KR20060084032A - 전자 문서 관리 시스템 및 그 운영 방법 - Google Patents

전자 문서 관리 시스템 및 그 운영 방법 Download PDF

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KR20060084032A
KR20060084032A KR1020050004290A KR20050004290A KR20060084032A KR 20060084032 A KR20060084032 A KR 20060084032A KR 1020050004290 A KR1020050004290 A KR 1020050004290A KR 20050004290 A KR20050004290 A KR 20050004290A KR 20060084032 A KR20060084032 A KR 20060084032A
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Abstract

본 발명은 전자 문서 관리 시스템에 관한 것으로 전자 문서의 등록 및 등록된 전자 문서를 조회하고 열람하는 입력 및 열람 단말기와 상기 입력 및 열람 단말기와 네트워크로 연결되고 상기 입력 및 열람 단말기로부터 수신된 전자 문서를 등록 받아 보관하며 조회 요청된 전자 문서를 검색하여 제공하는 전자 문서 생성/보관/열람 시스템 및 상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템과 연결된 외부 증명서 발급 시스템을 포함하는 것을 특징으로 한다.
따라서, 본 발명에 의한 전자 문서 관리 시스템은 다양한 입력 및 열람 단말기로 접속하여 전자 문서를 등록하고 보관하며 다양한 형태의 전자 문서를 표준 문서로 생성하며 보관 중인 문서의 실시간 조회 및 검색을 통해 용이하게 열람을 제공하는 효과가 있다.
전자 문서 관리 시스템, 전자 파일 생성/보관/열람

Description

전자 문서 관리 시스템 및 그 운영 방법{Electronic document management System and it's operating method}
도 1은 본 발명의 전자 문서 관리 시스템의 구성도
도 2는 본 발명의 전자 문서 관리 시스템에서 전자 문서를 등록하는 순서도
도 3은 본 발명의 전자 문서 관리 시스템에서 전자 문서를 조회 및 검색하고 열람하는 순서도
도 4는 본 발명의 전자 문서 관리 시스템으로 내용 증명을 요청하는 순서도
<도면의 주요 부분에 대한 부호의 설명>
10 : 입력 및 열람 단말기 20 : 전자 문서 생성/보관/열람 시스템
30 : 외부 증명서 발급 시스템
a1 : 웹브라우저 인터페이스 a2 : 그룹웨어 인터페이스
a3 : 유선 인터페이스 a4 : 무선 인터페이스
b1 : 광학식 문자 판독기 파일 생성 모듈 b2 : 폼 파일 생성 모듈
b3 : 파일 수신 모듈 b4 : 통합 파일 생성 모듈
c1 : 문서 생성 모듈 c2 : 문서 분류 모듈
c3 : 문서 이관 모듈 c4 : 문서 등록 모듈
c5 : 검색 모듈 c6 : 히스토리 관리 모듈
본 발명은 전자 문서 관리 시스템 및 그 운영 방법에 관한 것으로, 보다 상세하게는 전자 문서의 등록 및 등록된 전자 문서를 조회하고 열람하는 입력 및 열람 단말기와 상기 입력 및 열람 단말기와 네트워크로 연결되고 상기 입력 및 열람 단말기로부터 수신된 전자 문서를 등록 받아 보관하며 조회 요청된 전자 문서를 검색하여 제공하는 전자 문서 생성/보관/열람 시스템 및 상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템과 연결된 외부 증명서 발급 시스템을 포함하는 전자 문서 관리 시스템 및 그 운영 방법에 관한 것이다.
최근, 일정기간 또는 반영구적으로 의무 보관해야 하는 종이 문서를 전자 문서로 대체하도록 하는 '전자 거래 기본법' 개정안에 따라 전자 문서의 이용을 확산시키려는 정부 정책이 각 부처에 의해 활발히 추진 중에 있다.
산업자원부에 따르면 금융 기관의 경우 전표 등 종이 문서 보관에 연간 1000억원 이상 지불하고 있으며 종이 문서 보관을 위해 많게는 1000평 이상의 공간을 창고로 사용하고 있음에도 불구하고 필요한 문서를 즉각적으로 열람하기 어려운 문제점이 있었다.
이에 따라, 종이 문서를 전자 문서 형태로 안전하게 보관하고 필요한 때 즉각적으로 열람하기 위한 전자 문서 관리 시스템의 필요성이 더욱 증대되고 있다. 그러나 대형 금융 기관이나 대기업의 경우는 초기 투자 비용 확보가 상대적으로 쉬 워서 자체 전자 문서 관리 시스템 구축이 용이하나 중소 금융 기관 또는 중소 기업 및 개인에게 있어 이러한 전자 문서 관리 시스템을 구축하고 운영하는 것은 매우 어려운 문제점이 있다.
본 발명은 이러한 문제점을 해결하기 위해 이루어진 것으로, 본 발명의 목적은 국가 기관이나 일반 기업뿐만 아니라 개인이 보관해야 할 문서를 전자 문서로 생성하여 보관하고 열람하는 전자 문서 관리 시스템 및 그 운영 방법을 제공하는 데 있다.
상기 목적을 달성하기 위한 본 발명의 전자 문서 관리 시스템은, 전자 문서의 등록 및 등록된 전자 문서를 조회하고 열람하는 입력 및 열람 단말기; 상기 입력 및 열람 단말기와 네트워크로 연결되고 상기 입력 및 열람 단말기로부터 수신된 전자 문서를 등록 받아 보관하며 조회 요청된 전자 문서를 검색하여 제공하는 전자 문서 생성/보관/열람 시스템; 및 상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템과 연결된 외부 증명서 발급 시스템;을 포함하는 것을 특징으로 한다.
여기서, 상기 입력 및 열람 단말기는 웹 인터페이스와 그룹웨어 인터페이스 및 유무선 인터페이스 중 어느 하나로 상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템과 연결되는 것을 특징으로 한다.
또한, 상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템은 상기 입력 및 열람 단말기로부터 입력된 원본 파일을 표준 문서 파일로 변환하는 전자 문서 작성 및 변환부; 상기 표준 문서 파일에서 메타 정보를 추출하는 메타데이터 관리부; 상기 원본 파일과 상기 표준 문서 파일 및 메타 정보를 저장하는 데이터베이스 저장부; 상기 입력 및 열람 단말기로 인터페이스 폼을 제공하고 상기 메타 정보에 따라 표준 문서 파일을 분류하여 저장하며 상기 데이터베이스 저장부를 관리 검색하는 전자 문서 관리부; 상기 전자 문서 관리부에서 상기 입력 및 열람 단말기로 송신할 전자 문서 등록증 또는 검색 문서를 변환하는 데이터분배부; 상기 데이터분배부에서 변환된 전자 문서 등록증 또는 검색 문서를 상기 입력 및 열람 단말기로 전송하는 전자문서 송수신부;를 포함하는 것을 특징으로 한다.
또한, 상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템은 상기 전자 문서의 위조/변조 방지 키를 생성하는 위조/변조 방지부와 상기 외부 증명서 발급 시스템으로 증명서 발급을 요청하는 증명서 발급부 및 과금을 처리하는 과금처리부를 더 포함하는 것을 특징으로 한다.
여기서, 상기 전자 문서 작성 및 변환부는 상기 입력 및 열람 단말기로부터 입력된 스캔 파일을 상기 메터데이터 관리부에서 인식 가능한 파일 형태로 변환하는 광학식 문자 판독기를 포함하는 파일 생성 모듈; 상기 입력 및 열람 단말기로 전송한 폼에 입력된 자료를 파일로 생성하는 폼 파일 생성 모듈; 상기 입력 및 열람 단말기의 인터페이스 유형에 따른 파일 수신 모듈; 및 상기 각 모듈에서 수신된 파일을 동일한 형식의 표준 문서 파일로 변환하는 통합 파일 생성 모듈;을 포함하는 것을 특징으로 한다.
또한, 상기 메타데이터 관리부는 상기 표준 문서 파일에서 자동으로 메타 정 보를 추출하는 것을 특징으로 한다.
또한, 상기 전자 문서 관리부는 상기 입력 및 열람 단말기로 인터페이스 폼을 제공하는 문서 생성 모듈; 상기 표준 문서 파일을 상기 메타 정보에 따라 분류하는 문서 분류 모듈; 상기 위조/변조 방지 유무를 판단하여 상기 위조/변조 방지부로 위조/변조 방지 키 생성을 지시하고 상기 내용 증명 요청을 판단하여 상기 증명서 발급부로 요청된 내용 증명 정보를 전송하며 상기 데이터변환부로 전자 문서 등록증 및 검색 문서를 제공하는 문서 이관 모듈; 상기 원본 파일과 상기 표준 문서 파일과 상기 메타 정보와 상기 위조/변조 방지 키 정보 및 상기 내용 증명 정보를 상기 데이터베이스 저장부로 저장하는 문서 등록 모듈; 상기 입력 및 열람 단말기에서 요청된 전자 문서를 검색하는 검색 모듈; 및 상기 검색된 전자 문서의 보안을 관리하는 히스토리 관리 모듈;을 포함하는 것을 특징으로 한다.
상기 목적을 달성하기 위한 전자 문서 관리 시스템의 운영 방법은, 입력 및 열람 단말기로 네트워크를 통해 전자 문서 생성/보관/열람 시스템에 접속하여 사용자를 확인하는 단계; 상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템으로 전자 문서를 등록하는 단계; 상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템에 등록된 전자 문서를 조회 및 검색하고 열람하는 단계; 및 상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템으로 내용 증명을 요청하는 단계;를 포함하는 것을 특징으로 한다.
여기서, 상기 전자 문서를 등록하는 단계는 전자 문서 작성 및 변환부에 수신된 원본 파일의 유형을 판단하여 표준 문서 파일을 생성하는 단계; 상기 표준 문서 파일에서 자동으로 메타 정보를 추출하는 단계; 위조/변조 방지 요청을 판단하 여 위조/변조 방지 키 정보를 생성하는 단계; 상기 원본 파일과 상기 메타 정보와 상기 표준 문서 파일 및 상기 위조/변조 방지 키 정보를 데이터베이스 저장부로 저장하는 단계; 상기 원본 파일의 등록을 알리는 전자 문서 등록증을 생성 및 변환하는 단계; 및 상기 변환된 전자 문서 등록증을 상기 입력 및 열람 단말기로 전송하는 전자 문서 발송 단계;를 포함하는 것을 특징으로 한다.
여기서, 상기 전자 문서 작성 및 변환부에 수신된 원본 파일 유형을 판단하여 표준 문서 파일을 생성하는 단계는 상기 원본 파일 유형이 스캔 이미지이면 광학식 문자 판독기를 포함하는 파일 생성 모듈에서 파일을 생성하는 단계; 상기 원본 파일 유형이 폼에 입력된 자료이면 파일로 생성하는 폼 파일 생성 모듈에서 파일을 생성하는 단계; 상기 입력 단말기의 인터페이스 유형에 따른 파일을 수신하는 단계; 및 상기 각 모듈에서 수신된 파일을 동일한 형식의 표준 문서 파일로 변환하는 통합 파일 생성 단계;를 포함하는 것을 특징으로 한다.
여기서, 상기 등록된 전자 문서를 조회 및 검색하고 열람하는 단계는 전자 문서 관리부에서 제공한 검색 입력폼으로 입력된 검색어에 해당하는 전자 문서를 추출하는 단계; 상기 검색된 전자 문서에 설정된 권한과 사용자의 권한을 체크하는 단계; 상기 검색된 전자 문서의 위조/변조 방지 키 정보를 체크하여 추출하는 단계; 상기 검색된 전자 문서를 사용자가 지정한 열람 단말기에서 열람 가능한 전자 문서 형태로 변환하는 단계; 상기 변환된 전자 문서를 상기 입력 및 열람 단말기로 전송하는 단계;를 포함하는 것을 특징으로 한다.
여기서, 상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템으로 내용 증명을 요청하는 단계는 상기 전자 문서 관리부에서 제공한 내용 증명 요청 입력폼으로 입력된 내용 증명 신청서를 접수하는 단계; 상기 요청한 내용 증명서가 데이터베이스 저장부에 있는지 확인하는 단계; 상기 요청한 내용 증명서가 상기 데이터베이스 저장부에 없는 경우 외부 증명서 발급 시스템으로 내용 증명서 발급을 요청하는 단계; 상기 외부 증명서 발급 시스템에서 발행된 내용 증명서에 대한 위조 및 변조 방지 키 정보를 생성하는 단계; 상기 외부 증명서 발급 시스템에서 수신된 내용 증명서와 상기 위조/변조 방지 키 정보를 저장하는 단계; 상기 내용 증명서를 사용자가 지정한 열람 단말기에서 열람 가능한 전자 문서 형태로 변환하는 단계; 및 상기 변환된 전자 문서를 상기 입력 및 열람 단말기로 전송하는 단계;를 포함하는 것을 특징으로 한다.
본 발명의 목적과 특징 및 장점은 첨부 도면 및 다음의 상세한 설명을 참조함으로서 더욱 쉽게 이해될 수 있을 것이다.
본 발명의 바람직한 실시예는 본 발명 방법을 실행하도록 프로그램된 컴퓨터 시스템 및 컴퓨터 프로그램 제품과 같은 실시예를 포함한다. 컴퓨터 시스템의 실시예에 따르면, 방법을 실행하기 위한 명령어 세트는 하나 또는 그 이상의 메모리에 상주하며, 이들 명령어 세트는 컴퓨터 시스템에서 필요로 할 때까지 예를 들면 하드 디스크와 같은 저장 수단에 컴퓨터 프로그램 제품으로 저장될 수 있다.
도 1은 본 발명의 전자 문서 관리 시스템의 구성도이다. 상기 전자 문서 관리 시스템은 전자 문서의 등록 및 등록된 전자 문서를 조회하고 열람하는 입력 및 열람 단말기(10)와 네트워크로 연결되고 상기 입력 및 열람 단말기(10)로부터 수신 된 전자 문서를 등록 받아 보관하며 조회 요청된 전자 문서를 검색하여 제공하는 전자 문서 생성/보관/열람 시스템(20) 및 상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템(20)과 연결된 외부 증명서 발급 시스템(30)으로 구성된다.
상기 입력 및 열람 단말기(10)는 사용자가 일반적인 컴퓨터(PC :Pesonal Computer) 단말기으로 웹브라우저 인터페이스(a1)와 기업의 그룹웨어(Groupware) 및 전자문서관리시스템(EDMS : Electronic Document Management System) 인터페이스(a2)를 통해 상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템(20)에 연결되거나 팩스에 연결된 유선 인터페이스(a3) 또는 이동전화의 무선 인터페이스(a4)를 통해 상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템(20)에 접속하여 문서의 보관과 조회 및 공인 인증 서비스를 이용하게 된다. 상기 무선 인터페이스(a4)는 카메라가 달려 있는 이동 전화의 경우 이미지 문서의 등록 또한 가능하다.
상기 입력 및 열람 단말기(10)는 입력 단말기와 열람 단말기가 서로 같거나 다를 수 있으며, 열람을 요청한 단말기와 열람을 하는 단말기가 서로 다를 수 있다. 예를 들어, 상기 무선 인터페이스(a4) 예를 들면 이동 전화를 통해 상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템(20)에 접속하여 전자 문서를 검색하고 검색된 전자 문서를 유선 인터페이스(a3) 예를 들면 팩스로 전송을 요청할 수 있다.
상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템(20)은 상기 입력 및 열람 단말기(10)로부터 입력된 원본 파일을 표준 문서 파일로 변환하는 전자 문서 작성 및 변환부(100)와 상기 표준 문서 파일에서 메타 정보를 추출하는 메타데이터 관리부(200)와 상기 원본 파일과 상기 표준 문서 파일 및 메타 정보를 저장하는 데이터베이스 저 장부(500)와 상기 입력 및 열람 단말기(10)로 인터페이스 폼을 제공하고 상기 메타 정보에 따라 표준 문서 파일을 분류하여 저장하며 상기 데이터베이스 저장부(500)를 관리 검색하는 전자 문서 관리부(400)와 상기 전자 문서 관리부(400)에서 상기 입력 및 열람 단말기(10)로 송신할 전자 문서 등록증 또는 검색 문서를 변환하는 데이터분배부(600) 및 상기 데이터분배부에서 변환된 전자 문서 등록증 또는 검색 문서를 상기 입력 및 열람 단말기로 전송하는 전자문서 송수신부(700)로 구성된다.
이에 더하여, 상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템(20)은 상기 전자 문서의 위조/변조 방지 키를 생성하는 위조/변조 방지부(300)와 상기 외부 공인 인증 시스템(30)으로 증명서 발급을 요청하는 증명서 발급부(800) 및 과금을 처리하는 과금처리부(900)를 더 포함하여 구성된다.
상기 전자 문서 작성 및 변환부(100)는 상기 입력 및 열람 단말기(10)로부터 입력된 스캔 파일을 상기 메터데이터 관리부(200)에서 인식 가능한 파일 형태로 변환하는 광학식 문자 판독기를 포함하는 파일 생성 모듈(b1)과 상기 입력 단말기(10)로 전송한 폼에 입력된 자료를 파일로 생성하는 폼 파일 생성 모듈(b2)과 상기 입력 단말기(10)의 인터페이스 유형에 따른 여러가지 형태(예를 들면, 한글, 훈민정음, 엑셀, 파워포인트, 도면, 이미지 등)의 파일을 수신하는 파일 수신 모듈(b3) 및 상기 각 모듈에서 수신된 다양한 파일을 동일한 형식(예를 들면 PDF : portable document format)의 표준 문서 파일로 변환하는 통합 파일 생성 모듈(b4)을 포함하여 구성된다.
상기 메타데이터 관리부(200)는 상기 전자 문서 작성 및 변환부(100)에서 생 성된 표준 문서 파일에서 자료의 제목, 작성 일시, 작성자, 작성자가 작성한 관계어 또는 검색어 등의 메타 정보를 자동으로 추출한다.
상기 전자 문서 관리부(400)는 상기 입력 및 열람 단말기(10)로 인터페이스 폼을 제공하는 문서 생성 모듈(c1)과 상기 표준 문서 파일을 상기 메타 정보에 따라 분류하는 문서 분류 모듈(c2)과 상기 위조/변조 방지 유무를 판단하여 상기 위조/변조 방지부(300)로 위조/변조 방지 키 생성을 지시하고 상기 내용 증명 요청을 판단하여 상기 증명서 발급부(800)로 요청된 내용 증명 정보를 전송하며 상기 데이터변환부(600)로 전자 문서 등록증 및 검색 문서를 제공하는 문서 이관 모듈(c3)과 상기 원본 파일과 상기 표준 문서 파일과 상기 메타 정보와 상기 위조/변조 방지 키 정보 및 상기 내용 증명 정보를 상기 데이터베이스 저장부(500)로 저장하는 문서 등록 모듈(c4)과 상기 입력 및 열람 단말기(10)에서 요청된 전자 문서를 검색하는 검색 모듈(c5) 및 상기 검색된 전자 문서의 보안을 관리하는 히스토리 관리 모듈(c6)을 포함하는 구성된다.
상기 전자 문서 관리부(400)의 문서 이관 모듈(c3)은 상기 문서 등록시에 중요 문서 또는 사용자의 신청 등에 의해 반드시 위조/변조 방지 기능을 필요로 하는 문서인지 판단하여 위조/변조 방지부(300)로 전송하고 상기 위조/변조 방지부(300)에서는 워터마킹(Watermarking)이 필요한 문서인지 전자 서명이 필요한 문서인지 암호화가 필요한 것인지에 따라 위조/변조 방지에 관련된 키를 생성한다.
상기 생성된 상기 위조/변조 방지 키 정보는 상기 전자 문서 관리부(400)의 문서 등록 모듈(c3)에서 데이터베이스 저장부(500)로 저장한다.
또한, 상기 전자 문서 관리부(400)의 문서 이관 모듈(c3)은 사용자의 문서 등록이 완료시 문서 저장을 신청한 사용자에게 접수증과 같은 전자 문서 등록증과 사용자의 전자 문서 조회 및 검색 시 검색된 전자 문서를 사용자의 입력 및 열람 단말기(10)로 전송한다. 이때 사용자가 문서를 등록할 때와 동일한 인터페이스로 전자 문서 등록증을 받기를 원하거나 다른 인터페이스로 전자 문서 등록증과 검색 전자 문서 받기를 희망할 수 있다. 이와 같이 사용자가 원하는 형태의 단말기에 맞게 전자 문서 등록증을 가공하고 변환하기 위해 상기 문서 이관 모듈(c3)은 전자 문서 등록증을 데이터분배부(600)로 이관한다.
상기 데이터분배부(600)에서는 상기 전자 문서 등록증과 검색 전자 문서를 가공하고 상기 가공 변환된 전자 문서 등록증 및 검색된 전자 문서를 외부와 연결된 전자문서 송수신부(700)로 보낸다. 상기 전자 문서 송수신부(700)는 사용자가 지정한 수신처(예를 들면, 메일서버, SMS 서버 등)로 전자 문서 등록증 및 검색된 전자 문서를 전송한다.
상기 검색된 전자 문서의 보안을 관리하는 히스토리 관리 모듈(c6)은 전자 문서 받기 또는 전자 문서 보기 등 조회 수행 시 전자 문서의 보안을 위해 누가 언제 왜 조회 했는지 등의 히스토리 관리를 위해 체크인/아웃 관리, 버전관리, 권한관리를 수행한다.
상기 데이터베이스 저장부(500)는 메타데이터 관리부에서 생성한 색인정보를 저장하는 색인정보데이터베이스(d1), 상기 입력 및 열람 단말기(10)로부터 전송되는 원본 파일을 저장하는 원본파일데이터베이스(d2), 상기 다양한 원본 파일이 동 일한 형태의 파일로 통합 변환 생성된 표준 문서 파일을 저장하는 표준파일데이터페이스(d3), 상기 입력 및 열람 단말기(10)로 인터페이스 폼을 제공하기 위한 폼 정보를 저장하는 폼정보데이터베이스(d4), 상기 위조/변조 방조부에서 생성된 키 정보를 저장하는 키정보데이터베이스(d5) 및 사용자의 정보를 저장하는 고객정보데이터베이스(d6)를 포함한다.
상기 증명서 발급부(800)는 학위 내용, 졸업 증명서 또는 내용 증명을 원하는 사용자가 전자 문서 생성/보관/열람 시스템(20)에 의뢰하는 경우로 상기 전자 문서 관리부(400)의 요청서 폼을 받아 신청서를 작성하여 접수하면 상기 내용 증명 신청서가 증명서 발급부(800)로 넘겨진다. 상기 내용 증명 신청서를 받은 증명서 발급부(800)는 기존의 데이터베이스 저장부(500)에 해당 내용 증명서가 있는지 확인하고 없을 경우 증명을 원하는 내역에 따라 법원, 보증 보험 또는 해당 대학 등의 외부 증명서 발급 시스템(30)에 증명서 발급을 요청한다. 상기 외부 증명서 발급 시스템(30)으로 증명서 발급을 요청하는 형태는 자동 생성된 의뢰서를 전자메일 또는 팩스 등의 수단 및 기 협약이 되어 있는 경우 시스템적으로 바로 신청될 수 있다. 상기 외부 증명서 발급 시스템(30)으로부터 수신된 내용 증명서는 위조/변조 방지부(300)와 데이터 분배부(600)를 거쳐 전자 문서 송수신부(700) 통해 사용자의 열람 단말기(10)로 전송된다.
본 발명의 전자 문서 관리 시스템은 일정 보관료를 받고 장단기 문서의 보관을 대행하며 전자 정부의 대 국민 관람 또는 조회 가능한 문서에 대한 보관을 대행하는 등의 전자 문서 보관서비스와 상기 보관 문서의 유무상 제공 및 전자 정부의 공문서 발송 대행 또는 전자 입찰/조달 등의 전자 문서 신청 및 제출을 중계와 기업의 공개 자료 발송 및 접수와 같은 전자 문서 중계 서비스 및 공인 인증된 내용 증명이나 공증 문서를 원하는 고객에게 제공하는 서비스 전자 문서 보증 서비스를 수행한다.
따라서, 상기 문서 관리 시스템의 운영 방법은, 입력 및 열람 단말기로 네트워크를 통해 전자 문서 생성/보관/열람 시스템에 접속하여 사용자를 확인하고 상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템으로 전자 문서를 등록하며 상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템에 등록된 전자 문서를 조회 및 검색하고 열람하며 상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템으로 내용 증명을 요청하는 전자 문서 관리 시스템의 운영 방법을 제공한다.
도 2는 본 발명의 전자 문서 관리 시스템에서 전자 문서를 등록하는 순서도이다. 상기 전자 문서를 등록하는 단계는 전자 문서 작성 및 변환부에 수신된 원본 파일의 유형을 판단하여 표준 문서 파일을 생성(S20)하고 상기 표준 문서 파일에서 자동으로 메타 정보를 추출(S21)한다. 상기 원본 파일의 위조/변조 방지 요청이 있으면 위조/변조 방지 키 정보를 생성(S22, S23)하여 상기 원본 파일과 상기 메타 정보와 상기 표준 문서 파일 및 상기 위조/변조 방지 키 정보를 데이터베이스 저장부로 저장(S24)한다. 이와 같이 원본 파일이 등록되면 상기 원본 파일의 등록을 알리는 전자 문서 등록증을 생성하고 사용자가 지정한 상기 입력 및 열람 단말기에 적합한 파일로 변환(S25)하여 상기 변환된 전자 문서 등록증을 상기 입력 및 열람 단말기로 전송(26)한다.
상기 전자 문서 작성 및 변환부에 수신된 원본 파일 유형을 판단하여 표준 문서 파일을 생성(S20)하는 단계는 상기 원본 파일 유형이 스캔 이미지이면 광학식 문자 판독기를 포함하는 파일 생성 모듈에서 파일이 생성되고, 상기 원본 파일 유형이 폼에 입력된 자료이면 파일로 생성하는 폼 파일 생성 모듈에서 파일을 생성되며, 그 밖의 원본 파일들은 입력 단말기의 인터페이스 유형에 따라 파일을 수신되며, 상기 각 모듈에서 수신된 파일은 동일한 형식의 표준 문서 파일로 생성하는 단계를 포함한다.
도 3은 본 발명의 전자 문서 관리 시스템에서 전자 문서를 조회 및 검색하고 열람하는 순서도이다. 상기 등록된 전자 문서를 조회 및 검색하고 열람하는 단계는 전자 문서 관리부에서 제공한 검색 입력폼으로 입력된 검색어에 해당하는 전자 문서를 추출(S30)하여 상기 검색된 전자 문서에 설정된 권한과 조회 및 검색을 의뢰한 사용자의 권한이 일치하는지 체크(S31)하고 상기 검색한 전자 문서에 설정된 위조/변조 방지 키 정보가 있는 경우 데이터베이스 저장부에서 키 정보를 추출(S32, S33)한다. 상기 검색된 전자 문서를 사용자가 지정한 열람 단말기에서 열람 가능한 전자 문서 형태로 변환(34)하고 상기 변환된 전자 문서를 상기 입력 및 열람 단말기로 전송(S35)한다.
도 4는 본 발명의 전자 문서 관리 시스템으로 내용 증명을 요청하는 순서도이다. 상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템으로 내용 증명을 요청하는 단계는 상기 전자 문서 관리부에서 제공한 내용 증명 요청 입력폼으로 입력된 내용 증명 신청서를 접수(S40)하여 상기 요청한 내용 증명서가 데이터베이스 저장부에 있는지 확인(S41)하여 상기 요청한 내용 증명서가 상기 데이터베이스 저장부에 없는 경우 외부 증명서 발급 시스템으로 내용 증명서 발급을 요청(S42)하고 상기 외부 증명서 발급 시스템에서 발행된 내용 증명서에 대한 위조/변조 방지 키 정보를 생성(S43)하여 상기 내용 증명서와 상기 위조/변조 방지 키 정보를 데이터베이스 저장부로 저장(S44)한다. 다음으로 상기 내용 증명서를 사용자가 지정한 열람 단말기에서 열람 가능한 전자 문서 형태로 변환(S45)하여 상기 변환된 전자 문서를 상기 입력 및 열람 단말기로 전송(S46)한다.
이상의 본 발명은 상기에 기술한 실시예들에 의해 한정되지 않고, 당업자들에 의해 다양한 변형 및 변경을 가져올 수 있으며, 이는 첨부된 청구항에서 정의되는 본 발명의 취지와 범위에 포함된다.
이상에서 살펴본 바와 같이 본 발명에 의한 전자 문서 관리 시스템은 다양한 입력 및 열람 단말기로 접속하여 전자 문서를 등록하고 보관하는 효과가 있다.
또한, 상기 전자 문서 관리 시스템은 다양한 형태의 전자 문서를 표준 문서로 생성하며 보관 중인 문서의 실시간 조회 및 검색을 통해 용이하게 열람을 제공하는 효과가 있다.
또한, 상기 전자 문서 관리 시스템은 보관 문서의 위조/변조 방지하며 내용 증명이 필요한 서류의 요청 및 생성을 효율적으로 제공하는 효과가 있다.

Claims (15)

  1. 전자 문서의 등록 및 등록된 전자 문서를 조회하고 열람하는 입력 및 열람 단말기;
    상기 입력 및 열람 단말기와 네트워크로 연결되고 상기 입력 및 열람 단말기로부터 수신된 전자 문서를 등록 받아 보관하며 조회 요청된 전자 문서를 검색하여 제공하는 전자 문서 생성/보관/열람 시스템;
    상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템과 연결된 외부 증명서 발급 시스템;
    을 포함하는 전자 문서 관리 시스템.
  2. 제 1 항에 있어서,
    상기 입력 및 열람 단말기는 웹 인터페이스와 그룹웨어 인터페이스 및 유무선 인터페이스 중 어느 하나로 상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템과 연결되는 것을 특징으로 하는 전자 문서 관리 시스템.
  3. 제 1 항에 있어서,
    상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템은
    상기 입력 및 열람 단말기로부터 입력된 원본 파일을 표준 문서 파일로 변환하는 전자 문서 작성 및 변환부;
    상기 표준 문서 파일에서 메타 정보를 추출하는 메타데이터 관리부;
    상기 원본 파일과 상기 표준 문서 파일 및 메타 정보를 저장하는 데이터베이스 저장부;
    상기 입력 및 열람 단말기로 인터페이스 폼을 제공하고 상기 메타 정보에 따라 표준 문서 파일을 분류하여 저장하며 상기 데이터베이스 저장부를 관리 검색하는 전자 문서 관리부;
    상기 전자 문서 관리부에서 상기 입력 및 열람 단말기로 송신할 전자 문서 등록증 또는 검색 문서를 변환하는 데이터분배부;
    상기 데이터분배부에서 변환된 전자 문서 등록증 또는 검색 문서를 상기 입력 및 열람 단말기로 전송하는 전자문서 송수신부;
    를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 문서 관리 시스템.
  4. 제 1 항 또는 제 3 항에 있어서,
    상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템은
    상기 전자 문서의 위조/변조 방지 키를 생성하는 위조/변조 방지부를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 문서 관리 시스템.
  5. 제 1 항 또는 제 3 항에 있어서,
    상기 외부 증명서 발급 시스템으로 증명서 발급을 요청하는 증명서 발급부를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 문서 관리 시스템.
  6. 제 1 항 또는 제 3 항에 있어서,
    상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템은
    상기 과금을 처리하는 과금처리부를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 문서 관리 시스템.
  7. 제 3 항에 있어서,
    상기 전자 문서 작성 및 변환부는
    상기 입력 및 열람 단말기로부터 입력된 스캔 파일을 상기 메터데이터 관리부에서 인식 가능한 파일 형태로 변환하는 광학식 문자 판독기를 포함하는 파일 생성 모듈;
    상기 입력 및 열람 단말기로 전송한 폼에 입력된 자료를 파일로 생성하는 폼 파일 생성 모듈;
    상기 입력 및 열람 단말기의 인터페이스 유형에 따른 파일 수신 모듈; 및
    상기 각 모듈에서 수신된 파일을 동일한 형식의 표준 문서 파일로 변환하는 통합 파일 생성 모듈;
    을 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 문서 관리 시스템.
  8. 제 3 항에 있어서,
    상기 메타데이터 관리부는
    상기 표준 문서 파일에서 자동으로 메타 정보를 추출하는 것을 특징으로 하 는 전자 문서 관리 시스템.
  9. 제 3 항 내지 제 8 항에 있어서,
    상기 전자 문서 관리부는
    상기 입력 및 열람 단말기로 인터페이스 폼을 제공하는 문서 생성 모듈;
    상기 표준 문서 파일을 상기 메타 정보에 따라 분류하는 문서 분류 모듈;
    상기 위조/변조 방지 유무를 판단하여 상기 위조/변조 방지부로 위조/변조 방지 키 생성을 지시하고 상기 내용 증명 요청을 판단하여 상기 증명서 발급부로 요청된 내용 증명 정보를 전송하며 상기 데이터변환부로 전자 문서 등록증 및 검색 문서를 제공하는 문서 이관 모듈;
    상기 원본 파일과 상기 표준 문서 파일과 상기 메타 정보와 상기 위조/변조 방지 키 정보 및 상기 내용 증명 정보를 상기 데이터베이스 저장부로 저장하는 문서 등록 모듈;
    상기 입력 및 열람 단말기에서 요청된 전자 문서를 검색하는 검색 모듈; 및
    상기 검색된 전자 문서의 보안을 관리하는 히스토리 관리 모듈;
    을 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 문서 관리 시스템.
  10. 입력 및 열람 단말기로 네트워크를 통해 전자 문서 생성/보관/열람 시스템에 접속하여 사용자를 확인하는 단계;
    상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템으로 전자 문서를 등록하는 단계;
    상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템에 등록된 전자 문서를 조회 및 검색하고 열람하는 단계; 및
    상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템으로 내용 증명을 요청하는 단계;
    를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 문서 관리 시스템의 운영 방법.
  11. 제 10 항에 있어서
    상기 전자 문서를 등록하는 단계는
    전자 문서 작성 및 변환부에 수신된 원본 파일의 유형을 판단하여 표준 문서 파일을 생성하는 단계;
    상기 표준 문서 파일에서 자동으로 메타 정보를 추출하는 단계;
    위조/변조 방지 요청을 판단하여 위조/변조 방지 키 정보를 생성하는 단계;
    상기 원본 파일과 상기 메타 정보와 상기 표준 문서 파일 및 상기 위조/변조 방지 키 정보를 데이터베이스 저장부로 저장하는 단계;
    상기 원본 파일의 등록을 알리는 전자 문서 등록증을 생성 및 변환하는 단계; 및
    상기 변환된 전자 문서 등록증을 상기 입력 및 열람 단말기로 전송하는 전자 문서 발송 단계;
    를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 문서 관리 시스템의 운영 방법.
  12. 제 11 항에 있어서,
    상기 전자 문서 작성 및 변환부에 수신된 원본 파일 유형을 판단하여 표준 문서 파일을 생성하는 단계는
    상기 원본 파일 유형이 스캔 이미지이면 광학식 문자 판독기를 포함하는 파일 생성 모듈에서 파일을 생성하는 단계;
    상기 원본 파일 유형이 폼에 입력된 자료이면 파일로 생성하는 폼 파일 생성 모듈에서 파일을 생성하는 단계;
    상기 입력 단말기의 인터페이스 유형에 따른 파일을 수신하는 단계; 및
    상기 각 모듈에서 수신된 파일을 동일한 형식의 표준 문서 파일로 변환하는 통합 파일 생성 단계;
    를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 문서 관리 시스템의 운영 방법.
  13. 제 10 항에 있어서,
    상기 등록된 전자 문서를 조회 및 검색하고 열람하는 단계는
    전자 문서 관리부에서 제공한 검색 입력폼으로 입력된 검색어에 해당하는 전자 문서를 추출하는 단계;
    상기 검색된 전자 문서에 설정된 권한과 사용자의 권한을 체크하는 단계;
    상기 검색된 전자 문서의 위조/변조 방지 키 정보를 체크하여 추출하는 단계;
    상기 검색된 전자 문서를 사용자가 지정한 열람 단말기에서 열람 가능한 전자 문서 형태로 변환하는 단계;
    상기 변환된 전자 문서를 상기 입력 및 열람 단말기로 전송하는 단계;
    를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 문서 관리 시스템의 운영 방법.
  14. 제 10 항에 있어서,
    상기 전자 문서 생성/보관/열람 시스템으로 내용 증명을 요청하는 단계는
    상기 전자 문서 관리부에서 제공한 내용 증명 요청 입력폼으로 입력된 내용 증명 신청서를 접수하는 단계;
    상기 요청한 내용 증명서가 데이터베이스 저장부에 있는지 확인하는 단계;
    상기 요청한 내용 증명서가 상기 데이터베이스 저장부에 없는 경우 외부 증명서 발급 시스템으로 내용 증명서 발급을 요청하는 단계;
    상기 외부 증명서 발급 시스템에서 발행된 내용 증명서에 대한 위조/변조 방지 키 정보를 생성하는 단계;
    상기 외부 증명서 발급 시스템으로부터 수신된 내용 증명서와 상기 위조/변조 방지 키 정보를 저장하는 단계;
    상기 내용 증명서를 사용자가 지정한 열람 단말기에서 열람 가능한 전자 문서 형태로 변환하는 단계; 및
    상기 변환된 전자 문서를 상기 입력 및 열람 단말기로 전송하는 단계;
    를 포함하는 것을 특징으로 하는 전자 문서 관리 시스템의 운영 방법.
  15. 제 10 항 내지 제 14 항의 방법을 실행시키기 위한 프로그램 코드가 기록된 컴퓨터로 읽을 수 있는 기록매체.
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