡとすべきことが定義されている。また、「見積」について「ｂ１」、「ｂ２」、「ｂ３」・・・が記載されている場合に、当該文書をＡとすべきことが定義されている。更に、用語として「社外秘」、「グループ外秘」、「コンフィデンシャル」や「取扱注意」などが用いられている当該文書をＡとすべきことが定義されている。

既に述べたように、外部記憶装置１４Ａには、文書データベース１４１と文書持出条件データベース１４２が記憶されている（図３（Ｂ））。文書データベース１４１は、複数の文書及び当該文書の文書ＩＤ（識別情報）と、上記機密度ランク決定手段１１１により決定された機密度ランクとが対応付けられて記憶されたものである。

文書データベース１４１の一例を、図９に示す。文書データベース１４１には、誰がこの文書を作成したのかを示す「作者の氏名とＩＤ（識別情報）」が記録され、次に、紙出力した社員のＩＤ（識別情報）が記録され、紙出力した本人名称が記録され、紙出力した年月日時刻が記録され、紙出力される文書の文書・画像や文書のタイトルなどが記録され、枚数、重要度と上長許可が済んだか未だ済んでいないかの情報、文書ＩＤ（識別情報）が記録され、文書に関する廃棄情報も記録される。

文書持出条件データベース１４２の一例を図１０に示す。文書持出条件データベース１４２は、印刷した文書を文書管理エリアから個人が持ち出す場合に、当該個人が持出可能な文書の機密度ランク、持出に必要な許可を受けるべき上長情報及び個人識別情報が記憶されたものである。図１０の例では、社員の氏名・ＩＤ（個人識別情報）に対応して、持出可能な文書の機密度ランクと、上長許可が必要な文書の機密度ランクと、上長の役職・氏名・ＩＤ（識別情報）が対応付けられて記憶されている。なお、この文書持出条件データベース１４２には、許可申請書を送る場合に必要な上長のメールアドレスなどが記憶されていても良い。

図３（Ａ）に示した持出許可管理手段１１２は、印刷した文書を文書管理エリアから持ち出す場合に必要な上長からの許可情報を文書識別情報に対応付けて管理するものである。具体的には、持出許可管理手段１１２は、図９の重要度と共に記録されている上長許可が済んだか未だ済んでいないか或いは申請中であることなどの許可情報の管理を文書データベース１４１に記録することにより行う。

図３（Ａ）に示した文書持出可否判定手段１１３は、文書管理エリアから人が入退出する場所において個人識別情報を得ると共に、上記タグから文書識別情報と機密度ランクを得て上記持出許可管理手段１１２によって管理された許可情報と上記文書持出条件データベース１４２を参照して、当該文書の持出の可否を判定するものである。廃棄情報管理手段１１４は、紙文書の廃棄期限を管理すると共に、シュレッダ４０により細断を行う場合に該当文書識別情報の通知を受けて廃棄／存在の情報を管理するものである。文書持出条件データベース１４２には、紙文書の廃棄期限の情報、廃棄／存在の情報が記憶されており、廃棄情報管理手段１１４は、上記の情報に基づく紙文書の廃棄などを通知する。

図１に示した、コピー・プリンタ装置２０は、複写機であり、またプリンタでもあり、例えば図１１に示すような構成を有している。コピー・プリンタ装置２０は、主メモリ・外部記憶装置２２に記憶されたプログラムやデータを用いて各部を統括制御するＣＰＵ２１に、バス２３を介して画像読取インタフェース２４、印刷インタフェース２５、表示・入力インタフェース２６、ネットワークインタフェース２７、ＩＤ読取インタフェース２８が接続された構成を有する。主メモリ・外部記憶装置２２には、社員がこのコピー・プリンタ装置２０を用いて紙に印刷して出力することが許容されている文書の機密度ランクが、各社員のＩＤ（識別情報）に対応付けられた紙出力権限情報テーブルが記憶されている。この紙出力権限情報テーブルでは、図１２に示すように、社員ＩＤ（識別情報）に対応して、プリントアウトできる文書の機密度ランクが記憶されている。具体的には、社員識別情報が００１の社員は、機密度ランクＡまで（従って、全ての機密度ランク）の文書を出力可能であり、社員識別情報が００２の社員は、機密度ランクＣ（ＥからＣ）までの文書を出力可能であり、社員識別情報が００３の社員は、全ての文書を出力できないことが示されている（０が設定されている）。

画像読取インタフェース２４には、イメージスキャナ２４Ａが接続されている。イメージスキャナ２４Ａは、コピー機の文書読取機能を実現するもので、読み取ったイメージはコピー用に主メモリ・外部記憶装置２２に記憶される。この複写機であるコピー・プリンタ装置２０には、ＯＣＲが主メモリ・外部記憶装置２２にプログラムとして設けられており、紙文書の内容をキャラクタコードとし、このキャラクタコードを、紙文書管理サーバ１０の機密度ランク決定手段１１１へ送出する。勿論、紙文書管理サーバ１０にＯＣＲ機能を持たせて、コピー・プリンタ装置２０からイメージのままに紙文書管理サーバ１０へ送る構成とすることもできる。

印刷インタフェース２５には、印刷装置２５Ａが接続されている。印刷装置２５Ａは上記イメージスキャナ２４Ａにより得られたイメージを紙に印刷して出力し、また、紙文書管理サーバ１０の文書データベース１４１において記憶管理されているパーソナルコンピュータ（後述する個人用ＰＣ５０−１〜５０−ｎ）等で作成されたキャラクタと画像が混合した文書データを、ＣＰＵ２１においてイメージに変換し、これを紙に印刷して出力する機能構成を有するものである。

ここで、パーソナルコンピュータ等で作成された文書を登録する場合の処理のフローチャートを図１７に示す。パーソナルコンピュータ等で作成された文書をパーソナルコンピュータ等から紙文書管理サーバ１０へ登録要求のコマンドと共に送る（Ｓ１１）。勿論、文書データベース１４１に登録する際に必要な作者氏名や作者ＩＤ（識別情報）なども送信する。これを受けた紙文書管理サーバ１０のＣＰＵ１１は、機密度ランク決定手段１１１のプログラムによって、文書を複数の機密度ランクに区分する場合の機密度区分ルールに基づき、文書の機密度ランクを決定すると共に、文書ＩＤ（識別情報）等の必要情報を発生させて文書データベース１４１へ登録する（Ｓ１２）。

表示・入力インタフェース２６には、表示入力装置２６Ａが接続されている。表示入力装置２６Ａは、情報を表示する表示装置とこの表示装置の上に設けられたタッチパネルにより構成される情報入力部とにより構成することができる。表示入力装置２６Ａにおいてはこのシステムのコピー・プリンタ装置２０として必要な情報を表示し、必要な情報やコマンドを入力が可能に構成されている。

ネットワークインタフェース２７には、ネットワーク回線２７Ａ−１が接続され、このネットワーク回線２７Ａ−１によって紙文書管理サーバ１０との間で通信が可能となっている。ＩＤ読取インタフェース２８には、社員ＩＤ（識別情報）読取部２８Ａが接続されている。社員ＩＤ（識別情報）読取部２８Ａは、例えばＩＣカードにより作成された社員証から社員ＩＤ（識別情報）を読み取るＩＣカードリーダにより構成され、ＩＣカードに記憶された情報中の少なくとも社員ＩＤ（識別情報）を読み取るものである。

図１に示した紙文書管理用タグ発行機３０は、図１３に示すように構成されている。この紙文書管理用タグ発行機３０は、紙文書に付帯させるタグを発行するものである。タグとしては、情報を電子的にリードライト可能なＲＦＩＤやＩＣタグにより構成されることが好ましい。また、何枚かの紙を閉じるステップルタイプのものや紙に張り付けることができるように、裏面に接着剤が塗布されたシール状のものが好ましい。

この紙文書管理用タグ発行機３０は、主メモリ・外部記憶装置３２に記憶されたプログラムやデータを用いて各部を統括制御するＣＰＵ３１に、バス３３を介してタグ情報出力インタフェース３４、印刷インタフェース３５、表示・入力インタフェース３６、ネットワークインタフェース３７が接続された構成を有する。

タグ情報出力インタフェース３４には、タグ出力部３４Ａが接続されている。タグ出力部３４Ａは、紙文書管理サーバ１０から送られてくる文書の機密度ランク等の情報をタグに書き込んで出力するものである。タグには、文書ＩＤ（識別情報）と文書の機密度ランクが記憶されていることが必須であり、これ以外に前述した上長の許可情報が記憶されていても良い。

印刷インタフェース３５には、印刷装置３５Ａが接続されている。この印刷装置３５Ａは、例えば文書の表紙のみを印刷するものとする。紙文書管理サーバ１０から文書のタイトルが送られてくるものとし、この表紙には文書のタイトルを印刷して出力するように構成される。この印刷装置３５Ａは、タグ出力部３４Ａから出力されたタグを文書に付帯させる機能を備えていることができる。即ち、タグ出力部３４Ａから出力されたタグを、上記表紙に付帯させる。例えば、タグがステップルタイプのものであれば、ステップル止めを行う。タグがクリップタイプのものであれば、クリップで文書をまとめるようにクリップ止めを行う。また、裏面に接着剤が塗布されたシール状のタグであれば、貼着を行う。このように本実施形態では、紙文書管理用タグ発行機３０と印刷装置３５Ａが、タグ発行手段であり、文書を印刷する場合に上記文書データベースに記憶された当該文書の文書識別情報と機密度ランクを記録したタグを印刷される文書に付帯可能にまたは付帯させて発行する。なお、タグは基本的にＲＦＩＤなどのＩＣタグであることが好適であるが、１次元バーコードや２次元バーコードなどの印刷による紙やシールにより構成されることができ、この場合には、印刷装置３５Ａにおいて表紙に直接印刷するか、タグ出力部３４Ａから出力された紙やシール状のタグを印刷装置３５Ａにおいて貼着しても良い。

表示・入力インタフェース３６には、表示入力装置３６Ａが接続されている。表示入力装置３６Ａは、情報を表示する表示装置と例えばこの表示装置の上に設けられたタッチパネルにより構成される情報入力部とにより構成することができる。表示入力装置３６Ａにおいてはこのシステムの紙文書管理用タグ発行機３０として必要な情報を表示し、必要な情報やコマンドを入力可能に構成されている。

ネットワークインタフェース３７には、ネットワーク回線３７Ａ−１が接続され、このネットワーク回線３７Ａ−１によって紙文書管理サーバ１０との間で通信が可能となっている。なお、紙文書管理用タグ発行機３０は、タグ情報出力インタフェース３４とタグ出力部３４Ａの構成と、印刷装置３５Ａは、タグ出力部３４Ａから出力されたタグを文書に付帯させる機能をコピー・プリンタ装置２０に取り付け、コピー・プリンタ装置２０と紙文書管理用タグ発行機３０を統合した装置としても良い。

図１に示したシュレッダ４０は、図１４に示すように構成されている。このシュレッダ４０は、主メモリ・外部記憶装置４２に記憶されたプログラムやデータを用いて各部を統括制御するＣＰＵ４１に、バス４３を介してタグリーダインタフェース４４、紙裁断部インタフェース４５、表示・入力インタフェース４６、ネットワークインタフェース４７、ＩＤ読取インタフェース４８が接続された構成を有する。

タグリーダインタフェース４４には、タグリーダ４４Ａが接続されている。タグリーダ４４Ａは、タグがＲＦＩＤやＩＣタグにより構成される場合は、これを電子的に読み取るリーダであり、タグが１次元或いは２次元のバーコードによる場合は、バーコードリーダである。紙裁断部インタフェース４５には、紙裁断部４５Ａが接続されている。紙裁断部４５Ａは通常のシュレッダの紙裁断機構を指す。

表示・入力インタフェース４６には、表示入力装置４６Ａが接続されている。表示入力装置４６Ａは、情報を表示する表示装置と例えばこの表示装置の上に設けられたタッチパネルにより構成される情報入力部とにより構成することができる。表示入力装置４６Ａにおいてはこのシステムのシュレッダ４０として必要な情報を表示し、必要な情報やコマンドを入力可能に構成されている。

ネットワークインタフェース４７には、ネットワーク回線４７Ａ−１が接続され、このネットワーク回線３７Ａ−１によって紙文書管理サーバ１０との間で通信が可能となっている。ＩＤ読取インタフェース４８には、社員ＩＤ（識別情報）読取装置４８Ａが接続されている。社員ＩＤ（識別情報）読取装置４８Ａは、例えばＩＣカードにより作成された社員証から社員ＩＤ（識別情報）を読み取るＩＣカードリーダにより構成され、ＩＣカードに記憶された情報中の少なくとも社員ＩＤ（識別情報）を読み取るものである。

図１に示した個人用ＰＣ５０−１〜５０−ｎは、同一の構成であり、例えば個人用ＰＣ５０として図１５に示すように構成される。個人用ＰＣ５０は、主メモリ５２に記憶されたプログラムやデータを用いて各部を統括制御するＣＰＵ５１に、バス５３を介して外部記憶インタフェース５４、入力インタフェース５５、表示インタフェース５６、ネットワークインタフェース５７が接続された構成を有する。

外部記憶インタフェース５４には、外部記憶装置５４Ａが接続されている。外部記憶装置５４Ａには、ＣＰＵ５１が用いるプログラムやデータが記憶されており、文書持出申請を行うためのプログラムやその他のプログラムとデータが記憶されている。入力インタフェース５５には、コマンドやデータを入力するための入力装置５５Ａとマウス５５Ｂなどのポインティングデバイスが接続されている。

表示インタフェース５６には、情報を表示するための表示装置５６Ａが接続されている。ネットワークインタフェース５７には、ネットワーク回線５７Ａ−１が接続され、他の個人用ＰＣ５０−１〜５０−ｎ、紙文書管理サーバ１０にネットワークを介して接続されている。

図１に示したチェックゲート装置６０は、図１６に示されるように構成されている。このチェックゲート装置６０は、主メモリ・外部記憶装置６２に記憶されたプログラムやデータを用いて各部を統括制御するＣＰＵ６１に、バス６３を介してタグリーダインタフェース６４、ゲートインタフェース６５、表示・入力インタフェース６６、ネットワークインタフェース６７、ＩＤ読取インタフェース６８が接続された構成を有する。

タグリーダインタフェース６４には、タグリーダ６４Ａが接続されている。タグリーダ６４Ａは、タグがＲＦＩＤやＩＣタグにより構成される場合は、これを電子的に読み取るリーダであり、タグが１次元或いは２次元のバーコードによる場合は、バーコードリーダである。ゲートインタフェース６５には、ゲート開閉装置６５Ａが接続されている。ゲート開閉装置６５Ａは、個人が入退出する場所に設けられたゲートと、このゲートの開閉を制御するゲート開閉制御手段とを含むものである。ゲート開閉制御手段は、紙文書管理サーバ１０のＣＰＵ１１によって実現される文書持出可否判定手段１１３の判定結果を受ける。そしてゲート開閉制御手段は、この判定結果に基づき個人が入退出する場所に設けられたゲートの開閉を制御する。

表示・入力インタフェース６６には、表示入力装置６６Ａが接続されている。表示入力装置６６Ａは、情報を表示する表示装置と例えばこの表示装置の上に設けられたタッチパネルにより構成される情報入力部とにより構成することができる。表示入力装置６６Ａにおいてはこのシステムのチェックゲート装置６０として必要な情報を表示し、必要な情報やコマンドを入力可能に構成されており、警報を発生することが可能な構成を備えていても良い。

ネットワークインタフェース６７には、ネットワーク回線６７Ａ−１が接続され、このネットワーク回線６７Ａ−１によって紙文書管理サーバ１０との間で通信が可能となっている。ＩＤ読取インタフェース６８には、社員ＩＤ（識別情報）読取装置６８Ａが接続されている。社員ＩＤ（識別情報）読取装置６８Ａは、例えばＩＣカードにより作成された社員証から社員ＩＤ（識別情報）を読み取るＩＣカードリーダにより構成され、ＩＣカードに記憶された情報中の少なくとも社員ＩＤ（識別情報）を読み取るものである。

以上のように構成された紙文書管理システムにおいて社外等へ持ち出す紙文書をコピーする場合には、図１８に示すようにコピー・プリンタ装置２０において入力を行う。まず、ＩＣカード等の社員証を社員ＩＤ（識別情報）読取装置２８Ａ（ＩＣカードリーダ）に近接させるなどの操作を行うことにより、社員証から社員ＩＤ（識別情報）等を読み取らせる（Ｓ２１）。更に、コピー対象文書を原稿送りトレイにセットし、部数の指示と出力要求を表示入力装置２６Ａから入力する（Ｓ２２）。上記で入力された情報は、紙文書管理サーバ１０へ送信される。

また、本実施形態では、パーソナルコンピュータ等で作成され文書データベース１４１へ登録されている文書を持ち出す紙文書としてコピー・プリンタ装置２０から出力することができる。この場合には、出力させる文書のＩＤ（識別番号）が出力を希望する者において分かっている必要がある。この出力希望者は、社員ＩＤ（識別情報）読取装置２８Ａにおいて図１９に示すようにコピー・プリンタ装置２０において入力を行う。まず、ＩＣカード等の社員証を社員ＩＤ（識別情報）読取装置２８Ａ（ＩＣカードリーダ）に近接させるなどの操作を行うことにより、社員証から社員ＩＤ（識別情報）等を読み取らせる（Ｓ３１）。出力させる文書のＩＤ（識別番号）、部数の指示と出力要求を表示入力装置２６Ａから入力する（Ｓ３２）。上記で入力された情報は、紙文書管理サーバ１０へ送信される。

図１８に示す入力または図１９に示す入力が行われた場合には、紙文書管理サーバ１０のＣＰＵ１１は、図２０に示すフローチャートの処理を実行する。コピー・プリンタ装置２０において入力された社員ＩＤ（識別情報）等情報が送られてくるので、この入力された社員ＩＤ（識別情報）等情報が必要十分であるかを確認し（Ｓ４１）、必要十分であるかを判定する（Ｓ４２）。必要十分でない場合には、ＮＯへ分岐し、処理を終了する。

ステップＳ４２においてＹＥＳへ分岐すると、文書データベース１４１へ登録されている文書、つまり既存文書なので、出力が要求されているかを検出する（Ｓ４３）。ここでＮＯとなると、ステップＳ４４へ進み、コピー・プリンタ装置２０のＯＣＲにより変換され送られてきたキャラクタを使って、文書の機密度ランクを求め、文書ＩＤ等を発行し、必要な情報と共に文書データベース１４１に１つの文書分の情報を登録する（Ｓ４４）。

上記ステップＳ４４の処理が終了した場合またはステップＳ４３においてＹＥＳへ分岐した場合にはステップＳ４５へ進み、この文書の機密度ランクと図１２に示した紙出力権限情報テーブルの情報を用いて、当該社員に当該文書を紙出力する権限があるのかを検出する（Ｓ４５）。このステップＳ４５で権限があることが検出されると、タグに記録すべき情報を文書データベース１４１の該当欄から選択して作成し、紙文書管理用タグ発行機３０へ送ってタグを発行し、出力する文書情報（画像とキャラクタ）をコピー・プリンタ装置２０へ送ってコピー出力或いはプリントアウトさせる（Ｓ４６）。ここで、印刷装置３５Ａは、紙文書管理用タグ発行機３０のタグ出力部３４Ａから出力されたタグを文書に付帯させる機能を備えているので、出力された１部１部の文書にタグが付帯される。次に、上記ステップＳ４６の処理を受けて文書データベース１４１の該当欄へ、出力日時や出力した部数などの追加情報を記録して（Ｓ４７）処理を終了する。

一方、ステップＳ４５においてＮＯへ分岐した場合には、文書データベース１４１の該当欄を参照して上長等の特別許可が得られているかを検出し（Ｓ４８）、このステップＳ４８においてＹＥＳとなるとステップＳ４６へ進み、既述の処理を行う。また、ステップＳ４８においてＮＯとなるとステップＳ４９へ進み、上長等の特別許可を得るように表示する表示データをコピー・プリンタ装置２０へ送ってコピー・プリンタ装置２０の表示入力装置２６Ａに表示させ、上長へ報告メールなどを送出して、文書データベース１４１の該当欄へ、出力要求に係る概略情報などの追加情報を記録して（Ｓ４９）処理を終了する。なお、上長へ報告メールなどには、紙出力要求を行った社員の氏名とＩＤ（識別情報）、日時情報、文書の一部の情報（画像とキャラクタ）などを含めることができる。

本実施形態では、印刷した文書を文書管理エリアから持ち出す場合に必要な上長からの許可情報を文書識別情報に対応付けて管理するものである。この管理は、既述の通り、紙文書管理サーバ１０のＣＰＵ１１が持出許可管理手段１１２として図２１と図２２のフローチャートによって実行する。

上長等の特別許可を受ける場合には、次のように処理を進めることができる。上記図２０のステップＳ４９において説明したように、上長等の特別許可を得るように表示する表示データをコピー・プリンタ装置２０へ送ってコピー・プリンタ装置２０の表示入力装置２６Ａに表示がなされる。これを見て該当の社員がコピー・プリンタ装置２０から持出許可申請を発することができる。この場合には現在処理中の件であるから、持出許可申請に係る文書ＩＤ（識別情報）が紙文書管理サーバ１０のＣＰＵ１１において保持されている。勿論、当該社員のパーソナルコンピュータ（５０−１〜５０−ｎのいずれか）から持出許可申請を発することができ、持出許可申請に係る文書ＩＤ（識別情報）を入力して行う。

コピー・プリンタ装置２０または当該社員のパーソナルコンピュータ（５０−１〜５０−ｎのいずれか）において持出許可申請のメニューを選択することができ、所定の事項を入力し、「申請」の実行を入力するものとする。上記所定の事項は、対象の文書ＩＤ（識別情報）と申請者の社員ＩＤ（識別情報）程度で済ませることができ、これらの入力も前述のような状況でコピー・プリンタ装置２０から申請する場合には入力を省略できる。

上記の持出許可申請は、紙文書管理サーバ１０へ送られ、ＣＰＵ１１が受付する（Ｓ５１）。そこで、ＣＰＵ１１は、文書持出条件データベース１４２を参照して当該文書の持出に関する申請許可権限者を求め（Ｓ５２）、申請許可権限者へ申請書を送出する（Ｓ５３）。ここで、「申請許可権限者へ申請書を送出」とは、申請許可権限者のパーソナルコンピュータ（５０−１〜５０−ｎのいずれか）へ送信するものとする。申請許可権限者へ申請中であることは文書データベース１４１に記録する（Ｓ５４）。

上記の処理により、申請許可権限者のパーソナルコンピュータ（５０−１〜５０−ｎのいずれか）において、申請書が着信し、許可書を送ることになる。当該申請許可権限者のパーソナルコンピュータ（５０−１〜５０−ｎのいずれか）において持出許可書を送信のメニューを選択することができ、所定の事項を入力し、「送信」の実行を入力するものとする。この場合には、申請書への返信であるから特に入力することはないが、持出の日付や部数を条件とするならば、これを入力しても良い。

申請許可権限者から送られた許可書は申請者のパーソナルコンピュータ（５０−１〜５０−ｎのいずれか）に届くと共に紙文書管理サーバ１０へ送られるようにアドレスが設定されており、図２２に示すようにＣＰＵ１１が受取る（Ｓ６１）。そこで、ＣＰＵ１１は、許可書の内容を文書データベース１４１に反映させる（Ｓ６２）。

本実施形態では、紙文書の持出管理のために紙文書管理サーバ１０とゲートチェック装置６０が管理のための動作を行う。ゲートチェック装置６０では、社員が出て行くときに社員ＩＤ（識別情報）読取装置６８Ａが社員ＩＤ（識別情報）を読み取り、タグリーダ６４Ａがタグの情報を読み出し、紙文書管理サーバ１０へ送る。これに対し、紙文書管理サーバ１０のＣＰＵ１１が図２３に示すフローチャートのプログラムを実行する。

上記の社員ＩＤ（識別情報）読取装置６８Ａによる読み取り結果とタグリーダ６４Ａによる読み取り結果を受け取る（Ｓ７１）。この結果に基づき、タグからの情報が読み取れているかを検出する（Ｓ７２）。紙文書が持ち出されるときには、必ずタグが付帯しているので、このステップＳ７２においてＮＯとなると、即ち、そもそも紙文書を持っていないと、ゲート開閉装置６５Ａのゲートを開放して社員の通過が可能な状態とする（Ｓ７３）。このステップＳ７１〜Ｓ７３の処理はゲートチェック装置６０のＣＰＵ６１が行うようにしても良い。

ステップＳ７２において、タグからの情報が読み取れていることが検出されると、タグに記憶されている文書ＩＤ（識別情報）と文書データベース１４１の情報（前述の許可情報を含む）とを参照して持出不可文書があるかを検出する（Ｓ７４）。このステップＳ７４において、ＹＥＳとなると、ゲート開閉装置６５Ａのゲートを閉成して表示入力装置６６Ａの警報を出力し、警備担当による文書の検索、事情聴取を促す指示を表示入力装置６６Ａの表示部へ表示する（Ｓ７６）。

次にステップＳ７７へ進んで、上長等の部署へ報告メールを送出し、必要な事項を文書データベース１４１へ登録する（Ｓ７７）。報告メールには、持出不可の文書持出の報告であること、社員名、社員ＩＤ、持出の文書名やＩＤ（識別情報）、日時等とすることができるが、持ち出そうとした文書情報（画像とキャラクタ）を含んでも良い。また、ステップＳ７４においてＮＯとなると、持出可能な文書の持出に関する情報、文書データベース１４１へ記録し（Ｓ７５）、ゲート開閉装置６５Ａのゲートを開放して社員の通過が可能な状態とする（Ｓ７３）。

以上のようにして、本実施形態によれば機密度の高い文書など重要文書が紙に印刷されて持ち出される危険を防止することができる。また、文書管理を適切に行うことができる。なお、タグが１次元バーコードや２次元バーコードなどの印刷による紙やシールにより構成される場合には、本実施形態で示した如くタグリーダで読み取ることができない。従って、係る場合には、文書データベース１４１を参照することにより紙印刷された文書をもつ社員を特定でき、その社員の通過は社員ＩＤ（識別情報）読取装置６８Ａによる読み取りにより検出可能である。これを利用して、ステップ７６による処理を行うことができる。このとき、荷物検査を行って１次元バーコードや２次元バーコードなどの印刷がある文書を見つけ、１次元またはバーコードや２次元バーコードなどを読み取れば、持出不可文書が持ち出されようとしているかを適切に検出できる。

本実施形態では、紙文書の廃棄管理のために紙文書管理サーバ１０とシュレッダ４０が文書管理のための動作を行う。図２４には、この場合に紙文書管理サーバ１０のＣＰＵ１１が行う処理のフローチャートが示されている。まず、文書の廃棄期限管理を行うための時刻となったかを検出する（Ｓ８１）。例えば、午前零時などの廃棄期限管理を行うための時刻となると、ＹＥＳへ分岐し、廃棄期限となった文書があるかを検出する（Ｓ８２）。

上記、テップＳ８２においてＮＯとなるとステップＳ８１へ戻って処理を行う一方、ステップＳ８２においてＹＥＳとなると、廃棄文書の所持者（紙出力した社員）へ紙文書の廃棄を促す通知を行い、文書データベース１４１において該当文書に関する情報の更新を行う（Ｓ８３）。

また、ステップＳ８１においてＮＯへ分岐すると、シュレッダ４０において紙文書の廃棄作業開始の指示が入力されたかを検出する（Ｓ８４）。このステップＳ８４においてＮＯへ分岐するとステップＳ８１へ戻って処理がなされる。また、ステップＳ８４においてＹＥＳとなると、社員はＩＣカードにより作成された社員証を社員ＩＤ（識別情報）読取装置４８Ａに近接させ、文書に付帯されたタグをタグリーダ４４Ａに近接させているので、社員ＩＤ（識別情報）読取装置４８Ａから情報を取り込み、更にタグリーダ４４Ａから情報を取り込む（Ｓ８５）。次に、社員ＩＤ（識別情報）読取装置４８Ａから取り込んだ情報と、タグリーダ４４Ａから取り込んだ情報（主に文書ＩＤ（識別情報））と文書データベース１４１の該当情報に基づき、廃棄許可できる文書であるかを検出する（Ｓ８６）。

ステップＳ８６においてＹＥＳであり、廃棄許可できる文書であることが検出されると、シュレッダ４０による細断処理の許可をシュレッダ４０へ送って細断を実行させ、これに対応して文書データベース１４１の該当情報を更新する（Ｓ８７）。また、ステップＳ８６においてＮＯへ分岐すると、「廃棄許可できない文書であること」を通知する表示データをシュレッダ４０へ送って表示入力装置４６Ａにおいて上記通知の表示を行うと共に、上長等の部署へ報告メールを送出し、必要な事項を文書データベース１４１へ登録する（Ｓ８８）。報告メールには、廃棄不可の文書が廃棄されかけたことの報告であること、社員名、社員ＩＤ、持出の文書名やＩＤ（識別情報）、日時等とすることができるが、当該文書情報（画像とキャラクタ）を含んでも良い。

以上のようにして、紙文書が不当に廃棄される事態を防止し、適切な管理が行われる。なお、シュレッダ４０によって細断されて廃棄された文書についても、その文書情報（画像とキャラクタ）や付属する情報を文書データベース１４１に廃棄後にも所定期間保存するようにすることができる。勿論、機密度ランクが高い文書など所定の文書については、永久保存とするようにしても良い。また、本実施形態では、印刷装置３５Ａは、タグ出力部３４Ａから出力されたタグを文書に付帯させる機能を備えているものとしたが、紙文書管理用タグ発行機３０がタグを印刷される文書に付帯可能に発行させる構成とすることができる。付帯可能に発行させるとは、タグがステップルタイプのものであれば、ステップル止めを人が行うことが可能なようにステップルとして完成したものを発行することを意味する。タグがクリップタイプのものであれば、クリップで文書をまとめるようにクリップ止めを人が行うことが可能なようにステップルとして完成したものを発行することを意味する。また、裏面に接着剤が塗布されたシール状のタグとして発行して、貼着を人が行うようにしても良い。

本発明に係る複数の実施形態を説明したが、これらの実施形態は例として提示するものであり、発明の範囲を限定することは意図していない。これら新規な実施形態は、その他の様々な形態で実施されることが可能であり、発明の要旨を逸脱しない範囲で、種々の省略、置き換え、変更を行うことができる。これら実施形態やその変形は、発明の範囲や要旨に含まれるとともに、特許請求の範囲に記載された発明とその均等の範囲に含まれる。

１０…紙文書管理サーバ、１２…主メモリ、１４Ａ…外部記憶装置、１５Ａ…入力装置、１６Ａ…表示装置、１７Ａ…ネットワーク回線、２０…コピー・プリンタ装置、３０…紙文書管理用タグ発行機、４０…シュレッダ、５０−１〜５０−ｎ…個人用パーソナルコンピュータ、６０…チェックゲート装置、１１１…機密度ランク決定手段、１１２…持出許可管理手段、１１３…文書持出可否判定手段、１１４…廃棄情報管理手段、１４１…文書データベース、１４２…文書持出条件データベース。

Claims (12)

1. 文書を複数の機密度ランクに区分する場合の機密度区分ルールに基づき、印刷出力する文書の機密度ランクを決定する機密度ランク決定手段と、
   複数の文書及び当該文書の文書識別情報と、前記機密度ランク決定手段により決定された機密度ランクとを対応付けて記憶した文書データベースと、
   印刷した文書を文書管理エリアから個人が持ち出す場合に、当該個人が持出可能な文書の機密度ランク、持出に必要な許可を受けるべき上長情報及び個人識別情報が記憶された文書持出条件データベースと
   印刷した文書を文書管理エリアから持ち出す場合に必要な上長からの許可情報を文書識別情報に対応付けて管理する持出許可管理手段と、
   文書を印刷する印刷手段と、
   文書を印刷する場合に上記文書データベースに記憶された当該文書の文書識別情報と機密度ランクを記録したタグを印刷される文書に付帯可能にまたは付帯させて発行するタグ発行手段と、
   文書管理エリアから人が入退出する場所において個人識別情報を得ると共に、前記タグから文書識別情報と機密度ランクを得て前記持出許可管理手段によって管理された許可情報と前記文書持出条件データベースを参照して、当該文書の持出の可否を判定する文書持出可否判定手段と、
   前記文書持出可否判定手段の判定結果に基づき個人が入退出する場所に設けられたゲートの開閉を制御するゲート開閉制御手段と、
   を具備することを特徴とする紙文書管理システム。
2. 前記機密度ランク決定手段は、文書に含まれる単語を複数の機密度ランクに区分した単語‐機密度区分ルール情報と、文書の使途を複数の機密度ランクに区分した文書使途−機密度区分ルール情報と、文書を紙に印刷して出力する人の役職・地位により印刷文書を複数の機密度ランクに区分した役職・地位−機密度区分ルール情報との少なくとも１つのルール情報を用いて、印刷出力する文書の機密度ランクを決定することを特徴とする請求項１に記載の紙文書管理システム。
3. 前記タグは、ＲＦＩＤであり、個人が入退出する前記場所にＲＦＩＤリーダが設けられていることを特徴とする請求項１または２に記載の紙文書管理システム。
4. 紙文書の複写機を備え、この複写機には、ＯＣＲが設けられており、紙文書の内容をキャラクタコードとして機密度ランク決定手段へ送出することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の紙文書管理システム。
5. 前記持出許可管理手段は、パーソナルコンピュータから送られた文書を文書管理エリアから持ち出す場合に必要な上長からの許可を受ける申請文書を受け付け、対応上長のパーソナルコンピュータへ送り、許可文書を当該上長の情報パーソナルコンピュータから受けた場合に、許可文書として管理することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の紙文書管理システム。
6. 紙文書の廃棄期限を管理すると共に、シュレッダにより細断を行う場合に該当文書識別情報の通知を受けて廃棄／存在の情報を管理する廃棄情報管理手段を具備することを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の紙文書管理システム。
7. 文書を複数の機密度ランクに区分する場合の機密度区分ルールに基づき、印刷出力する文書の機密度ランクを決定し、
   複数の文書及び当該文書の文書識別情報と、前記決定された機密度ランクとを対応付けて文書データベースへ記憶し、
   印刷した文書を文書管理エリアから個人が持ち出す場合に、当該個人が持出可能な文書の機密度ランク、持出に必要な許可を受けるべき上長情報及び個人識別情報を文書持出条件データベースへ記憶し、
   印刷した文書を文書管理エリアから持ち出す場合に必要な上長からの許可情報を文書識別情報に対応付けて持出許可管理し、
   文書を印刷する印刷手段を用いて、文書を印刷する場合に上記文書データベースに記憶された当該文書の文書識別情報と機密度ランクを記録したタグを印刷される文書に付帯可能にまたは付帯させて発行し、
   文書管理エリアから人が入退出する場所において個人識別情報を得ると共に、前記タグから文書識別情報と機密度ランクを得て前記持出許可管理によって管理された許可情報と前記文書持出条件データベースを参照して、当該文書の持出の可否を判定し、
   前記文書の持出の可否を判定した場合の判定結果に基づき個人が入退出する場所に設けられたゲートの開閉を制御する
   ことを特徴とする紙文書管理方法。
8. 前記文書の機密度ランクを決定する場合には、文書に含まれる単語を複数の機密度ランクに区分した単語−機密度区分ルール情報と、文書の使途を複数の機密度ランクに区分した文書使途−機密度区分ルール情報と、文書を紙に印刷して出力する人の役職・地位により印刷文書を複数の機密度ランクに区分した役職・地位−機密度区分ルール情報とのいずれかのルール情報を用いて、印刷出力する文書の機密度ランクを決定することを特徴とする請求項７に記載の紙文書管理方法。
9. 前記タグは、ＲＦＩＤであり、個人が入退出する前記場所にＲＦＩＤリーダが設けられていることを特徴とする請求項７または８に記載の紙文書管理方法。
10. 紙文書の複写機を備え、この複写機には、ＯＣＲが設けられており、紙文書の内容をキャラクタコードとして送出、このキャラクタコードに基づき機密度ランク決定することを特徴とする請求項７乃至９のいずれか１項に記載の紙文書管理方法。
11. 前記持出許可管理においては、パーソナルコンピュータから送られた文書を文書管理エリアから持ち出す場合に必要な上長からの許可を受ける申請文書を受け付け、対応上長のパーソナルコンピュータへ送り、許可文書を当該上長の情報パーソナルコンピュータから受けた場合に、許可文書として管理することを特徴とする請求項７乃至１０のいずれか１項に記載の紙文書管理方法。
12. 紙文書の廃棄期限を管理すると共に、シュレッダにより細断を行う場合に該当文書識別情報の通知を受けて廃棄／存在の情報を管理する廃棄情報管理を実行することを特徴とする請求項７乃至１１のいずれか１項に記載の紙文書管理方法。

Images